REPUBLIQUE DE GUINÉE Travail-Justice-Solidarité MINISTERE DE L’ADMINISTRATION DU TERRITOIRE ET MINISTERE DE L’ECONOMIE, DES FINANCES DE LA DECENTRALISATION (MATD) ET DU PLAN AGENCE NATIONALE DE FINANCEMENT DES COLLECTIVITES Projet d'Appui à la Gouvernance Locale 2 (PAGL2) en Guinée (P177095) PLAN DE MOBILISATION DES PARTIES PRENANTES (PMPP) Juillet 2022 Table des matières I. INTRODUCTION 4 1.1. Contexte du présent document 4 1.2. Cadre de référence du plan 5 1.3. Objectifs du plan 5 II. OBJECTIF DU PROJET 5 III. IDENTIFICATION ET EXAMEN DES PARTIES PRENANTES 6 3.1. Catégories des parties prenantes 7 3.2. Analyse des parties prenantes 8 IV. RESUME DES ACTIVITES ANTERIEURES DE MOBILISATION DES PARTIES PRENANTES 9 4.1. Outils et méthodes de diffusion de l’information 13 V. PROGRAMME DE MOBILISATION DES PARTIES PRENANTES 10 5.1. Le plan de mobilisation des parties prenantes (PMPP) a pour objectifs de : 10 5.2. Stratégie proposée pour la diffusion des informations 10 VI. DISPOSITIF DE SUIVI ET REPORTING 16 VII. CONSULTATIONS PENDANT LA PREPARATION DU PROJET 17 7.1. Cadre de référence des consultations publiques 17 7.1.1. Législation guinéenne 17 7.1.2. Exigences de NES n°10-Mobilisation des parties prenantes et information 17 7.2. Concertation, information et sensibilisation des parties prenantes de la zone du projet 18 VIII. MECANISME DE GESTION DES PLAINTES 21 Annexe 1 : Mécanisme de Gestion des Réclamations/Plaintes du Projet 22 Annexe 2 : Enregistrement et suivi des réclamations excluant les plaintes liées aux EAS/HS 34 2 Sigles, acronymes et abréviations AFD Agence Française de Développement ANAFIC Agence Nationale de Financement des Collectivités BGACE Bureau Guinéen d’Audit et de Conformité Environnementale CGES Cadre de Gestion Environnementale et Sociale CGR Comité de Gestion des Réclamations COPIL Comité de Pilotage COSEP Comité de Suivi Évaluation Participatif EAS/HS Exploitation et abus sexuels/harcèlement sexuel EIES Étude d’Impact Environnemental et Social FNDL Fonds National de Développement Local FODEL Fonds de Développement Local GL Gouvernement Local IDA International Développement Association NES Norme Environnementale et Sociale ONG Organisation Non Gouvernementale OSC) Organisations de la Société Civile PACV Programme d’Appui aux Communautés Villageoises PAGL Projet d’Appui à la Gouvernance PAI Programme Annuel d’Investissement PDL Plan de Développement Local PEES Plan d’Engagement Environnemental et Sociale PMPP Plan de Mobilisation des Parties Prenantes PPP Partenariat Public Privé PV Procès-Verbal SERACCO Service Régional d’Appui aux Collectivités et de Coordination des ONG SPD Service Préfectoral de Développement STD Service Technique Déconcentré SG Secrétaire Général 3 I. INTRODUCTION 1.1. Contexte du présent document Le présent document est le Plan de Mobilisation des Parties Prenantes (PMPP) du Projet d’Appui à la Gouvernance Locale en République de Guinée. Ce projet est une extension du projet de soutien continu à la gouvernance locale (PAGL1). Il vise à capitaliser sur les pratiques prometteuses et les leçons apprises à ce jour tout en intégrant les priorités émergentes. Le PAGL2 reste un catalyseur pour le programme de réforme plus large de décentralisation et de déconcentration en Guinée. Il soutiendra avant tout la réforme de la décentralisation en cours, dans le cadre d'une approche à plusieurs volets avec d'autres partenaires (AFD et Union européenne), en accompagnant le transfert de compétences et de ressources aux collectivités locales à travers l'opérationnalisation du Fonds National de Développement Local (FNDL) et de l'ANAFIC. Il s'appuiera directement sur l'expérience de la troisième phase du Programme d’Appui aux Communautés Villageoises (PACV3) et du PAGL1 et est étroitement coordonné avec le projet PANAFIC de l'AFD. Le PAGL2 engagera des partenaires au niveau local tels que les Organisations de la Société Civile (OSC) et les ONG plus activement dans le Suivi et Évaluation ou les campagnes de mobilisation et de communication communautaires, afin de promouvoir la bonne gouvernance au niveau local. Outre l'institutionnalisation et la décentralisation de qualité, le PAGL2 intégrera également deux autres domaines thématiques à renforcer, à savoir: (i) La résilience climatique à travers l’intégration des mesures d'atténuation des risques climatiques dans les Plans de Développement Local (PDL), et (ii) La Cohésion sociale (en particulier, l'intégration d'une méthode de ciblage des zones vulnérables et le développement des partenariats avec des ONG spécialisées). Afin de guider la gestion environnementale et sociale des actions financées par l’ANAFIC conformément aux lois guinéennes et aux standards de la Banque mondiale en matière de sauvegarde environnementale et sociale, un Cadre de Gestion Environnementale et Sociale (CGES) a été élaboré pour le PAGL1. Ce CGES comprend, toutes les diligences environnementales et sociales requises (Plan Cadre de Gestion Environnementale et Sociale, Plan de Renforcement de Capacités des acteurs de mise en œuvre, Mécanisme de Gestion des Réclamations, etc.). Ce CGES a été approuvé et divulgué à travers le site Web de l’ANAFIC 1 et sur le site Web de la Banque mondiale. Le CGES du PAGL1 sera revu conformément aux Normes Environnementales et Sociale (NES) de la Banque et servira de cadre de référence pour établir, à travers un Plan Cadre de Gestion Environnementale et Sociale, un processus de sélection environnementale et sociale qui permettra à l’ANAFIC et ses parties prenantes de pouvoir identifier, évaluer et atténuer les impacts environnementaux et sociaux potentiels à travers des études de faisabilité (techniques, environnementales et sociales) des activités soutenues par le PAGL2. Un Plan d’Engagement Environnemental et Social (PEES) et les Procédures de gestion de la main- d’œuvre (PGMO) seront élaborés concomitamment à ce PMPP. Le PMPP sera élaboré, conformément à la NES n°10 et la NES no 1 qui reconnaît l’importance d’une collaboration ouverte et transparente entre l’Emprunteur et les parties prenantes du projet, élément essentiel des bonnes pratiques internationales. Ce PMPP se conformera également à la législation guinéenne en matière d’étude d’impact environnemental notamment les procédures de consultation publique. 1.2. Cadre de référence du PMPP Le lien du site est http://www.anafic-gn.org 1 4 Ce plan présente la démarche suivie par le Projet afin de mettre en œuvre un programme robuste de dialogue avec tous les différents groupes de parties prenantes, conformément à la législation guinéenne et tel que prévu dans la NES no 1 « Évaluation et gestion des risques et effets environnementaux et sociaux » de la Banque mondiale. C’est un document évolutif qui sera développé progressivement. Il sera mis en œuvre d’une manière appropriée et favorisera le développement de relations fortes, constructives et ouvertes entre l’ANAFIC et les autres parties prenantes, afin de promouvoir une bonne gestion des risques et effets environnementaux et sociaux du Projet. 1.3. Objectifs du PMPP Les objectifs du Plan de Mobilisation des Parties Prenantes sont les suivants : i. Définir un programme de mobilisation, y compris la divulgation d'informations et la consultation des parties prenantes, tout au long du projet ii. Développer des relations de confiance entre le Projet et les parties prenantes ; iii. Contribuer à des interactions proactives afin d'éviter, si possible, les conflits inutiles basés sur la rumeur, la sous information et la désinformation. iv. Identifier les structures et processus à travers lesquels les conflits et plaintes seront gérés au lieu de tenter de les étouffer v. Améliorer la durabilité environnementale et sociale du projet, renforcer l’adhésion au projet, et contribuer sensiblement à une conception et une mise en œuvre réussies du projet. II. OBJECTIF DU PROJET L'objectif de développement du PAGL2 est d’améliorer les capacités nationales et locales pour une prestation de services efficiente et redevable aux communautés, un engagement citoyen inclusif et un développement local résilient au changement climatique. À moyen terme, cela conduirait à une meilleure confiance et à une meilleure relation entre les citoyens et leur gouvernement (grâce à un engagement citoyen plus fort et plus inclusif), à une meilleure prestation de services (grâce à un financement durable, à une assistance technique, à un renforcement des capacités des GL) et à une plus grande résilience aux facteurs de fragilité et de conflit tels que le changement climatique (grâce à une planification du développement local sensible au climat et aux conflits). 2.1. Impacts environnementaux et sociaux du PAGL2 Il est important de signaler que le PAGL2 ne générera pas d’impacts environnementaux et sociaux directs du fait que les ressources de la Banque/IDA ne financent pas les investissements. Ces ressources continueront à apporter leur soutien à l'opérationnalisation du FNDL/FODEL, mais en mettant l'accent sur la qualité d'exécution, à l’aide d’un ensemble d’indicateurs de performance, permettant de couvrir des thèmes stratégiques clés mis en place efficacement au niveau local, y compris la résilience climatique et la cohésion sociale. Ainsi, les activités éligibles aux financements du projet sont : • Soutien à l’amélioration de la gestion et des résultats des fonds de développement local au travers des indicateurs de décaissement 5 • Amélioration de la cohésion sociale grâce à l'engagement citoyen, l'inclusion des femmes et des jeunes et la responsabilité dans la gouvernance locale • Renforcement des capacités institutionnelles pour répondre aux risques climatiques et améliorer la cohésion sociale grâce à une gouvernance locale efficace, inclusive et responsable • Appui à la capacité de l'ANAFIC à prendre en charge la gestion du FODEL et du FODECCON • Renforcement de la capacité des CL à mobiliser des ressources • Inclusion des femmes et des jeunes dans la gouvernance locale et la planification du développement • Amélioration des mécanismes d'engagement citoyen grâce à la mobilisation de la société civile locale pour la mise en œuvre et le suivi et l'évaluation du PDL • Appui à la réalisation d’études techniques et environnementales pour les micro-projets importants III. IDENTIFICATION ET EXAMEN DES PARTIES PRENANTES Ce plan identifie les différentes parties prenantes, aussi bien les parties touchées par le projet que les autres parties concernées. Ils comprennent tous de toutes les organisations externes et les personnes susceptibles d’être affectées par le Projet ou qui ont un intérêt dans le Projet. Elles aussi inclure (i) les élus locaux (Conseil Communal) ; (ii) les autorités gouvernementales et d’autres organismes publics ; (iii) les Organisations Non Gouvernementales (ONG) représentant, entre autres, des intérêts environnementaux, sociaux, professionnels, commerciaux ; (iv) les organisations universitaires et de recherche ; (v) les organismes internationaux ; (vi) les représentants de la société civile et (vii) le grand public. De plus, ce plan identifie les parties touchées par le projet (des individus ou des groupes) qui, en raison de leur situation particulière, peuvent être défavorisées ou vulnérables. Sur la base de cet exercice, elle identifie également les individus ou les groupes dont les préoccupations ou les priorités vis-à-vis des effets, des mécanismes d’atténuation et des avantages du projet peuvent diverger, et qui peuvent nécessiter des formes de mobilisation différentes ou distinctes. L’identification et l’examen des parties prenantes a suffisamment de détails à déterminer le degré d’informations à communiquer dans le cadre du projet. 3.1. Catégories des parties prenantes Dans cette approche d’analyse, les parties prenantes peuvent être groupées, en un premier temps, selon les trois catégories suivantes : a) Parties touchées au niveau central • Comité de Pilotage (COPIL), composé des représentants des différentes parties prenantes institutionnelles. • ANAFIC qui intègre l’Unité de Gestion du Projet (UGP), dotée d'un personnel déjà existant avec le PAGL1 • Ministère en charge des collectivités locales, tutelle technique de l’ANAFIC • Service Régional de l’ANAFIC Service Régional d’Appui aux Collectivités et de Coordination des ONG (SERACCO) 6 b) Parties touchées au niveau régional : Dans chacun des sept (7) Gouvernorats, le Conseil régional (CR), présidé par le gouverneur et composé de représentants des principales institutions et administrations régionales, ses structures sont chargées d’assister les collectivités dans la mise en œuvre des activités du projet. c) Parties touchées au niveau de chacune des Communes, Préfectures et Sous-Préfectures : • Conseil communal (maître d’ouvrage des actions financées) • Service Préfectoral de Développement et Services Techniques Déconcentrés (structures techniques d’appui/conseil) • Agents de Développement Local (ADL) • Comité de suivi et d’entretien • Comité de Gestion des Réclamations • Groupes d’action SAPR • Comité de Pilotage du Budget Participatif • Comité de Suivi Évaluation Participatif (COSEP) d) Les autres parties concernées À part ces acteurs qui jouent un rôle direct dans la mise en œuvre du projet, il y a les autres parties concernées qui portent un intérêt actif dans le projet et qui peuvent jouer un rôle spécifique et être sollicitées à fournir des services ponctuels. Il s’agit des institutions suivantes: • Ministère en charge de l’Environnement à travers notamment le BGACE et ses STD • Ministère en charge des Finances et de la planification, tutelle financière de l’ANAFIC et gouverneur de la Banque mondiale en Guinée • Ministère en charge du budget, pour la prévision du Budget d’Affectation Spéciale (BAS) et le suivi • Ministère en charge de l’Education, pour le suivi-évaluation des normes sectorielles à travers ses STD • Ministère en charge de la santé, pour le suivi-évaluation des normes sectorielles à travers ses STD • Ministère en charge des questions féminines et de l’enfance, pour des synergies d’actions en faveur des femmes et des enfants • Ministère en charge de la jeunesse, pour le suivi-évaluation des normes sectorielles à travers ses STD • Ministère en charge de l’urbanisme et de l’habitats, pour le suivi des normes techniques en matière d’infrastructure • Direction Régionale de l’Environnement • Inspection Régionale de l’Education • Direction Régionale de la Santé, etc. • Petites et Moyennes Entreprises • Organisations Non Gouvernementales • Associations de femmes • Association de Jeunes • Consultants e) Les groupes vulnérables potentiels: À ce stade il n’a pas été relevé par retour d’expérience des personnes ou des groupes pouvant être considérés comme étant défavorisés ou vulnérables et nécessitant des mesures différenciées pour assurer leur participation effective. Toutefois dans le 7 cadre du « principe de précaution », l’ANAFIC considère, la nécessité d’inclure de manière significative ces groupes dans les processus d'engagement des parties prenantes, à savoir : • Les handicapés physiques ou mentaux • Les vieillards, sans assistance • Les ménages dont les femmes ou enfants sont responsables • Les femmes veuves et des enfants chefs de ménages sans terre • Les personnes vulnérables susceptibles d’être victimes de Violences Basées sur le Genre (VBG), Exploitation et Abus Sexuel et Harcèlement Sexuel (EAS/HS) 3.2. Analyse des parties prenantes L’analyse des parties prenantes doit permettre de jeter un regard profond sur les intérêts des groupes de parties prenantes, de déterminer comment et jusqu’à quel degré ils seront affectés, et de décider quelle pourra être leur influence sur le projet. À travers la clarification des motivations des différents acteurs et de la manière avec laquelle ils peuvent influer sur les résultats du projet, il sera possible de construire la stratégie hiérarchisée (priorités d’action) pour le dialogue avec les parties prenantes. Les critères adoptés pour l’évaluation sont les suivants : • L'intérêt : désigne le degré auquel une partie prenante accorde de l'importance à la réussite d'un projet (dans un but professionnel, personnel ou autre). • Le pouvoir : désigne quant à lui le degré auquel une partie prenante peut influencer positivement ou négativement l'accomplissement des objectifs du projet. Pour gérer les parties prenantes, des stratégies seront développées en fonction des couples pouvoir / intérêt, conformément aux données du tableau 1 ci-dessous. Tableau 1 : Stratégies globales pour gérer les parties prenantes Pouvoir de la Intérêt de la Stratégie à adopter Descriptif des stratégies globales partie prenante partie prenante pour gérer les parties prenantes Les individus ou organismes de cette catégorie sont considérés comme étant des "parties prenantes naturelles" de par leurs Fort Fort Collaborer forts niveaux d'intérêt et de pouvoir. La collaboration avec ces individus ou organismes est donc essentielle pour assurer leur soutien tout au long du projet. Les individus ou organismes de cette catégorie n'ont pas d'intérêt particulier pour le projet, mais leur fort niveau de pouvoir peut les Fort Faible Satisfaire amener à intervenir et s'opposer à celui-ci. Identifier et satisfaire leurs besoins spécifiques est une manière de développer leurs niveaux d'intérêt tout en évitant les conflits futurs. 8 Les individus ou organismes de cette catégorie accordent une grande importance à la réussite du projet et souhaitent par Faible Fort Communiquer et conséquent être tenus informés de surveiller son avancement. En même temps, surveiller ces parties prenantes peut se révéler bénéfique dans le cas où l'une de ces entités obtiendrait plus de pouvoir. Les individus ou organismes de cette catégorie sont liés de loin au Faible Faible Surveiller projet : ils n'accordent que peu d'importance à sa réussite et n'ont pas spécialement d'influence sur l'atteinte des objectifs. La stratégie à mettre en place consiste alors à surveiller ces parties prenantes au cas où leurs niveaux de pouvoir et/ou d'intérêt augmenteraient. IV. RESUME DES ACTIVITES ANTERIEURES DE MOBILISATION DES PARTIES PRENANTES Le processus de mobilisation des parties prenantes participatif a été initié par la Direction Générale de l’ANAFIC avec le souci de clarté, de transparence et de rigueur. Ces consultations visent à : (i) rechercher une cohérence des actions de chacun des acteurs concernés par le projet ; (ii) favoriser l’implication dans le projet de toutes les parties prenantes ; (iii) créer un climat de confiance et de coopération, et à minimiser les éventuels conflits par une approche objective. C’est ainsi que pendant le processus d’élaboration du PAGL2, une mission de consultation composée des responsables et services régionaux de l’ANAFIC s’est rendue dans la région administrative de Kindia, pour rencontrer les autorités et structures techniques de l’administration, populations, opérateurs économiques, associations de femmes, de jeunes, etc. des communes de Mambia et de Kindia. La mission a eu des séances de travail avec ces parties prenantes au cours desquelles des contacts directs ont été établis, afin de parler du projet, de définir les conditions de participation à la réalisation des futures activités qui seront accompagnées par le projet sur le terrain. Les consultations publiques ont été menées du 16 au 20 février 2022. Elles avaient pour objectif d’informer et échanger avec les autorités, populations, structures techniques et organisations de la société civile en vue de recueillir leurs avis et préoccupations par rapport aux impacts environnementaux et sociaux susceptibles d’être générés pendant les travaux et l’exploitation des micro-projets financés par le FNDL et le FODEL, ainsi que les mesures nécessaires pour éviter, supprimer, atténuer ou compenser les effets négatifs du projet à travers des actions d’engagement citoyen (SEP, BP, MGR), d’alertes précoces et réponses, de genre et inclusion sociale et de mesure d’atténuation des effets du changement climatique (adaptation et résilience des communautés locales). Avant le démarrage des consultations, des courriers d’information ont été envoyés à toutes les structures concernées, avec le calendrier et le contenu de la consultation. Au total 109 personnes ont participé à ces rencontres, 30% des parties prenantes était des femmes (voir le Tableau 2 ci-dessous pour la composition des femmes ayant participé aux consultations). On 9 retient de ces concertations, la volonté des parties à s’impliquer dans la mise en œuvre du projet. Toutefois, elles plaident particulièrement pour la prise en compte des doléances formulées par les participants, notamment l’utilisation de la main d’œuvre locale pour l’exécution des tâches dépendantes, l’implication des services techniques déconcentrés, la synergie d’actions pour tous les acteurs et l’indemnisation des personnes directement affectées par le projet le cas échéant. Pendant les séances de rencontre, des dispositions ont été prises en matière de mesures sanitaires, conformément aux consignes de l’OMS et à la « note intermédiaire ESF/sauvegardes, ainsi que les considérations Covid-19 dans les projets de la Banque mondiale ». 2 Au cours de ces réunions les points suivants ont été développés: la consistance du projet (objectifs, contenus et stratégies de mise en œuvre), les outils d’engagement citoyen (SEP, BP, MGR) ainsi que le système d’alerte précoce et de réponse. Mais aussi, les dispositifs et outils pour la prise en compte des dimensions changement climatique, genre et inclusion sociale. Tableau 2 : Répartition des femmes participantes lors de la consultation Nombre Rôle (pour les femmes présentes lors de la consultation) 2 Membres de conseils communaux 1 Vice-Maire de sa commune 1 Agent Régional de Suivi (ARS) 7 Agents de Développement Local (ADL) 2 Présidentes des Femmes de leurs communes 18 Membres de groupements féminins 2 Membres de la société civile Total 33 Nombre total de femmes sur 109 parties prenantes, soit 30% sur 109) V. PROGRAMME DE MOBILISATION DES PARTIES PRENANTES Objectifs et calendrier du programme de mobilisation des parties prenantes 5.1 Le plan de mobilisation des parties prenantes (PMPP) a pour objectifs de : • Identifier les parties prenantes et leurs préoccupations • Établir une approche systématique de mobilisation des parties prenantes qui permettra au projet de bien identifier ces dernières et de nouer et maintenir avec elles, en particulier les parties touchées par le PPA ou le projet, une relation constructive ; • Évaluer le niveau d’intérêt et d’adhésion des parties prenantes et permettre que leurs opinions soient prises en compte dans la conception du projet et sa performance environnementale et sociale • Encourager la mobilisation effective de toutes les parties touchées par le PPA ou le projet pendant toute sa durée de vie sur les questions qui pourraient éventuellement avoir une incidence sur elles et fournir les moyens d’y parvenir ; • S’assurer que les parties prenantes reçoivent en temps voulu et de manière compréhensible, accessible et appropriée l’information relative aux risques et effets environnementaux et sociaux du projet 2 Note Technique: Consultations Publiques et Engagement Des Parties Prenantes dans ses Opérations Appuyées par la Banque mondiale lorsqu'il Existe des Contraintes À La Conduite De Réunions Publiques (2020). 10 • Mettre en place un mécanisme de gestion de plaintes permettant aux parties affectées par le projet d’évoquer leurs préoccupations et de porter plainte au niveau de l’Unité de Préparation du Projet ou à la justice nationale L’ANAFIC continuera de mobiliser les parties prenantes conformément au présent PMPP et s’appuiera sur les voies de communication et de dialogue déjà établies avec les parties prenantes, à travers sa structure de communication mise en place pendant le PAGL1. En particulier, l’ANAFIC sollicitera les réactions des parties prenantes sur les résultats du projet (et les autres actions qu’elle accompagne) sur le plan environnemental et social et sur la mise en œuvre des mesures des engagements pris dans le PEES. 5.2. Stratégie proposée pour la diffusion des informations L’ANAFIC assurera une participation adéquate de toutes les parties prenantes aux activités de suivi du projet selon les principes contenus dans ce document. Les résultats des activités de mobilisation des parties prenantes seront communiqués tant aux différents acteurs concernés qu’aux groupes de parties prenantes affectées dans les formes et les calendriers préalablement établis. Ces rapports s’appuieront sur les supports médiatiques définis dans le présent rapport (information écrite ou orale en fonction des types de parties prenantes). Par ailleurs, l’existence et le mode de fonctionnement du mécanisme de gestion des plaintes seront rappelés de façon systématique aux parties prenantes. Le projet assurera que les différents groupes identifiés puissent participer réellement aux activités de diffusion des informations. Par exemple, pour assurer la participation réelle des femmes, elles seront engagées dans les groupes séparées facilitée par une femme afin de pouvoir les laisser s’exprimer et de pouvoir aborder les sujets potentiellement sensibles telles que la violence basée sur le genre ou les risques d’exploitation et abus sexuel (EAS) et harcèlement sexuel (HS) liée aux activités du projet. La stratégie de consultation et de divulgation de l'information est présentée dans le tableau 3 ci- dessous. Tableau 3 : Stratégie pour la diffusion des informations Activités Les Parties prenantes La liste des La méthodologie Le Calendrier visées informations à diffuser propose PHASE DE PREPARATION DU PROJET Réunion ANAFIC et les • Le progrès dans la • Courriers Avant d’échanges et de experts de la préparation du officiels l’évaluation du travail entre la Banque mondiale PAD • Emails programme partie nationale • Mises à jour (courriels) et la Banque pour régulières sur le • Téléphone préparer le développement • Communiqués Financement du projet • Accord de • Vidéoconférence Additionnel financement Préparation et ANAFIC les • Contenu des Réunions de Avant Partage des partenaires au documents E & S et Consultations et de l’évaluation du documents E & S niveau national et les responsabilités validation programme régional ; les de chacune des Courriels communautés parties prenantes (courriels) ; bénéficiaires CGES Téléphone ; potentiels du CPR programme, etc. PEES Communiqués PGMO Sur les sites PMPP WEB d’ANAFIC et MGP, y compris pour celle de la EAS/HS, et B/mondiale 11 informations sur Les journaux l'atténuation et lanationaux réponse aux risquesRéunions de EAS/HS et VAC sensibilisation au niveau des communautés bénéficiaires PHASE D’EXECUTION DU PROJET La mise en œuvre ANAFIC, les institutions Liste des programmes Les radios Après du programme de partenaires d’activités nationales, rurales, l’identificatio renforcement des communautaires n des capacités et privées des activités régions concernées ; Affiches sur les panneaux d’affichage des communes rurales et communes urbaines concernées Préparation des ANAFIC et les Rapport d’évaluation Publication sur les Après documents partenaires environnementale et sites internet validation et d’évaluation institutionnelles du sociale des sites d’ANAFIC; approbation environnemental projet et les Ministère de du rapport e et sociale des bénéficiaires du projet l’Environnement et par la partie sites identifiées Décision sur celui de la prenante d’approbation Banque mondiale gouvernemen tale et la Certificat de Banque conformité mondiale PHASE DE SUIVI -EVALUATION DES ACTIVITES DU PMPP Surveillance ANAFIC, les Les rapports de suivi Dépôt des Tout au long de interne et externe bénéficiaires et les et d’évaluation documents aux l’exécution du de la mise en acteurs locaux du parties prenantes ; projet œuvre des projet, Banque Publication sur les mesures mondiale sites internet environnementales d’ANAFIC et sociales et diffusion du rapport Renforcement des Comité préfectoral de Les besoins de Dépôt des offres Tout au long de capacités des suivi environnemental formation et des rapports de l’exécution du acteurs dans la et social formation dans les projet Critères de sélection mise en œuvre des communes Élus locaux des candidats mesures de concernées sauvegardes ONG locales Rapport de environnementales formation et sociales Organisations Affichage sur des communautaires de panneaux des 12 base; les associations mairies socioprofessionnelles, concernées des thèmes de Les entreprises etc. formation, des critères de participation et des programmes de formation 5.2 . Outils et méthodes de diffusion de l’information L’information sur les enjeux économiques, sociaux et environnementaux sera diffusée dans les langues locales pertinentes et d’une manière adaptée à la culture locale et accessible, en tenant compte des besoins spécifiques des groupes que le projet peut affecter différemment ou de manière disproportionnée ou des groupes de la population qui ont des besoins particuliers d’information. Entre autres les clients/parties prenantes à faibles pouvoir d’achat ou autres vulnérabilités. Pour ce faire, le projet devrait combiner différentes méthodes de diffusion de l’information notamment : (i) les journaux, les radios, les télévisions ; (ii) les centres d’information et établissement publics ou autres établissements présentant la possibilité d’affichages visuels ; (iii) les brochures, dépliants, affiches, documents et rapports de synthèse non techniques ; (iv) les correspondances, les réunions officielles ; (v) les sites Web de la Banque et de l’ANAFIC, les réseaux sociaux. Pour assurer l’accessibilité aux informations par les personnes vulnérables, les méthodes de diffusion seront adaptées aux besoins spécifiques des personnes en situation de handicap (adaptation des matériaux pour personnes mal-voyantes, malentendantes etc.). En ce qui concerne l’accès a l’information pour les femmes et les jeunes filles, les points d’affichage et d’accès à l’information seront choisi en consultation avec ces groupes pour garantir l’accès a l’information. V. CONSULTATION 5.1. Finalité du processus de consultation Le processus de consultation mis en place dans le cadre de ce projet vise à : • Etablir un dialogue constructif avec les communautés affectées et les autres parties concernées tout au long du cycle du Projet ; • Engager les parties prenantes dans le processus de divulgation de l’information et de consultation d’une manière adéquate et efficace au long du cycle du Projet, en conformité avec les principes de non-discrimination et de transparence ; • Favoriser et maintenir l'adhésion des parties prenantes intéressées et engagées ; • Obtenir la participation et la collaboration des parties prenantes antagonistes et passives ; • Assurer que les parties prenantes concernées, disposent d’un accès équitable à l’information et de la possibilité de faire connaître leurs opinions et préoccupations, et que ces dernières sont effectivement prises en compte dans les décisions relatives au Projet ; • Adopter une démarche inclusive et participative dans le processus d’identification et de résolution des problèmes sociaux et environnementaux découlant de la mise en œuvre du Projet. 5.2. Outils et méthodes de consultation 13 Diverses techniques d'engagement sont utilisées pour établir des relations avec les parties prenantes, rassembler des informations auprès des parties prenantes, consulter les parties prenantes et diffuser les informations relatives au projet. Lors du choix d'une méthode de consultation appropriée, il convient de prendre en compte des méthodes de consultation adaptées à la culture et l'objectif de la participation à un groupe de parties prenantes. Les outils et méthodes de consultation recommandés sont présentés au tableau 4 ci-dessous : Tableau 4 : Outils et méthodes de consultation avec les parties prenantes Outils / Méthodes de consultation Description Réunions publiques d’information et de Les réunions publiques d’information sont consultation parmi des outils les plus utilisés en matière d’information et de consultation du public dans le cadre d’un projet tel que celui considéré ici. de telles réunions font l’objet d’une publicité préalable par voie de presse, d’affichage local, de correspondance, de radio, et aussi en utilisant les relais administratifs. Journées portes ouvertes Il s’agit d’une méthode très utile pour obtenir les opinions d'un groupe de personnes sur certaines questions spécifiques posée à l’initiative du Projet, et sur lequel le Projet souhaite obtenir les revues des cadres de l’Administration et/ou d’autres parties prenantes Forums et ateliers de travail La tenue de forums et des ateliers rassemblant diverses parties prenantes est un outil permettant de partager des informations sur le projet, établir un consensus et favoriser l'engagement des différents acteurs concernés. Des ateliers thématiques peuvent être organisés autour d'un sujet spécifique où les parties prenantes concernées aux niveaux local et national sont impliquées. Entrevues en face à face Cette approche cible en particulier les autorités locales, les élus locaux, les leaders d’opinion, etc. Cette méthode est un excellent moyen d'implication de ces acteurs. Discussions en focus groupe Les discussions en focus groupes consistent à réunir un petit groupe relativement homogène de personnes et à les inviter à discuter autour d’un thème précis. (Adaptation et résilience aux effets du changement climatique, dispositions contre les VGB, inclusion des jeunes et femmes dans les instances de gestion des infrastructures, etc). En pratique, il s’agira par exemple de discuter une question ou de discuter d’un thème précis avec des cadres de l’Administration, des représentants de la société civile, ou des représentants 14 d’organisations à caractère religieux ou caritatif. Communiqués de presse Les médias de masse (journaux, radios, télévisions, sites web) offrent des possibilités de diffusion de l'information sur une large échelle, à travers des communiqués de presse ; des reportages sur le projet ; des campagnes de lancement, des entrevues avec l’Unité de Gestion du Projet ; des visites de sites organisées; etc. 5.3 Stratégie pour incorporer les voix et points de vue des groupes vulnérables L’un des objectifs d'un PMPP est d’identifier les personnes ou les communautés qui sont ou pourraient être touchées par le Projet, ainsi que d’autres parties intéressées et de veiller à ce que ces parties prenantes soient dûment engagées sur les questions environnementales et sociales susceptibles de les affecter, au moyen d’un processus de divulgation d’informations et de discussions participatives; et maintenir une relation constructive avec les parties prenantes sur une base continue grâce à un engagement significatif pendant toute la période de mise en œuvre du Projet. Les individus ou groupes défavorisés ou vulnérables (les femmes et les filles, les jeunes, les personnes âgées, les personnes démunies vivants seules, les handicapés, les malades de VIH/SIDA ,les déplacés internes , les enfants orphelins, les albinos, les veuves, les personnes appartenant à une minorité (ethnique, religieuse, sexuelle, les communautés pastorales et celles qui pratiquent des moyens de subsistance traditionnels avec des coutumes traditionnelles qui dépendent de l'accès à leurs ressources naturelles etc.) doivent être identifiées tout au long de la conception du projet afin que leurs limitations (physiques et mentales) ou autres obstacles de temps ou sociales soient cartographiées et que les mesures appropriées soient définies pour s’assurer qu’elles ont l’égalité des chances de faire entendre leurs préoccupations et des avis sur la mise en œuvre du projet. Pour faire face aux limites physiques des personnes, le lieu de la réunion sera choisi de façon que tous les groupes vulnérables y compris les handicapés puissent y accéder facilement. Des dispositions seront prises par l’Unité de Gestion du Projet pour s’assurer que les enfants, les personnes âgées et les malades sont bien représentés par leurs parents/membres de la famille. Spécifiquement , en ce qui concerne les femmes et les filles , leurs réunions seront séparées, et animées par une femme, dans des modalités permettant la participation des femmes et dans des lieux sûrs et accessibles. Chaque fois que cela est possible, des réunions seront organisées avec des personnes vulnérables et les autochtones afin de recueillir et de s’assurer que leurs avis et attentes sur les conditions de mise en œuvre du Projet sont tenus en compte L’Unité de Gestion du Projet incitera/encouragera les personnes vulnérables à soumettre les plaintes et s’engagera à fournir des réponses opportunes aux demandeurs. Ils seront informés à l’avance du Mécanisme de Gestion des Plaintes (MGP) existant afin qu’ils puissent y accéder chaque fois qu’ils en ont besoin 5.4 Ressources et responsabilités pour mettre en œuvre les activités de mobilisation des parties prenantes Les ressources qui seront consacrées à la gestion et à la mise en œuvre du Plan de mobilisation des parties prenantes portent essentiellement sur : • Parties Prenantes Dans le cas du Projet, le principal responsable de la mise en œuvre du Plan de mobilisation des parties prenantes (PMPP) est le Spécialiste en sauvegardes environnementale et sociale de l’UEP, et la spécialiste en Genre et l’Inclusion sociale. Il sera appuyé par les structures locales qui seront mises en 15 place dans les zones d’intervention du Projet et les ONG locales avec lesquelles le Projet va contractualiser pour assurer l’intermédiation. • Confirmation de l’établissement d’un budget suffisant pour la mobilisation des parties prenantes  Les ressources allouées aux activités de mobilisation des parties prenantes seront intégrées dans les composantes du Projet. VI. DISPOSITIF DE SUIVI ET REPORTING 6.1. Participation des différents acteurs concernés aux activités de suivi L’UEP/ANAFIC assurera une participation adéquate de toutes les parties prenantes aux activités de suivi du projet selon les principes contenus dans ce document. Toutes les activités du programme doivent être documentées par l'UEP/ANAFIC, et les rapports consolidés doivent être mis à la disposition des parties prenantes et des autorités compétentes. Les spécialistes en sauvegardes environnementale et sociale et la spécialiste en genre et l’inclusion social en collaboration avec l’expert en communication et en suivi évaluation de l’UEP/ANAFIC auront comme tâche principale la coordination permanente de la gestion et de suivi de la mise en œuvre du programme de mobilisation élaboré. Ils doivent à cet effet se concerter avec toutes les parties prenantes pour assurer la bonne mise en œuvre de ce volet afin d’atteindre tous les résultats escomptés du projet. En plus de l’élaboration des PV de réunions et des ateliers, ces experts assureront le partage et la diffusion de ces PV, des rapports de synthèse de traitement des plaintes aux différentes parties prenantes. Par ailleurs, ils sont tenus également d’assurer la diffusion et la communication des résultats et impacts du PMPP selon un plan de communication élaboré au démarrage du projet. Des résumés mensuels et des rapports internes sur les griefs du public, les enquêtes et les incidents connexes, ainsi que l'état de mise en œuvre des actions correctives/préventives associées seront rassemblés par les deux spécialistes responsables et transmis à la haute direction du projet. Enfin, ils évoqueront dans le rapport d’activité, et ce tous les 6 (six) mois, les actions de mobilisation mises en place spécifiquement, les problèmes rencontrés et les solutions apportées pour les résoudre. Ces rapports seront partagés avec les autres parties prenantes, y compris la Banque mondiale. 6.2 Les indicateurs clés de performance Les indicateurs suivants permettent d’évaluer le niveau de performance de l’équipe du projet en matière de mobilisation des parties prenantes : • % des parties prenantes satisfaites de la communication du projet ; • % de plaintes sont résolues de manière satisfaisante et localement ; • Le nombre de réunions et /ou rencontres annuelles organisées avec les parties prenantes (chaque réunion sera accompagnée d’un procès-verbal partagé entre les participants et la Banque mondiale). Ces réunions utiliseront les protocoles anti-transmission et / ou adaptés pour s'assurer qu'ils n'augmentent pas le risque de transmission du COVID-19 chez les participants ; • Nombre de participants dans ces sensibilisations communautaires (désagrégés par sexe et tranche d’âge) • Nombre de consultations communautaires menées avec les femmes et dans combien de zones 16 • Nombre de décisions prises lors des consultations avec les parties prenantes et le nombre de celles qui ont été exécutées VII. CONSULTATIONS PENDANT LA PREPARATION DU PROJET 7.1. Cadre de référence des consultations publiques 7.1.1. Législation guinéenne La participation du public se situe dans le cadre réglementaire du décret N°199/PRG/SGG du 8 novembre 1989, codifiant les études d'impact, de l’arrêté N° A/2013/474/MEEF/CAB du 11 mars 2013, portant adoption du Guide général d'évaluation environnementale ; et (iv) l'arrêté N° A/2013/473/MEEF/CAB du 11 mars 2013, portant commissionnements administratifs du processus d'approbation des dossiers d'évaluation environnementale et sociale. Elle comprend deux phases : • La séance d’information et de consultation du public : réunion au cours de laquelle les partenaires du projet échangent avec les autorités locales et les populations riveraines afin d’obtenir leur adhésion à la réalisation du projet. Une stratégie commune sera définie pour la mise en œuvre du projet, dans le souci de protéger l’environnement naturel et humain ; • L’enquête publique : elle consiste à mettre à la disposition du public le rapport de l’EIES et une mission composée de deux agents du BGACE, coordonnateur des Enquêtes publiques et du Directeur préfectoral de l’environnement parcourt les localités riveraines en vue de recueillir les avis et commentaires des populations concernées par le projet. Un rapport d’enquête publique est rédigé, comprenant en particulier les observations et commentaires du public. Le guide général d’évaluation environnementale de 2013 décrit l’ensemble des démarches et procédures relatives à l’élaboration de l’EIES. Ainsi, le promoteur, le pétitionnaire ou le consultant chargé de l’étude doit initier un processus de communication avant, pendant et après l’étude d’impact de manière à ce que les opinions des parties intéressées puissent réellement influer tant sur la conception et le choix du projet que sur la préparation de l’étude d’impact. En effet, l'étude d'impact doit considérer les intérêts, les valeurs et les préoccupations des populations locales ou régionales, selon les cas, et les impliquer dans le processus de planification du projet. Les recommandations issues des séances de consultation publique sont reportées dans un procès-verbal cosigné par le préfet et les maires des communes concernées, dûment établi par un Commissaire enquêteur recruté par le ministère de l’Environnement et à la charge du promoteur. 7.1.2. Exigences de la Banque mondiale (NES n°10-Mobilisation des parties prenantes et information) Conformément aux dispositions de la NES n°10, les Emprunteurs mobiliseront les parties prenantes pendant toute la durée de vie du projet, en commençant le plus tôt possible pendant le processus d’élaboration du projet et en suivant un calendrier qui permet des consultations approfondies avec les parties prenantes sur la conception du projet. La nature, la portée et la fréquence de cette mobilisation seront proportionnées à la nature, à l’envergure et aux risques et effets potentiels du projet. Les Emprunteurs mèneront des consultations approfondies avec l’ensemble des parties prenantes. Ils communiqueront aux parties prenantes des informations à jour, pertinentes, 17 compréhensibles et accessibles, et les consulteront d’une manière adaptée à leur culture et libre de toute manipulation, interférence, coercition, discrimination et intimidation. Pour la NES n°10, le processus de mobilisation des parties prenantes comprendra les actions suivantes: (i) identification et examen des parties prenantes ; (ii) planification des modalités de mobilisation des parties prenantes ; (iii) diffusion de l’information ; (iv) consultation des parties prenantes; (v) traitement et règlement des griefs ; et (vi) compte rendu aux parties prenantes. Ainsi, l’Emprunteur maintiendra, et publiera dans le cadre de l’évaluation environnementale et sociale, un recueil de documents rendant compte de la mobilisation des parties prenantes, y compris une présentation des parties prenantes consultées, un résumé des réactions obtenues et une brève explication de la manière dont ces réactions ont été prises en compte, ou des motifs pour lesquels elles ne l’ont pas été. 7.2. Concertation, information et sensibilisation des parties prenantes de la zone du projet Ce processus participatif a été initié par la Direction Générale de l’ANAFIC avec le souci de clarté, de transparence et de rigueur. Ces consultations visent à : (i) rechercher une cohérence des actions de chacun des acteurs concernés par le projet ; (ii) favoriser l’implication dans le projet de toutes les parties prenantes ; (iii) créer un climat de confiance et de coopération, et à minimiser les éventuels conflits par une approche objective. C’est ainsi que pendant le processus d’élaboration du PAGL2, une mission de consultation composée des responsables et services régionaux de l’ANAFIC s’est rendue dans la région administrative de Kindia, pour rencontrer les autorités et structures techniques de l’administration, populations, opérateurs économiques, associations de femmes, de jeunes, etc. des communes de Mambia et de Kindia. La mission a eu des séances de travail avec ces parties prenantes au cours desquelles des contacts directs ont été établis, afin de parler du projet, de définir les conditions de participation à la réalisation des futures activités qui seront accompagnées par le projet sur le terrain. Les consultations publiques ont été menées du 16 au 20 février 2022. Elles avaient pour objectif d’informer et échanger avec les autorités, populations, structures techniques et organisations de la société civile en vue de recueillir leurs avis et préoccupations par rapport aux impacts environnementaux et sociaux susceptibles d’être générés pendant les travaux et l’exploitation des micro-projets financés par le FNDL et le FODEL, ainsi que les mesures nécessaires pour éviter, supprimer, atténuer ou compenser les effets négatifs du projet à travers des actions d’engagement citoyen (SEP, BP, MGR), d’alertes précoces et réponses, de genre et inclusion sociale et de mesure d’atténuation des effets du changement climatique (adaptation et résilience des communautés locales). Avant le démarrage des consultations, des courriers d’information ont été envoyés à toutes les structures concernées, avec le calendrier et le contenu de la consultation. Au total 109 personnes ont participé à ces rencontres. On retient de ces concertations, la volonté des parties à s’impliquer dans la mise en œuvre du projet. Toutefois, elles plaident particulièrement pour la prise en compte des doléances formulées par les participants, notamment l’utilisation de la main d’œuvre locale pour l’exécution des tâches dépendantes, l’implication des services techniques déconcentrés, la synergie d’actions pour tous les acteurs et l’indemnisation des personnes directement affectées par le projet le cas échéant. Pendant les séances de rencontre, des dispositions ont été prises en matière de mesures sanitaires, conformément aux consignes de l’OMS et à la « note intermédiaire ESF/sauvegardes, ainsi que les considérations covid-19 dans les projets de la Banque mondiale ». 18 A cet effet, les dispositions en matière d'hygiène santé et sécurité suivantes ont été observées : • Les consultations ont été organisées dans des salles aérées (en plein air à Mambia) et les distanciations sociales liée à la Covid-19 ont été respectées. • Des désinfectants à base d'alcool (gels hydro alcooliques ont été distribués à tous les participants, ainsi que des serviettes en papier jetables et des bavettes (masques) • Des poubelles fermées ont été Installées à des endroits clés du lieu de la rencontre Au cours de ces réunions les points suivants ont été développés : la consistance du projet (objectifs, contenus et stratégies de mise en œuvre), les outils d’engagement citoyen (SEP, BP, MGR) ainsi que le système d’alerte précoce et de réponse. Mais aussi, les dispositifs et outils pour la prise en compte des dimensions changement climatique, genre et inclusion sociale. Les préoccupations attentes, recommandations des parties prenantes sont résumées dans le tableau 5 ci-dessous, et des réponses ont été apportées à certaines des préoccupations exprimées. Suite à un débat fructueux, les participants ont exprimé leur adhésion au projet et s’engagent à le soutenir dans toutes ses phases de réalisation sous réserve de la prise en compte de leurs préoccupations et suggestions exprimées au cours des journées de Consultation Publique. Il se sont tous réjoui de l’intégration du FODEL dans le portefeuille de l’ANAFIC et demandent à ce que ce fonds soit exécuté conformément aux textes réglementaires en la matière. Tableau 5 : Résumé des Préoccupations/attentes/ questions soulevées et réponses Type de partie Nombre Préoccupations/attentes/ Réponses apportées par les consultants prenante de questions soulevées et/ou les autorités locales membres présents Maires et 18 • Nous saluons Très prochainement des missions seront Conseillers l’intégration du FODEL déployées dans les zones d’intervention du communaux dans l’ANAFIC. FODEL pour réaliser un état des lieux et • On ignore parfois les recueillir la situation de référence sur le critères de répartition et terrain. A la suite de ces missions, il sera le but réel de ce fonds clairement défini les procédures et (FODEL) démarches à suivre pour une meilleure • Quelles solutions pour prise en charge des communes impactées venir à bout des conflits par l’exploitation minière. entre éleveurs et agriculteurs ? Pour les conflits, des dispositions existe • Problème d’urbanisation, dans la stratégie du SAPR, pour identifier anarchie dans des microprojets tels que des couloirs de l’occupation de l’espace, transhumance, les puits pastoraux et mauvaise gestion des autres pour réduire des conflits entre déchets sont-ils des éleveurs et agriculteurs actions à inscrire dans les PAI ? Les zones impactées par les travaux • Qu’appelle-t-on zones d’extraction minière s’étendent sur tout le impactées? territoire de la commune. Elles ne se limitent pas aux sites d’extraction seulement 19 Agents de 39 • Harmonisation des Il sera tenu prochainement des ateliers Développement interventions dans la régionaux de formation sur le Système Local mise en œuvre des Informatique de Gestion des Activités de activités d’engagement l’ANAFIC (SIGAA). Cette application servira citoyen entre les ONG de base de données de l’ensemble des qui évoluent sur le activités de l’agence et permettra par terrain et les ADL conséquent aux ADL de saisir les • La prise en charge du informations relatives aux SAPR fonctionnement des différents comités du Des propositions seront faites aux MEC communes afin d’orienter une partie de leur • Dotation des membres budget dans les renforcements de capacités des groupes d’action du y compris celles des différents comités et SAPR en moyens groupes d’action logistiques Représentants 5 • Nous sollicitons notre Les infrastructures de jeunesse (maison des des jeunes participation à jeunes, terrain de sport…) sont éligibles au l’élaboration des PAI, financement du FNDL et beaucoup d’entre pour plus de prise en elles ont été réalisées avec les précédents compte des PAI infrastructures de jeunesse Avec l’ANAFIC, le fonds FODEL profitera à • Nous avons des toutes les catégories de groupes de inquiétudes quant à personnes impactées et sera utilisé pour l’utilisation des fonds du réaliser des AGR afin de rétablir les moyens FODEL de subsistances des populations touchées Représentantes 17 • Ya-t-il de possibilités Les microprojets tels que les plateformes des pour réaliser des multifonctionnelles, l’aménagement des groupements de microprojets en faveur périmètres maraichers sont éligibles au femmes des femmes ? financement du FNDL et du FODEL. Avec le • Quelles dispositions PAGL2, des campagnes de sensibilisation pour inclure les femmes seront menées auprès des collectivités afin dans les instances de de mettre en priorité, des actions de décision? développement des femmes et jeunes dans les PAI (au moins, 30% des microprojets) ONG et autres 18 • Manque de vision pour Les microprojets d’assainissement et associations les mairies en matière d’aménagement urbain et rural sont éligibles (FODEL, de construction de au financement du FNDL, surtout lorsqu’ils SANITA/ENABEL, latrines publiques et sont destinés à l’atténuation des effets du Religieux) autres actions changement climatique d’assainissement • Nous sommes heureux Les mesures actives d’adaptation ou de savoir que la d’atténuation qui tiennent compte du risque dimension changement climatique et d’inclusion sociale sont parmi climatique, genre et les principaux indicateurs de l’ODP du PAGL inclusion sociale ainsi que la gestion des déchets sont des microprojets éligibles au financement du FNDL 20 Services 12 • Recrudescence de la Les communes seront sensibilisées sur la Techniques carbonisation et des prise en compte des mesures qui peuvent Déconcentrés feux de brousse dans atténuer l’émission des gaz à effet de serre. notre commune, quelle Des dispositions sont en cours pour intégrer synergie avec la Mairie ? la dimension changement climatique • La prise en charge du (adaptation, atténuation et résilience) dans fonctionnement des les PDL des communes services techniques en matière de per diems Les instruments de sauvegarde en cours de • La diffusion des préparation pour le PAGL2 (PEES, PMPP, instruments de PGMO, CGES, MGR) seront validés et publiés sauvegarde au niveau partout où le projet sera mis en œuvre des services techniques • La poursuite des Des formations seront organisées par formations en l’ANAFIC pour vulgariser ces instruments au sauvegarde E&S et niveau des SPD/STD surtout sur les notions de résilience et d’adaptation VIII. MECANISME DE GESTION DES RECLAMATIONS/PLAINTES L’ANAFIC dispose d’un Mécanisme de Gestion des Réclamations/plaintes (MGR). A travers les comités locaux de gestion des réclamations installés dans toutes les communes, elle répondra dans les meilleurs délais aux préoccupations et aux plaintes des parties touchées relatives aux actions publiques des collectivités locales et la performance du projet en matière de sauvegarde environnementale et sociale. Des détails supplémentaires sur ce MGR sont fournis à l’Annexe 1 de ce PMPP. Dans le Plan de Gestion de la Main d’œuvre en cours d’élaboration pour le PAGL2, un Mécanisme de Gestion des Plaintes (MGP) sera élaboré en faveur des travailleurs du projet. Ainsi, ces travailleurs auront le droit de se plaindre si les normes ne sont pas respectées, en cas de manquements graves aux codes de conduite. Ce mécanisme gérera à la fois les plaintes non sensibles comme les plaintes sensibles liées aux EAS/HS. 21 ANNEXE 1 : MECHANISM DE GESTION DES PLAINTES DU PROJET Dans le cadre du projet, la mise en place d’un mécanisme de gestion des plaintes portant sur ses actions sur le terrain est une exigence liée à sa gestion environnementale et sociale. Cette fonction est la responsabilité de l’ANAFIC, à travers son service de Sauvegarde Environnementale et Sociale, à qui, les communes apportent leur appui. L’obligation de réponse aux plaintes des populations affectées relatives aux actions développées par les CL est un devoir des élus locaux et leurs partenaires (Entreprises, Ingénieurs Conseils, Consultants, ADL, SPD/STD, l’ANAFIC, etc.) qui doivent répondre aux plaintes dans un délai maximum de 21 jours à compter de la date d’envoi ou de dépôt de la plainte. Le mécanisme de gestion des plaintes est la pratique de recevoir, traiter et répondre aux plaintes des populations affectées par les actions publiques des CL, de manière systématisée. Les plaintes peuvent porter sur tout type de sujets relatifs à l’action communale tels que : les plaintes concernant le non-respect des dispositions du PGES, les plaintes pour non-respect des lois et règlementations nationaux en matière d’EIES, le non-respect des règles de l’urbanisme, la qualité et l’accès aux services et les plaintes portant sur la gestion environnementale et sociale (sen général des sous- projets. Avant l’opérationnalisation de l’ANAFIC, le Programme d’Appui aux Communautés Villageoise dans sa troisième phase a mis en place un Mécanisme de Gestion Réclamations/ Plaintes (MGR) au niveau des Communes pour les raisons suivantes : • Pour répondre aux besoins de la population et pour traiter et résoudre leurs plaintes • Pour proposer un réceptacle aux requêtes et suggestions de la population, et améliorer ainsi la participation citoyenne dans les affaires communales • Pour améliorer la performance opérationnelle grâce à l’information recueillie • Pour améliorer le dialogue entre la collectivité locale et les citoyens • Pour promouvoir la transparence, la redevabilité et la confiance • Pour atténuer les risques éventuels liés à l’action communale • Les avantages pour la commune et pour la population de mettre en place un mécanisme de gestion des plaintes sont les suivants : Tableau A1 : Avantages d’un MGR pour la Commune et pour la Population Pour la commune Pour la population • Fournir au personnel communal et au conseil • Établir un forum et une structure pour exprimer Communal des informations qui leur permettent des plaintes d'améliorer l’action communale de manière • Donner accès à un système clair et transparent transparente dans la résolution des plaintes • Établir, par la résolution des plaintes, une relation • Permettre de négocier et d’influencer les de confiance entre les citoyens et les responsables décisions politiques qui pourraient affecter les de la commune habitants défavorablement • Donner un aperçu de l'efficacité de l’action • Faciliter l'accès à l'information municipale par le biais des données liées aux • Offrir aux citoyens un outil fiable pour contester plaintes une action municipale à programmer ou déjà • Aider à identifier et traiter les problèmes réalisée, rapidement avant qu'ils ne se généralisent ou ne • Améliorer les services et optimiser la satisfaction dégénèrent à un niveau plus difficilement gérable des citoyens 22 • Limiter les impacts négatifs éventuels liés à l’action communale et générer des mesures correctives ou préventives appropriées 1. Le mécanisme de gestion des plaintes pour les communes Principalement, des plaintes devraient être résolues au niveau Communes avec le Comité de Gestion des Plaintes. Si la plainte n’est pas résolue, le comité va informer au niveau supérieur pour la résoudre. . À titre d’exemple, les plaintes peuvent concerner les thèmes suivants : • Concernant des processus ou gestion financière : Le processus de passation des marchés ou le choix des prestataires ; Les risques liés à la corruption ; Le détournement de fonds ou de biens ; La gestion des fonds publics alloués ou investis ; • Concernant des processus de planification participative : Les procédures de consultation et de participation citoyennes ; La divulgation des décisions et des documents communaux (y compris les documents de sauvegarde) ; Le type ou la nature des décisions prises par les autorités locales ; Les orientations dans le choix des investissements pour éviter ou réduire les effets négatifs ; • Concernant des impacts environnementaux et sociaux : Les mesures de suppression ou d’atténuation d’impacts négatifs ; Le non-respect des procédures établies par les Plans de Gestion Environnementale et Sociale (PGES) et les Plans de d’Action de Réinstallation (PAR) pour les microprojets de Catégorie B 3 ou par la Gestion Environnemental et Sociale des Activités de Construction pour les projets de Catégorie C 4 . Tout autres impacts environnementaux et sociaux liés à la conception, aux travaux, à l’exploitation et au fonctionnement des investissements communaux ; L’acquisition et l’occupation de terres, la réinstallation de populations et leurs compensations ; • Concernant des investissements communautaires / microprojets : Le choix des investissements communautaires ; L’influence des autorités sur les cadres ou dans le choix des prestataires ; Le choix du site d’implantation ; Le non-respect des quotas de représentativité dans les structures de gestion des microprojets ; La qualité des infrastructures ou autres actions réalisées ; Le respect des règles de justice et d’équité etc. ; Les bruits et autres nuisances pendant les travaux • Concernant des mauvais(es) gestions/conduites : L’injustice ; La discrimination ; La dégradation d’espaces verts ; Le manque de redevabilité ; L’atteinte aux droits des personnes vulnérables et défavorisées ; L’atteinte à une activité commerciale d’un résident ; Des travaux générant des nuisances et perturbations fréquentes ; l’exploitation sexuelle et abus des femmes et des enfants (y compris travail des enfants et travail forcé). 2. Principes Pour s'assurer qu'un mécanisme de gestion des plaintes est efficace, qu'il inspire confiance et qu’il est donc utilisé, il faut respecter quelques principes fondamentaux : 3 Les microprojets qui peuvent causer des impacts environnementaux négatifs sur les milieux biophysique et humain et dont les effets peuvent être atténués dans l’immédiat 4 Les impacts environnementaux et sociaux de ces microprojets sont considérés comme peu importants et ne nécessitent pas de mesures d’atténuation 23 Tableau A 2 : Les principes fondamentaux d’un MGR efficace Le succès et l’efficacité du système ne seront assurés que s’ils sont développés avec une forte participation des représentants de tous les groupes des parties Participation prenantes et s'il est pleinement intégré aux activités des populations. Les populations ou groupes d’usagers doivent participer à chaque étape des processus, depuis la conception jusqu’à l’évaluation, en passant par la mise en œuvre. Cela inclut notamment la participation des femmes, des personnes âgées, des jeunes, des personnes handicapées et d’autres groupes et personnes défavorisés et marginalisés. Mise en Tout processus de développement d’un système doit être localisé de façon à contexte et ce qu’il soit adapté au contexte local, qu’il soit conforme aux structures de pertinence gouvernance locales et qu'il s'inscrive dans le cadre particulier du projet ou programme mis en œuvre. Encore une fois, cela ne pourra se faire que si le mécanisme est conçu de manière participative en consultation avec ses usagers potentiels et autres parties prenantes. Pour s’assurer que les personnes sont protégées et qu’elles peuvent présenter Sécurité une plainte ou une inquiétude en toute sécurité, il faut examiner soigneusement les risques potentiels pour les différents usagers et les intégrer à la conception d'un MGR. Il est essentiel d’assurer la sécurité des personnes qui ont recours au mécanisme si on veut qu’il inspire confiance et qu’il soit utilisé de manière efficace. Pour créer un environnement où les gens peuvent plus facilement soulever des inquiétudes, avoir confiance dans le mécanisme et être sûrs qu’il n’y aura Confidentialité pas de représailles s’ils l'utilisent, il faut garantir des procédures confidentielles. La confidentialité permet d’assurer la sécurité et la protection de ceux qui déposent une plainte et des personnes concernées par celle-ci. Il faut, pour ce faire, limiter le nombre de personnes ayant accès aux informations sensibles. Les usagers doivent être clairement informés de la marche à suivre pour avoir Transparence accès au MGR et des différentes procédures qui suivront une fois qu’ils l’auront fait. Il est important que l’objet et la fonction du mécanisme soient communiqués en toute transparence. Il est essentiel que le mécanisme soit accessible au plus grand nombre possible de personnes appartenant aux différents groupes de parties prenantes, en Accessibilité particulier celles qui sont souvent exclues ou qui sont le plus marginalisées ou vulnérables. Lorsque le risque d’exclusion est élevé, il faut porter une attention particulière aux mécanismes sûrs qui ne demandent pas de savoir lire et écrire, qui peut être accessible aux personnes handicapées et vivant dans des zones reculées. 3. Niveau de gestion des plaintes 24 National DG/ANAFIC Regional SRA Prefectoral SPD Entrée de la plainte Communes Comite de Gestion/La Mairie directement dans le bureau du Comité de Gestion District/Secteur Point focal des Plaintes installé à la Commune. Chaque niveau doit répondre dans les 21 jours, et chaque plainte doit être notée par le Comité et communiquée à la Mairie et les niveaux supérieurs. L’ANAFIC a mis en place dans chaque Commune de la Guinée (A l’exception des communes de la Ville de Conakry), un Comité de Gestion des Plaintes. En mettant ce Comité, il est important de prendre en comptes les principaux risques d’un Mécanisme de Gestion des Plaintes. POUR LES PLAINTES LIÉES À L'EAS / HS Un petit comité d'experts ayant une expérience sur la VBG (ou au moins d'autres questions sociales) sera formé au niveau national ou régional pour les gérer (tout en prenant le soin de vérifier le lien avec le projet, de suggérer des sanctions en lien avec le CdC que les travailleurs ont signé, etc.). Les plaintes EAS / HS ne seront donc pas gérées par les comités au niveau des communes, afin d’éviter les risques de violation de la confidentialité et de manque d'objectivité étant donné que les membres du comité peuvent avoir des liens avec le survivant ou l'agresseur. On s’assurera que des femmes figurent parmi les personnes désignées afin qu'il soit plus facile pour les survivantes des EAS / HS de parler de leur cas. Ces femmes qui seront points d'entrée/personnel seront sélectionnées lors de consultations avec les femmes de la communauté et seront considérées comme accessibles et dignes de confiance. S'il y a eu une présélection, des consultations avec les femmes devraient confirmer si cette personne est effectivement jugée accessible et digne de confiance, sinon un point d'entrée supplémentaire devrait être identifié. • Même si le mécanisme est parfaitement élaboré, si la population n’est pas informée de l’existence et du fonctionnement du système, il restera inutile. Il faut mettre en place une bonne stratégie de communication dans la Commune Rurale. • Si les plaintes ne sont pas traitées dans un délai opportun et/ou ne produisent pas de retour d’information ou de résultats, le mécanisme de gestion des plaintes risque d’être décrédibilisé. Il faut toujours assurer que les plaintes soient traitées dans la durée du temps promis. 25 4. Bonne communication et le partage d’informations Un MGR doit être bien compris par les usagers potentiels et autres parties prenantes et culturellement adapté à la situation locale. Pour atteindre cet objectif, la collectivité et ses partenaires doivent faire participer les parties prenantes et les communautés bénéficiaires aux étapes clés d’un MGR. En ce qui concerne les EAS/HS, tout le long du projet , au cours des consultations spécifiques dédiées aux femmes, elles devront se prononcer sur l’accessibilité du mécanisme et éventuellement proposer des canaux de dépôts de plaintes qu’elles préfèrent et jugent plus accessibles. Pour garantir l’efficacité d’un MGR, les usagers potentiels doivent obtenir des informations de base au sujet de l’action et comprendre leurs droits et prérogatives dans le cadre du programme. Il est essentiel de faire comprendre aux communautés qu’elles ont le droit de porter plaintes et que toutes les plaintes seront traitées d'une manière juste, efficace et le plus simplement possible. Information à la population sur le mécanisme de gestion des plaintes : Un mécanisme de gestion des plaintes n’est utile que si les citoyens, en tant qu’utilisateurs, en sont informés. Pour ce faire, le Comité, mais également le Secrétaire Général (SG), les membres du Conseil Communal, les bureaux de District, l’Agent de Développement Local (ADL) et le personnel administratif, doivent communiquer à chaque occasion opportune l’existence d’un système communal de dépôt de plaintes et encourager les citoyens à s’en servir. Quelques exemples d’occasions pour diffuser cette information sont énumérés ci-dessous : • La réunion préliminaire du Conseil Communal / Bureau des citoyens et /ou Espace citoyen • Les consultations spécifiques aux projets d’investissements (réunions de quartiers, commissions des travaux, etc.) • Les consultations pour l’élaboration du Plan de Gestion Environnementale et Sociale • Consultations spécifiques dédiées aux femmes et aux filles • Banderoles, affiches et autre communication directe pendant les réunions/forum • Panneau d’affichage dans la commune /boite de plaintes • Les évènements culturels et sportifs • Internet / Réseaux sociaux en ligne (en particulier Facebook) • Émissions de radios • Émissions interactives (convention avec les médias de proximité) Mode de dépôt des plaintes : Dans certaines communes, le dépôt des plaintes peut s’effectuer de manières diverses et variées. Celles-ci comprennent des approches traditionnelles ainsi que l’utilisation de nouvelles technologies, allant de la boîte à plaintes aux réseaux sociaux. Les différentes communes peuvent utiliser une combinaison de ces différentes approches : • Courrier formel transmis à la mairie • Dépôt de courrier dans une boîte de plaintes • Portes ouvertes du Maire de la commune et des conseillers communaux • Mise à disposition des formulaires de plainte dans les bureaux de la commune, les bureaux de district, pendant les réunions publiques, à travers le tissu associatif, etc. • Désignation de points focaux relais dans les villages et secteurs • Mise à disposition de numéros verts pour les appels téléphoniques gratuits, etc. 5. Étapes du MGP 26 La conception d’un MGR au sein d’une collectivité locale doit comporter l’ensemble des principaux éléments indiqués ci-dessous. Procédure de gestion des A plaintes Pl i t F Tri et Traitement d'une B plainte / classification Résolution Personne Plaignante Plainte de nature Plainte de E non sensible nature sensible Transmission Aux niveaux Examen et enquêteC supérieurs pour la vérification D (préfecture, Réponse et prise région ou de mesures DG/ANAFIC) G Suivi et enregistrement des plaintes Étape A : Plainte reçue Un Comité de Gestion des Plaintes devrait pouvoir offrir plusieurs voies et différents formats pour la présentation des plaintes, par ex. une boîte à plaintes, le téléphone, des lettres, par l’intermédiaire d’une personne de confiance, dans le cadre d’assemblées communautaires, etc. Différentes options pourraient être offertes selon les usagers, mais il est essentiel que chaque option soit comprise et acceptée par les usagers et par la collectivité. Si plusieurs voies sont offertes, le Comité doit disposer d'une procédure claire concernant la manière dont les plaintes seront colligées, consignées dans un système centralisé et gérées de façon uniforme. Les canaux pour poser des plaintes doivent être bien communiqués et connus par les communautés. Étape B : Le Tri et le Traitement d’une plainte Le tri et le traitement des plaintes dépendent en grande partie du mode de dépôt de la plainte (réf. ci-dessus). Néanmoins, dans les communes, la plus grande partie des plaintes peuvent être transmises et triées par le Comité de Gestion des Plaintes, en collaboration avec le Maire de la commune, le Comité peut les transmettre ensuite au service ou structure concernée pour traitement, si la plainte dépasse les compétences de celui-ci. Accusé de réception : En général, dans les communes, l’accusé de réception dans le cas de plaintes écrites, doit être accompagné d’un numéro de dossier avec une décharge ; il faut aussi fournir le plaignant avec ce numero de dossier pur suivi. Il peut arriver également que les plaintes soient exprimées lors de réunions du conseil communal, dans ce cas, les questions sont généralement inscrites dans le Procès-Verbal (PV) de la réunion. Par exemple, le Comité peut donner aux réclamants des décharges pour les courriers écris. Aussi, le système peut être informatisé (pour les Comités qui en disposent) et produire un imprimé de décharge avec un numéro de requête, les 27 contacts du réclamant, le type de service et la requête elle-même. Voir modèle de formulaire de plainte ci-dessous Classification : Le Comité doit déterminer de quel « type » de plainte il s’agit et, par conséquent, quelle est la politique ou procédure à appliquer pour traiter la plainte. Cette classification des plaintes est faite selon qu’elles sont de nature « sensible » ou « non sensible » de façon à ce que les plaintes soient traitées conformément à la politique et procédure appropriées. Par exemple, une plainte de nature non sensible peut concerner la mise en œuvre d’activités, ou la prise d’une décision ou une position assumée par la commune en matière de plaidoyer/politique. Une plainte de nature sensible peut porter quant à elle, sur des cas de corruption, de faute grave ou de négligence professionnelle. La manière de gérer les plaintes diffèrera selon le type de plaintes : les plaintes de nature sensible pourraient nécessiter la tenue d’une enquête confidentielle ; les plaintes de nature non sensible ont de fortes chances d’être résolues plus rapidement en apportant les changements nécessaires conformément à la documentation du programme. Une fois que l’on a décidé comment la plainte sera gérée, la personne plaignante doit recevoir un accusé de réception de sa plainte dès que possible. Il faut aussi lui expliquer comment la plainte sera traitée et ce qu’elle peut attendre du processus. Pour gérer les attentes des personnes qui déposent une plainte, il convient d’établir des délais de réponse et d'en informer clairement les usagers. Dans le cas des plaintes de nature non sensible, une réponse devrait pouvoir être fournie dans un délai d’une semaine ouvrable, tandis que les plaintes de nature sensible pourraient nécessiter un délai plus long en raison de la plus grande complexité des processus d’enquête. La personne plaignante doit donc en être clairement avisée. Les réponses devraient, dans la mesure du possible, être données tant verbalement que par écrit et être consignées par le comité de façon à pouvoir vérifier qu’une réponse a été fournie et qu’on y a donné suite. Pour ce qui est de la gestion des plaintes sensibles liées aux EAS/HS ,qui seront effectuées au niveau des comités régionaux et nationaux, elles seront enregistrées et gérées suivant les principes de confidentialité, de sécurité et surtout avec le consentement éclairé des survivantes. Concrètement, une fois enregistrées (dans un journal de bord a part et conservées dans des armoires séparées qui se ferment à clé avec un accès limité à peu de personnes). Les plaintes seront référées aux prestataires de services VBG (en cas de consentement de la survivante recueillie à travers une fiche de consentement), pour au moins une prise en charge médicale, psychosociale, et juridique. Ces services feront l’objet d’une cartographie et évaluation de la qualité. Ensuite, le responsable du mécanisme établira un protocole de référencement et d’échanges d’informations avec les prestataires. Ces informations n’iront pas au-delà de la résolution de l’incident, la date à laquelle l’incident a été résolu et le classement de l’affaire. Étape C. Examen et enquête pour la vérification Dans les communes, la vérification doit être effectuée sur ordre du Secrétaire Générale et/ou du Maire de la commune et sous la responsabilité du service technique ou administratif concerné, avec la collaboration du Comité de Gestion des Plaintes. Les délais dépendront en grande partie du type de l’enquête. Certains délais sont fixés par le cadre règlementaire, d’autres indiqués par le Secrétaire Général au moment de la transmission d’instructions aux services. Les plaintes doivent faire l’objet d’un examen et d’une enquête pour : • En déterminer la validité 28 • Établir clairement quel engagement ou promesse n’a pas été respecté et • Décider des mesures à prendre pour y donner suite Pour vérifier, il revient au Comité de décider comment faire enquête au sujet d’une plainte. Dans le cas des plaintes de nature non sensible, c'est le Comité et le personnel de l’Entreprise des travaux ou du prestataire qui examineront la plainte conformément au cahier de charge de ce prestataire et qui s’en occuperont directement. Dans le cas des plaintes de nature sensible (i.e., corruption, EAS/HS, etc.), l’enquête sera menée en conformité avec les politiques organisationnelles applicables auprès d'un nombre limité de personnes afin de garantir la confidentialité. Par exemple, une plainte pour corruption financière est soumise à la décision du chargé des finances de la collectivité et l’enquête est menée conformément aux Politiques et procédures de la Commune en matière de fraude (et le processus se fera en étroite collaboration et en consultation avec l'Agent de Développement Local (ADL) et la Cellule Nationale de Coordination (CNC) au besoin). Si la plainte concerne une situation dont la Commune ou son partenaire n’assume pas la responsabilité, elle peut être renvoyée à une instance ou autorité compétente ou à une autre organisation concernée. En cas de plaintes EAS / HS, l'enquête devrait se limiter à vérifier si la plainte est liée au projet - donc si l'auteur présumé est un membre du personnel ou un travailleur du projet. Ils ne viseront pas à établir la culpabilité ou l'innocence de l'auteur, qui est le rôle de la police si le survivant décide de demander justice en même temps que MGP. Si le lien avec le projet est confirmé, le comité analysant la plainte proposera des sanctions mais les sanctions ne seront appliquées qu'après avoir informé le survivant qui doit reconfirmer son consentement pour continuer. Il est recommandé que la survivante soit informée du lien confirmé et des sanctions prévues par le prestataire de services de VBG qui l'aidera à élaborer un plan de sécurité en cas de vengeance, etc. Points clés à prendre en compte pour les personnes qui participent aux enquêtes • Compétence : les personnes qui mènent les enquêtes devraient avoir la capacité de prendre les mesures et/ou décisions appropriées et de les appliquer. • Transparence : dans le cas des plaintes de nature non sensible, il est important de s’assurer de la transparence de la procédure suivie. Ceci comprend la composition de l’équipe d’enquête et le choix des responsables des décisions. Toutes les décisions importantes qui sont prises doivent être annoncées clairement. • Confidentialité : la confidentialité est essentielle, en particulier dans le cas des plaintes de nature sensible. Il faut s’en tenir aux informations strictement nécessaires afin de protéger tant la personne plaignante que la personne contre laquelle la plainte est portée. • Impartialité : l’impartialité des enquêteurs est cruciale si on veut que les plaintes et les réponses qui y sont données soient traitées de façon équitable. Si les personnes qui participent au traitement d’une plainte ont un intérêt direct dans l’issue d’une enquête, ceci pourrait nuire au MGR et causer plus d’angoisse ou de tort aux personnes concernées. Certaines plaintes de nature sensible pourraient exiger que les enquêteurs soient formés pour mener des enquêtes spécialisées de façon à ne causer aucun préjudice et à maintenir l’intégrité du MGR (par ex. dans des cas d’exploitation des enfants et d’abus sexuel). Lorsque la plainte porte sur une question d’ordre pénal ou juridique, il se peut qu’elle ne puisse être gérée à l'interne et qu’elle doit plutôt être gérée par les autorités ou soumise aux procédures judiciaires locales. 29 Comme certaines enquêtes et réponses peuvent entraîner des conséquences considérables pour la collectivité et/ou le partenaire et/ou la personne plaignante, le Comité devrait en examiner les risques et les implications. Dans quelle mesure la personne plaignante (et le Comite/le partenaire) est-elle prête à faire face aux conséquences de l’enquête ? Quel rôle la personne plaignante jouera- t-elle ? Sera-t-elle disposée à exprimer publiquement sa préoccupation ? Dans quelles circonstances le Comite/le partenaire ou la personne plaignante voudra-t-il mettre fin à une enquête ou refuser de la poursuivre? Des plaintes ou des rumeurs anonymes et malicieuses peuvent parfois donner au Comité des raisons de croire qu’il existe d’autres questions que les gens voudraient soulever, mais qu’ils sont réticents ou incapables de mentionner ouvertement, ou qu'ils ont des doutes quant à l’intégrité du CGR. Ce sont là des signaux d’alarme qui peuvent être utiles au processus. Dans les communes, le suivi des plaintes peut être assuré directement par le service technique concerné ou le Secrétaire Général. La synthèse et l’analyse des données peuvent ne pas se faire de façon systématique. Étape D. Réponse et prise de mesures À la suite d’un examen et d’une enquête pour la vérification, une action doit être entreprise pour corriger, modifier, ou changer quelque chose pour améliorer la situation et résoudre le problème. Une plainte formelle exige une réponse rapide de la part du Comité. Il est fondamental de communiquer clairement à la personne plaignante les constats issus des processus d’examen et d’enquête et de la tenir dûment informée des mesures qui seront prises à la suite de ce qui a été décidé. Il pourrait parfois être nécessaire d'informer la communauté en général des mesures qui seront prises si celle-ci a aussi été touchée. Les réponses peuvent se faire par écrit ou verbalement selon ce qui aura été convenu avec la personne plaignante et elles devront être documentées. Cette rétroaction démontre que le Comité et la collectivité écoutent les plaintes et les prennent au sérieux. Cela montre que les problèmes ont été examinés et que des mesures appropriées ont été prises. Cela démontre aussi aux usagers que le MGR est un mécanisme sûr et qui fonctionne. Il peut être utile de se demander quelle réponse la personne plaignante désire recevoir : désir-t-elle être indemnisée ? Désir-t-elle attirer l’attention sur la question ? La réponse peut être négative ou la plainte peut être jugée non fondée. Ou elle peut être positive et un dédommagement peut être offert ; il peut, par exemple, être convenu d'ajouter à la liste des bénéficiaires quelqu'un qui n'y figurait pas auparavant. Si la réponse n’est pas acceptée, il faut permettre à la personne plaignante d’appeler de la décision. Lorsque la question n’est pas du ressort du Comité et que la plainte est renvoyée au Conseil Communal ou autres instances supérieures, la personne plaignante doit en être informée ainsi que des mesures qui ont été prises. Étape E. Procédure d’appel (Si la réponse n’est pas acceptée) Si la réponse n’est pas acceptée et que les parties concernées ne peuvent parvenir à une solution, la personne plaignante peut décider de faire appel de la réponse. La procédure d’appel permet de réexaminer l'enquête déjà effectuée et de déterminer s'il y a lieu de maintenir la première décision ou d’en prendre une nouvelle sur la base des constats issus de ce réexamen. Et si nécessaire, les plaintes doivent être communiquées au niveau préfectoral pour mieux les résoudre. La procédure d’appel devrait être clairement définie : dans quels cas elle peut être utilisée ; comment elle fonctionnera et qui y participera. La procédure d’appel, lorsqu’elle est invoquée, sert 30 à vérifier si la décision ou la réponse initiale était appropriée. Elle devrait être menée par des personnes différentes de celles qui ont participé à la première enquête, afin de démontrer aux personnes plaignantes l'impartialité et la sécurité de la procédure et d'entretenir la confiance dans le MGR. Les appels sont surtout interjetés dans les affaires les plus difficiles ou délicates et permettent un réexamen de la question par du personnel supérieur. Si un trop grand nombre de réponses font l’objet d’un appel, cela peut indiquer qu’il y a un problème, soit dans la procédure initiale du MGR ou dans la mise en œuvre d’un projet, ou peut-être avec un membre parmi les autorités locales. Il peut alors s’avérer nécessaire d’examiner ces facteurs plus en détail. Étape F. Résolution Le ou les problèmes posés sont résolus si, toutes les parties concernées par la plainte parviennent à un accord et, plus important encore, la personne plaignante est satisfaite du fait que la plainte a été traitée de façon juste et appropriée et que les mesures qui ont été prises apportent une solution. Retour d’information : Dans les communes, le retour d’information peut se faire en général lorsque les réclamants se présentent aux bureaux de la commune pour se renseigner. Pour les réponses aux questions, les Comités peuvent répondre directement ou lors de sessions ordinaires du conseil municipal, le mois suivant. Dans le cadre du PACV3, les communes sont tenues de mettre en place un mécanisme de gestion des plaintes portant sur l’action communale. Chaque commune doit mettre en place un Comité de Gestion des Plaintes, qui sera le cadre de gestion des plaintes. Ce Comité sera composé d’un représentant de l’administration sous préfectorale (éducation, santé, agriculture, eaux et forêts, élevage etc.) un représentant de la Société Civil, d’une représentante des Femmes, d’un représentant des Jeunes et d’un représentant du Conseil Communal. Soit cinq (5) membres par Comité. Le Comité devra pouvoir compter sur le soutien fort et engagé de l’administration et du Conseil Communal. Les termes de référence du Comité sont à l’annexe de ce document. S’il existe déjà un tel comité avec un rôle et un but similaire avec d’autres projets, le SPD/STD travaillera avec ce comité tout en augmentant ses capacités pour gérer des plaintes au niveau de la CR à un échelon plus élargi. Étape G. Suivi et enregistrement des plaintes Le Comité de Gestion des Plaintes est chargé de tenir un registre des plaintes. Chaque entrée doit se référer à un formulaire de plainte dûment rempli par le/les réclamants ou par le Comité dans un registre. Le tableau ci-dessous (en Annexe 2) donne les informations et les mécanismes du suivi des plaintes. Le mécanisme de gestion des plaintes a été également installé à Conakry à travers un Centre d’Appels. Ce Centre pourra être utilisé à long terme par d’autres institutions pour les mêmes buts. L’objectif est de mettre en place un Centre d’Appels à travers lequel les citoyens peuvent poser des questions et donner leurs points de vue et préoccupations à la Direction Générale de l’ANAFIC à Conakry, afin d’améliorer encore les services. C’est après l’opérationnalisation de l’ANAFIC, que des CGR ont été installés dans les communes urbaines, pour répondre aux préoccupations des citoyens sur les actions publiques de ces communes. Le tableau ci-dessous, donne les critères d’efficacité d’un MGR. Pour ce qui est des plaintes sensibles liées aux EAS/HS, à travers ce centre d’appel, il y’aura une rubrique qui leur sera dédiée et qui sera gérée par des opérateurs qui seront également renforcés sur la gestion de ces plaintes (en insistant sur les principes de confidentialité, sécurité et éthique). 31 Tableau A3 : Critères d’efficacité du MGR Critère Exemples des questions Vérifiez comment les personnes (usagers) participent ou ont participé à la Participation conception, à la mise en œuvre et à la surveillance du système. S’assurer, en particulier, si le mécanisme n’est pas discriminatoire ou qu’il n’exclut pas des populations avec lesquelles on souhaite travailler ou que l’on essaie de rejoindre ou de protéger. Adaptation au Vérifiez si le MGR est adapté à la situation particulière du programme, ainsi qu’au contexte contexte et à la culture du pays, de la région et de la localité où les activités sont mises en œuvre. S’assurer que le MGR est adapté aux modalités de mise en œuvre ou d’exécution des activités du programme/projet. Veiller à ce que l’information soit diffusée de façon conviviale et accessible à tous Convivialité et les groupes d’usagers. Vérifier si les groupes d’usagers savent quelle est accessibilité de l'organisation de mise en œuvre, en quoi consiste le programme et à qui il l’information s'adresse, comment fonctionne le processus du MGR et comment ils peuvent y avoir accès. L’information est-elle présentée sous une forme appropriée au groupe d’usagers visé, par ex. si le programme s’adresse aux enfants ou à des populations en majorité analphabètes, l’information devrait peut-être présentée sous forme d’images ou de diagrammes. Le langage est-il adéquat et facile à comprendre ? Transparence S’assurer que la finalité du MGR, ses limites et le mode de fonctionnement du système soient clairement expliqués. Si, par exemple, plusieurs des réclamations reçues ne concernent pas le programme/projet, cela pourrait indiquer qu’il y a un problème au niveau des informations de base qui sont fournies. Il pourrait être nécessaire d’examiner la manière dont les informations sont communiquées et de rectifier l’approche/les méthodes utilisées de façon à expliquer clairement aux usagers ce à quoi ils peuvent s’attendre. Accessibilité et Il est fondamental que les usagers sentent qu'ils peuvent accéder au système en sécurité des toute sécurité et qu'ils ne s'exposent à aucun risque en l'utilisant ou qu’ils ne procédures subiront aucun préjudice du fait de porter réclamation. Respect et dignité Demander aux usagers quelle est leur perception du système, s'ils ont l'impression de demander des « faveurs » ou d’être dans leur droit. Indépendance, Il est essentiel de consulter les usagers pour connaître leur perception de ces confidentialité et éléments, ainsi que de revoir les procédures de confidentialité et de s'assurer que absence de les usagers ne se sentent pas menacés ou réticents à utiliser le système. représailles (s'il y a lieu) Responsabilisation Si un Comité de Gestion des Réclamations peut démontrer qu’il prend les réclamations et les commentaires au sérieux, qu’il écoute ce qu’on lui dit et que cela se reflète dans sa manière de travailler, il a de fortes chances de renforcer le sentiment de confiance des usagers et autres parties prenantes à son égard. Il y a plus de chances que les gens continuent d’avoir recours à un MGR s'ils constatent qu’en parlant ouvertement des choses qui les préoccupent, ils peuvent avoir une influence directe sur la situation. Vérifier la perception que les citoyens ont du MGR. Est-ce qu’ils y attachent de Capacités, valeurs, l’importance et le démontrent dans leur façon d'agir ou de travailler auprès de la attitudes et collectivité ? Il est possible que les citoyens y voient un moyen de les surveiller et comportements pourraient donc ne pas avoir confiance dans le système et ne pas être enthousiaste appropriés - à l'idée de le mettre en place ou de le promouvoir au sein de leurs communautés. Les membres du Comité et les élus locaux doivent aussi démontrer qu’ils attachent de l'importance au système et aux leçons à en tirer. Leçons à tirer des réclamations : L’examen du MGR permet à l’ANAFIC et aux collectivités de cerner des problèmes liés aux réclamations elles-mêmes et peut donner une idée de la mesure dans 32 laquelle un programme/projet remplit les objectifs qu’il s'est fixés et du degré d’efficacité de la mise en œuvre des activités par la collectivité et ses partenaires. Les informations recueillies au sujet des types, de la nature et du nombre de réclamations peuvent être utilisées de façon positive pour adapter et évoluer en vue de renforcer la qualité des programmes. Ces informations peuvent aussi servir à détecter à l’avance un problème dans la mise en œuvre d'un programme ou au sujet de certains membres du personnel exécutant dudit programme. Par exemple, la récurrence des problèmes pourrait indiquer une faille dans la structure même du programme/projet. Les informations tirées des réclamations permettent d’alimenter les processus d’apprentissage organisationnel et d’orienter la planification, la conception et la mise en œuvre des futures actions. 33 Annexe 2 : Le Registre des réclamations excluant les plaintes liées aux EAS / HS Réclamations/Plaintes Suivi du traitement de la réclamation/plainte No. de la Nom et Date de Description Type de projet et Transmission Accusé de Date de Réclamation Retour réclamation contact du dépôt de la de la emplacement, au service réception traitement résolue (oui / d’information réclamant réclamation réclamation Source de concerné de la prévu non) et date au réclamant financement (oui/non, réclamation sur le (prêts, PAGL, indiquant le au traitement PANAFIC service et la réclamant de la ressources personne (oui/non) réclamation propres, etc.) contact) (oui/non) et date 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tableau A 5 : Modèle de formulaire de réclamation Formulaire de Réclamation Date : …………………………………………………………………………………… Nom du réclamant/plaignant : ……………………………………………………………………………………………………… Contact (adresse/tel) : …………………………………………………………………………………………………………………. Type de projet et emplacement : ………………………………………………………………………………………………….. Stade de développement (conception, travaux, exploitation) : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …… Détails sur la Réclamation: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… … …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …… [Le cas échéant, les photos, documents, ou autres justificatifs sont à inclure en pièce jointe] Cadre réservé au Comité de Gestion des Réclamations/plaintes Numéro de la réclamation : …………………………………………………………………………………………………………… Date de réception de la réclamation : ……………………………………………………………………………………………. Date limite de traitement de la réclamation : ……………………………………………………………………………….. Tapon de l’administration : ………………………………………………………………………………………………………… 2