Guide Pratique pour la Conception de Systèmes de Suivi et de Traçabilité des Outils Didactiques 1 Les Outils Didactiques L’ILLUSTRATION (LA COUVERTURE) : Unsplash Remerciements Un grand merci aux personnes suivantes, qui ont fourni des informations précieuses à travers des entretiens et des documents partagés : Ayan Kishore de, Creative Associates International Maureen Ochako et Sonny Lacey du Groupe BlueTree Nick Read, consultant indépendant Simon Jenkins du Centre de développement de l’éducation Le soutien financier pour ce travail a été fourni par le fonds fiduciaire REACH.   A PROPOS DE REACH Results in Education for All Children (REACH) vise à aider les pays à renforcer leurs services éducatifs en axant les programmes et les initiatives sur les résultats, dans le but ultime d’amé- liorer les résultats de l’enseignement, en particulier parmi les populations les plus vulnérables. Créé en 2015, le programme de la Banque mondiale finance des projets de financement axé sur les résultats et fournit un soutien technique et des conseils sur le financement axé sur les résultats dans le domaine de l’éducation à d’autres équipes de la Banque mondiale ainsi qu’à ses partenaires de développement. L’un de ses principaux objectifs est de contribuer à la base de données factuelles sur le financement basé sur les résultats dans l’éducation, en collectant des données et des connaissances pouvant être utilisées pour développer de meilleurs pro- grammes et politiques d’éducation, dans le but d’améliorer les résultats dans le domaine. REACH est financé par le gouvernement norvégien à travers le NORAD, le gouvernement des États-Unis d’Amérique à travers USAID et le gouvernement allemand à travers le Ministère Fédéral pour le Développement et la Coopération Economiques. Plus d’information: www.worldbank.org/reach Contents Remerciements.........................................................................................................................................................�����������3 De l’intérêt des directives.....................................................................................................................................�����������8 Introduction................................................................................................................................................................�����������8 Pourquoi concevoir un système Track and Trace?�����������������������������������������������������������������������������������������������8 Qu’est-ce qu’un système Track and Trace?������������������������������������������������������������������������������������������������������������9 Le suivi de la Distribution......................................................................................................................��������� 10 Reporting et Visibilité..............................................................................................................................���������� 11 Collecte de données pour la prévision et l’affectation de OD.................................................���������� 11 Communication/Gestion des Attentes..............................................................................................���������� 11 Évaluation Post-distribution..................................................................................................................��������� 12 A qui est destiné le système Track and Trace?...........................................................................................��������� 13 Comment est conçu un système Track and Trace?....................................................................................��������� 15 Les Problématiques Principales: Conception du Format........................................................................��������� 17 Décision 1: Par où commencer..........................................................................................................................��������� 17 Décision 2 : A qui appartient le système?.....................................................................................................��������� 17 Quels sont les besoins de l’administrateur du système auxquels le TnT peut répondre ? 18 Combien êtes-vous prêts à dépenser pour développer le système et le garder fonctionnel ? 18 Décision 3: Quel est l’objectif du système?..................................................................................................��������� 21 Décision 4: Identifier votre modèle TnT������������������������������������������������������������������������������������������������������������������22 Modèle de suivi du Premier et Dernier Kilomètre����������������������������������������������������������������������������������22 Modèle Suivi Complet ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 24 Comment décider���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������26 Décision 5: Quels composants supplémentaires seront inclus dans votre système? ��������������������������28 5a : Système de communication et de gestion des attentes�������������������������������������������������������������������������28 5b : Le système recueillera-t-il des informations sur les OD au niveau de l’école ?������������������������������ 32 4 Les Outils Didactiques A quel niveau sont calculés les besoins en OD ?�������������������������������������������������������������������������� 33 Quelles sont les informations nécessaires?�������������������������������������������������������������������������������������� 33 5c : Y aura-t-il une surveillance post-distribution?�����������������������������������������������������������������������������������35 Prochaines étapes: Définir le Format��������������������������������������������������������������������������������������������������������������39 Où se déroule l’approvisionnement?����������������������������������������������������������������������������������������������������������39 Évaluation de la disponibilité de la technologie......................................................................................� 41 Comment les données seront-elles collectées?�������������������������������������������������������������������������������������42 Le téléphone basique����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 42 Smartphones/Tablettes��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 47 Hybride���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������54 Comment le logiciel système sera-t-il développé ?�������������������������������������������������������������������������������56 Développement du logiciel en interne����������������������������������������������������������������������������������������������56 Achat de logiciel standard ou progiciel���������������������������������������������������������������������������������������������56 Engager un développeur professionnel pour la conception d’un logiciel personnalisé�� 57 Tableaux de bord, indicateurs et rapports������������������������������������������������������������������������������������������������58 Qui aura accès - types d’utilisateurs...................................................................................................58 Comment les utilisateurs accéderont-ils aux données les tableaux de bord.......................59 Tableaux de bord et indicateurs clés de performance................................................................� 61 Rapports.......................................................................................................................................................67 Comment les utilisateurs seront-ils formés ?...........................................................................................70 5 Les Outils Didactiques Formation complète vs formation juste à temps...........................................................................� 71 Formation en présentiel........................................................................................................................72 Formation à distance..............................................................................................................................72 Financement basé sur la performance...................................................................................................... 74 Annexes........................................................................................................................................................................�77 Annexe I : Exemples de fiches techniques principales........................................................................�77 Annexe II : Exemples de fiches de référence des indicateurs..........................................................79 Annexe III : Considérations technologiques supplémentaires..........................................................80 Annexe IV : Études de cas : Rwanda.........................................................................................................88 Annexe V : Etude de cas : Coûts finaux pour le Track and Trace du Cambodge.......................� 91 Annexe VI : Références..................................................................................................................................94 6 Les Outils Didactiques “Le manque d’informations de qualité, exactes, à jour, fiables et accessibles sur les écoles, les inscriptions par niveau scolaire, la disponibilité du OD dans les écoles et les salles de classe, les prix ac- tuels, les estimations de pertes, la durée de vie des livres, etc. Dans de nombreux pays, les informations de base néces- saires à la planification et à la gestion d’un système OD efficace n’existent pas ou ne sont pas facilement disponibles lorsque cela est nécessaire” - A key reason for low availability of textbooks in Sub-Saharan Africa (Read, T, 2015, p.13) 7 Les Outils Didactiques De l’intérêt des directives Ces directives visent à aider les principales parties prenantes du pays à appréhender et à prendre les différentes décisions nécessaires à la conception d’un système Track and Trace (TnT), de la conception initiale aux détails « fondamentaux » de sa mise en œuvre. Parmi les problématiques soulevées dans la conception d’un nouveau système TnT, celles principales répondent aux questions suivantes: « pourquoi concevons-nous un système TnT ? » et « de quelles capacités voulons-nous doter notre système ? ». Ainsi formulées, ces questions contribuent à centrer la réflexion au fur et à mesure des débats plus approfondis relatifs aux options technologiques, au choix de l’utilisateur du système et de son interaction avec ledit système, à l’identification des éléments de données clés et de leur source, aux options de formation des utilisateurs du système et au choix des indicateurs de performance pertinents. Les annexes à la fin de ces directives incluent des modèles de fiches techniques et de tab- leaux de bord, de considérations technologiques supplémentaires et d’une étude de cas plus consistante. Tout au long de ce guide, vous trouverez des zones de texte qui vous aideront à mieux com- prendre le support. Ceux-ci incluent: • Des Définitions : elles reprennent les termes clés qui seront utilisés tout au long de ce guide • Des meilleures pratiques : elles identifient les expériences qui se sont avérées être les meilleures pratiques en matière de suivi de la distribution de matériel d’enseignement et d’apprentissage. Toutes les meilleures pratiques ne seront pas adaptées à la situation de chaque pays, mais il vaut la peine de savoir ce qui est considéré comme la pratique de référence lorsque vous prenez vos décisions. • Des Exemples concrets : Ceux-ci décrivent comment le sujet ou la décision discutée a été mis en œuvre dans le monde réel, en identifiant les principaux défis et les leçons apprises afin que vous puissiez apprendre des expériences d’autres pays. Introduction POURQUOI CONCEVOIR UN SYSTÈME TRACK AND TRACE? Malgré des décennies d’investissement dans les chaînes d’approvisionnement des outils didactiques (OD), il est déplorable de constater que dans de nombreuses zones de plusieurs pays, il n’y a tout simplement pas assez de OD dans les salles de classe pour répondre aux besoins des élèves. Les causes sont innombrables. Le gouvernement local peut manquer d’informations pertinentes relatives à la disponibilité et à la demande des OD dans les écoles, données nécessaires pour des prévisions et des projections de financement adéquates. Les longs processus de demande et d’approvisionnement en OD peuvent entraîner des réponses obsolètes à des besoins qui ne reflètent plus la réalité du terrain avant même que les OD ne commencent à être livrés. Les flux de la chaîne d’approvisionnement peuvent être opaques, avec pour conséquence, même dans les meilleures circonstances, le blocage ou la perte des OD à une étape de la distribution sans qu’il n’y ait de visibilité sur leur livraison effective ou non. Le remballage et le stockage des OD à divers points de la chaîne d’approvisionnement peuvent causer des dommages, des pertes et une mauvaise gestion des demandes émanant de chaque école. Le manque de visibilité sur la progression des OD le long de la chaîne de distribution peut ne pas encourager les responsables régionaux ou départementaux ou les 8 Les Outils Didactiques distributeurs à livrer à toutes les écoles de façon uniforme, avec les quantités idoines et au moment opportun, ou encore ne les pousse pas à identifier et à corriger les erreurs au fur et à mesure qu’ils sont détectés. (Crabbe, Nyingi,et Abadzi, 2014; Read, T, 2015; Fredriksen, Brar et Trucano, 2015; Elliot et Corrie, 2015; Read, N, 2016, 2017; UNESCO, 2016, 2021; All Children Reading, 2018; Smart et Jagannathan, 2018; World Bank Group 2019, 2020a, 2020b; USAID Education Links, 2020) Les acteurs du maillon final dans les écoles et les communautés peuvent ne pas comprendre comment les décisions d’alloca- tion des OD sont prises aux niveaux supérieurs, ne pas savoir combien de OD ils sont censés recevoir, ni quand, et ne pas se sentir habilités à s’exprim- er lorsque les choses tournent mal. EXEMPLE CONCRET *** Start La chaîne d’approvisionnement des manuels scolaires en Éthiopie text Une étude commandée par le ministère de l’Éducation (MEN) en 2018 sur l’Utilisation des Man- box *** uels Scolaires en Éthiopie a identifié divers défis dans la fourniture de livres tels que les livres restant dans les centres de distribution tout au long de l’année sans responsabilité et un système de distribution adéquat pour garantir que les livres arrivent aux écoles à temps. L’étude a recom- mandé l’utilisation d’un système qui informerait les écoles et les parties prenantes concernées sur l’emplacement des livres, le statut de livraison, la date de livraison des livres et comment faire un signalement en cas de retard ou de non-livraison. Suite à cette recommandation, Creative Associates dans le cadre du projet Reading for Ethiopia’s Achievement Development (READ) II, avec l’appui technique du BlueTree Group et le soutien du ministère de l’Éducation (MEN), a piloté Track and Trace (TnT) en Éthiopie (Groupe BlueTree, 2021, p. 1). QU’EST-CE QU’UN SYSTÈME TRACK AND TRACE? DEFINITION: Track and Trace (TnT) est une solution axée sur la technologie qui augmente Les Outils Didactiques la précision et la visibilité de la chaîne d’approvisionnement en OD, permet- Ce terme est utilisé pour dési- tant ainsi aux décideurs (c’est-à-dire les officiels ministériels, les partenaires, gner l’ensemble des matériels les distributeurs, et les acteurs du dernier maillon de la chaine) de suivre de pédagogiques qui sont utilisés en près la commande, l’affectation et la distribution des supports pédagogiques classe pour soutenir les objectifs et s’assurer qu’ils parviennent aux communautés visées au bon moment et d’apprentissage. Il peut s’agir de dans de bonnes conditions. Les plateformes TnT peuvent fournir des informa- manuels, de guides pédagogiques, tions précises et faciles d’accès sur l’état des livres tout au long de la chaîne de livres de lecture, de supports d’approvisionnement, et peuvent mettre ces informations à la disposition de référence, d’aides à l’enseigne- d’un éventail de parties prenantes. ment et à l’apprentissage, d’autres supports complémentaires et, dans Grâce à l’accès à des données précises, les décideurs peuvent égale- certains contextes, des ressources ment mesurer les performances des différents acteurs de la chaîne, suivre multimédias et numériques. Certains l’avancée des objectifs et définir là où des améliorations sont nécessaires ministères de l’Éducation ont établi Par exemple, le système TnT permet au ministère de l’Éducation de tenir les un répertoire OD officiel qui liste le distributeurs responsables de la livraison ponctuelle des OD, tout en don- minimum de livres, de supports et nant aux organes scolaires et communautaires tels que les administrateurs d’aides nécessaires à la réalisation scolaires, les comités de gestion des écoles et les associations de parents des objectifs du programme. (UNESCO, 2021; Read, T, 2015) 9 Les Outils Didactiques d’élèves toutes les informations pertinentes pour leur plaidoyer en faveur de l’amélioration des performances de la chaîne d’approvisionnement. À son niveau le plus élémentaire, un système TnT est composé d’un système de suivi de la distribution et d’un système de reporting et de visibilité. En plus de ces deux éléments, de nombreux pays choisissent d’inclure un système de communication et de gestion des attentes, ainsi qu’un système de collecte des données nécessaires à la prévision et à l’affecta- tion de OD. Le suivi de la Distribution Comme son nom l’indique, l’objectif principal d’un système TnT est de suivre les livraisons de OD au fur et à mesure qu’elles se produisent. Chaque système TnT inclut donc la capacité de confirmer les livraisons à l’étape finale de la chaîne d’approvi- sionnement. Cela peut prendre la forme de simples reçus papier dont les données sont compilées dans un système de suivi numérique à un niveau supérieur. Il peut aussi s’agir de données enregistrées électro- niquement lors de la livraison, soit par le destinataire soit par le distributeur, ou les deux. ⊳ Utilisation de TnT pour confirmer les quantités et les types de livres qui ont été livréslivres qui ont été livrés MEILLEURE PRATIQUE OD emballés par l’école et livrés à l’école Idéalement, un TnT est conçu pour une chaîne d’approvisionnement dans laquelle les OD sont emballés par l’école dès le départ dans l’entrepôt central, avec une technologie d’identification d’emplacement à faible coût telle que des codes-barres pour chaque OD et/ou l’envoi vers l’école, et sans reconditionnement tout au long de la chaîne d’approvisionnement. C’est le meilleur moyen d’identifier les colis de livres spécifiques pour les écoles sur leur itinéraire allant du point d’entrée/entrepôt central à une école, et de pouvoir vérifier si les livres attribués sont arrivés à l’école cible. Le système TnT surveillerait la livraison jusqu’à l’école, et non à un point intermédiaire, tel qu’un bureau d’éducation de département/zone. Toutes les preuves indiquent que cette dernière étape allant du département/zone à l’école a tendance à être une partie prob- lématique de la chaîne, en termes de stockage des OD et de distribution, entraînant des pertes, des dommages et des retards. A ce stade, les erreurs sont monnaie courante lorsque les livres sont déballés d’un lot plus important et redistribués par ordre d’école. Des retards surviennent également souvent dans l’acheminement des livres de cette dernière étape vers les écoles. (All Children Reading [ACR], 2015b; Fredriksen, Brar & Trucano, 2015; Read, T, 2015) 10 Les Outils Didactiques Ce suivi peut également être plus minutieux, allant des codes-barres sur chaque support per- mettant de suivre l’emplacement des OD unitaires à différents points de la chaîne de distribu- tion, au suivi des colis ou des palettes. Il peut aussi n’agir qu’en système de suivi basique qui ne suit pas le mouvement des OD à chaque étape de la livraison, mais comprend simplement la saisie des données relatives aux OD qui sont reçues par chaque école. Reporting et Visibilité Chaque système TnT comprend également la capacité de générer des rapports afin de rendre les données lisibles et utilisables par les parties prenantes à plusieurs niveaux. Cela permet aux utilisateurs du système TnT de mieux comprendre les données et de les utiliser dans la prise de décisions. L’étape suivante d’un tableau de bord en ligne accessible à plusieurs parties prenantes étend considérablement la lisibilité du système et permet le suivi d’un simple coup d’œil des indicateurs clés sur l’effectivité et l’exactitude des livraisons. Collecte de données pour la prévision et l’affectation de OD De nombreux systèmes TnT comprennent également des fonctionnalités permettant de col- lecter les données nécessaires pour effectuer les affectations de OD, qu’il s’agisse de com- mandes de OD venant des écoles ou de données sur la disponibilité de OD et la taille des classes, données pouvant être utilisées par les échelons supérieurs du ministère pour fournir une projection correcte de la situation des OD au niveau national. Les données collectées numériquement permettent une consolidation et des calculs automatisés, au fur et à mesure que les informations sont générées, ce qui accélère les processus de prévision, de demande et d’approvisionnement et contribue à garantir que les données de demande sur lesquelles les décisions d’affectation sont prises sont aussi exactes et à jour que possible. Cette fonction- nalité du système TnT peut avoir un impact considérable sur la disponibilité suffisante de OD dans la salle de classe, l’objectif final de toute chaîne d’approvisionnement de OD. En outre, au fil du temps, l’analyse des données TnT sur le nombre de OD utilisables dans chaque école peut fournir une indication utile de la durée de vie du OD dans la classe et des taux annuels de pertes et de dommages par niveau scolaire et par zone - des données cruciales pour le budget à long terme et les prévisions d’approvisionnement (Read, 2016; UNESCO, 2016). “Le manque d’informations de qualité, exactes, à jour, fiables et accessibles sur les écoles, les inscriptions par niveau scolaire, la disponibilité du OD dans les écoles et les salles de classe, les prix actuels, les estimations de pertes, la durée de vie des livres, etc. Dans de nombreux pays, les informations de base nécessaires à la planification et à la gestion d’un système OD efficace n’existent pas ou ne sont pas facilement disponibles lorsque cela est nécessaire” - A key reason for low availability of textbooks in Sub-Saharan Africa (Read, T, 2015, p.13) Communication/Gestion des Attentes De nombreux pays trouvent utile d’inclure des fonctionnalités qui permettent la communication et la gestion des attentes dans leurs systèmes TnT. Ces fonctionnalités peuvent être utilisées à chaque étape du processus et par divers utilisateurs. Les distributeurs et les responsables locaux pour l’éducation peuvent utiliser la fonctionnalité pour obtenir des mises à jour sur les livraisons. Avant que les décisions d’affectation de OD ne soient prises, des fonctionnalités peuvent être développées pour communiquer avec les communautés du dernier maillon de la chaine afin de leur rappeler le moment de soumettre les requêtes pour la prochaine série de distribution. Une fois les décisions d’attribution prises, les fonctions de communication intégrées peuvent informer ces mêmes communautés de ce qui leur a été affecté et sur le 11 Les Outils Didactiques EXEMPLES CONCRETS Valeur des alertes et notifications dans l’ensemble du système Un certain nombre de TnT démontrent les bonnes pratiques dans lesquelles les écoles/commu- nautés reçoivent des SMS, des messages vocaux ou instantanés sur les mises à jour de statut chaque fois qu’un enregistrement est mis à jour ou des alertes concernant les colis expédiés, les colis prêts à être récupérés, les modifications apportées à la livraison ou à la destination des commandes, etc. Les utilisateurs à d’autres niveaux peuvent obtenir des rapports de situation ou recevoir des alertes lorsque les commandes sont en dehors des paramètres définis concernant l’heure ou le lieu (ACR Grand Challenge for Development, 2015). En l’occurrence, Book Track- er de Creative Associates fournit des notifications par SMS aux écoles, des alertes par e-mail exploitables et des rapports de synthèse quotidiens au personnel (Creative Associates Interna- tional, 2018) À tout le moins, les alertes abordent le problème courant des écoles qui ne sont pas informées que des livres sont disponibles pour être récupérés. Une étude de la Banque mondiale en Zam- bie a révélé que le fait de fournir des informations aux écoles sur l’arrivée des manuels dans les bureaux de département ou les écoles centre de la zone augmentait de 33 points de pourcent- age la probabilité qu’elles reçoivent des manuels, d’environ 23 points de pourcentage le taux de manuels par élèves, et de 20 points de pourcentage à un niveau de signification de 1 pour cent la probabilité que les écoles reçoivent leurs manuels dans un délai d’un mois (World Bank Group, 2020c) Au Cambodge, si une école n’a pas soumis sa demande de livre, le système TnT lui envoie une alerte automatique en guise de rappel. A l’autre extrémité du cycle du livre, des alertes sont envoyées automatiquement aux directeurs d’école les informant que les livres avaient été ex- pédiés. Le tableau de bord informe également le personnel central du ministère de l’Éducation des problèmes enregistrés par les directeurs d’école (World Bank Group, 2019, 2020a, 2020b). déroulement de leurs livraisons. Enfin, les fonctions de communication peuvent permettre aux communautés recevant les colis de signaler tout problème, tel que la réception d’un nombre incorrect de OD ou de OD endommagés. Tout au long du processus, les fonctions de communication peuvent permettre à ces commu- nautés de rester informées du processus et de signaler tout problème qu’elles rencontrent. La fonctionnalité peut être à sens unique ou bidirectionnelle. Les systèmes de communication à sens unique permettent aux échelons supérieurs du système, généralement le ministère de l’Éducation, de transmettre des informations et des notifications aux niveaux inférieurs. Les systèmes bidirectionnels permettent aux échelons inférieurs de demander des informations aux niveaux supérieurs. Les différents types de systèmes de communication sont décrits plus en détail ci-dessous. Évaluation Post-distribution Enfin, une fois les colis livrés, certains pays incluent un mécanisme de collecte de données en classe une fois toutes les livraisons terminées afin de vérifier le niveau de disponibilité et d’utilisation des livres dans les salles de classe. Ceci est différent du suivi des livraisons en elles-mêmes, car que les livraisons arrivent ou non comme prévu, la finalité souhaitée est que 12 Les Outils Didactiques EXEMPLES CONCRETS Le système TnT pour des contrôles ponctuels de l’utilisation du OD dans les salles de classe Au Rwanda, le système d’information de gestion (SIG) du matériel didactique du ministère de l’Éducation permet aux inspecteurs d’accéder à une liste de tous les supports fournis à chaque école afin qu’ils puissent vérifier leur présence dans l’école. Cela, à son tour, permet au système de générer les taux de pertes et de dommages, qui peuvent être utilisés pour la prévision (Read, 2017). Au Cambodge, les communautés scolaires peuvent utiliser un formulaire en ligne accessible via la messagerie automatique ou chatbot du TnT pour saisir les données recueillies lors des con- trôles ponctuels faits après la livraison sur la disponibilité des livres dans la classe afin de s’assur- er que les manuels sont bien parvenus entre les mains des élèves et d’évaluer si le manque de livres persiste. Comme indiqué dans une note factuelle de la Banque mondiale, cela a fourni au gouvernement « une importante source d’informations qui n’était auparavant disponible qu’en organisant des visites coûteuses dans un échantillon d’écoles » (World Bank Group, 2020b, p. 4). BlueTree Group a également développé une fonctionnalité de ‘sondage’ TnT qui, selon un calen- drier automatisé par exemple six mois après la livraison, enverrait un message pour demander aux utilisateurs de la communauté enregistrés de vérifier si les livres étaient utilisés ou toujours présents dans l’école, et de répondre au système à l’aide d’un code court (S. Lacey et M. Ochako, communication personnelle, 11 novembre 2021). les enfants aient les OD appropriés à leur disposition dans la salle de classe. La mesure de ces types de résultats parallèlement aux mesures logistiques des livraisons peut aider à identifier les améliorations des performances globales du système et à mettre en évidence les prob- lèmes de la chaîne d’approvisionnement OD au-delà des livraisons elles-mêmes. A QUI EST DESTINÉ LE SYSTÈME TRACK AND TRACE? Il existe quatre principaux groupes de bénéficiaires des systèmes TnT. Le premier est le niveau central, le plus souvent le ministère de l’Éducation ou l’équivalent, mais cela peut également inclure d’autres organismes impliqués dans le financement et la distribution des supports d’apprentissage tels que le ministère des Finances. En améliorant leur propre visibilité dans la chaîne d’approvisionnement des supports d’apprentissage, ces ministères seront mieux à même de comprendre comment ces supports se déplacent à travers le pays, où ils finissent et combien de OD achetés chaque année atteignent finalement les élèves à qui ils sont des- tinés. Cela peut aider à identifier les endroits de la chaîne d’approvisionnement où les OD se perdent, ce qui est essentiel pour résoudre ces problèmes. En fin de compte, cela aide ces ministères, qui dépensent souvent d’énormes sommes d’argent chaque année pour l’achat et la distribution de OD, à identifier où va cet argent et à demander des comptes aux respons- ables de la distribution. Le deuxième groupe de bénéficiaires d’un système TnT sont les communautés pour lesquelles ces supports d’apprentissage sont faits. Améliorer la visibilité de la chaîne d’approvisionne- ment du OD ainsi que la communication sur la quantité de OD qu’ils devraient recevoir et 13 Les Outils Didactiques quand ils devraient les recevoir peut permettre à ces communautés de plaider leur cause. Grâce au suivi en temps réel des livraisons de OD, ces communautés seront en mesure de sig- naler les problèmes, par exemple lorsqu’elles reçoivent une livraison incorrecte ou contenant des OD endommagés et inutilisables. En fin de compte, cette visibilité accrue peut aider ces communautés à tenir leurs gouvernements centraux responsables envers leurs jeunes élèves. MEILLEURE PRATIQUE Le UTILISATION COMMUNAUTAIRE DU TNT L’un des principaux critères d’évaluation du concours du prix All Children Reading Tracking and Tracing Books était de savoir si la plate-forme TnT proposée fournirait aux parents, aux enseig- nants et aux responsables locaux des réponses à ces quatre questions - 1. Quels manuels et supports seront fournis aux élèves d’une classe spécifique dans une école spécifique ? 2. Quand les manuels et les supports doivent-ils arriver à l’école ? 3. Où se situent les manuels et les supports à un instant T? 4. Qui puis-je contacter pour plaider en faveur de la réception de ces manuels et supports? (ACR, 2015a,p. 1). troisième groupe de bénéficiaires d’un système TnT sont les distributeurs eux-mêmes, qu’ils soient publics ou privés. Cela englobe les acteurs de la chaîne d’approvisionnement allant des collecteurs et emballeurs aux responsables locaux chargés de superviser la fourniture de OD aux écoles au niveau de la zone, du département ou du cluster, en passant par les patrons de sociétés de distribution privées. Avec un système TnT, ils peuvent plus facilement saisir des informations sur les commandes arrivées ou expédiées, en temps réel, et ils peuvent recevoir des mises à jour de situation. Parce que les pénuries de OD ont été si persistantes et que la visibilité sur la chaîne d’approvisionnement fait couramment défaut, la faute incombe souvent aux personnes et aux organisations responsables de la distribution des OD, équitablement ou non. Augmenter la visibilité de la chaîne d’approvisionnement peut aider les distributeurs et les acteurs de la chaîne d’approvisionnement à montrer qu’ils respectent leurs engagements et livrent les supports comme promis. Une fois qu’ils sont capables de le faire, toutes les questions sur les raisons pour lesquelles les enfants n’ont toujours pas le support dont ils ont besoin doivent nécessairement être focalisées ailleurs. Enfin, le quatrième groupe de bénéficiaires d’un système TnT sont les donateurs, nationaux ou internationaux, qui soutiennent l’approvisionnement et la distribution des OD. L’augmentation de la visibilité et de la responsabilité dans la chaîne d’approvisionnement pour les supports d’apprentissage rendra ces organisations plus confiantes quant à l’utilisation de leurs fonds et pourrait encourager un financement supplémentaire par rapport à ce que ces organisations auraient déboursé sans cette assurance. 14 Les Outils Didactiques EXEMPLES CONCRETS Implication de la communauté dans le suivi de la chaîne d’approvisionnement en OD “Plus une communauté a de connaissances sur le calendrier de livraison des livres, plus la responsabilité et la pression pour livrer à temps peuvent être poussées vers le haut de la chaîne de livraison, en commençant par le niveau le plus proche de l’élève.” (ACR, 2018, para. 5) Lorsque les communautés sont prévenues des livraisons de livres, des pressions sont exercées sur les écoles/agents locaux si les OD n’arrivent pas comme prévu. L’implication de la com- munauté s’est également avérée efficace pour vérifier les livraisons. Voir l’initiative Check My School aux Philippines (www.checkmyschool.org) pour une description complète d’une initiative communautaire qui a obtenu une reconnaissance officielle (nationale). Au cours de ses années de fonctionnement, Textbook Count, un précurseur de Check My School, a suivi des millions de manuels. Il a réussi à réduire le prix des manuels de 40 %, à améliorer la précision des livraisons de manuels, les erreurs de livraison étant réduites à 5 % en moyenne, et à raccourcir le cycle d’approvisionnement du ministère de l’Éducation de 24 à 12 mois. L’Indonésie, la Roumanie et la Moldavie ont reproduit l’approche, et une initiative similaire en Afrique du Sud suit les manuels scolaires jusqu’au niveau de la salle de classe grâce à la technologie mobile (Crabbe, Nyingi & Abadzi, 2014). Au Cambodge, les membres de la communauté n’avaient auparavant aucun rôle dans la commande ou le suivi des livres. Au cours du projet pilote initial de TnT, 92 % des comités de soutien scolaire dans les écoles cibles ont utilisé l’outil TnT sur leur téléphone pour effectuer des vérifications ponctuelles de la disponibilité des livres dans les salles de classe après la livrai- son des livres. (WBG 2020b). COMMENT EST CONÇU UN SYSTÈME TRACK AND TRACE? Le reste de ce document vous aidera à concevoir un système Track and Trace adapté à vos objectifs et à votre contexte. Nous commencerons par les grandes questions : identifier ce que vous voulez accomplir avec votre système TnT, ainsi qu’identifier à quoi ressemblera votre sys- tème dans les grandes lignes. À partir de là, nous étofferons davantage la conception - votre système comprendra-t-il une plate-forme numérisée pour les commandes de OD ? Compren- dra-t-il une plate-forme complète de communication entre tous les acteurs de la chaîne d’ap- provisionnement des OD ? Enfin, nous approfondirons les moindres détails, en discutant des options technologiques, des indicateurs de performance clés et de la formation. 15 Les Outils Didactiques “Les ministères de l’Éducation devront investir dans la saisie de données, les logiciels personnalisés et les composants électroniques. De même, la formation, les mises à jour du système et l’assistance peuvent augmenter à mesure que des en- sembles de fonctionnalités sont ajoutés.” –(All Children Reading, 2018, final paragraph) 16 Les Outils Didactiques Les Problématiques Principales: Conception du Format DÉCISION 1: PAR OÙ COMMENCER Si vous trouvez la taille de ce guide et le nombre de décisions à prendre intimidants, lais- sez-nous vous aider en utilisant un vieux mantra de gestion d’entreprise : ramper, marcher, courir. Un enfant ne se lève pas un beau jour pour courir, il doit d’abord apprendre à marcher, et avant de pouvoir marcher, il doit apprendre à ramper. Essayer de sauter les deux premières étapes est un bon moyen de tomber à plat ventre, comme n’importe quel parent peut vous le dire. De la même manière, trop de fois les gens essaient de « courir » avec un système compliqué qui fait tout avant d’avoir maîtrisé les principes fondamentaux ; c’est un raccourci vers l’échec. Pour utiliser une analogie plus adaptée à leur âge, les coureurs occasionnels qui décident de s’entraîner pour une course plus longue comme un marathon se blessent souvent avant d’atteindre la ligne de départ. Le problème n’est pas que s’entraîner pour un marathon est dangereux, mais plutôt que les coureurs qui se fixent des objectifs élevés essaient souvent de commencer leur entraînement au plus près de leur objectif final plutôt que de la situation où ils se trouvent à ce moment-là, et s’entraînent trop, trop tôt, et trop vite, et cela entraîne presque invariablement des blessures. En effet, l’historique des systèmes Track and Trace est jonché d’exemples où des pays ont commencé à essayer de créer un système qui suivait tout, pour découvrir que c’était beaucoup trop compliqué à utiliser, long à gérer et coûteux à exécuter à l’échelle nationale. Ne tombez pas dans ce piège : un système qui fonctionne à une petite échelle pilote mais pas à l’échelle nationale, dans les faits, ne fonctionne pas. Pour cette raison, nous recommandons à tout pays qui débute dans le suivi numérique de son système de distribution de OD de commencer par le système le plus simple possible : savoir si les OD parviennent ou non aux écoles. Être capable d’identifier de manière fiable, en temps réel, si les OD parviennent ou non aux écoles ouvre un large éventail de possibilités pour identifier comment améliorer la distribution et garantir que les OD atteignent leurs destina- taires. De plus, un système moins complexe sera beaucoup moins coûteux à installer et à faire fonctionner, nécessitera beaucoup moins de formation des utilisateurs et sera beaucoup moins coûteux à modifier si le besoin s’en fait sentir. Une fois que vous aurez un système ainsi éprou- vé, vous générerez un élan pour étendre votre capacité à surveiller et à améliorer la distribu- tion. Revenez ensuite à ce guide et nous vous aiderons à réfléchir à l’ajout de fonctionnalités supplémentaires à votre système. DÉCISION 2 : A QUI APPARTIENT LE SYSTÈME? La première décision qui doit être prise lors de la conception d’un système TnT est la plus pratique : qui possédera, exploitera et financera le système ? Cette décision aura un impact sur toutes les autres décisions relatives à la conception du système, ainsi qu’à l’attribution de l’au- torité finale dans la prise de ces décisions et des modifications à faire au fur et à mesure que l’on passe de la conception du système à sa mise en œuvre. Parmi les questions essentielles auxquelles répondra cette problématique figurent : 17 Les Outils Didactiques Quels sont les besoins de l’administrateur du système auxquels le TnT peut répondre ? La propriété du système permet de détermine non seulement les données dont le système aura besoin, mais également qui devra avoir accès à ces données. Différents acteurs de la chaîne d’approvisionnement OD peuvent avoir des objectifs différents en matière de visibilité des données. Par exemple, un ministère de l’Éducation, responsable envers les enseignants et les élèves, peut être principalement concerné par l’utilisation d’un système TnT pour dé- terminer les besoins en livres pour l’année scolaire à venir ou être en mesure de voir où se trouvent les livres le long de la chaîne d’approvisionnement afin qu’ils puissent identifier le moment et le lieu où les expéditions sont bloquées en cours de route. Cela peut nécessiter la capacité de connaître la disponibilité et les besoins en livres afin de faire des prévisions, ou la capacité de suivre les livres au fur et à mesure qu’ils traversent les niveaux intermédiaires de la chaîne d’approvisionnement. D’un autre côté, un ministère des Finances, responsable devant le gouvernement national et les donateurs internationaux, peut être principalement chargé de vérifier avant d’effectuer le paiement qu’un distributeur sous contrat a rempli ses obligations contractuelles en livrant les OD. Dans un tel cas, être en mesure de confirmer les livraisons de livres à la dernière étape peut être l’objectif principal du système. Combien êtes-vous prêts à dépenser pour développer le système et le garder fonctionnel ? Il s’agit d’un élément important et souvent négligé dans la conception du système. Un système TnT peut différer considérablement en termes de coût d’installation et de maintenance, en fonction de la complexité de sa conception. Un système relativement simple peut être assez économique à exploiter et être adapté aux changements dans la chaîne d’approvisionnement du OD, nécessitant des ressources minimales pour lui permettre de continuer à fonctionner comme prévu. Un système complexe peut être en mesure de fournir des fonctionnalités sup- plémentaires, mais il sera également plus coûteux à installer et à entretenir, plus susceptible d’avoir besoin de changer à mesure que la structure du système d’approvisionnement évolue autour de lui et sera plus couteux à changer le moment opportun. Avant de répondre aux questions sur ce que le système fera, il est important de comprendre les limites auxquelles il sera confronté en termes de budget et de capacité technique de l’organisation qui le fera fonctionner. Tout au long de ce guide, nous essaierons d’indiquer où une décision particulière a un impact financier important sur le coût global du système. Malheureusement, il est difficile de donner des chiffres exacts, car le coût global d’un système dépend de nombreux facteurs qui ont un impact les uns les autres. Cependant, voici un guide rapide des décisions importantes qui influ- enceront les coûts. Pour un examen plus approfondi du coût d’un système dans son ensemble, voir l’annexe V : Étude de cas : Coûts finaux pour le Track and Trace au Cambodge. Complexité. Les systèmes peuvent varier considérablement dans leur niveau de complex- ité. Un système relativement simple pourrait demander à un seul groupe de répondants de remplir une seule réponse (comme les directeurs d’école confirmant quand ils reçoivent une livraison de livres). Un système beaucoup plus complexe pourrait impliquer plusieurs groupes différents de répondants pour effectuer plusieurs tâches différentes, telles que les directeurs d’école envoyant des informations sur les besoins en livres, les employés d’entrepôt scannant les expéditions entrantes et sortantes, les fonctionnaires locaux de l’éducation confirmant les livraisons de livres et les groupes communautaires effectuant des contrôles ponctuels dans les salles de classe, le tout avec un système d’alertes et de notifications diverses déclenché à différentes étapes. En général, un système simple coûtera beaucoup moins cher à dévelop- 18 Les Outils Didactiques per qu’un système plus complexe. Les systèmes complexes peuvent prendre des ordres de plus grande amplitude, mais ils nécessitent plus de temps pour un développeur de logiciels à installer et à tester, et le temps d’un développeur est généralement coûteux. Pour la même raison, le coût des modifications sera beaucoup plus élevé dans un système plus complexe, car un système complexe prendra beaucoup plus de temps aux développeurs de logiciels pour démêler, réformer et tester à nouveau si vous devez apporter des modifications. En général, il est plus facile d’ajouter de la complexité à un système plus simple que de simplifier un système plus complexe. Choix technologique. Peut-être contre-intuitivement, un système TnT basé sur des smart- phones et utilisant des formulaires en ligne ou des applications pour smartphones peut être moins coûteux à exécuter qu’un système TnT basé sur SMS ou SVI (voir la section technologie ci-dessous pour revoir les choix technologiques). En effet, une fois configurées, les données nécessaires au fonctionnement d’un système basé sur un smartphone sont généralement assez simples, de sorte que les utilisateurs du système sont susceptibles d’être prêts à utiliser leur propre connexion de données mobiles pour l’exécuter. Les messages standards envoyés via une application de messagerie à une liste de diffusion sont généralement gratuits. A l’in- verse, dans un système basé sur la technologie SMS ou SVI, chaque fois qu’un message est envoyé entre le système et un utilisateur individuel, il y a un coût. Bien que le coût d’un mes- sage soit faible, ils peuvent s’accumuler rapidement lorsque des milliers d’utilisateurs entrent et reçoivent des données. Par exemple, dans le système pilote Track and Trace au Malawi, le gouvernement a négocié un numéro gratuit pour la messagerie SMS avec l’un des deux princi- paux opérateurs de réseau du pays, qui a coûté environ 200 USD à mettre en place et environ 140 USD par mois pour l’abonnement. Si le système s’était étendu, le gouvernement aurait dû négocier un numéro sans frais supplémentaire avec l’autre grand opérateur pour assurer une couverture géographique maximale. D’autre part, au Cambodge, le gouvernement gère un babillard sur l’application de messagerie Telegram, où il peut publier des messages standards que tout directeur d’école abonné à la chaîne pourra voir ; cette configuration est gratuite, bien que la fonctionnalité de chatbot supplémentaire incluse au Cambodge entraîne des coûts additionnels. Choix principal du logiciel. La façon dont vous développez votre logiciel peut modifier con- sidérablement les coûts de fonctionnement du système. Par exemple, si vous choisissez d’utiliser une plate-forme open source à laquelle vous pouvez accéder gratuitement, vous devrez embaucher des développeurs pour personnaliser le système selon vos besoins, et pour mettre à jour et maintenir en permanence le système. D’un autre côté, alors que les logiciels propriétaires avec une licence payante sont généralement fournis avec ces fonctions de mise à jour et de maintenance logicielles incluses et peuvent être gratuits pour l’utilisateur moyen de votre système, le coût de ces progiciels peut être sensible au nombre d’administrateurs qui devront avoir accès à votre système. Par exemple, les licences d’un système logiciel pro- priétaire peuvent coûter 100 USD par mois pour chaque personne ayant besoin d’un accès de niveau administrateur au système (pour pouvoir apporter des modifications au système et aux données qu’il contient), alors qu’elles ne coûtent que 10 USD par mois pour chaque personne ayant besoin d’un accès basique (possibilité d’accéder au tableau de bord et d’exporter les données). Les tarifs des licences de logiciels propriétaires peuvent également être influencés par la nature de l’acheteur, de nombreuses entreprises offrant des remises aux organisations à but non lucratif, mais considérant les gouvernements des pays comme des personnes morales, leur facturant ainsi des prix beaucoup plus élevés. Bien que vous puissiez penser qu’il est 19 Les Outils Didactiques possible de négocier ces tarifs en faisant appel au bien public que le système aura, c’est néanmoins une considération qui doit être prise en compte avant de choisir une plate- forme logicielle. Logiciels supplémentaires. En plus du logiciel principal qui constitue l’épine dorsale de votre système, vous aurez peut-être besoin de progiciels supplémentaires pour activer des fonctions supplémentaires. Par exemple, si vous utilisez des formulaires en ligne qui doivent se con- necter à votre base de données principale, vous aurez peut-être besoin d’un progiciel supplé- mentaire pour établir cette connexion. Si vous utilisez un chatbot pour envoyer des messages bidirectionnels, vous aurez peut-être besoin d’un progiciel supplémentaire pour exécuter le chatbot. Si vous avez des gestionnaires d’entrepôt qui scannent des codes-barres sur leurs téléphones, vous aurez peut-être besoin d’un progiciel supplémentaire. Chacun de ces pro- giciels peut entraîner des frais supplémentaires par utilisateur. Par exemple, la version pilote de la plate-forme Track and Trace du Cambodge a utilisé le logiciel TaroWorks pour permettre aux employés d’entrepôt et aux responsables de district de numériser les codes-barres de livraison pour suivre des livraisons spécifiques au fur et à mesure qu’ils les recevaient. Le coût de TaroWorks varie selon le nombre d’utilisateurs, d’environ 458 $ par mois pour un maximum de 20 utilisateurs (23 $ par utilisateur) à 1 100 $ par mois pour un maximum de 100 utilisateurs (11 $ par utilisateur). En fin de compte, le Cambodge a décidé qu’il ne pouvait pas prendre en charge ces coûts à l’échelle nationale et a plutôt supprimé tout suivi de la conception de son système après le pilote. Formation. Le coût de fonctionnement le plus important de nombreux systèmes est la forma- tion requise pour les utilisateurs. Un système plus complexe avec plus d’utilisateurs exécutant de nombreuses fonctions différentes au sein du système nécessitera une formation beaucoup plus complexe, qui peut être beaucoup plus coûteuse. Cependant, un système basé sur un smartphone, en particulier un système moins complexe, offre la possibilité d’une formation à distance et juste-à-temps qui peut être effectuée en envoyant des supports de formation, éliminant presque le besoin de se déplacer pour se réunir et tenir une session de formation ou de recyclage. Pour cette raison, le coût de la formation peut varier considérablement, allant de dizaines de milliers de dollars pour louer des lieux et payer le transport de centaines ou de milliers de personnes pour une formation en personne, à quasiment gratuit avec la distribution de supports de formation électroniques juste-à-temps. Taille du pays. Bien entendu, la taille du pays, en termes de nombre d’écoles incluses et de nombre d’autres utilisateurs qui pourraient être inclus, aura un impact sur les coûts globaux. L’impact le plus direct que cela a est simplement sur le nombre d’interactions avec le système. Encore une fois, dans un système basé sur SMS ou SVI, chaque interaction a généralement un coût. De plus, dans les systèmes basés sur les smartphones qui envoient des alertes et des notifications individuelles aux utilisateurs (par opposition aux messages entièrement standardisés), le nombre d’utilisateurs et le nombre d’alertes/messages configurés varieront considérablement entre un petit et un grand pays. Cela devient encore plus compliqué dans les systèmes qui incluent une capacité de messagerie bidirectionnelle, où les utilisateurs ont la possibilité de lancer des requêtes ou des messages à tout moment, car vous ne pourrez pas définir de plafond sur le nombre total d’interactions initiées par les utilisateurs. Par exemple, le 20 Les Outils Didactiques système Track and Trace du Cambodge utilise un logiciel appelé FlowXO pour exécuter son chatbot ; cela coûte 19 $ par mois pour un forfait de base de 5 000 interactions, plus 25 $ par mois pour chaque forfait supplémentaire de 25 000 interactions autorisées mensuellement. Pendant les mois de faible activité, parfois seul le coût de base couvre les besoins. Cependant, pendant les mois de forte activité, comme lorsque les écoles soumettent leurs informations de requêtes de livres ou confirment les livraisons de livres, jusqu’à neuf packages supplémen- taires de 25 000 interactions peuvent être nécessaires, dans un pays comptant environ 9 000 écoles, coûtant ainsi plus de 250 $ par mois pour ces mois-là. DÉCISION 3: QUEL EST L’OBJECTIF DU SYSTÈME? La deuxième grande décision à prendre lors de la conception d’un système TnT est d’identifier l’objectif du système dans un contexte spécifique. Un seul format ne convient pas à tous, et avoir une compréhension des objectifs particuliers que votre pays, et plus précisément ceux que le propriétaire du système a pour celui-ci, aidera à guider toutes les autres décisions que vous devrez prendre pendant le processus de conception. L’objectif principal d’un système TnT pour la plupart des pays appartiendra à l’une des deux catégories suivantes. Pour les pays les plus soucieux d’accroître la visibilité pour savoir si les OD atteignent ou non leurs destinataires dans les écoles et les familles, un système relative- ment simple axé sur les étapes initiale et finale de la chaine d’approvisionnement (premier et dernier kilomètre) leur permettra de mieux répondre à cette question. D’autre part, pour d’au- tres pays qui peuvent être concernés par l’identification des pertes ou des retards tout au long de la chaîne d’approvisionnement et la possibilité pour les utilisateurs d’accéder en temps réel à des informations exploitables sur l’état des livres tout au long de la chaîne d’approvisionne- ment, un système plus complexe de Suivi Complet sera nécessaire. Il est important de noter qu’un modèle n’est pas intrinsèquement meilleur que l’autre. Chaque modèle a sa place, et chacun sera capable d’étendre considérablement la visibilité de la chaîne d’approvisionnement des OD. La règle d’or à garder à l’esprit est que vous devez identifier la question à laquelle vous voulez répondre et ne collecter que les informations qui vous aideront à répondre à cette question. Une considération importante pour l’objectif de votre système est de s’entendre sur : 1. Qui en sont les utilisateurs? 2. Qui a besoin d’un accès et à quelles fonctions ont-ils besoin d’accéder? 3. De quelles informations ont-ils besoin pour mesurer l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement ? Pour vous aider à réfléchir à la façon dont les utilisateurs du système TnT mesureront cette ef- ficacité, passez directement à la section ci-dessous sur les tableaux de bord et les indicateurs de performance clés, puis revenez à cette partie. 21 Les Outils Didactiques DÉCISION 4: IDENTIFIER VOTRE MODÈLE TNT La décision suivante à prendre est le niveau de détail de votre système TnT. Il existe deux options principales : un modèle de Suivi du Premier et Dernier Kilomètre et un modèle Suivie Complet. Modèle de suivi du Premier et Dernier Kilomètre En général, un modèle de Suivi du Premier et Dernier Kilomètre suivra le matériel d’apprentis- sage aux étapes initiale et finale de la chaîne d’approvisionnement, sans suivre ce qui se passe entre les deux. Les principaux avantages de ce type de modèle sont qu’il est moins coûteux à développer et à mettre en œuvre et qu’il peut souvent utiliser une technologie plus simple. Mais Il permet une grande visibilité sur la question clé à laquelle un système TnT devrait être capable de répondre: si oui ou non les OD atteignent leurs destinataires. Un autre avantage est qu’il permet un degré de flexibilité beaucoup plus élevé si la structure de la chaîne d’appro- visionnement change au fil du temps. Pour les pays qui ne disposent pas actuellement d’une visibilité précise et en temps réel sur quels OD sont finalement livrés et à quels destinataires, ce type de modèle offre une avancée importante dans la capacité de surveiller la chaîne d’approvisionnement, avec l’effort de configuration initiale le plus faible et la probabilité la plus élevée d’une mise en œuvre réussie et durable. Garder le système simple nécessite moins de temps de formation pour les utilisateurs, ce qui est important car les coûts/faisabilité de la formation au niveau national sont très importants et doivent être pris en compte dans les décisions de conception du TnT. Enfin, pour les pays qui dépendent de sous-traitants tiers pour distribuer les supports d’apprentissage, un système de suivi complet peut ne pas être pratique à appliquer, tandis qu’un modèle de Suivi du Premier et Dernier Kilomètre vous permettra de commencer à incorporer des mesures de performance robustes dans les contrats de vos distributeurs. L’inconvénient de ce type de modèle est bien sûr qu’il n’offre pas de visibilité sur les étapes intermédiaires de la chaîne d’approvisionnement. Pour les pays les plus préoccupés par les pertes et les retards le long des différentes étapes de la chaîne d’approvisionnement, ce modèle peut identifier la quantité globale de pertes et de retards dans le système, mais ne vous permet pas de déterminer le lieu où cela se produit. Plus concrètement, ce type de modèle ne permettra pas aux écoles de suivre leurs livraisons par le biais d’alertes ou de communications sur le statut des OD tout au long de la chaîne d’approvisionnement, et il ne fournira pas non plus d’informations exploitables au niveau central lorsque les OD transitent par chaque maillon le long de la chaîne d’approvisionnement. C’est-à-dire qu’un système de Suivi du Premier et Dernier Kilomètre peut fournir une notification aux écoles lorsque les livres quittent l’entrepôt central, mais il ne peut pas fournir de mises à jour aux écoles lors de leur parcours le long de la chaîne d’approvisionnement. De même, bien que cela permette au personnel du niveau central de surveiller le niveau global de retard dans la distribution, cela ne permettra pas d’identifier avec précision où la distribution s’est arrêtée à un point particulier le long de la chaîne d’approvisionnement. Par exemple, le personnel du niveau central peut être en mesure de voir que les écoles d’un département particulier n’ont pas reçu leurs livraisons de OD, mais ne pourra pas voir si le problème se situe au niveau du bureau départemental, du bureau régional ou des écoles elles-mêmes. Alternativement, un système de Suivi du Premier et Dernier Kilomètre peut identifier que les livres ont subi plus de dommages dans un dépar- tement particulier que dans d’autres, mais n’identifiera pas le lieu exact où les dommages se sont produits. 22 Les Outils Didactiques Avantages: Inconvénients: Permet une visibilité dans les écoles pour Les écoles ne seront pas en mesure de recev- voir si les OD atteignent effectivement oir des mises à jour sur la localisation de leurs leurs destinataires colis en transit Moins cher et plus facile à mettre en place Ne fournit pas d’informations précises sur les lieux où les retards et les pertes se produisent Permet une plus grande flexibilité dans la con- Sans informations exploitables sur les retards, ception du système, augmentant la probabilité les responsables au niveau central de l’appro- qu’il puisse être utilisé à long terme avec des visionnement ne sont pas aussi facilement en changements minimes mesure de résoudre les problèmes de distri- bution en temps réel Implique moins de formation Si des sous-traitants sont utilisés pour la distri- bution, ce système permettra un suivi étroit de leur performance y compris l’incorporation de paiements basés sur la performance dans les contrats 23 Les Outils Didactiques Modèle Suivi Complet Comme son nom l’indique, le modèle de Suivi Complet suivra le support d’apprentissage de la première a la dernière étape de la chaîne d’approvisionnement, ainsi que ce qui se passe le long les étapes intermédiaires. Le modèle de suivi complet vous permet de suivre les expédi- tions tout au long de la chaîne d’approvisionnement, et ainsi de mieux la comprendre dans l’optique de l’identification ou du ciblage de problèmes tels que les retards, les détériorations et les pertes dans le système. Ce type de modèle peut permettre aux écoles de recevoir des mises à jour sur le statut de leurs colis au fur et à mesure qu’ils se déplacent dans la chaîne d’approvisionnement, ce qui peut améliorer leur propre capacité de planification et leur per- mettre de déclencher une alarme lorsque les livraisons ne se déroulent pas comme prévu. De même, il permet au niveau central de vérifier le statut de la distribution. Il peut aussi fournir des informations exploitables qui leur permettent de faire avancer les choses en cas de besoin. Bien entendu, ce niveau de visibilité a un coût. Tout en fournissant des données plus concrètes et une image plus détaillée par rapport à un modèle de suivi du Premier et Dernier Kilomètre, les modèles Suivi Complet nécessitent une forte capacité de la chaîne d’approvisionnement et des ressources humaines au(x) étapes(s) intermédiaire(s) car les OD sont suivis et signalés lors de leur arrivée et de leur départ des emplacements intermédiaires. Ces modèles sont intrinsèquement plus coûteux à concevoir et à exploiter, car ils impliquent une formation supplémentaire et plus d’heures-personnes pour suivre le mouvement des livres, ainsi que des coûts supplémentaires pour les technologies de suivi, les équipements tels que les scanners de codes-barres/smartphones et la connectivité Internet à chacun des niveaux intermédiaires de la chaîne d’approvisionnement. De plus, comme ils cartographient nécessairement chaque mouvement le long de la chaîne d’approvisionnement, la conception est plus rigide et toute modification de la structure de la chaîne d’approvisionnement nécessite une mise à jour potentiellement coûteuse du système. Cela peut varier en complexité, de l’ajout simple d’une nouvelle école (ce qui nécessitera une cartographie à partir de laquelle cette école devrait recevoir ses OD), à l’ajout d’un nouvel entrepôt (ce qui nécessitera la modification des interactions pour les écoles qu’elle fournira désormais), à l’ajout ou la suppression d’un maillon entier de la chaîne d’approvisionnement (ce qui nécessiterait de remapper tous les autres maillons). “Les ministères de l’Éducation devront investir dans la saisie de données, les logiciels person- nalisés et les composants électroniques. De même, la formation, les mises à jour du système et l’assistance peuvent augmenter à mesure que des ensembles de fonctionnalités sont ajoutés.” (All Children Reading, 2018, paragraphe final). 24 Les Outils Didactiques Avantages: Inconvénients: Fournit des informations exploitables aux Plus coûteux à concevoir et à exploiter planificateurs du niveau central pour leur permettre d’identifier les problèmes tels que les retards et les colis endommagées et de les résoudre en temps réel Peut permettre aux écoles de surveiller leurs Implique plus de formation et nécessite plus livraisons, et ainsi de donner l’alerte lorsque le de capacités en ressources humaines aux processus ne se déroule pas comme prévu niveaux intermédiaires du système Comme avec un modèle de Suivi du Premier La conception est plus rigide, plus résistante et Dernier Kilomètre, fournit une visibilité sur à une modification future du système, ce qui les OD atteignant finalement leurs destina- peut nécessiter un investissement important taires pour l’ajuster Peut ne pas convenir aux pays qui sous-trait- ent la distribution de OD 25 Les Outils Didactiques Comment décider L’expérience a montré qu’un système plus simple est beaucoup plus susceptible d’être mis en œuvre et maintenu à long terme, tout en fournissant la plupart des fonctionnalités néces- saires pour déterminer si les OD atteignent ou non leurs destinataires. Pour cette raison, si vous n’êtes actuellement pas en mesure de suivre en temps réel si les livres parviennent ou non à leurs destinataires, nous vous recommandons de commencer par un modèle de Suivi du Premier et Dernier Kilomètre. Vous ne devriez envisager de passer à un modèle de suivi com- plet qu’une fois que vous disposerez déjà d’un système qui suit de manière fiable le dernier maillon. Encore une fois, il peut être utile de passer directement à la section Tableaux de bord et indicateurs de performance clés ci-dessous pour avoir des idées sur ce que vous souhaitez que votre système suive. Les indicateurs les plus importants de cette section peuvent tous être suivis dans un système de modèle de Suivi du Premier et Dernier Kilomètre ; l’ajout d’un suivi aux niveaux intermédiaires ne vous donne en général que des détails supplémentaires. ETUDE DE CAS: MODÈLES SUIVI COMPLET ET SUIVI DU PREMIER ET DERNIER KILOMÈTRE EXEMPLES CONCRETS Réajustement du modèle Suivi Complet au modèle de Suivi du Premier et Dernier Ki- lomètre Les itérations évolutives de Track and Trace au Cambodge et en Afghanistan démontrent les compromis qui doivent être pris en compte entre la simplicité et la visibilité des OD à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement. Au Cambodge, le premier pilote Track and Trace était le modèle de Suivi Complet à part entière. TnT a suivi les livres à de nombreux points de la chaîne d’approvisionnement. Lors de l’expédition dans des camions, les responsables d’entrepôt scannaient les codes-barres sur les documents d’expédition rattachés aux palettes de livres emballés selon les exigences du département. À leur arrivée au niveau du département, les chauffeurs de camion ont scanné à nouveau pour mettre à jour l’emplacement dans le système et les responsables de l’éducation du département ont scanné les listes d’expédition une fois les palettes déchargées pour confirmer la livraison à leur niveau. Les directeurs d’école ont reçu une notification par chatbot indiquant que leurs livres étaient arrivés, et une fois qu’ils se sont rendus au bureau de l’éducation du département, ils ont utilisé un formulaire en ligne accessible via le chatbot pour saisir le nombre et les types de livres qui leur ont été attribués dans cette expédition. Les comités de soutien scolaire ont ensuite été informés par messagerie automatique que les livres arriveraient dans leurs écoles et ont à leur tour utilisé un formulaire en ligne pour saisir les données sur les livres qu’ils ont déballés à l’école une fois que le directeur de l’école est revenu avec. Ce modèle de Suivi Complet a été de courte durée. Bien que cette approche ait fourni de nombreuses données précieuses, elle s’est avérée inadaptée face aux changements fréquents et inattendus apportés par le ministère de l’Éducation dans le processus de la chaîne d’appro- visionnement. Par exemple, le système a été conçu pour un seul distributeur de livres, mais le gouvernement a fini par utiliser deux distributeurs, ce qui a généré de multiples enregistrements et une grande confusion parmi les utilisateurs. Le ministère de l’Éducation a alors décidé que les livres devaient être distribués au niveau du cluster, et non du département, ce qui a encore une fois invalidé le TnT, dont l’architecture était basée sur la distribution au niveau du département. 26 Les Outils Didactiques Ces changements ont nécessité un réaménagement de la plate-forme TnT, ce qui s’est avéré coûteux et chronophage. Avant de passer à une mise à l’échelle nationale, il a été conclu que de tels types de changements dans les processus de la chaîne d’approvisionnement étaient susceptibles de continuer à se produire à l’avenir et qu’une rationalisation et une simplification du système de suivi et de traçabilité devraient donc être effectuées avant la passation finale au ministère de l’Education pour assurer son utilisation et sa durabilité à long terme. Le modèle TnT utilisé aujourd’hui au Cambodge, à l’échelle nationale, s’inscrit désormais da- vantage dans une approche Premier et Dernier Kilomètre. Après avoir reçu une notification par messagerie automatique, les écoles utilisent TnT pour saisir les données sur les besoins en livres. Celle-ci est convertie en une liste nationale d’affectation de livres et utilisée pour l’approvi- sionnement par le ministère de l’Éducation. Lorsque les directeurs d’école reçoivent leurs livres, ils entrent des données dans TnT sur le nombre et le type de livres reçus. D’autres fonctions de messagerie automatique permettent aux directeurs d’école i.) d’obtenir des données sur les livres approuvés par le MEN pour leur école et ii.) d’informer le MEN d’un problème. La fonction- nalité permettant aux membres de la communauté scolaire de saisir des données de vérification ponctuelle des livres a également été conservée. Cependant, aucune donnée n’est maintenant disponible sur TnT sur les livres à aucune des étapes intermédiaires de distribution jusqu’à ce que les directeurs d’école les reçoivent. Cette simplification a été un facteur majeur dans la prise en charge par le gouvernement des coûts de fonctionnement du TnT. À seulement 9 000 $ par an pour l’ensemble du pays, le TnT est un outil abordable et pérenne pour le ministère de l’Édu- cation cambodgien. Cela n’était possible qu’en réduisant les fonctionnalités. Il est intéressant de noter qu’une réduction similaire des fonctionnalités s’est produite en Afghan- istan avec la plate-forme OTIMS (Système de gestion d’inventaire de manuels en ligne). Les ver- sions initiales de la plate-forme prises en charge par Creative Associates avaient des utilisateurs à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement et suivaient des colis de livres spécifiques grâce à la numérisation et au GPS. Au fil du temps, les coûts et la complexité associés à cela ont entraîné une rationalisation importante. Les versions ultérieures ne suivent plus les livres directe- ment depuis les imprimeurs, mais depuis les entrepôts de Kaboul, et ne tentent plus de confirmer la présence des livres dans les écoles, mais s’arrêtent plutôt au niveau du département. La morale de ces expériences? S’il existe une probabilité que les processus de la chaîne d’appro- visionnement OD changent, il peut être préférable de développer une plate-forme plus simple qui ne nécessite pas de réaménagement ultérieur. Bien que cela réduise la visibilité à chaque étape de la chaîne, la plate-forme TnT sera en mesure de s’adapter à tout changement ultérieur du processus d’approvisionnement OD que le ministère de l’Education pourrait décider. De plus, un simple suivi de l’expédition depuis l’entrepôt central a la réception finale au dernier maillon participe à la réduction d’une série de coûts (technologie, supports, formation et ressources humaines) et peut suffire à atteindre la majorité des objectifs d’un gouvernement. (Creative, 2018; A. Kishore, communication personnelle, April 13 2021; Kishore & Sadat, 2019; Lovenburg, 2017; WBG 2019, 2020a, 2020b.) 27 Les Outils Didactiques EXEMPLES CONCRETS La nature versatile des chaînes d’approvisionnement OD et l’impact sur les plateformes TnT Depuis sa création en 2007, le LTM MIS rwandais a connu trois itérations provoquées en partie par des changements majeurs dans la politique gouvernementale en matière de manuels, y compris un retour de la décentralisation à la centralisation (Global Partnership for Education Secretariat, 2013; N. Read, communication personnelle, April 19 2021; Read, N, 2016, 2017). L’OTIMS de l’Afghanistan a également subi une révision majeure lorsqu’il a été adapté à l’échelle nationale (A. Kishore, communication personnelle, April 13 2021). Le TnT du Cambodge a égale- ment connu trois réaménagements/révisions depuis 2017 pour tenir compte des changements dans les exigences du ministère de l’Éducation et des procédures de fourniture de manuels. Les fonctions de communication et de gestion des attentes peuvent varier considérablement, de sorte que le choix des outils ou des plates-formes dépend beaucoup des buts et objectifs de votre communication. Tous les pays disposaient d’un système TnT multi-fonctionnel avec une architecture complexe qui fournissait et collectait des données de différents types d’utilisateurs à différents points de la chaîne. Les changements de n’importe quel élément de la chaîne d’appro- visionnement et des utilisateurs ont considérablement compromis les TnT existants, nécessitant un réajustement coûteux. DÉCISION 5: QUELS COMPOSANTS SUPPLÉMENTAIRES SERONT INCLUS DANS VOTRE SYSTÈME? À son niveau le plus élémentaire, un système de suivi et de traçabilité suit les livraisons OD tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Cependant, il existe d’autres fonctionnalités d’un système numérisé qui élargissent considérablement les fonctionnalités du système. Nous les examinerons ci-dessous. 5A : SYSTÈME DE COMMUNICATION ET DE GESTION DES ATTENTES Le système de suivi le plus élémentaire permettrait simplement de recueillir des informations sur l’emplacement des expéditions OD et de mettre ces informations à la disposition du per- sonnel de gestion de la chaîne d’approvisionnement au niveau central. Bien que cela puisse augmenter la réalité des données disponibles au niveau central, cela ne va pas plus loin pour accroître la visibilité et l’utilisabilité de ces données. Pour aller plus loin, l’ajout de fonctions de communication et de gestion des attentes pousse cette fonctionnalité de base beaucoup plus loin et l’ouvre aux utilisateurs à tous les niveaux du système. Ces fonctions peuvent tout inclure, de la diffusion de simples rappels, à la possibilité pour les distributeurs, les responsables locaux de l’éducation et les communautés de la dernière étape d’accéder au système pour voir le statut de leurs envois, aux alertes automatisées qui aver- tissent le personnel de supervision approprié lorsqu’un envoi arrive endommagé ou disparaît pour leur permettre d’agir rapidement pour corriger le problème. Voici quelques exemples des types de communications qui peuvent être comprises dans un système de suivi et de traçabilité : 28 Les Outils Didactiques Messages générés automatiquement par le TnT - Envoyés aux utilisateurs : Directeurs d’école - Rappels: ● Vous n’avez pas … (soumis votre commande de livre, confirmé votre livraison, etc.). Alertes: ● Vous pouvez.. (soumettre vos données de demande OD. Veuillez soumettre avant XX. Veuillez regarder cette vidéo pour vous rafraichir la mémoire) ● Vos livres ont été expédiés ● Vous pouvez vérifier ici pour voir quels livres ont été approuvés pour votre école ● Vos livres sont prêts à être récupérés. Distributeurs/personnel du ministère de l’Éducation - Alertes: ● Le colis XX est manquant/retardé/endommagé ● Le colis du département XX a été expédiée Communications envoyées par les utilisateurs : Requêtes: ● Qu’est-ce qui a été approuvé pour l’école XX? ● Quand l’envoi scolaire XX sera-t-il expédié? ● Où....? ● Comment faites-vous.... Pour demander/confirmer des livres? ● Cet envoi a subi X détériorations 29 Les Outils Didactiques EXEMPLES CONCRETS Communications : alertes, notifications, rappels utilisés dans les systèmes TnT En Afghanistan, le Book Tracker de Creative Associates disposait d’une gamme de rapports et d’alertes spécifiques, exploitables et automatiques qui étaient envoyés aux utilisateurs à dif- férents niveaux (Creative Associates International, 2018). Par exemple, au fur et à mesure que les livres se déplaçaient le long de la chaîne d’approvisionnement, si un utilisateur au niveau de la région saisissait des données dans le système indiquant que certains des livres reçus étaient endommagés, cela activait l’envoi de courriels aux personnes appropriées pour les amener à commencer à prendre des mesures, par exemple à envoyer plus de livres, avant même que les livres ne soient arrivés dans les écoles (A. Kishore, communication personnelle, April 13 2021). Au Rwanda, dans le cadre de l’approche décentralisée de commande de livres en milieu scolaire utilisée par le Conseil rwandais de l’éducation (REB) en 2010, à l’aide de leur système d’informa- tion de gestion numérique des LTM, lorsque les écoles ont reçu leur bon de commande de 2010, il a été constaté qu’elles n’avaient pas commandé à hauteur de l’allocation budgétaire prévue par le REB. Au cours des années suivantes, un seuil a été appliqué dans le SIG des LTM lors de la commande, signalant toute école ne commandant pas à hauteur de 10 % de son allocation budgétaire. Les responsables du REB ayant accès à la plateforme MIS ont pu voir quelles écoles ne commandaient pas correctement, ont contacté les écoles et ont fourni un soutien supplémen- taire pour finaliser leur processus de commande. (Read, N, 2017). Les fonctions de communication et de gestion des attentes peuvent varier considérablement, de sorte que le choix des outils ou des plates-formes dépend beaucoup des buts et objectifs de votre communication. Pour cette raison, il est très important de définir les exigences, en commençant par savoir si vous voulez / avez besoin ou non d’un programme interactif où les utilisateurs peuvent recevoir et répondre aux messages ainsi que faire des commandes, ou simplement un moyen d’envoyer des notifications. Généralement, pour les messages de rappel ou les mises à jour semi-régulières (rappels d’événements, astuces d’utilisation), il suffit d’envoyer des messages à sens unique (sans option de réponse). Pour les interactions plus complexes permettant aux utilisateurs d’exécuter des requêtes ou lorsqu’il est nécessaire de collecter des données auprès des utilisateurs, une interaction bidirectionnelle sera plus appropriée. Une autre considération clé est de savoir si le système doit être en mesure d’envoyer des messages à des personnes spécifiques ou si la communication sera entièrement généralisée. Par exemple, si le système est configuré pour envoyer une alerte lorsqu’un envoi est signalé comme endommagé, qui recevra cette alerte? S’agira-t-il de la même personne ou du même groupe pour toutes ces alertes, ou la personne alertée dépendra-t-elle de l’endroit où l’envoi a été signalé - par exemple, alerter un gestionnaire d’approvisionnement d’un département particulier lorsqu’une école de son département signale un problème. Par exemple, si le sys- tème doit être en mesure d’identifier quand une école en particulier est en retard dans l’envoi de sa demande de livre et de lui envoyer un rappel, enverra-t-il simplement un rappel à toutes les écoles? Ou le système doit-il avoir une liste des personnes contact pour chaque école ainsi que leurs coordonnées, et être en mesure de communiquer directement avec celles-ci? 30 Les Outils Didactiques Dans le cas le plus simple, le système peut simplement diffuser un message à toutes les écoles, par exemple à un canal de messagerie pour tous les directeurs d’école, ce qui nécessite seulement que ces derniers sachent s’abonner à la chaîne. Dans le cas plus complexe, le système doit avoir un enregistrement complet de tous les contacts pertinents, et cette liste doit être constamment mise à jour à mesure que le personnel change ou même que leurs coordonnées changent. Lors de la définition des besoins, il est également important de tenir compte des contraintes de financement à court terme (pendant la phase initiale de développement) ainsi qu’à plus long terme pour les coûts de fonctionnement et la maintenance de routine. Souvent, plus un système est complexe, plus il est coûteux pour le développement (par exemple, les coûts de conception / programmation, l’achat de logiciels / matériel, les frais de télécommunication) et les coûts de fonctionnement (par exemple, les abonnements basiques, les frais de télécommunication, le temps d’antenne, etc.). De plus, les besoins en Définition formation et les coûts connexes liés à l’utilisation, à l’entretien et à la dotation Un système à sens en personnel devraient être pris en considération. unique fonctionne par l’envoi de messages aux abonnés de manière planifiée ou selon les Questions clés pour définir les objectifs et les buts de la besoins, tandis qu’un système communication : bidirectionnel consiste soit à en- ● Quel type de contenu partagez-vous ? Quand, à qui et à quelle voyer des messages qui invitent fréquence? l’utilisateur à interagir et à répon- ● Quel type de contenu souhaitez-vous recevoir (le cas échéant) ? dre, soit à recevoir des messages ● Comment le contenu doit-il être géré et traité (s’il est reçu) ? (Intelli- initiés par un utilisateur qui invite gence artificielle (IA)/messagerie automatique vs modérateur humain) le système à répondre, en par- ● À quels types d’appareils de communication vos utilisateurs ont-ils courant une série de questions accès ? (téléphone simple, smartphone, tablette, ordinateur) selon un modèle prédéterminé. ● Souhaitez-vous inclure une fonction bidirectionnelle ou une messag- erie unidirectionnelle uniquement? ● Souhaitez-vous visualiser vos données liées à la communication? ● Quelles sont vos contraintes, y compris le budget, le calendrier et la capacité ? EXEMPLE CONCRET L’importance des communications lors de la livraison de OD “Même lorsque le MEN est en mesure de livrer du stock aux autorités éducatives locales, l’étape finale du transport des livres jusqu’à l’école dépasse souvent les ressources de l’autorité locale ou de l’école. Selon le spécialiste des manuels scolaires Vincent Bontoux (communication per- sonnelle), le Timor-Leste est typique de nombreux pays à faible revenu: les manuels distribués par la Direção da Logística centrale aux régions n’atteignent pas les écoles parce qu’il n’y a pas de transport ou de budget. Les écoles qui sont plus proches des magasins de département peu- vent collecter leur stock, et peuvent même prendre plus que leurs affectations officielles, tandis que les écoles dans les zones rurales et éloignées ne sauront que bien plus tard que les livres sont arrivés. Au moment où ils sont au courant, ils découvrent qu’une grande partie du stock a déjà été prise. » (Smart & Jagannathan, 2018, p. 41) 31 Les Outils Didactiques 5B : LE SYSTÈME RECUEILLERA-T-IL DES INFORMATIONS SUR LES OD AU NIVEAU DE L’ÉCOLE ? Une autre fonction qui ajoute beaucoup à l’utilité d’un système de suivi et de traçabilité est l’inclusion d’un composant de commande ou de requête. Ces systèmes peuvent tirer parti de la nature numérique du système de suivi et de traçabilité pour recueillir des informations vitales utilisées pour déterminer ou prévoir les besoins en livres en une fraction du temps qu’il faudrait normalement pour collecter ces données sur un système papier, et avec moins de risque d’erreurs. Cela accélère considérablement les processus de budgétisation et d’approvi- sionnement, ce qui signifie que les données utilisées pour déterminer les commandes de livres peuvent être collectées beaucoup plus près du moment où ces livres seront réellement néces- saires, fournissant une image plus précise du besoin réel. Cependant, il est important de noter que tous les pays ne commandent pas les OD en fonction des informations fournies par l’école. De nombreux pays utilisent d’autres méthodes pour déterminer ce qui sera commandé chaque année, en se référant à la disponibilité du budget ou de l’historique des commandes. Pour un pays qui ne dispose pas d’un système ancré d’utilisation des données au niveau de l’école pour déterminer les besoins ou pour que les écoles puissent elles-mêmes passer des commandes, un composant de commande/requête à TnT peut ne pas être approprié ou peut présenter un niveau de complexité supplémentaire qui devrait être sauvegardé pour un ajout ultérieur au système, après que le système TnT se soit d’abord avéré efficace pour le suivi des livres. Il n’est donc pas recommandé qu’un pays tente d’instituer un système de collecte de données entièrement nouveau et le OD a besoin d’un processus de prévision lors de la mise en place d’un nouveau système de suivi et de traçabilité. Pour un pays qui dispose déjà de ce système, l’étape suivante consiste à déterminer si ces données seront collectées ou non par le nouveau système de suivi et de traçabilité. Une considération importante dans cette décision est de savoir où et comment les besoins sont calculés et avec quelles données. EXEMPLES CONCRETS Un système TnT pour des prévisions et des achats rapides et corrects Les ministères de l’Éducation doivent disposer d’informations précises et a jour sur les niveaux et les besoins en matière de OD dans les écoles afin de déterminer avec précision les besoins en matière d’approvisionnement. Même dans un pays qui dispose d’un système de collecte de données scolaires, tel qu’un système d’information sur la gestion de l’éducation (EMIS), les informations peuvent ne pas être à jour et peuvent ne pas avoir les éléments de données requis pour des prévisions et des projections précises pour les OD (Read, T, 2015). Les processus de de- mande de livres sur papier ont tendance à être propices aux erreurs, incomplets et peuvent pren- dre beaucoup de temps pour atteindre le ministère de l’Education (WBG, 2020a). Les systèmes de suivi et de traçabilité peuvent avoir des fonctionnalités qui fournissent automatiquement une projection précise des besoins nationaux en matière de livres sur la base de données à jour fournies par les écoles. Cela signifie à son tour que les processus nationaux de budgétisation et d’approvisionnement peuvent être réalisés plus rapidement et plus efficacement que via les systèmes papier. Au Rwanda, grâce à leur plate-forme de gestion des manuels en ligne, ils sont en mesure de prévoir les stocks et les besoins budgétaires cinq ans à l’avance, ce qui permet au 32 Les Outils Didactiques gouvernement de s’assurer qu’ils disposent de fonds suffisants (Read, T, 2015). Au Cambodge, les directeurs d’école utilisent maintenant TnT sur leurs smartphones pour rapporter des données à jour sur le nombre d’élèves et les stocks de livres utilisables, et TnT aide ensuite à calculer avec précision les besoins en livres pour la prochaine année scolaire. Avant le TnT, les directeurs d’école devaient effectuer des calculs complexes sur des formulaires papier, ce qui entraînait des erreurs, suivi d’un processus long, et également sujet aux erreurs, par lequel les formulaires de demande passaient du département à la région au niveau central où les fonctionnaires entraient manuellement les données dans des feuilles de calcul Excel. Ce processus prenait jusqu’à six mois. Par conséquent, les directeurs d’école ont été invités à calculer les besoins en livres pour la distribution deux ans à l’avance. Désormais, TnT envoie automatiquement les informations directement au gouvernement central afin qu’elles puissent être utilisées pour la budgétisation et la passation des marchés par le ministère central pour l’année en cours (WBG, 2020a). A quel niveau sont calculés les besoins en OD ? Les besoins en OD peuvent être déterminés de deux manières: soit par la personne ou l’école qui utilisera ces livres, soit par quelqu’un de plus haut dans la hiérarchie du système éducatif. En termes de chaîne d’approvisionnement, ils sont connus sous le nom de systèmes pull and push. Système Pull Dans un système Pull, les besoins en OD sont déterminés par la personne ou l’école qui les utilisera en fin de compte. Dans ce système, l’utilisateur détermine son propre besoin en livres et passe une commande pour un nombre spécifique de chaque type de livre, en fonction de ce dont il pense avoir besoin. Les fonctionnaires de niveau supérieur peuvent approuver un nombre différent de livres pour l’affectation s’il y a des contraintes budgétaires, mais le plus important est que les besoins sont déterminés à la dernière étape. Système Push Dans un système push, les besoins en OD sont déterminés par des niveaux plus élevés de la chaîne d’approvisionnement. Idéalement, ces besoins sont calculés en fonction des données de chaque école, telles que le nombre d’élèves attendus chaque année et le nombre de livres utilisables de chaque type que l’école a actuellement à disposition. Cependant, ces besoins peuvent également être déterminés par des méthodes moins précises telles que l’attribution d’un nombre fixe de OD aux écoles en fonction de la taille de la population. Système hybride Les systèmes de commande n’ont pas besoin d’être purement push ou pull, et en effet, beau- coup ne le sont pas. De nombreux systèmes comprennent les deux à la fois et à différents niveaux; par exemple, un bureau régional ou de département peut calculer les besoins des écoles qu’il dessert et passer une commande au niveau central (ou directement aux éditeurs de livres) pour un nombre spécifique de livres (pull), mais peut ensuite attribuer des livres aux écoles dépendant d’eux (push). Quelles sont les informations nécessaires? La quantité de données utilisées pour déterminer les besoins en OD peut varier considérable- ment d’un système de commande à l’autre, allant de la simple exigence de chiffres budgétaires 33 Les Outils Didactiques nationaux dans un système qui alloue simplement des OD en fonction d’un budget prédéter- miné, à l’exigence d’un ensemble détaillé d’instructions dans un système qui demande aux utilisateurs finaux de commander des titres de livres individuels. Données de titre de OD individuels Un véritable système pull nécessite un processus de commande complexe, l’utilisateur final commandant généralement de nombreux titres à partir d’une longue liste de livres approuvés. Certains systèmes push reposent sur un niveau de complexité similaire, nécessitant des don- nées sur le nombre de copies utilisables de chaque titre OD disponibles dans chaque école. Ce niveau de complexité n’est pas pratique pour les systèmes de commande basés sur SMS ou SVI. Au lieu de cela, l’intégration dans un système de suivi et de traçabilité nécessite que l’utilisateur final ait accès à un smartphone, un ordinateur ou une tablette qui permette l’utilisa- tion d’une application avec une interface utilisateur graphique et un service Internet fiable pour pouvoir utiliser l’application de manière constante tout au long du processus de commande, ou une application qui permet une utilisation hors ligne pour un téléversement ultérieur. En outre, chaque utilisateur final aura besoin d’une formation pour pouvoir utiliser le système, et comme les utilisateurs finaux ne commandent généralement ou ne déclarent ces données qu’une fois par an, ils peuvent avoir besoin d’une formation de recyclage chaque année. Bien qu’il existe des moyens d’atténuer ce problème, com- me décrit ci-dessous dans la section sur les options de for- mation, ces coûts de formation s’ajoutent considérablement au coût global du système. Données d’inscription Les données d’inscription sont beaucoup moins complexes à saisir que les données au niveau du titre et peuvent être saisies au niveau de l’école ou à un niveau intermédiaire. Un système push peut s’appuyer simplement sur le nombre d’enfants inscrits pour chaque année scolaire; ce niveau de détail est réalisable au niveau de l’école par un système basé ▲ Le directeur de l’école utilise un formulaire en ligne pour remplir des données sur le nombre d’étudi- ants actuels et le nombre de livres utilisables par titre. TnT utilise ensuite un algorithme pour calculer combien de livres seront nécessaires par titre. L’algorithme fonctionne à partir des taux estimés de changements dans les inscriptions et les dommages/pertes de livres. 34 Les Outils Didactiques sur SMS, car il suffit de saisir un numéro pour chaque niveau scolaire. Des données d’inscrip- tion plus complexes, telles que les types individuels d’élèves à chaque niveau d’études, ou la saisie par un niveau intermédiaire du système éducatif de données pour plusieurs écoles, sont moins faciles à collecter sur un système basé sur SMS. En général, s’il y a plus de 10 données individuelles à collecter, un système de collecte de données basé sur SMS n’est pas bien adapté et un système d’application pour smartphone est plus approprié. Gardez à l’esprit qu’une certaine formation sera toujours nécessaire pour les utilisateurs qui entrent ces données d’inscription, et si les utilisateurs qui entrent ces données sont au niveau de l’utilisateur final (école), cela peut encore nécessiter un investissement important dans la formation des utilisateurs. Et bien qu’un système basé sur SMS soit parfaitement adapté à la collecte de ces données moins complexes, s’appuyer sur un système basé sur SMS signifie également que bon nombre des options de formation virtuelle évoquées ci-dessous ne seront pas pratiques et qu’une formation supplémentaire en personne est nécessaire. Données démographiques De nombreux pays utilisent des données démographiques pour calculer les besoins en OD. Qu’il s’agisse d’un nombre global d’inscriptions dans une école (la population scolaire totale) ou d’un chiffre communautaire plus large (population globale de la communauté, population d’âge scolaire), les données sur la population sont encore plus simples que les données sur les inscriptions et peuvent être saisies relativement facilement. Dans un système basé sur SMS soit au niveau de l’école, soit, souvent, à un niveau intermédiaire, même lorsque ce niveau saisit des données pour plusieurs écoles. Le revers de la médaille est que ces informations sont souvent déjà collectées et disponibles au niveau central par d’autres moyens, bien qu’elles ne soient pas toujours mises à jour régulièrement. Dans ce cas, un pays mettant en œuvre le suivi et la traçabilité doit déterminer s’il vaut la peine d’ajouter ce niveau de collecte de données à son système de suivi et de traçabilité en échange de chiffres éventuellement plus à jour. Autres données disponibles de manière centralisée De nombreux systèmes push s’appuient sur d’autres données disponibles à un niveau central. Certains peuvent baser les décisions de commande sur le montant du budget disponible ou le nombre de livres achetés l’année précédente. Étant donné que ces données sont par défini- tion déjà disponibles au niveau central, elles n’ont pas besoin d’être collectées par un système de suivi et de traçabilité. 5C : Y AURA-T-IL UNE SURVEILLANCE POST-DISTRIBUTION? Le dernier élément de la conception de votre système TnT consiste à décider s’il faut inclure des fonctionnalités de surveillance de routine ou d’inventaire à l’aide de moyens numériques permettant aux parties prenantes d’avoir un autre moyen de visibilité du système en temps réel. Le suivi post-distribution dans les écoles, y compris l’utilisation d’enquêtes ponctuelles ou d’inventaires, est utile pour diverses raisons. Ils peuvent fournir toute une gamme d’au- tres informations utiles aux parties prenantes en dehors de l’ordre de livraison immédiat. Par exemple, la vérification de l’état des OD utilisés dans les salles de classe peut indiquer si la qualité des supports fournis est suffisante, ou même si les manuels livrés sont ceux qui ont été approuvés par le gouvernement. Les contrôles du nombre réel d’élèves ou du stock utilisable peuvent aider à mesurer si les écoles déclarent de façon incorrecte le nombre d’élèves ou les 35 Les Outils Didactiques niveaux de stock lors de la collecte de données sur les besoins en OD (Smart & Jagannathan, 2018; Read, 2017). En numérisant le processus et en le reliant au TnT, le suivi post-distribu- tion crée également un moyen de vérifier rapidement et systématiquement que les données générées et transmises via la plate-forme TnT sont correctes en permettant une analyse im- médiate par rapport à l’historique de commande, d’approbation ou de livraison déjà présent dans le système. « L’absence généralisée d’inventaire annuel consciencieux des stocks de LTM au sein des écoles et l’absence de surveillance externe régulière des stocks ont plusieurs conséquences. Premièrement, cela signifie que les taux réels de pertes et de dommages et les hypothèses réelles de la vie en classe ne sont pas aussi largement connus et compris dans les systèmes nationaux de gestion des LTM et sont donc ignorés dans le processus de décision sur les commandes. En conséquence, deuxièmement, il existe une tendance dans de nombreux pays à supposer des niveaux de longévité des supports scolaires susceptibles d›être supérieurs à ceux réalisables dans la pratique.” (Read, N, 2017, page 526) Dans la plupart des cas, l’inclusion d’outils de surveillance post-distribution dans le système TnT entraînera la considération de coûts (et de formation) supplémentaires, car la source et le flux de données sont légèrement différents des autres aspects d’un système TnT. Comme pour les autres décisions TnT, il sera important d’envisager des objectifs et des approches de suivi tels que l’intégration des outils dans la même application ou l’utilisation d’une plateforme de collecte de données mobile autonome (par exemple ODK, KoBoToolbox) intégrée dans les tableaux de bord. Le suivi post-distribution peut être effectué soit sur une base nationale, chaque école ou communauté devant soumettre des données post-distribution, soit sur la base d’un échantillon statistique. Dans les deux cas, il convient de tenir compte de qui collectera les données, car elles seront souvent différentes des personnes, telles que les directeurs d’école, qui utilisent le système pour suivre le OD pendant la phase de distribution - après tout, une partie du but du suivi post-distribution consiste à surveiller les performances des responsables de l’école qui passent les commandes (en termes de calcul correct des commandes et de s’assurer que les livres reçus sont utilisés dans les écoles plutôt que vendues), il peut donc être difficile de les faire se surveiller. Les associations de parents d’élèves ou les comités de soutien scolaire peu- vent être idéalement placés pour entreprendre cette collecte de données, mais cela implique une nouvelle couche de formation des utilisateurs, et souvent les membres de ces groupes ne sont pas aussi technophiles que le personnel scolaire. EXEMPLE CONCRET EXEMPLE DE LA FAÇON DONT LES SMS POURRAIENT ÊTRE UTILISÉS POUR LES CON- TRÔLES PONCTUELS Un rapport sur les tests alpha d’un système TnT au Malawi a donné la recommandation suivante sur la façon dont le SMS pourrait être utilisé pour des contrôles/audits ponctuels (Lacey, 2016, page 7) « FONCTIONNALITÉ D’AUDIT POUR LES LIVRES Pour évaluer si les manuels livrés sont utilisés (ou non vendus, par la suite) dans leur école et leur communauté, une fonction d’audit peut être un élément utile. Cela pourrait prendre la forme 36 Les Outils Didactiques d’un membre délégué ou responsable de la communauté (tel qu’un membre de l’APE, du comité de gestion de l’école ou du groupe mère) d’un message demandant un audit de la quantité d’un certain titre de manuel. Étant donné que la quantité livrée est un facteur connu dans le système, le fait d’avoir une fonction de message « push » à un abonné connu peut apparaître comme suit : 1. Un dépliant est envoyé à la communauté de la région d’une école (zone de chalandise) de- mandant aux membres responsables d’envoyer un message gratuit avec le code *4321 2. Un membre responsable de la communauté qui envoie *4321 au numéro gratuit (shortcode) est enregistré dans le système en tant qu’acteur d’audit pour cette école particulière. 3. 30 jours après la confirmation de la livraison et la réception de 180 exemplaires de S1 English, un message est envoyé au membre de la communauté de « (Veuillez) vérifier le casier à livres et compter les manuels S1 English. Répondez à ce message avec le nombre de livres. » 4. Le membre de la communauté vérifie le casier à livres et répond au message du système avec un nombre 5. Le système rapproche le nombre avec la quantité précédemment connue livrée et reçue et alerte les acteurs de niveau supérieur (MOEST, etc.) en cas de différence » ▲ Les membres de la communauté qui se sont inscrits sur TnT effectuent une vérification ponctuelle de la disponibilité des livres dans la salle de classe au Cambodge. Ils enregistrent les résultats du contrôle ponctuel sur un formulaire en ligne accessible via le chatbot TnT sur l’application de messagerie Telegram. Les données sont ensuite visibles sur le tableau de bord TnT, offrant une visibilité en temps réel sur la disponibilité et l’utilisation des livres par les élèves. 37 Les Outils Didactiques «En général, plus l’intervention technologique est faible et simple, plus la participation de la communauté est élevée; cependant, la fidélité de l’information ou sa pertinence peut en souffrir. Par exemple, le SMS est une fonctionnalité qui existe sur presque tous les téléphones fonctionnels dans les zones rurales, mais les fonctionnalités qui peuvent déterminer d’où un message a été envoyé peuvent être difficiles ou impossibles. Cela limite l’utilisation de fonctionnalités de géolocalisation qui améliorent la transparence en confirmant l’emplacement exact d’une livraison.» (All Children Reading, 2018, paragraphe 7) 38 Les Outils Didactiques Prochaines étapes: Définir le Format Maintenant que vous avez identifié le modèle et les fonctionnalités du TnT que vous souhaitez mettre en œuvre, le reste de ce guide sera consacré à vous assister dans l’identification de toutes les options et les choix nécessaires pour mettre votre modèle en pratique, quel qu’il soit. OÙ SE DÉROULE L’APPROVISIONNEMENT? Une autre considération pour la conception d’un système TnT est l’endroit où l’approvisionne- ment se produit. Le gouvernement central effectue-t-il un achat annuel pour toutes les écoles? Les bureaux départementaux ou régionaux organisent-ils leurs propres achats? Les écoles sont-elles censées se procurer des livres par elles-mêmes? Comprendre comment la com- mande et l’approvisionnement en livres sont effectués est essentiel pour concevoir un outil adapté au système d’éducation desservi. Approvisionnement centralisé Dans de nombreux systèmes éducatifs, les achats sont souvent centralisés. Le gouvernement central, souvent le ministère de l’Éducation, collecte ou calcule les besoins en OD pour l’en- semble du pays, passe une commande importante auprès des éditeurs et affecte les OD aux niveaux inférieurs pour distribution. Ces commandes importantes sont souvent effectuées une fois par an, en prélude à l’année scolaire à venir. Dans la plupart des cas, cela signifie que les OD commencent leur voyage à travers la chaîne d’approvisionnement à un endroit centralisé, tel qu’un entrepôt national. Le suivi de ces OD dans un système de Suivi et de Traçabilité com- mencerait donc à ce point central. Dans certains cas, le suivi peut commencer chez l’éditeur où les OD sont enregistrés dans le système au fur et à mesure de leur impression. Approvisionnement décentralisé Dans un système plus décentralisé, l’approvisionnement peut être effectué à un niveau in- termédiaire, par exemple par les bureaux régionaux ou départementaux de l’éducation. Les commandes peuvent être passées auprès d’un entrepôt du gouvernement central ou, plus probablement, directement auprès d’éditeurs et de distributeurs. Lorsqu’ils sont placés directe- ment auprès des éditeurs, les OD entrent souvent dans la chaîne d’approvisionnement avec une livraison directement de l’éditeur à l’entrepôt intermédiaire pour une distribution ultérieure, et c’est à ce stade que les expéditions commenceraient à être suivies dans un système TnT. Approvisionnement du dernier maillon de la chaîne Dans un système décentralisé, les commandes de OD peuvent être passées par les commu- nautés du dernier maillon de la chaîne ou les écoles elles-mêmes. Par exemple, une école peut recevoir un budget fixe pour commander des OD pour l’année et être autorisée à effectuer elle-même la commande. Dans la pratique, cela peut varier considérablement, de l’école qui achète des livres en interne dans un département ou dans l’entrepôt national, à l’école qui s’approvisionne auprès de fournisseurs régionaux nationaux, en passant par l’école qui s’ap- provisionne auprès de libraires locaux dans leur communauté. L’endroit où ces commandes sont passées et où les livres entrent dans la chaîne d’approvisionnement dictera où le suivi peut commencer. 39 Les Outils Didactiques EXEMPLES CONCRETS Le système TnT dans l’optique d’achats décentralisés Certains pays choisissent de supprimer complètement l’achat et la fourniture centralisés de livres, les écoles utilisant le budget qui leur est alloué pour commander des livres directement auprès des éditeurs/imprimeurs ou distributeurs de livres. Les systèmes numériques peuvent également être utilisés pour ce type de chaîne d’approvisionnement. Récemment, au Népal, par exemple, World Vision, avec le financement de la Banque mondiale, a testé cela avec la lecture de livres à travers un « marché numérique » en ligne appelé KITAB Bazar. Dans ce modèle, les écoles pouvaient choisir et passer leurs commandes de livres de lecture, puis confirmer la livraison. Le test a été un succès, démontrant comment une plate-forme peut permettre la commande de livres en temps réel en fonction des besoins réels, Cela a aussi permis de fournir des données importantes pour les autorités éducatives locales, le gouvernement central et les dona- teurs sur la façon dont les écoles ont utilisé leurs fonds, quelles écoles ont commandé, ce qui a été commandé et dans quelles proportions, et les quantités livrées directement aux écoles (Myler, 2019) Au Rwanda, la campagne du Conseil rwandais de l’éducation en faveur d’une offre décentralisée de OD impliquait que les écoles reçoivent une subvention forfaitaire et puissent, à l’aide d’un système de commande en ligne, sélectionner leurs OD à partir d’une liste approuvée de supports. Les écoles incapables d’utiliser elles-mêmes la technologie pour passer leurs commandes ont pu obtenir l’aide de leurs autorités éducatives locales. (N. Read, communication personnelle, April 19 2021). MEILLEURE PRATIQUE Système de commande automatisé pour les manuels scolaires lors de l’utilisation d’un système décentralisé Certains gouvernements ont choisi une approche décentralisée de commande de OD selon laquelle les écoles peuvent sélectionner leurs propres supports à partir d’une liste approuvée publiée par le ministère de l’Education. Une telle approche peut être semée d’embûches. Une recommandation majeure dans une évaluation du projet d’éducation namibienne, qui fait partie du Millennium Challenge Account Namibia Compact, résume succinctement pourquoi l’automati- sation et la numérisation de la commande OD dans ce type de systèmes décentralisés pourraient être considérées comme une bonne pratique. Le MEAC [Ministère de l’éducation, des arts et de la culture] devrait remplacer son système d’approvisionnement et de commande de manuels basé sur des feuilles de calcul Excel par un système de commande automatisé pour simplifier la saisie de détails alpha/numériques pour les commandes (les ISBN et les titres de livres ne sont pas destinés à être traités à travers des feuilles de calcul Excel, comme l’a observé de manière très détaillée le Namibia Textbook Ba- seline Study 2010). Un système automatisé réduirait le nombre d’erreurs et la commande d’une édition non-conforme d’un titre. Avec un système automatisé, les détails de tous les Manuels Approuvés, des Guides de l’Enseignant et les informations de l’éditeur pourraient figurer ou être joints au système sous la forme d’une base de données (par exemple, le contenu du Catalogue des Manuels du Primaires du MEAC et du Catalogue des Manuels du Premier et du Deuxième cycle du secondaire du MEAC pourraient être consulté en ligne). Avec un système automatisé connecté et en temps réel, il devrait être possible de surveiller si les zones respectent les délais de commande. (IMC Worldwide, 2018, p. 206). 40 Les Outils Didactiques ÉVALUATION DE LA DISPONIBILITÉ DE LA TECHNOLOGIE Track and Trace est par définition une plate-forme qui s’appuie sur la technologie numérique pour améliorer les processus papier existants: Bien que cette dépendance à la technologie soit la source du plus grand potentiel d’amélioration des processus existants, l’indisponibilité de la technologie sera la plus grande limite du potentiel de tout système. Parce que les ordinateurs et les smartphones sont banals et que la couverture du réseau de données mobiles s’est éten- due, le potentiel pour un utilisateur individuel de pouvoir entrer régulièrement des informations détaillées est immense. Lorsque ce n’est pas le cas et qu’un système doit s’appuyer sur des téléphones basiques, par exemple pour la saisie d’informations via des systèmes SVI ou par SMS, le potentiel de collecte de données est beaucoup plus limité. Par exemple, alors qu’en théorie, il serait possible de reproduire n’importe quelle quantité de données ou de fonction- nalités du système par le biais d’un système SMS automatisé, dans la pratique, naviguer dans un tel système serait un processus beaucoup plus fastidieux, prenant beaucoup plus de temps et pouvant être considérablement coûteux pour l’utilisateur final. Cela réduit à la fois la qualité des données collectées (un utilisateur peut être fatigué ou frustré après avoir passé beaucoup de temps à saisir des données, ou peut simplement être interrompu au milieu de la saisie), et décourage la saisie de données en premier lieu. Un facteur de décision majeur dans la conception d’un système de suivi et de traçabilité est donc d’identifier les technologies réalistes pour les utilisateurs de votre système et la propen- sion dans laquelle la conception de votre système inclura les zones de votre pays qui ont le moins accès à la technologie. Identifier le bon équilibre entre la fonctionnalité du système et la facilité d’utilisation par rapport à l’inclusion des utilisateurs les plus difficiles à atteindre sera un élément de décision important dans toute conception de système. Faits en bref sur les appareils : Le téléphone basique : Appareil doté de fonctionnalités téléphoniques de base (par exemple, SMS et appel), d’une capacité de manipulation très limitée, de peu d’options de connectivité, d’une interface utilisateur de base et d’un clavier numérique. Le smartphone: Téléphone mobile qui exécute de nombreuses fonctions similaires à celles d’un ordinateur, ayant généralement une interface à écran tactile, un accès Internet et un système d’exploitation capable d’exécuter des applications téléchargées. Fonctionne sous Android ou iOS. La tablette: Appareil à écran plus grand qui exécute plusieurs fonctions d’un smartphone avec les avantages d’une plus grande puissance de traitement, d’une plus longue durée de vie de la batterie, de plus de mémoire ainsi que d’une saisie et d’une visualisation plus aisées des données. Peut avoir un stylet et fonctionner avec un clavier auxiliaire pour aider à la saisie de données. Fonctionne sous Android, iOS ou Windows 41 Les Outils Didactiques COMMENT LES DONNÉES SERONT-ELLES COLLECTÉES? Un système TnT peut s’appuyer sur différents niveaux de technologie pour la collecte de données, en fonction du niveau de pénétration de la technologie où il est mis en œuvre. Le téléphone basique Les téléphones basiques peuvent être utilisés pour capturer des données en temps réel via des systèmes SMS ou via des systèmes de réponse vocale interactive (SVI) qui utilis- ent un enregistrement automatisé pour guider l’appelant à travers une série d’étapes pour entrer des données sur le clavier du téléphone. Comme les smartphones et les tablettes, ils permettent la collecte de données en temps réel. Contrairement aux smartphones, la plupart des gens dans la plupart des pays ont accès à au moins un téléphone basique, et la couverture du réseau pour les appels et SMS est également beaucoup plus répandue que la couverture du réseau de données mobiles. L’inconvénient de la collecte de données avec des téléphones basiques est que la col- lecte de données par SMS et SVI rend le processus assez fastidieux par rapport aux applications pour smartphones. La vérification automatique de la qualité des données sera limitée et, en raison de la lenteur de la saisie, la quantité de données pouvant être collectées est limitée avant de risquer la fatigue des utilisateurs et les fortes baisses des taux de reporting et de qualité des données. De plus, la collecte de beaucoup de don- nées par SMS ou SVI peut rapidement consommer les minutes d’appel et les messages SMS des utilisateurs, ce qui entraîne des coûts importants pour les utilisateurs. Bien qu’il existe des solutions de contournement à cela, telles que la collaboration avec les fournis- seurs de télécommunications pour mettre en place des lignes sans frais gratuites pour les utilisateurs finaux, ces types de contrats impliquent généralement beaucoup de temps et d’argent pour le niveau central (gouvernement). « En général, plus l’intervention technologique est faible et simple, plus la participation de la communauté est élevée; cependant, la fidélité de l’information ou sa pertinence peut en souffrir. Par exemple, le SMS est une fonctionnalité qui existe sur presque tous les téléphones fonctionnels dans les zones rurales, mais les fonctionnalités qui peuvent déterminer d’où un message a été envoyé peuvent être difficiles ou impossibles. Cela limite l’utilisation de fonctionnalités de géolocalisation qui améliorent la transparence en confirmant l’emplacement exact d’une livraison.» (All Children Reading, 2018, paragraphe 7) 42 Les Outils Didactiques Avantages: Inconvénients: ● Plus accessible que les smartphones et ● Le processus de saisie de données les tablettes fastidieux limite la quantité de don- ● Ne pas se fier à la couverture du réseau nées pouvant être collectées de données mobiles ● Processus de saisie de données ● Permet la collecte de données en temps généralement inflexible et vul- réel nérable aux entrées incorrectes (par exemple, envoyer un message indiquant qu’un envoi a été « recu » plutôt que « reçu », ou utiliser un espace ou un autre caractère au mauvais endroit) ● Nécessite une couverture réseau téléphonique ● Les coûts supportés par les utili- sateurs (pour les minutes d’appel et / ou les SMS) peuvent être con- sidérables, ce qui peut décourager le reporting: ● Ces coûts peuvent plutôt être supportés par le gouvernement ou une ONG, mais les coûts de mise en œuvre à l’échelle nationale peuvent entraver la mise à l’échelle du sys- tème et menacer sa durabilité SMS/MMS (abréviation de: Short/Multimedia Messaging Service) Plus connu sous le nom de message texte, le SMS est disponible sur n’importe quel téléphone mobile. Il y a généralement un coût pour l’utilisateur pour envoyer et recevoir des messages SMS, bien que les programmes puissent trouver des moyens de rendre l’envoi de ces mes- sages gratuits à leurs clients, tels que la facturation inversée ou la configuration d’un numéro sans frais. Certaines initiatives pilotes du TnT ont également rencontré la volonté des fournis- seurs de télécommunications locaux d’envisager de proposer des tarifs réduits (S. Lacey et M. Ochako, communication personnelle, 11 novembre 2021). Les messages SMS sont parfaits pour les interactions simples ou courtes, telles qu’une alerte indiquant qu’un envoi est arrivé ou une réponse de confirmation. 43 Les Outils Didactiques Bien que tous les téléphones mobiles puissent envoyer des messages SMS, la saisie de texte à l’aide d’un téléphone basique se fait généralement via le clavier. Bien que la plupart des utilisateurs soient familiers avec le processus de saisie d’un message sur le clavier, cela peut être déroutant pour ceux qui ne sont pas habitués à envoyer des messages SMS. En outre, comme il n’y a généralement pas d’assistance automatisée lors de la saisie des messages, l’or- thographe et la ponctuation peuvent présenter des problèmes pour les utilisateurs, ce qui peut entraîner une incapacité du système de réception à reconnaître correctement leur intention. Il est donc important que toute information qui sera requise de l’utilisateur soit aussi simple que possible, idéalement en utilisant uniquement des chiffres et sans ponctuation. De plus, certains téléphones portables et systèmes d’exploitation ne permettent pas la création de SMS écrites dans les langues locales, en particulier lorsque celles-ci ne sont pas basées sur l’alphabet ro- main. Cela peut rendre difficile une utilisation généralisée par les membres de la communauté dans ces endroits. EXEMPLE CONCRET Confirmations de livraison par SMS Lors des essais pilotes de Track and Trace au Malawi, un système de double confirmation a été utilisé pour la livraison des expéditions. Chaque envoi était étiqueté avec un code de commande ainsi que les informations sur l’école de destination. Lors de la livraison de l’envoi, le livreur ou le coursier enverrait un SMS au numéro track and trace indiquant « Livré [Numéro de com- mande] », par exemple « Livré 00275 », et recevrait alors un message de confirmation confirmant le numéro de commande. Le statut de cet envoi changerait alors dans le système de suivi et de traçabilité en « Livré - non confirmé ». Un responsable de l’école de destination devrait alors confirmer la livraison en envoyant un mes- sage texte indiquant « Reçu [Numéro de commande] », ou « Reçu 00275 » dans notre exemple ci-dessus, et recevrait une réponse confirmant la réception du message. Le statut de cet envoi changerait alors dans le système en « Livré - Confirmé ». Les responsables de l’école pourraient également utiliser le numéro de SMS de TnT pour signaler qu’un envoi a été endommagé, était incomplet / incorrect ou a été perdu, ce qui déclencherait une enquête sur la situation par des responsables de niveau supérieur (John Snow, Inc, World Education, Inc & Vera Solutions, 2016). 44 Les Outils Didactiques EXEMPLE CONCRET SMS POUR LES COMMUNICATIONS AU NIVEAU COMMUNAUTAIRE Un pilote du TnT au Malawi a utilisé le SMS pour permettre des communications bidirection- nelles avec les membres de la communauté et de l’école concernant la livraison de livres. Ci-dessous, nous retrouvons les détails. Notifications, Requêtes et Assistance S’inscrire pour recevoir des notifications - Parents 1. Pour vous inscrire, envoyez un SMS au numéro Track and Trace indiquant : «Parent] [CodeEcole] [CodeClasse] [NomParent--un mot]», par ex. Parent S0001,C111 SarahBrown 2. Un SMS de réponse automatique est renvoyé: «Merci, vous vous êtes inscrit avec succès au service d’alerte des manuels scolaires pour l’école S0001 , Classe C111.» 3. «Votre Classe C111 recevra les livres suivants : [Noms des manuels].» Interroger le système 1. Un utilisateur non enregistré peut demander des informations sur les livres de son enfant par SMS en :Envoyez un SMS au numéro Track and Trace indiquant : «Livres [CodeEcole] [CodeClasse]». Par exemple. «Livres S0001 C111» 2. Une réponse SMS automatique sera envoyée à l’expéditeur : «les manuels pour la classe C111 sont : [Noms des articles] et devraient arriver le Jour Mois Année» Demander une assistance 1. Un utilisateur enregistré peut envoyer un message d’assistance à tout moment. 2. Un parent, un enseignant ou un coursier peut envoyer un SMS au numéro Track and Trace indiquant : «Assistance/Aide». 3. Une réponse SMS automatique sera envoyée à l’expéditeur : «Votre demande d’assistance a été reçue. Un membre de notre équipe vous contactera dans les 48 heures pour vous assister.» 4. Une alerte apparaîtra sur le site et sera prise en charge par l’administrateur dans les plus brefs délais. (John Snow, Inc. [JSI], World Education, Inc. [WEI] & Vera Solutions, 2016, p. 25). 45 Les Outils Didactiques EXEMPLES CONCRETS Problèmes rencontrés avec les SMS dans le TnT Au Nigeria, la messagerie SMS pour suivre les livraisons OD a fonctionné, mais les utilisateurs ont trouvé que taper des lettres et des numéros de code était compliqué (James, S, 2021). Au Mala- wi, JSI et World Education ont dû limiter les données de réception des livres qui pouvaient être saisies par les utilisateurs par SMS en raison de la complexité de la saisie des données par SMS. Les communautés et les écoles ont seulement confirmé si les livres avaient été reçus, étaient non conformes, perdus ou endommagés - sans qu’aucune donnée n’ait été saisie sur la quantité ou le type de livres reçus. De plus, des fautes d’orthographe dans les réponses des utilisateurs ont perturbé le système, entraînant la non-réception d’indicateurs de statut ou de notifications de suivi. Les codes alphanumériques et la nécessité d’entrer des espaces étaient également prob- lématiques (Lacey, 2016). En Éthiopie, BlueTree Group a également dû maintenir la saisie du code SMS de base, pour des raisons similaires, ce qui signifie que les membres de la communauté du dernier maillon et le personnel de l’école ne pouvaient que confirmer qu’ils avaient reçu un paquet de livres et s’il était endommagé ou non. Ils n’ont été en mesure de fournir aucune don- née sur le contenu des colis de livres ou l’endroit particulier où le colis a été reçu (S. Lacey et M. Ochaka, communication personnelle, 11 novembre 2021). SVI (Serveur vocal interactif) et USSD (Données de service supplémentaires non structurées) Dans un système SVI, les utilisateurs accèdent aux informations via un système de réponse vocale automatisée avec des messages préenregistrés plutôt que de parler à un agent. Le service USSD utilise le clavier et le texte, mais établit une connexion en temps réel avec le système, plutôt que le SMS qui n’établit pas de connexion. Un système SVI est similaire au type de système que la plupart des utilisateurs connaissent, dans lequel ils appellent leur compag- nie de téléphone pour accéder à un menu afin de vérifier le solde du crédit sur leur téléphone ou charger du crédit supplémentaire. Les utilisateurs peuvent sélectionner individuellement des messages à partir d’un menu SVI/USSD, ou le système SVI peut envoyer des messages en appelant directement les utilisateurs. Un avantage clé des systèmes SVI est qu’ils peuvent inclure des instructions étape par étape, y compris des messages préenregistrés dans les langues locales, et n’exigent pas que le téléphone de l’utilisateur puisse saisir des caractères non romains. Bien qu’un système SVI puisse être utilisé dans les zones qui manquent de couverture de réseau de données cellulaires, ils peuvent être difficiles à utiliser lorsque le réseau d’appel cel- lulaire n’est pas stable, car les messages peuvent être coupés. De plus, la quantité de données qui peuvent être saisies est également limitée au nombre de caractères d’un SMS classique. Enfin, interagir avec un système SVI peut devenir coûteux pour l’utilisateur, grignotant son crédit téléphonique, et il est souvent nécessaire d’acheter ou de négocier avec des entreprises de télécommunications pour un numéro de shortcode. Pour la plupart des situations où l’util- isateur final doit utiliser un téléphone de base, nous recommandons un système basé sur les SMS plutôt qu’un système SVI, car les systèmes SMS sont généralement plus faciles à utiliser et moins chers pour les utilisateurs. 46 Les Outils Didactiques EXEMPLES CONCRETS Utilisation du SVI dans les systèmes TnT Le SVI n’a pas été utilisé dans le projet pilote de TnT au Malawi, car les personnes interrogées lors de la conception ont convenu à l’unanimité qu’il ne s’agirait pas d’une caractéristique de conception utile. Les principales raisons invoquées étaient que si un utilisateur n’était pas sur son téléphone pour entendre un message, il ne serait pas enregistré. En outre, dans les zones de réception minimale, les paquets vocaux SVI seraient perdus alors que les messages SMS pour- raient être livrés sans perte. (Lacey, 2016) ▲ Track and Trace Cambodge : Le formulaire de collecte de données en ligne, accessible sur un smartphone, permet aux directeurs d’école de soumettre des informations pour chaque année et chaque matière au niveau central, qui est ensuite utilisé pour calculer les besoins en livres. Smartphones/Tablettes Les smartphones modernes et les tablettes connectées sont des dispositifs de collecte de don- nées idéaux. Les applications peuvent être configurées pour être extrêmement faciles à utiliser tout en collectant des données sophistiquées. Ils peuvent avoir des instructions et des contrôles de qualité intégrés pour aider les utilisateurs lors de la collecte de données. Ils peuvent même servir de plates-formes de formation pour que les utilisateurs y reçoivent des supports de forma- tion, y compris des vidéos, audios et documents. Certaines applications incluent la capacité de lecture de codes-barres, permettant aux travailleurs de la chaîne d’approvisionnement d’utiliser les téléphones qu’ils ont déjà plutôt que d’acheter des scanners de codes-barres dédiés. En outre, la plupart des utilisateurs qui ont des smartphones ont déjà des forfaits de connexion pour leurs télé- phones, et la plupart des plates-formes de collecte de données utilisent un volume de connexion relativement faible pour transmettre les données collectées à un serveur central. Dans l’ensemble, le fardeau financier pour les utilisateurs associé à la soumission de données est généralement assez faible, et la plupart des utilisateurs sont prêts à utiliser leurs propres forfaits de connexion pour utiliser leur système de suivi et de traçabilité, d’autant plus que leur utilisation du système est souvent limitée à quelques fois par an. 47 Les Outils Didactiques Le principal inconvénient des smartphones et des tablettes est bien sûr que tout le monde n’y a pas accès, les réseaux de connexion de données ne sont pas non plus suffisamment stables pour les connecter. Vous devrez examiner attentivement le niveau de pénétration de la tech- nologie dans votre pays pour évaluer si ce système est réaliste ou non à chaque niveau de collecte de données. En outre, certains utilisateurs peuvent ne pas être familiers avec l’utili- sation des smartphones et des tablettes au-delà de leurs fonctions les plus élémentaires, et peuvent avoir besoin d’une formation supplémentaire avant d’être à l’aise pour les utiliser pour la collecte de données. Avantages: Inconvénients: ● Permet une collecte relativement sim- ● Bien que de plus en plus disponible, la ple d’une grande quantité de données possession d’un smartphone est loin complexes d’être universelle ● Les applications peuvent être program- ● Nécessite la disponibilité du réseau de mées avec des alertes de validation connexion de données mobile pour éviter que les données ne soient ● Une formation peut être nécessaire saisies de manière incorrecte pour les utilisateurs moins à l’aise sur ● Les utilisateurs peuvent accéder aux le plan technologique supports de formation sur le même appareil qu’ils utilisent pour enregistrer des données ● Il peut inclure des fonctionnalités avancées telles que la lecture de codes-barres sans avoir besoin de matériel de numérisation dédié ● Les coûts de transmission des infor- mations sont relativement faibles et généralement facilement pris en charge par les utilisateurs Application de messagerie (WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram) Contrairement à un système SMS, dans une application de messagerie, les messages sont envoyés à la fois sur Internet mobile ou sans fil, ce qui réduit le coût par message, mais limite également l’utilisation aux seules zones où la connectivité est facilement disponible. Étant donné que les applications de messagerie sont utilisées sur les smartphones, elles incluent généralement un composant de vérification orthographique, ce qui peut aider à réduire les erreurs. Alors qu’un système SMS est limité à des interactions one-to-one avec l’expéditeur ayant besoin de connaître les informations d’identification de chaque destinataire qu’il sou- haite inclure, et étant facturé pour un SMS distinct pour chaque destinataire, les applications de messagerie facilitent la création de grands groupes d’utilisateurs qu’un nouvel utilisateur peut simplement rejoindre. Ils sont parfaits pour créer des groupes d’utilisateurs pour partager du contenu (peer-to-peer), et sont déjà largement utilisés par la plupart des utilisateurs avec un smartphone. Cependant, les utilisateurs qui n’utilisent pas déjà l’application de messagerie spécifique devraient la télécharger sur leur téléphone, ce qui pourrait occuper un espace de mémoire précieux. 48 Les Outils Didactiques Cependant, bien que les applications de messagerie soient idéales pour partager des informa- tions entre un grand nombre d’utilisateurs, elles ne sont pas bien adaptées à la collecte ou à la demande d’informations spécifiques à l’utilisateur, car elles nécessitent souvent un modérateur en direct pour répondre à chaque message individuel. Cependant, ce problème peut être résolu en utilisant une messagerie automatique (discuté ci-dessous). La messagerie automatique Une messagerie automatique est comme un assistant automatisé qui s’intègre dans une plateforme de messagerie. Un utilisateur trouve et interagit avec la messagerie automatique de la même manière qu’il le fait avec n’importe quelle personne sur la plate-forme de messagerie - en trouvant son nom et en lui envoyant un message. La messagerie automatique présente ensuite à l’utilisateur un menu d’options pour les choses qu’il peut faire, et l’utilisateur sélec- tionne l’une d’entre elles avec un bouton de l’écran ou en tapant une invite. La messagerie automatique elle-même aura accès à la base de données Track and Trace, afin qu’elle puisse répondre à des questions spécifiques, par exemple sur le statut d’un envoi particulier, ou la quantité de livres approuvée pour livraison De cette façon, la messagerie automatique agit comme un modérateur humain sur un forum de discussion, mais avec la capacité de répondre aux requêtes de nombreux utilisateurs à la fois, à tout moment de la journée, instantanément. Un chatbot peut également envoyer des alertes et des notifications. Par exemple, une fois que les directeurs d’école inscrits ont utilisé le TnTbot au Cambodge pour remplir les données sur les quantités de livres utilisables et les inscriptions scolaires, le système renvoie un message avec des détails sur le nombre de livres qui seront demandés sur la base de ces données. Cependant, il convient de noter que si un chatbot est bien adapté pour envoyer des messag- es individuels à un utilisateur, par exemple pour l’informer que la demande des données qu’il vient de soumettre a été reçue, il n’est pas bien adapté pour diffuser des messages généraux à tous les utilisateurs à la fois. La plupart des applications de messagerie ont des limites sur le nombre de messages qu’un utilisateur peut envoyer en succession rapide, et du point de vue de l’application, un chatbot n’est qu’un autre utilisateur. De tels messages généraux sont mieux envoyés sur l’application de messagerie en dehors du chatbot, par exemple à un grand groupe de destinataires ou sur un canal dédié pour les messages auxquels les utilisateurs s’abonnent. 49 Les Outils Didactiques EXEMPLE CONCRET Utilisation d’une messagerie automatique dans un système TnT Au Cambodge, où une étude de faisabilité a indiqué que plus de 90 % des directeurs d’école uti- lisent un smartphone, le système TnT du ministère a été conçu autour de l’utilisation d’un chatbot intégré à l’application de messagerie Telegram (la plate-forme choisie par le ministère pour un usage officiel). Le chatbot fournit le portail principal pour les directeurs d’école et les membres du comité de gestion d’école pour accéder et utiliser TnT. Facile à trouver sur Telegram en tapant « tntcambodia_bot », le chatbot guide l’utilisateur pour qu’il se serve de l’un des neuf « boutons » affichés en bas de l’écran parmi lesquels il peut choisir. ● Bouton 1 « comment utiliser TnT » : contient des liens vers des sup- ports de formation numériques sur l’utilisation de TnT (courtes vidéos et brefs guides d’instructions pouvant être enregistrés sur leur téléphone) ● Bouton 2 « s’inscrire » : permet à l’utilisateur de s’inscrire sur la plate-forme TnT, en créant un identifiant distinct pour cet utilisateur, lié à son école, avec toutes les informations de contact pertinentes . ● Bouton 3 « requête » : renvoie le directeur de l’école à un formulaire en ligne pour soumettre le livre utilisable et les données d’inscription requises pour que TnT calcule automatiquement les besoins en livres de cette école. Une fois terminé, le système renvoie un message au directeur de l’école contenant les détails des livres qui ont été de- mandés pour cette école. ● Bouton 4 « livres approuvés » : plus tard dans le cycle de livraison, les directeurs d’école sont informés par le ministère qu’ils peuvent utiliser ce bouton pour savoir quels livres ont finalement été approuvés pour livraison par le niveau central ● Bouton 5 « confirmer les livres » : à chaque fois que des livres sont livrés à l’école, le directeur de l’école peut utiliser ce bouton pour accéder à un formulaire en ligne pour enregistrer les détails des titres reçus. ● Bouton 6 « désinscrire » : pour les cas où il y a un changement de directeur d’école à l’école ● Bouton 7 ‘inscrire vérificateur’ : pour les membres de la communauté chargés d’effectuer une vérification de la disponibilité générale des livres dans la classe ● Bouton 8 « spotcheck » : dirige l’utilisateur vers un formulaire en ligne pour enregistrer le nombre de livres utilisés par les élèves pendant ce cours, ● Bouton 9 « signaler un problème » : dirige les directeurs d’école vers une boîte de mes- sagerie libre où ils peuvent alerter le ministère d’un problème avec leur livraison ou leur requête. Le tableau de bord TnT du ministère central affiche ensuite des informations récapitulatives sur les écoles qui ont soumis un problème à l’aide du bouton chatbot, avec un onglet/une liste/un rapport qui peut fournir des détails sur l’école. 50 Les Outils Didactiques Le chatbot s’est avéré extrêmement efficace et a été utilisé pour toutes les requêtes de manu- els scolaires. Les directeurs d’école à travers le pays ont appris à utiliser le chatbot initialement simplement grâce à des ressources de formation numériques qui comprenaient un petite vidéo et une page hébergée par le ministère sur un Référentiel en ligne de TnT. Aucune formation en présentiel n’a été dispensée. D’autres ressources de formation et des rappels ont été diffusés à des moments pertinents de l’année scolaire par le biais du réseau de groupes Telegram fermés du ministère pour les directeurs d’école. Les directeurs d’école étant disposés à utiliser leurs propres données, le coût extrêmement faible associé à l’utilisation d’un chatbot comme princi- pale passerelle de collecte de données a permis au gouvernement de prendre en charge tous les coûts de fonctionnement annuels du TnT. Formulaires en ligne Un formulaire en ligne peut permettre à un utilisateur de saisir des données complexes sans exiger qu’il ait une application dédiée sur son téléphone ou qu’il effectue des manipulations à cet effet. Tout ce dont l’utilisateur a besoin est d’une connexion Internet et d’une adresse internet (URL) menant vers le formulaire en ligne (fourni par une application de messagerie, par une messagerie automatique, SMS, email, affiche imprimée sur le mur, QR code, etc.). L’utilisateur peut ensuite ouvrir le formulaire et y mettre toutes les informations nécessaires; le formulaire peut être programmé pour fournir des instructions sur la saisie des données et peut faire des contrôles de validation pour s’assurer que les utilisateurs entrent correctement les données. Bien que les formulaires en ligne exigent généralement que l’utilisateur soit connecté lorsqu’il accède au formulaire pour la première fois, certains formulaires (par exemple Microsoft Excel Online) peuvent être remplis hors connexion, puis synchronisés lorsque l’utilisateur revient en ligne. L’avantage d’un formulaire en ligne par rapport à une applica- tion dédiée est qu’un formulaire en ligne ne nécessite pas que l’utilisateur télécharge une ap- plication particulière à l’avance. Pour cette raison, les formulaires en ligne peuvent être plus dy- namiques, car la même URL peut être conservée tout en modifiant le formulaire lui-même pour répondre aux besoins du moment. Par exemple, si les utilisateurs ont du mal à comprendre les données qu’ils sont censés entrer dans un champ particulier, le propriétaire du formulaire peut le modifier pour ajouter des instructions ou dissiper la confusion, et tout utilisateur qui accède à l’URL verra alors la version mise à jour ▲ Utilisation d’un formulaire en ligne pour effectuer du formulaire. une vérification ponctuelle des livres, Cambodge. 51 Les Outils Didactiques L’inconvénient d’un formulaire en ligne par rapport à une application dédiée est qu’il est plus éphémère. Si un utilisateur ouvre un formulaire en ligne dans un navigateur, mais ferme accidentellement la fenêtre du navigateur avant d’avoir terminé, les données peuvent être perdues. Pour cette raison, les formulaires en ligne peuvent être plus difficiles à utiliser lorsque l’accès à Internet n’est pas disponible, car il y est plus facile de perdre accidentellement les données que sur une application dédiée. Application pour smartphone Les applications pour smartphones couvrent un large éventail de possibilités, d’une application Track and Trace dédiée développée uniquement pour une adaptation particulière, à une plate- forme de collecte de données couramment utilisée telle que JotForm, KoboToolbox ou Magpi. Comme les formulaires en ligne, ils peuvent collecter un large éventail de données complexes et peuvent être configurés pour fournir des conseils aux utilisateurs sur la façon de saisir des données. Ils peuvent aussi inclure des contrôles de validation pour s’assurer que les utilisa- teurs saisissent correctement les données. Les utilisateurs peuvent également joindre des photos telles que des cartons endommagés, et peuvent enregistrer une signature en dessinant avec leur doigt. La grande différence entre un formulaire en ligne et une application smartphone dédiée réside dans la façon dont les utilisateurs y accèdent. Une application dédiée exigera que l’utilisateur ait téléchargé l’application avant de pouvoir l’utiliser, ce qui nécessite généralement beau- coup plus de volume de connexion que le simple accès à un formulaire en ligne. Après avoir téléchargé l’application, l’utilisateur devra généralement également créer un compte et s’y con- necter, ce qui peut créer un frein supplémentaire pour l’utilisateur. Dans le cas des plateformes EXEMPLE CONCRET L’APPLICATION MOBILE ‘BOOK TRACKER’ Creative Associates International a développé et mis en œuvre une méthodologie Track and Trace pour la livraison de livres dans un certain nombre de pays. Cette structure a aussi utilisé une technologie commerciale personnalisée dans de telles initiatives en Afghanistan et au Mozambique. Book Tracker est une combinaison de technologies « basées sur des applications mobiles et d’interaction par SMS pour permettre la collecte de données prouvant les livraisons confirmées de livres, et fournit en temps réel des rapports et des alertes spécifiques, exploitables et automatiques. L’application Book Tracker est une itération de CreativeMapper, développée par Geospago” (Creative Associates International, 2018, slide 4). L’extrait ci-dessous détaille les fonctionnalités de Book Tracker : • Book Tracker est construit sur Geospago, un outil ergonomique de logistique et de collecte de données. L’application mobile Book Tracker est disponible pour une utilisation sur les appareils Android et offre une création de formulaire facile et une fonctionnalité mobile hors ligne - l’ap- plication peut toujours être utilisée sur une tablette ou un smartphone lorsqu’une connexion Internet n’est pas disponible et elle synchronisera automatiquement les données lorsqu’elle sera connectée. Les données recueillies peuvent inclure des renseignements géospatiaux, ce qui permet de cartographier les données en temps réel afin qu’elles soient prêtes à être partagées et analysées avec le personnel du projet et les intervenants. 52 Les Outils Didactiques • Book Tracker propose la saisie de données mobile et Web, un concepteur de formulaire sim- ple, des tableaux de bord spécifiques au projet, des alertes personnalisables et des rapports automatiques. La plate-forme en ligne comprend une visionneuse publique, qui peut être utilisée pour partager des cartes géographiques avec des parties prenantes extérieures au projet. Les utilisateurs qui ont eu accès aux projets recevront un lien réseau qui leur permettra de visualiser les données en direct dans Google Earth ou un autre logiciel capable d’afficher des données géographiques. Les données peuvent être exportées à tout moment à partir de la plateforme en ligne CreativeMapper sous forme de fichier CSV, KML ou Shapefile. • Book Tracker a été intégré à d’autres technologies (SMS et SVI) pour élargir les options d’inter- action de l’utilisateur avec le système de suivi. • Langues disponibles: La plate-forme en ligne et l’application mobile sont disponibles en Anglais, Français, Espagnol. Les formulaires et les données peuvent être traduits en Portugais. (Global Reading Network, 2018, p. 3). EXEMPLE CONCRET Combinaison d’applications mobiles et de SMS en Éthiopie pour répondre aux différents niveaux d’accès numérique Le groupe BlueTree, dans son test bêta d’un TnT en Éthiopie, a utilisé à la fois une application et un système SMS. Cela était basé sur les recommandations du ministère de l’Éducation selon lesquelles le système TnT offre une traçabilité complète des livres et fournit des données en temps réel, tout en reconnaissant que le personnel scolaire n’aurait probablement pas accès aux smartphones. Cela signifiait qu’une application mobile ne pouvait pas être utilisée pour toutes les étapes du cycle de distribution. Par conséquent, la conception bêta finale de BlueTree utilisait à la fois leur propre application mobile Android de Point de livraison (POD) et un système SMS. L’application mobile POD a été utilisée pour suivre les OD depuis l’imprimante en Inde jusqu’au Woreda et un système basé sur SMS a été utilisé pour suivre la distribution à l’école. L’application mobile de Point de Livraison de BlueTree a une fonctionnalité hors ligne, de sorte qu’elle peut être utilisée même lorsqu’il n’y a pas d’Internet. Les données sont ensuite synchro- nisées automatiquement une fois Internet disponible. L’application peut collecter des informa- tions géospatiales permettant de cartographier les données en temps réel. L’application peut utiliser l’appareil photo du téléphone mobile comme un scanner de code-barres pour faciliter la saisie de données. La plate-forme en ligne comprend un tableau de bord accessible via un navigateur Web où les parties prenantes peuvent afficher des données en temps réel, des alertes personnalisables et des reporting automatiques. L’application a été utilisée pour suivre les livres à ces points : l’imprimeur (en Inde) ; à l’arrivée à Addis-Abeba ; arrivée aux woredas. Le système SMS a été développé par une société de développement de logiciels basée en Éthiopie en partenariat avec BlueTree Group. La plate-forme SMS exigeait uniquement que les utilisateurs disposent d’un simple téléphone pouvant envoyer un message texte. Le système SMS utilisait un numéro « code court » gratuit (quatre chiffres). Le système SMS permettait aux mem- bres de la communauté du dernier maillon et au personnel de l’école de s’abonner aux mises à jour sur la date d’arrivée des livres et confirmer les livraisons des OD. (BlueTree Group, 2021, pp. 1-5; S. Lacey et M. Ochako, communication personnelle, November 11, 2021) 53 Les Outils Didactiques de collecte de données couramment utilisées, l’utilisateur devra également avoir téléchargé le formulaire correspondant qu’il devra remplir. Cependant, une fois que l’utilisateur a téléchargé l’application et tout formulaire nécessaire, il sera généralement en mesure d’utiliser l’applica- tion et de remplir les formulaires hors ligne, l’application enregistrant sa progression, ou même enregistrant plusieurs formulaires remplis, au fur et à mesure, pour un téléchargement ultérieur lorsque l’utilisateur sera à nouveau connecté à Internet. E-mail Le courrier électronique ou e-mail, aussi simple soit-il, peut également être un excellent outil de communication dans un système de suivi et de traçabilité où les utilisateurs ont accès à Internet et à des smartphones ou des ordinateurs. L’email est idéal pour partager des messag- es plus longs et peut être utilisé pour envoyer des supports de formation électronique ou des liens vers des formulaires en ligne, et les processus automatisés peuvent simplifier l’utilisation du mail pour envoyer des messages à un grand groupe de destinataires. L’inconvénient de l’e-mail est que la visibilité des messages peut varier en fonction de la boîte de réception des abonnés ou des paramètres du filtre anti-spam. De plus, bien qu’il soit idéal pour envoyer des messages, il peut nécessiter un système supplémentaire ou une grande capacité de ressources humaines pour gérer la réception de messages de réponse d’un grand nombre de destinataires. Pour ces raisons, dans certains endroits, l’e-mail comme moyen de communication du personnel du ministère de l’Éducation, est de plus en plus remplacé par des plateformes de messagerie telles que WhatsApp ou Telegram, y compris pour partager des documents, émettre des directives, etc., car ces applications sont généralement plus faciles à utiliser à partir d’un appareil mobile, alors que l’e-mail est souvent considéré comme trop encombrant. Hybride Un système hybride utilise une combinaison des technologies ci-dessus avec des formu- laires papier. Il existe de nombreuses façons de diviser un tel système. Par exemple, un système peut être divisé géographiquement de telle sorte que certaines régions qui ont un meilleur accès à la technologie utilisent un système basé sur celle-ci, tandis que d’au- tres utilisent des formulaires papier qui sont ensuite entrés dans le système technologique à un niveau supérieur; cela peut permettre le déploiement progressif d’un système tech- nologique qui est réalisable dans certains domaines maintenant, et peut devenir réalisable dans d’autres domaines au fil du temps. Un autre exemple est un système où tous les utilisa- teurs du dernier maillon saisissent des données sur des formulaires papier, et ces données sont ensuite saisies dans le système basé sur la technologie au niveau supérieur suivant, comme au niveau de supervision du département; cela peut être utile pour faire évoluer un système entièrement basé sur papier vers une numérisation complète là où la technologie n’est pas encore assez présente au niveau du dernier maillon. Un autre exemple est démontré dans un système de maintien des sauvegardes sur papier de toutes les données d’un système basé sur la technologie ; cela peut être utile pour prouver la viabilité du système basé sur la technologie dans les endroits où une partie prenante importante est réticente à faire confiance à un nouveau système. L’avantage des systèmes hybrides est qu’ils permettent à un pays de profiter de certains des avantages d’un système entièrement basé sur la technologie, tout en laissant de la place pour des endroits ou des niveaux du système où la technologie n’est pas encore réalisable. 54 Les Outils Didactiques Cependant, ces systèmes partageront certains des inconvénients des systèmes entièrement papier, ainsi que certains spécifiques aux systèmes hybrides. Comme pour tout système papier, les données saisies ne peuvent pas être visibles de manière centralisée en temps réel et dépendent de la vitesse de déplacement des feuilles de papier physiques, qui peuvent se perdre avant d’être entrés dans le système technologique. L’ajout d’une étape de saisie de données supplémentaire consistant à saisir les données sur papier dans le système basé sur la technologie crée également un travail supplémentaire et introduit un autre aspect relatif aux problèmes de qualité des données à entrer dans le système. Lorsqu’il existe des systèmes parallèles basés sur la technologie et sur le papier, les utilisateurs peuvent être lents à adopter le système basé sur la technologie lorsqu’ils sont habitués à utiliser le système sur papier ; et il se posera inévitablement la question de savoir comment faire le rapprochement lorsque les données dans les deux systèmes ne sont pas en corrélation. Avantages: Inconvénients: ●  Peut fonctionner à la fois avec les pro- ● Temps/main-d’œuvre intensive grammes qui disposent de smartphones/ (saisie de données) Internet/électricité et ceux qui ont moins ● Les données papier ne seront pas d’accessibilité des données en temps réel ● Offre un choix aux programmes ● Lors de l’utilisation de systèmes parallèles, les utilisateurs peuvent être lents à adopter le système basé sur la technologie lorsqu’ils sont habitués à utiliser le système papier ● Moins standardisé EXEMPLES CONCRETS Collecte combinée de données papier et numériques Pour contrer les défis liés à l’accès aux capacités technologiques, un certain nombre de pays adoptent une « approche hybride ». Au Rwanda, par exemple, des approches hybrides ont été adoptées à la fois au stade de la requête et de la livraison pour leur SIG de LTM Les directeurs d’école remplissent les commandes de OD sur papier, puis les amènent au bureau du départe- ment où elles sont saisies dans le système. Pendant la distribution des OD, les versions papier des bordereaux de confirmation de livraison sont toujours utilisées au niveau de l’école. Les éditeurs impriment leurs bordereaux en trois exemplaires et ceux-ci sont signés par les directeurs d’école avec des informations enregistrées sur le nombre de OD réellement reçus. Un exem- plaire est remis à chaque acteur de la chaîne, l’école, l’éditeur et le bureau de département. Pour chaque département, les éditeurs apporteraient les bordereaux signés au ministère de l’Éduca- tion pour les entrer dans le SIG des LTM au niveau central Les implications d’une telle approche sont qu’il n’y a pas de visibilité en temps réel sur la livraison jusqu’à ce que les bordereaux de livraison papier soient soumis au niveau central. Cependant, la soumission département par département signifie au moins que le MEN et les autres parties prenantes n’ont pas besoin d’attendre la fin de la distribution complète à l’échelle nationale avant que des données ne soient disponibles. (N. Read, communication personnelle , Avril 19, 2021). 55 Les Outils Didactiques EXEMPLES CONCRETS Problèmes de connectivité au niveau scolaire En Afghanistan, les problèmes récurrents d’accès à Internet, de couverture téléphonique et de compétences technologiques au niveau des écoles ont rendu très difficile la collecte d’informa- tions au niveau de l’école. En conséquence, le projet s’est finalement éloigné de la confirmation des OD au niveau de l’école. À l’heure actuelle, la confirmation se produit uniquement au niveau du département, où les directeurs d’école récupèrent les livres. En conséquence, seule la remise des livres du département à l’école au niveau du département est suivie; pas ce qui se passe au niveau scolaire. (A. Kishore, communication personnelle, Avril 13, 2021.) COMMENT LE LOGICIEL SYSTÈME SERA-T-IL DÉVELOPPÉ ? Certains pays disposent déjà d’un système d’information sur la gestion de l’éducation (EMIS) qui capture des informations telles que les données au niveau des écoles sur les inscriptions, les enseignants, les infrastructures, les élèves qui ont abandonné et les redoublants, etc. Certains pays peuvent avoir un autre système de collecte de données, tandis que d’autres s’engagent peut-être à peine sur la voie de la numérisation. Une considération importante sera donc de savoir quels systèmes existent déjà et si le TnT doit être intégré dans ces systèmes ou au moins être capable de communiquer avec eux. Les pays qui disposent déjà d’un EMIS auquel ils souhaitent ajouter la fonctionnalité de Suivi et Traçabilité sont déjà familiarisés avec le développement, la mise à jour et la maintenance de leur EMIS. Pour les pays qui souhaitent développer un système TnT autonome, la prochaine décision à prendre concernera soit: A. Le développement du logiciel en interne B. L’achat d’un progiciel standard C. Le recrutement d’un consultant ou d’une organisation en TIC pour développer un logiciel personnalisé Ces décisions sont bien décrites dans les « Directives pour la mise en œuvre des systèmes d’information de gestion logistique informatisés (SIGL) » de l’USAID DELIVER de 2006. Par conséquent, il sera beaucoup cité ici Bien que le document DELIVER se concentre sur le SIGL, les concepts et considérations sont tout aussi pertinents pour le développement d’un système TnT. Développement du logiciel en interne Cela peut être une excellente option si l’expertise requise est disponible au sein du ministère de l’Éducation ou d’une autre organisation associée qui mettra en œuvre le système, car les personnes développant le logiciel seront plus familières avec le contexte dans lequel il sera exécuté, et tant que les experts locaux restent disponibles, les mises à jour ou la maintenance nécessaires du système peuvent être effectuées par le personnel du ministère. Cependant, l’inconvénient du développement du logiciel en interne est qu’il peut prendre beaucoup de temps et de travail pour l’équipe de développement aux compétences très spécialisées, et nécessitera une maintenance continue par un personnel dédié. Achat de logiciel standard ou progiciel En général, il vaut mieux acheter des logiciels prêts à l’emploi qu’en développer, pour ces raisons : 56 Les Outils Didactiques ● Coûts de maintenance réduits sur le long terme. Alors que le coût initial des licences et du support technique peut sembler intimidant, les coûts à long terme de maintenance des progiciels sont inférieurs aux coûts des logiciels développés sur mesure. Le coût de maintenance des progiciels est réparti sur un grand nombre de clients, de sorte que la part de chaque client est faible par rapport au coût de maintenance des logiciels développés spécifiquement pour un client. ● Implémentations plus rapides. Les progiciels ont déjà été testés par le fournis- seur ainsi que par de nombreux clients, donc contrairement aux logiciels dével- oppés sur mesure, il n’a pas besoin d’être testé en profondeur avant la mise en œuvre. Il a également été conçu pour être installé dans une grande variété d’environnements clients et comprend des utilitaires pour faciliter l’installation. ● Accès aux versions mises à jour du logiciel. Les fournisseurs développent en permanence de nouvelles versions de progiciels pour corriger les défauts iden- tifiés et inclure les améliorations suggérées par les clients. Les clients peuvent alors choisir de mettre à niveau vers la dernière version du progiciel plutôt que de consacrer du temps et des ressources à développer des modifications personnalisées. ● Accès à l’assistance produit et utilisateur. Lorsque les clients achètent un progiciel, ils ont également la possibilité d’acheter une assistance auprès du fournisseur pour une certaine période, généralement un an. Cette assistance permet de résoudre les problèmes techniques rencontrés par les clients lors de l’utilisation du logiciel. En plus des accords d’assistance avec le fournisseur, les clients peuvent trouver des réponses à leurs questions auprès d’autres utilisa- teurs du logiciel, souvent via des forums de discussion sur Internet mis en place à cet effet. Bien que tous ces éléments soient de puissantes incitations à acheter plutôt qu’à développer des logiciels, même lors de l’achat d’un progiciel, une certaine quantité de personnalisation pour répondre aux besoins fonctionnels de l’organisation est toujours nécessaire (DELIVER, 2006, p. 37). Engager un développeur professionnel pour la conception d’un logiciel personnalisé Une autre façon de mettre en œuvre un SIGL informatisé est de s’attacher les services d’un consultant ou d’une entreprise externe pour créer une solution sur mesure. [...] Cela peut être une approche efficace pour la mise en œuvre [d’un système électronique] dans les organi- sations de santé publique qui ont des compétences limitées ou inexistantes en technologie de l’information. Cela permet également à ces organisations de bénéficier des compétences de consultants externes ou d’entreprises qui ont de l’expérience dans la mise en œuvre de systèmes informatisés pour un certain nombre de clients dans des contextes variés (DELIVER, 2006, p. 37-38). Les logiciels open source Il existe de nombreuses plates-formes logicielles open source qui peuvent être appropriées pour un système TnT. L’avantage des plates-formes logicielles open source est qu’il existe sou- vent des développeurs locaux qui ont l’habitude de les utiliser, ce qui peut être crucial après la phase de déploiement initiale si des modifications du système ou des corrections de bug sont nécessaires ultérieurement. 57 Les Outils Didactiques Les logiciels open source peuvent être payants ou gratuits. Cependant, il est important de gar- der à l’esprit que les progiciels gratuits n’offrent généralement aucun support de développe- ment, ce qui coûte un supplément ou doit être effectué par l’utilisateur lui-même, ce qui signifie que le coût des développeurs de logiciels locaux doit être pris en compte. EXEMPLES CONCRETS L’OTIMS de l’Afghanistan : du logiciel propriétaire au logiciel open source Au cours des cinq années écoulées depuis que Creative Associates International a commencé à travailler avec le gouvernement afghan pour développer un Système de gestion d’inventaire de manuels en ligne(OTIMS), les choix de fonctionnalité et de technologie sont passés par différentes étapes. Le pilote impliquait une plate-forme commerciale fournie par le fournisseur - Geospago (rebaptisée GraphLI). Pour la mise à l’échelle, Creative a construit une plate-forme avec le gouvernement qui est open source et désormais gérée par le ministère lui-même. La plate-forme Geospago est « riche en fonctionnalités » et a été utilisée pour collecter une multitude d’informations, numériser des colis et suivre des livres au niveau des colis à travers les nœuds de la chaîne d’approvisionnement. La deuxième itération de la plate-forme, l’OTIMS en open source est décrite comme « suffisante en fonctionnalités ». Les implications sont que le ministère ne peut plus suivre avec précision chaque colis, mais l’OTIMS en open source fournit une solution à faible coût qui permet des prévisions efficaces, l’enregistrement des données sur l’expédition et la réception des livres, l’inventaire général et la gestion des stocks (A. Kishore, communication personnelle, 24 mars 2021). OTIMS est disponible pour d’autres développeurs sur GitHub - https://github.com/CreativeDC/otims TABLEAUX DE BORD, INDICATEURS ET RAPPORTS Jusqu’à présent, nous avons parlé de la façon dont votre système Track and Trace rassemblera les données nécessaires pour surveiller les performances de la chaîne d’approvisionnement OD. Mais une fois toutes ces données dans votre système, qui devra les utiliser, comment devront-ils les utiliser et comment y accéderont-ils ? Qui aura accès - types d’utilisateurs Les utilisateurs de la base de données Track and Trace se répartiront en deux groupes : ceux qui ont besoin d’un accès root à toutes les données pour pouvoir créer de nouveaux rapports et peut-être pour modifier ou transformer les données, que nous appellerons « administra- teurs » et ceux qui ont simplement besoin de voir des rapports et des indicateurs prédéfinis, que nous appellerons « utilisateurs ». Les administrateurs Il n’y aura généralement que quelques administrateurs d’un système, qui seront les personnes qui doivent pouvoir accéder à la base de données et y apporter des modifications. Par exem- ple, un administrateur peut avoir besoin d’ajouter une nouvelle école à la liste principale des écoles du système ou de mettre à jour la liste des titres OD approuvés qui seront suivis par le système. Les administrateurs auront également la possibilité de modifier les données qui ont été soumises au système. Par exemple, un utilisateur peut accidentellement signaler avoir reçu un colis qui ne lui était pas destinée et un administrateur devra modifier le statut du colis 58 Les Outils Didactiques incorrectement enregistré. Les administrateurs auront également la possibilité de créer ou de modifier les rapports et tableaux de bord qui seront affichés par le système. En bref, les admin- istrateurs sont les personnes qui pourront apporter des modifications à ce que tous les utilisa- teurs voient lorsqu’ils accèdent au système. Un élément important à garder à l’esprit au moment de décider qui sera l’administrateur du système est que la plupart des licences logicielles pouvant être utilisées dans le cadre d’un système TnT seront facturées par administrateur, tout en permettant à n’importe quel nombre d’utilisateurs de visualiser les données. Les utilisateurs Contrairement aux administrateurs, les utilisateurs ont simplement besoin d’un accès pour pou- voir voir les données dans le système, généralement via un tableau de bord en ligne. Les utili- sateurs pourront afficher les indicateurs, les tableaux de bord et les rapports disponibles dans le système. Les utilisateurs peuvent être n’importe qui, d’un haut responsable du ministère de l’Éducation qui utilisera des indicateurs suivis au niveau national pour évaluer la performance globale du système de distribution OD, aux superviseurs au niveau infranational qui souhaitent pouvoir suivre les progrès au sein de leur propre service administratif, en passant par les direc- teurs d’école ou les membres de la communauté qui souhaitent comparer les performances de leur propre zone avec celles de leurs pairs. Les utilisateurs pourront généralement appliquer des filtres aux rapports et aux tableaux de bord afin qu’ils ne voient que les données particulières qui les intéressent, mais ces filtres n’affecteront que ce que l’utilisateur individuel voit, ils n’affecteront pas ce que les autres utilisateurs voient. Comment les utilisateurs accéderont-ils aux données les tableaux de bord Un tableau de bord en ligne, accessible via une adresse internet, est un choix naturel pour l’agrégation et la visualisation des données, et constitue l’élément central de la plupart des systèmes TnT. Contenant des tableaux et des graphiques faciles à comprendre qui permettent aux utilisateurs de comprendre en un coup d’œil la performance globale du système de distribution. ⊳ Tableau de bord montrant le pourcentage d’écoles qui ont soumis leurs données sur les besoins, utilisé par le ministère cambodgien de l’Éducation, de la Jeu- nesse et des Sports sur leur tableau de bord des demandes. 59 Les Outils Didactiques EXEMPLES CONCRETS TABLEAUX DE BORD ET VISUALISATION Idéalement, un tableau de bord TnT a la capacité d’afficher les emplacements des commandes - qu’il s’agisse de livres ou d’envois de livres, tels que des boîtes, des palettes, des conteneurs (ACR, 2015a ; ACR, 2018). Cependant, tout dépend de la complexité des données collectées par le système. La première itération du TnT développé par Creative Associates et le gouvernement afghan, lorsqu’il utilisait le logiciel propriétaire de Geospago et avait des utilisateurs tout au long de la chaîne d’approvisionnement, était en mesure d’avoir des tableaux de bord « haut de gamme » avec des cartes et la possibilité de cartographier visuellement l’emplacement de colis spécifiques de livres, en temps réel, à toutes les étapes de la chaine. Cependant, la version agrandie et rationalisée qui a été développée plus tard, utilisant un logiciel open source et, avec moins de fonctionnalités, elle n’avait pas cette capacité (A. Kishore, communication personnelle, 24 mars 2021). Au Rwanda, le système incorpore les coordonnées GPS des écoles afin que le ministère puisse facilement cartographier la distribution à l’échelle nationale. Le tableau de bord et la carte en ligne fournissent aux administrateurs une visibilité sur le statut de toute livraison, en temps quasi réel. (Results for Development Institute (R4D) & International Education Partners (IEP), 2016) Rapports En plus d’un tableau de bord affichant des informations clés, la plupart des systèmes TnT per- mettent également aux utilisateurs de visualiser divers rapports qui affichent les données plus en détail, souvent avec la possibilité de filtrer par caractéristiques telles que des regroupe- ments administratifs ou des emplacements géographiques. EXEMPLE CONCRET Le Rwanda LTM MIS est accessible via une URL de site Web. Les utilisateurs reçoivent un nom d’utilisateur et un mot de passe afin que, par exemple, chaque école puisse voir son propre inventaire et passer ses propres commandes. Les éditeurs et les distributeurs peuvent télécharg- er des commandes nationales et régionales consolidées, imprimer des bordereaux de livraison remplis pour la signature et le tampon de l’école comme base pour les demandes de paiement et afficher des rapports de commande, de livraison et de paiement personnalisés. (Read, N, 2017, p 530) 60 Les Outils Didactiques Tableaux de bord et indicateurs clés de performance Les tableaux de bord affichent généralement des indicateurs clés de performance (KPI), ce qui constitue la finalité majeure de tout système Track and Trace permettant aux responsables de comprendre les performances de leur chaîne d’approvisionnement OD. Les KPI définissent comment les responsables de la chaîne d’approvisionnement mesureront le succès ou l’échec du système de distribution et devraient être parmi les premières choses qu’un utilisateur voit lorsqu’il accède à un tableau de bord TnT. Les bons KPI sont faciles à comprendre, tout en transmettant des informations riches sur les performances d’un système. Ces indicateurs peuvent être calculés de différentes manières, en fonction de la granularité des données disponibles. Les indicateurs que vous pourrez calculer dépendront également des décisions que vous avez prises jusqu’à présent dans la conception de votre système, cela inclut par exemple le type de modèle de suivi (Premier et Dernier Kilomètre ou Suivi Complet) choisi, et de quelles technologies sont utilisées pour saisir les données à chaque niveau. Indicateurs de livraison OD Le type d’indicateur le plus fondamental pour un système TnT déterminera si les OD atteignent ou non leurs bénéficiaires visés. Cependant, cela peut être calculé de différentes manières, à des niveaux différents. Niveau lot de livraison Exemples d’indicateurs : ● Pourcentage de livraisons/colis reçus (nombre total de livraisons confirmées reçues / nombre total de livraisons envoyées) Exigences: ● Livraisons numérotées/à code-barres individuellement pour chaque destinataire, soit sous forme de colis ou de boîte scellés, soit sous forme de bordereau de livraison séparé ● Les destinataires doivent avoir des téléphones compatibles SMS ou SVI (au minimum) Cet indicateur peut être utilisé dans des systèmes qui suivent des lots séparés de OD, comme une livraison individuelle de OD pour une école particulière, contenant de nombreux titres mais livrés ensemble dans une seule boîte ou sur un seul camion à la fois. Cela nécessite généralement que le lot de livraison soit emballé au fur et à mesure de son entrée dans le système, par exemple dans une boîte ou emballé dans du plastique ensemble, et étiqueté pour sa destination finale/destinataire, souvent avec un code-barres ou un numéro de livraison. Dans ce cas, le destinataire retirerait le carton ou le colis et déclarerait l’avoir reçu, à l’aide de son code barre ou de son numéro de livraison. Cela peut également être réalisé lorsque les livres n’ont pas été emballés individuellement par destinataire si des bons de livraison accom- pagnant les OD indiquent les titres et les quantités que chaque destinataire doit recevoir. Dans ce cas, le destinataire signalera qu’il a reçu les titres et quantités de OD selon la liste indiquée dans son bordereau de livraison dont il signale le numéro comme livré. C’est le plus simple pour le destinataire, car il n’a pas besoin de saisir d’informations sur les titres qu’il a reçus et en quelle quantité, ni même où il reçoit la livraison ou au nom de qui il la reçoit, car le système TnT « sait » déjà ce qu’il y avait dans ce lot de livraison particulier, et où il était censé aller. Parce que l’utilisateur n’a qu’à indiquer quel est le numéro d’identification du lot et qu’il a été reçu, les données de cet indicateur sont facilement collectées par de simples 61 Les Outils Didactiques téléphones via des messages SMS ou SVI. Le système TnT peut également inclure une option permettant à l’utilisateur d’indiquer qu’il y a un problème avec le lot de livraison, par exem- ple qu’il est arrivé endommagé ou ne contenait pas ce qu’il était censé contenir, ce qui peut ensuite être étudié par les échelons supérieurs. Bien que relativement simple, il s’agit d’un KPI très important à utiliser pour évaluer les livrai- sons OD en temps réel, car il permet à toutes les parties prenantes de voir le statut global des livraisons jusqu’au niveau de l’école. Cela permet également aux parties prenantes d’identifier quand les livraisons dans une région ou un département particulier sont en retard par rapport à ses pairs, ce qui peut inciter les superviseurs à enquêter sur la situation pour trouver une solution. Le premier inconvénient majeur de l’utilisation d’un KPI pour les livraisons par lot est que les quantités de livres qui doivent être livrées à chaque emplacement final doivent être connues dès le départ lorsque les livres entrent dans la chaîne d’approvisionnement, et ce n’est pas toujours le cas. Les systèmes plus décentralisés, dans lesquels le niveau central ne reçoit pas de commandes ni n’attribue de livres aux écoles prises individuellement, ne sont pas compatibles avec ce type d’indicateur. Cela inclut les systèmes où le niveau central reçoit des commandes groupées des niveaux inférieurs qui ont fait leur propre agrégation, ainsi que les systèmes qui attribuent des livres sans utiliser de données au niveau de l’école. Le deuxième inconvénient majeur est le revers de sa simplicité pour le destinataire: les in- formations fournies par ce dernier sont minimes. Dans un système où le destinataire indique simplement la réception d’un colis particulier, ce colis sera marqué comme reçu dans le sys- tème, sans aucune vérification indépendante qu’il a été reçu par le bon destinataire. Même lorsque le destinataire est autorisé à signaler un problème avec la livraison, étant donné que les informations qu’il fournit ne sont que de base, les superviseurs du niveau suivant peuvent prendre beaucoup de temps pour assurer le suivi auprès du destinataire afin de déterminer la nature exacte du problème et s’il peut être résolu ou non. En termes plus simples, ce type d’indicateur indique bien si les OD ont été livrés, mais il a plus de mal à indiquer s’ils ont été livrés correctement. Niveau de l’école ou du destinataire Exemples d’indicateurs : ● Pourcentage de livraisons/colis dont la réception a été confirmée (total des livraisons signalées reçues par le bon destinataire / nombre total de livraisons envoyées) ● Pourcentage d’écoles qui ont reçu leurs livraisons (nombre total d’écoles qui ont con- firmé avoir reçu la bonne livraison / nombre total d’écoles) Exigences: ● Livraisons numérotées/à code-barres individuellement pour chaque destinataire, soit sous forme de colis ou de boîte scellés, soit sous forme de bordereau de livraison séparé ● Les destinataires doivent avoir des téléphones compatibles SMS ou SVI (au minimum) ● Le destinataire doit avoir un code d’identification individuel pour pouvoir comparer le destinataire prévu avec le destinataire réel 62 Les Outils Didactiques Une méthode légèrement plus complexe d’évaluation des livraisons OD ajoute des informa- tions sur l’école au suivi individuel des lots décrit ci-dessus. Le moyen le plus simple d’y parve- nir est que chaque école dispose d’un code d’identification unique connu de la personne qui reçoit la livraison. Ils pourraient ensuite utiliser à la fois le numéro de livraison ou le code-bar- res ainsi que leur identifiant scolaire unique pour indiquer que le lot de livraison particulier a été livré à un endroit particulier. Tout comme l’utilisation du lot de livraison uniquement, celui-ci est également relativement simple à collecter par SMS ou SVI sur un simple téléphone. Le principal inconvénient de cet indicateur par rapport à l’indicateur de lot seul ci-dessus est que chaque école, ainsi que la personne qui reçoit la livraison, doit connaître l’identifiant unique de cette école. Cela peut être simple dans les systèmes éducatifs où chaque école dis- pose déjà d’un code unique qu’elle utilise à des fins de reporting. Sinon, chaque école devra recevoir un numéro de ce genre, d’une manière qui garantira que le numéro pourra être utilisé lorsque la livraison arrivera, en le mettant sur une affiche imprimée qui est accrochée dans le bureau administratif de l’école par exemple. Au Niveau du titre OD Exemple d’indicateur : • Pourcentage d’écoles/destinataires qui ont reçu tous les OD qui leur ont été attribués (nombre total de destinataires qui ont reçu au moins la quantité de chaque titre OD qui leur a été attribuée / nombre total de destinataires) Exigences: ● Le destinataire doit disposer d’un smartphone et d’un accès Internet suffisant pour accéder à un formulaire en ligne ou soumettre des données via une application qu’il a déjà téléchargée ● Les attributions par destinataire doivent être saisies dans le système au niveau central La manière la plus complexe d’évaluer les livraisons de OD est par titre de OD individuel et l’école à laquelle il a été livré. Contrairement aux systèmes décrits ci-dessus, cela ne nécessite pas que la destination de chaque OD individuel soit connue lorsqu’il entre dans la chaîne d’approvisionnement. Au lieu de cela, chaque destinataire devra enregistrer les quantités de chaque titre OD individuel qu’il reçoit, augmentant considérablement la charge de saisie des données pour le destinataire. Celle-ci n’est généralement pas adaptée à une saisie sur un simple téléphone, que ce soit par SMS ou SVI, et nécessitera au contraire que les données soient saisies sur un smartphone ou une tablette, via un formulaire en ligne ou une application dédiée. Le principal avantage de ce type d’indicateur est que, du fait que l’utilisateur saisit des don- nées substantielles sur exactement ce qu’il reçoit, le système peut également suivre des données détaillées sur tous les problèmes qui surviennent et permettre plus facilement aux superviseurs de comprendre la nature et l’étendue du problème. Sans avoir besoin d’effectuer une enquête. Le principal inconvénient de ce type d’indicateur est qu’il impose une charge plus importante au destinataire, eu égard à la fois à la technologie dont il doit disposer et au temps qu’il lui faudra pour saisir les données. 63 Les Outils Didactiques Indicateurs de qualité de livraison Exemples d’indicateurs : ● Pourcentage d’envois qui arrivent avec un produit endommagé (nombre total d’envois confirmés comme arrivés où des dommages ont été constatés / nombre total d’envois confirmés comme arrivés) ● Pourcentage de supports arrivés endommagés (quantité totale de OD confirmés livrés qui ont été signalés comme endommagés / quantité totale de OD confirmés livrés) Exigences: ● Le système est capable de signaler lorsqu’une partie d’un envoi a été reçue endom- magée (pour le pourcentage des envois) ; ou ● Le système est capable de signaler la quantité totale de OD qui a été reçue endom- magée (pour le pourcentage de supports) Cet indicateur mesure la qualité du transport et du stockage au sein de la chaîne d’approvi- sionnement et si les OD sont endommagés avant d’arriver à leur destination finale. Pour les systèmes basés sur SMS ou SVI qui sont capables de capturer une réponse du destinataire indiquant qu’une partie de leur livraison a été endommagée mais qui ne peuvent pas captur- er directement des informations détaillées sur les quantités, le premier exemple d’indicateur (pourcentage des expéditions) serait facile à calculer. Pour les systèmes basés sur smartphone qui peuvent capturer des informations plus détaillées sur les quantités, le deuxième exemple d’indicateur (pourcentage de supports) fournit une compréhension plus détaillée de l’étendue des problèmes liés à la qualité de la livraison. Indicateurs de livraison supplémentaires pour les systèmes de Suivi Complet Tous les indicateurs ci-dessus peuvent être calculés dans un système de Suivi du Premier et Dernier Kilomètre. Pour les pays qui ont choisi un modèle de Suivi Complet, plusieurs indi- cateurs de livraison supplémentaires sont possibles pour mesurer ce qui se passe entre les niveaux du système. Arrivées ponctuelles Exemple d’indicateur : ● Nombre d’envois arrivant à temps, par niveau (nombre d’envois reçus dans la fenêtre de livraison convenue / nombre total d’envois, désagrégé par niveau de la chaîne d’approvisionnement) Exigences: ● Les envois doivent pouvoir être suivis au fur et à mesure qu’ils progressent d’un niveau à l’autre dans la chaîne d’approvisionnement ● Chaîne d’approvisionnement qui a défini des fenêtres de livraison entre les niveaux Les systèmes qui incluent la capacité de suivre les expéditions au fur et à mesure qu’ils progr- essent d’un niveau à l’autre dans la chaîne d’approvisionnement peuvent inclure cet indicateur, qui mesure les retards entre chaque niveau de la chaîne. Un tableau de bord pourrait montrer le niveau d’arrivées à temps pour chaque niveau de la chaîne d’approvisionnement, ce qui donnerait aux utilisateurs une compréhension importante du degré auquel les livraisons OD parcourent la chaîne d’approvisionnement comme prévu ou sont « bloquées » à un niveau particulier. Il peut être encore désagrégé dans un rapport détaillé par région administrative ou géographique, ce qui permettrait aux utilisateurs de voir si une zone particulière à plus ou 64 Les Outils Didactiques moins de difficultés à assurer une livraison à temps que d’autres. Dans l’immédiat, cela donne l’opportunité aux responsables de programme de prendre des mesures pour faire avancer les livraisons OD en cas de problème. Lorsque les performances au sein d’un niveau diffèrent selon les zones administratives ou géographiques, cela offre également une opportunité à plus long terme d’identifier les domaines d’étude les plus performants afin que les responsables de programme puissent mieux comprendre quels facteurs conduisent à des performances plus élevées et si ces facteurs peuvent être reproduits dans les zones les moins performantes. Les défauts de cet indicateur sont qu’il ne change pas au fur et à mesure que les problèmes sont résolus, et ne révèle pas le degré du problème. C’est-à-dire qu’à un moment donné, une livraison est soit arrivée à temps, ou n’est pas arrivée mais n’est pas encore en retard, ou est arrivée mais était en retard, ou n’est toujours pas arrivée et est en retard. Cet indicateur ne fait pas la distinction entre les deux derniers, et ne fait pas la distinction entre une livraison arrivée avec un jour de retard et une livraison arrivée 100 jours en retard. En termes simples, cet indi- cateur signale qu’il y a un problème avec les livraisons qui mérite qu’on y prête attention, mais ne permet pas aux responsables de programme de voir d’un coup d’œil l’ampleur du problème ou quand il a été résolu. L’exhaustivité de la livraison Exemple d’indicateur : ● Pourcentage de supports OD qui ont atteint un niveau intermédiaire et qui ont été reçus par le niveau suivant (quantité totale de OD qui a été confirmée livrée au niveau suivant / quantité totale de OD qui a été confirmée reçue à chaque niveau, calculé pour chaque niveau intermédiaire) Exigences: ● Les envois doivent pouvoir être suivis au fur et à mesure qu’ils progressent d’un niveau à l’autre dans la chaîne d’approvisionnement ● La chaîne d’approvisionnement doit être bien cartographiée, avec chaque entité inter- médiaire (entrepôt, bureau infranational) associée à chaque destination qui reçoit des livraisons OD de sa part Cet indicateur peut être considéré comme la progression des livraisons pour chaque niveau du système qui sert de relais pour les livraisons OD en route vers leur destination finale. Calculé pour chaque niveau intermédiaire distinct de la chaîne d’approvisionnement (par exemple, les entrepôts au niveau national, puis régional, puis de départemental), il permet aux responsables de programme de voir où se trouvent actuellement les matériaux OD dans leur chaîne d’appro- visionnement. Il peut être encore désagrégé dans un rapport détaillé en zones administratives et géographiques, et même en entrepôts individuels, pour permettre une compréhension plus fine de la localisation des problèmes. À l’instar des arrivées ponctuelles, cet indicateur permet aux responsables de programme d’identifier quand les supports sont « bloqués » à un niveau particulier, leur donnant ainsi la possibilité de prendre des mesures pour résoudre la situation. Cependant, cet indicateur cor- rige les lacunes de l’indicateur des arrivées ponctuelles, parce qu’il continue de changer au fur et à mesure que les supports se déplacent dans le système. C’est-à-dire qu’un responsable de programme peut voir quand les livraisons sont bloquées, prendre des mesures pour résoudre 65 Les Outils Didactiques la situation, puis voir l’indicateur changer à mesure que les supports se déplacent à nouveau dans la chaîne d’approvisionnement. Indicateurs de requêtes/besoins Il convient de noter que dans les systèmes qui incluent une composante requête, dans lesquels l’école doit soit soumettre des demandes, soit soumettre d’autres données qui seront utilisées pour calculer ses besoins, les utilisateurs sont fortement incités à utiliser le système pour soumettre ces données. C’est-à-dire que si une école ne soumet pas ses données de requête/besoins, elle peut très bien ne pas recevoir de livres, et nous nous attendons donc à ce que la grande majorité des écoles qui sont en mesure de soumettre ces données le fassent. Cela contraste avec les indicateurs de livraison, où le destinataire a par définition déjà reçu ses livres, et l’incitation à compléter les données requises pour confirmer la livraison est plus faible et peut être considérée comme une exigence principalement administrative. Pour cette raison, dans tous les indicateurs de livraison, lorsqu’il existe une différence entre le total des livraisons attendues et le total des livraisons confirmées, il doit y avoir une certaine incertitude quant à la mesure dans laquelle les livraisons qui n’ont pas été confirmées n’ont pas été réellement reçues, ou si le destinataire n’a tout simplement pas ou pu utiliser le système pour confirmer la livraison. Pour prendre un exemple, si un pays termine un cycle de livraison et constate que 92 % des écoles ont confirmé avoir reçu leurs livraisons, alors il y a une certaine incertitude quant au 8 % d’écoles restantes n’ayant effectivement pas reçu de livres, combien ont choisi de ne pas confirmer les livraisons qu’ils ont reçues, et combien n’ont tout simplement pas pu utiliser le système pour une raison ou une autre. Les indicateurs de demande servent donc de baromètre pour évaluer non seulement le nom- bre d’écoles qui ont soumis des requêtes, mais aussi de manière générale combien d’écoles sont capables d’utiliser le système TnT pour soumettre des données. Cela peut ajouter une compréhension supplémentaire à vos autres indicateurs. Niveau de l’école ou du destinataire Exemples d’indicateurs : ● Pourcentage d’écoles/destinataires qui ont soumis avec succès une requête de livres ou d’autres données sur les besoins (nombre d’écoles qui ont soumis une requête ou des données sur les besoins / nombre total d’écoles) Exigences: ● Les destinataires doivent avoir des téléphones compatibles SMS ou SVI (au minimum) ● Le destinataire doit avoir un code d’identification individuel pour pouvoir lier sa requête à son école Cet indicateur peut être utilisé dans des systèmes qui incluent une méthode de collecte de données pour établir les besoins, soit au niveau du titre OD individuel, soit au niveau de l’école (données d’inscription), pour évaluer combien d’écoles ont pu soumettre avec succès les don- nées de leur requête/besoin. Étant donné que l’indicateur est calculé au niveau de l’école, il se désagrège facilement en un rapport par région administrative ou géographique. Ce rapport 66 Les Outils Didactiques peut ensuite être utilisé pour identifier les écoles nécessitant un suivi pour les aider à utiliser le système pour soumettre leurs données de requête ou bien pour collecter les données de requête manuellement auprès d’elles si elles ne sont pas en mesure d’utiliser le système. Indicateurs d’attribution Exemples d’indicateurs : ● Pourcentage de livres demandés qui ont été attribués (nombre total de livres attribués / nombre total de livres demandés) Exigences: ● Système TnT qui comprend un système de collecte de données de requête Dans les systèmes qui collectent les données sur les requête des écoles, un indicateur d’at- tribution peut aider le niveau central à évaluer dans quelle mesure ils ont été capables de répondre aux besoins exprimés Contrairement aux indicateurs précédents, cet indicateur ne mesure pas la performance du système TnT ou du système de distribution de OD lui-même. Lorsque les achats de OD sont effectués de manière centralisée, cela aide simplement les planificateurs centraux à comprendre l’écart entre ce que leur budget a pu fournir pour l’année en cours et ce qu’était le besoin exprimé en manuels. Lorsque les achats de OD sont effectués à un niveau décentralisé, par exemple par les bureaux de l’éducation au niveau départemental, cet indicateur peut aider chacun à comprendre dans quelle mesure les différentes sections administratives de leur système éducatif sont capables de répondre aux besoins de leurs élèves, là où des dépenses budgétaires supplémentaires seraient nécessaires et s’il existe des déséquilibres qui peuvent être corrigés. Rapports Bien que les tableaux de bord affichant les KPI fassent un bon travail pour montrer des indi- cateurs agrégés qui permettent aux utilisateurs de savoir comment le système de distribution fonctionne et signalent quand il pourrait y avoir un problème, une analyse plus approfondie nécessite souvent de pouvoir travailler avec un rapport plus détaillé. C’est-à-dire qu’une fois qu’un gestionnaire de programme a identifié via un KPI qu’il existe un problème qui mérite son attention, un rapport détaillé peut aider à identifier exactement où se situe le problème. Différents types d’utilisateurs peuvent avoir besoin de différents types de rapports, et en effet certains utilisateurs peuvent ne pas du tout avoir besoin de rapports - ils veulent simplement se servir du tableau de bord. Par exemple, les responsables de programme de haut niveau peuvent simplement vouloir afficher les KPI et peuvent déléguer une analyse plus approfondie lorsque des problèmes surviennent. À l’autre extrémité du spectre, un directeur d’école peut ne pas s’intéresser à l’état global d’un indicateur à l’échelle nationale, mais simplement vouloir voir ce qui se passe dans sa zone. En plus d’être plus détaillés que les KPI qui pourraient être affichés sur un tableau de bord, les rapports permettront généralement aux utilisateurs de choisir différents niveaux auxquels ils souhaitent voir les données agrégées, et leur permettront d’utiliser des filtres pour affiner les résultats affichés dans le rapport. Par exemple, un responsable de programme au niveau de la région peut souhaiter voir les données agrégées au niveau des départements qu’il dessert, tout en filtrant pour n’afficher que les départements de sa région. Un responsable au niveau du département peut souhaiter voir le même rapport, mais avec des données agrégées au niveau des écoles qu’il dessert, et uniquement au sein de son département. Cette capacité 67 Les Outils Didactiques à découper et recouper les données de différentes manières pour différents publics fait des rapports des outils puissants pour effectuer une analyse plus approfondie afin de comprendre ce qui se passe dans une chaîne d’approvisionnement. Les exemples de rapports présentés ci-dessous présentent quelques modèles que les concep- teurs de systèmes peuvent souhaiter mettre à la disposition de tous les utilisateurs, y compris des cas d’utilisation possibles. Cette liste est loin d’être exhaustive, mais elle donnera aux concepteurs de systèmes des idées et un aperçu de la manière de réfléchir aux rapports qu’ils pourraient souhaiter, qui utiliserait ces rapports et comment ils les utiliseraient. Exemples de rapports Quantité demandée, par titre de OD et par école Ce rapport afficherait les données sur les requêtes à un niveau très fin, jusqu’aux quantités de titres individuels demandés par les écoles, une à la fois. Un directeur d’école peut souhaiter consulter ce rapport, filtré uniquement pour son école, pour s’assurer que les données de la demande qu’il avait l’intention de soumettre sont correctement saisies dans le système. Un responsable au niveau du département peut souhaiter afficher ce rapport, filtré uniquement pour les écoles de son département, afin d’examiner les requêtes soumises par les différentes écoles qu’il supervise. Les utilisateurs aux niveaux supérieurs du système n’auraient générale- ment pas besoin de voir les données à ce niveau de détail, car il s’agit simplement de trop de données à comprendre pour un grand groupe, mais peuvent plutôt souhaiter voir les données de la requête agrégées non pas par école mais par région administrative ou géographique, ou pour l’ensemble du pays, afin de comprendre les quantités globales de chaque titre OD qui seront nécessaires. Quantité attribuée, par titre de OD et par école À l’instar du rapport précédent, ce rapport afficherait les quantités individuelles de titres OD attribués à chaque école (c’est-à-dire la quantité que l’entité adjudicatrice s’est engagée à livrer à chaque école, après avoir pris en compte les données de demande et les budgets disponibles). Ici encore, les responsables infranationaux peuvent souhaiter afficher ce rapport filtré pour leur zone administrative pour voir le nombre total de OD qu’ils devraient s’atten- dre à recevoir, ou pour comparer une livraison reçue à ce qui devait être livré. Les directeurs d’école peuvent souhaiter consulter ce rapport, filtré uniquement pour leur école, pour voir ce qui leur a été alloué sans avoir à attendre que la livraison apparaisse. Les utilisateurs de niveau supérieur peuvent vouloir agréger ces informations à différents niveaux pour voir les documents OD attendus à chaque niveau, mais il est peu probable qu’ils souhaitent utiliser le rapport sous sa forme entièrement désagrégée. Statut de livraison, par école Ce rapport montrerait le statut de livraison pour chaque école. Les statuts de livraison possi- bles varient en fonction de la conception du système. Ils peuvent simplement inclure livré / pas encore livré, ou ils peuvent inclure livré/livré (non confirmé) /livré (confirmé), ou ils peuvent contenir des informations supplémentaires telles que pas encore livré/livré (complet)/livré (incomplet)/livré (endommagé). Ce rapport est particulièrement utile pour les gestionnaires aux niveaux infranationaux. Les responsables au niveau juste au-dessus des écoles, comme les départements, pourraient utiliser ce rapport pour savoir quelles écoles parmi celles qu’ils supervisent n’ont pas reçu 68 Les Outils Didactiques de livres (ou viennent les récupérer dans des systèmes qui dépendent des écoles pour col- lecter). Cela pourrait leur donner l’occasion de prendre un certain nombre de mesures pour les écoles qui n’ont pas encore reçu leur livraison : ils pourraient encourager cette école à venir récupérer leur livraison ; ils pourraient essayer d’autres moyens pour obtenir la livraison dans les écoles ; ou ils peuvent faire un suivi avec l’école pour s’assurer qu’une livraison réussie mais qui n’a pas été confirmée peut être confirmée dans le système. Les niveaux infranationaux supérieurs peuvent utiliser ce rapport, filtré pour leur propre zone telle qu’une région, pour vérifier les performances du niveau suivant qu’ils supervisent. Par exemple, un responsable régional peut vérifier le statut des livraisons dans tous les départe- ments qu’il supervise, et s’il remarque qu’un département particulier est à la traîne, il aurait la possibilité de faire un suivi avec ce responsable de département pour voir si la performance peut être améliorée. Écarts et problèmes de livraison, par école Ce rapport montrerait toutes les écoles qui ont signalé un problème avec leur livraison. Selon la façon dont le système est configuré, il peut également afficher des informations supplémen- taires telles que la nature du problème signalé, comme une livraison marquée reçue endom- magée ou incomplète. Ce rapport peut servir de liste de contrôle pour les responsables de programme, qui peuvent rechercher toutes les écoles de leur zone de responsabilité qui ont signalé un problème, et commencer à enquêter sur ces problèmes pour une éventuelle résolution. Écoles non déclarantes ; écoles non-demandeuses Ces deux rapports, distincts mais remplissant une fonction très similaire, permettent aux re- sponsables de programme d’identifier les écoles (ou autres destinataires) qui n’ont pas déclaré leur livraison comme reçue ou n’ont pas soumis leurs données de demande de livres. Tout comme le rapport sur les écarts de livraison, ces rapports peuvent servir de liste de contrôle pour les gestionnaires de programme, leur permettant d’identifier les écoles qui ont besoin d’un suivi, soit parce qu’elles n’ont pas confirmé une livraison, soit parce qu’elles n’ont pas soumis les données demandées. Une chose notable à propos de ces rapports est que, puisqu’ils prennent en compte les écoles, ils incluent celles qui n’ont pas déclaré quoi que ce soit, contrairement aux rapports mentionnés ci-dessus qui incluent des données soumises par les écoles et les entrepôts. Cela nécessite que la liste principale des écoles du système soit tenue aussi à jour que possible, faute de quoi ces rapports contiendront des erreurs. Par exemple, ces rapports incluraient une école qui n’a pas fait de rapport même si cette école n’était pas censée faire de rapport, par exemple parce qu’elle a fermé. D’un autre côté, ces rapports ne contiendraient pas une nou- velle école qui devrait faire un rapport, si cette école n’a pas été ajoutée à la liste principale des écoles. 69 Les Outils Didactiques EXEMPLE CONCRET Rapports OTIMS sur l’Afghanistan Le Manuel OTIMS décrit la fonctionnalité de reporting de la manière suivante : L’OTIMS fournit un module de génération de rapports en un clic pour tous les besoins en matière de rapports et de planification du ministère à tous les niveaux du processus de distribution des manuels. L’une des nombreuses fonctionnalités de reporting importantes est celle des manuels perdus ou manquants, qui fournit une liste précise des livres manquants à n’importe quel niveau du processus. Ceci, ainsi que d’autres fonctionnalités, permet d’assurer la transparence, la re- sponsabilité et l’accès rapide aux livres par les élèves. L’OTIMS est actuellement hébergé et accessible à l’ adresse http://74.208.121.179   (Afghan Chil- dren Read, n.d., p. 4). COMMENT LES UTILISATEURS SERONT-ILS FORMÉS ? Les coûts et la faisabilité de la formation des utilisateurs à l’échelle nationale sont des critères très importants à garder à l’esprit lors de la conception d’un système TnT. Très souvent, plus le système est simple, plus les exigences de formation le sont aussi. EXEMPLES CONCRETS CONSIDÉRATIONS RELATIVES À LA FORMATION INPIREES DU CAMBODGE Former sur une base juste-à-temps : dans la plupart des TnT, il y a généralement de longs inter- valles où les utilisateurs ne sont pas engagés avec le système. Par exemple, les confirmations de livres au niveau scolaire peuvent avoir lieu 6 mois après la saisie des requêtes de livres dans le système. La formation doit être divisée en modules/sections basés sur des tâches immédiates, et dispensée virtuellement ou en personne aussi près que possible du moment de l’utilisation. Des vidéos de 30 secondes ou 1 mémo avec des captures d’écran démontrant une ou deux étapes sont idéales. Développer des supports numériques de formation pour une portée nationale: La plate-forme TnT au Cambodge comprend des utilisateurs au niveau scolaire et communautaire. Pour atteindre l’échelle, les formations et le soutien ne pouvaient être fournis que virtuellement, car les forma- tions en face à face à l’échelle nationale étaient d’un coût prohibitif pour le gouvernement. De courtes vidéos, de courts messages instantanés/courriels avec des graphiques GIF, des PDF ou JPG numériques d’une page et un tableau d’affichage ou de référentiel en ligne d’outils de formation numériques fonctionnent tous bien. Diffusion des ressources de formation numériques: En utilisant l’approche « juste à temps », les acteurs concernés au sein du ministère de l’Éducation peuvent planifier la diffusion des outils de formation numériques spécifiques via des groupes privés de messagerie instantanée (tels que What’s App, Messenger, etc.), les médias sociaux, le courrier électronique, le SMS ou chatbot aux étapes pertinentes de la chronologie de la chaîne d’approvisionnement. La diffusion d’outils de 70 Les Outils Didactiques formation peut même être intégrée dans le système TnT lui-même, envoyé sous forme de rappel ou de notification. Adaptation aux besoins de formation annuels: Si le système inclut des utilisateurs au niveau communautaire, il sera important de se rappeler que les parents, les membres de l’APE ou du comité de gestion de l’école changent. Des outils de formation numériques devront être dis- tribués chaque année. Pour la formation/le support en personne, il faudra qu’il y ait quelqu’un en permanence à l’école ou au niveau local qui soit responsable de la formation/de la transmission des outils de formation aux nouveaux membres de la communauté. De plus, si les personnes im- pliquées dans la collecte et l’emballage des livres dans les entrepôts doivent utiliser le TnT, il est probable que ce personnel changera chaque année ou pour chaque livraison, et aurait besoin d’une formation à chaque fois. Créer des personnes resources locales pour le soutien à la formation en personne: il y aura toujours des utilisateurs au niveau de l’école/de la communauté pour lesquels la formation à distance via des outils de formation numériques n’est pas une option viable, et une aide en personne est nécessaire. L’identification d’une personne ressource locale est une alternative peu coûteuse à l’organisation d’ateliers de formation en face à face plus formels. Les agents de département, par exemple, peuvent recevoir des degrés de formation supplémentaires (virtu- ellement, si nécessaire), qui leur permettent d’offrir un solide réseau de soutien aux directeurs d’école ou aux utilisateurs au niveau communautaire. Alternativement, les agents de départe- ment peuvent être invités à identifier les « premiers adopteurs » ou les champions au niveau de l’école/de la communauté qui peuvent fournir un soutien par les pairs à d’autres, et être reconnus comme « experts en suivi et traçabilité ». Formation complète vs formation juste à temps L’expérience a montré qu’une formation classique complète des utilisateurs, où ils sont réu- nis et formés sur l’ensemble d’un processus du début à la fin, est mal adaptée à un système TnT pour les OD. D’abord parce qu’il y a souvent tellement d’acteurs impliqués qu’il peut être prohibitif et chronophage d’essayer de rassembler tout le monde pour une formation centrale. Plus important encore, parce que la distribution des OD n’a souvent lieu qu’une fois par an, et parfois même moins souvent, il y a souvent un long décalage entre une telle formation centralisée et le moment où les acteurs sont effectivement invités à effectuer les tâches pour lesquelles ils ont été formés. Cela conduit à des problèmes avec ces acteurs sur leur capacité à se souvenir correctement de ce sur quoi ils ont été formés, ce qui nécessite souvent une formation supplémentaire en cours d’emploi et annule les avantages de la formation initiale. Par exemple, dans de nombreux systèmes, les directeurs d’école peuvent être invités à utiliser TnT pour demander des OD à la fin d’une année scolaire, puis à nouveau pour confirmer les livraisons de OD lorsqu’elles arrivent des mois plus tard. S’ils sont formés à ces deux tâches à la fois, il peut s’écouler plusieurs mois entre la formation et le moment où on leur demande de confirmer les livraisons, et à ce moment-là, ils peuvent n’avoir utilisé TnT qu’une seule fois (pour demander des livres), et non pour la tâche qu’ils accomplissent alors. Enfin, au moment où il faudra demander à nouveau des livres, cela fera un an qu’ils n’ont pas effectué cette tâche, et ils n’auront toujours utilisé TnT qu’une poignée de fois au cours de cette année ; l’expérience 71 Les Outils Didactiques montre qu’il est peu probable qu’ils se souviennent de la manière d’utiliser le système après un tel écart. En revanche, la meilleure pratique parmi les chaînes d’approvisionnement OD existantes est la formation juste à temps, dans laquelle les acteurs sont formés uniquement sur ce qu’ils doivent savoir pour effectuer des tâches spécifiques et la formation a lieu peu de temps avant qu’on leur demande d’effectuer ces tâches Ces formations étant courtes de nature, elles sont aussi plus facilement adaptables à des formations décentralisées, au niveau local, ce qui réduit considérablement le coût de formation d’un si grand nombre de personnes, et permet même des formations répétées chaque année. Il existe généralement deux manières d’effectuer ces courtes formations décentralisées : en personne par des maîtres formateurs locaux, ou à distance en utilisant du matériel de formation distribué par voie électronique. Formation en présentiel La formation en présentiel peut se faire par le biais d’un modèle de formation en cascade, dans lequel un maître formateur central organise une formation de formateurs pour un nombre limité d’acteurs qui deviendront à leur tour des maîtres formateurs pour ceux en dessous d’eux. Par exemple, un maître formateur central peut organiser une formation de formateurs pour les administrateurs au niveau régional, qui organiseront eux-mêmes une formation de formateurs pour les administrateurs de département, qui formeront finalement les directeurs d’école au sein de leurs départements. Ces formations finales au niveau scolaire pourraient être organ- isées au niveau du département, réunissant les directeurs d’école dans un département pour une courte formation ; ou ils peuvent avoir lieu pendant les activités de supervision normale- ment programmées dans les écoles elles-mêmes. La clé est que les maîtres formateurs doivent devenir des experts dans les processus pour lesquels ils formeront d’autres en dessous d’eux, et chaque niveau de maîtres formateurs peut se tourner vers le niveau supérieur pour une formation de recyclage si nécessaire. Formation à distance La formation à distance devient possible dans de plus en plus de pays, à mesure que l’accès aux données Internet et cellulaires s’améliore et que l’utilisation des smartphones continue de se répandre. La formation à distance permet une formation effectivement juste à temps, car les acteurs peuvent recevoir le matériel de formation pertinent pour des tâches distinctes en même temps qu’on leur demande d’effectuer ces tâches. Les supports de formation à distance peuvent prendre de nombreuses formes, comme un doc- ument d’une page au format PDF ou une image telle qu’un JPEG ; ou un fichier GIF en mouve- ment ou une série de fichiers ; ou une vidéo envoyée directement ou liée sur un site Web ou une plate-forme de médias sociaux ; ou simplement un e-mail ou une série de messages SMS avec des instructions. Ces matériaux sont relativement faciles à créer, et une fois créés, ils peu- vent être diffusés et réutilisés à chaque cycle à un coût minime. Le ministère cambodgien de l’Éducation, par exemple, a réussi à faire adopter pleinement à l’échelle nationale son TnT par les directeurs d’école (100% des écoles au niveau national) simplement en diffusant de courtes vidéos et un memo pour diverses fonctions TnT dans des groupes de messagerie Telegram privés, sur une Chaîne télégramme dédiée, YouTube et Facebook. 72 Les Outils Didactiques MEILLEURE PRATIQUE PROMOUVOIR L’UTILISATION À LONG TERME DU TNT ET L’ADOPTION DE NOUVEAUX COMPORTEMENTS Alors que les ministères de l’Éducation sont occupés à se concentrer sur la construction du nouveau système TnT, une attention particulière doit être portée sur les approches pouvant amener les gens à utiliser le système sur le long terme. Un certain nombre de pays ont vu leurs nouvelles plateformes TnT tomber en désuétude au bout de quelques années, ou ont eu du mal à généraliser leur adoption à l’échelle nationale. Il y a quelques approches clés à considérer pour éviter cela. Idéalement, le système Track and Trace serait conçu de manière à être pleinement intégré aux pratiques existantes de la chaîne d’approvisionnement et à numériser simplement le processus déjà en place (All Children Reading, 2015a) Cependant, très souvent, la conception Track and Trace intègre de nouveaux éléments ou de nouvelles tâches dans le processus de la chaîne d’approvisionnement pour améliorer son effi- cacité, comme des contrôles ponctuels en classe ou la lecture de codes-barres dans des dépôts ou des entrepôts provinciaux/régionaux lors du réemballage, par exemple. Pour ces nouvelles tâches, il faut être attentif à la manière de changer durablement les comportements et d’adopter de nouvelles pratiques. Ceci est particulièrement crucial au niveau des directeurs d’école ou des responsables de département où il peut y avoir plusieurs milliers d’utilisateurs de TnT. Si des décisions sont prises pour conserver le système papier en même temps que le nouveau système numérique pendant une période d’essai, le ministère de l’Education devra prendre des mesures pour encourager ou requérir formellement des utilisateurs qu’ils utilisent à la fois des méthodes papier et numériques pendant la phase pilote, puis passent définitivement au numérique. Il doit y avoir un soutien solide de la part des dirigeants à tous les niveaux pour amener les gens à continuer à utiliser le nouveau TnT une fois que l’enthousiasme initial s’est estompé. Au niveau de la communauté ou de l’école, les gens peuvent être réticents à utiliser leurs propres connex- ion/minutes téléphoniques. Les incitations - y compris non monétaires - peuvent jouer un rôle. Au Cambodge, par exemple, des recherches sur les motivations et les aspirations des comités de soutien scolaire (SSC) ont suggéré que le simple fait de confier aux comités une tâche con- crète et un nouveau rôle dans le contrôle des manuels serait une incitation suffisante pour leur utilisation du nouveau TnT. Les données des phases pilotes suggèrent que c’est le cas, 70% util- isant TnT pour confirmer la deuxième série de livraisons de livres et 92% effectuant des contrôles ponctuels. Le ministère de l’Éducation a décidé d’attribuer un certificat de reconnaissance aux comités qui remplissaient ces trois critères : i. être enregistré sur la TnT, ii. avoir utilisé TnT pour confirmer la livraison du livre et iii. avoir utilisé TnT pour vérifier l’utilisation des livres dans les salles de classe quelques mois plus tard. 60 % des comités ont obtenu de tels certificats pendant la phase pilote. 73 Les Outils Didactiques « Lors des discussions de groupe, les membres de la SSC ont laissé entendre qu›ils étaient désireux de soutenir le système même sans incitation. Cependant, le système de certificats a peut-être aidé à légitimer et à établir le nouveau rôle des SSC dans la vérification de l›utilisation des livres dans les écoles avec d›autres parties prenantes » (Groupe de la Banque mondiale, 2020b) Une autre stratégie utile consiste à avoir des « champions » locaux ou des personnes res- sources. Les agents de département peuvent jouer ce rôle et, avec une formation supplémen- taire, peuvent fournir un soutien, des encouragements ou une supervision en personne. Le système peut leur envoyer des alertes et des rapports indiquant que les écoles n’ont pas encore demandé ou confirmé de livres, leur permettant d’effectuer un suivi en personne auprès de ceux qui n’ont pas utilisé le système. FINANCEMENT BASÉ SUR LA PERFORMANCE Les systèmes Track and Trace peuvent activer ou améliorer les systèmes de financement basés sur la performance partout où des parties privées ont été engagées pour fournir un service. Par exemple, lorsqu’un pays passe un contrat avec des prestataires logistiques tiers pour la livraison de manuels scolaires, les données d’un système TnT peuvent être utilisées pour évaluer les performances du contractant en temps réel ou quasi réel, et les paiements du contractant liés à cette performance. De même, lorsque des éditeurs de livres sont engagés pour livrer des livres à un entrepôt particulier, les contrats de ces éditeurs peuvent être liés aux données d’un système TnT. Lorsqu’ils sont mis en œuvre de manière réfléchie, les contrats de financement basés sur les performances peuvent renforcer les performances d’un système TnT. Par exemple, lorsqu’il est dans l’intérêt du prestataire que des données soient enregistrées confirmant les livraisons, il est incité à devenir un intendant de ces données et peut aider à s’assurer que les données appropriées sont saisies dans le système, se transformant de fait en un agent du système TnT qui s’assure que toutes les données sont saisies comme prévu. Cependant, une attention particulière doit être accordée aux données collectées par votre système TnT, à ce que ces données vous disent réellement et à qui les saisit. Par exemple, dans un système TnT qui s’appuie sur des SMS pour que les directeurs d’école confirment qu’un envoi particulier est arrivé, avec un destinataire au dernier maillon entrant simplement le code du colis et confirmant qu’il a été reçu, il peut n’y avoir aucun moyen de vérifier que l’envoi a été livré précisément à l’endroit où il devait être livré. Un tel système pourrait être exploité par le prestataire pour signaler une expédition comme correctement livrée alors qu’en fait elle ne l’a pas été, à moins qu’il n’existe un moyen de vérifier de manière indépendante où exactement l’expédition a été livrée. La collecte des coordonnées GPS sur le lieu de livraison et la comparaison avec une base de données de sites de livraison pourraient fournir cette 74 Les Outils Didactiques vérification, mais nécessite l’utilisation d’un appareil compatible GPS au dernier maillon, ce qui n’est pas possible dans de nombreux endroits, et nécessite que l’appareil compatible GPS soit capable de recevoir un signal précis, ce qui n’est pas toujours possible, et nécessite une base de données à jour de tous les lieux de livraison avec leurs coordonnées GPS. Alternativement, l’inclusion d’un code d’emplacement dans la confirmation de livraison qui n’est connu que du destinataire pourrait fournir cette vérification, mais cela nécessite que chaque emplacement de livraison ait un code spécifique, que ces codes soient communiqués au personnel clé de ces emplacements, et que le personnel clé qui connait ces codes soient disponibles lorsque la livraison arrive. Tout cela complique considérablement le système et nécessite plus de forma- tion et de planification, ce qui augmente le coût du système dans son ensemble. EXEMPLES CONCRETS Utilisation de TnT pour le paiement basé sur les performances Avec un système TnT, les entreprises de distribution commerciale peuvent être payées pour la livraison en fonction des données générées et affichées sur des tableaux de bord et des rapports. Cela a changé la donne dans des pays comme le Rwanda. Dans le cadre du système d’information de gestion (SIG) du matériel d’apprentissage et d’enseignement (LTM) à la fin des années 2000, les éditeurs/distributeurs ne pouvaient pas être payés tant qu’ils n’avaient pas démontré une livraison réussie. Les distributeurs devaient livrer dans les écoles et lors de la livraison, des bordereaux de livraison confirmée sur papier ont été envoyés au niveau central où les données ont été saisies dans le SIG et comparées aux données de commande de livres pour évaluer l’intégralité de la livraison. Les distributeurs étaient payés sur l’ensemble du dépar- tement, ils étaient payés lors de la livraison réussie à toutes les écoles d’un département (par opposition à l’échelle nationale, ce qui aurait nécessité un long temps d’attente jusqu’à ce que toutes les données soient complètes). Des amendes de 10 % ont également été infligées pour retard de livraison. Au moins trois éditeurs/distributeurs ont été exclus pendant cinq ans en raison de mauvaises performances et leurs livres ont été retirés de la liste des livres approuvés par le gouvernement. Ce système a éliminé le problème des distributeurs négligeant les écoles les plus difficiles à at- teindre et s’est avéré le plus efficace. Les distributeurs ont accepté le système et ont accepté de livrer aux écoles car ils ont reçu un revenu garanti de 5 ans de livraison, ont eu des commandes en gros et un calendrier garanti à la fois pour la commande et la livraison des livres (N. Read, communication personnelle, 19 avril 2021 ; Read, 2016, 2017). 75 Les Outils Didactiques MEILLEURE PRATIQUE Financement basé sur la performance : Mission interdépartementale pour la conception et la prise de décision Avoir le plein engagement des fonctionnaires responsables de l’approvisionnement et de la pas- sation des marchés dans la conception et les tests initiaux de votre TnT peut être important pour garantir que l’utilisation du TnT est incluse dans les contrats des distributeurs, et que TnT génère les données dont ils ont besoin pour déterminer le paiement. Pour ce faire, les responsables de la passation des marchés concernés doivent être impliqués dans toutes les discussions et prises de décision majeures dès les premières étapes de la conception et du développement du TnT. Ils devraient également être invités à observer son utilisation initiale lors des tests et du pilotage au niveau de l’école pour renforcer leur confiance dans la fiabilité des données générées par le système. De plus, s’il est prévu que les reçus/bordereaux de confirmation de livraison numériques générés via la plate-forme TnT (sur laquelle les signatures numériques, la géolocalisation et les horodat- ages sont tous activés) remplaceront les reçus/bordereaux de confirmation de livraison papier existants, une mission approfondie avec le ministère/département concerné est cruciale dès le départ. Il s’agit souvent d’un ministère gouvernemental entièrement distinct du ministère de l’Éd- ucation, comme le ministère de l’Économie ou des Finances. Leur implication dans la conception des reçus numériques et des tests de terrain y afférent seront essentiels pour obtenir leur pleine confiance dans le nouveau système si les versions numériques doivent être finalement recon- nues par toutes les autorités compétentes. 76 Les Outils Didactiques Annexes ANNEXE I : EXEMPLES DE FICHES TECHNIQUES PRINCIPALES Les fiches techniques principales constituent l’épine dorsale d’un système. Celles-ci gardent une trace de toutes les différentes catégories de choses qu’un système doit suivre, et com- ment elles sont liées les unes aux autres. Fiche technique principale des écoles/sites Cette fiche doit contenir toutes les informations nécessaires pour identifier et définir une école ou un destinataire. Les champs de données peuvent inclure les éléments suivants : ● Nom de l’école ● Identifiant de l’école ● Type d’école (primaire, secondaire, universitaire, etc.) ● Adresse de l’école ● Région ● Département ● Les coordonnées GPS ● Nom d’une personne ressource ● Numéro de téléphone ● Email ● Local d’approvisionnement ● Niveaux scolaires ● Actif/inactif Fiche technique principale des entrepôts Cette feuille doit contenir toutes les informations sur les entrepôts au sein de la chaîne d’ap- provisionnement. Les champs de données peuvent inclure les éléments suivants : ● Nom du lieu ● Identifiant du lieu ● Adresse ● Région ● Département ● Les coordonnées GPS ● La personne ressource ● Numéro de téléphone ● Email ● Local d’approvisionnement ● Niveau de distribution ● Numéro de chaque intitulé et type de produit en stock ● Actif/inactif 77 Les Outils Didactiques Fiche technique principale de la liste nationale OD Cette feuille doit contenir toutes les informations sur les titres OD individuels qui sont utilisés dans le système éducatif. Les champs de données peuvent inclure les éléments suivants : ● Titre ● Numéro d’identification ● Auteur ● Éditeur ● Numéro d’édition ● Année de parution ● Langue ● Année/catégorie du produit ● Thème ● Catégorie (édition élève, édition enseignant, etc.) ● Actif/inactif Fiche technique principale des requêtes et des allocations Cette fiche doit contenir les informations qui seront utilisées pour définir le besoin exprimé par chaque école, qu’il s’agisse de demandes soumises par les écoles ou d’autres informations qui sont utilisées pour calculer le besoin. Les champs de données peuvent inclure les éléments suivants : ● Identifiant de l’école ● Nombre d’élèves par niveau scolaire ● Nombre d’enseignants ● Nombre d’élèves ayant des besoins particuliers, par type ● Numéro d’identification OD La quantité en stock L’état La quantité demandée La quantité attribuée Fiche technique principale de distribution Cette feuille doit contenir les informations utilisées pour identifier chaque envoi individuel qui sera suivi par le système. Les champs de données peuvent inclure les éléments suivants : ● Identifiant d’expédition ● Identifiant d’origine ● Identifiant de destination ● Numéro d’identification OD Quantité ● Statut de l’envoi Date et heure de la dernière mise à jour 78 Les Outils Didactiques ANNEXE II : EXEMPLES DE FICHES DE RÉFÉRENCE DES INDICATEURS Une fiche de référence d’indicateur est un outil qui aide tous ceux qui effectuent ou examinent des données de suivi et d’évaluation à comprendre clairement comment un indicateur est défi- ni, comment il est affiché, à quoi il sert et comment il est exactement calculé. Il est utile de les fournir au développeur de votre système TnT pour s’assurer qu’il comprend vos attentes quant à la manière dont les données du système seront utilisées. Une fiche générique de référence des indicateurs est fournie ci-dessous. Fiche de référence des indicateurs Indicateur : nommez l’indicateur Définition précise : Décrire l’indicateur dans un langage clair, en utilisant des phrases complètes Unité de mesure: Comment s’affichera l’indicateur ? Méthode de calcul : Numérateur : décrivez ce qu’il faut inclure dans le numérateur Dénominateur : décrivez ce qu’il faut inclure dans le dénominateur Désagrégé par : décrivez à quels niveaux de désagrégation l’indicateur sera calculé Justification: Décrivez pourquoi vous collectez cet indicateur, y compris ce qu’il vous dit et ce que vous pouvez faire avec cette information 79 Les Outils Didactiques ANNEXE III : CONSIDÉRATIONS TECHNOLOGIQUES SUPPLÉMENTAIRES La Blockchain Ce que vous devez savoir sur la blockchain En quelques mots, la « blockchain » fait référence à une technologie qui garantit essentielle- ment que toutes les personnes ayant accès à un ensemble de données peuvent être sures que les données qu’elles voient n’ont pas été modifiées ou falsifiées. Nous allons approfondir le fonctionnement d’une blockchain ci-dessous, bien qu’il s’agisse d’un sujet très complexe et nous n’allons ici qu’effleurer la surface. La chose à savoir est que l’utilisation des applications Track and Trace garantit que tout le monde peut faire confiance aux données là où il pourrait y avoir des inquiétudes au sujet de quelqu’un qui les modifie. Par exemple, un donateur mul- tilatéral peut craindre qu’un pays modifie ses données soit pour lui plaire, soit pour essayer d’obtenir plus de financement. Au sein d’un pays, le gouvernement central peut craindre que le personnel au niveau de la région ou du département modifie ses données, soit en faisant en sorte que les choses paraissent meilleures qu’elles ne le sont pour donner une bonne impression de leur propre performance, ou en faisant en sorte que les choses paraissent pires qu’elles ne le sont pour essayer d’avoir plus de ressources dans leur propre intérêt. Le person- nel aux niveaux inférieurs de la chaîne d’approvisionnement OD peut craindre que le person- nel du niveau central modifie les données qu’il rapporte pour rendre la situation meilleure qu’elle ne l’est afin de masquer une mauvaise gouvernance. La blockchain garantit que toutes les données du système restent telles qu’elles ont été saisies à l’origine et que toute modifica- tion des données est enregistrée et visible par tous les utilisateurs. La blockchain ne permet en elle-même aucune partie de la collecte de données, de la commu- nication ou de l’analyse pour laquelle un système Track and Trace peut être conçu, mais elle garantit que tous les utilisateurs peuvent avoir confiance que les données du système sont telles qu’elles ont été saisies à l’origine et n’ont pas été falsifiées. Cependant, la blockchain est une technologie compliquée, et son utilisation ajoute de la complexité et des dépenses à un système Track and Trace sans ajouter de fonctionnalités supplémentaires. Bien que certains pays l’aient essayé, notamment avec OTIMS en Afghanistan (décrit ci-dessous), à ce jour, aucun pays n’utilise la blockchain dans un système de suivi et de traçabilité pour les OD à grande échelle. EXEMPLE CONCRET BLOCKCHAIN DANS​​ LES SYSTÈMES TNT Creative Associates International a développé une preuve de concept utilisant la blockchain dans les chaînes d’approvisionnement OD. Avec un objectif final de paiements basés sur les performances plus rigoureux des distributeurs OD, Creative Associates souhaite déterminer si l’utilisation du registre blockchain fournirait la confiance nécessaire pour pouvoir lier les paie- ments des distributeurs, peut-être même les paiements automatiques, aux données de distribu- tion OD. Creative a mis l’architecture en place et invite les acteurs mondiaux du domaine de la chaîne d’approvisionnement OD à se connecter au système. De plus amples informations sont disponibles sur  https://vimeo.com/user18516416/review/298939561/d32f74b8fb   (Creative Associates International, n.d.). 80 Les Outils Didactiques En savoir plus sur la blockchain La Blockchain fonctionne comme une chaîne de blocs qui contient des informations dans des blocs autonomes. Cette chaîne est distribuée sur Internet via un réseau peer-to-peer. Lorsqu’un nouvel utilisateur rejoint un système de blockchain, il obtient sa propre copie de la blockchain. Chaque bloc contient des données sur une unité de transaction, un hachage unique créé à partir de ces données, qui agit comme une empreinte digitale. Chaque bloc stocke égale- ment le hachage du bloc précédent. Ce bloc enchaîné de manière unique, lié par un hachage généré de manière cryptographique, empêche les tentatives de falsification de tout bloc, car toute modification entraînera une modification ultérieure du hachage généré automatique- ment, ce qui invalidera toute la chaîne. Puisque la blockchain est distribuée, d’autres remar- queront également cette tentative d’altération. La Blockchain utilise un système de consensus technologiquement appliqué qui valide l’intégrité de la blockchain distribuée sur le réseau peer-to-peer. Bitcoin est l’une des blockchains les plus populaires. Chaque bloc bitcoin contient des informa- tions - la valeur reçue de l’utilisateur, la valeur pour l’utilisateur et le montant de la valeur. Les bitcoins agissent comme une crypto-monnaie numérique, éliminant l’intermédiaire (par exem- ple, les banques) et son mécanisme de transaction autonome d’utilisateur à utilisateur le rend difficile à réglementer (par exemple, par la banque centrale et les autorités fiscales). Son attrait est qu’il est pratiquement inviolable, anonyme et digne de confiance en raison de l’élégance de son architecture technique. Les cas d’utilisation typiques des Blockchains sont les smart contracts (contrats intelligents), le registre partagé des dossiers médicaux, le notaire électronique et bien d’autres. Ethereum est l’une des plus grandes blockchains prenant en charge les smart contracts. Il utilise le langage de programmation Solidity pour créer les smart contracts. Le financement participatif est un autre cas d’utilisation. Si le montant cible de la collecte de fonds est atteint, le fonds est mis à la disposition de l’équipe produit qui a fait campagne pour le financement participatif. Si l’objectif n’est pas atteint, les bailleurs de fonds individuels récupèrent leur argent sans aucun intermédiaire dans le système (par exemple, une société d’intermédiation financière). De plus, si l’équipe produit n’a pas atteint son « objectif contractu- el », l’argent revient automatiquement aux contributeurs d’origine. La blockchain a conduit à un système de confiance entre les parties généré par la technologie, qui, dans de nombreuses situations, apporte plus d’efficacité en éliminant le besoin d’intermédiaires. Cependant, les blockchains ont généré un écosystème relativement nouveau. De nombreux pionniers et adopteurs précoces construisent de nouveaux systèmes pour tirer parti des propriétés uniques de la blockchain : registres inviolables, décentralisés, cryptés et distribués, prise de décision basée sur le consensus et mise en œuvre par la technologie et règlement plus rapide des transactions monétaires. Système basé sur un serveur contre système basé sur le cloud 81 Les Outils Didactiques Traditionnellement, les applications Web étaient sur site (dans des locaux propres), ce qui signifie que les centres de données ou les salles de serveurs d’une organisation sont utilisés pour héberger ces applications. Dans la plupart des cas, pour la sauvegarde/restauration et le dépannage lié aux pannes de courant, un accès physique aux serveurs était nécessaire. Cependant, ces derniers jours, avec la maturation du service Web d’Amazon (AWS), de Mic- rosoft Azure, des plates-formes Google Cloud et de nombreux autres fournisseurs de cloud à faible coût, l’avantage financier de l’hébergement sur site par rapport à l’hébergement dans le cloud s’est orienté vers l’hébergement dans le cloud. Le cloud Amazon AWS détient la plus grande part de marché avec un ensemble complet d’out- ils de développement, de déploiement et de gestion accessibles via un navigateur et des outils d’interface de ligne de commande (CLI) d’accès à distance. L’interface cloud facilite également la gestion d’instances distinctes de développement, de test, de formation et de production. L’ensemble d’outils d’intégration continue et de déploiement continu (CI/CD) permet les meilleures pratiques pour un développement agile. Dans de nombreuses situations, les pays d’accueil ont besoin des données sous leur propre contrôle. Dans de tels scénarios, le développement, les tests et la formation peuvent être effectués via des instances basées sur le cloud. Pour la production finale, une image de con- teneur peut être générée à l’aide du pipeline CI/CD pour le déploiement plug and play d’in- stances de production dans des centres de données sur site contrôlés par le gouvernement. Alternativement, pour répondre aux exigences de contrôle de propriété, l’instance de produc- tion peut être déployée sur un compte cloud contrôlé par le gouvernement, en partageant simplement le lien de l’image du conteneur avec ce compte. Fonctionnalités recommandées pour la base de données Le tableau ci-dessous répertorie les fonctions de base de données clés qu’une base de don- nées Track and Trace devra être capable d’exécuter : Fonctionnalité Description Gérer les locaux/écoles Permet aux utilisateurs d’ajouter, de modifier et de désactiver des sites/écoles dans le système logistique Gérer les titres OD Permet aux utilisateurs d’ajouter, de modifier et de désactiver des entrées pour les titres OD dans le système logistique Gérer d’autres données Permet aux utilisateurs d’ajouter, de modifier et de désactiver descriptives d’autres données descriptives utilisées par le système TnT Gérer les données logis- Permet aux utilisateurs d’ajouter, de modifier et de supprimer tiques Enregistré par chaque des rapports individuels soumis par les établissements/écoles. établissement/école sur une base programmée Gérer la liste d’attribution Permet aux utilisateurs d’ajouter, de modifier et de supprimer OD des entrées d’une liste d’attribution finale Imprimer des rapports et Permet aux utilisateurs d’imprimer des rapports et des des graphiques graphiques à la fois sur l’écran et sur une imprimante 82 Les Outils Didactiques Exporter des données Permet aux utilisateurs d’exporter des données dans au moins certains formats fixes pour analyse en dehors de la TnT informa- tisée. Sauvegarder et restaurer les Permet aux utilisateurs de sauvegarder et de restaurer les don- données système nées de la TnT informatisée. Archiver les données du Permet aux utilisateurs de sauvegarder les données pendant système une période, puis de supprimer ces données du TnT informatisé. Gérer les autorisations des Permet à un administrateur de créer, mettre à jour et désactiver utilisateurs des utilisateurs, d’attribuer des autorisations à ces utilisateurs et de les révoquer. Interface avec le composant Interface de programmation d’applications (API) basée sur le mobile protocole REST pour l’échange de données en toute sécurité avec le composant mobile Interfaces potentielles avec Interfaces potentielles basées sur des API afin d’envoyer des les prestataires logistiques données et de consommer des données de fournisseurs de 3PL services 3PL (par exemple, expéditeur, transitaire, transporteur) Options de plate-forme De nouvelles plateformes logicielles sont développées et mises à jour chaque jour. Le pro- priétaire du système TnT doit travailler avec son équipe de développement logiciel, qu’elle soit interne ou externe, pour déterminer la plate-forme la plus appropriée pour son cas d’utilisation particulier. Cependant, cette section discutera de certaines options courantes populaires que vous pourriez envisager. JotForm Jotform est un outil de collecte de données qui peut être utilisé via des navigateurs ou des appareils mobiles. Les formulaires de collecte de données peuvent être conçus via le site Web Jotform à l’aide de modèles prédéfinis. Jotform dispose d’un mode hors ligne intégré qui permet la collecte de données lorsque l’utilisateur n’a pas accès à Internet. Jotform peut détecter automatiquement la connectivité en ligne et peut synchroniser de manière transparente les données avec le site Web Jotform. Jotform dispose d’un mode Kiosque qui permet à un appareil mobile, tel qu’une tablette, d’agir comme un terminal mobile. En mode Kiosque, plusieurs utilisateurs peuvent utiliser l’outil de collecte de données/d’enquête pour soumettre leurs réponses. Jotform dispose d’un cryptage puissant intégré afin que les données utilisateur sensibles protégées par la confidentialité puissent être collectées via Jotform. Jotform est conforme à la norme HIPAA . Jotform peut permettre de mettre en place un workflow d’approbation grâce auquel le super- viseur et les responsables peuvent examiner, approuver et prendre des mesures pour chaque soumission de données. Les workflows d’approbation peuvent envoyer des notifications par e-mail. 83 Les Outils Didactiques Pour générer des rapports sur les données collectées, le générateur de rapports de Jotform peut être utilisé. Il peut rendre compte des données collectées à l’aide de graphiques, de diagrammes, de tableaux et d’images. Les rapports peuvent être intégrés à d’autres sites Web ou partagés sur les réseaux sociaux. Les rapports peuvent être imprimés au format PDF. Jotform a la capacité de s’intégrer à d’autres plates-formes telles que les Google sheets, Mailchimp, Salesforce, les systèmes de paiement en ligne et connecteur vers les systèmes de base de données populaires. Les notifications par SMS pour les formulaires soumis peuvent être ajoutées à Jotform grâce à l’intégration avec Zapier. Jotform est une application commerciale avec un niveau gratuit pour une utilisation limitée. Les outils d’intégration sont des compléments commerciaux. GraphLI (anciennement Geospago, sur lequel est construit l’OTIMS de l’Afghanistan) GraphLI est une plate-forme d’automatisation du workflow de livraison commerciale interentre- prises (B2B). Il dispose d’interfaces mobiles et Web, avec une capacité de suivi par géolocalisa- tion en temps réel. GraphLI s’appelait Geospago avant et depuis sa réorganisation, il est principalement destiné aux systèmes de livraison pour flotte afin de permettre une surveillance en temps réel des véhicules de livraison, l’heure estimée d’arrivée à destination et pour envoyer une preuve de livraison aux systèmes de suivi de livraison en ligne. GEMS L’initiative Geo-Enabling for Monitoring and Supervision (GEMS) est un ensemble d’outils qui permet la supervision à distance. GEMS est soutenu par le Korea Trust Fund for Economic and Peace-Building Transitions (KTF) ; il collecte des données numériques sur le terrain à l’aide d’outils open source, qui alimentent ensuite automatiquement un SIG centralisé. Les données du terrain sont collectées à l’aide de KoboToolBox, qui est un ensemble d’outils open source et disponible gratuitement qui permet le développement rapide de formulaires de collecte de données via des appareils mobiles tels que les smartphones ou les tablettes et envoie les données dans un système back-end pour l’agrégation, l’analyse et le partage avec d’autres systèmes. En plus de capturer les réponses soumises par les utilisateurs aux don- nées du formulaire, KoboToolBox a la capacité de télécharger des images, de numériser des codes-barres, d’envoyer des SMS et de capturer la géolocalisation des utilisateurs. GEMS dispose d’un SIG central back-end, système qui exploite les données envoyées par la KoboToolBox et utilise le système de géolocalisation GEMS pour localiser l’utilisateur sur une carte. La carte peut superposer d’autres données telles qu’un aperçu de l’organisation/l’impli- cation de l’utilisateur dans le projet, et afficher les images téléchargées. GEMS peut permettre une surveillance en temps réel, grâce à sa capacité à traiter de gros vol- umes de données reçues de n’importe où dans le monde sur Internet via l’application mobile KoBo et à visualiser les données sur une carte avec des géo-tags et permettant une analyse descendante pour afficher les informations envoyées par des utilisateurs individuels. 84 Les Outils Didactiques Odoo Odoo est un progiciel de gestion intégré (PGI) populaire avec de nombreuses suites de mod- ules couvrant les aspects de l’approvisionnement, du catalogue de produits, de la gestion des commandes, de la gestion des stocks et des entrepôts, de la distribution et du transport. Odoo est principalement un système PGI commercial basé sur le cloud. Cependant, Odoo dispose également d’une édition communautaire, qui est open source et gratuite. Les modules d’approvisionnement de base, de catalogue de production et d’inventaire sont disponibles dans l’édition communautaire. L’édition communautaire est également livrée avec un site Web servant de page de destination. Odoo dispose d’un réseau de revendeurs et de nombreux programmeurs indépendants sont disponibles pour la personnalisation. Le marché digital Odoo  propose également de nombreuses applications tierces relativement peu coûteuses qui peuvent être ajoutées aux éditions communautaires. Par exemple, un mod- ule de transport et de distribution peut être ajouté à Odoo. KoboToolbox KoboToolbox est un ensemble d’outils disponibles gratuitement en tant qu’application open source. Le site Web de Kobo peut être utilisé pour concevoir des formulaires de collecte de données à partir d’un modèle d’exemples de questions d’enquête prêt à l’emploi. Les ques- tions prennent en charge la plupart des types de questions d’enquête courantes, telles que les zones de texte, les listes déroulantes, les questions oui/non et les questions à choix multi- ples. La numérisation de codes-barres, la prise de photos, la capture de géolocalisation et les téléversements de fichiers sont également pris en charge. Les formulaires Kobo permettent également la validation des données et la logique de saut (sauter à différentes sections/ques- tions en fonction de la réponse de l’utilisateur). EXEMPLE CONCRET PHASE PILOTE DE OPENEMIS LOGISTICS AU MALAWI En 2016, l’une des soumissions gagnantes du concours pour All Children Reading: A Grand Challenge for Development Tracking and Tracing Books était OpenEMIS Logistics développé par la Community Systems Foundation. La plate-forme open source a été testée dans quatre écoles et a suivi la livraison de livres aux écoles à l’aide d’une interface Web, d’une application mobile et de technologies SMS. Les colis de livres ont été suivis du point d’entrée à chaque école à l’aide de codes individualisés. Les utilisateurs du MEN pouvaient recevoir des rapports sur le statut de la livraison et pouvaient identifier les problèmes. Les utilisateurs au niveau de la communauté ont également pu soumettre des requêtes et confirmer les livraisons par SMS avec des téléphones compatibles (All Children Reading, 2015b ; Lacey, 2016). Le site Web principal de Kobo regroupe les données soumises qui peuvent être consultées en ligne. Des rapports basiques tels que le nombre de soumissions, le taux de notification, etc., des indicateurs sont disponibles sur le site Web. Les données peuvent être exportées pour être utilisées dans d’autres applications pour une analyse plus approfondie. En fait, l’outil GEMS répertorié ci-dessus utilise KoboToolBox pour fournir le système de suivi de géolocalisa- tion, avec un système d’application de niveau central supplémentaire qui exploite les données soumises via les applications Kobo exécutées sur les appareils mobiles des utilisateurs. 85 Les Outils Didactiques KoboToolBox a été développé à l’origine par l’Initiative Humanitaire de Harvard. Il est open source et gratuit. II peut être téléchargé sur github Cet article décrit comment GEMS a utilisé le système basé sur KoboToolBox au Bangladesh. ODK Open Data Kit (ODK) est un outil de conception d’enquêtes commerciales et de collecte de données. Cependant, il dispose également d’une édition communautaire gratuite qui peut être téléchargée à partir de github . À bien des égards, KoboToolBox a remplacé la version originale d’ODK. La version commer- ciale d’ODK a ajouté des fonctionnalités supplémentaires. OpenEMIS Logistics OpenEMIS Logistics, développé par Community Systems Foundation (CSF), est un logiciel open source qui suit la livraison de manuels scolaires aux écoles, sur la base de communica- tions SMS et e-mail. Cet outil fait partie de la suite open source OpenEMIS qui est une initiative dirigée par l’UNESCO et soutenu par le CSF pour aider les pays dans la mise en œuvre et l’as- sistance. Alors que le logiciel OpenEMIS est mis gratuitement à la disposition des États mem- bres par l’UNESCO, les coûts associés à l’assistance technique fournie par CSF pour adapter le système aux besoins spécifiques de chaque pays doivent être pris en charge. EXEMPLES CONCRETS TYPE DE TECHNOLOGIES UTILISÉES PAR DIVERS SYSTEMES TnT Au Nigeria, la composante Book Track and Trace de la Northern Education Initiative Plus, mise en œuvre par Creative Associates en collaboration avec Education Development Center et ses partenaires, a utilisé la combinaison de technologies suivante : • Sources de données basées sur Microsoft Excel (accès hors ligne facile) au dernier maillon de la chaîne • Modèles Microsoft Excel pour les listes de distribution de livres • Fusion et publipostage Microsoft Word pour l’impression des bordereaux d’expédition • Collecte des données de la tablette en hors ligne à la livraison • Base de données utilisant Microsoft SQL • Power BI pour les tableaux de bord et les rapports (Global Reading Network, 2018). En Afghanistan , en collaboration avec le ministère de l’Éducation, le  Laboratoire de Dévelop- pement de Creative Associates International a développé sur mesure le système d’application OTIMS basé sur une base de données mySQL et le langage de programmation Laravel Php pour le back-end, et le framework JavaScript Vue.JS pour le front-end Web. Pour les composants mobiles, OTIMS utilise le framework Cordova. Plus de détails peuvent être trouvés sur  github . L’écran de connexion à l’application OTIMS et le guide de l’utilisateur se trouvent  ici   (Afghan Children Read, n.d.). 86 Les Outils Didactiques La plate-forme OpenEMIS contient une gamme de produits interopérables qui peuvent fonctionner indépendamment ou dans le cadre de l’ensemble de l’architecture OpenEMIS. Cela permet aux ministères de l’Éducation de choisir les produits OpenEMIS qui répondent à leurs besoins. OpenEMIS Logistics est l’un de ces produits (All Children Reading, 2015b). Les principales caractéristiques d’OpenEMIS Logistics incluent : ● Les administrateurs système locaux gèrent les utilisateurs, les abonnements et les configurations système ● Les fonctionnaires du ministère de l’Éducation saisissent les détails du colis et de l’ex- pédition, y compris l’itinéraire principal ● OpenEMIS Logistics utilise des alertes SMS et e-mail pour envoyer et répondre aux requêtes du personnel de l’école et des parents ● Les acteurs de la chaîne d’approvisionnement confirment les livraisons via une inter- face Web, mobile ou SMS ● Il utilise des technologies de cartographie via des coordonnées géographiques pour suivre les expéditions ● Il génère des rapports, des tableaux de bord, des étiquettes d’expédition, des listes de colisage et des cartes ● OpenEMIS Logistics est entièrement personnalisable, prend en charge plusieurs langues et propose des options pour suivre les fournitures scolaires SalesForce SalesForce est une plate-forme commerciale d’offre de service. Il possède de nombreuses constructions intégrées prêtes à l’emploi telles que - comptes, produits, contacts, cas, ressou- rces, utilisateurs. Des onglets supplémentaires peuvent être créés rapidement via des outils de conception en ligne. Les onglets peuvent avoir des relations les uns avec les autres, telles que parent/enfant, comme vues dans les bases de données relationnelles. Salesforce peut générer automatiquement les formulaires CRUD (créer, lire, mettre à jour et supprimer) pour chacun des onglets. Des validations de données de base peuvent également être appliquées. Salesforce peut être configuré avec des workflows d’approbation et des notifi- cations par e-mail et SMS. Salesforce est une plate-forme complète de développement d’applications. Il possède son propre marché digital AppsExchange où des applications tierces supplémentaires peuvent être achetées en tant que modules complémentaires. Pour la programmation complexe, le langage de programmation Apex de Salesforce peut être utilisé. Salesforce dispose de modules d’intégration avec de nombreuses autres plates-formes telles que Tableau, Zapier, Google, Microsoft SharePoint, JIRA et d’autres systèmes PGI com- merciaux et de paiement en ligne. Salesforce utilise un modèle de tarification par utilisateur et par mois. Salesforce propose des tarifs réduits pour les organisations à but non lucratif. 87 Les Outils Didactiques ANNEXE IV : ÉTUDES DE CAS : RWANDA MATERIEL D’APPRENTISSAGE ET D’ENSEIGNEMENT DU RWANDA, SYSTEME D’INFORMA- TION DE GESTION Ce qui suit est un extrait de Read N. (2017). Mesures de la disponibilité et de l’utilisa- tion du matériel d’apprentissage et d’enseignement en Afrique subsaharienne et dans d’autres pays à faible revenu. Revue européenne de l’éducation. 2017;52:523-532. Tiré de https://doi.org/10.1111/ejed.12242 pages 529-531 En 2009, le Conseil rwandais de l’éducation (REB), avec l’aide du DFID, de la BTC et de l’UNICEF, a développé un système d’information de gestion (SIG) informatisé pour s’occuper de l’offre nationale de LTM pour toutes les écoles au Rwanda. En raison du succès du système après sa mise en œuvre en 2009/2010, trois autres versions du SIG ont été développées. Le SIG du Rwanda gère les commandes des éditeurs natio- naux, les livraisons scolaires, la gestion des stocks (perdus et endommagés, durée de vie des LTM, ratios élèves/enseignants/matières) ainsi que de fournir au MEN et aux donateurs des informations financières et autres indicateurs pour les allocations bud- gétaires futures. Le SIG du Rwanda pour les LTM contient des données complètes sur chaque école privée, publique et subventionnée par l’État, y compris toutes les écoles maternelles, primaires, secondaires, combinées (primaires et secondaires), VTC (écoles techniques professionnelles) et TSS (écoles secondaires techniques). La base de données contient également toutes les données de localisation GPS sur presque toutes les écoles enregistrées et est fournie aux éditeurs sur leurs formulaires de livraison scolaire pour faciliter une livraison efficace des supports. Les données individuelles de scolarisation (garçons et filles) sont collectées et mises à jour annuellement dans la base de don- nées, ce qui permet aux budgets du MOE d’être aussi précis que possible. Le SIG des LTM contient également des informations sur les données sur l’emploi des enseignants par matière ; les données d’inscription des élèves par matière pour les années où des matières à option ont été spécifiées; des budgets d’approvisionnement; des données d’inscription pour les Besoins Educatifs Spéciaux (SEN) par année d’études et par matière ; le catalogue LTM Approuvé ; les éditeurs agréés ; les commandes scolaires annuelles; les livraisons annuelles aux écoles; les données de spécifications tech- niques LTM ; les hypothèses d’approvisionnement prévues; les retards de livraison et les échéanciers de paiement des éditeurs. Le SIG des LTM peut fournir au REB des informations sur les niveaux de stock de LTM de chaque école ; taux de pertes et de dommages par école, secteur, cellule, dépar- tement et au niveau national ; Durée de vie prévue du livre vs durée de vie du livre atteinte ; Ratios LTM/élèves par matière par école, secteur, cellule, département et au niveau national ; Ratios LTM/enseignant par matière par école, secteur, cellule, départe- ment et au niveau national ; Ratios LTM/matière par matière par école, secteur, cellule, département et au niveau national ; système de projection financière—prévision des budgets futurs en fonction des ratios envisagés et des livraisons réussies/non réussies. 88 Les Outils Didactiques De 2009 à 2017, des outils supplémentaires ont été développés sur le SIG pour fournir au MEN la capacité de gérer un système d’approvisionnement basé sur la demande des écoles et de planifier et gérer le système de manière rentable et efficace. Les outils ont également contribué à renforcer les liens entre les écoles, les départements et le ministère de l’Éducation et ont fourni à l’inspection des informations fiables pour entreprendre des inspections du parc scolaire. Les commentaires de ces inspections ont servi de base à l’évaluation des niveaux d’utilisation des écoles, de la gestion des stocks, des taux de pertes et de dommages, des pratiques de gestion, des niveaux de conservation qui sont un facteur clé pour maîtriser les taux de pertes et de dommages dans les écoles et ainsi réduire les coûts et améliorer l’ap- provisionnement. Le MEN est désormais en mesure de générer des rapports pour fournir des données détaillées et personnalisées réparties en circuits nationaux, régionaux et sections scolaires. À partir de 2016, le REB a décidé de changer le modèle d’un système basé sur la demande et les commandes des écoles en un système basé sur l’offre du gouvernement, ce qui nécessit- era la collecte de données sur les inscriptions (indépendant du SIGE, qui n’est pas prévu pour fournir les informations requises par le MEN au moment des attributions de LTM), un système permettant au REB d’attribuer équitablement des LTM directement à chaque école et de sur- veiller les livraisons– livraisons terminés, incomplètes ou incorrectes. Le SIG des LTM du Rwanda est accessible via une URL de site Web. Les utilisateurs reçoivent un nom d’utilisateur et un mot de passe afin que, par exemple, chaque école puisse voir son propre inventaire et passer ses propres commandes. Les éditeurs et les distributeurs peuvent télécharger des commandes nationales et régionales consolidées, imprimer des bordereaux de livraison remplis pour la signature et le tampon de l’école comme base pour les demandes de paiement et afficher des rapports personnalisés de commande, de livraison et de paiement. Le MEN peut visualiser et surveiller la progression de chaque aspect du cycle d’approvisionne- ment. Ainsi, le MEN est désormais en mesure de surveiller le processus de fourniture de LTM depuis la collecte des données d’inscription jusqu’aux commandes des écoles/allocations du REB, les livraisons des éditeurs aux distributeurs et les livraisons des distributeurs régionaux directement aux écoles. De 2010 à 2017, 47.000.000 USD (18.000.000 unités) ont été alloués aux écoles via une sub- vention par capitation et une allocation centrale par le gouvernement pour l’achat de manuels et de matériels supplémentaires au Rwanda. Le SIG des LTM a d’abord été en mesure de suivre si l’argent alloué à l’achat de matériel scolaire a été dépensé par les écoles. Au cours de la période de 4 ans, 1.620.414 USD de ce budget sont restés inutilisés. En regardant de près les chiffres, on peut noter que sur ce 1,6 million de dollars sous-utilisés, 1.435.628 dollars n’ont pas été dépensés au cours de la première année de fonctionnement du SIG des LTM. La sous-utilisation des 3 années suivantes s’élève à seulement 184.786 USD. La raison de l’impor- tante sous-utilisation en 2010 était que les écoles et le REB ne connaissaient pas le processus de commande. Lorsque les écoles ont reçu leur bon de commande de 2010, elles n’ont pas commandé jusqu’à hauteur de l’allocation budgétaire fournie par le REB. Au cours des années suivantes, un seuil a été appliqué dans le SIG des LTM lors de la commande, signalant toute école ne commandant pas à hauteur de 10 % de son allocation budgétaire. Le REB a pu voir quelles écoles ne commandaient pas correctement, a contacté les écoles et leur a fourni un soutien supplémentaire dans le fonctionnement du processus de commande. 89 Les Outils Didactiques Non seulement le SIG des LTM a pu guider et soutenir le REB dans l’attribution et la commande des supports scolaires, mais le SIG a suivi les livraisons aux écoles des livres commandés. Les éditeurs n’étaient payés que pour les écoles fournissant un « bordereau de livraison con- firmée » (CDC) au REB qui était signé et tamponné par l’éditeur et l’école. Grâce aux données de livraison saisies dans le SIG, le calcul du succès des livraisons des éditeurs aux écoles a été rendu possible. En 2010, un surplus de supports a été livré par les éditeurs aux écoles et au cours de chacune des 3 années suivantes, le SIG des LTM a atteint des taux de réussite de livraison dépassant 99 % des supports commandés. Plus important encore, le REB connaissait chaque année l’état de ses propres progrès vers l’atteinte de ses propres objectifs d’approvisionnement en outils didactiques. Le Conseil rwandais de l’éducation (REB), ayant utilisé avec succès le SIG des LTM depuis 2009, a décidé en 2017 de le mettre à niveau pour une quatrième révision. Il est actuellement en cours d’élaboration pour inclure un « modèle de distribution basé sur l’offre ». Le SIG sera en mesure d’attribuer de manière centralisée le matériel aux écoles en utilisant les données d’inscription et les ratios LTM:classe d’élèves, le cas échéant. 90 Les Outils Didactiques ANNEXE V : ETUDE DE CAS : COÛTS FINAUX POUR LE TRACK AND TRACE DU CAMBODGE Coûts de fonctionnement annuels de la version finale de TnT utilisée à grande échelle au Cambodge Après une phase pilote réussie, la conception finale du TnT a été révisée pour permettre une mise à l’échelle nationale à un coût abordable pour le MEN, qui paie les coûts de fonctionne- ment annuels du système. Les fonctionnalités du système ont été restreintes pour réduire les coûts : il ne suit plus du tout les livraisons individuelles avec des codes-barres. La version finale du système comprend les fonctionnalités ci-après : ● La saisie par les écoles des informations sur les besoins en livres via un formulaire en ligne ● La création d’une liste d’attribution nationale en fonction de ces besoins en livres ● Un outil de coupe/édition de la liste d’attribution pour permettre au MEN de l’ajuster en fonction du budget, des titres supplémentaires, de l’application des taux de dommages estimés, etc. ● Les écoles peuvent utiliser un formulaire pour saisir des données sur les livres reçus à chaque livraison ● Les membres de la communauté peuvent remplir un formulaire de contrôle ponctuel pour vérifier la disponibilité des livres dans la salle de classe. Les utilisateurs de l’école et de la communauté accèdent à tous les formulaires via un chat- bot qui a également d’autres fonctions, notamment le signalement d’un problème, l’accès aux supports de formation et la recherche du nombre de livres approuvés pour leur école. Le chatbot n’envoie désormais qu’une seule notification directement à chaque directeur d’école, pour leur indiquer les données finales de leur requête en fonction des livres disponibles et des informations sur le nombre d’élèves qu’ils ont soumis. Des notifications concernant le début de la période de requête, ou la période de livraison, ou autres, sont désormais envoyées de ma- nière générique à une chaîne Telegram et les utilisateurs qui s’y sont abonnés recevront une notification. Le MEN peut utiliser le tableau de bord pour suivre les problèmes signalés par les écoles. Le tableau de bord dispose d’un certain nombre de visuels pour suivre les requêtes et les livraisons, et toute une gamme de rapports peuvent être générés et téléchargés. Le coût de fonctionnement annuel total pour les 9 100 écoles du pays est de 7.163,92 $. Il existe trois éléments distincts de TnT qui utilisent des logiciels propriétaires qui doivent être payés. Ceux-ci sont décrits ci-dessous et les coûts sont fournis dans le tableau. Salesforce Salesforce sous-tend l’ensemble du système et c’est là que toutes les données sont stockées, gérées et visualisées. Les licences administrateur sont plus chères (93 $/mois) donc il n’y en a que 4. Les licences standard, qui permettent aux utilisateurs de visualiser le tableau de bord Salesforce et d’exporter les données, sont moins chères (8,35 $/mois) et il y en a 12. Chacun a son propre nom d’utilisateur et mot de passe. FormAssembly Ce logiciel est destiné aux formulaires Web utilisés par les directeurs d’école et les membres de la communauté via les chatbots. Il s’agit d’un forfait. Le MEN a pu obtenir un taux annuel considérablement réduit de 665,28 $. 91 Les Outils Didactiques FlowXO Il s’agit d’un service de gestion des messages du chatbot et de connexion à Salesforce. Les frais sont basés sur le nombre d’interactions. Pour les périodes de faible utilisation du cycle du livre, il est possible de ne payer que le forfait standard (19$/mois). Pendant les périodes où les utilisateurs sont plus actifs et où le système doit gérer plus d’interactions (soumission de formu- laires de données de livre, confirmations de livre, etc.), les frais mensuels sont augmentés par segments de 25 $ pour des forfaits supplémentaires de 25 000 interactions par forfait. Dans quelques mois, le système pourrait nécessiter jusqu’à 9 packages de 25 000 interactions, pour un coût de 254 $ pour ce mois. Prix réduit/ Quan- # de Plateforme Service Description utilisateur/mois Total tité Mois (USD) Sales Droit d’accès et de Cloud modification pour 4 12 93,00$ 4.464,00$ version le tableau de bord Entreprise Salesforce Droits de visualisation Salesforce pour un accès limité Lightning au tableau de bord Platform 12 12 8,35$ 1,202,40$ Salesforce - permet Starter l’exportation de don- nées Formulaires pour les demandes de livres, Form As- Outil de les confirmations de 665,28$ sembly formulaire livres, les contrôles ponctuels Dépend du niveau d’ac- Interaction avec le FlowXO Chatbot 12 tivité, compris 832,24$ chatbot entre19$/mois et 244$/mois Total 7.163,92$ COMMENT LE MEN A-T-IL RÉUSSI À OBTENIR DES COÛTS ANNUELS SI ABORDABLES ? Réduction des utilisateurs: la version pilote de TnT avait des utilisateurs à plusieurs ni - • veaux, y compris les gestionnaires d’entrepôt et les fonctionnaires départementaux de l’éducation; la version finale n’inclut que les fonctionnaires du MEN. Réduction des fonctionnalités: la version pilote a permis de numériser, de suivre et de • confirmer des expéditions spécifiques de département et d’école ; la version finale ne suit pas les envois spécifiques, elle permet simplement aux écoles de confirmer ce qu’elles ont reçu. 92 Les Outils Didactiques Réduction du nombre d’interactions : par interactions, nous entendons les occasions • où des données « circulent » dans le système. Pour le Cambodge, il y a plusieurs livrai sons par différentes sociétés chaque année. Cela signifie que les directeurs d’école saisissent fréquemment des données sur les livres qu’ils reçoivent. Nous ne pouvions pas réduire cela. Par conséquent, pour diminuer les autres types d’interactions, nous avons réduit le nombre d’alertes et de notifications que le système envoie à chaque directeur d’école. Suppression des logiciels coûteux nécessitant des licences : la version pilote demandait • aux fonctionnaires au niveau du département d’utiliser une application mobile pour scan- ner les livraisons de livres et saisir les données sur un formulaire. Chaque utilisateur de vait avoir sa propre licence. Cette méthode était trop coûteuse pour une utilisation à l’échelle nationale et a été supprimée du système final. Réduction du nombre de personnes détenant les licences les plus chères : Salesforce • propose un type de licence plus cher avec des droits d’administrateur. Nous avons limité cela à 4 licences. Les autres licences qui autorisaient simplement les droits de visualisation étaient beaucoup moins chères et conviennent aux autres membres du MEN qui voulaient simplement accéder au tableau de bord et aux données sur la progression du cycle du livre, sans avoir à gérer les données. Cependant, même les licences « vision nage uniquement » moins chères se sont avérées trop chères pour être accordées à tous les fonctionnaires au niveau du département. Cela signifie que les utilisateurs du départe- ment ne peuvent plus du tout accéder aux tableaux de bord ou aux rapports. Au lieu de cela, le MEN central exporte des rapports spécifiques au département sous Excel et les envoie par e-mail ou par Telegram. Conception du système autour des smartphones : les utilisateurs au niveau scolaire et • communautaire étaient prêts à couvrir eux-mêmes les coûts de connexion de données pour accéder à la TnT car les coûts étaient minimes et la TnT n’est utilisée que quelques fois par an. Tarifs fortement réduits pour les logiciels nécessitant des licences : après de longues • négociations et la soumission de justifications écrites expliquant pourquoi la réduction était appropriée, le MEN a pu obtenir des tarifs réduits pour les logiciels utilisés par le système. 93 Les Outils Didactiques ANNEXE VI : RÉFÉRENCES Afghan Children Read. (sd). Manuel du système de gestion des stocks de manuels en ligne (OTIMS) . USAID. Tiré de http://74.208.121.179/manuals/OTIMS_Manual_English.pdf All Children Reading: A Grand Challenge for Development. (2015a). Tracking and Tracing Books Prize Competition Solution requirements. Retrieved from https://www.innocentive.com/wp-content/uploads/2019/09/solution_requirements_ tt.pdf All Children Reading: A Grand Challenge for Development. (2015b). Tracking and Trac- ing Books Destined for Classrooms. 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