Guía práctica para el diseño de Sistemas de Seguimiento y Rastreo de materiales de enseñanza y aprendizaje ILUSTRACIÓN DE PORTADA: Unsplash Agradecimientos Un agradecimiento especial a las siguientes personas, que han aportado una valiosa infor- mación a través de las entrevistas y los documentos compartidos: Ayan Kishore, Creative Associates International Maureen Ochako y Sonny Lacey, BlueTree Group Nick Read, consultor independiente Simon Jenkins, Centro de Desarrollo Educativo El fondo fiduciario REACH ha prestado apoyo financiero a este trabajo. ACERCA DE REACH Resultados en la Educación para Todos los Niños (REACH) busca ayudar a los países a for- talecer sus servicios educativos centrando los programas e iniciativas en los resultados, con el objetivo final de impulsar los resultados del aprendizaje, especialmente entre las poblaciones más vulnerables. Creado en 2015, el programa del Banco Mundial otorga fondos a proyectos de financiación basada en resultados y proporciona apoyo técnico y asesoramiento sobre la financiación basada en resultados en el ámbito de la educación a otros equipos del Banco Mundial y a los asociados para el desarrollo. Uno de sus principales objetivos es contribuir a la base empírica en torno a la financiación basada en resultados en la educación, recopilando datos y cono- cimientos que puedan utilizarse para desarrollar mejores programas y políticas educativas, con el objetivo de impulsar los resultados de la educación. REACH está financiado por el Gobierno de Noruega a través de NORAD, el Gobierno de los Estados Unidos de América a través de USAID y el Gobierno de Alemania a través del Ministe- rio Federal de Cooperación Económica y Desarrollo. Más información: www.worldbank.org/reach Contents Agradecimientos��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 3 Propósito de estas directrices������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 8 Introducción������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 8 ¿Por qué estamos diseñando un sistema de seguimiento y rastreo?���������������������������������������������� 8 ¿Qué es un sistema de Seguimiento y Rastreo?������������������������������������������������������������������������������������� 9 Seguimiento de la Distribución������������������������������������������������������������������������������������������������������10 Informes y Visibilidad�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������11 Recopilación de datos para la previsión y asignación de MEA�������������������������������������������11 Gestión de la comunicación / expectativas��������������������������������������������������������������������������������11 ¿A quién se dirige Track and Trace (Seguimiento y Rastreo)?������������������������������������������������������������13 ¿Cómo se diseña un sistema de Seguimiento y Rastreo?�������������������������������������������������������������������15 Las grandes preguntas: Construir un Marco�������������������������������������������������������������������������������������������������� 17 Decisión 1: Por dónde empezar�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 17 Decisión 2: Quién es el propietario del sistema?������������������������������������������������������������������������������������ 17 ¿Qué necesita el propietario del sistema que TnT le proporcione?��������������������������������� 17 ¿Cuánto está dispuesto a gastar para desarrollar el sistema y quién tiene la capaci- dad técnica para mantenerlo en funcionamiento?������������������������������������������������������������������18 Decisión 3: Cuál es la meta del sistema?���������������������������������������������������������������������������������������������������21 Decisión 4: Identificar el modelo TnT�����������������������������������������������������������������������������������������������������������21 Modelo de Seguimiento de Primera y Última Milla ������������������������������������������������������������� 22 Modelo de Seguimiento completo���������������������������������������������������������������������������������������������24 Cómo decidir������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 25 Decisión 5: ¿Qué componentes adicionales se incluirán en su sistema?������������������������������������� 28 4 5a : Sistema de Comunicación y Gestión de Expectativas ������������������������������������������������������������� 28 5b : ¿Recogerá el sistema datos sobre las necesidades de MEA a nivel escolar?����������������� 32 ¿A qué nivel se calculan las necesidades de MEA?����������������������������������������������������������� 33 ¿Qué datos se necesitan?����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 33 5c : ¿Habrá un monitoreo posterior a la distribución?����������������������������������������������������������������������� 35 Próximos pasos: Completar el diseño����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 39 ¿Dónde se realiza el aprovisionamiento?���������������������������������������������������������������������������������������������� 39 Evaluación de la Penetración de la Tecnología ����������������������������������������������������������������������������������� 41 ¿Cómo se recogen los datos?������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 42 Teléfonos Básicos ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 42 Teléfonos Inteligentes/Tabletas������������������������������������������������������������������������������������������������� 46 Hibrido������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 54 ¿Cómo se desarrollará el software del sistema?��������������������������������������������������������������������������������� 56 Desarrollar el software internamente��������������������������������������������������������������������������������������� 56 Compra de software estándar���������������������������������������������������������������������������������������������������� 56 Contratación de un desarrollador profesional de software a medida ������������������������� 57 Tableros de mando, indicadores e informes ��������������������������������������������������������������������������������������� 58 Quién tendrá acceso - tipos de usuarios ������������������������������������������������������������������������������ 58 ¿Cómo accederán los usuarios a los datos? ������������������������������������������������������������������������ 59 Tableros de Mando ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 59 Informes��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 67 ¿Cómo recibirán capacitación los usuarios?��������������������������������������������������������������������������������������������������� 69 Capacitación completa vs capacitación justo a tiempo ����������������������������������������������������71 5 Formación/ capacitación presencial ����������������������������������������������������������������������������������� 71 Capacitación a distancia ��������������������������������������������������������������������������������������������������������72 Financiación basada en el rendimiento��������������������������������������������������������������������������������������������� 73 Anexos �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������76 Anexo I: Ejemplos de hojas de datos maestras �����������������������������������������������������������������������������76 Anexo II: Ejemplos de hojas de referencia de indicadores �������������������������������������������������������78 Anexo III: Consideraciones tecnológicas adicionales�������������������������������������������������������������������79 Anexo IV: Estudios de caso: Ruanda��������������������������������������������������������������������������������������������������87 Anexo V: Estudio de caso: Costos finales de Track and Trace en Camboya����������������������� 90 Anexo VI: Referencias������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������93 6 “Le manque d’informations de qualité, exactes, à jour, fiables et accessibles sur les écoles, les inscriptions par niveau scolaire, la disponibilité du OD dans les écoles et les salles de classe, les prix ac- tuels, les estimations de pertes, la durée de vie des livres, etc. Dans de nombreux pays, les informations de base néces- saires à la planification et à la gestion d’un système OD efficace n’existent pas ou ne sont pas facilement disponibles lorsque cela est nécessaire” - A key reason for low availability of textbooks in Sub-Saharan Africa (Read, T, 2015, p.13) 7 Propósito de estas directrices Estas directrices están orientadas a ayudar a las principales partes interesadas del país a entender y tomar las distintas decisiones que deben tomar al diseñar un sistema de segui- miento y rastreo (TnT), desde la concepción inicial hasta los detalles “esenciales” de la im- plementación. Comenzamos con algunas de las preguntas más importantes que deben re- sponderse primero al diseñar un nuevo sistema de TnT, como “¿por qué estamos diseñando un sistema de TnT?” y “¿qué queremos que nuestro sistema pueda hacer?”. Esto ayudará a reducir el enfoque a medida que pasamos a discusiones más detalladas sobre las opciones tecnológi- cas, a decidir quién usará el sistema y cómo interactuará con él, a identificar los datos clave y su fuente, a considerar las opciones para la formación de los usuarios del sistema y a identifi- car los indicadores clave de rendimiento. Los anexos al final de estas directrices tratarán sobre las hojas de datos maestras, las hojas de referencia de los indicadores, otras consideraciones tecnológicas y un estudio de caso más extenso. A lo largo de esta guía encontrará cuadros de texto que le ayudarán a comprender mejor el material. Estos incluyen: • Definiciones: En ellos se definen los términos clave que se utilizarán a lo largo de esta guía • Mejores prácticas: Estas identifican lo que años de experiencia han demostrado que son las mejores prácticas en el control de la distribución de materiales de enseñanza y aprendizaje. No todas las mejores prácticas serán prácticas para la situación de cada país, pero vale la pena conocer lo que se considera la práctica estándar de oro al tomar sus decisiones. • Ejemplos reales: Describen cómo se ha aplicado en el mundo real el tema o la decisión que se está debatiendo, identificando los principales retos y las lecciones aprendidas para que pueda aprender de las experiencias de otros países. Introducción ¿POR QUÉ ESTAMOS DISEÑANDO UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y RASTREO? A pesar de décadas de inversión en cadenas de suministros de Materiales de Enseñanza y Aprendizaje (MEA), la desafortunada realidad es que, en muchos lugares de muchos países, simplemente no hay suficientes MEA en las aulas para satisfacer las necesidades de los estudi- antes. Las razones para ello son legión. El gobierno central puede carecer de la información precisa y oportuna, como la disponibilidad y las necesidades de MEA en las escuelas, que se requiere para la previsión correcta y las proyecciones de financiación. Los largos procesos de solicitud y adquisición de MEA pueden dar lugar a estimaciones de necesidades obsoletas que resultan en asignaciones que no se ajustan a las verdaderas necesidades antes de que los MEA empiecen a entregarse. Los flujos de la cadena de suministros pueden ser opacos, lo que hace que, incluso en las mejores circunstancias, los MEA se estanquen o se pierdan en algún punto del camino, a menudo sin visibilidad sobre si los MEA llegan o no según lo previsto. El reempaquetado y almacenamiento de los MEA en varios puntos de la cadena de suministros puede provocar daños, pérdidas y una mala asignación de los pedidos de cada escuela. La fal- ta de visibilidad de la progresión de los MEA a medida que avanzan por la cadena de distribu- 8 ción puede suponer un escaso incentivo para que los funcionarios regio- nales o de distrito o los distribuidores entreguen a todas las escuelas de forma equitativa, en las cantidades adecuadas y en el momento oportuno, o para que identifiquen y corrijan los errores a medida que surgen (Crab- be, Nyingi,y Abadzi, 2014; Read, T, 2015; Fredriksen, Brar y Trucano, 2015; Elliot y Corrie, 2015; Read, N, 2016, 2017; UNESCO, 2016, 2021; All Chil- dren Reading, 2018; Smart y Jagannathan, 2018; World Bank Group 2019, 2020a, 2020b; USAID Education Links, 2020). Es posible que los actores de la última milla en las escuelas y las comunidades no entiendan cómo se toman las decisiones de asignación de los MEA en los niveles superiores, que no sepan cuántos MEA se supone que deben recibir, o cuándo, y que no se sientan capacitados para hablar cuando las cosas van mal. EJEMPLO REAL La cadena de suministros de libros de textos en Etiopía Un estudio encargado por el Ministerio de Educación (MoE) en 2018 sobre la utilización de los libros de texto en Etiopía identificó varios desafíos en la provisión de libros, como la permanencia de los libros en los centros de distribución durante todo el año sin rendición de cuentas y un sistema de distribución adecuado para garantizar que los libros lleguen a las escuelas a tiempo. El estudio recomendó el uso de un sistema que informara a las escuelas y a las partes interesa- das pertinentes sobre la ubicación de los libros, el estado de la entrega, la fecha de entrega de los libros y dónde informar en caso de retrasos o falta de entrega. Como seguimiento de esta recomendación, Creative Associates, en el marco del proyecto II, con el liderazgo técnico de BlueTree Group y el apoyo del Ministerio de Educación (MoE), puso a prueba Track and Trace (TnT) en Etiopía (BlueTree Group, 2021, p. 1). ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y RASTREO? DEFINICIÓN: Seguimiento y Rastreo (TnT) es una solución impulsada por la tecnología Materiales de Enseñanza y que aumenta la precisión y la visibilidad de la cadena de suministros de Aprendizaje (MEA) MEA, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones (es decir, Este término se utiliza para referirse funcionarios del Ministerio, socios, distribuidores y personal de la última a la gama de materiales educati- milla) supervisar los pedidos, la asignación y la distribución de los materia- vos que se utilizan en el aula para les didácticos y garantizar que lleguen a las comunidades a las que están apoyar los objetivos de aprendiza- destinados en el momento oportuno y en las condiciones adecuadas. je. Pueden incluir libros de texto, Las plataformas de TnT pueden proporcionar información precisa y de guías del profesor, libros de lectura, fácil acceso sobre el estado de los libros a lo largo de toda la cadena de materiales de referencia, ayudas a suministros, y pueden poner esa información a disposición de una serie de la enseñanza y el aprendizaje, otros partes interesadas. materiales complementarios y, en algunos contextos, recursos multi- Con el acceso a información más precisa, los responsables de la toma de media y digitales. Algunos Ministeri- decisiones también pueden medir el rendimiento de los diferentes acto- os de Educación establecen un perfil res de la cadena, seguir el progreso hacia los objetivos y medir dónde se oficial de MEA que enumera los necesitan mejoras. Por ejemplo, la TnT permite al Ministerio de Educación libros, materiales y ayudas mínimos responsabilizar a los distribuidores de la entrega de los MEA según lo necesarios para alcanzar los objeti- previsto, al mismo tiempo que faculta a los organismos de la comunidad vos del plan de estudios (UNESCO, 2021; Read, T, 2015) 9 escolar, como los administradores de las escuelas, los comités de gestión escolar y las asocia- ciones de padres y profesores, con la información que necesitan para abogar por la mejora del rendimiento de la cadena de suministros. En su nivel más básico, un sistema de TnT se compone de un sistema de seguimiento de la dis- tribución y un sistema de información y visibilidad. Además de estos dos elementos, muchos países optan por incluir un sistema de comunicación y gestión de expectativas, así como un sistema de recopilación de los datos necesarios para la previsión y la asignación de MEA. Seguimiento de la Distribución Como indica su nombre, el objetivo principal de un sistema TnT es hacer un seguimiento de las entregas de MEA a medida que se producen. Por lo tanto, todo sistema TnT incluye la capacidad de confirmar las entregas en la última milla de la cadena de suministros. Esto puede ⊲ Utilizando TnT para confirmar las cantidades y tipos de libros que se entregan. MEJOR PRACTICA Los MEA se empaquetan por escuela y se entregan en ella Lo ideal es que TnT se construya para una cadena de suministros en la que los MEA se empaquet- en por escuela desde el principio en el almacén central, con tecnología de identificación de localización de bajo costo, como códigos de barras para cada unidad de MEA y/o el envío de la escuela, y sin reempaquetar más adelante en la cadena de suministros. Esta es la mejor manera de identificar paquetes escolares específicos de libros en su ruta desde el punto de entrada/al- macén central hasta una escuela, y de poder verificar si los libros asignados llegaron a su escuela prevista. El sistema TnT controlaría la entrega hasta la escuela, y no hasta un punto intermedio, como una oficina de educación de distrito/zona. Todo indica que este tramo final entre el distrito/ zona y la escuela suele ser una parte problemática de la cadena, en cuanto al almacenamiento de los MEA y la distribución, lo que provoca fugas, daños y retrasos. Los errores son frecuentes cuando los libros se desembalan de un envío mayor y se redistribuyen por orden de la escuela en este punto. También suelen producirse retrasos en la entrega de los libros en el último tramo a las escuelas. (All Children Reading [ACR], 2015b; Fredriksen, Brar & Trucano, 2015; Read, T, 2015) 10 adoptar la forma de simples recibos en papel cuyos datos se compilan en un sistema de segui- miento digital a un nivel superior, o puede ser capturado electrónicamente en el momento de la entrega, ya sea por el destinatario o por el distribuidor, o por ambos. Este seguimiento tam- bién puede variar en detalle, desde códigos de barras en cada material que permiten rastrear la ubicación de cada MEA en varios puntos de la cadena de distribución, hasta el seguimiento de cajas o pallets, o el sistema de seguimiento más básico que no rastrea el movimiento de los MEA en cada punto de la entrega, sino que simplemente implica la introducción de datos sobre los MEA que recibe cada escuela. Informes y Visibilidad Cada sistema TnT incluye también la capacidad de generar informes para que los datos sean visibles y utilizables por las partes interesadas a múltiples niveles. Esto permite a los usuarios del sistema TnT dar sentido a los datos y utilizarlos para tomar decisiones. El paso adicional de un tablero de mandos en línea accesible a múltiples partes interesadas amplía enormemente la visibilidad del sistema, y permite un seguimiento sencillo de los indicadores clave sobre la integridad y la exactitud de las entregas Recopilación de datos para la previsión y asignación de MEA Muchos sistemas de TnT también incluyen funciones para recopilar los datos necesarios para realizar las asignaciones de MEA, ya sean pedidos reales de MEA de los centros educativos o datos sobre la disponibilidad de MEA y el tamaño de las clases que pueden ser utilizados por los niveles superiores del ministerio para proporcionar una proyección precisa de las necesi- dades nacionales de MEA. Los datos recopilados digitalmente permiten la consolidación y los cálculos automatizados, a medida que se genera la información, lo que acelera los procesos de previsión, solicitud y adquisición y ayuda a garantizar que los datos de solicitud sobre los que se toman las decisiones de asignación sean lo más precisos y actualizados posible. Esta funcionalidad de un sistema TnT puede tener un enorme impacto en la disponibilidad suficiente de MEA en el aula, el objetivo final de cualquier cadena de suministros de MEA. Además, con el tiempo, el análisis de los datos de TnT sobre el número de MEA utilizables en cada escuela puede proporcionar una indicación de la vida útil de los MEA en el aula y de los índices anuales de pérdidas y daños por grado y ubicación, datos cruciales para la previsión de presupuestos y adquisiciones a largo plazo (Read, 2016; UNESCO, 2016). “La falta de información buena, precisa, actualizada, fiable y accesible sobre las escuelas, los niveles de matriculación, la disponibilidad de los MEA en las escuelas y las aulas, los precios actuales, los niveles de desperdicio, la vida de los libros, etc. En muchos países, la infor- mación básica necesaria para planificar y gestionar un sistema eficaz de MEA no existe o no está fácilmente disponible cuando se necesita” - Una razón clave para la baja disponibilidad de libros de texto en Sub-Sahara África (Read, T, 2015, p.13) Gestión de la comunicación / expectativas Muchos países consideran útil incluir en sus sistemas de TnT funciones que permitan la co- municación y la gestión de expectativas. Estas funciones pueden utilizarse en cada etapa del proceso y por varios usuarios. Los distribuidores y los funcionarios locales de educación pueden utilizar la funcionalidad para obtener información actualizada sobre las entregas. Antes de que se tomen las decisiones de asignación de MEA, se pueden desarrollar funciones para comunicarse con las comunidades de última milla para recordarles cuándo es el momento de presentar los datos de la solicitud para la siguiente ronda de distribución. Una vez tomadas las 11 decisiones de asignación, las funciones de comunicación integradas pueden informar a esas comunidades de última milla sobre lo que se les ha asignado, y aconsejarles sobre el calen- dario de sus entregas. Por último, las funciones de comunicación pueden permitir a las comu- nidades que reciben las entregas señalar cualquier problema, como un número incorrecto de MEA o haber recibido MEA dañados. A lo largo del proceso, las funciones de comunicación pueden permitir que las comunidades de última milla se mantengan informadas sobre el proceso e informen de cualquier problema que tengan. Las funciones pueden ser unidireccionales o bidireccionales. Los sistemas de comunicación unidireccionales permiten a los niveles superiores del sistema, normalmente el Ministerio de Educación, enviar información y notificaciones a los niveles inferiores. Los sistemas bidireccionales añaden la posibilidad de que los niveles inferiores soliciten datos a los niveles superiores. Los diferentes tipos de sistemas de comunicación se analizan más adelante. Monitoreo Posterior a la distribución EJEMPLOS REALES Valor de las alertas y notificaciones en todo el sistema Una serie de TnT exhiben las mejores prácticas en las que se envían a las escuelas/comunidades mensajes SMS, de voz o instantáneos para recibir actualizaciones de estado cada vez que se actualiza un registro o alertas sobre artículos despachados, artículos listos para ser recogidos, cambios en la entrega o ubicación de los pedidos, etc. Los usuarios de otros niveles pueden reci- bir informes de estado o recibir alertas cuando los pedidos están fuera de los parámetros estab- lecidos en relación con el tiempo o la ubicación (ACR Grand Challenge for Development, 2015b). Por ejemplo, el rastreador de libros de Creative Associates proporciona notificaciones por SMS a las escuelas, alertas de correo electrónico procesables e informes resumidos diarios al personal (Creative Associates International, 2018). Como mínimo, las alertas abordan el problema habitual de que las escuelas no sean informadas de que los libros están disponibles para ser recogidos. Un estudio del Banco Mundial en Zambia descubrió que proporcionar información a las escuelas sobre la llegada de los libros de texto a las oficinas de distrito o a las escuelas de los centros de zona aumentaba la probabilidad de que re- cibieran los libros de texto en 33 puntos porcentuales, aumentaba la proporción de alumnos con libros de texto en unos 23 puntos porcentuales y aumentaba la probabilidad de que las escuelas recibieran sus libros de texto en el plazo de un mes en 20 puntos porcentuales a un nivel de significación del 1% (Grupo del Banco Mundial, 2020c). En Camboya, si una escuela no ha enviado su solicitud de libros, el sistema TnT le envía una alerta a través del chatbot como recordatorio. En el otro extremo del ciclo de los libros, se envían alertas a los directores de las escuelas a través del chatbot de que los libros han sido enviados. El tablero también notifica al personal central del Ministerio de Educación los problemas registrados por los directores de las escuelas (Grupo del Banco Mundial, 2019, 2020a, 2020b). 12 Por último, una vez entregados los libros, algunos países incluyen un mecanismo de recogida de información en el aula después de que se hayan completado todas las entregas para veri- ficar el nivel de disponibilidad y uso de los libros en las aulas. Esto es distinto del seguimiento de las propias entregas, ya que, independientemente de que las entregas previstas lleguen o no según lo esperado, el resultado deseado es que los niños dispongan de los MEA adecua- dos en el aula. La medición de este tipo de resultados junto con las medidas logísticas de las entregas puede ayudar a identificar mejoras en el rendimiento general del sistema, así como poner de manifiesto problemas en la cadena de suministros de los MEA más allá de las propias entregas. EJEMPLOS REALES TnT para el control de la utilización del material didáctico en las aulas En Ruanda, el Sistema de Información de Gestión de Materiales de Enseñanza y Aprendizaje (MEA) del Ministerio de Educación permite a los inspectores acceder a una lista de todos los materiales suministrados a cada escuela para que puedan comprobar su presencia en la misma. Esto, a su vez, permite al sistema generar índices de pérdidas y daños, que pueden utilizarse para hacer previsiones (Read, 2017). En Camboya, las comunidades escolares pueden utilizar un formulario en línea al que se accede a través del chatbot de TnT para introducir datos sobre la disponibilidad de libros en las aulas, recopilados durante las comprobaciones puntuales posteriores a la entrega, con el fin de garan- tizar que los libros de texto hayan llegado realmente a manos de los alumnos y evaluar si sigue habiendo escasez de libros. Como se señala en una Nota de Evidencia del Banco Mundial, esto proporcionó al gobierno “una importante fuente de información que antes solo estaba disponible organizando costosas visitas a una muestra de escuelas” (Grupo del Banco Mundial, 2020b, p. 4). BlueTree Group también ha desarrollado una funcionalidad de “sondeo” de TnT que, en un pro- grama automatizado, como por ejemplo seis meses después de la entrega, enviaría un mensaje para solicitar a los usuarios registrados de la comunidad que comprobaran si los libros se esta- ban utilizando o seguían presentes en la escuela, por ejemplo, y que respondieran al sistema utilizando un código corto (S. Lacey y M. Ochako, comunicación personal, 11 de noviembre de 2021). ¿A QUIÉN SE DIRIGE TRACK AND TRACE (SEGUIMIENTO Y RASTREO)? Hay cuatro grupos principales de beneficiarios de los sistemas TnT. El primero es el nivel central, casi siempre el Ministerio de Educación o su equivalente, pero también puede incluir otros organismos que participan en la financiación y distribución de material didáctico, como el Ministerio de Finanzas. Al mejorar su propia visibilidad en la cadena de suministros de material didáctico, estos ministerios podrán entender mejor cómo se mueven estos materiales por el país, dónde acaban y cuántos de los MEA comprados cada año llegan finalmente a los estudi- antes a los que están destinados. Esto puede ayudar a identificar los lugares de la cadena de suministros en los que se pierden los MEA, lo que es clave para abordar estos problemas. En última instancia, ayuda a estos ministerios, que a menudo gastan enormes sumas de dinero cada año en la adquisición y distribución de los MEA, a identificar a dónde va ese dinero y a pedir cuentas a los responsables de la distribución. 13 El segundo grupo de beneficiarios de un sistema de TnT son las comunidades a las que van dirigidos estos materiales de aprendizaje. Mejorar la visibilidad de la cadena de suministros de los MEA, así como las líneas de comunicación sobre cuántos MEA deben esperar recibir y cuándo deben recibirlos, puede capacitar a estas comunidades para abogar por sí mismas. Con el seguimiento en tiempo real de las entregas de MEA, estas comunidades podrán infor- mar cuando las cosas vayan mal, como cuando reciban una entrega incorrecta o que contenga MEA dañados e inutilizables. En última instancia, esta mayor visibilidad puede ayudar a estas comunidades a exigir a sus gobiernos centrales que rindan cuentas a sus jóvenes estudiantes. MEJORES PRACTICAS USO COMUNITARIO DE TnT Uno de los criterios fundamentales para juzgar el concurso del premio de seguimiento y local- ización de libros de lectura para todos los niños era si la plataforma TnT propuesta proporcionaría a los padres, profesores y funcionarios locales respuestas a estas cuatro preguntas 1. ¿Qué libros de texto y materiales se proporcionarán a los alumnos de un grado específico en una escuela concreta? 2. ¿Cuándo está previsto que los libros de texto y los materiales lleguen a la escuela? 3. ¿Dónde están ahora los libros de texto y los materiales? 4. ¿Con quién puedo ponerme en contacto para abogar por la recepción de estos libros de texto y materiales? (ACR, 2015a, p. 1). El tercer grupo de beneficiarios de un sistema de TnT son los propios distribuidores, ya sean públicos o privados. Esto incluye a los actores de la cadena de suministros, desde los recol- ectores y empaquetadores, pasando por los funcionarios locales responsables de supervisar el suministro de MEA a las escuelas a nivel de zona, distrito o grupo, hasta los gerentes de empresas de distribución privadas. Con un sistema TnT pueden introducir más fácilmente la información sobre los pedidos que han llegado o se han enviado, en tiempo real, y pueden recibir actualizaciones del estado. Como la escasez de MEA ha sido tan persistente y la visi- bilidad de la cadena de suministro es tan a menudo inexistente, la culpa suele recaer en las personas y organizaciones responsables de la distribución de los MEA, de forma justa o no. Aumentar la visibilidad de la cadena de suministros puede ayudar a los distribuidores y a los agentes de la cadena de suministros a demostrar que están haciendo su trabajo y entregando los materiales según lo prometido. Una vez que sean capaces de hacerlo, cualquier pregunta sobre por qué los niños todavía no tienen los materiales que necesitan debe centrarse nece- sariamente en otra parte. Por último, el cuarto grupo de beneficiarios de un sistema de TnT son los donantes que apoy- an la adquisición y distribución de MEA, ya sean nacionales o internacionales. El aumento de la visibilidad y la responsabilidad en la cadena de suministros de material didáctico hará que estas organizaciones confíen en que su dinero está bien gastado, y puede fomentar un finan- ciamiento adicional sobre lo que estas organizaciones estarían dispuestas a proporcionar sin esta responsabilidad. 14 EJEMPLOS REALES Participación de la comunidad en el seguimiento de la cadena de suministros de MEA “Cuanto más conocimiento tenga una comunidad de un calendario de entrega de libros, más responsabilidad y presión para entregar a tiempo se puede empujar hacia arriba en la cadena de suministros, empezando por el nivel más cercano al estudiante.” (ACR, 2018, párrafo 5) Cuando se avisa a las comunidades sobre la entrega de libros, se ejerce presión sobre los fun- cionarios locales y las escuelas si los MEA no llegan como se espera. La participación de la co- munidad también ha resultado eficaz para verificar las entregas. Véase la iniciativa filipina Check My School (www.checkmyschool.org) para una descripción completa de una iniciativa dirigida por la comunidad que obtuvo el reconocimiento oficial (nacional). Durante sus años de funciona- miento, Textbook Count, precursor de Check My School, realizó un seguimiento de millones de libros de texto. Consiguió reducir el precio de los libros de texto en un 40%, mejorar la precisión de las entregas de libros de texto, con lo que los errores de entrega se redujeron hasta un 5% en promedio, y acortar el ciclo de adquisiciones del Departamento de Educación de 24 a 12 meses. Indonesia, Rumanía y Moldavia han reproducido el enfoque, y una iniciativa similar que Sudáfrica está haciendo un seguimiento de los libros de texto hasta el nivel de las aulas mediante tec- nología móvil (Crabbe, Nyingi y Abadzi, 2014). En Camboya, los miembros de la comunidad no desempeñaban anteriormente ningún papel en el pedido o el seguimiento de los libros. Durante el proyecto piloto inicial de TnT, el 92% de los comités de apoyo escolar de las escuelas seleccio- nadas utilizaron la herramienta TnT en su teléfono para realizar comprobaciones puntuales de la disponibilidad de libros en las aulas después de su entrega (GBM 2020b). ¿CÓMO SE DISEÑA UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y RASTREO? El resto de este documento le ayudará a diseñar un sistema de seguimiento y rastreo adecua- do a sus objetivos y a su contexto. Empezaremos con las grandes preguntas: identificar lo que quiere conseguir con su sistema TnT, así como identificar el aspecto que tendrá su sistema a grandes rasgos. A partir de ahí, profundizaremos en el diseño: ¿incluirá su sistema una plata- forma digitalizada para los pedidos de MEA? ¿Incluirá una plataforma completa para la comu- nicación entre todos los actores de la cadena de suministros de MEA? Por último, profundiza- remos en los detalles más importantes, analizando las opciones tecnológicas, los indicadores clave de rendimiento y la capacitación. 15 “Los Ministerios de Educación tendrán que invertir en la introducción de datos, el software personalizado y los disposi- tivos discretos. Del mismo modo, la for- mación, las actualizaciones del sistema y el apoyo pueden aumentar a medida que se añaden conjuntos de características.” (All Children Reading, 2018, párrafo final) 16 Las grandes preguntas: Construir un Marco DECISIÓN 1: POR DÓNDE EMPEZAR Si el tamaño de esta guía y el número de decisiones que hay que tomar le intimidan, permíta- nos ayudarle utilizando un viejo mantra de gestión empresarial: gatear, caminar, correr. Un niño no empieza a correr un día, primero debe aprender a caminar, y antes de caminar debe aprender a gatear. Intentar saltarse los dos primeros pasos es una receta para caer de bruc- es, como puede decir cualquier padre. Del mismo modo, demasiadas veces la gente intenta “correr” con un sistema complicado que lo hace todo antes de dominar los fundamentos; esta es una receta para el fracaso. Para utilizar una analogía más adecuada a la edad, los corre- dores ocasionales que deciden entrenar para una carrera más larga, como un maratón, suelen lesionarse antes de llegar a la línea de salida. El problema no es que entrenar para un maratón sea peligroso, sino que los corredores que se fijan objetivos elevados a menudo intentan comenzar su entrenamiento más cerca del punto final que desean que del lugar en el que se encuentran actualmente, y entrenan alguna combinación de demasiado, demasiado pronto y demasiado rápido, y esto casi siempre provoca lesiones. De hecho, la historia de los sistemas de seguimiento y rastreo está plagada de ejemplos en los que los países empezaron a intentar crear un sistema que lo rastreara todo, sólo para descu- brir que era demasiado complicado de usar, lento de gestionar y caro para funcionar a escala nacional. No caiga en esa trampa: un sistema que funciona a escala de un pequeño piloto, pero no a escala nacional, no funciona. Por esta razón, recomendamos que cualquier país que empiece a hacer un seguimiento digital de su sistema de distribución de MEA comience con el sistema más sencillo posible: hacer un seguimiento de si los MEA llegan o no a las escuelas. Ser capaz de identificar de forma fiable, en tiempo real, si los MEA llegan o no a las escuelas abre un amplio abanico de posibilidades para identificar cómo mejorar la distribución y asegurar que los MEA llegan a sus destinatarios. Además, un sistema menos complejo será mucho menos costoso de instalar y poner en mar- cha, requerirá mucha menos formación de los usuarios y será mucho menos costoso de cambi- ar en caso de necesidad. Una vez que tenga un sistema probado que haga eso, generará el impulso para ampliar su capacidad de controlar y mejorar la distribución. Después, vuelva a esta guía y le ayudaremos a pensar en añadir funcionalidades adicionales a su sistema. DECISIÓN 2: QUIÉN ES EL PROPIETARIO DEL SISTEMA? La primera decisión que hay que tomar a la hora de diseñar cualquier sistema de TnT es la más práctica: ¿quién será el propietario, el operador y el que pagará el sistema? Esta decisión infor- mará de todas las demás decisiones que se tomen para determinar el diseño del sistema, así como quién tiene la autoridad final para tomar esas decisiones, así como para realizar cualqui- er cambio a medida que se avance en el diseño del sistema hasta su implementación. Algunas de las preguntas clave que serán informadas por la respuesta a esta pregunta incluyen: ¿Qué necesita el propietario del sistema que TnT le proporcione? La propiedad del sistema determina no sólo qué datos necesitará el sistema, sino también quién deberá tener acceso a esos datos. Los diferentes actores de la cadena de suministros de MEA pueden tener diferentes objetivos de visibilidad de los datos. Por ejemplo, un Minis- terio de Educación, responsable de los profesores y los estudiantes, puede estar preocupado 17 principalmente por utilizar un sistema TnT para determinar las necesidades de libros para el próximo año escolar o para poder ver dónde están los libros a lo largo de la cadena de sumi- nistros para poder identificar cuándo y dónde se atascan los envíos en el camino. Esto puede requerir la capacidad de recopilar la disponibilidad y las necesidades de libros para hacer pre- visiones, o la capacidad de rastrear los libros a medida que se mueven a través de los niveles intermedios de la cadena de suministros. Por otro lado, un Ministerio de Finanzas, responsable ante el Gobierno Nacional y los donantes internacionales, puede estar preocupado principal- mente por verificar que un distribuidor contratado ha cumplido sus obligaciones contractuales en la entrega de MEA antes de realizar el pago. En este caso, el objetivo principal del sistema puede ser confirmar las entregas de libros en el último tramo. ¿Cuánto está dispuesto a gastar para desarrollar el sistema y quién tiene la capacidad técni- ca para mantenerlo en funcionamiento? Se trata de un elemento importante del diseño del sistema, que a menudo se pasa por alto. Un sistema TnT puede variar mucho en cuanto a su costo de instalación y mantenimiento, depen- diendo de la complejidad del diseño del sistema. Un sistema relativamente sencillo puede ser bastante económico de ejecutar y ser robusto ante los cambios en la cadena de suministros de MEA, requiriendo un mínimo de recursos para permitir que siga funcionando según lo pre- visto. Un sistema complejo puede ser capaz de proporcionar una funcionalidad adicional, pero también será más caro de configurar y mantener, y será más susceptible de necesitar cambios a medida que la estructura del sistema de suministro evolucione a su alrededor, y será más caro de cambiar cuando sea necesario. Antes de responder a las preguntas sobre lo que hará el sistema, es importante conocer las limitaciones que tendrá en términos de presupuesto y capacidad técnica de la organización que lo gestione. A lo largo de esta guía trataremos de indicar en qué casos una determinada decisión tiene un impacto financiero importante para el costo global del sistema. Por desgracia, es difícil dar cifras exactas, ya que el costo global de un sistema depende de muchos factores que se influyen mutuamente. Sin embargo, a continuación, se ofrece una guía rápida de las decisiones importantes que influyen en el costo. Para un análisis más detallado del costo de un sistema en su conjunto, véase el Apéndice V: Estudio de caso: Costos finales de Track and Trace en Camboya. Complejidad. Los sistemas pueden variar mucho en su nivel de complejidad. Un sistema relativamente sencillo puede pedir a un solo grupo de encuestados que rellene una respues- ta (como que los directores de los centros escolares confirmen cuando reciben un envío de libros). Un sistema mucho más complejo podría implicar a varios grupos diferentes de en- cuestados para que realicen varias tareas distintas, como que los directores de los colegios envíen los datos de las necesidades de libros, que los trabajadores de la bodega escaneen los envíos entrantes y salientes, que los funcionarios de la administración educativa local confir- men las entregas de libros y que los grupos comunitarios realicen controles puntuales en las aulas, todo ello con un sistema de diversas alertas y notificaciones que se activan en varias etapas. En general, el desarrollo de un sistema sencillo costará mucho menos que el de un sistema más complejo. Los sistemas complejos pueden requerir mucho más tiempo para que un desarrollador de software los configure y pruebe, y el tiempo del desarrollador de software es generalmente caro. Por la misma razón, el costo de hacer cambios será mucho mayor en un sistema más complejo, ya que un sistema complejo llevará mucho más tiempo a los de- sarrolladores de software para desenredar y reformar y volver a probar en caso de tener que 18 hacer algún cambio. En general, es más fácil añadir complejidad a un sistema más sencillo que simplificar un sistema más complejo. Elección de la tecnología. Tal vez de forma contraria a la intuición, un sistema de TnT basa- do en teléfonos inteligentes y que utilice formularios en línea o aplicaciones para teléfonos inteligentes puede ser menos costoso de gestionar que un sistema de TnT basado en SMS o IVR (véase la sección de tecnología más adelante para revisar las opciones tecnológicas). Esto se debe a que, una vez configurado, los datos necesarios para el funcionamiento de un sistema basado en teléfonos inteligentes suelen ser bastante modestos, de manera que es probable que los usuarios del sistema estén dispuestos a utilizar sus propios datos telefónicos para utilizarlo. Los mensajes generales enviados a través de una aplicación de mensajería a un listserv (servidor) suelen ser gratuitos. Por el contrario, en un sistema basado en tecnología SMS o IVR, cada vez que se envía un mensaje entre el sistema y un usuario individual, hay un costo. Aunque el costo de un solo mensaje es pequeño, estos costos pueden acumularse rápidamente cuando hay miles de usuarios que introducen y reciben datos. Por ejemplo, en el sistema piloto de seguimiento y rastreo de Malawi, el gobierno negoció un número de teléfono gratuito para la mensajería SMS con uno de los dos principales operadores de red del país, cuya instalación costó unos 200 dólares y su mantenimiento unos 140 dólares al mes. Si el sistema se hubiera ampliado, el gobierno habría tenido que negociar un número gratuito adi- cional con el otro operador principal para garantizar la máxima cobertura geográfica. Por otro lado, en Camboya, el gobierno gestiona un tablero de mensajes en la aplicación de mensajería Telegram, donde pueden publicar mensajes generales que cualquier director de escuela que esté suscrito al canal podrá ver; esta configuración no tiene ningún coste, aunque la funcionali- dad adicional del chatbot que Camboya ha incluido sí tiene costos adicionales. Elección del software principal. La forma en que desarrolle su software puede cambiar sig- nificativamente los costos de funcionamiento del sistema. Por ejemplo, si opta por utilizar una plataforma de código abierto a la que puede acceder gratuitamente, tendrá que contratar a desarrolladores para que personalicen el sistema según sus necesidades y lo actualicen y mantengan continuamente. Por otro lado, mientras que el software propietario con licencia de pago suele venir con esas funciones de actualización y mantenimiento del software in- cluidas y puede ser gratuito para el usuario medio de su sistema, el costo de estos paquetes de software puede ser bastante sensible al número de usuarios a nivel de administrador que necesitarán tener acceso a su sistema. Por ejemplo, las licencias de un sistema de software propietario pueden costar $100 dólares al mes por cada persona que necesite un acceso de nivel de administrador al sistema (para poder realizar cambios en el sistema y en los datos que contiene), mientras que sólo cuestan $10 dólares al mes por cada persona que necesite un acceso básico (capacidad para acceder al tablero y exportar datos). Las licencias de software propietario también pueden ser sensibles a quién paga, ya que muchas empresas ofrecen descuentos a las organizaciones sin ánimo de lucro, pero consideran a los gobiernos de los países como entidades corporativas y cobran precios mucho más altos. Si bien es posible que se pueda negociar una rebaja apelando al bien público que tendrá el sistema, no deja de ser una consideración que debe hacerse antes de seleccionar una plataforma de software. Piezas de software adicionales. Además del software principal que forma la columna vertebral de su sistema, puede necesitar paquetes de software adicionales para habilitar funciones adicionales. Por ejemplo, si utiliza formularios en línea que necesitan conectarse a su base de datos principal, puede necesitar un paquete de software adicional para formar esa conexión. 19 Si utiliza un chatbot para enviar mensajes bidireccionales, puede necesitar un paquete de software adicional para ejecutar el chatbot. Si va a tener gerentes de bodega que escanean códigos de barras en sus teléfonos, puede necesitar un paquete de software adicional. Cada uno de estos paquetes de software adicionales puede conllevar tarifas adicionales por usuario. Por ejemplo, la versión piloto de la plataforma Track and Trace de Camboya utilizó el software TaroWorks para que los trabajadores de las bodegas y los funcionarios del distrito pudieran escanear los códigos de barras de las entregas para hacer un seguimiento de las mismas a medida que las recibían. El costo de TaroWorks varía según el número de usuarios, desde unos $458 dólares al mes para hasta 20 usuarios ($23 dólares por usuario) hasta $1.100 dólares al mes para hasta 100 usuarios ($11 dólares por usuario). En última instancia, Camboya decidió que no podía soportar estos costos a escala nacional, y eliminó todo el seguimiento de su diseño del sistema después del piloto. Formación. El mayor costo de funcionamiento de muchos sistemas es la formación que se requiere para los usuarios. Un sistema más complejo, con más usuarios que realizan muchas funciones diferentes dentro del sistema, requerirá una formación mucho más compleja, que puede ser mucho más cara. Sin embargo, un sistema basado en un teléfono inteligente (smart- phone), sobre todo si es menos complejo, conlleva la posibilidad de una formación remota “justo a tiempo” que puede llevarse a cabo mediante el envío de materiales de formación, lo que prácticamente elimina la necesidad de que las personas se desplacen para reunirse y celebrar una sesión de capacitación o reentrenamiento. Por ello, el costo de la capacitación puede variar mucho, desde decenas de miles de dólares para alquilar locales y pagar el transporte de cientos o miles de personas para la capacitación presencial, hasta prácticamente gratis para la distribución de materiales de capacitación electrónica justo a tiempo. Tamaño del país. Por supuesto, el tamaño del país, en términos del número de escuelas que se incluyen y el número de otros usuarios que podrían incluirse, tendrá un impacto en los costos generales. El impacto más directo es simplemente el número de interacciones con el sistema. De nuevo, en un sistema basado en SMS o IVR, cada interacción suele tener un costo. Además, en los sistemas basados en teléfonos inteligentes que envían alertas y notificaciones individuales a los usuarios (en lugar de mensajes totalmente generalizados), el número de usuarios y el número de alertas/mensajes establecidos variará mucho entre un país pequeño y uno grande. Esto se complica aún más en los sistemas que incluyen la capacidad de mensa- jería bidireccional, en los que los usuarios tienen la posibilidad de iniciar consultas o mensajes en cualquier momento, porque no se podrá establecer un tope en el número de interacciones totales que inicien los usuarios. Por ejemplo, el sistema Track and Trace de Camboya utiliza un sistema de software llamado FlowXO para hacer funcionar su chatbot; esto cuesta $19 dólares al mes como paquete base de 5.000 interacciones, más $25 dólares al mes por cada paquete adicional de 25.000 interacciones que se permitan en un mes. Durante los meses de baja actividad, a veces sólo el costo de referencia cubre las necesidades. Sin embargo, durante los meses de mayor actividad, como cuando las escuelas envían sus datos de solicitud de libros o confirman las entregas de libros, pueden ser necesarios hasta nueve paquetes adicionales de 25.000 interacciones, en un país con unas 9.000 escuelas, con un coste cercano a los $250 dólares mensuales para esos meses. 20 DECISIÓN 3: CUÁL ES LA META DEL SISTEMA? La segunda decisión importante que hay que tomar a la hora de diseñar un sistema de TnT es identificar el propósito del sistema en su contexto específico. No hay una talla única para todos, y conocer los objetivos concretos que su país, y más concretamente el propietario del sistema tiene para el mismo, le ayudará a orientar todas las demás decisiones que tendrá que tomar durante el proceso de diseño. El objetivo principal de un sistema TnT para la mayoría de los países será uno de dos cate- gorías. En el caso de los países más preocupados por aumentar la visibilidad para saber si los MEA llegan o no a sus destinatarios en las escuelas y las familias, un sistema relativamente sencillo de primera y última milla será el que mejor les permita responder a esa pregunta. Por otro lado, para otros países que pueden estar preocupados por identificar en qué punto de la cadena de suministro se están produciendo fugas o retrasos y permitir a los usuarios acceder a información procesable en tiempo real sobre el estado de los libros a lo largo de la cadena de suministro, se necesitará un sistema de seguimiento completo más complejo. Es importante señalar que un modelo no es intrínsecamente mejor que el otro. Cada modelo tiene su lugar, y cada uno será capaz de ampliar en gran medida la visibilidad de la cadena de suministro de MEA. La regla de oro que hay que tener en cuenta es que hay que identificar la pregunta a la que se quiere dar respuesta, y recoger sólo la información que le ayude a responder a esa pregunta. Una consideración clave para el objetivo de su sistema es acordar 1. ¿Quiénes son los usuarios? 2. ¿Quién necesita acceso y a qué funciones necesita acceder? 3. ¿Qué información necesitan para medir el éxito de la cadena de suministros? Si quiere saber cómo medirán el éxito los usuarios del sistema TnT, pase a la siguiente sección sobre tableros de mando e indicadores clave de rendimiento, y luego regrese. DECISIÓN 4: IDENTIFICAR EL MODELO TNT La siguiente decisión que hay que tomar es el nivel de detalle con el que su sistema TnT re- alizará el seguimiento. Hay dos opciones principales: un modelo de primera y última milla, y un modelo de seguimiento completo. 21 Modelo de Seguimiento de Primera y Última Milla En general, un modelo de primera y última milla hará un seguimiento de los materiales de aprendizaje en la primera y la última milla de la cadena de suministros, sin hacer un seguimien- to de lo que ocurre en el medio. Las principales ventajas de este tipo de modelo son que es más barato de desarrollar e implementar y que a menudo puede utilizar una tecnología más sencilla, pero permite una gran visibilidad de la pregunta clave que un sistema de TnT debe poder responder: si los MEA llegan o no a sus destinatarios. Otra ventaja es que permite un grado mucho mayor de flexibilidad en caso de que la estructura de la cadena de suministros cambie con el tiempo. Para los países que actualmente no tienen una visibilidad precisa y en tiempo real sobre qué MEA se entregan finalmente a qué destinatarios, este tipo de modelo proporciona un gran salto en la capacidad de supervisar la cadena de suministros, con el menor esfuerzo de configuración inicial y la mayor probabilidad de una implementación exi- tosa y duradera. Mantener la sencillez del sistema requiere menos tiempo de formación para los usuarios, lo cual es importante, ya que los costos y la viabilidad de la formación a nivel nacional son muy importantes a la hora de tomar decisiones sobre el diseño de la TnT. Por último, en el caso de los países que dependen de terceros contratistas para distribuir el mate- rial didáctico, un sistema de seguimiento completo puede no ser práctico para su aplicación, mientras que un modelo Primero y Último le permitirá empezar a incorporar sólidas medidas de rendimiento en los contratos de sus distribuidores. El inconveniente de este tipo de modelo es, por supuesto, que no proporciona visibilidad en los espacios intermedios de la cadena de suministros. Para los países más preocupados por las fugas y los retrasos en los puntos de la cadena de suministros, este modelo puede identi- ficar la cantidad global de fugas y retrasos en el sistema, pero no permite precisar dónde se producen las fugas o los retrasos. Más concretamente, este tipo de modelo no permitirá a las escuelas hacer un seguimiento de sus entregas entrantes mediante alertas o comunicaciones sobre el estado de los MEA a lo largo de la cadena de suministros, ni proporcionará al nivel central información procesable a medida que los MEA viajan por cada nodo a lo largo de la cadena de suministros. Es decir, un sistema de primer y último nivel puede proporcionar una notificación a los colegios cuando los libros salen del almacén central, pero no puede propor- cionar actualizaciones a las escuelas a medida que los libros viajan por la cadena de suminis- tros. Del mismo modo, aunque permitirá al personal del nivel central controlar el nivel general de retraso en la distribución, no permitirá identificar con precisión dónde se ha estancado la distribución en un punto concreto de la cadena de suministros. Por ejemplo, el personal del nivel central puede ver que las escuelas de un distrito concreto no han recibido sus entregas de MEA, pero no podrá ver si el problema está en el nivel de la oficina de distrito, en el niv- el de la oficina regional o en las propias escuelas. Por otro lado, un sistema Primero-Último puede identificar que se han producido más daños en los libros en un distrito concreto que en otros, pero no identificará dónde se han producido los daños. 22 Pros: Contras: Permite la visibilidad en las escuelas para ver Las escuelas no podrán recibir información si los MEA llegan finalmente a sus actualizada sobre el paradero de sus envíos destinatarios en tránsito Más barato y fácil de instalar No proporciona información precisa sobre dónde se producen los retrasos y las fugas Permite una mayor flexibilidad en el diseño Sin información sobre dónde se producen del sistema, aumentando la probabilidad de los retrasos, los supervisores del suministro a que pueda utilizarse a largo plazo con cambi- nivel central, no son tan capaces de abordar os mínimos los problemas de distribución en tiempo real Implica menos capacitación Cuando se recurra a contratistas para la dis- tribución, este sistema permitirá un estrecho seguimiento del rendimiento del contratista, incluida la incorporación de pagos basados en el rendimiento en los contratos 23 Modelo de Seguimiento completo Como indica su nombre, el modelo de seguimiento completo no sólo hará un seguimiento de los materiales de aprendizaje en la primera y la última milla de la cadena de suministros, sino que también hará un seguimiento de lo que ocurre durante los niveles intermedios. El modelo de seguimiento completo permite rastrear los envíos a lo largo de la cadena de suministros, lo que permite conocer mejor la cadena de suministros para ayudar a identificar o señalar problemas como retrasos, daños y fugas en el sistema. Este tipo de modelo puede permitir a los centros educativos recibir actualizaciones sobre el estado de sus envíos entrantes a medi- da que avanzan por la cadena de suministros, lo que puede mejorar su propia capacidad de planificación y puede permitirles dar la alarma cuando los envíos no avanzan como se esper- aba. Del mismo modo, permite al nivel central comprobar el estado de la distribución, y puede proporcionar información procesable que les permita mover las cosas cuando sea necesario. Por supuesto, este nivel de visibilidad tiene un costo. Aunque proporcionan datos más sóli- dos y una imagen más detallada en comparación con un modelo de distribución de primera y última milla, los modelos de seguimiento completo requieren una gran capacidad de la cadena de suministros y recursos humanos en el nivel o niveles intermedios, ya que los MEA se rastre- an y se informa sobre ellos a medida que entran y salen de las ubicaciones intermedias. Estos modelos son intrínsecamente más caros de diseñar y operar, ya que implican una formación adicional y más horas-hombre para seguir el movimiento de los libros, así como costos adicio- nales para las tecnologías de seguimiento, equipos como escáneres de códigos de barras/ teléfonos inteligentes, y conectividad a Internet en cada uno de los niveles intermedios de la cadena de suministros. Además, al tener que mapear cada movimiento a lo largo de la cadena de suministros, el diseño es más rígido, y cualquier cambio en la estructura de la cadena de suministros requiere una actualización del sistema potencialmente costosa. Esto puede variar en complejidad, des- de la simple adición de una nueva escuela (que requerirá mapear desde donde esa escuela debe recibir sus MEA), hasta la adición de un nuevo almacén (que requerirá cambiar las rela- ciones para las escuelas a las que ahora abastecerá), hasta la adición o eliminación de todo un nivel de la cadena de suministros (que requeriría re-mapear todos los demás nodos). “Los Ministerios de Educación tendrán que invertir en la introducción de datos, el software personalizado y los dispositivos discretos. Del mismo modo, la formación, las actualizaciones del sistema y el apoyo pueden aumentar a medida que se añaden conjuntos de características.” (All Children Reading, 2018, párrafo final) 24 Pros: Contras: Proporciona información procesable a los Más caro de diseñar y operar planificadores de nivel central para permitirles identificar problemas como retrasos y envíos dañados y abordarlos en tiempo real Puede permitir a los centros educativos Implica más capacitación y requiere más ca- supervisar sus entregas entrantes, lo que les pacidad de recursos humanos en los niveles permite emitir una señal de alarma cuando el intermedios del sistema proceso no va como se espera Al igual que con el modelo Primero y Último, El diseño es más rígido, más resistente a proporciona visibilidad sobre si los MEA llegan cualquier cambio futuro en el sistema, que finalmente a sus destinatarios puede requerir una inversión importante para ajustarlo Puede no ser adecuado para los países que contratan la distribución de los MEA Cómo decidir La experiencia ha demostrado que un sistema más sencillo tiene muchas más probabilidades de implantarse y mantenerse a largo plazo, al tiempo que proporciona la mayor parte de la fun- cionalidad necesaria para determinar si los MEA llegan o no a sus destinatarios. Por esta razón, si actualmente no puede hacer un seguimiento en tiempo real de si los libros llegan o no a sus destinatarios, le recomendamos que empiece con un modelo de seguimiento Primero-Último. Sólo debería considerar el paso a un modelo de seguimiento completo cuando ya disponga de un sistema que realice un seguimiento fiable de la última milla. Una vez más, puede ser útil pasar a la sección de Tableros e Indicadores Clave de Rendimiento para obtener algunas ideas sobre lo que le gustaría que su sistema rastreara. Todos los indicadores más importantes de esa sección pueden ser rastreados en un sistema de modelo de primera-última milla; agregar el rastreo a los niveles intermedios en su mayor parte sólo le da detalles adicionales. 25 Estudio de caso: Modelos de Seguimiento Completo y de Primer-Último EJEMPLOS REALES Pasar de modelos de seguimiento completo a modelos de Primera y Última milla Las iteraciones evolutivas de Seguimiento y Rastreo en Camboya y Afganistán demuestran las compensaciones que hay que tener en cuenta entre la simplicidad y la visibilidad de los MEA a medida que avanzan en cada paso de la cadena de suministros. En Camboya, el primer piloto de Seguimiento y Rastreo (TnT) fue el modelo de seguimiento com- pleto. TnT rastreaba los libros en numerosos puntos de la cadena de suministros. En el momento de la expedición en los camiones, los responsables de los almacenes escaneaban los códigos de barras de los documentos de envío adjuntos a los pallets de libros empaquetados según los requisitos de los distritos. Al llegar al distrito, los conductores de los camiones volvían a escanear para actualizar la ubicación en el sistema y los responsables de educación del distrito escaneaban las listas de envío una vez descargados los pallets para confirmar la entrega en el distrito. Los directores de las escuelas recibían una notificación por chatbot de que sus libros habían llegado, y una vez que se dirigían a la oficina de educación del distrito, utilizaban un formulario en línea al que se accedía a través del chatbot para introducir el número y los tipos de libros que se les asignaban del envío del distrito. A continuación, los comités de apoyo escolar recibían una notifi- cación por chatbot de que los libros llegarían a su escuela y, a su vez, utilizaban un formulario en línea para introducir los datos de los libros que desempaquetaban en la escuela una vez que el director de la misma había regresado con los libros. Este modelo de seguimiento completo duró poco. Aunque este enfoque aportó muchos datos valiosos, resultó ser inflexible ante los frecuentes e inesperados cambios en el proceso de la cadena de suministros realizados por el Ministerio de Educación. Por ejemplo, el sistema se diseñó para un único distribuidor de libros, pero el gobierno acabó utilizando dos distribuidores, lo que generó múltiples registros y una importante confusión entre los usuarios. A continuación, el Ministerio de Educación decidió que los libros debían distribuirse a nivel de grupo, no de distrito, lo que volvió a incapacitar a TnT, cuya arquitectura se basaba en la distribución a nivel de distrito. Estos cambios requirieron un nuevo desarrollo de la plataforma TnT, que resultó costoso y largo. Antes de pasar a la ampliación a escala nacional, se llegó a la conclusión de que era probable que este tipo de cambios en los procesos de la cadena de suministros siguieran produciéndose en el futuro y que, por tanto, había que racionalizar y simplificar el sistema de seguimiento y localización antes de entregarlo definitivamente al Ministerio de Educación para garantizar su uso y sostenibilidad a largo plazo. El modelo de TnT que se utiliza actualmente en Camboya, a escala nacional, adopta ahora un enfoque de primera y última milla. Tras recibir una notificación del chatbot, las escuelas utilizan TnT para introducir los datos de las necesidades de libros. Estos datos se convierten en una lista nacional de asignación de libros que el Ministerio de Educación utiliza para la adquisición. Cuando los directores de las escuelas reciben sus libros, introducen en TnT los datos sobre el número y el tipo de libros recibidos. Otros botones del chatbot permiten a los directores de las escuelas 26 i.) obtener datos sobre los libros aprobados por el Ministerio de Educación para su escuela y ii.) notificar al Ministerio de Educación un problema. También se ha conservado la funcionalidad que permite a los miembros de la comunidad escolar introducir datos sobre la comprobación de li- bros. Sin embargo, ahora no hay datos disponibles en TnT sobre los libros durante ninguna de las fases de distribución hasta que los directores de las escuelas los reciben. Esta simplificación ha sido un factor importante para que el gobierno se haga cargo de los costos de funcionamiento de TnT. Con sólo $9,000.00 dólares al año para todo el país, la TnT es una herramienta asequible y duradera para el Ministerio de Educación camboyano a largo plazo. Esto sólo se pudo conse- guir reduciendo la funcionalidad. Curiosamente, en Afganistán se produjo una reducción similar de las funciones de la plataforma OTIMS (Online Textbook Inventory Management System / Sistema de Gestión de Inventario de Libros de Texto en Línea). Las versiones iniciales de la plataforma apoyada por Creative Associ- ates tenían usuarios en todos los niveles de la cadena de suministros y hacían un seguimiento de cajas específicas de libros mediante escaneo y GPS. Con el tiempo, los costos y la complejidad asociados a esto han dado lugar a una importante racionalización. Las versiones posteriores ya no rastrean los libros desde las impresoras, sino desde los almacenes de Kabul, y ya no intentan confirmar los libros en las escuelas, sino que terminan en el nivel de distrito. ¿La moraleja de estas historias? Si existe la posibilidad de que los procesos de la cadena de suministros de MEA cambien, podría ser mejor desarrollar una plataforma más sencilla que no requiera un nuevo desarrollo posterior. Aunque esto reduce la visibilidad en cada etapa de la ca- dena, la plataforma TnT podrá acomodar cualquier cambio posterior en el proceso de suministro de MEA que el Ministerio de Educación pueda decidir. Además, el simple seguimiento del envío desde el almacén central y la recepción final en la última milla reduce una serie de costos (tec- nología, materiales, formación y recursos humanos) y puede ser suficiente para lograr la mayoría de los objetivos de un gobierno. (Creative, 2018; A. Kishore, comunicación personal, 13 de abril de 2021; Kishore y Sadat, 2019; Lovenburg, 2017; WBG 2019, 2020a, 2020b). 27 EJEMPLOS REALES La naturaleza siempre cambiante de las cadenas de suministros de MEA y el impacto en las plataformas de TnT Desde su creación en 2007, el SIG de MEA de Ruanda ha pasado por tres iteraciones provoca- das, en parte, por los grandes cambios en la política gubernamental de libros de texto, incluido el paso de la descentralización a la centralización (Secretaría de la Alianza Mundial por la Edu- cación, 2013; N. Read, comunicación personal, 19 de abril de 2021; Read, N, 2016, 2017). El TnT de Camboya también ha sido objeto de tres redesarrollos/revisiones solo desde 2017 para tener en cuenta los cambios en los requisitos del Ministerio de Educación y los procedimientos de suminis- tro de libros de texto. El OTIMS de Afganistán también fue objeto de una importante revisión cuan- do se adaptó a escala nacional (A. Kishore, comunicación personal, 13 de abril de 2021). Todos los países contaban con TnT de múltiples funciones con una arquitectura compleja que recogía y proporcionaba datos a y desde diferentes tipos de usuarios en diferentes puntos de la cadena. Los cambios en cualquier elemento de la cadena de suministros y en los usuarios comprometían significativamente las TnT existentes, lo que exigía una costosa remodelación. DECISIÓN 5: ¿QUÉ COMPONENTES ADICIONALES SE INCLUIRÁN EN SU SISTEMA? En su nivel más básico, un sistema de seguimiento rastrea las entregas de MEA a través de la cadena de suministros. Sin embargo, existen otras funcionalidades de un sistema digitalizado que amplían enormemente la funcionalidad del sistema. Las revisaremos a continuación. 5A : SISTEMA DE COMUNICACIÓN Y GESTIÓN DE EXPECTATIVAS El sistema de seguimiento más básico se limitaría a recopilar información sobre la ubicación de los envíos de MEA y ponerla a disposición del personal de gestión de la cadena de suministros a nivel central. Aunque esto puede aumentar la puntualidad de los datos disponibles para el nivel central, no va muy lejos en la ampliación de la visibilidad y la utilidad de esos datos. Para ir más allá, añadir funciones de comunicación y gestión de expectativas lleva esta funcionali- dad básica mucho más lejos, y la abre a los usuarios de todos los niveles del sistema. Estas funciones pueden incluir desde la emisión de simples recordatorios, hasta permitir que los distribuidores, los funcionarios locales de educación y las comunidades de última milla accedan al sistema para conocer el estado de sus envíos, pasando por las alertas automáticas que notifican al personal de supervisión adecuado cuando un envío llega dañado o se pierde para que puedan actuar rápidamente para corregir el problema. Los siguientes son algunos ejemplos de los tipos de comunicaciones que pueden incluirse en un sistema de Seguimiento y Rastreo: 28 Mensajes generados automáticamente por TnT - Enviados a los usuarios: Directores de escuela - Recordatorios: ● No has... (enviado tu solicitud de libro, confirmado tu entrega, etc.). Alertas: ● Ya puede... (enviar sus datos de solicitud de MEA. Por favor, envíe antes de XX. Por favor, vea este vídeo para recordar cómo hacerlo). ● Sus libros han sido enviados ● Ahora puede comprobar aquí qué libros han sido aprobados para su escuela ● Sus libros ya están listos para ser recogidos. Distribuidores/Personal de Ministerio de Educación - Alertas: ● El envío escolar XX ha desaparecido/se ha retrasado/ se ha dañado ● El envío distrital XX ha sido despachado Comunicaciones enviadas por los usuarios: Consultas: ● ¿Qué se ha aprobado para la escuela XX? ● ¿Cuándo se despachará el envío escolar XX? ● ¿Dónde....? ● ¿Cómo se solicitan/confirman los libros....? ● Este envío tiene X dañado 29 EJEMPLOS REALES Comunicaciones: alertas, notificaciones, recordatorios utilizados en los sistemas de TnT. En Afganistán, el rastreador de libros de Creative Associates tenía una serie de informes y alertas específicos, procesables y automáticos que se enviaban a los usuarios en varios niveles (Creative Associates International, 2018). Por ejemplo, a medida que los libros se movían a lo largo de la cadena de suministros, si un usuario a nivel de provincia introducía datos en el sistema indicando que algunos de los libros recibidos estaban dañados, esto activaba correos electrónicos a las personas adecuadas para que empezaran a tomar medidas, como enviar más libros, incluso antes de que los libros hubieran llegado a las escuelas (A. Kishore, comunicación personal, 13 de abril de 2021). En Ruanda, en el marco del enfoque descentralizado de pedido de libros por parte de las es- cuelas utilizado por el Consejo de Educación de Ruanda (/REB- Rwanda Education Board) en 2010, cuando las escuelas recibieron su formulario de pedido de 2010 utilizando su Sistema digital de Información de Gestión de MEA, se descubrió que no pedían hasta la asignación presupuestaria proporcionada por el REB. En los años siguientes, se aplicó un umbral en el SIG de MEA durante la realización de los pedidos que señalaba a los centros que no realizaban los pedidos dentro del 10% de su asignación presupuestaria. Los funcionarios del REB con acceso a la plataforma del SIG podían ver qué escuelas no estaban haciendo los pedidos correctamente, se ponían en contacto con ellas y les proporcionaban apoyo adicional para completar el proceso de pedido a las es- cuelas afectadas. (Read, N, 2017). Los componentes de la gestión de la comunicación y las expectativas pueden variar consid- erablemente, por lo que la selección de herramientas o plataformas depende en gran medida de sus objetivos y metas de comunicación. Por eso es muy importante definir los requisitos, empezando por si necesita/quiere un programa interactivo en el que los usuarios puedan reci- bir y responder a los mensajes, así como hacer consultas, o simplemente una forma de enviar notificaciones. Normalmente, para los mensajes recordatorios o las actualizaciones semirregu- lares (recordatorios de eventos, consejos generales) es suficiente con enviar mensajes unidi- reccionales. Para interacciones más complejas que permitan a los usuarios realizar consultas o cuando sea necesario recopilar datos de sus usuarios, una interacción bidireccional será más apropiada. Otra consideración clave es si el sistema debe ser capaz de enviar mensajes a personas concretas o si la comunicación será totalmente general. Por ejemplo, si el sistema está config- urado para enviar una alerta cuando se informa que un envío está dañado, ¿quién recibirá esa alerta? ¿Será la misma persona o grupo para todas las alertas, o la persona alertada dependerá del lugar en el que se haya notificado el envío, como por ejemplo alertar a un gestor de sumin- istros de un distrito concreto cuando una escuela de su distrito notifique un problema? Por otro lado, si el sistema debe ser capaz de identificar cuando una escuela concreta se retrasa en el envío de su solicitud de libros y enviarle un recordatorio, ¿se limitará a enviar un recordatorio a todas las escuelas? ¿O necesita el sistema tener una lista de la persona responsable de cada escuela y su información de contacto, y ser capaz de contactar con esa persona directamente? En el caso más sencillo, el sistema puede limitarse a emitir un mensaje a todos los centros escolares, por ejemplo, a un canal de mensajería para todos los directores de los centros, que sólo requiere que los directores de los centros sepan que están suscritos al canal. En el caso 30 más complejo, el sistema debe tener un registro completo de todos los contactos relevantes, y esta lista debe actualizarse constantemente a medida que el person- al cambia o incluso cuando su información de contacto cambia. Al definir los requisitos, también es importante tener en cuenta las limitaciones de financiamiento tanto a corto plazo (durante la fase inicial de desarrollo) como a largo plazo para los costos de funcionamiento y el mantenimiento rutinario. A menudo, cuanto más complejo es un sistema, más caro es su desarrollo (por ejemplo, costos de diseño/programación, compra de software/hardware, tarifas de Definición telecomunicaciones) y sus costos de funcionamiento (por ejemplo, suscripciones Un sistema unidireccional rutinarias, tarifas de telecomunicaciones, tiempo de emisión, etc.). Además, hay funciona enviando mensajes que tener en cuenta las necesidades de capacitación y los costos asociados al uso a los suscriptores de forma o mantenimiento y al personal. programada o en función de las necesidades, mientras que un sistema bidireccional consiste Preguntas clave para definir los objetivos y metas de en enviar mensajes que incitan comunicación: al usuario a interactuar y re- ● ¿Qué tipo de contenido está compartiendo? ¿Cuándo, a quién y con sponder, o en recibir mensajes qué frecuencia? iniciados por un usuario que ● ¿Qué tipo de contenido se quiere recibir (si se recibe)? incitan al sistema a respond- ● ¿Cómo se debe gestionar y responder al contenido (si se recibe)? er, pasando por una serie de (Inteligencia artificial (IA)/chatbot vs moderador humano) preguntas en un patrón prede- ● ¿A qué tipo de dispositivos de comunicación tienen acceso sus usuarios? terminado. (Teléfono simple, teléfono inteligente, tableta, computador) ● ¿Quiere incluir la capacidad bidireccional o sólo la mensajería unidireccional? ● ¿Desea visualizar sus datos relacionados con la comunicación? ● ¿Cuáles son sus limitaciones, incluyendo el presupuesto, los plazos y la capacidad? EJEMPLO REAL La importancia de la comunicación durante la entrega del MEA “Incluso cuando el Ministerio de Educación puede entregar las existencias a las autoridades educativas locales, la etapa final de transporte de los libros a la escuela suele estar fuera de los recursos de la autoridad local o de la escuela. Según el especialista en libros de texto Vincent Bontoux (comunicación personal), Timor-Leste es un caso típico de muchos países de renta baja: los libros de texto distribuidos por el Departamento de Logística central a las regiones no llegan a las escuelas porque no hay transporte ni presupuesto. Las escuelas que están más cerca de los almacenes de distrito pueden recoger sus existencias, e incluso pueden llevarse más de las asignaciones oficiales, mientras que las escuelas de las zonas rurales y remotas sólo se enteran más tarde de que los libros han llegado al almacén del distrito. Para cuando se enteran, descu- bren que gran parte de las existencias se han llevado”. (Smart & Jagannathan, 2018, p. 41) 31 5B : ¿RECOGERÁ EL SISTEMA DATOS SOBRE LAS NECESIDADES DE MEA A NIVEL ESCOLAR? Otra función que aumenta en gran medida la utilidad de un sistema de seguimiento y rastreo es la inclusión de un componente de pedidos o solicitudes. Estos sistemas pueden aprovechar la naturaleza digital del sistema de Seguimiento y Rastreo (Track and Trace) para recopilar información vital utilizada para determinar o prever las necesidades de libros en una fracción del tiempo que normalmente llevaría recopilar estos datos en un sistema de papel, y con menos propensión a los errores. Esto acelera enormemente los procesos de presupuestación y adquisición, lo que significa que los datos utilizados para determinar los pedidos de libros pueden recopilarse mucho más cerca del momento en que esos libros serán realmente nece- sarios, proporcionando una imagen más precisa de la necesidad real. Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todos los países encargan los MEA basán- dose en las aportaciones de las escuelas. Muchos países utilizan otros métodos para determi- nar lo que se pedirá cada año, como el pedido según el presupuesto disponible o el pedido según lo que se pidió el año anterior. Para un país que no dispone de un sistema sólido de uti- lización de datos a nivel de escuela para determinar las necesidades o para que las escuelas realicen ellos mismos los pedidos, un componente de pedido/solicitud a la TnT puede no ser apropiado o puede presentar un nivel de complejidad añadido que sería mejor guardar para una adición posterior al sistema, después de que el sistema TnT haya demostrado su eficacia en el seguimiento de los libros. Por lo tanto, no se recomienda que un país intente instituir un proceso de recopilación de da- tos y de previsión de necesidades de MEA completamente nuevo mientras establece un nue- vo sistema de Seguimiento y Rastreo. En el caso de un país que ya disponga de este sistema, el siguiente paso es determinar si estos datos serán recogidos o no por el nuevo sistema de Seguimiento y Rastreo. Una consideración clave en esta decisión es dónde y cómo se calculan las necesidades y con qué datos. EJEMPLOS REALES TnT para una previsión y adquisición rápidas y precisas Los Ministerios de Educación (ME) deben disponer de información precisa y oportuna sobre los niveles y necesidades de MEA en las escuelas para determinar con precisión las necesidades de adquisición. Incluso en un país que cuente con un sistema de recopilación de datos escolares, como un Sistema de Información de Gestión Educativa (SIGE), la información puede no estar actualizada y no contar con los datos necesarios para realizar previsiones y proyecciones precisas de los MEA (Read, T, 2015). Los procesos de solicitud de libros en papel tienden a ser propensos a errores, están incompletos y pueden tardar mucho tiempo en llegar al Ministerio de Educación central (WBG, 2020a). Los sistemas de seguimiento y rastreo pueden tener características que proporcionen automáticamente una proyección precisa de las necesidades nacionales de libros basada en datos actualizados proporcionados por las escuelas. Esto, a su vez, significa que los procesos nacionales de presupuestación y adquisición pueden llevarse a cabo de forma más ráp- ida y eficiente que los sistemas basados en papel. En Ruanda, gracias a su plataforma de gestión de libros de texto en línea, son capaces de prever las necesidades de existencias y de presu- puesto con cinco años de antelación, lo que permite al gobierno asegurarse de que tiene fondos 32 suficientes (Read, T, 2015). En Camboya, los directores de las escuelas utilizan ahora TnT en sus teléfonos inteligentes para informar puntualmente sobre el número de alumnos y las existencias de libros utilizables, y TnT ayuda entonces a calcular con precisión las necesidades de libros para el próximo curso escolar. Antes de TnT, los directores de las escuelas tenían que hacer comple- jos cálculos en formularios de papel, lo que daba lugar a errores, y a esto le seguía un proceso largo, y también propenso a errores, en el que los formularios de solicitud pasaban del distrito a la provincia y al nivel central, donde los funcionarios introducían los datos manualmente en hojas de cálculo de Excel. Este proceso duraba hasta seis meses y, como consecuencia, se pedía a los directores de las escuelas que calcularan las necesidades de libros para su distribución con dos años de antelación. Ahora, la TnT envía automáticamente la información directamente al gobierno central para que el ministerio central la utilice en la elaboración de presupuestos y en las adquisi- ciones del año en curso (GBM, 2020a). ¿A qué nivel se calculan las necesidades de MEA? Las necesidades de MEA pueden determinarse de dos maneras: por la persona o la escuela que va a utilizar esos libros, o por alguien de mayor jerarquía en el sistema educativo. En térmi- nos de cadena de suministros, estos sistemas se conocen como “pull” y “push” (“tira” y “empuje”) Sistema Pull En un sistema pull, las necesidades de MEA son determinadas por la persona o la escuela que finalmente los utilizará. En un sistema pull, el usuario determina su propia necesidad de libros y hace un pedido de un número determinado de cada tipo de libro, según lo que crea que va a necesitar. Los funcionarios de mayor nivel pueden aprobar un número diferente de libros para su asignación si hay restricciones presupuestarias, pero la clave es que las necesidades se determinan en la última milla. Sistema Push En un sistema push (de empuje), las necesidades de MEA las determinan los niveles superi- ores de la cadena de suministros. Lo ideal es que estas necesidades se calculen a partir de los datos de cada escuela, como el número de alumnos que se espera que haya en cada curso y el número de libros utilizables de cada tipo que la escuela tiene actualmente disponibles para su uso. Sin embargo, estas necesidades también pueden determinarse mediante métodos menos precisos, como la asignación de un número fijo de MEA a las escuelas en función del tamaño de la población. Sistema Híbrido Los sistemas de pedidos no tienen por qué ser puramente push o pull, y de hecho muchos no lo son. Por ejemplo, una oficina regional o de distrito puede calcular las necesidades de las escuelas a las que atiende y hacer un pedido al nivel central (o a los editores de libros direct- amente) de un número específico de libros (pull), pero luego puede asignar los libros a las escuelas que dependen de ella (push). ¿Qué datos se necesitan? La cantidad de datos utilizados para determinar las necesidades de MEA puede variar mucho entre los distintos sistemas de pedido, desde la simple exigencia de cifras del presupuesto 33 nacional en un sistema que simplemente asigna los MEA en función de un presupuesto pre- determinado, hasta la exigencia de un conjunto detallado de instrucciones en un sistema que pide a los usuarios finales que pidan títulos de libros individuales. Datos del título individual de MEA Un verdadero sistema pull requiere un complejo proceso de pedido, en el que el usuario final suele pedir muchos títulos de una larga lista de libros aprobados. Algunos sistemas push se basan en un nivel de complejidad similar, ya que requieren datos sobre el número de ejem- plares utilizables de cada título de MEA disponibles en cada centro educativo. Este nivel de complejidad no es práctico para los sistemas de pedidos basados en SMS o IVR. En su lugar, la incorporación de esto en un sistema de seguimiento y rastreo requiere que el usuario final tenga acceso a un teléfono inteligente, un computador o una tableta que permita el uso de una aplicación con una interfaz gráfica de usuario, y un servicio de Internet fiable para poder utilizar la aplicación de forma fiable durante todo el proceso de pedido o una aplicación que permita el uso sin conexión para cargarla posteriormente. Además, cada usuario final necesitará capacitación para poder utilizar el sistema, y como los usuarios finales normalmente sólo hacen pedidos o informan de estos datos una vez al año, pueden necesitar una capacitación de repaso cada año. Aunque hay formas de ayudar a mitigar esto, como se describe más adelante en la sección de opciones de capacitación, estos costos de capacitación se suman en gran medida al costo total del sistema. Datos de matrícula Los datos de matrícula son mucho menos com- plejos de capturar que los datos a nivel de título, y pueden introducirse a nivel de escuela o a nivel intermedio. Un sistema de empuje (push) puede basarse simplemente en el número de niños matriculados en cada año escolar; este nivel de detalle es factible de recopilar a nivel escolar por un sistema basado en SMS, ya que simplemente requiere introducir un número para cada nivel escolar. Los datos de matrícula más complejos, ▲ Uso de TnT para calcular las necesidades de libros escolares en Camboya: El director de la escuela utiliza un formulario en línea para rellenar los datos sobre el número de estudiantes actuales y el número de libros utilizables en stock por título. A continuación, TnT utiliza un algoritmo para calcular cuántos libros se necesitarán por título. El algoritmo se basa en las tasas estimadas de cambios en la matrícula y en los daños/pérdidas de libros. 34 como los tipos individuales de estudiantes dentro de cada grado, o cuando un nivel intermedio del sistema educativo está introduciendo datos para múltiples escuelas, son menos factibles de recopilar en un sistema basado en SMS. En general, si hay que recopilar más de 10 datos individuales, un sistema de recopilación de datos basado en SMS no es adecuado, y un siste- ma de aplicación para teléfonos inteligentes es más apropiado. Tenga en cuenta que seguirá siendo necesaria cierta formación para los usuarios que introduz- can estos datos de matrícula, y si los usuarios que introducen estos datos están en el nivel de usuario final (escuela), esto puede seguir requiriendo una inversión significativa en formación para los usuarios. Y aunque un sistema basado en SMS es muy adecuado para recopilar este nivel de complejidad de datos, depender de un sistema basado en SMS también significa que muchas de las opciones de formación virtual que se comentan a continuación no serán prácti- cas, y se necesitará más capacitación en persona. Datos de población Algunos países utilizan los datos de población para calcular las necesidades de MEA. Ya sea que se refiera a un número de inscripción general en una escuela (la población escolar total), o a una cifra más amplia de la comunidad (la población general de la comunidad, la población en edad escolar), los datos de población son aún más simples que los datos de inscripción, y pueden introducirse con relativa facilidad en un sistema basado en SMS, ya sea a nivel de la escuela o, a menudo, a un nivel intermedio, incluso cuando ese nivel está introduciendo datos para múltiples escuelas. La otra cara de la moneda es que a menudo esta información ya se recoge y está disponible a nivel central a través de otros medios, aunque no siempre se actu- aliza con regularidad. En este caso, un país que implemente Seguimiento y Rastreo (TnT) debe sopesar si merece la pena la complejidad y el gasto añadidos de añadir este nivel de recogida de datos a su sistema TnT a cambio de unas cifras posiblemente más actualizadas. Otros datos disponibles a nivel central Muchos sistemas push se basan en otros datos disponibles a nivel central. Algunos pueden basar las decisiones de pedido en la cantidad de presupuesto disponible, o en el número de libros comprados el año anterior. Dado que, por definición, estos datos ya están disponibles a nivel central, no es necesario que un sistema de seguimiento y rastreo los recoja. 5C : ¿HABRÁ UN MONITOREO POSTERIOR A LA DISTRIBUCIÓN? El último componente en el diseño de su sistema de TnT es decidir si incluirá funciones que permitan la supervisión rutinaria o el inventario utilizando medios digitales que permitan a las partes interesadas tener otra vía de visibilidad en tiempo real del sistema. El seguimiento posterior a la distribución en los centros escolares, incluido el uso de encuestas de control al azar o la toma de existencias, son útiles por diversas razones. Pueden proporcionar toda una serie de información útil a las partes interesadas fuera de la orden de entrega inmediata. Por ejemplo, la comprobación del estado de los MEA en uso en las aulas puede indicar si la cali- dad del material suministrado es suficiente, o incluso si los libros de texto entregados son los aprobados por el gobierno. Las comprobaciones del número real de alumnos o de las existen- cias utilizables pueden ayudar a calibrar si las escuelas están informando erróneamente del número de alumnos o de los niveles de existencias durante la recopilación de datos sobre las necesidades de MEA (Smart y Jagannathan, 2018; Read, 2017). Al digitalizar el proceso y vincu- larlo con la TnT, la supervisión posterior a la distribución también crea una forma de comprobar 35 rápida y sistemáticamente que los datos generados y transmitidos a través de la plataforma TnT son correctos al permitir un análisis inmediato frente a los datos históricos de solicitud, aprobación o entrega que ya están en el sistema. “La ausencia generalizada de un inventario anual bien realizado de las existencias de MEA dentro de las escuelas y la falta de un control externo regular de las existencias tienen varias implicaciones. En primer lugar, significa que los índices reales de pérdidas y daños y los su- puestos de vida útil real de las aulas no son tan conocidos ni comprendidos dentro de los siste- mas nacionales de gestión de MEA y, por tanto, se ignoran en el proceso de decisión sobre los suministros. En segundo lugar, en muchos países se tiende a asumir niveles de longevidad de los materiales de las aulas que probablemente sean superiores a los que se pueden conseguir en la práctica” (Read, N, 2017, p526) En la mayoría de los casos, la inclusión de herramientas de seguimiento posterior a la distri- bución en el sistema TnT tendrá consideraciones de costos (y de capacitación) adicionales, ya que la fuente y el flujo de datos son ligeramente diferentes a otros aspectos de un sistema TnT. Al igual que con las demás decisiones de TnT, será importante considerar los objetivos y enfoques de la supervisión, como por ejemplo si se integran las herramientas en la misma aplicación o se utiliza una plataforma independiente de recogida de datos móviles (por ejemp- lo, ODK, KoBoToolbox) que se integra en los tableros de mando. El monitoreo posterior a la distribución puede realizarse bien a nivel nacional, esperando que cada escuela o comunidad presente datos posteriores a la distribución, o bien sobre la base de una muestra estadística. En cualquiera de los dos casos, hay que tener en cuenta quién recogerá los datos, ya que a menudo será diferentes personas, como los directores de las escuelas, que utilizan el sistema para hacer un seguimiento del MEA durante la fase de distribución; al fin y al cabo, parte del objetivo del seguimiento posterior a la distribución es supervisar la actuación de los funcionarios de las escuelas que hacen los pedidos (en términos de calcular correctamente los pedidos y de garantizar que los libros recibidos se utilicen en las escuelas en lugar de venderse), por lo que puede ser complicado que ellos mismos reali- cen el seguimiento. Las Asociaciones de Padres y Profesores o los Comités de Apoyo Escolar pueden ser los más indicados para llevar a cabo esta recopilación de datos, pero esto implica una nueva capacitación de los usuarios, y a menudo los miembros de estos grupos no son tan expertos en tecnología como el personal de la escuela. EJEMPLO REAL EJEMPLO DE CÓMO PODRÍAN UTILIZARSE LOS SMS PARA LOS CONTROLES ALEATORIOS Un informe sobre las pruebas alfa de un sistema de TnT en Malawi ofrecía la siguiente recomen- dación sobre cómo podría utilizarse el SMS para las comprobaciones/auditorías al azar (Lacey, 2016, p7) “FUNCIONALIDAD DE AUDITORÍA PARA LOS LIBROS Como medio para medir si los libros de texto entregados están siendo utilizados (o no vendidos, posteriormente) en su escuela y comunidad, una función de auditoría puede ser un elemento útil. Podría consistir en que un miembro de la comunidad responsable (como un miembro de la Asoci- 36 ación de Padres de Alumnos, de la Junta Directiva o del Grupo de Madres) recibiera un mensaje solicitando una auditoría de la cantidad de un determinado título de libros de texto. Dado que la cantidad entregada es un factor conocido dentro del sistema, tener una función de mensaje “push” a un suscriptor conocido podría aparecer de la siguiente manera: 1. Se envía un folleto a la comunidad del área de una escuela (zona de captación) en el que se pide a los miembros responsables que envíen un mensaje gratuito con el código *4321 2. Un miembro responsable de la comunidad que envíe *4321 al número gratuito (código corto) se registra en el sistema como actor auditor de esa escuela en particular 3. 30 días después de la entrega y recepción confirmada de 180 ejemplares de S1 Inglés, se envía un mensaje al miembro de la comunidad para que “Por favor, compruebe el casillero de libros y cuente los textos de S1 Inglés. Responde a este mensaje con el número de libros”. 4. El miembro de la comunidad revisa el casillero de libros y responde al mensaje del sistema con un número 5. El sistema concilia el número con la cantidad entregada y recibida previamente conocida y alerta a los agentes de nivel superior si hay discrepancias” ▲ Miembros de la comunidad que se han registrado en TnT realizan una comprobación puntual de la disponibilidad de libros en el aula en Camboya. Registran los resultados del control en un formulario en línea al que se accede a través del chatbot de TnT en la aplicación de mensajería Telegram. Los datos son visibles en el tablero de TnT, lo que permite conocer en tiempo real la disponibilidad de libros y su uso por parte de los estudiantes. 37 “Generalmente, cuanto menor y más sen- cilla es la intervención tecnológica, mayor es la participación de la comunidad; sin embargo, la fidelidad de la información o la puntualidad pueden resentirse. Por ejemplo, el SMS es una función que existe en casi todos los teléfonos de las zonas rurales, pero las funciones que pueden determinar desde dónde se envió un mensaje pueden ser difíciles o imposibles. Esto limita el uso de las funciones de geoposicionamiento que mejoran la transparencia al confirmar la ubicación exacta de un envío”. (All Children Reading, 2018, párrafo 7) 38 Próximos pasos: Completar el diseño Ahora que ha identificado el modelo y los componentes de TnT que le gustaría poner en prácti- ca, el resto de esta guía se dedicará a ayudarle a identificar todas las opciones y elecciones que tendrá que hacer para poner en práctica su modelo, independientemente del modelo que haya elegido. ¿DÓNDE SE REALIZA EL APROVISIONAMIENTO? Otra consideración a la hora de diseñar un sistema de TnT es dónde se realiza la contratación. ¿El gobierno central realiza una adquisición anual para todas las escuelas? ¿Organizan las oficinas de distrito o regionales sus propias adquisiciones? ¿Se espera que las escuelas adquier- an los libros por sí mismas? Comprender cómo se realizan los pedidos y las adquisiciones de libros es fundamental para diseñar un sistema adecuado al sistema educativo al que se presta servicio. Adquisición centralizada En muchos sistemas educativos la adquisición suele estar centralizada. El gobierno central, a menudo el Ministerio de Educación, recoge o calcula las necesidades en MEA para todo el país, hace un gran pedido a las editoriales y asigna los MEA a los niveles inferiores para su distribu- ción. Estos grandes pedidos suelen hacerse una vez al año, antes del inicio del siguiente curso escolar. En la mayoría de los casos, esto significa que los MEA comienzan su viaje a través de la cadena de suministros en una ubicación centralizada, como un almacén nacional. Por lo tanto, el seguimiento de estos MEA en un sistema de seguimiento y rastreo comenzaría en este punto central. En algunos casos, el seguimiento puede comenzar en la impresora, donde los MEA se escanean a medida que se imprimen. Adquisición descentralizada En un sistema más descentralizado, las adquisiciones pueden realizarse a un nivel intermedio, como las oficinas regionales o de distrito de educación. Los pedidos pueden hacerse a un al- macén central del gobierno o, más probablemente, directamente a los editores y distribuidores. Cuando se hacen directamente a las editoriales, los MEA suelen entrar en la cadena de sumin- istros con una entrega directa de la editorial al almacén intermediario para su posterior distribu- ción, y es en este punto donde los envíos comenzarían a ser rastreados en un sistema TnT. Adquisición en la última milla En un sistema más descentralizado, los pedidos de MEA pueden ser realizados por las comuni- dades de última milla o por las propias escuelas. Por ejemplo, una escuela puede recibir un pre- supuesto fijo para el pedido de MEA para el año, y se le permite pedir esos libros directamente. En la práctica, esto puede variar mucho, desde la escuela que adquiere los libros internamente de un distrito o del almacén nacional, hasta la escuela que adquiere de proveedores regionales nacionales, o la escuela que adquiere de editores locales en su comunidad. El lugar en el que se realicen los pedidos y el lugar en el que los libros entren en la cadena de suministros deter- minarán dónde puede comenzar el seguimiento. 39 EJEMPLOS REALES TnT para la adquisición descentralizada Algunos países optan por eliminar por completo la adquisición y el suministro centralizado de libros, y los centros escolares utilizan sus propios presupuestos asignados para pedir libros directamente a los editores/impresores o distribuidores de libros. Los sistemas digitales también pueden utilizarse para esta estructura de la cadena de suministros. Recientemente, en Nepal, por ejemplo, World Vision, con la financiación del Banco Mundial, probó este sistema con libros de lectura a través de un “mercado digital” en línea llamado KITAB Bazar, en el que las escuelas podían elegir y hacer sus pedidos de libros de lectura, y posteriormente confirmar la entrega. La prueba fue un éxito, demostrando cómo una plataforma puede permitir el pedido de libros en tiempo real basado en las necesidades reales, y también proporcionar datos importantes para las autoridades educativas locales, el gobierno central y los donantes sobre cómo las escuelas utilizaron sus fondos, qué escuelas pidieron, qué y cuánto se pidió, y las cantidades entregadas directamente a las escuelas (Myler, 2019). En Ruanda, el impulso de la Junta de Educación de Ruanda para la provisión descentralizada de MEA implicó que las escuelas recibieran una subvención de capitación y pudieran seleccionar sus MEA de una lista de materiales aprobados utilizando un sistema de pedidos en línea. Las escuelas que no podían utilizar la tecnología para hacer sus pedidos podían obtener ayuda de sus autori- dades educativas locales (N. Read, comunicación personal, 19 de abril de 2021). MEJORES PRÁCTICAS Sistema automatizado de pedido de libros de texto si se utiliza un Sistema Descentralizado Algunos gobiernos han optado por un enfoque descentralizado de pedidos de MEA en el que las escuelas pueden seleccionar sus propios materiales a partir de una lista aprobada publicada por el Ministerio de Educación. Este enfoque también puede estar plagado de dificultades. Una recomen- dación clave de una evaluación del Proyecto de Educación de Namibia, que forma parte del Pacto de Namibia de la Cuenta del Desafío del Milenio, resume sucintamente por qué la automatización y digitalización de los pedidos de MEA en este tipo de sistemas descentralizados podría considerarse una buena práctica. El MEAC [Ministerio de Educación, Arte y Cultura] debería sustituir su sistema de adquisición/pedido de libros de texto basado en hojas de cálculo por un sistema automatizado de pedidos para simpli- ficar la introducción de datos alfanuméricos (los ISBN y los títulos de los libros no se prestan a ser manejados en hojas de cálculo de Excel, como se observó con bastante detalle en el estudio de referencia sobre libros de texto de Namibia de 2010). Un sistema automatizado reduciría el número de errores y el pedido de ediciones erróneas de los títulos. Con un sistema automatizado, los de- talles de todos los libros de texto aprobados, las guías del profesorado y los detalles de las edito- riales podrían estar en el sistema o vinculados al sistema en forma de base de datos (por ejemplo, se podría acceder en línea al contenido del catálogo de libros de texto de primaria del MEAC y al catálogo de libros de texto de secundaria y bachillerato del MEAC). Con un sistema automatizado en línea, debería ser posible controlar que las regiones se adhieran a los plazos de pedido (IMC World- wide, 2018, p. 206). 40 EVALUACIÓN DE LA PENETRACIÓN DE LA TECNOLOGÍA Track and Trace es, por definición, una plataforma que se basa en la tecnología digital para mejorar los procesos existentes basados en el papel, y aunque esta dependencia de la tec- nología es la fuente del mayor potencial para mejorar los procesos existentes, la falta de disponibilidad de la tecnología será el mayor limitador del potencial de cualquier sistema. Cuando los computadores y los teléfonos inteligentes son comunes y la cobertura de la red de datos móviles está extendida, el potencial de un usuario individual para poder introducir regularmente información detallada es inmenso. Cuando no es así, y un sistema tiene que depender de los teléfonos básicos, por ejemplo, para introducir datos a través de sistemas IVR o por SMS, el potencial de recogida de datos es mucho más limitado. Por ejemplo, aunque en teoría sería posible replicar cualquier cantidad de entrada de datos o funcionalidad del sistema a través de un sistema automatizado de SMS, en la práctica navegar por un sistema de este tipo sería un proceso mucho más engorroso, que llevaría mucho más tiempo y podría ser significativamente caro para el usuario final. Esto reduce la calidad de los datos recogidos (un usuario puede cansarse o frustrarse después de pasar mucho tiempo introduciendo datos, o simplemente puede ser interrumpido en medio de la introducción de datos), y desalienta la introducción de datos en primer lugar. Un punto de decisión clave en el diseño de un sistema de seguimiento y rastreo es, por tanto, identificar qué tecnologías son factibles para que los usuarios de su sistema las utilicen, y hasta qué punto el diseño de su sistema se centrará en incluir las partes de su país que tienen menos penetración tecnológica. Identificar el equilibrio adecuado entre la funcionalidad del sistema y la facilidad de uso frente a la inclusión de los usuarios más difíciles de alcanzar será un punto de decisión clave en cualquier diseño del sistema. Datos rápidos del dispositivo: Teléfono básico: Dispositivo con funciones telefónicas básicas (por ejemplo, SMS y voz), po- tencia informática muy limitada, pocas opciones de conectividad y una interfaz de usuario y un teclado numérico básicos. Teléfono inteligente: Teléfono móvil que realiza muchas de las funciones de un computador, normalmente con una interfaz de pantalla táctil, acceso a Internet y un sistema operativo capaz de ejecutar aplicaciones descargadas. Funciona con Android e iOS. Tableta: Dispositivo de pantalla más grande que realiza muchas de las funciones de un teléfo- no inteligente con las ventajas de una mayor potencia de procesamiento, una mayor duración de la batería, más memoria y una mayor facilidad para introducir y visualizar datos. Puede ten- er un lápiz óptico y ser capaz de utilizar un teclado auxiliar para ayudar a la entrada de datos. Funciona con Android, iOS y Windows. 41 ¿CÓMO SE RECOGEN LOS DATOS? Un sistema TnT puede basarse en distintos niveles de tecnología para la recogida de datos, dependiendo del nivel de penetración de la tecnología en el lugar donde se implante. Teléfonos Básicos Los teléfonos sencillos pueden utilizarse para capturar datos en tiempo real a través de siste- mas basados en SMS o mediante sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR) que utilizan una grabación automatizada para guiar a la persona que llama a través de una serie de pasos para introducir datos en el teclado del teléfono. Al igual que los teléfonos inteligentes y las tabletas, permiten la recogida de datos en tiempo real. A diferencia de los teléfonos inteligen- tes, la mayoría de las personas en la mayoría de los países tienen acceso al menos a un teléfo- no básico, y la cobertura de la red de voz y SMS en celular está también mucho más extendida que la cobertura de la red de datos celular. El inconveniente de la recogida de datos con teléfonos sencillos es que tanto el SMS como el IVR hacen que el proceso sea bastante engorroso en comparación con las aplicaciones para teléfonos inteligentes (smartphones). La comprobación automática de la calidad de los datos será limitada y, debido a la lentitud de la introducción de datos, la cantidad de datos que se puede recopilar es limitada antes de que se empiece a correr el riesgo de que el usuario se canse y de que se produzcan caídas bruscas en las tasas de notificación y en la calidad de los datos. Además, recopilar muchos datos por SMS o IVR puede consumir rápidamente los minu- tos de voz y los mensajes SMS de los usuarios, lo que supone un costo importante para ellos. Aunque existen soluciones a este problema, como trabajar con los proveedores de teleco- municaciones para establecer líneas gratuitas para los usuarios finales, este tipo de contratos suele implicar un tiempo y un gasto considerable para el nivel central (gobierno). “Generalmente, cuanto menor y más sencilla es la intervención tecnológica, mayor es la partic- ipación de la comunidad; sin embargo, la fidelidad de la información o la puntualidad pueden resentirse. Por ejemplo, el SMS es una función que existe en casi todos los teléfonos de las zonas rurales, pero las funciones que pueden determinar desde dónde se envió un mensaje pueden ser difíciles o imposibles. Esto limita el uso de las funciones de geoposicionamiento que mejoran la transparencia al confirmar la ubicación exacta de un envío”. (All Children Reading, 2018, párrafo 7) 42 Pros: Contras: ● Más disponibles que los teléfonos inteli- ● El engorroso proceso de introducción gentes y las tabletas de datos limita la cantidad de datos que ● No dependen de la cobertura de la red se pueden recopilar de datos ● El proceso de introducción de datos ● Permiten la recogida de datos en tiempo suele ser inflexible y vulnerable a las real entradas incorrectas (por ejemplo, enviar un mensaje de que un envío fue “Recibido” en lugar de “Recibido”, o utilizar un espacio u otro carácter en el lugar equivocado) ● Requiere cobertura de la red telefónica ● Los costos asumidos por los usuarios (por los minutos de móvil y/o los SMS) pueden ser considerables, lo que puede desalentar la presentación de informes ● Estos costos pueden ser asumidos por el gobierno o una ONG, pero los costos de implementación a escala nacional pueden impedir la ampliación del siste- ma y amenazar su sostenibilidad SMS/MMS (Siglas de: Servicio de Mensajería Corta/Multimedia) A menudo conocido como mensaje de texto, el SMS está disponible en cualquier teléfono móvil. El envío y la recepción de mensajes SMS suelen tener un costo para el usuario, aunque los programas pueden idear formas de hacer que el envío de estos mensajes sea gratuito para sus clientes, como la facturación inversa o la creación de un número gratuito. Algunas iniciati- vas piloto de TnT también han encontrado la disposición de los proveedores locales de tele- comunicaciones a considerar la posibilidad de ofrecer tarifas reducidas (S.Lacey y M. Ochako, comunicación personal, 11 de noviembre de 2021). Los mensajes SMS son estupendos para interacciones sencillas o breves, como una alerta de que ha llegado un envío o una respuesta de confirmación. Aunque todos los teléfonos móviles pueden enviar mensajes SMS, la introducción de texto en un teléfono básico suele hacerse a través del teclado. Aunque la mayoría de los usuarios estarán familiarizados con el proceso de introducir un mensaje en el teclado, puede resultar confuso para los usuarios que no están acostumbrados a enviar mensajes SMS. Además, como no suele haber asistencia automatizada a la hora de escribir los mensajes, la ortografía y la puntuación pueden suponer un problema para los usuarios, lo que a su vez puede hacer que el sistema receptor no reconozca correctamente la intención del usuario. Por ello, es impor- tante que cualquier entrada que se le pida al usuario sea lo más sencilla posible, idealmente utilizando sólo números y sin puntuación. Además, algunos teléfonos móviles y sistemas op- erativos no permiten enviar mensajes de texto en las lenguas locales, especialmente cuando éstas no se basan en la escritura romana. Esto puede dificultar el uso generalizado por parte de los miembros de la comunidad en estos lugares. 43 EJEMPLO REAL Confirmaciones de entrega por SMS Durante la prueba piloto de Track and Trace en Malawi, se utilizó un sistema de doble confirmación para la entrega de los envíos. Cada envío se etiquetó con un código de pedido, así como con la información sobre la escuela de destino a la que se destinaba la entrega. Al entregar el envío, el repartidor o el mensajero enviaba un SMS al número de Track and Trace diciendo “Entregado [Número de Orden]”, por ejemplo “Entregado 00275”, y luego recibía un mensaje de confir- mación del número de pedido. El estado de este envío cambiaría entonces en el sistema de segui- miento y rastreo a “Entregado - sin confirmar”. Un funcionario de la escuela de destino tendría que confirmar la entrega enviando un mensaje de texto que diga “Recibido [número de pedido]”, o “Recibido 00275” en nuestro ejemplo anterior, y recibiría una respuesta confirmando la recepción del mensaje. El estado de este envío cambiaría entonces en el sistema a “Entregado - Confirmado”. Los funcionarios de la escuela podrían utilizar de forma similar el número de SMS de seguimiento y rastreo para informar de que un envío se recibió dañado, estaba incompleto/incorrecto o se perdió, lo que desencadenaría una investigación de la situación por parte de funcionarios de mayor nivel (John Snow, Inc, World Education, Inc & Vera Solutions, 2016). EJEMPLOS REALES Problemas encontrados con los SMS en TnT En Nigeria, la mensajería SMS para el seguimiento de las entregas de MEA funcionó, pero los usu- arios consideraron que era complicado teclear las letras y los números de código (S. James, comu- nicación personal, 24 de marzo de 2021). En Malawi, JSI y World Education tuvieron que limitar los datos de recepción de libros que podían introducir los usuarios a través de SMS debido a la comple- jidad de teclear los datos por SMS. Las comunidades y las escuelas sólo confirmaron si los libros se habían recibido, eran incorrectos, se habían perdido o estaban dañados, sin introducir datos sobre la cantidad o el tipo de libros que se habían recibido. Además, las faltas de ortografía en las entradas de los usuarios confundían el sistema y hacían que no se entregaran los indicadores de estado o las notificaciones de seguimiento. Los códigos alfanuméricos y la necesidad de introducir espacios también eran problemáticos (Lacey, 2016). En Etiopía, BlueTree Group también tuvo que mantener la entrada de códigos por SMS de forma básica, por razones similares, lo que significa que los miem- bros de la comunidad de última milla y el personal de la escuela solo podían confirmar que habían recibido un paquete de libros y si estaba dañado o no. No pudieron proporcionar ningún dato sobre el contenido de los paquetes de libros ni sobre el lugar concreto donde se recibió el paquete (S. Lacey y M. Ochaka, comunicación personal, 11 de noviembre de 2021). 44 EJEMPLO REAL SMS PARA LA COMUNICACIÓN A NIVEL COMUNITARIO Un proyecto piloto de TnT en Malawi utilizó los SMS para permitir la comunicación bidireccio- nal con los miembros de la comunidad y de la escuela en relación con la entrega de libros. A continuación, se detalla cómo. Notificaciones, Consultas y Ayuda Registro para recibir notificaciones – Padres 1. Para registrarse, envíe un mensaje de texto al número de Track and Trace que diga: “Padre] [CódigoEscuela] [CódigoClase] [Nombre del padre - una palabra]”, por ejemplo, Padre S0001 C111 SarahBrown 2. “Se envía un SMS de respuesta automática: “Gracias, se ha registrado con éxito en el servicio de alerta de libros de texto para la Escuela S0001 Clase C111”. 3. “Su clase C111 recibirá los siguientes libros: [nombres de los libros de texto]”. Consulta del sistema 1. Un usuario no registrado puede solicitar información sobre los libros de su hijo a través de un SMS 2. Enviar un SMS al número de Track and Trace que diga: “Libros [Escuela ID] [Clase ID]”. Por ejemplo, “Libros S0001 C111”. Se enviará una respuesta automática al remitente: “Los libros de texto para la clase C111 son: [Nombres de los artículos] y se espera que lleguen el Día Mes Año” Pidiendo ayuda 1. Un usuario registrado puede enviar un mensaje de ayuda en cualquier momento. 2. Un padre, profesor o mensajero puede enviar un SMS al número de Track and Trace que diga: “Ayuda”. 3. Se enviará una respuesta automática SMS al remitente: “Su solicitud de ayuda ha sido recibida. Un miembro de nuestro personal se pondrá en contacto en un plazo de 48 horas para ofrecerle asistencia”. 4. Aparecerá una alerta en la página web y será atendida por el administrador lo antes posible. (John Snow, Inc. [JSI], World Education, Inc. [WEI] & Vera Solutions, 2016, p. 25). 45 IVR (Respuesta de voz interactiva) y USSD (Servicios de Datos Suplementarios no estructurados) En un sistema de IVR los usuarios acceden a la información a través de un sistema automatiza- do de respuesta vocal de mensajes pregrabados en lugar de hablar con un agente. El USSD utiliza el teclado y el texto, pero establece una conexión en tiempo real con el sistema, en lugar del SMS, que no establece una conexión. Un sistema IVR es similar al tipo de sistema con el que muchos usuarios estarán familiarizados, por el que llaman a su compañía telefónica para acceder a un menú para comprobar el saldo de su teléfono o cargar nuevo crédito. Los usuari- os pueden seleccionar individualmente los mensajes de un menú IVR/USSD, o el sistema IVR puede enviar mensajes llamando directamente a los usuarios. Una de las principales ventajas de los sistemas IVR es que pueden incluir instrucciones paso a paso, incluyendo mensajes pregrabados en los idiomas locales, y no requieren que el teléfono del usuario pueda escribir en alfabetos no romanos. Aunque un sistema IVR puede utilizarse en zonas que carecen de cobertura de red de datos celular, pueden ser difíciles de usar donde la red de voz celular no es fuerte, ya que los men- sajes pueden ser recortados. Además, la cantidad de datos que se pueden introducir está limitada a lo que se puede conseguir a través de un SMS. Por último, interactuar con un siste- ma IVR puede resultar caro para el usuario, ya que consume su crédito telefónico, y a menudo es necesario comprar o negociar con las compañías de telecomunicaciones un número de código corto. Para la mayoría de las situaciones en las que el usuario final debe utilizar un teléfono básico, recomendamos un sistema basado en SMS en lugar de un sistema IVR, ya que los sistemas de SMS son generalmente más fáciles de usar y más baratos para los usuarios. EJEMPLOS REALES Uso del IVR en los sistemas de TnT El IVR no se utilizó en el piloto de TnT de Malawi, ya que durante el diseño los entrevistados coin- cidieron unánimemente en que no sería una característica de diseño útil. Las principales razones aducidas fueron que, si un usuario no estaba en su teléfono para escuchar un mensaje, éste no se grabaría. Además, en las zonas con una recepción mínima, los paquetes de voz de IVR se perd- erían, mientras que los mensajes de SMS podrían entregarse sin pérdidas. (Lacey, 2016) Teléfonos Inteligentes/Tabletas Los smartphones modernos y las tabletas conectadas son dispositivos ideales para la rec- ogida de datos. Las aplicaciones (App) pueden configurarse para que sean extremadamente fáciles de usar mientras recogen datos sofisticados. Pueden tener instrucciones y controles de calidad de datos codificados para ayudar a los usuarios durante la recogida de datos, e incluso pueden servir como plataformas de formación para que los usuarios reciban materiales de formación, incluyendo vídeo, audio y materiales escritos. Algunas aplicaciones incluyen la posibilidad de escanear códigos de barras, lo que permite a los trabajadores de la cadena de suministros utilizar los teléfonos que ya tienen en lugar de comprar escáneres de códigos de barras específicos. Además, la mayoría de los usuarios que tienen teléfonos inteligentes ya tienen planes de datos para sus teléfonos, y la mayoría de las plataformas de recogida de datos utilizan una cantidad relativamente pequeña de datos celulares para transmitir los datos recogidos a un servidor central. En conjunto, la carga de costos para los usuarios asociada al 46 envío de datos es generalmente bastante pequeña, y la mayoría de los usuarios están dis- puestos a utilizar sus propios planes de datos para utilizar su sistema de seguimiento y rastreo, sobre todo porque su uso del sistema suele limitarse a unas pocas veces al año. El principal inconveniente de los teléfonos inteligentes y las tabletas es, por supuesto, que no todo el mundo tiene acceso a ellos, ni a redes de datos celulares fiables para conectarlos. Ten- drá que considerar cuidadosamente el nivel de penetración de la tecnología en su país para evaluar si es factible utilizar esta tecnología en cada nivel de recogida de datos. Además, es posible que algunos usuarios no estén familiarizados con el uso de los teléfonos inteligentes y las tabletas más allá de sus funciones más básicas, y pueden necesitar formación adicional antes de sentirse cómodos utilizándolos para la recogida de datos. ▲ Track and Trace Camboya: El formulario de recogida de datos en línea, al que se accede desde un smartphone, permite a los directores de las escuelas enviar la información de cada grado y cada asignatura al nivel central, que luego se utiliza para calcular las necesidades de libros 47 Pros: Contras: ● Permite la recogida relativamente ● Aunque cada vez está más disponible, sencilla de una gran cantidad de datos la posesión de teléfonos inteligentes complejos (smartphones) está lejos de ser univer- ● Las apps pueden programarse con sal alertas de validación para evitar que los ● Requiere la disponibilidad de una red datos se introduzcan incorrectamente de datos celulares ● Los usuarios pueden acceder a los ● Puede ser necesaria la capacitación de materiales de formación en el mismo los usuarios menos conocedores de la dispositivo que utilizan para informar de tecnología los datos ● Puede incluir funciones avanzadas como el escaneo de códigos de barras sin necesidad de un hardware de escaneo dedicado ● Los costos de transmisión de datos son relativamente pequeños y suelen ser fácilmente asumidos por los usuarios Aplicación de mensajería (por ejemplo, WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram) A diferencia de un sistema de SMS, en una aplicación de mensajería, los mensajes se envían tanto a través de Internet móvil como de forma inalámbrica, lo que hace que el costo por mensaje sea menor, pero también limita su uso a zonas en las que la conectividad está fácil- mente disponible. Como las aplicaciones de mensajería se utilizan en los teléfonos inteligentes (smartphones), suelen incluir un componente de corrección ortográfica, que puede ayudar a reducir los errores. Mientras que un sistema de SMS se limita a las interacciones uno a uno, ya que el remitente debe conocer las credenciales de cada destinatario que desee incluir, y se le cobra un SMS distinto por cada destinatario, las aplicaciones de mensajería facilitan la creación de grandes grupos de usuarios a los que un usuario puede simplemente unirse. Son estupen- das para crear grupos de usuarios que compartan contenidos (punto a punto), y son amplia- mente utilizadas ya por la mayoría de los usuarios con un teléfono inteligente (smartphone). Sin embargo, los usuarios que no utilicen ya la aplicación de mensajería en cuestión tendrán que descargarla en su teléfono, lo que podría ocupar un valioso espacio de memoria. Sin embargo, aunque las aplicaciones de mensajería son estupendas para compartir infor- mación entre un gran número de usuarios, por sí solas no son muy adecuadas para recopilar o solicitar información específica de los usuarios, ya que a menudo requieren que un moderador en directo responda a cada mensaje individual. Sin embargo, este problema puede resolverse utilizando un chatbot (del que se habla más adelante). 48 Chatbot Un chatbot es como un asistente automatizado que se integra en una plataforma de men- sajería. Un usuario encuentra e interactúa con el chatbot de la misma manera que lo hace con cualquier persona en la plataforma de mensajería: buscando su nombre y enviándole un mensaje. A continuación, el chatbot presenta al usuario un menú de opciones de cosas que puede hacer, y el usuario elige una de ellas seleccionando un botón en pantalla o escribiendo una indicación. El propio chatbot puede tener acceso a la base de datos Track and Trace, por lo que puede responder a preguntas específicas, por ejemplo, sobre el estado de un envío concreto, o las cantidades de libros que han sido aprobadas y serán entregadas. De este modo, el chatbot actúa como un moderador humano en un tablero de mensajes, pero tiene la capacidad de responder a las consultas de muchos usuarios a la vez, en cualquier momento del día, al instante. Un chatbot también puede enviar alertas y notificaciones. Por ejemplo, una vez que los di- rectores de las escuelas registradas han utilizado el bot de TnT en Camboya para rellenar los datos sobre las cantidades de libros utilizables y la matrícula de la escuela, el bot devuelve un mensaje con los detalles de las cantidades de libros que se solicitarán en base a estos datos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, si bien un chatbot es adecuado para enviar mensajes individuales a un usuario, como por ejemplo para notificarle que se ha recibido la solicitud de datos que acaba de enviar, no lo es para emitir mensajes generales a todos los usuarios a la vez. La mayoría de las aplicaciones de mensajería tienen límites sobre el número de mensajes que un usuario puede enviar en rápida sucesión, y desde el punto de vista de la aplicación un chatbot es un usuario más. Estos mensajes generales se envían mejor en la aplicación de mensajería fuera del chatbot, por ejemplo, a un grupo grande de destinatarios o en un canal dedicado a este tipo de mensajes al que se suscriben los usuarios. 49 EJEMPLO REAL Uso de un chatbot en un sistema TnT En Camboya, donde la investigación de viabilidad indicó que más del 90% de los directores de escuela utilizan un teléfono inteligente, el sistema TnT del ministerio se diseñó en torno al uso de un chatbot que se integró con la aplicación de mensajería Telegram (la plataforma elegida por el ministerio para uso oficial). El chatbot proporciona el portal principal para que los directores y miembros del comité de gestión escolar accedan y utilicen TnT. El chatbot, que se encuentra fácilmente en Telegram escribiendo “tntcambodia_bot”, guía al usuario para que utilice uno de los nueve “botones” que aparecen en la parte inferior de la pantalla y que puede elegir. ● Botón 1 ‘cómo usar TnT’: contiene enlaces a materiales de formación digital sobre cómo usar TnT (vídeos cortos y breves guías de instrucciones que pueden guardarse en su teléfono). ● Botón 2 ‘registro’: permite al usuario registrarse en la plataforma TnT, creando una identificación distinta para ese usuario, vinculada a su escue- la, con toda la información de contacto pertinente. ● Botón 3 “solicitar”: envía al director del centro educativo a un formulario en línea para que envíe los datos utilizables de los libros y la matrícula necesarios para que TnT calcule automáticamente las necesidades de li- bros de ese centro. Una vez completado, el bot envía un mensaje de vuelta al director de la escuela con los detalles de los libros que se han solicitado para esa escuela. ● Botón 4 ‘libros aprobados’: más adelante en el ciclo de entrega, los directores de las escuelas reciben una notificación del ministerio en la que pueden utilizar este botón para saber qué libros fueron finalmente aproba- dos para su entrega por el nivel central ● Botón 5 ‘confirmar libros’: cada vez que se entregan libros a la escuela, el director de la escuela puede utilizar este botón para acceder a un formu- lario en línea para registrar los detalles de los títulos recibidos. ● Botón 6 ‘dar de baja’: para los casos en los que se produzca un cambio de director en el centro escolar. ● Botón 7 ‘punto de registrar (spotchecker)’: para los miembros de la comunidad encargados de realizar una comprobación de la disponibilidad general de libros en el aula ● Botón 8 ‘punto de registro’: dirige al usuario a un formulario online para registrar el número de libros que están utilizando los alumnos durante esa clase. ● Botón 9 “informar de un problema”: dirige a los directores de los centros escolares a un cuadro de mensaje de formato libre en el que pueden alertar al ministerio de un problema con su entrega o solicitud. El tablero de mandos de TnT del ministerio central muestra entonces información resumida sobre las escuelas que han enviado un prob- lema mediante el botón del chatbot, con una pestaña/vista de lista/informe que puede proporcionar detalles a nivel de escuela. El chatbot ha tenido un gran éxito y se ha utilizado para todas las solicitudes de libros esco- lares. Los directores de las escuelas de todo el país aprendieron a utilizar el chatbot en un principio simplemente a través de los recursos de capacitación digital que incluían un breve 50 vídeo una página alojada por el ministerio en un repositorio web de TnT. No se impartió capac- itación presencial. Se difundieron más recursos de capacitación y recordatorios en momentos relevantes del curso escolar a través de la red de grupos cerrados de Telegram del ministerio para directores de escuelas. Dado que los directores de los centros escolares están dispuestos a utilizar sus propios datos, el costo extremadamente bajo asociado al uso de un chatbot como principal puerta de entrada para la recopilación de datos ha hecho que el gobierno pueda asumir todos los costos anuales de funcionamiento de TnT. Formularios en línea Un formulario en línea puede permitir a un usuario introducir datos complicados sin exigirle que tenga una aplicación dedicada en su teléfono o un computador para ello. Todo lo que el usuario necesita es una conexión a Internet y una URL que le dirija al formulario en línea (pro- porcionada por una aplicación de mensajería, por un chatbot, un SMS, un correo electrónico, un cartel impreso en la pared, un código QR, etc.). El usuario puede entonces abrir el formula- rio e introducir la información necesaria; el formulario puede programarse para proporcionar instrucciones sobre la introducción de datos y puede tener controles de validación para ga- rantizar que los usuarios introducen los datos correctamente. Aunque los formularios en línea suelen requerir que el usuario esté en línea al menos la primera vez que accede al formulario, algunos formularios (por ejemplo, Microsoft Excel Online) pueden completarse fuera de línea y luego sincronizarse cuando el usuario vuelve a estar en línea. La ventaja de un formulario en línea frente a una aplicación ded- icada es que un formulario en línea no requiere que el usuario descargue una aplicación con- creta con anticipación. Por ello, los formularios en línea pueden ser más dinámicos, ya que se puede mantener la misma URL y cambiar el propio formulario para adaptarlo a la necesidad del momento. Por ejemplo, si los usuarios tienen problemas para entender los datos que deben introducir en un campo concreto, el propietario del formulario puede cambiarlo para añadir instrucciones o resolver la confusión de otra manera, y cualquier usuario que acceda a la URL verá entonces la versión actualizada del formulario. ▲ Utilización de un formulario en línea para realizar una comprobación de libros, Camboya. 51 La desventaja de un formulario en línea frente a una aplicación dedicada es que es más efíme- ro. Si un usuario abre un formulario en línea en un navegador, pero cierra accidentalmente la ventana del navegador antes de haber terminado, los datos podrían perderse. Por ello, los formularios en línea pueden ser más difíciles de utilizar en lugares donde no hay acceso a Internet, ya que es más fácil perder los datos accidentalmente que en una aplicación dedicada. Aplicación para teléfonos inteligentes Las aplicaciones para teléfonos inteligentes abarcan un amplio abanico de posibilidades, des- de una aplicación de Seguimiento y Rastreo específica desarrollada sólo para una aplicación concreta, hasta una plataforma de recogida de datos de uso común como JotForm, KoboTool- box o Magpi. Al igual que los formularios en línea, pueden recoger una amplia gama de datos complicados, y pueden configurarse para proporcionar orientación a los usuarios sobre cómo introducir los datos, y pueden incluir controles de validación para garantizar que los usuarios están introduciendo los datos correctamente. Los usuarios también pueden adjuntar fotos, por ejemplo, de cajas dañadas, y pueden registrar una firma dibujando con el dedo. La gran diferencia entre un formulario en línea y una aplicación dedicada para teléfonos inteli- gentes radica en la forma en que los usuarios acceden a ella. Una aplicación dedicada requer- irá que el usuario haya descargado la aplicación antes de tener que utilizarla, lo que general- mente requiere muchos más datos que el simple acceso a un formulario en línea. Después de descargar la aplicación, el usuario generalmente también tendrá que registrar una cuenta e iniciar sesión en la aplicación, lo que puede crear un obstáculo adicional para el usuario. En el caso de las plataformas de recopilación de datos más utilizadas, el usuario también tendrá que haber descargado el formulario correspondiente que tendrá que rellenar. Sin embargo, una vez que el usuario ha descargado la aplicación y el formulario necesario, generalmente podrá utilizar la aplicación y rellenar los formularios mientras no está conectado, y la aplicación guardará su progreso, o incluso guardará varios formularios completados, a medida que avan- za, para cargarlos más tarde cuando el usuario vuelva a tener acceso a Internet. EJEMPLO REAL LA APLICACIÓN MÓVIL “BOOK TRACKER” Creative Associates International ha desarrollado y aplicado la metodología de seguimientoy rastreo para la entrega de libros en varios países. Creative utilizó una tecnología comercial per- sonalizada en estas iniciativas en Afganistán y Mozambique. Book Tracker es una combinación de “tecnologías basadas en una aplicación móvil y en la interacción con los SMS para permitir la recopilación de datos que prueben las entregas de libros confirmadas y proporcionen informes y alertas específicos, procesables y automáticos en tiempo real”. La aplicación Book Tracker es una iteración de CreativeMapper, desarrollada por Geospago” (Creative Associates International, 2018, diapositiva 4). El extracto siguiente detalla las características de Book Tracker: • Book Tracker se basa en Geospago, una herramienta de logística y recopilación de datos fácil de usar. La aplicación móvil Book Tracker está disponible para su uso en dispositivos Android, y cuenta con una fácil creación de formularios y funcionalidad móvil sin conexión: la aplicación puede seguir utilizándose en una tableta o un teléfono inteligente cuando la conexión a Internet no está disponible y sincronizará automáticamente los datos cuando se conecte. Los datos rec- ogidos pueden incluir información geoespacial, lo que permite mapear los datos en tiempo real y prepararlos para compartirlos y analizarlos con el personal del proyecto y las partes interesadas. 52 • Book Tracker cuenta con una entrada de datos móvil y basada en la web, un sencillo diseñador de formularios, tableros de mando específicos para cada proyecto, alertas personalizables e informes automáticos. La plataforma en línea incluye un visor público que puede utilizarse para compartir los mapas con partes interesadas ajenas al proyecto. Los usuarios a los que se haya dado acceso a los proyectos recibirán un enlace de red que les permitirá ver los datos en vivo y en la nube en Google Earth u otro software capaz de mostrar datos geográficos. Los datos pueden exportarse desde la plataforma en línea de CreativeMapper como CSV, KML o Shapefile en cualqui- er momento. • Book Tracker se ha integrado con otras tecnologías (SMS e IVR) para ampliar las opciones de interacción del usuario con el sistema de seguimiento. • Idiomas disponibles: Tanto la plataforma en línea como la aplicación móvil están disponibles en inglés, francés y español. Los formularios y los datos pueden traducirse al portugués. (Red Global de Lectura, 2018, p. 3). EJEMPLO REAL Combinación de aplicación móvil y SMS en Etiopía para abordar diferentes niveles de acceso digital El Grupo BlueTree, en su prueba beta de un TnT en Etiopía, utilizó tanto una aplicación como un sistema de SMS. Esto se basó en las recomendaciones del Ministerio de Educación de que el sistema TnT ofrezca una trazabilidad completa de los libros y proporcione datos en tiempo real, al tiempo que se reconoce que el personal de las escuelas probablemente no tenga acceso a los teléfonos inteligentes. Esto significaba que no se podía utilizar una aplicación móvil para todos los pasos del ciclo de distribución. Así, el diseño beta final de BlueTree utilizó tanto su propia apli- cación móvil Android para el Punto de Entrega (PDE) como un sistema de SMS. La aplicación móvil PDE se utilizó para hacer un seguimiento de los MEA desde la imprenta en la India hasta la Woreda y un sistema basado en SMS se utilizó para hacer un seguimiento de la distribución en la escuela. La aplicación móvil Punto de Entrega de BlueTree tiene funcionalidad desconectado, por lo que puede utilizarse incluso cuando no hay Internet. Posteriormente, los datos se sincronizan automáti- camente una vez que Internet está disponible. La aplicación puede recopilar información geoespa- cial que permite cartografiar los datos en tiempo real. La aplicación puede utilizar la cámara del teléfono móvil, así como una aplicación de escáner de código de barras para facilitar la entrada de datos. La plataforma en línea incluye un tablero de control accesible a través de un navegador web en el que los interesados pueden ver los datos en tiempo real, alertas personalizables e informes automáticos. La aplicación se utilizó para hacer un seguimiento de los libros en los siguientes pun- tos: la impresora (en la India), la llegada a Addis Abeba y la llegada a las woredas. El sistema de SMS fue desarrollado por una empresa etíope de desarrollo de software en colab- oración con BlueTree Group. La plataforma de SMS sólo requería que los usuarios tuvieran un teléfono sencillo que pudiera enviar un mensaje de texto. El sistema de SMS utilizaba un número de teléfono gratuito de “código corto” (cuatro dígitos numéricos). El sistema de SMS significaba que los miembros de la comunidad de última milla y el personal de la escuela podían suscribirse para recibir actualizaciones sobre cuándo llegarían los libros y para confirmar las entregas de los TLM. (BlueTree Group, 2021, pp. 1-5; S. Lacey y M. Ochako, comunicación personal, 11 de noviembre de 2021 ) 53 E-mail El humilde correo electrónico también puede ser una gran herramienta de comunicación en un sistema de seguimiento y rastreo en el que los usuarios tienen acceso a teléfonos inteligentes u computadores y acceso a Internet. El correo electrónico es ideal para compartir mensajes largos y puede utilizarse para enviar materiales de formación electrónicos o enlaces a formu- larios en línea, y los procesos automatizados pueden hacer que el correo electrónico sea fácil de usar para enviar mensajes a un gran grupo de destinatarios. El inconveniente del correo electrónico es que la visibilidad de los mensajes puede variar en función de la configuración de la bandeja de entrada o del filtro de spam del suscriptor. Además, aunque es estupendo para enviar mensajes, puede requerir un sistema adicional o una gran capacidad de recursos humanos para gestionar la recepción de mensajes de re- spuesta de un gran grupo de destinatarios. Por estas razones, en algunos lugares el correo electrónico está siendo sustituido cada vez más como medio de comunicación entre el per- sonal del Ministerio de Educación por plataformas de mensajería como WhatsApp o Telegram, incluso para compartir documentos, emitir directivas (indicaciones), etc., ya que estas apli- caciones son generalmente más fáciles de usar desde un dispositivo móvil, mientras que el correo electrónico se considera a menudo demasiado engorroso. Hibrido Un sistema híbrido utiliza alguna combinación de las tecnologías anteriores junto con los formularios en papel. Hay muchas maneras de dividir un sistema de este tipo. Por ejemplo, un sistema puede dividirse geográficamente de manera que algunas regiones que tienen mejor acceso a la tecnología utilicen un sistema basado en la tecnología, mientras que otras utilicen formularios en papel que luego se introducen en el sistema tecnológico a un nivel superior; esto puede permitir el despliegue progresivo de un sistema tecnológico que es factible en algunas zonas ahora, y puede llegar a ser factible en otras zonas con el tiempo. Otro ejemplo es un sistema en el que todos los usuarios de la última milla introducen los datos en formulari- os de papel, y estos datos se introducen en el sistema basado en la tecnología en el siguiente nivel superior, como por ejemplo en un nivel de supervisión de distrito; esto puede ser útil en el avance de un sistema totalmente basado en papel hacia la digitalización completa cuando la disponibilidad de la tecnología aún no está lo suficientemente extendida en el nivel de la última milla. Otro ejemplo es un sistema que mantiene copias de seguridad en papel de todos los datos junto con un sistema basado en la tecnología; esto puede ser útil para probar la viabilidad del sistema basado en la tecnología en lugares donde una parte interesada clave es reacia a confiar en un nuevo sistema. La ventaja de los sistemas híbridos es que permiten a un país obtener algunas de las ventajas de un sistema totalmente basado en la tecnología, al tiempo que dejan espacio para acomodar lugares o niveles del sistema en los que la tecnología aún no es viable. Sin embargo, estos sistemas compartirán algunos de los inconvenientes de los sistemas totalmente basados en papel, así como algunos específicos de los sistemas híbridos. Como en cualquier sistema basado en papel, los datos introducidos en papel no pueden ser visibles de forma central- izada en tiempo real y dependen de la velocidad de desplazamiento de los trozos de papel físico, que pueden perderse antes de ser introducidos en el sistema tecnológico. Añadir un paso adicional de introducción de datos en papel al sistema tecnológico también crea trabajo adicional e introduce otro punto para que los problemas de calidad de los datos entren en el sistema. Cuando hay sistemas paralelos basados en la tecnología y en el papel, los usuarios 54 pueden ser lentos en adoptar el sistema basado en la tecnología cuando están acostumbrados a utilizar el sistema basado en el papel; e inevitablemente se planteará la cuestión de cómo conciliar cuando los datos de los dos sistemas no coinciden. Pros: Contras: ● Puede acomodarse tanto a los pro- ● Requiere mucho tiempo/trabajo gramas que tienen Teléfonos inteligentes (introducción de datos). (Smartphones)/ Internet/ Electricidad ● Los datos en papel no serán datos como a los que tienen menos accesibili- en tiempo real dad ● Cuando se utilizan sistemas para- ● Proporciona opciones a los programas lelos, los usuarios pueden tardar en adoptar el sistema basado en la tecnología cuando están acostumb- rados a utilizar el basado en el papel ● Menos estandarizado EJEMPLOS REALES Recogida de datos combinada en papel y digitales Para contrarrestar los retos relacionados con el acceso y las capacidades digitales, algunos países adoptan un “enfoque híbrido”. En Ruanda, por ejemplo, se adoptaron enfoques híbridos tanto en la fase de solicitud como en la de entrega de su SIG de MEA. Los directores de las escuelas comple- tan los pedidos de MEA en papel y luego los llevan a la oficina del distrito, donde se introducen en el sistema. Durante la distribución de MEA, se siguen utilizando versiones en papel de los certifica- dos de entrega confirmada en las escuelas. Los editores imprimen sus certificados por triplicado y éstos son firmados por los directores de las escuelas con la información registrada sobre cuántos MEA se han recibido realmente. Se entregan copias a la escuela, a la editorial y a la oficina del distrito. En cada distrito, los editores llevan los certificados firmados al Ministerio de Educación para que se introduzcan en el sistema de gestión de la formación profesional a nivel central. Las implicaciones de este enfoque son que no hay visibilidad en tiempo real de la entrega hasta que los comprobantes de entrega en papel se presentan a nivel central. Sin embargo, la presentación distrito por distrito significa, al menos, que el Ministerio de Educación y otras partes interesadas no tienen que esperar a que se complete la distribución a nivel nacional para que los datos estén disponibles (N. Read, comunicación personal, 19 de abril de 2021). EJEMPLOS REALES Problemas de conectividad en las escuelas En Afganistán, los persistentes problemas de acceso a Internet, cobertura de los servicios telefóni- cos y competencias digitales en las escuelas dificultaron la recopilación de información en las mismas. Como resultado, el proyecto acabó por dejar de confirmar MEA en las escuelas. En la actualidad, la confirmación sólo se realiza a nivel de distrito, que es donde los directores de las escuelas recogen los libros. En consecuencia, sólo se hace un seguimiento de la entrega de libros del distrito a la escuela a nivel de distrito, pero no de lo que ocurre en la escuela. (A. Kishore, comunicación personal, 13 de abril de 2021). 55 ¿CÓMO SE DESARROLLARÁ EL SOFTWARE DEL SISTEMA? Algunos países ya disponen de un Sistema de Información sobre la Gestión de la Educación (SIGE) que recoge información como los datos de las escuelas sobre las inscripciones, los profesores, las instalaciones, los alumnos que abandonan y repiten, etc. Algunos países pueden tener algún otro sistema de recopilación de datos, mientras que otros pueden estar iniciando el camino de la digitalización. Por lo tanto, una consideración importante será qué sistemas existen ya, y si la TnT tiene que integrarse en esos sistemas o, al menos, ser capaz de comunicarse con ellos. Los países que ya disponen de un sistema de gestión de la información (SIGE) al que desean añadir la función de seguimiento y rastreo ya estarán familiarizados con el desarrollo, la actualización y el mantenimiento de su SIGE. Para aquellos países que deseen desarrollar un sistema independiente de TnT, la siguiente decisión a tomar es si: A. Desarrollar el software internamente B. Adquirir un paquete de software estándar C. Contratar los servicios de un consultor u organización de TI para desarrollar un soft- ware a medida Estas decisiones están bien establecidas en las Directrices de USAID DELIVER de 2006 para la Implementación de Sistemas de Información de Gestión Logística (SIGL) (DELIVER, 2006), por lo que citaremos extensamente este documento a continuación. Aunque el enfoque del documento DELIVER está en SIGL, los conceptos y consideraciones son igualmente relevantes para desarrollar un sistema TnT. Desarrollar el software internamente Esta puede ser una gran opción si el Ministerio de Educación u otra organización asociada que vaya a implantar el sistema dispone de los conocimientos necesarios, ya que las perso- nas que desarrollen el software estarán más familiarizadas con el contexto en el que se va a implantar, y mientras los expertos locales sigan estando disponibles, cualquier actualización o mantenimiento necesario del sistema podrá ser realizado por el propio personal del Ministerio. Sin embargo, el inconveniente de desarrollar el software internamente es que puede requerir mucho tiempo y trabajo para el equipo de desarrollo, con conocimientos muy especializados, y exigirá un mantenimiento continuo por parte de personal especializado. Compra de software estándar En general, es mejor comprar software empaquetado que desarrollar software, por estas razones: • Menores costos de mantenimiento a largo plazo. Aunque el costo inicial de las li- cencias y el soporte técnico puede parecer desalentador, los costos de mantenimiento a largo plazo del software empaquetado son menores que los del software desarrolla- do a medida. El costo de mantenimiento del software empaquetado se reparte entre un gran número de clientes, por lo que la parte de cada cliente de ese costo es pequeña en comparación con el costo de mantenimiento del software desarrollado específica- mente para un cliente. 56 • Implementaciones más rápidas. El software empaquetado ya ha sido probado por el proveedor, así como por numerosos clientes, por lo que, a diferencia del software desarrollado a medida, no es necesario probarlo a fondo antes de su implantación. También ha sido diseñado para ser instalado en una amplia variedad de entornos de clientes e incluye utilidades para facilitar la instalación. • Acceso a versiones actualizadas del software. Los proveedores desarrollan continu- amente nuevas versiones del software empaquetado para corregir los defectos iden- tificados e incluir las mejoras sugeridas por los clientes. Los clientes pueden optar por actualizarse a la última versión del software empaquetado en lugar de gastar tiempo y recursos en desarrollar modificaciones personalizadas. • Acceso a la asistencia al producto y al usuario. Cuando los clientes compran un paquete de software, también tienen la opción de adquirir el soporte del proveedor du- rante un periodo de tiempo, normalmente un año. Este soporte ayuda a resolver cual- quier problema técnico que los clientes experimenten al utilizar el software. Además de los acuerdos de soporte con el proveedor, los clientes pueden encontrar respuestas a sus preguntas de otros usuarios del software, a menudo a través de foros de discusión en Internet creados para tal fin. Aunque todos estos son poderosos incentivos para comprar en lugar de desarrollar software, incluso cuando se adquiere un paquete de software listo para usar, sigue siendo necesaria cierta personalización para adaptarse a las necesidades funcionales de la organización (DELIVER, 2006, p. 37). Contratación de un desarrollador profesional de software a medida Otra forma de implantar un SIGL computarizado es contratar los servicios de un consultor o empresa externa para que construya una solución a medida. [...] Este puede ser un enfoque eficaz para la implantación [del sistema electrónico] en las organizaciones de salud pública que tienen conocimientos limitados o nulos en materia de tecnología de la información. Tam- bién permite que estas organizaciones se beneficien de los conocimientos de consultores o empresas externas que tienen experiencia en la implantación de sistemas informáticos para una serie de clientes en diversos entornos (DELIVER, 2006, págs. 37-38). Software de código abierto Hay muchas plataformas de software de código abierto que pueden ser apropiadas para un sistema TnT. La ventaja de las plataformas de software de código abierto es que a menudo hay desarrolladores locales que tienen experiencia en su uso, lo que puede ser crucial después de la fase inicial de despliegue si se necesitan cambios en el sistema o correcciones de errores más adelante. El software de código abierto puede estar basado en suscripción o de uso gratuito. Sin embar- go, es importante tener en cuenta que los paquetes de software de uso gratuito generalmente no ofrecen ningún soporte de desarrollo, lo que tiene un costo adicional o debe ser realizado por el propio usuario, lo que significa que se debe tener en cuenta el costo de los desarrolla- dores de software locales. 57 EJEMPLOS REALES OTIMS de Afganistán: del software propietario al de código abierto En los cinco años transcurridos desde que Creative Associates International empezó a trabajar con el gobierno de Afganistán para desarrollar un Sistema de Gestión de Inventario de Libros de Texto en Línea (OTIMS), la funcionalidad y las opciones tecnológicas han pasado por diferentes etapas. En la fase piloto se utilizó una plataforma comercial proporcionada por un proveedor, Geospago (que pasó a llamarse GraphLI). Para la ampliación, Creative creó una plataforma con el gobierno que es de código abierto y que ahora gestiona el propio ministerio. La plataforma Geospago es “rica en funciones” y se utilizó para recopilar multitud de información, escanear cajas y hacer un seguimiento de los libros a nivel de caja en todos los nodos de la cade- na de suministros. La segunda iteración de la plataforma, el OTIMS de código abierto, se describe como “con muchas funciones”. Las implicaciones son que el ministerio ya no puede hacer un seguimiento preciso de cada paquete, pero el OTIMS de código abierto ofrece una solución de bajo costo que permite una previsión eficaz, el registro de datos sobre el envío y la recepción de libros y la gestión general de inventarios y existencias (A. Kishore, comunicación personal, 24 de marzo de 2021). OTIMS está disponible para otros desarrolladores en GitHub - https://github.com/CreativeDC/ otims TABLEROS DE MANDO, INDICADORES E INFORMES Hasta ahora hemos hablado de cómo su sistema de Seguimiento y Rastreo reunirá los datos necesarios para supervisar el rendimiento de la cadena de suministros de MEA. Pero una vez que todos esos datos estén en su sistema, ¿quién tendrá que utilizarlos, ¿cómo tendrá que utilizarlos y cómo accederá a ellos? Quién tendrá acceso - tipos de usuarios Los usuarios de la base de datos Seguimiento y Rastreo se dividirán en dos tipos básicos: los que necesitan tener acceso de raíz a todos los datos para poder hacer nuevos informes y tal vez cambiar o transformar los datos, a los que llamaremos “administradores”, y los que sim- plemente necesitan poder ver los informes e indicadores prefabricados, a los que llamaremos “usuarios”. Administradores Por lo general, sólo habrá unos pocos administradores de un sistema, que serán las personas que necesitan poder entrar en la base de datos y hacer cambios en ella. Por ejemplo, un admin- istrador puede necesitar añadir una nueva escuela a la lista maestra de escuelas en el sistema, o actualizar la lista de títulos MEA aprobados que serán rastreados por el sistema. Los adminis- tradores también tendrán la capacidad de cambiar los datos que han sido enviados al sistema. Por ejemplo, un usuario puede informar accidentalmente de la recepción de un paquete equivo- cado, y un administrador tendría que cambiar el estado del paquete informado incorrectamente. Los administradores también tendrán la capacidad de crear o modificar los informes y cuadros de mando que mostrará el sistema. En resumen, los administradores son personas que podrán hacer cambios en lo que todos los demás ven cuando acceden al sistema. 58 Un aspecto clave que hay que tener en cuenta a la hora de decidir quién será el administrador del sistema es que la mayoría de las licencias de software que pueden utilizarse como parte de un sistema TnT cobrarán por administrador, aunque permitirán que cualquier número de usuarios vea los datos. Usuarios A diferencia de los administradores, los usuarios sólo necesitan acceso para poder ver los da- tos del sistema, normalmente a través de un panel de control en línea. Los usuarios podrán ver los indicadores, cuadros de mando e informes disponibles en el sistema. Los usuarios pueden ser cualquier persona, desde un funcionario de alto nivel del Ministerio de Educación que utilizará los indicadores rastreados a nivel nacional para evaluar el rendimiento general del sistema de distribución de MEA, hasta los supervisores de nivel subnacional que desean poder rastrear el progreso dentro de su propia unidad administrativa, pasando por los directores de escuela o los miembros de la comunidad que desean comparar el rendimiento de su propia localidad con el de sus pares. Por lo general, los usuarios podrán aplicar filtros a los informes y cuadros de mando para que sólo vean los datos concretos que les interesan, pero estos filtros sólo afectarán a lo que ve el usuario individual, no afectarán a lo que ven los demás usuarios. ¿CÓMO ACCEDERÁN LOS USUARIOS A LOS DATOS? Tableros de Mando Un tablero de mando en línea, al que se puede acceder mediante una URL web, es una opción natural para agregar y visualizar datos, y es la pieza central de la mayoría de los sistemas TnT. Contiene tablas y gráficos fáciles de entender que permiten a los usuarios comprender de un vistazo cuál es el estado general del rendimiento del sistema de distribución en la actualidad. ⊳ Gráfico del tablero utilizado por el Ministerio de Educación, Juventud y Deporte de Camboya en su tablero de solicitudes, que muestra el porcentaje de todas las solicitudes escolares presentadas. 59 EJEMPLOS REALES TABLEROS DE MANDO Y VISUALIZACIÓN Idealmente, un tablero de mando de TnT tiene la capacidad de mostrar la ubicación de los pe- didos, ya sean libros o envíos de libros, como cajas, pallets o contenedores (ACR, 2015a; ACR, 2018). Sin embargo, mucho depende de la complejidad de los datos que haya recogido el siste- ma. La primera iteración de la TnT desarrollada por Creative Associates y el gobierno en Afganistán, cuando utilizaba el software propietario Geospago y tenía usuarios en toda la cadena de sumin- istros, era capaz de tener tableros de mando “de alto nivel” con mapas y la capacidad de mapear visualmente la ubicación de cajas específicas de libros, en tiempo real, en todas las etapas de la cadena de suministros. Sin embargo, la versión ampliada y simplificada que se desarrolló pos- teriormente, utilizando software de código abierto y con menos funcionalidades, no tenía esta capacidad (A. Kishore, comunicación personal, 24 de marzo de 2021). En Ruanda, el sistema incluye las coordenadas GPS de las escuelas para que el ministerio pueda trazar fácilmente la distribución a nivel nacional. El tablero y el mapa en línea proporcionan a los administradores una visión del estado de cualquier entrega, casi en tiempo real. (Results for Development Institute (R4D) & International Education Partners (IEP), 2016;) Informes Además de un tablero de mando que muestra la información clave, la mayoría de los sistemas de TnT también permiten a los usuarios ver varios informes que muestran los datos con más detalle, a menudo con la opción de filtrar por características como agrupaciones administrati- vas o ubicaciones geográficas. EJEMPLO REAL Se accede al SIG de Ruanda MEA a través de una URL del sitio web. Los usuarios reciben un nombre de usuario y una contraseña para que, por ejemplo, cada escuela pueda ver su propio inventario y hacer sus propios pedidos. Los editores y distribuidores pueden descargar pedidos nacionales y regionales consolidados, imprimir certificados de entrega completados para que las escuelas los firmen y sellen como base para las reclamaciones de pago y ver informes personal- izados de pedidos, entregas y pagos. (Read, N, 2017, p. 530) Tableros de mando e indicadores clave de rendimiento Los tableros de mando suelen mostrar los indicadores clave de rendimiento (KPI), que son un resultado clave de cualquier sistema de seguimiento y rastreo que permite a los gestores comprender el rendimiento de su cadena de suministros de MEA. Los KPIs definen cómo los gestores de la cadena de suministros medirán el éxito o el fracaso del sistema de distribución, y deberían estar entre las primeras cosas que un usuario ve cuando accede a un tablero de mando de TnT. Los buenos KPI son fáciles de entender, a la vez que transmiten una rica infor- mación sobre el rendimiento de un sistema. 60 Estos indicadores pueden calcularse de muchas maneras diferentes, dependiendo de la gran- ularidad de los datos disponibles. Los indicadores que podrá calcular también dependerán de las decisiones que haya tomado hasta este momento en el diseño de su sistema, como por ejemplo si va a seguir un modelo de seguimiento de primeros y últimos o un modelo de segui- miento completo, y qué tecnologías se utilizarán para introducir los datos en cada nivel. Indicadores de entrega de los MEA El tipo de indicador más fundamental para un sistema de TnT es el que indica si los MEA llegan o no a los beneficiarios previstos. Sin embargo, esto puede calcularse de muchas maneras diferentes, en muchos niveles diferentes. Nivel de lote de entrega Ejemplo de Indicadores: ● Porcentaje de entregas/paquetes que se han recibido (número total de entregas confir- madas recibidas / número total de entregas enviadas) Requisitos: ● Entregas numeradas/codificadas individualmente para cada destinatario, ya sea como un paquete o caja encuadernada, o como una como nota de entrega discreta. ● Los destinatarios deben tener teléfonos con capacidad para SMS o IVR (como mínimo) Este indicador puede utilizarse en sistemas que hacen un seguimiento de lotes discretos de MEA, como una entrega individual de MEA para una escuela concreta, que contiene muchos títulos pero que se entregan juntos en una caja o en un camión de una sola vez. Por lo general, esto requiere que el lote de entrega se haya empaquetado todo junto al entrar en el sistema, por ejemplo, en una caja o envuelto en plástico, y etiquetado para su destino final/receptor, a menudo con un código de barras o número de entrega. En este caso, el destinatario rec- ogería la caja o el paquete e informaría de que lo ha recibido, utilizando su código de barras o número de entrega. Esto también puede realizarse cuando los libros no han sido empaqueta- dos individualmente por el destinatario si hay notas de entrega que acompañan a los MEA y que indican qué títulos y cantidades debe recibir cada destinatario. En este caso, el receptor informaría de que ha recibido los títulos y las cantidades de los MEA según la lista indicada en el albarán cuyo número comunica como entregado. Esto es lo más sencillo para la parte receptora, ya que no necesita introducir ninguna infor- mación sobre qué títulos ha recibido y en qué cantidades, ni siquiera dónde recibe la entrega o en nombre de quien la recibe, porque el sistema TnT ya “sabe” lo que había en ese lote de entrega concreto, y a dónde debía ir. Como el usuario sólo tiene que indicar cuál es el número de identificación del lote y que lo ha recibido, los datos de este indicador se recogen fácil- mente mediante simples teléfonos a través de mensajes SMS o IVR. El sistema TnT también puede incluir una opción para que el usuario indique que hay algún problema con el lote de entrega, como que ha llegado dañado o no contiene lo que se esperaba, lo que puede ser investigado por los superiores. Aunque es relativamente sencillo, se trata de un KPI muy potente para evaluar las entregas de MEA en tiempo real, ya que permite a todas las partes interesadas ver el estado general de las entregas hasta el nivel de la escuela. También permite a las partes interesadas identificar cuándo las entregas en una región o distrito en particular están por debajo de sus pares, lo 61 que puede hacer que los supervisores de mayor nivel investiguen la situación para encontrar una solución. El primer inconveniente principal del uso de un KPI para las entregas por lote de entrega es que las cantidades de libros que deben entregarse a cada lugar final deben conocerse desde el principio, cuando los libros entran en la cadena de suministros, y esto no siempre es así. Los sistemas más descentralizados, en los que el nivel central no recibe los pedidos ni asigna los libros a las escuelas individuales, no son compatibles con este tipo de indicador. Esto incluye los sistemas en los que el nivel central recibe pedidos a granel de los niveles inferiores que han hecho su propia agregación, así como los sistemas que asignan los libros sin utilizar los datos del nivel escolar. El segundo inconveniente principal es la otra cara de su simplicidad para el receptor: la infor- mación que éste proporciona es mínima. En un sistema en el que el receptor se limita a indicar la recepción de un paquete concreto, ese paquete se marcará como recibido en el sistema, sin ninguna verificación independiente de que lo haya recibido el destinatario correcto. Incluso cuando se permite al destinatario indicar un problema con la entrega, dado que la información que proporciona es sólo básica, puede requerir mucho tiempo que los supervisores de nivel superior hagan un seguimiento con el destinatario para determinar la naturaleza exacta del problema y si se puede resolver o no. Dicho de forma más sencilla, este tipo de indicador hace un buen trabajo a la hora de transmitir si los MEA se han entregado, pero le cuesta más transmitir si se han entregado correctamente. Nivel de la Escuela o del destinatario Ejemplos de indicadores: ● Porcentaje de entregas/paquetes que han sido confirmados como recibidos correct- amente (total de entregas reportadas como recibidas por el destinatario correcto / número total de entregas enviadas) ● Porcentaje de escuelas que han recibido sus entregas (número total de escuelas que han confirmado haber recibido la entrega correcta / número total de escuelas) Requisitos: ● Entregas etiquetadas individualmente para cada destinatario, ya sea como un paquete o caja encuadernada, o como nota de entrega discreta. ● Los destinatarios deben tener teléfonos con capacidad para SMS o IVR (como mínimo) ● El destinatario debe tener un código de identificación individual para poder comparar el destinatario previsto con el real Un método un poco más complejo para evaluar las entregas de MEA añade la información de la escuela al seguimiento de los lotes individuales descrito anteriormente. La forma más sencil- la de conseguirlo es que cada centro escolar tenga un código identificador único que conozca la persona que recibe la entrega. Así, podrían utilizar tanto el número de entrega o el código de barras como el identificador único de la escuela para indicar que el lote de entrega concre- to se ha entregado en un lugar determinado. Al igual que el uso del lote de entrega solamente, esto también es relativamente sencillo de recoger por SMS o IVR en un simple teléfono. 62 El principal inconveniente de este indicador, comparado con el indicador de sólo lote anterior, es que cada escuela, y quien recibe la entrega, debe conocer el identificador único de esa escuela. Esto puede ser sencillo en los sistemas educativos en los que cada escuela ya tiene un código único que utiliza para informar. Si no es así, habrá que proporcionar a cada escuela dicho número de forma que se garantice que el número estará disponible para su uso cuando llegue la entrega, como por ejemplo en un cartel impreso que se cuelgue en la oficina de la escuela. Nivel del título MEA Ejemplo de indicador: ● Porcentaje de escuelas/receptores que han recibido todos los MEA que se les asign- aron (número total de receptores que han recibido al menos la cantidad de cada título de MEA que se les asignó / número total de receptores) Requisitos: ● El destinatario debe tener un teléfono inteligente (smartphone) y suficiente acceso a Internet para acceder a un formulario en línea o enviar los datos a través de una apli- cación que ya haya descargado ● Las asignaciones por beneficiario deben introducirse en el sistema a nivel central La forma más compleja de evaluar las entregas de MEA es por título individual de MEA y la escuela a la que se entregó. A diferencia de los sistemas descritos anteriormente, esto no requiere que se conozca el destino de cada MEA individual cuando entra en la cadena de suministros. En su lugar, cada destinatario tendrá que registrar las cantidades de cada título individual de MEA que reciba, lo que aumenta en gran medida la carga de entrada de datos para el destinatario. Por lo general, esto no es adecuado para la entrada en un simple teléfo- no, ya sea por SMS o IVR, y en su lugar requerirá que los datos se introduzcan en un teléfono inteligente o una tableta, utilizando un formulario en línea o una aplicación dedicada. La principal ventaja de este tipo de indicador es que, dado que el usuario introduce datos abundantes sobre lo que recibe exactamente, el sistema también puede rastrear datos detalla- dos sobre cualquier problema que surja y permitir a los supervisores comprender más fácil- mente la naturaleza y el alcance del problema sin necesidad de realizar una investigación. La principal desventaja de este tipo de indicador es que supone una mayor carga para el receptor, tanto por la tecnología que debe tener disponible como por el tiempo que le exigirá introducir los datos. Indicadores de calidad de las entregas Ejemplos de indicadores: ● Porcentaje de envíos que llegan con el producto dañado (cantidad total de envíos confirmados como llegados en los que se observaron daños / cantidad total de envíos confirmados como llegados) ● Porcentaje de materiales que llegaron dañados (cantidad total de MEA confirmados como entregados en los que se constataron daños / cantidad total de MEA confirma- dos como entregados) Requisitos: ● El sistema es capaz de informar cuando cualquier parte de un envío se ha recibido dañada (para el porcentaje de envíos); o 63 ● El sistema es capaz de informar de la cantidad total de MEA que se han recibido daña- dos (para el porcentaje de materiales) Este indicador mide la calidad del transporte y el almacenamiento dentro de la cadena de sum- inistros y si los MEA están siendo dañados antes de llegar a su destino final. En el caso de los sistemas basados en SMS o IVR que pueden captar una respuesta del receptor de que alguna parte de su entrega estaba dañada, pero que no pueden captar directamente información detallada sobre las cantidades, el primer indicador de ejemplo (porcentaje de envíos) sería fácil de calcular. En el caso de los sistemas basados en teléfonos inteligentes que pueden captar información más detallada sobre las cantidades, el segundo indicador de ejemplo (porcentaje de materiales) proporciona una comprensión más detallada del alcance de los problemas de calidad de las entregas. Indicadores de entrega adicionales para los Sistemas de Seguimiento Completo Todos los indicadores anteriores pueden calcularse en un Sistema de Seguimiento de primera y última milla. Para los países que han elegido un modelo de Sistema de Seguimiento Comple- to, hay varios indicadores de entrega adicionales posibles para medir lo que ocurre entre los niveles del sistema. Llegadas a tiempo Ejemplo de indicador: ● Número de envíos que llegan a tiempo, por nivel (número de envíos recibidos dentro de la ventana de entrega acordada / número total de envíos, desglosado por nivel de la cadena de suministros). Requisitos: ● Los envíos deben poder ser rastreados a medida que avanzan de un nivel a otro a través de la cadena de suministros ● Cadena de suministros que tiene ventanas de entrega definidas entre niveles Los sistemas que incluyen la capacidad de rastrear los envíos a medida que avanzan de un nivel a otro a través de la cadena de suministros pueden incluir este indicador, que mide los re- trasos entre cada nivel de la cadena de suministros. Un panel de control podría mostrar el nivel de llegadas a tiempo para cada nivel de la cadena de suministros, lo que daría a los usuarios una importante comprensión del grado en que las entregas de MEA están viajando a través de la cadena de suministros como se esperaba o se están “atascando” en un nivel particular. Además, se puede desglosar en un informe detallado por región administrativa o geográfica, lo que permitiría a los usuarios ver si alguna zona en particular tiene más o menos dificultades para garantizar la entrega a tiempo que otras. En lo inmediato, esto ofrece la oportunidad a los gestores de programas de tomar medidas para poner en marcha las entregas de MEA cuando haya problemas. Cuando el rendimiento dentro de un nivel difiere entre las áreas administra- tivas o geográficas, también proporciona una oportunidad a largo plazo para identificar las áreas de alto rendimiento para su estudio, de modo que los gestores de programas puedan comprender mejor qué factores conducen a un mayor rendimiento y si estos factores pueden reproducirse en las áreas de menor rendimiento. Las deficiencias de este indicador son que no cambia a medida que se resuelven los prob- lemas y no revela el grado del problema. Es decir, en un momento dado, una entrega o bien ha llegado a tiempo, o bien no ha llegado, pero aún no se ha excedido en el tiempo, o bien ha 64 llegado, pero se ha excedido en el tiempo, o bien aún no ha llegado y se ha excedido en el tiempo. Este indicador no distingue entre las dos últimas, y no distingue entre una entrega que llegó con un día de retraso y una entrega que llegó con 100 días de retraso. En pocas palabras, este indicador señala que hay un problema con las entregas que merece atención, pero no permite a los gestores del programa ver de un vistazo la magnitud del problema o cuándo se ha resuelto. Integridad de la entrega Ejemplo de indicador: ● Porcentaje de materiales MEA que llegaron a un nivel de paso que fueron recibidos por el siguiente nivel (cantidad total de MEA que se confirmó que fueron entregados en el siguiente nivel / cantidad total de MEA que se confirmó que fueron recibidos en cada nivel, calculado para cada nivel de paso). Requisitos: ● Los envíos deben poder ser rastreados a medida que avanzan de un nivel a otro a través de la cadena de suministros ● La cadena de suministros debe estar bien mapeada, con cada entidad de paso (al- macén, oficina subnacional) mapeada a cada destino que recibe entregas de MEA Este indicador puede considerarse como el progreso de las entregas para cada nivel del siste- ma que actúa como paso de las entregas de MEA en su camino hacia su destino final. Calcula- do para cada nivel de paso de la cadena de suministros (por ejemplo, almacenes nacionales, provinciales y de distrito), permite a los gestores de programas ver en qué punto de la cadena de suministros se encuentran los MEA. Puede desglosarse aún más en un informe detallado por zonas administrativas y geográficas, e incluso por almacenes individuales, para permitir una comprensión más precisa de dónde están los problemas. Al igual que las llegadas a tiempo, este indicador permite a los gestores de programas iden- tificar cuándo los materiales se están “atascando” en un nivel determinado, lo que les da la oportunidad de tomar medidas para resolver la situación. Sin embargo, este indicador resuelve las deficiencias del indicador de llegadas a tiempo, porque seguirá cambiando a medida que los materiales se muevan por el sistema. Es decir, un gestor de programas puede ver cuándo se atascan las entregas, puede tomar medidas para resolver la situación y luego puede ver cómo cambia el indicador a medida que los materiales vuelven a moverse por la cadena de suministros. Indicadores de solicitudes/necesidades Cabe señalar que en los sistemas que incluyen un componente de solicitud, en el que la escuela debe presentar solicitudes o debe presentar otros datos que se utilizarán para calcular sus necesidades, existe un incentivo muy fuerte para que los usuarios utilicen el sistema para presentar estos datos. Es decir, si una escuela no presenta sus datos de solicitudes/necesi- dades, es muy posible que no reciba libros, por lo que esperamos que la gran mayoría de las escuelas que puedan presentar estos datos lo hagan. Esto contrasta con los indicadores de entrega, en los que el destinatario, por definición, ya ha recibido sus libros, y el incentivo para completar los datos requeridos para confirmar la entrega es más débil y puede ser visto como un requisito principalmente administrativo. Por ello, en todos los indicadores de entrega, cuando hay una diferencia entre el total de entregas pre- vistas y el total de entregas confirmadas, debe haber cierta incertidumbre sobre el grado en 65 que las entregas que no se confirmaron no se recibieron realmente, o si el destinatario simple- mente no utilizó, o no pudo utilizar, el sistema para confirmar la entrega. Por ejemplo, si un país completa un ciclo de entregas y comprueba que el 92% de las escuelas han confirmado haber recibido sus entregas, existe cierta incertidumbre sobre cuántas de las restantes 8% escuelas no recibieron realmente los libros, cuántas decidieron no confirmar las entregas que sí recibi- eron y cuántas simplemente no pudieron utilizar el sistema por una u otra razón. Por lo tanto, los indicadores de solicitud sirven como un buen indicador para evaluar no sólo cuántas escuelas han presentado solicitudes, sino también, en un sentido general, cuántas escuelas pueden utilizar el sistema TnT para enviar datos. Esto puede añadir una capa de comprensión a sus otros indicadores. Nivel de la escuela o del destinatario Ejemplo de indicadores: ● Porcentaje de escuelas/receptores que han presentado con éxito una solicitud de libros u otros datos de necesidades (número de escuelas que han presentado datos de solicitudes o necesidades / número total de escuelas) Requisitos: ● Los destinatarios deben tener teléfonos con capacidad para SMS o IVR (como mínimo) ● El destinatario debe tener un código de identificación individual para poder vincular su solicitud a su escuela Este indicador puede utilizarse en sistemas que incluyan un método de recopilación de datos para establecer las necesidades, ya sea a nivel de título individual de MEA o a nivel de escuela (datos de inscripción), para evaluar cuántas escuelas han podido presentar con éxito sus datos de solicitud/necesidad. Dado que el indicador se calcula a nivel de escuela, se desagrega fácilmente en un informe por región administrativa o geográfica. Este informe se puede utilizar para identificar qué escuelas necesitan un seguimiento para ayudarles a utilizar el sistema para presentar sus datos de solicitud o bien para recoger los datos de solicitud manualmente si no pueden utilizar el sistema. Indicadores de asignación Ejemplo de indicadores: ● Porcentaje de libros solicitados que fueron asignados (número total de libros asignados / número total de libros solicitados) Requisitos: ● Sistema TnT que incluya un sistema de recogida de datos de solicitudes. En los sistemas que recopilan datos de solicitudes de las escuelas, un indicador de asignación puede ayudar al nivel central a evaluar en qué medida pudieron satisfacer las necesidades expresadas en los TnT. A diferencia de los indicadores anteriores, este indicador no mide el rendimiento del sistema TnT o del propio sistema de distribución de MEA. En los casos en los que la adquisición de MEA se realiza de forma centralizada, este indicador simplemente ayuda a los planificadores centrales a comprender la diferencia entre lo que su presupuesto pudo proporcionar para el año en curso y lo que fue la necesidad expresada de libros de texto. Cuando la adquisición de MEA se realiza a nivel descentralizado, como por ejemplo por parte de las oficinas de educación a nivel provincial, este indicador puede ayudar a todos a entender el grado en que las diferentes secciones administrativas de su sistema educativo son 66 capaces de satisfacer las necesidades de sus alumnos, dónde puede ser necesario un apoyo presupuestario adicional y si hay algún desequilibrio que pueda ser abordado. Informes Mientras que los tableros de mando que muestran los KPIs hacen un buen trabajo mostrando indicadores agregados que permiten a los usuarios saber cómo está funcionando el sistema de distribución y señalan cuándo puede haber un problema, para un análisis más detallado a menudo es útil poder trabajar con un informe más detallado. Es decir, una vez que el gestor del programa ha identificado a través de un KPI que existe un problema que merece atención, un informe detallado puede ayudar a señalar exactamente dónde está el problema. Diferentes tipos de usuarios pueden necesitar diferentes tipos de informes y, de hecho, al- gunos usuarios pueden no necesitar informes en absoluto, simplemente quieren utilizar el tablero de mando. Por ejemplo, los gestores de programas de alto nivel pueden querer simple- mente poder ver los KPI, y pueden delegar el análisis posterior cuando surjan problemas. En el otro extremo del espectro, un director de escuela puede no tener interés en el estado general de un indicador a escala nacional, sino que simplemente quiere ver lo que ocurre en su área específica. Además de ser más detallados que los indicadores clave de rendimiento (KPI) que pueden mostrarse en un tablero de control, los informes suelen permitir a los usuarios elegir los dif- erentes niveles en los que desean ver los datos agregados, y permiten a los usuarios utilizar filtros para limitar los resultados mostrados en el informe a lo que el usuario individual está in- teresado. Por ejemplo, un gestor de programas a nivel de provincia podría desear ver los datos agregados a nivel de los distritos que atiende, filtrando para mostrar sólo los distritos dentro de su provincia. Un gestor a nivel de distrito podría desear ver el mismo informe, pero con los datos agregados a nivel de las escuelas que atienden, y sólo dentro de su distrito. Esta capaci- dad de cortar los datos de muchas maneras diferentes para diferentes audiencias hace que los informes sean herramientas poderosas para hacer un análisis más profundo para entender lo que está sucediendo en una cadena de suministros. Los ejemplos de informes que se comentan a continuación presentan algunos posibles in- formes que los diseñadores del sistema pueden poner a disposición de todos los usuarios, incluyendo posibles casos de uso. Esta lista no es ni mucho menos exhaustiva, pero dará a los diseñadores de sistemas algunas ideas y conocimientos sobre cómo pensar en los informes que podrían querer, quiénes los utilizarían y cómo los utilizarían. Ejemplos de informes Cantidad solicitada, por título de MEA y por escuela Este informe mostraría los datos de las solicitudes a un nivel muy detallado, hasta las can- tidades de títulos individuales solicitadas por escuelas individuales. Un director de escuela podría desear consultar este informe, filtrado sólo para su escuela, para asegurarse de que los datos de las solicitudes que pretenden presentar se capturan correctamente en el sistema. Un director de distrito podría querer ver este informe, filtrado sólo para las escuelas de su distrito, para revisar las solicitudes presentadas por las diferentes escuelas que supervisa. Los usuarios de niveles superiores del sistema generalmente no necesitarían ver los datos a este nivel de detalle, ya que simplemente son demasiados datos para entenderlos para un grupo grande, pero en cambio pueden desear ver los datos de las solicitudes agregados no por escuela sino 67 por región administrativa o geográfica, o para todo el país, a fin de entender las cantidades generales de cada uno de los títulos de MEA que se necesitarán. Cantidad asignada, por título MEA y por escuela Al igual que el informe anterior, este informe mostraría las cantidades individuales de títulos de MEA asignados a cada escuela (es decir, la cantidad que la entidad contratante se ha comprometido a entregar a cada escuela, tras tener en cuenta los datos de las solicitudes y los presupuestos disponibles). También en este caso, los directores subnacionales pueden desear ver este informe filtrado para su área administrativa para ver el número global de MEA que deberían esperar recibir, o para comparar una entrega recibida con lo que se esperaba entregar. Los directores de los centros educativos pueden desear ver este informe, filtrado sólo para su centro, para ver lo que se les ha asignado sin tener que esperar a que aparezca la entrega. Los usuarios de nivel superior podrían querer agregar esta información a diferentes niveles para ver los materiales del MEA que se esperan en cada nivel, pero es poco probable que deseen utilizar el informe en su forma totalmente desagregada. Estado de las entregas, por escuela Este informe mostraría el estado de entrega de cada escuela. Los posibles estados de entrega variarán en función del diseño del sistema. Pueden incluir simplemente entregado/no entre- gado todavía, o pueden incluir entregado/entregado (no confirmado) /entregado (confirmado), o pueden contener información adicional como todavía no entregado/entregado (completo)/ entregado (incompleto)/entregado (dañado). Este informe es muy útil para los gestores de los niveles subnacionales. Los gestores del nivel inmediatamente superior a las escuelas, como los distritos, podrían utilizar este informe para hacer un seguimiento de cuáles de las escuelas que supervisan no han recibido los libros (o no han acudido a recogerlos en los sistemas que dependen de las escuelas para su recogida). Esto les daría la oportunidad de tomar una serie de medidas para las escuelas que aún no han recibido su entrega: podrían animar a esa escuela a venir a recoger su entrega; podrían inten- tar medios alternativos para hacer llegar la entrega a las escuelas; o podrían hacer un segui- miento con la escuela para asegurar que una entrega exitosa que no fue confirmada pueda ser confirmada en el sistema. Los niveles subnacionales superiores podrían utilizar este informe, filtrado para su propia área, como una provincia, para comprobar el rendimiento del siguiente nivel que supervisan. Por ejemplo, un director provincial podría comprobar el estado de las entregas en todos los distritos que supervisa, y si observa que un distrito concreto se está quedando atrás, tendría la oportunidad de hacer un seguimiento con ese director de distrito para ver si el rendimiento puede mejorar. Discrepancias y problemas de entrega, por escuela Este informe mostraría todos los centros educativos que han comunicado un problema con su entrega. Dependiendo de cómo esté configurado el sistema, también podría mostrar infor- mación adicional como la naturaleza del problema notificado, por ejemplo, una entrega marca- da como recibida dañada o incompleta. Este informe puede actuar como una lista de verificación para los administradores de pro- gramas, quienes pueden buscar todas las escuelas dentro de su área de responsabilidad 68 que han informado de un problema y comenzar a investigar esos problemas para una posible resolución. Escuelas que no informan; escuelas que no solicitan Estos dos informes, que son distintos, pero cumplen una función muy similar, permiten a los directores de programa identificar las escuelas (u otros destinatarios) que no han comunicado su entrega como recibida o que no han presentado los datos de solicitud de libros. Al igual que el informe de discrepancias en la entrega, estos informes pueden actuar como una lista de control para los gestores del programa, permitiéndoles identificar qué escuelas necesitan un seguimiento, ya sea porque no han confirmado una entrega o porque no han presentado sus datos de solicitud. Un aspecto destacable de estos informes es que, como informan sobre los centros escolares, a diferencia de los informes mencionados anteriormente, que incluyen los datos enviados por los centros escolares y los almacenes, estos informes incluyen los centros escolares que no han comunicado nada. Esto requiere que la lista maestra de escuelas en el sistema se manten- ga lo más actualizada posible, ya que de lo contrario estos informes contendrán errores. Por ejemplo, estos informes incluirían una escuela que no ha informado, incluso si no se esperaba que esa escuela informara, por ejemplo, porque ha cerrado. Por otra parte, estos informes no contendrían una nueva escuela que se espera que informe, si esa escuela no se ha añadido a la lista maestra de escuelas. EJEMPLO REAL Informes de OTIMS en Afganistán El manual de OTIMS describe así la funcionalidad de los informes: OTIMS proporciona un módulo de generación de informes con un solo clic para todas las necesi- dades de información y planificación del Ministerio en todos los niveles del proceso de distribu- ción de libros de texto. Una de las muchas funciones importantes de elaboración de informes es la de los libros de texto perdidos o desaparecidos, que proporciona una lista precisa de los libros que faltan en cualquier nivel del proceso. Esto, junto con otras funciones, ayuda a garantizar la transparencia, la responsabilidad y la puntualidad de los libros por parte de los estudiantes. El OTIMS está actualmente alojado en http://74.208.121.179 y se puede acceder a él (Afghan Children Read, s.f., p. 4). ¿CÓMO RECIBIRÁN CAPACITACIÓN LOS USUARIOS? Los costos y la viabilidad de la capacitación de los usuarios a escala nacional son criterios muy importantes que hay que tener en cuenta a la hora de diseñar un sistema de TnT. A menudo, cuanto más sencillo es el sistema, menos complejos son los requisitos de capacitación. 69 EJEMPLOS REALES CONSIDERACIONES SOBRE LA CAPCITACIÓN EXTRAÍDAS DE CAMBOYA Capacitar en el momento oportuno: En la mayoría de los TnT, suele haber largos intervalos de tiempo en los que los usuarios no participan en el sistema. Por ejemplo, las confirmaciones de libros a nivel escolar pueden producirse 6 meses después de que se introduzcan las solicitudes de libros en el sistema. La capacitación debe desglosarse en módulos o partes basadas en tareas inmediatas, e impartirse virtualmente o en persona lo más cerca posible del momento de uso. Lo ideal son los vídeos de 30 segundos o los buscapersonas con capturas de pantalla que demues- tren uno o dos pasos. Desarrollar material de formación digital para que llegue a todo el país: La plataforma TnT en Cam- boya incluye usuarios a nivel escolar y comunitario. Para lograr una mayor escala, la capacitación y el apoyo sólo podían proporcionarse virtualmente, ya que las capacitaciones presenciales en todo el país eran prohibitivamente caras para el gobierno. Funcionan bien los vídeos cortos, los mensajes instantáneos/correos electrónicos breves con gráficos GIF, los PDF o JPG digitales de una página y un tablón de anuncios/repositorio en línea de herramientas digitales de capacitación. Difusión de los recursos de formación digital: Utilizando el enfoque “justo a tiempo”, los actores relevantes dentro del Ministerio de Educación pueden programar la difusión de las herramientas digitales de capacitación específicas a través de grupos cerrados de mensajería instantánea (como WhatsApp, Messenger, etc.), medios sociales, correo electrónico, SMS o chatbot en las etapas pertinentes dentro de la línea de tiempo de la cadena de suministros. La difusión de las herramientas de capacitación puede incluso integrarse en el propio sistema TnT, enviándose como recordatorio o notificación. Acomodar las necesidades anuales de capacitación: Si el sistema incluye usuarios a nivel comuni- tario, será importante recordar que los padres, la Asociación de Padres o los miembros de la junta directiva cambian. Habrá que distribuir herramientas de capacitación digital cada año. En el caso de la capacitación/apoyo presencial, será necesario que haya alguien de forma permanente en la escuela o a nivel local que se encargue de formar/transmitir las herramientas de capacitación a los nuevos miembros de la comunidad. Además, si se espera que las personas que se encargan de recoger y empaquetar los libros en los almacenes utilicen la TNT, es probable que este person- al cambie anualmente o para cada entrega, y que necesite capacitación cada vez. Crear personas de recursos locales para el apoyo a la capacitación en persona: Siempre habrá usuarios a nivel escolar/comunitario para los que la capacitación a distancia a través de herra- mientas de formación digital no sea una opción viable, y se necesite ayuda en persona. La iden- tificación de personas de recursos locales es una alternativa de bajo costo a la organización de talleres de capacitación más formales y presenciales. Los funcionarios de distrito, por ejemplo, pueden recibir niveles adicionales de capacitación (virtualmente, si es necesario), que les permi- tan ofrecer una sólida red de apoyo a los directores de las escuelas o a los usuarios a nivel comu- nitario. También se puede pedir a los funcionarios de distrito que identifiquen a los “primeros en adoptar” o a los campeones a nivel escolar o comunitario que puedan ofrecer apoyo a los demás y ser reconocidos como “Expertos en Seguimiento y Rastreo”. 70 Capacitación completa vs capacitación justo a tiempo La experiencia ha demostrado que una capacitación completa tradicional, en la que se reúne a los usuarios y se les forma en un proceso completo de principio a fin, no es adecuada para un sistema TnT para MEA. En primer lugar, porque a menudo hay tantos actores implicados que puede resultar prohibitivo y costoso intentar reunir a todos para una capacitación centralizada. Y lo que es más importante, dado que la distribución de los MEA a menudo sólo se realiza una vez al año, y a veces incluso menos, suele haber un gran desfase entre dicha capacitación centralizada y el momento en que se pide a los agentes que realicen las tareas para las que han sido capacitados. Esto provoca problemas para que esos actores sean capaces de re- cordar correctamente aquello sobre lo que han sido formados, lo que a menudo hace nece- saria una nueva capacitación en el puesto de trabajo y anula los beneficios de la capacitación original. Por ejemplo, en muchos sistemas se puede pedir a los directores de las escuelas que utilicen la TnT para solicitar los MEA al final de un año escolar y luego de nuevo para confirmar las entregas de los MEA cuando se entregan meses después. Si se les forma en ambas tareas a la vez, pueden pasar muchos meses entre la capacitación y el momento en que se les pide que confirmen las entregas, y en ese momento puede que sólo hayan utilizado TnT una vez (para solicitar libros), y no para la tarea que están realizando en ese momento. Por último, cuando llegue el momento de volver a solicitar libros, habrá pasado un año entero desde la última vez que realizaron esta tarea, y aun así sólo habrán utilizado TnT un puñado de veces durante ese año; la experiencia demuestra que no es probable que recuerden cómo utilizar el sistema después de semejante intervalo. Por el contrario, la capacitación “justo a tiempo”, en la que los agentes son formados sólo en lo que necesitan saber para realizar tareas específicas y la capacitación se produce poco antes de que se les pida que realicen esas tareas, es la mejor práctica entre las cadenas de suministros de MEA. Como estas capacitaciones son pequeñas, también son más fácilmente adaptables a la capacitación descentralizada a nivel local, lo que reduce en gran medida el costo de formar a un número tan grande de personas, e incluso permite repetir la capacitación cada año. Por lo general, hay dos formas de realizar estas capacitaciones pequeñas y descen- tralizadas: en persona por parte de capacitadores maestros locales, o a distancia utilizando materiales de capacitación distribuidos electrónicamente. Formación/ capacitación presencial La capacitación presencial puede realizarse a través de un modelo de capacitación en casca- da, en el que un capacitador principal central realiza una capacitación de capacitadores para un número limitado de actores que, a su vez, se convertirán en capacitadores principales para los que están por debajo de ellos. Por ejemplo, un maestro capacitador central puede impartir una capacitación de capacitadores para los administradores a nivel regional o provincial, que a su vez impartirán una capacitación de capacitadores para los administradores de distrito, que finalmente proporcionarán capacitación a los directores de las escuelas dentro de sus distritos. Estas capacitaciones finales a nivel de escuela pueden celebrarse a nivel de distrito, reuniendo a los directores de escuela de un distrito para una capacitación breve; o pueden celebrarse durante las actividades de supervisión normalmente programadas en las propias escuelas. La clave es que los capacitadores principales se conviertan en expertos en los procesos para los que formarán a otros por debajo de ellos, y que cada nivel de capacitadores principales pueda acudir al nivel superior para recibir capacitación de repaso cuando sea necesario. 71 Capacitación a distancia La capacitación a distancia es cada vez más factible en un número creciente de países, a medida que mejora el acceso a Internet y a los datos celulares y se extiende el uso de los teléfonos inteligentes. La capacitación a distancia permite una verdadera capacitación “justo a tiempo”, ya que los actores pueden recibir los materiales de capacitación pertinentes para tareas concretas en el mismo momento en que se les pide que las realicen. Los materiales de capacitación a distancia pueden adoptar muchas formas, como un documen- to de una página en formato PDF o como una imagen como un JPEG; o un archivo GIF en mov- imiento o una serie de archivos; o un vídeo que se envía directamente o se enlaza en un sitio web o una plataforma de medios sociales; o simplemente un correo electrónico o una serie de mensajes SMS con instrucciones. Estos materiales son relativamente fáciles de crear, y una vez creados pueden difundirse y reutilizarse cada ciclo con un costo mínimo. El Ministerio de Educación de Camboya, por ejemplo, consiguió que los directores de las escuelas adoptaran completamente su TnT en todo el país (el 100% de las escuelas a nivel nacional) simplemente difundiendo vídeos cortos y un localizador para varias funciones de TnT en grupos cerrados de mensajería de Telegram, en un canal de Telegram dedicado, en YouTube y en Facebook. MEJORES PRÁCTICAS PROMOVER EL USO A LARGO PLAZO DE LAS TnT Y LA ADOPCIÓN DE NUEVOS COM- PORTAMIENTOS Mientras los Ministerios de Educación se centran en la creación del nuevo sistema de TnT, es necesario prestar atención al mismo tiempo a los enfoques para conseguir que la gente utilice el sistema a largo plazo. Varios países han visto cómo sus nuevas plataformas de TnT caían en desuso al cabo de unos años, o han tenido dificultades para conseguir su adopción generalizada a escala nacional. Para evitarlo, hay que tener en cuenta algunos enfoques clave. Lo ideal sería que el sistema de Seguimiento y Rastreo se diseñara de forma que estuviera to- talmente integrado en las prácticas existentes de la cadena de suministros, y que se limitara a digitalizar el proceso que ya está en marcha (All Children Reading, 2015a) Sin embargo, muy a menudo, el diseño de Track and Trace está incorporando nuevos elementos o tareas en el proceso de la cadena de suministros para mejorar su eficiencia - como hacer con- troles en el aula, o el escaneo de códigos de barras en los depósitos o almacenes provinciales/ regionales durante el reembalaje, por ejemplo. Para estas nuevas tareas, hay que prestar atención a cómo cambiar permanentemente los comportamientos y adoptar nuevas prácticas. Esto es es- pecialmente crucial a nivel de directores de escuela o funcionarios de distrito, donde puede haber muchos miles de usuarios de TnT. Si se decide mantener el sistema en papel al mismo tiempo que el nuevo sistema digital durante un periodo de prueba, el Ministerio de Educación tendrá que tomar medidas para animar u ordenar formalmente a los usuarios que utilicen tanto los métodos en papel como los digitales durante el periodo de prueba, y luego cambiar permanentemente a lo digital. Debe haber un fuerte apoyo por parte de los dirigentes a todos los niveles para conseguir que la gente siga utilizando las nuevas TnT una vez que se haya pasado el entusiasmo inicial. En la 72 comunidad o en la escuela, la gente puede ser reacia a utilizar sus propios datos telefónicos/ minutos. Los incentivos - incluidos los no monetarios, pueden desempeñar un papel importante. En Camboya, por ejemplo, la investigación sobre las motivaciones y aspiraciones de los Comités de Apoyo Escolar (CAE) sugirió que el simple hecho de dar a los comités una tarea concreta y un nuevo papel en el seguimiento de los libros de texto sería suficiente incentivo para que utilizaran la nueva TnT. Los datos de la prueba piloto sugieren que así es, ya que el 70% utiliza la TnT para confirmar la segunda ronda de entregas de libros y el 92% realiza controles puntuales. El Ministe- rio de Educación decidió conceder un certificado de reconocimiento a los comités que cumplier- an estos tres criterios: i. registrarse en la TnT, ii. utilizar la TnT para confirmar la entrega de libros y iii. utilizar la TnT para comprobar el uso de los libros en las aulas unos meses después. El 60% de los comités recibieron estos certificados durante el proyecto piloto. “En las discusiones de los grupos focales, los miembros de los CAE sugirieron que estaban dispuestos a apoyar el sistema incluso sin un incentivo. Sin embargo, el sistema de certificados puede haber ayudado a legitimar y establecer el nuevo papel de los CAE en la comprobación del uso de los libros en las escuelas con otras partes interesadas” (Grupo del Banco Mundial, 2020b) (World Bank Group, 2020b) Otra estrategia útil es contar con “campeones” locales o especialistas. Los funcionarios de distrito pueden desempeñar este papel y, con una capacitación adicional, pueden proporcionar apoyo, estímulo o supervisión en persona. El sistema puede enviarles alertas e informes sobre las escuelas que aún no han solicitado o confirmado libros, lo que les permite hacer un segui- miento en persona de las que no han utilizado el sistema. FINANCIACIÓN BASADA EN EL RENDIMIENTO Los sistemas de seguimiento y rastreo pueden permitir o mejorar los sistemas de financiación basados en el rendimiento cuando se ha contratado a partes privadas para prestar un servicio. Por ejemplo, cuando un país contrata a proveedores logísticos externos para la entrega de libros de texto, los datos de un sistema TnT pueden utilizarse para evaluar el rendimiento del contratista en tiempo real o casi real, y los pagos del contratista pueden vincularse a este ren- dimiento. Del mismo modo, cuando se contrata a los editores de libros para que los entreguen en un almacén determinado, los contratos de esos editores pueden vincularse a los datos de un sistema TnT. Si se aplican con cuidado, los contratos de financiación basados en el rendimiento pueden reforzar el rendimiento de un sistema de TnT. Por ejemplo, cuando al contratista le interesa que se registren datos que confirmen las entregas, se le incentiva para que se convierta en un administrador de esos datos, y puede ayudar a garantizar que se introduzcan los datos ade- cuados en el sistema, convirtiendo de hecho al contratista en un agente del sistema TnT que garantiza que todos los datos se introducen como se espera. Sin embargo, hay que tener muy en cuenta qué datos recoge su sistema TnT, qué le dicen realmente esos datos y quién los introduce. Por ejemplo, en un sistema TnT que se basa en los SMS para que los directores de las escuelas confirmen que un determinado envío ha llegado, 73 con un destinatario en la última milla simplemente introduciendo el código del envío y confir- mando que se ha recibido, puede que no haya forma de verificar que el envío se ha entregado específicamente en el lugar al que estaba destinado. Este sistema podría ser aprovechado por el contratista para informar de que un envío ha sido entregado correctamente cuando en reali- dad no lo ha sido, a menos que haya alguna forma de verificar de forma independiente dónde se entregó exactamente el envío. Recoger las coordenadas GPS en el lugar de entrega y com- pararlas con una base de datos de lugares de entrega podría proporcionar esta verificación, pero requiere que se utilice un dispositivo con GPS en la última milla, lo que no es posible en muchos lugares, requiere que el dispositivo con GPS pueda recibir una señal precisa, lo que no siempre es posible, y requiere una base de datos actualizada de todos los lugares de entrega con sus coordenadas GPS. Otra posibilidad es incluir un código de ubicación en la confirmación de la entrega que sólo conozca el destinatario, pero esto requiere que cada lugar de entrega tenga un código específico, que esos códigos se comuniquen al personal clave de esos lugares y que el personal clave que conozca esos códigos esté disponible cuando llegue la entrega. Todo esto complica mucho el sistema y requiere más capacitación y planificación, lo que aumenta el costo del sistema en general. EJEMPLOS REALES Uso de TnT para el pago basado en el rendimiento Con un sistema de TnT, las empresas de distribución comercial pueden recibir un pago por la entrega en función de los datos generados y mostrados en tableros de mandos e informes. Esto ha supuesto un cambio de juego para lugares como Ruanda. Con el Sistema de Información de Gestión (SIG) de Material de Enseñanza y Aprendizaje (MEA) de finales de la década de 2000, los editores/distribuidores no podían cobrar hasta que no demostraban haber realizado una entrega satisfactoria. Los distribuidores debían entregar los libros en las escuelas y, una vez entregados, se enviaban certificados de entrega confirmada en papel al nivel central, donde los datos se introducían en el SIG y se comparaban con los datos de los pedidos de libros para evaluar la integridad de la entrega. Se pagaba a los distribuidores en función de todo el distrito, es decir, se les pagaba cuando se entregaba con éxito a todas las escuelas de un distrito (en lugar de a nivel nacional, lo que habría requerido un largo tiempo de espera hasta que se completaran todos los datos). También se impusieron multas del 10% por retraso en la entrega. Al menos tres editores/ distribuidores fueron excluidos durante cinco años por sus malos resultados y sus libros fueron eliminados de la lista de libros aprobados por el gobierno. Este sistema eliminó el problema de los distribuidores que descuidaban las escuelas más difíciles de alcanzar, y resultó ser el más exitoso. Los distribuidores aceptaron el sistema y accedieron a entregar a las escuelas, ya que se les garantizaba un ingreso de 5 años de entrega, tenían pedi- dos al por mayor y un calendario garantizado tanto de pedido como de entrega de libros (N. Read, comunicación personal, 19 de abril de 2021; Read, 2016, 2017).MEJORES PRÁCTICAS 74 MEJORES PRÁCTICAS Financiación basada en el rendimiento: Compromiso interdepartamental en el diseño y la toma de decisiones Contar con la plena participación de los funcionarios responsables de las adquisiciones y la con- tratación en el diseño y las pruebas iniciales de TnT podría ser importante para garantizar que el uso de TnT se incluya en los contratos de los distribuidores, y que TnT esté generando los datos que necesitan para determinar el pago. Para lograrlo, los funcionarios de compras pertinentes deben participar en todas las discusiones y tomas de decisiones importantes en las primeras etapas del diseño y desarrollo de TnT. También deben ser invitados a observar su uso inicial durante las pruebas y el pilotaje en las escuelas para que confíen en la fiabilidad de los datos generados por el sistema. Además, si se espera que los recibos digitales y los comprobantes de entrega generados a través de la plataforma TnT (en la que se habilitan las firmas digitales, la geolocalización y los sellos de tiempo) sustituyan a los actuales recibos y comprobantes de entrega en papel, es fun- damental que el Ministerio o departamento correspondiente se comprometa desde el principio. A menudo se trata de un ministerio gubernamental totalmente distinto al de Educación, como el de Economía o el de Hacienda. Su participación en el diseño de los recibos digitales y su prueba sobre el terreno será esencial para obtener su plena confianza en el nuevo sistema si se quiere que las versiones digitales sean reconocidas en última instancia por todas las autoridades perti- nentes. 75 Anexos ANEXO I: EJEMPLOS DE HOJAS DE DATOS MAESTRAS La columna vertebral de un sistema son sus hojas de datos maestras. En ellas se registran todas las categorías de cosas que un sistema debe seguir y cómo se relacionan entre sí. Hoja de datos maestra de las escuelas/localidades Esta hoja debe contener toda la información necesaria para identificar y definir una escuela o un destinatario. Los campos de datos podrían incluir lo siguiente: ● Nombre de la escuela ● ID de la escuela ● Tipo de escuela (primaria, secundaria, universitaria, etc.) ● Dirección de la escuela ● Provincia ● Distrito ● Coordenadas GPS ● Nombre de la persona de contacto ● Número de teléfono ● Correo electrónico ● Instalación de suministro ● Niveles de grado ● Activo/inactivo Hoja de datos del maestro de Bodegas (almacenes) Esta hoja debe contener toda la información sobre las bodegas de la cadena de suministros. Los campos de datos podrían incluir lo siguiente: ● Nombre de la ubicación ● ID de la ubicación ● Dirección ● Provincia ● Distrito ● Coordenadas GPS ● Persona de contacto ● Número de teléfono ● Correo electrónico ● Instalación de suministro ● Nivel de distribución ● Número de cada título y tipo de producto en stock ● Activo/inactivo 76 Hoja de datos maestra de la Lista Nacional de MEA Esta hoja debe contener toda la información sobre los títulos individuales de MEA que se utili- zan en el sistema educativo. Los campos de datos podrían incluir lo siguiente: ● Título ● Número de identificación ● Autor ● Editorial ● Número de edición ● Año de publicación ● Idioma ● Año/grado del producto ● Materia ● Categoría (edición para estudiantes, edición para profesores, etc.) ● Activo/inactivo Hoja de datos maestra de Solicitudes y Asignaciones Esta hoja debe contener la información que se utilizará para definir la necesidad expresada de cada escuela, ya sean solicitudes presentadas por las escuelas u otra información que se utilice para calcular la necesidad. Los campos de datos podrían incluir lo siguiente: ● ID de la escuela ● Número de estudiantes por nivel de grado ● Número de profesores ● Número de alumnos con necesidades educativas especiales, por tipo ● Número de identificación del MEA Cantidad en existencias Condición Cantidad solicitada Cantidad asignada Hoja de datos del maestro de Distribución Esta hoja debe contener la información que se utiliza para identificar cada envío individual que será rastreado por el sistema. Los campos de datos podrían incluir lo siguiente: ● ID de envío ● ID de origen ● ID de destino ● Número de identificación de MEA Cantidad ● Estado del envío Fecha y hora de la última actualización 77 ANEXO II: EJEMPLOS DE HOJAS DE REFERENCIA DE INDICADORES Una hoja de referencia de indicadores es una herramienta que ayuda a todos los que realizan o revisan los datos de seguimiento y evaluación a entender claramente cómo se define un indicador, cómo se muestra, para qué se utiliza y cómo se calcula exactamente. Es útil propor- cionárselas al desarrollador de su sistema TnT para asegurarse de que entiende las expecta- tivas que tiene sobre cómo se utilizarán los datos en el sistema. A continuación se ofrece una hoja de referencia de indicadores genéricos. Hoja de Referencia de los Indicadores Indicador: nombre del indicador Definición precisa: Describir el indicador en un lenguaje claro, utilizando frases completas Unidad de medida: ¿Cómo se mostrará el indicador? Método de cálculo: Numerador: describa lo que se incluirá en el numerador Denominador: describa lo que se incluirá en el denominador Desagregado por: describa a qué niveles de desagregación se calculará el indicador Justificación: Describa por qué recoge este indicador, incluyendo lo que le dice y lo que puede hacer con esa información 78 ANEXO III: CONSIDERACIONES TECNOLÓGICAS ADICIONALES Blockchain Lo que hay que saber sobre la cadena de bloques (blockchain) En pocas palabras, “blockchain” se refiere a una tecnología que esencialmente asegura que todas las personas que tienen acceso a un conjunto de datos pueden confiar en que los datos que están viendo no han sido cambiados o manipulados. Lo que hay que saber es que el caso de uso de las aplicaciones de Track and Trace es garan- tizar que todos puedan confiar en los datos en los que puede haber preocupaciones de que alguien los cambie. Por ejemplo, un donante multilateral puede temer que un país cambie sus datos para complacer al donante o para tratar de obtener más financiación. Dentro de un país, el gobierno central puede temer que el personal a nivel de provincia o de distrito esté cam- biando sus datos, ya sea haciendo que las cosas parezcan mejores de lo que son para que su propio rendimiento parezca bueno, o haciendo que las cosas parezcan peores de lo que son para tratar de conseguir más recursos y ayuda. El personal de los niveles más bajos de la cadena de suministros de MEA puede temer que el personal del nivel central esté cambiando los datos que comunican para que la situación parezca mejor de lo que es, con el fin de ocultar una mala gobernanza. Blockchain garantiza que todos los datos del sistema se mantienen tal y como se introdujeron originalmente, y cualquier cambio en los datos queda registrado y es visible para todos los usuarios. Blockchain no permite por sí mismo ninguna parte de la recopilación, comunicación o análi- sis de datos para los que puede estar construido un sistema de seguimiento y rastreo, pero garantiza que todos los usuarios puedan confiar en que los datos del sistema son los que se introdujeron originalmente y no han sido manipulados. Sin embargo, blockchain es una tecnología complicada, y su uso añade complejidad y gastos a un sistema de seguimiento y localización sin añadir funcionalidad adicional. Aunque algunos países lo han probado, espe- cialmente con el OTIMS en Afganistán (descrito más adelante), hasta la fecha ningún país está utilizando blockchain en un sistema de seguimiento y rastreo de MAE a escala. EJEMPLO REAL BLOCKCHAIN EN SISTEMAS TnT Creative Associates International ha desarrollado una prueba de concepto utilizando blockchain en las cadenas de suministros de MEA. Con el objetivo final de realizar pagos más rigurosos basados en el rendimiento de los distribuidores de MEA, Creative Associates quiere investigar si el uso del libro mayor de blockchain proporcionaría la confianza necesaria para poder vincular los pagos de los distribuidores, quizás incluso los pagos automáticos, a los datos de distribución de MEA. Creative ha puesto en marcha la arquitectura, y está invitando a los actores globales en el campo de la cadena de suministro de MEA a conectarse al sistema. Se puede encontrar más información en https://vimeo.com/user18516416/review/298939561/d32f74b8fb (Creative Associ- ates International, n.d.). 79 Más información sobre blockchain Blockchain funciona como una cadena de bloques que contiene información en bloques autocontenidos. Esta cadena se distribuye a través de Internet mediante una red de igual a igual. Cuando un nuevo usuario se une a un sistema blockchain, obtiene su propia copia de la cadena de bloque Cada bloque contiene datos sobre una unidad de transacción, un hash único creado a partir de estos datos, que actúa como huella digital. Cada bloque también almacena el hash del blo- que anterior. Este bloque encadenado de forma única, vinculado a través de un hash generado criptográficamente, impide los intentos de manipulación de cualquier bloque, ya que cualquier cambio conllevará el consiguiente cambio del hash autogenerado, lo que invalidará toda la ca- dena. Dado que la cadena de bloques está distribuida, los demás también se darán cuenta de este intento de manipulación. Blockchain utiliza un sistema de consenso reforzado tecnológi- camente que valida la integridad de la cadena de bloques distribuida en la red de pares. Bitcoin es una de las cadenas de bloques más populares. Cada bloque de bitcoins contiene información - valor recibido del usuario, valor para el usuario y la cantidad de valor. Los bitcoins actúan como una criptomoneda digital, eliminando al intermediario (por ejemplo, los bancos) y su mecanismo de transacción autónomo de usuario a usuario hace que sea difícil de regular (por ejemplo, por el banco central y las autoridades fiscales). Su atractivo radica en que es prácticamente inviolable, anónimo y confiable debido a la ele- gancia de su arquitectura técnica. Los casos típicos de uso de las Blockchains son los contratos inteligentes, el libro de contabili- dad distribuido de los registros médicos, el notario electrónico y muchos otros. Ethereum es una de las mayores blockchain que soporta contratos inteligentes. Utiliza el len- guaje de programación Solidity para crear los contratos inteligentes. La recaudación de fondos (crowdfunding) es otro caso de usuario. Si se alcanza el objetivo de recaudación, el fondo se pone a disposición del equipo de producto que hizo la campaña de recaudación de fondos. Si no se alcanza el objetivo, el financiador del contribuyente individual recupera su dinero sin ningún intermediario en el sistema (por ejemplo, una empresa de cus- todia). Además, si el equipo del producto no cumple el “objetivo contratado”, el dinero vuelve automáticamente a los contribuyentes originales. Blockchain dio lugar a un sistema de confianza generado por la tecnología entre las partes, que en muchas situaciones aporta más eficiencia al eliminar la necesidad de intermediarios. Sin embargo, las Blockchains generaron un sistema de eco relativamente nuevo. Muchos pi- oneros y adoptadores están construyendo nuevos sistemas para aprovechar las propiedades únicas de blockchain: libros de contabilidad distribuidos, descentralizados, encriptados y a prueba de manipulaciones, toma de decisiones basada en el consenso reforzado por la tec- nología y liquidación más rápida de las transacciones monetarias. 80 Sistema basado en el servidor vs. basado en la nube Tradicionalmente, las aplicaciones basadas en la web solían ser on-prem (dentro de las pro- pias instalaciones), lo que significa que se utilizaban los propios centros de datos o salas de servidores de una organización para alojar esas aplicaciones. En la mayoría de los casos, para realizar copias de seguridad/restauración y solucionar problemas relacionados con cortes de energía, era necesario el acceso físico a los servidores. Sin embargo, en los últimos días, con la maduración del servicio web de Amazon (AWS), Mic- rosoft Azure, las plataformas de Google Cloud y muchos otros proveedores de nube de bajo costo, la relación costo-beneficio del alojamiento on-prem versus al alojamiento en la nube se ha inclinado hacia el alojamiento en la nube. La nube de Amazon AWS es la que más cuota de mercado tiene con un conjunto completo de herramientas de desarrollo, despliegue y gestiones accesibles a través del navegador y de herramientas de interfaz de línea de comandos (CLI) de acceso remoto. La interfaz de la nube también facilita el mantenimiento de instancias separadas de desarrol- lo, pruebas, formación y producción. El conjunto de herramientas de integración continua y despliegue continuo (CI/CD) permite las mejores prácticas de desarrollo ágil. En muchas situaciones, los países anfitriones requieren que los datos estén bajo su propio control. En tales escenarios, el desarrollo, las pruebas y la formación pueden realizarse a través de instancias basadas en la nube. Para la producción final, se puede generar una ima- gen de contenedor utilizando la canalización CI/CD para el despliegue solo de instalar instan- cias de producción en centros de datos locales controlados por el gobierno. Como alternativa, para cumplir con los requisitos de control de propiedad, la instancia de producción puede desplegarse en una cuenta en la nube controlada por el gobierno, simplemente compartiendo el enlace de la imagen del contenedor a esa cuenta. Funciones recomendadas de la base de datos La siguiente tabla enumera las funciones clave de la base de datos que una base de datos de Track and Trace deberá poder realizar: Función Descripción Administrar instalaciones/ Permite a los usuarios añadir, editar y desactivar instalaciones/ escuelas escuelas en el sistema logístico Administrar títulos de MEA Permite a los usuarios añadir, editar y desactivar entradas de títulos de MEA en el sistema logístico Administrar otros datos Permite a los usuarios añadir, editar y desactivar otros datos descriptivos descriptivos utilizados por el sistema TnT Administrar los datos logísti- Permite a los usuarios añadir, editar y eliminar los informes cos comunicados por cada individuales presentados por las instalaciones/escuelas. centro/escuela de forma programada Administrar la lista de asig- Permite a los usuarios añadir, editar y eliminar entradas de una nación de MEA lista de asignación final 81 Imprimir informes y gráficos Permite a los usuarios imprimir informes y gráficos tanto en la pantalla como en una impresora Exportar datos Permite a los usuarios exportar datos en al menos algunos formatos fijos para su análisis fuera de la TnT computarizada. Copia de seguridad y Permite a los usuarios hacer una copia de seguridad y restaurar restauración de los datos los datos de la TnT computarizada. del sistema Archivar los datos del Permite a los usuarios hacer una copia de seguridad de los sistema datos durante un período y luego borrar esos datos de la TnT computarizada. Administrar los permisos de Permite a un administrador crear, actualizar y desactivar usuari- los usuarios os, asignarles y revocarles permisos. Interfaz con el componente Protocolo REST basado en interfaz de programación de apli- móvil caciones (API) para intercambiar datos de forma segura con el componente móvil Posibles interfaces con Posibles interfaces basadas en la API para enviar datos y con- proveedores de servicios sumir datos de los proveedores de servicios 3PL (por ejemplo, logísticos 3PL remitente, agente expedidor, transportista) Opciones de Plataforma Cada día se desarrollan y actualizan nuevas plataformas de software. El propietario del siste- ma TnT debe trabajar con su equipo de desarrollo de software, ya sea interno o externo, para determinar la plataforma más apropiada para su caso de uso particular. Sin embargo, en esta sección se comentarán algunas opciones actuales populares que podría considerar. JotForm Jotform es una herramienta de recogida de datos que puede utilizarse a través de navegadores o dispositivos móviles. Los formularios de recopilación de datos pueden diseñarse a través del sitio web de Jotform utilizando plantillas preconstruidas. Jotform tiene incorporado un modo offline que permite la recogida de datos cuando el usuario no tiene acceso a Internet. Jotform puede detectar automáticamente la conectividad en línea y puede sincronizar los datos de forma transparente con el sitio web de Jotform. Jotform tiene un modo Kiosco que permite que un dispositivo móvil, como una tableta, actúe como estación de servicio. En el modo Kiosco, varios usuarios pueden utilizar la herramienta de recogida de datos/encuesta para enviar sus respuestas. Jotform tiene una fuerte encriptación incorporada para que los datos sensibles del usuario protegidos por la privacidad puedan ser recogidos a través de Jotform. Jotform cumple con la ley HIPAA. Jotform puede permitir la creación de un flujo de trabajo de aprobación a través del cual el supervisor y los gerentes pueden revisar, aprobar y tomar medidas para cada presentación de datos. Los flujos de trabajo de aprobación pueden enviar notificaciones por correo electrónico. 82 Para elaborar informes sobre los datos recogidos, se puede utilizar el generador de informes de Jotform. Puede informar sobre los datos recogidos mediante gráficos, tablas e imágenes. Los informes pueden incrustarse en otros sitios web o compartirse en las redes sociales. Los informes se pueden imprimir en PDF. Jotform tiene la capacidad de integrarse con otras plataformas como Google sheets, Mailchimp, Salesforce, sistemas de pago en línea y conectarse a sistemas de bases de datos populares. Las notificaciones por SMS para los formularios enviados se pueden añadir a Jot- form a través de la integración con Zapier. Jotform es una aplicación comercial con un nivel gratuito para uso limitado. Las herramientas de integración son complementos comerciales. GraphLI (antes Geospago, sobre el que se basa el OTIMS de Afganistán) GraphLI es una plataforma comercial de automatización del flujo de trabajo de entregas entre empresas (B2B). Dispone de interfaces móviles y basadas en la web, con capacidad de segui- miento de geolocalización en tiempo real. GraphLI se llamaba antes Geospago y, desde su reorganización, se destina sobre todo a los sistemas de flotas de reparto para proporcionar un seguimiento en tiempo real de los vehícu- los de reparto, la hora estimada de llegada al destino y el envío de pruebas de entrega a los sistemas de seguimiento de entregas en línea. GEMS La iniciativa Geo-Enabling para el seguimiento y la supervisión (GEMS) es un conjunto de herramientas que permite la supervisión a distancia. GEMS cuenta con el apoyo del Fondo Fiduciario de Corea para la Transición Económica y la Consolidación de la Paz (KTF); recoge datos digitales del terreno mediante herramientas de código abierto, que luego se introducen automáticamente en un sistema de gestión de información centralizado. Los datos sobre el terreno se recogen mediante KoboToolBox, un conjunto de herramientas de código abierto y de libre acceso que permite desarrollar rápidamente formularios de recogida de datos a través de dispositivos móviles como teléfonos inteligentes o tabletas, y que envía los datos a un sistema back-end para su agregación, análisis e intercambio con otros siste- mas. Además de capturar las respuestas enviadas por los usuarios a los datos del formulario, KoboToolBox tiene la capacidad de cargar imágenes, escanear códigos de barras, enviar SMS y capturar la geolocalización de los usuarios. GEMS cuenta con un sistema central de gestión de información que aprovecha los datos enviados por KoboToolBox y utiliza el sistema de geoetiquetado de GEMS para localizar al usuario en un mapa. El mapa puede superponer otros datos, como una visión general de la organización/participación del usuario en el proyecto, y mostrar las imágenes cargadas. GEMS puede permitir el seguimiento en tiempo real, gracias a su capacidad para procesar grandes volúmenes de datos recibidos desde cualquier parte del mundo a través de Internet mediante la aplicación móvil Kobo y visualizar los datos en un mapa con geo etiquetas y per- mitir el desglose para ver la información enviada por los usuarios individuales. 83 Odoo Odoo es una aplicación popular de planificación de recursos empresariales (ERP) con muchas suites de módulos que cubren aspectos de adquisición, catálogo de productos, gestión de pedidos, gestión de inventario y almacén, distribución y transporte. Odoo es principalmente un sistema ERP comercial basado en la nube. Sin embargo, Odoo también tiene una edición comunitaria, que es de código abierto y de uso gratuito. Los módu- los básicos de adquisición, catálogo de producción e inventario están disponibles en la edición comunitaria. La edición comunitaria también viene con un sitio web para actuar como una página de aterrizaje. Odoo tiene una red de revendedores y muchos programadores independientes están dis- ponibles para la personalización. El mercado de Odoo también tiene muchas aplicaciones de terceros relativamente baratas que se pueden añadir a las ediciones comunitarias. Por ejemplo, un módulo de transporte y distribución puede ser añadido a Odoo. KoboToolbox KoboToolbox es un conjunto de herramientas disponibles gratuitamente como aplicación de código abierto. El sitio web de Kobo puede utilizarse para diseñar formularios de recogida de datos a partir de una plantilla de preguntas de encuesta de muestra lista para usar. Las pre- guntas admiten la mayoría de los tipos populares de preguntas de encuesta, como cuadros de texto, desplegables, preguntas de sí/no y de opción múltiple. También admite el escaneo de códigos de barras, la toma de fotografías, la captura de geolocalización y la carga de archivos. Los formularios de Kobo también permiten la validación de datos y la lógica de salto (saltar a diferentes secciones/preguntas en función de la respuesta del usuario). En el back-end, el sitio web de Kobo agrega los datos enviados que se pueden ver en línea. Los informes básicos, como el número de envíos, la tasa de informes, etc., están disponibles en el sitio web. Los datos se pueden exportar para utilizarlos en otras aplicaciones para su posterior análisis. De hecho, la herramienta GEMS mencionada anteriormente utiliza KoboTo- olBox para proporcionar el sistema de seguimiento de la geolocalización, con un sistema de aplicación de nivel central adicional que aprovecha los datos enviados a través de las aplica- ciones de Kobo que se ejecutan en los dispositivos móviles de los usuarios. KoboToolBox fue desarrollado originalmente por la Iniciativa Humanitaria de Harvard. Es de código abierto y de uso gratuito. Puede descargarse de github (repositorio de código fuente) Este articulo describe cómo GEMS utilizó el sistema basado en KoboToolBox en Bangladesh. 84 EJEMPLOS REALES TIPO DE TECNOLOGÍAS UTILIZADAS POR VARIAS TNTS En Nigeria, el componente de seguimiento de libros de la Iniciativa Educativa del Norte Plus, ejecutado por Creative Associates en colaboración con el Centro de Desarrollo Educativo y sus socios, utilizó la siguiente combinación de tecnologías: ● Fuentes de datos basadas en Microsoft Excel (fácil acceso sin conexión) en la última milla ● Plantillas de Microsoft Excel para las listas de distribución de libros ● Combinación de correo de Microsoft Word para la impresión de notas de envío ● Recogida de datos en tableta sin conexión en la entrega ● Base de datos mediante Microsoft SQL ● Power BI para tableros de mando e informes (Global Reading Network, 2018). En Afganistán, en colaboración con el Ministerio de Educación, el Laboratorio de Desarrollo de Creative Associates International desarrolló el sistema de aplicación OTIMS basado en una base de datos mySQL y el lenguaje de programación Laravel Php para el back-end, y el marco JavaS- cript Vue.JS para el front-end basado en la web. Para los componentes móviles, OTIMS utiliza el marco de referencia Cordova. Se pueden encontrar más detalles en github. La pantalla de inicio de sesión de la aplicación OTIMS y la guía del usuario están aquí here (Afghan Children Read, s.f.). ODK Open Data Kit (ODK) es una herramienta comercial de diseño de encuestas y recogida de datos. Sin embargo, también tiene una edición comunitaria gratuita que puede descargarse de github. En muchos aspectos, KoboToolBox ha sustituido a la versión original de ODK. La versión comercial de ODK ha añadido características adicionales. OpenEMIS Logistics OpenEMIS Logistics, desarrollado por Community Systems Foundation (CSF), es un software de código abierto que realiza el seguimiento de la entrega de libros de texto a las escuelas, basándose en comunicaciones por SMS y correo electrónico. Esta herramienta forma parte del paquete de código abierto OpenEMIS, que es una iniciativa liderada por la UNESCO y respal- dada por CSF para ayudar a los países en la implementación y el apoyo. Si bien la UNESCO pone el software OpenEMIS a disposición de los estados miembros de forma gratuita, hay que pagar los costos asociados a la asistencia técnica proporcionada por CSF para adaptar el sistema a las necesidades específicas de cada país. La plataforma OpenEMIS contiene una serie de productos interoperables que pueden fun- cionar de forma independiente o como parte de la arquitectura completa de OpenEMIS. Esto permite a los ministerios de educación elegir cualquiera de los productos de OpenEMIS que satisfaga sus necesidades. OpenEMIS Logistics es uno de estos productos (All Children Read- ing, 2015b). 85 Las características clave de OpenEMIS Logistics incluyen: ● Los administradores del sistema local administran usuarios, suscripciones y configura- ciones del sistema. ● Los funcionarios del Ministerio de Educación ingresan los detalles del paquete y el en- vío, incluida la ruta preferida. ● OpenEMIS Logistics utiliza alertas por SMS y correo electrónico para enviar y respond- er consultas del personal de la escuela y los padres. ● Los actores de la cadena de suministros confirman las entregas a través de la interfaz web, móvil o SMS. ● Utiliza tecnologías de mapeo a través de coordenadas geográficas para rastrear los envíos. ● Genera informes, paneles, etiquetas de envío, listas de empaque y mapas. ● OpenEMIS Logistics es totalmente personalizable, tiene soporte en varios idiomas y opciones para rastrear cualquier material escolar. EJEMPLO REAL PRUEBA ALFA DE LOGÍSTICA DE OPENEMIS EN MALAWI ● ● En 2016, una de las propuestas ganadoras del concurso Un concurso de premios del Gran Desafío para el Seguimiento del Desarrollo y Rastreo de los Libros fue OpenEMIS Logistics, de- sarrollado por Community Systems Foundation. La plataforma de código abierto se puso a prueba en cuatro escuelas y realizó un seguimiento de la entrega de libros a las escuelas mediante una interfaz web, una aplicación móvil y tecnologías de SMS. Los paquetes de libros fueron rastreados desde el punto de entrada a cada escuela utilizando códigos individualizados. Los usuarios del Ministerio de Educación podían recibir informes sobre el estado de las entregas y podían señalar los problemas. Los usuarios de la comunidad también podían realizar consultas y confirmar las entregas a través de SMS en teléfonos móviles (All Children Reading, 2015b; Lacey, 2016). SalesForce SalesForce es una plataforma comercial como oferta de servicio. Tiene muchas construcciones incorporadas listas para usar, como cuentas, productos, contactos, casos, activos y usuarios. Se pueden crear rápidamente objetos adicionales mediante herramientas de diseño en línea. Los objetos pueden tener relaciones entre sí, como padre/hijo, tal y como se encuentran en las bases de datos relacionales. SalesForce puede generar automáticamente los formularios CRUD (crear, leer, actualizar y eliminar) para cada uno de los objetos. También se pueden aplicar validaciones básicas de datos. SalesForce puede configurarse con flujos de trabajo de aprobación y notificaciones a través de correo electrónico y SMS. SalesForce es una plataforma completa de desarrollo de aplicaciones. Dispone de su propio mercado AppsExchange donde se pueden adquirir aplicaciones adicionales de terceros como complementos. Para la programación compleja, se puede utilizar el lenguaje de programación Apex propio de SalesForce. SalesForce tiene módulos de integración con muchas otras plataformas como Tableau, Zapier, Google, Microsoft SharePoint, JIRA y otros sistemas comerciales de ERP y de pago en línea. SalesForce utiliza un modelo de precios por usuario y por mes. SalesForce tiene precios con descuento para organizaciones sin ánimo de lucro. 86 ANEXO IV: ESTUDIOS DE CASO: RUANDA RUANDA MATERIALES DE ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE, SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN El siguiente es un extracto de Read N. (2017). Medidas de disponibilidad y uso de material de aprendizaje y enseñanza en el África subsahariana y otros países de bajos ingresos. Revista europea de educación. 2017;52:523-532. Recuperado de https://doi.org/10.1111/ejed.12242 página 529-531 En 2009, el Consejo de Educación de Ruanda (REB), con la ayuda del DFID, BTC y UNICEF, desarrolló un Sistema de Información de Gestión (SIG) computarizado para cuidar la provisión nacional de MEA para todas las escuelas de Ruanda. Debido al éxito del sistema tras su implantación en 2009/2010, se desarrollaron otras tres versiones del SIG. El SIG de Ruanda gestiona los pedidos de editoriales nacionales, las entregas a las escuelas, la gestión de las existencias (perdidas y dañadas, la vida útil de los MEA, las proporciones de alumnos/ profesores/asignaturas), además de proporcionar al Ministerio de Educación y a los donantes indicadores financieros y de otro tipo para futuras asignaciones presupuestarias. El sistema de gestión de la movilidad de Ruanda contiene datos exhaustivos sobre todas las escuelas públicas, estatales y privadas, incluidos todos los centros de educación preescolar, primaria, secundaria, escuelas combinadas (primaria y secundaria), VTC (escuelas técnicas de formación profesional) y TSS (escuelas secundarias técnicas). La base de datos también contiene todos los datos de localización GPS de casi todas las escuelas introducidas y se proporciona a los editores en sus formularios de entrega de material escolar para facilitar la entrega de materiales. Los datos de matriculación de cada escuela (niños y niñas) se recogen y actualizan anualmente en la base de datos, lo que permite que los presupuestos del Minis- terio de Educación sean lo más precisos posible. El SIG de MEA también contiene información sobre los datos de empleo de los profesores por asignatura; los datos de matrícula de los estudiantes por asignatura para aquellos grados en los que se han especificado asignaturas optativas; los presupuestos de adquisición; los datos de matriculación en necesidades edu- cativas especiales (SEN) por grado y asignatura; el catálogo aprobado de MEA; las editoriales aprobadas; los pedidos escolares anuales; las entregas anuales a las escuelas; los datos de las especificaciones técnicas de MEA; los supuestos de suministro objetivo; las entregas tardías y los calendarios de pago de las editoriales. El sistema de gestión de la información de MEA puede proporcionar a REB información sobre los niveles de existencias de MEA de cada escuela; los índices de pérdidas y daños por es- cuela, sector, célula, distrito y a nivel nacional; la vida útil proyectada de los libros vs. la vida útil alcanzada; la relación entre los MEA y los estudiantes por asignatura, por escuela, sector, célula, distrito y a nivel nacional; la relación entre los MEA y los profesores por asignatura, por escuela, sector, célula, distrito y a nivel nacional; el sistema de proyección financiera, que prevé los presupuestos futuros basándose en las relaciones proyectadas y en las entregas realizadas con éxito o sin él. 87 De 2009 a 2017, se desarrollaron herramientas adicionales en el SIG para proporcionar al Ministerio de Educación la capacidad de gestionar un sistema de suministro basado en la de- manda escolar y planificar y gestionar el sistema de forma rentable y eficiente. Las herramien- tas también ayudaron a reforzar los vínculos entre las escuelas, los distritos y el Ministerio de Educación y proporcionaron al cuerpo de inspectores información fiable para realizar inspec- ciones de las existencias escolares. La información obtenida en estas inspecciones sirvió de base para evaluar los niveles de uso de las escuelas, la gestión de las existencias, los índices de pérdidas y daños, las prácticas de gestión y los niveles de conservación, que son un factor clave para controlar los índices de pérdidas y daños en las escuelas y, por tanto, para reducir los costos y mejorar los suministros. El Ministerio de Educación puede ahora generar informes para proporcionar datos detallados y personalizados divididos en secciones nacionales, regio- nales, de circuito y de las escuelas. A partir de 2016, el REB ha decidido cambiar el modelo de un sistema basado en la demanda y el pedido de las escuelas a un sistema basado en el suministro por parte del gobierno, lo que requerirá la recopilación de datos de matrícula (independientemente del EMIS, que no está previsto que proporcione la información requerida por el Ministerio de Educación en el mo- mento necesario para las asignaciones de MEA), un sistema que permita al REB alojar los MEA de forma equitativa directamente a las escuelas individuales y el seguimiento de las entregas - completadas, incompletas o incorrectas. Se accede al SIG de MEA de Ruanda a través de una URL del sitio web. Los usuarios reciben un nombre de usuario y una contraseña para que, por ejemplo, cada escuela pueda ver su propio inventario y hacer sus propios pedidos. Los editores y distribuidores pueden descargar pedidos nacionales y regionales consolidados, imprimir certificados de entrega completados para que las escuelas los firmen y sellen como base para las reclamaciones de pago y ver informes personalizados de pedidos, entregas y pagos. El Ministerio de Educación puede ver y controlar el progreso de todos los aspectos del ciclo de suministro. De este modo, el Minis- terio de Educación puede supervisar el proceso de suministro de MEA desde la recopilación de datos de matrícula hasta la asignación de pedidos/REB a las escuelas, las entregas de los editores a los distribuidores y las entregas de los distribuidores regionales directamente a las escuelas. Desde 2010 hasta 2017, se han asignado $47,0000,00 USD (18,000,000 de unidades) a las escuelas a través de una subvención por capitación y una asignación central por parte del gobierno para la adquisición de libros de texto y material complementario en Ruanda. El SIG de la MEA ha permitido, en primer lugar, comprobar si las escuelas han gastado el dinero asignado a la adquisición de material escolar. En el periodo de 4 años, $1,620,414 dólares de este presupuesto no se utilizaron. Si se observan las cifras con detenimiento, se puede obser- var que de esta infrautilización de USD $1,6 millones de dólares, USD $1,435,628 dólares no se gastaron en el primer año de funcionamiento del SIG de los MEA. La infrautilización de los tres años siguientes sólo asciende a USD $184,786 dólares. La razón de la gran infrautilización en 2010 se debe a que las escuelas y el REB no estaban familiarizados con el proceso de pedido. Cuando las escuelas recibieron la hoja de pedido de 2010, no pidieron hasta la asignación presupuestaria proporcionada por el REB. En los años siguientes, se aplicó un umbral en el SIG de MEA durante la realización de los pedidos que señalaba a los colegios que no realizaban los pedidos dentro del 10% de su asignación presupuestaria. REB pudo ver qué escuelas no 88 hacían los pedidos correctamente, se puso en contacto con ellos y les proporcionó apoyo adicional para llevar a cabo el proceso de pedido de los colegios afectados. El SIG de los MEA no sólo pudo orientar y apoyar a la REB en la asignación y el pedido de materiales para las aulas, sino que el SIG hizo un seguimiento de las entregas de los libros pedidos a las escuelas. Sólo se pagaba a los editores si las escuelas proporcionaban a la REB un “Certificado de Entrega Confirmado” (CDC) firmado y sellado por el editor y la escuela. Con los datos de entrega introducidos en el SIG, se pudo calcular el éxito de las entregas de las editoriales a las escuelas. En 2010, las editoriales entregaron un exceso de material a las escuelas y, en cada uno de los tres años siguientes, el SIG de MEA logró tasas de éxito en la entrega que superaban el 99% de los materiales solicitados. Y lo que es más importante, el REB conocía cada año el estado de su propio progreso hacia el cumplimiento de sus propios objetivos de suministro de materiales de enseñanza y aprendizaje. El Consejo de Educación de Ruanda (REB), después de haber utilizado con éxito el SIG de MEA desde 2009, decidió en 2017 actualizar el SIG de MEA para una cuarta revisión. Actualmente se está desarrollando para incluir un “modelo de distribución basado en la oferta”. El SIG será capaz de asignar centralmente los materiales a las escuelas utilizando los datos de matricu- lación y las proporciones de clase de los MEA: proporciones de estudiantes por clase cuando sea necesario. 89 ANEXO V: ESTUDIO DE CASO: COSTOS FINALES DE TRACK AND TRACE EN CAMBOYA Costes anuales de funcionamiento de la versión final de TnT que se utiliza a escala en Camboya Tras una exitosa fase piloto, se revisó el diseño final del TnT para permitir su ampliación a escala nacional a un costo asequible para el Ministerio de Educación, que paga los costos anuales de funcionamiento del sistema. Las funciones del sistema se redujeron para disminuir los costos: ya no se hace un seguimiento de las entregas individuales con códigos de barras. La funcionalidad final del sistema incluye: ● Las escuelas pueden introducir los datos de las necesidades de libros en un formulario en línea ● Creación de una lista de asignación nacional basada en estas necesidades de libros ● Herramienta de corte/edición de la lista de asignación para que el Ministerio de Edu- cación pueda ajustar la lista de asignación nacional según el presupuesto, los títulos adicionales, la aplicación de los índices de daños estimados, etc. ● Las escuelas pueden utilizar un formulario para introducir datos sobre los libros que se reciben cada vez que hay una entrega ● Los miembros de la comunidad pueden rellenar un formulario de control puntual para auditar la disponibilidad de libros en el aula. Los usuarios de la escuela y la comunidad acceden a todos los formularios a través de un chatbot que también tiene otras funciones, como informar de un problema, acceder a materi- ales de capacitación y averiguar cuántos libros se han aprobado para su escuela. El chatbot envía ahora una sola notificación directamente a cada director de escuela, para comunicarle los datos definitivos de su solicitud de libros en función de los libros disponibles y de la infor- mación sobre el número de alumnos que haya enviado. Otras notificaciones sobre el inicio del periodo de solicitud, o el periodo de entrega, etc., se envían ahora de forma genérica a un canal de Telegram y los usuarios que se hayan suscrito a ese canal recibirán una notificación. El Ministerio de Educación puede utilizar el tablero para hacer un seguimiento de los prob- lemas notificados por las escuelas. El tablero cuenta con una serie de elementos visuales para hacer un seguimiento de las solicitudes y las entregas, y se pueden generar y descargar toda una serie de informes. El costo total anual para su uso en las 9,100 escuelas del país es de $7,163,92. Hay tres ele- mentos separados de TnT que utilizan software propietario que hay que pagar. Estos elemen- tos se describen a continuación y los costes se indican en la tabla. Salesforce Es la base de todo el sistema y es donde se almacenan, gestionan y visualizan todos los datos. Las licencias de administrador son más caras ($93/mes), por lo que sólo hay 4. Las licen- cias estándar, que permiten a los usuarios ver el tablero de Salesforce y exportar datos, son más baratas ($8,35 /mes) y hay 12 de ellas. Cada una tiene su propio nombre de usuario y contraseña. 90 FormAssembly Este software es para los formularios basados en la web que utilizan los directores de las escuelas y los miembros de la comunidad a través de los chatbots. Se trata de una tarifa plana. El Ministerio de Educación pudo obtener una tarifa anual con un descuento considerable de $665,28 dólares. FlowXO Se trata de un servicio para gestionar los mensajes del chatbot y conectar con Salesforce. Los cargos se basan en el número de interacciones. En los periodos de poco uso en el ciclo del libro, es posible pagar sólo el plan estándar ($19/mes). Durante los periodos en los que los usuarios son más activos y el sistema tiene que gestionar más interacciones (envío de formula- rios de datos de reservas, confirmaciones de reservas, etc.) la tarifa mensual se incrementa en incrementos de $25 dólares para paquetes adicionales de 25.000 interacciones por paquete. En algunos meses, el sistema puede requerir hasta 9 paquetes de 25k interacciones, con un costo de $254 dólares para ese mes. Precio con # de descuento Plataforma Servicio Descripción Cantidad Total Meses / usuario / mes (USD) Derecho de acceso y edi- Sales Cloud ción del tablero 4 12 $93.00 $4,464.00 Enterprise de mando de Salesforce Derechos de Salesforce visualización de Plataforma una vista limita- Lightning da del tablero 12 12 $8.35 $1,202.40 Starter de Salesforce: permite exportar los datos Formularios para solicitudes de Formulario Formulario libros, confirma- $665.28 Ensamblaje Herramienta ciones de libros, comprobaciones al contado Depende del nivel de Interacción de actividad, FlowXO Chatbot Chatbot 12 $832.24 varía de $ 19 / mes a $ 244 / mes Total $7,163.92 91 ¿CÓMO HA CONSEGUIDO EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN QUE ESTOS COSTES AN- UALES SEAN TAN BAJOS? ● Recorte de usuarios: la versión piloto de TnT contaba con usuarios de múltiples niveles, incluidos los responsables de las bodegas y los funcionarios de educación de los distri- tos; la versión final solo incluye a los funcionarios del Ministerio de Educación. ● Recortar la funcionalidad: la versión piloto permitía escanear, rastrear y confirmar en- víos específicos de distritos y escuelas; la versión final no rastrea envíos específicos, simplemente permite a las escuelas confirmar lo que han recibido. ● Recortar el número de interacciones: por interacciones, nos referimos a las ocasiones en las que hay datos que “fluyen” por el sistema. En el caso de Camboya, cada año se realizan múltiples entregas por parte de diferentes empresas. Esto significa que los di- rectores de las escuelas introducen con frecuencia los datos de los libros que reciben. No pudimos reducir esto. Por eso, para reducir otro tipo de interacciones, redujimos el número de alertas y notificaciones que el sistema envía a cada director de escuela. ● Eliminar el costoso software que requiere licencias: en la versión piloto, los funcionarios de los distritos utilizaban una aplicación móvil para escanear las entregas de libros e introducir los datos en un formulario. Cada usuario tenía que tener su propia licencia. Esto era demasiado costoso para su uso a escala nacional, y se eliminó del sistema final. ● Se redujo el número de personas que tendrían las licencias más caras: Salesforce tiene un tipo de licencia más caro con derechos de administrador. Se limitó a 4 licencias. Las otras licencias que solo permitían derechos de visualización eran mucho más baratas y están bien para otros miembros del Ministerio de Educación que solo querían acceder al tablero y a los datos sobre el progreso del ciclo de libros, sin necesidad de gestionar los datos en absoluto. Sin embargo, incluso las licencias más baratas de “sólo visual- ización” resultaron demasiado caras para darlas a todos los funcionarios de los distri- tos. Esto significa que los usuarios de los distritos ya no pueden acceder a los tableros ni a los informes. En su lugar, el Ministerio de Educación central exporta los informes específicos de los distritos a Excel y los envía por correo electrónico o por Telegram. ● Construir el sistema en torno a los teléfonos inteligentes: los usuarios a nivel de escue- la y comunidad estaban dispuestos a cubrir los costos de los datos para acceder a TnT de su propio bolsillo, ya que los costos eran mínimos y TnT sólo se utiliza unas pocas veces al año. ● Tarifas muy reducidas para los programas informáticos que sí requieren licencias: tras una larga negociación y la presentación de justificaciones por escrito de por qué el de- scuento era adecuado, el Ministerio de Educación pudo obtener tarifas reducidas para los programas informáticos utilizados en el sistema. 92 ANEXO VI: REFERENCIAS Afghan Children Read. (n.d.). Online Textbooks Inventory Management System (OTIMS) Manual. USAID. 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