Read@Home: Embedding Track and Trace in Book Supply Chains Final Country Report: Cameroon 1. TABLE OF CONTENTS 1. Table of Contents ............................................................................................................................. 2 2. Acronym List .................................................................................................................................... 3 3. Introduction ..................................................................................................................................... 4 4. Activity Summary ............................................................................................................................. 4 Activity Start-up ................................................................................................................................... 4 Development of Global Best Practices Guide .................................................................................... 4 Establishment of National Consultative Group ................................................................................... 5 Function of National Consultative Group ......................................................................................... 5 Establishing the National Consultative Group ................................................................................. 5 Composition of the National Consultative Group ............................................................................. 5 Function of the National Consultative Group within Read@Home.................................................. 6 Workshop 1: Mapping of Cameroon’s Supply Chain .......................................................................... 6 Data Collection.................................................................................................................................... 7 Individuals / institutions interviewed................................................................................................. 7 Key takeaways from each level ..................................................................................................... 10 Workshop 2: Designing Cameroon’s Track and Trace System ........................................................ 12 Development of Track and Trace Design Document ....................................................................... 13 Development of Terms of Reference ................................................................................................ 13 5. Proposed Next Steps and Recommendations ............................................................................... 14 6. Annexes ......................................................................................................................................... 15 Annex 1: National Consultative Group List ....................................................................................... 16 Annex 2a: Diagram of Cameroon’s Supply Chain - Working Draft.................................................... 18 Annex 2b: Brainstorm of Cameroon’s Supply Chain Developed During Workshop 1 ...................... .20 Annex 3: Data Collection Questionnaire ........................................................................................... .27 Annex 4: Track and Trace Design Document................................................................................... .45 Annex 5: Terms of Reference ........................................................................................................... .62 2 2. ACRONYM LIST EMIS Education Management Information System IT Information Technology IVR Interactive Voice Response JSI John Snow, Inc. NCG National Consultative Group TLM Teaching and Learning Materials TnT Track and Trace TOR Terms of Reference UPS Uninterruptible Power Supplies WEI World Education, Inc. 3 3. INTRODUCTION The availability of quality textbooks is a basic requirement to enable children to learn, yet many countries are unable to ensure their young students have reliable access to these resources. Country supply chains often struggle to keep schools well supplied with learning materials, particularly in the hardest-to-reach places. Further, many children are unable to attend school at all, thereby missing out on many of the educational opportunities and programs that would otherwise be available to them. The current COVID-19 pandemic has only exacerbated these problems, as many children that would otherwise be in school are unable to access remote learning. The World Bank, through the Read@Home initiative, seeks to address these challenges by working with local education and supply systems to develop appropriate materials for home learning and deliver these materials directly to the families that need them, leveraging monitoring systems to ensure books are reaching students. In recent years, several textbook distribution and track and trace systems have been piloted to assist local supply systems in ensuring that education materials reach schools at the last mile. Through the World Bank-funded Read@Home: Embedding Track and Trace in Book Supply Chains initiative, John Snow, Inc. (JSI) and subcontractor World Education, Inc. (WEI), built on this global knowledge base by identifying a set of best practices in textbook delivery monitoring in low and middle-income countries. At the same time, the World Bank understands that context is vital in ensuring a successful supply chain monitoring system, so these best practices will have to be easily adaptable to different situations. To this note, JSI/WEI supported five target countries (Cameroon, El Salvador, Sudan, Niger and Senegal) in understanding these best practices and adapting them to their own contexts by developing locally-owned supply chain monitoring systems to ensure delivery of textbooks to the schools supporting children from families that need them most. 4. ACTIVITY SUMMARY Activity Start-up After JSI signed its contract with the World Bank, and subsequently established a subcontract with WEI, the JSI/WEI team held launch meetings with the World Bank to review the objectives of the program, establish communications protocols, and discuss a preliminary activity timeline. JSI and WEI then underwent a recruitment process to hire in-country consultant teams in each of the five Read@Home: Embedding Track and Trace in Book Supply Chains countries. In Cameroon, JSI/WEI worked together to hire an Education Specialist to lead the team and provide education-specific contextual expertise; a Coordinator to ensure smooth logistics of all activities; and an Information Technology (IT) Specialist to support the team in understanding the IT context in Cameroon so as to ensure the TnT system operates effectively. JSI and WEI oriented the in-country consultant team on the project objectives and activities, as well as JSI financial and operational rules and regulations, which were revisited throughout the project to ensure compliance with JSI policies and procedures. Development of Global Best Practices Guide JSI/WEI developed a Global Best Practices Guide, also referred to as a master blueprint to guide project activities in all five countries, including Cameroon. JSI/WEI developed a framework for the Guide at the outset of the project and started by conducting a thorough review of best practices and recent evidence in public sector supply chains, focusing on education supply chains but also informed by other sectors such as health, nutrition, and vaccines. By the end of this review process, JSI/WEI developed a flexible guide to best practices in Teaching and Learning Material (TLM) distribution monitoring that incorporates and builds on the current state of global experience in the sector. The guide includes several components in a variety of formats, starting with an easily accessible decision guide, visuals, short e-learning modules and videos to introduce countries to the major considerations and decisions they need to make first. It also includes a manual detailing a step-by-step process to developing or improving a country’s own TLM supply chain monitoring system. 4 Over the life of the project, as context-specific questions and issues arose, JSI/WEI populated the Guide with best practices and guidelines from our extensive Track and Trace (TnT) and supply chain expertise, as well as that of partner organizations and institutions carrying out similar work. JSI/WEI finalized the guide for use by the country teams, including Cameroon, to inspire their own TnT systems. The guide served as a crucial reference point for the Cameroon team and all Read@Home: Embedding Track and Trace in Book Supply Chains countries in their work to implement their own TnT system. JSI/WEI drew upon extensive experience in implementing digital TnT systems, specifically in the TLM supply chain, along with wider experience in developing e-logistics management systems for public health supply chains worldwide. JSI/WEI used components of the Guide to facilitate workshops with the NCG, as well as to inform decision making around Cameroon-specific TnT design. Establishment of National Consultative Group Function of National Consultative Group Read@Home: Embedding Track and Trace in Book Supply Chains’s key partner is the NCG. The NCG, made up of key, senior decision makers from all relevant Ministry of Education departments (and other ministries/agencies, if appropriate) related to government textbook and education materials supply, makes all key decisions. Such decisions include the type of TnT system to be built, its users, features, the data that it needs to generate, and for whom. Establishing the National Consultative Group In JSI/WEI’s experience, given the high profile of the NCG members, and the high-level decisions for which they are responsible, we have found that when the World Bank establishes the NCG in collaboration with a high-level Ministry official, and serves as the initial point of contact with the NCG the group is most highly motivated to carry out their mandate. JSI/WEI and the World Bank followed this procedure in establishing the Read@Home: Embedding Track and Trace in Book Supply Chains NCG. JSI/WEI communicated best practices in establishing an NCG to the World Bank. The World Bank subsequently established the NCG by working through existing points of contacts for components on the broader Read@Home Cameroon activity. See Annex 1 for the official list of NCG members, shared with them and with JSI/WEI by the World Bank. By following this process, identified by JSI/WEI as a best practice, we ensured the NCG was made up of the right individuals and maximized the likelihood that the government will effectively own and manage an eventual TnT system, should they implement one. Composition of the National Consultative Group Given the purpose of the NCG, JSI/WEI recommended to the World Bank that members of the group should be senior-level staff with relevant decision making authority. Further, given the multiple components of the book chain, members should represent a range of ministerial departments/agencies. JSI/WEI’s suggested membership from within the Ministry of Education included, and was represented in the eventual group’s selection (see Annex 1): ● Senior leaders from primary and secondary education departments ● Key staff (from Ministry of Education, and potentially also Ministry of Finance if applicable) concerned with textbook/educational materials procurement, contracting, financing, and distributor payment (if TnT data is to ultimately be used to determine contractor payment) ● Key staff concerned with textbook/educational materials distribution and monitoring ● Representative from the department responsible for IT ● Government staff working on the current World Bank-funded project that will pilot the initial use of the TnT platform, if applicable ● Senior government official (for instance, Director General level) who would be involved with the ultimate decision about government take over, management and any required financing of annual running costs of the TnT platform. (It is understood that this official would not participate in all activities, but might serve as the official Chairperson.) 5 Function of the National Consultative Group within Read@Home The JSI/WEI and World Bank team convened the the NCG for an initial workshop (see section “ Workshop 1: Mapping of Cameroon’s Supply Chain” below) to orient members on the purpose of TnT systems, to map the existing government textbook/educational materials supply chain practices to understand the context in which they are operating and the challenges faced by all relevant actors in the supply chain, and to gather initial ideas for what they will want their TnT system to be used. JSI/WEI convened the NCG for a second workshop (see section “Workshop 2: Designing Cameroon’s Track and Trace System” below) at the central level during which the NCG worked through key considerations and decisions they needed to make regarding the type of monitoring system they would like to develop. This workshop enabled JSI/WEI to adapt our Global Master Blueprint, also referred to as the Best Practices Guide (see section “Development of Global Best Practices Guide” below). The second workshop followed a data collection mission (see section “Data Collection” below) during which the in-country team conducted meetings or interviews at sub-regional and local levels to further explore the on-the-ground reality of textbook delivery and distribution, connectivity and technology penetration and usage in key user groups across different geographical areas. Following this second workshop, JSI/WEI put together a final blueprint / design document (see “Development of Track and Trace Design Document” section below) that reflects the important decisions made and that maps out the specific action items needed for the MoE to move forward to the implementation stage, including draft Terms of Reference (TOR) (see “Development of Terms of Reference” section below) that the government can use in soliciting any further technical assistance they might need for implementation. JSI/WEI sent the draft country implementation blueprint to get feedback from the NCG. In the absence of feedback, JSI/WEI submitted this document to the World Bank for handover to the NCG, who can use it to develop a pilot program should they desire. Workshop 1: Mapping of Cameroon’s Supply Chain JSI/WEI convened the NCG for a one-day workshop on June 23, 2021 to conduct a review of the Government of Cameroon’s existing practices in book distribution and monitoring. The NCG mapped the existing supply systems, from book importers and/or publishers through to the last mile. This provided Read@Home a base from which to begin refining the Cameroon-specific Track n Trace design document. The workshop engaged the NCG in coming to a consensus on understanding how procurement decisions are made, who delivers books and how they are contracted and paid, who confirms delivery of books, and the responsibilities of each party involved in these processes. The workshop also gave an overview of what TnT systems might involve, and solicited some very initial thoughts from the NCG about the type of TnT system they think is needed, for whom and for what purpose. The Workshop contained the following sessions: ● Project overview ● Presentation on TnT platforms ● Brief overview of what types of TnT features, its purpose, and its users ● Mapping of the entire TLM supply chain ● Identifying successful as well as problem areas ● Gathering some initial ideas/feedback about the ultimate TnT system ● Technology considerations: assessing whether the ministry is currently using any other technology to collect data; if there is an education management information system (EMIS) in use, what platform does that use; the NCG’s initial thoughts on the forms of technology that TnT might use? ● Receiving initial feedback on the initial pilot use of TnT, if a pilot stage is envisioned - what scale, where, tracking what (Read@Home books only?), users, etc. ● Review next steps, and other relevant elements of the work plan The workshop was held via Zoom and Miroboard was used to compile ideas from the various participants into a cohesive map of the supply chain with relevant notes where needed. Annex 2b: Brainstorm of Cameroon’s Supply Chain Developed During Workshop 1, presents the output of Workshop 1, during which JSI/WEI guided the NCG through a mapping session to visualize the current supply chain in Cameroon. JSI/WEI then developed a draft supply chain map to help all 6 stakeholders understand the flow of TLM and to make decisions around the development of a TnT system. This diagram is presented in Annex 2a: Diagram of Cameroon’s Supply Chain - Working Draft. Data Collection By convening a group of expert stakeholders with knowledge of and experience with the TLM supply chain in Cameroon, Workshop 1 offered JSI/WEI and World Bank crucial information on the design and functionalities of the TLM supply chain in Cameroon. To complement the information gathered during the NCG, primarily attended by national-level stakeholders, JSI/WEI undertook a data collection mission to better understand TLM supply chain nuances at all levels of the supply chain. This enabled the JSI/WEI team to better understand the full picture of Cameroon’s TLM supply chain. The JSI/WEI team developed an interview tool for use by the consultant team carrying out the data collection mission. The consultant team adapted the tool to Cameroon’s context and to the context experienced by the interviewees. The tool includes interview guides at all levels and for various groups of stakeholders. Each interviewee or focus group was interviewed using the section of the tool designed for their level and was not interviewed using the entire tool. The tool is found in Annex 3: Data Collection Questionnaire. Individuals / institutions interviewed The table below presents data collected in Yaoundé during the months of September and October, and data collected at the regional, departmental, arrondissement, and school-level in three regions, listed below. The regional data collection mission took place between September 28 and October 7, 2021. Table: Individuals / Groups Interviewed Level Institution Name / Position of Location Date of interviewee(s) interview Projet d’Appui à la Dr ELLA ONDOUA, Yaoundé 09/09/2021 scolarisation dans les Spécialiste en éducation zones à éducation PASZEP prioritaire Éditeur maison ABIGOUTINA Marcelin, Yaoundé 09/09/2021 Marswell, libraire, Président des libraires du distributeur Cameroun- distributeur Éditeur Africéducation Dr NAMA Didier,Éditeur Yaoundé 09/10/2021 Key resources / points of contact Conseil Permanent Pr VOUDA Marcelin, Yaoundé 09/16/2021 d’agrément des manuels Secrétaire permanent de la scolaires et autres CNAMSAMD matériels didactiques Mr NDISSARA Philémon Yaoundé 09/21/2021 Inspecteur coordonnateur GCN Général de l’Enseignement Normal (membre du Groupe Consultatif National) Division de Planification des Yaoundé 09/20/2021 MINEDUB Projets et de la Coopération - Pr ATEMAJONG Justina Yaoundé 09/21/2021 épse NJIKA, Inspecteur Général des Enseignements - EVANG ASSEMBE Central Joseph, Inspecteur de pédagogie Chargé de MINEDUB et GCN l’enseignement Primaire ; - Mih Julius Nuh, Inspecteur de pédagogie chargé de la promotion du Bilinguisme, Point focal Read@Home- Cameroun ; 7 Level Institution Name / Position of Location Date of interviewee(s) interview - Dr NKWENTI Michael NDONGFACK ; Inspecteur de Pédagogie Chargé des Technologies Éducatives ; - Madame NDAYI Claudette, Inspecteur de Pédagogie Chargé de l’Alphabétisation, de l’Éducation non Formelle et de la Promotion des Langues Nationales ; - Madame MAMAT DAIFERLE, Inspecteur de Pédagogie chargé de l’Enseignement Maternel PAREC, unité de gestion Mr Ambroise OWOTSOGO, Yaoundé 09/27/2021 GCN Coordonnateur Général de l’unité de gestion du projet PAREC PAREC PAREC, Service de suivi NEGUEM Eric, Service de Yaoundé 09/27/2021 et évaluation. Membre du suivi et évaluation. Membre GCN du GCN REGION DE L’EST Délégation Régionale de Mr. Délégué Régional Bertoua 09/28/2021 Région l’Education de Base de l’Est Délégation Mr. Délégué départemental Batouri 10/04/2021 départementale de de la Kadey Département l’éducation de base de la Kadey Inspection Mme. L’Inspectrice Bertoua 09/28/2021 d’Arrondissement de d’Arrondissement de l’Éducation de Base de Bertoua 1er Bertoua 1 er Inspection - Mme Inspecteur Batouri 10/04/2021 Arrondissement d’arrondissement de d’Arrondissement de Mbang l’Éducation de Base de Mbang Inspection Mr. Inspecteur Betare Oya 10/01/2021 d’Arrondissement de d’Arrondissement de Betare l’Éducation de Base de Oya Betare Oya Collectif des directeurs - Directeur de l’école Bertoua 09/29/2021 du groupe scolaire et primaire publique Groupe 2 parents d’élèves de de Bertoua 1er ; MOKOLO - Directrice de l’école primaire publique de Mokolo 2 Groupe 1 Écoles Les écoles publiques de Mrs les Directeurs de Ecoles Betare Oya 10/01/2021 l’arrondissement de Publiques de Doyo, Ndibo Betare Oya (focus Mbarsola ; Bordé-No, groupe) Betrare-Oya IA, Mbal, BOULI, groupe II, groupe II A groupe I B, Bilbo et de Mali 8 Level Institution Name / Position of Location Date of interviewee(s) interview Chef SAF IAEB Betare Oya Parent Mrs Lolo Michel, Ndissara parents d’élèves École publique de Mr. Directeur de l’école NGOUMTE 10/04/2021 NGOUMTE publique de NGOUMTE SEBEC SEBEC École publique de Mr. Directeur de l’école MBIMBIA 10/04/2021 MBIMBIA publique de MBIMBIA École publique de Mr. Directeur de l’école Moukoko 10/04/2021 Moukoko publique de Moukoko REGION DE L’EXTREME-NORD Délégation régionale de Mr. Le Délégué Régional du Maroua 09/27/2021 Region l’Éducation de base de MINEDUB Région de l’Extrême-Nord l’Extrême-nord Délégation Mr. Le Délégué Maroua 09/28/2021 Départementale de départemental du l’Éducation de Base de la MINEDUB-Diamaré Diamaré Department Délégation Mr. Le Délégué Yagoua 09/29/2021 Départementale de départemental du l’Éducation de Base du MINEDUB-Yagoua Mayo-Danay Maroua 1er Mme L'inspectrice Maroua 09/27/2021 Inspection d'arrondissement du d’arrondissement de MINEDUB-Maroua 1er l’Éducation de Base de Maroua 1er Les Inspections de Mrs les Inspecteurs de : Maroua 09/28/2021 l’Arrondissement Bogo, Dargala, Gasawa, Arrondissement de Bogo, Dargala, Maroua II, Maroua III, Meri, Gasawa, Maroua II, Ndoukoula et Petté Maroua III, Meri, Ndoukoula et Petté Inspection Mr Inspecteur Yagoua 09/29/2021 d’arrondissement de d'arrondissement du Yagoua MINEDUB-Yagoua Ecole publique PALAR II Mr. Le Directeur de l’EP Maroua 09/28/2021 PALAR II Mr le président du conseil de EP PALAR II Ecole publique de Mr. Le Directeur de l’EP Maroua 09/28/2021 School MAKABAYE I MAKABAYE I Mme la Trésorière de L'APE de l'EP MAKABAYE I Ecole primaire Publique Mr Le Directeur de l'EPPA Yagoua 09/29/2021 d'Application 3B 3B Sabongari Sabongari 9 Level Institution Name / Position of Location Date of interviewee(s) interview Mr Le Président de l'APE de l'EPPA 3B Sabongari Ecole primaire de Tchéké Mme la Directrice Adjointe Yagoua 09/29/2021 de de l'EP de Tchéké Mr Le Président de l'APE de L'EP de Tchéké REGION DU SUD Délégation Régionale de Mr. Le Délégué Régional Ebolowa 10/04/2021 Region l’éducation de base de la Région du Sud Délégation Mr. Le Délégué Ebolowa 10/04/2021 Départementale de Départemental l’éducation de base de la Mvila Délégation Mr. Le Délégué Ambam 10/06/2021 Department Départementale de Départemental l’éducation de base de la Vallée du Ntem Inspection Mme l’Inspectrice Ebolowa 10/07/2021 d’arrondissement de d’arrondissement l’Education de base Arrondissement d’Eolowa 1 er Inspection Mr. L’Inspecteur Ambam 10/06/2021 d’arrondissement de Kye- d’arrondissement de Kye- Ossi Ossi Ecole Publique Groupe IA Mr. Le Directeur de l’EP Ebolowa 10/0/2021 Ebolowa Ier Ebolowa I er Ecole Publique NEW- Mr. Le Directeur EP NEW- Ebolowa 10/04/2021 BELL 2B BELL 2B Ecole Publique NEW- Mr. Le Directeur EP NEW- Ebolowa 10/05/2021 BELL 2A BELL 2A Mr. Le Président de l’APEE School de NEW-BELL 2A Ecole Publique Mme la Directrice de l’EP Ambam 10/07/2021 Briqueterie d’Ambam Briqueterie Ecole Primaire Publique Mme la Directrice de l’EPPA Ambam 10/07/2021 d’Application NEW-BELL NEW-BELL d’Ambam Ecole Publique Bilingue Mr. Le Directeur de l’EP Ambam 10/07/2021 d’Ambam Bilingue d’Ambam Key takeaways from each level The points below synthesize feedback the data collection mission team gathered from informants at all levels. Some of the takeaways below are based on individuals’ opinions and were thus used to corroborate and add nuance to the discussions held at the Central level with the NCG. Central • The current TLM distribution system hinders learning outcomes due to inefficiencies in the system. It will be important to increase the book / learner ratio in order to respect the practice which requires that each student has a book to take home. • All follow-up and document reception reports is completed using a paper system. 10 Regional • The distributor often does not announce the distribution schedule with enough advance notice to make all the necessary arrangements to ensure smooth distribution of TLM. This needs to change in order to improve the system. • There is no standard set of specifications that outlines all of the obligations and responsibilities of the various actors in the textbook distribution chain. A set of specifications should be designed. Arrondissement • There was a feeling among actors at the arrondissement level that they are not involved in TLM orders and requests. “We are not involved upstream.” -Inspector of Bertoua 1 “We are not [made] aware of key facts. We do not know the titles or the quantities that we should receive.” -Inspector of Betare-Oya • Officials felt that they were required to control the availability of TLM, including quality. Despite these expectations, they do not feel that they have the logistics to do this and that there is no budget allocated for this activity. • The Inspectors do not have the right to use the Safety Stock without the authorization of the upper hierarchy, putting bottlenecks in the system. School • In theory, books should be delivered directly to the school under conditions outlined in a specifications document. • The responsibilities of actors as the school level in the process of distributing textbooks is to receive them and make them available to teachers and to ensure their effective use. • Books are delivered and given to schools and not to learners. This stands in contrast with the common practice of each parent buying a book for their child. In the common practice, each child then brings the book to be accompanied on their educational process by their caretakers. However, in the current model, there is only one book for three pupils and the book remains in the school. • Actors at the school level felt that the tracing of school books and other TLM is a major innovation that must be implemented. • The quantities of textbooks per school are expressed by school heads according to real needs. Suppliers / Publishers • The roles of the different actors are not (and should be) defined from the start. For example, distributors purchases books from the publishers. This is not known across the system. Payment delays create a lack of confidence in the editors, rather than the distributors. • A single distributor does not have the financial capacity supply the entire market. • According to the PAREC order, the textbooks are labeled with bar codes from the publishing house and packed in cartons lined with a plastic bottoms in warehouses. • Warehouse staff have a temporary status. • Publishers are paid after a technical control is conducted by a technical verification committee and the distributor is paid after verification of the reception reports in paper format. • Only the distributor and their staff are aware of the delivery schedule. Technology • The coverage rate for electricity is relatively significant. Nearly 78% of workstations in the supply chain are supplied with electricity. On the other hand, the frequency of power outages is very high. Breaks in electricity occur several times during a working day. • Cellular data network coverage is high, with an almost 89% coverage rate across the country by the country's two main electronic communications operators. • Mobile voice and SMS network coverage is very high throughout the textbook supply chain. • The rate of possession of basic computer equipment at workstations in the textbook supply chain is average. However, equipment such as desktops, printers and uninterruptible power supplies (UPS) are mostly old and defective. 11 • The smartphone ownership rate and the subscription rate to SMS and data service plans are very high among players in the supply chain. These smartphones and subscriptions are acquired on a personal basis but also used for professional purpose. Users often do not have enough mobile credit / data to carry out professional duties. • The level of ownership of smartphone functionality is above average. Heavy use of the WhatsApp social network was noted and smartphones are used for the following purposes: o Sending / receiving SMS’ o Opening and reading documents o Sending / receiving a emails o Internet usage o Browsing o Photo capture o Interactive Voice Response (IVR) service • Control of data entry applications for supplying textbooks is the main difficulty in terms of smartphone and computer functionality for actors across the supply chain. • Almost all of the documents in the supply chain are kept in paper format and the sending channels are traditional (post office, mail service). Some WhatsApp, IVR and mailing is used. In general, applications to send electronic reports to a higher level are nonexistent. Workshop 2: Designing Cameroon’s Track and Trace System Workshop 2, held over the course of three full days from December 7-9, 2021, compiled the project’s detailed supply chain mapping; in depth local-level data collection; and global best practices into a coherent, comprehensive TnT Design, developed by the NCG and facilitated by JSI/WEI. The workshop, attended by the NCG (see Annex 1), resulted in a draft design document that was finalized and refined by the JSI/WEI team. To effectively compile all project learning into a comprehensive TnT Design, the workshop contained the following contents: ● A presentation by JSI/WEI on the findings from data collection that helped reveal actual TLM supply chain reality; ● Active discussion with the NCG to work through the decisions that are listed in the Master Global Best Practices Guide. JSI/WEI used the Guide to help the NCG think through the the decisions below: o Decision 1: Who will own the system (and what do they need from TnT, and what range of budget do they have) o Decision 2: What is the goal of the system? o Decision 3: What TnT model? - Full Tracking, or First and Last Mile? o Decision 4: What additional components are desired in the system; communications and expectation management functions (messages, alerts, notifications, 1 way, 2 way etc); ordering/requesting components; post distribution monitoring; etc. ● Collaborative design of a draft TnT design based on these decisions detailing the users, TnT workflow, data to be collected, technology to be used, etc. JSI/WEI used sections of the Global Best Practices Guide to help NCG think through and decide upon technology choices, dashboards/reports, approach to user training, etc. Precise details of exact software, applications, etc. intentionally did not get decided at this point. At this point only basic decisions about technologies to be used such as whether SMS, instant messages, chatbot, an app, paper-based or IVR for each different TnT function. Precise software, platforms, apps, etc. may be investigated and determined later by the firm contracted to develop the TnT. The following individuals attended the Workshop: N° Name Structure 1 OWOTSOGO ONGUENE PAREC 2 MBOUTCHONANG Vincent de Paul Banque Mondiale 3 MBASSI TSALLA Bertin Barnabé PAREC 4 OLOA Venant PAREC 5 ETOGO NGAH Cyrille PAREC 6 ZOUA-HOULI, Abraham PAREC 7 KANA Fabrice Narcisse MINEDUB 12 8 NEGUEM Eric PAREC 9 NDISSARA Philémon MINESEC/GCN 10 Dr. BABA BABA Frédéric PAREC 11 Dr. BELL Jeam Marie PAREC 12 EYINGA ABONDO Michèle PAREC 13 BAKINA Roger MINEDUB 1 NANKAP Serge MINEDUB 15 MBAH Mathurin Roger PAREC 16 CHANGINI NDAM ISSAH PAREC 17 ATAGANA TANG Claire Carine PAREC 18 ONDOA Enest Thierry PAREC 19 LEKEDJI Clotilde MINEDUB 20 NGOUEKEM Rachel epse DOUANLA MINEDUB 21 ZOGO Alain Jacques JSI 22 EBANA René JSI 23 YANKAM Vanina JSI JSI/WEI used the information gathered from the Workshop to develop a comprehensive TnT Design Document (see below). Development of Track and Trace Design Document The Cameroon- and US-based JSI/WEI team documented considerations from and decisions made during the design workshop’s probing discussions. JSI/WEI synthesized these decisions into a design document that presents a customized blueprint for Cameroon. The document details the decisions made, the desired structure of a textbook supply chain monitoring system, including descriptions of each key stakeholder, data to be collected at each level, indicator reference sheets for desired indicators to be collected, and recommendations for pilot implementation and scale up. Following the Workshop, to ensure all decisions presented by the NCG during the workshop were accurately represented. JSI/WEI circulated the design document to the Coordinator of the NCG, Mr. Ambroise Owotsogo Onguene, with the support of the World Bank point of contact. Through the design document, JSI/WEI offered recommendations that were not explicitly discussed or agreed upon during the workshop. These recommendations are clearly marked in the Design Document as such so as to not misrepresent discussions raised by the NCG and to offer the NCG the opportunity to accept the recommendations or opt for a different solution. The final Design Document is included in Annex 4: Track and Trace Design Document. Development of Terms of Reference To ensure the content in the Design Document is clearly conveyed such that potential service providers can carry out the work, JSI/WEI produced a TOR. This detailed document outlines the technical specifications that will allow the NCG to solicit potential additional technical support to put in place a TnT pilot system and scale it up. Costing and budgeting was a key concern that the NCG brought up during the Design Workshop. The NCG requested a cost estimation. This estimation is difficult to provide given the customized nature of a TnT system and depend on the system’s complexity, who needs access and at what level, what percentage is digitized, the cost of software, and more. To provide guidance in budgeting out a system to an eventual service provider, JSI/WEI provided a table that includes budgeting guidance criteria that the NCG can use to budget a potential TnT system based on the specifications they see as important. The final terms of reference are found in Annex 5: Terms of Reference. 13 5. PROPOSED NEXT STEPS AND RECOMMENDATIONS The NCG expressed interest in piloting the TnT system they designed. JSI/WEI sees this as a clear next step in developing a functional TnT system for Cameroon that is owned by the ministry and used nationwide. JSI/WEI suggests the following actions and recommendations that will help advance the pilot phase desired by the NCG: ● The NCG undergoes a review of the Design Document (Annex 4) and TOR (Annex 5) ● The NCG budgets their desired system using budgeting guidelines found in the TOR ● JSI/WEI recommends the First and Last Mile Tracking System - JSI/WEI was pleased that the NCG selected a First and Last Mile Tracking System and that the NCG determined that it would be most effective to ensure transport providers track the intermediary points ● JSI/WEI recommend using an existing supply chain tracking software - Numerous high-quality tracking software exist. Selecting an existing software reduces the cost of building a new platform, and ensures that initial glitches are already remedied prior to implementation ● NCG confirms pilot regions ● NCG leads coordination of the pilot ● NCG releases and request for proposals (RFP) and initiates procurement process for TnT vendor ● NCG leads piloting process ● NCG documents successes for scale up and setbacks for consideration during the scale up process 14 6. ANNEXES 15 Annex 1: National Consultative Group List 16 17 Annex 2a: Diagram of Cameroon’s Supply Chain - Working Draft 18 La Commission Nationale d’Agrément des Manuels État actuel Pour lui donner un Les titres à acheter doivent être issus de la liste homologuée par la Cameroun Scolaires et autres Matériels Didactiques 1 caractère officiel 2 commission d’agrément Liste des manuels scolaires Arrêté du Ministre de Liste agrée Transmission au signee par le Ministre: l’Éducation de Base: manuels scolaires PAREC* Ministère de Formulaire papier Titres et quantités La liste est sous l’éducation de Base support papier Homologation d’une 3 liste des manuels Procès verbaux formulés sur supports papier scolaires par le distributeur et cosignés à la réception Délégation Le ministère de des colis par les inspecteurs Régionale 9 l’éducation de base d’arrondissement, les directeurs d’écoles et le représentant du distributeur Formulaire papier. Délégation départementale les livres sont étiquetés de Tous les paquets ainsi que code barres Les directeurs d’écoles 8 Distributeur : des Éditeur de manuels manuels scolaires scolaires Inspection 7 Acheminement des d’arrondissement manuels scolaires 4 PAREC* Le comité est composé des membres désignés en présence du distributeur d’agrément et autres membres Contrôle l’effectivité de la livraison Entrepôt de l’éditeur du PAREC, de la Commission La conformité des procès verbaux La présence effective des manuels dans les écoles et leur état 5 PAREC* Procès Verbaux de contrôle des titres, de la qualité et des Le comité technique de vérification et le PAREC sont Entrepôt du Distributeur quantités commandés par le des entités indépendantes 6 PAREC Colisage en fonction de la clé de répartition Formulaire papier. Comité Technique de * Projet d’appui à la réforme de l’éducation au Cameroun transmise par le PAREC dans l’appel d’offre Vérification 19 Annex 2b: Brainstorm of Cameroon’s Supply Chain Developed During Workshop 1 20 21 22 23 24 25 26 Annex 3: Data Collection Questionnaire 27 Interview Guide for Read@Home Guide d'entretien pour les entretiens interviews Read@Home 1. Introduction to the interview Présentation de l'entretien Introduce yourself to the person or persons Présentez-vous à la personne ou aux being interviewed. personnes interrogées. Thank the person being interviewed for Remerciez la personne interviewée d'avoir agreeing to spend time with us today. Tell accepté de passer du temps avec nous them that this should take about (one hour). aujourd'hui. Dites-leur que cela devrait prendre environ (une heure). The purpose of this activity (our discussion Le but de cette activité (notre discussion avec with you) is to learn about the supply chain vous) est d'en apprendre davantage sur le management system for schoolbooks and système de gestion de la chaîne other educational materials, how they get d'approvisionnement pour les manuels from the central level/the capital city down to scolaires et autres matériels pédagogiques, the schools so that they are available to give comment ils arrivent du niveau central/de la to the students. capitale jusqu'aux écoles afin qu'ils soient disponibles pour donner aux élèves. The overall purpose of the interview is to help L'objectif global de l'entretien est de nous us to understand who does what in the aider à comprendre qui fait quoi dans la management of books and information. What gestion des livres/manuels et de l'information. tasks are involved? How are the tasks done? Quelles sont les tâches concernées ? How much time is involved? Comment les tâches sont-elles effectuées ? Combien de temps est impliqué ? We are gathering this information so that the Nous recueillons ces informations afin que le (appropriate ministry, Ministry of Basic (ministère compétent, ministère de Education) can improve its system for l'Éducation) puisse améliorer son système de tracking the distribution of the books out to suivi de la distribution des livres/manuels the schools and ensuring that every dans les écoles et s'assurer que chaque student/pupil/person has the books that they élève/personne dispose des livres/manuels need. dont il a besoin. In order for us to achieve this purpose, we are Pour nous permettre d'atteindre cet objectif, conducting a series of interviews with those nous menons une série d'entretiens avec ceux who are involved in the management of qui sont impliqués dans la gestion des schoolbooks from all levels [central, regional, manuels scolaires à tous les niveaux [central, inspection, etc.] down to the schools, régional, inspection, etc.] jusqu'aux écoles, y including those who manage the physical compris ceux qui gèrent les livres/manuels books as well as those who manage ainsi que ceux qui gèrent l'information. Et 28 information. And we thank you for agreeing nous vous remercions d'avoir accepté de to participate in this interview. participer à cette interview. The information we gather will be Les informations que nous recueillons seront confidential; we will not report who said what confidentielles ; nous ne rapporterons pas qui during these interviews. It is important to be a dit quoi lors de ces entretiens. Il est as honest as possible so that we can make important d'être le plus honnête possible afin improvements to the system. que nous puissions apporter des améliorations au système. Some general considerations: Quelques considérations générales: Try to get photos/examples of various aspects Essayez d'obtenir des photos/des échantillons of the work and the tools they use: de divers aspects du travail et des outils qu'on ● boxes of books in storage utilise : ● labels of book cartons: outer carton, ● cartons de livres/manuels en stockage inner boxes/inner packaging ● étiquettes de cartons de livres/manuels ● any paper records used: issue voucher, : carton extérieur, boîtes receipt voucher, order form, intérieures/emballage intérieur ● screenshots of any technology-based ● tout document papier utilisé : bon tools for book management: computer d'émission, bon de réception, bon de monitor/mobile phone screen showing commande, book management information, data ● captures d'écran de tout outil entry screen, text messages technologique pour la gestion des livres/manuels : écran d'ordinateur/écran de téléphone portable affichant des informations sur la gestion des livres/manuels, écran de saisie de données, messages texte (SMS) 1. Questions related to book and 1. Questions liées aux aspects de la gestion information management des livres/manuels et de l’information a. General questions to ask at ALL a. Questions générales à poser à TOUS LEVELS of the supply chain: LES NIVEAUX de la chaîne d’approvisionnement: 29 Please describe your role/the role of this level Veuillez décrire votre rôle/le rôle de ce niveau in the management of [schoolbooks and other dans la gestion des [manuels scolaires et Teaching and Learning Materials (TLM) matériels pédagogiques]. Please describe your role, and the role of Veuillez décrire votre rôle et le rôle des autres others at your facility in the physical personnes de votre établissement dans la management of the books; what actions do gestion des livres/manuels ; quelles mesures you take (alone or with others) related to the prenez vous (seul ou avec d'autres) concernant receipt of (books and materials) from the la réception des (livres/manuels et matériels) (next higher level, if applicable), the du (niveau supérieur, le cas échéant), la management of books at your facility and the gestion des livres/manuels dans votre onward distribution of the books to the (next établissement et la distribution ultérieure des lower level, if applicable)? livres/manuels au (niveau inférieur, le cas échéant) ? ● Describe the process for receiving books from the next higher level. ● Décrivez le processus de réception des ● Describe the process to livres/manuels du niveau supérieur. issuing/sending books to the next ● Décrivez le processus lower level. d'émission/envoi de livres/manuels au niveau inférieur. Please describe your role, and the role of Veuillez décrire votre rôle et le rôle des autres others at your facility in the collection, dans votre établissement dans la collecte, la management and sharing of data/information gestion et le partage des données/informations related to the management of the books; what liées à la gestion des livres/manuels ; quelles information do you gather/record? What informations recueillez-vous/enregistrez-vous information do you share with others? With ? Quelles informations partagez-vous avec les whom do you share this information? How is autres ? Avec qui partagez-vous ces the information gathered and shared; on what informations ? Comment les informations tools (paper-based tools, technology-based sont-elles recueillies et partagées ? sur quels tools)? What kinds of information would you outils (outils papier, outils technologiques) ? like to have related to book management that Quels types d'informations voudriez-vous would make the work easier or more avoir concernant la gestion des livres/manuels effective? What forms or reports do you fill out and/or send related to the management of the books? ● When receiving books? ● When distributing books? (Ask for examples of the tools used: paper or technology; get photos if possible.) 30 qui rendraient le travail plus facile ou plus efficace ? Thinking about the overall process for Quels formulaires ou rapports remplissez- receiving and/or distributing books: vous et/ou envoyez-vous concernant la What can go wrong? What happens if it does gestion des livres/manuels ? go wrong? Why is it handled this way? How ● Lors de la réception de livres/manuels do you communicate problems that come up? ? ● Lors de la distribution de livres/manuels ? (Demandez des exemples d'outils utilisés : What do you see as the strengths of the papier ou technologie ; obtenez des photos si current system for distributing books? possible.) Regarding physical movement of the books? Regarding information gathering and sharing? Réfléchir au processus global de réception et/ou de distribution des livres/manuels : Qu'est-ce qui peut mal tourner ? Que se passe- What suggestions do you have for improving t-il si ça tourne mal ? Pourquoi est-il traité de the management/distribution of schoolbooks? cette façon ? Comment communiquez-vous What suggestions do you have for improving les problèmes qui surviennent ? the management/gathering/sharing of information? What information would you Selon vous quels sont les points forts du like to have to help you improve the système actuel de distribution des management of the schoolbooks at your level? livres/manuels ? Concernant le mouvement physique des livres/manuels ? Concernant la collecte et le partage d'informations ? Quelles suggestions avez-vous pour améliorer la gestion/distribution des manuels scolaires ? Quelles suggestions avez-vous pour améliorer la gestion/la collecte/le partage de l'information ? Quelles informations aimeriez- vous avoir pour vous aider à améliorer la gestion des manuels scolaires à votre niveau ? b. Possible follow-up questions: b. Questions de suivi possibles : As needed, use the following “questions of Au besoin, utilisez les « questions de clarification” as “back up questions” to get the clarification » suivantes comme « questions more specific information, if the information complémentaires » pour obtenir des was not given during their initial responses to informations plus spécifiques, si les the more general questions. Exact questions to informations n'ont pas été fournies lors de ask will be based on where this person/this leurs réponses initiales aux questions plus facility is in the supply chain. générales. Les questions exactes à poser 31 seront basées sur l'endroit où cette personne/cette installation se trouve dans la chaîne d'approvisionnement. Where/Who do you receive books from? D'où/de qui recevez-vous les livres/manuels ? Where/Who do you distribute books to? Où/à qui distribuez-vous les livres/manuels ? How long do the various tasks take? Combien de temps prennent les différentes How much time do you spend managing tâches ? books? Combien de temps consacrez-vous à la How much time do you spend distributing gestion des livres/manuels ? books? Combien de temps consacrez-vous à la How long do the books stay here before they distribution de livres/manuels ? are distributed to the next level down? Combien de temps les livres/manuels restent- ils ici avant d'être distribués au niveau inférieur? How do the books physically move? Comment les livres/manuels bougent-ils Do you go to get them from your source? Or physiquement ? are they delivered to you? Allez-vous les chercher à votre source ? Ou Do you deliver to the next level down or do vous sont-ils livres/manuels ? they come and get from you? Livrez-vous au niveau suivant ou viennent-ils vous chercher ? What happens/what process do you follow if Que se passe-t-il/quel processus suivez-vous there is a problem with the shipment: s'il y a un problème avec l'expédition : ● books are missing/not enough ● les livres/manuels manquent/pas assez received? reçus ? ● too many books received? ● trop de livres/manuels reçus ? ● delayed shipment? ● envoi retardé ? ● wrong books received? ● mauvais livres/manuels reçus? ● books are damaged? ● les livres/manuels sont abîmés/endommagés ? Do you get information about the quantities of Recevez-vous des informations sur les books you will receive prior to the arrival of quantités de livres/manuels que vous recevrez the actual books? avant l'arrivée des livres/manuels réels ? Do you get information about the date on Obtenez-vous des informations sur la date à which you will receive the books prior to the laquelle vous recevrez les livres/manuels arrival of the actual books? avant l'arrivée des livres/manuels eux-mêmes ? 32 For the following questions, the exact Pour les questions suivantes, la formulation phrasing will depend on the catchment area exacte dépendra de la zone de chalandise served, for example: desservie, par exemple : ● at the school level, you are asking ● au niveau de l'école, vous pouvez about the number of students/books demander le nombre d'élèves/de needed at that school livres/manuels nécessaires dans cette ● at the inspectorate level, you are école asking about the number of ● au niveau de l'inspection, vous pouvez students/books needed in the demander le nombre inspectorate d'élèves/livres/manuels nécessaires ● at the regional level, you are asking dans l'inspection about the number of students/books ● au niveau régional, vous pouvez needed in the region demander le nombre ● etc. d'élèves/livres/manuels nécessaires dans la région ● etc. Do you provide any information to others Fournissez-vous des informations aux autres about the quantities of books you need for the sur les quantités de livres/manuels dont vous next school year? avez besoin pour la prochaine année scolaire ? ● a specific number of books needed? If ● un nombre précis de livres/manuels yes, how do you calculate the number nécessaires? Si oui, comment calculez- of books you need? vous le nombre de livres/manuels dont ● the number of students you expect per vous avez besoin ? class/per level? If yes, where does this ● le nombre d'élèves que vous attendez number come from? par classe/par niveau ? Si oui, d'où vient ce numéro ? Fournissez-vous des informations aux autres Do you provide any information to others sur les quantités de livres/manuels que vous about the quantities of books you have at the avez à la fin ou au début de chaque année end or at the start of each school year? And/or scolaire ? Et/ou l'état des livres/manuels que the condition of the books you have? vous possédez ? Si vous fournissez de telles informations, If you do provide such information, does it celles-ci doivent-elles être approuvées par have to be approved by anyone before being quiconque avant d'être officiellement officially submitted? If yes, who approves the soumises ? Si oui, qui approuve les information before it is officially submitted? informations avant qu'elles ne soient When is the approval given? officiellement soumises ? Quand l'approbation est-elle donnée? 33 If you do NOT provide any information, who Si vous ne fournissez AUCUNE information, determines the quantity of books you will qui détermine la quantité de livres/manuels receive? How is that quantity determined? que vous recevrez ? Comment cette quantité est-elle déterminée ? Thinking about last year's or previous years' En pensant aux distributions de livres/manuels book distributions: de l'année dernière ou des années précédentes ● Did you receive the number of books : that you needed? Please explain. ● Avez-vous reçu le nombre de ● What % of what you needed did you livres/manuels dont vous aviez besoin receive? ? S'il vous plaît, expliquez. ● If you received less than what you ● Quel % de ce dont vous aviez besoin needed, do you know why you avez-vous reçu ? received less? ● Si vous avez reçu moins que ce dont vous aviez besoin, savez-vous pourquoi vous avez reçu moins ? When do you express your needs for the Quand exprimez-vous vos besoins pour les books? Example: When did you most recently livres/manuels ? Exemple : Quand avez-vous provide data/information/an order for books? récemment fourni des What time period is covered for that request? données/informations/une commande de ● The next school year? livres/manuels ? Quelle période est couverte ● The school year after that? pour cette demande? ● La prochaine année scolaire ? ● L'année scolaire d'après ? When did you last receive a shipment of Quand avez-vous reçu pour la dernière fois un books? envoi de livres/manuels ? When had you provided the information Quand avez-vous fourni les informations related to that shipment? relatives à cet envoi ? ● The previous year? ● L'année dernière? ● The year before that? ● L'année d'avant ? ● Another time? ● A un autre moment? Thinking about the books you will receive in Penser aux livres/manuels que vous recevrez September 2021: en septembre 2021 : ● When did you provide or when will ● Quand avez-vous fourni ou quand you provide the information related to fournirez-vous les informations liées the quantities of books you need for aux quantités de livres/manuels dont the 2021-2022 school year? (If you vous avez besoin pour l'année scolaire provided any information.) 2021-2022 ? (Si vous avez fourni des informations.) For the school level only : Is the community Pour le niveau école uniquement : La involved in the management of the books or communauté est-elle impliquée dans la 34 the information related to book management ? gestion des livres/manuels ou les informations If so, who ? PTA ? mothers’/women’s liées à la gestion des livres/manuels ? Si oui, groups ? qui ? APE ? groupes de mères/femmes ? For each, what is their involvement ? Pour chacun, quelle est leur implication ? For the central level : Questions on data Pour le niveau central : Questions sur la visibility : visibilité des données : Do you monitor distribution in real time? If Suivez-vous la distribution en temps réel ? Si yes, how do you monitor distribution in real oui, comment surveillez-vous la distribution time? en temps réel ? ● Make phone calls to people at the ● Faire des appels téléphoniques à des lower levels? personnes des niveaux inférieurs ? ● Get phone calls from people at the ● Recevoir des appels téléphoniques de lower levels? personnes aux niveaux inférieurs ? ● Use closed messaging groups like ● Utiliser des groupes de messagerie WhatsApp to communicate with lower fermés comme WhatsApp pour levels of the chain to find out what communiquer avec les niveaux happening? inférieurs de la chaîne pour savoir ce ● Send/receive emails to/from lower qui se passe ? level structures? ● Envoyer/recevoir des e-mails de/vers des structures de niveau inférieur ? Are there any dashboards or reports that provide data visibility? Existe-t-il des tableaux de bord ou des rapports offrant une visibilité des données ? 35 For distributors / printers : Pour les distributeurs / éditeurs : Packing: Are books packed/organized by Emballage : les livres/manuels sont-ils school? By district? Other? Do you use a bar emballés/organisés par l'école ? Par quartier ? code system? Autre? Avez-vous un système de code à barres? How exactly are the books packed – boxes, Comment les livres/manuels sont-ils pallets, plastic wrap, etc.? exactement emballés – boîtes, palettes, pellicule plastique, etc. ? Who packs them? (casual day laborers - Qui les emballe ? (journaliers occasionnels - different each time; permanent staff) différents à chaque fois ; personnel permanent) Are books re-packed along the way? Les livres/manuels sont-ils remballés en cours de route ? Distributors paid for delivery to where? Les distributeurs ont payé pour la livraison à où ? What type of shipping documentation and Quels types de documents d'expédition et de receipts are used - and for what level (by reçus sont utilisés - et pour quel niveau (par school, and district, and province)? école, district et province) ? How is the documentation made? (What Comment est faite la documentation ? (Quel software? Based on what info, who gives logiciel ? Sur la base de quelles informations, them that info?, who inputs that info?) qui leur donne ces informations ?, qui saisit ces informations ?) What do they need to do/demonstrate/ data to Que doivent-ils faire/démontrer/données à provide before they get paid? And when is fournir avant d'être payés ? Et quand le payment is made usually? paiement est-il effectué habituellement? Do you monitor distribution in real time? If Suivez-vous la distribution en temps réel ? Si yes, how do you monitor distribution in real oui, comment surveillez-vous la distribution time? en temps réel ? ● Make phone calls to people at the • Passer des appels téléphoniques aux lower levels? personnes des niveaux inférieurs ? ● Get phone calls from people at the • Recevoir des appels téléphoniques de lower levels? personnes aux niveaux inférieurs ? ● Use closed messaging groups like • Utiliser des groupes de messagerie fermés WhatsApp to communicate with lower comme WhatsApp pour communiquer avec levels of the chain to find out what happening? 36 ● Send/receive emails to/from lower les niveaux inférieurs de la chaîne pour savoir level structures? ce qui se passe ? • Envoyer/recevoir des e-mails vers/depuis Are there any dashboards or reports that des structures de niveau inférieur ? provide data visibility? Existe-t-il des tableaux de bord ou des Do books have barcodes? rapports offrant une visibilité des données ? Do you currently scan books? Les livres ont-ils des codes-barres ? Utilisez-vous actuellement des lecteurs de What other technologies do you use for code-barres pour tracer le mouvement des packing? manuels/livres ? Quelles autres technologies utilisez-vous pour l'emballage ? 37 For the national consultative group : Policy Pour le groupe national consultatif : Politique Are there plans to change the system? Y a-t-il des plans pour changer le système? Decentralization? Décentralisation? What are more general plans re: Quels sont les plans plus généraux concernant digitization/e-government? la numérisation/l'administration électronique ? Est-ce que d'autres sections du gouvernement Do other sections of government use digital utilisent des reçus numériques ? Des systèmes receipts? Digital systems for payments to numériques pour les paiements aux vendors? fournisseurs ? Le gouvernement envisage-t-il de fournir du Are there any government plans for providing matériel informatique aux écoles, aux bureaux hardware to schools, district offices, or de district ou d'améliorer l'accès numérique/la improving digital access/internet connection connexion Internet, etc. ? etc? For the national consultative group : Pour le groupe national consultatif : Training Formation How are people trained about the book supply Comment les gens sont-ils formés sur la chain - their roles and tasks etc? chaîne d'approvisionnement des livres/manuels - leurs rôles et tâches, etc. How often are they trained? À quelle fréquence sont-ils formés ? Who trains them? Qui les forme ? For the national consultative group : Long- Pour le groupe national consultatif : term forecasting Prévision à long terme Is there a process for long-term forecasting of Existe-t-il un processus de prévision à long book needs? If so, how is this done? – What terme des besoins en livres/manuels ? Si oui, data do they use? How do they calculate comment cela se fait-il ? – Quelles données loss/damage rates? utilisent-ils ? Comment calculent-ils les taux de pertes/dommages ? 38 By who, when? Par qui, quand ? For the national consultative group : Spot- Pour le groupe national consultatif : checks Vérifications Does anyone spot check TLM Quelqu'un vérifie-t-il la disponibilité de availability/inventory at the school? If so: matériaux pédagogiques à l'école ? Le cas ● Who? (eg, school inspectors during échéant: scheduled school visits, School ● Qui? (par exemple, les inspecteurs lors Management Committee, central des visites scolaires programmées, le government officials?) comité de gestion scolaire, les ● When? fonctionnaires du gouvernement ● How? central ?) ● What do they do with that data? (eg, is ● Quand ? it used by government to assess TLM ● Comment? damage rates, loss rates?) ● Que font-ils de ces données ? (par exemple, est-il utilisé par le gouvernement pour évaluer les taux de dommages des matériels pédagogiques/manuels scolaires, les taux de perte ?) 39 Aspects on the use of technology Aspects sur l’utilisation de la technologie Introduction to the interview Présentation de l'entretien Introduce yourself to the person or persons Présentez-vous à la personne ou aux being interviewed. personnes interrogées. Thank the person being interviewed for Remerciez la personne interviewée d'avoir agreeing to spend time with us today. Tell accepté de passer du temps avec nous them that this should take about (one hour). aujourd'hui. Dites-leur que cela devrait prendre environ (une heure). The purpose of this activity (our discussion Le but de cette activité (notre discussion avec with you) is to learn about the supply chain vous) est d'en apprendre davantage sur le management system for schoolbooks and système de gestion de la chaîne other educational materials, how they get d'approvisionnement pour les manuels from the central level/the capital city down to scolaires et autres matériels pédagogiques, the schools so that they are available to give comment ils arrivent du niveau central/de la to the students. capitale jusqu'aux écoles afin qu'ils soient disponibles pour donner à les étudiants. The overall purpose of the interview is to help L'objectif global de l'entretien est de nous us to understand how technology is used for aider à comprendre comment la technologie the collection and management of information est utilisée pour la collecte et la gestion des related to the management of the schoolbooks. informations liées à la gestion des manuels scolaires. We are gathering this information so that the (appropriate ministry, Ministry of Basic Nous recueillons ces informations afin que le Education) can improve its system for (ministère compétent, ministère de tracking the distribution of the books out to l'Éducation de base) puisse améliorer son the schools and ensuring that every système de suivi de la distribution des student/pupil/person has the books that they livres/manuels dans les écoles et s'assurer que need. chaque élève/élève/personne dispose des livres/manuels dont il a besoin. In order for us to achieve this purpose, we are conducting a series of interviews with those Pour nous permettre d'atteindre cet objectif, who are involved in the management of nous menons une série d'entretiens avec ceux schoolbooks from all levels [central, regional, qui sont impliqués dans la gestion des inspection, etc.] down to the schools, manuels scolaires à tous les niveaux [central, including those who manage the physical régional, inspection, etc.] jusqu'aux écoles, y books as well as those who manage compris ceux qui gèrent les livres/manuels information. And we thank you for agreeing ainsi que ceux qui gèrent l'information. Et to participate in this interview. 40 The information we gather will be nous vous remercions d'avoir accepté de confidential; we will not report who said what participer à cette interview. during these interviews. It is important to be as honest as possible so that we can make Les informations que nous recueillons seront improvements to the system. confidentielles ; nous ne rapporterons pas qui a dit quoi lors de ces entretiens. Il est important d'être le plus honnête possible afin que nous puissions apporter des améliorations au système. General questions Questions générales ● Do you have a computer? ● Avez-vous un ordinateur? ● If yes, what type of computer do you ● Si oui, quel type d'ordinateur have? possédez-vous ? o Desktop ○ Bureau o Laptop ○ Portable o Tablet ○ Tablette ● Do you have access to a printer? ● Avez-vous accès à une imprimante ? ● Do you have an uninterruptible power ● Disposez-vous d'une alimentation sans supply (UPS) for your computers? coupure (UPS) pour vos ordinateurs ? ● Do you have a smartphone? ● Avez-vous un smartphone? ● What type of phone do you have? ● Quel type de smartphone avez-vous ? o Android ○ Android o Apple ○ Apple ● What model phone is it? ● De quel modèle s'agit-il ? ● Do you have a service plan for your ● Avez-vous un plan de service pour phone that includes some amount of votre téléphone qui inclut une certaine data or SMS? quantité de données ou de SMS ? o Data included ○ Data incluses o SMS included ○ SMS inclus ● Who pays for the data plan? ● Qui paie le forfait de données ? o Self ○ Soi o Employer ○ Employeur o Other ○ Autre ● Do you ever run out of credit for your ● Vous arrive-t-il de manquer de crédit phone? pour votre téléphone ? o Yes, often ○ Oui souvent o Yes, sometimes ○ Oui, parfois o No ○ Non ● 41 ***Note: for the following questions, omit “at ***Remarque : pour les questions suivantes, your place of work” if interviewing a omettez « sur votre lieu de travail » si vous community member or other person that does interviewez un membre de la communauté ou not normally work in a book distribution une autre personne qui ne travaille pas warehouse or school*** normalement dans un entrepôt de distribution ● Do you have good cell phone coverage de manuels/livres ou une école*** (voice/SMS) at your place of work? ● Avez-vous une bonne couverture mobile (voix/SMS) sur votre lieu de ● Do you have cellular data coverage travail ? (3G/4G/5G) at your place of work? ● Avez-vous une couverture data cellulaire (3G/4G/5G) sur votre lieu de ● Do you have a wired internet travail ? connection (including with a modem) ● Disposez-vous d'une connexion at your place of work? Internet filaire (y compris avec un o Yes (wired only) modem) sur votre lieu de travail ? o Yes (includes wi-fi router) ○ Oui (filaire uniquement) ● If yes, who pays for the internet ○ Oui (inclut le routeur Wi-Fi) charges? ● Si oui, qui paie les frais Internet ? ● If yes, how good of a connection is it generally? ● Si oui, quelle est la qualité d'une o Very good connexion en général ? o Okay ○ Très bon o Somewhat slow ○ Passable o Very slow ○ Un peu lent ○ Très lent ● Do you have electricity at your place of work? ● Avez-vous de l'électricité sur votre ● How often do power outages occur? lieu de travail ? o Daily (multiple times) ● À quelle fréquence se produisent les o Daily pannes de courant ? o Weekly ○ Quotidien (plusieurs fois) o Monthly ○ Quotidien o Rarely or never ○ Hebdomadaire ● Does your place of work have backup ○ Mensuel power? ○ Rarement ou jamais ● What type of backup power is there? ● Votre lieu de travail dispose-t-il d'une o Generator alimentation de secours ? o Battery bank ● Quel type d'alimentation de secours o Solar existe-t-il ? o Other ○ Générateur ○ Banque de batterie ○ Solaire ● Are you able to use the internet while ○ Autre you’re on backup power? 42 ● Do you have incidents where a power ● Pouvez-vous utiliser Internet pendant outage lasts for more than 1 day? que vous êtes sur l'alimentation de ● Do you have IT support personnel at secours ? your place of work? ● Avez-vous des incidents où une panne ● Using your phone, are you de courant dure plus d'un jour ? comfortable doing the following? ● Avez-vous du personnel de soutien o Internet browsing informatique sur votre lieu de travail? o Sending email ● En utilisant votre téléphone, êtes-vous o Sending SMS à l'aise pour faire ce qui suit ? o Using a messaging app such as ○ la navigation sur Internet WhatsApp, Facebook ○ Envoi d'e-mails Messenger, Telegram, etc. to ○ Envoi de SMS send messages ○ Utiliser une application de o Taking a picture messagerie telle que o Watching a video WhatsApp, Facebook o Reading a document Messenger, Telegram, etc. o Opening documents, photos, or pour envoyer des messages videos sent through a ○ Prendre une photo messaging app ○ Regarder une vidéo ○ Lire un document ○ Ouvrir des documents, des ● Have you used any IVR services photos ou des vidéos envoyés before? (Interactive Voice Response - via une application de may have to explain what that is) messagerie ● If yes, how do you find the ● Avez-vous déjà utilisé des services experience? IVR ? (Réponse vocale interactive - ● Do you regularly use a computer or peut devoir expliquer ce que c'est) phone for work? ● Si oui, comment trouvez-vous l'expérience ? ● If yes, what do you use it for? ● Utilisez-vous régulièrement un ● Do you have any problems or issues ordinateur ou un téléphone pour le with using computers at work? travail ? o Computers are slow ● Si oui, pour quoi l'utilisez-vous ? o Computers are old ● Avez-vous des problèmes ou des o Computers are broken problèmes avec l'utilisation des o Not able to use the computers ordinateurs au travail? often ○ Les ordinateurs sont lents ○ Les ordinateurs sont vieux ● At work do you use any applications ○ Les ordinateurs sont cassés that involve entering data (books ○ Incapable d'utiliser les received, books dispensed, etc.)? ordinateurs souvent ● Au travail, utilisez-vous des applications impliquant la saisie de ● For the most part how do you maintain données (livres reçus, livres distribués, records at work? etc.) ? o Paper-based 43 o Computer ● Pour la plupart, comment maintenez- o Internet vous les dossiers au travail ? ○ Sur papier ● For your work, do you have any ○ Ordinateur applications that allow you to send ○ l'Internet electronic reports to a higher level? ● Pour votre travail, avez-vous des applications qui vous permettent ● How do you send such reports? d'envoyer des rapports électroniques à o Paper un niveau supérieur ? o Phone app ● Comment envoyer de tels rapports ? o Email ○ Papier o SMS ○ Application de téléphone o Internet ○ E-mail ● Are you typically able to track book ○ SMS shipments coming to you? ○ l'Internet ● Êtes-vous généralement en mesure de ● How do you track book shipments? suivre les envois de livres qui vous o Paper parviennent ? o Phone/SMS ● Comment suivez-vous les envois de o Phone app livres ? o Email ○ Papier o Computer application ○ Téléphone/SMS o Internet ○ Application de mobile ○ E-mail ● What problems do you have with ○ logiciel d’ordinateur technology that we have not yet ○ l'Internet discussed? ● Quels problèmes avez-vous avec la technologie dont nous n'avons pas encore discuté ? 44 Annex 4: Track and Trace Design Document 45 Read@Home: Embedding Track and Trace in Book Supply Chains Track and Trace Design Document: Cameroon 46 1. TABLE DE MATIERES 1. Table de matières ............................................................................................................................ 2 2. Liste d’acronymes ............................................................................................................................ 3 3. Introduction ...................................................................................................................................... 4 4. Déroulement de l’atelier de conception du système ........................................................................ 4 5. Les Problématiques Principales: Conception du Système .............................................................. 5 Décision 1: A qui appartient le système? ........................................................................................... 5 Qui sont les utilisateurs? .................................................................................................................. 5 Qui finance l’implémentation du système ? ..................................................................................... 5 Quels seront les besoins de l’administrateur ? ................................................................................ 5 Décision 2: Quel est l’objectif du système? ........................................................................................ 5 Décision 3: Quel modèle TnT est-ce que le Cameroun va suivre? .................................................... 6 Décision 4a: Le système inclura-t-il un système de communication et de gestion des attentes? ..... 6 Décision 4b: Le système recueillera-t-il des informations sur les besoins en Matériels éducatifs et d’apprentissage (MEA) au niveau de l’école ? ................................................................................... 6 Décision 4c: Y aura-t-il une surveillance post-distribution ? ............................................................... 6 6. Les Fondamentaux .......................................................................................................................... 7 Comment les données seront-elles collectées à chaque niveau ? (par quelle technologie ?) .......... 7 Comment le système TnT sera-t-il développé ? ................................................................................. 7 Qui aura accès et à quel niveau ? ...................................................................................................... 8 Y aura-t-il des tableaux de bord ?....................................................................................................... 8 Quels indicateurs de performance clés le système calculera-t-il ? .................................................... 8 Quels rapports détaillés devraient être disponibles ? ....................................................................... 10 Comment les utilisateurs et les personnes chargées de la saisie des données recevront-ils des formations ? ...................................................................................................................................... 10 Une phase pilote est-elle souhaitée ? Quels lieux devraient être inclus dans la phase pilote ? ...... 10 7. Annexe 1 : Schéma conceptuel du système – État actuel ............................................................ 11 8. Annexe 2 : Schéma conceptuel du système TnT Cameroun ........................................................ 13 9. Annexe 3 : Schéma conceptuel du système - État futur................................................................ 15 47 2. LISTE D’ACRONYMES CTD Collectivités Territoriales Décentralisées DPPC Division de la Planification, des Projets et de la Coopération DRH Direction des Ressources Humaines GCN Groupe Consultatif National IGE Inspection Générale des Enseignements IVR Interactive Voice Response JSI John Snow, Inc. MINEDUB Ministère de l’Éducation de Base du Cameroun PAREC Programme d’Appui à la Réforme de l’Éducation au Cameroun PTF Partenaires Techniques et Financiers SIGE Système d’Information et de Gestion de l’Éducation TnT Track and Trace WEI World Education, Inc. 48 3. INTRODUCTION L'initiative Read@Home: Embedding Track and Trace in Book Supply Chains, financée par la Banque mondiale, et mise en œuvre par John Snow, Inc. (JSI) et son sous-partenaire World Education, Inc. (WEI), s’appuie sur une base de connaissances mondiales en identifiant un ensemble de meilleures pratiques en matière de suivi de la livraison des manuels scolaires dans les pays à revenu faible et intermédiaire. Dans le même temps, la Banque mondiale comprend que le contexte est essentiel pour garantir un système de suivi de la chaîne d'approvisionnement efficace, de sorte que ces meilleures pratiques devront être facilement adaptables à différentes situations. À cette note, JSI/WEI a aidé cinq pays cibles (Cameroun, El Salvador, Soudan, Niger et Sénégal) à comprendre ces meilleures pratiques et à les adapter à leurs propres contextes en développant des systèmes de suivi de la chaîne d'approvisionnement locaux pour assurer la livraison des manuels aux écoles. Ce document présente le système Track and Trace (TnT) développé au Cameroun par le Groupe Consultatif National (GCN) - un groupe de décideurs clés réunis par le projet pour concevoir le système TnT, avec le soutien de JSI/WEI. 4. DEROULEMENT DE L’ATELIER DE CONCEPTION DU SYSTEME Sur la convocation du Coordinateur Général du Programme d’Appui à la Réforme de l’Éducation au Cameroun (PAREC), dans le cadre de ses activités relatives au développement d’un système TnT pour le suivi et le traçage de la distribution des manuels scolaires au Ministère de l’Éducation de Base du Cameroun (MINEDUB), s’est tenu un atelier de conception dudit système qui a été organisé du 07 au 09 décembre 2021 à Yaoundé. Y ont pris par : 1. Les membres du GCN présidé par, la Professeure, ATEMAJONG Justina Epse NJIKA, Inspecteur Générale des Enseignements au Ministère de l’Éducation de Base du Cameroun. Cet organe de réflexion avait été mis en place pour développer ce système ; 2. L’équipe JSI/WEI au Cameroun composée de Mme YANKAM TCHABET Ydalia Vanina, Mr EBANA René et Mr ZOGO Alain Jacques, Les conseillers JSI/WEI à Washington, Mr Ben Vorspan et Mr Bill Keough ont participé à distance ; 3. Monsieur Vincent de Paul MBOUTCHOUANG de la Banque Mondiale au Cameroun ; 4. Des invités spéciaux, experts nationaux reconnus par leurs compétences dans la distribution des manuels scolaires au Cameroun. L’objectif de l’atelier était de concevoir un système « Track and Trace » pour le Cameroun avec l’accompagnement technique de JSI. De manière plus spécifique, le GCN avait pour mandat de prendre des décisions sur le choix du type de TnT, les fonctionnalités attendues, la technologie à utiliser et des fondamentaux à considérer pour une mise en place réussie du système. La méthodologie de travail utilisée était l’approche interactive à travers des exposés théoriques, le brainstorming et des travaux en atelier. La validation des résolutions s’est faite en plénière autour d’un débat. Le présent document présente dans les détails les différentes décisions qui ont été prises par le GCN au cours de l'atelier. 49 5. LES PROBLEMATIQUES PRINCIPALES: CONCEPTION DU SYSTEME Ces premières décisions prises par le GCN définissent le cadre descriptif et normatif du système. Les décisions prises présentent le système dans sa globalité à savoir : à qui appartient-il ? Quel est son objectif global ? Quelles fonctionnalités dont on doit inclure ? Quels sont les utilisateurs ? Quel modèle de « TnT » faut-il adopter ? Décision 1: A qui appartient le système? Le système appartient au Gouvernement Camerounais à travers ses institutions que sont : MINEDUB, Le ministère des Finances, PAREC, Les Collectivités territoriales décentralisées (CTD) et la communauté éducative. Recommandations de JSI JSI recommande de sélectionner un seul propriétaire du système. Avec deux nombreux propriétaires, il peut y avoir des blocages. Sur la base des discussions avec le GCN, il semble que l'espoir parmi le groupe était de sélectionner MINEDUB comme propriétaire du système. Qui sont les utilisateurs? Le système sera utilisé par le MINEDUB dans tous ses démembrements : l’Inspection Générale des enseignements (IGE), la Division de la Planification, des Projets et de la Coopération (DPPC), la Direction des Ressources Humaines (DRH), PAREC, Toute autre structure qui en trouvera la nécessité et toute la communauté éducative. Le GCN a pensé qu’il fallait introduire le distributeur parmi les utilisateurs. Il pourra rendre compte des retards ou tout autre problème rencontré dans ses activités de distribution. Qui finance l’implémentation du système ? Le financement sera fait par l’État du Cameroun, Les Partenaires Techniques et Financiers (PTF) et tous les autres donateurs. Quels seront les besoins de l’administrateur ? Les membres du GCN ont décidé que l’administrateur aura besoin de voir dans le système les quantités des manuels scolaires essentiels de l’ensemble du pays pour toute l’année, le nombre total des titres et manuels scolaires reçus par école, le pourcentage du nombre d’écoles ayant reçu les manuels, la localisation des manuels distribués, le taux de défectuosité des manuels, le niveau d’utilisation des manuels et l’état des stocks des manuels. Le GCN pense qu’à travers les missions d’inspection, on peut au touché et à l’observation, apprécier le niveau d’utilisation d’un manuel. Donc il s’agira pour eux de déclarer le nombre de manuel utilisé par l’école sur le nombre total de manuel alloué à ladite école par des techniques d’observation que la mission d’inspection maîtrise à priori. En plus de ces points relevés plus haut, GCN a estimé que, pour compléter les caractéristiques d’un système, il fallait ajouter le volet animation car il est très important de savoir et mesurer les impondérables vécus au quotidien dans le pilotage du système. Décision 2: Quel est l’objectif du système? Après un débat riche en idées, le groupe a retenu que le système aura pour objectifs : 1. S’assurer que les manuels sont effectivement arrivés à l’école à temps, en qualité et en quantités réelles et qu’ils sont effectivement utilisés par le bénéficiaire final. 2. D’accéder en temps réel aux informations exploitables sur l’état des livres. Il s’agira pour cet objectif de s’intéresser du début et de la fin du processus de distribution. 3. Mesurer les activités de suivi post-distribution. 50 Décision 3: Quel modèle TnT est-ce que le Cameroun va suivre? Abordant ce point, le GCN a choisi le modèle de « First and Last Mile ». C’est-à-dire, le suivi du premier et du dernier kilomètre. En outre, le lieu d’approvisionnement (entrepôt du distributeur) et l’école bénéficiaire. Les principes qui ont motivé ce choix au détriment du modèle de « Full Tracking » trouvent leurs explications en ce que, ce modèle est flexible et peu coûteux. À tout moment on peut y adjoindre toute autre fonctionnalité en fonction du dynamisme du système et du caractère évolutif des besoins. Décision 4a: Le système inclura-t-il un système de communication et de gestion des attentes? Le groupe a admis que le système inclura des composantes supplémentaires et il sera à 100% technologique. Le support de la technologie sera le téléphone basique et le smartphone. Il a été retenu que le TnT camerounais admet la fonction de communication et de gestion des attentes et ce de manière bidirectionnelle, et que les principaux acteurs devront être informés de ce qui se passe dans le système. L’accès à l’information doit être fonction du niveau l’accréditation. Cette fonction permettra d’améliorer certains services tel que la passation des marchés par exemple. Décision 4b: Le système recueillera-t-il des informations sur les besoins en Matériels éducatifs et d’apprentissage (MEA) au niveau de l’école ? Le système TnT ne recueillera pas les informations sur les besoins en MEA au niveau des écoles. Le groupe a fait remarquer qu’il existe déjà des outils qui collectent les autres données au niveau du Système d’Information et de Gestion de l’Éducation (SIGE). Toutefois, le TnT Camerounais pourra se greffer au SIGE de manière à offrir aux utilisateurs une occasion idoine d’avoir un acteur extérieur qui permettra d’avoir une maîtrise de l’information via des algorithmes de croisement de données. De fait, on pourrait voir le gap actuel avec des prévisions et collecter les données sur les manuels scolaires essentiels au moment opportun. Le groupe a admis que plusieurs outils peuvent servir dans la collecte des données. Aussi la plateforme « JEMS » et le système « TnT » ne sont pas incompatibles. La plateforme de collecte de donnée « JEMS » est greffable sur le système modulaires « TnT » qui lui-même est greffable au SIGE. Sur l’inclusion dans le système des composantes complémentaires, Il a été indiqué que les informations communiquées par les directeurs seront disponibles par niveau d’accréditation. Ainsi, ce système devra être dynamique et centré prioritairement sur la livraison effective des manuels essentiels. Décision 4c: Y aura-t-il une surveillance post-distribution ? Relativement à la surveillance post-distribution, il a été retenu qu’un suivi post-distribution sera effectué afin d’apprécier le taux de possession et l’état des manuels. Ce suivi inclura l’utilisation d’enquêtes ponctuelles ou d’inventaires et permettra de s’assurer que les livres reçus soient utilisés. Comme mentionné plus haut, les techniques d’observation sur l’usage des livres sont de la compétence des missions d’inspection qui se chargeront de traduire cet indicateur. Notamment en déclarant dans le système le nombre de livre utilisé selon leur appréciation sur le nombre de livre alloué à l’école. L’approvisionnement se fera auprès des éditeurs et sera centralisé. En outre, Il sera préférable d’avoir un calendrier opérationnel pour réparer des erreurs possibles. Le calendrier de début et de fin pour rester dans le modèle adopté « First and Last Mile ». Le distributeur devrait être introduit dans le système pour rendre compte de certains inconvénients au cours de la distribution. Le système d’alerte devrait incorporer la durée de vie de livraison ou introduire une fonction qui permettra au distributeur de pouvoir exprimer les causes d’un retard probable. Le plan de distribution devrait être mis à la disposition des responsables des services déconcentrés. 51 6. LES FONDAMENTAUX Les sections ci-dessous décrivent les décisions du GCN concernant les détails qui définissent le fonctionnement du système. Comment les données seront-elles collectées à chaque niveau ? (par quelle technologie ?) Il a été déjà signalé que le GCN a décidé que l’approvisionnement se fera au niveau des éditeurs et sera centralisé. Deux possibilités ; les messages automatisés ou les réponses vocales interactives et bien d’autres moyens seront utilisés pour informer. Le groupe a insisté sur l’importance de la nature de l’information. Ce ne sont pas tous les utilisateurs qui auront accès à toutes les informations du système. L’accès se fera par niveau de responsabilité et d’accréditation. Il est proposé de procéder par les SMS automatisés dans des formulaires prévus à l’avance ou par un système de réponses interactives au niveau des écoles. Au niveau des Inspections, via un smartphone les données statistiques sur le stock de sécurité et les données statistiques sur les missions d’inspections et autres données peuvent être renseignées (collectées) dans le système. Ces données et bien d’autres notamment le calendrier de livraison peut éventuellement être consulté en fonction du niveau d’accès de l’acteur via des tableaux de bord renvoyés par le système TnT. Comment le système TnT sera-t-il développé ? Il a été convenu qu’une décision concertée sera prise avec les autres services du ministère de l’Éducation de Base afin d’éviter des incompréhensions plus tard. Car c’est une décision stratégique qui va requérir la validation de la haute hiérarchie. Toutefois, le GCN a proposé que le système puisse se greffer au SIGE (système information et de gestion de l’éducation) avec une possibilité d’accroissement des données via la plateforme « JEMS ». Il faudra créer un encrage entre les différents outils via des interfaces d’ouverture. Le GCN a suggéré de greffer les données du module « post livraison » et du module « reporting » du système TnT au SIGE et par la suite procéder à une discrimination. Les spécialistes dans la salle, membre du la GCN, au regard de leur expérience se sont penchés sur l’option de recrutement d’un consultant ou d’une organisation en TIC pour développer un système TnT personnalisé en faisant appel aux spécialistes de cœur-métier auxquels on peut adjoindre certains acteurs internes si les ressources humaines sont disponibles. Recommandations de JSI sur le développement du système : L’équipe JSI/WEI recommande au gouvernement Camerounais d’acquérir dans l’alternative, un progiciel TnT. En effet, au regard des décisions prises au cours des travaux de l’atelier 2, la structure du TnT Camerounais va s’articuler sur quatre modules essentiels, à savoir : • Le module du suivi de la distribution ; • Le module de reporting ; • Le module de communication et de gestion des attentes ; • Le module de post-distribution. Ces modules seront greffés au SIGE ainsi que le module de collecte des données implémenté par la plateforme « JEMS ». Cette configuration « TnT » est courante dans plusieurs pays. Les différentes expériences observées dans le monde en matière de développement de solution TnT donnent à observer qu’en général, il vaut mieux acheter des progiciels prêts à l’emploi que d’en développer, pour les raisons suivantes : • Le coût de maintenance réduit sur le long terme. Alors que le coût initial des licences et du support technique peut sembler intimidant, les coûts à long terme de maintenance des progiciels sont inférieurs aux coûts des logiciels développés sur mesure ; 52 • L’implémentation est plus rapide. Les progiciels ont déjà été testés par le fournisseur ainsi que par de nombreux clients. Contrairement aux logiciels développés sur mesure, il n'a pas besoin d'être testé en profondeur avant sa mise en œuvre. Il a également été conçu pour être installé dans une grande variété d'environnements clients et comprend des utilitaires pour faciliter l'installation ; • L’accès aux versions mises à jour du progiciel. Les fournisseurs développent en permanence de nouvelles versions de progiciels pour corriger les défauts identifiés et inclure les améliorations suggérées par les clients. Les clients peuvent alors choisir de mettre à niveau vers la dernière version du progiciel plutôt que de consacrer du temps et des ressources à développer des modifications personnalisées ; • L’accès à l’assistance produit et utilisateur. Lorsque les clients achètent un progiciel, ils ont également la possibilité de s’assurer une assistance auprès du fournisseur pour une certaine période, généralement un an. Cette assistance permet de résoudre les problèmes techniques rencontrés par les clients lors de l'utilisation du progiciel. Lorsque les clients achètent un progiciel, les fournisseurs de progiciels offrent une assistance technique continue moyennant des frais annuels. C’est généralement une très bonne idée de payer annuellement pour ce soutien. Ils proposent également une formation continue. Qui aura accès et à quel niveau ? Tous les acteurs de la chaîne de distribution dans le modèle retenu : « du premier au dernier kilomètre » auront accès au système en fonction du degré d’accréditation prédéfinit. Y aura-t-il des tableaux de bord ? Le GCN a confirmé leur intérêt d'établir des tableaux de bord afin de présenter les données traitées ou indicateurs par rapport à la chaîne d'approvisionnement. Quels indicateurs de performance clés le système calculera-t-il ? NIVEAU EXEMPLE DE CALCUL EXIGENCES D’INTERVENTION Lots de livraison • Pourcentage de livraisons des colis qui • Livraisons numérotées ont été reçus : (Nombre total de individuellement via des livraisons confirmées reçues / nombre codes-barres pour chaque total de livraisons envoyées) école, soit ou sous forme de bon de livraison discret • Pourcentage d'écoles qui ont reçu leurs livraisons : (Nombre total d'écoles dont • Les destinataires doivent la livraison attribuée a été marquée avoir des téléphones comme reçue / nombre total d'écoles). compatibles SMS ou Interactive Voice Response • Pourcentage de livraisons reçues dans (IVR) (au minimum) les délais convenus. 53 NIVEAU EXEMPLE DE CALCUL EXIGENCES D’INTERVENTION L'école • Pourcentage de livraisons des colis • Livraisons étiquetées dont la réception a été confirmée : (total individuellement pour des livraisons signalées reçues par la chaque pour chaque école, bonne école / nombre total de livraisons soit sous forme de colis ou envoyées) de boîte reliés, soit sous forme de bon de livraison • Pourcentage d'écoles qui ont reçu leurs discret. livraisons : (Nombre total d'écoles qui ont confirmé avoir reçu la bonne • Les directeurs d’écoles livraison / nombre total d'écoles) doivent disposer d'un téléphone compatible SMS ou IVR (au minimum) • Les écoles doivent avoir un code d'identification individuel pour pouvoir comparer l’école prévu au l’école réel Titres • Pourcentage d'écoles qui ont reçu tous • Les acteurs accrédités les manuels qui leur ont été attribués : doivent avoir un (Nombre total d’écoles qui ont reçu au smartphone et un accès moins la quantité de chaque titre des Internet suffisant pour Manuels qui leur ont été attribués / accéder à un formulaire en nombre total d’écoles) ligne ou soumettre des données via une application qu'ils ont déjà téléchargée ; • Les allocations par école doivent être saisies dans le système au niveau central Communication • Le pourcentage des acteurs alertés du • Le calendrier de livraison calendrier de livraison : (Nombre des du distributeur doit être messages reçues par les acteurs/ renseigné dans le système Nombre total des acteurs de la chaîne) et ce au niveau central, • L’acteur doit être pourvu d’un smartphone ou d’un ordinateur connecté Suivi post- • Le pourcentage des manuels • L’inspecteur ou la distribution présents par école: (le nombre des communauté doit être manuels présents à l’école/nombre total pourvu d’un smartphone. des manuels reçus) • Le pourcentage des manuels défectueux par école : (le nombre des manuels défectueux ou endommagés/nombre total des manuels reçus) • Le pourcentage d’utilisation des manuels à l’école : (le nombre de manuels à l’aspect utilisé/ le nombre total réellement reçus par l’école contre le nombre attendus) 54 Quels rapports détaillés devraient être disponibles ? En plus des indicateurs clés retenus, l'équipe JSI/WEI recommande que certains rapports détaillés soient mis à disposition en téléchargement à partir du tableau de bord. Ces rapports peuvent être utiles aux utilisateurs à de niveaux différents du système, notamment en aidant les superviseurs à superviser le processus de distribution et en aidant les destinataires à être informés du processus de distribution. Recommandations de JSI sur la mis à disposition des rapports suivants: 1. Quantité allouée, par titre et par école 2. Statut de livraison, par école 3. Liste des écarts de livraison et des problèmes signalés, par école Comment les utilisateurs et les personnes chargées de la saisie des données recevront-ils des formations ? S’agissant de la formation, le GCN a retenu que les formations seront faites suivant trois axes essentiels à savoir : 1. Le volet conceptuel 2. Le volet animation 3. Le volet formation-action Une phase pilote est-elle souhaitée ? Quels lieux devraient être inclus dans la phase pilote ? Les Membres du GCN ont décidé qu’Il y il devrait y avoir une phase pilote. Dans la phase pilote il faudra utiliser des paramètres précis sur: 1. La connectivité 2. L’état de la route 3. La période 4. La distance des écoles par rapport aux entrepôts 5. Le choix des lieux où se déroulera la phase pilote reste à la haute appréciation de la hiérarchie. 55 7. ANNEXE 1 : SCHEMA CONCEPTUEL DU SYSTEME – ÉTAT ACTUEL Le schéma de la page suivante présente un aperçu de la chaîne d'approvisionnement actuelle de MEA au Cameroun. Le texte ci-dessous présente une description du processus de circulation des livres dans la chaîne d'approvisionnement. Flux d’information actuel 1. La Commission Nationale d’agrément des manuels scolaires homologue la liste des manuels scolaires et transmet au Ministère de l’Éducation de Base par correspondance 2. La liste des manuels scolaires de l’éducation de base est signée par le Ministre de l’Éducation via un arrêté ministériel et la liste agrée des manuels scolaires est transmise au PAREC par correspondance 3. Le PAREC publie un dossier d’appel d’offre sur le site internet du MINEDUB pour la distribution des manuels et formule des lettres commandes auprès des éditeurs 4. Edition des manuels scolaires 5. Les éditeurs acheminent les manuels scolaires dans leurs entrepôts nationaux 6. Les ou l’adjudicataire du marché de la distribution se rend dans l’entrepôt de l’éditeur pour acheminer les manuels dans ses entrepôts après une mission de vérification de conformité par le Comité Technique de Vérification rapporté sous format papier 7. Le distributeur procède au colisage en fonction de la clé de répartition par école produite par le PAREC lors de l’appel d’offre Flux d’information du système TnT (futur) 8. Le calendrier de distribution est produit par le distributeur et insérer dans le système TnT au niveau central 9. Le système TnT alerte l’ensemble des acteurs du MINEDUB impliqués dans la chaîne de distribution des manuels scolaires sur les paramètres de livraison (calendrier de livraison, quantité par titre /école, etc.) 10. Le distributeur procède à la livraison des colis et alerte le système TnT sur d’éventuelles mises à jour du calendrier de livraison 11. Les directeurs d’écoles alertent le système sur l’effectivité des livraisons, les retards de livraison et la conformité des colis 12. Les missions d’audit post-distribution des inspecteurs et/ou la communauté éducative saisissent les données d’audit dans le système 56 Annexe 1 : Schéma conceptuel du système - Etat actuel ETAT ACTUEL Cameroun La Commission Nationale Les titres à acheter doivent être issus d’Agrément des Manuels Scolaires Pour lui donner un de la liste homologuée par la caractère officiel commission d’agrément et autres Matériels Didactiques * Projet d’appui à la réforme de l’éducation au Cameroun 2 1 Liste des manuels scolaires signee Arrêté du Ministre de Liste agrée manuels Transmission au Ministère de l’éducation par le Ministre: l’Éducation de Base: scolaires PAREC* de Base Titres et quantités La liste est sous Formulaire papier support papier Homologation d’une 3 liste des manuels Le ministère de Procès verbaux formulés sur supports papier par scolaires l’éducation de base le distributeur et cosignés à la réception des colis Délégation par les inspecteurs d’arrondissement, les Régionale directeurs d’écoles et le représentant du distributeur 9 Formulaire papier. Délégation départementale Tous les paquets ainsi que les livres sont étiquetés de code barres Les directeurs d’écoles Distributeur : des Éditeur de manuels manuels scolaires scolaires Inspection 8 Acheminement des manuels d’arrondissement 7 4 scolaires Les expressions des besoins en Le comité est composé des membres du PAREC, membres désignés en présence du distributeur manuels scolaires des écoles ne sont pas intégrées à la formulation de la Commission d’agrément et autres de la commande PAREC* Comité Technique de 6 Vérification Contrôle l’effectivité de la livraison Entrepôt de l’éditeur La conformité des procès verbaux La présence effective des manuels dans les écoles et leur état 5 PAREC* Procès-Verbaux de contrôle des titres, de la qualité et des quantités Colisage en fonction de la clé de Formulaire papier. commandés par le PAREC répartition transmise par le PAREC Entrepôt du Distributeur Le comité technique de vérification et le PAREC sont des dans l’appel d’offre Comité Technique de Vérification entités indépendantes 57 8. ANNEXE 2 : SCHEMA CONCEPTUEL DU SYSTEME TNT CAMEROUN Le schéma de la page suivante présente un aperçu du système TnT proposé développé par le GCN avec le soutien de JSI/WEI. Ce schéma présente le flux d'informations actuel ainsi que le flux d'informations amélioré permis par le système TnT. Le texte ci-dessous présente une description du processus de flux d'informations tel que présenté par le système TnT conçu. 1. Les Service centraux du MINEDUB, le PAREC peuvent entrer les données dans le système TnT notamment le calendrier de livraison, les statistiques par école (quantité total des manuels par écoles, les quantités par titre, etc.) 2. Les directeurs d’écoles peuvent entrer les statistiques de livraison de l’école (quantités conformes, quantités non conformes, date de livraison, point de livraison, etc.) 3. Les missions d’audit peuvent entrer les statistiques d’utilisation des manuels, des quantités réels, des quantités défectueuses etc. 4. Le distributeur peut alerter le système en cas de mise à jour du calendrier de livraison 5. Les acteurs du système TnT peuvent visualiser les données agrégées et consolider dans les tableaux de bord en fonction de leur niveau d’accès prédéfini dans le système TnT 58 Annexe 2 : Schéma conceptuel du système TnT Cameroun PAREC Le Track & Trace Entrepôt du Distributeur conçu Comité Technique de Le ministère de Vérification l’éducation de base La Communauté/Mission d’audit 6 Colisage en fonction de la clé de répartition transmise par le PAREC dans l’appel d’offre Inspection Les écoles d’arrondissement Délégation Délégation départementale Régionale 7 Transmission digitale L’acteur Accède au Système TnT par ordinateur Document de réception sur support papier Flux des manuels scolaires (distributeur et stock de sécurité des IAEB) L’acteur accède au Système TnT par smartphone Flux d’information sur le TnT: • Les titres, L’acteur accède au Système TnT par • les quantités et la qualité (y compris post- téléphone basique distribution), • Le suivi post-distribution Niveau d’accès prédéfini à l’acteur Phase identifiée dans la chaine d’approvisionnement des manuels scolaires 59 9. ANNEXE 3 : SCHEMA CONCEPTUEL DU SYSTEME - ÉTAT FUTUR Le schéma de la page suivante présente un aperçu d'une future chaîne d'approvisionnement potentielle prise en charge par un système TnT. 60 Annexe 3 : Schéma conceptuel du système - État futur La Commission Nationale d’Agrément des Manuels Scolaires et autres Matériels * Projet d’appui à la réforme de l’éducation au Cameroun 1 Le ministère de 2 l’éducation de PAREC* Homologation d’une liste des manuels scolaires 3 Formulaire papier. Entrepôt du Distributeur Tous les paquets ainsi que les livres sont étiquetés de code b Éditeur de manuels scolaires La Communauté/Mission d’audit Acheminement des manuels scolaires 6 4 Comité Technique de Vérification Inspection Les écoles Colisage en fonction de la clé de autres membres désignés en présence du Le comité est composé des membres du PAREC, de la Commission d’agrément et d’arrondissemen répartition transmise par le Délégation PAREC dans l’appel Délégation départementale distributeur Régionale 7 Entrepôt de l’éditeur 5 Procès-Verbaux de contrôle des titres, de la qualité et des quantités commandés par le PAREC Comité Technique de Vérification 61 Annex 5: Terms of Reference 62 Read@Home: Embedding Track and Trace in Book Supply Chains Terms of Reference: Cameroon 63 1. TABLE DE MATIERES 1. Table de matières ............................................................................................................................ 2 2. Liste d’acronymes ............................................................................................................................ 3 3. Introduction ...................................................................................................................................... 4 4. Contexte et justification .................................................................................................................... 4 5. Objectif du système ......................................................................................................................... 5 6. Administrateurs et Utilisateurs ......................................................................................................... 5 7. Autres parties concernées ............................................................................................................... 5 8. La Portée du projet .......................................................................................................................... 6 Diagramme de processus et de flux des données - État actuel ......................................................... 7 Diagramme de processus et de flux des données - Système Track and Trace Conçu ..................... 8 Diagramme de processus et de flux des données - État futur ........................................................... 9 9. Données clés et les technologies .................................................................................................. 10 10. Indicateurs de performances..................................................................................................... 13 11. Description de la phase pilote ................................................................................................... 14 Processus de mise en œuvre du système TnT Cameroun .............................................................. 15 Critères coût du système .................................................................................................................. 15 64 2. LISTE D’ACRONYMES APE Association des Parents d’Élèves DDEB Délégation Départementale de l’Éducation de Base DEPM Direction de l'Enseignement Primaire et maternel DPPC La Division de la Planification, des Projets et de la Coopération DRH La Direction des Ressources Humaines DREB Délégation Régionale de l’Éducation de Base GCN Groupe Consultatif National IAEB Inspection d’arrondissement de l’Éducation de Base IGE l’Inspection Générale des enseignements IVR Interactive Voice Response JSI John Snow, Inc. MEA Matériels Educatifs et d’Apprentissage MINEDUB Le Ministère de l’Éducation de Base PAREC Programme d’Appui à la Réforme de l’Éducation au Cameroun SIGE Système d’Information et de Gestion de l’Éducation SSII Société de Service et d’Ingénierie Informatique TDR Termes de Reference TnT Track and Trace WEI World Education, Inc. 65 3. INTRODUCTION L'initiative Read@Home: Embedding Track and Trace in Book Supply Chains, financée par la Banque mondiale, et mise en œuvre par John Snow, Inc. (JSI) et son sous-partenaire World Education, Inc. (WEI), s’appuie sur une base de connaissances mondiales en identifiant un ensemble de meilleures pratiques en matière de suivi de la livraison des manuels scolaires dans les pays à revenu faible et intermédiaire. Dans le même temps, la Banque mondiale comprend que le contexte est essentiel pour garantir un système de suivi de la chaîne d'approvisionnement efficace, de sorte que ces meilleures pratiques devront être facilement adaptables à différentes situations. À cette note, JSI/WEI a aidé cinq pays cibles (Cameroun, El Salvador, Soudan, Niger et Sénégal) à comprendre ces meilleures pratiques et à les adapter à leurs propres contextes en développant des systèmes de suivi de la chaîne d'approvisionnement locaux pour assurer la livraison des manuels aux écoles. Ce document présente les Termes de Reference (TDR) proposés au Gouvernement du Camerounais afin d’engager un prestataire qui mettra en place un système Track and Trace (TnT). Le système conceptuel TnT en référence dans ce TDR a été développé pour le Cameroun par le Groupe Consultatif National (GCN) - un groupe de décideurs clés réunis par le projet pour concevoir le système TnT, avec le soutien de JSI/WEI. 4. CONTEXTE ET JUSTIFICATION Après plusieurs décennies d’investissement dans la chaîne d’approvisionnement des Matériels Educatifs et d’Apprentissage (MEA) dans plusieurs pays, il a été constaté qu’il n’y a toujours pas assez d’outils pédagogiques, livres et autre MEA dans les salles de classe afin de répondre aux besoins des apprenants. Les causes sont multiples, et leur analyse peut aider les gouvernements à mieux les comprendre. Les principales causes sont : • La non disponibilité ou l’absence de matériel didactique • L’absence des données nécessaires pour les prévisions et la projection des financements adéquates dans les écoles • Les longs processus de demande et d'approvisionnement en MEA qui peuvent entraîner des réponses obsolètes à des besoins qui ne reflètent plus la réalité du terrain avant même que les MEA ne commencent à être livrés • L’opacité du flux de la chaîne d'approvisionnement, qui a pour conséquence, même dans les meilleures circonstances, le blocage ou la perte des MEA à une étape de la distribution sans qu’il n’y ait de visibilité sur leur livraison effective ou non • Le remballage et le stockage des MEA à divers points de la chaîne d'approvisionnement qui causent des dommages, des pertes • La mauvaise gestion des demandes émanant de chaque école Le manque de visibilité sur la progression des MEA le long de la chaîne de distribution peut ne pas encourager les responsables régionaux, départementaux ou les distributeurs à livrer à toutes les écoles de façon uniforme, avec les quantités idoines et au moment opportun. Ou encore ne les pousse pas à identifier et à corriger les erreurs au fur et à mesure qu'elles sont détectées. Les acteurs du maillon final dans les écoles et les communautés peuvent ne pas comprendre comment les décisions d'allocation des MEA sont prises aux niveaux supérieurs, ne pas savoir combien de MEA ils sont censés recevoir, ni quand, et ne pas se sentir habilités à s'exprimer lorsque les choses tournent mal. Ce document est donc conçu pour solliciter les services d'un prestataire spécialiste pouvant mettre en place un système TnT pour le Cameroun. Le document comprend l'objectif du système ; des informations sur ses utilisateurs et autres parties concernées ; le type de système TnT souhaité ; une vue d'ensemble des flux d'informations nécessaires à la mise en place du système ; les données nécessaires pour suivre le mouvement des MEA et les technologies nécessaires pour les collecter ; des indicateurs de performance ; et des considérations pour une phase pilote, si le gouvernement décide d'en mettre une en œuvre. 66 5. OBJECTIF DU SYSTEME Comme son nom l'indique, l'objectif principal d'un système TnT est de suivre les livraisons de MEA au fur et à mesure qu'elles se produisent. Chaque système TnT inclut donc la capacité de confirmer les livraisons à l'étape finale de la chaîne d'approvisionnement. Cela peut prendre la forme de simples reçus papier dont les données sont compilées dans un système de suivi numérique à un niveau supérieur. Un système TnT peut aussi s’agir de données enregistrées électroniquement lors de la livraison, soit par le destinataire soit par le distributeur, ou les deux. Ce suivi peut également être plus minutieux, allant des codes-barres sur chaque support permettant de suivre l'emplacement des MEA unitaires à différents points de la chaîne de distribution, au suivi des colis ou des palettes. Il peut aussi agir en système de suivi basique qui ne suit pas le mouvement des MEA à chaque étape de la livraison, mais comprend simplement la saisie des données relatives aux MEA qui sont reçues par chaque école. Le système TnT conçu par le GCN pour le compte du Ministère de l’Éducation de Base se formule par la saisie et l’enregistrement électronique des données relatives aux Manuels scolaires essentiels alloués depuis le niveau supérieur et reçues au dernier kilomètre par chaque école lors de la livraison effective. De manière spécifique, la mise en place d'un système TnT au Cameroun vise à : 1. Mesurer le niveau de livraison des manuels scolaires au dernier kilomètre. En d’autres termes, s’assurer que les manuels sont effectivement arrivés à l’école à temps, en qualité et en quantités réelles et qu’ils sont effectivement utilisés par le bénéficiaire final. 2. Accéder en temps réel aux informations exploitables sur l’état des livres et les statistiques liées aux manuels scolaires dans les écoles. Il s’agira donc pour cet objectif de s’intéresser du début et de la fin du processus de distribution. 3. Mesurer les activités de suivi post-distribution. 6. ADMINISTRATEURS ET UTILISATEURS Le système sera utilisé par le MINEDUB dans tous ses démembrements : l’Inspection Générale des enseignements (IGE), la Division de la Planification, des Projets et de la Coopération (DPPC), la Direction des Ressources Humaines (DRH), Le Programme d’Appui à la Réforme de l’Éducation au Cameroun (PAREC), Toute autre structure qui en trouvera la nécessité et toute la communauté éducative. Le GCN a pensé qu’il fallait introduire le distributeur parmi les utilisateurs. Il pourra rendre compte des retards ou tout autre problème rencontré dans ses activités de distribution. 7. AUTRES PARTIES CONCERNEES Au-delà des administrateurs et utilisateurs principaux, les parties suivantes seront impliquées dans l'utilisation du système TnT à divers titres. • Distributeurs des manuels scolaires • Comités Techniques de Vérification • Inspections d’arrondissement • Délégations Départementales • Délégations Régionales 67 8. LA PORTEE DU PROJET Il existe deux modèles pour la conception et le déploiement d'un système TnT : un modèle First et Last Mile et un modèle Full Tracking. • Un modèle First and Last Mile suit le matériel d'apprentissage aux étapes initiale et finale de la chaîne d'approvisionnement, sans suivre ce qui se passe entre les deux. • Le modèle de Full Tracking suit le support d'apprentissage de la première à la dernière étape de la chaîne d'approvisionnement, ainsi que ce qui se passe le long les étapes intermédiaires. Le GCN Camerounais a choisi le modèle « First and Last Mile » c’est-à-dire le suivi du premier-dernier kilomètre (le lieu de départ de la flotte du distributeur et l’école bénéficiaire). Les principes qui ont motivé ce choix au détriment du modèle « Full Tracking » trouvent leurs explications en ce sens que le modèle est flexible et peu coûteux. Un système plus simple, tel que le "First and Last Mile", qui nécessite moins d'utilisateurs est le plus susceptible d'être entièrement adapté par tous ses utilisateurs. À tout moment on peut y adjoindre toute autre fonctionnalité en fonction du dynamisme du système et du caractère évolutif des besoins. 68 Diagramme de processus et de flux des données - État actuel Le schéma ci bas présente un aperçu de la chaîne d'approvisionnement actuelle des MEA au Cameroun. 69 Diagramme de processus et de flux des données - Système Track and Trace Conçu Le schéma ci bas présente le flux d'informations actuel ainsi que le flux d'informations amélioré par le système TnT. 70 Diagramme de processus et de flux des données - État futur Le schéma bi bas présente un aperçu d'une future chaîne d'approvisionnement potentielle prise en charge par un système TnT. 71 9. DONNEES CLES ET LES TECHNOLOGIES Éléments de données clés et les technologies utilisées pour les échanger pour le système Track & Trace conçu: Niveau Données échangées Technologies utilisées Ministère de « Niveau d’accès le plus haut » Les Modules : l’Éducation de Base • Suivi de la distribution  Saisir la liste agrée des manuels scolaires • Reporting essentiels • Communication  Consultation de toutes les statistiques des • Post-distribution livraisons via des tableaux de bord Le niveau central (le ministre, l’IGE, • Quantité reçue, manquante ou DEPM…) interagirait avec le système endommagée au niveau des écoles sur un tableau de bord depuis les • Quantité reçue, manquante ou desktops ou laptops de bureau endommagée du stock de sécurité dans les IAEB • Consolidation des données par région, département, arrondissement. Via les tableaux de bord. PAREC « Haut niveau d’accès » Les Modules : • Suivi de la distribution  Saisir quand et où le distributeur a expédié les • Reporting manuels. • Communication PAREC  Diffuser une alerte de mise à jour du calendrier de livraison du distributeur en Le PAREC et tous les autres direction des services déconcentrés du démembrements du MINEDUB ministère et des écoles interagiraient avec le système sur un  Consultation de toutes les statistiques de tableau de bord depuis les desktops ou livraisons via des tableaux de bord laptops de bureau • Quantité reçue, manquante ou endommagée au niveau des écoles • Quantité reçue, manquante ou endommagée du stock de sécurité dans les IAEB Distributeur  Alerter par SMS le système TnT sur la Mise à Le Module : jour du calendrier de livraison • Communication 72 Niveau Données échangées Technologies utilisées La communauté / Pour l’association des parents d’élèves (APE) Les Modules : Mission d'audit • Communication  Consulter les informations statistiques de • Post-distribution livraison des manuels pour l’école de la communauté. Pour les missions d’audit  Saisir les statistiques sur : • Le nombre de manuels présents à l’école à date • Le nombre de manuels endommagés à l’école • Le nombre de manuels utilisés dans les salles de classe  Insérer des captures et saisir les effectifs par salle de classe ou par niveau Les écoles « Niveau d’accès le plus bas » Les Modules : • Communication  Saisir quand et où le distributeur a expédié les • Post-distribution manuels.  Quantité reçue, manquante ou endommagée au niveau des écoles par titre, par niveau, par classe. Inspection « Niveau d’accès intermédiaire. Les IAEB n’auront Les Modules : d’arrondissement accès qu’aux données pertinentes de leur • Suivi de la distribution circonscription de compétences » • Reporting • Communication  Saisir et ou mettre à jour les quantités du stock de sécurité par titre, Les IAEB pourront accéder aux  Consulter toutes les statistiques de livraisons tableaux de bord à partir de leurs des écoles sous la circonscription de smartphones compétences de l’IAEB • L’état de livraison des manuels scolaires des écoles sous l’autorité de l’inspection • Quantité reçue, manquante ou endommagée de chaque école • Quantité reçue, manquante ou endommagée par école (pour chaque niveau, chaque classe) • Quantité reçue, manquante ou endommagée de toutes les écoles sous la compétence de l’inspection 73 Niveau Données échangées Technologies utilisées Délégation « Niveau d’accès intermédiaire. Les DDEB Les Modules : Départementale n’auront accès qu’aux données pertinentes de leur • Suivi de la distribution circonscription de compétences » • Reporting • Communication  Consulter toutes les statistiques de livraison des écoles sous la circonscription de Les DDEB pourront accéder aux compétences de l’DDEB tableaux de bord à partir de leurs smartphones • Quantité reçue, manquante ou endommagée du stock de sécurité des IAEB • Le niveau de livraison effective des manuels scolaires dans les écoles et les IAEB sous l’autorité de DDEB • Quantité reçue, manquante ou endommagée des manuels par école ou par IAEB • Quantité reçue, manquante ou endommagée par IAEB et par école (pour chaque niveau) • Quantité reçue, manquante ou endommagée de tout la DDEB Délégation Régionale « Niveau d’accès intermédiaire. Les DREB Les Modules : n’auront accès qu’aux données pertinentes de leur • Suivi de la distribution circonscription de compétences » • Reporting • Communication  Consulter toutes les statistiques de livraison • Post-distribution des écoles sous la circonscription de compétences de l’DREB Les DDEB pourront accéder aux • Quantité reçue, manquante ou tableaux de bord à partir de leurs endommagée du stock de sécurité de tous smartphones les DDEB • Le niveau de livraison effective des manuels scolaires dans les écoles, les IAEB et les DDEB sous l’autorité de la DREB • Quantité reçue, manquante ou endommagée des manuels par école, par IAEB, par DDEB. • Quantité reçue, manquante ou endommagée par école, par IAEB et par DDEB (pour chaque niveau) • Quantité reçue, manquante ou endommagée de tout la DDEB 74 10. INDICATEURS DE PERFORMANCES NIVEAU EXEMPLE DE CALCUL EXIGENCES D’INTERVENTION Lots de livraison Pourcentage de livraisons des colis qui ont Livraisons numérotées été reçus : (Nombre total de livraisons individuellement via des codes- confirmées reçues / nombre total de barres pour chaque école, soit livraisons envoyées) ou sous forme de bon de livraison discret Pourcentage d'écoles qui ont reçu leurs livraisons : (Nombre total d'écoles dont la Les destinataires doivent avoir des livraison attribuée a été marquée comme téléphones compatibles SMS ou reçue / nombre total d'écoles). Interactive Voice Response IVR (au minimum) Pourcentage de livraisons reçues dans les délais convenus. L'école Pourcentage de livraisons des colis dont la Livraisons étiquetées réception a été confirmée : (total des individuellement pour chaque livraisons signalées reçues par la bonne pour chaque école, soit sous école / nombre total de livraisons forme de colis ou de boîte reliés, envoyées) soit sous forme de bon de livraison discret. Pourcentage d'écoles qui ont reçu leurs livraisons : (Nombre total d'écoles qui ont Les directeurs d’écoles doivent confirmé avoir reçu la bonne livraison / disposer d'un téléphone nombre total d'écoles) compatible SMS ou IVR (au minimum) Les écoles doivent avoir un code d'identification individuel pour pouvoir comparer l’école prévu à l’école réel Note : Chaque école au Cameroun dispose d’un code unique Les titres des Pourcentage d'écoles qui ont reçu tous les Les acteurs accrédités doivent avoir manuels scolaires manuels qui leur ont été attribués : un smartphone et un accès (Nombre total d’écoles qui ont reçu au Internet suffisant pour accéder à moins la quantité de chaque titre des un formulaire en ligne ou Manuels qui leur ont été attribués / soumettre des données via une nombre total d’écoles) application qu'ils ont déjà téléchargée Les allocations par école doivent être saisies dans le système au niveau central Communication Le pourcentage des acteurs alertés du Le calendrier de livraison du calendrier de livraison : (Nombre des distributeur doit être renseigné messages reçus par les acteurs/Nombre dans le système et ce au niveau total des acteurs de la chaîne) central, L’acteur doit être pourvu d’un smartphone ou d’un ordinateur connecté 75 Suivi post- Le pourcentage des manuels présents à L’inspecteur ou la communauté doit distribution l’école: (le nombre des manuels présents être pourvu d’un smartphone. à l’école/nombre total des manuels reçus) Le pourcentage des manuels défectueux par école : (le nombre des manuels défectueux ou endommagés/nombre total des manuels reçus) Le pourcentage d’utilisation des manuels à l’école : (le nombre de manuels à l’aspect utilisé/ le nombre total réellement reçus par l’école 11. DESCRIPTION DE LA PHASE PILOTE La phase pilote sera constituer d’un échantillonnage aux caractéristiques alignés à ceux de la carte scolaire à l’effet de garantir que le système TnT nouvellement conçu fonctionne avant qu’il soit déployer au pays tout entier. ÉTAPE DE LA PHASE PILOTE INFORMATION INDIQUEE 1. Établir les critères de Tous les indicateurs de performance du système devront être évalués performances de la phase dans cette phase. pilote Le taux d’utilisation élevé avec un échantillon représentatif de l’ensemble des acteurs de la chaîne d’approvisionnement des manuels scolaires du MINEDUB 2. Définir un périmètre Le périmètre de déploiement sera de préférence le plus petit d’action possible pour limiter les coûts, les difficultés et les risques, mais doit être assez grand pour être représentatif et significatif notamment : • La couverture réseau mobile voix et data • L’état des routes • La période dans l’année scolaire • La distance des écoles par rapport aux entrepôts • Un échantillon représentatif de la carte scolaire notamment la prise en compte du sous-système anglophone et du sous- système francophone et du statut des écoles 3. Mettre en place une La phase pilote est une phase de validation. C’est donc l’opportunité stratégie de monitoring idéale pour récolter le plus d’informations possible via des outils de efficace journalisation et supervision (logging et monitoring) 76 Processus de mise en œuvre du système TnT Cameroun Le diagramme ci-dessous présente une vue d'ensemble du déroulement du programme pilote et de son potentiel de mise à l'échelle. EVALUATION Oui CONCEPTION MISE DE Formations ŒUVRE des formateurs Développement du système TnT No Formation des formateurs Projet Représentatif de Oui la carte scolaire pilote Évaluation du projet pilote, révision du système et des Suivi du système outils de formation Critères coût du système Les critères de coût ci-dessous sont présentés pour fournir des informations sur les fournisseurs potentiels afin de les aider à budgétiser le système TnT qu'ils construisent. CRITÈRES COÛT DU SYSTEME INFORMATION INDIQUEE 1. Le coût des fonctionnalités C’est l’aspect fondamental. C’est ce qui fait l’objet du Track and Trace. Par exemple, les directeurs d’école envoyant des statistiques confirmant les livraisons de livres et les groupes communautaires ou les missions d’audit effectuant des vérifications ponctuelles post-distribution dans les salles de classe, le tout avec un système de diverses alertes et notifications. 2. Choix de la technologie. Dans le cadre du système pilote Track and Trace, et si la technologie d’alertes et de notifications chatbot est écartée, la mise en place et l’entretien mensuel d’un numéro sans frais pour la messagerie SMS avec l’un des principaux opérateurs de réseau du pays est envisageable. Pour un système élargi, la négociation d’un numéro sans frais supplémentaire avec le distributeur afin d’assurer une couverture géographique maximale.. 3.a. En cas de développement Suivant la technologie retenue et la spécialisation nécessaire des sur mesure, Le coût humain et intervenants il s’agira de : de la société de service et • Le coût jour/homme ou les taux journalier des différents intervenants d’ingénierie informatique (SSII) • Les frais fixes de la SCII en fonction du niveau d’expérience des développeurs (un/e développeur junior, un/e chef/fe de projet senior) 3.b. les paramètres scalables du Il s’agit d’éléments qui font varier grandement le coût de développement développement sur mesure notamment : • Dates de livraison 77 • Montée en charge • Nombre d’utilisateurs • Performances attendues • Maintenance et sécurité • Criticité de l’application - • Expérience utilisateur 4.a. Choix de progiciel principal Le coût est fonction du nombre d’utilisateurs de niveau administrateur qui auront besoin d’avoir accès au système, du nombre d’utilisateur Le coût mensuel des licences d’un système progiciel propriétaire pour chaque personne qui a besoin d’un accès de niveau administrateur au système (pour pouvoir apporter des modifications au système et aux données qu’il contient), et le coût mensuel chaque personne qui a besoin d’un accès de base (possibilité d’accéder au tableau de bord et d’exporter des données). 4.b. Logiciel supplémentaire En plus du logiciel principal qui constitue l’épine dorsale du système, un progiciel supplémentaire sera peut-être nécessaire pour activer des fonctions supplémentaires. Par exemple, des formulaires en ligne qui doivent se connecter à la base de données principale, via un progiciel supplémentaire pour établir cette connexion. Un progiciel supplémentaire pour exécuter le chatbot pour envoyer des messages bidirectionnels. 4.c. Formation Le système basé principalement sur un smartphone, devrait garantir la possibilité d’une formation à distance juste à temps et pouvant être menée en envoyant du matériel de formation, éliminant presque la nécessité pour les gens de se déplacer pour se réunir et organiser une session de formation ou de recyclage. 4.d. La taille du pays La taille du pays, en termes de nombre d’écoles qui sont incluses et le nombre d’utilisateurs qui pourraient être inclus et le nombre d’interactions avec le système. 78