Read@Home: Intégration du Track and Trace dans les chaînes d'approvisionnement des livres Document de conception du système : Sénégal Table des matières Table des matières .......................................................................................................................................................2 1. Déroulement de la rencontre de validation des décisions du GCN...........................................................3 1. Les problématiques principales de système TnT .............................................................................................3 1.1. Décision 1 : La gestion du système............................................................................................. 3 1.2. Décision n°2 : L’objectif du système .......................................................................................... 4 1.3. Décision n°3 : Le modèle TnT ..................................................................................................... 4 1.4. Décision n°4 : Un système d’information et de gestion des attentes ................................. 4 1.5. Décision n°5 : La collecte des informations sur les besoins en matériel didactique au niveau des écoles .................................................................................................................................... 4 1.6. Décision n°6 : La surveillance post-distribution ...................................................................... 5 2. Les fondamentaux....................................................................................................................................................5 2.1. Décision n°1 : le début du suivi ................................................................................................... 5 2.2. Décision n°2 : la collecte de données par niveau .................................................................... 5 2.3. Décision n°3 : Le développement du système ......................................................................... 5 2.4. Décision n°4 : Possibilité d’accès et niveau............................................................................... 5 2.5. Décision n°5 : Les tableaux de bord .......................................................................................... 6 2.6. Décision n°6 : Les indicateurs-clés du système ....................................................................... 6 2.7. Décision n°7 : Les rapports détaillés .......................................................................................... 6 Annexe I : Schéma de conception du système : Système actuel.......................................................................7 Annexe II : Schéma de conception du système : Système souhaité .................................................................8 Annexe III : tableau préparatoire à la confection du système TnT .................................................................9 2 1. Déroulement de la rencontre de validation des décisions du GCN A la suite de l’atelier 2 tenu du 30 novembre au 2 décembre 2021 à Dakar (Good Rade Hôtel), il s’est tenu une rencontre qui a réuni, autour de la Secrétaire Générale, les Directeurs et chefs de service impliqués dans la gestion des manuels et du matériel didactique. Etait également présent, le conseiller en éducation (Dr. BALDE). Ont participé à distance à cette rencontre, les conseillers techniques de JSI & WEI (Ben HATCH, Huai-Ming SANCHEZ, Makhtar DIOP) et Ibrahima SAMBA de la Banque mondiale. L’objectif de cette rencontre était d’amener les décideurs du système éducatif impliqués dans la gestion des manuels et du matériel didactique à valider les choix du Groupe Consultatif national sur les fonctionnalités attendues de l’outil numérique à utiliser pour améliorer le suivi de la chaîne de distribution des manuels. Ces décisions consignées dans le rapport de l’atelier 2 ont été présentées et discutées en deux temps, celles portant sur les problématiques de conception du système et les autres sur des aspects fondamentaux de conception du système. Ces présentations ont été précédées d’une cérémonie protocolaire sobre qui a permis à la Secrétaire Générale, à la Banque mondiale, à l’INEADE et aux consultants de rappeler le contexte et les objectifs de l’appui de la Banque mondiale, le déroulement de la mission (les activités réalisées) et l’ordre du jour de la rencontre. Les travaux ont commencé après la validation de l’agenda proposé. Le présent rapport contient les choix (décisions) validés par les décideurs du système éducatif impliqués dans la gestion des manuels et du matériel didactique présents à la rencontre sur les fonctionnalités attendues de l’outil numérique à utiliser pour améliorer le suivi de la chaîne de distribution des manuels. 1. Les problématiques principales de système TnT Les décisions prises portent sur les grandes questions qui définissent, en termes généraux, la configuration du système : choix de l’administrateur (propriétaire), choix des objectifs, choix du modèle et choix de composantes supplémentaires. 1.1. Décision 1 : La gestion du système • Le Ministère de l’Education Nationale (MEN) est le propriétaire du système • La Direction de l’Administration Générale et de l’Equipe (DAGE) prévoit un budget pour le financement et le fonctionnement du système • Le Système d’Information et de Management de l’Education Nationale (SIMEN) prend en charge la gestion technique du système Les utilisateurs du système sont tous les services du MEN impliqués dans la gestion des manuels et du matériel didactique : • Au niveau central : (Directions techniques et directions et services pédagogiques) : o Secrétaire Général du MEN, o l’INEADE, o Directeur de l’Administration Générale et de l’Equipement (DAGE) o Directeur de la planification et de la réforme de l’éducation (DPRE), o Directrice de l’Enseignement Elémentaire (DEE), 3 o Division de l’enseignement privé (DEP), o Directeur de l’Education Préscolaire (DEPS), o Directeur de l’Alphabétisation et des Langues Nationales (DALN) o Division de l’Enseignement Arabe (DEA) o Agence nationale de la Petite Enfance et de la Case des Tout Petits (ANPECTP) o Inspection des daara • Au niveau déconcentré : o Inspection d’académie o Inspection de l’Education et de la Formation o Responsable de CODEC o Ecoles Parmi les utilisateurs du niveau central, ont été considérées comme observateurs, les structures suivantes : • l’Institut National d’Etude et d’Action pour le Développement de l’Education (INEADE) • l’Inspection Générale de l’Education et de la Formation (IGEF) 1.2. Décision n°2 : L’objectif du système Doter le Ministère de l’Education nationale d’un outil numérique pour la précision et la visibilité de la chaîne de distribution des manuels et du matériel didactique qui permet à tous les acteurs concernés de suivre en temps réel la commande, l’affectation et la distribution des manuels et du matériel didactique dans les délais et dans de bonnes conditions. 1.3. Décision n°3 : Le modèle TnT Parmi les modèles disponibles (First and last mile et full tracking), le modèle de suivi complet est retenu. Il comprend le suivi du matériel d’apprentissage du point de départ de livraison (éditeurs) jusqu’à la destination finale (écoles) en passant par tous les niveaux intermédiaires de stockage de la chaîne d’approvisionnement. Ce choix de modèle induit la possibilité d’ajouter des composantes complémentaires telles que : • Un système de communication et de gestion des attentes • La prise en charge des informations sur les besoins en matériel didactique au niveau des écoles • Une fonction de surveillance post-distribution 1.4. Décision n°4 : Un système d’information et de gestion des attentes Le système comprendra un système de gestion d’informations et des attentes afin d’envoyer des rappels généraux et des alertes aux niveaux déconcentré par le biais de smartphones sous forme d’une application de messagerie. Les utilisateurs de ce système devront disposer de smartphones pour accéder aux messages et s’abonner à un canal d’une application de messagerie où l’envoi de messages sera gratuit. 1.5. Décision n°5 : La collecte des informations sur les besoins en matériel didactique au niveau des écoles Le système comprendra la possibilité de collecter des données sur les besoins en livres des écoles comprendra un système de gestion des communications afin de permettre à chaque 4 école, sur une application ou sur un formulaire, de saisir ses demandes de livres par titre et le nombre de livres nécessaires par discipline et par niveau. En l’absence de smartphone du directeur d’école, ces données peuvent être collectées à partir de document physique et saisies dans le système par les niveaux supérieurs (IEF ou IA). Les données collectées doivent faire l’objet d’une validation par la hiérarchie. 1.6. Décision n°6 : La surveillance post-distribution Le système comprendra un système de collecte de données de surveillance aux niveaux déconcentrés par smartphone (à l’aide d’une application ou d’un formulaire en ligne) relatives au nombre et à la qualité de livres disponibles. Cet outil répond à l’exigence d’un audit des supports d’apprentissage à tous les niveaux tous les trois ans. 2. Les fondamentaux Il s’agit des décisions se rapportant au fonctionnement du système TnT. 2.1. Décision n°1 : le début du suivi Que la commande émane du niveau central (DAGE) ou du niveau déconcentré (IA), le suivi de la distribution débute à partir des éditeurs. A cet effet, les éditeurs doivent accéder au système TnT pour télécharger les listes d’envoi et les imprimer, préparer les livraisons et déclencher le système de suivi. 2.2. Décision n°2 : la collecte de données par niveau • Les éditeurs préparent les bordereaux de livraison (Ils préparent autant de BL que de destinataires) et déclenchent le suivi : o Ils créent les envois dans le système o Ils indiquent la quantité de chaque titre o Ils indiquent les destinataires de l’envoi • La DAGE, les IA et IEF reçoivent les envois et les expédient aux niveaux inférieurs o Saisissent les données complètes o Saisissent la quantité de chaque titre de l’envoi reçu o Indiquent les quantités de livres distribuées o Indiquent les destinataires des livres qu’ils envoient au niveau inférieur • Les écoles reçoivent les livres et les distribuent aux élèves : o Le directeur d’école saisit des données relatives aux titres et à la quantité reçue. Dans le système, chaque acteur pourra saisir des données sur les livres reçus, sur les livres endommagés. 2.3. Décision n°3 : Le développement du système Le SIMEN est chargé de développer le système. 2.4. Décision n°4 : Possibilité d’accès et niveau • Le SIMEN en sa qualité d’administrateur technique assumera et assurera l’entretien du système. • Les utilisateurs du système comprendront les éditeurs, les directions et services pédagogiques et techniques, les IA et les IEF et les directeurs d'école. 5 2.5. Décision n°5 : Les tableaux de bord Le GCN a confirmé leur intérêt d'établir des tableaux de bord afin de présenter les données traitées ou indicateurs par rapport à la chaîne d'approvisionnement. 2.6. Décision n°6 : Les indicateurs-clés du système Résultats attendus INDICATEURS METHODE DE CALCUL Suivi de la livraison de Pourcentage de matériaux Nombre des matériaux manuels pédagogiques prévus et pédagogiques livrés aux écoles livrés aux écoles / nombre des matériaux pédagogiques alloués Suivi de la progression de la Pourcentage de matériels Quantité totale de matériels livraison aux niveaux d'apprentissage ayant atteint d'apprentissage confirmés intermédiaires de la chaîne un niveau de transmission et livrés au niveau d'approvisionnement reçus par le niveau suivant suivant/quantité totale reçues à chaque niveau Suivi de la qualité de la Pourcentage de matériaux Quantité totale des matériaux distribution : arrivés endommagés d’apprentissage confirmés endommagés en cours de livraison / quantité totale confirmés livrés Suivi de l’l’expression des Le pourcentage des écoles Nombre d'écoles ayant soumis besoins : qui ont soumis leurs besoins leurs besoins en matériaux en matériaux pédagogiques. pédagogiques / nombre d'écoles total.) Suivi du rapport entre Pourcentage de livres Nombre total de livres alloués allocation et besoins demandés qui ont été / nombre total de livres exprimés alloués demandés Suivi du reporting post- Pourcentage des écoles qui Nombre d'écoles ayant soumis distribution : ont soumis un rapport post- un rapport post-distribution / distribution. le nombre d'écoles total 2.7. Décision n°7 : Les rapports détaillés Les rapports suivants pouvant être utiles aux utilisateurs à de nombreux niveaux différents du système, notamment en aidant les superviseurs à superviser le processus de distribution et en aidant les destinataires à comprendre ce qui se passe avec la distribution. Il s’agit de rapports sur : • Quantité demandée, par titre et par école • Quantité allouée, par titre et par école • Statut de livraison, par école • Liste des écarts de livraison et des problèmes signalés, par école Ces rapports sont disponibles en téléchargement à partir du tableau de bord de rapports : 6 Annexe I : Schéma de conception du système : Système actuel DAGE Phase de distribution du livre Commande des livres Phase de quantification des besoins en fonction des La DAGE quantifie les besoins effectifs de l'année d`approvisionnement annuels du précédente et du système éducatif en manuels budget disponible scolaires Editeurs Livrent les manuels à Les IA compilent les l'entrepôt IA rapports de fin d'année des IEF Les IA reçoivent les livres et les répartit IA entre les IEF L'IEF compile les rapports de fin d'année des écoles Les IEF vont prendre les livres dans l’entrepôt de IEF l’IA et les répartir entre les écoles Les écoles communiquent la situation des manuels dans les rapports de début et de fin Les écoles vont d’année scolaire prendre les livres Flux d’information (quantité) dans l’entrepôt de Flux des manuels l’IEF et les répartir Ecoles entre les classes Documents de réception en papier Annexe II : Schéma de conception du système : Système souhaité DAGE Phase de distribution du livre Phase de quantification des besoins Commande des livres selon les besoins Le système compile toutes les exprimés et le budget commandes, qui sont visibles à la disponible DAGE Les éditeurs Editeurs informent le système lorsque la distribution Livrent les manuels à l'entrepôt IA Les IA reçoivent les livres et les répartit entre les IEF L'IEF accompagne les Système IA écoles qui n'ont pas de Système TnT Les IEF vont prendre smartphone dans la passation de leurs TnT les livres dans commandes l’entrepôt de l’IA et les répartir entre les Chaque niveau informe le écoles système au fur et à mesure que les livres progressent dans la chaîne, et le IEF système informe les autres Les écoles vont Les écoles passent des prendre les livres commandes par titre au dans l’entrepôt de système l’IEF et les répartir entre les classes Flux d’information (quantité) Flux des manuels Ecoles Documents de réception en papier 8 Annexe III : tableau préparatoire à la confection du système TnT Niveaux de la chaîne Phase de quantification Informations sur Système Phase de distribution Informations sur le Système d’approvisionnement TnT TnT (distribution) DAGE La DAGE quantifie les Renseigne : Commande des livres Renseigne : besoins - Budget alloué selon le budget disponible - Editeurs retenus d`approvisionnement - Quantité de livres par - Quantité de livres par annuels du système éducatif lot, titre, discipline et lot, titre, discipline et en manuels scolaires niveau niveau - Lieux de livraison - Date de livraison - Quantité de livres par - Lieux de livraison lot, titre, discipline et - Date de réception au niveau et par lieu de magasin de l’éditeur livraison - Editeurs retenus Editeurs Les éditeurs impriment la Les éditeurs saisissent les Les éditeurs informent le Renseigne quantité de manuels quantités de livres commandés système lorsque la - Date de réception par commandés (titres, disciplines et niveaux) distribution commence la DAGE au magasin de Enregistrent les manuels l’éditeur dans un bordereau de Informe (sur le bordereau de livraison livraison) : Livrent les manuels à - Quantité de livres par l'entrepôt du site retenu. lot, titre, discipline et niveau  - Date de livraison - Lieux de livraison IA L'IA compile les données L’IA saisit les données sur les - Reçoivent les manuels Renseigne la réception : relatives aux manuels qui quantités de manuels fournies - Certifient le bordereau de - Quantité de livres sont dans les rapports de par les IEF (titres, disciplines et livraison reçus par lot, titre, rentrée et de fin d'année des niveaux) - Dressent un procès- discipline et niveau IEF (situation actuelle) verbal de de réception - Date de livraison 9 Niveaux de la chaîne Phase de quantification Informations sur Système Phase de distribution Informations sur le Système d’approvisionnement TnT TnT (distribution) L’IA compile les - Répartissent les manuels Renseigne les incidents de expressions des besoins entre les IEF livraison : (situation envisagée) - Livres reçus - Livres abimés - Livres perdus Etablit : -procès-verbal de réception et valide ou non le BL IEF L’IEF compile les données L’IEF saisit les données sur les Reçoit les livres Renseigne la réception : relatives aux manuels qui quantités de livres par école Renseigne le bordereau de - Quantité de livres sont dans les rapports de (titres, disciplines et niveaux) livraison reçus par lot, titre, rentrée et de fin d'année des Remet une attestation de discipline et niveau écoles (situation actuelle) L'IEF accompagne les écoles réception à l’éditeur - Date de livraison qui n'ont pas de smartphone Répartit les manuels entre Renseigne les incidents de L’IEF compile les dans la passation de leurs les écoles et fait signer des livraison : expressions des besoins des commandes décharges aux directeurs - Livres reçus écoles (situation envisagée) d’école - Livres abimés (Dans le cas où l’IEF - Livres perdus reçoit directement la Etablit : livraison de l’éditeur ) -procès-verbal de réception et valide ou non le BL Les IEF vont prendre les Renseigne la réception : livres dans l’entrepôt de - Quantité de livres par l’IA, signent des lot, titre, discipline et décharges ou pv de niveau réception, les répartissent - Date de livraison entre les écoles et font Valide : signer des décharges aux -attestation de réception directeurs d’école 10 Niveaux de la chaîne Phase de quantification Informations sur Système Phase de distribution Informations sur le Système d’approvisionnement TnT TnT (distribution) Ecoles Les écoles indiquent dans Les directeurs saisissent les Les écoles vont prendre Renseigne la réception : les rapports de rentrée ou données sur les quantités de les livres dans l’entrepôt - Quantité de livres par de fin d'année la situation livres par classe (titres, de l’IEF et les répartir lot, titre, discipline et des manuels par titre, disciplines et niveaux) entre les classes niveau discipline et niveau - Date de livraison (situation actuelle) Valide : -attestation de réception Les écoles expriment leurs besoins en manuels scolaires (situation envisagée) 11