1 MADAGASCAR Projet d’Appui à la Performance du Secteur Public (PAPSP – P150116) - IDA 5835-MG - Mission d’Appui à la Mise en œuvre du 06 au 17 février 2017 AIDE-MÉMOIRE A. INTRODUCTION 1. Une équipe de la Banque mondiale a mené une mission d’appui à la mise en œuvre du Projet d’Appui à la Performance du Secteur Public (PAPSP) du 06 au 17 février 2017. 2. La mission était dirigée par Anne-Lucie Lefebvre (Spécialiste principale en administration publique et Chargée de projet). L’équipe était composée de Mesdames Lova Niaina Ravaoarimino (Spécialiste principale en passation des marchés), Ellena Rabeson (Chargée des opérations), Adria Rakotoarivony (Spécialiste en éducation), Olivia Rakotomalala (Consultante en gestion des ressources naturelles) et Maharavo Ramarotahiantsoa (Spécialiste en Gestion financière) ; de Messieurs Gael Raballand (Spécialiste principal en administration publique), Remi Pelon (Spécialiste principal du secteur minier), Paul-Jean Feno (Spécialiste principal en environnement), Heriniaina Mikaela Andrianasy (Spécialiste en administration publique), Hajarivony Andriamarofara (Consultant, Administration publique et gouvernance), Andrianjaka Rado Razafimandimby (Consultant, Redevabilité sociale), et Michael Jelenic (Consultant des Opération), Madame Rondro Rajaobelison (Assistante de Programme). 3. Madame Cristina Panasco Santos (Chef de programme), Messieurs Furqan Ahmad Saleem (Spécialiste principal en gestion financière) et Eric Adda (Spécialiste principal en gestion financière) ont participé à distance, et de leur poste de travail respectifs. 4. La mission avait comme principaux objectifs : (i) la revue et discussion sur l’avancement des activités et des résultats du projet ; (ii) le suivi de la gestion fiduciaire du projet ; et (iii) le suivi de l’avancement de la réalisation des conditions de mise en vigueur du projet (avant le 28 février 2017). Les données détaillées relevées pendant la mission se trouvent en Annexe 1 du présent aide-mémoire. 5. La mission tient à remercier ses interlocuteurs au sein du Programme de Réformes pour l’Efficacité de l’Administration (PREA) et des interlocuteurs auprès du Gouvernement pour l’assistance fournie et leur disponibilité constante. La mission remercie les autorités locales des communes urbaines de Maevatanana, Mahajanga I et aussi de la Commune rurale de Belobaka et les services techniques déconcentrés (Impôts, Douanes, Mines, Education), ainsi que l’antenne régionale du Fonde de développement local (FDL) et l’équipe technique du Projet de développement communal inclusif et décentralisation (PRODECID) de la GIZ (Coopération allemande) pour leur collaboration lors des visites sur terrains. (Voir Annexe 2. Liste des personnes rencontrées) 6. L’aide-mémoire ci-présent a reçu validation des différents parties prenantes et regroupe l’ensemble des résultats et recommandation de la mission. B. Principaux résultats de la mission, accords et prochaines étapes 7. La performance du projet est notée « modérément insatisfaisante » à ce stade. La mission constate une meilleure adhésion et implication des parties prenantes du projet même si l’appropriation du concept reste difficile. Toutefois le taux de décaissements du projet reste actuellement bas (28,1% pour le PPF et 1,4% pour le projet). L’opérationnalisation du PREA reste un défi pour la fluidité et la mise en œuvre des activités et finalement il a été constaté un retard dans l’atteinte des conditions de mise en vigueur. En effet la loi (Loi 2016-033) ratifiant l’approbation du PAPSP a déjà été promulguée et publiée dans le journal officiel (J.O du 07-02-2017), toutefois la finalisation du Manuel de procédures ainsi que le 2 recrutement du vérificateur indépendant qui sont parmi les conditions de mises en vigueur du projet accusent un retard. 8. Il a été convenu pendant la mission la prorogation de la date de refinancement du PPA et limite de mise en vigueur jusqu’ au 28 mars 2017. Section C. Progrès par rapport aux objectifs de développement du projet (PDOs) 9. Un seul indicateur (taux de pression fiscale) a atteint sa valeur cible pour la période. Il n’a pas été possible d’évaluer la plupart des indicateurs de résultats du projet car les données y afférentes n’étaient pas disponibles. Toutefois, les activités permettant de mettre en place le suivi plus systématique des résultats ont été initiées. Le tableau ci-dessous synthétise l’avancée du projet par rapport aux objectifs de développement : Valeur de Situation 1. Indicateurs Valeur cible A1 (2017) février 2017 Observation référence 2. Augmentation du 10%1 10.4% Satisfaisant Enjeux : recouvrement des Estimation à - Recalcule du PIB en cours. recettes (ratio recettes 11% brut et - Evaluation de la dépense fiscale intérieures/ PIB) 10.4% net de en cours. remboursement - Valeur nette à confirmer. 3. Nombre d’indicateurs 0 0 Mise en place du compte séquestre TADAT PO-8 Les trois Au moins la note d’un Non disponible pour le remboursement de la TVA. “Gestion efficace des indicateurs indicateur s’améliore en C. Cette approche est à pérenniser car recettes� notés B notés D L’évaluation l’indicateur demeure à risque. Le compte séquestre doit continuer à n’a pas été être alimenté. faite. 4. Pourcentage de 3 Disponibilité de la nouvelle Des ateliers d’améliorations de l’IGL Communes avec un situation de référence de ont été effectués et un projet de mise score d’Indice de l’IGL à jour de l’IGL est disponible. Gouvernance Locale Non disponible (IGL) supérieur à 6 La valeur de référence de l’IGL pour toutes les communes du pays sera effectuée au cours du premier semestre 2017. 5. Disponibilité d’un Non Conception du mécanisme Des termes de références pour système de gestion de pour la collecte de données Non disponible l’activité de recensement ont été l’information sur les mise à jour régulièrement reçus. enseignants sur les enseignants et lancement du recensement Un comité de pilotage des enseignants (mise en interministériel a été mis en place. place de la base de données) 6. Nombre des 0 857 Non disponible bénéficiaires directs 20% Dont Femmes 10. Les principales recommandations et ententes qui ressortent de la mission sont les suivantes : - Organiser une formation TADAT2 en français à Tana (Second semestre 2017) en vue de réaliser l’auto-évaluation 2018 ; - Continuer l’effort de simplification du questionnaire IGL et finaliser l’outil IGL avant Fin Avril 2017. Cet exercice va de pair avec le développement de l’outil IGL d’auto-évaluation des communes avec le support des partenaires techniques et financiers avant la fin de l’année 2017 ; - Il est nécessaire de coordonner les partenaires techniques et financiers (PTFs) impliqués dans les activités autour du recensement des enseignants et nettoyage fichiers soldes. 1 Les valeurs de référence et cibles sont fondées sur les estimations du FMI. Les valeurs cibles sont convenues entre le gouvernement et le FMI. 2 TADAT : Tax Administration Diagnosis Assessment Tool. 3 D. SITUATION DE CHAQUE COMPOSANTE � Composante 1. Amélioration de la gestion des recettes. 11. Une forte appropriation et mobilisation de la Direction générale des impôts (DGI) et de la Direction générale des douanes (DGD) est constatée même si cela reste au niveau central. La résistance au changement des centres périphériques et du bureau centre, notamment suite à l’introduction des contrats de performance constitue un facteur de risque non négligeable pour lequel le suivi et l’investissement en communication est nécessaire. 12. Modernisation du Système d’Administration Fiscale Intégrée : des retards dans la mise en œuvre, suite aux délais dans la passation des marchés sont notés. Les contrats pour les audits des systèmes en cours ne sont pas encore signés. Cependant, ce retard ne met pas l’atteinte de l’indicateur à risque. En effet, compte tenu des choix technologiques qui devront être pris, il est important que les décisions soient prises, à partir d’une analyse poussée et de connaissance/compétences mise à jour. L’approche qui sera choisie par la DGI aura un impact sur le futur des systèmes d’information du gouvernement. La mission insiste toutefois sur la nécessité d’être vigilant sur le calendrier d’exécution du SAFI (Système intégré de gestion des impôts) et la nécessité d’impliquer la Direction des services informatiques (DSI) du Ministère des Finances. 13. Analyse de risque et taux de suspicion confirmé des transactions douanières en cas de vérification physique. Les valeurs pour 2017 sont largement au-dessus des hypothèses sur la base des données disponibles pour janvier et février. La mission a été l'occasion d’intenses discussions sur la mesure de cet indicateur (durée, et redevabilité). En effet, l’indicateur suppose l’intervention de deux pôles : l’analyse du risque (suspicion) qui est faite au niveau central et les bureaux en front line (confirmation de la suspicion) qui ont la possibilité de changer l’analyse de risque. Par ailleurs, il a été nécessaire de clarifier, le souhait de garder une valeur croissante d’années en année, tout en restant au- dessus du seuil de tolérance. La communication au niveau des bureaux est importante pour garder l’intégrité du processus. L’assistance technique pour accompagner la gestion de changement doit être prévue. 14. Création d’un environnement favorable à une gestion axée sur la performance par la mise en place de contrats de performance : la signature des contrats de performance pour chaque inspecteur au port de Tamatave a eu des résultats significatifs et positifs. Ainsi, les recettes ont augmenté de plus 10% par rapport à l’année précédente. De même, le temps moyen de dédouanement s’est considérablement réduit. La DGI quant à elle est en cours de définition de contrats par entité. La question des sanctions, surtout négatives, est à gérer avec toute l’attention requise. Malgré ces résultats très encourageants et une volonté très claire de la direction des douanes en faveur de la réforme, certains problèmes importants subsistent : (i) comme la mauvaise conduite et les mauvaises pratiques parmi certains inspecteurs qui devraient être sanctionnées pour mettre fin à l'impunité ; (ii) l’utilisation semble-t-il abusive par certains importateurs de leur canal vert sans contrôles ; (iii) les personnels désirent plus de transparence et de visibilité sur leurs plans de carrières ; et (iv) plus globalement, de nombreuses voire peut-être trop de réformes ont été entreprises en même temps. 15. Cet indicateur étant commun à la DGD et à la DGI, des discussions ont été initiées par les parties concernant la répartition entre les deux entités des fonds décaissés sur base de résultats. Il a été rappelé que cette prérogative est celle du gouvernement et qu’il appartient au ministère des Finances et aux deux entités potentiellement bénéficiaires de s’entendre sur cette répartition dans le cadre des lois de finances. 16. Enregistrement des contribuables. Des opérations ponctuelles d’enregistrement ont été effectuées mais l’implication des parties prenantes devrait être améliorée, notamment la synergie avec les gouvernements locaux lors des opérations d’enregistrement. Il serait intéressant de revoir les procédures d’enregistrement pour faciliter les échanges d’informations et intégrer les besoins de ces différentes parties prenantes. Il pourrait être utile de programmer des activités liées à la mise en place d’un véritable guichet unique, notamment avec EDBM, RCS, STAT ; CNAPS sans oublier les communes. La mission insiste sur la nécessité d’être vigilant sur le calendrier sur l’enregistrement des 4 contribuables. En ce sens il faut continuer le dialogue avec les autres parties prenantes (EDBM, RCS, INSTAT, CNAPS, Fonction Publique, Intérieur, communes etc.) ainsi que sur la nécessité de développer une méthodologie harmonisée et coordonnée de recensement. 17. Recouvrement des recettes dans le secteur minier. Plusieurs recrutements ont été lancés, notamment une consultance pour l’élaboration d’un plan d’identification et d’analyse des substances minérales et minières, et d’une étude de faisabilité d’une société nationale d’affinage et de traitement de l’or (SATO). Les TDRs portant sur la préparation à l’assistance technique sur l’administration de la redevance minière viennent d’être approuvés. Des commentaires ont été envoyés concernant les TDRs portant sur la mise en place de la base de données de l’artisanat minier à Madagascar. 18. L’Agence nationale de l’or (ANOR) a initié une campagne de sensibilisation et d’identification des orpailleurs, au travers notamment de la vente des cartes d’orpailleurs (40,000 à ce jour, ainsi que 144 cartes de collecteurs). Cependant, ces mesures demeurent insuffisantes face au trafic, et des efforts d’incitation et d’encadrement s’avèrent nécessaires pour mener à une formalisation effective du secteur aurifère. 19. Un projet de décret portant sur la répartition des ristournes minières a été élaboré par un comité technique interministériel3, avec l’appui de consultants. Cependant, des discordances semblent subsister entre les Ministères concernant entre autres les mécanismes à mettre en place. 20. Ententes et recommandations. Il a été entendu : - D’organiser une réunion avec les Association Professionnelles des Banques avant fin Mars pour le renforcement des audits et contrôles. - Au niveau de la douane pour les prochains mois (avant fin juin 2017) la cellule de gestion de la performance en charge des contrats avec une aide technique de la banque mondiale conduira une enquête auprès des commissionnaires en douanes pour comprendre l’impact de la réforme actuelle parmi les opérateurs. De plus les douanes malgaches s’engagent à instituer un contrôle aléatoire faible pour les opérateurs bénéficiant du statut de PAD (procédure accélérée de dédouanement). La banque mondiale continuera de fournir une assistance technique sur : (i) la mise en œuvre des contrats de performance ; et (ii) les plans de carrière et les réformes liées aux ressources humaines ainsi que sur l'organigramme. Un séquençage des réformes devra être réalisé afin de ne pas trop disperser toutes les actions entreprises. Au niveau de la répartition de la ristourne minière il est recommandé de : - Lancer un exercice de conciliation interministérielle avant fin avril 2017 ; et - Effectuer une étude sur la formalisation du secteur de l’artisanat minier, qui ferait notamment l’inventaire des initiatives précédentes, avant le design de la base de données avant fin juin 2017. � Composante 2. Amélioration de la capacité de prestation de services des collectivités territoriales décentralisées (CTDs) 21. La mission a constaté des redondances d’activité financées par les différents partenaires techniques et financiers nécessitant un aménagement du plan de travail du projet. Cette situation nécessite une meilleure coordination entre le gouvernement et parmi les PTF afin d’éviter des activités parfois axés uniquement sur l’avancement des programmations des PTF. En ce sens, l a plateforme d’échange sur la gouvernance locale devrait jouer un rôle important. Par exemple, un travail de coordination est nécessaire pour mettre à jour les guides des maires et harmoniser les différents manuels de procédures qui sont en cours de finalisation (de façon dispersée sur financement des PTF). De même, le gouvernement, à travers le Ministère de l’intérieur et de la décentralisation, a initié plusieurs actions pour dresser un état des lieux des transferts et flux financiers à destination des CTD au cours du premier 3 Ministère auprès de la Présidence chargé des Mines et du Pétrole, Ministère des Finances et du Budget, Ministère de l’Intérieur et de la Décentralisation. 5 semestre 2017. La réalisation de cet état des lieux gagnerait toutefois à être effectuée de façon coordonnée entre les différents partenaires, dont la GIZ, l’Union européenne et la Banque Mondiale. 22. Le suivi des transferts reste une problématique majeure. Le gouvernement continue à rencontrer des tensions de trésorerie affectant directement les subventions à la prestation de services au niveau local (Maîtres FRAM (écoles communautaires), Centres de santé de base - CSB, Fond de développement local - FDL, etc.). Le suivi de l’évolution des dotations et subventions pour la gouvernance locale n’est pas effectué sur une base régulière. Les données sur les dotations et rapport d’exécution budgétaires ne sont disponibles qu’à la demande. La mission a été informée de discussions sur l’opportunité de ramener les subventions sectorielles au niveau des ministères concernés. Une telle approche risque de fragmenter de nouveau les mécanismes en place. Un des arguments avancés est la redevabilité du Ministère de la décentralisation (surtout lors des retards). Il serait utile d’engager un dialogue avec les secteurs à ce sujet. 23. La mission n’a pas pu collecter des informations sur le recouvrement des recettes par les administrations locales pour informer cet indicateur. Le gouvernement ne dispose pas de mécanismes pour mesurer cet indicateur de façon régulière alors que les activités liées à la relance de la fiscalité locale sont nombreuses auprès des PTF. Ici encore, on remarque la dispersion et les difficultés de coordination entre les parties prenantes. La réactivation du SIFCO pourrait être une première étape dans la constitution d’une base de données sur la situation financière des collectivités. La constitution de cette base de données devrait être la priorité pour les six prochains mois (au niveau de l’observatoire de la décentralisation). 24. Mobile Banking. La mission a été l’occasion de constater l’avancement du projet mobile pour la collecte des Banking à Mahajanga. Cette initiative a mis plus de 5 ans à se mettre en route mais montre une expérience positive qui a contribué à faciliter le paiement de taxes de marchés et à accroitre les recettes de la ville de Majunga. La mise en place d’un tel système est une opportunité à considérer pour l’amélioration du recouvrement de recettes. Le secteur public reste toutefois, très dépendant des opérateurs pour le paramétrage, alors que ces derniers n’ont pas forcément la compétence sur les finances publiques. 25. Ententes et recommandations. Il a été entendu de : - Finaliser une première Note sur l’état de lieux des transferts financiers (mécanismes et délais) la situation des transferts d’ici mi-avril, en attendant l’étude complète avec la GIZ. Cette note sera réalisée conjointement par la Direction du concours financier de l’État (DCFE/MID) et l a Direction de la comptabilité publique (DCP/MFB). - Mise en place de base de données sur les états financiers des communes avant Juin 2017. � Composante 3. Amélioration des mécanismes de gouvernance dans le secteur de l'éducation 26. Planification et suivi des systèmes de suivi budgétaire ainsi que des mécanismes d'exécution budgétaire. De nouveaux retards importants sont constatés sur le paiement des subventions aux maîtres FRAM. Les délais de retards du paiement des subventions des maîtres FRAM vont de 4 à 8 mois dans certaines régions. Ces retards s’expliquent par des tensions de trésorerie de l’Etat, des procédures lourdes et compliquées ainsi que les rejets fréquents de dossier de paiement entrainant une nécessité de retraitement des informations. Des projets de Termes de référence sur l’audit de la gestion des subventions ont été transmis à la Banque pour revue et discussion. 27. Appui à la mise en œuvre des comités scolaires et des plans d’écoles contractualisées. Une faible appropriation de la mise en place des comités scolaires a été notée au niveau local. Bien que les comités locaux de gestion d’école (FEFFI) aient été mis en place dans certaines régions du pays (hors du champ du projet PAPSP), l’expérience a démontré que les FEFFI avaient une faible connaissance des procédures applicables dans la formalisation des comités, leur rôle ainsi que la gestion des subventions aux écoles. Ces expériences ont montré une défaillance dans le système de transmission d’information du central au local et un manque d’appropriation du concept de FEFFI. Outre les lacunes au niveau de la 6 communication, il est également important de clarifier les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes incluant les différents dispositifs locaux (Communes, ZAP etc.). Les leçons tirées de ces premières expériences devraient contribuer à améliorer les approches dans les régions d’interventions du projet PAPSP. - Ententes et recommandations. Il a été entendu de : - Finaliser l’audit de la gestion des subventions FRAM avant juin 2017 et partant, lancer l’activité sur la revue des procédures internes des subventions et le renforcement des BCAF. - Finaliser le recrutement du consultant en communication, avant fin avril 2017, pour finaliser les outils de communication dans la mise en place du FEFFI, et s’assurer de l’implication de toutes les parties prenantes et mettre en place une matrice de responsabilité des intervenants (ZAP, CISCO, DREN, FRAM, FEFFI) pour faciliter la mise en place. Cela peut se faire lors des formations sur le terrain. � Composante 4. Amélioration des contrôles et du suivi de la performance 28. Une avancée notable est notée dans l’élaboration à temps des rapports de la Cour des Comptes. Les rapports publics de 2015 et 2016 de la Cour des Comptes sont en cours d’élaboration. Le rapport public de 2015 sera publié à la fin du premier trimestre 2017 et celui de 2016 avant la fin d’année 2017. En 2017, le retard accumulé au cours des années précédentes sera corrigé et le gouvernement sera en conformité avec la législation sur la production des rapports annuels de la Cour des Comptes. L’assistant technique international prévu pour appuyer les corps des contrôles est identifié et la contractualisation va se faire dans les prochains mois. 29. Les principaux enjeux constatés pour les corps de contrôles sont : (i) l’accès aux informations pour les corps de contrôles ; (ii) la disponibilité d’un programme d’audit ; et (iii) la certification des auditeurs. De façon générale, les corps de contrôles demeurent inadéquatement outillés pour effectuer leur mandat. L’accès à l’information demeure limité pour les auditeurs des corps de contrôles. Afin qu’ils puissent effectuer efficacement les audits de la gestion des finances publiques, il est nécessaire que les corps de contrôle puissent avoir accès aux informations du Système Intégré de Gestion des Finances Publiques. De plus, il est important de définir un plan d’audit clair sur la base d’une analyse de risques. Finalement, la capacité des auditeurs doit également être renforcée par un processus de certification. Une assistance technique internationale est actuellement en cours de recrutement afin d’appuyer les organes de contrôles dans le développement de plans d’audit et pour la mise en place d’un plan de certification. 30. Le rôle de la Cour des Comptes dans le suivi et vérification des résultats du projet est renforcé. Comme convenu à la négociation du projet, la Cour des Comptes contractualisera un vérificateur indépendant pour la vérification et la validation des indicateurs de résultats et de décaissement du projet. Il a été convenu au cours de la mission qu’il sera aussi donné la possibilité à la Cour des Comptes d’effectuer des vérifications ponctuelles selon un calendrier déterminé afin de permettre à la Cour de s’assurer de la validité des informations transmises par les vérificateurs indépendants et de lui permettre de façon générale de s’acheminer vers un rôle plus accru dans la vérification de performance. 31. Promotion de l’engagement citoyen, transparence, la redevabilité, la participation et l'accès des médias aux informations. La mission s’est penchée sur la formalisation de l’implication des OSCs dans le cadre du projet. Pour se faire un protocole d’ententes sur le rôle des OSC dans le contrôle et suivi du projet est en cours de finalisation. Le projet procèdera par la suite à la signature du protocole avec une plateforme des OSCs qui répond aux critères définis dans le manuel de procédure du projet. La mission a identifié la plateforme/mouvement Rohy comme potentiel partenaire compte tenu de sa composition (le Mouvement Rohy regroupe plus de 90 plateformes et réseaux d’OSCs de Madagascar), et de son implication actuelle dans la conduite des activités relatives à la gouvernance en général. Il a été toutefois convenu que pour assurer une implication de qualité des OSCs, le ‘’Partenariat du projet avec la plateforme’’ sera renouvelé annuellement sur la base de leur performance (voir manuel de procédure). 7 32. Ententes et recommandations. Il a été entendu de : - Avoir une entente avec le Ministère des finances sur l’accès des organes de contrôles au SIGFP avant fin avril 2017 et effectuer des formations d’auditeurs sur l’audit des systèmes d’information ; - Lancer le programme de certification des auditeurs en identifiant des institutions académiques partenaires avant fin juin 2017 ; et - La signature du protocole d’Ententes entre le projet et les OSCs partenaires devrait être effectuée avant fin mars 2017. E. GESTION DU PROJET � Suivi-Evaluation 33. Le suivi et l'évaluation au cours de la période est jugé moyennement satisfaisant au niveau du projet. Le PREA a fourni des informations sur une majorité d'indicateurs et, là où les indicateurs ne sont pas encore mesurables, des processus appropriés sont en place pour s'assurer que les données seront bientôt disponibles. Toutefois, au niveau institutionnel, une évaluation récente (Voir Annexe 6) sur la préparation au suivi et à l'évaluation a déterminé que la capacité de S & E reste faible au niveau des points focaux du projet, de la PREA et de la Cour des Comptes. Le suivi et l'évaluation sont davantage axés sur l'exécution des plans de travail annuels, en mettant l'accent sur les intrants et les activités, mais pas sur les résultats à un niveau supérieur (extrants et résultats). La mauvaise communication et coordination entre les parties prenantes, le besoin de formation et de systèmes d'information appropriés ainsi que l’informalité dans les systèmes de S&E et le respect des dates limites du rapportage constituent des défis majeurs pour les points focaux. En particulier, il existe un manque critique de ressources humaines et informatiques nécessaires pour assurer un suivi et une évaluation efficaces du projet. Une assistance technique continue sera requise au cours de la première année de mise en œuvre du projet. La mission a fourni une brève formation sur les principes de S & E et les méthodes de collecte de données, mais elle devra être suivie par une assistance technique supplémentaire. 34. Ententes et recommandations. Il a été entendu que la Banque mondiale fournira une assistance technique à court terme en organisant des séances de renforcement des équipes pour les points focaux avant la fin du mois de mars 2017. � Revue de la Gestion Financière 35. La performance en gestion financière est notée « modérément satisfaisante » à ce stade. La mission note un retard important dans la tenue de la comptabilité, la dernière situation comptable disponible remonte à fin août 2016. Le RAF du PREA en charge de la gestion financière du PAPSP a pris poste le 21 janvier 2017. Entre temps, des journaux de trésorerie simplifiés ont été tenus jusqu’en décembre 2016 ; et les rapports financiers ainsi que les demandes de réapprovisionnement ont été basés sur ces données. Au cours de cette mission, le projet a transmis à Banque le rapport financier arrêté au 31 décembre 2016. Le suivi budgétaire détaillé par activités et sous-activités n’est pas établi de façon fiable, la comptabilité actuelle ne permet pas une analyse budgétaire détaillée. 36. Les dépenses remontant à décembre 2016 n’ont pas encore fait l’objet de documentation (DRF) dans le système de la Banque. Suite à la précédente mission de supervision, la mission a noté que des documentations de dépenses ont été soumises à la Banque de façon plus régulière. Toutefois, un grand retard reste à rattraper et la mission rappelle que conformément à la lettre de décaissement, la soumission de DRF, demande ou documentation, doit se faire mensuellement. Le RAF dispose actuellement d’un compte sur Client Connection et a reçu une séance d’orientation en décaissement par le Département Finance de la Banque. 37. L’adoption du manuel de procédures n’est pas encore effective au moment de la mission. Il est à rappeler que le manuel représente d’une part une condition de mise en vigueur du projet, et d’autre part, 8 est la clé de voûte du contrôle interne du projet. Les versions successives présentées ont soulevé d’importants commentaires notamment sur l’utilisation des indicateurs liés aux décaissements (ILDs) et le mécanisme du décaissement selon le système national. Les commentaires en matière de gestion financière, nécessaires à la finalisation du manuel, ont été communiqués au Projet au cours de cette mission. 38. L’ouverture du compte désigné à la BCM n’est pas encore effective et les procédures ont été entamées lors de la mission. Pour rappel, la lettre de décaissement du projet prévoit que les fonds de ce financement soient mis à la disposition du projet à travers un compte désigné ouvert à la BCM. De surcroit, les mesures récemment prises par le Gouvernement en matière de décaissement appuient cette disposition (décret 2015-1457). 9 39. Ententes et Recommandations : - La mission recommande vivement la nécessité de mettre à jour la comptabilité d’ici le 31 mars 2017. Il convient de finaliser le plan de compte intégrant les codes analytiques conformément aux besoins de suivi des activités et sous activités et assurant le lien avec le PCOP pour faciliter le rapportage nécessaire auprès de l’Administration ; - La mission rappelle la nécessité de soumettre au moins une DRF valide mensuellement, ceci conformément aux dispositions de la lettre de décaissement. La prochaine soumission est attendue pour fin février 2017 ; - La Banque exhorte de finaliser le manuel de procédures au plus tard le 15 mars 2017 et adopter au plus tard le 31 mars 2017 afin de permettre la mise en vigueur du projet. La mission souligne aussi que les commentaires émis, basés sur les diverses directives de la Banque et des législations en vigueur, doivent impérativement être considérés ; - La Banque invite le projet à activer les procédures d’ouverture du compte désigné au niveau de la BCM afin d’assurer les décaissements dans le cadre du projet dès la mise en vigueur. � Passation de Marché 40. La passation de marché du projet est notée « modérément satisfaisant » à ce stade. La mission a noté que, outre les voyages d’échanges, organisation de divers ateliers, le niveau d’exécution des activités du projet reste toujours très faible. Quelques avancements timides sont toutefois constatés concernant les activités portant sur les douanes, les impôts et les Mines et Pétrole, celles sous la responsabilité des Ministère de l’éducation nationale (MEN), Ministère de l’intérieur et de la décentralisation (MID) et OSC restent quant à elles dans l’état embryonnaire de notes conceptuelles ou de termes de référence en préparation. 41. Suite à une revue de quelques dossiers en cours, des retards inexpliqués dans le traitement des dossiers de passation de marchés ont été constatés, dont en l’occurrence le s suivants : (1) l’appel à manifestation d’intérêts d’une activité donnée n’est toujours pas lancé à ce jour alors que l’avis de non - objection de la Banque sur les termes de référence a été donné le 21 octobre 2016 ; (2) les fiches d’évaluation d’un responsable technique du PREA est fournie 1 mois après celles des responsables sectoriels ; (3) les appels à manifestation d’intérêts ne sont pas faits de manière systématique alors que les CVs fournis par les responsables du PREA sont de faibles qualités ; (4) le délai lancement et de relance d’un appel à manifestation d’intérêts, la convocation par la PRMP et l’évaluation effective des manifestations reçues peut prendre jusqu’à 1 mois et demi; ET (5) l’évaluation d’un appel à manifestation d’intérêts pour une sélection de consultant individuel a été effectué le 20 janvier dernier et à ce jour, le processus reste en suspens, résultat n’est ni validé par CAO ni envoyé à la Banque, et cela pour raisons inconnues. La Banque souhaite attirer l’attention du projet que la non publication systématique des appels à manifestation d’intérêts, le délai trop long des traitements des dossiers peuvent mettre en question l’intégrité du processus de passation de marchés. 42. Sur l’organisation de l’unité de passation de marchés du projet, il a été malheureusement constaté au moment de la mission l’absence d’agents à l’Unité de Gestion de Passation de Marchés (UGPM) du projet. En effet, conformément aux textes réglementaires, l’UGPM doit comporter entre 3 et neufs agents. La personne responsable des marchés publics du PREA assure donc seule, depuis début 2017, le processus de passation de marchés. Non seulement, cette dernière est surchargée mais une telle situation pourrait générer un conflit d’intérêts vu les attributions spécifiques des deux fonctions. 43. Le projet a commencé l’utilisation de « STEP - Systematic Tracking of Exchanges in Procurement », l’outil de suivi de chacune des étapes du processus de passation de marchés des projets. STEP nécessite une proactivité réelle entre le projet et l’équipe de la Banque pour garantir une avancée effective des activités de passation de marchés. A titre d’exemple, pour une activité donnée, le plan de passation de marchés doit être soumis et validé sous STEP avant que les termes de référence de la même activité ne puissent être soumis à son tour et validés sous STEP. 10 44. La Banque recommande également l’acquisition de mobiliers de classement pour que les dossiers de passation de marchés et contrats ne soient pas éparpillés dans le bureau de la PRMP. 45. Ententes et recommandations : - La mission recommande fortement qu’un coaching effectif et un appui rapproché de l’équipe technique du PREA auprès des bénéficiaires sectoriels soit effectué pour garantir une bonne mise en œuvre du projet dans son ensemble. - La Banque exhorte le projet à nommer, et cela avant la date de mise en œuvre du projet, les membres de l’UGPM pour éviter que la mise en œuvre du projet ne soit encore plus ralentie. � Sauvegardes 46. Les conclusions principales de la mission après la revue des documents du projet et les ateliers de lancement ont été discutées et acceptées par les différentes parties , à savoir : Le projet PAPSP dispose de 2 instruments de sauvegardes environnementaux et sociaux : le Cadre de Gestion Environnementale et Sociale (CGES) et le Cadre de politique de Réinstallation (CPR) approuvé par la Banque et diffusés dans le pays et à l’Infoshop avant l’approbation du projet. Ces documents cadre de sauvegarde environnementaux et sociaux devront être valorisés dans le manuel d’exécution du projet. 47. Ententes et recommandations : La mission recommande ainsi de : - Finaliser le Manuel d’opération du projet incluant la section « aspects environnementaux et Sociaux » en vue d’une dernière revue de la Banque avant le lancement des transferts FDL ; Le manuel d’opération devrait définir : (i) les sous-projets éligibles au financement du projet, (ii) le mécanisme de gestion environnementale et sociale dès la formulation jusqu’à l’exploitation des sous projets ; (iii) les responsabilités des différents acteurs en matière de gestions des risques et des impacts environnementaux et sociaux des différentes acteurs ; (iv) les Plans de Gestion Environnemental et Social par types de sous projets du documents cadre et (v) le rôles et les attributions de chaque entités dans le système de suivi et de reporting du FDL à PREA en vue des missions d’appui à la mise en œuvre de la BM. - Designer le responsable infrastructures de FDL en charge des gestions environnementales et sociales en vue de son renforcement en sauvegarde par le spécialiste de la Banque. Publication de l’Aide-Mémoire Il a été convenu que l’Aide-mémoire serait pour usage public. 11 ANNEXE Annexe 1.a Données principales du projet Numero du Projet: P150116 Ln./Cr. No.: IBRD/IDA-xxxxx Date Conseil d’ 06/13/16 Date de mise en vigueur MM/DD/YY Administration Date de clôture: 06/30/20 Date de clôture revisée N/A Montant Original US$ 40 million Montant signé au taux du 22 US$ 38,31 million Ln./Cr.: fév. 2017 (Client Connection) Montant du PPF US$ 2 million Total des décaissements US$ 0,7 million Total Engagement au 31 US$ 0,5 million sur l’avance au 22 décembre 2016 février 2017 Pourcentage 28% Ratio de décaissements 90,32 % Décaissement sur le PPF prévus sur le PPF selon Client Connection 31 décembre 2016 Taux de décaissement 66,46% par rapport aux avances reçues au 31 décembre 2016 Date de N/A Financement additionnel N/A Restructuration/AF: 12 Annexe 1.b Situation du cadre de résultats du projet Résultats Valeur de Valeur cible A1 Indicateurs Situation Février Observations référence (2017) 2017 INDICATEURS PDO 7. Augmentation du 10%4 10.4% Satisfaisant Enjeux : recouvrement des Estimation à 11% - Recalcule du PIB en cours. recettes (ratio recettes brut et 10.4% net - Evaluation de la dépense intérieures/ PIB) de remboursement fiscale en cours. - Valeur nette à confirmer 8. Nombre d’indicateurs 0 0 Avancée satisfaisante sur un des TADAT PO-8 Les trois Au moins la note Non disponible indicateurs (Gestion de la TVA) “Gestion efficace des indicateur d’un indicateur par la mise en place du compte recettes� notés B s notés D s’améliore en C. L’évaluation n’a séquestre pour le pas été faite. remboursement de la TVA. Cette approche est à pérenniser car l’indicateur demeure à risque. Le compte séquestre doit continuer à être alimenté. 9. Pourcentage de 3 Disponibilité de la Des ateliers d’améliorations de Communes avec un nouvelle situation de l’IGL ont été effectués et un score d’Indice de référence de l’IGL projet de mise à jour de l’IGL Gouvernance Locale Non disponible est disponible. (IGL) supérieur à 6 La valeur de référence de l’IGL pour toutes les communes du pays sera effectuée au cours du premier semestre 2017.Un système et un outil d’auto- évaluation pour les communes est aussi en cours d’élaboration. 10. Disponibilité d’un Non Conception du système de gestion de mécanisme pour la Non disponible Des termes de références pour l’information sur les collecte de données l’activité de recensement ont été enseignants mise à jour reçus. régulièrement sur les enseignants et Un comité de pilotage lancement du interministériel a été mis en recensement des place. enseignants (mise en place de la base de données) 11. Nombre des 0 857 Non disponible bénéficiaires directs 20% Dont Femmes Composante 1 5. Modernisation du Aucune. Disponibilité des Système spécifications Pas d’évolution d’Administration techniques pour le Fiscale Intégrée (ILD SAFI 1) 4 Les valeurs de référence et cibles sont fondées sur les estimations du FMI. Les valeurs cibles sont convenues entre le gouvernement et le FMI. 13 Résultats Valeur de Valeur cible A1 Indicateurs Situation Février Observations référence (2017) 2017 Satisfaisant Les biens attribués au canal 6. Augmentation du rouge ne devraient pas être taux de confirmation 9.6% fin 2016 réduits davantage dans le de transactions 5 (valeur annuelle) contexte actuel. 3% > 5% douanières suspectes 16.3% (Janvier- (en cas d'inspection février 2017 – physique) (ILD 2) Valeur mensuelle) Amélioration tangible. Les contrats actuels n’ont pas encore été audités de manière externe. Satisfaisant Disponibilité du 2 contrats (bureau contrat type de de Toamasina : performance (pour contrat inspecteur la DGI et les – bureau de douanes) Mamory : contrat 0 bureau) mis en 7. Nombre de bureaux œuvre pour les de perception (4) dont douanes les contrats/programmes Modèle de contrat de performance ont fait (bureau) en cours l'objet d'une évaluation d’élaboration pour externe (ILD 3) la DGI. 200 000 220 000 Satisfaisant Résultat d’opération 8. Amélioration de Valeur de Cumulatif d’enregistrements effectués en l'enregistrement des référence 254,584 2016 contribuables 2013). 0 Disponibilité des Non disponible TDR pour les spécifications 9. Mise en place d’un techniques du numéro d’identification numéro unique des d’identification contribuables fiscale unique annexé aux spécifications techniques du SAFI Composante 2 11. Amélioration des Aucune Aucune norme Moyennement Note à terminer au mois à la mi- délais des transferts norme disponible. satisfaisant avril. fiscaux (subventions) disponible aux gouvernements pour Note sur l’état des Etat des lieux non locaux (ILD 4) mesurer lieux des transferts disponible les retards (mécanismes et Une étude complète financée acceptable retards) aux par la GIZ est en cours. s pour administrations L’élaboration des TDR est en l’exécutio locales disponible. cours en collaboration avec n des toutes les parties prenantes transferts (MID/MFB) 5 Données extraites de SYDONYA++. 14 Résultats Valeur de Valeur cible A1 Indicateurs Situation Février Observations référence (2017) 2017 12. Amélioration du recouvrement des Non satisfaisant Le gouvernement ne dispose pas recettes par les des données y afférentes, ni du > 30% < 35% administrations locales Situation non mécanisme de suivi approprié. (hors subvention) disponible Composante 3 13. Proportion des Les termes de La demande de non objection écoles ciblées par la références sur les est en cours de traitement à la composante dotée d’un activités relatives banque mondiale. FEEFI opérationnel et <25% à l’appui à la mise planifiant et mettant en 0 en place des œuvre un PEC ; (ILD Des écoles ayant un FEFFI ont été Engagement des FEFFI en place émis pour non citoyens) (en objection. pourcentage) (ILD 5) 14. Pourcentage d’enseignants FRAM Retards de Un comité interministériel est dans les zones ciblées paiement mis en place pour travailler par la composante engendrés par ensemble sur les pistes de < 5% < 10% recevant leurs plusieurs éléments solutions subventions avec (trésor, moins de deux mois de procédures, retard ; et coordination) Composante 4 15. Disponibilité dans Non Le rapport 2015 et Non les délais impartis du 2016 sont en Premier rapport public de la cours de Rapport Cour des Compte préparation et de la Cour seraient des disponibles dans Comptes les délais légaux. prêt pour publicatio n 16. Audits à risques élevés/ substantiels réalisées par les 0 1 Non encore Départements d’audit entamé interne 17. Débats publics semi-annuels sur la loi des Finances (5) et sur la performance des Non encore 1 1 agences de perception entamé (indicateur d'engagement du citoyen) 15 Annexe 2. Liste des personnes rencontrées Officiels Nom et prénoms Organisme Titre Andriantomanga Mokthar Salim Mahajanga Maire Andrianarivony Aubin Commune Urbaine de Mahajanga Secrétaire Général Razanakolona Paul Commune Urbaine Antsirabe Maire et Président (AGVM) Rasoanaivo Paul Gervais Commune Urbaine Mahajanga P.C.M Baofeno Micheline Commune Municipale Mahanjaga Membre Conseil Razakatiana F. Esthelle Conseil Municipal 2ème rapporteur Commission Ralidera Tsiry MPMP Mahajanga Directeur Rakotomalala Georgial Conseil Municipal Rapporteur Commission Finance Andrianasy Fanjarinivo Commune Urbaine de Mahajanga Maire Adjoint Mohamed Ben M. Commune Urbaine de Mahajanga Maire Adjoint Ravelomanantsoa Emilson Commune Urbaine de Mahajanga 1er Adjoint au Maire Rasolo Daniel Commune Urbaine de Mahajanga DF Maeva Portos Commune Urbaine de Mahajanga DM Andriamahefa Soary Dimby Commune Urbaine de Mahajanga CSR Andoniaina Andriamanana Ravaka Maevatanana SG Préfet Mbade Jeanine Senateur Razafipiara Herimalala Chef de Région Betsiboka Rasoarimalala Georgette Députée Andrianarivony Aubin CUM Secrétaire Général Tsitoany Joël Landry O MID/DGD/DAC TDL Zafimahery Abel Trésor Mahajanga Raenintsoanariliva Tsiry Trésor Mahajanga Razainanahary EUa Trésor Mahajanga Ramarolahy Andriamanjatomanana Régisseur Dominique Françoise Percepteur Ravokatra Liva Nirina Maevatanana I Maire Rakotoariliffra Aimé Maevatanana II Maire Razafindrafara Norotiana Flavie Maire Mahazoma Andriamanana Ravaka Maevatanana SG Préfet Mbade Jeanine Senateur Razafipiara Herimalala Chef de Région Bestiboka Rasoarimalala Georgette Députée Ravokatra Liva Nirina Maevatanana I Maire Rakotoariliffra Aimé Maevatanana II Maire Razafindrafara Norotiana Flavie Maire Mahazoma Raveloarivony Florence Lalao Maire Andriba Rakotombahoaka Maire Mahatsinjo Razafimahaleo Charlot Maire C/R Beanana Rabearison Raphaël Maire C/R Antsiafabositra Rakotomavo Jean-Jacques Maire C/R Antanimbary Rakotomalala Hanitra Maire Berivotra Ravelomanantsoa Région de Betsiboka DAST Rabarison Etienne ADL Commune Urbaine Maevatanana Randrianjafy Lova Madio F. Sté KRAOMA Responsable 16 Officiels Nom et prénoms Organisme Titre Rakotondrazanany Mbolatiana Région Betsiboka Inspecteur de Cabinet Hery Zo Rakotovokatra zinadrarizaka Région Betsiboka Conseiller Technique Marcellin DRAE Ralison Manantsoa S. Sino Afrique Ranasy Sandrine DGD/SCAP Andriamahefason Miora DGD/SCAP Rahariniaina Angelinà DGIGE Chef de Service des Affaires Générales Randrianaivoson Alain MPMP DPM Rakotonomenjanahary Vololona MPMP/ANOR Raoilison Guy MPMP/ANOR Ralambo Alain BCMM Ramamaonjisoa Nasolo Adoré FDL Directeur Administratif et Financier Tsitoany Joël Landry Odon MID Razafimananjara Herinirina DGI/SSIF Harijaona Rakotondrainibe Hasina DGI/SPC Sevarao Chef Cisco Maevatanana Razanadrafaly Fleury Chef ZAP Maevatanana II Andriamparany Niry MFB DDP Andrianamarotsara Nirina Hanitra Cour des Comptes Conseiller Andriamboavonjy Olivier Celestin CISCO Maevatanana B.C.A.F. I Razafimahatratra Pascal INDDL Formateur Permanent Johanesa Fernand FDL Chef d’Antenne Régionale FDL Boeny Randriamamonjy Harison Tiana FDL Assistant Administratif AR FDL Armel Boeny Rasamijaona Malalaniaina FDL Responsable Renforcement des Capacités Ramiandrisoa Luc Tahiry MEN DRH Ratsimbazafy Manda MEN Hoavy Sandy CISCO M/GAII Chef Cisco Ralidera Tsiry Antenaina MPMP Majunga DIR Razafimaharo Houlder Douanes Majunga Coordonnateur Douanes Rakotonirina Hery Douanes Majunga Receveur des Douanes Andriamifidy Tokipitiavana Douanes Majunga Chef des Opérations Diverses Razafimahatratra Saholiniaina Douanes Majunga Chef des Opérations Commerciales Samson Djaolaza M. Responsable Mobile Banking PARTENAIRES DE MISE EN OEUVRE ET AUTRES Nom et prénoms Organisme Titre Randriamananjara fara OSC Rohy Rahaingonjatovo TELMA Ericka Verly TELMA Antsa Randriamiarisoa TELMA Ranaivonirina Jean GIZ/PRODECID CT Tsiorimbolaniaina Johny ACOM Association des Collecteurs de l’Or et Or périllage 17 Ramiandrisoa Malalatiana DELCRI Chef de Service RNM-TVM Tokiniaina Ricardo Journaliste Rabary R. Rchard Comité National des Mines Vice-Président Andriatsira R. Comité National des Mines Rakotovao Eugène FEFFI Président Ratianarijaona Soloniaina FRAM EPP Mahatsinjo Nord Maevatanana Randrianasolo Honoré Mahatsinjo Nord Maevatanana II Président Fokontany Razanakoto Nomenjanahary FRAM EPP Mahatsinjo Nord Trésorier Anselme Maevatanana Randrianasolo Eugene FRAM EPP Mahatsinjo Nord Maevatanana Rakotonanahary Michaël FRAM EPP Mahatsinjo Nord Maevatanana Rakotozandriny Martin FRAM EPP Mahatsinjo Nord Président Maevatanana Rakotondramanga Martial FRAM EPP Mahatsinjo Nord Maevatanana Rasoarilalao Céléstine FRAM EPP Mahatsinjo Nord Maevatanana Rasoanidriana Méline FRAM EPP Mahatsinjo Nord Maevatanana Razafindratavy Hélène FRAM EPP Mahatsinjo Nord Maevatanana Verotiana Eliane FRAM EPP Mahatsinjo Nord Maevatanana Hantamalala Seraline FRAM Rakotoarimanga Noro Yvette FRAM Razanamamy Volasoa Sylviane FRAM Ranivoarisoa Voahangy Lalao FRAM EPP Mahatsinjo Nord Talen-tsekoly Maevatanana Zafindrabozivao Pelagie FRAM EPP Amperamahitsy Talen-tsekoly Hanitra Armandine Odette FEFFI Présidente Emeladine FRAM RAD Ratovomanana Toky IRCOD Assistant technique Rakoto Haja Malala CELLCOM Chef de Service Tahiry Gertrude Citoyen Commercant EQUIPE PREA Nom et prénoms Organisme Titre Bali Andriantseheno PREA Coordonnateur Général Rabarijaona Lantoniaina PAPSP/PREA Chargé de Projet Rahetlah Herilala PREA Reponsable Passation de Marchés Rakotoarisoa Ravoavimanampisoa PREA RAF Rakotozafiarisoa Hasina PREA Rasendrasoa Max PREA Consultant EQUIPE BANQUE MONDIALE 18 EQUIPE BANQUE MONDIALE Nom et prénoms Organisme Titre Anne-Lucie Lefebvre Banque Mondiale Spécialiste Principale Administration Publique Lova Niaina Ravaoarimino Banque Mondiale Spécialiste principale en passation des marchés Adria Rakotoarivony Banque Mondiale Spécialiste en éducation Andriamarofara Hajarivony Banque Mondiale Consultant, Administration publique et gouvernance Gael Raballand Banque Mondiale Spécialiste principal en administration publique Heriniaina Mikaela Andrianasy Banque Mondiale Spécialiste en Administration Publique Maharavo Ramarotahiantsoa Banque Mondiale Spécialiste en Gestion financière Michael Jelenic Banque Mondiale Consultant des Opération Paul-Jean Feno Banque Mondiale Spécialiste principal en sauvegarde environnemental Olivia Rakotomalala Banque Mondiale Consultante en gestion des ressources naturelles Rabeson Ellena Banque Mondiale Chargée des Opérations, Razafimandimby Andrianjaka Rado Banque Mondiale Consultant Redevabilité Sociale Rondro Rajaobelison Banque Mondiale Assistante de Programme 19 Annexe 3. Situation des Ententes et recommandations antérieures de la mission d’appui du 12 au 21 septembre 2016 Section de l’aide- Ententes Situation Date Responsable mémoire Recommandations Générales a. Investir sur la gestion du changement pour consolider Activités en cours 16 au 18 les dynamiques positives novembre Séances de team building développées entre les parties effectuées pour l’ensemble prenantes ; ceci suppose de des parties prenantes PREA renforcer la communication interne et externe et la mise Un team – building des Prévu 16- en œuvre d’activités de team points focaux sectoriels est 17 mars building. en préparation b. Finaliser la révision du Plan de travail annuel (PTA) avant le 31 octobre 2016 en privilégiant au PTA reçu le 31-10-16 maximum l’intégration des Une seconde révision est activités) pour qu’elles PREA prévue suite mission de soient mieux orientées vers février les résultats du projet. Section D. Situation de chaque composante Composante 1 : Amélioration de la Gestion des Finances Publiques c. de développer, d’ici le une note conceptuelle 30 conjointe à la DGI et à la décembre Non réalisée. 2016, DGI/Douanes DGD sur l’analyse du risque associé aux recettes ; d. de mettre à disposition Un expert RH a été mis à de la DGI et de la DGD, disposition de la Douane selon leur besoin, les par la Banque mondiale expertises en matière de gestion des ressources Un TDR GPEEC pour la BANQUE humaines et de gestion de la Douane est en cours de MONDIALE performance. finalisation avant envoi en PREA DANO Les besoins de la DGI restent à définir e. la mise à jour et la Non réalisée publication sur le site web Une prestation pour MPMP du gouvernement des valeurs de références pour l’élaboration d’un plan 20 Section de l’aide- Ententes Situation Date Responsable mémoire les différentes substances pour l’identification et minières, avant le 31 l’analyse des substances décembre 2016 ; minérales et minières va démarrer incessamment pour appuyer cette identification de valeurs f. de concrétiser, la participation du Ministère des mines au MIDAC (Ministère, Départements et Non réalisée MPMP Agences de Contrôle – Gasynet), avant le 31 décembre 2016 g. de considérer l’intégration de la DGI au guichet unique des exportations, à travers notamment une notification Non réalisé systématique des services MPMP / DGI fiscaux pour toute autorisation d’exportation délivrée par le ministère des mines ; h. de renforcer l’application des Non réalisée dispositions légales autorisant, la suspension de Un atelier de réflexion sur l’exportation en application le paiement des ristournes de l'arrêté interministériel et des redevances aux CTD NO 14421-2008 (Ministère réalisé le mois de DGI / DGD / de l'Intérieur et de la décembre 2016 a conforté MPMP / MID Décentralisation, MFB, Ministère de l'Energie et la position de tous les des Mines); pour défaut de acteurs en faveur de payement des ristournes et l’autonomie financière des de redevance aux Communes communautés territoriales décentralisées (CTD) i. d’organiser de Un dialogue a été organisé plateforme trimestrielle de dans le cadre de la mission dialogue entre les parties de février, mais cela reste prenantes du secteur minier, insuffisant PREA / OSC avec l’appui de la société civile ; j. d’interfacer, la base Echéance non encore actuelle du Cadastre minier échue. BCMM / DGI avec le Nifonline, d’ici le 30 mars 2017, en utilisant le Pas d’avancée constaté 21 Section de l’aide- Ententes Situation Date Responsable mémoire Numéro d’identifiant sauf que la prestation unique (NIF) comme clef d’audit du NIFONLINE principale ; est en cours de passation des marchés Composante 2 : Amélioration de la capacité de prestation de services des administrations locales k. au BCMM, de produire, avant le 15 novembre 2016, un état récapitulatif des reversements effectuées auprès des communes, en présentant Non réalisé. BCMM de façon précise toutes les communes pour lesquelles le BCMM ne dispose pas de compte bancaire, en vue de la régularisation de leurs paiements; l. au MID, de communiquer à ses partenaires une liste Toutes les communes ont exhaustive des comptes mis à jour leur compte bancaires (et/ou assimilés MID bancaire. Une liste finale des communes et régions est en cours de constitution de Madagascar, idéalement publiés sur son site web) ; m. de consolider davantage le calendrier et la démarche Réalisé. d’amélioration de l’IGL, pour une approche Un second atelier a été inclusive et pouvant organisé à Mahajanga le 6 Comité aboutir au développement février. Une nouvelle note Technique d’un outil digne des conceptuelle consignant IGL meilleurs standards une feuille de route est en internationaux en matière cours de finalisation, à de gouvernance, sur la envoyer en DANO. base d’une auto- évaluation ; n. de développer, avant le 31 décembre 2016, un plan Non réalisé. d’action pour Un projet de décret sur l’opérationnalisation du MID/FDL FNP est en cours de Fond National de discussion Péréquation, en concertation avec toutes 22 Section de l’aide- Ententes Situation Date Responsable mémoire les parties prenantes, et en particulier le Ministère des finances, le Ministère des mines et les collectivités territoriales décentralisées; o. de mobiliser le groupe gouvernance locale, pour Discussion en cours mais développer avant le 31 pas de plan d’action MID décembre 2016 un plan disponible. d’action sur la fiscalité locale Composante 3 : Amélioration des mécanismes de gouvernance dans le secteur de l'éducation p. de finaliser avant le 30 novembre 2016, la note conceptuelle pour le recensement des agents, en Première version de la note collaboration avec le produite. Travaux MEN Ministère de la fonction d’amélioration en cours. publique et la Direction générale de la solde ; q. de considérer Non entamée. A reporter l’opportunité d’informer dans l’attente du cadre davantage la société civile institutionnel et les partenaires de d’intervention de la société l’éducation sur l’état des civile. lieux de la mise en œuvre MEN des FEFFI Le plan de communication FEFFI va démarrer dans les mois à venir, le TDR est envoyé en DANO la semaine du 20 février Composante 4 : Amélioration des contrôles et du suivi de la performance r. d’identifier avant le 30 Assistant technique novembre 2016 l’assistant international identifié, technique international processus de PREA chargé d’animer le réseau contractualisation en cours de corps de contrôle s. de désigner des points focaux suppléants, très techniques et réactifs, afin Réalisé. Tous les points de pallier à la disponibilité focaux ont été nommés limitée des points focaux actuels des corps de 23 Section de l’aide- Ententes Situation Date Responsable mémoire contrôle t. de développer en partenariat avec le Trésor un plan d’action à soumettre pour appui du Cour des PREA, pour le rattrapage Non réalisé Comptes / des lois de règlement et DGT jugement de compte de gestion au cours de l’exercice 2017 u. à la Cours des comptes, d’organiser, avant le 31 décembre 2016, des séances de présentation du rapport public, aux La mise en ligne n’est pas Cour des médias, à la société civile encore réalisée Comptes et aux étudiants des universités, (y compris la mise en ligne sur un des sites web du gouvernement) v. d’organiser, avant les 31 décembre 2016, une Contact effectué avec les certification de haut institutions de formation. Cour des niveau d’au moins 30 Dialogue en cours sur les Comptes et auditeurs des tous les modalités d’organisation autres OCFP corps de contrôle de la certification confondus w. de finaliser avant le 31 décembre le protocole de collaboration avec la Protocole en cours de société civile, intégrant un finalisation pour ce mois PREA / OSC plan détaillé des de février interventions de la société civile dans le cadre du projet 24 Annexe 4. Nouvelles Ententes et recommandations Section de l’aide- Ententes Date Responsable memoire Prorogation de la date de refinancement Avant 28 février Banque du PPA et limite de mise en vigueur 2017 mondiale jusqu’ au 28 mars Section PDO Organiser une formation TADAT en Second semestre Banque français à Tana en vue de réaliser l’auto- 2017 mondiale évaluation 2018 Finaliser l’outil IGL Avant Fin avril Comité IGL 2017 Section D. Situation de chaque composante Composante 1 : Amélioration de la Gestion des Finances Publiques Organiser une réunion avec les PREA Association Professionnelles des Avant fin mars Banques pour le renforcement des 2017 audits et contrôles. Effectuer une enquête auprès des La cellule de commissionnaires en douanes pour Avant fin juin gestion de la comprendre l’impact de la réforme 2017 performance actuelle parmi les opérateurs (Douanes) Lancer un exercice de conciliation PREA Avant fin avril interministérielle sur la question des 2017 ristournes minières. Lancer une étude sur la formalisation du PREA secteur de l’artisanat minier, qui ferait Avant fin juin notamment l’inventaire des initiatives 2017. précédentes, avant le design de la base de données Composante 2 : Amélioration de la capacité de prestation de services des administrations locales Finalisation de la Note sur l’état des Avant le 15 MID lieux des transferts aux CTD (délais et avril 2017 (DCFE)/MFB mécanismes) (DCP) Lancer l’étude complète sur les Avant juillet MID/MFB mécanismes de transferts fiscaux aux 2017 CTD (délais et mécanismes) avec l’appui des PTF Mettre en place de base de données sur Avant juin 2017 MID/MFB les états financiers des communes Composante 3 : Amélioration des mécanismes de gouvernance dans le secteur de l'éducation Finaliser l’audit de la gestion des Avant juin 2017 MEN subventions FRAM et partant, lancer 25 Section de l’aide- Ententes Date Responsable memoire l’activité sur la revue des procédures internes des subventions et le renforcement des BCAF. Finaliser le recrutement du consultant Avant fin avril MEN/PREA en communication, pour finaliser les 2017 outils de communication dans la mise en place du FEFFI. Composante 4 : Amélioration des contrôles et du suivi de la performance Avoir une entente avec le Ministère des Avant fin avril OCFP finances sur l’accès des organes de 2017 contrôles au SIGFP avant fin avril 2017 et effectuer des formations d’auditeurs sur l’audit des systèmes d’information ; Lancer le programme de certification Avant fin juin OCFP des auditeurs en identifiant des 2017 institutions académiques partenaires Signature du protocole d’Ententes entre Avant fin mars PREA le projet et la plateforme d’OSCs 2017 partenaires Organisation de renforcement des points Avant fin mars Banque focaux en matière de suivi-évaluation 2017 Mondiale Mise à jour de la comptabilité. Avant 31 mars PREA Finalisation du plan de compte intégrant 2017 les codes analytiques conformément aux besoins de suivi des activités et sous activités et assurant le lien avec le PCOP Soumission au moins une DRF valide La prochaine PREA mensuellement soumission pour fin février 2017 Finalisation du manuel de procédures et Au plus tard le PREA adopter au plus tard le 31 mars 2017 15 mars 2017 Activation des procédures d’ouverture Avant la date de PREA du compte désigné au niveau de la BCM mise en œuvre du projet Nomination des membres de l’UGPM Avant la date de PREA pour éviter que la mise en œuvre du mise en œuvre projet ne soit encore plus ralentie. du projet Acquisition de mobiliers de classement Avant la date de PREA des dossiers de passation de marchés mise en œuvre du projet Finaliser le Manuel d’opération du Avant 15 mars PREA projet incluant la section « aspects 2017 26 Section de l’aide- Ententes Date Responsable memoire environnementaux et Sociaux » Designer le responsable infrastructures Avant la date de PREA de FDL en charge des gestions mise en œuvre environnementales et sociales du projet 27 Annex 5 : Suivi et évaluation: évaluation des capacités et recommandations Dans le cadre de la deuxième mission d'appui à la mise en œuvre du PAPSP, la Banque mondiale a fourni au PREA une assistance technique liée à l'amélioration des systèmes et des capacités de S & E des projets. Comme il est indiqué dans le document de projet, le S & E du projet PAPSP se déroule à trois niveaux distincts: (i) au niveau des points focaux du projet, qui sont chargés de recueillir des données sur le rendement de leur ministère, département ou organisme respectif; ii) au niveau du PREA, qui a la responsabilité générale de fusionner les informations fournies par les points focaux, de synthétiser les données relatives aux indicateurs de résultats du projet (Indicateur de développement, indicateur intermédiaires, indicateurs de décaissement) et de produire des rapports périodiques à la Banque mondiale; Et iii) au niveau de la Cour des Comptes, qui est responsable de la vérification et de la validation indépendante de la performance du projet, en particulier la réalisation des indicateurs liés aux décaissements (IDD). Au cours de la mission, un spécialiste international en S & E a organisé un atelier pour évaluer la capacité du projet, afin d'obtenir une meilleure compréhension des défis et des risques liés au S & E au niveau des projets et des institutions. Il convient de noter que les risques de S & E sont particulièrement pertinents car il s'agit d'une opération de financement axée sur les résultats, où les décaissements sont liés à la performance d'un ensemble d'indicateurs liés aux décaissements (IDD). À la suite de l'atelier sur l'évaluation des capacités, d'une enquête connexe et d'entrevues avec les participants aux trois niveaux du S & E, les conclusions suivantes ont été dégagées : • Points focaux : Conformément aux modalités de mise en œuvre du projet, des points focaux officiels ont été mis en place pour faciliter la collecte de données dans un certain nombre de ministères, de départements et d'agences, y compris DGD, DGI, MPMP, MID, MEN et OCIP ainsi que pour le PREA et pour les organisations de la société civile (OSC). Pour les 10 dimensions de la capacité de suivi et d'évaluation qui ont été évaluées, les points focaux ont noté que la capacité était « insatisfaisante » ou « modérément insatisfaisante ». L'enquête a révélé, entre autres, (i) un manque profond de ressources consacrées au S & E, Et Ressources financières; (ii) aucun objectif de résultats écrits, plans de surveillance de la performance ou politiques de conservation des données; (iii) mauvaise qualité des données, fiabilité et facilité de collecte; et (iv) la mauvaise communication et la mauvaise coordination, exacerbées par la rareté des rapports officiellement définis en ce qui concerne les points focaux de S & E. Anecdote, il a été découvert que plus de la moitié des points focaux n'ont pas accès à un ordinateur personnel ou une connexion Internet, ce qui empêche grandement leur capacité de recueillir et d'échanger des données. • PREA: Les informations sur le rendement des indicateurs de projet sont recueillies mensuellement par le spécialiste du S & E de PREA. Le spécialiste M & E est seul responsable de l'analyse de ces données et de leur présentation dans un rapport semestriel. En date de la mission actuelle, il n'existe pas de système de gestion de l'information de S & E en place pour le stockage ou l'analyse de données autre que Microsoft Excel. Il convient de noter que cela crée un certain nombre de difficultés et de risques, y compris, entre autres, les difficultés de mise à jour en temps réel des données de performance par de multiples membres de l'équipe, ainsi que le risque de perte ou de dommage. Aucun plan de reprise après sinistre n'est en place, ce qui représente un risque opérationnel important. • Cour des Comptes : Les données d'enquête et d'interview des représentants de la Cour des Comptes suggèrent que la capacité de S & E est également faible. Il a été noté que de nombreux processus d'évaluation étaient informels et que les responsabilités n'étaient pas clairement définies. Comme pour les points focaux du projet, il y a un manque de capacité informatique adéquate, y compris les ordinateurs et la connexion Internet. Afin que la Cour des Comptes puisse remplir son rôle de validateur des performances de l'IDD, il sera nécessaire de retenir une tierce 28 partie pour effectuer des audits financiers et de performance en son nom, la Cour des Comptes validant uniquement les résultats de la vérification finale. Une deuxième tâche du spécialiste en S & E a été de travailler avec l'équipe du projet pour élaborer un protocole de vérification des indicateurs liés aux décaissements. Même si un protocole de vérification final n'a pas encore été approuvé pour inclusion dans le Manuel d'exploitation du projet (POM), les projets de dispositions suivants ont été proposés : 29