Au dit & Expertise Comptab le Commiss ariat aux comptes Cons eil – Formation - Etude REPUBLIQUE CENTRAFRICAINE =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-= MINISTERE DES TRAVAUX PUBLICS ET DE L’ENTRETIEN ROUTIER (MTPER) ------------------------- PROJET DE CONNECTIVITE RURALE Financement IDA N° D-2230 ---------------------------------------------- RAPPORT DE RECOMMANDATIONS POUR LA PERIODE ALLANT DU 15 MAI 2017 AU 31 DECEMBRE 2018 --------------------- VERSION DEFINITIVE AOUT 2019 www.vanconseil.com / E-mail : infovan@vanconseil.com Hamdallaye ACI 2000 - BP.: 2277 Bamako Mali, Rue 413 - Porte 189 Quartier LEMOTOMO - BP.: 2880 Bangui RCA, Rue N°1-138 derrière camp Immeuble MAT. Bur + 223 20 29 15 29 Fidèle OBROU. Bur. +236 21 61 23 00 RC. MA/BKO2016B40000 NIF : 084126333L RC. CA/BG/ 2016M68 NIF : M348981 F001 ECOBANK MALI COMPTE : N° 010441215281660-50 ECOBANK RCA COMPTE : N° 012291509317501-52 TABLE DES MATIERES NOTE 1 : INSUFFISANCES DANS LE FONCTIONNEMENT DES ORGANES D’ADMINISTRATION DU PROJET........4 NOTE 2 : RETARD DANS LA MOBILISATION DU PERSONNEL CLE DU PROJET ...............................................5 NOTE 3 : NON-RESPECT DU PROCESSUS D’APPROBATION DES PTBA ......................................................6 NOTE 4 : DISPOSITIF DE REPORTING AU BAILLEUR DE FONDS DU PROJET NON MIS EN ŒUVRE ....................8 NOTE 5 : NON-CONFORMITE DANS LA GESTION DU COMPTE DESIGNE ..................................................9 NOTE 6 : RESTRICTION DANS L’ETENDUE DE LA MISSION D’AUDIT DES COMPTES DU PROJET..................... 10 NOTE 7 : INSUFFISANCES DANS LES PROCEDURES DE GESTION DES IMMOBILISATIONS DU PROJET ........... 11 1 A MONSIEUR LE COORDONNATEUR DU PROJET DE CONNECTIVITE RURALE BANGUI - CENTRAFRIQUE Monsieur le Coordonnateur, Dans le cadre de l'examen des comptes du Projet de Connectivité Rurale (PCR) pour l’exercice clos le 31 Décembre 2018, nous avons procédé, conformément aux normes de révision comptable généralement admises sur le plan international, à l'évaluation du système de contrôle interne et du système comptable mis en place au niveau du PCR. L'objectif de la revue des procédures consiste à formuler des recommandations constructives destinées à pallier les faiblesses décelées au cours de notre intervention, en vue de l'amélioration des procédures administratives, comptables et financières du PCR. Nous devons vous signaler que, conformément aux normes de révision comptables généralement admises sur le plan international, notre examen s'appuie sur des sondages et ne constitue pas une revue exhaustive des opérations réalisées par le PCR au cours de l’exercice sous revue. Il ne vise pas à révéler toutes les anomalies et fraudes, notamment celles qui ne sont pas couvertes par nos sondages du fait de leur faible matérialité relative. Néanmoins, nous portons à votre connaissance toutes les anomalies et fraudes que nous avons relevées lors de nos contrôles. Nous devons rappeler que le PCR a l'entière responsabilité de la mise en place et du fonctionnement du système de contrôle interne et du système comptable dont il doit évaluer l'opportunité et l'efficacité dans le cadre de sa gestion. L'objectif assigné à un système de contrôle interne est de donner à la coordination, une assurance raisonnable mais non absolue que les actifs du PCR sont suffisamment protégés contre toute utilisation non autorisée ou frauduleuse et que les opérations sont exécutées conformément à ses instructions et comptabilisées correctement pour permettre la préparation d'états financiers réguliers et sincères. Le présent rapport, bien qu’il soit de nature critique, a un but constructif et ne vise aucun des membres du personnel du projet que nous remercions pour l’aide qu’ils nous ont apportée dans l’exécution de nos travaux. 2 Pour chacune des insuffisances relevées, la feuille de constat/recommandation est structurée comme suit : - Principe de gestion requis - Description du constat ; - Risques encourus ; - Recommandations formulées ; - Commentaires et observations du PCR. Nous restons à votre disposition pour toute précision que vous jugerez utile et vous prions d’agréer, Monsieur le Coordonnateur, l’expression de notre considération distinguée. Bangui, le 22 Août 2019 VAN Audit & Conseil Alain Narcisse VA-KASSA Gérant 3 Note 1 : insuffisances dans le fonctionnement des organes d’administration du projet Principe L’attelage institutionnel du PCR prévoit la création d’un Comité de Pilotage et de deux Comités de Suivi Technique. Le Comité de Pilotage, présidé par le MTPER, est chargé de superviser tous les travaux du projet, dans le Nord-Est et le Nord-Ouest. Le rôle du Comité est essentiellement stratégique, dans la mesure où il doit veiller à la bonne performance du Projet, et contribuer à régler les difficultés qui se présentent pendant sa mise en œuvre. Le Comité se réuni au minimum deux fois par an et à la demande de son Président, si un problème particulier et urgent rend une ou plusieurs sessions supplémentaires nécessaire. Les deux Comités Techniques assurent la supervision technique, élaborent le plan de travail annuel des travaux situés dans chaque zone d’intervention du projet. Ces deux Comités doivent se réunir régulièrement (au minimum chaque trimestre) afin d’examiner l’état d’avancement du projet et de trouver des solutions aux problèmes d’exécution. Constat Nous n’avons pas eu communication des textes de création, de fonctionnement et de désignation des membres de ces deux instances. Nous n’avons pas obtenu les comptes rendus de sessions des deux organes d’administration et de gestion du projet. Risque Cette situation est de nature à favoriser des retards dans la mise en œuvre normale du Projet de Connectivité Rurale et à constituer des entraves à l’atteinte de l’objectif global de développement du Projet. Recommandation La Coordination du Projet, assurant le Secrétariat de ces deux organes, doit mettre à la disposition des missions d’évaluation, les documents de création et de fonctionnement des instances. Elle doit veillez à leur fonctionnement normal ainsi qu’à la préparation, l’archivage et la mise à disposition des comptes rendus des sessions tenues. Position de la Coordination Néant 4 Note 2 : Retard dans la mobilisation du personnel clé du projet Principe En application des disposition du point 4.(d) de l’accord de DON N° 223-CF, l’Unité de Coordination du Projet devra être composé de : a) un Coordonnateur, un Spécialiste en Gestion Financière, c) un Chargé de Sauvegarde Sociale, d) un Chargé de Sauvegarde environnemental, e) un Chargé des acquisitions, f) un Chargé de suivi évaluation et g) un Comptable. Constat Plus de 15 mois après l’entrée en vigueur de l’accord de financement, les postes de Chargé de Sauvegarde Sociale, de Chargé de Sauvegarde environnemental, et de Chargé de suivi évaluation ne sont pas encore pourvus. Nous n’avons pas eu connaissance de prises de mesures visant à assurer les activités qui doivent être réalisées par ces trois experts. Risque Cette situation est de nature à favoriser des retards dans la mise en œuvre normale du Projet de Connectivité Rurale et à constituer des entraves à l’atteinte de l’objectif global de développement du Projet. Recommandation La Coordination doit veillez au recrutement dans le délai requis, de l’ensemble du personnel prévu dans le projet. Position de la Coordination L’expert en environnement a été déjà recruté. Le processus de recrutement des deux autres experts est en cours. 5 Note 3 : Non-respect du processus d’approbation des PTBA Principe Selon les dispositions de l’accord de Don, « le bénéficiaire doit fournir à l’Association, au plus tard le 30 novembre de chaque année, les plans de travail et budgets annuels approuvés par le Comité de Pilotage pour l'examen et l'approbation de l’Association ; sauf pour le plan de travail annuel et le budget projet pour la première année d’exécution du projet, qui sera fourni au plus tard un (1) mois après la date d'entrée en vigueur. Seules les activités incluses dans un plan de travail et un budget annuel expressément approuvés par l’Association sont éligibles à un financement sur les produits de ce financement ». Constat Le plan de travail et le budget annuel au titre des exercices 2017 et 2018 n’ont pas été soumis au Comité de Pilotage et à l’IDA pour examen et approbation. L’UCP a préparé un budget au titre de l’exercice 2019 lequel, a été soumis à la Banque au mois d’avril 2019. Ce budget comprend toutes les composantes du projet et les activités gérées par l’UCP. Cependant, il ne prend pas en compte le budget de l’UNOPS et de l’AGETIP. Par ailleurs, ce budget n’a pas été soumis à l’approbation du Comité de Pilotage. Après examen, la Banque a recommandé à l’UCP de prendre en compte ces commentaires et préparer un PTBA global du projet comprenant la projection de UNOPS, celle de AGETIP et celle de l’unité de coordination. Risque L’absence de PTBA approuvé par le Comité de Pilotage ne permet à cet organe de jouer pleinement son rôle de supervision du projet et de veille à sa bonne performance du Projet. Les dépenses relatives à activités non incluses dans un PTBA approuvés par l’Association peuvent être jugées non éligibles à l’accord de financement. Recommandation Nous recommandons à la Coordination du Projet de reprendre le PTBA 2019 à la lumière des observations faites par la Banque. Elle doit soumettre ce PTBA corrigé (prenant en compte les activités de l’ensemble des partenaires d’exécution du projet) à l’approbation du Comité de Pilotage. Le PTBA approuvé par le Comité de Pilotage doit être soumis à l’avis de non- objection de la Banque. 6 Position de la Coordination La Coordination prendra le soin nécessaire de faire approuver le PTBA par le Comité de Pilotage. 7 Note 4 : Dispositif de reporting au bailleur de fonds du projet non mis en œuvre Principe En application des dispositions de l’Accord de Don, l’UCP doit produire des rapports d’activités. Chaque rapport d’activités doit couvrir la période d’un semestre civil et doit être soumis à la Banque au plus tard quarante-cinq (45) jours après la fin de la période couverte par ce rapport. Constat Nous n’avons pas eu communications des deux rapports d’activités semestriels du Projet de Connectivité Rural au titre des exercices 2017 et 2018. Risque L’absence d’un reporting périodique ne permet pas aux différents partenaires l’évolution normal du projet vers l’atteinte de son objectif de développement. Recommandation La Coordination du PCR doit respecter les dispositions de l’accord de Don en préparant un rapport d’activités à la fin de chaque semestre. Ce rapport doit être soumis à la Banque Mondiale au plus tard 45 jours après la fin du semestre concerné par le rapport. Position de la Coordination La Coordination prend bonne note de cette recommandation et mettra tout en œuvre pour l’appliquer. 8 Note 5 : Non-conformité dans la gestion du Compte Désigné Principe En application des dispositions du point 11 « Compte désigné » du procès-verbal de négociation entre la République Centrafricaine et la Banque Mondiale pour le PCR, un nouveau compte désigné, autre que celui ouvert pour la réception du fonds de préparation du projet, doit être ouvert pour recevoir les fonds du don. Constat La mission d’audit relève que le même compte bancaire a servi à l’utilisation des fonds de préparation du projet et des fonds du Don. Risque Confusion dans la gestion des fonds mobilisés pour le financement du projet. Recommandation Le projet devrait respecter les dispositions du procès-verbal de négociation entre la République Centrafricaine et la Banque Mondiale. Position de la Coordination Par principe, il était question d’ouvrir un compte désigné autre que celui utilisé dans le cadre du PPA. Cependant, l’Unité de Gestion du Projet assurant la gestion de plusieurs autres projets, cela demande la gestion de plusieurs comptes bancaires, augmentant le risque de confusion d’utilisation d’un compte au lieu d’un autre. Au moment de la mise en vigueur, un retard était constaté au niveau du recrutement du personnel comptable. Après évaluation des risques, la Coordination du Projet a jugé mieux d’opter pour une modification de l’intitulé de compte et de garder le seul compte ; ce qui ne comporte pas de risque. Par conséquent, il sera difficile d’appliquer cette recommandation. 9 Note 6 : Restriction dans l’étendue de la mission d’audit des comptes du projet Principe En application des dispositions du point 12 « Audits annuels » du procès-verbal de négociation entre la République Centrafricaine et la Banque Mondiale pour le PCR, les rapports financiers du Projet doivent faire l’objet d’un audit annuel indépendant, incluant aussi les Maîtres d’ouvrage délégués, notamment l’UNOPS et l'AGFTIP-CAF. Constat La mission relève que les termes de référence de l’audit comptable et financier du PCR au titre des exercices clos le 31/12/2017 et le 31/12/2018, exclu la convention signée avec l’UNOPS du champ d’intervention de l’auditeur externe. Toutefois, les états financiers annuels soumis à l’appréciation de l’auditeur prennent en comptes les dépenses réalisées par l’UNOPS. Risque Emission de réserves sur les comptes du projet par l’auditeur comptable et financier. Recommandation La Coordination du Projet doit prendre les dispositions pour permettre l’inclusion des activités réalisées par l’UNOPS dans le Champ de l’audit comptable et financier du projet conformément aux dispositions du procès-verbal de négociation de l’accord de financement. Position de la Coordination La question sera discutée avec la Banque Mondiale pour des solutions idoines. 10 Note 7 : Insuffisances dans les procédures de gestion des immobilisations du projet Principe Un inventaire exhaustif des immobilisations acquises et mise à disposition dans le cadre du projet est effectué au 31 décembre de chaque année. Le procès-verbal de mise à disposition de ces immobilisations est signé conjointement par le Coordonnateur et le Responsable de l’organe Fiduciaire. Les immobilisations mises à disposition sont prises en compte dans le tableau des immobilisations du projet. Le code d’identification et le label PCR sont inscrits sur l'immobilisation. Constat La revue des procédures de gestions des immobilisations du projet révèle les points de faiblesses suivants : - Absence d’inventaire physique des immobilisations au 31 décembre 2018 ; - Absence de codification, d’étiquetage et de marquage des immobilisations ; - Absence de document de transfère de deux véhicules au Chef de mission du MADR et au Directeur du MTPER ; Risque Il se pose un problème d’identification et de non-maîtrise de la situation réelle des immobilisations du projet. Recommandation Nous invitons l’UCP à prendre les dispositions nécessaires pour le marquage systématique des biens et l’organisation d’un inventaire physique des immobilisations à la clôture de l’exercice 2019. Un document de transfert doit être établi à chaque fois que l’UCP doit transférer un bien du projet à un partenaire de mise en œuvre. Position de la Coordination La Coordination prend bonne note de cette recommandation pour l’appliquer de manière appropriée. 11