Document of  The World Bank  FOR OFFICIAL USE ONLY  Report No: PAD2432     INTERNATIONAL DEVELOPMENT ASSOCIATION  PROJECT APPRAISAL DOCUMENT  ON A  PROPOSED GRANT  IN THE AMOUNT OF SDR 13.2 MILLION  (US$18.51 MILLION EQUIVALENT)  AND A   GRANT   FROM THE AUSTRALIA‐PACIFIC ISLANDS PARTNERSHIP TRUST FUND  IN THE AMOUNT OF   US$2,393,224  TO THE  KINGDOM OF TONGA  FOR A  SKILLS AND EMPLOYMENT FOR TONGANS PROJECT  August 7, 2018    Social Protection and Jobs Global Practice  East Asia And Pacific Region      This document has a restricted distribution and may be used by recipients only in the performance of  their official duties.  Its contents may not otherwise be disclosed without World Bank authorization.  CURRENCY EQUIVALENTS   (Exchange Rate Effective June 30, 2018)  Currency Unit =   Tongan Pa’anga (TOP)   USD 1 =  TOP 2.24    SDR 1 =  USD 1.40657      FISCAL YEAR  July 1 – June 30    ABBREVIATIONS AND ACRONYMS    APIP  Australia‐Pacific Islands Partnership  ASA  Advisory Services and Analytics  ASQA  Australian Skills Quality Authority  BNPL  Basic Needs Poverty Line  CAPI  Computer‐Assisted Personal Interviewing  CCT  Conditional Cash Transfer  CEO  Chief Executive Officer  CSU  Central Services Unit  DA  Designated Account  DFAT  Australian Department of Finance and Trade  ED  Employment Division  EMIS  Education Management Information System  FA  Financing Agreement  FM  Financial Management   FWC  Free Wesleyan Church  GDP  Gross Domestic Product  GoT  Government of Tonga  GRM  Grievance Redress Mechanism  GRS  Grievance Redress Service  HIES  Household Income and Expenditure Survey  ICR  Implementation Completion and Results Report  IE  Impact Evaluation  IELTS  International English Language Testing System  IPF  Investment Project Financing   IPSAS  International Public Sector Accounting Standards  IRR  Internal Rate of Return   IUFR  Interim Unaudited Quarterly Financial Report  M&E  Monitoring and Evaluation   MET  Ministry of Education and Training  MFAT  Ministry of Foreign Affairs and Trade  MFNP  Ministry of Finance and National Planning   MIA  Ministry of Internal Affairs   MIS  Management Information System  NPV  Net Present Value   NZQA  New Zealand Qualification Authority  PDO  Project Development Objective  PIP  Program Implementation Plan   PLS  Pacific Labor Scheme  PMT  Proxy Means Test  PMU  Project Management Unit  POM  Project Operations Manual  PR  Progress Report  QIG  Quality Improvement Grant  QIGA  QIG Agreement  RDD  Regression Discontinuity Design  RETF  Recipient‐Executed Trust Fund  RPF  Regional Partnership Framework  RSE  Recognized Seasonal Employer  SPDD  Social Protection and Disability Division  SSS  Single Source Selection  SSSC  Skills Sector Steering Committee   STEP  Systematic Tracking of Exchanges in Procurement  SWP  Seasonal Worker Programme  TA  Technical Assistance  TBEC  Tonga Business Enterprise Center  TDB  Tonga Development Bank  TIHE  Tonga Institute of Higher Education   TIST  Tonga Institute of Science and Technology   TNQAB  Tonga National Quality Assurance Board  TOR  Terms of Reference  TVET  Technical and Vocational Education and Training   WA  Withdrawal Application       Regional Vice President: Victoria Kwakwa  Country Director: Michel Kerf  Senior Global Practice Director: Michal J. Rutkowski  Practice Manager: Philip O’Keefe  Task Team Leader(s): Jesse Jon Gerome Doyle, Binh Thanh Vu  The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)         BASIC INFORMATION   BASIC INFO TABLE  Country(ies)  Project Name  Tonga  Skills and Employment for Tongans  Project ID  Financing Instrument  Environmental Assessment Category  Investment Project  P161541  C‐Not Required  Financing    Financing & Implementation Modalities  [  ] Multiphase Programmatic Approach (MPA)  [  ] Contingent Emergency Response Component (CERC)  [  ] Series of Projects (SOP)  [  ] Fragile State(s)  [  ] Disbursement‐linked Indicators (DLIs)  [✓] Small State(s)  [  ] Financial Intermediaries (FI)  [  ] Fragile within a non‐fragile Country  [  ] Project‐Based Guarantee  [  ] Conflict   [  ] Deferred Drawdown  [  ] Responding to Natural or Man‐made Disaster  [  ] Alternate Procurement Arrangements (APA)     Expected Approval Date  Expected Closing Date  28‐Aug‐2018  30‐Sep‐2023  Bank/IFC Collaboration  No    Proposed Development Objective(s)    The Project Development Objective is to improve opportunities for secondary school progression and facilitate the  transition to jobs in the domestic and overseas labor markets for Tongans.      Components      Component Name   Cost (US$, millions)    Conditional cash transfer program for secondary school enrolment and attendance      6.50  Page 1 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   Strengthening TVET provision      3.70    Enhancing opportunities for labor migration      1.80    Project management, monitoring and evaluation, and centralized support      8.90    Organizations    Borrower:    Kingdom of Tonga   Implementing Agency:   Ministry of Internal Affairs    Ministry of Education and Training    Ministry of Finance and National Planning     PROJECT FINANCING DATA (US$, Millions)    SUMMARY   ‐NewFin1 Total Project Cost  20.90  Total Financing  20.90  of which IBRD/IDA   18.51  Financing Gap  0.00      DETAILS   ‐NewFinEnh1 World Bank Group Financing       International Development Association (IDA)  18.51            IDA Grant  18.51  Non‐World Bank Group Financing       Trust Funds  2.39            Australia‐Pacific Islands Partnership Trust Fund  2.39       IDA Resources (in US$, Millions)    Credit Amount  Grant Amount  Total Amount   National PBA  0.00  18.51    18.51  Total      0.00    18.51    18.51  Page 2 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)     Expected Disbursements (in US$, Millions)    WB Fiscal Year            2019  2020  2021  2022  2023  2024  Annual             2.25     3.33     3.87     4.10     4.53     0.43  Cumulative             2.25     5.57     9.44    13.54    18.07    18.51         INSTITUTIONAL DATA     Practice Area (Lead)  Contributing Practice Areas  Social Protection & Labor  Education    Climate Change and Disaster Screening  This operation has been screened for short and long‐term climate change and disaster risks    Gender Tag    Does the project plan to undertake any of the following?  a. Analysis to identify Project‐relevant gaps between males and females, especially in light of  Yes  country gaps identified through SCD and CPF  b. Specific action(s) to address the gender gaps identified in (a) and/or to improve women or  Yes  men's empowerment  c. Include Indicators in results framework to monitor outcomes from actions identified in (b)  Yes    SYSTEMATIC OPERATIONS RISK‐RATING TOOL (SORT)   Risk Category  Rating    1. Political and Governance   Moderate    2. Macroeconomic   Substantial    3. Sector Strategies and Policies   Moderate    4. Technical Design of Project or Program   Substantial    5. Institutional Capacity for Implementation and Sustainability   Substantial    Page 3 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) 6. Fiduciary   Substantial    7. Environment and Social   Low    8. Stakeholders   Substantial    9. Other   Moderate    10. Overall   Substantial      COMPLIANCE   Policy  Does the project depart from the CPF in content or in other significant respects?  [  ] Yes      [✓] No    Does the project require any waivers of Bank policies?   [  ] Yes      [✓] No      Safeguard Policies Triggered by the Project  Yes  No    Environmental Assessment OP/BP 4.01    ✔   Performance Standards for Private Sector Activities OP/BP 4.03    ✔   Natural Habitats OP/BP 4.04    ✔   Forests OP/BP 4.36    ✔   Pest Management OP 4.09    ✔   Physical Cultural Resources OP/BP 4.11    ✔   Indigenous Peoples OP/BP 4.10    ✔   Involuntary Resettlement OP/BP 4.12    ✔   Safety of Dams OP/BP 4.37    ✔   Projects on International Waterways OP/BP 7.50    ✔   Projects in Disputed Areas OP/BP 7.60    ✔     Legal Covenants    Sections and Description  The Recipient shall maintain, throughout the Project implementation period, a Central Services Unit within MFNP,  Page 4 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) with mandate, composition and resources satisfactory to the Association. Unless otherwise agreed with the  Association in writing, the Central Services Unit shall be comprised of experts, each with terms of reference,  qualifications and experience satisfactory to the Association, on areas relevant to project implementation, including  but not limited to, procurement, financial management, safeguards and monitoring and evaluation.     (Section I.A.1 of Schedule 2 to the Financing Agreement and Section 2.03(a) of the Annex to the Grant Agreement)      Sections and Description  The Recipient shall maintain, throughout the Project implementation period, a Skills Sector Steering Committee,  with terms of reference, composition and resources satisfactory to the Association. The Skills Sector Steering  Committee shall be comprised of high‐level representatives from, inter alia, MFNP, MIA, MET and relevant  professional bodies and stakeholder groups.    (Section I.A.2 of Schedule 2 to the Financing Agreement)      Sections and Description  The Recipient shall maintain, throughout the Project implementation period, a Project Management Unit within  MIA, with mandate, composition and resources satisfactory to the Association. The Project Management Unit shall  be: (a) comprised of the following minimum staff and personnel: (i) a team leader; (ii) a procurement officer; (iii) a  Project accountant; (iv) a monitoring and evaluation specialist; and (v) an administrative support officer, each with  terms of reference, qualifications and experience satisfactory to the Association; and (b) supported by the Central  Services Unit on fiduciary aspects of Project implementation and monitoring and evaluation, as may be required.    (Section I.A.3 of Schedule 2 to the Financing Agreement)      Sections and Description  To facilitate the carrying out of Part 1.2 of the Project, the Recipient, through MIA, shall ensure that the selection  and enrolment of Beneficiaries and the provision of Cash Transfers are conducted in accordance with the provisions  of the Financing Agreement, the Project Operations Manual and in a manner satisfactory to the Association.    (Section I.B.1 of Schedule 2 to the Financing Agreement)      Sections and Description  To facilitate the carrying out of Part 2.1 of the Project, the Recipient, through MET, shall make Quality Improvement  Grants to Eligible TVET Institutions in accordance with eligibility criteria and procedures acceptable to the  Association and set forth in the Project Operations Manual. The Recipient, through MET, shall make each Quality  Improvement Grant under a Quality Improvement Agreement with the respective Eligible TVET Institution, on  terms and conditions approved by the Association.    Page 5 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) (Section I.C of Schedule 2 to the Financing Agreement)      Sections and Description  To facilitate the carrying out of Part 2.2 of the Project, the Recipient, through MET, shall review and approve  applications for TVET Student Support Funds, and thereafter monitor and evaluate the uses of such TVET Student  Support Funds, in accordance with, inter alia, eligibility criteria and procedures acceptable to the Association and  set forth in the Project Operations Manual. The Recipient, through MET, shall make each TVET Student Support  Fund under a TVET Student Support Fund Agreement with the respective Eligible Student, on terms and conditions  approved by the Association.    (Section I.D of Schedule 2 to the Financing Agreement)      Sections and Description  The Recipient, through MIA and MET, shall ensure that MIA’s and MET’s Respective Parts of the Project are carried  out in accordance with the arrangements and procedures set out in the Project Operations Manual satisfactory to  the Association.    (Section I.F of Schedule 2 to the Financing Agreement)      Sections and Description  The Recipient, through MFNP, shall prepare and furnish to the Association not later than November 30 of each year  during the implementation of the Project (or such later date as the Association may agree) for the Association’s no‐ objection, a MFNP Annual Work Plan and Budget containing all eligible activities and Eligible Expenditures proposed  to be included in Part 4.1 of the Project in the Recipient’s following fiscal year.    (Section I.G of Schedule 2 to the Financing Agreement and Section 2.03(c) of the Annex to the Grant Agreement)      Sections and Description  The Recipient, through MIA and MET, shall prepare and furnish to the Association not later than November 30 of  each year during the implementation of the Project (or such later date as the Association may agree) for the  Association’s no‐objection, a MIA and MET Annual Work Plan and Budget containing all eligible activities and  Eligible Expenditures proposed to be included in MIA’s and MET’s Respective Parts of the Project in the Recipient’s  following fiscal year.    (Section I.H of Schedule 2 to the Financing Agreement)        Conditions    Page 6 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) Type  Description  Effectiveness  The Recipient, through MIA and MET, has adopted the Project Operations Manual, in form  and substance satisfactory to the Association.    (Section 4.01 of the Financing Agreement)       Type  Description  Effectiveness  The Financing Agreement and the Grant Agreement have been executed and delivered and  all conditions precedent to their effectiveness have been fulfilled.     (Section 4.01 of the Financing Agreement and Section 4.01 of the Annex to the Grant  Agreement)       Type  Description  Disbursement  No withdrawal shall be made under Category (2) unless and until the Association has  received evidence to its satisfaction that the following aspects of the Conditional Cash  Transfer Program have been developed: (i) a management information system for the  enrolment, compliance verification and payments; (ii) a grievance redress mechanism; and  (iii) guidelines for a monitoring and evaluation framework, all as satisfactory to the  Association.    (Section III.B.1(b) of Schedule 2 to the Financing Agreement)                    Page 7 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   TONGA  SKILLS AND EMPLOYMENT FOR TONGANS      TABLE OF CONTENTS    I.  STRATEGIC CONTEXT ...................................................................................................... 10  A. Country Context ................................................................................................................ 10  B. Sectoral and Institutional Context .................................................................................... 11  C. Higher Level Objectives to which the Project Contributes ............................................... 15  II.  PROJECT DEVELOPMENT OBJECTIVES ............................................................................. 16  .................................................................................................................................... 16  A. PDO  B. Project Beneficiaries .......................................................................................................... 16  ............................................................................................. 16  C. PDO‐Level Results Indicators  III.  PROJECT DESCRIPTION ................................................................................................... 17  .......................................................................................................... 17  A. Project Components  B. Project Cost and Financing ................................................................................................ 22  C. Lessons Learned and Reflected in the Project Design ...................................................... 22  IV.  IMPLEMENTATION ......................................................................................................... 23  A. Institutional and Implementation Arrangements ............................................................. 23  B. Results Monitoring and Evaluation ................................................................................... 24  C. Sustainability ..................................................................................................................... 25  ................................................................................................................. 25  D. Role of Partners  V.  KEY RISKS ....................................................................................................................... 26  .............................................................. 26  A. Overall Risk Rating and Explanation of Key Risks  VI.  APPRAISAL SUMMARY ................................................................................................... 27  A. Economic and Financial (if applicable) Analysis ................................................................ 27  B. Technical ............................................................................................................................ 28  C. Financial Management ...................................................................................................... 29  D. Procurement ..................................................................................................................... 29  E. Social (including Safeguards) ............................................................................................. 29  F. Environment (including Safeguards) ................................................................................. 31  G. Other Safeguard Policies (if applicable) ............................................................................ 32  Page 8 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) H. World Bank Grievance Redress ......................................................................................... 32  VII. RESULTS FRAMEWORK AND MONITORING ..................................................................... 33  ANNEX 1: DETAILED PROJECT DESCRIPTION .......................................................................... 49  ANNEX 2: IMPLEMENTATION ARRANGEMENTS ..................................................................... 63  ANNEX 3: IMPLEMENTATION SUPPORT PLAN ........................................................................ 73  ANNEX 4: ECONOMIC ANALYSIS ............................................................................................ 75  ANNEX 5: IMPACT EVALUATIONS .......................................................................................... 83            Page 9 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   I. STRATEGIC CONTEXT    A. Country Context  1. Tonga  is  a  small,  archipelagic  kingdom  in  the  South  Pacific.  Tonga’s  population  of  106,000  is  spread out across 36 of its 177 islands with around three‐quarters of the population based in the main  island of Tongatapu. Other major islands and island groupings include ‘Eua, Ha’apai, Vava’u, and the Niuas.  Its location makes Tonga one of the most geographically remote nations from major centers of economic  activity in the world.  2. Extreme  poverty  across  Tonga  is  negligible,  but  significant  numbers  live  in  hardship.  Gross  domestic  product  (GDP)  per  capita  is  US$5,320  at  Purchasing  Power  Parity.  The  preliminary  estimates  from the 2015/16 Household Income and Expenditure Survey (HIES) data have poverty, based on US$1.90‐ a‐day,  at  0.95  percent  of  the  population,  with  poverty  in  male‐headed  households  (0.97  percent)  marginally  higher  than  female‐headed  households  (0.89  percent).  This  is  broadly  consistent  with  local  views that while there are few people in abject poverty in Tonga, ‘hardship’ or lack of cash for basic goods  is typically a more widespread concern. Two alternative methods provide a more rounded picture of those  living in hardship: (a) the consensual method estimates the national poverty rate at 25 percent of the  population1 and (b) the Basic Needs Poverty Line (BNPL), which is a summation of the food and non‐food  poverty lines, estimates the poverty rate at 35.1 percent. Across all methods, rural populations are more  likely to live in poverty than those in urban areas. In terms of human development, the infant mortality  rate is 14.4 per 1,000 births, and life expectancy at birth is 76 years for women and 70.1 years for men.  The average years of schooling is 11.1 years for males and 11.0 years for females.   3. The potential for economic growth in Tonga is hindered by inherent high cost structures. Over the  past two decades, per capita GDP has grown by 1.1 percent, compared to 2.3 percent globally. This is  marginally above the average for the group of small Pacific islands, which on average grew at 0.9 percent  over  the  same  period,  though  lower  than  any  other  region  across  the  globe.  This  is  illustrative  of  the  challenges  faced  by  the  region  at  large.  Small  size  and  remoteness  combine  to  push  up  the  cost  of  economic  activity  in  Tonga,  limiting  the  competitiveness  of  its  exports  of  goods  and  services  in  world  markets. A high dependence on imports also renders the archipelago extremely vulnerable to external  economic shocks, such as food and fuel price spikes. Moreover, Tonga is the second most exposed country  in  the  world  to  natural  hazard  risks.  Since  1997,  Tonga  has  experienced  approximately  15  significant  natural  disasters.  The  most  recent  severe  weather  system  to  hit  Tonga,  Tropical  Cyclone  Gita,  caused  widespread damage and losses across Tongatapu and ‘Eua, with damages and losses expected to exceed  15 percent of Tonga’s GDP.   4. Given the employment effect of economic growth, this long‐term trend has meant domestic job  creation has been limited in the Kingdom of Tonga for a sustained period, and thus outmigration (seasonal  or permanent) has been one of the options for a large portion of the population. The most promising  domestic opportunities for employment and income growth come from tourism and tourism‐supporting  sectors, as well as agriculture and fisheries. The tourism sector already directly accounts for 6.1 percent  1 The consensual method seeks to establish a poverty line by reference to the views of Tongan society as a whole.   Page 10 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) of employment. Since 2010, total tourist arrivals to Tonga have also increased by 9.5 percent. Tourism  receipts—which  are  the  expenditures  by  international  tourists  on  hotel,  restaurants,  and  recreational  activities—were  equivalent  to  10  percent  of  GDP  in  FY14,  up  from  7  percent  in  FY10.  Meanwhile,  agriculture and fisheries remain key economic activities in Tonga, accounting for about 20 percent of GDP.  Employment in the agriculture and fisheries sector in Tonga remains dominated by men. Approximately  75  percent  of  Tonga’s  population  lives  in  rural  areas  where  livelihoods  are  largely  sustained  through  subsistence agriculture and coastal fisheries. While commercial production in agriculture and fisheries is  growing, it remains very small with fewer than 10 percent of producers involved in commercial operations.  Agriculture and fisheries have outperformed other sectors over the past five years, growing at 2.3 percent  compared to growth in the secondary and tertiary sectors of 0.7 percent and 0.9 percent, respectively.  Labor migration and remittances received from  the  Tonga diaspora remain  critical  to the economy. In  2016, Tonga received an equivalent of 30.2 percent of GDP in remittances—the highest for any Pacific  Island country. While women have benefited from the high remittance flows, they have been unable to  benefit from direct employment opportunities abroad to the same extent as Tongan men.   B. Sectoral and Institutional Context  5. Tonga has a sizeable population, which generally face poor labor market outcomes. Over half (56  percent) of the country’s population is 24 years or younger, with a total of about 19,200 Tongans between  ages 15 and 24. The majority of these (76 percent) reside on the main island of Tongatapu, and only 25  percent live in what could be classified as urban areas (that is, Greater Nuku’alofa). A large proportion fail  to successfully transition into employment, remaining unemployed or inactive in the labor market. There  is  also  clearly  a  gender  dimension  to  unemployment  in  Tonga,  with  substantially  lower  labor  force  participation rate for young women than men. While this gap has narrowed marginally between 2000 and  2013, there remains a long way before young women will be engaged in the labor force to the same extent  as young men.   Table 1. Labor Force Participation Rates in Tonga    2000  2013  Labor Force  Labor Force  Labor Force  Labor Force  Participation Rate (%  Participation Rate (%  Participation Rate  Participation Rate (%  Gender  of population ages  of population ages  (% of population  of population ages 15– 15+)  15–24)  ages 15+)  24)  Male  73  47  75  45  Female  49  31  54  32  Source: World Bank 2016.  6. The high reservation wage and lack of labor demand constrain the transition from school to the  labor market in  Tonga. The reservation wage in  Tonga may have been pushed  up by the  high level of  remittance inflows from the Tongan diaspora with remittances accounting for about 30.2 percent of GDP.  While remittances have been a critical driver of increased living standards, they have also inflated the  wage rates at which Tongans are willing to work. Moreover, the weak demand for labor in Tonga poses a  severe constraint for successful transition to the labor market for young Tongans. A labor market study2  2 Commissioned by Australian Department of Finance and Trade (DFAT) in 2012.  Page 11 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) estimated the range of new formal sector jobs advertised to be between 180 and 310 in any given year,  with approximately 70 percent of these in the public sector and the majority going to Tongan men.   7. There is also a burgeoning issue with secondary school enrolments and dropouts. While primary  enrolments  are  extremely  high—the  2016  Census  reports  that  100  percent  of  those  ages  5–13  are  currently attending schools—only 80.4 percent of Tongans ages 13–18 are currently attending secondary  school. Among the stock of those aged 18 and above, 15.6 percent of men have completed secondary  school compared to 14.7 percent of women. The major exit years are at the end of Form 5 (the Tonga  School  Certificate)  and  at  the  end  of  Form  6  (Pacific  Senior  Secondary  Certificate).  Moreover,  there  is  clearly a poverty dimension to the issue of secondary school dropouts. According to the 2016 HIES among  the  poorest  decile,  only  56.7  percent  of  those  aged  13–18  are  attending  secondary  school,  which  is  substantially lower than for the rest of the population. In addition, only 8.7 percent of those in the poorest  decile have completed secondary school, with no gap between male and female completion rates.  8. The majority of secondary schools are privately owned and only 30 percent are government run.3  Entry  into  the  public  secondary  schools  is  based  on  merit  and  is  highly  competitive,  attracting  high  achievers, while the school fees are also subsidized for the students. The remaining 70 percent of students  are left to join the privately owned secondary schools, which are predominantly church and missionary  schools with high student fees, and struggle to retain good teachers due to low salaries. Therefore, there  seems to be a number of factors behind the secondary school enrolment and dropout problem. These  include financial constraints at the household level, the desire to join the labor force, a lack of motivation  for  further  academic  pursuits,  and  a  recognition  that  schools  are  not  preparing  students  for  the  workplace.4 In addition, only a small proportion of the overall students sitting for external board exams  from private schools are passing, further exacerbating the school dropout rates immediately before and  after exam periods. While there are no recent tracer surveys of secondary school dropouts, there is a  strong  correlation  between  education  levels  and  employment  outcomes—70.4  percent  of  the  unemployed covered in the 2013 labor force survey had left school prematurely. There are also limited  initiatives in place aimed at preventing   dropping out of school.  9. The Social Protection and Disability Division (SPDD) of the Ministry of Internal Affairs (MIA) is the  key  agency  working  on  social  assistance  programs  in  Tonga,  and  the  present  social  protection  system  consists  of  a  disability  benefit  scheme  and  a  social  pension  scheme.  By  the  standards  of  countries  at  comparable income levels globally, this is a quite underdeveloped social assistance system, though such  a situation prevails in a number of Pacific Island countries (other than Fiji). Over the past year, the World  Bank  has  been  actively  providing  technical  assistance  to  the  SPDD,  with  the  primary  objective  of  identifying  various  options  for  the  setting  up  of  a  poverty  alleviation  program  in  Tonga.  World  Bank  support  has  been  instrumental  in  laying  the  foundation  for  the  cash  transfer  program  and  the  Government’s strong request for the inclusion of this conditional cash transfer (CCT) component in the  project. The present capacity of the SPDD to undertake this component is quite thin but the project will  be  leveraging  and  enhancing  existing  structures  where  possible  and  developing  new  systems  where  necessary.  Some  of  the  preexisting  structures  already  in  place  are  the  payments  system  and  banking  infrastructure and the field offices already setup in each major island (albeit with limited staff). The project  will look toward hiring additional staff and developing new systems, such as the Management Information  3 MET, 2013. Tongan Ministry of Education and Training administrative data, Nuku’alofa: Tonga.   4 Takiama Ma’a Tonga, 2016. Battling Tonga’s School Dropout Epidemic, Nuku’alofa: Tonga.   Page 12 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) System  (MIS)  and  Case  Management  and  Grievance  Redress,  which  will  in  effect,  strengthen  the  administrative and operational capacity of the Government in the long term. Furthermore, the project  will  significantly  contribute  toward  the  overall  social  protection  landscape  of  the  country  through  the  creation of a registry for the poor, objectively verifiable targeting through Proxy Means Testing (PMT),  and robust MIS and grievance redress systems. This registry will also be extremely valuable as a means of  channeling transfers to vulnerable populations in the wake of natural disasters.   10. While there is a well‐established Technical and Vocational Education and Training (TVET) system  in place to supply skills, there is anecdotal evidence to suggest that the training provided is not necessarily  well matched with skills demand in the country and beyond. Formal TVET provision in Tonga comprises  three distinct systems: (a) government (including the main public providers, the Tonga Institute of Science  and Technology (TIST), and the Tonga Institute of Higher Education (TIHE); (b) Catholic and Free Wesleyan  Church (FWC) institutions; and (c) a number of private providers and nongovernmental organizations.5  There  is  also  a  number  of  organizations  that  offer  short  course  and/or  informal  skills  development  programs, which includes the Tonga Business Enterprise Center  (TBEC). While some training providers  explicitly aim to link in with areas of industry demand, the demand side is generally underrepresented in  the planning and direction of TVET systems. This is not entirely surprising given that the overwhelming  demand for labor in the formal sector is outside the boundaries of Tonga. While it is difficult to get industry  involved in linking training with the demand for labor, this becomes more complicated when that demand  is in a different country. Furthermore, metropolitan countries in the region do not automatically recognize  qualifications  accredited  by  Tongan  national  agencies,  such  as  the  Tonga  National  Quality  Assurance  Board (TNQAB). There is also no formalized process by which communities can be involved in identifying  training needs for the informal sector. Therefore, the system for training provision operates in isolation  and tends to be largely supply driven.  11. Even when jobs are available, Tongans often lack the necessary information networks and job‐ relevant  skills  to  capitalize  on  these  employment  opportunities,  domestic  and  abroad.  Poorer  and  disadvantaged households who lack these networks have difficulty in accessing job opportunities. On top  of that, they typically lack the basic skills (literacy and numeracy) required for employment and have a  deficit of technical skills.6 While reported literacy rates are extremely high for the overall population (99.5  percent),  functional  literacy  and  numeracy  are  neither  assessed  nor  reported.  Many  private  sector  employers  report  difficulties  in  recruiting  staff  with  basic  competencies.  There  are  also  widespread  reported  shortages  of  skilled  tradesmen  and  women.  Employers  and  other  stakeholders  also  express  concerns  over  the  set  of  soft  or  behavioral  skills  of  participants  in  the  labor  market,  such  as  communications,  empathy,  time  management,  and  motivation.  The  lack  of  technical  and  soft  skills  required by employers in the domestic labor market is an ongoing issue. For example, many of the large‐ scale reconstruction projects, such as the rebuilding of Nuku’alofa following the 2006 riots or rebuilding  of Ha’apai post typhoon Evan, have required foreign skilled labor to be imported to complete the tasks on  time and within budget.  12. There is a domestic financing gap, which directly impacts the ability of training providers to scale  up existing efforts or offer new qualifications. The recurrent and capital expenditures for the TVET system  5 DFAT 2014. Research into the Financing of TVET in the Pacific, Tonga Country Report. Canberra: Australia.   6 Curtain, R 2013. The Tonga and Regional Labour Market Review 2012: A study to identify the demand for skills training in  Tonga. Nuku’alofa: Tonga.   Page 13 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) are  sourced  from  both  government  and  non‐government  sources.  The  Government  of  Tonga  (GoT)  contributes funding to both public and private providers in the form of operating grants. Church dioceses  support their own TVET providers in addition to funds provided by the Government. For all three distinct  systems for formal TVET provision, donor funds and student fees form other income streams. The total  amount of Government financing across all training providers as of 2012 amounted to TOP 4.6 million  (approximately US$2.1 million). The amount of funding flowing into the TVET system from the Tongan  Government is only just sufficient to cover existing personnel costs, with little available for additional staff  or new training materials and equipment (Austrian Department of Finance and Trade ‐ DFAT 2014).  Table 2. Summary of Funding for TVET Provision (TOP, million)  Training Provider  Funding Source  Total  TIST  TIHE  FWC  Catholic  Private  Government  1.13  0.34  0.71  0.20  0.14  2.52  Donors  0.20  n.a.  0.02  0.08  n.a.  0.3  Diocese  ‐  —  0.26  0.08  —  0.34  Student fees  0.24  n.a.  0.66  0.09  n.a.  0.99  Sale of services  ‐  —  0.18  0.10  n.a.  0.28  Other income   0.05  n.a.  0.09  0.11  n.a.  0.25  Total  1.62  0.34  1.92  0.66  0.14  4.68  Total excluding student fees  1.38  0.34  1.26  0.57  0.14  3.69  Source: DFAT 2014.  13. There  is  some  involvement  from  donors  in  the  TVET  sector,  but  there  remains  a  need  for  additional investments. The Tongan TVET sector received contributions from Germany and Japan in the  1980s and 1990s which provided the buildings, facilities, and equipment that are still being used today. In  the intervening years, other donors’ bilateral assistance (mainly Australia and New Zealand) for the TVET  sector has focused heavily on funding individual consultants, technical assistance (TA), and scholarships.  New  Zealand  has  recently  consolidated  its  aid  program  in  Tonga  and  is  now  focusing  purely  on  basic  education. Meanwhile, Australia has recently provided AUD 7.5 million from bilateral aid in funding for  the  Tonga  Skills  Project  over  a  five‐year  period.  This  project  will  focus  partly  on  the  TVET  sector  and  support  strengthened  coordination  and  planning,  targeted  and  inclusive  skills  development,  and  improved skills supply. Other areas of support under Tonga Skills include investing in micro, small, and  medium enterprise development and facilitating accreditation processes for training providers. Outside  of the Tonga Skills Project, there are minimal investments being made in the key training providers.  14. The Ministry of Education and Training (MET) does not have an overarching strategy for the TVET  sector. The majority of the TVET policy expertise resides within the TNQAB. Moreover, while efforts have  been made to develop an Education Management Information System (EMIS) to effectively track Tongan  students from their entry at the primary level through to the tertiary level, it only remains functional for  certain  grade  levels  at  the  secondary  level.  Accurate  and  timely  statistics  on  student  enrolment,  attendance, and completion would help support educational reform efforts, program implementation, as  well as serving as a guide to decision making.   Page 14 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) 15. Labor migration remains one of the most promising employment pathways for many Tongans.  With 53,247 permanent Tongan migrants abroad, Tonga has the third largest diaspora7 of all Pacific Island  countries. These historical links with labor‐receiving countries around the Pacific Rim have helped support  the movement of Tongan labor across the region. Several schemes targeted at low‐skilled population have  opened  up  in  recent  years,  which  include  Australia’s  Seasonal  Worker  Programme  (SWP)  and  New  Zealand’s Recognized Seasonal Employer (RSE) scheme. Tonga is now the second largest sending country  for the low‐skilled seasonal worker schemes.8 In FY17, Tonga sent 2,690 workers under Australia’s SWP  and 1,610 workers under New Zealand’s RSE scheme. Unfortunately, the employment opportunities from  these schemes are not evenly shared between young Tongan men and women. In FY16, only 11.5 percent  of departing Tongan seasonal workers were women. While these schemes were initially concentrated on  the  horticulture  and  viticulture  sectors,  the  accommodation  and  tourism  sectors 9  have  since  been  included  in  the  programs.  There  is  hope  that  these  new  sectors  will  bring  additional  employment  opportunities for young women. Moreover, other programs, such as the upcoming Pacific Labor Scheme  (PLS) in Australia and the Canterbury Trades Initiative in New Zealand, offer opportunities for tradesmen  and women. These programs are expected to grow significantly over the coming years, placing additional  pressure on the MIA’s ability to manage the outflow and pre‐departure training requirements of migrant  workers.   16. For employment abroad, limited skills, information constraints, and the upfront costs associated  with  accessing  these  opportunities  remain  barriers  for  many  Tongans.  These  costs  include  passport  application  fees,  health  assessments,  health  insurance,  skills  recognition,  visas,  and  flights.  For  the  Australian  market,  the  average  costs  incurred  for  a  seasonal  worker  are  approximately  AUD  2,000  (US$1,540), while for semiskilled and skilled migrants, these costs can amount to AUD 5,000.10 The Tonga  Development  Bank  (TDB)  has  recently  introduced  a  loan  product  for  Tongan  workers  heading  to  New  Zealand under the RSE scheme.   C. Higher Level Objectives to which the Project Contributes  17. The  project  will  contribute  to  realizing  the  vision  set  out  in  Tonga’s  Strategic  Development  Framework  2015–2025.  This  framework  sets  out  an  agenda  for  a  more  progressive  Tonga,  which  incorporates  improved  and  more  inclusive  employment  opportunities  for  the  Tongans.  There  is  particularly close alignment with national outcomes A (dynamic knowledge‐based economy), C (human  development with gender equality), and G (external interests and sovereignty). The project will help put  in place the building blocks for a knowledge‐based economy through technical and vocational training.  The  CCT  for  secondary  students  and  TVET  components  will  help  foster  human  development  while  encouraging equal opportunities for both men and women. Meanwhile, the migration support services  will help facilitate better access to overseas employment.   18. The proposed operation is also closely aligned with the World Bank Group’s Regional Partnership  Framework  (RPF,  R2017‐0028  [IDA/R2017‐0016,  IFC/R2017‐0029,  MIGA/R2017‐0006])  for  the  PIC9, 11  7 The stock of Tongan migrants abroad is almost as large as the resident population.  8 Sending over 4,000 workers annually, or approximately 6.5 percent of the total working‐age population.  9 The tourism sector is confined to Northern Australia (broadly defined as areas above the Tropic of Capricorn).  10 Clemens, M. Graham, C. and Howes S. 2015. “Skill development and regional mobility: lessons from the Australia‐Pacific  Technical College”, Journal of Development Studies, 51(100): 1502‐1517  11 Nine Pacific Island countries.  Page 15 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) which covers FY17–FY21. For the RPF, Focus Area 2 on ‘Enhancing access to quality public services and  employment opportunities’ is in parallel with the overall objective of the proposed operation. Moreover,  the proposed operation also aligns closely with the key longer‐term employment opportunities outlined  in the World Bank’s Pacific Possible vision piece, particularly in the Tongan tourism sector, and the aged‐ care sectors in Australia and New Zealand.  II. PROJECT DEVELOPMENT OBJECTIVES   A. PDO 19. The  Project  Development  Objective  (PDO)  is  to  improve  opportunities  for  secondary  school  progression and facilitate the transition to jobs in the domestic and overseas labor markets for Tongans.  20. ‘Secondary school’ in Tonga is with reference to Forms 1–7. ‘Progression’ refers to the successful  completion of a secondary school grade level.12 The ‘domestic’ labor market refers to all island groupings  constituting  the  Kingdom  of  Tonga,  while  ‘overseas’  labor  markets  refer  to  all  countries  outside  the  Kingdom of Tonga. Tongans refer to citizens of the Kingdom of Tonga.   B. Project Beneficiaries 21. The  core  beneficiaries  of  the  project  will  be  Tongans  ages  13  to  55.13 The  project  will  finance  activities in the entire territory of the Kingdom of Tonga, including the main island (Tongatapu) and the  Outer  Islands  (‘Eua,  Ha’apai,  Vava’u,  and  the  Niuas).  Project  activities  will  not  be  restricted  to  any  particular  group,  although  target  groups  will  be  determined  by  the  following  criteria:  (a)  location,  (b)  gender, (c) age, and (d) welfare status. Certain incentives will be put in place to ensure that those in the  Outer Islands have equal access to activities funded through the project, existing gender gaps in training  and  employment  will  be  narrowed,  and  the  poorest  and  most  vulnerable  groups  are  benefiting  from  activities.  C. PDO‐Level Results Indicators 22. The achievement of the PDO will be measured through the following indicators:  (a)  Average duration of secondary school completed amongst the poorest decile (overall and  female);  (b)  Share of beneficiaries who are employed in the domestic labor market six months after the  completion of TVET training (overall and female); and   12 Progression for those in Form 7 could be considered as ‘completion’.   13 While the core beneficiaries will include those ages 13—55, only those aged 18 and above will be eligible for employment  opportunities. The younger beneficiaries will constitute those being encouraged to remain in secondary school through  Component 1. Secondary school children supported through this component will be those aged from 13–18. Moreover, those  aged up to 55 will be permitted to benefit from the pre‐departure training for migrants.   Page 16 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) (c)  Number of beneficiaries in the work‐ready pool accessing employment opportunities abroad  (overall and female).  III. PROJECT DESCRIPTION    A. Project Components  23. The project consists of four components. Component 1 will support a cash transfer program for  secondary school enrolment and attendance to encourage grade completion. This will cover both the TA  required to establish the cash transfer program and the funds required for transfers. Component 2 will  finance investments needed to improve the quality and relevance of TVET programs and simultaneously  support measures to increase the number of students able to access the system and equity within the  system.  Component  3  will  support  interventions  aimed  at  enhancing  opportunities  for  labor  mobility.  Component  4  will  support  project  management,  monitoring  and  evaluation  (M&E),  and  centralized  services. All components emphasize the specific constraints faced by those in the Outer Islands, include  specific actions to address gender gaps and aim to provide equal opportunities for the poorest and most  vulnerable groups. Annex 1 lays out a detailed description of project activities and annex 2 summarizes  the implementation arrangements.   Component  1:  Conditional  cash  transfer  program  for  secondary  school  enrolment  and  attendance  (US$6.5 million)   24. Component 1 will incentivize secondary school progression and completion through the provision  of cash transfers. It will address the financial constraints poor and vulnerable households face in access  and  retention  and  will  provide  the  necessary  motivation  for  students  to  stay  in  school.  The  guiding  principle of this component will be to provide the right incentive for these households to both encourage  secondary school enrolment and ensure regular attendance through to completion. The project will fund  both the TA required to establish the cash transfer program and the funds required for the transfers.  25. Subcomponent 1.1: Technical assistance required to establish CCT. The TA activities will include  support for (a) developing a registry of program beneficiaries; (b) developing a sound MIS for enrolment,  compliance verification, and payments of the CCT program; (c) developing a grievance redress mechanism  (GRM);  (d)  setting  out  the  guidelines  for  an  M&E  framework;  (e)  developing  and  executing  a  communications strategy for the CCT program; and (f) administrating the program at the central level and  in the Outer Islands.  26. Subcomponent 1.2: Cash transfers and bonus payments. Cash transfers of TOP 360 (US$170) per  school term/quarter (four terms in a year), or TOP 1,440 (US$680) per year, will be provided to households  if  their  children  fulfil  the  attendance  compliance  requirements  to  assist  poor  households  with  their  family’s educational needs. This will be provided to eligible households through direct deposit or mobile  money  transfers.  The  amount  will  be  variable  depending  on  the  number  of  eligible  secondary  school  students per household. This amount would be equivalent to 46 percent of the BNPL and enough to cover  school fees and basic inputs (uniforms and textbooks). In addition, a bonus of TOP 180 (US$85) would be  provided for households who have their children complete a grade in a given year. The amount for this  bonus payment would be made flexible to ensure that it is sufficiently high to incentivize progression. The  Page 17 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) payments will be channelled to the mother or female guardians of the children as a means of maximizing  the impact of investments in human capital. This is a scheme that will be managed by the MIA’s SPDD.  The grant will be ‘conditional’ on the parents ensuring their child is enrolled in and attending secondary  school on a regular basis and achieving 80 percent quarterly attendance. In its initial phase, the program  will  target  the  poorest  3  percent  of  households  living  beneath  the  BNPL  (450  households)  using  a  multidimensional PMT designed based on the latest 2015/16 HIES, a family assessment survey conducted  by the SPDD, and community consultations for validating the eligible households identified through the  PMT. It is expected to reach the poorest 10 percent of households (approximately 1,860 households) by  project end.   Component 2: Strengthening TVET provision (US$3.7 million)  27. Component 2 aims to strengthen the provision of TVET in Tonga to support the skills development  of  Tongans  and  make  them  more  competitive  in  the  global  and  domestic  labor  market.  The  goal  is  to  improve TVET services across different levels within the education and skills system of Tonga, including  the Government, employers, training providers, the quality assurance system through the TNQAB, and  most importantly, the trainees or students.   28. This component will strengthen training provided at the certificate level in selected course areas  by post‐secondary training providers in Tonga and will provide financial support so that disadvantaged  students  can  successfully  participate  and  complete  TVET  and  English  programs  to  have  access  to  employment, either in Tonga or abroad. Formal TVET training is provided by a wide variety of providers  in  public,  church,  and  private  institutions.  This  component  is  tightly  focused  on  lifting  the  quality  and  market  relevance  of  a  limited  number  of  formal  TVET  certificate  courses  that  lead  to  employment  in  overseas labor markets, as well as being relevant to the Tongan domestic employment. The aim is that  these courses, by the end of the program, will be recognized by the Australian Skills Quality Authority  (ASQA) and/or the New Zealand Qualification Authority (NZQA), so that graduates, should they choose to  migrate, will be able to access higher‐level jobs than are currently the norm. There will be a focus on lifting  the participation and successful completion of courses by the most disadvantaged individuals, women— who constitute a lower share of overall TVET graduates—and people in the Outer Islands.   29. Subcomponent  2.1:  Improving  the  quality  of  TVET.  This  subcomponent  aims  to  increase  the  quality of TVET programs so that the qualifications students obtain are recognized by the ASQA or the  NZQA. This subcomponent will provide support to selected institutions with Quality Improvement Grants  (QIGs),  which  could  cover  implementation  of  activities,  but  would  not  be  limited  to  partnerships  with  overseas institutions, curriculum development, equipment purchases, or additional staff and training. The  QIG,  however,  will  not  cover  the  costs  for  infrastructure  or  civil  works.  This  intervention  also  aims  to  enhance  fiscal  transparency,  efficiency,  autonomy,  and  accountability  of  TVET  institutions  through  practicing the QIG mechanism. The quality improvements provided to these institutions are expected to  increase the returns to education for students participating in these programs by increasing their chances  of  being  accepted  under  one  of  the  skilled  labor  mobility  programs,  such  as  Australia’s  PLS  or  New  Zealand’s Canterbury Trades Initiative. In the selection criteria for the QIGs, specific consideration will be  given to programs that are likely to boost female enrolment rates and close the existing gender gap in the  TVET  sector.  Implementation  arrangements  for  the  QIGs  will  be  specified  in  detail  in  the  Project  Operational Manual (POM).  Page 18 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) 30. Subcomponent  2.2:  TVET  Student  Support  Funds.  This  subcomponent  aims  to  increase  the  participation  in  and  completion  of  qualified  TVET  programs  by  students  from  more  disadvantaged  backgrounds,  including  women,  who  are  still  substantially  underrepresented  in  the  TVET  sector.  The  subcomponent  will  achieve  this  objective  by  providing  financial  assistance  to  those  students  from  marginalized households who enrolled in qualified TVET programs. If they are interested in attending any  of the certificate‐level programs identified through Subcomponent 2.1 and meet the eligibility criteria for  the course, they will receive financial support for the whole duration of the TVET program. This will include  payment of their course fees, including work placements and the provision of living allowances for those  from the Outer Islands who have relocated to Tongatapu, provided they meet attendance and progression  requirements. Each beneficiary will be provided a scholarship of up to TOP 1,800 (US$900) annually for  tuition fee for the training course, which will be directly transferred to the TVET institution where they  are enrolled and accepted for training. Those coming from the Outer Islands will receive an additional TOP  6,000 (US$3,000) each year to cover their living costs in Tongatapu. This amount has been calculated using  the average per adult equivalent living costs in Tongatapu from the 2015/16 HIES data. This amount for  living cost will be paid directly to each eligible beneficiary on monthly basis, provided that eligible students  meet all requirements of attendance and performance at training courses will be specified in the POM.  The program’s targeting mechanism will rely on the same registry of poor households developed for the  CCT under Component 1. It will use a multidimensional PMT designed based on the latest 2015/16 HIES.  Starting at the second year of project implementation, eligible students who do not possess a post‐school  qualification (a certificate level or higher qualification obtained outside of secondary school) and belong  to the poorest 10 percent of households in Tonga through the PMT score, and validated at the village  community level, are enrolled and accepted in TVET courses and will receive support for the whole period  of training, including for work placement. Among those on the registry and interested in accessing the  TVET Student Support Funds, preference will be given to supporting young women, given they remain  underrepresented in the TVET sector. The program support will be cancelled if the student fails to meet  the co‐responsibilities in a satisfactory manner. To remain eligible for the support program, students must  show evidence of training attendance of at least 80 percent of the monthly hours required for training or  work placement and progression of achievement to continue training in the following term or year.   31. English  language  training  support.  This  is  part  of  Subcomponent  2.2  and  provides  support  to  eligible students in undertaking the International English Language Testing System (IELTS) examination,  which is a requirement for all temporary semiskilled and skilled visas in Australia and New Zealand. This  support  will  cover  costs  for  English  language  training  for  the  beneficiaries  of  Subcomponent  2.2.  The  support will cover the TOP 400 (US$200) fee incurred for an eight‐week English language training course,  along with the TOP 800 (US$400) examination fee for the IELTS exam. Funds will be paid directly to the  training providers. Given this support is geared toward preparing Tongans for overseas migration and a  significant gender gap persists in overseas employment, female applicants will be given priority.  32. Subcomponent 2.3: Strengthening governance of the TVET sector. This subcomponent aims to  support  the  strengthening  of  overall  sectoral  governance  of  the  TVET  sector.  It  focuses  on  improving  efficiency, autonomy, and accountability of different levels within the TVET system. This subcomponent  will  support  two  main  areas:  (a)  the  development  of  a  TVET  EMIS  that  will  track  participating  TVET  students; the TVET EMIS will be based in the MET, with links to the TNQAB; and (b) the development of a  proposal for strengthening governance that will be widely consulted on and endorsed by key stakeholders  including the MET, churches, training providers, employers. and communities.  Page 19 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) Component 3: Enhancing opportunities for labor migration (US$1.8 million)   33. Component 3 will enhance opportunities for Tongans to access employment abroad. This will be  achieved  by  supporting  quality  pre‐departure  training  for  seasonal  and  migrant  workers  and  strengthening the capacity of the Employment Division (ED) within the MIA to screen and prepare migrant  workers.   34. Subcomponent 3.1: Pre‐departure training for migrant workers. Subcomponent 3.1 will support  the pre‐departure training of seasonal and longer‐term migrant workers. This would be for those Tongans  currently participating in Australia’s SWP and 457 Temporary Skilled Visa Programme; and New Zealand’s  RSE scheme, Pacific Access Category, Essential Skills Programme, and the Canterbury Trades Initiative. At  present, the pre‐departure training for SWP workers is outsourced to the TBEC and supported through  the Australian Government‐funded Labor Mobility Assistance Program. This funding is expiring toward  the end of 2018 without any contingency plan. The RSE workers are provided training through the MIA;  however, the ED remains understaffed and unable to meet the training requirements of the New Zealand  authorities.  Meanwhile,  other  categories  of  migrant  workers  are  provided  with  no  training  or  briefing  before departure.   35. This  subcomponent  will  support  a  standardized  pre‐departure  training  of  all  migrant  workers,  which will cover, among other things, program parameters, employer expectations abroad, pay rates and  basic financial literacy, remittance services, cultural adjustments, and measures to minimize the negative  social impacts on remaining household members. The workshop will last two days and will be tailored to  workers with different levels of experience (first time workers, return workers, and so on). The project  will support the hiring of two additional Employment Training and Support Officers and this service will  be provided within the MIA. The expected number of trainees annually by the end of the project is 8,000.  Given the existing makeup of Tongan seasonal and longer‐term migrant workers is largely dominated by  young men, it is anticipated that men would also predominantly benefit from the pre‐departure training  provided. As this is largely driven by demand from employers in Australia, New Zealand, and the United  States, there is little this subcomponent can do to close this gap.   36. Subcomponent 3.2: Institutional strengthening for  the  ED.  Subcomponent 3.2 will strengthen  the capacity of the MIA’s ED to (a) provide information and outreach for prospective migrants on different  opportunities available and how to finance them, (b) streamline the selection procedures for overseas  employment opportunities. and (c) build up the ‘work‐ready’ pool of prospective Tongan migrants. The  information and outreach will include the advertisement and promotion of work opportunities through  both the seasonal schemes and longer‐term/higher skilled migration pathways. A particular focus will be  placed  on  providing  targeted  information  on  migration  opportunities  available  for  women.  The  streamlining  of  selection  procedures  will  encompass  a  systematic  way  to  target  low‐skilled  work  opportunities  to  disadvantaged  households  and  women  and  semiskilled/skilled  work  opportunities  to  graduates of local TVET programs. Finally, this subcomponent will finance the expansion of their existing  work‐ready  pool  of  prospective  migrants  as  demand  for  Tongan  workers  grows.  This  will  include  broadening the database from its current focus on low‐skilled workers to cover the entire skills spectrum.  Measures will be put in place to ensure that as this work‐ready pool of migrants develops, there is a higher  number of young women than men.  Page 20 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) Component  4:  Project  management,  monitoring  and  evaluation,  and  centralized  support  (US$8.9  million)  37. Component 4 will support the project management to ensure effective implementation of the  project. The component has two subcomponents: establishment and operation of the Central Services  Unit (CSU) and establishment and operation of the Project Management Unit of the Skills and Employment  for Tongans project.   38. Subcomponent 4.1: Establishment and functioning of the CSU (IDA: US$4.61 million; Recipient‐ Executed  Trust  Fund  [RETF]  US$2.39  million).  This  subcomponent  will  support  the  establishment  and  operation  of  a  Central  Services  Unit,  which  will  be  overseen  by  the  Ministry  of  Finance  and  National  Planning (MFNP). The CSU would provide services to this project and extend such services to all World  Bank‐financed  projects  in  Tonga,  particularly  IDA‐financed  projects  being  prepared  under  IDA  18,  and  possibly  forthcoming  projects  under  IDA  19.  The  CSU  will  provide  services  related  to  (a)  project  preparation and implementation and (b) capacity building. For project preparation and implementation,  the  role  of  the  CSU  would  be  to  provide  both  implementation  and  advisory  services  in  the  common  fiduciary  functions  such  as  procurement,  financial  management  (FM),  safeguards,  M&E,  and  contract  management. For the capacity building function, the CSU would play a significant role in capacity building  of national staffs and consultants in the different ministries/agencies involved in World Bank projects in  Tonga. The key objectives of the CSU are to reduce duplication of consultants in common function areas  and to ensure capacity building for national staffs and consultants. The CSU would be staffed with full‐ time  international  experts  in  procurement,  FM,  M&E,  and  safeguards.  In  addition,  a  Program  Manager/Coordinator  would  be  hired  to  assist  with  overall  coordination  of  the  CSU’s  activities  and  performance  management  of  CSU  staffs  and  facilitate  coordination  with  the  various  implementing  agencies and ministries of World Bank‐financed projects. Additional consultants may be recruited by the  CSU to provide surge support as needed to maintain service quality during peak times. To ensure capacity  building, national staffs undertaking fiduciary and M&E functions from each PMU/team will be twinned  with the relevant international specialist from the CSU. The full‐time international staff positions may be  gradually phased out once sufficient national capacity has been built to staff the CSU. The subcomponent  will  also  support  some  goods,  procurement,  training,  and  incremental  operating  costs  related  to  the  functioning of the CSU.   39. The CSU staffs would report to the Assistant Chief Executive Officer (CEO) of the MFNP through  the  CSU  Program  Manager/Coordinator.  The  CSU  staffs  and  consultants  would  be  contracted  by  the  MFNP. Regular performance evaluation of the CSU staffs would be carried out by the MFNP with input  from the CSU manager and project managers in the relevant implementing agencies. The CSU/MFNP will  report to the World Bank on a semiannual basis on progress, performance, and capacity‐building targets  and achievements.   40. Subcomponent 4.2: Project Management Unit. A single PMU will be established within the MIA.  This  PMU  will  be  responsible  for  the  day‐to‐day  implementation,  monitoring,  and  coordination  of  Components 1, 2, 3 and Subcomponent 4.2 of the project. The PMU/MIA will report to the World Bank  through the CSU/MFNP on a semiannual basis on the progress of the project implementation for such  components.  It  will  be  staffed  with  a  nationally  recruited  Team  Leader,  Procurement  Officer,  Project  Accountant, M&E Specialist, and Administrative Support Officer. The PMU will be supported by the CSU  on fiduciary aspects of project implementation and M&E, as may be required. Project M&E will involve  Page 21 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) rigorously evaluating the various interventions supported through Components 1, 2, and 3. A separate  impact  evaluation  (IE)  will  be  supported  for  Components  1  and  2.  The  proposed  methodology  would  involve a quasi‐experimental methodology in both cases, drawing on a regression discontinuity design  (RDD) in the case of the CCT and a difference‐in‐differences approach for the TVET Student Support Funds.  B. Project Cost and Financing  41. The lending instrument is  Investment Project Financing (IPF).  The  total project  cost is US$20.9  million equivalent for a period of five years. This will be financed by an IDA grant to the GoT in the amount  of SDR 13.2 million (US$18.51 million equivalent) and a grant from the Australia‐Pacific Islands Partnership  (APIP) Trust Fund in the amount of US$2.39 million to support the cost of the CSU. Table 3 summarizes  the project costs and financing arrangements.   Table 3. Project Cost and Financing  Project Cost   IDA Financing  Trust Fund  Project Components  (US$ millions)  (US$ millions)  (US$ millions)  1. Conditional cash transfer program for  6.50  6.50  —  secondary school enrolment and attendance  2. Strengthening TVET provision   3.70  3.70  —  3. Enhancing opportunities for labor  1.80  1.80  —  migration   4. Project management, monitoring and  8.90  6.51  2.39  evaluation, and centralized support  Total Costs  20.90  18.51  2.39  Total Project Costs  20.90      Total Financing Required  20.90        C. Lessons Learned and Reflected in the Project Design  42. The project draws on the following lessons garnered from relevant World Bank projects, as well  as significant analytical work in the areas of CCTs and TVET:  (a) Cash  transfer  programs  can  be  an  effective  tool  to  improve  education  outcomes  in  developing countries. The Social Protection and Jobs Global Practice has prepared numerous  projects focused on the development of CCT programs globally (more than 70 countries have  CCTs nowadays), including several in small island settings (Grenada, Comoros). There has  recently  been  a  rigorous  global  review  of  evaluations  on  cash  transfer  programs. 14  The  overall  evidence  extracted  shows  that  cash  transfers  lead  to  an  increase  in  school  attendance in the short term. Of 20 studies reporting on the overall effect of cash transfers  on school attendance, 13 reported some significant impact. Of the nine studies reporting a  14 ODI 2016. Cash transfers: what does the evidence say? A rigorous review of programme impact and of the role of design and  implementation features, London: United Kingdom.   Page 22 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) measure  of  school  absenteeism,  all  found  significant  effects  involved  reductions  in  absenteeism. Among the 16 studies reporting on attendance, all but one of the 10 significant  impacts were positive.  (b) In financing TVET, it is critical to focus not solely on the throughput of students but also on  the quality of training being provided. This is reflected in the design of most World Bank‐ financed  TVET  projects.  Component  2  proposes  to  both  provide  QIGs  to  selected  TVET  providers  and  financial  support  to  disadvantaged  students  to  increase  the  number  of  Tongans that are able to access these opportunities.   (c) In instances where labor market demand is weak and employment growth is limited (as is  the  case  in  many  small  island  state  contexts),  it  is  critical  to  focus  not  just  on  domestic  employment opportunities but also those abroad.15 Component 3 places a focus on ensuring  that the constraints to accessing employment opportunities abroad are addressed.  (d) Lack  of  donor  coordination  is  widely  recognized  as  a  serious  problem  impairing  aid  effectiveness. Huge reductions in transaction costs can be achieved through better donor  coordination. Moreover, fragmentation has been proven to damage bureaucratic quality in  recipient  countries.  The  project  will  support  the  coordination  of  a  high‐level  Skills  Sector  Steering Committee (SSSC), which will oversee both the investments being made under this  project, as well as those being made through DFAT’s Tonga Skills Project.   (e) Project  success  is  heavily  influenced  by  the  level  of  country  ownership  and  a  sustained  commitment to implementation. This project was initiated by a specific request from the  Minister of Finance. Despite a change in leadership at the MFNP, the GoT’s commitment to  the  activities  being  financed  through  this  project  has  been  unwavering.  This  has  been  demonstrated through high‐level involvement during project preparation.   IV. IMPLEMENTATION    A. Institutional and Implementation Arrangements  43. The MIA, MET, and MFNP will be the implementing agencies for the project. The SPDD of the MIA  will be responsible for the implementation of Component 1. The MET will be responsible for Component  2.  The  ED  of  the  MIA  will  be  tasked  with  the  implementation  of  Component  3.  The  MFNP  will  be  responsible for the implementation of Subcomponent 4.1 on the establishment and operation of the CSU.  The MIA and the MET will be jointly responsible for the implementation of Subcomponent 4.2. Under  Subcomponent 4.2, a single PMU will be established within the MIA to support both the MIA and the MET  on  the  implementation  of  Components  1,  2,  3  and  Subcomponent  4.2  and  will  be  responsible  for  the  overall coordination, results monitoring, and updating the World Bank on the implementation of such  components of the project.  15 World Bank. 2017. Pacific Possible: Long‐term Economic Opportunities and Challenges for the Pacific Island Countries.  Washington, DC: World Bank.  Page 23 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) 44. The overall governance of Components 1, 2, 3 and Subcomponent 4.2 of the project would be  overseen through the high‐level SSSC. The SSSC will be responsible for: (a) ensuring effective coordination  between  the  key  ministries  and  other  stakeholders,  (b)  reviewing  the  implementation  progress  of  the  activities being implemented by MIA and MET, and (c) providing overall guidance for such activities. The  SSSC will meet on a quarterly basis. The head of the SSSC would be responsible for regularly convening  update meetings, as well as providing key decisions on the work being carried out by the PMU.   45. The SSSC includes representatives from key central and line ministries, professional bodies, the  Tonga Chamber of Commerce and Industry, and other relevant stakeholder groups. The SSSC has already  been  established  to  support  DFAT’s  Tonga  Skills  Program,  so  the  same  governance  structure  is  being  applied to both projects to ensure coordination and to avoid the possibility of duplicating investments.   Figure 1. Implementation Arrangements  Component 1 ‐ CCT program for  secondary school enrolment and  attendance Component 2 ‐ Strengthening TVET  provision  PMU Component 3 ‐ Enhancing opportunities  SSSC for labor migraiton  Subcomponent 4.1 ‐ Establishment  and functioning of the CSU MFNP Subcomponent 4.2 ‐ Program  Management Unit      B. Results Monitoring and Evaluation  46. The  project’s  Results  Framework  is  covered  in  section  VII  of  the  Project  Appraisal  Document.  Overall responsibility for M&E for Components 1, 2, 3 and Subcomponent 4.2 will be with the PMU, which  will be responsible for development of and regular data collection through surveys. Ongoing monitoring  activities will be covered by the PMU’s M&E Specialist who will coordinate this section of the project. The  project will provide institutional support to assist the GoT in designing a comprehensive and robust M&E  framework. The M&E for Subcomponent 4.1 will be carried out by the M&E Specialist hired by the CSU.   Page 24 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) 47. The  PDO‐level  and  intermediate  result  indicators  will  be  monitored  through  (a)  administrative  data from the MIA, MET, MFNP, and training providers; (b) spot checks for the CCT program and TVET  beneficiaries;  (c)  tracer  surveys  on  training  outcomes;  and  (d)  biannual  reports  prepared  by  the  PMU.  Moreover, rigorous IEs will be rolled out to provide an indication of the outcomes from Components 1  and 2. Each element of the M&E will be designed to ensure that results can be gender disaggregated. A  comprehensive Implementation Completion and Results Report (ICR) will be compiled by the CSU/MFNP  at the closing of the project, with inputs prepared by the PMU for Components 1, 2, 3 and Subcomponent  4.2.   C. Sustainability  48. The GoT has demonstrated strong ownership of the project from the beginning. This has been  confirmed  through  the  high  level  involvement  from  senior  officials  of  the  MFNP  and  relevant  line  ministries  throughout  the  preparation  process.  The  former  Minister  of  Finance  has  provided  direct  feedback and inputs into the project design.  49. Under each component, the project builds on initiatives already in place or under development  rather  than  introducing  new  activities.  Component  1  builds  on  existing  efforts  to  implement  a  CCT  program, which the SPDD of the MIA had already been in the process of designing to complement other  social assistance scheme (for the disabled and elderly, for example). Component 2 will support the scaling‐ up of training through existing TVET providers rather than focusing on the development of new training  institutions. Meanwhile, Component 3 will support the expansion and pro‐poor focus of existing efforts  on pre‐departure training for seasonal workers and semiskilled/skilled longer‐term migrant workers.  50. Institutional capacity‐building efforts will be built into the design of Component 1 to ensure that  the  SPDD  has  the  resources  and  ability  to  successfully  implement  the  CCT  program.  The  planned  CSU  within the MFNP will also be drawn upon to assist the PMU with the project management function. The  TVET EMIS system developed to track TVET student support beneficiaries will have the potential to be  extended to cover all TVET students. Such a development would significantly enhance the information  available to the MET for TVET policy development and implementation.   D. Role of Partners  51. Financing for skill development is being provided separately through DFAT for the Tongan Skills  Project. The World Bank has consulted extensively with the two key development partners operating in  the education sector in Tonga—DFAT and the New Zealand Ministry of Foreign Affairs and Trade (MFAT).  Donor  coordination  and  dialogue  will  continue  to  be  facilitated  through  the  SSSC.  DFAT  is,  however,  contributing to the project through financing the majority of the cost associated with the establishment  and functioning of the CSU.  Page 25 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) V. KEY RISKS    A. Overall Risk Rating and Explanation of Key Risks  52. The overall risk for the operation is rated Substantial. The most substantial risks for the project  are macroeconomic, technical design, institutional capacity and sustainability, fiduciary, and stakeholder  risks.   53. Macroeconomic risk. The macroeconomic risk is rated Substantial. Macroeconomic shocks occur  with relative frequency in Tonga and have the potential to shift Government priorities relatively quickly.  The potential shocks are varied and include natural disasters, a deterioration of economic conditions in  larger countries around the Pacific Rim, commodity price shocks, or a reduction in external assistance.  Macroeconomic  stability  is  highly  dependent  on  steady  remittance  flows,  continued  development  assistance from donors, and stable imported commodity prices. Each of these shocks pose risks to growth  in public sector employment and labor demand in the private sector. Mitigation measures being put in  place  include  the  reforms  being  supported  through  the  third  inclusive  growth  Development  Policy  Operation, particularly those supporting fiscal resilience.  54. Technical design.  The risks related to the technical design of the project are Substantial. While  this is the first time the World Bank is supporting these activities in Tonga, there is ample experience at  both the country and global levels in the design and implementation of cash transfers, as well as TVET and  migration support schemes.   55. Institutional  capacity  for  implementation  and  sustainability.  The  institutional  capacity  for  implementation and sustainability presents substantial risks to the results of the operation. Tonga suffers  from the thin capacity typical of public sectors in small states, with a small number of public servants  called upon to implement the many tasks of the central government. The MIA and the MET have already  indicated that their capacity to allocate staff to the PMU may be limited and that it will largely need to be  staffed by local consultants. In the wake of Tropical Cyclone Gita, it is likely that institutional capacity for  the implementation of this project will also be diminished, as Government staff are pulled to focus on the  various recovery interventions under way, though this pressure should ease over the medium term. To  mitigate the risks identified, it was decided that additional staff and TA will be employed through firms  and individual consultants to assist the MIA and the MET in implementing the project activities for the  entire project cycle.   56. Fiduciary.  The  fiduciary  risks  related  to  the  project  are  Substantial.  The  credibility  and  accountability of the project will largely rest on the composition of the SSSC and the PMU. Any risk that  key fiduciary principles (economy, efficiency, effectiveness, and so on) may not be adhered to, will come  down to the integrity and transparency of the SSSC and the PMU. Other fiduciary risks will arise from  implementation delays due to ineffective procurement planning and monitoring or inadequate technical  inputs,  limited  capacity  leading  to  the  improper  implementation  of  procurement  activities,  and  poor  contract management causing the project objectives not to be met. To mitigate some of these perceived  risks, a number of mitigation actions will be taken including, among other things, preparing a credible  Procurement  Plan  in  Systematic  Tracking  of  Exchanges  in  Procurement  (STEP),  having  all  terms  of  references  (TORs)  and  technical  specifications  for  procurement  activities  already  drafted  in  the  Page 26 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) Procurement Plan, making online training available to the Procurement Officer, and appointing the PMU  Team Leader as the person responsible for contract management. In addition, it was decided that a CSU  implemented  by  the  MFNP  would  provide  both  implementation  and  advisory  services  in  the  common  fiduciary functions such as procurement, FM, safeguards, M&E, and contract management to the project  implementation, including capacity building.   57. Stakeholders. The stakeholder risks are rated Substantial. The issue of unemployment is a priority  for a broad cross‐section of Government ministries, civil society organizations, private sector partners,  labor unions, other donors, and members of the general public. There are risks relating to stakeholders  who may have grounds to object to the operation based on the perceived fairness of funding allocations.  This has been the experience in certain earlier World Bank financed projects in the Tonga. This risk will be  mitigated  by  conducting  regular  stakeholder  consultations  throughout  project  preparation  and  implementation.  There  is  also  the  potential  for  a  lack  of  engagement  with  the  private  sector  by  TVET  providers. This risk will be mitigated by including specific criteria on private sector engagement to secure  a QIG.   VI. APPRAISAL SUMMARY    A. Economic and Financial (if applicable) Analysis  58. The positive economic impacts from the project will come from the projected improvements in  employment  and  earnings  outcomes  for  currently  unemployed  and  underemployed  groups.  These  improvements  will  be  made  by  increasing  secondary  school  completion  rates,  upskilling  Tongans  with  technical  and  vocational  training,  and  facilitating  their  transition  into  the  labor  market  at  home  and  abroad. The economic analysis quantifies the costs and benefits of each component and subcomponent  drawing on both administrative data provided by the relevant implementing ministries (MIA and MET)  and nationally representative household survey data from the Tonga Department of Statistics.  59. The  methodology  employed  to  assess  the  costs  and  benefits  varies  by  component.  For  Component 1, in which cash transfers are conditioned on secondary school enrolment and attendance,  the benefits are calculated at both the individual level (in terms of projected employment outcomes and  future earnings) and the household level (in terms of the impact on consumption‐based poverty). The  costs constitute the transfers themselves, as well as the adminstrative costs incurred for the SPDD. For  Subcomponent 2.2, the analysis is done at the beneficiary level examining the projected benefits from a  higher  probability  of  employment  and  increased  wages.  The  returns  to  TVET  education  are  calculated  using the HIES data, and the costs include the disbursements to training providers per graduate, living  allowances paid to student beneficiaries who relocate from the Outer Islands, and  administrative costs  for the MET. For Subcomponent 3.1, an assumption is made on the relationship between pre‐departure  training for migrants and a projected increase in demand for Tongan migrants. This is used to determine  the  projected  benefits  in  terms  of  earnings  abroad  and  remittances  sent  home.  Costs  include  those  incurred for providing the training, as well as the forgone domestic wage earnings for Tongan migrants.  Subcomponents 2.1, 2.3, and 3.2 employ a more qualitative approach.  60. The impacts on employment and projected income are signficant for those interventions where  this is quantifiable. The benefits from Component 1 are transmitted at the individual level through a higher  Page 27 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) secondary  school  completion  rate  and  expected  earnings  and  at  the  household  level  through  higher  consumption. The internal rate of return (IRR) for Component 1 is estimated at 35 percent. Meanwhile,  the projected impact on the poverty rate is 0 to 5.4 percent and poverty gap is 2.5 percent to 4 percent,  depending  on  whether  the  lower,  average,  or  upper  BNPL  is  used.  For  Subcomponent  2.2,  the  TVET  scholarship will result in a higher probability of employment and increased earnings, yielding an IRR of  160 percent. For the pre‐departure training covered under Subcomponent 3.1, the projected impact on  higher demand for Tongan migrant workers abroad and associated gains in net earnings yields an IRR of  214 percent. For the remaining subcomponents, annex 4 provides a full summary of the expected costs  and benefits.  61. The case for public sector financing in the areas being supported through the project is clear from  an  equity  perspective.  The  provision  of  targeted  cash  transfers  to  the  poor  is  a  public  function  with  significant societal returns, thus justifying the use of public funds. They can help address two core issues:  (a) that in most developing countries public expenditure in certain sectors (electricity, water, and so on)  often  fails  to  reach  the  poor  and  (b)  markets  often  fail  in  ways  that  prevent  poor  people  from  being  productive as they might be. The provision of technical and vocational training is a widely used public  policy tool used to address market failures in training provision and to close skills gaps in the labor force.  Meanwhile, the provision of migration support services would not be available to poor and disadvantaged  groups without public sector financing. In the absence of this support, it is likely that affluent individuals  with  connections  to  the  diaspora  would  continue  to  be  the  sole  beneficiaries  from  employment  opportunities abroad.   62. The World Bank brings significant added value to addressing the issue of unemployment in Tonga.  The  Social  Protection  and  Jobs  Global  Practice  has  prepared  numerous  projects  focused  on  the  development of CCT programs globally, including several in small island settings (Grenada, Comoros). The  World Bank also has an existing dialogue with the SPDD in Tonga on the development of a CCT program  aimed  at  preventing  secondary  school  dropouts  and  a  long‐standing  engagement  with  the  MET  on  improving  education  outcomes.  In  the  TVET  sector,  the  Social  Protection  and  Jobs  Global  Practice  has  worked in  collaboration with the  Education Global Practice on the design and development of several  employment projects, in both low‐ and middle‐income country settings. As such, it will be ideally placed  to contribute knowledge on best practices globally. A large body of evidence examining which training  and employment initiatives have worked has also been generated through IEG reports, sectoral Advisory  Services and Analytics (ASA) and flagship analytical reports, such as Pacific Futures and Pacific Possible.  The World Bank offers predictable, stable financing in a sector which has traditionally been underfunded  in  Tonga.  Moreover,  the  World  Bank’s  assistance  will  be  well  coordinated  with  that  provided  through  other development partners, such as DFAT, and therefore complement rather than supplant existing areas  of support.  B. Technical  63. The project was designed by building on a set of activities that were already either under way or  in development and that have been proven to work in other country contexts. The project aligns closely  with both the vision set out in the Tonga Strategic Development Framework 2015–2025 and the RPF for  the PIC9, which includes Tonga and will cover FY17–FY21. Each project component and subcomponent  has been tailored to the Tongan context. Moreover, additional elements have been added into the design  to  align  the  incentives  between  project  beneficiaries,  training  providers,  and  employers.  An  extensive  Page 28 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) consultation process has taken place with employers in Tonga and with those involved in the rollout of  Australia’s PLS. The qualifications that are eligible for funding under Subcomponent 2.1 were based on  these consultations.   C. Financial Management  64. The  FM  assessment  was  carried  out  in  accordance  with  the  ‘Principles  Based  Financial  Management Practice Manual’ issued by the Financial Management Sector Board on March 1, 2010, which  states  that  with  respect  to  projects  financed  by  the  World  Bank,  the  recipient  is  required  to  maintain  appropriate implementation arrangements—which include accounting, financial reporting, and auditing  systems—adequate  to  ensure  they  can  provide  the  World  Bank  with  accurate  and  timely  information  regarding  the  project  resources  and  expenditures.  Overall,  the  FM  arrangements  satisfy  the  FM  requirements  of  the  World  Bank  policies  and  guidance  on  IPF.  The  assessed  FM  risk  of  the  project  is  considered  substantial,  but  this  risk  will  be  partially  mitigated  if  the  recommended  measures  are  successfully implemented, that is, timely recruitment of Project Accountants and use of an FM system  (accounting software) acceptable to the World Bank.   D. Procurement  65. It  is  estimated  that  the  implementing  agencies  will  undertake  procurement  of  about  US$8.3  million, with most of it being procurement of consultancy services and a portion of goods. Procurement  for the project will be carried out in accordance with the World Bank Procurement Regulations for IPF  Borrowers  (Procurement  Regulations),  July  2016  (revised  November  2017),  as  well  as  the  provisions  stipulated in the Financing Agreement (FA).   66. A  procurement  risk  assessment  of  the  MFNP,  MIA,  and  MET  has  been  carried  out.  Key  procurement  risk  areas  include  implementation  delays  due  to  ineffective  procurement  planning  and  monitoring,  limited  institutional  capacity,  and  contract  management.  The  PMU  will  utilize  the  World  Bank’s STEP system and this should improve procurement planning. The PMU will have a Procurement  Officer, and the CSU will have a Procurement Advisor supporting the PMU and the implementing agencies  to mitigate risks.   67. A draft Procurement Plan dated July 6, 2018 has been prepared. It shows that within the first 18  months of implementation the amount of procurement to be completed is US$7.6 million. Refer to annex  2 for further details on procurement.   E. Social (including Safeguards)  68. The project will not result in significant social impacts. OP/BP 4.10 on Indigenous Peoples is not  triggered,  given  that  Tonga  is  ethnically  homogenous  and  no  communities  or  groups  meet  the  four  defining characteristics of Indigenous Peoples. Moreover, OP/BP 4.12 on Involuntary Resettlement has  been avoided in the project design as physical works have been excluded from financing under the QIGs  being supported under Subcomponent 2.1. No social safeguards policies are triggered for the project.  69. Gender. The project will place an emphasis on specific actions to address the existing gender gaps  in both Tonga and in the employment of Tongans abroad. For Component 1, there is no action on gender,  Page 29 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) given the secondary school progression rates for boys and girls in the poorest decile are the same. For  Component 2, the selection criteria for the QIG will take into consideration programs that are likely to  boost female enrolment rates in the TVET sector. Moreover, the financial assistance being provided to  TVET students will support a higher number of female than male beneficiaries. Finally, under Component  3  the  information  campaign  on  migration  opportunities  will  provide  tailored  and  targeted  updates  to  women,  the  work‐ready  pool  of  migrants  will  be  gender  balanced,  and  the  English  Language  Training  Support  will  be  targeted  toward  the  beneficiaries  of  Subcomponent  2.2,  the  majority  of  who  will  be  women. This project is gender‐tagged, although the Gender Cross‐Cutting Solution Area of the World Bank  will validate it after Board approval.    Table 4. Closing the Gender Gap in Tonga  Analysis  Action  M&E  No gap in the secondary school  No action required.   The PDO‐level indicator has been  progression and completion rates  gender disaggregated to ensure  between boys and girls in the  that equal progress is made for  poorest decile.  boys and girls; however, the target  values remain the same for both.  Significantly lower labor force  In the selection criteria for the QIGs  The PDO‐level indicator has been  participation rate for Tongan  in Subcomponent 2.1, specific  gender disaggregated, with a  women (54 percent) compared to  consideration will be given to  higher target employment rate for  men (75 percent) ages 15+.  programs that are likely to boost  Tongan women (Baseline + 15  female enrolment rates and close  percent) compared to men  the existing gender gap in the TVET  (Baseline + 10 percent).   sector. For the TVET Student  Support Funds in Subcomponent  2.2, preference will be given to  supporting young women, given  they remain underrepresented in  the TVET sector.   Employment opportunities abroad  There are two specific actions for  The PDO‐level indicator has been  are not evenly distributed between  Component 3, which are aimed at  gender disaggregated, with a  Tongan men and women: in  closing the employment gap  higher number of women from the  Australia’s SWP, Tongan women  between Tongan men and women  work‐ready pool accessing  account for 11 percent of arrivals,  abroad: (a) information and  employment opportunities abroad  while in New Zealand’s RSE  outreach on migration  than the current rate (20 percent).  scheme, they make up 12 percent  opportunities abroad will be  Moreover, the Intermediate  of annual arrivals.  targeted toward women and (b) the  Results Indicators include targets  work‐ready pool will be built with  for a higher volume of Tongan  higher number of Tongan women  women in the work‐ready pool  than men in the database.   than men.   70. Citizen  engagement.  The  project  will  promote  feedback  mechanisms,  consultations,  and  transparency.  There  are  a  number  of  measures  that  will  be  put  in  place  to  ensure  that  citizens  are  adequately consulted and have the recourse to be able to provide feedback on how the project activities  are  functioning.  This  includes  (a)  regular  consultations  with  stakeholders  to  ensure  that  the  project  is  effectively  fulfilling  the  objectives  set  out,  (b)  placing  a  focus  on  capacity  building  and  institutional  Page 30 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) strengthening,  and  (c)  introducing  intermediate  results  indicators,  which  measure  feedback  from  beneficiaries.   71. Social impacts of migration. There are potential downside impacts emanating from large‐scale  seasonal migration, which will need to be mitigated. With households’ heads absent for up to six months  per  year,  there  are  risks  of  impacts  on  social  cohesion.  The  majority  of  Tongan  seasonal  workers  communicate with their household less than once per week, which can over time erode trust and affect  intimate relationships. This can in turn have flow‐on effects for remaining household members, including  children and extended family members. To mitigate this impact, the pre‐departure training for migrants  will  contain  specific  strategies  on  how  to  maintain  strong  communication  and  bonds  with  family  and  friends.  Moreover,  there  is  an  ongoing  program  of  DFAT  financed  analytical  work  aimed  at  better  understanding  the  social  impacts  of  migration  for  sending  households  and  communities  in  the  Pacific,  which also explores the necessary mitigating measure.   F. Environment (including Safeguards)  72. The policy OP/BP 4.01 is not triggered and the project is categorized as C. No physical works will  be undertaken under the project. Under Component 1, cash payments will be made to eligible households,  with payment being associated with attendance at school. The payments contribute toward the costs of  education. There will be no adverse impacts under this component. Under Component 2, the QIG will be  made to training providers and financial support will be provided to disadvantaged students. In addition,  investments  will  be  made  to  strengthen  the  governance  arrangements  in  the  TVET  sector.  Adverse  impacts are anticipated to be minimal, and there will be a negative list to ensure that the QIGs do not lead  to the financing of activities that would trigger safeguards policies. Similarly, the pre‐departure training,  information campaign, and development of a work‐ready pool under Component 3 are not anticipated to  have any potential adverse environmental impacts. No other environmental safeguards are triggered for  the project.  73. Climate co‐benefits. The project has been screened for climate and disaster‐related risks. Tonga  is  assessed  as  being  at  high  risk  at  present  and  in  the  future  for  extreme  precipitation  and  flooding,  drought, sea level rise, strong winds, earthquakes, and tsunamis, as well as moderate risk for volcanic  eruptions.  However,  as  Tropical  Cyclone  Gita  demonstrated  in  February  2018,  natural  disasters  can  severely impact the Government’s capacity to implement World Bank‐financed activities, among others.  This has been identified as a potential risk to implementation and mitigation measures have been put in  place, which include (a) maintaining flexibility of the payment mechanism for transfers, so that they will  not be substantially affected in the wake of a natural disaster; (b) avoiding investments in physical works,  which  are  more  likely  to  be  affected  by  cyclones  and  earthquakes;  and  (c)  focusing  strongly  on  employment  opportunities  abroad,  which  will  not  be  affected  by  climate  and  disaster‐related  risks  in  Tonga.   74. While  the  project  has  been  assessed  for  climate  co‐benefits,  none  are  formally  projected.  Nevertheless,  there  are  a  number  of  climate‐related  advantages  to  the  interventions  being  financed  through the project. The registry of poor households being developed under the CCT for Component 1  can be used to help target resources to the most disadvantaged following natural disasters. Moreover,  the  employment  opportunities  abroad  being  supported  under  Component  3  have  the  potential  to  Page 31 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) mitigate  the  downside  risks  of  climate‐related  impacts  and  natural  disasters,  as  remittance  inflows  typically pick up in the wake of such events.   G. Other Safeguard Policies (if applicable)  75. Not applicable.   H. World Bank Grievance Redress  76. Communities and individuals who believe that they are adversely affected by a World Bank (WB)  supported project may submit complaints to existing project‐level grievance redress mechanisms or the  WB’s Grievance Redress Service (GRS). The GRS ensures that complaints received are promptly reviewed  in order to address project‐related concerns. Project affected communities and individuals may submit  their complaint to the WB’s independent Inspection Panel which determines whether harm occurred, or  could  occur,  as  a  result  of  WB  non‐compliance  with  its  policies  and  procedures.  Complaints  may  be  submitted at any time after concerns have been brought directly to the World Bank's attention, and Bank  Management has been given an opportunity to respond.  For information on how to submit complaints  to  the  World  Bank’s  corporate  Grievance  Redress  Service  (GRS),  please  visit  http://www.worldbank.org/en/projects-operations/products-and-services/grievance-redress-service.  For  information  on  how  to  submit  complaints  to  the  World  Bank  Inspection  Panel,  please  visit  www.inspectionpanel.org.  .  Page 32 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) VII. RESULTS FRAMEWORK AND MONITORING             Results Framework    Project Development Objective(s)    The Project Development Objective is to improve opportunities for secondary school progression and facilitate the transition to jobs in the domestic and  overseas labor markets for Tongans.     RESULT_FRAME_TBL_PDO                      Unit of  PDO Indicators by Objectives / Outcomes  DLI  CRI  Baseline  Intermediate Targets  End Target  Measure            1  2  3  4  5    Improved secondary school progression and completion rates for poor Tongans  Baseli Baseli Baseli Baseli ne +  ne +  ne +  ne +  an  an  an  an  Average duration of secondary school completed  Baseli additi Baseline + an additional        Text  Baseline to be established  additi additi additi amongst the poorest decile ‐ overall  ne  onal  12 months  onal  onal 2 onal 6  12  mont mont mont mont h  hs  hs  hs  Baseli Baseli Baseli Baseli ne +  ne +  ne +  ne +  an  an  an  an  Average duration of secondary school completed  Baseli Baseline + an additional        Text  Baseline to be established  additi additi additi additi amongst the poorest decile ‐ female  ne  12 months  onal  onal 2 onal 6 onal  mont mont mont 12  h  hs  hs  mont Page 33 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) RESULT_FRAME_TBL_PDO                      Unit of  PDO Indicators by Objectives / Outcomes  DLI  CRI  Baseline  Intermediate Targets  End Target  Measure            1  2  3  4  5    hs  Improved employment outcomes for poor Tongans  Baseli Share of beneficiaries who are employed in the domestic  ne to  Baseli Baseli Baseli Baseli labor market six months after completion of training ‐        Text  Baseline to be established  be  ne +  ne +  ne +  Baseline + 10%  ne  overall  establ 2%  5%  10%  ished  Baseli Share of beneficiaries who are employed in the domestic  ne to  Baseli Baseli Baseli Baseli labor market six months after completion of training ‐        Text  Baseline to be established  be  ne +  ne +  ne +  Baseline + 15%  ne  female  establ 4%  8%  15%  ished  Increased access to overseas labor markets for Tongans  Beneficiaries in the work ready pool accessing  500.0 1,000. 2,000.       Number  0.00  0.00  0.00  2,000.00  employment opportunities abroad ‐ overall  0  00  00  Beneficiaries in the work ready pool accessing  125.0 250.0 500.0       Number  0.00  0.00  0.00  500.00  employment opportunities abroad ‐ female  0  0  0      RESULT_FRAME_TBL_IO                      Unit of  Intermediate Results Indicators by Components  DLI  CRI  Baseline  Intermediate Targets  End Target  Measure            1  2  3  4  5    Component 1 ‐ CCT program for secondary school attendance and enrolment  Page 34 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) Development of a Management Information System for        Yes/No  N  Y  Y  Y  Y  Y  Y  the CCT program  Percentage of CCT grievance redress claims settled        Percentage  0.00  55.00  60.00  65.00  70.00  75.00  80.00  within three months of application  450.0 900.0 1,500. 1,500. Beneficiary households enrolled in the CCT program        Number  0.00  0.00  1,500.00  0  0  00  00  Component 2 ‐ Strengthening TVET provision  Number of TVET qualifications supported by a Quality        Number  0.00  0.00  0.00  8.00  8.00  8.00  8.00  Improvement Grant  Beneficiaries enrolled in a certificate level qualification ‐  150.0 300.0 600.0       Number  0.00  0.00  70.00  600.00  overall  0  0  0  Beneficiaries enrolled in a certificate level qualification ‐  160.0 330.0       Number  0.00  0.00  40.00  80.00  330.00  female  0  0  Share of beneficiaries satisfied with the project financed        Percentage  0.00  0.00  65.00  70.00  75.00  80.00  80.00  TVET Student Support Funds  Component 3 ‐ Enhancing opportunities for labor migration  Beneficiaries completing a pre‐departure training  1,000. 2,250. 3,750. 5,500. 8,000.       Number  0.00  8,000.00  program for migration ‐ overall  00  00  00  00  00  Beneficiaries that have completed a pre‐departure  200.0 450.0 750.0 1,100. 2,000.       Number  0.00  2,000.00  training program for migration ‐ female  0  0  0  00  00  300.0 700.0 1,100. 1,600. Volume of Tongans in work ready pool ‐ overall        Number  0.00  0.00  1,600.00  0  0  00  00  180.0 420.0 660.0 950.0 Volume of Tongans in work ready pool ‐ female        Number  0.00  0.00  950.00  0  0  0  0  Component 4 ‐ Project management, monitoring and evaluation, and centralized support  Page 35 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) National staff working on World Bank financed projects  in Tonga to have achieved an improvement in skills/        Number  0.00  0.00  10.00  15.00  20.00  25.00  25.00  knowledge in Procurement, FM, Safeguards, Contract  Management, and M&E  Percentage of transactions completed by CSU specialists        Percentage  0.00  55.00  60.00  65.00  70.00  75.00  75.00  within service standards  Percentage of PMU staff who rate quality of service/        Percentage  0.00  55.00  60.00  65.00  70.00  75.00  75.00  advice received from CSU as satisfactory      Monitoring & Evaluation Plan: PDO Indicators    Indicator Name  Average duration of secondary school completed amongst the poorest decile ‐ overall  Average months of secondary school completed amongst the poorest decile. The numerator is the total  Definition/Description  months of secondary schooling completed by secondary school aged children in the poorest decile. The  denominator is the total number of secondary school students in the poorest decile.  Annual  Frequency    MET attendance/ completion data  Data Source    MET to provide relevant data on PMU on completion amongst CCT beneficiaries, which will ultimately  Methodology for Data Collection  constitute the poorest decile    PMU; Ministry of Internal Affairs; Ministry of Education and Training  Responsibility for Data Collection      Page 36 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   Indicator Name  Average duration of secondary school completed amongst the poorest decile ‐ female  Average months of secondary school completed amongst females in the poorest decile. The numerator is  Definition/Description  the total months of secondary schooling completed by females the poorest decile. The denominator is  the total number of female secondary school students in the poorest decile.  Annual  Frequency    MET attendance/ completion data  Data Source    MET to provide relevant data on PMU on completion amongst female CCT beneficiaries, which will  Methodology for Data Collection  ultimately constitute the poorest decile    Ministry of Internal Affairs; Tonga Department of Statistics; Ministry of Education and Training;  Responsibility for Data Collection      Page 37 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   Share of beneficiaries who are employed in the domestic labor market six months after completion of  Indicator Name  training ‐ overall  This indicator will measure the share of beneficiaries of the TVET Student Support Funds that are  employed in the domestic labor market six months after the completion of training. The denominator is  Tongans who received training financed by the project. The numerator is the number of that same group  who are employed in the domestic labor market (six months after the completion of training). The  definition of employment is: a person of working‐age who during a specified period of time, such as one  week or one day, either: (i) performed work for wage or salary in cash of in kind; (ii) performed work for  profit or family gain in cash or in kind; or (iii) performs work on a regular basis, but was temporarily  Definition/Description  absent from work during the reference period. The definition thus includes both, self‐ and wage  employed beneficiaries.     The share of beneficiaries for this indicator would be monitored and evaluated in percentage (%)  increase from the baseline that would be established on the first year. Therefore, the Unit of Measure  would be “Percentage”, however, since the Intermediate Targets columns have the text “Baseline” along  with the numeric value, the system is automatically taking “Text” as unit of measure.    Annual  Frequency    HIES; PMU Tracer Survey data; MET administrative data  Data Source    PMU will administer a tracer survey to TVET Student Support Fund beneficiaries following the  Methodology for Data Collection  completion of their studies.     PMU; Ministry of Education and Training; TVET providers  Responsibility for Data Collection      Page 38 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   Share of beneficiaries who are employed in the domestic labor market six months after completion of  Indicator Name  training ‐ female  This indicator will measure the share of female beneficiaries of the TVET Student Support Funds that are  employed in the domestic labor market six months after the completion of training. The denominator is  female Tongans who received training financed by the project. The numerator is the number of that  same group who are employed in the domestic labor market (six months after the completion of  training). The definition of employment is: a person of working‐age who during a specified period of  time, such as one week or one day, either: (i) performed work for wage or salary in cash of in kind; (ii)  performed work for profit or family gain in cash or in kind; or (iii) performs work on a regular basis, but  Definition/Description  was temporarily absent from work during the reference period. The definition thus includes both, self‐  and wage employed beneficiaries.    The share of beneficiaries for this indicator would be monitored and evaluated in percentage (%)  increase from the baseline that would be established on the first year. Therefore, the Unit of Measure  would be “Percentage”, however, since the Intermediate Targets columns have the text “Baseline” along  with the numeric value, the system is automatically taking “Text” as unit of measure.  Annual  Frequency    HIES; PMU Tracer Survey of TVET graduates; MET administrative data  Data Source    PMU will administer a tracer survey to TVET graduates six months after completing their studies  Methodology for Data Collection    PMU; Ministry of Education and Training; TVET providers  Responsibility for Data Collection      Page 39 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   Indicator Name  Beneficiaries in the work ready pool accessing employment opportunities abroad ‐ overall  Number of beneficiaries in the work ready pool managed by the Ministry of Internal Affairs accessing  Definition/Description  employment opportunities abroad. These are defined as 'work for pay' outside the Kingdom of Tonga.  Annual  Frequency    MIA administrative data  Data Source    PMU will collect the relevant administrative data from the Employment Division of the Ministry of  Methodology for Data Collection  Internal Affairs    PMU; Ministry of Internal Affairs  Responsibility for Data Collection      Indicator Name  Beneficiaries in the work ready pool accessing employment opportunities abroad ‐ female  Number of female beneficiaries in the work ready pool managed by the Ministry of Internal Affairs  Definition/Description  accessing employment opportunities abroad. These are defined as 'work for pay' outside the Kingdom of  Tonga.  Annual  Frequency    MIA administrative data  Data Source    PMU will collect the relevant administrative data from the Employment Division of the Ministry of  Methodology for Data Collection  Internal Affairs    PMU; Ministry of Internal Affairs  Responsibility for Data Collection        Page 40 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   Monitoring & Evaluation Plan: Intermediate Results Indicators    Indicator Name  Development of a Management Information System for the CCT program  This indicator measures whether a Management Information System has been developed that tracks  Definition/Description  beneficiary enrolment, attendance, and payments that has been endorsed by the Ministry of Internal  Affairs.  At the end of the first year of implementation  Frequency    PMU Monitoring  Data Source    Formal evidence submitted by MIA to confirm that the MIS has been developed and is functional  Methodology for Data Collection    PMU; Ministry of Internal Affairs  Responsibility for Data Collection      Page 41 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   Indicator Name  Percentage of CCT grievance redress claims settled within three months of application  This indicator measures the percentage of CCT grievance redress claims settled within three months of  Definition/Description  application. The numerator is the number of claims settled within three months from the date of  submission. The denominator is the total number of claims received.  Annual  Frequency    MIA administrative data  Data Source    MIA submits administrative data on grievance redress claims to the PMU  Methodology for Data Collection    PMU; MIA  Responsibility for Data Collection      Indicator Name  Beneficiary households enrolled in the CCT program  This indicator measures the number of beneficiary households covered by the conditional cash transfer  Definition/Description  program for secondary school enrolment and attendance.  Annual  Frequency    MIA administrative data  Data Source    MIA will provide administrative data on beneficiary enrolment to the PMU  Methodology for Data Collection    PMU; Ministry of Internal Affairs  Responsibility for Data Collection      Page 42 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   Indicator Name  Number of TVET qualifications supported by a Quality Improvement Grant  This indicator measures the number of individual TVET qualifications supported by a Quality  Definition/Description  Improvement Grant  Annual  Frequency    PMU monitoring  Data Source    PMU will monitor the number of TVET qualifications supported by a QIG  Methodology for Data Collection    PMU; Ministry of Education and Training  Responsibility for Data Collection      Indicator Name  Beneficiaries enrolled in a certificate level qualification ‐ overall  This indicator measures the number of individual project beneficiaries that are enrolled in a certificate  Definition/Description  level (I‐IV) TVET qualification.  Annual  Frequency    MET administrative data  Data Source    MET to provide administrative data on TVET enrolment to PMU, with assistance from training providers  Methodology for Data Collection    PMU; Ministry of Education and Training; Training Providers  Responsibility for Data Collection      Page 43 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   Indicator Name  Beneficiaries enrolled in a certificate level qualification ‐ female  This indicator measures the number of female project beneficiaries that are enrolled in a certificate level  Definition/Description  (I‐IV) TVET qualification.  Annual  Frequency    MET administrative data  Data Source    MET to provide administrative data on TVET enrolment to PMU, with assistance from training providers  Methodology for Data Collection    PMU; Ministry of Education and Training; Training providers  Responsibility for Data Collection      Indicator Name  Share of beneficiaries satisfied with the project financed TVET Student Support Funds  Percentage of beneficiaries who report being somewhat or very satisfied with the TVET Student Support  Definition/Description  Funds. Indicator is annual.  Annual  Frequency    PMU  beneficiary survey  Data Source    PMU to carry out annual beneficiary survey  Methodology for Data Collection    PMU; MET  Responsibility for Data Collection      Page 44 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   Indicator Name  Beneficiaries completing a pre‐departure training program for migration ‐ overall  Cumulative number of beneficiaries that have completed a pre‐departure training program for  Definition/Description  migration.  Annual  Frequency    MIA administrative data  Data Source    MIA to provide administrative data on pre‐departure training numbers to the PMU  Methodology for Data Collection    PMU; Ministry of Internal Affairs  Responsibility for Data Collection      Indicator Name  Beneficiaries that have completed a pre‐departure training program for migration ‐ female  Cumulative number of female beneficiaries that have completed a pre‐departure training program for  Definition/Description  migration.  Annual  Frequency    MIA administrative data  Data Source    MIA to provide administrative data on pre‐departure training numbers to the PMU  Methodology for Data Collection    PMU; Ministry of Internal Affairs  Responsibility for Data Collection      Page 45 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   Indicator Name  Volume of Tongans in work ready pool ‐ overall  Number of Tongans registered in the Ministry of Internal Affairs Work Ready Pool of prospective  Definition/Description  migrants.  Annual  Frequency    MIA administrative data  Data Source    MIA to provide administrative data on the numbers for the work ready pool to PMU  Methodology for Data Collection    PMU; Ministry of Internal Affairs  Responsibility for Data Collection      Indicator Name  Volume of Tongans in work ready pool ‐ female  Number of female Tongans registered in the Ministry of Internal Affairs Work Ready Pool of prospective  Definition/Description  migrants.  Annual  Frequency    MIA administrative data  Data Source    MIA to provide administrative data on the numbers in the work ready pool to the PMU  Methodology for Data Collection    PMU; Ministry of Internal Affairs  Responsibility for Data Collection      Page 46 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   National staff working on World Bank financed projects in Tonga to have achieved an improvement in  Indicator Name  skills/ knowledge in Procurement, FM, Safeguards, Contract Management, and M&E  Number of national staff working on World Bank financed projects to have achieved an improvement in  skills/ knowledge in procurement, FM, safeguards, contract management or M&E as a result of capacity  Definition/Description  building delivered by the Central Services Unit. This will be measured through a standardized set of  questions examining improvements in these areas.  Annual  Frequency    CSU questionnaire for national staff working on World Bank financed projects  Data Source    CSU to collect feedback from these national staff  Methodology for Data Collection    Central Services Unit  Responsibility for Data Collection      Page 47 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   Indicator Name  Percentage of transactions completed by CSU specialists within service standards  Percentage of transactions completed by CSU specialists within service standards outlined in CSU  Standard Operating Procedures/ Service Agreement. The numerator will measure transactions  Definition/Description  completed within the services standards outlines. The denominator will measure the total set of  transactions processed by the CSU.  Quarterly  Frequency    CSU transaction records  Data Source    Summary of transaction records entered into an excel spreadsheet by the CSU  Methodology for Data Collection    Central Services Unit  Responsibility for Data Collection      Indicator Name  Percentage of PMU staff who rate quality of service/ advice received from CSU as satisfactory  Percentage of PMU staff who rate the quality of service and advice received from CSU as somewhat or  Definition/Description  very satisfactory  Annual  Frequency    PMU staff perception survey  Data Source    CSU to administer quarterly PMU staff perception survey  Methodology for Data Collection    Central Services Unit  Responsibility for Data Collection              Page 48 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541)   ANNEX 1: DETAILED PROJECT DESCRIPTION    COUNTRY: Tonga   Skills and Employment for Tongans   1. The project consists of four components. Component 1 will support a cash transfer program for  secondary school enrolment and attendance. This will cover both the TA required to establish the cash  transfer program and the funds required for transfers. Component 2 will finance quality improvements of  training providers, tuition fees and living costs, and improvements in the sectoral governance of the TVET  sector.  Component  3  will  be  framed  around  interventions  aimed  at  enhancing  opportunities  for  labor  mobility.  Component  4  will  support  project  management,  M&E,  and  centralized  service  support.  All  components  emphasize  the  specific  constraints  faced  by  those  in  the  Outer  Islands,  include  specific  actions  to  address  gender  gaps,  and  aim  to  provide  equal  opportunities  for  the  poorest  and  most  vulnerable groups. There is an intentional sequencing built into the three project core components, as  illustrated in figure 1.1.  Figure 1.1. Sequencing of Project Activities  School aged Tongan youth Component 1 ‐ CCT for  secondary school enrolment  Secondary school graduate  (ages 13–18) and attendance Component 2‐ Strengthening  TVET graduate TVET provision  Unemployed Tongans (ages 15  –55) Low‐skilled migrant Component 3 ‐ Enhancing  opportunities for labor  migration  Skilled migrant   2. Target population. The core of the project will be Tongans ages 13–55. The project will finance  activities in the entire territory of the Kingdom of Tonga, including the main island (Tongatapu) and the  Outer  Islands  (‘Eua,  Ha’apai,  Vava’u,  and  the  Niuas).  Project  activities  will  not  be  restricted  to  any  particular  group,  although  target  groups  will  be  determined  by  the  following  criteria:  (a)  location,  (b)  gender, (c) age, and (d) welfare status. Certain incentives will be put in place to ensure that those in the  Outer Islands have equal access to activities funded through the project, existing gender gaps in training  and employment are being closed, and the poorest and most vulnerable groups are benefiting.  Page 49 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) Component  1:  Conditional  cash  transfer  program  for  secondary  school  enrolment  and  attendance  (US$6.5 million)  3. Objectives.  The  objective  of  this  component  is  to  incentivize  secondary  school  completion  through  school  enrolment  and  attendance  of  students,  addressing  the  financial  constraints  poor  and  vulnerable  households  face  in  access  and  retention,  as  well  as  providing  the  necessary  motivation  for  students  to  stay  in  school.  The  guiding  principle  of  this  component  will  be  to  provide  the  right  set  of  incentives  for  these  households  to  both  encourage  secondary  school  enrolment  and  ensure  regular  attendance through to completion. This component will be managed by the SPDD of the MIA.   Subcomponent 1.1: Technical assistance required to establish CCT   4. The project will fund both the TA required to establish the cash transfer program and the funds  required for the transfers. The TA activities will include (a) developing a registry of program beneficiaries;  (b) developing a sound MIS for enrolment, compliance verification, and payments; (c) developing a GRM;  (d) setting out  the guidelines for an  M&E framework; (e) developing and  executing a communications  strategy; and (f) administrating the program at the central level and in the Outer Islands.  5. Targeting.  In its initial phase, the program will target the poorest 3 percent of households living  beneath the BNPL (450 households) using a multidimensional PMT designed based on the latest 2015/16  HIES, a family assessment survey conducted by the SPDD, and community consultations. Eligibility will be  established once their PMT score has been calculated and found to fall below the program cut‐off score.  It is expected to reach the poorest 10 percent of households (approximately 1,860 households) by project  end. The following targeting process is being considered for identifying the eligible beneficiary families  and will consist of the following steps:  (a) Geographical targeting.  Due to the recently conducted 2015/16 HIES and 2017 Census in  Tonga, it is possible to undertake a full poverty ranking of households based on the PMT  targeting  methodology.  This  ranking  can  then  be  used  to  identify  comparatively  poorer  regions and prioritize where the CCT program can be piloted during the initial year.  (b) Community identification. To make the targeting process inclusive, community leaders in  each region will be asked to share a list of eligible households they consider to be poor. This  list would then be cross‐referenced against the poverty ranking list of households developed  through the PMT, and households appearing in both lists will be considered eligible for the  program.  In  addition,  self‐reporting  of  beneficiaries  will  also  be  facilitated  to  minimize  exclusion  errors.  The  composition  of  the  community  identification  group  (village  head,  church leader, municipal/division head, teachers, and so on) will be predefined to ensure a  balanced mix of members.   (c) PMT calculation and validation. Using the latest HIES and Census, the PMT will be calculated  and feed into the design of a poverty score card that will be used to determine households’  eligibility. As discussed earlier, all households which are identified by the community and are  also part of the PMT poverty ranking list will automatically become eligible for the program,  provided that they have secondary‐school‐aged children.   Page 50 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) 6. Enrolment.  The enrolment stage will determine whether there are conditions or parameters for  eligible  households  and  their  members  to  be  enrolled  and  registered  within  the  program.  Eligible  household members need to meet the following conditions to be enrolled in the CCT program: (a) to be  identified  as  belonging  to  the  poorest  3  percent  of  households  in  Tonga  by  the  PMT  initially  and  subsequently  the  poorest  10  percent  and  (b)  to  have  children  between  13  and  18  years  enrolled  in  secondary school. The enrolment process will be coordinated by the SPDD. Enrolment teams will review  the documents requested from the eligible household and verify that the household meets the enrolment  criteria.  The  enrolment  process  will  include  family  orientation  sessions.  Through  these  sessions  households  will  be  informed  in  detail  about  the  CCT  program,  their  co‐responsibilities,  and  the  mechanisms  for  receiving  payments.  They  will  also  be  required  to  sign  a  beneficiary  agreement.  The  household will designate a member as the receiver of the cash transfers. The program will prioritize the  mothers or female guardians of the children, as a way to maximize the impact of investments in human  capital  and  also  aims  to  strengthen  the  bargaining  power  and  autonomy  of  women  within  the  family  group.  The  program  may  consider  introducing  complementary  family  development  sessions  for  the  beneficiaries, further down the line, once the program is running smoothly.   7. Compliance  verification.  The  operating  cycle  of  the  program  co‐responsibilities  comprises  the  sequence of steps involved in the process of verifying the fulfilment of the commitments assumed by the  beneficiary  households.  The  first  payment  will  proceed  upon  verification  of  having  a  beneficiary  child  enrolled  in  a  secondary  school  (including  government  and  private  schools).  Subsequent  quarterly  payments will be made upon verification that the child has attended at least 80 percent of the school  days.  For  attendance  monitoring  and  compliance  verification  of  the  students,  the  Division  of  Social  Welfare Services will closely liaison with the MET to seek support in coordinating with secondary schools  (both  government  and  non‐government)  for  admission  verification  and  attendance  records  of  the  beneficiary  students.  The  Social  Welfare  Monitoring  Sheet  will  serve  as  an  instrument  for  verification.  Every quarter, the social welfare officers will visit each of the high schools of the beneficiary children to  collect information to fill in the form. These forms will be provided for data  entry into the MIS at the  central level.  8. Payments. With the information loaded into the system, the process of generating the payroll for  cash transfers will begin. This payment cycle comprises the following sub‐processes: (a) generation and  transfer of payroll, (b) transfer of funds to payment agency, (c) delivery of cash transfers to beneficiary  households, and (d) reconciliation of payments. The opening of an account will take place immediately  after the enrolment process. A bank will be in charge of delivering the cash to the designated household  receiver  (usually  the  mother  or  female  guardian)  through  direct  deposit  or  mobile  money  transfers.  However,  the  complex  demographics  of  Tonga,  widely  consisting  of  the  dispersed  and  isolated  Outer  Islands, may make it necessary to employ a mix of payment options to complement electronic payments  (Tonga already has had a good experience of using mobile phones for payments at the time of Tropical  Cyclone Ian and Gita). The SPDD already has a good banking arrangement with the TDB, which processes  all payments under the Disability Benefit Scheme, and under the same arrangement all CCT beneficiaries  will  be  able  to  open  bank  accounts  free  of  charge  with  the  TDB.  Designated  cash  receivers  of  each  household will open an individual account to which the transfers will be made every quarter (January,  April, July, and October). Quarterly payments are favoured for the CCT program to give ample time to the  MIA  to  verify  compliance  and  conditions.  Reconciliation  and  liquidation  of  payments  and  financial  Page 51 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) reporting procedures will be done in accordance with program FM requirements and established in the  financial institution agreement.  9. Case  management  and  GRM.  Case  management  and  the  GRM  would  address  issues  (cases)  related to updates of household information, appeals by households not selected into the CCT program,  and  complaints  about  noncompliance  of  co‐responsibilities,  payments,  and  quality  of  service.  The  objective is to receive, process, and track complaints and claims of the households benefiting from the  program to improve and streamline services. In the framework of the CCT program, the term ‘update’  refers to a request by a household member to include additional and/or missing information about them  in  the  information  already  obtained  by  the  program  after  the  targeting  process  has  taken  place.  The  processing of updates is done through the forms that households will fill in at social welfare offices. This  includes one or more updates related to changes in the original household data. Some needs for updates  are as follows:  (a) Change of household address  (b) Modification of household composition  (c) Temporary absence, disappearance, death or imprisonment of beneficiaries  (d) Data entry errors  10. In the program, a ‘complaint’ is defined as a disagreement between the complainant and social  welfare officers, service providers, or any other stakeholder involved with CCT program implementation.  Beneficiaries can submit individual or collective complaints at any time during program implementation.  All complaints must be answered in writing, explaining the validity of the claim or the applied solution, as  soon as possible but not later than three months after its receipt, the time resolution will depend on the  type of update, complaint, or claim in question. Verbal follow‐up should be provided by social welfare  officers in relation to any complaints related to enrolment, payment, and other types of complaints. The  case management scheme for the CCT program includes decentralized and centralized processes that pass  through  the  MIS  of  the  program.  The  process  begins  at  the  local  level  by  receiving  the  complaint  and  referring it to the central level (in Nuku’alofa) that captures it in the MIS.   11. MIS.  The  MIS  is  the  most  critical  tool  for  efficient  and  effective  implementation  of  the  CCT  program.  The  MIS  will  allow  the  SPDD  to  manage  the  project  in  all  key  phases  of  the  operating  cycle  including  determining  eligibility,  enrolment,  compliance,  case  management,  and  payment.  In  addition,  the MIS will support the SPDD team to produce the required reports of project progress. Given the low  project coverage during the initial year of the CCT, the MIS will be developed in a two‐stage approach: (a)  the first stage will be a fairly rudimentary MIS (potentially an Excel‐based system) to cover the first year  and (b) the second stage will involve a more intricate MIS that can ideally also help monitor other cash  benefits during the life of the project, and beyond. The MIS application will be the responsibility of the  MIA  and  can  be  developed  by  hiring  experts  (consultants)  who  will  be  qualified  and  experienced  to  perform such tasks. The experts will support the development, launching, and training of officers in the  use of the MIS. The development of the MIS will be done by using the project management principles to  support those responsible for managing and operating the system. They report to the project manager  and are assigned day‐to‐day implementation tasks by breaking the main implementation activities of MIS  Page 52 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) into smaller activities. Each small implementation activity will be completed within a realistic time frame,  which  will  be  mutually  agreed  upon  between  the  developer  and  the  MIA.  After  an  initial  trial  run,  adjustments may be required.  12. M&E.  M&E is an important component of the program and will be conducted through various  methods  at  each  level  of  the  project.  The  objectives  of  the  CCT  program  M&E  are  to  (a)  monitor  the  progress of the CCT program implementation and related processes to improve procedures and methods,  (b) check the operational efficiency of the program, (c) document and disseminate lessons learned from  program  planning  and  implementation,  (d)  measure  the  progress  of  output  and  outcome  indicators  against program objectives, (e) provide evidence regarding the effectiveness of the program (through an  IE)  for  possible  scale‐up  and  inform  if  any  changes  in  design  and  implementation  arrangements  are  needed for the scale‐up process. A third party will be hired to conduct the baseline and subsequent IEs  over the course of the project life. A particular focus of the IE will be to effectively evaluate the differential  outcomes  between  male  and  female  beneficiaries  participating  in  the  program.  The  proposed  arrangements for the IE are detailed in annex 5.   Subcomponent 1.2: Cash transfers and bonus payments  13. Cash transfers of TOP 360 (US$170) per school term/quarter (four terms in a year), or TOP 1,440  (US$680) per year, will  be provided  to  households  where all children fulfil the attendance compliance  requirements to assist poor households with their family’s educational needs. This will be provided to  eligible  households  through  direct  deposit  or  mobile  money  transfers.  The  amount  will  be  variable  depending on the number of eligible secondary school students per household. This amount would be the  equivalent  to  46  percent  of  the  BNPL  and  enough  to  cover  school  fees  and  basic  inputs  (uniforms,  textbooks). In addition, a bonus of TOP 180 (US$85) would be provided to households who have their  children complete a grade in a given year. The amount for this bonus payment would be made flexible to  ensure that it is sufficiently high to incentivize progression. The payments will be channelled to the mother  or female guardians of the children as a means of maximizing the impact of investments in human capital.  This is a scheme that will be managed by the MIA’s SPDD. The grant will be ‘conditional’ on the parents  ensuring  their  child  is  enrolled  in  and  attending  secondary  school  on  a  regular  basis  and  achieving  80  percent  quarterly  attendance.  In  its  initial  phase,  the  program  will  target  the  poorest  3  percent  of  households living beneath the BNPL (450 households) using a multidimensional PMT designed based on  the latest 2015/16 HIES, a family assessment survey conducted by the SPDD, and community consultations  for validating the eligible households identified through the PMT. It is expected to reach the poorest 10  percent of households (approximately 1,860 households) by project end.   Component 2: Strengthening TVET provision (US$3.7 million)  14. Objectives. Component 2 aims to strengthen the provision of TVET in Tonga to support the skills  development  of  Tongans  and  make  them  more  competitive  in  the  global  labor  market.  The  goal  is  to  improve TVET services across different levels within the education and skills system of Tonga, including  the Government, employers, training providers, professional associations, the quality assurance system  through the TNQAB, and most importantly, the trainees or students.  15. This component will strengthen training provided at the certificate level (I–IV) in selected course  areas  by  post‐secondary  training  providers  in  Tonga  and  will  provide  financial  support  so  that  Page 53 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) disadvantaged  students  can  successfully  participate  and  complete  TVET  programs  to  have  access  to  employment. Formal TVET training is provided by a wide variety of providers in public, church, and private  institutions.  This  component  is  tightly  focused  on  lifting  the  quality  and  market  relevance  of  a  limited  number of formal TVET certificate courses that could help lead to employment in overseas labor markets,  as well as being relevant for Tongan domestic employment. The aim is that these courses, by the end of  the  project,  will  be  moving  toward  or  be  recognized  by  the  ASQA,  the  NZQA,  or  other  international  accreditation agencies, so that Tongan graduates from these courses will be able to access higher‐level  jobs than are currently the norm. There will be a particular focus on and more weight to the proposals of  TVET providers which have feasible interventions in place to lift participation and successful completion  of courses by the most disadvantaged individuals, especially women in the Outer Islands.   16. Overview.  Implementation  mechanisms  proposed  are  appropriate  for  the  capacity  and  operational  realities  of  Tonga,  while  over  the  life  of  the  project  increasing  the  capacity  of  ministries,  TNQAB, TVET providers, and employers to contribute to a high‐functioning TVET system. An emphasis has  been  placed  on  simplicity  of  implementation  processes,  with  TA  to  be  provided  where  necessary,  for  example, to TVET providers to improve their strategic planning, FM, monitoring, and accountability skills  so  that  they  can  successfully  participate  in  the  program.  TA  will  be  provided  by  international  experts  through intensive training and on‐the‐job capacity building to ensure that the strategic plan is developed  based  on  sound  analysis  of  real  data  and  information  of  each  participating  TVET  institution.  The  implementation  plan  would  need  to  be  prepared  based  on  implementation  capacity  and  financial  availability for the purposes. At the same time, the payment of training course fees for disadvantaged  students on a staged basis throughout the year is based on continued student enrolment and attendance  and  progression  of  study  achievement.  The  training  providers  are  asked  to  record  and  provide  such  information on a regular basis to the MET and the PMU and to encourage students to remain in training  and complete it. There will also be an emphasis in coordinating with other programs, such as Tonga Skills,  to reduce the burden on the Government, employers, and training providers (see Component 4).   17. Links between TVET and overseas employment demand.  A particular focus of this component  will be on taking advantage of the opportunities through Australia’s soon‐to‐be‐launched PLS and New  Zealand’s  Canterbury  Trades  Initiative,  which  collectively  include  the  construction,  health  services  and  aged care, tourism, hospitality, and agriculture sectors. Other sectors with demonstrated demand and  training supply capacity, such as the maritime sector, will be considered on a case‐by‐case basis. The PLS  will commence in July 2018 and focus on low and semiskilled occupations covering Levels III–V under the  Australia and New Zealand Standard Classification of Occupations. This would typically require trainees to  have  achieved  certificate  levels  I–IV  under  the  Australian  Qualifications  Framework  or  equivalent  and  relevant  work  experience.  Because  the  PLS  will  be  employer  driven  and  aims  to  bring  in  2,000  Pacific  Islanders annually to work in sectors with critical gaps in Australia—although the focus of PLS is to recruit  employees from Kiribati, Tuvalu, and Nauru—it is unlikely that these countries will be able to fill the quota,  therefore it is important that the skill level of Tongans and workers achieve the levels that enable them  access to well‐paid employment and make them competitive within the region. To ensure that efforts to  upgrade  program  quality  through  the  QIG  also  brings  providers  and  programs  in  alignment  with  the  requisite standards under the Australian (and New Zealand) qualifications framework, and the needs of  their labor markets, program resources will be also used to hire individual (or firm) consultants to support  and ensure equivalence.    18. The component has three subcomponents:     Page 54 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) Subcomponent 2.1: Improving the quality of TVET  19. This  subcomponent  aims  to  increase  the  quality  of  TVET  programs,  so  that  the  qualifications  students obtain can be recognized by the ASQA, the NZQA, and other international accreditation agencies.  This subcomponent will support selected TVET institutions with the QIGs. These QIGs and the subsequent  improvements  in  training  quality  will  increase  the  likelihood  of  Tongans  accessing  employment  opportunities  abroad,  including  those  under  Australia’s  upcoming  PLS  and  New  Zealand’s  existing  Canterbury Trades Initiative.   20. QIG. The QIG will be available for up to eight TVET public and non‐profit providers for programs  in tourism, hospitality, construction, health services (including aged and disability care), maritime, and  agriculture.  These  areas  are  relevant  to  both  Australia’s  PLS  and  New  Zealand’s  Canterbury  Trades  Initiative,  along  with  opportunities  in  other  labor  markets.  Key  features  of  the  process  and  eligibility  criteria are as follows:  (a) TVET training providers accredited with the TNQAB will be invited to submit proposals for a  QIG to enhance the quality of certificate level I–IV courses in the designated sectors; QIG is  not  for  accrediting  institutions.  There  would  be  a  workshop  organized  by  the  MET  for  interested TVET institutions to help them comprehend the requirements of QIG proposals.  (b) Training  from  international  experts  to  assist  selected  TVET  institutions  in  preparing  a  Program Implementation Plan (PIP) (see more details in the PIP section below). Training will  be on stages along the line of preparing the PIP by each participating TVET. At the end, up  to eight TVET institutions would be selected on a competitive basis based on a sound plan  for  implementation  of  designated  TVET  courses  within  the  project  time  frame.  The  final  approval of the proposal would be made by the SSSC as per the recommendation of the PMU  and the MET.   (c) The criteria for selection would include the following: (i) the courses would have had to have  been running for at least three years, noting that a special case would be able to be made  for a sector where there are no courses yet in Tonga but has high potential employment  opportunities  for  disadvantaged  individuals  especially  women;  (ii)  the  provider  is  able  to  provide  historical  information  on  student  numbers,  progress/dropout  rates,  teacher  numbers and their qualifications, and the course fees for 2017 and 2018; (iii) the course is  not yet formally recognized by the ASQA or the NZQA; (iv) there are reasonable prospects  that such accreditation can be achieved (clear organizational structure, staff number and  qualification,  implementation  arrangement,  link  with  employers/industry  in  training,  and  records of experience); (v) the training provider has a strong commitment to enhancing the  employment  prospects  of  the  students  (providing  clear  plan  and  strategies  on  how  work  placement would be done during training and how to support students’ employment after  training); and (vi) the training provider is financially and legally sound (clear and transparent  records of budget planning and  expenses, documentation of accounting books and other  FM);  and  (vii)  the  training  provider  commits  to  taking  on  an  increased  number  of  young  Tongan women than men for the course being supported to help close the existing gender  gap in TVET enrolment (showing a clear strategy and plan on securing more female students  and providing support during training as necessary).   Page 55 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) (d) Clear expected outputs or results to be achieved within the project time frame indicating  that  the  quality  improvements  can  be  completed  within  the  cap  on  funds  available  per  training course, with the source of any additional resources needed identified. It will not be  permitted  for  the  QIG  to  be  used  as  a  substitute  for  a  Government  grant.  Special  consideration will be given to training providers who deliver training outside of Tongatapu  or make special provision to enable students from the Outer Islands, women, and the more  vulnerable to participate. The QIGs will be capped at a maximum amount of TOP 100,000  (US$50,000)  annually  per  qualification,  per  training  provider,  depending  on  the  course  applied under the QIG. Based on the review and recommendation made by the MET and the  PMU, the SSSC (see Component 4) will approve the selection of TVET providers for the QIGs  as per evaluation of the proposal reviewed and recommended by the MET/PMU based on  selection criteria noted in paragraph 20 (c) and will be detailed in the POM.  21. PIPs. After the first workshop organized by the MET, the selected training providers for the QIGs  will be assisted over the following six months to develop PIPs. This will include training by technical experts  in developing such plans and reviewing the draft plans. Such a  plan will  be  developed supported by a  thorough analysis of the current situation of information, data, and institutional capacity of participating  TVET institutions. The PIP will include the proposed activities for the improvement of TVET programs to  meet international standards. Actions including, but not limited to the following, could be included in the  PIP: (a) partnering with overseas training institutions in upgrading quality of trainers and delivering the  TVET  program,  including  work  placements  and  quality  assurance  activities,  (b)  curriculum  revision  including  development  of  additional  exit  points  at  certificate  level  I–IV  and  enhancing  literacy  and  numeracy; (c) improving equipment; and (d) and improving student monitoring. More weight will be given  to those having a viable approach in engaging with employers and delivering work placements, including  helping them with workplace supervision and assessment. Building construction would not be included in  the QIG. The PIP will also include detailed costings with concrete results/outputs to be achieved every  year based on institutional implementation and financial capacity to ensure it is achievable, feasible, and  measurable.   22. Implementation of PIP. Each PIP would have to be reviewed and endorsed by the MET and the  PMU. Once the PIP is approved by the SSSC based on recommendations made by the MET and the PMU,  a QIG Agreement (QIGA), as a legal document, will be signed between the CEO of MET and the head of  the TVET institution. Once the QIGA is countersigned, an amount of 15 percent of the total approved QIG  will be advanced to the TVET institution for implementation. Funds will be transferred directly to the TVET  institution and a separate budget line would be required to track QIG expenditures. TVET institutions have  full autonomy to use the funds allocated for the approved activities included in the PIP. However, the MET  may coordinate procurement activities to maximize efficiency of fund utilization which is made available  to TVET institutions. Details will be included in the POM.  23. Reporting  and  monitoring.  Every  six  months,  the  participating  TVET  institutions  will  submit  implementation progress reports (PRs) to the PMU and the MET showing progress in achieving the related  milestones  in  quality  improvement,  including  financial  progress  against  the  targets/results  in  the  approved PIP. Based on the disbursements made in the previous six months, replenishment of the QIG  will be made to the relevant TVET institution, with the condition that a least 80 percent of the advanced  amount  is  spent  or  committed  for  eligible  expenditures  for  the  reporting  period.  In  the  case  of  nonperforming or low disbursement made (less than 60 percent of the advanced amount for the reporting  Page 56 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) period),  no  further  funding  will  be  forwarded  to  the  QIG  recipient  until  the  set  target  is  achieved.  Subsequently,  the  QIG  recipient  will  be  required  to  resubmit  the  required  reports  with  supporting  documents showing that at least 80 percent of the allocated fund for the reporting period was spent for  eligible  expenditure;  replenishment  of  the  QIG  will  then  be  made.  All  documents  related  to  PIP  implementation must be recorded for reporting purposes following the World Bank’s guidelines stated in  the  FA.  An  independent  audit  of  PIP  implementation  progress  and  of  financial  statements  will  be  conducted annually, with spot checks on student enrolment and progression carried out by the MET and  the  PMU  on  a  regular  basis.  To  increase  transparency  and  financial  accountability  in  the  sector,  implementation PRs will be publicly released on the MET and project website.  24. TVET  training  providers  will  be  encouraged  through  the  QIG  to  provide  multi‐exit  points  at  certificate levels I and II for longer courses. This would allow participants to obtain recognition of their  TVET qualification based on the competencies system and to undertake a training or employment path  that meets individual needs. One critical issue of students at registration to TVET programs is their lack of  English  literacy  and  numeracy  proficiency  for  successful  course  participation.  The  QIG  for  each  TVET  provider will thus include activities to support students to reach sufficient level of functional literacy and  numeracy for TVET training.  25. By the end of the five‐year period, the expectation would be that the courses would have achieved  recognition by Australia and New Zealand or other internationally recognized organizations, and students  are using them to get employment in those countries as well as in Tonga. If a training provider fails to  meet annual implementation targets in the PIP, or the spot checks and audits reveal significant control  weaknesses, there will be a review by the MET and the PMU as to whether the provider can continue to  access the QIG (and to what certificate level) or whether the agreement will be terminated. The SSSC will  make the final decision on any changes in funding including termination, per recommendation made by  the  MET  and  the  PMU.  The  beneficiary  TVET  institutions  would  be  asked  to  return  any  ineligible  expenditures, if incurred for activities which are not included in the signed QIGA for an approved PIP.  Subcomponent 2.2: TVET Student Support Funds  26. This  subcomponent  aims  to  increase  the  participation  in  and  completion  of  qualified  TVET  programs  by  students  from  more  disadvantaged  backgrounds.  The  subcomponent  will  achieve  the  objective by providing financial assistance to those students from marginalized households who enrolled  in  qualified  TVET  programs  in  the  form  of  living  allowances,  payment  of  TVET  course  fees,  and/or  payments of English language training and examination fees. Each eligible student will enter into a TVET  Student  Support  Fund  agreement  with  the  MET  for  the  financial  assistance  to  be  provided  under  this  Subcomponent 2.2.   27. Targeting and eligibility. To increase program management efficiency potential, TVET students  will be identified through the targeting approach adopted in Component 1. Among those on the registry  of poor households developed from Component 1, preference will be given to supporting young women,  given they remain underrepresented in the  TVET sector. If  they are interested in attending any of the  certificate‐level programs identified through Subcomponent 2.1 and meet the eligibility criteria for the  course, they will receive financial support for the whole duration of the TVET program, including work  placements,  provided  they  meet  attendance  and  progression  requirements.  Training  can  be  at  any  certificate level I–IV under the Tongan National Qualifications Framework. Some training will be relatively  Page 57 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) short (less than a year), while others, such as certificate IV, may be up to four years. All courses would  have to be accredited by the TNQAB, preferably as national qualifications. Prospective students will need  to meet the stated prerequisites for entry to the particular level of training and meet monthly attendance  and progression requirements. Detailed implementation will be described in the POM.  28. Course  fees  and  living  cost  stipend.  The  payment  of  course  fees  will  be  covered  for  all  beneficiaries  under  this  subcomponent  and  will  be  paid  directly  to  the  TVET  providers  where  eligible  students  are  enrolled  and  accepted  for  training.  As  financial  stress  is  one  of  the  significant  challenges  faced by relocating students, and contributes to their dropout rate, the financial support for living costs  will be limited to those relocating from the Outer Islands for the duration of the project. Each beneficiary  will be provided a scholarship of up to TOP 1,800 (US$900) annually, depending on the tuition fee of TVET  courses. An initial cohort of 50 students will be targeted for the calendar year 2020, with the scaling‐up  to 125 students annually by project end. Those coming from the Outer Islands will receive an additional  TOP 6,000 (US$3,000) each year to cover their living costs during the training in Tongatapu, if they meet  all the co‐responsibilities of attendance and progression of the enrolled training. Tuition fees will be paid  directly to TVET providers per semester (twice per year), only for beneficiary students who continue to  attend and progress. Living allowance will be transferred to individual eligible student bank account on a  monthly basis upon successfully meeting the compliance co‐responsibilities of the program.  29. Reporting  and  monitoring.  The  TVET  Student  Support  Funds  are  conditional  on  the  student  attending the TVET course and work placements (where they are mandatory components of the course)  on a regular basis, achieving 80 percent monthly attendance and making satisfactory progress defined as  being admitted to the second and subsequent semesters and years of the course. The TVET providers will  be required to monitor attendance, their study progress and provide support to help students progress in  their training. Data on student attendance will be provided by the TVET provider to the MET and the PMU  on a monthly basis. Student progress data will be provided by the TVET provider to the MET and the PMU  on  a  semester  basis.  Noncompliance  will  be  reviewed  and  treated  on  a  case‐by‐case  basis  based  on  evidence and valid documentation provided. The support program will be terminated if students fail to  meet the co‐responsibilities in a satisfactory manner.    30. English language training support.  This support  is part of the TVET Student Support Funds and  will be to cover costs for English language training (a requirement for all temporary semiskilled and skilled  visas in Australia and New Zealand) and the IELTS examination. This support will be targeted in particular  toward the beneficiaries of Subcomponent 2.2. The IELTS testing is currently only offered in Tongatapu;  however, this will be made available to all those wishing to take the examination from the Outer Islands.  Given this support is geared toward preparing Tongans for overseas migration and a significant gender  gap persists in overseas employment, a higher number of young women will be given priority.  31. Costs. It will cover the TOP 400 (US$200) fee incurred for an eight‐week English language training  course, along with the TOP 800 (US$400) examination fee for the IELTS exam. The payments for both the  course  fee  and  IELTS  examination  fee  will  be  made  directly  from  the  Designated  Account  (DA)  to  the  training provider, which is currently Ma’a Fafine Mo e Famili (For Women and Families).   32. Information campaign.  An important element of this subcomponent is raising the awareness of  potential  students  and  their  parents  on  the  availability  of  scholarships  and  the  support  that  will  be  available, particularly for students from the Outer Islands who would need to relocate. The MET and the  Page 58 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) MIA  will  prepare  information  for  potential  households  and  students,  and  for  community  leaders  and  school principals. Information would include descriptions of eligible courses and entry requirements, and  support  available  through  the  program.  The  MET  and  the  MIA  would  work  together  to  distribute  the  information to households listed  on the registry developed in Component 1. TVET providers would be  encouraged to actively reach out to eligible students well in advance to enable them register in designated  TVET courses.  Subcomponent 2.3: Strengthening governance of the TVET sector  33. This subcomponent aims to support the strengthening of overall sectoral governance of the TVET  sector. It focuses on improving efficiency, autonomy, and accountability of different levels within the TVET  system. Through the efforts of the TNQAB, Tonga has made significant enhancements in recent years to  its guidance for development and accreditation of national qualifications. At the same time, there is a  need for a more systematic approach to the regulation of monitoring, quality assurance, accountability,  and institutional autonomy of training providers. For example, the Government training providers have  limited autonomy, thus lacking capacity to make staffing decisions and to retain any income generated.  Best  practice  in  TVET  institution  management  includes  governing  structures  with  representation  from  industry, the Government, employers, civil society, and trainees/beneficiaries, with powers to modify and  deliver courses as a function of the demands of the labor market.  34. This subcomponent will support two main areas:  (a) TVET EMIS. The development of a TVET EMIS that will track participating TVET students. The  EMIS will be based in the MET, with links to the TNQAB. Training providers would provide  information  by  semester  to  the  TVET  EMIS.  A  unique  student  identifier,  drawn  from  the  student identifier already in use for students in Forms 4–6 in secondary school, will be used.  The TVET EMIS will be able to report on progress of beneficiary students, by course type and  provider, which is currently not possible beyond individual training providers. To contribute  to improved student monitoring in the sector, the potential for this system to be extended  more broadly to other TVET students, courses, and providers, will be explored.  (b) Proposal for the enhancement of the TVET sector regulatory framework. The development  of a proposal for strengthening governance that will be widely consulted on and endorsed  by key stakeholders including MET, churches, training providers, employers, communities,  and other projects’ programs financed by different partners in the country or in the region.  To take account of capacity in the TVET sector, it will be developed after the first year of  implementation  of  Subcomponent  2.1.  This  will  minimize  the  burden  on  providers,  the  Government, and the PMU. It will also enable it to draw on insights obtained by the MET  and the PMU through the early implementation of the QIGs.  Component 3: Enhancing opportunities for labor migration (US$1.8 million)  Subcomponent 3.1: Pre‐departure training for migrant workers  35. Objective.  Subcomponent  3.1  will  support  pre‐departure  training  for  seasonal  and  migrant  workers with an overarching objective of improving the quality of those heading abroad and therefore  Page 59 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) increasing the demand for Tongan workers. At present, the pre‐departure training for the SWP is managed  by the TBEC, for the RSE scheme by the MIA, and for other categories of migrants it is non‐existent. The  existing contract for the TBEC is set to expire in 2018. The MIA currently struggles to provide pre‐departure  training  to  seasonal  workers  to  the  RSE  as  is.  If  the  pre‐departure  training  were  to  cease,  there  is  significant concern as to both (a) the ability of seasonal workers to emigrate and (b) the quality of those  workers that are still able to make it across. As such, this subcomponent fills a critical shortfall in funding  and  serves  the  purpose  of  ensuring  that  Tongan  seasonal  and  longer‐term  migrant  workers  are  well  prepared  for  employment  abroad.  Two  Employment  Training  and  Support  Officers  will  be  financed  through the project and will be placed within the MIA. All of the pre‐departure training will be provided  in‐house.   36. Target population.  The pre‐departure training will be made available to all departing seasonal  and longer‐term migrant workers that fall under the following programs: Australia’s SWP and temporary  work (skilled) 457 visa; and New Zealand’s RSE scheme, Pacific Access Category, Essential Skills Visa, and  Pacific Canterbury Trades Initiative. The pre‐departure training will cover those ages 21 and above as is  mandated by the respective visa requirements.  37. Geographic coverage. The pre‐departure training will be centralized in Tongatapu as it currently  is. Given the relatively small number of migrants coming from Outer Island groupings (particularly the  Niuas), it would not be cost effective to decentralize the provision of pre‐departure training in the same  way that it is for other functions.  38. Training  content.  The  pre‐departure  training  will  be  made  substantive  enough  to  noticeably  improve  the  quality  of  Tongan  workers  heading  abroad.  The  duration  of  the  pre‐departure  training  sessions will be two days. For the entire duration of the training, each beneficiary will receive a per diem  to subsidize the cost of food. The training content will be tailored according to the level of experience and  skill set. Separate trainings will be offered for first‐time and return workers, as well as those heading to  the seasonal worker schemes and those departing through skilled migration pathways.   39. In terms of the content itself, the Australian and New Zealand Governments will make available  the training material for the SWP and the RSE. For other migration pathways, the MIA will be responsible  for determining the content, which will be covered. This will include, among other things:  (a) Wages and conditions offered abroad;  (b) The role of the Fair Work Ombudsman and Employment New Zealand;  (c) The role of unions;   (d) Deductions that can legally be made by employers abroad;  (e) Taxation;  (f) Superannuation;  (g)  Workers’ compensation;  Page 60 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) (h) Details of a pay slip;  (i) Safety at work;   (j) Discrimination and harassment in the workplace;  (k) Productivity at work;  (l) Financial literacy training, banking and remittance arrangements;   (m) Visa conditions—what they mean and the implications if breached;  (n) Availability of services in the community; and  (o) Potential social costs of migration and mitigation measures.   40. The  training  provider  managing  the  sessions  will  invite  other  representatives  with  relevant  expertise  to  participate  in  the  pre‐departure  trainings.  This  will  include  representatives  from  unions,  banking  and  financial  institutions,  governments  officials  from  other  ministries,  returned  migrant  and  seasonal workers, medical professionals, and community organizations.   Subcomponent 3.2: Institutional strengthening for the ED  41. Objectives.  Subcomponent 3.2 will have the overall objective of improving the capacity of the  MIA’s ED to manage the outflow of migrant workers. The ED’s capacity will be strengthened in three core  areas: (a) ability to effectively reach out  to prospective migrant workers regarding work  opportunities  abroad and ways of financing them, (b) ability to effectively screen and select workers, and (c) ability to  expand and build a quality work‐ready pool of prospective migrants. This addresses the major constraints  the ED currently has and tackles the concerns they have in being able to effectively deal with a scale‐up  in demand for Tongan workers.   42. Activities.  Subcomponent  3.2 will finance television  and radio advertisements on employment  opportunities abroad, how to apply, and financing options. It will finance the TA required to improve the  screening and selection of workers for employment abroad and it will cover the hiring of additional staff  to build the work‐ready pool of migrants currently managed by the ED.  43. Target population. Quotas will not be put in place for the number of disadvantaged Tongans that  need to be recruited through labor mobility schemes; however, distinct efforts will be made to ensure  that these groups are well represented in the work‐ready pool of prospective migrants. Moreover, Tongan  women will be specifically targeted through the information campaign on migration opportunities and a  higher number of young Tongan women than men will be recruited into the work‐ready pool of migrants,  given the current gap in their ability to access employment opportunities abroad.   Component  4:  Project  management,  monitoring  and  evaluation,  and  centralized  support  (US$8.9  million)  Subcomponent 4.1: Establishment and functioning of the CSU  Page 61 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) 44. Objectives. The key objectives of Subcomponent 4.1 are to reduce the duplication of consultants  in common function areas and to ensure capacity building for national staffs and consultants through a  CSU.  The  CSU  would  be  staffed  with  full‐time  international  experts  in  procurement,  FM,  M&E,  and  safeguards.  In  addition,  a  Program  Manager/Coordinator  would  be  hired  to  assist  with  overall  coordination  of  the  CSU’s  activities  and  performance  management  of  CSU  staffs  and  facilitate  coordination with the various implementing agencies and ministries of World Bank‐financed projects.   45. Activities.  The CSU will provide services related to (a) project preparation and implementation  and (b) capacity building. For project preparation and implementation, the role of the CSU would be to  provide  both  implementation  and  advisory  services  in  the  common  fiduciary  functions  such  as  procurement,  FM,  safeguards,  M&E,  and  contract  management.  The  CSU  will  provide  services  to  this  project and extend such services to all World Bank‐financed projects in Tonga, particularly IDA‐financed  projects  being  prepared  under  IDA  18,  and  possibly  forthcoming  projects  under  IDA  19.  The  subcomponent will also support some goods, non‐consulting services, consulting services, training, and  incremental operating costs related to the functioning of the CSU.  Subcomponent 4.2: Project Management Unit  46. Objectives. The key objective of Subcomponent 4.2 will be to establish a PMU capable of the day‐ to‐day implementation, monitoring, and coordination for Components 1, 2, 3 and Subcomponent 4.2 of  the  project.  The  team  comprising  the  PMU  will  be  physically  located  within  the  MIA  and  consist  of  a  nationally recruited Team Leader, a Procurement Officer, a Project Accountant, an M&E Specialist, and an  Administrative Support Officer. The PMU will also receive implementation and advisory services for the  fiduciary functions and M&E, which will be provided by the CSU.  47. Activities.  Project  operational  support  will  be  provided  by  the  PMU;  implementation  is  the  responsibility of the three implementing ministries—MFNP,  MIA, and MET.  The PMU will also provide  support for monitoring activities such as technical audits, beneficiary surveys, and related data collection  efforts and financing of the PMU’s coordination and management activities for Components 1, 2, 3 and  Subcomponent  4.2.  The  CSU/MFNP  will  be  providing  fiduciary  services  and  support  for  the  project  implementation and will be responsible for consolidating the semiannual PRs and the ICR and submitting  them to the World Bank.  48. IE.  A rigorous IE of the CCT program for secondary school enrolment and attendance and TVET  Student  Support  Funds  will  be  conducted  over  the  course  of  project  implementation.  This  IE  will  encourage evidence‐based policymaking and provide the GoT with an opportunity to adjust the design to  improve educational outcomes (for further details see annex 5).       Page 62 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) ANNEX 2: IMPLEMENTATION ARRANGEMENTS    COUNTRY: Tonga   Skills and Employment for Tongans    Project Institutional and Implementation Arrangements  1. The MFNP, MIA, and MET will be the implementing agencies for the core project activities, along  with the relevant divisions that report to them. These will include the SPDD of the MIA under Component  1; the relevant government training providers (for example, TIST, TIHE, and Tonga Maritime Polytechnic  Institute) and the TNQAB under Component 2; and the ED of the MIA under Component 3. The MFNP will  be responsible for the implementation of Subcomponent 4.1 on the establishment and operation of the  CSU. A PMU will be established within the MIA. Both the MIA and the MET, through the PMU, will be  responsible  for  overall  coordination,  results  monitoring,  and  communicating  with  the  World  Bank  for  Components 1, 2, 3 and Subcomponent 4.2.  2. The MFNP will be the implementing agency for establishment and functioning of the CSU. The  CSU will comprise experienced national and international consultants in the discipline of common project  functions, for example, procurement, FM, M&E, safeguards, and other positions as agreed with the World  Bank. The CSU is not expected to finance the core technical sector specialists. The CSU will serve the Skills  and  Employment  for  Tongans  project  implementation  and  will  be  mentioned  in  the  POM.  The  CSU  consultants will directly report to the representative of the MFNP.   3. High‐level guidance for Components 1,2,3, and Subcomponent 4.2 of the project will be provided  through the SSSC. The SSSC includes, among others, representatives from key central and line ministries,  professional  bodies,  the  Tonga  Chamber  of  Commerce  and  Industry,  and  other  relevant  stakeholder  groups. The SSSC will be responsible for (a) ensuring effective coordination between the key ministries  and other stakeholders, (b) reviewing the implementation progress of the activities implemented by MIA  and MET, and (c) providing overall guidance over such activities. The SSSC will meet on a quarterly basis.  The head of the SSSC will be responsible for regularly convening update meetings. The SSSC has already  been put in place to oversee DFAT’s Tonga Skills Project, so the two projects will be combining governance  structures.  4. The PMU will report to the SSSC. The team making up the PMU in the MIA will consist of a Team  Leader, a Procurement Officer, a Project Accountant, an M&E Specialist, and an Administrative Support  Officer. The PMU will be responsible for the overall coordination, results monitoring, and updating the  World Bank. The fiduciary functions will be managed by the PMU with support provided by the MFNP’s  soon‐to‐be‐established CSU. The various responsibilities of the PMU, with respect to Components 1, 2 ,3  and Subcomponent 4.2 of the project, will include, among other things:   (a) Managing the various project activities;  (b) Implementation support;  Page 63 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) (c) Regular coordination with the relevant stakeholders including the World Bank, MFNP, MIA,  and MET management, other line ministries, the private sector, and civil society groups;   (d) Loan and operating account;  (e) Managing consultancy contracts and training;  (f) Project monitoring, reporting, and evaluation;  (g) Financial record keeping, preparation of FM reports, the DAs, and disbursements;  (h) Reporting  responsibilities  including  the  preparation  of  Financial  Monitoring  Reports,  PRs,  and Procurement Management Reports; and  (i) Organizing  the  various  implementation  support  missions,  a  midterm  review,  and  a  final  review of the project.   5. The POM for Components 1, 2, 3 and Subcomponent 4.2 of the project will be adopted by the  MIA  and  the  MET  by  project  effectiveness.  It  will  be  updated  periodically  by  the  MIA  and  the  MET  as  elements of the project evolve, but always with the prior written agreement of the World Bank. The POM  will be used by the PMU, so that they are able to effectively meet their responsibilities under the project.  The objectives of the POM will be to (a) provide the necessary tools to guide all relevant stakeholders on  their key roles and functions; (b) ensure a uniform level of understanding by all stakeholders involved in  the  interpretation  and  application  of  implementation  guidelines  to  achieve  process  consistency,  timeliness, and accuracy; and (c) facilitate transparency, equity, and compliance.   Financial Management   6. The  FM  assessment  was  carried  out  in  accordance  with  the  ‘Principles  Based  Financial  Management Practice Manual’ issued by the Financial Management Sector Board on March 1, 2010, which  states that with respect to the World Bank‐Financed Investment Operations, the grantee is required to  maintain appropriate implementation arrangements which include accounting, financial reporting, and  auditing systems adequate to ensure that the PMU can provide the World Bank with accurate and timely  information regarding the project resources and expenditures. Overall, the FM arrangements satisfy the  FM requirements of the IPF policy. The assessed FM risk of the project is considered substantial, which  will be partially offset by the successful implementation of mitigating measures, that is, timely recruitment  of Project Accountants and use of an FM system (accounting software) acceptable to the World Bank.  Implementing Agencies  7. The  GoT  operates  a  centralized  financial  system  with  the  MFNP  approving  and  processing  all  expenditure  and  providing  guidelines  and  ceilings  for  budget  preparation,  hence  two  out  of  the  three  implementing agencies for this project, the MIA and the MET, do not have the resources and the capacity  to undertake the FM activities for this project. To ensure the provision of adequate resources to meet the  FM requirements of this project, it is recommended that both the CSU and the PMU assist these ministries  Page 64 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) in  the  FM  implementation  of  the  project.  This  is  consistent  with  the  implementation  model  for  other  World Bank‐financed projects.   Financial Management Arrangements for the MIA and the MET (PMU)  Accounting and Staffing Arrangements  8. The project accounts will be maintained either directly in the government accounting system (Sun  Systems) or in an off‐the‐shelf accounting package, for example Quick books or Mind Your Own Business,  which will have the capacity to segregate reporting by implementing agency, component, and if required,  by category. The project will be required to employ a suitably qualified consultant Project Accountant to  maintain the project accounts, prepare the Withdrawal Applications (WAs), work with the auditors and  prepare annual financial statements, and assist in the preparation and monitoring of the project budget.  Administration support will be required for the PMU and this support can develop and maintain a filing  system  for  the  transaction  documentation.  It  is  envisaged  this  will  be  adequate  resources  for  the  FM  requirements of this project.   9. The CSU will provide support in the startup period, provide expert advice on thematic issues such  as taxation, reporting to the MFNP, and taking over the FM responsibilities in closing projects when the  PMU is dissolved on the project closing date. The day‐to‐day accounting functions are likely to remain  with the PMU.   Budget Arrangements  While the budget will be overseen by the implementing agencies, the project budget will be prepared and  monitored by the PMU for Components 1, 2, 3 and Subcomponent 4.2. The Procurement Plan should be  consistent  with  the  information  provided  in  the  full  project  budget.  A  more  detailed  annual  implementation and budget will be prepared by the MIA and the MET for relevant project components  and activities they are in charge. The PMU is responsible to consolidate the annual work program and  budget for such components and submit it to the World Bank by November 30 each year, for review and  approval. The annual implementation and budget should be prepared based on the overall budget and  monitored on a quarterly basis. Financial reports will include budget to actual comparisons.   Internal Controls   10. Where possible internal control procedures will be consistent with the GoT which complies with  the Public Finance Management Act 2002 and accompanying Public Finance Administration Regulations,  which  are  generally  sound.  Databases  will  be  required  for  the  CCTs,  payments  to  additional  students  trained, and beneficiaries for pre‐departure training for migrant workers to ensure payments both meet  the  criteria  and  are  not  duplicated.  The  POM  will  cover  FM  arrangements  not  covered  under  Tongan  legislation and outline procedures to ensure adequate monitoring of data for payments to beneficiaries.   Flow of Funds  11. The funds flow will be from Bank Designated Account (DA), in Tongan Pa’anga. The project costs  will either be pre‐financed from the Treasury Account and then funds swept from the DA or maintained  Page 65 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) in an off‐the‐shelf accounting package. If project accounts are paid through the Treasury Account, this will  require the PMU to reconcile payments made from the Treasury Account to the transactions recorded by  the PMU. A separate vote will be created for each implementing agency if the accounts are maintained  through the Treasury Account.   Financial Reporting Arrangements   12. The PMU will prepare interim unaudited quarterly financial reports (IUFRs) for Components 1, 2,  3 and Subcomponent 4.2, which are required to be submitted to the World Bank within 45 days of the  end of the reporting period. As these reports are to be used as a measuring tool, the PMU should report  project progress (on a component and subcomponent basis and by category) with adequate description,  explanation, and analysis of variances. It is expected that the format will be consistent with International  Public  Sector  Accounting  Standards  (IPSAS)  reporting  requirements.  In  addition,  commitments  (contractual amounts not yet paid but where a legal obligation exists) will be disclosed in the reports.  External Audit Arrangements  13. An  annual  audit  will  be  required  of  the  project  accounts.  The  format  for  the  annual  financial  statements will be consistent with IPSAS reporting requirements. The project audited financial reports  must be received by the World Bank within six months of the end of the reporting fiscal year. The Tongan  Audit Office is the auditor for other World Bank‐financed projects and it is anticipated that they will audit  this  project.  The  auditors  will  be  required  to  provide  a  detailed  Management  Letter  containing  their  assessment of the internal controls, accounting system, and compliance with financial covenants in the  Legal Agreement.   Financial Management Arrangements for the MFNP (CSU)  Accounting and Staffing Arrangements  14. The  project  accounts  will  be  maintained  directly  in  the  government  accounting  system  (Sun  Systems), which will have the capacity to segregate reporting by component and subcomponent, and if  required,  by  category.  The  CSU  will  be  required  to  employ  a  suitably  qualified  Project  Accountant  to  maintain the accounts, prepare the WAs, work with the auditors and prepare annual financial statements,  and assist in the preparation and monitoring of the CSU budget. The CSU will be required to develop and  maintain a filing system for the transaction documentation.   Budget Arrangements  15. The CSU  budget funded through Subcomponent 4.1 budget will be  prepared, maintained, and  monitored by the CSU and overseen by the Aid Division of the MFNP. The Procurement Plan should be  consistent with the  information provided in the full project budget. A  more detailed annual work and  budget  will  be  developed  from  the  overall  budget  and  submitted  to  the  World  Bank  for  review  and  approval by November 30 each year and monitored on a quarterly basis. Financial reports will include  budget to actual comparisons.  Page 66 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) Internal Controls   16. Internal  control  procedures  will  be  consistent  with  the  GoT  which  complies  with  the  Public  Finance Management Act 2002 and accompanying Public Finance Administration Regulations, which are  generally sound.   Flow of Funds  17. A DA will be established in Tongan Pa’anga.  Financial Reporting Arrangements   18. The CSU will prepare IUFRs for Subcomponent 4.1, which are required to be submitted to the  World  Bank  within  45  days  of  the  end  of  the  reporting  period.  It  is  expected  that  the  format  will  be  consistent with IPSAS reporting requirements. Hence, two IUFRs will be required, one from the PMU and  the second from the CSU.  External Audit Arrangements  19. Funds expended for Subcomponent 4.1 will be audited separately from other project funds. This  will be done either through a discrete audit of the project funds undertaken by the Tongan Audit Office  or as a note to the Tongan National Accounts, which will adequately disclose the receipts and payments  from  Subcomponent  4.1  The  format  for  the  annual  financial  statements  will  be  consistent  with  IPSAS  reporting requirements, which is consistent with the Tongan National Accounts. An annual audit will be  required to be received by the World Bank within six months of the end of the reporting fiscal year. If  separate  financial  statements  are  prepared,  the  auditors  will  be  required  to  provide  a  detailed  Management  Letter  containing  their  assessment  of  the  internal  controls,  accounting  system,  and  compliance with financial covenants in the Legal Agreement.   Supervision Plan   20. An FM implementation review field mission will be conducted at least twice a year with additional  missions early in implementation to ensure that all World Bank FM requirements are met. In addition, the  FM team will conduct a desk review of the quarterly interim financial reports, review the annual audit  reports and Management Letters, and follow up on material accountability issues by engaging with the  Task Team Leader(s), clients, and/or auditors.   Disbursements  21. The  disbursement  arrangements  will  allow  each  program  to  use  the  following  methods:  (a)  advances  into  and  replenishment  of  the  DA,  (b)  direct  payment  from  the  grant  account,  (c)  reimbursement, and (d) special commitment. The DA will be operated on an advance basis and the initial  advance will be made through the completion of a WA.  22. The subsequent replenishments will be made through submission of WAs providing details on the  use of funds previously advanced, based on Statements of Expenditures and reconciliation of the DA. It is  Page 67 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) expected  that  direct  payments  will  only  be  used  for  payment  on  large  contracts  requiring  payment  in  foreign currency, that is, international technical and financial advisers.  23. All direct payment applications would be paid based on documentation provided which would  include evidence that the goods or service had been satisfactorily delivered or completed, evidence that  the goods or service are part of the work plan and included in the budget, and a copy of the invoice is  provided by the supplier.  24. The disbursement categories for this project and the provisional table is shown in Table 2.1. Under  Category (2) disbursements will not be made unless and until the Association has received evidence to its  satisfaction  that  the  following  aspects  of  the  CCT  program  have  been  developed:  (a)  an  MIS  for  the  enrolment, compliance verification and payments, (b) a GRM, and (c) guidelines for a M&E framework.   Table 2.1. Project Disbursement Category Allocations  Amount of the  Percentage of  Amount of the Financing  Financing Allocated  Expenditures to be  Category  Allocated (IDA)  (APIP Trust Fund)  Financed  (US$)  (US$)  (inclusive of taxes)  (1) Goods, non‐consulting  7,200,000  0  100  services, consulting    services, training and  incremental operating  costs for Subcomponents  1.1, 2.1, 2.3, and 4.2 and  Component 3 of the  project; QIGs under Part  2.1 of the project; and  TVET Student Support  Funds under Part 2.2 of  the project   (2) Cash transfers under  6,200,000  0  100  Part 1.2 of the project.   (3) Goods, non‐consulting  4,610,000  2,393,224  100  services, consulting  services, training, and  incremental operating  costs under Part 4.1 of  the project.  (4) Refund of preparation  500,000  0  Amount payable  advance  pursuant to Section  2.07 (a) of the General  Conditions  TOTAL AMOUNT  18,510,000  2,393,224    25. The Closing Date of the IDA Grant is September 30, 2023 and of the APIP Grant is September 30,  2023. For Category (3) disbursements the intention is for the APIP Grant to be exhausted before the IDA  funds.   Page 68 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) Procurement  26. Institutional arrangement for procurement. The PMU located within the MIA will be responsible  for  ensuring  the  fiduciary  aspects  of  the  project  are  managed—particularly  Components  1,  2,  3  and  Subcomponent 4.2—and will have assistance and support from the CSU, located within the MFNP. The  CSU located within the MFNP will be responsible for ensuring that the fiduciary aspects of Subcomponent  4.1 are properly managed.  27. Applicable procurement regulation. Procurement for the proposed project will be carried out in  accordance with the World Bank Procurement Regulations for IPF Borrowers (Procurement Regulations),  July 2016 (revised November 2017), and the provisions stipulated in the FA. Procurement activities will  use the World Bank’s Standard Procurement Documents where required.   28. Procurement risk assessment.  A procurement risk assessment of the ability of the MFNP, MIA,  and  MET  to  implement  the  procurement  actions  for  the  project  was  carried  out  and  the  overall  procurement  risk  rating  is  currently  substantial.  The  main  procurement‐related  risks  and  proposed  mitigations actions are listed in Table 2.2  Table 2.2. Procurement Risk Assessment  Estimated  Perceived Risk  Mitigation Action  Responsibility  Completion  Date  Implementation delays due to  1. Preparation of a credible  MFNP, MIA, MET,  Before  ineffective procurement  Procurement Plan in STEP;  and PMU  effectiveness  planning and monitoring  2. Establishment of a Timeliness  Procurement Key Performance  Indicator with quarterly reporting  Implementation delays due to  All TORs and technical  MFNP, MIA, MET,  Before  inadequate technical inputs  specifications for procurement  and PMU  effectiveness all  activities in the Procurement Plan  TORs and  to be drafted  technical  specifications  shall have been  cleared by the  World Bank’s  technical experts  Limited institutional capacity  1. Establishment of the PMU to  MIA and MFNP  Before  in procurement may lead to  include a Procurement Officer   effectiveness  improper implementation of  2. Establishment of the CSU to  procurement activities under  include a Procurement Specialist  the procurement (in terms of  efficiency, competition, and  transparency)  Limited procurement capacity  1. Procurement Officer to complete  PMU ‐ Procurement  Before  may lead to improper  the online courses: Certificate  Officer  effectiveness  implementation of  Program in Public Procurement and  procurement activities  Page 69 of 86 The World Bank Skills and Employment for Tongans (P161541) Estimated  Perceived Risk  Mitigation Action  Responsibility  Completion  Date  Certificate Program in Contract  Management  Excessive remuneration rate  The TOR for PMU personnel will be  MFNP, MIA, and  Before  of PMU personnel may lead to  accompanied by a detailed cost  MET  effectiveness all  problems during  estimate and the maximum  TORs and  implementation   remuneration rate  maximum  remuneration  rates shall have  been cleared by  the World Bank’s  technical experts  Poor contract management  The PMU’s team leader to be  PMU  During  can cause the project  appointed as the person  implementation  objectives not to be met  responsible for contract  and before  management and to complete the  effectiveness  course Certificate Program in  Contract Management  29. Procurement  methods.  Table  2.3  and  the  subsequent  paragraphs  describe  the  various  procurement methods to be used for activities financed by the proposed IDA grant and APIP grant which  is partially funding Subcomponent 4.1 at the appraisal stage.   Table 2.3. Procurement Methods  Type of Procurement  Selection Methods  1. Goods   RFQ Limited  2. Consulting Services ‐ Firms  QCBS, CQS (