Republic of Tajikistan      SABER Country Report EDUCATION MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS  2017        Key Policy Areas Status 1. Enabling Environment  Established  EMIS in the Republic of Tajikistan is supported by strong policies, people, and processes   at the central and local level. Two core policies effectively position EMIS as the point of reference system that collects, processes, and disseminates education data on a regular basis. They guide the systematic flow of data from schools to local governments and finally to the central level. Policies outline the data-sharing procedures with stakeholders and ensure that confidentiality of data is maintained. While the strong legal framework puts Tajikistan at an established level, there needs to be a stronger effort from the government to create a data-driven culture in the country to ensure that stakeholders value and understand education data. Additionally, training and professional development activities would be beneficial in addressing issues in relation to implementing these policies.  2. System Soundness  Emerging  Using a Microsoft platform, EMIS captures basic demographic data on students and   teachers; however, learning assessment, financial, human resource, and noneducation data are not integrated. Data are sourced annually at the school level through a census form, which is then submitted to the local education offices and later to the Ministry of Education and Science. While schools can request data from the government, no established procedures are in place to provide continuous feedback to schools on the data provided. The system is capable of performing only basic tabulations; however, increased focus on data analysis can be useful to better understand education performance.   3. Quality Data  Emerging Concepts, classifications, and definitions are documented in official EMIS manuals, but   data quality is reduced by limited professional standards and validation mechanisms. Technically, data are validated at the local and central level, which should utilize the EMIS capability of flagging data inconsistencies. However, no policies or external audits are in place to correct for unreliable or missing data. Professional integrity standards and data transparency are missing, which potentially lead to a misinterpretation of data, thus reducing data quality. The entire process of data collection, management, and reporting takes three to four months, and no delays have yet been experienced.   4. Utilization for Decision Making  Emerging While data utilization is embedded in the policy framework, stakeholders cannot fully   utilize EMIS data. The main user of EMIS data is the government, which uses the data for   assessing education performance, improving accountability, and managing resources. Lack of data awareness, Internet access, and limited communication and training prevent most stakeholders outside of central level from accessing and using EMIS.             REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017        Introduction   The Systems Approach for Better Education Results (SABER) is  Figure 1: SABER Scoring and EMIS Development  an  established  tool  designed  to  support  countries  in  4  systematically examining and strengthening the performance  Advanced  of their education systems. Part of the World Bank’s Education  3  Comprehensive  Sector  Strategy,  SABER  uses  diagnostic  tools  for  examining  Established  enabling  2  Enabling  environment,  education systems and their component policy domains against  Emerging  environment,  processes,  global standards and best practices, and in comparison with the  1   processes,  structure, data  Basic enabling  Latent structure, data  management,  policies  and  practices  of  countries  around  the  world.  By  environment,  utilization, and  management,  leveraging this global knowledge, the SABER tools fill a gap in  Limited enabling  processes,  structure, data  utilization in  integration in  environment,  the availability of data and evidence on what matters most to  processes,  management,  place with some  place, with  integration  intelligent  improve  the  quality  of  education  and  achievement  of  better  structure, data  utilization  analytics  management,  results.   utilization    Source: Abdul‐Hamid 2014.  This  report  discusses  the  results  of  applying  the  SABER– Education  Management  Information  Systems  (EMIS)  tool  in  Tajikistan. The objectives of this report are to examine the system according to key policy areas, identify successes and  challenges in the system, and provide recommendations to support the continued advancement of EMIS in Tajikistan.   Approach of SABER‐EMIS  Information  is  a  key  ingredient  in  an  effective  education  Figure 2: SABER‐EMIS Policy Areas and Levers  system.  SABER–EMIS  aims  to  help  countries  improve  data  Policy Areas  collection,  data  and  system  management,  and  data  use  in  Policy Levers: legal framework, organizational structure  Enabling  and institutionalized processes, human resources,  decision making. SABER‐EMIS assesses the effectiveness of a  Environment  infrastructural capacity, budget, data‐driven culture  country’s EMIS, with the aim of informing policy dialogue and  System  Policy Levers: data architecture, data coverage, data  helping  countries  better  manage  education  inputs  and  analytics, dynamic system, serviceability  Soundness  processes  to  achieve  overall  efficiency  and  strong  learning  outcomes.  Policy Levers: methodological soundness, accuracy and  Quality Data  reliability, integrity, periodicity, and timeliness    A successful EMIS is credible and operational in planning and  Utilization for   Policy Levers: openness to EMIS users, operational use,  accessibility, and effectiveness in disseminating findings  policy dialogue, as well as teaching and learning. It produces  Decision Making  and monitors education statistics within an education system  Source: Abdul‐Hamid 2014.  and has a multifaceted structure, comprising the technological  and  institutional  arrangements  for  collecting,  processing,  and  disseminating  data  (Abdul‐Hamid  2014).  It  is  crucial  for  tracking changes, ensuring data quality and timely reporting of information, and facilitating the utilization of information  in decision making.     The  SABER‐EMIS  assessment  methodology  is  built  on  four  key  policy  areas  that  are  essential  to  EMIS  and  must  be  assessed to understand and ultimately strengthen the system. Each policy goal is defined by a set of policy levers (actions  that help governments reach the policy goal) and indicators (measuring the extent to which the policy levers are achieved)  (figure 1).    A  strong  enabling  environment  lays  the  foundation  for  an  effective  EMIS.  Enabling  environment  refers  to  the  laws,  policies,  structure,  resources,  and  culture  surrounding  an  EMIS  that  make  data  collection,  management,  and  access  possible. In essence, this policy area is the context in which an EMIS exists. This defined scope of an enabling environment  builds on lessons learned from studies of education management systems.      SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       2         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017        System soundness ensures key processes, structures, and integration capabilities in an effective EMIS. Education data  are sourced from different institutions, but all data feed into and make up EMIS. Databases within an EMIS are not viewed  as separate databases, but as part of the whole EMIS. Key aspects of system soundness include what data are covered in  EMIS and how they come together in the overarching system.     Quality data establish the mechanisms required to collect, save, produce, and utilize information in an accurate, secure,  and timely manner. Data quality is a multidimensional concept that encompasses more than just the underlying accuracy  of the statistics produced. It means that not only are the data accurate, but that the data address specific needs in a timely  fashion. Quality data lay the groundwork for utilization.    An effective EMIS is utilized in decision making by all users (parents, students, teachers, principals, and policy makers)  across the education system.  An EMIS needs to be used so that measures can be taken to improve educational quality.  Accurate information on education sector performance enables the design of more informed policies and programs. It is  imperative to understand where decision making occurs, if the capacity to analyze and interpret education data exists,  and if specific data are available to inform decisions.    Using the EMIS data collection instrument, policy levers are scored on a four‐level scale (latent, emerging, established,  and advanced) to assess the extent to which both policy intent and implementation are achieved (figure 2Error! Reference  source not found.).    Assessing Policy Intent and Implementation Figure 3: Policy Intent, Implementation, and Outcomes Cycle,  The EMIS assessment examines policy intent and the degree to  with Examples  which  intended  policies  are  effectively  implemented  on  the  ground (figure 3). Intent refers to the way in which EMIS and   Policies   Utilization  its overarching purpose are articulated by decision makers and   Vision & buy‐in   Processes   Standards   Institutionalization  documented  in  policies  and  legislation,  as  well  as  standards   Strategy   Budget  and  strategy  documents.  Assessing  intent  alone  reveals  only  documents   Human Resources  part of the picture.    Communication     As such, this EMIS assessment also evaluates policy execution.  Intent Implementation Implementation refers to the degree to which intentions take  place  during  the  day‐to‐day  activities  of  stakeholders  (e.g.,  policy  makers,  county  administrators,  principals,  teachers,  students). Implementation can be observed through utilization  of  EMIS  by  stakeholders,  budget  allocation,  distribution  of  human  resources,  availability  of  professional  development  Outcomes activities,  and  communication  and  dissemination  of  information, as well as the extent of institutionalization across   Teaching & Learning  the  system.  Once  policy  intent  and  implementation  are   Management  analyzed,  the  EMIS  assessment  explores  the  results  of  these   Planning & Monitoring  two key components, with a focus on system effectiveness and   Transparency   Governance  efficiency,  in  addition  to  teaching  and  learning  and  management  and  planning.  Strong  education  systems  will  ultimately use these outcomes to inform the effectiveness of    policies  and  education  strategies  and  make  adjustments  as  necessary, creating the cyclical process illustrated in figure 3.       SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       3         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017         In Tajikistan, EMIS intent and implementation were assessed through desk research and analysis of system applications  and utilization, as well as interviews with a variety of stakeholders at (table 1).    Methodology The EMIS assessment methodology consists of a review of  Table  1:  Measuring  Policy  Intent  and  Implementation  in  written  policies  and  technical  documents  as  well  as  Tajikistan  interviews  with  key  stakeholders  across  the  education  Policy Intent  Processes  Policy  system to ensure proper implementation.   Implementation     Multiple   Analysis of data   Interviews at   Research  and  investigation  for  the  Tajikistan  EMIS  meetings with  quality and  national,  assessment  took  place  from  June  to  October  2016.  The  MoES and  comprehensiveness  district, and  authors conducted a comprehensive review of policies, as  district   Examination of  school level  well  as  technical  documents  and  other  background  departments of  professional  including  materials.  To  further  examine  policy  intent  and  education  development  policy makers  implementation, a series of interviews and meetings took   Focus groups  activities  and education  (school directors  stakeholders  place with the following entities:  and teachers)  1. Ministry of Education and Science of the Republic   Extensive review  of Tajikistan (MoES)  of relevant  2. District Departments of Education  policies, national  3. Agency of Statistics of the Republic of Tajikistan  strategies,  4. Two  focus  groups  with  principals  and  teachers  standards, and  from public schools  planning    documents    Country Overview  The Republic of Tajikistan is a small, mountainous landlocked country in Central Asia with a GDP per capita of USD  $1,240 and population of 8.4 million people (World Bank 2016). While the economic growth rate in the country has been  approximately 5.3 percent, higher than the average growth rate in Central Asia, there is high income inequality, which is  reflected by a Gini coefficient of 0.31. Twenty percent of the richest own 40 percent of the wealth in the country (World  Bank 2016). The main source of economic activity is agriculture, forestry, fishing, and mining. Given its heavy reliance on  exports of natural resources, the country remains exposed to macroeconomic shocks. In addition, corruption and uneven  economic reforms add to the fragility of the economic situation in the country.    From 1995 to 1997, the country was exposed to a civil war, which adversely affected the infrastructure and schools,  which in turn had a negative impact on the quality of education. Since then, the government has made significant efforts  to restore the system by introducing a series of reforms to improve education management, quality, and access. However,  the progress has been slow and often hindered by emergencies such as floods, earthquakes, and other natural disasters.    The education system consists of 11 years of primary and secondary education. Primary education lasts for four years    followed by seven years of secondary education. The country has high net primary and secondary enrollment rates but  very low preprimary enrollment rate (see table 2), mainly because of the civil war during which many preschools were  destroyed. While significant efforts are being made to reverse this trend, enrollment is still low.       SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       4         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017        The quality of education in Tajikistan is difficult to measure.  The  Table 2: Education Indicators at a Glance, 2015  country  has  never  participated  in  any  national  or  international  Schools  learning  assessments,  which  makes  it  difficult  to  assess  the  Preprimary  508  Primary   3,392  learning  outcomes  in  the  country.  Moreover,  there  is  significant  Secondary    gender disparity in enrollment rates. The gender parity index for  Students  secondary enrollment is 0.89. Dropouts rates and low attendance  Preprimary  85,777  is common more among females than males.  Primary  683,162    Secondary  1,045,185  The public expenditure on education is around 5 percent of the  Net Enrollment Rates  GDP, which is below the Organisation for Economic Co‐operation  Preprimary  8.6%  and  Development  (OECD)  average  of  6  percent.  Majority  of  the  Primary  97.3%  expenditure  goes  into  teacher  salaries  which  accounts  for  73  Secondary  83.2%  percent of the total budget. Given the fragile situation of education  Government Expenditure on Education  system,  the  government  needs  to  consider  investing  more  into  As % of GDP  5.2%  school improvement and quality of education.   As % of Government Expenditure  16.3%    Source: World Bank.  Tajikistan EMIS Results  This section presents the main results of EMIS diagnostics described in the previous sections. Results and scores for each  policy goal are presented, along with supporting evidence.      Policy Area 1: Enabling Environment Established    Tajikistan’s enabling environment was assessed in the following areas: (1) Legal Framework, (2) Organizational Structure  and Institutionalized Processes, (3) Human Resources, (4) Infrastructural Capacity, (5) Budget, and (6) Data‐driven Culture.    The government of Tajikistan institutionalized the development of EMIS in 2007, with the aim of (1) creating a common  platform for integration of education for use by various education stakeholders, namely, teachers, principals, curriculum  planners, inspectors, auditors, planners, advisors in the field of policy, political leaders, government officials, contributors,  parents,  and  students,  and  (2)  providing  the  MoES  an  adequate  means  of  information  support  for  development,  monitoring, and implementation of education policies and decision making.     Two core policies guide and influence the efforts of EMIS in Tajikistan. The “EMIS RT Conception” and “Methodology of  the Automated Data in Education” clearly define the role and responsibilities of the MoES with regard to data collection,  processing,  and  management  of  education  data.  However,  no  information  is  provided  on  the  technical  specifications,  infrastructure, software, and hardware on which EMIS is built.     The current policies clearly outline the procedures of ensuring that the respondents’ data are kept secure. However,  since the available data in the EMIS are available only at the aggregate student level, and do not contain individual‐level  information on students, teachers, and parents, confidentiality is not an issue in the country.    While  schools  can  access  EMIS  data  upon  request,  no  mechanisms  have  been  established  to  guide  the  flow  of  information back to schools. Feedback loops create an information cycle that brings EMIS analysis back to the school level  and  can  ultimately  improve  response  rates  and  accuracy  of  data.  While  schools  can  have  access  to  education  data  published,  the  process  is  very  cumbersome.  Schools  have  to  make  a  request  to  the  local  department  of  education  to  provide them with the required information. As such, usage is low.       SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       5         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017        Processes  to  share  data  with  other  government  departments  and  other  stakeholders  exist,  but  they  are  not  comprehensible  to  the  stakeholders.  While  the  policies  define  how  the  education  data  are  to  be  shared  among  stakeholders, this information is available in PDF files, which makes it inconvenient for users to access and understand  this information. For example, the Ministry of Education collects some disability and health data, but the policy does not  emphasize how to streamline or even automate these transactions. There is potential here to increase efficiency and drive  better utilization of data.    Policies  exist  that  mandate  schools  to  comply  Figure 4: Institutionalization of EMIS Data Collection Process  with  the  data  collection  process  and  provide  data on time. All school principals are responsible  for  data  collection  and  providing  data  on  time;  failure  to  comply  results  in  warnings  and  penalties.  As  a  result,  there  is  a  100  percent  response rate from schools, and to date, no cases  of  lack  of  compliance  on  the  part  of  schools  to  provide data have been reported.      The  EMIS  team  resides  within  the  MoES,  consisting  of  four  staff.  The  staff  is  responsible  for collection of data, inputting the collected data  into  EMIS,  and  producing  annual  education  statistics.  The  information  technology  team  is  separate  from  the  EMIS  team,  whose  role  is  provide support to the EMIS server and any other  technical issue.      The  core  components  of  EMIS  (hardware  and  software)  are  funded  by  donors  and  development  partners,  while  the  EMIS  operations  are  covered  under  the  ministry’s  budget.  The  daily  activities  related  to  EMIS  are  covered in the ministry’s budget, which includes  collection  of  data,  generation  and  publishing  of  reports,  website  maintenance,  and  staff  salary.  However, the costs incurred on activities such as  software  upgrades,  training,  and  system  maintenance are not covered in the budget. It is  important that the government develop a plan to  incorporate EMIS funding into its budget, so that  Source: MoES, Republic of Tajikistan.  the system can be sustained even after the funds  from donor support end. In particular, the EMIS  budget should include a line item for each of the following categories: (a) data collection, (b) auditing, (c) staffing, (d)  training and professional development, (e) data dissemination, (f) infrastructure, and (g) regular maintenance of system.     Opportunities for training EMIS staff and data users are limited. No investment is undertaken by the government to  provide training for EMIS staff in using the system. EMIS staff and data providers often find themselves handicapped  because of lack of training on using the system. The government should focus on creating a policy that underscores the  importance  of  continuous  training  for  data  users  (including  EMIS  staff,  principals,  teachers,  and  parents)  to  analyze  information  and  generate  necessary  reports  that  can  be  used  by  decision  makers  across  the  system  to  assist  in  development of new policies and other key strategic decisions.    SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       6         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017          Tajikistan has a weak culture of evidence-based decision making. Although the “RT EMIS Conception” highlights the use  of data to inform decision making, the value of data is not fully understood by education stakeholders. The government  needs to initiate efforts to promote the collection and utilization of data within and beyond the education system. This  ensures a sense of accountability on each stakeholder, which makes the entire system more efficient.    Policy Area 2: System Soundness Emerging     A  basic  infrastructure  supports  EMIS  in  Tajikistan.  EMIS  exists  at  the  central  level,  where  data  collection,  entry,  and  analysis occurs within MoES. A data warehouse comprises various databases, with several departments within the ministry  in charge of them, but they are not linked with each other and are not integrated into one platform. EMIS is an in‐house  built  system,  which  manages  the  data  using  the  software  Microsoft  FoxPro.  It  works  under  the  Windows  server  2003  operating system, which is outdated. Microsoft Excel is used to conduct some basic statistical analysis, and documents are  published using Microsoft Word.     Figure 5: Snapshot of the EMIS System, Microsoft FoxPro     Source: MoES, Republic of Tajikistan.    Currently,  MoES’s  data  coverage  is  limited  to  administrative  data.  Minimal  administrative  data  are  collected  via  the  annual survey circulated by MoES, which is either delivered as hard copy to schools by the district departments that do  not  have  access  to  computers  or  via  email  to  schools  with  computers.  EMIS  currently  includes  data  from  preprimary,  primary, and secondary schools. All private and public schools are also required to provide data. The data covered include  student  administrative  data  such  as  age,  gender,  and  enrollment  numbers,  some  health  data  such  as  immunization  records, and special needs data. This information is disaggregated by age and gender. In addition, some of the service  delivery indicators are tracked such as availability of textbooks, computers, phone supplies, and availability of bathrooms.  In  addition,  basic  teacher  information  is  also  collected  such  as  teacher  qualifications  and  their  allocation  to  schools.  Extended  data  on  school  finances,  such  as  school  spending  and  salary  information,  are  not  included.  Lack  of  learning  outcomes data creates a significant gap in the extent to which EMIS can inform users and lowers the quality of education  data.          SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       7         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017          Table 3: Data Coverage, Best Practice, Tajikistan    Data Type  Best Practice  Tajikistan    Administrative data   School and individual   School‐level demographic data    level demographic data  only    on schools, students and   Health (immunization and    teachers  special needs data only)     Health    Attendance (enrollment,     Attendance (enrollment,  repetitions, dropouts)    repetitions, dropout,   School resources (infrastructure,    progression, etc.)  student‐to‐teacher ratio,     School resources  student to classroom ratio,  student‐to‐school ratio, students    per classroom)    Financial data   Budget and revenues  A school finance database (including     Spending  teacher salaries) exists, but it is not     Cash transfers and  under the EMIS umbrella    subsidies     Unit cost per student    Human resource data   General demographics   General demographics     Salaries   Teacher Professional     Performance evaluations  Development (conducted once     Professional  in 3–5 years at the time of a    development  teacher’s transition to the next    category level)    Learning outcome data   Classroom assessments  EMIS does not contain any learning     National assessments  data      International  assessments    Source: Adapted from Abdul‐Hamid 2014.    The annual school census forms are used to collect education data from schools. The method of data collection is both  technological  and  nontechnological.  In  schools  with  computers,  the  school  deputy  director  enters  the  necessary  information into the census forms, which is then sent to the EMIS team at the central level via email or portabledrives. In  schools  without  computers,  paper‐based  forms  are  used  to  fill  the  data,  which  are  then  sent  back  to  the  district  department of education. Since every district department of education has a computer in their office, they manually enter  the information on the forms on their computers and send the information to the central team via email/ hard drive.    The system is capable of performing only basic tabulations; however, increased focus on data analysis can be useful to  better understand the education performance. Microsoft products are mainly used to conduct analysis and for reporting  purposes.  Analysis  is  conducted  using  pivot  tables  and  pivot  charts,  which  draw  data  from  the  system  to  conduct  descriptive analysis, data tabulations, and data relationships, as needed by the users. Data can be easily aggregated and  disaggregated by age, gender, schools, and districts. It is also possible to calculate ratios (e.g., teacher-student ratios),  rates (e.g., transition rates, enrollment rates, etc.), and relationships between variables (e.g., gender and enrollment).  Although this information can be produced in real time, outputs from this analysis are used by the staff only to produce  the annual statistics handbook, published annually. Besides this, no other advanced statistical tools are used to perform  projections and estimations of statistics (e.g., projecting enrollment rates for the next five years).     EMIS  at  the  central  level  is  a  standalone  system  and  is  not  integrated  with  other  databases  managed  by  other  departments (e.g., assessment, human resources, finance), which limits evidence‐based decision making. Integration of  the existing  data modules will move Tajikistan closer to an effective  EMIS and carry positive outcomes for the overall  management and efficiency of the education system. Regular maintenance procedures that monitor the quality of EMIS  (such as fixing system bugs and upgrading software) are also essential.     SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       8         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017          The entire process of data collection, processing, and dissemination takes about three months, and no delays or issues  have been associated with this process. The data collection begins around mid‐August, which is close to the beginning of  the  academic  year.  Schools  are  required  to  submit  all  the  information  by  November,  and  the  data  are  published  by  December on the MoES website.     There are limited mechanisms by which the collected data are sent back to schools in the form of a feedback loop. Once  collected, data do not flow back to the local level and schools via proper, systematic feedback loops. The schools must  request  this  information  from  the  local  education  departments  every  time  they  need  any  data,  which  is  a  very  cumbersome process. The cycling of analyzed data back to local school systems and schools via printed materials (e.g.,  school or district report  cards) or a dashboard or website is a  best practice  that encourages school improvement and  strong buy‐in across the education system. Further, provision of information has been linked to increased quality and  decreased school fees, outcomes that come about because of creating greater competition between schools (Andrabi,  Das, and Khwaja 2009).    Policy Area 3: Quality Data Emerging  An operational manual exists that guides EMIS staff on how to collect and manage education data.  It contains basic  information such as definitions of EMIS concepts, indicators collected, and metadata. In addition, statistical data provided  by EMIS RT are broadly in line with recognized international standards, guidelines, and best practices, such as the UNESCO  Institute of Statistics and OECD. However, EMIS is not aligned with national datasets, and there is an urgent need for  standardization of processes and data codes across agencies. Blueprints and tables of specifications are lacking to provide  instructions  on  the  structure  of  the  various  modules,  data  formats,  and  layouts.  Methodological  soundness  is  a  fundamental part of quality data because it provides the basis for producing educational statistics from raw data, generally  based upon internationally accepted standards, guidelines, and good practices. In developing the new system, establishing  strong methodological soundness is a priority, because problems in this area can create highly problematic repercussions  across other parts of the system.    Education data captured by EMIS are linked to the overall education strategy of using data to inform policies, planning,  and management in the education sector. It was developed with the intention of sharing information across different  agencies and institutions to make informed decisions to improve quality of education in the country.  The scope of education statistics in EMIS is restricted to a small number of indicators such as enrollments, completion  rates, and basic demographic indicators at the school level. The data collected are not comprehensive (see table 3 for a  comprehensive  list  of  education  indicators),  and  the  data  do  not  track  individual  student  and  school  performance  longitudinally.  Moreover,  no  registry  is  in  place  to  provide  details  on  all  schools  that  do  provide  and  don’t  provide  education data.    Validation mechanisms are in place at the local and central level to monitor the quality of data entered into the system.  The quality of data generated by EMIS is dependent on the quality of information collected from schools. Inadequate and  incomplete information can compromise the quality of outputs produced by the system, which in turn can affect the ability  of the government to make sound policy decisions. For this reason, having strong validation mechanisms at the school  and central level as well as automated, statistical tools to flag suspicious data are of critical importance.     School principals are accountable for providing accurate data to  the government. Local departments of education are  accountable to ensuring that their local schools are providing accurate data to the government; they continuously verify  the data provided by the schools. MoES selects a sample of the schools to verify the data quality regularly. Additionally,  EMIS has some data validation mechanisms to verify the data entered into the system.     SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       9         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017          Professional integrity may reduce data quality. It is unclear if mechanisms are in place to prevent the misinterpretation  of data once published. Additionally, the government does not seem to have a designated strategy to promote research  and its publication. This could potentially cause the government to forgo new insights. The potential misinterpretation  and limited of research insight can potentially lead to wrongful decisions based on lesser quality data.    EMIS staff are bound by a professional code of conduct while performing their duties. Clear procedures are in place that  require staff to follow any professional conduct. However, no efforts are made to promote research by the team using the  data  generated from  EMIS. Also, the statistical  practices are not  transparent.  No public information is  made available  regarding  how  the  data  were  collected  or  compiled.  There  is  a  lack  of  awareness  of  the  publications  and  education  statistics produced by EMIS.    Policy Area 4: Utilization for Decision Making Emerging  While EMIS is open to all stakeholders, the main users of EMIS data are the government of Tajikistan, MoES, district  departments  of  education,  and  the  Agency  of  Statistics.  EMIS  is  a  hierarchal  initiative  established  to  feed  data  from  schools to MoES. Although the ministry collects data through EMIS, its usage is limited only to the allocation of resources  and for improving accountability of the education system. The government and MoES use the data to calculate grants and  funds needed to be disbursed to the schools, allocation of additional resources, planning allocation of teachers to different  schools, and planning the work with special needs students. District departments of education use the data for planning  of teacher training. The Agency of Statistics uses the data to determine to calculate the student population in the country.  Schools, principals, teachers, parents, and students do not use the data for making any education‐related decisions.     Schools and other stakeholders (e.g., parents, communities, and students) are not using any data for informed decision  making. A data‐driven culture is lacking in the society. Schools do not maintain any data to monitor the performance of  teachers and students in the classroom. The student’s report card is the only means by which parents can determine the  performance of students, which is also limited to school examination grades. No mechanisms are in place by which parents  can determine school performance, make school choices, or determine their child’s performance. Efforts should be made  to  engage  these  critical  stakeholders  and  train  them  on  the  importance  of  data.  As  a  first  step,  workshops  should  be  conducted in schools to train them on how to collect and maintain data to make school development plans and improve  student performance in classrooms.    An annual statistics handbook is produced from the data collected from the school census. This report is printed and  published on the ministry’s website every year. Although this is a useful tool for education stakeholders to assess the  education  system,  it  is  rarely  used  in  practice.  Lack  of  user  awareness  of  the  existence  of  these  reports  (due  to  poor  dissemination strategies) makes them inaccessible for most stakeholders.    Efforts could be made to improve the dissemination of data so that users are more aware and understand the benefits  of data. Newsletters, publications, report cards, and other documents could be produced that would cater to the needs  of  various  stakeholders,  such  as  parents,  teachers,  principals,  and  other  communities.  Regular  announcements  of  the  reports published via emails, postal services, and newspapers could increase awareness. These dissemination materials  ensure utilization of information from parents to schools to education authorities and national governments.          SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       10         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017        Recommendations and Proposed Activities  This section presents a set of recommendations and proposed activities based on the assessment of EMIS in Tajikistan  (table 4).     Recommendations  and  activities  aim  to  improve  the  overall  Table 4: Tajikistan EMIS Rankings  EMIS  functionality  in  a  sustainable  and  effective  manner,  to  Established  ensure  better  access  and  use  of  information  for  decision  1. Enabling Environment    making,  planning,  and  student  learning.  Future  activities  to  Emerging  improve  the  EMIS  should  be  strategically  designed  such  that  2. System Soundness    they  incrementally  boost  dimensions  of  the  EMIS  to  a  more  Emerging  advanced level, ultimately improving overall EMIS functionality  3. Quality Data    in  a  sustainable  and  effective  manner.  The  Strengths  Emerging  Weaknesses  Opportunities  Threats  (SWOT)  identification  4. Utilization for Decision Making    (table  5)  summarizes  key  points  from  the  assessment  and      informs recommendations.  Table 5: Tajikistan EMIS SWOT Profile  Strengths  Weaknesses   Political will and buy‐in from high‐level officials   Lack of detailed policies and dedicated EMIS budget   Policies established that institutionalize EMIS   Limited documentation on the structure of the system    Timeliness in compilation of education statistics   Education databases at the central level not integrated      Lack of individual‐level student data   Lack of access to EMIS via the Internet   Accessibility of data as an issue  Opportunities  Threats   Routing donor funding through government systems   Heavy dependence on donors for funding   Transitioning to a web‐based EMIS system   Limited training and professional development activities for   Expanding the range of education statistics collected  staff and schools   Limited utilization of data for decision making   Lack of data validation mechanisms      The EMIS policy should be more comprehensive and should include clearly outlined mandatory practices to be adopted  by various education stakeholders at each level of the education system. A well-defined EMIS policy should have clearly  stated procedures and regulations for (a) central, local, and school reporting requirements, (b) defined responsibility and  ownership  of  data,  (c)  allocation  of  EMIS  budget,  (d)  data  collection  processes,  (e)  data  submission  requirements,  (f)  procurement guidelines (if purchasing the software/hardware from an external vendor), (g) technical EMIS specifications,  (h)  type  of  data  collected,  (i)  data  validation  mechanisms  (internal  and  external),  (j)  confidentiality  clauses,  (k)  dissemination strategy, (l) extent to which data should be utilized by stakeholders, (m) code of conduct for staff, and (n)  professional development activities.    The  data  collected  in  the  school  census  forms  should  be  expanded  to  all  levels  of  the  education  system,  namely,  preprimary, primary, secondary, secondary, and tertiary. In addition, the data collected should be expanded to include  learning data, financial data, and extensive human resources data. This information should be collected at the individual  level  because  it  would  provide  more  useful  information  to  schools,  teachers,  and  parents  as  well  as  increase  their  engagement in the process.      SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       11         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017        There  is  a  need  to  transition  to  a  web‐based  EMIS  system,  with  Figure 6: Current EMIS Process  schools  and  local  governments  having  access  to  the  common  platform to share and disseminate data. Currently, some schools  Online census forms   Paper‐based forms  still fill out paper‐based census forms because of lack of access to  (schools with Internet)  (schools without Internet)  Internet.  Attempts  should  be  made  to  provide  all  schools  with  Internet access, so that not only would the data collection process  Via email  Via post  be  made  easier,  but  stakeholders  also  would  be  able  to  get  information  on  student  performance  in  real  time  through  their  computers.  Every  school  employee  (schoolmaster  or  ‐mistress,  Local Government (Verification Step 1)  deputy principal, student, teacher) and parents will have a login and  password and may enter the system from any computer or mobile  device via the Internet. For example, while at home or at work, the  parent may monitor progress and attendance of his or her child and  EMIS Team at MoES (Verification Step 2)  connect  with  teachers  and  administrative  school  personnel;  students may do homework remotely, review their electronic diary or class schedule, associate with their teacher, etc. In  addition, provision should be made to provide regular feedback to schools based on the assessment of school data.     Transitioning to a web‐enabled system should be complemented with the integration of the different databases within  MoES. Development of an integrated information system of education management, which includes education statistics  and  data  from  other  ministries  and  departments  (such  as  finance,  health,  labor)  would  allow  for  a  more  holistic  understanding of the education performance by equipping stakeholders with a large variety of data. Figure 6 shows the  current flow of information, and figure 7 proposes suggested recommendations for improving the mechanism.  High‐quality data are necessary for effective data utilization. Effective data utilization is possible if the data are reliable,  accurate,  and  useful.  Even  though  indicators  are  defined  in  operation  manuals,  the  scope  of  indicators  should  be  expanded. To ensure high‐quality data, effective data validation mechanisms are necessary.    The government needs to develop mechanisms to upgrade the skills and EMIS staff and data providers at the school,  local, and central level. This could be done in a variety of ways: (a) holding seminars for key EMIS staff to make them  aware of the best practices of EMIS utilization, especially in Russia and other countries in the region that have a good  system to share lessons learnt, or (b) regular training sessions (virtual and face‐to‐face) for school teachers and local staff  who are collecting education data to ease the process of data collection.     Figure 7: Suggested EMIS Process in Tajikistan  Data Warehouse within the MoES,   Online School Census  District Education  with integrated information systems:  Forms: Schools directly  Officers verify data,   Student Information System  enter data online, which  both through school   Learning Information System  feeds directly into EMIS at  inspections and using   Human Resources Information  the central level  statistical techniques  System   Financial Resources Information  System  Regular feedback  provided to schools on  data collected    Professional development plans and trainings will enable EMIS staff and education stakeholders to strengthen their  analytical  skills.  There  is  no  or  limited  provision  for  EMIS  staff  professional  development  in  the  EMIS  annual  budget.  Annual evaluations of EMIS staff are important, and should be improved and continued. Here the crucial factor is the    SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       12         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017        effective  utilization  of  the  evaluations  to  improve  human  resources  within  EMIS  staff  through  targeted  professional  development plans.    Strengthening system soundness by expanding the scope of indicators in combination with instruction and training for  EMIS staff. EMIS staff should fully understand each indicator and their definitions, which can be facilitated by additional  instruction  and  training.  This  is  particularly  true  in  the  case  of  Tajikistan,  where  the  scope  of  indicators  should  be  expanded. Each (new and old) indicator should be defined in accordance with international standards, so that staff can  collect reliable and accurate data. The training for EMIS staff should aim to implement international best practices and  internalize standardized definitions of indicators.     EMIS should include clear guidelines of ethical standards for staff to ensure data integrity. Currently,  there is a lack of  ethical standards and conflict of interest guidelines, which may limit data integrity. No processes are in place to enforce  penalties in case of misuse or wrongful manipulation of data. This calls for an established set of ethical guidelines and  processes in the case of noncompliance, which is needed for the professionalization of staff.    With regard to privacy and safety of data, a mandate should be developed that could specify the access and rights of  various users. Rights to access to information should be limited both according to the scope of available information and  according to possibilities of entering new data and editing existing data. As part of this, the system administrator should  adjust  the  rights  of  the  users  to  access.  The  safety  system  should  include  data  cryptography,  protection  of  the  user’s  session,  and  means  of  data  backup.  Specialists  at  education  regulatory  bodies  should  have  access  to  summarized  information on schools via a web interface and be able to receive necessary statistical data on a real‐time basis themselves.    Data allow for smart decisions and efficient resource allocation. Data must be fully integrated into the EMIS to allow for  strategic planning and efficient utilization. Data offer detailed information on the needs of resources and with a central  planning  tool,  which  facilitates  the  use  of  scalable  options.  These  will  improve  efficiency  and  offer  cost  reduction  opportunities, such as in the areas of procurement of school equipment such as computers. The possibility of effective  and targeted strategic planning and resource allocation underscores the benefits of EMIS.    While  the  EMIS  collects  education  data  regularly,  utilization  is  weak.  Box 1: Potential Uses of EMIS  MoES needs to focus its attention on developing mechanisms to create a    data‐driven  culture  where  all  education  stakeholders  are  using  data  to   Registry of Schools  inform and improve student education outcomes. Specifically, EMIS should   Planning Schedule of Different Activities  provide education data that enables (a) students to manage quality of his   Training and Professional Development  or  her  education,  (b)  parents  to  understand  their  children’s  learning,  (c)  Activities   Managing Human Resources  teachers to manage the quality of students’ education on his or her subject,   Managing Finances  (d) school managers to use the data to manage schools and monitor the   Assessing Performance across Schools and  performance  of  their  staff,  (e)  district  and  local  education  offices  to  Districts  manage  and  monitor  the  quality  of  education  in  their  respective   Managing School Courses  jurisdictions, and (f) MoES to monitor, assess and improve the quality of   Developing School Report Cards  education in the country.    Statistics Website     Dashboards with Education Data Analytics  The EMIS would benefit from feedback loops. Feedback loops ensure the   Annual Education Statistics Reports   connection between data providers (e.g., teachers, students, parents, and   Real‐time Data Updating  the  community)  and  data  users  (e.g.,  government,  education  policy  makers, teachers, principals). They facilitate data system openness by granting access to a broad spectrum of data users.  Information needs to both flow from the central to the regional and local level and vice versa. Schools, teachers, and  parents need to be presented with education data in such a manner that they can utilize the information and improve  learning outcomes. The EMIS in Maryland, U.S.A., provides effective feedback to schools in the form of a School Progress  Index. It is also used by policy makers to identify schools in need of intervention (box 2).    SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       13         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017          Box 2: Feedback to Schools in the Form of the School Progress Index in Maryland, U.S.A.  In  Maryland,  U.S.A.,  the  School  Progress  Index  is  a  successful  feedback  mechanism  for  schools  and  is  utilized  on  the  central,  regional, and local level to identify potential need for intervention. It evaluates schools on a continuous scale based on the variables  of Achievement, Growth, Gap Reduction, and College‐ and Career‐Readiness. It also makes results of each school available publicly  via the annual Maryland Report Card, which also contains demographic data, enrollment and attendance rates, absentee rates,  student  mobility,  teacher  qualifications,  and  data  about  students  receiving  special  services.  The  index  identifies  schools  for  intervention,  support,  and  recognition,  depending  on  their  progress.  The  state  affords  top‐performing  schools  with  greater  flexibility, while lower‐performing schools receive progressively more prescriptive technical assistance, targets for performance,  and monitoring. To effectively position schools for success, national, state, and local governments provide schools with data that  they can use to benchmark their students’ performance against student performance metrics at local and national levels, as well  as tools to organize and analyze that data.     Source: MSDE 2012.    At  the  school  level,  individual  school  report  cards  may  be  used  to  provide  feedback  to  schools.  School  report  cards  should  be  developed  that  provide  information  related  to  infrastructure  needs,  structure  of  the  education  system,  teachers, student performance, etc. It is important to design the school report cards effectively, so that the schools can  utilize the information presented to them. They need to be clear, accurate, and useful. Ensuring that every school receives  individual feedback, which (aside from  highly sensitive data) is accessible  to the general public, facilitates comparison  between different schools. Not only would such a feedback loop improve data access and utilization, but it would also aid  schools in the achievement of their planning and development goals. Many countries have already implemented such  report cards and have also designed an index that enables parents to compare index scores nationwide (box 3).  Box 3: Examples of Feedback Mechanisms in the Form of School Report Cards  In Australia, feedback mechanisms have been established to include individual school report cards. Education stakeholders can  compare school performance on the “mySchool” website, where the information is publicly available. mySchool calculates an  index score and provides an overview of general school indicators, which allow parents to compare schools from all over the  country (ACARA 2016).    Similarly, in  Chile school performance data are made publicly available to provide feedback to the schools, parents, and other  stakeholders. The school performance data are all accessible online, and parents can use a search option linked to the unique  school’s ID number. In addition, Chile publishes a ranking of best performing schools in the country. The highest ranked schools  are rewarded with financial benefits (Bruns, Filmer, and Patrinos 2011).    In Uganda the Ministry of Education provides feedback to schools and parents in the form of school report cards. These school  profiles  are  based  on  the  data  provided  by  the  annual  school  census.  They  are  distributed  to  headmasters,  parent‐teacher  associations,  and  elected  officials.  The  school  report  cards  have  been  well‐received  and  make  it  possible  for  headmasters,  parents, and the community to track the performance of the school (Cameroon 2012).      The establishment of an “early warning system” to identify children at risk of dropping out or poor achievement should  be explored. The EMIS does not yet track students and their performance across time. Data collection could be expanded  to track student performance, and then EMIS should be equipped with an early warning system to help identify and predict  future problems in the performance of schools, students, and teachers, which would help policy makers intervene earlier  and  more  effectively.  An  important  factor  is  academic  indexing  for  students  at  risk.  The  academic  indexing  system  in  Maryland, U.S.A., is an excellent example of how early warning signs are identified and communicated to teachers, who  then have the ability to intervene early on to prevent students from dropping out or failing courses (figure 8).        SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       14         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017            Figure 8: Academic Indexing in Maryland, U.S.A.  Academic indexing supports all education stakeholders in identifying students  High Risk 12 students (3.5%)  at risk. The value of data is even apparent at the microlevel. For instance, in  Medium Risk 35 students (10.3%)  Maryland  a  risk  index  was  developed  that  identifies  students  at  risk.  The  Low Risk 286 students (84.1%)  figure to the right illustrates the color coding for students at no risk, medium,  *Not Available 7 students (2.1%)  and high risk. When parents and students have real‐time access to student  learning data, as they do in Maryland, then they are able to track their own  progress  and  identify  deficiencies  in  their  performance  early  on.  Just  as  importantly, teachers can use data to track progress toward Student Learning  Objectives.  By  tracking  each  of  their  students’  progress  in  a  computerized  system,  it  is  easier  to  identify  and  carry  out  necessary  intervention  for  students  at  risk.  By  comparing  student  records  against  their  classmates,  longitudinal support can be given in a more targeted, efficient, and effective  manner.  Principals  and  school  administrators  actively  use  data  to  evaluate  teachers, monitor school progress, and manage school plans. Policy makers  use data to monitor education quality and equity, improve accountability, and  gauge effectiveness of policies and programs.    Source: Provided to authors by Cecil County, 2014.  Establishing a culture of data is crucial. A data‐driven culture ensures that information is collected, assessed, and utilized  to improve students’ learning. EMIS and the information it provides should be at the core of every education architecture.  The  need  for  data  is  omnipresent,  and  information  should  be  shared.  This  means  that  policy  makers  push  for  data  utilization and data awareness at every level. The creation of a single database system can also facilitate interministry data  sharing. Many countries have already pushed for data‐sharing initiatives between different ministries.  Governments should create a strong data‐driven culture in the country by shifting the focus of schools from being mere  providers of education data to actual users of it. Therefore, not only should EMIS allow collection of statistical data from  schools, but it should be a complex system whereby schools may solve their everyday educational tasks with essential  automation of their activities, specialists of education regulatory bodies may receive updated, reliable, and multifaceted  information on schools within their jurisdiction, students may receive information on their education, and parents can  monitor their child’s progress. Having such information, all participants of educational relations may increase quality of  education.               SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       15         REPUBLIC OF TAJIKISTAN |EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2017        Acknowledgments  This report was prepared by SABER‐EMIS team members Husein Abdul‐Hamid (Task Team Leader), Namrata Saraogi, and  Diana  Mayrhofer  in  collaboration  with  the  Country  Project  Team  Leader,  Saodat  Bazarova.  The  SABER  EMIS  team  is  grateful to Alexander Fradkov, Consultant, who conducted the data collection process in Tajikistan. The report benefited  immensely  from  the  guidance  and  support  of  the  Ministry  of  Education  and  Science  of  Tajikistan  and,  especially  the  department of EMIS. Special thanks to colleagues providing support: Manar El‐Iriqsousi and Cassia Miranda.        Abbreviations  EMIS  Education Management Information Systems  MoES  Ministry of Education and Science  OECD  Organisation for Economic Co‐operation and Development  RT  Republic of Tajikistan  UNESCO  United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization          SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS                                                                                                                       16         REPUBLIC OF TAJIKISTAN EMIS      SABER COUNTRY REPORT |2017    Appendix A: Summary of Policy Lever Benchmarking   Policy goal  Policy lever  Scorea  Weight  Benchmark  Legal framework  1.78  17%  Emerging  Organizational structure and  3.56  17%  Advanced  institutionalized processes  Enabling environment  Human resources  2.20  17%  Established  Infrastructural capacity  2.75  17%  Established  Budget  1.27  17%  Emerging  Data‐driven culture  1.33  15%  Emerging  Data architecture  1.18  20%  Emerging  Data coverage  0.77  30%  Latent  System soundness  Data analytics  2.00  15%  Established  Dynamic system  1.42  15%  Emerging  Serviceability  1.70  20%  Emerging  Methodological soundness  2.64  25%  Established  Accuracy and reliability  1.44  25%  Emerging  Quality data  Integrity  1.00  25%  Emerging  Periodicity and timeliness  1.67  25%  Emerging  Openness  2.28  15%  Established  Operational use  1.25  50%  Emerging  Utilization in decision making  Accessibility  3.02  20%  Advanced  Effectiveness in disseminating findings  2.60  15%  Established  a. 0–0.99 = Latent; 1–1.9 = Emerging; 2–2.9 = Established; 3–4 = Advanced.        SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS          17  REPUBLIC OF TAJIKISTAN EMIS      SABER COUNTRY REPORT |2017    Appendix B: Extended Rubric, Tajikistan Scores Highlighted in Red  Scoring  Description of  Policy levers  Indicators  best practices  Latent  Emerging  Established  Advanced  The system contains  crucial components  of a comprehensive  The system  enabling  The system lacks  The system contains  The system contains  contains basic  environment, which  major components  most components of  crucial components  components of a  POLICY AREA 1: ENABLING ENVIRONMENT  addresses related  of a comprehensive  a comprehensive  of a comprehensive  comprehensive  policy elements and  enabling  enabling  enabling  enabling  enables the  environment environment  environment  environment functioning of an  effective and  dynamic system Institutionalization of system: EMIS is  institutionalized as an integral part of  the education system and the  government Responsibility: responsibility for  collecting, processing, and  disseminating education statistics is  given to a clearly designated institution  Basic components  or agency An existing legal  of a legal  There is an existing  Most elements of a  Dynamic framework: the legal  framework supports  A legal framework is  framework or  legal framework to  1.1  Legal framework   legal framework are  framework is dynamic and elastic so  a fully functioning  not in place  informal  support a fully  in place  that it can adapt to advancements in  EMIS mechanisms are in  functioning EMIS technology  place  Data supply: the legal framework  mandates that schools participate in  EMIS by providing education data Comprehensive, quality data: the  requirement for comprehensive,  quality data is clearly specified in the  EMIS legal framework  Data sharing and coordination: the  legal framework allows for adequate                data sharing and coordination between  the Ministry of Education and agencies    SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS          18  REPUBLIC OF TAJIKISTAN EMIS      SABER COUNTRY REPORT |2017    and/or institutions that require  education data Utilization: the legal framework  emphasizes data‐driven education  policy  Budget: the education system budget  includes a line item for EMIS Confidentiality: the legal framework  guarantees that respondents’ data are  confidential and used for the sole  purpose of statistics The system is  The institutional  The institutional  institutionalized  The system is  structure of the  structure of the  within the  The system is not  institutionalized  system is not  system is defined  government, has  specified in policies,  within the  Organizational  clearly specified in  within the  well‐defined  and what exists does  government, has well‐ structure and  Organizational structure and  policies, it has  government, and it  1.2  organizational  not have well‐defined  defined organizational  institutionalized  institutionalized processes some  has defined  processes, and has  organizational  processes, and has  processes organizational  organizational  several  processes; EMIS has  several functionalities  processes, and its  processes, but its  functionalities  limited functionalities beyond statistical  functionalities are  functionalities are  beyond statistical  reporting limited limited reporting Personnel: the core tasks of EMIS are  Minimum standards  Some staff are  All staff are qualified  identified and EMIS is staffed with  of qualification are  The majority of staff  Qualified staff  qualified to  to operate the  qualified people not met for the  are qualified to  operate the system,  operate the  system, and well‐ majority of staff that  operate the system,  and opportunities  system, and limited  established  operate the system,  and frequent  1.3  Human resources  are available to  opportunities are  opportunities are  and opportunities are  opportunities are  improve their  available to  constantly available to  not available to  available to improve  performance and  improve staff  improve staff  improve their  staff performance  Professional development:  retention performance and  performance and  performance and  and retention  professional training is available for  retention retention retention EMIS staff  Infrastructural  Data collection: tools for data  The system has a  The system has an  The system has a well‐ 1.4  capacity  collection are available well‐defined  infrastructure that  defined infrastructure    SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS          19  REPUBLIC OF TAJIKISTAN EMIS      SABER COUNTRY REPORT |2017    Database(s): databases exist under the  infrastructure to  allows it to perform  to fully perform its  umbrella of the data warehouse and  perform data  some of its functions  data collection,  have both hardware and software  collection and  in an integral  management, and  means management, and  manner dissemination  dissemination  The system lacks a  The system has a  functions in an  Data management system: a system is  functions in an  well‐defined  basic or incomplete  integral manner in place that manages data collection,  integral manner infrastructure  infrastructure  processing, and reporting  Data dissemination: data  dissemination tools are available and  maintained by the agency producing  education statistics Personnel and professional  development: the EMIS budget  contains a specific budget for EMIS  personnel and their professional  development  Maintenance: the EMIS budget  The system budget  contains a specific budget for system  The system budget  contains the  The system budget is  maintenance and recurrent costs is comprehensive,  majority of required  The system suffers  The system has a  comprehensive,  ensuring that the  categories to ensure  1.5  Budget  from serious  basic or incomplete  ensuring that the  Reporting: the EMIS budget contains a  system is  that most parts of  budgetary issues  budget  system is sustainable  specific budget for reporting costs sustainable and  the system are  and efficient efficient sustainable and  Physical infrastructure: the EMIS  efficient budget contains a specific budget for  physical infrastructure costs Efficient use of resources: processes  and procedures are in place to ensure  that resources are used efficiently A data‐driven culture  A data‐driven  The system has a  exists that prioritizes  culture prioritizes  The system suffers  data‐driven culture  A data‐driven  data management  data as a  because there is not  that demonstrates  culture exists that  and utilization within  fundamental  a data‐driven culture  a basic  prioritizes data  and beyond the  Data‐driven  element of    Data‐driven culture  that prioritizes data  appreciation of  management and  education system, and  culture  operations and  management and  data and interest in  utilization within and  evidence of that  decision making,  data utilization in  developing better  beyond the  culture is present in  both inside and  decision making  data utilization  education system  daily interaction and  outside of the  practices  decision making at all  education system  levels    SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS          20  REPUBLIC OF TAJIKISTAN EMIS      SABER COUNTRY REPORT |2017    The system has  The system has  The processes and  The processes and  basic processes  some processes and  structure of EMIS  structure of the  The system lacks  and a structure  a structure, but they  are sound and  system are sound and  POLICY AREA 2: SYSTEM SOUNDNESS  processes and  that do not  do not fully support  support the  support the  structure  support the  the components of  components of an  components of an  components of an  an integrated  integrated system integrated system  integrated system system The system's data  structure has most  The system's data  The data  elements of the data  The system's data  architecture  The data architecture  architecture is well  architecture;  structure does not  includes some  is well defined to  2.1  Data architecture Data architecture defined to ensure  however, it has  have a well‐defined  components;  ensure full system  full system  some deficiencies  data architecture  however, it is  functionality  functionality  that affect the  incomplete  system's  functionality Administrative data: EMIS contains  The data in the  administrative data system are  comprehensive and  The data in the  Financial data: EMIS contains financial  The data in the  The data in the  The data in the  cover  system are far from  data system include  system include most  system are  2.2  Data coverage  administrative,  being  some of the data  but not all of the  comprehensive and  Human resources data: EMIS contains  financial, human  comprehensive, and  areas  data areas  cover all data areas human resources data resources, and  coverage is limited learning outcomes  Learning outcomes data: EMIS contains  data learning outcomes data Basic tools and  processes are  Tools and processes  available, but the  Tools and processes  Tools and processes  are available to  system is not  Tools and processes  are available;  are available to  perform data  capable of  2.3  Data analytics Data analytics are used to perform  however, data  perform data analytics  analytics at different  conducting  limited tabulations analytics are not  at different levels on a  levels on a regular  advanced analytical  performed regularly  regular basis basis steps (e.g.,  predictive models,  projections) Quality assurance measures: the  The system in place  system is dynamic and maintains  The system in place is  The system in place  is not easily  The system in place is  quality assurance measures not easily adaptable  is elastic and easily  adaptable and  The system in place  elastic and easily  to changes  Data requirements and considerations:  adaptable to allow  requires significant  is easily adaptable,  adaptable to allow for  2.4  Dynamic system  /advancements in  mechanisms exist for addressing new  for changes  time and resources  but it remains  changes/  data needs, because  and emerging data requirements /advancements in  to accommodate  reasonably complex  advancements in data  no quality assurance  System adaptability: EMIS is elastic  data needs changes and/or  needs standards are used and easily adaptable to allow for  advancements   SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS          21  REPUBLIC OF TAJIKISTAN EMIS      SABER COUNTRY REPORT |2017    changes and/or advancements in data  needs  Validity across data sources:  information brought together from  different data and/or statistical  frameworks in EMIS is placed within  Services provided by  Services provided by  the data warehouse using structural  the system are valid  the system are valid  and consistency measures  across data sources,  across data sources,  integrate non‐ integrate non‐ Integration of non‐education  education databases  education databases  databases into EMIS: data from  into EMIS, and  Serious issues exist  Inconsistencies  The data are  into EMIS, and archive  sources collected by agencies outside  archive data at the  related to data  exist related to  consistent and valid;  data at the service of  2.5  Serviceability  EMIS are integrated into the EMIS data  service of EMIS  validity and  data validity and  however, some  EMIS clients by  warehouse clients by ensuring  consistency  consistency concerns still exist ensuring the  Archiving data: multiple years of data  the relevance,  relevance,  are archived, including source data,  consistency,  consistency,  metadata, and statistical results  usefulness, and  usefulness, and  Services to EMIS clients: services  timeliness of its  timeliness of its  provided by the system to EMIS clients  statistics statistics include ensuring the relevance,  consistency, usefulness, and timeliness  of its statistics The system has  most mechanisms in  place needed to  The system has the  The system has the  collect, save, and  mechanisms  The system has  required mechanisms  produce timely,  required to collect,  basic mechanisms  in place to collect,  The system lacks  high‐quality  save, produce, and  to collect, save,  save, produce, and  mechanisms to  information for use  utilize information,  and produce  utilize information,  collect, save, or  in decision making;  POLICY AREA 3: QUALITY DATA  which ensures  timely, quality  which ensures  produce timely, high‐ however, some  accuracy, security,  information;  accuracy, security,  quality information  additional measures  and timely, high‐ however, its  and timely, high‐ for decision making  are needed to  quality information  accuracy might be  quality information  ensure accuracy,  for use in decision  questionable  for use in decision  security, and/ or  making  making  timely information  that can be used for  decision making Concepts and definitions: data fields,  The methodological  The methodological  The  The methodological  The methodological  records, concepts, indicators, and  basis for producing  basis for producing  methodological  basis for producing  basis for producing  Methodological  metadata are defined and documented  educational  educational statistics  basis for producing  educational statistics  educational statistics  3.1  soundness  in official operations manuals along  statistics from raw  does not follow  educational  follows most  from raw data follows  with other national datasets and  data follows  internationally  statistics follows  required  internationally  endorsed by the government internationally  accepted standards,  the basics of  internationally  accepted standards,    SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS          22  REPUBLIC OF TAJIKISTAN EMIS      SABER COUNTRY REPORT |2017    Classification: defined education  accepted standards,  guidelines, or good  internationally  accepted standards,  guidelines, and good  system classifications are based on  guidelines, and good  practices accepted  guidelines, and good  practices technical guidelines and manuals practices  standards,  practices guidelines, and  Scope: the scope of education statistics  good practices is broader than and not limited to a  small number of indicators (e.g.,  measurements of enrollment, class  size, and completion) Basis for recording: data‐recording  systems follow internationally  accepted standards, guidelines, and  good practices Source data: available source data  provide an adequate basis for  compiling statistics Source data and  Source data and  Source data and  statistical  statistical techniques  Source data and  Validation of source data: source data  statistical  Source data and  techniques have  follow most required  statistical techniques  are consistent with the definition,  techniques are  Accuracy and  statistical techniques  basic soundness  elements to be  are sound and  3.2  scope, and classification as well as time  sound and reliable,  reliability  lack soundness and  and reliability, but  sound and reliable,  reliable, and statistical  of recording, reference periods, and  and statistical  reliability statistical outputs  but statistical  outputs sufficiently  valuation of education statistics  outputs sufficiently  do not portray  outputs do not  portray reality Statistical techniques: statistical  portray reality reality portray reality techniques are used to calculate  accurate rates and derived indicators  Professionalism: EMIS staff exercise  their profession with technical  Education statistics  Education statistics  independence and without outside  contained within  Education statistics  contained within the  interference that could result in the  the system are  contained within the  Education statistics  Education statistics  system are mostly  violation of the public trust in EMIS  guided by limited  system are guided by  contained within the  contained within the  guided by principles  statistics and EMIS itself principles of  all three principles of  3.3  Integrity  system are guided  system are not  of integrity (two of  integrity (one of  integrity:  Transparency: statistical policies and  by principles of  guided by principles  the three principles  the three principles  professionalism,  practices are transparent integrity of integrity of professionalism,  of professionalism,  transparency, and  Ethical standards: policies and  transparency, and  transparency, and  ethical standards practices in education statistics are  ethical standards) ethical standards)  guided by ethical standards Periodicity: the production of reports  and other outputs from the data  The system produces  The system  The system produces  The system  The system produces  warehouse occur in accordance with  data and statistics  produces some  most data and  Periodicity and  produces data and  all data and statistics  3.4  cycles in the education system  neither periodically  data and statistics  statistics periodically  timeliness statistics periodically  periodically and in a  Timeliness: final statistics and financial  nor in a timely  periodically and in  and in a timely  in a timely manner timely manner statistics are both disseminated in a  manner  a timely manner manner timely manner   SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS          23  REPUBLIC OF TAJIKISTAN EMIS      SABER COUNTRY REPORT |2017    The system is  There are no signs  The system is used  The system is used  The system is wholly  wholly utilized by  that EMIS is utilized  by some education  by most education  utilized by different  different users for  in decision making  stakeholders, but  stakeholders but is  users for decision  POLICY AREA 4: UTILIZATION FOR DECISION MAKING  decision making at  by the majority of  not for major  not fully operational  making at different  different levels of  education  policy decision  in governmental  levels of the  the education  stakeholders making  decision making education system system EMIS stakeholders: EMIS primary  stakeholders are identified and use the  system in accordance with the legal  The system is open  framework  The system is open  The system lacks  The system is open  to the majority of  The system is open to  to education  openness to  to some education  User awareness: current and potential  education  all education  stakeholders in  education  stakeholders in  EMIS users are aware of EMIS and its  stakeholders in  stakeholders in terms  4.1  Openness  terms of their  stakeholders in terms  terms of their  outputs terms of their  of their awareness  awareness and  of their awareness  awareness and  User capacity: EMIS users have the  awareness and  and capacity to utilize  capacity to utilize  and capacity to utilize  capacity to utilize  skills to interpret, manipulate, and  capacity to utilize  the system the system the system  the system utilize the data produced by the  the system system to ultimately disseminate  findings Utilization in evaluation: data  produced by EMIS are used to assess  the education system Utilization in governance: data  produced by EMIS are used for  governance purposes Data produced by  Data produced by  Data produced by the  Data produced by  Data produced by the  Utilization by schools: data produced  the system are used  the system are used  system are not used  the system are  system are used in  by EMIS are used by schools in practice by the  4.2  Operational use  in practice by the  in practice by  used in practice by  practice by the main  majority of  Utilization by clients: data produced by  main education  education  some education  education  education  EMIS are used by clients (including  stakeholders stakeholders  stakeholders stakeholders stakeholders parents, communities, and other  actors)  Utilization by government: the system  is able to produce summative  indicators (derived variables) to  monitor education system  Understandable data: data are  Education statistics  Education statistics  presented in an easily digestible  are presented in an  are presented in an  manner  understandable  The system suffers  The system has  The system has  understandable  4.3  Accessibility  Widely disseminated data: education  manner and are  from serious  major accessibility  minor accessibility  manner and are  statistics are disseminated beyond the  widely disseminated  accessibility issues  issues issues widely disseminated  Ministry of Education and/or the  using clear platforms  using a clear platform  education statistics–producing agency  for utilization,  for utilization,  to other EMIS stakeholders   SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS          24  REPUBLIC OF TAJIKISTAN EMIS      SABER COUNTRY REPORT |2017    Platforms for utilization: platforms are  complemented by  complemented by  standardized across EMIS and are  user support user support customizable to user needs User support: assistance is provided to  EMIS users upon request to help them  access the data Dissemination strategy: national  A dissemination plan  governments have an information  has been  dissemination strategy in place implemented;  Dissemination of  Dissemination is  The dissemination of  Effectiveness in  Dissemination is  however, room  education statistics  reasonably  education statistics  4.4  disseminating  neither strategic nor  exists for  Dissemination effectiveness:  via EMIS is strategic  strategic, but  via EMIS is strategic  findings  effective   improvement (for  dissemination of EMIS statistics is  and effective ineffective and effective full effectiveness in  effective relation to strategic  engagement)     SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS          25  HAITI ǀ EMIS    SABER COUNTRY REPORT |2016      www.worldbank.org/education/saber      The Systems Approach for Better Education Results (SABER) initiative collects data on the policies and institutions of education systems around the world and benchmarks them against practices associated with student learning. SABER aims to give all parties with a stake in educational results—from students, administrators, teachers, and parents to policymakers and business people—an accessible, detailed, objective snapshot of how well the policies of their country's education system are oriented toward ensuring that all children and youth learn. This report focuses specifically on policies in the area of Education Management Information Systems.   This work is a product of the staff of The World Bank with external contributions.  The findings, interpretations, and conclusions expressed in  this work do not necessarily reflect the views of The World Bank, its Board of Executive Directors, or the governments they represent. The World  Bank does not guarantee the accuracy of the data included in this work. The boundaries, colors, denominations, and other information shown  on any map in this work do not imply any judgment on the part of The World Bank concerning the legal status of any territory or the endorsement  or acceptance of such boundaries.   SYSTEMS APPROACH FOR BETTER EDUCATION RESULTS    26