Strengthening​ ​the​ ​participation​ ​and​ ​engagement​ ​of​ ​civil​ ​society​ ​organisations​ ​in  the​ ​Extractive​ ​Industries​ ​Transparency​ ​Initiative​ ​(EITI)​ ​in​ ​PNG    Final​ ​report,​ ​November​ ​2017    Background  In  2015,  the  Publish  What You Pay (PWYP) Secretariat submitted a proposal to the World  Bank to fund a project of capacity building for civil society actors in Papua New Guinea  (PNG).  PNG  had  been  accepted  as an Extractive Industries Transparency Initiative (EITI)  candidate  country  a  few  months  earlier,  at  the  26th  EITI  Board  meeting  in  Oslo  and  a  clear  need  had  been  identified  for  technical  training  and  institutional  strengthening  among  local  civil  society  organisations  (CSOs).  Given  PWYP’s  longstanding  experience  in  coalition  building  and  strong  expertise  on  EITI  implementation,  in  particular  with  regards to strategic civil society engagement, PWYP was ideally placed to develop and  lead  a comprehensive support programme to local civil society. Following further needs  assessment,  in  June  2015  PWYP  submitted  a  funding  proposal  entitled  “Strengthening  the  participation  and  engagement  of  civil  society  organisations  in  the  Extractive  Industries  Transparency  Initiative  (EITI)  in  Papua  New  Guinea”  for  a total amount of USD  262,450.  The  proposal  was  approved  by  the  Bank  and  an  initial  contract  was  signed  in  August  2015,  detailing  a  payment  schedule  for  phase  1  (USD  110,700)  from  August  to  December  2015.  Phase  1  was  extended  for  two  months  as  a  no-cost  extension  until  February  2016.  Phase  2  (USD  151,750)  started  in  March  2016  and  is  expected  to  be  completed  no  later  than  30  June  2017,  as  per  the  initial  agreement.  The  contract  was  divided  into  two  phases  due  to  a  change  in  the  World  Bank’s  funding  structures.  While  phase  1  was  funded through the Multi-donor Trust Fund (MDTF), a fund set up to support  national  level  EITI  implementation, phase 2 was financed through the Extractives Global  Programmatic​ ​Support​ ​(EGPS)​ ​scheme​ ​which​ ​replaced​ ​MDTF​ ​in​ ​January​ ​2016.   While  the  PWYP  Secretariat was able to successfully complete phase one of the original  proposal,  administrative  hurdles  related  to  the  PWYP  Secretariat’s  status  as  a  charity  following  the  spin-off  from  its  institutional  host  prevented it from receiving the necessary  funds  to  carry  out  activities  foreseen  in  phase two. Following extensive consultations, all  parties  involved  agreed  to  close  the  project  nevertheless  and  this  final  report  aims  at  providing​ ​an​ ​overview​ ​of​ ​what​ ​has​ ​been​ ​achieved​ ​throughout​ ​the​ ​project.     Objectives​ ​of​ ​the​ ​proposal​ ​and​ ​deliverables​ ​from​ ​phase​ ​1  The  activities  described  in  PWYP’s  proposal  were  meant  to  span  a  period  of  just  under  two  years  and  aimed  to  provide  local  CSOs  in  PNG  who  are  working  on  issues  relating  to  extractives  with  a  comprehensive  support  programme.  The  core  element  of  the  proposal  was  the  recruitment  of  a  full-time  civil  society  coordinator.  Recruited  in  October  2015,  the  coordinator  (Martyn  Namorong)  is  now  based  with  a  local CSO, the  Consultative  Implementation  and  Monitoring  Council  (CIMC).  Beyond  assisting  the  civil  society  representatives  on  the  EITI  multi-stakeholder  group  (MSG)  with  research  and  policy  advice,  the  coordinator  plays a key role in maintaining effective communication  between  those  representatives  and  wider  civil  society.  He  is  also  instrumental  to  the  functioning  of  the  young  coalition  that  PWYP  helped  nurture  through  the  project.  In  order  to enable the coordinator to effectively fulfill his role, a mentoring scheme was set  up  between  the  coordinator  and  the  PWYP  Secretariat’s  PNG  liaison  staff  member  (Diana  Kaissy)  who  offered  regular  institutional  advice  on  coalition  building  and  technical  insight  on  transparency  initiatives  in  the  extractives  sector.  During phase one,  Diana  Kaissy  was  able  to  visit  the  PNG  coalition  twice  in  order  to  deliver  in-person  training  and  she  maintained regular email and phone contact beyond phase one, until  her​ ​departure​ ​from​ ​the​ ​PWYP​ ​Secretariat​ ​in​ ​June​ ​2017.     An  essential  part  of  the  strategic  mentoring  was  the  active  knowledge  exchange  between  local  CSOs  in  PNG  and  the  wider  PWYP  network.  An  exchange  visit  between  PWYP  Philippines-Bantay  Kita,  and  members  from  the  coalition  in  PNG  took  place  in  November  2015.  Members  from  PWYP  Philippines-Bantay  Kita  and PWYP Indonesia took  part  in  capacity  building  workshops  held  in  Port  Moresby  to  increase  learning  opportunities  for  civil  society  in  PNG.  Members  from  PNG  were  also  regularly  invited  to  join  events  and workshops organised by PWYP at the regional or international level such  as​ ​the​ ​PWYP​ ​Global​ ​Assembly​ ​held​ ​in​ ​Lima,​ ​Peru​ ​in​ ​February​ ​2016.     Further  elements  of  the  project  included  technical training and communications. PWYP  organised  two  capacity  building  workshops  (September  2015  and  May  2016)  on  dissemination  of  EITI  reports  at  the  community  level,  focusing  on  sub-national  revenue  collection  in  PNG  and  project-by-project  disaggregation,  as  well  as  contract  transparency  and  the  domestic  regulatory  regime.  Each  workshop  was  attended  by  more  than  30  participants  from  Port  Moresby  and  the  various  regions.  Together  they  strengthened  understanding  of  EITI  disclosures  among  local  CSOs  and  helped  shape  a  civil​ ​society​ ​agenda​ ​for​ ​EITI​ ​implementation​ ​in​ ​PNG.     Regarding  communications,  the  PWYP  Secretariat  encouraged  and  assisted  civil  society  actors  in  PNG  to  create  media  attractive  outputs.  The  PWYP  Communications  Coordinator  was involved in ensuring that blogs and contributions from PNG civil society  were  posted  on  the  international  PWYP  website.  Below  is  a  non-exhaustive  selection  of  media​ ​outputs​ ​relating​ ​to​ ​phase​ ​1:     Blog​ ​posts​ ​following​ ​the​ ​exchange​ ​visit​ ​in​ ​the​ ​Philippines    http://www.publishwhatyoupay.org/pwyp-news/making-the-most-out-of-papua-new-g uineas-first-eiti-report/  http://www.publishwhatyoupay.org/eiti-in-papua-new-guinea-pros-and-cons/  http://www.publishwhatyoupay.org/martyns-rice-field-diary/   Calls​ ​for​ ​greater​ ​transparency​ ​by​ ​the​ ​PNG​ ​coalition​ ​in​ ​2016    https://ramumine.wordpress.com/2016/01/11/calls-for-transparency-on-resource-extrac tion/  http://www.publishwhatyoupay.org/pwyp-news/call-for-greater-transparency-in-papu a-new-guinea/  https://ramumine.wordpress.com/tag/martyn-namorong/ Mention​ ​of​ ​support​ ​mission​ ​to​ ​CSOs​ ​in​ ​PNG​ ​by​ ​Bantay​ ​Kita http://www.bantaykita.ph/news/bk-takes-part-in-eiti-support-mission-in-papua-new-gui nea  PNG​ ​coalition​ ​on​ ​social​ ​media:   https://www.linkedin.com/company/papua-new-guinea-resource-governance-coalitio n  https://www.facebook.com/Papua-New-Guinea-Resource-Governance-Coalition-9141 10402000476/  https://twitter.com/pngrgc    The​ ​table​ ​below​ ​offers​ ​an​ ​overview​ ​of​ ​key​ ​deliverables​ ​from​ ​phase​ ​1:     Activity Contractual​ ​deliverables Status Coordination, Partly​ ​completed communication​ ​and Best practices are captured, highlighted knowledge​ ​management and​ ​shared Common email list has been set up and completed is​ ​actively​ ​used​ ​by​ ​coalition​ ​members the national strategy and activities plan completed of the coalition links to the regional and global​ ​PWYP​ ​strategic​ ​objectives Coalition charter is adopted and completed implemented National​ ​coordinator​ ​is​ ​recruited completed Exchange​ ​visit​ ​and The national and/or regional level completed participation​ ​in​ ​PWYP advocacy undertaken by PWYP Global​ ​Assembly coalitions is enhanced by regional exposure​ ​and​ ​campaigning Improving​ ​local​ ​civil Regular collective analysis and Partly​ ​completed society​ ​engagement​ ​in​ ​the evaluation of EITI process done by civil PNG​ ​EITI​ ​process society a)​​ ​Coalition​ ​building and​ ​strategy Regular preparatory meetings and completed development debriefs for CS representatives before and​ ​after​ ​MSG​ ​meetings b)​​ ​Capacity​ ​building​ ​and Regular civil society recommendations to completed technical​ ​training improve​ ​EITI​ ​process​ ​and​ ​reports c)​​ ​Dissemination​ ​and Outreach events at community / completed use​ ​of​ ​data sub-national / national level engaging marginal​ ​groups Training is organised to improve completed expertise​ ​among​ ​coalition​ ​members The EITI work plan includes at least two completed CS​ ​priorities     Outcomes​ ​from​ ​activities​ ​relating​ ​to​ ​phase​ ​1  Activities  undertaken  during  phase  one  have,  to  a  large  extent,  achieved  the  main  objective  of  the  World  Bank  funded  project  which  was  to  establish  a  well  functioning  civil  society  coalition  engaged  in  EITI  implementation  in  PNG.  Thanks  to  workshops  organised  as  part  of  the  programme  and  to  adequate  mentoring  provided  by  the  PWYP  Secretariat,  the  loose  network of organisations with which the project started was  able  to  develop  into  the  Papua  New  Guinea  Resource  Governance  Coalition  (PNG-RGC),  a  well  structured  platform  of  CSOs  with  membership  in the capital and the  regions  (see annex 1). A comprehensive coalition charter was endorsed by all members  and  although  governance  processes  are  still nascent, they have proven robust enough  for  the  coalition  to  develop  an  advocacy  and  communications  strategy  (see  annex  2  a-b) and to renew its governing body at least once, in May 2016. In April 2017, the PWYP  advisory  board,  the  Global  Council,  considered  the  young  coalition  to  be  standing  on  solid  ground  and  accepted  its  application  to  become  affiliated  with  PWYP.  Not  only  is  this  affiliation  to  PWYP  evidence  of  the  progress  made  to  date  by  stakeholders  in  PNG  towards  establishing  sound  international  governance practices, it will also allow CSOs in  PNG  to  benefit  in  future  from  good  practices  and  lessons  learnt  throughout  the  PWYP  network.  Moreover,  the  fact  that  the  PNG-RGC was able to attract funding from the EU  in  2017  in  order  to  conduct  a  series  of  activities  and  to  cover  its  institutional  costs  can  only​ ​been​ ​seen​ ​as​ ​an​ ​additional​ ​confirmation​ ​for​ ​the​ ​coalition’s​ ​sound​ ​management.    The  recruitment  of  a  national  coordinator  has  proven  very  beneficial  to  strengthening  the  voice  of  civil  society  in  the  EITI,  particularly  during  MSG  discussions. The coordinator  was  quick  in  establishing  an  email  list  to  help  with  information  sharing  among  MSG  members  and  between  MSG  members  and  the  wider civil society constituency. He has  also  helped  better  capture  CSO  input  into  MSG  discussions,  by  preparing  briefings  for  MSG  members  and  by  actively  seeking  the  views  of  those  groups  not  sitting  on  the  MSG.  As  a  result,  civil  society  has  been  able  to  secure  several  advocacy  wins,  besides  becoming​ ​the​ ​driving​ ​force​ ​behind​ ​EITI​ ​dissemination​ ​at​ ​the​ ​subnational​ ​level.   As  a  result  of  PWYP’s  sustained  engagement  through  the  World  Bank  funded  project,  civil  society  successfully  secured  inclusion  in  the  2017  ​EITI  work  plan  of  a  scoping study  to  prepare  for  the  inclusion  of  sub-national  government  entities  as  well  as  landowner  associations  into  EITI  reporting. The study had been a consistent demand by civil society  given  that  this  information  would empower local communities to track payments made  to  them  through  their  landowner  association  and  which  are  often  prone  to  embezzlement  by  local  tribal  leaders.  In  addition,  ​annual  reports  by  EITI  and  PNG-RGC  itself  (see  annex  3)  consistently  show  that  PNG-RGC  has  been  spearheading  dissemination  efforts  through  roadshows  in  various  extractive  regions  to  ensure  that  EITI  data  reaches  the  grassroots levels. It is estimated that each roadshow was attended by  an  average  of  100  participants,  mainly  community  members,  as  well  as  by  local  journalists.  As  part  of  its  subnational  engagement  with  the  media  in  PNG,  the  coalition  also  provided  targeted  training  for  journalists  in  the  Madang  and  Kokopo  provinces  in  late  2015  in  order  to  help  improve  coverage  of  extractive  issues  in  local  media.  Public  engagement  in  the  provinces  by  PNG-RGC  also  included  outreach  to  universities  and  schools.     Opportunities​ ​for​ ​future​ ​support   In  spite  of  the  very  positive  progress  made  thanks  to  the  PWYP-led  programme  of  support  to  CSOs  in  PNG,  capacity  of  local  civil  society  groups  remains  low  and  to  secure  long  lasting  improvement  it  is  important  to  provide  further  support.  Continuous  technical  capacity  building  could  be  done  through  further  training  workshops  or  by  sending  selected  MSG  members  to  the  intensive  regional  trainings  on  extractives  organised  at  the  Universitas  Gadja  Mada  in  Indonesia  by  the  Natural  Resource  Governance  Institute.  Furthermore,  institutional  support  will  be  indispensable  to  ensure  that  the  coalition  can  grow  in  the  long  term,  especially  at  the  sub-national  level.  The  proper  distribution  of  roles  and  responsibilities  among  coalition  members  remains  a  challenge,  for  instance.  Better  management  of  coalition  human  resources  and  use  of  members’​ ​potential​ ​is​ ​needed.