PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire République de tda, scar Projet d'Appui à la Performance du Secteur Public (PAPSP-PI50116) - Crédit N.5835-MG Mission de Revue à Mi-Parcours du 12 au 17 novembre 2018 AIDE MEMOIRE 1. Contexte 1. La mission de revue à mi-parcours du Projet d'Appui à la Performance du Secteur Public s'est tenue à Antananarivo du 12 au 17 novembre 2018.' Cette mission intervient deux ans aprés l'approbation et le début de la mise en ouvre du projet. 2. Les principaux objectifs de la mission étaient : (1) la revue de 'avancement des activ ités et des résultats du projet au cours des deux années de mise en œuvre, (ii) 'identiticatin des principales réussites et des défis rencontrés, et (ii) la compréhension de l'expérience des bénêficiaires du projet quant au design, aux arrangements de mise en ouvre et aux collaborations inter-institutionnelIe dans le cadre du projet. 2. Principaux constats 3. Outres les aspects opérationnels, la mission de supervision a permis d'apprécier l'appropriation des bénéficiaires vis-à-vis des objectifs stratégiques du PAPSP. La mission relève • Des performances variables, mais globalement satisfaisante, pour chaque composante dans l'avancée des activités d'assistance technique ; • Un retard dans les décaissements de la partie décaissements liés aux résultats (RBF) mais qui sera corrigé dans les prochaines semaines compte tenu du prochain décaissement relatif aux indicateurs liés au décaisseme.nt pour 2018 (demande de décaissement reçu en date du 17 Novembre 2018) ; • Des retards sensibles dans le processus de vérification des résultats et des demandes de décaisseennt dans la partie RBF, illustrant un temps d'apprentissage plus important que prévu sur les mécanismes RBF ; Des efforts importants effectués pour corriger les lacunes dans la gestion de projet, notamment la gestion tinancière et la passation de marchés; Des lacunes dans la gestion de projet, notamment en ce qui concerne la coordination et la transmission des informations ; • I'effectivité de l'approche agile dans la conduite des activités digitales du projet. • Des innovations expérimentées dans plusieurs aspects du projet ; • La nécessité de considérer une restructuration du projet compte tenue : (i) des changements stratégiques et opérationnels ayant atfectés certains indicateurs qui ne sont plus adéquats, largement atteints ou au contraire présentent des difficultés de réalisation, (ii) des performances SL'équipe a été conduite par Monsieur Tiago Carneiro Peixoto Spécialiste principal en administration publique et chargé de projet) et composée de Mesdames et Messieurs Heriniaina Mikaela Andrianasy (Spécialiste en Administration publique, Co- chargé de projet), Paul-Jean Feno (Spécialiste Senior en Sauvegarde Environnementale), Ellena Rabeson (Chargée des opérations), Andrianjaka Rado Razafimandimby (Spécialiste en Développement Social), Maharavo Ramarotahiantsca (Spécialiste en Gestion Financière), Rary Adria Rakotoarivony (Spécialiste en éducation), Miarana Razaf (Spécialiste en Passation de Marché), Hajarivony Andriamarofara (Consultant en Administration publique et Gouvernance), Herilala Axel Fanomezantsoa (consultant en Innovation dans le secteur public), Domoina Andrianasolomalala (Consultante en Gestion Financière), Marina Lalaina Raoilimanantsoa (Consultante en Education), Olivia Rakotomalala (Consultante en Gestion des ressources naturelles) et Volasoa Razafiarimbola (Assistante de programme). 1 PAPSP Mission de Revue à MI-Parcours - Aide- mémoire de certaines composantes ou sous-composantes qui nécessitent une réorientation des activités, (iii) de la possibilité d'un fond additionnel au projet pour commencer les travaux préparatoire sur la réforme de l'identification des personnes, et (iv) des limitations notées dans la gestion de projet. 4. Le présent aide-mémoire présente les résultats de la mission. En accord avec le Gouvernement, il a été convenu que cet aide-mémoire soit public. 3. Résultats atteiurs 3.1. Objectif de développement du projet 5. Pour rappel, l'Objectif de Développement du projet est : "d'améliorer la gestion des revenus ainsi que la prestation de services locaux au niveau national et dans le secteur de l'éducation dans des régions sélectionnées." 6. L'état d'avancement des indicateurs de développement du projet selon le PA9 se décrit comme suit 2 PAPSP Mission de Revue à M-Parcours - Aide- mémoire Indicateurs Observations de Valeur cible itat jSituation octobre 2018 Développeme en 2018 a e met t) Résultats - avancement) ut vancement) nt Hausse du recouvrement des recettes Réalisation tendant vers la fiscales 10,8% .11% 9.80% valeur cible en fin d'année (Rapport recettes Evaluation partielle effectuée par léquipe de la 08-22: Banque e de la DG:: les Au moins mélioration de D à indicateurs D8-22 et D8-23 TADAT PO-8 deux 2 ont amélioré leurs scores. 'Gestion indicateurs Au moins deux indicateurs auront Cependant, ce progrès reste efficace des auront amélioré leur clasement fragile. Le déploiement de recettes' amélioré leur 8-24 : SAFI devrait au cours de classement mélioration de D à l'exercice 2019, faire progresser l'ensemble des indicateurs, notamment en améliorant le système Situation de référence sur 'ensemble des communes, non Valeur cible non atteinte. :isponiblc. Evaluation effectuée Disponibilité sur seulement 586 communes ifficulté d'obtenir une note de la réparties sur 17 régions) sur un GL exhaustive de toutes les nouvelle otal de 1693 communes et d'apporter un Indice de situation de ppui technique spécifique à Gouvernance référence de [GL Score moyen : 3.69, toutes les communes. Local l'IGL pour 42 Communes sur 586 ayant un l'ensemble [GL >6 des communes Le score maximum moyen par égion est de 5.6 pour la région Analamanga contre un score de 2.1 pour la région Androy Contributionau processus de prévision des recettes fiscales de l'Etat : Le Service statistique et prévision mis en place en 2017 est le service dédié à effectue es prévisions et des estimations des recettes au sein de l'Administration fiscale. Le SSP collecte l'information macro-économique et sur les réalisations en matière de recettes, avec des analyses par secteur_ Les prévisions ne sont pas faites par contribuable. La Direction générale des impôts communique ses prévisions, réalisces par nature d'impôts et par secteur organisé en 11 rubriques à la Direction Générale du Budget- 3 Pertinence du processus de traitement des remboursements d'impôts : Les remboursements de crédits de TVA sont prévus annuellement. L'accord des demandes de remboursement de TVA se fait suite à des vérifications basées sur les risques et le traitement des demandes se fait suivant le niveau de risque du contribuable demandeur Une enveloppe budgétaire spécifique est affectée pour assurer le paiement de toute demande accordée. Cependant, aucun versement d'intérêt n'est effectué en cas de retard de paiement Moins de 30 % des demandes sont réglées dans les 30 jours. 3 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire fermes de référence pour le Valeur cible non atteinte. recensement en cours de développement au niveau de la Banque. Recensement Le Ministère de l*Education des (MEN) privilégie le Mise en place enseignants développement interne d'un de système achevé et Système d'Information en . mise en place ressources humaines du Un atelier sera organisé entre les du MEN mécanisme équipes techniques du MEN et les pour mise à équipes techniques en charge jour annuelle 'AUGURE en vue d'inventorier les attentes du Ministère dans AULGURE. Les inputs de cet atelier alimenteront le TDR du recensement 4 Compu -A te 1 An oration de la mobilisation de revenuN Impôt 7. En général, les activités relevant de la Direction Générales des Impôts (DGI) montre une avancée satisfaisante. Cela résulte d'une forte appropriation de la direction dans le processus, et d'une mobilisation réussie des techniciens. Ces derniers développent les modules structurant du SAFI de façon « agile ». Dans ce sens, des teambuildings et riforcement de capacités ont été organisés à l'interne, ciblant à la fois les personnels métiers et informaticiens de la DGI. 8. La mission note le succès d'une campagne SMS basée sur des approches d'économie comportementale. Un dollar in estit dans la campagne a produit 66 dollar de bénéfice. Durant le processus, l'équipe de la DGI a su mienr les aspects techniques y afférents sous la facilitation financière et méthodologique de la PREA et la Banque, illustrant à cet effet l'appropriation du processus. Actuellement, l'équipe de la DGI est capable de reproduire l'exercice pour répondre à des besoins ponctuels de la direction. 9. La mise en oeuvre technique du SAFI fait face à quelques difficultés. Ces derniers se rapportent principalement à : (i) la gestion du changement au niveau des entités utilisatrices, (ii) l'insuffisance de matériel informatique au sein de la DGi, (iii) la sécurité des serveurs, et (iv) le manque de documentation du proccss d'établissement dU SAFl. 10. Les contrats de performance sont en vigueur dans des centres fiscaux pilotes. Leur efficacité est cependant limitée compte tenu de (i) linexistence de moyens de sanction que ce soit négatives ou positives, ainsi que (ii) la faiblesse des méthodes et processus de suivi des indicateurs. Il. La mission note des défis opérationnels à deux niveaux. D'une part, compte tenu des changements d'orientation pour le DLI #1 relatif au SAFI, le décaissement escompté n'a pas eu lieu. Par rapport à l'orientation technologique du SAF, la DGI devrait maintenant considérer la mise en synergie des aspects métiers et informatiques dans le projet. Le SAFI étant un outil technologique à vocation fiscale. Douanes 4 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire 12. Les activités de la Direction Générale des Douanes (DGD) connaissent une excellente avancée par rapport aux objectifs fixés. En effet, très peu d'activités de la sous-composante douane sont problématiques et les résultats excédent les attentes. Cela résulte d'une très bonne planification stratégique des besoins et structuration des activités du projet. 13. Les résultats probants ont continué faisant suite à la mise en place des contrats de performance. Notamment, il s'agit de l'amélioration des délais de dédouanement. La douane envisage maintenant d'étendre leur application au niveau des services centraux des douanes, ce qui nécessiterait de revoir l'indicateur du projet sur l'application des contrats de performances qui ne mentionne que les centres de recettes. Une évaluation des processus d'application du contrat de performance est planifiée et il a été discuté la possibilité d'inclure également dans cette évaluation, l'évaluation des contrats de performance opérateurs. 14. L'assistance technique sur l'opérationnalisation de la GPEEC quant à elle touche a des réformes sensibles en matière de gestion de ressources humaines. Elle doit s'accompagner d'une stratégie d'appui à long terme pour l'amélioration de la formation continue des personnels de la douane pour le futur. Un appui du projet est prévu notamment dans le cadre de la mise en ouvre de partenariat avec d'autres douanes pour la formation de formateurs. De telles initiatives devront être renforcées dans l'avenir, jusqu'à prévoir un appui de renforcement pour les structures de Fécole des douanes pour la pérennisation des formations. 15. Néanmoins, quelques défis ont également été notés : L'appropriation du mécanisme FBR reste difficile et il a été noté une mauvaise compréhension du mécanisme de reboursement FBR au profit des douanes compte tenu des montants de remboursement La ision a clarifié que le mécanisme de FBR est un remboursement et que les dépenses sont effectuées par les entités bénéficiaires à priori, si tant est que les lignes budgétaires aient été allouées. Concermriles indicateurs relatifs aux douanes, l'indicateur sur le contrat de performance n'inclut pas les services cetraux et devrait ainsi être révisé compte tenu des orientations d'inclusion des services centrax dans les contrats de performance ; Pour l'indicateur sur les taux de confirmation de transactions suspectes, la cible de l'indicateur est largement atteinte et une restructuration du projet pourrait être l'ocion de revoir ces cibles. Mines 16. La sous-composante mine du PAPSP accusent toujours des retards importants, malgré des progrès notables dans la filière or. L'approche de formalisation des artisans miniers par la distribution de cartes d'orpailleuts a montré ses iinites avec une attritions des nombres de détenteurs de cartes d'année en année. De plus, un manque de suivi est noté par manque de collaboration des communes qui doivent procéder au partgedes cartes. Ainsi, il est noté un manque général d'incitation sur l'ensemble de la chaîne pour favori. er l formalisation des artisans miniers. Du côté de l'ANOR, l'institution n'a pas vocation à appuyer jusqâ [ la formalisation fiscale, pour les communes qui distribuent les cartes, l'effort de distribution n t pas forcément compensé par les coûts des cartes, ni les ristournes reçues, notamment par manque de mu li de mise en oeuvre, pour les artisans miniers, l'existence de systèmes parallèles avec des rémunération plis élevées, et des transactions non-taxées est en conflit avec un système formel dans lequel les prix sont bas, les mineurs n'ont aucun avantage tout en étant taxés. Compte tenu de ces problèmes, les cibles des indicateurs de la composante ne sont pas atteintes et sont même en attrition par rapport aux années précédentes. La continuation des activités de la composante nécessite une collaboration multi-entité. 17. Pour les autres activités de la composante relative à la chaîne de valeur or, deux (2) rapports sur l'étude de faisabilité de la SATO ont été reçus, et pouvant être validé d'ici la fin de l'année. Le rapport final est prévu l'année prochaine. Trois (3) activités sont en attentes de TdRs, à savoir : i) l'étude de la redevance, ii) la stratégie de formalisation du secteur aurifère, iii) le plan de gestion des équipements. 5 PAPSP Mission de Revue à Ml-Parcours - Aide- mémoire 18. Actions convenues: DGI * Considérer des indicateurs de différents niveaux pour la restructuration des ILDs, notamment sur l'indicateur relatif au SAFI qui est à revoir compte tenu des orientations actuelles de développement interne4. Quelques propositions, à discuter, incluent. [ 1er février 2019] o Indicateur d'activité: Taux de déploiement national du SAFI o Indicateur de qualité: Certification ISO du SAFI ou Audit du SAFI o Indicateur d'effet: Nombre de paiement effectué via SAFI * Inscrire les activités de formation dans une logique de gestion de changement pour accompagner le déploiement du SAFI. [15 janvier2Ql8j * Accélérer le lancement de la passation de marchés pour l'acquisition des matériels informatiques nécessaires pour assurer la sécurisation du système. [15 janvier208] * Lancer un audit technique du SAFI [30 janvier 2019] DGD * Par rapport aux indicateurs : (i) Révision proposée sur la formulation de l'indicateur de contrat de performance pour inclure les services centraux, (ii) Potentielle révision des cibles sur l'indicateur relatif au taux de confirmation des transactions suspectes. [ler février 2019] * Un besoin d'orientation des activités de formation dans le sens d'une amélioration de la formation continue à long tere pour accroitre les capacités des formateurs et la qualité des modules de formations de façon pérenne. [15 janvier20l8] MINES * Focalisation sur les travaux de la Task Force Or, afin de renforcer la collaboration et la vision commune entrc les différentes entités impliquées dans la formalisation de l'or [5 janvier2018] • Suspenion des autres activités qui n'ont connu aucune avancée [ler février 2019] 5. x psan e 2 : A liration de la prestation de services publies au niveau local Subventions aux communes 19. Les transferts des subventions aux 1 000 communes sont tous réalisés. Actuellement, on constate des retards dans la production des rapports d'exécution dcs travaux qui doivent être transmis au Fond de Développement Local FDL. Des retards conséquents concernent également le décaissement des fonds pour les 400 communes additionnelles pour le compte de l'année 2018, dû au retard dans la mise en oeuvre des activités d'assistance technique des communes pour la préparation des documents d'éligibilité et des formations en maîtrise d'ouvrage communale. Ceci est dû notamment à un attentisme notamment 4 Considérer les propositions suivantes comme à titre d'exemple. Les ILDs retenus seront arrêtés ultérieurement 6 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire lors des transferts de demande d'avis de Non-Objection à la Banque qui a beaucoup retardé la mise en œuvre. De même, au moment de la mission, seulement 65 communes sur les 1000 communes ayant reçu les subventions ont produit leur rapport. 20. La mission a noté des avancées concernant la gestion des transferts aux communes, notamment concernant les allocations budgétaires. Durant l'année 2018, le MID a mis en œuvre un programme ambitieux de plus de 50 milliards en 2018 avec fixation des arriérés, Toutefois, le FDL devrait s'assurer que les budgets pour 2019 soient maintenus au moins au même niveau pour permettre de continuer les mêmes volumes de transfert. 21. Les avancées de la composante sont satisfaisantes avec la mise en ouvre d'activité innovante. Ceci inclue l'approche novatrice de leadership fiscal qui a vu la collaboration de plusieurs entités pour renforcer la capacité de mobilisation fiscale au niveau local. La mobilisation des recettes au profit des communes constitue une priorité de la composante. Ainsi, une dynamique de collaboration a été mise en place au cours des derniers mois entre les entités du Ministère des Finances (DGI, DGB, DGT) et le Ministère de la décentralisation via l'¯NDDL pour mettre en place ce programme de formation et accompagnement qui a été mis en œuvre dans 78 communes pilotes. Poursoutenir et mettre en œuvre ce programme, une approche coordonnée DGL-DG Décentralisat$in est'nécessaire à trav ers une plateforme de discussion permanente. Ce programme pourrait être mis à l'échelle. 22. Le projet a également appuyé l'assistance technique aux communes bénéficiaires des ristournes minières Ambatovy. En effet, des formations et accompagnements spécifiques ont été mis en oeuvre dans le cadre de l'appui du projet et qui a encore une fois vu la collaboration du Ministère des Finances et du Ministère de la Décentralisation. La collaboration interministérielle dans le cadre des différentes formations et assistance techniques aux communes dans le cadre du projet est à saluer. Le 31 Août 2018, Ambatovv a versé auTrésorun montant de 61,4 milliard d'Ariary correspondant aux ristoumes minières des années 2012 jusqu'à juin 2018. Toutefois, les CTDs concernées n'ont pas encore eu accès à leurs fonds, compte-tenu des procédures compliquées pour les décaissements. Lesquelles procédures fixées par le Trésor semblent montrer une forte centralisation au détriment des CTDs bénéficiaires. 23. La gestion deonnaissauce est ue volet crucial pour identifier, pérenniser, réutiliser, valoriser et diffuser les connaissances produites par ce projet. Au niveau de l'ONCD, un système de collecte et de traitement de donnée a été mis en place mais n'a pas encore testé en pratique. La mission recommande le testing du système atin de pouvoir transmettre les informations financières des communes au niveau central de façon systématique. Par ailleurs, des études d'impact sont en cours avec la société civile. 24. La mission a relevé certains défis relatifs au cadre de résultat, ainsi qu'aux systèmes de suivi- évaluation. L'indicateur de développement #3 du projet fixe un score IGL > 6 pour au moins 25% des communes pour l'année 2018. Pourtant, les résultats sur l'échantillon de 586 communes ne montrent qu'aucune des communes a atteint cet objectif. Le score maximum s'élève actuellement à 5.6 % pour la région Analamanga contre un score de 2.1% pour la région Androy. Cet indicateur montre certaines limites qui sont : (i) la capacité à mesurer l'indicateur même de façon exhaustive, (ii) la valeur élevée de la cible, et (iii) la capacité du projet à apporter un appui structuré à l'ensemble des communes du pays. La mission a également noté un manque de vigilance constant sur les obligations relatives au décaissement basé sur les résultats. Il s'agit notamment (i) de s'assurer annuellement de l'inscription des budgets, et (ii) du suivi des étapes relatives à l'achèvement des résultats. 7 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire Actions convenues: MfD • Suivi des budgets à effectuer pour le maintien d'un programme conséquent au niveau du FDL pour les années futures [15janvier2Ol8] • Rapport d'exécution des 1000 communes à collecter et finaliser [15 janvier 2019] • Réduction des délais d'exécution des transferts en tenant compte de façon plus stratégique des cibles des indicateurs du projet. [15 janvier2018] • Mise à l'échelle du concept de Leadership fiscal après la phase de test [30 janvier 20191 • Gestion de connaissances : assurer que le système de collecte de données est fonctionnel pour éviter les traitements laborieux de documents papiers. I 5 janvier20 81 • PDO : révision de l'indicateur sur l'IGL avec 3 options séparément ou combinées (i) Révision de l'intitulé de l'indicateur même, (i) Révision de la cible, (ii) Révision du périmètre des communes concernées avec appuis spécifiques, (iii) Révision du sŽ etême de collecte et faire un focus sur l'auto-évaluation avec appui plus large (via les STD). I er février 2019] • Digitalisation des procédures du trésor pour faciliter les suivis des transferts et éviter les retards actuellement notés (intégral). [ ler février 2019] Sauvegarde 25. La gestion des aspects de sauvegarde envirannementale du projet est évaluée modérément satisfaisante. La mission a noté la conception et la disponibilité des documents de suivi de la gestion des risques et des impacts environnementaux pour les sous projets financés par le projet: (i) disponibilité de la fiche des problématiques environnementales par type d'infrastructures, (ii) la disponibilité du formulaire de suivi de mise en œuvre des clauses environnementales et sociales des communes pendant les travaux et la réception provisoires des travaux ; (iii) la conduite du suivi de 104 échantillons de sous-projets en termes d'appropriation et d'efficacité des clauses environnementales et sociales au niveau des entreprises des travaux qui seront analysée avec les mesures proposées dans les clauses environnementales et sociales et capitalisées lors de l'élaboration des cahiers de charges types à utiliser lors de la mise en œuvre des nouveaux sous projets sélectionnés pour financement du projet. 26. Le mécanisme de gestion de plaintes du projet fonctionne partiellement. Des plaintes sont capturées par le système mais le traitement de plaintes accuse des retards due un manque de clarification dans le processus "de traitement. Une réunion de clarification a été tenue avec les principaux acteurs concernés, laquelle a abouti aux actions convenues infra. 27. Arrangement institutionnel en sauvegarde: La mission reconnait l'effort entrepris par l'équipe actuelle pour se conformer aux exigences environnementales et sociales du projet. Toutefois compte tenu de la charge de travail des responsables au sein de FDL, la mission est préoccupée par la capacité de l'entité à mieux assurer le suivi des aspects de sauvegardes de toutes les communes d'intervention. Engagement citoyen /Redevabilité sociale. 28. Une initiative pionnière à Madagascar par l'implication de la société civile pour renforcer le suivi des actions du projet. ROHY le réseau d'OSC partenaire dans la mise en œuvre de suivi de la mise 8 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire en ouvre du projet a intervenu dans 200 communes cibles, y compris dans des zones rouges et difficiles d'accès souvent évitées par d'autres projets (e.g: Befotaka). A cet effet, ROH Y a pu réaliser les premières études en matière de suivi par les tiers des subventions aux communes et des caisses écoles. Un premier rapport a été partagé durant la mission, puis un débat public relatif aux activités du projet a été aussi organisé en conformité avec les activités du projet. La mission a noté que le rapport développé par les OSCs a soulevé certaines préoccupations des citoyens relative à la transparence de la gestion du fonds alloué aux communes et aussi sur quelques éléments tels la situation des terrains de mise en œuvre de certaines infrastructures du projet. Concernant les FEFFl, ledit rapport a relevé des résultats tangibles dans les zones d'interventions du PAPSP. Afin de mieux apprécier la valeur ajoutée des sociétés civiles en matière de contrôle citoyen des gouvernements locaux, la banque a effectué une évaluation d'impact de leurs interventions dans le cadre de ce projet. Les résultats de cette évaluation dépendront entre autres des rapports de fin de projet qui sont en cours de soumission auprès du FDL. 29. Actions convenues : - SAUVEGARDE * Elaboration du rapport de synthèse des suivis en termes dappropriation et d'efficacité des clauses environnementales et sociales des 104 sous-projets, et e1aboration des cahiers de charge types révisés et standardisés constitueront les nouvelles clauses environnementaux et sociaux améliorées pour les nouveaux sous projets à financer par le projet [15 janvier2018] * FDL : Prendre acte des informations issdues d rapport de suivi par les tiers, ainsi que des informations collectées à partir du mécaismc de gestion de plaintes pour assurer dans les plus brefs délais la compliance du projet en matière de sauvegarde. [15 janvier20l 8] * ROHY : Poursuivre des action de suivi auprès des.communes d'intervention. Il s'agit notamment d'assurer que les responsables concernés soumettent à temps leurs rapports de fin de projet, et considérer l'implication u réeu dans la cogestion du système de doléances via Allo Volamahintsy. [30 jariier 0 191 * Recruter un responsabl de sauvegarde environnementale et sociale permanent et à part entière (du moins durant la vie du projet). e recrutement devrait être réalisé avant la fin du mois de Janvier 2019. [15 janvier2018] * Formalisation du MGP du projt au niveau du PREA et des autres institutions œuvrant dans le projet (dont le FDL), sur la base du canevas partagé par la mission et tenant en compte les spécificités de chaque institution concernée; les documents sur le MGP du PREA et du MID / FDL seront disponsible [15 janvier20l8]. * Mise en place d'un Comité de gestion de plaintes au niveau du MID / FDL chargé d'identifier les modalités en vue de réduire le délai de traitement des plaintes. Deux membres de ce Comité assisteront à l'atelier sur le MGP prévu par la banque dans le courant de la semaine prochaine. Un atelier spécifique au PAPSP pourra être programmé prochainement en tant que de besoin. [15 janvier2O 18] * Inclusion systématique du rapport semestriel consolidé sur le traitement de plaintes du projet, sur la base d'un modèle partagé par la Banque. [15 janvier 2018] 9 PAPSP Mission de Revue à Ml-Parcours - Aide- mémoire 6. Com posan te 3 : Amélioration des .e-..uisà de gouverna ic us le secte de F Educa tion 30. La mission note un résultat relativement positif sur la mise en place des FEFFI. La mission de Juillet 2018 a noté un manque d'appropriation du rôle et fonctionnement des FEFFI par les communautés locales. Les évaluations extemes effectuées par la société civile du réseau ROI IY ont permis d'établir que les FEFFI sont nettement plus actifs dans les régions PAPSP qu'ailleurs. FEFFI PEC ZONE Nombre mise PEC m FEFFI établissement en élaboré m en opérationnelle place œuvre PAPSP 98 68,37% 84,7% 39,79% 41,8% AUTRES 283 26,5% 38,5% 1 8,37% 8,4% TOTAL 381 37,27% 50,4% 23.88% 17,06% Echantillon: 200 communes aléatoires Source: OSC Rohy, Août 2018 Cependant, des problèmes persistent, notamment sur les capacités ds, membrsdes FEFFI ainsi que l'appropriation de la dynamique communautaire des FFE. Il a éte discuté au cours de la mission la possibilité de revoir les approches sur la mise en place des FEF in uant unrnforcement des appuis de proximité, ainsi que la mise en place de système d'incitation. L'indicateur relatif au FEFFI nécessiterait un indicateur complémentaire d'évaluation de l'impact de ces comités sur la qualité de l'éducation et des résultats d'apprentissage. Il serait intéressant en ce sens de vérifier les impacts en ces termes par les résultats des évaluations de résultats d'apprentissage actuellement déjâ effectués. 31. En ce qui concerne le recensement des enseignants, plusieurs points ont été convenu : (i) effectuer un recensement, (ii) définir n système pour recevoir les informations, (iii) définir les interconnectivités des bases, et (iv) développer des services autour d'AUGURE et en collaboration avec AUGURE sur les besoins spécitiques du EN. AUGURE étant le système d'information des ressources humaines de l'Etat. 32. Actions convenues: MEN * Recenscinent des enseignants : TDRs sur le recensement à finaliser. Recrutement au plus vite de la firme qui va faire le recensement. [30janvier 2019] • Résutats de la mise en place des FEFFIs : Il serait important d'en faire une évaluation sur la base des acquis pédagogiques pour les élèves et voir si la mise en place des FLFFI a des effets positifs sur la qualité de l'apprentissage. [30 janvier 2019] " FEFFI : Faire parvenir au PREA et à la Banque les résolutions prises après l'atelier de discussion FEFFI sur l'amélioration de la performance des FEFFI. [15 janvier2018] " Recensement : Atelier de discussion entre les différentes parties prenantes concernant la gestion informatisée des ressources humaines : Min. Finances, Education, FOP, Equipe AUGURE [15 janvier20 18] 10 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire 7. Composante 4: Améioration des Contrôes et du Suivi de la Performance: Société civile 33. Une initiative pionnière à Madagascar : le projet innove en supportant un contrôle citoyen des transferts envoyés aux communes ainsi que la mise en place des FEFFI au niveau des écoles. Ceci a été réalisé dans 200 communes en collaboration avec le réseau d'OSC Rohy. Une sélection aléatoire (stricto sensu) des communes cible a amené le PAPSP à intervenir dans des zones rouges souvent évitées par d'autres projets (e.g: Befotaka). Pour le réseau Rohy, l'expérience PAPSP (200 communes) a servi d'apprentissage pour un chantier de plus grande ampleur. L'exercice a également offert l'opportunité d'expérimenter l'utilisation de "mobile banking" pour le paiement direct des bénéficiaires. 34. En tant qu'une première expérience avec le projet PAPSP, les activités de Rohy reste encore à conforter. Rohy devrait maintenir des actions de suivi, au-delà des interventions ponctuelles effectuées Durant les interventions, il a été constater la difficulté à ajuster les interventions par rapport aux besoins d'étude d'impact, mais aussi à gérer les formations en cascade. 35. Actions convenues Osc • Assurer que les communes d'interventions soumettent à temps leurs rapports de fin de projet [15 janvier2018] • Soutenir et impliquer davantage les OSC de bse au niveau des communes [l5 janvier2Ol8] • Approche méthodologique: Alléger les outils de collecte de données [5 janvier20l8] • Considérer l'implication du réseau dans la cogestion du système de doléances via Allo Volamahintsy [15janvier20l8] Corps de contrôle 36. Les activités relevant des Organes de Contrôle des Finances Publics (OCFP) peinent à se réaliser. Cela se reflète par un faible taux de réalisation des activités et retard de réalisation compte tenu de défis opérationnels de passation de marchés. La mission note des difficultés de coordination des OCFP compte tenu des différences et variétés d'entité et le manque de clarté sur l'approche stratégique du gouvernement sur une reforme on profondeur de l'organisation des contrôles des finances publiques. 37. L'équipe de la Cour des Comptes estime être prête pour prendre le relais pour la vérification du projet dès le deuxième semestre de 2019. Les efforts importants déployé par la Cour des Comptes est largement salué par la mission. notamment sur : (i) le rapport d'évaluation du projet, (ii) les apports de la Cour des Comptes des dernières années, et (iii) les audits de performance d'entité publiques. 38. Actions convenues OCFP " Mettre toutes les activités restantes dans STEP et clarifié les budgets pour les marchés d'acquisition infonnatique [ 15 janvier20I8] " Traiter tous les DANO en cours [15 janvier20l8] " Améliorer la communication entre Banque, PREA et OCFP [15 janvier2018] " Team building pour relancer le dynamique de groupe [15 janvier20l8] 11 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire " Après le transfert de compétence entre les Transtec et Cours des Comptes, assurer la dissémination interne des acquis au sein des cours de comptes et des tribunaux financiers [30 janvier 2019] " Appuis techniques et matériels spécifiques pour la Cour des Comptes compte tenu des travaux qui sont attendus de leur part dans le cadre du projet [30 janvier 2019] 8, Gestion de Projet Passation de marchés 39. Le Projet utilise désormais le système STEP et met à jour les informations dans ledit système. Dans la mise en oeuvre de ce nouveau système, il est encore constaté à ce state que : - des activités de passation de marché sont retardées par l'envoi tardif auprès des services de passation de marché des besoins de chaque bénéficiaire. Il s'agit, entre autres, de l'achat de matériels informatiques et de matériels techniques; - des bénéficiaires retardent la validation des livrables des consultants eiïraînant beaucoup de risques tant sur la gestion contractuelle que sur la gestion du projet elle-méme: cas des contrats avec SALSMAN et LEVIN SOURCE; - L'équipe de passation de marché n'est pas impliquée dans l'élaborati n du PTBA. 40. Les recommandations de la dernière supervision ont été suivies dans sa globalité. Quelques points méritent des ameliorations, à savoir: - La mise àjour du manuel du projet reste inachevée. Cela éviterait l'interférence d'autres personnes que l'équipe de passation de marchés dans le processus. - Certains bénéficiaires tardent à transmettre leur besoin. Ce qui engendre des bouleversements dans la passation de marché. - Certains bénéficiaires ont des difticultés à exprimer leur besoin réel. Ce qui amène à une mauvaise estimation de ce dernier. - L'équipe de passation de marché a besoin d'être renforcé dans l'estimation de certains marchés à lancer compte tenu de leur spécialité. 41. Actions convenues - Passation de marchés * L'équipe de passation de marché du PAPSP cnverra un guide d'élaboration de besoins aux bénéficiaires. çCci incltera un catalogue de matériel informatique ainsi qu'une mention sur le retour des fichiers dûiùent rempli [15janvier2018] * Les bénéficiaires concernés par les validations retardées des livrables doivent envoyer leur position par rapport aux livrables qu'ils ont à valider avant le [15 janvier20l8] * L'équipe de consolidation auprès de la DPSE enverra à l'équipe de passation de marché les spécifcatins techniques, les nombres et les bénéficiaires du projet d'achat de matériel informatique [15 janvier2018] i PTA et PPM 2019 à envoyer pour Non Objection [15janvier2Ol8l Gestion financière 42. La mission constate l'avancement substantiel du projet par rapport au plan d'actions établi lors de la mission de juin 2018. Les principales recommandations devraient être totalement mises en œuvre 12 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire d'ici le 15 janvier 2019. La performance en gestion financière, antérieurement jugée moyennement insatisfaisante, est ainsi notée moyennement satisfaisante à l'issue de cette mission de novembre. 43. Le rapport de dépenses éligibles a été finalisé pour l'année 2018 et a permis d'effectuer un décaissement du financement basé sur les résultats au mois de décembre 2018. L'établissement du rapport et la collecte et présentation des pièces de dépenses demeure laborieuse, et nécessiterait une concertation pour l'automatisation des procédures au niveau du Trésor afin de faciliter l'établissement du rapport de dépense. Cela permettrait également aux ministères de suivre de façon plus systématique l'effectivité de leurs paiements. Les efforts effectués par la Cour des Comptes pour l'audit et l'établissement des rapports de dépenses sont fortement salués. 44. Les constats de la mission sont les suivants: (i) le retard dans la finalisation de la mise à jour du manuel de procédures du Projet; (ii) l'absence d'intervention de l'équipe de la Direction de l'Audit Interne du MFB ; (iii) le non remboursement des dépenses inéligibles s'élevant à 28 517 937MGA identifiées lors de la précédente supervision suite à des anomalies de justification. Un plan d'action a été défini pour maintenir un système de gestion financière adéquat nécessaire à la mise en oeuvre de ce proj et. 45. Actions convenues : Plans d'actions en gestion financière Recommandations Responsable Date limite fixée lors de la supervision Finaliser le manuel de procédures et soumettre à la Coordination, RAF 1 janvier 2019 Banque Procéder au remboursement des dépenses inéligibles Coordination 15 janvier 2019 Présenter un PTBA pour ['exerciLe 2019 Coordination 15 janvier 2019 Prendre contact avec la Direction Générale de l'Audit Coordination 15 janvier 2019 Interne du MFB S'assurer de la fiabilité des données comptables sur le RAF 15 janvier 2019 nouveau logiciel et de la fonctionnalité de celui-ci après la mise en place Organiser une séance de smnsibilisation sur l'éthique, Coordination 15 janvier 2019 la fraude et la corruption S'assurer de la régularité et la conformité des RAF En continu _ustificatifs'de dépenses 13 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire 9. ,econas tirees e l'expérience du projet 46. Le projet PAPSP se caractérise par plusieurs aspects novateurs. D'emblée, c'est le premier projet RBF â Madagascar marqué par un changement du dialogue des aspects "activités" vers une gestion axée sur les résultats. Le développement de collaborations inter-entités est mené directement par les entités gouvernementales partenaires eux-mêmes. Supportant les dispositifs nationaux, le projet a mis en avant le rôle des organes de contrôle du gouvernement (notamment la Cour des Comptes) vers des audits axés sur les résultats. Dans le cadre du PAPSP, la société civile a été également impliquée durant l'évaluation et le suivi des résultats, permettant à cet effet de renforcer le rôle de la société civile dans la demande de redevabilité du secteur public. 47. Par rapport aux autres Partenaires Techniques et Financiers du secteur Finance Publique, une coordination a été mise en place pour optimiser les interventions. Les projets de recettes relèvent de la Banque mondiale, tandis que les projets de dépenses reviennent à l'UI et BAD. Il existe moins de clarté pour les organes de contrôles, car entre autres il n'existe pas de stra àgie claire du gouvernement concernant les Corps de contrôle. 48. Le PAPSP utilise les systèmes pays. Ce qui porte des àspccts po tifs et négatifs à savoir une meilleure appropriation mais plus grande difficulté d'adaptation au s-,stème defnances publiques pour la partie RBI ainsi que des lacunes en matière de gestion opérationnelle. Le tmps d'apprentissage important affectant ainsi l'efficience opérationnelle du projet. 49. Les défis et problèmes du PASP sont surtout d'ordre opérationnel. Sur le design du projet, force est de constater la non appropriation du mécani-me FBR, notamment sur la partie de sa gestion budgétaire dans les finances publiques du pays, de la planification à la trésorerie, en collaboration avec la DGB aux aspects de décaissement avec DCT. Bien que la Cour des Comptes ait pu assurer les vérifications des résultats, et ait acquis une importante capacité en audit axé sur les résultats, le temps d'apprentissage et de mise en œuvre est resté important. Pour adresser les problèmes en matière de gestion des inscriptions budgétaires, il y avait un manque de dialogue durant deux ans pour résoudre le problème de façon permanente. 50. Le cadre de résultat montre également certaines limites. Certains indicateurs sont (i) Non pertinents compte tenu des orientations stratégiques (Cas de la DGI avec le SAFI), (ii) Trop ambitieux (Cas du MID avec l'lIGL), (iii) Pas assez ambitieux (Cas de la douane avec le taux de confirmation des transactions suspectes, de la DGI avec le nombre de contribuables enregistrés), (iv) mal défini (cas des mines avec le nombre d'artisans miniers formalisés, du MEN avec l'indicateur sur le recensement des enseignants). 14 PAPSP Mission de Revue à Ml-Parcours - Aide- mémoire 51. La gestion opérationnelle du projet PAPSP présente des points à améliorer. Il s'agit particulièrement, des retards dans les procédures d'obtention des avis de Non Objection de la Banque et la non transmission par le PRIEA des informations auprès des bénéficiaires dans certains cas ; l'inefficacité du système de Suivi-évaluation notamment dans l orientation stratégique du projet et comme système d'alerte stratégique (notamment par rapport aux DLIs). Il faut noter également la défaillance dans la coordination interne du projet affectant l'efficience de la mise en ouvre, notamment : (i) la planification technique et fiduciaires des activités, (iii) la communication interne du PREA entre les aspects teclhniques et les aspects fiduciaires. (ii) la transmission et clarté de la communication entre bénéficiaires, entités de mise en ouvre, Banque mondiale, et surtout décideurs politiques. Le projet est marqué par beaucoup d'attentisme de tous les côtés. En particulier, l'unité de gestion du projet rencontre des difficultés durant la préparation des décaissements du RBF compte tenu des procédures laborieuses d'obtention et recherche des informations financières auprès du Trésor. Les procédures d'inscription et gestion budgétaire reste non résolu au bout de deux ans d'existence du projet par manque de coordination avec les décisionnaires auprès des' entités concernées. L'apprentissage et le rodage du processus semble encore difficile. 52. Actions convenues: Recommendations générales à considérer pour une resutructration [Février 2019] • Opportunité de revoir le design des activités du projet • Opportunité de revoir certains indicateurs compte tenu de leur prtinence • Bien que l'utilisation des systèmes pays aient leurs aspect positifs en termes d'appropriation, il serait peut-être important de revoir les arrangements institutionnels de gestion du projet pour aller vers une unité de gestion de projet cl1ssique pour améliorer l'efficience opérationnelle du projet. Cette discussion a été engagée avec le Gouvernent. • Commencer tôt pour la préparation et panification des demandes de décaissements du RBF pour l'année 2019. • Utilisation stratégique du Suivi-évaluation : suivi plus poussé des DLIs pour éviter les retards dans l'atteinte des cibles. • Coordonner avec la DGB et PT pour résoudre les problèmes relatifs à la gestion budgétaire du RBF. Priorités sur les prochains mis : • S'assurer des allôcations budgétaires des bénéficiaires dans le cadre du RBF * Faire parvenir le P TA 2019 pour avis de la Banque • Améliorer et doc enter le processus du système de gestion de plaintes pour étre en accord avec les mesures de sauvegardes • Système de partage des informations sur la situation des activités à réactiver. • Session sur RB favec les décideurs afin d'avoir leur accord sur les aspects budgétaires relatifs au RBF. • Instauration de réunions de Suivi périodique. 15 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire AnnteXe 1 : Eléments clés du projet Informations sur le projet Numéro de Projet: P150116 Numéro du Crédit: IDA 5835 - MG Date du Conseîil 3 juin 2016 Date de mise en vigueur: 27 mars 2017 d'Administration : Date de clôture: 30 juin 2020 Date de clôture révisée : N/A Montant initial du crédit : 40 million USD Montant du crédit révisé: N/A Montant de décaissemenl 18 million USD Taux de décaissement: 45% au 30 Novembre 2018: 16 !方_一 i � _ .�Р_� � _ _ , и � ,� _ � V �� r Гil � W 3СЭ fl � С7-; -9 " � w •�'-��-' � � � и �iU � � �� `°°' . С) 4J `r . � • а � � � �� � Су ® � Cv � �v °� . `r�' и ® й `� С9 г �.'. �'+ �� n,�j � �!. и..� -cr s�. � с, � � г.� �к г� � и о °в ^ � р �,- � с� �' '1 ° к . -с и �С5 гб � •w 4? `�.� ,� � � � У ,� й7 � � � �� � _v�i � � q Са и С' � Gf� гJ � � � '.� �, 'б дг ;п 'г3 � �j дг � `ц N � � �Q.. � � � � •Q] � �GC ЯG C�i С N � '� � � � � � cct • � г.�� L �'' • � � � сг � ° ~cs г� � .� � j гч ^� з,. � сэ е3 с7 г� � р N''- w., �~ ' �."' ar , � =+ c�s • � r�.. ra � ,� v� м � � � � м � at� . � �' � � � � � .� � � ь .� Ш � � п� �.. � у �- _г�.�i i�`° н.. �•а� �о � с., r� s„ о сс ��..�. ц _� ^r,Mj �п3 [б 6i .г7 ^у„ 'Гj. '� (] -r п# ' J '#м c�i'S � � и '� х `� � s"' � � � у и •С7 ��•г93 п.] ь7-• 4? � С3 t'м ...r � . `� � ...�э � V � W C�J � � �:� � Ш '6 � t�, , N _Сч ,Су �.. С?.. и и г:., r3 i� s:.. и. с+^ '� й � � �_ 'D дг Ш � � +�? �°.. � сб � L �. \ Е'✓ � � N � гll �1 ..� +.+ .� `Qi � 4-+ r.._l:. л+ N .� �, .�+, �- .r N� �7 � � � � "С7 Q�,Y "С7 я--� � "t7 � � v ... � � ц dV'3' ^•- N 7.7 �С tм� 7 С '� � 4.. ч.-. 'Ci •63 ®'� .t] :: и +W С N � � . � [г1 '�'J� � С . W +'�' 03� 40 e�Ei � .�, г' � Ш� . е') � '� � .� :. +.+ 7 � � • ^-, � tt3 р �, �^. д*-�. � U�s.`�.. � LL С�] • C�G �" �"'С1 С Lx. � у� О N п�i и Я. .� � � �, � � � � и� "c,i � `� � со �" ° с" - i аэ a�i и � � �.�s � � , � �й � с�,. � v � � U L1 � � �; � '� � � с � � С• '�'+ � .у N "' О сд и аэ е�с � .ат �• п3 � С? G�- [ Q �;.д � � г! м й`�•^ 9.� и'_'-� .� j й � r-, +�-. ',FW, ��•м'1 ..._.• гi ^J" С?' с�С С] DCl •г�_ � си� J`•' с. � ц7 �'` л � ,�,� � �� С+�.7 � С'�g+ � � � я.^ С N � ..г�.� ��' [? ?. .. .'"°" � rr J б7 ' у6„ [г v7 G 'д � ,� ° Г-�- ',� � � N � � � г�Э � � �н. G' ,� � ''�"'� .� � •i"' � `� у� U .. _ � � � � а � � � � � .� � � � � U r �. А^ пг �, о L ,_1 .� W Сд С,�" а� г,.у ,у ,..С . : '°•® ау � � ,•,,., , �°�1 -' ,� 'б � С] '-' �- . � � ГЧ � CG � � s.�'", ,с'3 С7 сд � � " .w .+ _: C7 �'' s° ++ 0.7 � пS О Lr ^ ГS 4ч Сг- и i, ^'= 4 07 +Л .�. .� С> � г• "Ci '`"�' С." я.�. С . �� &• � � �а.., �С] Г` .-' � :� Э ��. S'. � GJ ,м �N � н -S�ч у . � � `C-L� дТ - � .�. ;� �г ,. р"•'°' +� Cl д.,, дг сгг р �, н СС . .L�3 у= гг, .� i� •у � г.�� с^, ��, �'S � G � •� � � � , .,Lз и ,.� � � ,�, г�,�., �s -С7 � ,W L� � � � -Сд �'. С? � � „�,,,I � уу `� � .� �р и _v ^�--� � ,у [� � J у � '� 63 � L`� � � .� U ;�,, � С1• � (7 4 � � �-' [) � G � О о ~. � . � � �. -_.� .L в L� н 7�.. .�. .��..."' �м ©, � U7 СЧ "%� Ri � `r �.1 гh � � !_ � л -� � ' г17 '�' � N N� qy W .. � г� � 'б •UY � � .л -L7 �j r I cs � -д С5 r: '"°` 41Э °' � � � .,ы U� � � е��б � Л °" � � � � � � � �� � � о � � � � С� •� © � � •дг 't'л � �у � �аз а� � i :"' •а.� � v' � ;.�, и *' : � с i д] п�i � д} СЭ �д � г3 и С � Сг. г.'~-' г�• ....'.. 'р _ �� ( v�i L"ч s�". �q� 'д� U � (,� с�"'v' � .� !7. ,� ,. r, д �.�Сч°� ,Й��"�,� � _� _ _ ш ' и Л � wd � -rs ( ':и .- ,у � � � � `,�N Ф . �, гу *+ и *= � '� �г, �. ; i у sп � Т � � ] }у.� а � � ,t� ц J : у � � � � � а- � �ст v � _ � � � � Г _� � � 5 � /�' � � rJ (�J �в-г �у � г'�',^ 4i UY "?� '� � а n � i '" GrA � � i�.% Сь 4J 7 i D Ем v � С w�j� °ц n � д -а3 и� М +'�' й « yr чм С � � t � � йU i.�.. .`�л.., С1.^ �". "� � � . еС � L � � � � в ц � ' �. � С г. 'ып _, и :? �+ `'+ � ь '� � "w Ctb � � S' � д ® р � � � � �� � � � � ~�а � �, � а �л а ' � ---� __- _ .�__ �� __�_. _� _ _.,.,� _._._� ш,_ о у � �.. ° � �a�i � `� � v � � м � ' у � � � � � Л � � ад �. 53 cG '� гл и� -� • ; _сп .р � сх �у ty � S? а� L р г-уы. у � � � �' � r- "� '� � '� о '� �� � � ci , � ' "� � � а� у � �j � � '�' .-. '� � .г� у � �, .-�� rv ; � � ' у у � � � � a�i' °' � � � :7 � и"� � � � � � у � Q � � � � � о � � � Н j ,�, н :"' � ,�.у, �„" q� rij J � i" � � � у � '� � � у �н :r � � р;? •�r- Г н _б й � п3 д._, гб i С ^ :"3 'qJ � � 't1Э i,V, � 'li сб � � ,.С7 s.. � с�б �.'"д '�" '� '� �, \ .г.�] '� � � � О '� .. � � N ,� � ~ п 'де? �1 СЭ � � �, у Л� CJ " и �:. � гзл � ц � � � � ; у � й � -� �- •� й _� � и � � � f i м �� у�� 'N у � a�i �" Q у у д о �... � '..,'� .� � гз >�-� GY.., у�. � у 'са � я`�. .� � sC „С� �7., .а с°п �сС � � г� `7 °� `3 � � � � � . ; s � � �s `у � � cr~ � a�i г � у � Q � ar . � t'� v - �+- са .,_. v � r '�. � а � Л °� 's., � .� � я, � � CJ 'а� � 'с , т vi ' � � 'г� � nг •� у � � =' г�° � н °Е' ^ `' � = ° -ëi � � -а :� � � r � �, у у� � � � � � I :� � � у у � Q г °�' � 'U ,� .� иr � ,�''' U, гП� ,� у � � у � 'i �' � v .� д? � 'Л г � � гч � �} � }� 'й ._ Э � U г� ,у. ,� �, � ,-. Vi 3.. м_ 'N [й � ху.. С3 Q �'' ${ � ?'Li � Г> р ei.. � � � � :� �%. � С � � "С. � ,# � ,-г-, �-. �""' ^..,,, Г� Q � Пf � 'ы'7 м.7 �. . � С Lб � � `47 С7 д :�F�: 1 �� �� f � Э Х .._ I ..-:.;:::.��"' __.."'_.. ! � 1 .,С � с�б и r v: +? 'ь r `� CJ �J у С�3.. � r' �. � �-.✓ ,� ..� еу � � _Су �ti = ' р У: � ``� � � � гп � у � � � � � с� U� t� _� г+, О а,` О 4=+ ' �• 3��й i � � . 'С7 � s,,, _� �у � у � ,GJ t3 :J ,С�9 -� � � й е+'�r, •� "' � .� С? � .;� _^°^ у. Gdi и .у � `� $� у� � �. ti., С7 tл D4 '� 47 .."`'w -г,; с�', J ¢, ^ �. '"б „С.; .г3 _ Р � � � � � � � °� ..� Q .^ �, .., �� � .� � _ ..q� i; ��;л �' w �'c�v �. iCS z'�. � I . � '�' � .� .- . fl., °_ �S„ й�г,. Э f� и.- � г� с� Х '� � � � � 1 � � д г 4=. 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" Commencer tôt pour la préparation et planification des demandes de décaissements du RBF pour l'année 2019, * Utilisation stratégique du Suivi-évaluation suivi plus poussé des DLIs pour éviter les > retards dans l'atteinte des cibles. * Coordonner avec la DGB et DGT pour résoudre les problèmes relatifs à la gestion budgétaire du R-BF. ,Priorités sur les prochaîns mois " S'assurer des allocations budgctaires des Tous les partenaires de Janvier 2019 bénéficiaires dans le cadre du RBF mise en Suvre " Faire parvenir le PTA 2019 pour dvis Jù la Banque " Améliorer et documenter le processus du systýme dý- gestion de plaintes pour être en accord avLýLý lcs nicstires ý ý ýauvegardes " Sytëriic J,_ý parti,,e des informations sur la situation dcý à réactiver. " Ses,,Ion ýur RBI avec les décideurs afin d'avoir leur' accord sur les aspects budgétaircs relatifs au RBF. " Instauration de réunions de Suivi périodique. 21 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire DGI -Considérer des indicateurs de différents niveaux Janvier 2019 pour la restructuration des ILDs: o Indicateur d'activité: Taux de déploiement national du SAFI o Indicateur de qualité: Certification ISO du SAFI ou Audit du SAFLI ? o Indicateur d'effet: Nombre de paiement effectué via SAFI DGT -Inscrire les activités de formation dans une logique de gestion de changement pour Janvier 2019 accompagner le déploiement du SAFI. Janvier 2019 -Accélérer le lancement de la passation de ' marchés pour l'acquisition des matériels informatiques nécessaires pour assurer la sécurisation du système, Février 2019 DGD -Par rapport aux indicateurs : (i) Révision proposée sur la formulation de l'indicateur de contrat de performance pour inclure les services centraux, (ii) Potentielle révision des cibles sur l'indicateur relatif au taux de confirmation des transactions suspectes. Janvier 2019 -Un besoin d'orientation des activités de formation dans le sens d'une amélioration de la formation continue à long terme pour accroitre les capacités des formateurs et la qualité des DGD modules de formations de façon pérenne. MINES \Février 2019 -Focalisation ur Iles travaux de laTask Force Or, afin de renfo er la collaboration et la vision commune entre les différentes entités impliquées dans la formalisation de l'or -Suspension des autres activités qui ont connu aucune avance 22 PAPSP Mission de Revue à M-Parcours - Aide- mémoire Actions Responsable Date limite de mise en Suvre MID FDL Janvier 2019 -Suivi à effectuer pour le maintien d'un programme conséquent au niveau du FDL pour les années futures -Rapport d'exécution des 1000 communes à MID Janvier 2019 collecter et finaliser -Réduction des délais d'exécution des transferts en tenant compte de façon plus stratégique des MID/DGI Janvier 2019 cibles des indicateurs du projet. -Mise à l'échelle du concept de Leadership fiscal après la phase de test MID Janvicr 2019 -Gestion de connaissances : assurer que le système de collecte de données est fonctionnel pour éviter les traitements laborieux de documents papiers. MID Décembre 2019 -PDO : révision de l'indicateur sur l'IGL avec 3 options séparément ou combinées (i) Révision de L intitulé de l'indicateur même, (i) Révision de la cible, (ii) Révision du périmètre des communes concernées avec appuis spécifiques. (iii) Révision du système de collectè et faire in focus MID/FDL Février 2019 sur 'auto-évaluation avec appui plus large (via les STD). - Digitalisation des procédures du trésor (intégral) Trésor Janvier 2019 23 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire SAUVEGARDE Elaboration du rapport de synthèse des suivis en termes d'appropriation et d'efficacité des clauses environnementales et sociales des 104 FDL Janvier 2019 sous-projets, et élaboration des cahiers de charge types révisés et standardisés constitueront les nouvelles clauses environnementaux et sociaux améliorées pour les nouveaux sous projets à financer par le projet. * FDL : Prendre acte des informations issues du rapport de suivi par les tiers, ainsi que des informations collectées à partir du mécanisme de gestion de plaintes pour assurer dans les plus FDL Janvier 2019 brefs délais la compliance du projet en matière de sauvegarde. * ROHY : Poursuivre des actions de suivi auprès des communes d'intervention. Il s'agit notamment d'assurer que les responsables concernés soumettent à temps leurs rapports de fin de projet. et considérer l'implication du réseau dans la cogestion du système de doléances via ROY Janvier 2019 Allo Volamahintsy. • Recruter un responsable de sauv egarde environnementale et sociale permanent et à part entière (du moins durant la vie du projet). Le recrutement devrait être réalisé avant la fin du mois de Janvier 2019. * Formalisation du MGP du projet au niveau du PREA et des autres institutions &ùvrant dans le projet (dont le FDL), sur la base du PREA Janvier 2019 canevas partagé par la mission et tenant en compte les spécificités de chaque institution concernée : les documents sur le MGP du PREA et du MID / FDL seront disponibles avant Ie 23 novembre 2018. * Mise en place d'un Comité de gestion de plaintes au niveau du MID / FDL chargé Janvier 2019 d'identifier les modalités en vue de réduire le délai de traitement des plaintes. Deux membres de ce Comitë ssisteront à l'atelier sur le MGI prévu par la banque dans le courant (le la semaine prochaine. Un atelier spécifique au PAPSP pourra être programmé prochainement en tant que de besoin. & Inclusion systématique du rapport MI/FDL semestriel consolidé sur le traitement de plaintes Janvier 2019 du projet, sur la base d'un modèle partagé par la Banque, 24 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire FIL Janvier 2019 MEN • Recensement des enseignants : TDRs sur MEN Janvier 2019 le recensement à finaliser par la BM et partager au MEN. Recrutement au plus vite de la firme qui va faire le recensement. • Résultats de la mise en place des FEFFIs Il serait important d'en faire une évaluation sur la base des acquis MEN Janv 2019 pédagogiques pour les élèves et voir si la mise en place des FEFFI a des effets positifs sur la qualité de l'apprentissage. • FEFFI: Faire parvenir au PREA et à la Janvier 2019 Banque les résolutions prises après l'atelier de discussion FEFFI sur l'amélioration de la performance des F E FF L MEN/PREA Janvier 2019 * Recensement: Atelier de discussion entre les différentes parties prenantes concernant la gestion informatisée des ressources humaines : MI4. Finances, Education, FOP, Equipe AUO 25 PAPSP Mission de Revue à Mi-Parcours - Aide- mémoire OSC ROHY Janvier 2019 • Assurer que les communes d'interventions soumettent à temps leurs rapports de fin de projet • Soutenir et impliquer davantage les OSC de base au niveau des communes • Approche méthodologique: Alléger les outils de collecte de données • Considérer l'implication du réseau dans la cogestion du système de doléances via Allo Volamahintsy OCFP * Mettre toutes les activités restantes dans STEP et clarifié les budgets pour les PREA/OCFP Janvier 2019 marchés d'acquisition informatique " Traiter tous les DANO en cours " Améliorer la communication entre Banque, PREA et OCFP " Tean building pour relancer le dynamique de groupe * Après le transfert de compétence entre les Transtec et Cours des Comptes, assurer la dissémination interne des acquis au Janvier 2019 sein des cours de comptes et des, tribunaux financiers * Appuis techniques - matériels spécifiques pour la Cour des Comptes compte tenu des travaux qui sont attendus de leur part dans le cadre du projet 26 AIDE MEMOIRE Répuhîqie de ladMagascar Appui àla Couvernance Digitale et au Réfor -s de l'Etat Civil et des IdentifIants Mission Technique sur le Système d'Etat Civil et d'identification du 29 octobre au 9 novembre 2018 1. Introduction 1. Une mission de la Banque mondiale a visité la République de Madagascar pour travailler avec les Ministères de l'Intérieur, de la Justice, de la Santé ainsi que d'autres entités concernées sur les questions techniques et opérationnelles relatives à l'état civil et statistiques vitales du pays dans le cadre de l'identification technique de potentiels appuis de la Banque mondiale sur la gouvernance technologique et l'identification des personnes et de l'Etat civil. La mission dirigée par Heriniaina Andrianasy (Spécialiste en Administration Publique), était composée de Tiago Peixoto (Spécialiste Senior en Administration Publique), Mia larbitz (Spécialiste Senior en Systèmes d'Identification), Hajarivony Andriamarofara (Consultant, Secteur public et gouvernance), Axel Herilala Fanomezantsoa (Consultant, Secteur public). 2. La mission remercie les personnes ressources rencontrées pour la qualité des échanges durant les réunions et ateliers. (La liste des personnes rencontrées figure en Annexe) 3. La mission reconnait l'engagement fort des parties prenantes à chercher des terrains d'entente et bases communes pour définir les grandes étapes pour la mise en oeuvre de la nouvelle loi sur l'état civil. Une mobilisation conjointe de toutes les parties prenantes garantira un accès universel à l'état civil et garantir l'identité légale pour tous. 4. Le présent aide-mémoire sera pour utilisation offlicielle uniquement. IL Constats 5. La mission a abordé les réformes visant un meilleur accès aux services d'enregistrement d'état civil et identité légale pour les citoyens et résidents tout en offrant une gestion efficiente et efficace des informations liées à l'identité par l'utilisation des outils numériques. L'accès à l'identité légale pour tous constitue un des principaux objectifs des Objectifs de Développement Durables et contribue également à consolider les efforts de modernisation du secteur public, et faciliter des prestations de services. 6. La mission a ainsi discuté avec le gouvernement les grandes lignes des priorités dans le cadre de potentiels appuis de la Banque mondiale dans un projet de réforme concernant la gestion de l'identité à Madagascar. L'objectif général du projet de réforme est de faciliter l'accès aux services et d'en faire bénéficier les citoyens en contribuant (i) à une prestation plus efficace de ces services par les agences gouvernementales; ii) la refonte des processus et procédures d'enregistrement et d'identification à l'état civil; (iii) la conception et l'opérationnalisation de l'architecture électronique nécessaire pour permettre la vérification et l'authentification numériques des identités; (iv) la mise en place d'une structure d'évaluation des performances pour la gestion de l'identité; (v) l'élaboration des feuilles de route administrative, institutionnelle et technologique ainsi que le plan d'entreprise pour chaque domaine; et (vi) l'expérimentation des nouvelles directives pour la gestion des identités. 7. A la lumière de la nouvelle loi sur l'enregistrement des faits d'état civil. il est nécessaire de procéder à une évaluation complète du cadre juridique malgache afin de déterminer quelle loi pourrait éventuellement être appliquée. L'évaluation fournira au gouvernement malgache un aperçu des lois à modifier, à moderniser ou à réglementer et, le cas échéant, à recommander l'élaboration de nouvelles lois pour que le pays s'aligne sur les meilleures pratiques internationales en matière de gestion de l'identité [IL Prochaines étapes 8. Il a été convenu le lancement de l'évaluation légale des impacts de la nouvelle législation de l'Etat civil sur l'ensemble de l'appareil légal Malagasy. Les termes de référence de l'évaluation des implications pour la nouvelle loi relative à l'enregistrement civil sur les cadres juridiques et réglementaires liés au système de gestion de l'identité à Madagascar ont été élaborés et présentés au ministère de la Justice qui sera la contrepartie technique principale dans la mise en œuvre de cette évaluation. Le Ministère de la Justice fournira les informations nécessaires pour le mandat. 9. Concernant un futur projet d'appui à la gouvernance digitale incluant une composante sur l'Etat civil et l'identifiant des personnes il a été convenu que le projet explorera les aspects suivants : (i) mise en place des structures pour les cadres administratif, institutionnel, juridique et technologique permettant de régulariser et d'appliquer la nouvelle loi de l'Etat civil, (ii) pilotage d'activités de digitalisation de 'Etat civil et des identifications (iii) la mise à l' échelle des activités à travers le pays. Les détails techniques seront discutés lors de la préparation de projet. 10. Une mission d'identification pour la structuration des appuis se tiendra courant 2019. Annexe: Liste des Personnes Rencontrées ali v Rakt n Lestin SG \dinistre Plntcrieur et de la Décentrai sation Tsanta Randrianarimanana SG Ministère de la Justice Rasitefanoelina i ai ngotiana Secrétaire permanent du Ministère de CNC-CRVS 'Iiitérieur et de la Décentralisation Randriamahenina Théodore Directeur Général de l'Administration du Territoire Ra aonera IJa Directeur Général INSTAT Rakotomalala Nadia Directeur des Réformes Ministère de la Législatives Justice ANDRIAZ117.AKAMANANA Rado Chefdeserviced'appui Ministère de la I laritiana la prorammation e lstice RATSIMBARISON Rija DEP Ministère de la Santé Radert Serg Consultant Banque >Mond iale Moodie Nicolette Chef de section UNICEF protection Enfant