PROCUREMENT PLAN (Textual Part) Project information: Burundi - North East Region Refugee and Host Community Support Project - Turikumwe - P169315 Project Implementation agency: Prodema - Ministry in charge of Interior Date of the Procurement Plan: October 9, 2019 Period covered by this Procurement Plan: October 2019 – February 2020 Preamble In accordance with paragraph 5.9 of the “World Bank Procurement Regulations for IPF Borrowers” (July 2016, , Revised November 2017 and August 2018) (“Procurement Regulations”) the Bank’s Systematic Tracking and Exchanges in Procurement (STEP) system will be used to prepare, clear and update Procurement Plans and conduct all procurement transactions for the Project. This textual part along with the Procurement Plan tables in STEP constitute the Procurement Plan for the Project. The following conditions apply to all procurement activities in the Procurement Plan. The other elements of the Procurement Plan as required under paragraph 4.4 of the Procurement Regulations are set forth in STEP. The Bank’s Standard Procurement Documents: shall be used for all contracts subject to international competitive procurement and those contracts as specified in the Procurement Plan tables in STEP. National Procurement Arrangements: In accordance with paragraph 5.3 of the Procurement Regulations, when approaching the national market (as specified in the Procurement Plan tables in STEP), the country’s own procurement procedures may be used. When the Borrower uses its own national open competitive procurement arrangements as set forth in the country procurement handbook, such arrangements shall be subject to paragraph 5.4 of the Procurement Regulations and the following conditions. - The request for bids/request for proposals document shall require that Bidders/Proposers submitting Bids/Proposals present a signed acceptance at the time of bidding to be incorporated in any resulting contracts, confirming application of, and compliance with, the Bank’s Anti-Corruption Guidelines, including without limitation the Bank’s right to sanction and the Bank’s inspection and audit rights. - Rights for the Bank to review procurement documentation and activities. - An effective complaints mechanism. - Maintenance of records of the Procurement Process When other national procurement arrangements other than national open competitive procurement arrangements are applied by the Borrower, such arrangements shall be subject to paragraph 5.5 of the Procurement Regulations. Leased Assets as specified under paragraph 5.10 of the Procurement Regulations: Leasing may be used for those contracts identified in the Procurement Plan tables: Not Applicable Procurement of Second-Hand Goods as specified under paragraph 5.11 of the Procurement Regulations – is allowed for those contracts identified in the Procurement Plan tables: Not Applicable Domestic preference as specified under paragraph 5.51 of the Procurement Regulations (Goods and Works). Goods: is not applicable Works: is not applicable PROCUREMENT Burundi : Burundi Integrated Community Development Project PLAN General Information Country: Burundi Bank’s Approval Date of the Original Procurement Plan: 2019-10-18 2020-11-25 Revised Plan Date(s): (comma delineated, leave blank if none) Project ID: P169315 GPN Date: Project Name: Burundi Integrated Community Development Project Loan / Credit No: IDA / V2860, IDA / D5620 Ministry of Agriculture and Livestock Executing Agency(ies): WORKS Activity Reference No. / Estimated Actual Draft Bidding Bid Evaluation Report Loan / Credit Procurement Prequalification High SEA/SH Procurement Process Draft Pre-qualification Prequalification Specific Procurement Bidding Documents as Proposal Submission / Contract Description Component Review Type Method Market Approach Amount Amount Document / and Recommendation Signed Contract No. Process (Y/N) Risk Document Type Status Documents Evaluation Report Notice / Invitation Issued Opening / Minutes Completion (US$) (US$) Justification for Award Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned GOODS Activity Reference No. / Draft Bidding Bid Evaluation Report Loan / Credit Procurement Prequalification Estimated Actual Amount Process Draft Pre-qualification Prequalification Specific Procurement Bidding Documents as Proposal Submission / Description Component Review Type Method Market Approach Document / and Recommendation Signed Contract Contract Completion No. Process (Y/N) Amount (US$) (US$) Status Documents Evaluation Report Notice / Invitation Issued Opening / Minutes Justification for Award Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual PPA/001/G/RFQ/2019 / Fourniture des équipements Single Stage - One En cours de bureau (dix ordinateurs IDA / V2860 A posteriori Demande de prix Limited 30,000.00 23,183.00 2019-10-21 2019-12-23 2019-11-05 2019-11-20 Envelope d'exécution portables, scanner, 4 GPS, Caméra , appareil-photo, etc.) NON CONSULTING SERVICES Activity Reference No. / Draft Bidding Bid Evaluation Report Loan / Credit Procurement Prequalification Estimated Actual Amount Process Draft Pre-qualification Prequalification Specific Procurement Bidding Documents as Proposal Submission / Description Component Review Type Method Market Approach Document / and Recommendation Signed Contract Contract Completion No. Process (Y/N) Amount (US$) (US$) Status Documents Evaluation Report Notice / Invitation Issued Opening / Minutes Justification for Award Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual CONSULTING FIRMS Activity Reference No. / Combined Evaluation Loan / Credit Contract Type Estimated Actual Amount Expression of Interest Short List and Draft Request for Proposals Opening of Technical Evaluation of Description Component Review Type Method Market Approach Process Status Terms of Reference Report and Draft Signed Contract Contract Completion No. Amount (US$) (US$) Notice Request for Proposals as Issued Proposals / Minutes Technical Proposal Negotiated Contract Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Sélection fondée PPA/003/QC/2019 / Project Management, sur les Elaboration des manuels de IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori Limited 100,000.00 0.00 Annulé 2019-11-13 2020-03-19 2019-12-07 2019-12-15 2020-01-14 qualifications des mise en oeuvre du Projet Capacity-Building consultants PPA/003-BIS/QC/2019 / Sélection fondée Project Management, Elaboration des manuels de sur les IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori Open - National 100,000.00 80,400.00 Signé 2020-03-19 2020-04-16 2020-05-12 2020-05-14 2020-06-02 2020-06-09 2020-06-04 2020-06-19 2020-06-08 2020-06-23 2020-07-02 mise en oeuvre du Projet qualifications des Capacity-Building PRODECI-TURIKUMWE consultants INDIVIDUAL CONSULTANTS Activity Reference No. / Invitation to Loan / Credit Contract Type Estimated Actual Amount Draft Negotiated Description Component Review Type Method Market Approach Process Status Terms of Reference Identified/Selected Signed Contract Contract Completion No. Amount (US$) (US$) Contract Consultant Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual PPA/004/CI/2019 / Elaboration d'un système En cours IDA / V2860 A posteriori Individuel Limited 23,750.00 35,989.04 2019-11-13 2019-11-07 2019-11-27 2019-11-21 2019-12-07 2019-11-25 2019-12-22 2020-01-21 intégré de gestion du projet d'exécution ainsi que la formation PPA/006/CI/2019 / Manuel d’exécution du Projet et IDA / V2860 A posteriori Individuel Limited 33,750.00 0.00 Annulé 2019-11-15 2019-11-20 2019-12-11 2020-01-15 2020-02-14 formation/sensibilisation sur le manuel PPA/007/CI/2019 / Appui à la budgétisation détaillée IDA / V2860 A posteriori Individuel Limited 33,750.00 0.00 Annulé 2019-10-18 2019-11-01 2019-11-11 2019-11-17 2019-12-17 (costing) PPA/008/CI/2019 / Elaboration d'un cadre de Commune Socio-economic gestion environnemental et IDA / V2860 A posteriori Individuel Limited 16,000.00 0.00 Annulé 2019-11-18 2019-10-07 2019-12-03 2019-12-13 2019-12-19 2020-01-18 Development Grants social et son plan de gestion (y compris le genre) PPA/009/CI/2019 / Cadre de IDA / V2860 A posteriori Individuel Limited 12,000.00 0.00 Annulé 2019-11-22 2019-12-07 2019-12-17 2019-12-23 2020-01-22 réinstallation des populations PPA/010/CI/2019 / Plan de gestion intégrée des IDA / V2860 A posteriori Individuel Limited 12,000.00 7,064.51 Signé 2019-11-25 2020-03-19 2019-12-10 2020-04-17 2019-12-20 2020-06-10 2019-12-26 2020-06-10 2020-01-25 pesticides PPA/012/CI/2019 / Plan de mobilisation des parties IDA / V2860 A posteriori Individuel Limited 12,000.00 0.00 Annulé 2019-10-15 2019-10-22 2019-10-25 2019-10-31 2019-11-30 prenantes du projet PPA/017/CI/2019 / Formation sur la cartographie, digitalisation et IDA / V2860 A posteriori Individuel Limited 12,000.00 0.00 Annulé 2019-10-28 2019-10-31 2019-11-14 2019-11-18 2019-12-18 positionnement des infrastructures sur Carte PPA/014/CI/2019 / Project Management, Elaboration du PPSD du Projet IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Direct 45,000.00 35,989.04 Signé 2019-10-22 2019-11-06 2019-11-05 2019-11-21 2019-11-08 2019-11-25 2019-11-16 2019-11-25 2019-12-07 PACARNE Capacity-Building Page 1 PPA/002/CI/2019 / Appui à la Budgétisation étaillée, Project Management, costing et analyse IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Direct 35,000.00 24,438.00 Signé 2019-10-10 2019-11-07 2019-11-14 2019-11-12 2019-11-21 2019-11-15 2019-11-25 2019-11-11 2019-11-28 économique et financière du Capacity-Building projet PPA/011/CI/2019 / Elaboration de trois (03) documents de sauvegarde environnementale et sociale: Project Management, (i) Cadre de Gestion IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Limited 35,000.00 0.00 Annulé 2019-11-14 2019-10-28 2019-11-29 2019-12-09 2019-12-15 2020-01-14 Environnemental et Social, (ii) Capacity-Building Cadre de Réinstallation Involontaire, et (iii) le Cadre de planification en faveur des peuples autochtones PPA/008/CI/2019-2 / Project Management, Elaboration d'un Cadre de IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Limited 16,000.00 8,775.33 Signé 2019-11-04 2019-11-04 2019-11-06 2019-11-07 2019-11-16 2019-11-11 2019-11-18 2019-11-11 2019-12-18 Gestion Environnemental et Capacity-Building social (CGES) PPA/009/CI/2019-2 / Cadre Project Management, de Réinstallation involontaire IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Limited 12,000.00 8,775.33 Signé 2019-11-04 2019-11-04 2019-11-06 2019-11-07 2019-11-16 2019-11-11 2019-11-18 2019-11-11 2019-12-18 des Population Capacity-Building PPA/018/CI/2019 / Cadre de Project Management, Planification en faveur des IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Limited 12,000.00 8,386.79 Signé 2019-11-04 2019-11-04 2019-11-05 2019-11-07 2019-11-15 2019-11-11 2019-11-17 2019-11-11 2019-12-17 Populations Autochtones Capacity-Building PPA-019-CS-CDS-2020 / Reconduction du contrat (06 mois) pour le Responsable Administratif et Financier Project Management, Sélection de (Madame Oda IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori consultants par Direct 26,400.00 39,600.00 Signé 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-07-31 SINDAYIZERUKA) pour la Capacity-Building entente directe facilitation de la préparation du Projet PRODECI- TURIKUMWE PPA-020-CS-CDS-2020 / Reconduction du contrat (06 mois) pour le Responsable en Passation de Marchés Project Management, Sélection de (Monsieur Antoine IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori consultants par Direct 20,790.00 31,185.00 Signé 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-07-31 NDAYAMBAJE) pour la Capacity-Building entente directe facilitation de la préparation du Projet PRODECI- TURIKUMWE PPA-021-CS-CDS-2020 / Reconduction du contrat (06 mois) pour le Responsable des Project Management, Sélection de Sous-Projets pour la IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori consultants par Direct 20,790.00 31,185.00 Signé 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 facilitation de la préparation Capacity-Building entente directe du Projet PRODECI- TURIKUMWE PPA-022-CS-CDS-2020 / Reconduction du contrat (06 mois) pour le Responsable du Renforcement des Capacités Project Management, Sélection de et Appuis Institutionnels IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori consultants par Direct 18,324.00 18,324.00 Signé 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-07-31 (Monsieur Callixte Capacity-Building entente directe MBONYINGINGO) pour la facilitation de la préparation du Projet PRODECI- TURIKUMWE. PPA-023-CS-CDS-2020 / Reconduction du contrat (06 mois) pour le Responsable Project Management, Sélection de Irrigation et Infrastructures IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori consultants par Direct 18,324.00 27,000.00 Signé 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-07-31 (Monsieur Jean Bosco Capacity-Building entente directe NTASIGWA) pour la facilitation de la préparation du Projet PRODECI-TURIKUMWE PPA-024-CS-CDS-2020 / Reconduction du contrat (06 mois) pour le Responsable Project Management, Sélection de Suivi-Evaluation (Monsieur IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori consultants par Direct 15,000.00 22,500.00 Signé 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-07-31 Dismas NSENGIYUMVA) pour Capacity-Building entente directe la facilitation de la préparation du Projet PRODECI-TURIKUMWE PPA-025-CS-CDS-2020 / Reconduction du contrat (06 mois) pour le Chef Comptable Project Management, Sélection de (Monsieur Aimé NDIZEYE) IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori consultants par Direct 15,000.00 22,500.00 Signé 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-02-01 2020-02-01 2019-07-31 pour la facilitation de la Capacity-Building entente directe préparation du Projet PRODECI-TURIKUMWE PPA-026-CS-CDS-2020 / Reconduction du contrat (06 mois) pour un Chauffeur Project Management, Sélection de (Monsieur Edouard NGOYA) IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori consultants par Direct 2,910.00 0.00 Annulé 2019-02-01 2019-02-01 2019-02-01 2019-07-31 pour la facilitation de la Capacity-Building entente directe préparation du Projet PRODECI-TURIKUMWE. PPA-027-CS-CDS-2020 / Reconduction du contrat (06 mois) pour un Chauffeur Project Management, Sélection de (Monsieur Philippe IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori consultants par Direct 2,400.00 0.00 Annulé 2019-02-01 2019-02-01 2019-02-01 2019-07-31 NAHIMANA) pour la Capacity-Building entente directe facilitation de la préparation du Projet PRODECI- TURIKUMWE Page 2 PPA-028-CS-CDS-2020 / Appui d'un consultant dans les tâches relatives au Project Management, Sélection de nouveau cadre IDA / V2860 Monitoring & Evaluation and A posteriori consultants par Direct 6,000.00 8,597.29 Signé 2020-05-18 2020-05-18 2020-05-19 2020-05-28 2020-05-25 2020-06-05 2020-07-31 environnemental et social Capacity-Building entente directe pour la facilitation de la préparation du PRODECI- TURIKUMWE PRODECI/028/CI/2020 / Project Management, Recrutement du En cours IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 49,000.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 Coordonnateur National du d'exécution Capacity-Building Projet PRODECI/029/CI/2020 / Project Management, Recrutement d'un En cours IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 39,900.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 Responsable Administratif et d'exécution Capacity-Building Financier du Projet PRODECI/030/CI/2020 / Project Management, En cours Recrutement d'un Expert en IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 38,500.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 d'exécution Passation de Marchés Capacity-Building PRODECI/031/CI/2020 / Project Management, En cours Recrutement d'un expert en IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 38,500.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 d'exécution Suivi-Evaluation Capacity-Building PRODECI/032/CI/2020 / Project Management, En cours Recrutement d'un Spécialiste IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 37,800.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 d'exécution environnemental et Social Capacity-Building PRODECI/033/CI/2020 / Project Management, Recrutement d'un Spécialiste En cours IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 37,800.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 en Informatique et Gestion de d'exécution Capacity-Building la Base de données PRODECI/034/CI/2020 / Project Management, En cours Recrutement d'un Spécialiste IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 38,500.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 d'exécution en Nutrition et Genre Capacity-Building PRODECI/035/CI/2020 / Project Management, En cours Sélection d'un Auditeur IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 37,800.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 d'exécution interne Capacity-Building PRODECI/036/CI/2020 / Project Management, Recrutement d'un Spécialiste En cours IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 38,500.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 en Infrastructures et d'exécution Capacity-Building Équipements communaux PRODECI/37/CI/2020 / Project Management, En cours Recrutement d'un Chef IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 24,500.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 d'exécution Comptable du Projet Capacity-Building Project Management, PRODECI/039/CI/2020 / En cours IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 20,300.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-09-24 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 Recrutement d'un Comptable d'exécution Capacity-Building PRODECI/040/CI/2020 / Project Management, En cours Recrutement d'un Assistant en IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 24,500.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 d'exécution Passation de Marchés Capacity-Building PRODECI/041/CI/2020 / Project Management, Recrutement d'un Spécialiste En cours IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 37,800.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 Agronome/Développement d'exécution Capacity-Building rural du Projet PRODECI/042/CI/2020 / Project Management, Recrutement d'un Spécialiste En cours IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 38,500.00 0.00 2020-08-25 2020-09-22 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 en Renforcement des d'exécution Capacity-Building Capacités PRODECI/043/CI/2020 / Project Management, En cours Recrutement d'un Spécialiste IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 38,500.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2020-11-20 d'exécution en Communication Capacity-Building PRODEC/044/CI/2020 / Project Management, Recrutement d'un En cours IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 35,000.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 Coordonnateur régional du d'exécution Capacity-Building Projet PRODECI/045/CI/2020 / Project Management, En cours Recrutement d'un Spécialiste IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 24,500.00 0.00 2020-08-25 2020-08-25 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 d'exécution en Suivi-Evaluation Junior Capacity-Building PRODECI/046/CI/2020 / Project Management, Recrutement d'un Spécialiste En cours IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori Individuel Open 24,500.00 0.00 2020-08-25 2020-09-21 2020-10-03 2020-10-08 2020-10-15 2021-10-15 en Passation de marchés d'exécution Capacity-Building junion BI-MIDCSP-01-CS-CDS / Reconduction du Contrat du RAF pour une période de trois Project Management, Sélection de En attente (03) mois en vue de faciliter la IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori consultants par Direct 13,200.00 0.00 2020-11-27 2020-11-30 2020-12-01 2021-02-28 d'exécution transition de la mise en Capacity-Building entente directe oeuvre du PRODECI- TURIKUMWE BI-MIDCSP-02-CS-CDS / Reconduction du contrat du Project Management, Sélection de SPM pour une période de trois En attente IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori consultants par Direct 10,395.00 0.00 2020-11-27 2020-11-30 2020-12-01 2021-02-28 (03) mois en vue de faciliter la d'exécution Capacity-Building entente directe transition de la mise en œuvre du PRODECI-TURIKUMWE BI-MIDCSP-03-CS-CDS / Reconduction du contrat du Chef Comptable pour une Project Management, Sélection de En attente période de trois (03) mois en IDA / D5620 Monitoring & Evaluation and A posteriori consultants par Direct 7,500.00 0.00 2020-11-27 2020-11-30 2020-12-01 2021-02-28 d'exécution vue de faciliter la transition de Capacity-Building entente directe la mise en œuvre du PRODECI- TURIKUMWE Page 3 Page 4