Report No. 40130-STP Democratic Republic of São Tomé and Príncipe Country Integrated Fiduciary Assessment (In Four Volumes) Volume III: Country Procurement Assessment June 2007 Poverty Reduction and QK Procurement (AFTPC) Economic Management 3 QK Financial Management (AFTFM) Africa Region Africa Region Document of the World Bank Si50 Tom6 and Principe Country Procurement Assessment Review Table of Contents ABBREVIATIONS AND ACRONYMS ............................................................................................... i PREFACE ............................................................................................................................................. i11 EXECUTIVE SUMMARY .................................................................................................................. I V 1 . INTRODUCTION .................................................................................................................... 1 Background ............................................................................................................ 1 Diagnostics, Findings and Recommendations........................................................ 3 2. OECDlDAClWB BASELINE INDICATORS ..................................................................... 20 3. WORLD BANK AND AFDB PORTFOLIO PERFORMANCE ....................................... 22 4 24 5.. RISKASSESSMENT ............................................................................................................ ACTION PLAN ...................................................................................................................... 25 List of Annexes Annex 1: Preliminary report done by the CNCS .................................................................... 29 ListofFigures Figure 1: 2006 Assessmentofthe National Procurement SysteminSTP................................ v Figure 2: 2006 Assessmentofthe Nationa Procurement Systemin STP ............................... 20 Figure 3: Assessment of the National Procurement SysteminSTP....................................... 21 11 PREFACE This CPAR is a joint exercise in the broader context o f the Integrated Fiduciary Assessment analysis (CPAR1, CFAA2 and PER3). The World Bank (WB) and the African Development Bank (AfDB) carried out the CPAR in order to guide the development o f an action plan to improve the Sa0 Tome's system for procuring goods, works and consulting services. The CPAR was carried out in two missions led by Asha Ayoung, Senior Procurement Specialist, co-TTL (WB) and Eric Yoboue, Senior Procurement Specialist, co-TTL (AfDB). Other mission members included Yvan Franusic, Project Management Specialist, Consultant (WB) and Marcos Ozorio de Alemeida, Procurement Specialist, Consultant (WB).The first mission to launch the CPAR took place in January 2006. Its main objectives were to define and agree on the scope, the methodology and time-table for the exercise with the Government and share the information with the national stakeholders including potential donors that may be interested in the exercise. The second mission took place in June 2006 to carry out an independent comprehensive analysis o f the country's public sector procurement system. Its main objectives were to undertake a general assessment of the legal, institutional, organizational and other risks associated with the procurement process, assess the competitiveness and performance o f the local private industry with regard to participation in public procurement and develop a prioritized action plan to bring about improvements in the system. The mission was welcomed by his Excellency Mr.Tom6 Vera Cmz, Prime Minister. The mission met with Mrs. Joana Varela, Director o f Treasury and Patrimony (DTP) and President o f the National Committee o f Coordination and Monitoring o f the Procurement Reform (CNCS4), and with the members o f the CNCS. The mission also met with stakeholders from the private sector, the Public Administration and the judicial entities involved inprocurement in Sa0 Tome and Principe (STP) (For list o f people met, see Annex 1). The mission would like to thank h s Excellency Mr. Tom6 Vera Cruz, Prime Minister, and also Mrs. Joana Varela for the welcome and assistance they provided during this mission. 'CPAR= CountryProcurementAssessmentReview CFAA = Country FinancialAccountabilityAssessment PER=Public ExpendihlreReview ComitC nationalde Coordinationet de Suivi (CNCS) ... 111 EXECUTIVESUMMARY 1. Public Procurement should be an integral part o f the overall public financial management and public sector governance systems in a country. A well functioning procurement system will provide information to support the process o f budget development and execution and will benefit from the public financial management system with regard to timely appropriation and availability of funds to support the award andpayments o fcontracts. 2. The strengths and weaknesses of the quality o f the national procurement system were assessed using the Baseline Indicators (BLI) designed duringthe OECD-DAC/ World Bank procurement round tables based on four key pillars, that have been identified to organize the basic elements o f STP's procurement system and are namely: (i)the legislative and regulatory framework, (ii) the institutional framework and management capacity, (iii) the procurement operations and market Practices and (iv) the integrity o f the Public Procurement System. 3. Due to the unavailability of data on procurement in the country, the mission was unable to measure the performance o f the system. The performance is a measurement o f the application of the regulations and the prevailing procurement practices in the country which depend on data on specific procurement transactions. In order to do that, the procurement system in STP needs to set up a comprehensive and efficient mechanism for collecting data and for publishingstatistics about procurement activities within the country. An action plan identifying priority activities for the coming years to improve the quality o f the system has beendeveloped. 4. The current assessment has revealed a very weak procurement system in all of the four pillars, due mainly to: (i) absence o f a modern procurement law, implementing the regulations including standardprocurement documents (Pillar l),(ii) the lack o fprocurement planning and a main institutional framework that does not promote the separation of policy from execution to encourage an efficient procurement process; (Pillar 2), (iii)a weak procurement capacity in contracting entities and a weak private sector (Pillar 3), and (iv) limited internal and external control mechanisms, absence of complaint mechanisms, and non-existing publications o f procurement opportunities (Pillar 4). The paragraphs below summarize the main findings andrecommendations per pillar. iv Figure1: 2006 Assessment of the NationalProcurement Systemin STP I Pillar I Pillar II Pillar Ill Pillar IV Pillar I: Legislative and Regulatory Framework 5. The legislative and regulatory framework i s fundamental element that links the procurement process to the overall governance structures within the country and defines the obligations o f the Government to comply with internal and external requirements. The procurement legislation o f STP is totally outdated. Public procurement in STP is governed by Decree-Law No. 48.871 of 1969 for public works and Decree No 341 o f 1972, for goods and services. This legislationhas been inherited from Portugal's colonial rule. In 1971Decree No. 555171 modified some aspects o f the Decree-Law 48.871, which i s itself an update o f the first Decree for Public works which dated o f 1906. This legislation is not comprehensive and areas that have not been dealt with in the legislation are left to the discretion o f the Ministry o f Planningand Finance and the procuring agencies. There i s a lack o f documentation, such as implementing regulations, standard bidding documents, and manuals to guide the contracting entities andbidders alike. 6. The provisions on procedures related to procurement methods, advertising, time limits, competition, bid documentation and technical specifications, bid evaluation and award criteria, submission, receipt and opening o f bids, as well as the complaints mechanism and access to courts are dealt with in a very superficial manner in the present legislation. In addition to the above, the weaknesses in the legislation when compared to internationally accepted principles include amongst others: (i) negotiations with the lowest bidders; (ii) the complaint mechanism is not independent and effective and does not suspend the process until a decision i s made after the complaint; (ii)requirements that international bidders be established locally or represented by local companies; (iv) the classification o f suppliers in Registries maintained by the MOP, for civil works companies, and the Ministry o f Commerce, for the other suppliers. 7. The role and responsibilities o f key actors in the procurement system i s not clearly defined. The institutional framework is not clearly defined and there is only one entity that deals with policy and implementation. There i s not an independent entity for policy, internal controls and external audits. There is a serious conflict o f interest in the role o f the Accounts court that gives no objection on contract awards, carries out both internal controls for the MPFandexternal audits for the country. 8. The legal and regulatory framework should be modernized while keeping inmindthe following considerations: (i) the legal tradition o f the country, (ii) needs o f a country o f the V the size o f STP, (iii) available and future institutional capacity inrelations to procurement, the and (iv) the circumstances surrounding the private sector that could supply goods, works and services to STP (both domestic and international). There is a need to adopt a new procurement law that takes into account positive features such as competition concessions contracts, corrects omissions (separate provisions for consultancy services and clear responsibilities for policy, controls, and implementation for clarity and ease o f use by contracting entities and the private sector) and deficiencies (fragmentation) in accordance with international standards. It is also important that relevant implementing regulations and standard documentation (bidding documents, evaluation reports, manuals o f procedures and guides) be established for an efficient application o f the procurement law. Pillar 11: InstitutionalFrameworkandManagement Capacity 9. The procurement, budget and financial management systems do not interact ina way that allows procurement decisions, once taken, to trigger the corresponding actions on the budget and financial side. There i s no long term procurement planning, and the country lacks the capacity o f planning its procurement needs. This i s due, but not limited to: (i) inexistent procurement planning procedures; (ii) no information exchange between procurement, budget and financial management systems; and (iii)deficient statistics collection and treatment. Procurement needs are not used for budget formulation and subsequent revision o f the annual budget. The lack o f planning and integrationbetween budgeting and procurement processes leads to the inability o f the Government to predict cash flows to make timely payments and reduce the extra costs associated with delaying contract completion. It also leads to cancellations when funds are diverted to other more pressing expenditures resulting in increased costs and inefficiencies inthe use o fpublic funds. 10. There i s no independent entity regulating procurement in STP. The inexistence of such an entity within the central government that can effectively a range o f functions to support consistent development, maintenance and application o f the legislative and regulatory requirement of the national procurement system does not get carried out with the result that the procurement system is outdated and ineffective inhandling procurement. Due to the lack o f separation in the execution from the regulatory functions, situations o f conflicts o f interest do arise inthe national procurement system. 11. The national procurement system o f STP does not have a system to collect and disseminate procurement information. Also, it lacks well trained, qualified focal points withm the administration to manage the procurement system and monitor public procurement implementation. 12. There is a need to (i) provide in the new procurement legislation a mandatory procurement planning requirement for each contracting entity; (ii) integrate procurement planning in the budget cycle, (iii)set up a very small (given the size o f the country) autonomous regulatory body (status and positioning to be determined later) that should be independent o f execution and have financial and administrative autonomy to be able to perform its duties and have a board o f directors composed o f members o f not only the Adrmnistration (the Executive and the Legislative Branches) but also the private sector (the civil society should be allowed to join when it becomes more developed in the country) to boost the confidence o f the private sector ; (iii) set up an information system, under the supervision o f the regulatory body, to collect, treat and disseminate procurement information internally for managerial and control purposes, and externally for transparency and accountability o f the public sector and (iv) develop a national strategy to develop capacity withm the government andthe private sector participants. vi Pillar111: Procurement Operations andMarketPractices 13. Public procurement requires performance from both the public sector and the private sector participants. A functioning and competitive private sector i s a key partner to the public procurement system in a well-functioning system. To be an effective partner, the private sector must have confidence in the competence o f the contracting entities at all levels within the system to implement and administer the public procurement system in accordance with the legislative and regulatory framework. The competence o f the staff is measured by the operational effectiveness and efficiency o f the public procurement system. 14. The general level o f expertise o f the procurement staff inthe Ministries is adequate to do the simple functions o f bidding, but not sufficient to operate in a modern procurement system environment. In addition, the access to professional staff that can provide advice and knowledge is limited. There are no procurement oriented competencies established by the government for the staffto work inthis area. 15. There is a serious problem in setting up and harmonizing recordkeeping for the biddingand contract management phases. Most o f the recordkeepingis done at the DTP, but there are many independent entities, like, for example, the one does civil works procurement inthe Ministryof Education, which does not file its procurement documents using the same filing procedures. Therefore, tracking procurement information is a cumbersome task. This has an added impact on the poor functioning o f control systems both internal andexternal. 16. STP does not have a developed private sector able to respond to procurement opportunities which is essential for a well-functioning public procurement market. There are: (i) effectivemechanismsfor partnershipsbetweentheprivateandpublic sectors, (ii) no limited capacity o f the private sector to respond to public procurement, and (iii) systemic constraints in the environment inhibiting the private sector's capacity to access the procurement market. 17. There are great deficiencies in the area o f "Contract administration and dispute resolutions" which are essential to managing the outputs o f a public procurement system as it provides oversight on quality and timely performance and early access to information needed for good management. Appropriate procedures to resolve such disputes in a timely manner are necessary for service delivery and successful implementation. This is an area that the Government o f STP has little expertise, due to having untrained staff doing the contract administration. The size and characteristics o f the Country do not help in dealing with disputes between the Government and the private sector, especially when the procurement market is so small. Companies prefer not to contest contract awards so as not to diminish their prospects for future opportunities. 18. There is a need to (i) provide training for both the Administration and the private sector, (ii)set up a harmonized record keeping system, (iii) establish a dialogue between the private sector and the government so that the private sector has an opportunity to make itself heard regarding the practices o f the Government that tend to undermine the competitiveness o f the private sector, (iii) ensure that the General Conditions o f Contract have good contract management procedures. Pillar IV: Integrityand Transparency of the Public Procurement System 19. The national procurement system in STP does not have available mechanisms and capacity for independent control and audit o f procurement operations to provide for accountability and compliance and ensure a well-functioning public procurement system operating with integrity. It does not have an efficient complaint mechanism system to allow participants to lodge complaints, challenge decisions with administrative and judicial review vii bodies that have appropriate levels o f independence and legal power to impose corrective measures for violation o f the legal and institutional framework. In addition, fraud and corruption, including the issue o f conflict o f interest are not properly addressed in legislation to create a sound and fair environment for public procurement operations. 20. There is a need to (i) strengthen the internal control system o f the Executive Branch o f Government, (ii)revise the mandate o f the Accounts Court to remove the conflict o f interest situation to allow it to play its role in carrying out effective ex-post independent auditing to be able to pinpoint misconduct and corruption by public officials and suppliers, (iii) themandatetotheRegulatoryBodytodealwithcomplaints, enforcetheremedy give concerning the private sector and follow up on remedies with the Administration, (iv) involve the private sector in handling complaints, and (iv) include adequate provisions in the Procurement law to address corruption, fraud, conflict o f interest and procedures to enforce them. Risks in HandlingProcurement 21. While successive Governments have expressed their commitment to reform the national procurement system, effective andtimely implementation o f the reform activities has suffered from weak institutional capacity including lack o f skilled human resources, insufficient technical and financial assistance. In order to ensure successful implementation o f the present action plan, there is a need to: a. Build political support and convince the key stake holders, which are the key ministers, as well as legislators, the private sector and civil society o f the demands that the reform will bring, as well as the benefits derived form its implementation; b. To create and strengthen independent watch dogs (independent press, private sector associations etc.) to support the reform process; c. To increase funding support by the development partners to assure an effective implementationo f the reform; d. To counter staff resistance by increasing training andan internalmarketing o f the results o f the reform process to improve the governance capacity and the technical capacity o f the staff; and e. To bringkey institutions inas active stakeholders such as the National Assembly, the Prime Minister's Cabinet and the Accounts Court inthe reformprocess. ... V l l l 1. INTRODUCTION 1.1 Increasing the effectiveness, efficiency and transparency o f the national procurement system is a concern andpriority for the Government o f STP. It has recognized that a national procurement system that meets internationally acceptable standards and operates effectively is needed in order to increase the effectiveness o f the national budget execution and the official development assistance. 1.2 Under the auspices o f the joint World Bank and OECD Development Assistance Committee (DAC) Procurement Roundtable initiatives, developing countries, bilateral and multilateral donors worked together to develop a set o f tools and standards that provide guidance for improvements inprocurement systems and the results they produce. The round table initiative culminated with a commitment for the adoption o f the Baseline indicators Tool as the agreed international standards for assessmento fnational procurement systems. 1.3 T h ~ methodology has been used in the present analysis as a standardized instrument s to assess the quality and effectiveness o f the national procurement system and determine whether it meets international acceptable standards. The assessment was explained to the Government, who then did a joint assessment with the Banks' team. The understanding among the participants i s that this assessment will provide a basis upon which STP can formulate a capacity development planto improve its procurement system. Similarly, donors can use the common assessment to develop strategies for assisting the capacity development planand to mitigaterisks intheir respective operations. The long term goal for STP is that the national procurement system meets internationally recognized standards, enabling donor harmonizationand increasedeffectiveness o f aid flows. BACKGROUND Country Overview 1.4 Sao Tome and Principe (STP) is a small island country with some 166.695 inhabitants and an estimated GDP o f 72 millions U S D in 2005. Its economy i s characterized by insularity, narrow market, limited domestic production and highpoverty level 54% o f the population in2002, and a GNIper capita o f U S $400 in2005. Country Economic Data 1.5 STP's real GDP growth has remained stable at around 4% between 2001 and 2004 picking up momentum in 2005 and 2006 in expectation o f a possible oil discovery. Growth performance accelerated in recent years in anticipation o f possible oil discovery and 2005's growth is estimated to be 6%, while in 2006 it is expected to reach 8%. This i s the minimum growth rate requiredto achieve MDGs as stated inthe PRSP. However it i s still unclear ift h s highrate of growth can be sustained if oil is not confirmed to be commercially exploitable and the economy does not diversify its production structure to alternative sources of growth. GDP growth i s led by external factors, notably FDI for construction associated with the tourism sector and foreign assistance. 1.6 A tight fiscal andmonetary policy contained inflationaround 9.5% on average during 2000-2003 but it started to increase to double digits in 2004, mainly due to increase o f the credit to the private sector and larger public expenditure inanticipation o f oil revenue bonuses that did not materialize. In 2006 presidential, legislative and local elections were held which adversely impacted government expenditure and helped to keep inflation at 21.4%. Behind the peak in inflation there i s a loose monetary policy that increased broad money (M3) in average 29% annually between 2000 and 2005, and an upsurge o f credit to the economy o f 18% on average annually between 2002 and2005. 1 1.7 The main export has been traditionally cocoa (90% of exports of goods) but STP has recently developed tourism that represents in 2005 63% of export of goods and services, equivalent to four times cacao revenues. STP also exported inthe past coffee, copra and palm oil but they have become marginal today. On the import side, 39% o f import i s for food, 29% for investment goods, and 23.5% for oil products (2005). The progressive increase o f food imports is related to the contraction o f agricultural production, but also to the tourism sector development. 1.8 Government expenditure has increased from 62% of GDP in2000 to 69% o f GDP in 2005, particularly current expenditures at the expense o f public investment. In 2005 current expenditure represents 41.1% of GDP compared to 23.5% o f GDP in 2000. Tax revenues have improved from 16.1% in 2000 to 24.2% of GDP in 2005 due to creation o f new taxes, increase in tax rates, elimination o f tax exceptions and particularly, simplification and improvement o f customs. Although foreign assistance and oil signature bonuses have helped temporally to contain the deficit in 2005, the rise in public revenues has not kept pace with the increasing public expenditures and the overall deficit has widened from -18.2% o f GDP in 2000 to -26.6% of GDP in2004. 1.9 The PRSP targets reduction in poverty (54%) by one half by 2010 and by more than two-thirds by 2015. To reach those targets, the authorities assume 8% real GDP growth per annumduring the next decade. More specifically, the PRSP acknowledges that achieving its growth and poverty reduction targets will depend on macroeconomic stability, with a fiscal consolidation and appropriate spending in priority sectors, as well as a prudent monetary policy. 1.10 The PRSP plans an ambitious program of 210 million USD in 2003-2010 for its implementation, with priority given to the following sectors: infrastructure (26.7%), agriculture (26.1%), energy (22.3%), education (11.3%), health (9.8%), water and sanitation (5.5%). However there is a substantial shortage in financial resources, except for health and infrastructure sectors.The debt reductionrelated with the HIPC completion point, plannedfor 2007, and the gradual use o f the oil bonuses in the priority sectors should also contribute to boost pro-poor expenditures, in line with the PRSP. However there is a low implementation rate (67% in 2004) and a lack of coordination between the PIP and the current budget that explains the weakness of project monitoring andproject recurrent costs cover. ProcurementVolume in STP 1.11 The missionnoted from the information gathered, it was not possible to ascertain the exact amounts spent onprocurement due to deficient recordkeepingand organization, as well as its fragmentation amongst several government entities. In broad terms the amounts spent bythe Government onprocurement during20055accordingto its estimatesare: Public Works................................. .USD3,058,032.00 (67%) Goods...................................... USD 1,280,343.00 (28%) Services.................................. USD212,183.00 (5%) 1.12 The greater part of the investment funding, made available by the international cooperating partners, such as the World Bank, the African Development Bank, the United Nations Agencies (such as UNDP) and the donor countries (Portugal, Taiwan and others), are procured usingthe donors' procurement guidelines. Further details on STP Government spending funded by the National Budget and International Donor support are in the tables at the end of the Report 2 1.13 The present report i s based on a comprehensive analysis o f STP's procurement system, which includes the legislative framework, the institutional and management capacity, the procurement operations and markets and integrity and transparency. STP is a centralized Republic governed by a central government, six district governments, with limited powers and an autonomous regional government, also with limited powers. The political and adrmnistrative organization o f the Country is established in the present Constitution, the country's supreme legislative instrument, promulgated on January 29, 1990. The legislative powers are with the National Assembly (Parliament). Since the Constitution does not contain any sections aimed specifically at public procurement and since procurement falls under the bigger umbrella o f public finance management, it is under the authority o f the Ministry o f Planning and Finance (MPF). Diagnostics,Findingsand Recommendations 1.14 Four key pillars have been identified to organize the basic elements o f a national public procurement system. They are: Pillar I: Legislative and Regulatory Framework; Pillar 11: Institutional Framework and Management Capacity; Pillar 111: Procurement Operations andMarket Practices; andPillar IV: The Integrity ofthe Public Procurement System. Pillar I:Legislative and Regulatory Framework 1.15 The legislative and regulatory framework is the startingpoint for the development o f a governance system. For procurement, it sets the rules for the process andprovides the basis for ensuring the rights o f participants and establishing their responsibilities. It i s the fundamental element that links the procurement process to the overall governance structures withinthe country and defines the obligations o f the Government to comply with internal and external requirements. The legislative and regulatory framework chapter o f this report reviews and assesses the degree o f adequacy o f the present legislation and the recommendations on the legal framework that need to be made. 1.16 This pillar measures: (i) whether public procurement legislative and regulatory framework achieves the agreed standards and complies with applicable obligations and (ii) the existence o f implementing regulations and documentation. I t covers the legal and regulatory instruments from the highest level (national law, act, regulation, decree, etc.) down to detailed regulation, procedures and bidding documents formally in use and verifies the existence, availability and quality o f implementing regulations, operational procedures, handbooks, model tender documentation, and standard conditions o f contract. Ideally the higher level legislation provides the framework o f principles and policies that govern public procurement. Lower level regulations and more detailed instruments supplement the law, make it operational, andindicate how to apply the law to specific circumstances. Findings (9 Degree to which the public procurement legislative and regulatoty framework achieves the agreedstandardsand complies with applicableobligations 1.17 Public procurement inSTP is governed by Decree-Law No. 48.871 o f 1969 for public works and Decree No 341 o f 1972, for goods and services. This legislation has been inherited from Portugal's colonial rule. In 1971, the decree No. 555/71 modified some aspects o f the Decree-Law 48.871, which is itself an update o f the first Decree for Public works which dated o f 1906. The latter was the common legislation o f the Government o f Portugal, to govern procurement o f civil works, goods and services in the Country and the 8 Colonies administered as overseas provinces. (a) Scopeof application and coverage of the legislative and regulatotyframework 3 1.18 The legal framework in STP is not differentiated between laws, regulations and procedures. The structure o f the legal framework, its clarity and the precedence o f the different instruments are inadequate for the carrying the execution o f procurement in STP. The initiatives to modernize it by the Ministry o f Planning and Finance have so far been limited to the updating o f thresholds for local and international bidding. 1.19 Due to the age o f the national legislation, it i s not clear if it applies to all public bodies. For example, there is confusion as to its applicability to some semi-autonomous agencies and public companies, such as the Water and Sewer Company (EMAE) and the National Projects Agency (INDEWANEP). However, even though the national legislation applies to the district and autonomous Principe governments and entities for procurement carried out using national budget, in practice this does not occur due to the lack o f administrative capacity to carry out their own procurement. There are no rules in the legislation to deal with the contracting o f specialized services and consultancy and they exclude procurement related to the defense expenditures. There are no procurement rules that have been established for procurement to be done at the district levels (Sa0 Tome has 6 Districts and Principe is an Autonomous Region). 1.20 There is no mechanism in place to make the legislation available to the public. The missionnoted that the Internet or bulletin boards were not used as instruments o f accessibility o f information to the public. (b) Procurement Methods 1.21 Even though the legal framework makes open competitive bidding the default method, the laws neither define the situations inwhich other less competitive methods can be used nor ensure that acceptable justification and approval levels are clearly specified. Due to the level and timing o f funding made available by MPF for individual procurement needs o f the other Ministries, fractioning o f contracts i s normal in STP. There is great leeway for the discretion o f individual agencies or procurement officials to use methods that limit competition. (c) Advertising rules and time limits 1.22 According to local practices and lack o f reading habit o f the population, as well as the periodicity o f the local newspapers (weekly), the preferred form o f announcing procurement opportunities i s by means o f radio and, to a lesser extent, the local television. Besides those two means, the legal framework includes requirements to publish tender notices, which are usually done on bulletin boards at the offices o f the contracting agency and in the official journal. Contract awards are published in the official journal. Therefore, it i s considered that there i s no wide and easily accessible publication o fbusiness opportunities. 1.23 The legislation provides for adequate timing for local bidders to prepare and submit bids between bid advertisement and bid submission date. However, these time frames do not take into account the needs for foreign bidders to prepare and submit bids. (d) Rules onparticipation 1.24 Firms, including qualified foreign firms, are not excluded from participating in a biddingprocess for reasons other than lack of qualifications. However, the need to register in the country for works, goods and services as a condition for bidding, force the foreign firms to form associations with local firms or to establish subsidiaries inthe country. 1.25 In order to do business, companies need to register themselves in one of the two registries in the country. The works contractors need to register themselves at the Ministry o f 4 Infrastructures and Public Works (MIOP) where they are categorized between grade 1 to 4, according to the complexity and value o f civil works contracts for which they qualify. The criteria used to grade the contractors are based on the company assets namely, material and human resources and financial capability. For goods and services the companies have to register each o f the products and/or services they want to supply to the Government, with the Ministry o f Commerce. Both registries are updated annually. The problem with the works registry i s that there i s no control on the qualification selection and therefore most local firms have established themselves at the top grade, even though they do not fit the requirements. And inthe case ofthe goods andservices registry, manycompanies prefer not to beregistered as the costs are too highfor them. (e) Tender documentation and technical specifications 1.26 While the legal framework specifies what should be subject to a biddingprocess, it does not specify the content o f biddingdocuments nor requests for proposals for consultancy services. Therefore, it is up to the individual contracting organizations to decide on the requirements o f the bidding documents and the methodology o f the bidding process to be followed. fl Submission, receipt and opening of tenders 1.27 The legislation is clear as to how bids are to be submitted. There are provisions for the procedures applicable for bid receipt and bid opening. The norm i s to have public bid opening during which bidders or their representatives are permitted to attend. The legislation also establishes that the names and addresses o f the bidders and the bid prices are to be read aloud andrecorded. (@ Tender evaluation and award criteria 1.28 There i s n o documentation that establishes objective criteria that are essential for efficiency, fairness andtransparency inthe evaluation o f tenders. The evaluation commissions use subjective criteria for evaluating and awarding contracts. The legislation states that the decision to award contracts for civil works should be based on criteria such as delivery, price and any other special interests to the public administration, so long as they arejustified. Inthe case o f goods and services, the contracts should be awarded to the lowest priced bid. Information related to the evaluation process and results are not disclosed to interestedparties after the evaluation is complete. 1.29 The legislation on civil works allows pre-contract negotiations in a number o f instances. These deal with the possibility of adding monetary indexation due to inflation when the contract award i s delayed and to incorporate unforeseen costs amongst other negotiable situations stated in Decree-Law 48.871. Even under competitive bidding methods, the entity can negotiate with the lowest evaluated bidder as long as this does not substantially alter the requirements. The need for negotiations becomes a necessity because o f the below average quality of specifications andbiddingdocuments prepared by the M O P and other entities that have autonomy to execute their own works contracts. Negotiations, inany form, projects the perception o f the system as beingnon-transparent. (h) Proceduresforpre-quallfication 1.30 The legislation does not cover procedures for pre-qualification o f participants in a particular procurement. (i) Procedures suitable for contracting for services or other requirements in which technical capacity are key criteria. 5 1.31 Due to the age o f the legislation, the existing legislation does not cover consultancy which requires technical capacity to be the key criterion, thus there are no established clear evaluation omits the technical capacity requirements, especially for consultancy and engineering services and do not establish clear evaluation criteria. Q) Complaints 1.32 Complaints from the private sectorbidders in STP are handled by the MPF; there is no administrative/judicial review body that is independent from the Ministry. The private contractors prefer not to file complaints so as to avoid negative repercussions for future contracts. The Constitution o f STP gives the complainants the right to access the Courts. Besides the Judicial system itself, there is also the possibility o f recourse to the Accounts Court, which, even though i s not part o f the judicial system, is the semi-autonomous external control body o f the Government. The Accounts Court by its Bylaws (Laws 3,5 and 7 o f 1999, and 10, o f 2003, respectively and modifications introduced in 2005), does prior review o f all contracts signed by the Government and all the government spending. The Accounts Court also has the mandate to do ex-post audits and to take care o f complaints filed directly to it by grieved parties. (ii) Existence of Implementing Regulations and Documentation 1.33 There are scant regulations that provide defined processes and procedures to support the application o f the Decree-Law 48.871, o f 1969, for public works and Decree 341 o f 1972, for goods and services. The procedures that are usedby the MPF are defined by the MPF and the procurement entity, on a case by case basis, and are specified inthe Annexes (Caderno de Encargos) o f the bidding documents. These procedures have not been standardized nor made public. There are no standard bidding documents and the normal practices are for the contracting entity to copy andpaste from past or existing biddingdocuments. Similarly there are no guides or manuals for contracting entities. 1.34 The General Conditions o f Contracts (GCC) that set forth the obligations o f the signatories o f the contract and included inthe Annexes (Caderno de Encargos) o f the bidding documents are based on the laws o f STP and commercial practices. GCC have not been standardized and but are usually copied from one contract to the next. Diagnostics 1.35 The procurement legislation o f STP i s totally outdated and the provisions on procedures related to procurement methods, advertising, time limits, competition, bid documentation and technical specifications, bid evaluation and award criteria, submission, receipt and opening o f bids, as well as the complaints mechanism and access to courts are dealt with in a very superficial manner. In addition to the above, the weaknesses in the legislation when compared to internationally accepted principles include amongst others: (i) negotiations with the lowest bidders; (ii) complaint mechanism i s not independent and the effective and does not suspend the process until a decision is made after the complaint; (ii) requirements that international bidders be established locally or represented by local companies; (iv) the classification o f suppliers inRegistries maintained by the MIOP, for civil works companies, and the Ministryo f Commerce, for the other suppliers. 1.36 The role and responsibilities o f key actors in the procurement system is not clearly defined. Institutional framework is not clearly defined and there is only one entity that deals with policy and implementation. There is a not independent entity for policy, internal controls and external audits. There i s a serious conflict o f interest inthe role o f the Accounts court that gives no objection on contract awards, plays the role o f internal controls for the MPFandcarries out the external audits for the country. 6 1.37 It was observed that the procurement environment in STP is impacted heavily by the inadequacy o f the local legislation. Countries subject to the Latin Legal Framework system are supposed to create their own local laws to govern their national procurement. The legislation delegates to the Governor o f the Colony, here understood as the Executive Branch of the Government o f STP, the power to alter the provisions inthe legislation to conform to local issues. There are, however, many areas that have not been dealt with in the legislation andthese are left to the discretion o fthe MPF andthe procuring agencies. There is a lack of documentation, such as standard biddingdocuments, manuals to guide the contracting entities andbidders alike andthis results ina lot o f confusion as to what the rules and scope are. Recommendations Modernize and adopt a new procurement law according to International standards while keeping inmind.(i) the legal tradition o f the country, (ii) needs o f a country the the size o f STP, (iii) the available and future institutional capacity in relation to procurement and the circumstances that circumstances surrounding the private sector that could supply goodsiworkslservices in and to STP (both domestic and international). 0 Ensure separate provisions for consultancy services and clear responsibilities for policy, controls, and implementation. Establish efficient rules on complaints and their procedures to ensure that they are dealt with ina transparent and fair manner. 0 Prepare relevant simplified and streamlined implementing regulations and standard documentation (bidding documents, evaluation reports, manuals o f procedures and guides) for an efficient application o fthe Law to take into account the Pillar II. InstitutionalFrameworkandManagementCapacity 1.38 Modernizing and mainstreaming a country's public procurement system is an ongoing and complicated process that benefits from the existence o f focal points within the Government's administration with sufficient capacity and qualifications to manage the procurement system and monitor public procurement implementation. The institutional capacity pillar looks at the central government institutional framework and its capacity to oversee, manage and support efficient implementation as well as to provide leadership in modernizingandmainstreaming the pubic procurement system. 1.39 Tlus Pillar measures whether: (iii) public procurement system is mainstreamed the and well integrated into the public sector governance system; (iv) the country has a functional normativeiregulatory body; and (v) there is an institutional development capacity. Findings (iii) Integration of the public procurement system into the public sector governance system 1.40 Public procurement should be an integral part o f the overall public financial management and public sector governance systems in a country. A well functioning procurement system will provide information to support the process o f budget development and execution and will benefit from the public financial management system with regard to timely appropriation and availability o f hnds to support the award and payments o f contracts. (a) Procurement planning and associated expenditures are not part of the budget formulation process and do not contribute to multiyear planning 7 1.41 There i s no long term procurement planning, and the country lacks the capacity for planning its procurement needs. This is due, but not limited to: (i) inexistent procurement planning procedures; (ii) no information exchange between procurement, budget and financial management systems; and (iii) deficient statistics collection andtreatment. Procurement needs are not used for budget formulation as the National Directory o f Budget (DNO) does not receive any information on procurement needs for the preparation o f the budget proposals and subsequent revision o f the annual budgets. (b) Budget law and pnancial procedures do not support timely procurement, contract execution, andpayment 1.42 Even though the Financial Administration Law (NR 1 o f 1986), the Budget Law and the financial management procedures are in theory adequate to meet procurement needs, in practice there are delays in payments o f contracts. The procurement, budget and financial management systems do not interact in a way that allows procurement decisions, once taken, to trigger the corresponding actions on the budget and financial side. (c) No initiation of procurement actions without existing budget appropriations 1.43 The Budget law states the need to have funding assigned to the Budget to be able to initiate a procurement process. MPF always verifies the existence o f the necessary budget allocation before releasing the bidding documents. The Accounts Court also verifies the existence o f budgetary allocation during its prior review. However, there have been cases o f delays or cancellations o f bids because funds in the budget have been diverted to other more pressing expenditures. (d) No Systematic completion reports arepreparedfor certijkation of budget execution andfor reconciliation of delivery with budgetprogramming 1.44 From the information gathered, it was not possible to ascertain whether there is a feedback mechanism to ensure that information on contracts covering major budget expenditures i s provided to the budgetary and financial management systems in a timely manner to support the overall public financial management system and to clear any remaining andunused commitments makingthe funds available for other requirements. (iv) Existence of afunctional normative/regulatory body 1.45 It is important for any Government to have a management entity to support the consistent development, maintenance and application o f the legislative and regulatory requirements o f a procurement system. To be able to carry out its responsibilities without interference, this entity should have a highlevel and authoritative standinginthe Government including a high degree o f independence and have adequate funding for proper staffing and resources to keep the services at the level o f quality required. Inaddition, to avoid conflict of interests, there should be a clear separation o f responsibilities o f this entity with entities involved inthe execution o fprocurement transactions. (a) The status and basis for the normative/regulatory body is not covered in the legislative and regulatory framework. 1.46 There is no independent normative/regulatory body for procurement in STP and thus the legal and regulatory framework does not cover what should have been its main responsibilities and functions. Some o f the responsibilities that such an entity should cover may range from: (i) providing advice to contracting entities; (ii) drafting amendments to the legislative and regulatory framework and implementing regulations; (iii) monitoring pubic procurement; (iv) providing procurement information; (v) managing statistical databases; (vi) 8 reporting on procurement to other parts o f the Government; (vii) developing and supporting implementation of initiatives for improvements o f the public procurement system; (viii) handling the complaints and supporting the external audit functions of the public sector; and (ix) supporting capacity development and training (these responsibilities are either handled partlyor not at all) byMPF, DOPUandthe Accounts Court. (b) Separation and clarity of responsibilities to avoid conflict of interests and direct involvement in the execution of procurement transaction 1.47 DTP, DOPUandthe Accounts Court are all involved inthe execution o fprocurement transactions. The Accounts Court in addition to its mandate to cany out external audits is also systematically involved in giving clearances before contract signatures. The Accounts Court limits itself almost exclusively to doing a review o f the procedures done by DTP and the procuring entity in order to authorize the contract signature. The Court has a 30 day time limitto pronounce itself on the legality of the contract and the observation o f the procedures by the Executive Branch. The examination o f the Court is suspended every time the Court needs more information which sometimes results in a longer time limit. It i s important to note that the Court is authorized by its Bylaws to charge a 3% levy on the amount o f the proposed contract directly from the supplier. The Accounts Court has recently begun doing selective post reviews o f contract execution. (v) Inexistence of an institutional developmentcapacity 1.48 The performance o f a public procurement system relies on the capacity o f the participants, both public andprivate sectors, to understand and implement the procedures. The assessment of the institutional capacity is based on the existence of a system to collect and disseminate procurement information, a sustainable training strategy and capacity to provide training, advice and assistance to develop the capacity of the government and the private sector participants, systems for collection and monitoring o f national procurement statistics and quality control standards to evaluate the performance o f procurement staff. (a) The country does not have systems and procedures for collecting and monitoring national procurement statistics. 1.49 As observed by the mission, the Government of STP is deficient in the collection, treatment, and dissemination o f procurement related data. There are many loopholes on the data collected by MPF, which is limited to procurement done directly by DTP. Due to the different monetary values presented, it was impossible to obtain the total amount of procurement done on a yearly basis by DTP. The National Statistics Board does not compile data on procurement. There are Specific Programs, such as PRFCASP (supported by the World Bank) with international funding that i s not captured by DTP statistics. Since, the public companies do not need to inform the MPF on all o f their procurement, it was also impossible to find out how much o f Government spending goes into procurement. (b) Existence of a sustainable capacity developmentstrategy and training capacity to provide training and advice 1.50 There is no national capacity development strategy for the country and the quality of advisory services on procurement matters for government entities and the public at large is extremely poor to non-existent. (c) Quality control standards are not disseminated and used to evaluate staff pefomance and do not address capacity development issues. 9 1.51 There are no quality control standards in place which may be used to evaluate staff performance. Diagnostics 1.52 The lack o f reliable data and timetables for planned procurement creates a series o f obstacles in the procurement cycle (from bidding to contract execution) and proper preparation o f the budgets to enable the country to operate in an efficient and effective manner. 1.53 Lack o f integration between budgeting and procurement processes leads to the inability o f the Government to predict cash flows to make timely payments and reduce the extra costs associated with delaying contract completion. I1also leads to cancellations when funds are diverted to other more pressing expenditures resulting in increased costs and inefficiencies inthe use o f public funds. 1.54 This overall result i s less competition, as suppliers are not willing to accept delays in payments, andless confidence inthe procurement system as a whole. 1.55 The inexistence o f an independent and functional management procurement body within the central govenunent that can effectively provide a range o f functions to support consistent development, maintenance and application o f the legislative and regulatory requirement o f the national procurement system has resulted in a procurement system that is outdated andineffective inhandlingprocurement. 1.56 Dueto the lack of separation inMPFandDOPUo fthe execution from the regulatory functions, situations o f conflicts o f interest do arise. 1.57 Due to the inexistence o f systems to (i)collect and disseminate procurement information; (ii) collect national procurement statistics; (iii) training programs and quality o f advisory services for government entities andthe public at large; (iv) quality control standards to evaluate the performance o f staff, the system in STP i s not able to provide support and monitor the performance o f the system to formulate and implement improvement plans. There is no tool for procurement planning and market analysis and there exists a poor supply o f qualified procurement staff both in the public and private sector. The quality o f procurement done is also relatively poor with few people skilled to give and get advice on application andinterpretation o fpolicy andrules. Recommendations Provide in the new procurement regulations a mandatory procurement planning requirement for each contracting entity. 0 Integrate procurement planning inthe budget cycle. Set up a very small autonomous regulatory body, that should be independent o f execution and have financial and administrative autonomy to be able to perform its duties. Ideally, this body should report to the National Assembly, w h c h would be responsible for the promulgation o f the General Procurement Law o f the Country and have a board o f directors composed o f members o f not only the Administration (the Executive and the Legislative Branches) but also the private sector to boost the confidence o f the private sector.. The civil society should have allowedjoining when it becomes more organized and effective. Set up an information system, under the supervision o f the regulatory body, to collect, treat and disseminate procurement information internally for managerial 10 and control purposes, and externally for transparency and accountability o f the public sector. Develop a national strategy for capacity development and training programs. Pillar III.Procurement Operations and Market Practices 1.58 Public procurement requires performance from both the public sector and the private sector participants. A functioning and competitive private sector i s a key partner to the public procurement system in a well-functioning system. To be an effective partner, the private sector must have confidence in the competence o f the contracting entities at all levels within the system to implement and administer the public procurement system in accordance with the legislative and regulatory framework. The competence o f the staff i s measures by the operational effectiveness and efficiency o f the procurement system. Findings (vi) Efficiency of the country'sprocurement operations andpractice. 1.59 The procurement system depends on the staff, their degree o f professionalism and knowledge for implementation o f procurement activities, the adequacy of procurement training and information programs, the existence o f a recordkeeping system, and the delegation o f authority andresponsibility when procurement i s decentralized. (a) The present process related to preparation of bidding documents to contract signature: 1.60 When using funding from the national budget, the DAF o f the Ministry or indirect administration needing to contract goods, services or works prepares a solicitation to MPF that verifies if there i s budget allocation for the request. If the expenditure is related to investment, it is the Department o f planning that assigns budget allocation on the corresponding investment category that gives the clearance. Then the request is forwarded to DTP to prepare the bidding documents, together with the concerned DAF. In case o f current expenditures, the request goes directly to DTP that checks with the DNO the existence of budget allocation. Once there i s an assurance that there is the necessary funding inthe budget, DTP (which has the mandate to conduct the bidding process) and the DAF prepare the General Conditions o f Contract (GCC) and Annexes. DTP sets the date for bid opening (public session) and establishes the evaluation commission. After selecting the winner, a draft contract is prepared and submitted to the Accounts Court for its clearance, before being signed by the Minister o f MPF. Contract execution is carried out by the DAF, supported by DTP. In works contracts, after the budget verification by the DNO, the preparation o f the GCC andAnnexes are done by DOPUtogether with interestedparty. The bid opening andbid evaluation processes are conductedjointly by DTP, DOPU and the DAF.After the evaluation and selection o f the winner, DOPU and DTP prepare the draft contract for the Accounts Court's clearance, before the signing by the Minister o f MPF. Works contract execution is supervisedby DOPU's engineers. 1.61 Some organizations and programs (i.e. ANEP/INDES. ANP, INAE, PASS, PRECASP, PATRCG) that are autonomous or execute international fmancing duplicate these procedures or do the whole process by themselves, only submitting the draft contract for the Accounts Court's clearance, before the signing by the Minister o f MPF. When involving bilateral or multilateral funding, the process is basically the same, though adapted to each agency`s rules andprocedures. Finally, there are some public companies that define their own processes, in the least transparent format, and do not conform to the national procurement legislation. 11 (b) The level of procurement competence among government officials within the entity is not consistent with theirprocurement responsibilities. 1.62 The general level o f expertise o f the procurement staff inDTP, DOPU and the DAFs o f the Ministries is adequate to do the simple functions o f bidding, but totally inadequate to operate in a modern procurement system environment. Inaddition, the access to professional staff that can provide advice and knowledge is limited. There are no procurement oriented competencies established by the government for the staffto work inthis area. 1.63 DPT has about thirty staff, including clerks, secretaries and messengers with only about seven who are directly involved in procurement. In the case o f DOPU, there are six civil engineers and seven other staff making it a total o f thirteen people involved with procurement tasks. There are about five or less staffbased inthe Admmistrative and Financial Department (DAF) in each Ministry involved in procurement. The DAFs are part o f the strategy adopted by the government o f STP to deconcentrate financial execution o f the budget. However, not all have been operating as they should yet. A t the Districts and Principe Autonomous Region level, there is very little information about procurement staff, butthey are probably non-existent due to the fact that the decentralization effort began a short while ago. (c) Theprocurement training and information programsfor government oficials andfor private sectorparticipants are not consistent with demand. 1.64 The mission analyzed the training scenario but was informed that the only course given on procurement in the last two years was one on World Bank rules and procedures given to the project team o f PRECASP. Training in national procurement procedures is non existent. (d) Thereare no established nomsfor the safekeeping of records and documents related to transactions and contract management 1.65 There is a serious problem in setting up and harmonizing recordkeeping for the biddingand contract management phases. Most o f the recordkeepingis done at the DTP, but there are many independent entities. For example, the entity that does civil works procurement inthe Ministry o f Education, does not file its procurement documents using the same filing procedures. Therefore, tracking procurement information is a cumbersome task. This has an added impact on the poor functioning o f control systems both internal and external and the Accounts Court maintains its own records. (e) There are no real provisions for delegating authority to others who have the capacity to exerciseresponsibilities 1.66 Seeing that there i s little or no decentralization and deconcentration, most o f the procurement is done by DTP. Even though decentralization at the districts and Principe Autonomous Region level has taken place, procurement is still centralized at the MPF. There are no provisions for delegation o f authority or empowerment to the decentralized levels. The only delegation to other entities is possible incases of international funding. (vi0 Functionality of thepublic procurement market 1.67 A developed private sector able to respond to procurement opportunities is essential for a well-functioning public procurement market. The assessment o f the public procurement market is based on: (i) effective mechanisms for partnerships between the private and public sectors, (ii)the capacity o f the private sector to respond to public procurement, and (iii) 12 systemic constraints in the environment inhibitingthe private sector's capacity to access the procurement market. (a) There are no effective mechanismsfor partnerships between the public and private sector 1.68 The Chamber o f Commerce was established by the initiative o f the Government to create a dialogue with the private sector. Even though procurement was not on the agenda between the Government and the private sector, both parties have voiced their support to bringing this issue on to the partnership agenda, through the Chamber o f Commerce. The creation o fthe Chamber o f Commerce as an instance o f organization o f the local companies i s a great step forward in establishing a channel o f dialogue between the Government and the private sector. The Chamber o f Commerce is perceived as being a good means to strengthen the role o f the private sector in government procurement activities. The strengthening o f the dialogue and the creation o f a partnership is essential to be able to set up a stable and healthy procurement environment. It will also help establish rules to equilibrate the participation o f foreign firms vis-a-vis the national suppliers. Besides the Chamber o f Commerce, there are no other organizational initiatives for the private sector. (b) Private sector institutions are well organized and able to facilitate access to the market 1.69 Besides the Chamber o f Commerce there are no other organizational initiatives to help the private sector. The Chamber o f Commerce does not provide information or other services to Small and Medium Enterprises (SMEs) and other companies to promote their participationinpublic procurement. (c) There are major systemic constraints (e.g. inadequate access to credit, contracting practices, etc.) inhibiting the private sectors capacity to access the procurement market 1.70 As mentioned inPillar I,the major constraints inhibitingthe private sector ability to perform well in government procurement in STP i s the structure and conditions imposed in both the works, goods and services registries, which are ineffective. In addition, access to credit is difficult and expensive. Since payment conditions are not good enough to offset the costs o f doing business with the Government and due to the specificity o f a country the size o f STP, competition suffers. 1.71 The procurement rules o f STP do not preclude the participation o f foreign firms but since the rules are not clear enough to generate a stable environment for international competition, the degree o f competition suffers. In addition, there is no real incentive on the part o fthe Government officials to increase the competitionto foreigners andthey tendto use the size o f STP's government procurement market as an excuse not to deal with t h s issue. (viii) Existence of contractadministration and disputeresolutionprovisions 1.72 Contract administration is essential to managing the outputs o f a public procurement system as it provides oversight on quality and timely performance and early access to information needed for good management. During implementation o f a contract, disputes arise frequently. Appropriate procedures to resolve such disputes in a timely manner are necessary for service delivery and successful implementation. (a) Procedures are not clearly deJined for undertaking contract administration responsibilities that include inspection and acceptance procedures, quality control 13 procedures, and methods to review and issue contract amendments in a timely manner 1.73 Great deficiencies in all areas o f contract administration and dispute resolution were observed in STP. T h ~ sis an area that the Government o f STP has little expertise, due to having untrained staff doing the contract administration. Areas like supervision o f works projects before attesting the completion o f activities are hindered by such trivial aspects as not having a vehicle or petrol to get to the locality. (6) Contracts rarely include dispute resolution procedures that provide for an eficient andfair process to resolve disputes arising during theper$ormance of the contract. 1.74 Dispute resolution in STP is restricted to placing complaints to the procurement agency, i.e. DTP, inmost cases, or the contracting entity. Outside the administrative recourse there is only the way o f the Courts. The private sector is trying to push for the use o f arbitration, seeing that there are provisions in some contract for its use. Up to now, none o f the contracts have been submitted inpractice to arbitration. 1.75 As with the levy o f 3% applied by the Accounts Court on the prior review process, the Judiciary also applies a levy o f 12% on the litigatedvalue, which i s a practice also reduces the recourse o f the suppliers. Diagnostics 1.76 The use o f the Accounts Court (that takes a minimum o f 30 working days) for the clearance prior to contract award creates a situation o f conflict o f interest when the Account Court has to carry out ex-post auditing, inaccordance with its mandate. 1.77 The multitude o f rules and procedures (together with interpretations) needed to be observed by the procuring entities and suppliers, as well as the centralized role o f DTP and DOPU in the bidding process and their conflicting roles hamper decentralization and de- concentration initiatives o f the Government. 1.78 Poor record keeping, as a result o f the autonomy that some public organizations use to conduct their biddingprocess have a negative impact on budget andprocurement planning. 1.79 Due to unskilled procurement staff, lack o f training programs, poorly kept recordkeeping systems, procurement procedures are not implemented efficiently and thus contracts are not awarded ina timely manner at competitive market prices. 1.80 The lack o f dialogue between the private sector and the government does not give the private sector the opportunity to make itself heard regarding the practices o f the Government that tend to undermine the competitiveness o f the private sector. 1.81 The fact that the private sector is not well organized and that it has to operate in an environment with systemic constraints reduces competition. This i s exacerbated by the lack o f incentive by the Government to include foreign firms intheir biddingopportunities. 1.82 The system in STP has failed to put emphasis on the necessity to have good contract administration practices which begin after contract award and continue to acceptance and final payments. The consequences are many problems that affect the performance of the contract and impact negatively on service delivery. 1.83 The size and characteristics o f the Country do not help in dealing with disputes between the Government andthe private sector, especially when the procurement market i s so 14 small. Companies prefer not to contest contract awards so as not to diminish their prospects for future opportunities. Recommendations Provide training to match skills neededby procurement staff at all levels within the administration at both centralized and decentralized levels. Resolve the superposing andconflicting roles o f DTP, DOPU and the Accounts Court and create a Public Procurement Department withm the Directorate o f Treasury and Patrimony responsible for all procurement inthe country. Set up a harmonized recordkeeping system. Strengthen the role o f the Chamber o f Commerce in the dialogue with the Government inthe area o fprocurement reform. Government should have increased private sector access to information on procurement and provide programs to help build capacity among private companies. Ensure that the Simplified and Streamlines General Conditions o f Contract have good contract management procedures (quality control, inspection and acceptance and amendments etc.), including dispute resolution procedures. Pillar IV. Integrity and Transparency of the Procurement System 1.84 A well-functioning public procurement system operating with integrity should have available mechanisms and capacity for independent control and audit o f procurement operations to provide for accountability and compliance. Similarly there must be a complaint mechanism system to allow participants to lodge complaints, challenge decisions with administrative and judicial review bodies that have appropriate levels o f independence and legal power to impose corrective measures for violation o f the legal and institutional framework. In addition, fraud and corruption, including the issue of conflict of interest, should be addressed in legislation to create a sound and fair environment for public procurement operations. (k) Effectiveness of controlandauditsystems 1.85 Good quality, reliable and timely internal and external controls at the implementing agency's level and an external audit system are essential to ensure the effective and efficient operations o f the public procurement system for good governance within the public financial management system. (a) A legal framework, organization, policy, and procedures for internal and external control and audit of public procurement operations are not in place to provide a functioning controlframework. 1.86 The internal control that should be done by the executive branch o f the Government, which should normally be the MPF, is non existent as far as the mission could assess. The Accounts Court, which on the other hand has the mandate to carry out post audit on expenditures, is also mandatedby its legislation to carry out prior reviews on all expenditures o f the Government whether funded by national or international funds. The Accounts Court does mostly these prior reviews to ensure legality and compliance with procurement procedures by MPF and the procuring entity and i s only just beginning to invest in external auditing, with no significant results to show as o f yet. The requests for prior reviews are made bythe National Assembly or the Executive Brancho fthe Government. 15 (3) Auditors should be suficiently informed about procurement requirements and control systems to conduct quality audits that contribute to compliance 1.87 Eventhough the mission was not given any information on the experience andprofile o f the auditors, given the availability o f training in general inthe country and Portuguese, it is safe to conclude that the auditors need training inprocurement. (x) EfBciency of the appealsmechanism 1.88 It is important to have a complaint review and remedy system to operate efficiently and fairly to provide balanced unbiased decisions that do not impact negatively on bidders that complain. (a) Thecomplaint review system lzas neither the capacity to handle complaints eficiently nor the means to enforce the remedy imposed 1.89 STP has an inadequate set o f rules for dealing with complaints. Besides, there is no independent body to review the complaints. The same organization that handles procurement transactions inthe procurement system, i.e., the DTP o f MPF, also has the mandate to review its own decisions, which gives rise to a situation o f conflict o f interest. There is also no body or authority to entrust compliance. Complaints review is carried out by MPF and to a lesser extent by the Accounts Court. Otherwise the grieved party must seek the judicial system to file the complaints. Complaints filed with the judicial system take place and cannot change the outcome o f a contract award decision as it does not stop the procurement process. In addition, there i s no indication that this model functions adequately for procurement needs for reasons given above and in light o f the fact that the private sector does not trust the independence o f the decisions. (b) The system does not operate in afair manner, with outcomes of decisions balanced andjustified on the basis of available information 1.90 Even though the public authorities perceive the system as being fair and well balanced, the private sector informed the mission that the companies preferred not to complain for the reasons so as not to be blacklistedfor subsequent bidding. (c) Decisions seem to be published and made available to all interested parties and to thepublic 1.91 Decisions are supposed to be made public by law and but there i s no evidence found bythe missionthat the decisions are postedineasily accessible places. (d) The system should ensure that the complaint review body has full authority and independencefor resolution of complaints 1.92 As mentioned above DTP that i s presently handling complaints is involved in procurement transactions and thus i s not as independent as it should be. (xi) Degree of access to information 1.93 Access to information is a key element o f an open andtransparent public procurement system. The value and need for access to information is critical in all aspects o f the procurement system and to the stakeholders that either participate or benefit from the operations. 16 (a) Information is published and distributed through limited media without supportfrom information technology 1.94 The publishingof information on procurement norms and rules, as well as on specific procurement opportunities and contract awards i s practically non-existent, and totally inadequate by internationally accepted standards. The use o f radio as a means to broadcast procurement opportunities hampers foreign companies' participation in the procurement market o f STP. It probably also limits competition by local firms. Rules and practices on the protection o f commercially sensitive information need to be enacted and enforced. The preferred means o f announcing procurement opportunities in STP is through the radio, and secondly by means o f television on the local network. The need to publish the bids is required by law, but the periodicity o f the local newspapers and the limited dissemination o f the Official Gazette (Diario da Republica) force the contracting entities to this very unconventional method of publicizing bidding opportunities. No information was made available to the mission on provisions to protect the disclosure o f proprietary, commercial, personal or financial information o f a confidential or sensitive nature. (xi9 Ethics and anticorruption measures inplace 1.95 The procurement system should be perceived to operate with integrity, providing for clear definitions o f unacceptable practices and stating the consequences to participants inthe procurement system who engage infraudulent, corrupt or unethical behavior. (a) The legal and regulatoly framework for procurement does not include provisions addressing corruption,fraud, conflict of interest, and unethical behavior 1.96 The procurement legislation o f STP is outdated and does not adequately deal with ethics, fraud and corruption. There is no set o f standards or rules to allow that bidding documents to deal with these issues. Due to the age o f the legislation, no provisions exist to deal with issues related to corruption, fraud, conflict o f interest or ethics. The mission was informed o f the existence o f a public service ethics code, but was unable to determine the scope or range o f the provisions inthe Code and could not assess its relevance, application or impact on the system. The legislative framework does not define responsibilities, accountabilities and penalties for individuals or firms found to have been engaged in fraudulent or corrupt practices. (3) No evidenceof enforcement of rulings andpenaltie 1.97 There i s no independent organization to enforce rulings and penalties. No evidence was found by the missionon the enforcement o f rulings andpenalties. (c) Special measures do not exist to prevent and detectJi-aud and corruption in public procurement 1.98 There are no measures specifically oriented to detecting fraud and corruption in public procurement, only the prior review o f the Accounts Court, which may be able to detect very little inthis arena. (d) Stakeholders support the creation of a procurement market known for its integrity and ethical behavior 1.99 The private sector i s not structured to be able to support the Government in dealing with such issues. The civil society is not well organized either to engage inensuring oversight and social control. 17 (e) The country should have in place a secure mechanism for reporting fraudulent, corrupt, or unethical behavior 1.100 No evidence was found o fthe existence o f such mechanisms. fl Existence of Codes of ConductKodes of Ethicsfor participants that are involved in aspects of the public financial management systems that also providefor disclosure for those in decision makingpositions 1.101 There is a public service ethics code, but the mission was unable to determine the scope or range o f the dispositions in neither such an instrument, nor its application and results. Diagnostics 1.102 The legal framework does not provide a good basis to establish clearly what entities are responsible for control and oversight. There i s a conflict o f interest in having the Accounts Court do the internal control o f the Executive Branch andthen the external audit. 1.103 The internal controls by the Executive Branch should be reinforced and the present controls are ineffective in providing timely information on compliance to management for action or for curbing misconduct by government official and suppliers. 1.104 Auditors are not sufficiently informed about procurement to be able to conduct quality audits. 1.105 The system does not provide an efficient complaint mechanism makes unbiased decisions since the body incharge o f complaints is the one previously involved indeciding on the contract awards. Inaddition, the decisions are not free from interference andthe decisions are not made public. And finally the body has no authority to enforce any remedy imposed. The result i s that the Private Sector does not trust the system enough to file complaints. 1.106 The public does not have accessto information onprocurement. 1.107 The system in STP does not have adequate anticorruptionprovisions in the legal and institutional framework o f the procurement system to foster a good environment for transparent and effective competitionto obtain value for money. Recommendations 0 Strengthen the internal control system o f the Executive Branch o f Government. 0 Revise the mandate o f the Accounts Court to remove the conflict o f interest situation to allow it to play its role incarrying out effective ex-post independent auditing to be able to pinpoint misconduct and corruption by public officials and suppliers. Give the mandate to the Regulatory body to carry out compliance reviews (audits) to assist the Accounts Court incarrying out its ex-post external audits. 0 Give the mandate to the Regulatory body to deal with complaints and enforce the remedy concerning the private sector and follow up on remedies with the Administration. 0 Involve the private sector through the Regulatory Body to handle complaints. 18 Publishthe decisions o f the complaints (in the procurement website when it i s operational). 0 Create a government procurement web site for publishing all procurement related information (from biddingopportunities to contract awards, complaints, audits, blacklistedfirms, general information etc.). Draft and enforce a specific ethics code or a chapter dealing with ethics and conflict of interest inprocurement. Include adequate provisions in the Procurement law to address corruption, fraud, conflict o f interest andproceduresto enforce them. 19 2. OECD/DAC/WB BASELINE INDICATORS 2.1 The Banks and the Government o f STP carried out a joint assessment o f the 4 pillars o f a sound procurement system, using the Baseline Indicators (BLIs), designed during the OECD-DAC/ World Bankprocurement roundtables. 2.2 The BLIs address the four pillars that make up the national system: a) the existing legal framework that regulates Procurement inthe country; b) the institutional architecture o f the system; c) the competitiveness o f the national market; and d) the integrity o f the procurement system. Each pillar has a number o f indicators and sub-indicators to be assessed. While these BLIs, cannot give a full picture o f the national procurement system, which is by nature very complex, they are more like a snapshot o f the system design at a given time. The application o f the BLIs was based on a review o f the existing regulatory framework and the institutional and operational arrangements. They have been used as a tool to identify inbroad terms the strengths and weaknesses o f the system. 2.3 The current assessment has revealed a very weak procurement system in all o f the four pillars with a scoring for 2006 o f 0.32 out o f a maximum o f 3 points and the reasons are mainly (i) the absence o f a modern procurement Law and standard procurement documents (Pillar l), the (ii) lackofprocurementplanningandthenonexistenceofaregulatorybody (Pillar 2), (iii) a weak procurement capacity in contracting entities and a weak private sector (Pillar 3), and limited internal and external control mechanisms, absence of complaint mechanisms, and non-existingpublications o f procurement opportunities (Pillar 4). Figure2: 2006 Assessment of the NationaProcurementSystemin STP 3 1 I 2 : 0.3 6.4 0.3 1 i 0.2 0- I Pillar I Pillar 2 Pillar 3 Pillar 4 I 2.4 Based on the proposed action plan, the assessment foreseen is 1.5 for 2008 and 2.1 for 2010. The latest assessment is vital prior to the CPAR update scheduled for 2011 and the implementation o f Compliances Indicators (CIS), designed by the OECD-DAC/World Bank procurement roundtables. 2.5 Indeed, The CIS deal with how the system actually operates. They are more closely related to the application o f the regulations and to the prevailing procurement practices inthe country. Thus while the BLIs are more like a snapshot o f the system design at a given time, the CIS look at what is happening on the ground by examining a sample o f procurements transactions and other relevant information that is deemed representative o f the overall performance o f the system. 2.6 CISrely on data obtained from a representative sample o f contracts and information obtained through interviews or surveys with stakeholders inthe procurement system. Inorder to do that, the procurement system in STP needs to set up a comprehensive and efficient 20 mechanism for collecting data and for publishing statistics about procurement activities withinthe country. Ths is particularly important with the upcoming increase of public funds forecast from the oil revenues. The 2010 review will provide a list of Compliance Indicators, should the action plan designed in the 2006 CPAR be implemented. This is why the 2006 action planneeds to be implemented before using those CISso that the procurement system is able to provide statistics to feed those CIS. 1 Figure3: Assessmentof the NationalProcurementSystemin STP 0 200E 200E 0 201c I Pillar 1 Pillar 2 Pillar 3 Pillar4 21 3. WORLD BANKAND AFDB PORTFOLIO PERFORMANCE WorldBankPortfolio Active Projects6 ProjectName Project Date, Date, Net Tot ID Approval _ _ Rev Comm Undisb Closing Amt Bal ST-GOVCB TA (FY07) PO83400 10/14/2004 4/30/2008 ST Social Sector Suimort PO75979 5/18/2004 6/3012009 3.1 There are only two active operations, which, in itself reduce the risks for the Bank. While the two operations are staffed with personnel fully dedicated to procurement, their performance still require additionaltraining andcoaching. 3.2 To mitigate potential risks associated with the performance of these projects, the Overall Procurement RiskAssessment of these operations is HIGHandthe threshold for prior review have been set substantially as follows; Goods ($150,000), Works ($200,000) and Consulting Services ($100,000-firms and $50,000-Individuals). While the threshold would appear to be reasonable, there i s the risk associatedwith the availability o f limited number o f qualified suppliers for almost any type o f goods, including those that would normally be considered off-the-shelf goods. In addition, these limited suppliers are not financially sound andinalmost all cases they require advances o f around 50% ofthe contract price to be able to import the goods. The limited number o f suppliers in addition to weak financial position is likely to increasethe risk o fhigherthanmarketprices beingoffered. 3.3 There is also an IDF grant for the provision o f Capacity Building for the Justice Sector ($330,000). There is no dedicatedprocurement person on this Grant. The Coordinator, a Judge o f the Supreme Tribunal, is the one responsible for the implementation, including procurement activities. 3.4 Finally, the availability of qualified man power i s generally scarce in STP and therefore it is also difficult to identify qualified and experienced procurement officers. Trainingand on-job-training are the solutions for the implementation of on-going, as well as future operations inSTP. AfricanDevelopmentBankPortfolio Project Name Date, Net Approval Comm Amt Poverty reduction 12/04/1997 1.88 Drinkingwater supply, Sanitation and Controlofwater-borne diseases 12/09/1999 4.2 Support for human resource development 12/20/2002 4 Livestockdevelopment -phase I1 4 3.5 The performance of the portfolio has been hindered by considerable delays in the execution o f the projects thus limiting the efficiency o f the operations and the impact on the ground. As in the case with the World Bank portfolio, there are similar problems in knowledge o f AfDB's procurement rules and there have been delays in submitting audit reports. InFebruary2006, AfDB organized training targeted at projects coordinators inorder Business Warehouse (as of January 07) 22 to familiarize them with the Bank rules and procedures and improve the implementation of the projects. 23 4. R I S K ASSESSMENT 4.1 The key constraints facing STP inprocurement stem from weak institutional capacity, governance issues, and lack o f skilled humanresources. Capacity needs to be strengthened in order to improve public expenditure management, with more a priori and posteriori checks. With the support o f the IMF, World Bank and others, the Government is willing to move ahead with reforms to improve procurement. 4.2 However, while successive Governments have expressed their commitment to reform the national procurement system in general, effective and timely implementation o f measures has suffered from insufficient technical and financial assistance. In addition, the following risks have been identified that are particular to the country: i. the size of the country and the population, which makes even formal relationships more intimate, seeing that it's possible to earmark individuals for retaliation incase o fnon conformity; ii. thelowdistinctionbetweenpublicandprivateinterests,whichwasperceived duringthe mission; ... 111. the fragility o f some o f the key institutions and actors in procurement reform process, i.e. Ministry o f Public Works, Accounts Court, civil society etc.; iv. lack o f adequate local funding, derived from a large portion o f spending done by procurement (specially with civil works) through donor funding, using non-harmonized rules. 4.3 There are some measures that need to be taken to counter, mitigate or surpass these obstacles. The main ones are as follows: v. To bolster political support and to convince the key stake holders, which are the key ministers andthe rulers, as well as legislators, private sector and civil society of the demands that the reform will bring, as well as the benefits derived form its implementation; vi. To create and strengthen independent watch dogs (independent press, private sector associations etc.) to support the reformprocess; vii. To increase funding support by the development partners to assure an effective implementation o f the reform; viii. ... To counter staff resistance by increasing training and an internal marketing o f the results o f the reform process to improve the governance capacity and the tactical capacity o fthe staff; and ix. To bringkey institutions in as active stakeholders in the reform process. The National Assembly, the Prime Minister's Cabinet and the Accounts Court are the most crucial key stakeholders for the success o f the reform. 24 5. ACTION PLAN 5.1 It is proposed that the Democratic Republic of Sao Tome and Principe through the National Committee o f Coordination and Monitoring of the Procurement Reform (CNCS) established inMay 2006 by the Minister of Planning and Finance, coordinate not only inside the Executive Branch, but also with the Legislative and Judiciary Branches, the Accounts Court and the Chamber o f Commerce, the implementation of an action plan, based on the findings of CPAR. Note that the proposed action plan will be sent to the national committee of coordination and monitoring of the procurement reform for comments and validation. The time table and budget will be agreedupon andwill take into account the size of the country and the capacity w i h n the country to reformthe procurement system. Objective I Actions Responsibilities Outputs Schedule Indicator Set up an IEstablishment of a I1 MPF National CNCS efficient National Committee Committee functioning institutional (CNCS) with the framework to functioning proposed support the budget procurement allocated reform i'ramework A legislative Modernize and adopt a CNCSNational Procurement Procurement framework newprocurement law Assembly law enacted law effective that meets according to International internationally standards that takes into agreed account the size and standards. capacity o f the country and includes separate provisions for consultancy services and clear responsibilities for policy, controls, and imulementation. " Establish efficient rules on CNCS/MPF Procurement Procurement complaints and their regulations regulations procedures to ensurethat prepared effective they are dealt with ina transparent and fair manner. Ensure Adopt Standard 1CNCSMPFMIOP SBDs SBDs ready for applicationof Procurement Documents prepared the Procure- (3 Bidding documents ment Law (goodslworkslconsultants), 2 evaluation reports (goodslworks and consultants) Pillar I1InstitutionalFramework and iV investments system mandatory procurement procurement well publicized the public exDenditure 25 Objective Actions Outputs fSchedule Indicator management I framework [ntegrate procurement Aanning inthe budget :ycle. Well managed Set up an autonomous, CNCSMPF Studies and controlled independent regulatory functions o f presented procurement 3ody with a board o f normative activities Directors (made up of the body, with private sector and staffing Administration) . needs, organization, work program and budget, according to the model adopted and included in procurement Systems and Set up an information CNCSMPFMIOP IT system in proceduresfor system, under the place collecting and supervision o f the monitoring regulatory body, to collect, national treat and disseminate procurement procurement information statistics. internally for managerial and control purposes, and externally for transparency and accountability o fthe public sector Efficient Develop a national CNCSMPIMAE Proceed with Capacity procurement strategy for capacity the building operations development and training contracting program and practices programs o fthe approved capacity building Create a Public Procurement Department within the Directorate o f Treasury and Patrimony arket Practices Existence of Set up a harmonized CNCS/ Regulatory Transparent contract procedures administration and dispute Ensurethat General CNCS/ Regulatory Responsibilities Body clearly resolution Condi-tions o f Contract assigned provisions have good contract management procedures including dispute resolution More staff I Transparent skills needed by trained procedures procurement staff at all levels within the administration at both I centra-lized and 26 Ubjecfive Actions Responsibilities Outputs fSchedule Indicator to help build capacity of Commerce/ private companies Regulatory Body PillarI V Integr y and Transparency of the rocurementSysten Effective Strengthen the internal CNCSIMPFI Internal Plan approved controland control system o f the Regulatory body control on by MPF audit systems Executive Branch of the procurement in accordance Government. designed and with the new implemented procurement regulations Efficient Give the mandate to the Appeal's Number o f Appeal's appeals Regulatory body to deal commission of appeals dealt commission of mechanism with complaints and Regulatory Body inthe first normative/ enforce the remedy year supervisory concerning the private body set up sector and follow up on remedies with the Administration Information is Create a government CNCY Regulatory Media tools Relevant published and procurement web site for Body available information disseminated publishing all procurement available through related information(from available bidding opportunities to media contract awards, complaints, audits, blacklisted firms, general information etc.). Efficient Draft and enforce a CNCS/ Provision on Procedures to institutional specific ethics code or a Regulatory Body ethics and enforce the framework to chapter dealing with ethics anti- Law are in fight and conflict o f interest in corruption in place corruption procurement the Law Include adequate CNCS/ Regulatory Provision on Procedures to provisions inthe body ethics and enforce the procurement law to anti- Law are in address corruption, fraud, corruption in place conflict of interest and the Law procedures to enforce them. 27 ANNEXES 28 Annex 1: Preliminary report doneby the CNCS REPOBLICA DEMOCRATICA DE STOM?E PRfNCIPE [Unidade - Disciplina -Trabalho) MINISTBRIO DO PLANEAMENTO EFINANCAS Cornissilo Nacional de Coordenaqilo, Anhlise e Seguirnento (CNCS) da gest5o da reforma do sistema de LicitaqgoparaAquisi@o Publicaem S5o Tom6 e Principe Julho de 2006 29 CONCLIJSOES ERECOMENDACOES ~NDICE Prefacio............................................................................. 4 Resumo conclusivo ........................................................ 5 Sector publico ...................................................... 5 Quadro juridic0 ............................................ 5 Regras de procedimento e praticas 9 Instituigiio. organizagiio e recursos humanos .............................14 Medidas anti.corrupqiio 17 Performance dos projectos do Banco Mundial .................................. .....18 Sector privado ..................................................... 18 Regulamentaqiio comercial .............................. 18 Praticas comerciais ........................................ 19 Recomendagijes .......................................................... 20 30 Lista das abreviaqijes e siglas CNCS -Comissiio Nacional de Coordenaqiio, Analise e Seguimento BM-BancoMundial BAD-Banco African0 de Desenvolvimento BADEA-BancoArabe para Desenvolvimento Econornico de Africa FED-Fundo Europeu de Desenvolvimento MPF-Ministkrio do Planeamento eFinangas MIOP -Ministkrio das Infra-estmturas e Obras Publicas DTP-Direcqiio do Tesouro e Patrimonio DOPU- Direcqiio das Obras Phblicas e Urbanismos LECSTP -Laboratorio de Engenharia Civil de Siio Tome e Prhcipe IGF-Inspecqiio-geral das Finangas D O -DirecqBo do Orqamento DP-Direcgiiodo Planeamento TC - Tribunal de Contas ANEP/INDES-Agencia Nacionalpara Execuqiio dos Projectos/ Instituto de Desenvolvimento Econornico e Social ANP -AgGncia Nacional de Petr6leos PASS- Projecto de Apoio ao Sector Social PATRCG- Projecto de Assistencia Tkcnica e de Reforqo da Capacidade de Governaqiio PRECASP - Projecto de Reforqo das Capacidades para Reduqiio da Pobreza INAE-Instituto Nacionalde Estradas DAF-DirecqiioAdministrativa e Financeira PIP-Programa de Investimentos Phblicos Dbs Dobras ~ 31 PREFACIO Por Despacho de 29 de Margo de 2006, do Gabinete da Primeira Ministra e Ministra do Planeamento e Finangas foi criada a Comissio Nacional de Coordenaqio, Anhlise e Seguimento (CNCS) para levar a cab0 os trabalhos da gestao da reforma do sistema de licitagiio para aquisigbespublicas em S2o Tom6 e Principe. Neste hbito, a referida Comissb reuniu-se vhrias vezes tendo o primeiro encontro sido realizado no dia 13 de Abril do mesmo an0 e tendo ficado igualmente decidido a ocasi5o do referido encontro que a Comissiio deveria, nos termos do calendhio adoptado pelos membros, proceder B realizaggo de duas reunibes semanais com o objectivo de levar a cab0 a miss50 que lhe fora adstrita. Corn efeito, at6 ao presente momento, vhrios encontros foram realizados, tendo sido os primeiros consagrados A elaboraqzo de uma estrategia capaz de permitir a realizagiio exitosa dos trabalhos. Assim, as conclusbes e as recomendagbes ora apresentadas no quadro do presente trabalho, n5o seriam possiveis sem a realizaqgo dos inqukritos que permitiram uma melhor recolha das informaqbes. De igual modo, as informagbes obtidas na seqdncia e a ocasiiio dos encontros com os diversos agentes da administragi5o publica, do sector privado e da sociedade civil tiveram uma importbcia decisiva. Por isso, antes de mais, os nossos sinceros agradecimentos A equipa do Banco Mundial (BM) e do Banco African0 de Desenvolvimento (BAD) pela peritagem e apoio prestado durante a realizagiio dos trabalhos. Igualmente, os nossos sinceros agradecimentos aos organismos publicos que tomaram parte nos trabalhos pela colaboragiio prestada e a disponibilidade manifestada na realizagiio do encontro elou dos inqukritos. Enfim, queremos louvar igualmente a colaborag5o das entidades privadas e da sociedade civil em geral sem as quais arealizagb do presentetrabalho n5o seriapossivel. A apresentaqiio deste trabalho C feita em dois volumes sendo o primeiro consagrado as recomendaqbes ap6s resumo conclusivo que evidencia os pontos fortes e os pontos fracos do sistema nacional de licitaggo para aquisigbes publicas e o segundo volume consagrado B andise das respostasaos questionhrios do inqukrito. 32 I-RESUMOCONCLUSIVO:PONTOSFORTESEPONTOS FRACOSDO SISTEMA NACIONAL DE AQUISI~AO PUBLICA. Os pontos fortes e os pontos fracos do actual sistema de aquisiqb publica devemser analisados separadamenteconforrne se trate do sector publico oudo sector privado. A -SECTOR PfJBLICO A anhlise do sistema de licitagiio para aquisiqdes publicas no que respeita ao sector publico C feita abordando sucessivamente os aspectos relacionados com: o quadro legislativo e regulamentar, as regras de procedimento e as prciticas, a organiza@o e os recursos humanos, as medidas anti - corrupqiio e a pei$ormance dos projectos Jinanciados pelos Bancos. 1-Quadrolegislativoeregulamentar 0 quadro legislativo e regulamentar C caracterizado pela existsncia de legislagdes avulsas em que as principais datam do period0 colonial. Estes diplomas que s b nomeadamente: aPortaria n. 555171, de 12 de Outubro, o Decreto - Lei n. 48 871, de 19 O de Fevereiro de 1969 (sobre o contrato de empreitadasde obraspublicas) e o Decreto -Lei n. '341/72,de29deAgosto (sobrecontratodefornecimentos)constituemaparteprincipaldo quadro legislativo e regulamentar do sistema de 1icitaqTio para aquisiqdes publicas em STio Tom6 e Principe. Ap6s o enriquecimento do referido quadrojuridic0 com a entrada em vigor da Lei n.' 1/86, de 30 de Dezembro, (Lei sobre a Administraqb Financeira) o mesmo vem beneficiando de algumas actualizaqdespontuais atravCs dos diplomas seguintes: Circular n.' lO/MPF--GM/O3, de 6 de Fevereiro de 2003 da Ministra do Planeamento e Finanqas (sobre as modalidades e a actualizaqgo dos crittrios de selecqiio para contrataqBo); Despacho Conjunto de 21 de Agosto de 2000 (Ministro do Planeamento e Finanqas e Ministro das Infra- estruturas, Recursos Naturais e Ambiente); Despacho Conjunto n.' 15/2002, de 5 de Novembro de 2002 (Ministra do Plano e Finanqas e Ministro das Obras Publicas, Infra- estruturas, Recursos Naturais e Ambiente); Despacho de 14 de Julho de 2004 (Ministro do Plano e Finangas); Despacho Conjunto n.' 212005, de 18 de Abril de 2005 (Ministro do Planeamento e Finangas e Ministro de Obras Publicas, Infra estruturas e Ordenamento do Territhrio); as diversas leis do Orqamento Geral do Estado, nomeadamente a Lei n.'2/2006. Digno de realce, a Lei n.' 3/99, de 20 de Agosto (Lei Orghica do Tribunal de Contas), a Lei n.' 5/99, de 7 de Agosto (Lei sobreprocedimentos noTribunal de Contas), a Lei n.' 7/99, de 7 de Agosto e publicado no Dilirio da Republica n.' 7 (Lei sobre a fiscalizaggo prCvia do Tribunal de Contas), a Lei 8/99, de 7 de Agosto e publicado no Dibio da Republica n.' 7 (Lei sobre prestaqgo de contas), a Lei n.' 10/2003, de 20 de Outubro (Lei sobre Regulamento 33 Interno do Tribunal de Contas e a sua respectiva alteraqgo aprovada em 28 de Julho de 2005. D e igual modo, n5o poderiamos abordar judiciosamente este assunto sem nos referir ao papel desempenhado ou que deveria desempenhar a Inspecqiio Geral das Finanqasno quadro da sua miss50 de control0 da administraqb financeira do Estado nos termos do Decreto n."44/93, do Despacho n." 17/94, de 20 de Outubro (Regulamento Interno da Inspecqgo Geral das Finanqas) e com particular enfase no quadro da iminente reforma e modernizaqgo da Inspecqiio Geral das Finanqasde Silo Tome e Principe. Ngo podemos prescindir de nos referir aos artigos 2." e 3." do C6digo do Investimento instituido pel0 Decreto - Lei n." 13/92, 15 de Outubro, que por um lado elege alguns principios gerais similares Bqueles recomendados num sistema moderno de licitaqdes, e que por outro lado, para efeitos de aplicaqb do referido c6digo propde definiqdes que interferem no process0 de licitaqb quando organizado por empresas publicas ou outras entidades publicas autonomas. Com alguma relevhcia referimos igualmente aos diversos estudos e trabalhos de compilaq5o levados a cab0 pelas entidades publicas, tal a Direcqiio das Obras Publicas e Urbanism0 (DOPU), ou por algumas entidades privadas e a sociedade civil na elaboraqb de estudos de qualidade inquestionavel sobre o regime das concessdes e de actos prCvios A concessgo, o que traduz a preocupaq5o das autoridades e, em geral, da sociedade santomense em criar um quadro juridic0 moderno e conforme as melhores praticas internacionais. Quanto ao h b i t o de aplicaqgo do Decreto - Lei n. " 48 871, de 19 de Fevereiro de 1969 relativo aos contratos de empreitada de obras publicas, este diploma regula os trabalhos de construqiio, reconstru@o, restauro, reparaqzo, conservaqlo ou adaptaq2io de bens imoveis realizados total ou parcialmente pel0 Estado, pelos organismos publicos autonomos, pelas empresas publicas, assim como pelasAutarquias e a Regigo do Principe. Quanto aos contratos de fornecimento, estes s80 regulados pel0 Decreto n.' 341/72, de 29 de Agosto, relativo aos contratos de fornecimento de materiais e equipamentosde obras publicas. Relativamente a sua esfera de aplicaqb, este diploma regula as aquisiqaespor conta do Estado ou de instituto publico autonorno e silo extensivos as empresas publicas, assim como as empresas de economia mista ou concessionhias de Estado mediante Despacho do Ministro. Ainda emmatCriade aquisi@o publica em SBo Tom6 e Principe, C tambCmpertinente realqar a aplicaqZo das directrizes (dos Bancos), e do regulamento aplicavel (no quadro do Fundo Europeu de Desenvolvimento) tratando-se de projectos financiados por estas entidades. 34 Assim, os pontos fracos no que respeita ao quadro legislativo e regulamentar s%oos seguintes: Em primeiro lugar o caracter extemporineo das normas previstas e que apelam a uma adaptaqb e actualizaqgo urgentes e baseada em principios fundamentais a promover num bom sistema de licitaqgo para aquisiq6es publicas que Go: a efichcia, a transparencia nos procedimentos, o caracter participativo, a concorrCncia, o tratamento justo e equitativo dos concorrentes, assim como a integridade e a confianqa no sistema. Com efeito, tanto o Decreto-Lei n.' 48 871169 como o Decreto n.' 341172 enquanto diplomas fundamentais em materia de aquisiqgo publica, ambos estabelecem trcs modalidades de selecq5o previa A formaq5o de contrato administrativo: concurso phblico, concurso limitado que constituem regras de principio e ajuste directo (tratando-se de contrato de obras publicas) ou consulta B praqa (tratando-se de contrato de fornecimento de materiais e equipamento de obraspublicas). A actualizaqgo dos criterios de selecqiio para contrataq8o, particulannente a actualizaqiio dos valores de contrato a adjudicar pelos diplomas subsequentes tinha como objectivo principal atenuar o impact0 da eros2o monethria, garantindo assim a pertinencia destes mesmos critkrios. Assim, em detriment0 de outros critkrios ou factores, tais como: a urgencia, consideraqaes de seguranqa ou situaq5o de privilegio, o criterio de selecqb para contrataqzobaseadoapenas emvalores de contrato a adjudicar tornou-se cada vez mais preponderante. Com efeito, a Circular n.'1OIMPF-GMI03, de 6 de Fevereiro de 2003, o Despacho Conjunto de 13 de Junho de 2003, o Despacho de 14 de Julho de 2004, cumprem esta finalidade, estabelecendo, apenas com base nos valores do contrato a adjudicar, as tres modalidades de selecqiiohoje utilizadas que s50: o concurso publico, a consulta B praqa e a compra directa. Como consequcncia, os crittrios que concorriam antes para a fixaqb da modalidade de selecgio decorrentes da legislaqlo basica foram alterados e desvirtuados, privando assim os outros factores referidos anteriormente da sua pertinencia de origem. As leis e os regulamentos s b inadaptados e complexos, pois as actualizaqdes sucessivas ocorridas prejudicam a clareza e a rapidez na compreensiio do dispositivo juridico. As actualizaq6es sucessivas que s80 realizadas na matiria t2m urncaracter muito pontual. 35 0 De igual modo, a extemporaneidade dos referidos diplomas priva-os da possibilidade de fazer figurar neles todos os principios fundamentais referidos anteriormente e que devem ser promovidos num bom sistema de aquisiqbes publicas. E de realqar igualmente que o sistema actual de aquisiqbespublicas C omisso no que respeita as modalidades de selecqb para contrataqzo de prestaqb de serviqos, tais como a consultoria e assessoria. 0 As legislaqbesbasicasna materia n b tratam t8o pouco das diversas questbes relacionadas com o regimede concessbes de obras e serviqospublicos. No que respeita aos pontos fortes com base nos principios fundamentais que devem ser promovidos numbom sistema de licitaqgo para aquisiqbespublicas, temos a salientar que: 0 As actualizaqbesrealizadas quanto aos valores de refersncia est50 igualmente relacionadas com as autoridades responsaveis pela autorizaq5o das ditas despesas, o que preserva as garantias estabelecidas inicialmente no que respeita ao controlo das despesas publicas mediante autorizaqbes concedidas pelas entidades habilitadas e competentes. Esta garantia de controlo 6 assegurada pelos diferentes diplomas subsequentes as legislaqbes de 1969 e de 1972 (artigo 35." da Lei n." 1/86 sobre a Administrag50 Financeira; a circular n." 10/MPF - GW03, de 6 de Fevereiro de 2003; o Despacho Conjunto de 13 de Junho de 2003; as Leis do Orqamento Geral do Estado, nomeadamente o artigo 10." da Lei n." 2/2006), o que constitui, em certa medida, umfactor de promoqEo da integridade do process0e da confianqa. 0 Existe igualmente no nosso ordenamento juridic0 a possibilidade de participaqb ao concurso de concorrentes estrangeiros (artigo 61.' do Decreto n."48 871, de 29 de Agosto), o que facilita apromoqb e o encorajamento A participaqzo sem distinqZo de nacionalidades e contribui consequentemente para apromoqb da concorrsncia no domini0 da licitaqgo das obras publicas. 0 Nos termos do Decreto - Lei n." 48 871169 e Decreto n.' 341/72 existem possibilidades de recurso tanto hierhrquico como contencioso. 36 2 -InstituipZo, organizapZoe recursoshumanos. Quanto a instituiqgo, organizaqgo e recursos humanos, temos a dizer o seguinte: Relativarnente aos sectores da administraqgo publica implicados no processo de licitaqgo para aquisiqdesphblicas, estes s50 namaioria do Ministtrio do Planeamentoe Finanqas(MPF), do Ministerio das Infra estruturas e Obras Publicas (MIOP), assim como dos demais Ministtrios. Para o primeiro caso, temos as seguintes direcqaes: Direcqgo do Tesouro e Patrimdnio, Direcqgo do Orqamento, Direcqb do Planeamento, ANEP/INDES (MPF), DirecqiXo das Obras Publicas e Urbanismo, INAE (MIOP), ANP (MinistCrio dos Recursos Naturais), as Direcqdes Administrativas e Financeiras (DAF) dos diversos MinistCrios, a InspecqFio Geral das Finanqas (IGF), o Tribunal de Contas, o Tribunal Arbitral, o Tribunal de 1." Instiincia, o Supremo Tribunal de Justiqa, a Procuradoria Geral da Republica, assim como os diversos serviqos namanifestaqgodas suas necessidades. Entreas direcqdes e serviqos acima referidos e implicados no processo de aquisiqdes publicas, alguns desempenham um papel fundamental, tal a DirecqFio do Tesouro e Patrimhio que tem como principal miss50 a execuqgo e o control0 de todo o processo de licitaqZo, desempenhando assim um papel central. E tambCm de realqar o aparecimento e o papel do ANEPiINDES neste processo, visto tratar-se de uma entidade tutelada pel0 MPF e que tambtm organiza e executa licitaqdes para aquisiqaes publicas tratando-se de projectos financiados pel0 Banco Mundial e o BAD. Assim, o aparecimento e o papel desempenhado por esta instituiq8o dificultam de certo modo a missgo centralizadora adstrita inicialmente a DirecqFio do Tesouro e Patrimhio. De igual modo, tambtm organizam e executam licitaqaes nostermos das suas legislaqaes orghicas respectivaso INAE e a ANP, tendo aprimeira a sua intervenqFio no dominio da rede rodovihria e a segunda no dominio de hdrocarbonetos respectivamente. Assim, podemos concluir que existe uma duplicidade (ou triplicidade) de funqaes de execuqiio. Quanto aos demais serviqos da administraqgo p~blicaacima referidos, a saber: a Direcqzo do Planeamento, a Direcqgo do Orqamento, a Direcqgo das Obras Publicas e Urbanismo, as direcqdes administrativas e financeiras dos MinistCrios, assim como os diversos serviqos, todos eles articulam as suas actividades na ordem e de forma seguintes: - A manifestaqgo das necessidades de aquisiqdes publicas pelos diversos serviqos C levada ao conhecimento das DAF dos respectivos MinistCrios. - A remiss50 apos cornpilaggo do documento pela respectiva DAF a DirecqHo do Planeamento para efeito da programaqHo financeira no quadro do programa de investimentos publicos (PIP), tratando-se de aquisiqaesphblicas de investimento. 37 - Uma vez feita a progamaqiio fianceira e a respectiva inscriqlo e previsiio da correspondente despesa no Orqamento Geral do Estado, os serviqos e as suas respectivas DAFap6s confirmaqiio da existencia do crCditopara o efeito, solicitamo inicio pela Direcqiio do Tesouro e Patrim6nio do processo de licitaqiio para aquisiqiio publica. E de salientar que tratando-se de despesas de funcionamento a tramitaqiio e emprincipio mais simples, cabendo apenas aos serviqos e as suas respectivas DAF solicitar junto a Direcqlo do Tesouro e Patrimhio o inicio do processo de licitaqlo. - Na sequbncia da adjudicaqlo feita nos termos dos diplomas vigentes e acima referidos, a minuta do contrato assinado entre a entidade e o adjudicatkio 6 enviada ao Tribunalde Contas para efeito de fiscalizaqiio prCvia mediante a concessiio ou niio de visto, ao abrigo do disposto nos artigos 1." e 2." da Lei n." 7/99, de 20 de Agosto (Lei sobre a fiscalizaqiio prCvia do Tribunal de Contas). - Assim, encontram-se criadas todas as condiq6es para a celebraqiio definitiva do contrato administrativo entre as partes e o respeito das obrigaqces dele decorrentes. Tratando- se de contrato de empreitada de obras publicas (diferentes de obras publicas vihrias), a elaboraqlo do project0 e do caderno de encargos C assumida pela DOPU que tem igualmente como miss50 proceder a fiscalizaqlo das referidas obras ao abrigo do disposto nos artigos 154." e seguintes do Decreto -Lei n."48 871/69. - 0 direito ao pagamento ao abrigo do disposto nos artigos 176." e seguintes do Decreto - Lei n." 48 871169 e nos artigos 65." e seguintes do Decreto n." 341/72 como retribuiqiio pela observhcia das suas obrigaq6es nos termos do contrato e da legislaqiio aplicavel C assumido pela Direcqlo do Orqamento, ap6s anuencia dada pela entidade fiscalizadora (DOPU). As demais entidades intervem no processo de licitaqiio de forma pontual e eventual: a intervenqiio eventual da Procuradoria-geral da Rephblica ou de um seu representantenos termos dos artigos 78." do Decreto - Lei n."48 871/69; a intervenqb eventual do Tribunal Arbitral, do Tribunal da 1.a Instiincia e do Supremo Tribunal de Justiqa em cas0 de recurso contencioso (artigos 217." e seguintes do Decreto - Lei n." 48 871/69; artigos 80." e seguintes do Decreto n."341/72; Lei n." 8/91 - Lei Base do Sistema Judicikio, assim como a Lei n."9191-Lei Orghica do MinistCrio Publico. Outras entidades referidas anteriormente, tais como: ANEP/INDES, ANP, INAE, PASS, PRECASP, PATRCG intervem na organizaqiio do processo de licitaqiio para aquisiq6espcblicas, mas de forma muitoparticular como podemos constatar a seguir: 38 ANEP/INDES organiza e executa nos termos da sua legislagb orghica licitagbes tratando-se de aquisigbes piiblicas financiadas pelos parceiros de desenvolvimento nomeadamente o Banco Mundial, o BAD, BADEA, FED, etc. Assim, enquanto entidade organizadora, esta instituigfio cria uma duplicidade institucional com a Direcqgo do Tesouro e Patrimonio, apesar de existir uma aceithvel coordenaggo entre as duas entidades particularmente no que respeita a organizag5o do acto publico do concurso. Em abono da verdade, C de realgar igualmente que ANEPIINDES assiste ao longo dos iiltimos anos a um consideravel decrdscimo das suas actividades. Nos termos do artigo 22." da Lei n." 812004, de 30 de Dezembro e dos artigos 2." e 3." do Decreto - Lei n." 512004, de 30 de Junho, ANP procede a licitagbes no dominio da pesquisa e explorag8o - produggo de hidrocarbonetos. Tendo em conta o carkter muito particular da actividade neste dominio para SBo Tom6 e Principe, esta entidade beneficia da colaboragb e assistkcias diversas do Banco Mundial elou atraves do PATRCG (cClula local do Banco Mundial). INAE organiza nos termos da legislaggo orghica que regula o funcionamento desta instituiggo o processo de licitaggo para aquisigaes publicas relacionadas com a rede rodovihria. As entidades como PASS, PRECASP interv6m em dominios muito especificos no h b i t o do cumprimento das missbes que lhes estPo adstritas. AlCm de contrato de obras piiblicas e de fornecimento que correm total ou parcialmente por conta do Estado, ainda nos termos do artigo 1." do Decreto - Lei n." 48 871/69 e do artigo 1." do Decreto n."341172, a licitaggo para aquisigFio publica C obrigatoria quando feita em beneficio de institutos publicos autonornos, empresas piiblicas, empresas de economia mista ou concessionhias do Estado, Autarquias Locais e a Regia0 do Principe. Assim, em virtude de autonomia administrativa e financeira de que gozam e sem prejuizo da estrita observhcia das legislagaes acima referidas, estas entidades executam e organizam licitagaes para aquisigbespublicas no h b i t o do cumprimento das suas missaes respectivas. Tendo resumidamente apresentado o nosso panorama institucional e organizacional no que respeita ao processo de licitaggo somos a concluir que existe uma &ria dispersgo na execugb e organizagiio do processo, o que prejudica consideravelmente a boa harmonia e coerikcia do sistema. Quanto aos aspectos relacionados com os recwsos humanos, alim da inexistsncia de pessoal que se dedique exclusivamente A licitaggo para aquisigbes piiblicas, constatamosuma notoria carhcia de profissionais devidamente capacitados. Todavia, regista-se no seio das 39 entidades, particularmente como a Direcqzo do Tesouro e Patrimbnio, a ANEPIINDES, PATRCG, PASS e o INAEa existgncia de pessoalcom alguma experiencia. Quanto aos pontos fracos, pudemos enumerar os seguintes: 0 Apesar de podermos registar pessoal com alguma experiencia e seriedade, niio podemos entretanto dizer que existam verdadeiros especialistas em . matbria de licitaqgo para aquisiqdespublicas em Sgo Tom6 e Principe; 0 Exceptuando os responshveis, o pessoal que lida com a materia carece em certos casos de uma formaqiio acadkmica adequada e beneficiando de actualizaq6espermanentes; Uma insuficiente e inadaptadaremuneraqilo do pessoal de licitaqgo tendo em conta a importkcia da matCria e as garantias de independgncia, autonomia e suficiencia economico-financeira que devem ser preservadas; 0 Emdetriment0 das atribuiqdes da Direcqgo das Obras Publicas e Urbanism0 tratando-se das obras publicas, a miss30 de fiscalizaq5o 6 tambCm realizada por outras entidades que, por vezes com alguns fracassos na planificaqb, tambCmorganizam o processode licitaqgo; 0 Tendo em conta a existencia de diversos niveis de autorizaqgo das despesas publicas, as regras de aprovaqb dos concursos s%opesadas nomeadamente tratando-se de valores elevados que carecem de aprovaqgo do Chefe do Governo ou aprovaqb em Conselho de Ministros; 0 0 mecanismo de recurso C inadaptado, pois enquanto 6rgBo central no processo de licitaqgo, a DirecqZo do Tesouro e Patrimonio executa e controla o processo em prejuizo da miss30 de regulaqgo como mecanismo de garantia da defesados direitos dos construtoreslfornecedoreslconsultores; 0 Existe urn grande risco de ingergncia de altos funcionhrios no processo de licitaqiio porque as legislaqdes de base n8o estando actualizadas, elas n5o oferecem consequentemente grandes garantias de transpargncia do procedimento, de integridade do processo e de confianqa. Quanto aos pontos fortes pudemosrelevar o seguinte: 40 A existencia de descentralizaqb territorial do process0 de licitaqb, assim como a descentralizaqiio funcional (0 cas0 das Empresas Pcblicas, de economia mista ou concessionhias do Estado, Agencias e Institutos diversos) nos tennos das legislaqdes orgkicas e estatutos respectivos. Existe uma delegaqgo de poderes ao nivel das empresas publicas e OS institutos pcblicos aut6nomos em virtude da autonomia administrativa e financeira de que est50 dotados e legitimando assim a possibilidade de organizar licitaqdes para aquisiqdesno 2mbito da sua gestgo. Podemos assim concluir que apesar da existencia de certos aspectos positivos, o sistema de licitaqgo para aquisiqdes publicas ainda carece lamentavelmente de melhorias significativas. 3 -Regrasdeprocedimento epraticas Quanto as regras de procedimento e priticas do sistema de aquisiqgo pcblica, referimos que o artigo 35." da Lei n.' 1/86, de 30 de Dezembro de 1986, Lei sobre a Administraqiio Financeira, estabelece uma correlaqgo entre a importhcia das despesas e as entidades habilitadas a proceder a sua autorizaq5lo. Conforme referido anterionnente, para atenuar o efeito da inflaggo e garantir a pertinencia dos valores que permitem igualmente a fixaqgo da modalidade de selecqgo prkvia a contrataqzo, operam-se periodicamente actualizaqdes que sgo realizadas emparticular pela Lei do Orqamento Geral do Estado, ou por Despachos do(s) Ministro(s) de tutela. Com efeito, relativamente a autorizaqgo das despesas, as Leis do Orqamento Geral do Estado (particularmente o artigo 10." da Lei n.' 2/2006, Lei do Orqamento Geral do Estado para o an0 economico 2006) regulam e actualizam os valores relativamente As despesas publicas, mantendo a correlaqgoja existente entre o montante das ditas despesas e as entidades habilitadas a proceder sua autorizaqzo. Assim, "as despesas atd Dbs 150 000 000,OO sa"o autorizadas pelo Ministro do Planeamento e FinanGas; as que sejarn superiores a esse montante apenas pelo Chefe do Governo, cabendo ao Conselho de Ministros as autorizaGdes das que excedam Dbs 250 000 000,OO". Vhios Despachos Ministeriais participaramdestas actualizaqbes,particularmente o DespachoConjunto de 13 de Junho de 2003, o Despachode 14de Julho de 2004. As regras de procedimento que decorrem principalmente da legislaqfio de 1969 e 1972 sofrem de uma carencia de divulgaqgo, o que faz com que elas sejam pouco conhecidas, inclusive daqueles que tem a incumb6ncia de velar pela sua aplicaqgo e observhcia. 41 E tambtm de salientar que o respeito das regras de procedimento C assegurado por organismos diferentes, tendo em conta que v6rios SBO os organismos que intervCm no processo de licitaqlo para aquisiqfio p~blica.Uns intervgm na qualidade de entidades organizadoras, tal a Direcgfio do Tesouro e Patrimonio e os organismos responsaveis de licitaqdes relativamente aos projectos financiados pelos parceiros de desenvolvimento (0 INDEWANEP, PATRCG, PRECASP, PASS, INM,ANP, etc.) e outros intervsm de forma pontual tal a Direcqlo do Orqamento, a Direcqlo do Planeamento, a Direcqgo das Obras Publicas e Urbanismo, o Laboratorio de Engenharia Civil - STP, a Direcqdes Administrativas e Financeiras dos diversos MinistCrios, os diferentes serviqos e entidadespublicas. Quanto as praticas no processo de licitaqlo, tendo em conta que estas devem espelhar o grau da eficiencia das operaqdes, o grau de profissionalismo e do conhecimento dos responsaveis, o nivel de delegaqlo de autoridade e responsabilidades, a capacidade de resposta do mercado face as solicitagdes relacionadas com aquisiqdes publicas, o nivel da concorr2ncia e da organizaqb do sector privado, etc., as nossas constataqdes sfio as seguintes: Uma insuficiencia quanto ao respeito e a aplicaqfio das leis em vigor devido a fraca capacidade de informaqlo e de divulgaqlo das mesmas. Existe uma insuficiikcia de informaqlo sobre as necessidades de licitaqlo devido ao numero reduzido de meios de informaq5o. Os editais nlo permitem uma divulgaqb satisfatoria de informaqlo. 0 analfabetismo e o iletrismo tambem dificultam o acesso a informaqlo. Existem documentosmodelos de licitaqfio, mas estes modelos nfio silo de qualidade, o que prejudicaaoperacionalidade do sistema. Igualmente uma fraca eficibcia operacional ao nivel da entidade de implementaqb do processo de licitaqlo resultante em grande parte da ausencia de adjudicaqdes tempestivas dos contratos e apregoscompetitivos. Apesar de existirem mecanismos de recurso previsto nos termos da legislaqlo vigente, existem constrangimentos que prejudicam a integridade e a eficacia do sistema. Assim, a taxa de 3% cobrada pel0 Tribunal de Contas nos termos da Lei n.' 6/99 e a taxa de justiqa devida nos tribunais e prevista nos tennos do C6digo das Custas Judiciais superior a 12% do valor da causa, sfio factores que prejudicam a operacionalidade, a competitividade, a eficacia e a integridade do sistemanacional de licitaqdes. 42 Assim, os pontos fracos do sistema no que respeita as regas de procedimento e priiticas s b : A actualizaqb dos valores do contrato a adjudicar niio e feita com base em informaqdes estatisticas apoiadaspor dados economicos registados no Pais. A ngo observhcia deste aspect0 tem como consequhcia a ruptura da harmonia que deve presidir a uma fixaqgo pertinente e harmoniosa dos criterios de selecqgo pr6via a contrataqgo. 0 0 fraco conhecimento das regras de procedimento resultante do baixo nivel de divulgaqilo das mesmas; A exist6ncia de aghcias de execuqb de projectos, o que gera urna duplicidade de responsabilidades e prejudica in fine a coer6ncia e a operacionalidade do sistema; 0 sector privado apresentaumarelativa debilidade e a competiqHo6 limitada emvhrios segmentosdo mercado, o que n5o oferece condiqdes que garantam um bom nivel de competiqgo e consequentemente de preqos mais interessantes; 0 Existe uma Clara inadaptaqgode mttodos e procedimentos de licitaqgo. Quanto ao ponto forte do sistema, no que respeita as regras de procedimento e priiticas, concluimos o seguinte: Apesar da duplicidade de responsabilidades, existe uma articulaq5o relativamente satisfatbria entre as Direcqdes do Tesouro e Patrimbnio, do Planeamento e do Orqamento no que respeita as regras de procedimento do process0 de 1icitaq"ao. Apesar de existirem alguns factores que dificultam o acesso do sector privado ao mercado das aquisiqdes publicas, a legislaqgo vigente prevC a possibilidade da participaqiio de entidades estrangeiras nas aquisiqces publicas nacionais ao abrigo do disposto no artigo 61." do Decreto - Lei 48 871/69. 43 4 -Medidas anti -corrupqIo Para o cas0 de S5o Tom6 e Principe, ainda nFio existe qualquer medida anti-corrupq2io ou com vista a dissuadir qualquer comportamento pouco transparente. As praticas de corrupq50 existem no Pais e as sanqdes quando aplicadas raramente si50 efectivas e consequentemente dissuasivas. Com efeito, Silo Tom6 e Principe foi citado pela organizaqgo internacional, Transparency International, apesar de n5o figurar no ranking elaborado por esta organizaqBo. Entretanto, devemos reconhecer que o govern0 e a sociedade civil n2o s2io indiferentes relativamente a esta questgo. E a prova disto C que s b organizadas ocasionalmente no Pais conferhcias, debates e reuniaes que visam sensibilizar toda a sociedade para tal causa. E igualmente pertinente referir que no quadro das relaqdes de cooperaqiio entre a Republica Federal da NigCria e a Republica Democratica de SHo Tom6 e Principe, particularrnente no domini0 da exploraqb de hidrocarbonetos, foi rubricado no dia 26 de Junho de 2004 entre os Chefes do Estado dos Paises uma DeclaraqZo Conjunta dita DECLARACdO DE ABUJA sobre a transparencia e a boa governaqilo na zona de desenvolvimento conjunto entre os dois Paises. Por isso, existem s6rias razdes para pensar que o processo esth em marcha e que muito brevemente o Pais se dotara de normas e de mecanismos destinadosa combater a corrupqb. 5 -Performance dos projectos financiados pel0 Banco Mundial Como referido anteriormente, os organismos responsiveis da licitaqiio para aquisiqdes publicas no h b i t o dos projectos do Banco Mundial ssio: o INDES/ANEP, PATRCG, PRECASP, PASS, INAE, ANP, etc. Nil0 nos C actualmente possivel avaliar a performance dos projectos do Banco Mundial, pois carecemos de informaqdes exaustivas de natureza a permitir tal avaliaqiio. Entretanto, n8o sera excessivo afirmar que o indice da performance dos referidos projectos e satisfatorio. Assim, nil0 existem queixas que cheguem ao Banco por inobservincia das regras de licitaqb no Pais. NZo existem graves problemas ou conflitos. Entretanto, C aconselhavel que os conflitos que surjam ocasionalmente sejam provisoriamente tratados enquanto se aguarda a implementaqgo das recomendaqdesapresentadasno quadro do presente trabalho. B-SECTOR PRWADO Sendo o sector privado o elemento fundamental na existencia, na diversidade e na qualidade das ofertas object0 das aquisiqdes publicas, achamos pertinente tratar sucessivamente os dois aspectos importantes para a sua participaqgo activa no processo de licitaqgo tais como: aregulamentaqb comercial e as praticas comerciais. 44 1-RegulamentapZo comercial Contrariamente as entidades publicas que encontram-se sujeitas a regras do Direito Publico, as entidades privadas nas mas relaqdes contratuais entre elas silo reguladas principalmente pelas regras do direito privado previstas no C6digo Civil e Comercial. Nos termos do artigo 158." da ConstituiqZo da Republica Democratica de S5o Tome e Principe "A IegislaGio em vigor a data da Independgncia Nacional mantdm transitoriamente a sua vigkncia em tudo o que nio for contrario 2 presente ConstituiGiio e as restantes leis da Repziblica". Com efeito, a regulamentaqiio comercial vigente em Siio Tome e Principe C a regulada nos termos do C6digo Civil (Portuguts) de 1968 e nos termos do C6digo Comercial (Portuguts) de 1x89 principalmente. Assim, nas suas relaqdes de negdcio, as empresas do sector privado sZo regidas pel0 principio da liberdade contratual previstas pelas legislaqbes civil e comercial (nomeadamente os artigos 405." e seguintes, os artigos 874." e seguintes, os artigos 1207." e seguintes do C6digo Civil; os artigos 463." e seguintes, artigos 481." e seguintes do C6digo Comercial). Entretanto, nas relaqdes contratuais entre as entidades publicas e privadas, aplicam-se as regras do Direito Pcblico, com apossibilidade da aplicaq5o subsidikia das disposiqdes da lei civil em casos omissos (artigos 223.", 223." e 224." do Decreto - Lei n."48 871/69 e artigos 80.", 85.", 86." e 87." do Decreto n."341/72). 2-Priiticas comerciais Internamente, as praticas comerciais s80 marcadas por um fraco nivel de trocas comerciais. Este fraco nivel das trocas quer entre o sector publico e privado, quer entre as entidades privadas encontra uma das mas causas na fraca capacidade de resposta do sector privado face B procurado sector p~blico.N a sua relaqilo com o exterior, Siio Tome e Principe regista trocas comerciais pouco eficazes e desequilibradas tendo em conta o fraco nivel de produqb interna. Assim, a grandeparte dos produtos consumidos no Pais C importada graqas, em parte, a umrazohvel conhecimento dos procedimentos e da planificaqiio das importaqdes pel0 pessoal local. As caracteristicas geogrhficas do Pais, tais como a pequenez e a insularidade constituem igualmente factores que deverb ser apreciados entre as causas da ineficacia das trocas comerciais. Siio Tome e Principe conta com alguns laboratdrios de analise, tais como o laboratorio da Direcqso da Pecuhia ou o do Centro de Investigaqb Agron6mica e Tecnol6gica e estes laborat6rios procedem 2s verificaqdes e inspecqdes em particular de produtos alimentares abase de came, agua, sal, etc. 45 Ainda quanto As prhticas comercias no que respeita aos fornecimentos em equipamentos, existe uma carbcia de especificaqBo no que concerne as caracteristicas dos bens ouumadescriqiio inexacta. 11-RECOMENDAC~ES As constataqbes feitas apos analise dos pontos acima referidos, a saber: o quadro juridico; a instituiqio, organizaqio e recursos humanos; regras de procedimento e as praticas; medidas anti-corrupqa"o e perjGormance dos projectos Jinanciados pel0 Banco Mundial, permitiram-nos chegar a determinadas conclusdes. Antes de proceder a recomendaqbese as acqbes a serem implementadas na ordem acima referida, o trabalhado ora apresentadodevera fornecer temas que deverb ser apresentadosemreunibes de informaqzo a levar a cab0 junto das variadas entidades que compdem a sociedade santomense. Assim, a partir dos proximos dias e na perspectiva da reunib plenhria prevista para Outubro do an0 corrente, recomendamos antes de mais a organizaqlo de reunifies e encontros de trabalho junto As DAFs dos diversos MinistCrios e entidades authomas com o objectivo de informar e sensibilizar sobre a necessidade da modernizaqlo do sistema nacional de licitaqties. Recomendamos ainda o confront0 e registo de opinifies que poderlo permitir uma harmoniosa e melhor implementaqlo da reforma do sistema nacional de licitaqfies para aquisiqlo publica. Quadro legislativo e regulamentar: 0 Tendo em conta o caracter extemporbeo da legislaqgo santomense em matkria de licitaqgo para aquisiqdes publicas e que apelam a uma adaptaqgo e actualizaqgo urgentes, recomendamos a criaqlo de condiqfies bilsicas e a elaboraqlo de uma legislaqlo moderna e baseada em principios fundamentais a promover num bom sistema de licitaqlo para aquisiqties publicas que slo: a eficacia, a transparhcia nos procedimentos, o carilcter participativo, a concorrhcia, o tratamento justo e equitativo dos concorrentes, assim como a integridade e a confianqa no sistema (a ser levada a cab0 pel0 consultor internacional a partir de Novembro do corrente ano). 0 Tendo em conta as limitaqdes da referida legislaggo que deixa de fora a importante questgo do regime de Concessdes de Obras e Serviqos PLiblicos, recomendamos a incluslo no futuro diploma de preceitos consagrados ao regime das Concessfies de Obras e serviqos Publicos. 46 Tendo em conta ainda a inexistencia de regras relacionadas corn o contrato de prestaqb de serviqos e particularmente o contrato de consultoria, recomendamos a inclusiio desta categoria de contrato (consultoria) na futura legislaqiio sobre as licitaqbes publicas. A falta de clareza a que assistimos hoje na interpretaqzo e na pertinencia de certos preceitos e ocasionada principalmente pela antiguidade que caracteriza as legislaqbes basicas na matiria, a frequencia do aparecimento de diplomas subsequentes corn vista A actualizaqb dos critkrios, assim como pelo aparecimento de novas entidades de execuqZo de aquisiqaes p~blicas, recomendamos a elaboraqiio de uma legislaqiio abrangente, moderna, Clara, harmoniosa e capaz de permitir um processo de licitaqiio para aquisiqbes publicas homog6neo e funcional. Quadro institucional e organizacional Tendo em conta o carhcter insuficiente ou pouco eficiente de auditoria e controlo internos realizados por um organism0 central do Estado, tal como a Inspecqb-geral das Finanqas (IGF), recomendamos a realizaqiio sistemitica, efectiva e mais eficiente de missbes de auditoria e controlo internos com verdadeiras propostas de melhoria da organizaqiio e funcionamento particularmente das entidades incumbidas da missiio de gestiio de bens publicos. Tendo em conta que no quadro da reforma e modernizaqgo da Inspecqiio- geral das Finanqas em curso este serviqo central de controlo financeiro estara em condiqbes de cumprir de forma satisfat6ria a missiio acima referida, recomendamos que a pritica de fiscalizaqiio prCvia levada a cab0 pelo Tribunal de Contas nos termos da L e i n.' 7/99, de 20 de Agosto (e que em nada substitui uma auditoria e controlo internos) seja a prazo abandonada. Tendo em conta ainda a necessidade de separar a miss80 de execuqgo e de controlo, por um lado, e a de regulaqiio por outro lado, como forma de garantir a observhcia dos direitos e das obrigaqbes das diversas entidades intervenientes no processo de licitaqgo, recomendamos a criaqiio de um drgiio de regulaqiio ou de supervisiio de todo o processo com o objectivo de promover a integridade do sistema de licitaqbes no Pais. 47 Tendo em conta que para atingir os objectivos no quadro das recomendagbes acima referidas, torna-se necesshio e urgente levar a cab0 m a politica de formag50 e de capacitag8o adequada, recomendamos a implementaqiio de uma politica de formaqgo e de capacitaqlo dos recursos humanos em matCria de licitaqiio para aquisiq8es publicas. Parauma gestb eficiente, coerentee mais harmoniosa da coisa publica e que permita m a coincidihcia entre a miss20 de gestao das existhcias e a da gestgo do processo de licitaggo, recomendamos a atribuiqiio da responsabilidade em matCria de gestiio do processo de licitaqiio as direcqties administrativas e financeiras dos diversos serviqos, devendo apenas a Direcqiio do Tesouro e Patrimdnio se consagrar a missiio de controlo. Importante se torna referir igualmente que as direcgaes administrativas e financeiras dos MinistCrios ou orgiios equivalentes t e r b responsabilidades acrescidas no panorama institucional nacional. Com efeito, as referidas direcqaes e 6rgiios seriio chamados a desempenhar um papel importante tanto no que respeita ao sistema de licitaq6es recomendado no quadro do presente estudo, como tambCm no quadro da reforma do Sistema de Administraggo Financeira do Estado (SAFE). Regrasde procedimento epraticas Tendo em conta, por um lado, a importhcia e o volume das despesas publicas relacionadas com aquisigbespublicas e, por outro, a necessidadede assegurar ao pessoal que lida com a referida matkria uma autonornia economica e financeira, recomendamos a revalorizaqiio remunerathia do referido pessoal de forma a permitir a realizaqiio das suas tarefas com integridadee profissionalismo. Para uma maior eficacia do processo com base na qualidade da oferta do sector privado, na competitividade e na concorrencia, recomendamos a implementaqlo de uma verdadeira politica de promoqiio e de desenvolvimento do sector privado como forma de favorecer a competitividade e a concorrhcia tanto nos preqos como na qualidade. Para assegurar ummtkimo de economia e eficacia no processo de 1icitaqFio e contribuir para a concepqgo de obras publicas de qualidade, recomendamos que os materiais utilizados para o efeito sejam 48 sistemhtica e devidamente testados e homologados pelo Laboratbrio de EngenhariaCivil de Slo Tom6 e Principe(LECSTP). Medidas anti-corrupg80 Tendo em conta a urgbcia na implementaqFio de medidas que visam a luta contra a corrupg"a, recomendamos a elaboraqlo de Iegislaqaes que prevejam sanqijes de caracter dissuasivo e que protejam devidamente o interesse do Estado contra as diversas praticas de corrupqgo, nomeadamente as praticas de infracqlo mais recentes. Para uma maior sensibilizaqilo e envolvimento de toda a sociedade na luta pela transparencia e a boa gestgo da coisa publica com vista ao desenvolvimento sustentado de S5o Tom6 e Principe, recomendamos a realizaqlo no Pais de confer&ncias - debates e de reuniaes de sensibilizaqlo subordinadas aos temas inerentes boa gestlo da coisa p6blica. Enfim, pela elaboraggo de estudos e compilagiio de legislagdes respeitantes ao contrato de empreitadas de obras pcblicas pela DOPU, alCm do importante papel ja desempenhado no processo de licitaggo, recomendamos que esta entidade seja estritamente associada ao processo de reforma do sistema nacional de licitagdes. Igualmente, pelo importante papel desempenhado por entidades privadas e a sociedade civil, recomendamos que a fase da implementagiio do presente trabalho conte com a colaboraqiio das referidas entidades, muito particulmente a entidade que participou na elaboraq5io do project0 da legislagb sobre concessbes de obra e serviqo publico em S b Tom6 e Principe. Feito em S3o Tom6 aos 15 dias do mi% de Agosto de 2006 A COMISSAO Presidente Ana Maria da Conceigiio Silveira - MinistCrio do Planeamento e Finangas Vice - Presidente Jos6 do Nascimento de Carvalho e Rio-MinistCrio das Infra-estruturas 49 Vogal Onofre d'Alva MinistCrio da Educaqiio - Vogal JosC dos RamosLucena Ribeiro e Silva-MinistCrio da Saude Vogal Ivete dos Santos Lima-MinistCrio da Sa~de Vogal Dionisio FernandesLeopoldino -C h a r a do ComCrcio Vogal Fabio Pereira-C h a r a do ComCrcio 50 INFORMACOES EANALISES (RESPOSTA AOS QUESTIONARIOS DO INQUERITO . ANEXO) Introduqgo................................................................ 2 Anexo A............................................................................ 2 Anexo B.................................................................... 10 Anexo C.................................................................. 12 Anexo D................................................................... 14 Anexo E................................................................... 29 Anexo F................................................................... 32 Anexo G .................................................................. 37 51 Introduqiio 0 presentevolume que reflecte o grau de informaqb, aexperizncia dosresponsaveis das mais diversasentidades da sociedade civil, das entidadespublicas e privadas que intervem no processo de licitaqiio e aquisiqiio publica, constitui em primeiro lugar o complemento indispensavel do primeiro volume consagrado as conclusaes e recomendaqdes. Este volume C consagrado as respostas relativamente as perguntas, assim como as anhlises inerentes a mesma. Precedidas na sua apresentaqiio das suas respectivas perguntas, as respostas siio ou niio comentadas(abundantementeou niio) medianteobservaqaes de acordo corn a pertinzncia da questiio em apreqo. Assim, no que respeita a sua abordagem, o nosso trabalho C apresentado da seguinte forma: Anexo A -Quadrojuridico 1. Regimejuridico (direito costumeiro/direito civil; socialista; charria; outros). R DireitoCivil e legislaqaesavulsas(proprias). ObservaqBes: A semelhanqa do ocorrido nos outros Paises sob a dominaqiio colonial portuguesa, o regime juridico em Siio Tom6 e Principe era o regime juridico aplicado na Metrhpole, isto C a legislaggo portuguesa. 0 Pais conquistou a sua independencia nacional e proclamou a Republica Dernocratica de Siio Tom6 e Principe em 12 de Julho de 1975. A actual Constituiqiio da Republica aprovada em 5 de Novembro de 1975, publicada no Dihrio da Republica, n."39, de 15 de Dezembro de 1975 preve no seu artigo 158." que "A 1egislapTo em vigor a data da Independencia Nacional manth transitoriamente a sua vigencia em tudo o que nZo for contrario a presente Constituipio e Cis restantes leis da Repziblica". Assim, quanto ao regime juridico actualmente vigente em Siio Tom6 e Principe C aplicada a legislaqiio portuguesa e as demais legislaqdes avulsas. Em matCria de licitaqiio e aquisiqdes publicas, as legislaqdes essenciais siio compostas pel0 Decreto - Lei n." 48871/69 e pel0 Decreto n.' 341172. Compde igualmente o nosso ordenamento juridico na matCria, outros diplomas de valor juridico inferior que v2m principalmente assegurar a actualizaqiio dos critkrios e das modalidades de selecqiiopara sua contrataqiio. 2. Formade govern0 (a saber federal ou centralizado). R Nostermos do artigo 5." da Constituiqiio daRepublica, "Siio Tom6 e Principe C umEstado unitario, semprejuizo da existzncia de autarquiaslocais". Observaq6es: Compost0 por duas ilhas (Ilha de Siio Tome e Ilhado Principe) e alguns ilhCus, este arquipelago ainda fortemente centralizado, deu inicio ao processo de descentralizaqfio. Aprovada em 23 de Marqo de 1992 e publicada no Dihrio da Republica n.' 19, de 9 de Setembro de 1992, a Lei n." 11/92 (Lei Eleitoral dos Orgiios das Autarquias Locais) e a Lei 52 n.' 4/94, de 20 de Setembro sobre a Regib do Principe epublicadano Dihio da Republica n." 13 formalizam este recenteprocess0 de descentralizaqb territorial e consequentemente de delegaqgo de poderes ao nivel local. 3. A ConstituiqBo contCm disposiqaes com incidencia directa sobre as licitaqaes? (em cas0 afirmativo, descrever). R Comincidencia directa, seguramente n5o. ObsewaqBes:A ConstituiqBo da Republica Democrhtica de ,950 Tom&e Principen5o contCm qualquer disposiqgo nem com incidencia directa nem t5o pouco com incidencia indirecta sobre as licitaqbes. 4. 0 Pais 6 signathio do Acordo da Organizaq5oMundialdo ComCrcio (OMC) relativamente As licitaqaes? R N5o. ObsewaqBes: S&oTom6 e Principe n5o C signathio do Acordo da OrganizaqBo Mundial do ComCrciorelativamente as licita@es. Tem actualmenteo estatuto de mer0 observador. 5. A legislaggo de base sobre as licitaqaes contCmdisposiqaes com incidencia directa sobre os concursos publicos? (emcas0 afirmativo, descrever). R Sim, ObsewaqBes: Tanto o Decreto n." 341172 como o Decreto-Lei n." 46871/69, ambos contern disposiqaes com incidenciadirecta sobre o concursopublico. No que respeita ao decreto n.' 341172, os artigos 13." e seguintes do referido decreto trata do concurso publico e faz do mesmo a regra de principio para contrato de fornecimento. A utilizaqtio de concurso publico e limitado enquanto modalidades de selecqBo de principio esta previsto pel0 artigo 3.' do mesmo diploma. 0 concurso publico e limitado constituemtambim regras de principio nos termos do Decreto-Lein.' 46871/69 relativo ao contrato de empreitada de obras publicas. As disposiqaes com incidencia directa sobre os concursos publicos e s t b previstas pelos artigos 50." e seguintes do referido diploma. 6. Os concursos publicos s50 regulamentos por urn diploma distinto? (em cas0 afirmativo, precisar se trata-se de uma lei, urndecreto-lei, de umdecreto presidencial, ou de umdespacho ministerial, etc.) R Os concursospublicos SBOregulamentadospor legislaqaesavulsas(prbprias). ObsewaqBes: Trata-se de Decreto-Lei, de Decreto, de Portaria, de Despachos e Circulares Ministeriais, as leis do Orqamento geral do Estado, tais como a Lei n."4/2005. 7. Os outros diplomas que regulamentam certos aspectos conexos da 1icitaqZo contim disposiqaesem relaggo directa com os problemas identificados no sistema local (por exemplo, leis ou control0 que regulamentam a m50 de obra, a fiscalidade, as alrmdegas, a companhia de seguro, as normas nacionais, o banco, as divisas, etc.)? (emcas0 afirmativo, descrever). As licitaqaes de fornecimentos, de obras publicas, de serviqos dos consultores est50 regulamentadaspor leis diferentes? (em cas0 afirmativo, descrever). R: Disposiqaes em relaqgo directa com os problemas identificados no sistema local, n5o. As licitaqdes de fornecimentos, de obras publicas, de serviqos dos consultores est50 53 regulamentadaspor leis diferentes. Observaqiies: Nenhuma relaqBo directa com os problemas identificados no sistema local. Entretanto, existem diplomas sobre empreitadas de obras publicas e contratos de fomecimentos. Emprincipio, os contratos de fornecimentos e os contratos de obras publicas est20 regulamentadospor diplomas diferentes. 0 Decreto n.' 341/72 regula apenas a aquisiqb de todos os fornecimentos de materiais e equipamentos de obras publicas e o Decreto - Lei n.' 46871/69 regula apenas os contratos de obras publicas. Nada existe no que respeita aos contratos de serviqos dos consultores. 8. 0 sistema C claro, completo e homogeneo? Ele abarca todos aspectos essenciais sem recorrer a regulamentos exageradamente complicados, divergentes ou caducos e as regras a aplicar silo faceis a identificar no interior de umquadrojuridico minuciosamente coordenado? E possivel recorrer a umconjunto suficientemente variado de metodos de licitaqiio em certos casos particulares?(Descrever). R 0 sistema carece de clareza, de homogeneidade e C incompleto. Ele n8o abarca todos aspectos essenciais e niio e de facil aplicaq8o. NBo C possivel recorrer a um conjunto suficientemente variado de mktodos de 1icitaqBo. 9. A hierarquiadas fontes de regulamentaqBodos concursospublicos est6bemestabelecida? R HAumahierarquia, masnBomuitoclaramenteestabelecida. ObservaqBes: Concretamente,as legislaqdesde base referidas anteriormente SBO completadas e actualizadaspor diplomas de valorjuridico inferior. 10. As mesmasregras aplicam-se ao poder central e as administraqdeslocais? R: Sim. ObservaqBes: As raras regras existentes aplicam-se indiscriminadamente ao poder central como ao poder local. 11.As mesmasregras silo aplicadas As empresasparapublicas? R Emprincipio, sim. ObservaqBes: Quanto ao 2mbito de aplicaqZo, decorre dos termos das legislaqaes acima referida que as mesmas aplicam-se aos contratos que corram total ou parcialmente por conta do Estado, Instituto Publico Autonorno, Autarquias Locais, Empresas Publicas e Empresas de EconomiaMistaou concessionhias. 12. A funqiio de organizaqiio da licitaqso esta descentralizada?(Indicar o nome e descrever a estrutura de base dos principais organismos de licitaqiio). R: Sim. A tendenciaparadescentralizaqgoC crescente. ObservaqBes: A funqBo de organizaqiio da licitaqio esta descentralizada. Os principais organismos s80: DirecqBo do Tesouro e Patrimonio, Instituto Nacional de Estradas (INAE), Instituto de Desenvolvimento Economico e Social/ AgEncia Nacional para a Execuqgo de Projectos (INDEYANEP), Agencia Nacional de Petroleo (ANP), assim como as diversas cklulas nacionais que gerem projectos financiados pel0 Banco Mundial, tais como: Projecto de Apoio ao Sector Social (PASS), Projecto de Assistencia Tecnica e Reforqo da Capacidade de Govemaqiio (PATRCG), Projecto de Reforqo das Capacidades para ReduqBo da Pobreza 54 (PRECASP), etc. E de salientar que do ponto de vista institucional, o INAE 6 tutelado pel0 MinistCrio dos Recursos Naturais, o JNDESIANEP sob tutela do Ministtrio do Plan0 e Finanqase a ANP sob tutela do Ministtrio dos RecursosNaturais. E de sublinhar igualmente, o processo de descentralizaq5o ao nivel das autarquias locais e a regiiio autonoma de Principe quevemilustrar esta tendenciapara descentralizaqb emmattriade licitaqgo. 13. As responsabilidadesde supervis2io das funqbes de licitaq8o no seio da administraqzo SZO confiadas a um (ou vhiosj organismo(s) (a saber, um organismo esth encarregue de harmonizar as regras e de velar pel0 respeito dos poderes regulamentaresj? Identificar este organismo e descrever as responsabilidades e a estrutura. Ele intervCm concretamente nas operaqaes de licitaqBo? R As responsabilidades de supemisgo das funqaes de licitaqiio silo teoricamente confiadas apenas a Direcqgo do Tesouro e Patrimonio que t uma das Direcqaes do Ministtrio do Planeamento e Finanqas cuja miss50 consiste principalmente na execuqgo e no controlo do processode aquisiqaespublicas. Observaqijes: Mas, napratica as responsabilidadesde supervisb das funq6es de licita@o na administraggo publica sgo levadas a cab0 por vhios organismos cia que na prhtica, vhias silo as entidades que organizam a licitaqgoj e nenhum deles harmoniza devidamente as regras e vela pel0 seu cabal cumprimento. 14. Existeum ComitC Central dos Mercados do Estado ou uma instituiqgo similar? Quais s50 as suas funqbes e responsabilidades? R:NgoexisteumComitCCentral dos Mercados do Estado. Observaqijes: Entretanto, a DirecqBo do Tesouro e Patrim6nio enquanto orgzo que se encarrega da execuqFio e do controlo dos contratos do Estado atende em certa medida a realizaqgodeste objectivo. 15. 0 sistema permite I facilita a adopqb de novas ttcnicas e de praticas inovadoras sem violar os principios fundamentais? R 0 sistemaactualpermiteumaadopqiiodenovas tCcnicas e deprhticas inovadoras. ObservaqBes: Emprincipio, a adopqgo de praticas inovadores niio parece por em causa os principios fundamentais. 16. Existem regras I procedimentos relativos a suspend0 e B desqualificaqb de um concorrente? R:Sim, existem. Observaqijes: Existem regras sobre as interrupqaes, as exclusaes, as admissaes e desqualificaqaesde umconcorrente. 17. 0 Pais C membro de umacordo comercial ou aduaneiroregional? (precisar). R Sim, o PaisC membro daCEEAC. 18. Existemdisposiqaes relativas as preferencias dadas a certas categorias de fornecedores de bens e de serviqos?(Precisar). 55 R Sim, de acordo comanaturezado produto object0 da aquisiqZo. ObservaqBes: 0 artigo 53." e 54." do Decreto n." 341/72 regulam as questbes relativas a prefergncia dada a certas categorias de fornecedores de bens e serviqos. 0 artigo 54." do diploma acima referido tipifica as razbes que podergo conduzir a uma prefergncia acordada pelas entidades organizadoras da licitaqgo publica a certas entidades privadas. 19. As disposiqbes relativas a arbitragem nacional / internacional est50 codificadas? (Por quais diplomas?) R NSio ObservaqBes: Ngo existe qualquer codificaqgo das disposiqbes relativas arbitragem nacional ou internacional. Entretanto, um projecto de lei sobre a arbitragem encontra-se no Parlamento e o referido projecto de lei (quando aprovado, promulgado e publicado) devera estar conforme as melhores praticas internacionais. 20. As regras de arbitragem est50 geralmente conforme aos principios estabelecidos, nomeadamenteno sei0 das regras da CNUDCI?(Indicar as principais diferenqas). R.Demomento, niio. ObservaqBes: PorCm, quando o projecto de lei acima referido for aprovado, promulgado e publicado, tal lei sobre a arbitragem obedeceriiaos principios afirmados pela CNUDCI. 21. 0 Pais C membro da ConvenqBode Nova Iorque para o reconhecimento e a execuq8o das sentenqas arbitrais estrangeiras? 22. Existe um diploma particular que define as politicas e os procedimentos de atribuiqgo de concessbes com aporte financeiro ou baseada em outras formulas similares para a criaqb ou o funcionamento de instalaqbespublicas pel0 sector privado? (No cas0 afirmativo, indicar o diploma e descrever as principais disposiqbes). R N%oexiste de momento. ObservaqBes: Existem alguns trabalhos sobre o regime de concessbes de obras e serviqos publicos. PorCm, actualmente o quadro juridic0 ainda carece de diplomas que regulam esta matCria. 1.A difus2o publica dos diplomas legais sobre alicitaqgo C exigida? R Sim, atravksdapublicaqgo noDihriodaRepublica como qualquer umoutro diploma. 2. Os mercados devem estar obrigatoriamente referenciados nestes registos? R:Ntio. 3. A obrigaqgo de publicidade no que respeita as possibilidades de mercado C adequada? 56 R N b e adequadaporque o mercadongo C suficientemente publicitado. Observaqgo: Podeser melhoradaestapublicidade, procedendo a diversificagiio damesma. 4. As obrigaqbesno que respeita A aberturapbblica dos envelopes s80 apropriadas? R Si50 apropriadasas obrigaqbes. 5. As negociaqbes ap6s abertura dos envelopes ou atribuigzo do concurso silo geralmente interditas? R: Sim. 6. As regras aplicadas aos contratos negociados, eventualmente permitem um process0 equitativo e transparente? R N b Observaqties: As regras aplicadas aos contratos negociados n5o oferecem garantias de transparcncia. 7. As condigaes de utilizagHo dos diversos mktodos de licitagBo est50 claramente estabelecidas? R Sim. Observaqties: Tanto nos termos do Decreto - Lei n.O48 871169, de 19 de Fevereiro de 1969 como nos termos do Decreto n." 341/72, de 29 de Agosto estas condigbes est50 claramente definidas. 0 Decreto - Lei n."48 871/69 prev6 nos artigos 43." e seguintes tr6s modalidades de selecqgo para contratagiio, a saber: concurso publico, concurso limitado e ajuste directo. De igual modo, o Decreto n." 341/72 pred nos artigos 13." e seguintes tr6s modalidades de se1ecgZo para contratag50 que $0: concurso pbblico, concurso limitado e consulta B praqa. Entretanto, as modalidades de selecgb para contratag80previstas por estes diplomas carecem de uma adaptagzoAs novas realidadesdo Pais. 8. Existe obrigaggo de tornar pcblica a atribuigzo de mercado? R Sim. Observaqties: A publicidade acerca da atribuiqgo do mercado 6 obrigatbria, ainda que na pratica esta publicidade n5o seja satisfathria. Ela C feita por intermkdio de editais patentes juntos As entidades que organizam a licitaggo e aquisiqzo pbblica. 9. As condigbes respeitantes A garantia de oferta e B garantia de boa execugiio silo claras e satisfathias? R:Tudo depende. Observaqties:No que respeita aos contratos de empreitada de obras publicas estas condigbes s80 claras e satisfatorias. Mas, no que respeita aos contratos de fornecimento, nZo silo claras nemsatisfatorias. 10. Os requisitos necesshrios, eventualmente, pelos concorrentes para serem seleccionados silo equitativos e transparentes? 57 R Sim.Emprincipio, siioequitativos e transparentes. 11. As condiqbes em que evoluem as analises preliminares e a avaliaqb das ofertas favorecem umprocessojusto e transparente? R Emprincipio, sim. 12. Existemregraspara serem aplicadas emcas0 de conflito de interesse?Elas siio aplicadas? R Existem regras que devem ser aplicadas em cas0 de conflito de interesses. Mas, ni5o s b aplicadasrigorosamente. CRITkRlQSDE KESPONSABILIZACAODOSFUNCIONmlOS EKCAKREGADOSDASCOMPRAS 1.Existeumcodigo de deontologia fundado sobreprincipios geralmente aceites? R: Ao nivel dos serviqos existem apenas umas regras destinadas a responsabilizar os funcionhrios encarregadosdas compras. 2. Os proponentes tCm acesso suficientemente aos processos de revisb adrmnistrativa e judicihria? R Osproponentestemacessoaosprocessosderevisiio administrativa ejudicihria. Observaqlo: Mas, como varios s80 os obstaculos e os factores que desencorajam, os proponentes acabampor ficarem desmotivados ou desencorajados. 3. 0 Estado procede a auditoria da gestgo da licitaqgo I da execuqiio das obras? (Indicar o responsavele a frequCncia destas auditorias). R 0 Estadoprocede a gestiio da execuqiio das obras, mas G o existe a auditoria a gestiio do processode 1icitaqZo. 1. 0 fluxo de trocas comerciais e geralmente considerado de eficaz'? R NZo. Observaqlo: Relativamente As trocas comerciais com o exterior, como o Pais tem umnivel de produqzo interna baixo, as trocas comerciais n5o s80 eficazes. 2. A pratica de trocas compensadas C utilizada? Para que percentagem do total das trocas de umPais?Paraquaisprodutos? R N5o.A pratica detrocas compensadasn bCutilizada. Observaqlo:Todavia, estas prhticas eram antes utilizadas comprodutos nacionais no quadro de trocas comerciais com certosPaises. 3. 0 pessoal local tem bom conhecimento da planificaqiio das importaqbes e dos procedimentos de importaqiio, assim como dos documentos de expediqgo e outros documentos comerciais? 58 R:T2mumconhecimento razoavel. 4. As mercadorias devem responder as normas nacionais, ou a normas reconhecidas ao nivel internacional (BS, ASME, API, ISSO, etc.) si20 igualmente aceites? R As normas nacionais quase que nBo existem. E as normas internacionais n5o s50 conhecidas. 5. Se as normas nacionais s50 habitualmente aplicadas, as informaqijes relacionadas com as mesmas s b facilmente acessiveis aos concorrentes estrangeiros? Licenqas, certificados podem ser obtidos rapidamente a um preqo modico? Os procedimentos aduaneiros siio regra geral transparentes e eficazes? R Niio. As normas nacionais nZo s?ioconhecidas dos estrangeiros. Quanto aos certificados e licenqas, eles niio silo obtidos rapidamente apesar dos preqos serem modicos. Quanto aos procedimentos aduaneiros, estes sgo razoavelmente transparentes, mas nFio eficazes. 6. Existem laboratorios nacionais de analise? As normas de garantia de qualidade I S 0 9000 s50 de igual modo aplicadas? R:Sim. Existemlaborat6riosde anhlise. Mas, as normas IS0 9000 nZo s50 aplicadas. 7. Descrever as condiqijes de registo e da obtenqiio de licenqa impostas para os produtos farmac2uticos e as vacinas? R Semresposta. 8. Uma verificaqiio est6 prevista antes da expediqiio? A mesma C realizada em confonnidade com as praticas geralmente aceites? R Sim. Faz-se umaverificaqgo antes da expediqiio. 9. Quem tem a missiio de inspeccionar antes da expediqb? (Descrever os procedimentos de selecqiio). R Tudo depende do produto. Assim, em funqlo do produto, pode ser a Direcqb da Pecuiria ouCentro de InvestigaqZo Agron6mica e Tecnologica (CIAT). 10. As mercadorias siio igual e correntemente inspeccionadas A chegada? As inspecqdes obedecem as prhticas estabelecidas (isto C, s50 efectuadas por peritos independentes afectos a esta miss50 por uma terceira pessoa?). R A inspecqgo t feita principalmente tratando-se de produtos alimentares a base de came, agua, alimentos, sal, etc. 11.Existemsinais de umentendimento ilicito sobre os preqos nas vendas emhastapublica? R N b . 12. Os fornecimentos em equipamentos Go frequentemente descritos de maneira inexacta nas facturas? R Existeurnacarencianaespecificaqiio. Haumadescriqiio inexacta. 59 13. Existem sinais que indicam que os documentos de importaqZo cont&m informaqdes inexactas? R Emalguns casos, sim. 14. Existem sinais de outra qualquer infracqgo Bs regras comerciais sobre licitaqdes e concursos publicos? R:Sim. ANEXO C -Sistemas financeiros 1. Osbancosprocedem a emiss5o de letras? R: Sim. 2. De maneira geral, os bancos t&msolvabilidade? R: Emprincipio, sim. 3 . 0 Pais pode propor garantias de oferta, de boa execuq8o e de pagamento antecipado? R Semresposta. 4. As condiqdes exigidas para a atribuiqZo de garantias de oferta e de boa execuqZo aos fornecedoreslempreshrios locais s b razoiveis? Garantias condicionadas SZOautorizadas? R: Sim. As condiqdes s50 razoaveis. 5. Os fornecedores/ernpresarios, consultores locais t i m razoavelmente acesso a credito? R:Sim, de forma razoivel. Obsewaqilo: Existem duas grandes condicionantes ao acesso a crtdito. Por um lado, as elevadas taxas dejuro, por outro a necessidade dos intervenientes se conhecerem. No fundo, o problema de acesso ao crtdito, gira em torno da necessidade de se conhecerem os riscos das operaqdes. Outro factor que nZo podemos deixar de referir, 6 o factor "Mercado". As grandes dificuldades encontradas para se fazer progredir um neg6cio num mercado com estas caracteristicas, g e r m diwidas quanto ao sucesso do "neg6cio". E essa falta de credibilidade t muitasvezes sentidanavisita ao Banco. 6. Os agentes de execuqZo podem obter autorizaqaes orqamentais para os pagamentos de contratos que vencem para alem do an0 orqamental em curso? R Sim, razoavelmente. 60 ANEXO D-Regras do sector publicoparalicitaqijes de equipamentose de obraspublicas 1. Regras diferentes s b aplicadas as licitaqiies para aquisiqiio de equipamentos, de obras publicas e outros? (Em cas0 afirmativo, descrever). Os diferentes tipos de contrato siio administrados por diferentes organismos? R As regras de licitaqdes para aquisiqb de equipamentos e de obras publicas niio diferem muito, apesar de serem reguladas por diplomas diferentes. PorCm, a legislaqito de base em matCria de licitagdes em s50 Tom6 e Principe nada prev& no que respeita a licitaqiio para prestagito de servigos. Os diferentes tipos de contrato s b administrados por diferentes organismos, em funqito principalmente da fonte de financiamento. Observaqlo: As diferenqas estiio principalmente relacionadas com as especificidades que caracterizam cada caso, conforme se trate de contrato de empreitada de obras publicas, de fornecimento ou de prestaqiio de serviqos. 2. A delegaggo de poderes em materia de licitaqiies C satisfatbria? (Por outras palavras, nZo C necesshrio obter aprovaqiies de um grande numero de escaliies nem de recorrer a procedimentos muito complexos). R A delegaqiio depoderes emmatCria de licitagdes niio e de momento satisfatbria. Obsewaqlo: Podemos considerar a existencia de delegaqzo de poderes em matkria de licitagilo nos termos da legislagiio sobre as Autarquias Locais e a Regia0 de Principe (descentralizaqiio territorial). Entretanto, niio sendo ainda efectiva a referida delegaqiio de poderes, a mesma n5o C satisfatbria por conseguinte. 3. Os limites a partir dos quais se exercem diferentes procedimentos de licitaq9o siio regularmente actualizados? R A actualizaq8o C regularmente feita quase exclusivamente ao nivel dos valores que detenninam as modalidades de selecq5o. Obsewaqlo: Actualizagiio dos limites C regulada pelos diplomas seguintes: Lei n.'1/86,de 30 de Dezembro (lei sobre a administraqiio financeira); Circular n. lO/MPF-GM/O3, de 6 de Fevereiro de 2003 da MinistCrio do Planeamento e Finanqas (sobre as modalidades e a actualizaqiio dos critCrios de formaqiio de contratos); Despacho Conjunto de 21 de Agosto de 2000 (Ministro do Planeamento e Finanqas e Ministro das Infra-estruturas, Recursos Naturais e Ambiente); Despacho Conjunto n.' 15/2002, de 5 de Novembro de 2002 (Ministra do Plano e Finanqas e Ministro das Obras Publicas, Infra-estruturas, Recursos Naturais e Ambiente), Despacho de 14 de Julho de 2004 (Ministro do Plano e Finanqas); Despacho Conjunto n.' 2/2005, de 18 de Abril de 2005 (Ministro do Planeamento e Finanqas e Ministro de Obras Publicas, Infra estruturas e Ordenamento do Territhrio); Lei n.'4/2005 (sobre Orqamento Geral do Estado). 4. Os organismos encarregados de licitaqdes dispiiem de mecanismos internos de control0 de qualidade? R:Tudo depende do tipo de aquisiqilopublica. 61 Observaqlo: Tratando-se de contratos de fomecimento, n5o existem mecanismos internos de controlo da qualidade. Mas, tratando-se de contratos de empreitada de obras publicas, existe um controlo da qualidade assegurado normalmente pelos organismos que tsmtal incumbcncia (a DOPU, o LECSTP, etc.). E de salientar que este mecanismo de controlo nfio C perfeito e podepor conseguinte ser melhorado. 5. Existe um conjunto qualificado e competente de profissionais de licitaqbes e e s t b regulamente informados das alteraqbes legais e os limites e de outras questbes relacionadas com as mas responsabilidades? R:N b . Observaqlo: NZo existem profissionais que se dediquem exclusivamente as licitaqbes. Entretanto, os que se ocupam desta matkria est50 razoavelmente informados das alteraqbes legais e das questbes relacionadas com as suas responsabilidades. 6. 0 pessoalencarregadoda IicitaqBotem experisncia da licitaqilo ao nivel internacional? R:0 referidopessoaltemmuitopoucaexpericncia da 1icitaqZoao nivelinternacional. 7. A remuneraqiiodos profissionais da 1icitac;ZoC comparavel a dos especialistase tCcnicos do sector publico?Indicar o valor mCdio anual aproximativo? R:N5o hapessoalque se dedica exclusivamente A matCria. Observaqzo: Por isso, n5o podemos indicar o salirio medio anual aproximativo da categoria que 6 igual ao ordenado da categoria a que correspondeo funcionhrio. 8. A promoq5o profissional depende dos factores e de resultados relacionados com o emprego? R N bhBpromoqzo. Observaqlo: NZo havendo pessoal ligado unicamente a esta matiria, n5o ha promoqiio especificamente relacionada com a matkria. Ou entgo se promoq5o profissional existe, ela estaramaisrelacionada com outros factores. 9. Existem programas adequados de formaqilo estruturada e de formaqZo durante o emprego para o pessoalprincipiante e durantetoda a carreira dos profissionais da licitaqgo? R:NZo. Observaqlo: NBo existem programas adequados de formaqilo estruturadadurante o emprego no iniciopara o pessoalprincipiante,nemdurante. 11. Osprogramas anterioresde formaqZo permitirammelhorar a qualidade ou aprodutividade dos trabalhos de licitaqb? R: Permitirammelhorar a qualidade dos trabalhos de licitaqgo. 12. Existe um pessoal do quadro com capacidades adequadas em matCria de gesti5o dos mercados? R: Pessoalde quadro coma alguma capacidade, sim. 62 13. E feito apelo a agentes de licitaCiio? Em que circunstkcias? Como siio seleccionados? Mediante concurso?Descrever as modalidades de remuneraqFioutilizadas. R Niio se faz apelo agentesde licitaqiio. 14. A administraqiio dos contratos esta informatizada? Silo utilizados sistemas para o seguimento dos concursos? Com que eficacia o sistemapermite seguir as principais etapas de processode licitaqiio. R A administraggodos contratos niio est6informatizada. Observaglo: 0 sistema utilizado para seguimento dos concursos C concebido atravCs do programa Excel, o que permite um seguimento das etapas do processo de licitaqBo razoavel, nomeadamente:o control0 de bens im6veis adquiridos anualmentepel0Estado e por sector; o custo de cada bem de modo a facilitar a elaboraqiio do balanqo de quanto o Estado gasta anualmentepara aquisiqiio, etc. 15. E feita uma Clara distinqiio entre as funqdes de licitaqilo e a gestb dos abastecimentos? Estas funqdes colocamproblemas relacionados com as licitaqdes. R:HaumaClaradistinqb entre as duas funqdes. ObservagBes: A funqiio de licitaqiio C assegurada pela Direcqiio do Tesouro e Patrim6nio (funqiio centralizada) enquanto que a funqiio de gestiio de abastecimentos C assegurada pelos diversos serviqos interessados na aquisiqiio, o que gera problemas relacionados com as licitacdes. 1. As unidades encarregadas da execuqiio dos projectos dispdem de um pessoal adequado, possuindo a formaqiio desejada em matCria de licitaqdes, planificaqiio, programaqiio e estimaCdes? R Existeumpessoalcomalguma formaqiio, masque carece de actualizaqiio peri6dica. 2. A planificaqiio do conjunto dos contratos complexos de aquisiqiio de equipamentos, de obras publicas e outros 6 feita de forma suficientemente detalhada de forma a permitir estabelecer uma definiqiio realista do projecto, dos calendirios de execuqiio realizaveis e de estimaqbes precisasde custos? R Deve ser feita a distinqgo entre contratos de empreitada de obras publicas e contrato de fornecimento. ObservagLo: Para contratos de empreitada de obras publicas, a planificaqiio C suficientemente detalhada de forma a permitir estabelecer uma definiqiio realista do projecto, dos calendirios de execuqiio realizaveis e de estimaqbes precisas de custos. Mas, para contratos de fornecimento, a planificaqiio niio permite estabelecer uma definiqiio realista devido a falta de pormenores. 3. 0 trabalho tCcnico e financeiro inicial silo suficientemente bem coordenados para que os projectos possam contar com a totalidade dos fundos julgados necessirios, corn base na estimaqiiode custosprecisos no momento do arranque dos trabalhos? R Nem sempre existe tal coordenaq5o dos trabalhos tCcnicos e financeiros o que ocasiona imprecisdesou erros na estimaqiio do custo dos projectos. 63 4. MCtodosapropriados s50 utilizadospara coordenar as multiplas actividades de licitaqb que necessitamde grandesprojectos (por exemplo, o mCtododa trajectoria critica)? R: Semresposta. 5. Os calendhios de execuqiio s80 geralmente organizados para os contratos de aquisiqgo de equipamentos, de obras publicas e de serviqo dos consultores? Sengo, qual C a principal causa da derrapagem? Geralmente, acorda-se um tempo suficiente para os exames/autorizaqbes externas? R: Existe umcalendkio, mas que nem sempre 6 respeitado. As causas do incumprimento silo diversas: a m6 gestiio da execuqgo irnputhvel ao proprio empreiteiro, o atraso do financiamento, etc. 6. Os componentes dos projectos est50 convenientemente agrupados segundo as necessidades de licitaqgo? R Emprincipio, sim. 7. As equipas encarregadas da licitaqlo, organizam regularmente estudos do mercado para estarem a par dos preqos praticados no que respeita a aquisiqgo de equipamentos e obras publicas? R Tudo dependedo tipo de contrato. ObservaqBes: A reposta difere segundo se trata de contrato de empreitada de obras publicas e contrato de fornecimento. Tratando-se de contratos de obraspublicas, as equipas encarregadas da licitaqb organizam regularmente estudos de mercado para estarem a par dos preqos. Mas, para contratos de fornecimento, n5o se procede aos estudosdo mercado quanto aos preqos. 8. As regras e mCtodos de planificaq2o da licitaqzo para renovaqgo de equipamentos s80 satisfatorios? (a saber, control0 das existhcias e previlo das necessidades fbturas, classificaqiio, codificaq?io, gest8o contabilistica e financeira, gestao de peqas avulsas e sistema detransporte), R As regras e mCtodos de planificaqBo da licitaqiio para renovaqzo de equipamentos n b existem, o que conduz B pr6ticas de licitaqaes feitas cornbasenas necessidadesdo momento. 64 1. Existem documentos tipos para os contratos para aquisiqgo de equipamentos e de obras publicas? Enurnera-las. Outros modelos si30 utilizados para os concursos internacionais? Em cas0 afirmativo, precisar). R: Existemdocumentos-tip0 elaboradosnostermos da1egislaqZiovigente. 2. Estes documentos eventuais s80 facilmente adaptaveis As situaqdes particulares? (Por outras palavras, pode-se altera-las mediante uma Ficha t6cnica do Caderno das clausulas especiais do mercado e outros). R Estes documentoseventuaiss50 adaptaveise podemnaturalmente ser alterados. 3. Documentos diferentes silo utilizados para os concursos internacionais e nacionais no que respeita aos concursos n b financiados pel0 Banco. R. Documentos diferentes s50 utilizados. Ha uma adaptaqzo sistematica de acordo com os casos. 4. As instruqdes endereqadas aos concorrentes fornecem todas as informaqdes necesshrias para permitir preparar as ofertas de conformidade e de bem compreender os crit6rios de avaliaqiio e os seus m6todos de aplicaq?io? R Sim. As instruqdesfornecem todas as informaqdes necesshrias. 5. As instruqdes endereqadas aos concorrentes figuram nos documentos utilizados para os concursos internacionais dizem respeito aos contratos n8o financiados pel0 Banco fornece outras informaqdes necesshrias, tais como o critkrio da admissibilidade, os critCrios de avaliaqb das ofertas, a lingua e a moeda utilizadas para a apresentaqzo dos concursos, a escolhade umamoeda comumpara avaliaqgo, a origem e a data das taxas dejuro, etc. R Sim. Estasinstruqdesendereqadas fornecemoutras informaqdes necesskias. 6. As condiqdes do concurso si50 equitativas? Elas asseguram um tratamento satisfathrio da maior parte das questdes juridicas importantes e uma protecqb adequada do Govern0 sem fazer incorrer os concorrentes em risco excessivo? (a este respeito, convCm exarninar os documentos utilizadospara os concursosinternacionais e nacionais). R As condiqdesdo concursos50 equitativas e o tratamento C satisfatorio. 7. Modelos de forniulhrios e outras secqdes apropriadas dos documentos s50 fornecidos? R Sim. Osmodelos de formularios dos documentossHofornecidos. 8. Modelos standards de tal50 de encomenda s80 utilizados para as compras por consulta de fornecedores? R Semresposta. 1. Procede-se a uma pr6-selecq8o quando as condiqdes o justificam? Quais s b os tipos de mercado para os quais existe umaprC-selecqiTo?Obras Publicas? Equipamentos?Ambos? 65 R Sim. Observaqgo: A prC-selecq8o existe apenas no quadro do contrato de obras publicas. Para os contratos de fornecimento e de prestaqilo de serviqos de consultoria, nb se procede a uma prt-selecqBodos concorrentes. 2. Os processos de pre-selecqgo s50 equitativos e transparentes? As decisbes s80 tomadas rapidamente?As empresas estrangeiras s b autorizadasa concorrem? R Sim, osprocessosdeprC-selecqzos b equitativos e transparentes.As decides s20 tomadas numprazo razoavel e as empresas estrangeirastambCmpodemconcorrer. 3. Existem documentos modelos de prC-selecq3o? Eles indicam claramente e de forma detalhada todas as condiqaes a respeitar para que a proposta esteja conforme e para que elas respondam i s condiqaes de selecqb? Informaqaes financeiras s50 exigidas e analisadas para avaliar a capacidadefinanceira de execuqzo do contrato? R N5o existem documentos modelos de prBselecg5o. As informaqaes financeiras s50 exigidas e analisadaspara avaliar a capacidade financeira de execuqilo do contrato. 4. As entidades contraentes se asseguram antes de atribuir o contrato de que o concorrente seleccionado continua respeitando i s condiqaesdeprC-selecqgo? R Sim. 5. Os empreshrios ou fornecedores s50 obrigados a ter uma representaggo local para poder concorrer? R N b necessariamente,sobretudotratando-se deconcursopublico internacional. 6. As entidades contraentes possuem una lista actualizada dos fornecedores e construtores qualificados e das informaqaes comerciais actualizadas dos bens correntemente adquiridos incluindo peqas avulsas e bensde consumo?A performance dos fornecedores e construtores C regularmente avaliada e existem listas permanentes dos fornecedores e construtores prC- seleccionados e estas listas s80 actualizadase modificadas nabase destas informaqbes? Novas entidadespodem se candidatar e ser seleccionadas? R: Sim, para os construtores de obras p~blicasexiste uma lista actualizada. Mas, n2io existe uma listapara os fornecedores e outros. NBo existe uma avaliaqb regular da performance dos fornecedorese construtores.Novas entidadespodemse candidatar e seremseleccionadas. PROCESS0-PUBI-ICIDADE 1. Os contratos atribuidos mediante concurso publico s50 publicitados? Indicar o lugar. Regras diferentes silo aplicadas para licitaqgo de aquisiqzo de equipamentos e de obras piiblicas? R Silo publicitados, com certeza. S5o publicitados atravCs dos jornais, editais, 6rggos de informaqgo tais como a radio e a televisilo. No que respeita a publicidade das licitaqaes, as regras aplicadas s b as mesmas quer se trate de licitagiio para aquisiqb de equipamentos, quer se trate de licitaqgo para obraspublicas. 2. Um prazo suficiente C deixado para obtenqgo dos documentos e a preparaqfio das 66 propostas? Qual e a norma? R: Sim. E deixado um prazo suficiente e razoavel para a preparaqzo das propostas. Nos termos do artigo 57." do Decreto - Lei n."48 871169 relativo ao contrato de obras pcblicas, o prazo para a preparaqgo das propostas varia entre 20 e120 dias consoante o valor do contrato a adjudicar. No que respeita ao contrato de fornecimentos regulado nos termos do Decreto n.' 341/72 (artigo 17."), o prazo varia entre 15 e 180 dias consoante a natureza e a importiincia dos fornecimentos. PROCESS0 COMUNICACAOENTREOS CONCORRENTES - EAS ENTIDADESCONTRAENTES 1.Ospedidos de esclarecimento obtem umarespostapor escrito, rapidae completa? R A resposta aospedidos de esclarecimentoC dadapor escrito e comrapidez. ObservaqBes: A resposta nTio t apenas dada ao requerente, mas a todos os concorrentes. 2. Os esclarecimentos, as actas das reunides preparatorias eventuais e as alteraqdes ocorridas nos documentos sgo rapidamente comunicados a todos os eventuais concorrentes? R Sim. ObservaqBes: Qualquer informaqb ou esclarecimento solicitado por qualquer concorrente C dado a todos os eventuais concorrentes de forma indiscriminada. 3. Os concorrentes dispdem de umprazo razoavel para rever as suas respectivas propostas em h q Z o das modificaqdes feitas aos documentos? R Sim, dispdem de umprazo razoavelem funqiio do tip0 de concurso. 4. As entidades contraentes possuem um registo exacto de todas as comunicaqdes tidas com os concorrentes (antes e ap6s a data limite da proposta)? R Sim. 5. As comunicaqdes s50 trocadas entre as entidades e os concorrentes, alCm dos pedidos de eselarecimento sobre a proposta apresentada e pel0 ComitC de avaliaqgo? R Sim, sgo trocadas as comunicap3es. 6. Indicar todas as diferenqas entre o tratamento dos pedidos de esclarecimento endereqados no que respeita a 1icitaqBopara aquisiqzo de equipamentos ou de obras pcblicas. R: Sgo iguais, emprincipio. Observaqties:As diferenqas que podergo existir resultam apenas das especificidades tCcnicas do contrato a adjudicar. PRWESSO RECEPCAOEABERTURA DOSENVELOPES - 1.As propostasrecebidas antes da data limite silo guardadas em lugar seguro? 67 R Sim. 2. A abertura das propostas C publica? R Comcerteza. 3. A abertura phblica dos envelopesocorre eventualmente emlugares especificos, logo a p b a expiraggo da data limite da entregada proposta? Emgeral, quanto tempo depois? R Napratica, aaberturadosenvelopesC feita logo no diaseguinte ao daentregadaproposta. 4. As regras relacionadas com a abertura dos envelopes obedecemde maneira geral pratica a descrita nas Directrizes do Banco? Quais siio as informagdes de que C dada a leitura? R: Sim, as regras relacionadas com a abertura dos envelopes obedecem de maneira geral a prhtica descrita nas Directrizes do Banco. As informaqdes de que C dada a leitura s50 os que constam do modelo da proposta, tais como: o nome da empresa, o valor, a validade da proposta, etc. 5. E redigida uma acta sobre a abertura dos envelopes? R. Sim. Faz-seumrelat6rio global. Observaqiies: A acta final redigida e lida no final do process0 de licitaggo, faz referencia a abertura dos envelopes. 6. As regras de abertura dos envelopes s b diferentes consoante se trate de contratos para aquisigSio de equipamentos e contratospara obras pcblicas? R:N5o silo diferentes. PROCESS0 E W EE ANA1,ISE DAS PROPOSTAS - 1.As avaliagdes sPo feitas por comites de avaliagiio qualificados? R NSio. Mas, as avaliagdes silo feitas por um comitC de avaliagb composta de pessoal com alguma experiencia. 2. Os comitCsde avaliaggo s50 nomeadosde maneira ad hoc para cadaavaliagtio? R: Sim. SBo nomeadosdeforma ad hoc. 3. A conformidade das propostas e determinada na base das exigencias em matCria de documentag?io e de costumes? R Sim, emconformidade como caderno de encargosetermo de referencias. 4. As propostas s50 avaliadas minuciosamente e em fun@o dos critkrios especificados nos documentos? R Sim, comcerteza. 5. A escolha do concorrente seleccionadopara a execugHo do contrato C feita unicamente em 68 funqiio dos crittrios enunciados nos documentos? Caso contrhrio, quais siio os outros factores tornados emconsideraqiio? R: Sim. A adjudicaqiio 6feita emfunqiio dos crit6rios enunciadosnos documentos. 6. As avaliaqdes terminam normalmente antes da expiraqgo do prazo de validade das propostas? R Comcerteza. 7. S b elaborados relat6rios de avaliaqiio das propostas fornecendo todas as informaqdes essenciais (isto 6, que descreve claramente e de forma detalhada o process0 de avaliaqfio, incluindo as razdesdarejeiqfio de umaproposta consideradade n8o conforme, a aplicaqilo dos crit6rios de avaliaqiio enunciados e a verificaqb segundo a qual o vencedor do concurso respondeAs condiqdes exigidas)? R Sim. Nos termos do numero 2 do artigo 78." do Decreto -Lei n.' 48 871/69,e elaborada acta do concurso reportando todas as informaqdes essenciais registadas durante o acto do concurso. 8. Indicar todas as diferenqas nas regras de licitaqiio para aquisiqiio de equipamentos e de obras publicas. R As diferenqassiio as que se relacionam como tip0mesmode contrato conforme se trata de contrato de fornecimento ou contrato de obras publicas. PROCESS0-ATRIBtJICAO DOCONTRATOE ENTRADAE MVIGOR 1. Os concursos devem ser ganhos pelos concorrentes com melhor proposta financeira que oferecem garantias de qualificaqiio e compethcia para realizar o contrato de maneira satisfatoria? R Sim. 2. As negociaqdess b realizadas com os concorrentes antes e depois da selecqiio? R Sim, depoisdaselecq5o. 3 . 0 Govern0 deve dar outras aprovaqdesantes da vighcia do contrato? R: Sim. ObsewaqBes: As aprovaqdes em questiio s80: a homologaqiio da acta, o visto do Tribunal de Contas. 4. Uma garantia de boa execuqiiode ummontante apropriado 6 exigida? R Sim. 5. Indicar todas as diferenqas nas regras de licitaqiio para aquisiqfio de equipamentos e obras publicas? R Niio hadiferenqa. 69 ObservaqBes: As unicas diferenqas que existem s80 as que decorrem da pr6pria natureza do contrato. 1. Silo utilizados sistemasmanuais ou informhticosde seguimento e control0 da licitaqiio elou derealizaqiio de contratos? R S outilizados os dois sistemas. 2. Os fornecedores e os construtores s20 geralmente pagos nos prazos previstos? Qual C o prazo normal entre a apresentaqzoda factura e o ultimo pagamento? R Depende. ObsewaqBes: Tudo depende da disponibilidade financeira. 0 prazo normal entre a apresentaqiioda factura e o Cltimo pagamento C de 30 dias, apesar de na prhtica o prazo ser superior. 3. Existemregras apropriadaspara controlar o fornecimento, a entrega das obras, a realizaqb dos serviqos e para verificar as quantidades, a qualidade e apontualidade das entregas? R Sim, existemregras. 4. As alteraqbes ou as modificaqaes feitas aos contratos sHo tratados de forma urgente e de acordo com as condiqaes do mercado e o costume? @or exemplo, as alteraqaes s b notificadas e confirmadas por escrito, as ordens de modificaqgo de obras s50 evitadas, etc.) R: Sim. 5. As entidades contraentes tentam de boa fC resolver as disc6rdias por via de negociaqbes oficiosas antes de recorrer as medidas formais de resoluqiio de diferendos? R: Sim. 6. Se esta tentativa fracassar, os diferendos s50 tratados de conformidade com as condiqaesdo mercado? R: Sim, apesar den5o se verificar naprhtica. 7. As reclamaqaes dos fornecedores e dos construtores s50 tratadas de forma equitativa na base do reconhecimento das obrigaqaes conferidas as duas partes pel0contrato? R Sim. 8. Os contratos de obras publicas sFio supervisionados por engenheiros independentes?Um empregado da empresaassume por vezes funqaes de engenheiro? R Engenheirosindependentesemcertoscasos. 9. Os responshveis da gest5oladministraq8o dos contratos ti2m qualificaqaes exigidas para resolver os problemas a tempo e fazer face as condiqaes imprevistas que podergo aparecer ao 70 longo do tempo do contrato? Estb descritas de forma suficientemente detalhada todas as decisbestomadas emvirtude do contrato? R Sim,temas qualificaqaes exigidas. 10. Os recursos s50 interpostos unicamente com fundamentos e nos termos do contrato? R Sim. 11.Os contratos s50 geralmenterespeitadosat6 ao seu termo no prazo e nos limites do preqo aprovado na origem, ou a inobservhcia dos custos e prazos previstos t frequente? Apenas por certos tipos de contrato? As regras equitativas de recepqiio definitiva do mercado s80 utilizadas e os certificados entregues emtempo util? R Normalmente, os contratos s50 respeitadosat6 ao seu termo. A inobservhciados custos e prazos previstos n8o C frequente. As regras equitativas de recepqiio definitiva do mercado silo utilizadas e os certificados entregues emtempo util. 12. Globalmente, os contratos s50 administrados de uma maneira justa e equitativa? (por exemplo, o comprador ou o construtor d i um prazo suplementar quando os atrasos s50 imputaveis a uma resposta tardia da sua parte; uma honesta retribui@o esta prevista para cobrir os custos adicionais provocados por erros do comprador ou do construtor, etc.). R Emprincipio, sim. 13. A insuficihcia ou o excess0 de inspecqgo efou a rejeiggo abusiva de fornecimentos, materiais ou mktodos de execuqb dos trabalhos si50 problemas correntes? R:Estesproblemas n5o s80 problemas correntes. 14. A boa execuqgo do mercado pel0 fornecedor ou construtor C perturbada de forma frequente? R: A boa execuqZto do mercado pel0 fornecedor ou construtor C perturbada quando existe atraso nos pagamentose/ou quando se verifica algum atraso naimportaqgo dos materiais. 15. Qualquer uma das prhticas administrativas improprias e mencionadas acima C imputhvel a umproblema relevante do contexto local de licitaqilo?Precisar. R: Sim. ObservaqBes: Os factores acima referidos (atrasos no pagamento ou atrasos na importaq5c dos materiais) e que perturbam a boa execuqb do mercado s b problemas do contexto local de licitaqgo. 16. Os contratos de aquisiqfio de equipamentosf de obras publicas SZO object0 de auditoria'i (Emcas0 afirmativo, descrever o h b i t o e a frequsncia, e indicarquemesta encarregado). R: Sim, haumaauditoria anual do Tribunal de Contas. PROCESS0 REGISTOS - I 1. Para os contratos atribuidos mediante appel d'offre, a entidade contraente organiza um I 71 dossier completo do processo, isto e as c6pias do aviso ao pfiblico, os documentos de prC selecqgo eventualmente utilizados, os relatorios de avaliaqiio do processo de prC selecq8o justificando a decis5o de organizar a prC selecqFio ou Go, o dossier d 'appel d'offre e todos os suplementos eventuais, uma acta de todas as reunibes preparatorias, uma acta da abertura de todos os envelopes, o relatorio final da avaliaqfio das propostas (incluindo a copia das propostas, os recursos interpostos contra as regras ou as recomendaqbes de atribui@o), um exemplar assinadodo contrato e as garantias de boa execuqgo? R Sim. A entidadecontratanteorganiza umdossiercompleto do processo. 2. E organizado um registo adequado da administraqiio dos contratos, compreendendo a garantia de pagamentos antecipados, at6 mesmo as ordens de serviqo contendo modificaqZo do hbito, das quantidades, do calendkio ou dos preqos dos contratos; as facturas e os recibos de pagamento; atestaqbes de responsabilidade e certificados de recepqiio; actas das reclamaqbese dos pedidos de resoluqb de diferendos e os seus resultados; garantias, etc? R Eorganizadoumregisto adequado daadministraggo dos contratos. 3. Para os pequenos contratos ou requisiqbes de fornecimento passados segundo as regras de consulta do fornecedor, C organizada uma base de dados indicando o preqo do mercado dos artigos correntementesolicitados? R NZohanenhumabasede dados. 4. Relat6rios peri6dicos siio elaborados sobre o conjunto de actividades de licitaqilo? Por queme para quem? R Niiose faz qualquer relatorio sobreaactividade de licitaqiio. 5. Existem diferenqas na organizaqb de registos entre o contrato para aquisiqgo de equipamentose o contrato de obraspublicas? R:Niiohadiferenqa. ANEXO E-Regras do sector publico para a selecqiio de consultores 1.As entidades contraentes estiio geralmente bem providas em pessoal e possuem a experihcia e CompetEnciasnecesshrias para selecqb de pessoas para a prestaqgo de serviqos de consultores?Estas entidades administram comefichcia os contratos dos consultores? R: Existepessoalcom alguma expericncia, mas n b com compethcia necesshria. 0 pessoal em questgo administra razoavelmente os contratos dos consultores. Para questbes muito ticnicas, algumas entidades contraentes recorrem A compethcia externa para seleccionar os consultores. Quanto a administraqiio dos referidos contratos, estas entidades fazem-na corn alguma efichcia. 2. 0 gabinete de estudo seleccionado 6 normalmente escolhido com base na comparaqiio das propostas apresentadas pelos gabinetes de estudos prC-seleccionados? Onde as entidades contraentes obt&mas informaqaes que elas utilizampara a elaboraqiio de listas restritas? Se a respostaa primeira quest50 for negativa, indicar quais s30 os outros mCtodosutilizados e em quais situaqbes? 72 R: Sim, o gabinete de estudo seleccionado e normalmente escolhido combasenacomparagiio das propostas apresentadas pelos gabinetes de estudos prC - seleccionados. As listas restritas sHo elaboradas combase na realizagiio de umpequeno estudo do mercado. 3. Os pedidos de proposta descrevem claramente o processo de selecgiio e os critirios de avaliagiio? R Sim. HAumadiscriggo Clarado processo de selecgiio eos criterios de avaliagiio. 4. Os termos de referencia descrevem de forma Clara e detalhada as condigdes da missiio, o seu contexto, seu alcance e seus objectivos, as prestagdes a fornecer, o calendhio, o tempo a consagrar a prestagiio dos servigos e as contribuigdes esperadas da entidade contraente e de outros interessados? R Sim, com certeza. ObservaqBes: Todas estas informagdes acima referidas estiio descritas nos termos de referencia. 5. A selecgb 6 unicamente feita em fungiio de consideragdes ttcnicas ou C igualmente tomada em conta o prego? R: Tanto as consideragdes de natureza ttcnica como as de natureza financeira siio tomadas em conta. ObservaqBes: Para o cas0 de selecg2o dos consultores, as consideragdes de natureza financeira s b pouco relevantes. 6. Os critQios tCcnicos siio detalhados e apropriados e o peso relativo C razoavel? R Sim. 0peso dapropostatCcnica C claramente superior. 7. Se o prego C igualmente tomado em conta, as avaliagdes tCcnicas se realizam antes da abertura e o exame das propostas financeiras? Ospesos relativos siio apropriados? R Sim. Os pesos relativos parecem ser apropriados. 0 valor da proposta financeira nunca ultrapassa 30%. ObservaqBes: Para os casos em que as propostas tCcnicas e financeiras siio apresentadas num mesmo envelope. E avaliada a proposta tCcnica e conforme a sua qualificagiio, C considerada a proposta financeira dessa mesma empresa, niio se descurando no entanto o valor mais baixo. Para os casos em que as propostas siio apresentadas em envelopes separados, a proposta financeira s6 6 aberta ap6s a avaliagiio da proposta tCcnica. Os pregos relativos siio apropriados. 8. Existe um caderno de cliusulas dos contratos? Estas clausulas siio justas e equitativas para o consultor? Elas garantem umaprotecggo suficiente dos interesses do cliente? R: Existe um caderno de clausulas dos contratos. Estas clausulas siio justas e equitativas e garantemumaprotecgiio suficiente dos interesses do cliente. 9. Os consultores s b obrigados a submeter as garantias de propostas elou de boa execu@o? 73 R:Ngo. 10. As clausulas dos contratos cont6m uma disposiq5o sobre o conflito de interesses? (Em cas0 afirmativo, descrever). R Geralmente, sim. 11.Que tip0 de indemnizaqiio e utilizado? Taxa unititria? Soma simbolica baseada em certos criterios? R:As duas, dependendodo caso.A taxaunititria 6maisfiequente. 12. As avaliaqbessiio efectuadaspelos comites com competihciadesejada? R Sim. Observaqties:Possuemo nivel de compethcia desejadoparaprocederem de forma correcta a avaliaqgo. 13. Os criterios gerais se compbem de criterios particulares aprovados pel0 comite de avaliaqiio antes da avaliaqiio? R Sim. 14. Os criterios silo geralmente aplicados de forma coerente, justa e imparcial pelos avaliadores? R Sim. 15. As avaliaqbes siio feitas a titulo individual por cadamembro do comite e est6 estabelecida umamedia de resultados? R Sim. 16. No momento da avaliaqgo, s80 tornados em consideraggo novos factores ou coeficientes acrescentadosapos apublicaqgo do pedido de proposta? R Ngo. 17. Os relatorios de avaliaqb fornecem uma descriqgo das fases essenciais do processo, os resultados e as questbes colocadasno momento das negociaqbesdos contratos? R Os relatorios de avaliaqgo fornecem uma descriqgo das fases essenciais do processo. Quanto aos contratos, estes ngo se negoceiam. Assim, os relatorios de avaliaqgo fornecem a descriqlo das fases essenciais do processo e os resultados, mas n8o as questbes colocadas no momento da finalizaqgo dos contratos que ocorre posteriormente. 18. As avaliaqdes ocorrem normalmente e no prazo proposto originariamente para a validade das propostas? R Sim. 74 ANEXO F-Avaliaqiio de todo o process0 de licitaq6es 1. Quais siio aproximadamente os volumes anuais de licitaqbes para aquisiqiio de equipamentos, de obras phblicas e serviqos dos consultores respectivamente? R Volume delicitaqbes em2005: Contrato de obras phblicas.. ...........USD3 058 032,OO (67%) Contrato de fornecimentos.. ...........USD 1280 343,OO (28%) Contrato de serviqos.. ...................USD212 183,OO (5%) 2. Quais siio aproximadamente as percentagens dos contratos para aquisiqiio de equipamentos, de obras publicas e serviqos de consultores financiados pelos parceiros externos? R A percentagemde financiamento pelosparceiros externos C feita da forma seguinte: Contrato de obras publicas.. ...........95% Contrato de fornecimentos.. ...........95% Contrato de serviGos.....................95% 3. Qual C a percentagem dos concursos phblicos que foram organizados de acordo com as regras d 'appeld'offre? Segundo outros mCtodos? R: A percentagem de aquisiqbes phblicas que foram organizadas segundo as regras d'appel d'offie C de 100%. 4. Qual C a percentagem dos contratos celebrados segundo as regras d'appel d'offres que siio financiados pelos parceiros? R Semresposta 1. Os organismos de Estado si50 geralmente vistos pelos fornecedores/construtores/consultores/publicocomojustos e eficazes nas suas praticas de licitaqiio? R: Os organismos de Estado siio geralmente vistos por estas entidades como injustos (porque niio oferecem grandes garantias dejustiqa), e vistos como pouco eficazes nas suas prhticas de licitaqiio. 2. 0 Pais foi citado nos inqutritos sobre a corrupqiio da TRANSPARENCY INTERNATIONAL?Comque resultados? R: Esta Organizaqiio Internacional niio apresenta Siio Tom6 e Principe na sua classificaGiio anual corn base no indice de corrupqiio, apesar de serios indicios desta natureza constatados particulmente nos hltimos anos. 75 3. Quais SZOos factores seguintes que as pessoas adeptas das praticas de licitaqgo nos Paises consideramcomo uma fonte de dificuldade? R: A caducidade e a inadaptaqb da legislaqb, a insuficienciano respeito e na aplicaqTio da mesma, a insuficihcia de informaq5o sobre as necessidadesde licita@o, a insuficihcia de especialistas experientes, a ma formaq2o do pessoal de licitaqgo, a remuneraqgo insuficiente do pessoal de licitaqb, um certo fracasso na planificaq5o da licitaqZo, a inadaptaqlo dos mCtodos e procedimentos de licitaqzo, audncia de documentos modelos de licitaqgo de qualidade, regras pouco hncionais de aprovaqb dos concursos, uma incoerente ou insuficiente delegaqzo de poderes, mecanismo de recurso inadaptado, risco de ingerencia de altos hncionkios, aushcia de medidas anti-cormpq80. ObservaqBes: AlCm dos factores acima referidos, existem outros tais como: atraso no pagamento; falta de profissionalismo dos funcionkios; o nlo respeito do prazo de execuqgo, etc. Leis e regulamentos inadaptados e caducos. R Sim. As leis e os regulamentos s50 inadaptados e extemporbeos, pois os diplomas que regulam a materia, s50 diplomas que datam do period0 colonial. As actualizaqaes sucessivas que s b realizadasnamatCriatemumcaracter muito pontual. Insufici&nciasno respeito e na aplicaqb das leis emvigor. R Sim. Existeuma insuficiEncia no respeito e na aplicaqiio das leis emvigor devido a fraca capacidadede informaqFioe de divulgaqiio das mesmas. Insuficihciade informaqZio sobre as necessidades de licitaq8o R Sim.Existeumainsuficisncia de informagilo sobre as necessidadesde licitaqzo devido ao numero reduzido de meios de informa@o. Os editais n b permitem uma divulgaqgo satisfatbria de informaqfio. 0 analfabetismo e o iletrismo tambtm dificultam o acesso a informaC8o. Insuficihcia de especialistasexperientes R: Sim. Existepessoalcomalguma experihcia, mas especialistaverdadeiramente namatkria, nHo temos emSBo Tom6 e Principe. M a formaqlo do pessoalde licitaqb R Sim.Formaqgoinsuficiente comgrandes cargnciasdeactualizaqgo. Remuneraqb insuficiente do pessoalde licitaqgo R Sim.RemuneraqBo inadaptadatendo emcontaaimportiinciadamatCria. Fracassosnaplanificaqzo da 1icitaqZo R:Sim. SBriosfracassos naplanificaq5o da1icitaqFio InadaptaqZodo leque de metodos e procedimentos de licitaq3o R: Sim. ExisteumaClarainadaptaqgodemCtodose procedimentos de licitaq8o. 76 Audncia de documentos modelos de licitaqgo de qualidade R: Sim. Existem documentos modelos de licitaqFio, mas a qualidade dos referidos documentos n5o estaprovada. As regras de aprovaqgo dos concursos s b pesadas R Sim. Tendo em conta a existencia de diversos niveis de autorizaqiio das despesaspublicas, as regras de aprovaqb dos concursos s b pesadas nomeadamente tratando-se de valores elevados que carecem de aprovaqbes pel0 Chefe do Govern0 ou pel0 Conselho de Ministros. Aushcia de delegaqb de poderes R Niio. Existe uma delegaqiio de poderes ao nivel das empresas publicas e os institutos em virtude da autonomia administrativa e financeira. Assim, estas entidades podem organizar licitaqdes para aquisiqbes publicas. Mas, do ponto de vista da delegaqiio de poderes no processo de licitaqiio ao nivel territorial, na pratica ainda assistimos a uma ausencia de de1egaq"aode poderes. Mecanismo de recurso inadaptado R Sim. 0 mecanismo de recurso e inadaptado na medida em que o quadro institucional carece, por um lado, de um 6rgb de regulaqiio independente do 6rg5o de execuqgo e de control0 que assuma igualmente o papel de 6rgiio de recurso e, por outro lado, o caracter incerto e dissuasivo inerente ao recurso contencioso (junto aos Tribunais). Ingerencia de altos funcionkios R:Existeumgrande risco de ingerhciade altos funcionkios noprocesso de licitaqzo porque as legislaqbes de base n2o estando actualizadas, n5o oferecem consequentemente grandes garantias de transparencia do procedimento, assim como garantias de integridade do processo e de confianqa. Ausencia ou n5o aplicaqzo de medidas anti-corrupqzo R Sim. Para o cas0 de SBo Tome e Principe, trata-se de ausencia de medidas anti-cormpqgo. Entretanto, o govern0 e a sociedade civil niio s50 indiferentes relativamente a esta questzo. Existem ocasionalmente algumas conferencias, debates e reunibes que visam sensibilizar para tal causa. EXPERXkNCfADOSPROJECTOSQUEBENEFICIA%¶DA AJCJDA DOBANCOMUNDIAL 1. Quantos projectos do Banco f o r m executados no Pais? Quantos est50 em execuqgo? Em que sector? R Semresposta. 2. Que organismos f o r m responsaveis da licitaqgo relativamente a estes projectos? R: Os organismos responsaveis da licitaqlo relativamente a estes projectos s50: o INDEWANEP, PATRCG, PRECASP, PASS, INAE,ANP, etc. 77 3. Quais s50 os limites actualmente aplicados aos projectos em curso para os concursos internacionais, as consultas dos fornecedores a escala internacional, a escala nacional, a zxigencia de um exame preliminar para os concursos de aquisiqiXo de equipamentos, obras publicas, serviqos de consultores? Estes limites s50 os mesmos para todos os projectos? Depois de quanto tempo s b aplicados? R: Os limites siio impostos pel0 atraso nos pagamentos, pel0 fraco meio de divulgaqiio de informaqaes relacionadas com o processo de licitaqfio e pel0 fraco nivel da oferta decorrente das caracteristicas geograficas do Pais (a insularidade). Estes limites s b globalmente os mesmospara todos os projectos. 4. Os relat6rios de avaliaqzo retrospectivddeacabamento/de supervisiio relatam os problemas importantes em matCriade licitaqZo? Existem casos de licitaqfion5o conforme As directivas? R Os relat6rios n8o relatam apenas os problemas importantes em matiria de licitaqfio, mas todos os pormenores que se prendem com o referido processo. A existhcia de casos de licitaqb ngo conforme As directivas C rara. 5. Os problemas de licitaqgo constituem fontes graves de atraso na execuqb e desembolso e custos suplementares?Descrever. R Sim, comcerteza. 6. 0 Banco recebe um grande numero de queixas acerca das regras de licitaqgo, das decisaes de selecq5o no Pais? R:Pensamosque n8ohahouve at6 ao momento qualquer queixa. 7. Os contratos s20 geralmente atribuidos no prazo habitual previsto, fixado em situaqdes analogaspelos organismos experimentadose eficazes? R:Nemsempre a atribuiqgo C realizadanoprazo previsto devido a atraso de vkias ordens. 8. Existem graves problemas ou conflitos entre as praticas locais e as directrizes do Banco Mundial, que conviria tratar a titulo provis6ri0, enquanto se espera a implementaqzo do plano de acqBo a longoprazo recomendado? R NBo existem graves problemas ou conflitos. Entretanto, C aconselhavel que aqueles que ocasionalmente surgemsejam provisoriamente tratados enquanto se aguarda a implementaqtio do plano recomendadono quadro do presentetrabalho. 78 ANEXO G-Licitaqiio no sector privado 1. 0 sectorprivado C razoavelmente desenvolvido? R N5o. 2. Certos mercados do sector privado s80 de importiincia cornparavel a dos mercados do sector publico? R Niio. 0 sector pLiblico continua sendo de longe o sector mais importante em SZo Tomb e Principe. 3. Quais s80 os principais importadores de materia-prima e de produtos acabados? R Algumas casas comerciais importam matkrias-primas. No entanto, os sectores das construqSes s b maiores importadores de matCria-prima. Os produtos acabados s%ona sua maioria importados pelas firmas comerciais, tais como: CIEM, HB, Recauto, Lusitana, etc. 4. Existem praticas comerciais estabelecidas? (tais como as sslo vigentes num mercado concorrencial). R.N5o existempraticascomerciaisestabelecidas. 5. Estas praticas repousam-senormalmente sobre a concorr&ncia? R:Nemsempre. 6. Emque condiqdesprocede-se por entendimento directo? R Quandohaumaurgencianaobtenq5odo produtoelouquandoo mesmo existe emstock. 7. As empresas privadas recorrem a estudos do mercado e a outras tCcnicas apropriadas quando se preparam para celebrar um contrato para responder i s suas necessidades de exploragio? R Muito poucas empresas realizam os referidos estudos. Deve-se tambCm dizer que tal estudo C um pouco dificil num context0 em que o comtrcio informal atinge proporgdes elevadas. 8. Ospreqosd5o geralmente lugar anegociaq6escom certos fornecedores/construtores? R Sim. 9. As licitaqdes no sector privado s50 no c8mputo geral eficazes e econ6micas? R Sim. 10. As empresas do sector privado temumalista actualizada dos fornecedoresautorizados? R Aquelas minimamente organizadas t&m uma lista actualizada dos fornecedores autorizados. 11. As empresas do sector privado compram produtos de base por intermidio de correctores 79 oupor concorrhcia nabase de concursosinternacionais? R Certasempresas do sector privadocompram atravesde correctores. 12. As empresas do sector privado utilizammetodos contabilisticos modernos? R: Muitopoucas. 13. Existem regras para velar sobre a responsabilidade pelos seus actos dos agentes de licitaciio? R: Dependeda entidade privada. As mais importantes elou as mais organizadas combase em critkrios rigorosos e modernos de boa gest5o estabelecemas referidas regras. 14.As empresas do sectorprivado seguemde forma eficaz a execugb dos trabalhos? R Comcerteza. 15. A licitaqb estarazoavelmente automatizadanas empresas privadas? R: Sim. A licitaqiio estarazoavelmente automatizadaem certasempresas privadas. 16. Certasprhticas do sector privado emmateria de licitaggo poderiam ser adaptadas no sector pLiblico, tendo em conta as necessidades, as responsabilidades e as obrigaqdes inerentes a este sector?Indicar certas adaptaqtiesdesejaveis. R: Sim. As praticas como: o rigorna gest5o financeira dos contratos, a solicitag5o de garantia banchria no acto do pagamento do adiantamento das obras e uma melhor fiscalizagiio das mesmaspoderiamser adaptadas no sector publico. 17. 0 Pais tem uma experiencia de construgiiolexploragiiolmanutenq5o de obras de infra- estmtura pLiblica pel0 sector privado (concessiio de obras eiou serviqos com financiamento do sector privado, etc.)? R 0 Pais ainda n5o tem experiQncianesta materia. N b existe ate ao momento qualquer concess5o de obras elou servigos comfinanciamento do sector privado. 80 Feito em SBo Tome aos 15 dias do m6s de Agosto de 2006 A COMISSAO Presidente Ana Maria da ConceiqZio Silveira-Ministkrio do Planeamentoe Finanqas Vice - Presidente JosC do Nascimento de Carvalho e Rio- MinistCrio das Infra-estruturas Vogal Onofre d'Alva -Ministbrio da EducaqBo Vogal Josh dos Ramos Lucena Ribeiro e Silva-Ministerio da Saude Vogal Ivete dos Santos Lima- MinistCrio da Saude Vogal Dionisio Fernandes Leopoldino -C h a r a do Comercio Vogal Fhbio Pereira-C h a r a do ComCrcio 81 Annex 2 : Financial Assistance for CNCS Functioning Budget - Designation Unit Quantity Unit Price Total Total amount amount in USD Dbs* 50 10. 500. 6,124,000. 1 2,500. 2,500. 30,620,000. 27 50. 1,350. 16,534,800. 1 600. 600. 7,348,800. 12 100. 1,200. 14,697,600. 1 1,200. 1,200. 14,697,600. of the CNCS workshops Validation Workshop for the CPAR with CNCS (25 persons) days 3 550. 1,650. 20,209,200. National workshop for publicizing the results of the CPAR (65 2 171472 000 82 Annex 3: Contract Executionwith InternationalDonor Support 83 m a