2021 COMMUNAUTE ECONOMIQUE DES ETATS DE L'AFRIQUE CENTRALE (CEEAC) S PROJET DE RENFORCEMENT DES Y CAPACITES EN REDUCTION DES RISQUES DE CATASTROPHES DE LA CEEAC NE -------------- GFDRR Grant N° TF0A7508 PROJET : P166648 X ***************************** RAPPORT DES COMPTES EXERCICE 2019 VERSION DEFINITIVE CABINET SYNEX CONSULTING SARL 02 BP : 8063 COTONOU TEL : 21304544 / 66266775 csynex@yahoo.fr Fax: 00227 20 73 73 99contact@kmc-ac.com Page 1 sur 27 SOMMAIRE _ LETTRE INTRODUCTIVE ................................................................................................................................... 3 RAPPORT DE L’AUDITEUR INDEPENDANT SUR LES ETATS FINANCIERS DU PROJET ...................... 5 RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT SUR LES ETATS FINANCIERS CLOS AU 31.12.2019 ..................................... 6 ATTESTATION SPECIALE SUR LE COMPTE DESIGNE, LE COMPTE DES OPERATIONS ET LES ETATS CERTIFIES DE DEPENSES AU 31/12/2019 ........................................................................................... 8 ATTESTATION SPECIALE SUR LE COMPTE DESIGNE ET LE COMPTE SPECIAL ASSOCIE DU PROJET .............................. 9 I. TABLEAU EMPLOIS-RESSOURCES DU COMPTE DESIGNE PRESENTE PAR LE PEQPT PENDANT LA PERIODE SOUS REVUE .......................................................................................................... 11 II. TABLEAU EMPLOIS-RESSOURCES DU COMPTE DESIGNE RECONSTITUE PAR LA MISSION D'AUDIT AU 31.12.2019 ..................................................................................................................................... 12 ATTESTATION SPECIALE SUR LES ETATS CERTIFIES DE DEPENSES .......................................................................... 14 PRESENTATION DU PROJET ET DE SES ETATS FINANCIERS ................................................................. 16 1. Présentation du Projet ............................................................................................................................ 17 2. Méthodes et principes comptables ......................................................................................................... 18 2.1. Principes comptables généraux.............................................................................................................. 19 2.2. Présentation des états financiers ............................................................................................................ 19 2.3. Règles et méthodes comptables spécifiques .......................................................................................... 19 2.3.1. Mobilisation des fonds ................................................................................................................ 19 2.3.2. Base monétaire ............................................................................................................................ 19 2.3.3. Exercice comptable ..................................................................................................................... 19 2.3.4. Charges........................................................................................................................................ 19 2.3.5. Dépenses d'investissement .......................................................................................................... 19 2.3.6. Subventions ................................................................................................................................. 19 2.3.7. Impôts et taxes............................................................................................................................. 20 2.3.8. Comptabilisation des immobilisations ........................................................................................ 20 2.3.9. Amortissement et provisions ....................................................................................................... 20 3. Exécution budgétaire ............................................................................................................................. 20 3.1. Tableau de suivi budgétaire du 1er Septembre 2018 au 31 décembre 2019 ........................................... 20 Commentaires sur le suivi budgétaire de la période ......................................................................................... 20 3.2. Commentaires sur les composantes de l’exécution budgétaire Etat d’avancement des activités gérées par le Projet GRC-CEEAC ............................................................................................................................... 21 3.2.1. Composante 1 : Cartographie des Risques et vulnérabilité ......................................................... 21 3.2.2. Composante 2 : Renforcement capacités pour la réduction des risques de catastrophes ............. 21 3.2.3. Composante 3 : Renforcement dialogue politique et législation DRM ....................................... 21 3.2.4. Composante 4 : Renforcement capacités régionale pour la préparation, l'intervention et à l'évaluation ................................................................................................................................................... 21 3.2.5. Composante 5 : Mise en œuvre et coordination du projet ........................................................... 21 4. Emplois et Ressources au titre de crédit IDA ........................................................................................ 21 ANNEXES : .......................................................................................................................................................... 22 Annexe 1 : Lettre d’affirmation ........................................................................................................................ 23 Annexe 2 : Etats financiers ............................................................................................................................... 24 Annexe 3 : Relevés bancaires ........................................................................................................................... 25 Annexe 4 : Liste de présence de la séance de restitution .................................................................................. 26 Annexe 5 : Termes de références de la mission d'audit ................................................................................... 27 Page 2 sur 27 Audits légal et contractuel Conseils Etudes Evaluations SYNEX CONSULTING SARL Ingénierie financière Formations Société d’expertise comptable et de commissariat aux comptes Recrutements Inscrit sous le n°061 SE à l’OECCA-Bénin LETTRE INTRODUCTIVE A SEM Le Président de Commission de la CEEAC Attention Monsieur le Coordonnateur du Projet de Renforcement des Capacités en Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, Projet de Renforcement des Capacités en Réduction des Risques de Catastrophes, Programmes GRC/CC Quartier Hauts de Gué-Gué, B.P. 2112 Libreville Gabon. Mail : secretariat@grc-ceeac.org; Tél : (+241) 04 28 00 01 / +237 6 99 87 23 Monsieur le Secrétaire Général, Conformément à notre contrat de services portant sur l’audit financier et comptable des activités du Projet de Renforcement des Capacités en Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, sous tutelle de la Commission de la Communauté Economique des Etats de l'Afrique Centrale (CEEAC) au titre de l’exercice 2019, nous avons effectué nos travaux de contrôles sur les comptes présentés par l’Unité de Gestion du Projet pour la période sous revue conformément aux normes en vigueur. Au cours de la mission, il importe de noter que diverses personnes ressources ont été rencontrées. Chacune d’elles n’a ménagé aucun effort pour mettre à la disposition de notre équipe toutes les informations utiles. Notre mission est en accord avec les normes d'audit internationales (ISA). Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant de s’assurer de la régularité des opérations effectuées et de la sincérité des informations financières ou non qui nous ont été communiquées. Nous tenons à préciser que nos procédures d’audit ont pour objet essentiel de nous permettre d’évaluer le système de contrôle interne du Projet et de donner une opinion sur les rapports financiers, l’état des actifs et les états de trésorerie soumis à notre appréciation. Les résultats de nos travaux sont matérialisés par la présentation de ce rapport qui s’articule en deux (02) volets à savoir : - Rapport de l’auditeur indépendant sur les états financiers du Projet ; Rapport sur le compte spécial et les états certifiés des dépenses du Projet sur la période sous Page 3 sur 27 - revue. Tout en vous souhaitant bonne réception, nous vous prions d’agréer, Monsieur, l'expression de nos meilleures salutations. Cotonou, le 26 avril 2021 Bamidélé Thierry DOSSOU-YOVO Associé-Gérant du cabinet SYNEX Expert-comptable diplômé-Commissaire aux comptes Page 4 sur 27 RAPPORT DE L’AUDITEUR INDEPENDANT SUR LES ETATS FINANCIERS DU PROJET Page 5 sur 27 Audits légal et contractuel Conseils Etudes Evaluations SYNEX CONSULTING SARL Ingénierie financière Formations Société d’expertise comptable et de commissariat aux comptes Recrutements Inscrit sous le n°061 SE à l’OECCA-Bénin RAPPORT DE L'AUDITEUR INDEPENDANT SUR LES ETATS FINANCIERS CLOS AU 31.12.2019 DESTINATAIRE : SEM. Le Président de Commission de la CEEAC Opinion sans réserves Nous avons effectué l'audit des états du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, objet du Don GFDRR Grant N° TF0A7508 pour la période allant du 1er Septembre 2018 au 31 Décembre 2019, qui comprennent :  Le tableau Emplois -Ressources ;  Le Bilan ;  Les notes sur les états financiers. A notre avis, les états financiers ci-joints donnent dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC objet du Don GFDRR Grant N° TF0A7508, ainsi que de sa performance financière et de ses flux de trésorerie pour l'exercice clos le 31/12/2019. Fondement de l'opinion Nous avons effectué notre audit selon les normes internationales d'audit (ISA). Les responsabilités qui nous incombent en vertu de ces normes sont plus amplement décrites dans la section "Responsabilité de l'auditeur pour l'audit des états financiers" du présent rapport. Nous sommes indépendants du Projet conformément aux règles de déontologie qui s'appliquent à l'audit des états financiers, et nous nous sommes acquittés des autres responsabilités déontologiques qui nous incombent selon ces règles. Nous estimons que les éléments probants que nous avons obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion d'audit. Observations Aucune autre observation faite que celles contenues dans la lettre à la direction. Responsabilités de l’Unité de Coordination pour les états financiers L’Unité de Gestion du Projet est responsable de la préparation des états financiers conformément à la loi du pays, ainsi que du contrôle interne qu'elle considère comme nécessaire pour permettre la préparation d'états financiers exempts d'anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. Page 6 sur 27 Responsabilités de l'auditeur pour l'audit des états financiers Nos objectifs sont d'obtenir l'assurance raisonnable que les états financiers pris dans leur ensemble sont exempts d'anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs, et de délivrer un rapport de l'auditeur contenant notre opinion. L'assurance raisonnable correspond à un niveau élevé d'assurance, qui ne garantit toutefois pas qu'un audit réalisé conformément aux normes ISA permettra toujours de détecter toute anomalie significative qui pourrait exister. Les anomalies peuvent résulter de fraudes ou d'erreurs et elles sont considérées comme significatives lorsqu'il est raisonnable de s'attendre à ce que, individuellement ou collectivement, elles puissent influer sur les décisions économiques que les utilisateurs des états financiers prennent en se fondant sur ceux-ci. Cotonou, le 26 avril 2021 Bamidélé Thierry DOSSOU-YOVO Associé-Gérant du cabinet SYNEX Expert-comptable diplômé-Commissaire aux comptes Page 7 sur 27 ATTESTATION SPECIALE SUR LE COMPTE DESIGNE, LE COMPTE DES OPERATIONS ET LES ETATS CERTIFIES DE DEPENSES AU 31/12/2019 Page 8 sur 27 Audits légal et contractuel Conseils Etudes Evaluations SYNEX CONSULTING SARL Ingénierie financière Formations Société d’expertise comptable et de commissariat aux comptes Recrutements Inscrit sous le n°061 SE à l’OECCA-Bénin ATTESTATION SPECIALE SUR LE COMPTE DESIGNE ET LE COMPTE SPECIAL ASSOCIE DU PROJET DESTINATAIRE : SEM. Le Président de Commission de la CEEAC Dans le cadre de l’audit des états financiers du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, objet du Don GFDRR Grant N° TF0A7508 pour la période allant du 1er Septembre 2018 au 31 Décembre 2019, nous avons analysé les transactions du Compte Désigné et du compte des opérations qui incluent :  les avances reçues de la Banque Mondiale ;  les reconstitutions du Compte Désigné soutenues par les Demandes de Remboursement de Fonds ;  les intérêts éventuellement générés sur le compte qui appartiennent au Projet ;  les retraits relatifs aux dépenses du Projet ;  la vérification de la conformité des soldes du Compte Désigné sur la période allant du 1 er Septembre 2018 au 31 Décembre 2019 avec les procédures de la Banque Mondiale ;  la vérification de la conformité des soldes du Compte des opérations sur la période allant du 1er Septembre 2018 au 31 Décembre 2019 avec les procédures de la Banque Mondiale ;  l’éligibilité des transactions financières couvrant la période sous revue et les soldes des fonds au 31/12/2019 en conformité avec les dispositions de l’accord de financement et de la lettre de décaissement ;  l’adéquation du système de contrôle interne en fonction du mécanisme de décaissement ;  l’éligibilité et l’exactitude :  des transactions financières durant la période sous revue ;  des soldes des comptes à la clôture de l’exercice sous revue ;  de l’utilisation du Compte Désigné et du compte des opérations conformément à l’accord de financement ;  de l’adéquation du contrôle interne avec le mécanisme de décaissement. Nous avons effectué notre audit conformément aux Normes Internationales d'Audit et aux directives de la Banque Mondiale en matière d’audit de Compte Désigné et du compte des opérations. Ces normes requièrent de notre part de nous conformer aux règles d'éthique, de planifier et de réaliser l'audit pour obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d'anomalies significatives. Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et informations fournis dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de l'auditeur, et notamment de son évaluation des risques que les états financiers comportent des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. Dans l’évaluation de ces Page 9 sur 27 risques, l'auditeur prend en considération le contrôle interne de l'entité portant sur la préparation et la présentation fidèle des états financiers afin de concevoir des procédures d'audit appropriées aux circonstances, et non dans le but d'exprimer une opinion sur l'efficacité du contrôle interne de l’entité. Un audit comporte également l'appréciation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et le caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de même que l'appréciation de la présentation d'ensemble des états financiers. Nous estimons que les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion. Opinion sans réserves A notre avis, le tableau Emplois-Ressources relatif aux Compte Désigné et Compte des Opérations donne une image fidèle de la position financière du compte Désigné du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, objet du Don GFDRR Grant N° TF0A7508 pour la période allant du 1er Septembre 2018 au 31 Décembre 2019, conformément aux normes comptables internationales et aux directives de la Banque Mondiale. Cotonou, le 26 avril 2021 Bamidélé Thierry DOSSOU-YOVO Associé-Gérant du cabinet SYNEX Expert-comptable diplômé-Commissaire aux comptes Page 10 sur 27 I. TABLEAU EMPLOIS-RESSOURCES DU COMPTE DESIGNE PRESENTE PAR LE PEQPT PENDANT LA PERIODE SOUS REVUE La situation des Emplois et Ressources élaborée par le projet se présente comme suit : TABLEAU DES RESSOURCES ET EMPLOIS DU PROJET GRC-CEEAC (SOURCE : COMPTABILITE DU PROJET) Page 11 sur 27 II. TABLEAU EMPLOIS-RESSOURCES DU COMPTE DESIGNE RECONSTITUE PAR LA MISSION D'AUDIT AU 31.12.2019 Dans le cadre de l’audit des comptes du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, nous avons analysé les transactions financières effectuées sur le compte désigné ECOBANK ouvert pour le Don GFDRR Grant N° TF0A7508. Le tableau des Emplois et Ressources reconstitué par la mission d'audit se présente comme suit :  Don GFDRR Grant N° TF0A7508 La situation synoptique des transactions réalisées sur ce compte se présente comme suit : Eléments Montants Notes RESSOURCES Solde initial Banque 0 TOTAL TRESORERIE INITIALE (a) 0 1 FINANCEMENT RECUS TOTAL FINANCEMENT RECUS (b) 727 685 854 2 TOTAL DES RESSOURCES (c=a+b) 727 685 854 3 EMPLOIS TOTAL DES EMPLOIS (d) 726 778 052 4 Solde théorique (e=c-d) 907 802 Solde réel Banque 934 802 TOTAL TRESORERIE FINALE (f) 934 802 5 Ecarts à justifier (g=f-e) 27 000 6 Justification de l'écart (h) 27 000 Frais bancaires liés au virement des fonds 27 000 Ecart après justification (i=g-h) 0 Notes explicatives : Note 1 : Solde début période Il représente le solde initial en banque au démarrage du Projet. Il est de solde nul. Note 2 : Financements reçus D’un montant de 727 685 854 FCFA, il regroupe le financement initial reçu de même que les demandes de remboursement. Il se détaille comme suit : FINANCEMENT RECUS MONTANTS Virement initial reçu 29/01/2019 149 997 000 Virement reçu DRF 1du 13/03//2019 111 994 359 Virement reçu DRF 2du 03/05//2019 114 708 977 Virement reçu DRF 3 du 14/06/2019 84 072 996 Page 12 sur 27 FINANCEMENT RECUS MONTANTS Virement reçu DRF 4 du 02/08/2019 47 881 894 Virement reçu DRF 5 du 12/09/2019 79 533 048 Virement reçu DRF 6 du 30/10/2019 32 460 655 Virement reçu DRF 7 du 01/11/2019 30 785 999 Virement reçu DRF 8 du 19/11/2019 76 250 926 Note 3 : Total des ressources de la période C’est le cumul du solde initial en début de période et les virements reçus pendant la période sous revue. Il est de 727 685 854 FCFA. Note 4 : Dépenses (emplois de la période) D’un montant de 726 778 052 FCFA, il représente le total des dépenses effectuées et payées par le Projet pendant la période sous revue soit en 2019 et est réparti dans les dépenses générales par composante comme suit : EMPLOIS MONTANTS Composante 1 : Cartographie des Risques et vulnérabilité 0 Composante 2 : Renforcement capacités pour la réduction des 53 122 518 risques de catastrophes Composante 3 : Renforcement dialogue politique et 320 405 444 législation DRM Composante 4 : Renforcement capacités régionale pour la 59 066 936 préparation, l'intervention et à l'évaluation Composante 5 : Mise en œuvre et coordination du projet 294 183 154 TOTAL DES EMPLOIS (d) 726 778 052 Note 5 : Solde réel D’un montant de 934 802 FCFA, ce montant représente le solde final en banque à la fin de la période. Page 13 sur 27 Audits légal et contractuel Conseils Etudes Evaluations SYNEX CONSULTING SARL Ingénierie financière Formations Société d’expertise comptable et de commissariat aux comptes Recrutements Inscrit sous le n°061 SE à l’OECCA-Bénin ATTESTATION SPECIALE SUR LES ETATS CERTIFIES DE DEPENSES DESTINATAIRE : SEM Le Président de la Commission de la CEEAC Introduction Nous avons effectué l'audit des états certifiés des dépenses du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC, comprenant les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF) et leurs annexes pour ladite période (1er Septembre 2018 au 31 Décembre 2019). Ces états Certifiés des Dépenses ont été établis par l’Unité de Coordination du Projet sur la base des dispositions des A ccords du Don GFDRR Grant N° TF0A7508 et des directives de la Banque Mondiale. Responsabilités de l’Unité de Coordination dans l'établissement et la présentation des états certifiés des dépenses L’Unité de Coordination du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC est responsable de l'établissement et de la présentation sincère des états Certifiés des Dépenses conformément aux dispositions des Accords de don et de crédit et aux directives de la Banque Mondiale. Cette responsabilité comprend : la conception, la mise en place et le suivi d’un contrôle interne relatif à l’établissement et la présentation sincère des états Certifiés des Dépenses ne comportant pas d’anomalies significatives, que si celles – ci ne résultent pas de fraudes ou d’erreurs. Responsabilités de l'auditeur Notre responsabilité est d'exprimer une opinion sur les états certifiés des dépenses sur la base de notre audit. Nous avons effectué notre audit selon les Normes Internationales d'Audit. Ces normes requièrent de notre part de nous conformer aux règles d'éthique, de planifier et de réaliser l'audit pour obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d'anomalies significatives. Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournies dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de l'auditeur, de même que l'évaluation du risque que les états financiers contiennent des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. En procédant à ces évaluations du risque, l'auditeur prend en compte le contrôle interne en vigueur dans l'entité relatif à l'établissement et la présentation sincère des états financiers afin de définir des procédures d'audit appropriées en la circonstance, et non dans le but d'exprimer une opinion sur l'efficacité de celui-ci. Un audit comporte également l'appréciation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et le caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de même que l'appréciation de la présentation d'ensemble des états financiers. Nous estimons que les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion. Page 14 sur 27 Opinion sans réserves A notre avis, les demandes d’appel de fonds et ses annexes donnent une image fidèle des états certifiés des dépenses du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC dans le cadre de la mise en œuvre du Don GFDRR Grant N° TF0A7508 pour la période allant du 1er Septembre 2018 au 31 Décembre 2019 conformément aux directives de la Banque Mondiale. Cotonou, le 26 avril 2021 Bamidélé Thierry DOSSOU-YOVO Associé-Gérant du cabinet SYNEX Expert-comptable diplômé-Commissaire aux comptes Page 15 sur 27 PRESENTATION DU PROJET ET DE SES ETATS FINANCIERS Page 16 sur 27 1. Présentation du Projet Le Projet ACP UE de la CEEAC a vu le jour grâce à l’accord de Don TF0A758 avec la Banque mondiale pour un montant global de 5 000 000 USD. La première partie du Don d’un montant de 1 265 000 $ US a été approuvé le 22 juin 2018, l’Accord de don (P166648) a été signé le 17 décembre 2018 et l’entrée en vigueur a été déclarée le 17 décembre 2018. Un amendement de l’Accord de Don a été envisagé pour un montant additionnel de 1 235 000 USD (Réf Aide-mémoire de la mission de la Banque Mondiale du 04 au 07 mars 2019, page 4, point 4) et dans cette optique que le budget du projet a été porté à 2 500 000 USD. Le Don additionnel a été signé et positionné fin décembre 2019. Et pour une durée prévue de quinze (15) mois. Le Projet ACP UE est sous tutelle du Département de l'Intégration Physique, Economique et Monétaire (DIPEM) et administré par la Cellule de Gestion des Risques de Catastrophe et Adaptation aux Changements Climatiques (GRC/ACC). Objectif Général du Projet L'objectif du projet est de renforcer et d'accélérer la mise en œuvre effective d'un cadre global africain de gestion des risques de catastrophes au niveau régional. Ceci devant permettre aux CER africaines de renforcer leurs capacités et d'améliorer la coordination, la planification, le conseil en matière de politiques et la diffusion des connaissances afin de promouvoir l'agenda régional de gestion des risques de catastrophe et de mieux soutenir leurs États membres dans la prise de décisions éclairées de Résilience aux catastrophes et plus précisément pour la prise en charge efficace des questions de : • Connaissance des risques ; • Capacités humaines et matérielles; • Dialogue et mesures législatives; • Coordination des programmes et mesures de gestion post crise. Au niveau de l'Afrique Centrale, il s'agira plus spécifiquement de :  Améliorer la connaissance des aléas, des vulnérabilités et des risques notamment d'origine hydrométéorologiques ;  Renforcer les capacités institutionnelles et humaines pour la gestion des risques de catastrophes;  Consolider et de renforcer les capacités, les mécanismes et les instruments de coordination et de plaidoyer techniques et politiques ;  Renforcer les capacités en matière de préparation et de réponse aux catastrophes et d’évaluation post-catastrophe. Page 17 sur 27 DONNEES GENERALES SUR LE PROJET Le coût global du financement du Projet ACP-UE est estimé à 2 500 000 $US A) Financement et données de base Numéro Montant du Don Date de Source de financement de Prêt en $US signature/Amendement Facilité Mondiale pour la Prévention des Risques de P166648 1 265 000 $ US 17 décembre 2018 Catastrophes de la Banque Mondiale (GFDRR) Facilité Mondiale pour la Prévention des Risques de P166648 1 235 000 USD 22 décembre 2019 Catastrophes de la Banque Mondiale (GFDRR) Total 2 500 000 USD B) Coût du Projet ACP-UE par composante des dépenses Coût du Projet Pourcentage par Composante ($US) composante % ($US) Cartographie des Risques et vulnérabilité 575 000,00 23% Renforcement capacités pour la réduction des risques de 570 000,00 23% catastrophes Renforcement dialogue politique et législation DRM 509 900,00 20% Renforcement capacités régionale pour la préparation, 150 000,00 6% l'intervention et à l'évaluation Mise en œuvre et coordination du projet 695 100,00 28% Total 2 500 000,00 100% 2. Méthodes et principes comptables Les procédures comptables appliquées doivent permettre de s'assurer que :  Toutes les opérations enregistrées concernent bien le Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC et sont conformes et éligibles ;  Toutes les opérations sont correctement comptabilisées ;  Tous les documents, livres et états comptables fournissent des informations suffisantes pour la gestion du projet, les bailleurs de fonds et les tiers. Le projet tient une comptabilité d’engagement sous le logiciel TOMPRO. Les états financiers sont présentés suivant les normes et règles en vigueur dans l’espace SYSCOHADA. Les états financiers du Projet de Réduction des Risques de Catastrophes de la CEEAC comprennent : a) Le Tableau des Emplois et Ressources ; b) Le bilan ; c) Le compte de résultat ; d) Les notes aux états financiers ; e) L’inventaire des immobilisations. Page 18 sur 27 2.1. Principes comptables généraux La comptabilité du projet enregistre les opérations selon les règles du Système Comptable Ouest Africain (SYSCOA) Révisé et le principe de la comptabilité d’engagement. 2.2. Présentation des états financiers Les comptes sont présentés sous la forme d'un tableau des Emplois et Ressources, un Bilan, un compte de résultat, les notes sur les états financiers et la liste des actifs immobilisés acquis. 2.3. Règles et méthodes comptables spécifiques 2.3.1. Mobilisation des fonds Les ressources provenant de l’Association Internationale pour le Développement (IDA) sont comptabilisées dans le compte désigné ouvert à ECOBANK. Les mouvements de ces comptes sont essentiellement l’avance initiale et les remboursements des DRF. 2.3.2. Base monétaire Les comptes sont exprimés en Francs de la Communauté Financière Africaine (FCFA). 2.3.3. Exercice comptable L’exercice comptable s’étend du 1erJanvier au 31 Décembre de chaque année. Des arrêtés trimestriels sont effectués dans le cadre de l’établissement des rapp orts de suivi financier (RSF). 2.3.4. Charges Les charges du projet sont comptabilisées au niveau des comptes de charge par nature conformément au plan comptable en vigueur. Ces dépenses sont transférées en fin d’exercice dans les comptes des charges immobilisées. Par ailleurs, les factures sont prises en compte dès que les dépenses éligibles (conformes aux accords, aux contrats spécifiques) de services réalisés ou de biens livrés au bénéficiaire, sont acceptés par celui- ci. 2.3.5. Dépenses d'investissement Les immobilisations acquises ou produites par le Projet sont enregistrées en comptabilité à leur coût historique au niveau des comptes de bilan correspondant en application des principes du Système Comptable Ouest Africain (SYSCOA). 2.3.6. Subventions Les subventions reçues sont enregistrées au niveau des capitaux propres. Page 19 sur 27 2.3.7. Impôts et taxes Le Projet n’est pas assujetti aux impôts et taxes. Il dispose d’un accord de siège le dispensant de toutes taxes et impôts. 2.3.8. Comptabilisation des immobilisations Les immobilisations sont enregistrées pour leur coût complet comprenant :  Le prix d’achat définitif ;  Les charges accessoires rattachables directement à l’opération d’achat ;  Les charges d’installation qui sont nécessaires pour mettre le bien en état d’utilisation. Toutes les immobilisations acquises sur les ressources du bailleur, y compris celles mises à la disposition des partenaires impliqués dans la mise en œuvre des activités de l’UCP, restent la propriété de l’UCP jusqu’à la fin du projet concerné et devront être comptabilisées comme telles. 2.3.9. Amortissement et provisions Exceptionnellement et pour tenir compte de la spécificité des projets, les amortissements linéaires et provisions pourront être tenus de manière extra comptable. Aucune écriture comptable ne sera donc passée en matière d’amortissement des immobilisations et de provision pour stocks ou créances douteuses. 3. Exécution budgétaire 3.1. Tableau de suivi budgétaire du 1er Septembre 2018 au 31 décembre 2019 Le tableau d'exécution budgétaire de la période sous revue se détaille comme suit : Taux de Réalisation Composantes Libellés Prévision (a) Ecart (c=a-b) réalisation (b) (d=b/a) Cartographie des Risques et 1 336 283 000 0 336 283 000 0,00% vulnérabilité Renforcement capacités pour la 2 réduction des risques de 333 358 800 53 122 518 280 236 282 15,94% catastrophes Renforcement du dialogue politique 3 298 209 916 320 405 444 -22 195 528 107,44% et législation DRM Renforcement des capacités 4 régionales pour la préparation, 87 726 000 59 066 936 28 659 064 67,33% l'intervention et à l'évaluation Mise en œuvre et coordination du 5 406 522 284 294 183 154 112 339 130 72,37% projet Total 1 462 100 000 726 778 052 735 321 948 49,71% Commentaires sur le suivi budgétaire de la période Nous avons noté un dépassement budgétaire de plus de 7% sur la composante 3 - Renforcement dialogue politique et législation DRM du Projet. Ce dépassement a obtenu l’avis de non objection de la Banque. Page 20 sur 27 La mission dans la mise en œuvre de ses diligences n’a donc pas relevé d’observation particulière sur l’exécution budgétaire mis à part celles relevées dans le rapport sur le contrôle interne. 3.2. Commentaires sur les composantes de l’exécution budgétaire Etat d’avancement des activités gérées par le Projet GRC-CEEAC Les activités gérées par le Projet GRC-CEEAC pendant la période sous revue (exercice 2019) pour le compte du Projet se résument comme suit : 3.2.1. Composante 1 : Cartographie des Risques et vulnérabilité Le projet pendant la période sous revue n’a pas effectué de décaissement sur cette composante. 3.2.2. Composante 2 : Renforcement capacités pour la réduction des risques de catastrophes La consommation des ressources sur cette composante s’évalue à 15,94% soit un montant de 53 122 518 FCFA sur un total de 333 358 800 FCFA prévu par le budget. 3.2.3. Composante 3 : Renforcement dialogue politique et législation DRM Au titre de la période sous revue, la consommation des ressources sur cette composante s’évalue à 107,44% soit un montant de 320 405 444 FCFA sur un total de 298 209 916 FCFA prévu par le budget. Nous constatons donc un dépassement budgétaire à hauteur de 7,44% au cours de la période sous revue avec l’avis de non objection de la banque. 3.2.4. Composante 4 : Renforcement capacités régionale pour la préparation, l'intervention et à l'évaluation Avec un taux de consommation de 67,33%, les dépenses effectuées par le Projet sur la composante 4 s’élèvent à 59 066 936 FCFA sur un montant prévu de 87 726 000 FCFA. 3.2.5. Composante 5 : Mise en œuvre et coordination du projet La composante du Projet a connu un taux de décaissement de 72,37% soit un montant de 294 183 154 FCFA sur un montant prévu de 406 522 284 FCFA. 4. Emplois et Ressources au titre de crédit IDA Le taux de décaissement pendant la période est de 49.71% des dépenses prévues représentant un montant total de 726 778 052 FCFA. Page 21 sur 27 ANNEXES : Lettre d’affirmation Etats financiers Relevés bancaires Liste de présence de la séance de restitution Termes de références de la mission d'audit Page 22 sur 27 Annexe 1 : Lettre d’affirmation Page 23 sur 27 Annexe 2 : Etats financiers Page 24 sur 27 CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) Bilan - Actif (1/2) Modèle : 1 - OHADA Période du 01/01/2019 au 31/12/2019 Site : 01 Bilan - Bilan Projet ACP UE CEEAC 2019 - Etat exprimé en Francs CFA Etat au 31/12/2019 Page 1/1 Exercice N Exercice N-1 Libellé Brut Amortissement Net Net ACTIF IMMOBILISE Charges Immobilisées 621 125 058 621 125 058 Charges immobilisees exercice 2018 Charges immobilisees exercice 2019 621 125 058 621 125 058 Charges immobilisees exercice 2020 Immobilisation Incorporelles 8 058 400 8 058 400 Brevet, License & Logiciels 8 058 400 8 058 400 Autres immobilisations Immobilisation Corporelles 16 081 854 16 081 854 Constructions Installation Agensement Techique Materiels et Mobiliers 16 081 854 16 081 854 Matériels de Transport *** TOTAL ACTIF IMMOBILISE *** 645 265 312 645 265 312 ACTIF CIRCULANT Créances 81 915 660 81 915 660 Fournisseurs 16 587 550 16 587 550 Fournisseurs Avance Versées 30 788 999 30 788 999 Personnel Autres Créances 34 539 111 34 539 111 *** TOTAL ACTIF CIRCULANT *** 81 915 660 81 915 660 TRESORERIE Banque, Chèques Postaux & Caisse 934 802 934 802 *** TOTAL TRESORERIE *** 934 802 934 802 TOTAL GENERAL 728 115 774 728 115 774 TomPro - CEEAC - GABON Edité le 01/04/2020 à 15:45 CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) Bilan - Passif (2/2) Modèle : 1 - OHADA Période du 01/01/2019 au 31/12/2019 Site : 01 Bilan - Bilan Projet ACP UE CEEAC 2019 - Etat exprimé en Francs CFA Etat au 31/12/2019 Page 1/1 Libellé Exercice N Exercice Précédent RESSOURCES DURABLES Report a nouveau Report a nouveau de l'exercie Résultat net de l'exercice FINANCEMENTS 727 712 854 FONDS IDA 727 712 854 Autres Ressources *** TOTAL RESSOURCES DURABLES *** 727 712 854 PASSIF CIRCULANT Dettes Fournisseurs 402 920 Dette Fiscale et Sociale Autres Dettes *** TOTAL PASSIF CIRCULANT *** 402 920 TRESORERIE PASSIF Banque Crédit de Tresorerie *** TOTAL TRESORERIE PASSIF *** TOTAL GENERAL 728 115 774 TomPro - CEEAC - GABON Edité le 01/04/2020 à 15:47 CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) UTILISATION DES FONDS PAR ACTIVITÉ DE PROJET (MODÈLE I) Année finissant le 31/12/2019 Francs CFA Page 1/1 Année Cumulatif Doc.D'éval. de l'Entité Composantes et Activités de l'Entité Durée de vie révisé Prévu Effectif Ecart Prévu Effectif Ecart 1 Risques é et cartographie rég et identif de la 336 283 000 336 283 000 336 283 000 336 283 000 vulnérabilité 2 Renf capacités pour la réduction des risques de 333 358 800 53 122 518 280 236 282 333 358 800 53 122 518 280 236 282 catastrophes 3 Renf dialogue politique et législation DRM 298 209 916 320 405 444 -22 195 528 298 209 916 320 405 444 -22 195 528 4 Renf capacités rég pour la préparation, l'interv et 87 726 000 59 066 936 28 659 064 87 726 000 59 066 936 28 659 064 l'éval p 5 Capacité de mise en œuvre tech et coord au 406 522 284 294 183 154 112 339 130 406 522 284 294 183 154 112 339 130 secretariat CEEAC Total général 1 462 100 000 726 778 052 735 321 948 1 462 100 000 726 778 052 735 321 948 Tableau des emplois par composante TomPro - CEEAC - GABON Edité le 01/04/2020 à 15:52 CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) SOURCES ET UTILISATIONS DES FONDS (MODÈLE I) Année finissant le 31/12/2019 Francs CFA Page 1/1 Année Cumulatif Prévisions 6 mois 727 712 854 727 712 854 FINANCEMENTS AVANCE INITIALE IDA 150 000 000 150 000 000 DRFS REMBOURSEES 546 923 855 546 923 855 DEMANDES DE PAIEMENT DIRECT 30 788 999 30 788 999 727 712 854 727 712 854 Financement Total 726 778 052 726 778 052 EMPLOIS PAR COMPOSANTE Risques et cartographie régionaux et identification de la vu Renforcement des capacités pour la réduction des 53 122 518 53 122 518 risques Renforcement du dialogue politique et de la 320 405 444 320 405 444 législation Renforcement des capacités régionales pour la 59 066 936 59 066 936 préparation, La capacité de mise en œuvre technique et de coord 294 183 154 294 183 154 CEEAC 726 778 052 726 778 052 Total des dépenses 934 802 934 802 Encaissements moins dépenses 934 802 934 802 Evolution nette de l'encaisse 934 802 Solde d'ouverture de l'encaisse TRESORERIE Compte Désigné ACP-UE Caisse Total de l'encaisse d'ouverture 934 802 934 802 934 802 Encaisse nette disponible Solde de clôture de l'encaisse Compte Désigné ACP-UE 934 802 934 802 Caisse 934 802 934 802 934 802 Solde total de clôture de l'encaisse Ressources et Emplois Projet ACP UE CEEAC TomPro - CEEAC - GABON Edité le 01/04/2020 à 15:50 Annexe 3 : Relevés bancaires Page 25 sur 27 COMMUNAUTE ECONOMIQUE DES ETATS DE L'AFRIQUE CENTRALE ECONOMIC COMMUNITY OF CENTRAL AFRICAN STATES COMUNIDADE ECONOMICA DOS ESTADOS DA AFRICA CENTRAL COMUNIDAD ECONOMICA DE LOS ESTADOS DEL AFRICA CENTRAL ECCAS CEEAC Le Secrétariat Général DEPARTEMENT DE L'INTEGRATION PHYSIQUE, ECONOMIQUE ET MONETAIRE (DIPEM) Cellule de Gestion des Risques de Catastrophe et Adaptation aux Changements Climatiques (GRC/ACC) Projet ACP-UE pour le Renforcement des Capacités en Réduction des Risques de Catastrophe (RRC) de la CEEAC Etats financier 2019 Mars 2020 INTRODUCTION Le Projet ACP UE de la CEEAC a vu le jour grâce à l’accord de Don TF0A758 avec la Banque mondiale pour un montant global de 2 500 000 USD. La première partie du Don d’un montant de 1 265 000 $ US a été approuvé le 22 juin 2018, l’Accord de don (P166648) a été signé le 17 décembre 2018 et l’entrée en vigueur a été déclarée le 17 décembre 2018. Un amendement de l’Accord de Don a été envisagé pour un montant additionnel de 1 235 000 USD (Réf Aide-mémoire de la mission de la Banque Mondiale du 04 au 07 mars 2019, page 4, point 4) et dans cette optique que le budget du projet a été porté à 2 500 000 USD. Le Don additionnel a été signé et positionné fin décembre 2019. Et pour une durée prévue est de quinze (15) mois. Le Projet ACP UE est sous tutelle du Département de l'Intégration Physique, Economique et Monétaire (DIPEM) et administré par la Cellule de Gestion des Risques de Catastrophe et Adaptation aux Changements Climatiques (GRC/ACC). L’objectif global du projet est le renforcement de la résilience des régions, des pays et des communautés d’Afrique subsaharienne aux impacts de catastrophes naturelles. Il s’agit notamment des impacts potentiels du changement climatique pour réduire la pauvreté et promouvoir le développement durable. Les états financiers contenus dans ce document sont ceux se rapportant à l’exercice clos au 31 décembre 2019 (soit douze mois c'est-à-dire du 01/01/2019 au 31/12/2019) et sont élaborés conformément aux principes et normes comptables en vigueur. Ce document comporte trois parties : 1 - Présentation du bilan ; 2 - Documents de synthèse ; 3 - Etats annexes. Tel est le contenu des états financiers de l'exercice 2019 du Projet ACP-UE. Fait à libreville, le 3 DONNEES GENERALES SUR LE PROJET Le coût global du financement du Projet ACP-UE est estimé à 2 500 000 $US A) Financement et données de base Montant du Don Date de Source de financement Numéro de Prêt en $US signature/Amendement Facilité Mondiale pour la Prévention des Risques de Catastrophes de la P166648 1 265 000 $ US 17 décembre 2018 Banque Mondiale (GFDRR) Facilité Mondiale pour la Prévention des Risques de Catastrophes de la P166648 1 235 000 USD 22 décembre 2019 Banque Mondiale (GFDRR) Total 2 500 000 USD B) Coût du Projet ACP-UE par composante des dépenses Source de Composante Coût du Projet ($US) financement Pourcentage par composante % ($US) ($US) Cartographie des Risques et 575 000,00 23% vulnérabilité Renforcement capacités pour la réduction des risques de 570 000,00 23% catastrophes Renforcement dialogue politique 509 900,00 20% et législation DRM Renforcement capacités régionale pour la préparation, 150 000,00 6% l'intervention et à l'évaluation Mise en œuvre et coordination du 695 100,00 28% projet Total 2 500 000,00 100% 3 I. LA PRESENTATION DU BILAN CEEAC - PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) Bilan - Actif (1/2) Modèle : 1 - OHADA Période du 01/01/2019 au 31/12/2019 Site : 01 Bilan - Bilan Projet ACP UE CEEAC 2019 - Etat exprimé en Francs CFA Etat au 31/12/2019 Page 1/1 Exercice N Exercice N-1 Libellé Brut Amortissement Net Net ACTIF IMMOBILISE Charges Immobilisées 621 125 058 621 125 058 Charges immobilisées exercice 2018 Charges immobilisées exercice 2019 621 125 058 621 125 058 Charges immobilisées exercice 2020 Immobilisation Incorporelles 8 058 400 8 058 400 Brevet, License & Logiciels 8 058 400 8 058 400 Autres immobilisations Immobilisation Corporelles 16 081 854 16 081 854 Constructions Installation Agencement Technique Matériels et Mobiliers 16 081 854 16 081 854 Matériels de Transport *** TOTAL ACTIF IMMOBILISE *** 645 265 312 645 265 312 ACTIF CIRCULANT Créances 81 915 660 81 915 660 Fournisseurs 16 587 550 16 587 550 Fournisseurs Avance Versées 30 788 999 30 788 999 Personnel Autres Créances 34 539 111 34 539 111 *** TOTAL ACTIF CIRCULANT *** 81 915 660 81 915 660 TRESORERIE Banque, Chèques Postaux & Caisse 934 802 934 802 3 Tom Pro - CEEAC - GABON Edité le 01/04/2020 à 15:45 *** TOTAL TRESORERIE *** 934 802 934 802 TOTAL GENERAL 728 115 774 728 115 774 Les états financiers du Projet ACP-UE ont été élaborés conformément aux exigences des bailleurs de fonds. Etant donné que ce projet est non générateur des produits, les opérations réalisées par l’Unité de Gestion du Projet ont été synthétisées dans un bilan (actif et passif) et un tableau des emplois et des ressources. I. L’ACTIF Le total de l’actif arrêté au 31 décembre 2019 s’élève à 728 115 774 FCFA soit _ 1 244 982, 857 USD et se décompose comme suit : 1.1 Charges immobilisées Les charges immobilisées sont constituées des montants de transfert des charges et le montant est de 621 125 058 FCFA. 1.2 Immobilisations incorporelles Les Immobilisations incorporelles sont constituées des logiciels acquis par le Projet. Le montant des immobilisations incorporelles s’élève à 8 058 400 FCFA. 1.3 Immobilisations corporelles Les immobilisations corporelles sont évaluées à leur coût d’acquisition. Elles se chiffrent à 16 081 854 FCFA. Elles sont constituées de: Eléments 2019 Matériel et mobilier de bureau 4 432 320 Matériel informatique 10 424 534 Equipements divers 1 225 000 Total 16 081 854 1.4 Créances Les créances sont évaluées à leur valeur nominale. Ces créances se chiffrent à 81 915 660 FCFA et les justificatifs sont en cours. 1.5 Comptes de trésorerie-actif Les comptes de trésorerie ont fait l’objet d’un rapprochement bancaire arrêté au 31 décembre 2019. Le solde des comptes de la trésorerie-actif est de 934 802 F CFA et constitué du solde de compte désigné. 3 Bilan - Passif (2/2) Modèle : 1 - OHADA Période du 01/01/2019 au 31/12/2019 Site : 01 Page Bilan - Bilan Projet ACP UE CEEAC 2019 - Etat exprimé en Francs CFA Etat au 31/12/2019 1/1 Libellé Exercice N Exercice Précédent RESSOURCES DURABLES Report à nouveau Report à nouveau de l'exercice Résultat net de l'exercice FINANCEMENTS 727 712 854 FONDS IDA 727 712 854 Autres Ressources *** TOTAL RESSOURCES DURABLES *** 727 712 854 PASSIF CIRCULANT Dettes Fournisseurs 402 920 3 Dette Fiscale et Sociale 402 920 Autres Dettes *** TOTAL PASSIF CIRCULANT *** TRESORERIE PASSIF Banque Crédit de Trésorerie *** TOTAL TRESORERIE PASSIF *** TOTAL GENERAL 728 115 774 lI. LE PASSIF Le total passif arrêté au 31 décembre 2016 est de 728 115 774FCFA et se décompose comme suit : 2.1 Financements Bailleurs ou Subventions Les financements sont constitués des fonds reçus du bailleur notamment IDA, et positionnés dans le compte désigné. Le montant global s’élève à 727 712 854 F CFA. 2.2 Dettes d’exploitations, dettes du personnel, sociales et fiscales Les dettes d’exploitation s’élèvent à 402 920 FCFA et sont constituées de la retenue de garantie. 3 TABLEAU CUMULE DES EMPLOIS ET DES RESSOURCES SOURCES ET UTILISATIONS DES FONDS (MODÈLE I) Année finissant le 31/12/2019 Page 1/1 Francs CFA Année Cumulatif Prévisions 6 mois FINANCEMENTS 727 712 854 727 712 854 150 000 000 150 000 000 AVANCE INITIALE IDA DRFS REMBOURSEES 546 923 855 546 923 855 DEMANDES DE PAIEMENT DIRECT 30 788 999 30 788 999 727 712 854 727 712 854 Financement Total 726 778 052 726 778 052 EMPLOIS PAR COMPOSANTE Risques et cartographie régionaux et identification de la vu Renforcement des capacités pour la réduction des risques 53 122 518 53 122 518 320 405 444 320 405 444 Renforcement du dialogue politique et de la législation 59 066 936 59 066 936 Renforcement des capacités régionales pour la préparation, 294 183 154 294 183 154 La capacité de mise en œuvre technique et de coord CEEAC 726 778 052 726 778 052 Total des dépenses 934 802 934 802 Encaissements moins dépenses 934 802 934 802 Evolution nette de l'encaisse 934 802 Solde d'ouverture de l'encaisse TRESORERIE Compte Désigné ACP-UE Caisse Total de l'encaisse d'ouverture Encaisse nette disponible 934 802 934 802 934 802 Solde de clôture de l'encaisse Compte Désigné ACP-UE 934 802 934 802 3 TomPro - CEEAC - GABON Edité le 01/04/2020 à 15:50 934 802 934 802 934 802 Caisse Solde total de clôture de l'encaisse Ressources et Emplois Projet ACP UE CEEAC 3 UTILISATION DES FONDS PAR ACTIVITÉ DE PROJET (MODÈLE I) Année finissant le 31/12/2019 Francs CFA Page 1/1 Cu Année mul Doc.D'éval. de l'Entité atif Composantes et Activités de l'Entité Durée de vie révisé Prévu Effectif Ecart Prévu Effectif Ecart 336 283 000 1 336 283 000 336 283 000 336 283 000 Risques é et cartographie rég et identif de la vulnérabilité 333 358 800 2 333 358 800 53 122 518 280 236 282 53 122 518 280 236 282 Renf capacités pour la réduction des risques de catastrophes 3 Renf dialogue politique et législation DRM 298 209 916 320 405 444 -22 195 528 298 209 916 320 405 444 -22 195 528 87 726 000 4 87 726 000 59 066 936 28 659 064 59 066 936 28 659 064 Renf capacités rég pour la préparation, l'interv et l'éval p 406 522 284 5 406 522 284 294 183 154 112 339 130 294 183 154 112 339 130 Capacité de mise en œuvre tech et coord au secretariat CEEAC Total général 1 462 100 000 726 778 052 735 321 948 1 462 100 000 726 778 052 735 321 948 Tableau des emplois par composante TomPro - CEEAC - Edité le 01/04/2020 à GABON 15:52 3 II. LES ETATS ANNEXES LA LISTE DES IMMOBILISATIONS Référenc Départeme Date ou Personne Catégorie Description de Numéro de e nt ou N° Coût d'achat mois responsable d'actifs l'article l'étiquette à la service d'achat de l'actif facture utilisateur d'achat Ordinateur Portable LONOVO Coordonnat Equipt ideapad 330 / 798 100 31/05/201 eur du Dominique 1 informatique Ecran 15''6 ACPUE001 FCFA FA1238 9 Projet KUITSOUC Ordinateur Portable LONOVO Resp. Equipt ideapad 330 / 798 100 31/05/201 Administratif DAYANG 2 informatique Ecran 15''7 ACPUE002 FCFA FA1238 9 & Fcier François Ordinateur Portable LONOVO Sémingar Equipt ideapad 330 / 798 100 31/05/201 Expert NGARYAMN 3 informatique Ecran 15''8 ACPUE003 FCFA FA1238 9 Senior DRM GAYE Ordinateur Portable LONOVO Equipt ideapad 330 / 798 100 31/05/201 Expert KEUBOU K. 4 informatique Ecran 15''9 ACPUE004 FCFA FA1238 9 Junior DRM Céline Ordinateur Portable LONOVO Equipt ideapad 330 / 798 100 31/05/201 Issac K. 5 informatique Ecran 15''10 ACPUE005 FCFA FA1238 9 Comptable NGARO Ordinateur Portable LONOVO Resp. Equipt ideapad 330 / 798 100 31/05/201 Passation Jean Patrice 6 informatique Ecran 15''11 ACPUE006 FCFA FA1238 9 de Marchés NNA Ordinateur Portable LONOVO Equipt ideapad 330 / 798 100 31/05/201 Resp. Suivi- TADJUIDJE 7 informatique Ecran 15''12 ACPUE007 FCFA FA1238 9 Evaluation Maurice H. Photocopieur CANON Équipe de Equipt MULTIFONCTION/ 3 585 215 31/05/201 gestion du Dominique 8 informatique Couleur iR C3025 ACPUE008 FCFA FA1238 9 Projet KUITSOUC Équipe de Matériel de Ecran PLASMA 392 920 31/05/201 gestion du Dominique 9 Communication 53'' SAMSUNG ACPUE009 FCFA FA1238 9 Projet KUITSOUC Armoire de bureau Coordonnat Mobilier de 81X43X187CM 178 000 31/05/201 eur du Dominique 10 Bureau CLR ACPUE010 FCFA 2678 9 Projet KUITSOUC Armoire de bureau Resp. Mobilier de 81X43X187CM 178 000 31/05/201 Administratif DAYANG 11 Bureau CLR ACPUE011 FCFA 2678 9 & Fcier François Armoire de bureau Mobilier de 81X43X187CM 178 000 31/05/201 Issac K. 12 Bureau CLR ACPUE012 FCFA 2678 9 Comptable NGARO 3 Armoire de bureau Resp. Mobilier de 81X43X187CM 178 000 31/05/201 Passation Jean Patrice 13 Bureau CLR ACPUE013 FCFA 2678 9 de Marchés NNA Armoire de bureau Mobilier de 81X43X187CM 178 000 31/05/201 Expert KEUBOU K. 14 Bureau CLR ACPUE014 FCFA 2678 9 Junior DRM Céline Bureau Resp. Mobilier de 160X80X76CM 748 000 31/05/201 Administratif DAYANG 15 Bureau CLR Marron SG ACPUE015 FCFA 2678 9 & Fcier François Bureau Resp. Mobilier de 160X80X76CM 748 000 31/05/201 Passation Jean Patrice 16 Bureau CLR Marron SG ACPUE016 FCFA 2678 9 de Marchés NNA Bureau Mobilier de 160X80X76CM 748 000 31/05/201 Resp. Suivi- TADJUIDJE 17 Bureau CLR Marron SG ACPUE017 FCFA 2678 9 Evaluation Maurice H. Bureau direction Coordonnat Mobilier de 200X170X40 490 000 31/05/201 eur du Dominique 18 Bureau retour ACPUE018 FCFA 2678 9 Projet KUITSOUC 2 Chaise de Coordonnat Mobilier de bureau PU CLR ACPUE019 à 31/05/201 eur du Dominique 19 Bureau noir beige ACPUE020 82 000 FCFA 2678 9 Projet KUITSOUC 2 Chaises de Resp. Mobilier de bureau PU CLR ACPUE021 à DAYANG 31/05/201 Administratif 20 Bureau noir beige ACPUE022 82 000 FCFA 2678 9 & Fcier François 2 Chaises de Sémingar Mobilier de bureau PU CLR ACPUE023 à 31/05/201 Expert NGARYAMN 21 Bureau noir beige ACPUE024 82 000 FCFA 2678 9 Senior DRM GAYE 2 Chaises de Mobilier de bureau PU CLR ACPUE025 à 31/05/201 Issac K. 22 Bureau noir beige ACPUE026 82 000 FCFA 2678 9 Comptable NGARO 2 Chaises de Resp. Mobilier de bureau PU CLR ACPUE027 à 31/05/201 Passation Jean Patrice 23 Bureau noir beige ACPUE028 82 000 FCFA 2678 9 de Marchés NNA 2 Chaises de Mobilier de bureau PU CLR ACPUE029 à 31/05/201 Resp. Suivi- TADJUIDJE 24 Bureau noir beige ACPUE030 82 000 FCFA 2678 9 Evaluation Maurice H. 10 Chaises en PVC pied chrome Équipe de Mobilier de CLR black salle de ACPUE031 à 31/05/201 gestion du Dominique 25 Bureau réunion ACPUE040 42 500 FCFA 2678 9 Projet KUITSOUC Coffre 9.5 KG Mobilier de 35X25X25 CLR DK 31/05/201 Section Issac K. 26 Bureau GREY ACPUE041 49 200 FCFA 2678 9 comptable NGARO Déchiqueteuse Équipe de Mobilier de volume 21L 10 156 000 31/05/201 gestion du Dominique 27 Bureau feuille ACPUE042 FCFA 2678 9 Projet KUITSOUC Coordonnat Mobilier de Fauteuil de bureau 259 000 31/05/201 eur du Dominique 28 Bureau CLR noir-satin 1 ACPUE043 FCFA 2678 9 Projet KUITSOUC Resp. Mobilier de Fauteuil de bureau 119 200 31/05/201 Administratif DAYANG 29 Bureau en simili cuir Noir ACPUE044 FCFA 2678 9 & Fcier François 3 Sémingar Mobilier de Fauteuil de bureau 119 200 31/05/201 Expert NGARYAMN 30 Bureau en simili cuir Noir ACPUE045 FCFA 2678 9 Senoir DRM GAYE Mobilier de Fauteuil de bureau 119 200 31/05/201 Expert KEUBOU K. 31 Bureau en simili cuir Noir ACPUE046 FCFA 2678 9 Junior DRM Céline Mobilier de Fauteuil de bureau 119 200 31/05/201 Issac K. 32 Bureau en simili cuir Noir ACPUE047 FCFA 2678 9 Comptable NGARO Resp. Mobilier de Fauteuil de bureau 119 200 31/05/201 Passation Jean Patrice 33 Bureau en simili cuir Noir ACPUE048 FCFA 2678 9 de Marchés NNA Mobilier de Fauteuil de bureau 119 200 31/05/201 Resp. Suivi- TADJUIDJE 34 Bureau en simili cuir Noir ACPUE049 FCFA 2678 9 Evaluation Maurice H. Salon de bureau Coordonnat Mobilier de PU 3+1+1 CLR ACPUE050 à 538 000 31/05/201 eur du Dominique 35 Bureau Noir ACPUE051 FCFA 2678 9 Projet KUITSOUC Table basse Coordonnat Mobilier de 110X60CM 2C 31/05/201 eur du Dominique 36 Bureau CLR DARK B ACPUE052 98 000 FCFA 2678 9 Projet KUITSOUC Section FA comptable 8 058 400 02/06/19/ 28/06/201 et DAYANG 37 Logiciel Logiciel TOMPRO ACPUE053 FCFA MYA 9 Financière François Matériel de 700 000 28/09/201 Resp. Suivi- TADJUIDJE 38 bureau Split ACPUE054 FCFA 000 9 Evaluation Maurice H. Resp. Equipt Imprimante HP Jet 375 000 27/03/201 Administratif DAYANG 39 informatique 7510 ACPUE055 FCFA AF/89 9 & Fcier François Coordonnat Equipt Imprimante HP 150 000 02/08/201 eur du Coordonnate informatique DeskJet ACPUE056 FCFA 00023 9 Projet ur du Projet 3 LA BALANCE GENERALE DES COMPTES BALANCE GENERALE au 31/12/2019 (XAF) Du Compte 131000 au compte 781100 Site : 01 Période du 01/01/2019 au 31/12/2019 Page 1/3 A A Code Libellé Nouveau Nouveau Mouvements D Mouvements C Total D Total C Solde D Solde C D C 1 COMPTE DES RESSOURCES DURABLES 727 712 854 727 712 854 727 712 854 14 Subventions 727 712 854 727 712 854 727 712 854 140100 Avance compte désigné 150 000 000 150 000 000 150 000 000 140200 DRF Remboursées 546 923 855 546 923 855 546 923 855 140300 Paiements Directs 30 788 999 30 788 999 30 788 999 2 COMPTE D'ACTIFS IMMOBILISES 645 265 312 645 265 312 645 265 312 20 Charges immobilisées 621 125 058 621 125 058 621 125 058 201200 Charges immobilisées Exercice 2019 621 125 058 621 125 058 621 125 058 21 Immobilisations incorporelles 8 058 400 8 058 400 8 058 400 213100 Logiciel 8 058 400 8 058 400 8 058 400 24 Matériels et outillages 16 081 854 16 081 854 16 081 854 244100 Matériel de Bureau 8 214 414 8 214 414 8 214 414 244200 Matériel Informatique 3 435 120 3 435 120 3 435 120 244400 Mobilier de Bureau 4 432 320 4 432 320 4 432 320 4 COMPTES DE TIERS 760 490 992 678 978 252 760 490 992 678 978 252 81 915 660 402 920 40 Fournisseurs & compte rattache 245 256 891 198 283 262 245 256 891 198 283 262 47 376 549 402 920 401100 Fournisseurs ordinaires 213 425 439 196 837 889 213 425 439 196 837 889 16 587 550 401700 Fournisseurs Retenue de Garantie 1 042 453 1 445 373 1 042 453 1 445 373 402 920 409100 Fournisseurs avance et acompte versés 30 788 999 30 788 999 30 788 999 42 Personnel 236 949 825 236 949 825 236 949 825 236 949 825 422000 Personnel rémunération due 236 949 825 236 949 825 236 949 825 236 949 825 47 Débiteurs et créditeurs divers 278 284 276 243 745 165 278 284 276 243 745 165 34 539 111 471100 Débiteur divers 278 284 276 243 745 165 278 284 276 243 745 165 34 539 111 5 COMPTES DE TRESORERIE 696 923 855 695 989 053 696 923 855 695 989 053 934 802 52 Banque 696 923 855 695 989 053 696 923 855 695 989 053 934 802 521100 Compte Désigné ACP-UE 696 923 855 695 989 053 696 923 855 695 989 053 934 802 3 PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) BALANCE GENERALE au 31/12/2019 (XAF) Du Compte 131000 au compte 781100 Site : 01 Période du 01/01/2019 au 31/12/2019 Page 2/3 A A Code Libellé Nouveau Nouveau Mouvements D Mouvements C Total D Total C Solde D Solde C D C 6 COMPTES DE CHARGES ORDINAIRES 621 125 058 621 125 058 621 125 058 60 Achats et variation de stocks 18 213 978 18 213 978 18 213 978 604600 Consommables informatique 209 800 209 800 209 800 604700 Fourniture de bureau 5 713 479 5 713 479 5 713 479 605300 Carburants et lubrifiants 850 454 850 454 850 454 605600 Petit et outillage 10 451 995 10 451 995 10 451 995 605800 Petit travaux 988 250 988 250 988 250 61 Transport 97 045 300 97 045 300 97 045 300 614000 Transport du personnel 290 000 290 000 290 000 618000 Autres frais de transports 13 559 300 13 559 300 13 559 300 618100 Voyages et déplacement 83 196 000 83 196 000 83 196 000 62 Services extérieurs A 8 614 284 8 614 284 8 614 284 622800 Location salles 144 960 144 960 144 960 622810 Location Véhicule 1 850 088 1 850 088 1 850 088 627100 Annonces Insertion 675 000 675 000 675 000 628100 Frais de téléphone 4 024 236 4 024 236 4 024 236 628800 Abonnement. Internet 1 920 000 1 920 000 1 920 000 63 Services extérieurs B 260 301 671 260 301 671 260 301 671 631800 Frais bancaires 3 067 141 3 067 141 3 067 141 632420 Honoraires assistance Consultants 36 094 816 36 094 816 36 094 816 632800 Divers frais 7 000 667 7 000 667 7 000 667 637100 Gardiennage 400 000 400 000 400 000 637110 Service Entretien/Nettoyage Bureau. 5 040 000 5 040 000 5 040 000 638310 Réceptions 43 701 715 43 701 715 43 701 715 638400 Frais de mission et perdiem 164 997 332 164 997 332 164 997 332 66 Charges de personnel 236 949 825 236 949 825 236 949 825 PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) BALANCE GENERALE au 31/12/2019 (XAF) Du Compte 131000 au compte 781100 Site : 01 Période du 01/01/2019 au 31/12/2019 Page 3/3 A A Code Libellé Nouveau Nouveau Mouvements D Mouvements C Total D Total C Solde D Solde C D C 661100 Salaires personnel 236 949 825 236 949 825 236 949 825 7 PRODUIT 621 125 058 621 125 058 621 125 058 78 Transfert des charges d'exploitation 621 125 058 621 125 058 621 125 058 781100 Transfert de charges 621 125 058 621 125 058 621 125 058 Total compte de bilan 2 102 680 159 2 102 680 159 2 102 680 159 2 102 680 159 728 115 774 728 115 774 Total compte de gestion 621 125 058 621 125 058 621 125 058 621 125 058 621 125 058 621 125 058 Totaux 2 723 805 217 2 723 805 217 2 723 805 217 2 723 805 217 1 349 240 832 1 349 240 832 Solde au 31/12/2019 3 Etats de rapprochement bancaires des Comptes Désignés 3 RELEVE DE COMPTE Numéro de compte 36130007280 PROJET ACP UE RENFORCEMENT DES CAPA Devise XAF BP2112 LBV GABON 24104923368 Solde d'ouverture 65 705 697 LIBREVILLE Gabon Solde de clôture 934 802 Solde disponible 995 152 Effets en instance -60 350 Total débit 64 770 895 Total Crédit 0 Période de 01-DEC-2019 à 31-DEC-2019 Date Code Date de Transaction Description Instrument valeur Débit Crédit Solde REF : 19332IW001168047 // REGLEMENT COMPENSATION 02/12/19 3163445 28/11/19 3 150 800 62 554 897 CHEQUE // // INWARD CLEARING CHQ REF : 19332IW001163055 // REGLEMENT COMPENSATION 02/12/19 3163444 28/11/19 32 119 900 30 434 997 CHEQUE // // INWARD CLEARING CHQ REF : T01MZ15193370001 // 03/12/19 DEBIT DIRECT // // VIREMENT 03/12/19 8 952 800 21 482 197 SALAIRES PROJET ACP REF : T01MZ16193370001 // DEBIT DIRECT // // VIREMENT 03/12/19 03/12/19 3 298 400 18 183 797 FRAIS DE MISSION A MADRID / MEMBRES DU REPARC REF : T01GA87193381159 // DEBIT DIRECT // // COMMISSION SUR VIREMENT 04/12/19 04/12/19 3 500 18 180 297 EMIS FAV : MOUDOUMA APPOLI NAIRE FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T01GA87193381161 // DEBIT DIRECT // // TVA COMMISSION SUR VIREMENT 04/12/19 04/12/19 630 18 179 667 EMIS FAV : MOUDOUMA APPOLI NAIRE FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T01GA87193381163 // DEBIT DIRECT // // CSS COMMISSION SUR VIREMENT 04/12/19 04/12/19 35 18 179 632 EMIS FAV : MOUDOUMA APPOLI NAIRE FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T01GA87193381171 // DEBIT DIRECT // // COMMISSION SUR VIREMENT 04/12/19 04/12/19 3 500 18 176 132 EMIS FAV : ESSOLA LOUIS ROGER FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T01GA87193381173 // DEBIT DIRECT // // TVA COMMISSION SUR VIREMENT 04/12/19 04/12/19 630 18 175 502 EMIS FAV : ESSOLA LOUIS ROGER FRAIS DE MISSION A MADRID 3 REF : T01GA87193381175 // DEBIT DIRECT // // CSS COMMISSION SUR VIREMENT 04/12/19 04/12/19 35 18 175 467 EMIS FAV : ESSOLA LOUIS ROGER FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T01GA87193381177 // DEBIT DIRECT // // COMMISSION SUR VIREMENT 04/12/19 04/12/19 3 500 18 171 967 EMIS FAV : DOMINIQUE HUITSOUC FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T01GA87193381179 // DEBIT DIRECT // // TVA COMMISSION SUR VIREMENT 04/12/19 04/12/19 630 18 171 337 EMIS FAV : DOMINIQUE HUITSOUC FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T01GA87193381181 // DEBIT DIRECT // // CSS COMMISSION SUR VIREMENT 04/12/19 04/12/19 35 18 171 302 EMIS FAV : DOMINIQUE HUITSOUC FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T02CQWL193390556 // RETRAIT PAR CHEQUE // // RETRAIT 05/12/19 PAR CHEQUE-retrait 3163439 05/12/19 777 000 17 394 302 cheque fav ELA MFOULA LOIC CLAUDE REF : T01GA88193390475 // DEBIT DIRECT // // COMMISSION SUR VIREMENT 05/12/19 05/12/19 3 500 17 390 802 EMIS FAV : ESSOLA LOUIS ROGER FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T01GA88193390477 // DEBIT DIRECT // // TVA COMMISSION SUR VIREMENT 05/12/19 05/12/19 630 17 390 172 EMIS FAV : ESSOLA LOUIS ROGER FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T01GA88193390479 // DEBIT DIRECT // // CSS COMMISSION SUR VIREMENT 05/12/19 05/12/19 35 17 390 137 EMIS FAV : ESSOLA LOUIS ROGER FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T01GA88193390481 // DEBIT DIRECT // // COMMISSION SUR VIREMENT 05/12/19 05/12/19 3 500 17 386 637 EMIS FAV : DOMINIQUE HUITSOUC FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T01GA88193390483 // DEBIT DIRECT // // TVA COMMISSION SUR VIREMENT 05/12/19 05/12/19 630 17 386 007 EMIS FAV : DOMINIQUE HUITSOUC FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T01GA88193390485 // DEBIT DIRECT // // CSS COMMISSION SUR VIREMENT 05/12/19 05/12/19 35 17 385 972 EMIS FAV : DOMINIQUE HUITSOUC FRAIS DE MISSION A MADRID REF : T01MZ21193430007 // DEBIT DIRECT // // REMISE 09/12/19 09/12/19 540 000 16 845 972 CHQ N 3163441 FV FAMILY EXPERIENCE 3 REF : T01MK04193440001 // 10/12/19 DEBIT DIRECT // // SALAIRES 10/12/19 15 796 655 1 049 317 DECEMBRE 2019 REF : T01PL90193450949 // DEBIT DIRECT // // COMMISSION SUR VIREMENT 11/12/19 11/12/19 3 500 1 045 817 EMIS FAV : TADJUIDJE MAURICE HENRI SALAIRE NOVEMBRE 2019 REF : T01PL90193450951 // DEBIT DIRECT // // TVA COMMISSION SUR VIREMENT 11/12/19 11/12/19 630 1 045 187 EMIS FAV : TADJUIDJE MAURICE HENRI SALAIRE NOVEMBRE 2019 REF : T01PL90193450953 // DEBIT DIRECT // // CSS COMMISSION SUR VIREMENT 11/12/19 11/12/19 35 1 045 152 EMIS FAV : TADJUIDJE MAURICE HENRI SALAIRE NOVEMBRE 2019 REF : T02CQWL193540543 // RETRAIT PAR CHEQUE // // 20/12/19 3163442 20/12/19 50 000 995 152 RETRAIT PAR CHEQUERETRAIT CHQ FV BAMBARA T REF : T01FRGSXAFL00001 // COMMISSION - AUTRES // // 31/12/19 FRAIS DE GESTION SUR 02/01/20 50 000 945 152 COMPTE COURANT REF : T01FRGSXAFL00002 // 31/12/19 TAXE // // FRAIS DE GESTION 02/01/20 9 000 936 152 SUR COMPTE COURANT REF : T01CMD1XAFL00002 // 31/12/19 TAXE // // COMMISSION SUR 02/01/20 1 350 934 802 MOUVEMENT DEBIT 3 Synthèse du suivi budgétaire en USD de l’exercice 2019 PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA CEEAC (ACP-EU) BUDGET PROJET ACP-UE - Suivi décaissements par Composante (Niveau 1), Chapitre Budgétaire(Niveau 1) : Exercice Comptable du 01/01/2019 au 31/12/2019 - Site : 01 Journal : Tous Sans Engagement Financement : Tous Activités : Tous Période du 01/01/2019 Au 31/12/2019 Membres : Tous Postes : Tous Monnaie : 1 USD = 584,84 XAF Cpte géné : Tous Sans Engagement Pour la période se terminant le 31/12/2019 Pour tout l'exercice (3)=(1) + (5)=(4) - ( (1) (2) (4) (3)/(4) (7) (8)=(7) - (3) (2) (3) Réalisation Engageme Décaissemen E Code Libellé Budget Disponible Exec (%) Budget Disponible s nt t Risques é et cartographie rég et identif de 1 575 000,00 575 000,00 575 000,00 575 000,00 la vulnérabilité 1 Investissement 575 000,00 575 000,00 575 000,00 575 000,00 Renf capacités pour la réduction des 2 90 832,57 90 832,57 570 000,00 479 167,43 15,94 570 000,00 479 167,43 risques de catastrophes 1 Investissement 90 832,57 90 832,57 570 000,00 479 167,43 15,94 570 000,00 479 167,43 3 Renf dialogue politique et législation DRM 547 851,45 547 851,45 509 900,00 -37 951,45 107,44 509 900,00 -37 951,45 1 Investissement 547 851,45 547 851,45 509 900,00 -37 951,45 107,44 509 900,00 -37 951,45 Renf capacités rég pour la préparation, 4 100 996,74 100 996,74 150 000,00 49 003,26 67,33 150 000,00 49 003,26 l'interv et l'éval p 1 Investissement 100 996,74 100 996,74 150 000,00 49 003,26 67,33 150 000,00 49 003,26 Capacité de mise en œuvre tech et coord 5 503 014,76 503 014,76 695 100,00 192 085,24 72,37 695 100,00 192 085,24 au secretariat CEEAC 1 Investissement 38 493,15 38 493,15 68 600,00 30 106,85 56,11 68 600,00 30 106,85 2 Fonctionnement 464 521,61 464 521,61 626 500,00 161 978,39 74,15 626 500,00 161 978,39 Total 1 242 695,53 0,00 1 242 695,53 2 500 000,00 1 257 304,47 49,71 2 500 000,00 1 257 304,47 3 Annexe 4 : Liste de présence de la séance de restitution Page 26 sur 27 Annexe 5 : Termes de références de la mission d'audit Page 27 sur 27 Section 7. Termes de référence 58 Section 7. Termes de référence RECRUTEMENT(D’UN(CABINET(DE(CONSULTANT(POUR(LA(VERIFICATION(DES(ETATAS(FINANCIERS(DU(PROJET( DE(GESTION(DES(RISQUES(DE(CATASTROPHES(DE(LA(CEEAC(EXECRCICE(2019(et(2020.( TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET DE CONSULTANTS 1.! CONTEXTE DE LA MISSION L’Union Européenne (UE) a adopté et financé sur le 10ème Fonds Européen de Développement (FED) et dans le cadre de la coopération Intra- Afrique-Caraïbes-Pacifique (ACP), le Programme ACP-UE de Prévention des Risques liés aux Catastrophes Naturelles pour : « Construire la résilience aux aléas naturels dans les régions, les pays et les collectivités en Afrique sub-saharienne ». Ce programme est divisé en cinq résultats. Le Résultat 2 dudit Programme est dédié à l’appui des Communautés Economiques Régionales en vue de renforcer leurs capacités en Réduction des Risques de Catastrophe (RRC) à travers la coordination, la planification et l’élaboration de politiques pour soutenir les Etats membres ainsi que les programmes régionaux et sous régionaux. Il est géré par la Facilité Mondiale pour la Prévention des Catastrophes et le Relèvement (GFDRR) de la Banque Mondiale. Il a pour objectif spécifique de renforcer et d’accélérer la mise en œuvre efficace d’un cadre africain complet de Prévention de Risque de Catastrophes (PRC) et de Gestion des Risques de Catastrophes au niveau régional. Le projet accélérera la mise en œuvre effective d'un Cadre Global de réduction des risques de catastrophe et de gestion des risques dans la région de la CEEAC. Cette stratégie a pour objectif de poser les fondements et justifications des décisions relatives à la passation des marchés y compris les modes d’approches des marchés ainsi que les méthodes de sélections. Le Montant total du projet est de cinq millions cinq cent mille dollars US. La CEEAC en temps que bénéficiaire a signé un accord de don avec la Banque Mondiale pour mettre en œuvre certaines activités du projet à concurrence de un million deux cent soixante cinq mille dollars US. Un nouvel accord de don avec la Banque Mondiale devrait être signé dans les prochaines semaines à concurrence d’un million deux cent trente cinq mille dollars US. La Banque mondiale réalise directement certaines activités à concurrence du reliquat. 1.1!Objectif de développement du Projet L’objectif du projet est de renforcer et d'accélérer la mise en œuvre effective d'un cadre global africain de gestion des risques de catastrophes au niveau régional permettant aux Communautés Economiques Régionales (CER) africaines de renforcer leurs capacités et d'améliorer la coordination, la planification, le conseil en matière de politiques et la diffusion des connaissances afin de promouvoir l'agenda régional de gestion des risques de catastrophe et de mieux soutenir leurs États membres dans la prise de décisions éclairées de Résilience aux catastrophes. Section 7. Termes de référence 59 L’ensemble du projet y inclus la partie réalisée directement par la BM comprend Cinq (05) composantes interconnectées comme suit : 1) Améliorer la connaissance des aléas, des vulnérabilités et des risques notamment d'origine hydrométéorologiques, 2) Renforcer les capacités institutionnelles et humaines pour la gestion des risques de catastrophes ; 3) Consolider et de renforcer les capacités, les mécanismes et les instruments de coordination et de plaidoyer techniques et politiques et législatifs ; 4) Renforcer les capacités en matière de préparation et de réponse aux catastrophes et d’évaluation post-catastrophe. 5) Coordination et gestion du Programme. Le secrétariat général de la CEEAC se propose d’utiliser une partie de ces ressources pour le recrutement d’un cabinet pour la vérification des états financiers du projet pour les exercices 2019 et 2020 ; 2.! OBJECTIF DE L’AUDIT DU PROJET L’objectif de l’audit financier et comptable est de formuler, après un examen approfondi des procédures et des états financiers et après chaque exercice comptable clos (du 1er septembre 2018 au 31 décembre 2019 ; et du 1er janvier au 31 octobre 2020), une opinion sur : !! l’état des ressources et des dépenses du projet en rapport avec le financement de la Banque mondiale ; !! la situation nette issue du financement du Projet ; !! les ressources mises à la disposition du Projet et leur utilisation aux fins d’activités pour lesquelles elles ont été octroyées en vue de l’atteinte de l’objectif de développement du Projet; !! la conformité entre l’exécution financière du projet et les recommandations de l’accord de financement ; !! les états financiers préparés et élaborés de manière à rendre compte des transactions financières du Projet ; !! la Pertinence du contrôle interne ainsi qu’une documentation acceptable des transactions. 3.! PREPARATION DES ETATS FINANCIERS ANNUELS La responsabilité de la préparation des états financiers incluant les notes annexes relève de l’Unité de Coordination du Projet (UCP) en conformité avec les principes du Système Comptable en vigueur dans l’espace OHADA (Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires). L’auditeur est responsable de la formulation d’une opinion sur les états financiers fondée sur les normes d’audit internationales ISA (International Standards on Auditing) édictées par la Fédération Internationale des Experts-Comptables, IFAC (International Federation of Accountants). En application de ces normes d’audit, l’auditeur demandera à Section 7. Termes de référence 60 l’Unité de Coordination du Projet, une lettre de confirmation engageant la responsabilité des dirigeants dans l’établissement des états financiers et le maintien d’un système de contrôle adéquat. 4.! ETENDUE DE L’AUDIT Comme indiqué ci-dessus, l’audit du Projet sera réalisé en conformité aux normes internationales d’audit (ISA) édictées par l’IFAC et inclura les tests et les procédures d’audit ainsi que les vérifications que l’auditeur jugera nécessaires au regard des circonstances. L’auditeur s’assurera que : a)! Toutes les ressources de la Banque et les ressources extérieures (lorsque d’autres bailleurs sont parties prenantes du financement) ont été employées conformément aux dispositions des accords de financement applicables, dans un souci d’économie, d’efficience et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies. Il s’agit de l’Accord de don n° TF 0A7508. b)! Les acquisitions des biens et services financés ont fait l’objet de marchés passés conformément aux dispositions des accords de financement applicables fondés sur les procédures de passation de marché de la Banque Mondiale1[1] et ont été proprement enregistrés dans les livres comptables. c)! Tous les dossiers, comptes et écritures nécessaires ont été tenus au titre des différentes opérations relatives au Projet (y compris les dépenses couvertes par des relevés de dépenses ou des rapports de suivi financier). d)! Le Compte Désigné est géré eu égard aux dispositions des accords de financement. Il devra à ce titre vérifier notamment les mouvements sur les comptes Désignés et s’assurer que les transactions concernant uniquement les opérations relatives aux financements des dépenses du projet notamment que l’affectation des ressources aux activités, catégories de dépenses et composantes est respectée et toute dérogation est justifiée. e)! Les états financiers du Projet ont été préparés sur la base de l’application systématique des normes du Système Comptable OHADA et donnent une image fidèle de la (1)! Dépendant de la complexité des activités de passation de marchés, l’auditeur intégrera dans son équipe, des experts techniques durant toute la durée du contrat. Dans un tel cas, l’auditeur se conformera aux dispositions de la norme ISA 620: Utilisation des travaux d’un expert. La nécessité d’utiliser les travaux d’experts devraient être portée suffisamment à l’avance à l’attention de l’emprunteur et de la Banque Mondiale pour un agrément mutuel et des avis appropriés. Section 7. Termes de référence 61 situation financière du Projet à la fin de chaque exercice ainsi que des ressources reçues et des dépenses effectuées au cours de l’exercice clos à cette date. f)! Les contrôles sur la passation des marchés porteront entre autres sur les documents de passation et d’exécution des contrats/ marchés : •! l’existence de plans de passation des marchés approuvés et les preuves y afférents, •! les rapports de manifestation d’intérêt, les termes de référence, les lettres d’invitation pour les consultants individuels, les demandes de propositions, et les dossiers d’appel d’offres, les propositions/ offres des soumissionnaires, les rapports de comparaison de CV/ d’évaluation des propositions/ d’évaluation des offres, les projets des contrats et les PV de négociations et les contrats/ marchés signés, •! l’approbation par les personnes autorisées aux différentes étapes du processus de passation des marchés, •! le respect des méthodes de passation approuvées dans le plan de passation de marché et les méthodes utilisées pour les contrats signés, •! les rapports déposés par les consultants, les attestations des services faits, les PV de réception des fournitures/ travaux. g)! La performance financière globale du Projet est satisfaisante notamment en comparant la réalisation des activités du programme par rapport aux indicateurs de performances tels que décrits dans les documents du projet et relever toutes les insuffisances et retards ainsi que leurs raisons. h)! Les actifs immobilisés du Projet sont réels et correctement évalués et le droit de propriété du Projet ou des bénéficiaires sur ces actifs est établi en conformité avec l’accord de financement. i)! Les dépenses inéligibles dans les demandes de remboursement de fonds identifiées lors de l’audit ont été remboursées au Compte Désigné. Ces dépenses feront l’objet d’une note séparée dans le rapport d’audit. j)! Les obligations du projet en matière de reporting financier périodique, d’audit interne, d’audit externe, de passation de marchés (respect des procédures : mise à jour périodique et approbation du plan de passation de marchés par l’IDA, publicité, …), de planification et budgétisation et de la tenue des réunions du Comité pilotage ou de l’instance en tenant lieu. k)! Toutes les dispositions juridiques et fiscales ont été respectées, en matière d’impôts et taxes et droits de douanes applicables au projet, de traitement fiscal applicable aux rémunérations versées au personnel contractuel, aux consultants et aux étudiants du projet. Section 7. Termes de référence 62 En conformité avec les normes de l’IFAC, l’auditeur devra accorder une attention particulière aux points suivants : 1-! Fraude et Corruption : Conformément à la norme ISA 240 (Prise en compte du risque de fraude et d’erreur lors de l’audit des comptes), l’auditeur devra identifier et évaluer les risques de fraude, obtenir ou fournir des preuves d’audit suffisantes d’analyse de ces risques et traiter de manière appropriée les fraudes identifiées ou suspectées. 2-! Lois et Règlements : En élaborant l’approche d’audit et en exécutant les procédures d’audit, l’auditeur devra évaluer la conformité de l’Unité de Coordination du Projet avec les lois et les règlements qui pourraient affecter significativement les états financiers comme requis par la norme ISA 250 (Prise en compte du risque d’anomalies dans les comptes résultant du non-respect des textes légaux et réglementaires). 3-! Gouvernance : La communication avec les responsables du Projet en charge de la Gouvernance des points d’audit significatifs en conformité avec la norme ISA 260 (Communication sur la mission avec les personnes en charge de la Gouvernance). 4-! Risques : Dans l’objectif de réduire les risques d’audit à un niveau relativement faible, l’auditeur mettra en œuvre les procédures d’audit appropriées en réponse aux risques d’anomalies identifiés à l’issue de son évaluation. Cela en conformité avec la norme ISA 330 (Procédures d’audit mises en œuvre par l’auditeur à l’issue de son évaluation des risques). 5. ETATS FINANCIERS DU PROJET L’auditeur vérifiera que les états financiers du projet ont été préparés en accord avec les principes comptables admis (Cf. paragraphe 3 ci-dessus) et donnent une image fidèle de la situation financière du Projet à la date de clôture ainsi que les ressources et les dépenses à cette date. Le Projet ACP-UE/CEEAC produira les états financiers qui devront comprendre : a)! Un état des ressources reçues (qui indique, séparément, les fonds reçus de la Banque, les ressources obtenues par le projet éventuellement d’autres bailleurs de fonds) et des dépenses par grande rubrique et par catégories. Section 7. Termes de référence 63 b)! Une situation patrimoniale indiquant les fonds cumulés du projet, les autres actifs du projet et les engagements, le cas échéant. c)! Les notes sur les états financiers décrivant les principes comptables utilisés et présentant une analyse détaillée et expliquée des principaux comptes. d)! La liste des actifs immobilisés acquis ou achetés par les fonds du Projet. e)! Un état de Reconstitution du Compte Désigné. L’auditeur devra préparer un état de rapprochement entre les montants indiqués sous la rubrique « fonds reçus de la Banque Mondiale pour le projet » et les montants enregistrés au titre de décaissement de la Banque et le présenter en annexe aux états Financiers du Projet. Dans le cadre de ce rapprochement, l’Auditeur devra indiquer le mode de décaissement (Comptes spéciaux, relevés de dépenses ou remboursements directs). 6.! ETATS CERTIFIES DE DEPENSES (ECDs) En plus de l’audit des états financiers, l’auditeur devra vérifier les états certifiés de dépenses ou les rapports de suivi financiers utilisés comme base de demande de remboursement de fonds à la Banque mondiale. Cette revue couvrira 100 % des dépenses non soumises à revue a priori de la Banque. Pour ce qui concerne les dépenses soumises à revue a priori, l’auditeur pourra conduire sa revue sur la base d’un échantillon représentatif. L’auditeur effectuera tous les autres tests, procédures d’audits et vérification considérés nécessaires au regard des circonstances. Il sera inclus aux états financiers, une annexe de la liste des états certifiés de dépenses de base de demande de remboursement avec les références spécifiques relatives au montant et à la séquentialité numérique. Le total des demandes de remboursement de fonds sous les procédures des états certifiés de dépenses ou des rapports de suivi financier devrait être un élément de la réconciliation globale des décaissements décrite dans le paragraphe 5 ci-dessus. 7. COMPTE DESIGNE Dans le cadre de l’audit des états financiers du Projet, l’auditeur devra analyser l’état des transactions des Comptes Désignés ouverts au nom de la CEEAC pour le Compte du projet qui inclut normalement : -! les avances reçues de la Banque mondiale ; -! les reconstitutions du Compte Désigné soutenues par les demandes de remboursement de fonds ; -! les intérêts éventuellement générés sur le compte qui appartiennent au Projet ; -! les retraits relatifs aux dépenses du Projet. Section 7. Termes de référence 64 L’auditeur accordera une attention particulière à la conformité des soldes du Compte Désigné à la clôture de l’exercice comptable avec les procédures de la Banque Mondiale. L’auditeur examinera l’éligibilité et l’exactitude des transactions financières couvrant la période sous revue et les soldes des fonds à la clôture de l’exercice fiscal en conformité avec les dispositions de l’accord de financement et de la lettre de décaissement. Il examinera l’adéquation du système de contrôle interne en fonction du mécanisme de décaissement. Il convient de noter que les conditions de gestion des Comptes Désignés sont décrites dans l’accord de financement et la lettre de décaissement. 8. RAPPORT D’AUDIT L’auditeur émettra une opinion unique sur les états financiers du Projet pris dans leur ensemble. Le rapport annuel d’audit des comptes du Projet inclura un paragraphe séparé mettant en exergue les principales faiblesses de contrôle interne et les cas de non- conformité avec les termes de l’accord de financement. Outre la lettre de contrôle interne décrite ci-après, le rapport d’audit devra être accompagné d’un rapport sur la révision des comptes du projet détaillant les contrôles effectués ainsi que les conclusions associées. 9. LETTRE DE CONTROLE INTERNE En plus du rapport d’audit sur les états financiers, l’auditeur préparera une lettre de contrôle interne qui inclura : (a) Des commentaires et observations sur les enregistrements comptables, les systèmes et contrôles examinés durant l’audit ; (b) Les insuffisances dans le système de contrôle interne et les recommandations pour l’amélioration de ce système ; (c)!Le degré de conformité avec chaque engagement financier contenu dans l’accord de financement et les commentaires si nécessaire sur les problèmes externes et internes affectant cette conformité ; (d)!Les problèmes de communication identifiés durant l’audit susceptibles d’avoir un impact significatif sur l’exécution du Projet ; (e)!Les commentaires sur la résolution des anomalies et réserves ; (f)! Les commentaires sur les recommandations non exécutées des rapports d’audit précédents ; Section 7. Termes de référence 65 (g)!Les commentaires sur toute autre anomalie que l’auditeur jugera pertinent incluant les dépenses inéligibles. Idéalement, la lettre de contrôle interne devra inclure les réponses des entités d’exécution sur les insuffisances relevées par l’auditeur. La lettre de contrôle interne séparera en deux parties distinctes les constats et recommandations relatifs à la CEEAC. 10. INFORMATIONS DISPONIBLES L’auditeur aura accès à toute la documentation légale, les correspondances et toute autre information relative au Projet et qu’il aura jugé nécessaire. L’auditeur obtiendra une confirmation des montants décaissés et le solde du Compte Désigné auprès de la Banque. Les informations disponibles devraient inclure les copies : du document d’évaluation du Projet, l’accord de financement, le rapport d’évaluation de la gestion financière et les rapports de supervision. 11. POINTS GENERAUX Les états financiers incluant le rapport d’audit, le rapport sur la révision des comptes, la lettre de contrôle interne et la réponse de la Coordination du Projet devront parvenir à la Banque dans six (6) mois après la clôture de l’exercice comptable sous revue. L’auditeur soumettra le rapport à l’agent désigné du Projet (exemple : Secrétaire Général de la CEEAC avec copie au Coordonnateur) plutôt qu’à tout autre employé membre du Projet. Cet agent transmettra deux (2) copies des rapports d’audit accompagnés des états financiers à la Banque incluant la lettre de contrôle interne. Il est extrêmement souhaitable que l’auditeur ait pris connaissance des directives sur l’établissement des rapports financiers et la révision des comptes des projets financés par l’IDA qui récapitulent les exigences en matière de préparation de rapports financiers et d’audit. L’auditeur consultera également les Directives en passation de marchés de la Banque. L’auditeur devra aussi prendre connaissance du Manuel des décaissements de la Banque mondiale. Ces documents lui seront fournis par le Chargé de Projet ou accessible sur le site Internet de la Banque mondiale. Conformément aux procédures de rotation des auditeurs mises en place, le mandat de l’audit n’est pas renouvelable consécutivement, sauf avis contraire du bailleur. 12.! QUALITE DE L’AUDITEUR Section 7. Termes de référence 66 Le Consultant doit être un Cabinet d’Audit et d’Expertise Comptable indépendant, faisant profession habituelle de réviser les comptes, régulièrement inscrit au Tableau d’un Ordre des Experts-Comptables reconnu au plan international par l’IFAC ou la FIDEF, ayant une expérience confirmée en audit financier des projets de développement et acceptable par l’IDA. Le personnel clé de la mission devra comporter au moins (i) un Directeur de mission, Expert- Comptable Diplômé (titulaire du diplôme d’expertise comptable) justifiant d’au moins 10 ans d’expérience d’audit financier et ayant une bonne connaissance des procédures de gestion fiduciaire et audits des projets financés par la Banque Mondiale, (ii) un Chef de mission ayant un diplôme de niveau BAC + 5 ou plus en audit, comptabilité et justifiant d’une expérience de 5 ans minimum en audit financier et (iii) un auditeur senior avec un diplôme de niveau BAC + 4 en audit, comptabilité et justifiant d’une expérience de 3 ans au moins d’audit financier confirmé. 13.! OBLIGATION EN MATIERE DE RAPPORT Il est prévu que le consultant présente un rapport par exercice en trois rapports séparés (opinion, contrôle interne et révision des comptes). Au total, deux (02) rapports seront produits pour la durée du mandat à compter de l’exercice clos au 31 décembre 2019. Chaque rapport sera présenté quatorze (14) jours au plus tard après la fin de la mission de terrain. En effet, l’auditeur soumettra à la Coordination du projet un rapport provisoire faisant état de ses observations et recommandations ainsi que les dispositions prises par la Coordination du projet pour satisfaire les recommandations issues de l’audit précédent. Les principales conclusions de ce rapport seront au préalable discutées avec la Coordination du projet. L’auditeur devra transmettre le rapport final huit (08) jours après la réception des commentaires de ces derniers. Chacun de ces rapports sera transmis en six (06) exemplaires paraphés à chaque bas de page, datés et signés par l’auditeur. Une copie de chacun de ces rapports sera fournie en fichier numérique. 14.! DUREE DU MANDAT Le mandat de l’auditeur dans le cadre de ce recrutement devra s’effectuer en une mission d’un mois (30 jours) ci-après définie portant sur les comptes du projet ACP-UE/CEEAC. L’auditeur réalisera ses missions pour les périodes suivantes: "! du 01er septembre 2018 au 31 décembre 2019 ; "! du 01er janvier 2020 au 31 octobre 2020.