Page 1 R e p o r t n o . 4 3 7 9 2 I n t e g r a t e d M a n a g e m e n t o f C r i t i c a l E c o s y s t e m s P r o j e c t . A n n u a l P r o c u r e m e n t P l a n . P e r i o d 2 0 0 8 G e n e r a l 1 . P r o j e c t i n f o r m a t i o n : C o u n t r y : R w a n d a P r o j e c t N a m e : I n t e g r a t e d M a n a g e m e n t o f C r i t i c a l E c o s y s t e m s P r o j e c t . P o 7 0 7 0 0 G r a n t N o : T F 0 5 5 4 7 1 - R w P r o j e c t I m p l e m e n t i n g A g e n c y : I n t e g r a t e d M a n a g e m e n t o f C r i t i c a l E c o s y s t e m s P r o j e c t . 2 . B a n k ’ s a p p r o v a l D a t e o f t h e I M C E A n n u a l P r o c u r e m e n t P l a n : O r i g i n a l : J u i n 2 0 0 5 R e v i s i o n : J a n u a r y 2 0 0 8 3 . D a t e o f G e n e r a l P r o c u r e m e n t N o t i c e : 4 . P e r i o d c o v e r e d b y t h i s p r o c u r e m e n t p l a n : J a n u a r y 2 0 0 8 – D e c e m b e r 2 0 0 8 Page 2 I I . G o o d s a n d W o r k s a n d N o n - C o n s u l t i n g S e r v i c e s 6 . P r o c u r e m e n t P a c k a g e s w i t h M e t h o d s a n d T i m e S c h e d u l e I . G o o d s . D e s c r i p t i o n P r o c m e t h P r e - q u a l i f i c a t i o n ( Y e s / N o ) D o m e s t i c P r e f e r e n c e ( y e s / n o ) E x p e c t e d B i d O p e n i n g D a t e C o n t r a c t D u r a t i o n E x p e c t e d C o n t r a c t C o m p l e t i o n G . 1 I T e q u i p m e n t s t o 3 d i s t r i c t s N C B N o N o 3 0 - 0 1 - 0 8 3 w e e k s 1 2 - 0 3 - 0 8 G . 2 P r o m o t i o n a l m a t e r i a l s f o r 4 m a r s h l a n d s N C B N o N o 0 6 - 0 2 - 0 8 3 m o n t h s 2 7 - 0 5 - 0 8 G . 3 O f f i c e s t a t i o n e r y a n d f u r n i t u r e N C B N o N o 3 1 - 1 2 - 0 8 I I . W o r k s . D e s c r i p t i o n P r o c m e t h P r e - q u a l i f i c a t i o n ( Y e s / N o ) D o m e s t i c P r e f e r e n c e ( y e s / n o ) E x p e c t e d B i d O p e n i n g D a t e C o n t r a c t D u r a t i o n E x p e c t e d C o n t r a c t C o m p l e t i o n W . 1 D e m a r c a t e t h e m a r s h l a n d s N S N o N o 1 3 - 0 8 - 0 8 2 m o n t h s 3 1 - 1 0 - 0 8 W . 2 R e f o r e s t a t i o n o f s t e e p s l o p e s ( h i l l s i d e s ) N S N o N o 1 3 - 0 8 - 0 8 2 m o n t h s 3 1 - 1 0 - 0 8 W . 3 C o n s t r u c t b e l t s o f P e n i s e t u m a r o u n d t h e 4 m a r s h l a n d s N C B N o N o 2 0 - 0 2 - 0 8 3 w e e k s 3 1 - 0 3 - 0 8 W . 4 C o n s t r u c t b e l t s o f B a m b o o a r o u n d R u g e z i m a r s h l a n d N C B N o N o 2 0 - 0 2 - 0 8 3 w e e k s 3 1 - 0 3 - 0 8 W . 5 T e r r a c i n g f o r t h e r e h a b i l i t a t i o n o f h i l l - s i d e s / s o i l c o n s e r v a t i o n a r o u n d R u g e z i + K a m i r a n z o v u m a r s h l a n d s N C B N o N o 1 6 - 0 7 - 0 8 3 m o n t h s 1 0 - 1 2 - 0 8 W . 6 R e i n f o r c e t h e a g r o - f o r e s t r y p r o g - r a m m e o n t h e h i l l - s i d e s o f m a r s h l a n d s N C B N o N o 3 1 - 1 2 - 0 8 Page 3 I I I . S e l e c t i o n o f C o n s u l t a n t s 1 . P r i o r R e v i e w T h r e s h o l d : S e l e c t i o n d e c i s i o n s s u b j e c t t o P r i o r R e v i e w b y t h e B a n k a s s t a t e d i n A p p e n d i x 1 t o t h e G u i d e l i n e s S e l e c t i o n a n d E m p l o y m e n t o f C o n s u l t a n t s . 2 . S h o r t l i s t c o m p r i s i n g e n t i r e l y o f n a t i o n a l c o n s u l t a n t s : S h o r t l i s t o f c o n s u l t a n t s f o r s e r v i c e s , e s t i m a t e d t o c o s t l e s s t h a n $ 1 0 0 . 0 0 0 e q u i v a l e n t p e r c o n t r a c t , m a y c o m p r i s e e n t i r e l y o f n a t i o n a l c o n s u l t a n t s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o v i s i o n s o f p a r a g r a p h 2 . 7 o f t h e C o n s u l t a n t G u i d e l i n e s . 3 . A n y O t h e r S p e c i a l S e l e c t i o n A r r a n g e m e n t s : 4 . C o n s u l t a n c y A s s i g n m e n t s w i t h S e l e c t i o n M e t h o d s a n d T i m e S c h e d u l e D e s c r i p t i o n o f A s s i g n e m e n t S e l e c t i o n m e t h o d E x p e c t e d P r o p o s a l s u b m i s s i o n d a t e E x p e c t e d C o n t r a c t a w a r d C o n t r a c t s i g n a t u r e c o n t r a c t D u r a t i o n E x p e c t e d c o n t r a c t d u r a t i o n S . 1 F o r m u l a t e a n a t i o n a l m a r s h l a n d p o l i c y Q C B S 2 0 - 0 2 - 0 8 2 1 - 0 3 - 0 8 3 1 - 0 3 - 0 8 2 m o n t h s 3 1 - 0 5 - 0 8 S . 4 C o n d u c t a n i n v e n t o r y o f m a r s h l a n d s Q C B S 1 1 - 1 2 - 0 7 0 2 - 0 1 - 0 8 1 0 - 0 1 - 0 8 3 m o n t h s 1 0 - 4 - 0 8 S . 5 H i r e a c o n s u l t a n c y t o e l a b o r a t e m a r s h l a n d r e l a t e d m i n i s t e r i a l o r d e r s Q C B S 2 3 - 0 1 - 0 8 2 0 - 0 2 - 0 8 2 7 - 0 2 - 0 8 2 m o n t h s 2 7 - 0 4 - 0 8 S . 6 D e v e l o p a 2 y e a r s A c t i o n p l a n f o r t h e c o n s e r v a t i o n a n d w i s e u s e o f m a r s h l a n d s Q C B S 1 8 - 0 6 - 0 8 2 3 - 0 7 - 0 8 3 0 - 0 7 - 0 8 3 m o n t h s 3 0 - 1 0 - 0 8 S . 7 C o n d u c t i n s t i t u t i o n a l a s s e s s m e n t s , s k i l l s a n a l y s i s a n d d e v e l o p a c o m p r e h e n s i v e c a p a c i t y b u i l d i n g p l a n Q C B S 1 7 - 0 1 - 0 8 3 0 - 0 1 - 0 8 0 1 - 0 2 - 0 8 3 m o n t h s 0 1 - 0 5 - 0 8 S . 8 C o n d u c t a n a s s e s s m e n t o f c o n f l i c t s i n t h e u s e o f n a t u r a l r e s o u r c e s a n d 4 s e l e c t e d m a r s h l a n d s Q C B S 2 3 - 0 1 - 0 8 2 0 - 0 2 - 0 8 2 7 - 0 2 - 0 8 2 m o n t h s 2 7 - 0 4 - 0 8 S . 9 D i s s e m i n a t e a d o c u m e n t a r y f i l m s h o w i n g t h e b a s e - l i n e s i t u a t i o n o f m a r s h l a n d s a n d o n g o i n g a c t i v i t i e s o f P r o j e c t a c t i v i t i e s Q C B S 2 0 - 0 2 - 0 8 2 1 - 0 3 - 0 8 3 1 - 0 3 - 0 8 2 m o n t h s 3 0 - 0 6 - 0 8 S . 1 0 O r g a n i s e r a d i o s h o w s , p r o d u c e a n d a i r r a d i o s p o t s o n m a r s h l a n d m a n a g e m e n t p r a c t i c e s Q C B S 2 0 - 0 2 - 0 8 2 1 - 0 3 - 0 8 3 1 - 0 3 - 0 8 2 m o n t h s 3 0 - 0 6 - 0 8 Page 4 D e s c r i p t i o n o f A s s i g n e m e n t S e l e c t i o n m e t h o d E x p e c t e d P r o p o s a l s u b m i s s i o n d a t e E x p e c t e d C o n t r a c t a w a r d C o n t r a c t s i g n a t u r e c o n t r a c t D u r a t i o n E x p e c t e d c o n t r a c t d u r a t i o n S . 1 1 E s t a b l i s h t h e B i o d i v e r s i t y I n f o r m a t i o n S y s t e m Q C B S S . 1 2 D e v e l o p 4 p a r t i c i p a t o r y w a t e r s h e d m a n a g e m e n t p l a n s Q C B S 1 9 - 1 2 - 0 7 1 4 - 0 1 - 0 8 1 8 - 0 1 - 0 8 3 m o n t h s 3 1 - 0 3 - 0 8 S . 1 3 C o n d u c t R u r a l P a r t i c i p a t o r y D i a g n o s i s A s s e s s m e n t Q C B S 1 9 - 1 2 - 0 7 1 4 - 0 1 - 0 8 1 8 - 0 1 - 0 8 4 m o n t h s 3 0 - 0 4 - 0 8 S . 1 4 C o n d u c t e c o l o g i c a l , e c o n o m i c a n d s o c i o l o g i c a l s u r v e y s t o p r o v i d e a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n n e e d e d t o g u i d e i n t e g r a t e d e c o s y s t e m m a n a g e m e n t p l a n n i n g a n d i m p l e m e n t a t i o n Q C B S 2 0 - 0 2 - 0 8 2 1 - 0 3 - 0 8 3 1 - 0 3 - 0 8 3 m o n t h s 3 1 - 0 7 - 0 8 S . 1 5 C r e a t e a n d t r a i n c a t c h m e n t s i n t e g r a t e d e c o - s y s t e m m a n a g e m e n t c o m m i t t e e s Q C B S 2 3 - 0 1 - 0 8 2 0 - 0 2 - 0 8 2 7 - 0 2 - 0 8 5 m o n t h s 3 1 - 0 7 - 0 8 S . 1 6 D e v e l o p a n d i m p l e m e n t o f t r a i n i n g m o d u l e s Q C B S 2 3 - 0 1 - 0 8 2 0 - 0 2 - 0 8 2 7 - 0 2 - 0 8 5 m o n t h s 3 1 - 0 7 - 0 8 S . 1 7 E s t a b l i s h f o c a l p o i n t s ( a t s e c t o r l e v e l ) f o r n a t u r a l r e s o u r c e m a n a g e m e n t a n d c r i t i c a l e c o s y s t e m s a n d t r a i n t h e m i n i n t e g r a t e d r e s o u r c e m a n a g e m e n t Q C B S M u s t b d o n e i n t h e f i r s t w e e k o f J a n p e r s h o r t l i s t S . 1 8 C o n d u c t a f e a s i b i l i t y s t u d y o n t h e f i g h t a g a i n s t t h e i n v a s i v e p l a n t s i n t h e c r i t i c a l m a r s h l a n d s Q C B S 0 6 - 0 2 - 0 8 0 2 - 0 6 - 0 8 2 0 - 0 6 - 0 8 5 m o n t h s 3 0 - 1 0 - 0 8 S . 1 9 C o n d u c t a f e a s i b i l i t y s t u d y o f p u t t i n g i n p l a c e a n a u t o r e n e w a b l e f u n d f o r t h e l o c a l c o m m u n i t i e s a r o u n d m a r s h l a n d s Q C B S 2 5 - 0 6 - 0 8 1 4 - 0 8 - 0 8 2 7 - 0 8 - 0 8 4 m o n t h s 3 1 - 1 2 - 0 8 S . 2 0 U p d a t e t h e P r o j e c t I m p l e m e n t a t i o n M a n u a l Q C B S M u s t b e d o n e i n t h e f i r s t w e e k o f J a n p e r s h o r t l i s t S . 2 2 C o n d u c t a f i n a n c i a l a u d i t o f I M C E f o r t h e f i n a n c i a l y e a r o f 2 0 0 7 Q C B S 2 3 - 0 1 - 0 8 2 0 - 0 2 - 0 8 2 7 - 0 2 - 0 8 1 m o n t h 3 1 - 0 3 - 0 8 S . 2 3 F i n a l i s e t h e b a s e l i n e s u r v e y f o r 4 c r i t i c a l e c o s y s t e m s Q C B S 2 m o n t h s M u s t b e d o n e i n t h e f i r s t w e e k o f J a n p e r s h o r t l i s t S . 2 4 C o n d u c t a n a s s e s s m e n t o n S o c i a l a n d E n v i r o n m e n t i m p a c t o f t h e p r o j e c t a c t i v i t i e s Q C B S 2 0 - 0 2 - 0 8 1 6 - 0 4 - 0 8 3 0 - 0 4 - 0 8 3 m o n t h s 3 1 - 0 7 - 0 8 M u s t b e d o n e i n t h e f i r s t w e e k o f J a n p e r s h o r t l i s t S . 2 4 E s t a b l i s h a f r a m e w o r k f o r t h e p r o j e c t c o n t i n u o u s c a p i t a l i s a t i o n Q C B S 2 0 - 0 2 - 0 8 1 6 - 0 - 0 8 3 0 - 0 4 - 0 8 4 m o n t h s 2 9 - 0 8 - 0 8 S . 2 5 P r o d u c e a n n u a l r e p o r t s a n d s c i e n t i f i c a r t i c l e s I C 3 0 - 0 7 - 0 8 1 4 - 1 0 - 0 8 3 1 - 1 0 - 0 8 2 m o n t h s 3 1 - 1 2 - 0 8 Page 5