Page 1 Q U A L I T Y O F S U P E R V I S I O N A S S E S S M E N T ( Q S A 6 ) R e p o r t n o . 4 6 4 7 9 S u m m a r y A s s e s s m e n t S h e e t C O U N T R Y W e s t B a n k a n d G a z a P R O J E C T G Z - E M E R G E N C R E G I O N M N A S E C T O R U r b a n D e v e l o p m e n T A S K T E A M L E A D E R D A J A N I M A N A G E R Z o u b i d a A l l a o u a , F C O U N T R Y D I R E C T O R N i g e l R o b e r t s L N / C R A M O U N T ( $ M I L ) 2 0 L N / C R N U M B E R P R O J E C T I D P 0 7 8 2 1 2 T T L H Q - B A S E D H e a d q u a r t e r s D A T E A P P R O V E D 1 2 / 1 7 / 2 0 0 2 D A T E E F F E C T I V E 1 / 2 2 / 2 0 0 3 P E R S O N ( s ) I N T E R V I E W E D I . D a j a n i , S . B l e i b l e h , L . A b d a l l a h , K . S e i f E l - D i n A l Q u t o b , S . H i l l i s , A . O d e h , S . K a r a m , M . K o p a n y i , C . A s t r u p S P V N B U D G E T $ 0 0 0 ( i n c l . T F ) F Y 0 2 F Y 0 3 F Y 0 4 W P A 3 0 7 5 A C T U A L 1 5 9 5 A T R I S K S T A T U S E N D F Y 0 2 E N D F Y 0 3 E N D F Y 0 4 P S R : N A 2 - F l a g L o w - R i s k P A N E L : N A 2 - F l a g 2 - F l a g E A C A T E G O R Y B F I R S T S T A G E R E V I E W F I R S T S T A G E R E V I E W : Page 2 P A N E L M E M B E R ( S ) J a n e L o o s ; a n d M a s a h a r u S h i m i z u O B S E R V E R D i n a r a D j o l d o s h e v a M O D E R A T O R S a e e d A h m e d R a n a / P e r s o n / W o r l d B a n k S P E C I A L I Z E D R E V I E W E R S : 1 . P o v e r t y a n d S o c i a l B r u c e H a r r i s 2 . E n v i r o n m e n t C o l i n R e e s 3 . F M B r i a n F a l c o n e r O V E R A L L R A T I N G 1 A S S E S S M E N T D A T E 0 9 / 2 0 / 2 0 0 4 Page 3 Q U A L I T Y O F S U P E R V I S I O N A S S E S S M E N T ( Q S A 6 ) S u m m a r y A s s e s s m e n t S h e e t C O U N T R Y : W e s t B a n k a n d G a z a P R O J E C T T I T L E : G Z - E M E R G E N C Y M U N I C A . O v e r a l l a s s e s s m e n t T h e p a n e l r a t e d t h i s s u p e r v i s i o n e f f o r t a s H i g h l y S a t i s f a c t o r y o v e r a l l , c o m m e n d i n g t h e T a s k T e a m a n d t h e R e g i o n f o r b e i n g a b l e t o b a l a n c e t h e d e m a n d s o f a n e m e r g e n c m e d i u m - t e r m d e v e l o p m e n t a l g o a l s . T h i s b a l a n c e w a s e v i d e n t i n t h e w a y t h e p r o j e c t a c t i v i t i e s w e r e d e s i g n e d / m o n i t o r e d , i n t h e w a y f i d u c i a r y / s a f e g u a r d s w e r e p u r s u e d , a M i n i s t r y o f L o c a l G o v e r n m e n t . F o c u s o n D e v e l o p m e n t E f f e c t i v e n e s s , S u p e r v i s i o n o f F i d u c i a r y / S a f e g u a r d A s p e c t s , a n d A d e q u a c y o f S u p e r v i s i o n I n p u t s a n d P r o c e s s e s R e a l i s m o f P r o j e c t P e r f o r m a n c e R a t i n g s w a s r a t e d S a t i s f a c t o r y . B . M a i n p r o b l e m s e n c o u n t e r e d ( w h e n d i d t h e y o c c u r , a n d w h a t w e r e t h e m a i n f a c t o r s g i v i n g r i s e t o t h e m ) ( a ) T h e s e c u r i t y s i t u a t i o n w o r s e n e d e a r l y i n p r o j e c t i m p l e m e n t a t i o n , a n d r e m a i n s d i f f i c u l t . ( b ) P u t t i n g i n p l a c e t h e M a n a g e m e n t A g e n t f o r t h e M u n i c i p a l F u n d ( M F ) w a s d e l a y e d b y o v e r a y e a r , s l o w i n g p r o g r e s s o n c r e a t i o n o f t h e M F . ( c ) D e l a y s i n f u l f i l l i n g e l i g i b i l i t y c r i t e r i a b y m u n i c i p a l i t i e s f o r a c c e s s t o s e c o n d y e a r f u n d i n g . C . A p p r o p r i a t e n e s s a n d a d e q u a c y o f a c t i o n s t a k e n b y t h e B a n k t o r e s o l v e e x i s t i n g / p o t e n t i a l p r o b l e m s ( a ) T h e p a n e l c o n s i d e r e d t h e e f f o r t s o f t h e T a s k T e a m t o w o r k i n t h e d i f f i c u l t e n v i r o n m e n t t o b e c o m m e n d a b l e - - n o t o n l y t h e i r i n t e n t i o n s , b u t a l s o t h e i r r e s u l t s . P r o j e c t m u n i c i p a l i t i e s t h a t h a d b e e n o p e r a t i n g i n t h e d i f f i c u l t e n v i r o n m e n t a l l a l o n g . A d d i t i o n a l s u p p o r t m a d e a v a i l a b l e t o t h e m v i a t h e p r o j e c t w a s a b l e t o b e m a r s h a l l e d w i t h t c o n t r a c t o r s w h o w o r k e d e f f e c t i v e l y i n r e a c h i n g t h e s c a t t e r e d p r o j e c t m u n i c i p a l i t i e s . T h e B a n k ' s s t r a t e g y o f s u p e r v i s i o n c a l l e d f o r a s t r o n g l o c a l p r e s e n c e i n b o t h W B a n o p p o r t u n i s t i c a l l y t o v i s i t p r o j e c t s i t e s a s a n d w h e n p o s s i b l e . ( b ) E v e n t h o u g h t h e c o n t r a c t i n g f o r a M a n a g e m e n t A g e n t w a s d e l a y e d , t h e T a s k T e a m h e l p e d t h e M i n i s t r y o f L o c a l G o v e r n m e n t u s e t h e s t e e r i n g c o m m i t t e e a s a d e f a c M u n i c i p a l F u n d - - c o o r d i n a t i n g b e t w e e n t h e M i n i s t r y o f L o c a l G o v e r n m e n t , M i n i s t r y o f F i n a n c e , a n d M i n i s t r y o f P l a n n i n g . T h e y a l s o h e l p e d t o c o n s o l i d a t e e x t e r n a l d o t h a t h a d b e e n o n e o f t h e o b j e c t i v e s o f t h e M F , b y w o r k i n g w i t h t h e E C ( a n d m o r e r e c e n t l y w i t h o t h e r d o n o r s ) t o u s e t h e p r o j e c t - s u p p o r t e d s t r u c t u r e s w i t h i n t h e M i n i s t r y f o r t h e i r s u p p o r t a n d j o i n t r e p o r t i n g . T h e T a s k T e a m a l s o w o r k e d a s t h e t e c h n i c a l a d v i s e r t o t h e s e c t o r w o r k i n g g r o u p o f d o n o r a g e n c i e s , t h a t i n t e r m i t t e n t l y h a d c o o r d i n c r e a t i o n o f t h e P a l e s t i n i a n A u t h o r i t y ( P A ) . D u r i n g t h e i n t e r v i e w , t h e T a s k T e a m e x p l a i n e d i t s h o p e s t o m e r g e t h e s e c t o r w o r k i n g g r o u p w i t h t h e s t e e r i n g c o m m i t t e e , a t l Page 4 T h e y a r e a w a r e t h a t t h i s m a y n o t b e a c c o m p l i s h e d f o r 1 0 0 % o f e x t e r n a l f u n d s a v a i l a b l e t o t h e s e c t o r , a s b i l a t e r a l d o n o r s m a y w i s h t o k e e p s o m e d i r e c t c o n t a c t s w i t h m u C o n t r a c t i n g f o r t h e M a n a g e m e n t A g e n t i s t h e l a r g e s t c o n t r a c t u n d e r t h e p r o j e c t a n d c o m p l i c a t e d b y t h e s e c u r i t y s i t u a t i o n t o b e a b l e t o i n t e r e s t t h e q u a l i t y o f a d v i s e r r e q u t i m e o n t h e t e r m s o f r e f e r e n c e a n d f a c i l i t a t i n g t h e p r o c u r e m e n t p r o c e s s , a n d h a s m a d e m a n a g e m e n t a w a r e i n a d v a n c e t h a t i t w i l l b e n e c e s s a r y t o e x t e n d t h e g r a n t c l o s i n g ( c ) T h e c r i t e r i a f o r t h e s e c o n d t r a n c h e i n c l u d e s a l l o c a t i o n b y p o p u l a t i o n a n d m u n i c i p a l i t i e s c o m p l y i n g w i t h t h e L o c a l G o v e r n m e n t L a w f o r s u b m i s s i o n o f b u d g e t s / e x p e n G o v e r n m e n t . I n t h e f i r s t y e a r o f t h e p r o j e c t , a b o u t 3 0 % o f m u n i c i p a l i t i e s i n W B f u l f i l l e d t h i s l a w , a n d i n t h e s e c o n d y e a r , i t c u r r e n t l y i s a b o u t 6 0 % ; c o m p l i a n c e i n G a z a e x p l a i n e d t h e r e a s o n s b e h i n d t h i s d i f f e r e n c e i n p e r f o r m a n c e r e l a t i n g t o t h e m u c h s m a l l s i z e a n d m o r e s c a t t e r e d l o c a t i o n s i n W B t h a n i n G a z a . T h e T a s k T e a m h e l p e d t o t h r e e t e a m s o f t e c h n i c a l c o n s u l t a n t s t o e n s u r e t h a t t h e y s p e n d s u f f i c i e n t t i m e s u p p o r t i n g t h e m u n i c i p a l i t i e s i n t h e i r e f f o r t s t o p r e p a r e s u c h d o c u m e n t s a n d s u b m i t t h e m , i n o f p r o j e c t i n v e s t m e n t s . I n a d d i t i o n , t h e T a s k T e a m a d v i s e d t h e P C U t o t a k e a p r a g m a t i c a p p r o a c h , w o r k i n g t h r o u g h t h e a l l o c a t i o n s o n t h e b a s i s o f p o p u l a t i o n , h e l p i n g t h i n d i v i d u a l s u b p r o j e c t s , a n d m a k i n g i t k n o w n t h a t t h e f u n d s h a v e b e e n s e t a s i d e f o r t h e m a n d w i l l b e a v a i l a b l e o n c e t h e y s u b m i t t h e a p p r o p r i a t e d o c u m e n t a t i o n r e g a r d i n g e x p e n d i t u r e s . T h i s " f i r s t c o m e - f i r s t s e r v e " a p p r o a c h d o e s n o t h o l d b a c k t h o s e w h o h a v e c o m p l i e d , a n d p r o v i d e s a n i n c e n t i v e f o r t h e s l o w e r o n e s t o c o m p l y . D . A n y S y s t e m i c L e s s o n s E m e r g e n c y p r o j e c t s r e q u i r e a s t r o n g p r e s e n c e i n t h e f i e l d , t o e n a b l e f l e x i b i l i t y a n d t o e n s u r e a s o u n d u n d e r s t a n d i n g o f c o n d i t i o n s / p r o s p e c t s . I t i s p o s s i b l e t o e s t a b l i s h h a r m o n i o u s r e l a t i o n s h i p s b e t w e e n f i e l d a n d H Q , e v e n i n t h e m o s t d i f f i c u l t s i t u a t i o n s . T h e p a n e l d i a g n o s e d o n e o f t h e c o n t r i b u t i n g f a c t o r s t o b e w h a t t h e c l i e n t n e e d e d , i n s t e a d o f w h a t t h e B a n k r e q u i r e d . T h e f i d u c i a r y a n d s a f e g u a r d w o r k w a s a p p r o a c h e d a s a m e a n s t o e n s u r e v i a b i l i t y o f t h e p r o j e c t a c t i v i t i e s a n d t e r m , n o t j u s t t h e m e e t i n g B a n k r e q u i r e m e n t s . T h e d e s i g n o f p r o j e c t r e p o r t i n g m a k e s a d i f f e r e n c e f o r h o w a n d h o w q u i c k l y t h e p r o j e c t c a n s t a r t . I t s e e m s m o r e e f f e c t i v e t o h a v e s i m p l e , r o b u s t i n d i c a t o r s f r o m t h e b e g d e v e l o p m e n t o f m o r e r e f i n e d i n d i c a t o r s d u r i n g p r o j e c t i m p l e m e n t a t i o n . E . S u g g e s t i o n s t o t h e T a s k T e a m ( L i s t t w o o r t h r e e f a c t o r s t h a t w i l l r e q u i r e p a r t i c u l a r a t t e n t i o n i n t h e s h o r t / m e d i u m t e r m t o i m p r o v e t h e p r o s p e c t s f o r d e v e l o p m e n t o b j e c t i v e s a n d l o n g - t e r m s u s t a i n a b i l i t y ) . A l t h o u g h t h e T a s k T e a m i s w e l l f o c u s e d o n t h e d e v e l o p m e n t o b j e c t i v e s , t h e p a n e l n o t e s t h e f o l l o w i n g s u g g e s t i o n s : 1 . H o n e t h e p r o j e c t t o o l s ( e s p e c i a l l y p r o j e c t r e p o r t i n g ) t o b e c o m e v e h i c l e s f o r t h e M i n i s t r y a n d p o s s i b l y e v e n t u a l u s e b y t h e M F . 2 . D e v e l o p a s t r a t e g y f o r h o w t o f o l l o w - u p o n t h e r e c o m m e n d a t i o n s e x p e c t e d f r o m t h e M a n a g e m e n t A g e n t f o r t h e M F , a f t e r t h e ( e x t e n d e d ) c l o s i n g d a t e . T h e T a s k T e a s u f f i c i e n t f u n d i n g f r o m o t h e r d o n o r s t o t e s t t h e n e w e n t i t y a n d i t s i n s t r u m e n t s . A k e y q u e s t i o n f o r t h e B a n k i s h o w d o e s i t s t a y i n v o l v e d . Page 5 3 . G i v e n t h e f u n g i b i l i t y o f f u n d s , c o n s i d e r r e p o r t i n g t o B a n k m a n a g e m e n t a b o u t t h e o v e r a l l p r o g r a m , r a t h e r t h a n t h e p r o j e c t f i n a n c e d a c t i v i t i e s . 4 . F o l l o w - u p c a r e f u l l y o n t h e s u r v e y w o r k - - b o t h o f b e n e f i c i a r i e s a n d o f m u n i c i p a l i t i e s - - i n o r d e r t o d r a w p r a c t i c a l l e s s o n s f o r f u t u r e w o r k i n t h e s e c t o r . T h i s f e e d b a c k o f t h e p r o g r a m a n d i n c r e a s e d e m a n d s o n p r o j e c t e n t i t i e s t o p r o d u c e g o o d r e s u l t s . R e j o i n d e r f r o m t h e R e g i o n Page 6 Q U A L I T Y O F S U P E R V I S I O N A S S E S S M E N T ( Q S A 6 ) S u m m a r y A s s e s s m e n t S h e e t C O U N T R Y : W e s t B a n k a n d G a z a P R O J E C T T I T L E : G Z - E M E R G E N C Y M U N I C M a j o r I s s u e s I d e n t i f i e d R e c o m m e n d a t i o n f o r P a n e l S k i l l s Page 7 Q U A L I T Y O F S U P E R V I S I O N A S S E S S M E N T ( Q S A 6 ) D e v e l o p m e n t O b j e c t i v e s ( P a r t A t o b e c o m p l e t e d b y t h e T a s k T e a m a n d P a r t B b y t h e R e v i e w P a n e l ) A . S t r a t e g i c o u t c o m e s a n d d e v e l o p m e n t o b j e c t i v e s ( D O s ) o u t l i n e d i n t h e p r o j e c t d o c u m e n t s o r s u b s e q u e n t c h a n g e s i . W h a t a r e t h e s t r a t e g i c o u t c o m e s i n t h e l a t e s t C A S t o w h i c h t h e p r o j e c t i s e x p e c t e d t o c o n t r i b u t e ? N o C A S p e r s e , b u t B a n k ' s o b j e c t i v e s f o r W B G a r e d i r e c t e d t o h e l p t o p u t i n p l a c e i n s t i t u t i o n s f o r t h e m e d i u m - t e r m , e s t a b l i s h m o r e e f f i c i e n t a n d t r a n s e f f e c t i v e u s e o f d o n o r f u n d s . i i . L i s t t h e p r o j e c t ’ s p r i m a r y D O s a n d t h e k e y i n d i c a t o r s u s e d t o m e a s u r e t h e i r a c h i e v e m e n t a t p r o j e c t c o m p l e t i o n . ( a ) M i t i g a t e f u r t h e r d e t e r i o r a t i o n i n q u a l i t y a n d c o v e r a g e o f m u n i c i p a l s e r v i c e s ( c u s t o m e r s a t i s f a c t i o n s u r v e y s , % i n c r e a s e s i n s e r v i c e s d e l i v e r e d , a v e ( b ) g e n e r a t e t e m p o r a r y e m p l o y m e n t o p p o r t u n i t i e s ( n u m b e r o f m a n - d a y s d i r e c t a n d i n d i r e c t e m p l o y m e n t c r e a t e d ) ( c ) i n t r o d u c e m e c h a n i s m t o l i n k c e n t r a l a n d l o c a l g o v e r n m e n t b u d g e t a r y p l a n n i n g a n d s t r e n g t h e n m u n i c i p a l c o s t m a n a g e m e n t ( e q u i t a b l e a l l o c a t i o n o g o v e r n m e n t s s u p p o r t e d v i a p r o j e c t , n u m b e r o f d o n o r s a n d a m o u n t o f f u n d s u s i n g j o i n t m e c h a n i s m s ) . i i i . L i s t t h e i n t e r m e d i a t e i n d i c a t o r s u s e d t o m e a s u r e p r o g r e s s t o w a r d s a c h i e v i n g t h e p r o j e c t ’ s D O s . T h e r e w e r e n o i n t e r m e d i a t e i n d i c a t o r s e s t a b l i s h e d f o r t h e e n d o f t h e f i r s t y e a r o f t h e t w o - y e a r p r o j e c t s . C o m m e n t s : ( P l e a s e e x p l a i n a n y m a t e r i a l c h a n g e s i n D O s s i n c e p r o j e c t s t a r t . ) T h e r e h a v e b e e n n o c h a n g e s i n t h e p r o j e c t D O s , a l t h o u g h t h e c l o s i n g d a t e w i l l n e e d t o b e e x t e n d e d t o a c c o m p l i s h t h e p r o p o s e d i n s t i t u t i o n a l w o r k o f t h Page 8 Q U A L I T Y O F S U P E R V I S I O N A S S E S S M E N T ( Q S A 6 ) B . L i k e l i h o o d o f t h e o p e r a t i o n c o n t r i b u t i n g t o t h e C A S s t r a t e g i c o u t c o m e s a n d a c h i e v i n g t h e D O 1 ( P a n e l i s t s s h o u l d e v a l u a t e t h e s e t w o a s p e c t s a f t e r c o m s c a l e o f : L = L i k e l y ; N L = N o t l i k e l y ; U N = U n c e r t a i n ; o r N / A = N o t A p p l i c a b l e ) ( a ) W h a t i s t h e l i k e l i h o o d t h a t t h e o p e r a t i o n w i l l c o n t r i b u t e t o t h e C A S s t r a t e g i c o u t c o m e s ? ( P l e a s e c o m m e n t o n e a c h o f t h e s t r a t e g i c o u t c o m e s i d t a s k t e a m a n d a l s o o n t h e r o b u s t n e s s o f t h e u n d e r l y i n g b a s i s f o r t h e p a n e l j u d g m e n t s ) T h e p r o j e c t i s d e s i g n e d v e r y m u c h w i t h t h e B a n k s t r a t e g y i n m i n d - - b a l a n c i n g t h e e m e r g e n c y r e s p o n s e w i t h m e d i u m a n d l o n g e r - t e r m g o a l s o n t h e i s i d e . C r e d i b l e s t e p s h a v e b e e n a c c o m p l i s h e d f o r c r e a t i n g v i a b l e i n t e r g o v e r n m e n t a l r e l a t i o n s , a n d t h e t r e n d s a r e i n t h e r i g h t d i r e c t i o n . P r o j e c t c o n t r i b l i k e l y a s c a n b e h o p e d f o r i n t h e v e r y u n s t a b l e s e c u r i t y e n v i r o n m e n t . A t t h e l e v e l o f t h e M i n i s t r y o f L o c a l G o v e r n m e n t , l i k e l i h o o d o f g o o d c o n t r i b u P r o j e c t c o n t r i b u t i o n s f o r e s t a b l i s h i n g m o r e e f f e c t i v e u s e o f d o n o r f u n d s a r e a l s o l i k e l y , g i v e n t h e s u c c e s s s o f a r i n w o r k i n g j o i n t l y w i t h E C a n d t h e r o f o t h e r d o n o r s t o u s e p r o j e c t m e c h a n i s m s . ( b ) W h a t i s t h e l i k e l i h o o d t h a t t h e D O w i l l b e a c h i e v e d ? ( P l e a s e m a t c h t h e D O i d e n t i f i e d b y t h e T a s k T e a m w i t h t h e f o l l o w i n g c l a s s i f i c a i . P o v e r t y R e d u c t i o n i i . S t r u c t u r a l a n d S e c t o r P o l i c y R e f o r m i i i . P r i v a t e S e c t o r D e v e l o p m e n t i v . I n s t i t u t i o n a l D e v e l o p m e n t / C a p a c i t y B u i l d i n g v . H u m a n D e v e l o p m e n t 2 C o m m e n t s : v i . E n v i r o n m e n t a l S u s t a i n a b i l i t y v i i . I n f r a s t r u c t u r e D e v e l o p m e n t v i i i . O t h e r ( s p e c i f y ) S u s t a i n i n g E s s e n t i a l M u n i c i p a l S e r v i c e s i x . M a c r o e c o n o m i c M a n a g e m e n t C o m m e n t s : ( i n c l u d i n g r o b u s t n e s s o f u n d e r l y i n g b a s i s f o r t h e s e j u d g m e n t s ) T h e p a n e l n o t e d t h a t a n a l y t i c a l w o r k i n W B / G a z a h a s d e m o n s t r a t e d t h a t u n e m p l o y m e n t i s a c l e a r p r o x y f o r p o v e r t y . J o b c r e a t i o n h a s a l r e a d y b e e n w o n d e r e d w h a t w o u l d b e t h e n e t i m p a c t g i v e n t h e l a r g e s c a l e o f t h e u n e m p l o y m e n t i s s u e i n W B / G a z a . Page 9 S t r u c t u r a l a n d S e c t o r P o l i c y r e f o r m s a n d I n s t i t u t i o n a l D e v e l o p m e n t / C a p a c i t y B u i l d i n g w e r e n o t m a j o r p r o j e c t o b j e c t i v e s , b u t a r e e m e r g i n g a s i n c r e a I m p o r t a n t i m p r o v e m e n t s h a v e a l r e a d y b e e n a c c o m p l i s h e d i n c l a r i f y i n g i n t e r g o v e r n m e n t a l t r a n s f e r s , a n d t h e t r e n d i s i n t h e r i g h t d i r e c t i o n , t h o u g h i n T h e w a y i n w h i c h t h e E n v i r o n m e n t a l M a n a g e m e n t P l a n w a s d e s i g n e d a n d i m p l e m e n t e d h a s h e l p e d t o i n s t i t u t i o n a l i z e t h i s w a y o f t h i n k i n g . S u s t a i n i n g E s s e n t i a l M u n i c i p a l S e r v i c e s w a s a m a j o r p r o j e c t o b j e c t i v e . I t h a s b e e n f a c i l i t a t e d b y t h e p r o j e c t t h r o u g h s u p p o r t t o o p e r a t i n g e x p e n d i t u e x p e d i e n t , n o t i n t e n d e d t o g o b e y o n d r e s t o r i n g p r e v i o u s s e r v i c e l e v e l s o r c o v e r a g e . C . S u s t a i n a b i l i t y : ( P a n e l ’ s j u d g m e n t o f t h e l i k e l i h o o d t h a t t h e o p e r a t i o n ’ s r e s u l t s w i l l b e s u s t a i n a b l e i n t h e l o n g e r - t e r m ) L i k e l y C o m m e n t s : Q E A c o n c l u d e d t h a t i t i s h a r d t o s a y w i t h c o n f i d e n c e t h a t a n y t h i n g c o u l d b e s u s t a i n a b l e g i v e n t h e p o l i t i c a l i n s e c u r i t y . T h e p r o j e c t i s a T h i s Q S A p a n e l c o n c u r s t h a t w e s h o u l d a s s e s s t h e s u i t a b i l i t y o f t h a t b r i d g e a n d i t s p r o s p e c t s f o r b e c o m i n g s u s t a i n a b l e . I n t h a t s e n s e , t h e Q S A p a n e l l e v e l o f l o c a l g o v e r n m e n t s a r e s u i t a b l e a n d p o t e n t i a l l y s u s t a i n a b l e , a n d i n f a c t w e r e h a n d l e d b y t h e m u n i c i p a l i t i e s o n t h e i r o w n i n t h e p a s t . T h e f u n d r e v e n u e s b e t w e e n t h e c e n t r a l g o v e r n m e n t a n d m u n i c i p a l i t i e s h a s b e e n c l a r i f i e d , a t l e a s t f o r t h o s e m u n i c i p a l i t i e s n o t i n a r r e a r s t o I s r a e l i p u b l i c u t i l i t i A g e n t w o u l d h e l p t o i n v e s t i g a t e w a y s t o a d d r e s s t h e i s s u e s w i t h m u n i c i p a l i t i e s t h a t a r e i n a r r e a r s . M o s t i m p o r t a n t l y , p r o j e c t m e c h a n i s m s a r e a l r e a d o b j e c t i v e s o f t h e M u n i c i p a l F u n d - - h a r m o n i z e d s t a n d a r d s f o r a l l o c a t i o n s t o m u n i c i p a l i t i e s , c o n s o l i d a t i n g j o i n t r e p o r t i n g o n p r o j e c t s , i n c r e a s e d c o v e t h e w o r k i n t h e s e c t o r t o w a r d s a n o v e r a l l g o v e r n m e n t s t r a t e g y , r a t h e r t h a n b e i n g d o n o r - d r i v e n . 1 E i t h e r a s o r i g i n a l l y s t a t e d , o r a s r e v i s e d i f t h e r e h a s b e e n B o a r d - a p p r o v e d r e s t r u c t u r i n g f o r e x o g e n o u s r e a s o n s . 2 S p e c i f y w h i c h o n e o f t h e f o u r f o l l o w i n g : ( i ) A c h i e v e U n i v e r s a l P r i m a r y E d u c a t i o n ; ( i i ) R e d u c e C h i l d M o r t a l i t y ; ( i i i ) I m p r o v e M a t e r n a l H e a l t h ; ( i v ) C o m b a t H I V / A I D S , M a l a r i a a n d D e v e l o p m e n t . Page 10 Q U A L I T Y O F S U P E R V I S I O N A S S E S S M E N T ( Q S A 6 ) G U I D A N C E Q U E S T I O N N A I R E S u m m a r y A s s e s s m e n t S h e e t A s s e s s m e n t R a t i n g 1 = H i g h l y S a t i s f a c t o r y 2 = S a t i s f a c t o r y 3 = M o d e r a t e l y S a t i s f a c t o r y 4 = M o d e r a t e l y U n s a t i s f a c t o r y 5 = U n s a t i s f a c t o r y 6 = H i g h l y U n s a t i s f a c t o r y N A = N o t A p p l i c a b l e 1 . F o c u s o n D e v e l o p m e n t E f f e c t i v e n e s s 1 2 . S u p e r v i s i o n o f F i d u c i a r y / S a f e g u a r d A s p e c t s 1 3 . A d e q u a c y o f S u p e r v i s i o n I n p u t s a n d P r o c e s s e s 1 4 . C a n d o r a n d Q u a l i t y o f P r o j e c t P e r f o r m a n c e R a t i n g s 2 O V E R A L L A S S E S S M E N T 1 T h e o v e r a l l a s s e s s m e n t i s n o t a n a v e r a g e o f t h e a s s e s s m e n t s o f t h e c o n s t i t u e n t e l e m e n t s o f s u p e r v i s i o n . I n s t e a d , t h e p a n e l s h o u l d u s e i t s j u d g m e n t i n w e i g h i n g t h e r e l a t i v e i m p o r t a n c e o f c o n t e x t . I n m a k i n g t h e a s s e s s m e n t , t h e p a n e l s h o u l d c o n s i d e r t h e i m p o r t a n c e o f e a c h c a t e g o r y , a n d w i t h i n e a c h c a t e g o r y , t h e v a r i o u s q u e s t i o n s , t o s u p e r v i s i o n q u a l i t y . Page 11 Q U A L I T Y O F S U P E R V I S I O N A S S E S S M E N T ( Q S A 6 ) G U I D A N C E Q U E S T I O N N A I R E C o n t e x t : A . W i t h t h e e x p e r i e n c e o f i m p l e m e n t i n g a n d s u p e r v i s i n g t h e p r o j e c t t o d a t e , a s f a r a s c a n b e r e a d i l y d e t e r m i n e d : ( a ) W a s p r o j e c t d e s i g n a t e n t r y s o u n d ? C o m m e n t s : ( b ) D i d t h e p r o j e c t h a v e a s o u n d r e s u l t s f r a m e w o r k a t e n t r y t o e n a b l e t r a c k i n g t h e o p e r a t i o n ’ s p r o g r e s s t o w a r d s m e e t i n g i t s D O s ? C o m m e n t s : T h e r e s u l t s f r a m e w o r k w a s d e s i g n e d t o b e p r e t t y s t r a i g h t - f o r w a r d : ( a ) M i t i g a t e f u r t h e r d e t e r i o r a t i o n i n q u a l i t y a n d c o v e r a g e o f m u n i c i p a l s e r v i c e s ( c u s t o m e r s a t i s f a c t i o n s u r v e y s , % i n c r e a s e s i n s e r v i c e s d e l i v e r e d , a v e r i n c r e a s e i n m u n i c i p a l r e v e n u e s ) ; ( b ) g e n e r a t e t e m p o r a r y e m p l o y m e n t o p p o r t u n i t i e s ( n u m b e r o f m a n - d a y s d i r e c t a n d i n d i r e c t e m p l o y m e n t c r e a t e d ) ; a n d ( c ) i n t r o d u c e m e c h a n i s m t o l i n k c e n t r a l a n d l o c a l g o v e r n m e n t b u d g e t a r y p l a n n i n g a n d s t r e n g t h e n m u n i c i p a l c o s t m a n a g e m e n t ( e q u i t a b l e a l l o c a t i o n o f n u m b e r o f l o c a l g o v e r n m e n t s s u p p o r t e d v i a p r o j e c t , n u m b e r o f d o n o r s a n d a m o u n t o f f u n d s u s i n g j o i n t m e c h a n i s m s ) . H o w e v e r , i n a c t u a l p r a c t i c e , i t h a s n o t b e e n p o s s i b l e f o r s o m e m e a s u r e s t o m o v e b e y o n d a n e c d o t a l e v i d e n c e - - i n p a r t i c u l a r i n c r e a s e d s e r v i c e s . T h e o t a r e a w h e r e t h e p a n e l h a d q u e s t i o n s i s e v a l u a t i n g i m p a c t o f j o b c r e a t i o n - - w h i c h i n a b s o l u t e t e r m s i s v e r i f i a b l e , b u t i t s r e l a t i v e i m p o r t a n c e i n t h e l a r g e p o v e r t y i s q u e s t i o n a b l e . ( c ) A r e t h e p r o j e c t ’ s a s s u m p t i o n s a b o u t r e a c h i n g t h e D O r e a l i s t i c i n t e r m s o f t h e p l a n n e d d u r a t i o n o f t h e p r o j e c t , t e c h n i c a l f e a s i b i l i t y a n d m a n a c a p a c i t i e s ? C o m m e n t s : T h e t w o y e a r f r a m e w o r k w a s r e a l i s t i c f o r t h e e m e r g e n c y r e s p o n s e . T h e p a r a l l e l e f f o r t f o r i n s t i t u t i o n b u i l d i n g w i l l l i k e l y t a k e l o n g e r , b u t o b j e c t i v e w a s c a r e f u l l y f r a m e d i n t h e p r o j e c t d o c u m e n t s t o b e m e a s u r e d n o t b y t h e c r e a t i o n o f t h e M F , b u t r a t h e r u s e o f i m p r o v e d ( f a i r , t r a n s p a r e n t ) m f o r i n t e r g o v e r n m e n t a l t r a n s f e r s - - w h i c h h a s a l r e a d y b e g u n t o h a p p e n . ( d ) I s t h e B o r r o w e r c o m m i t t e d t o t h e P r o j e c t ? Page 12 C o m m e n t s : T h i s i s a v e r y s t r o n g a s p e c t o f t h e p r o j e c t - - t h e c o m m i t m e n t o f t h e M i n i s t r y o f L o c a l G o v e r n m e n t a n d c h a m p i o n e d b y t h e c u r r e n t M i n i s t a s w e l l a s t h e f u l l c o o p e r a t i o n o f t h e M i n i s t r y o f F i n a n c e a n d t h e M i n i s t r y o f P l a n n i n g v i a t h e S t e e r i n g C o m m i t t e e . ( e ) W a s t h e p r o j e c t r e a d y f o r i m p l e m e n t a t i o n a t a p p r o v a l ? C o m m e n t s : M e c h a n i s m s f o r f i r s t y e a r t r a n s f e r s a l r e a d y a g r e e d . T A t o w o r k w i t h m u n i c i p a l i t i e s q u i c k l y i n p l a c e . ( f ) W a s o v e r a l l i m p l e m e n t a t i o n p e r f o r m a n c e s a t i s f a c t o r y p r i o r t o F Y 0 3 ? C o m m e n t s : p r o j e c t b e c a m e e f f e c t i v e o n l y d u r i n g F Y 0 3 . ( g ) C o u l d t h e p r o b l e m s e n c o u n t e r e d d u r i n g i m p l e m e n t a t i o n h a v e b e e n i d e n t i f i e d a t e n t r y ? C o m m e n t s : N o t o n l y c o u l d , b u t w e r e i d e n t i f i e d a s r i s k s - - s e c u r i t y s i t u a t i o n a s w e l l a s d i f f i c u l t i e s i n b u i l d i n g n e w i n s t i t u t i o n s . ( h ) W e r e t h e r e a n y m a j o r c h a n g e s p r i o r t o F Y 0 3 ( t h r o u g h r e s t r u c t u r i n g a n d / o r M T R ) ? C o m m e n t s : Page 13 Q U A L I T Y O F S U P E R V I S I O N A S S E S S M E N T ( Q S A 6 ) G U I D A N C E Q U E S T I O N N A I R E C o n t e x t : B . C o m p l i a n c e w i t h s a f e g u a r d p o l i c i e s ( a ) P l e a s e m a r k b e l o w t h e a p p l i c a b i l i t y o f a n d c o m p l i a n c e w i t h s a f e g u a r d p o l i c i e s : P o l i c y A p p l i c a b i l i t y C o m p l i a n c e i . E n v i r o n m e n t a l A s s e s s m e n t ( O P 4 . 0 1 ) Y e s Y e s i i . N a t u r a l H a b i t a t s ( O P 4 . 0 4 ) N o N A i i i . F o r e s t r y ( O P 4 . 3 6 ) N o N A i v . P e s t M a n a g e m e n t ( O P 4 . 0 9 ) N o N A v . C u l t u r a l P r o p e r t y ( O P N 1 1 . 0 3 ) N o N A v i . I n d i g e n o u s P e o p l e s ( O D 4 . 2 0 ) N o N A v i i . I n v o l u n t a r y R e s e t t l e m e n t ( O P 4 . 3 0 ) N o N A v i i i . S a f e t y o f D a m s ( O P 4 . 3 7 ) N o N A i x . P r o j e c t s o n I n t e r n a t i o n a l W a t e r w a y s ( O P 7 . 5 0 ) N o N A x . P r o j e c t s i n D i s p u t e d A r e a s ( O P 7 . 6 0 ) N o N A ( b ) W e r e t h e r e a n y c o m p l i a n c e i s s u e s , i n c l u d i n g t h o s e o c c u r r i n g p r i o r t o F Y 0 3 ? i ) E n v i r o n m e n t N o C o m m e n t s : i i ) S o c i a l D e v e l o p m e n t N o C o m m e n t s : ( c ) I f t h e a n s w e r t o b ( i ) o r b ( i i ) i s Y e s , w e r e a p p r o p r i a t e m e a s u r e s t a k e n t o m i t i g a t e s a f e g u a r d a s p e c t s t h a t c o u l d h a v e h a d a d v e r s e i m p a c t s ? Page 14 i ) E n v i r o n m e n t N A C o m m e n t s ( e x p l a i n b r i e f l y t h e a d e q u a c y o f m i t i g a t i n g m e a s u r e s a n d i n d i c a t o r s / b e n c h m a r k s u s e d t o m o n i t o r p r o g r e s s ? ) : i i ) S o c i a l D e v e l o p m e n t N A C o m m e n t s ( e x p l a i n b r i e f l y t h e a d e q u a c y o f m i t i g a t i n g m e a s u r e s a n d i n d i c a t o r s / b e n c h m a r k s u s e d t o m o n i t o r p r o g r e s s ? ) : C . I n l i g h t o f a n s w e r s t o q u e s t i o n s u n d e r A a n d B , w h a t s h o u l d h a v e b e e n t h e s u p e r v i s i o n s t r a t e g y / f o c u s d u r i n g F Y 0 3 - 0 4 ? P a n e l a g r e e s w i t h t h e s u p e r v i s i o n s t r a t e g y a c t u a l l y f o l l o w e d - - g i v i n g t o p p r i o r i t y t o p u t t i n g m o s t s u p e r v i s i o n r e s p o n s i b i l i t y i n t h e f i e l d i n o r d e r t o b e O t h e r p a r t s o f t h e s t r a t e g y i n c l u d e d : b a l a n c i n g t h e e m e r g e n c y a n d m e d i u m - t e r m g o a l s a n d u s i n g t h e m t o f e e d b a c k i n t o e a c h o t h e r ; m i x o f s k i l l e d s p d o n o r s ; a n d s t r o n g a n d h a r m o n i o u s H Q / F i e l d w o r k i n g r e l a t i o n s . Page 15 Q U A L I T Y O F S U P E R V I S I O N A S S E S S M E N T ( Q S A 6 ) G U I D A N C E Q U E S T I O N N A I R E A s s e s s m e n t R a t i n g 1 = H i g h l y S a t i s f a c t o r y 2 = S a t i s f a c t o r y 3 = M o d e r a t e l y S a t i s f a c t o r y 4 = M o d e r a t e l y U n s a t i s f a c t o r y 5 = U n s a t i s f a c t o r y 6 = H i g h l y U n s a t i s f a c t o r y N A = N o t A p p l i c a b l e 1 . F o c u s o n D e v e l o p m e n t E f f e c t i v e n e s s W i t h t h e e x p e r i e n c e o f s u p e r v i s i n g t h e p r o j e c t d u r i n g F Y 0 3 - 0 4 , a s s e s s t h e q u a l i t y o f B a n k p e r f o r m a n c e f o r : 1 . 1 I d e n t i f i c a t i o n a n d A s s e s s m e n t o f P r o b l e m s a ) T i m e l y i d e n t i f i c a t i o n a n d a s s e s s m e n t o f i m p l e m e n t a t i o n p r o b l e m s ? b ) T i m e l y i d e n t i f i c a t i o n a n d a s s e s s m e n t o f p o s s i b l e t h r e a t s t o D O ? C o m m e n t s : T h e T a s k T e a m i n t h e f i e l d w a s i n c l o s e c o n t a c t w i t h c l i e n t s , a n d w o r k e d p r a g m a t i c a l l y o n i m p l e m e n t a t i o n i s s u e s , m e e t i n g j o i n t l y w i t h t h e P C U a n d t h e T A c o n s u l t a n t s o n a r e g u l a r b a s i s . 1 . 2 F o c u s o n S u s t a i n a b i l i t y a ) B o r r o w e r a n d S t a k e h o l d e r O w n e r s h i p b ) T e c h n i c a l A s s i s t a n c e , T r a i n i n g a n d C a p a c i t y B u i l d i n g c ) R e a d i n e s s f o r O p e r a t i o n a l P h a s e ( i n c l u d i n g f i n a n c i n g ) C o m m e n t s : T h i s w a s a s t r o n g e l e m e n t o f t h e p r o j e c t , a n d t h e T a s k T e a m c a r e f u l l y e m p h a s i z e d b u i l d i n g t h e c a p a c i t y o f t h e w i l l i n g a n d e a g e r M i n i s t r y o f L o c a l G o v e r n m e n t u n d e r t h e n e w M i n i s t e r . T h e T a s k T e a m a l s o c a r e f u l l y m o n i t o r e d t h e w o r k o f t h e T A c o n s u l t a n t s w o r k i n g a t t h e m u n i c i p a l l e v e l - - n o t o n l y f o r t h e s u b p r o j e c t s , b u t a l s o t o e n s u r e t h a t t h e T A c o n s u l t a n t s p u r s u e d a s o u n d t r a i n i n g p r o g r a m . T h e y a l s o w o r k e d t o i m p r o v e t h e q u a l i t y o f t h e i r p r o g r e s s r e p o r t i n g . 1 . 3 A c t i o n s T a k e n a n d F o l l o w - U p Page 16 a ) A p p r o p r i a t e n e s s o f A d v i c e a n d P r o p o s e d S o l u t i o n s t o t h e B o r r o w e r ( i n c l u d i n g A c t i o n P l a n ) b ) A p p r o p r i a t e n e s s a n d S p e e d o f B a n k f o l l o w - u p a c t i o n ( i n c l u d i n g e . g . , c a n c e l l a t i o n s , s u s p e n s i o n s ) c ) I m p a c t a n d e f f e c t i v e n e s s o f B a n k a c t i o n s ( i n c l u d i n g r i s k m a n a g e m e n t ) d ) Q u a l i t y o f M i d - T e r m - R e v i e w ( i f i t t o o k p l a c e d u r i n g F Y 0 3 - F Y 0 4 ) e ) Q u a l i t y o f R e s t r u c t u r i n g P l a n ( i f i t t o o k p l a c e d u r i n g F Y 0 3 - F Y 0 4 ) C o m m e n t s : B a n k a c t i o n s w e r e v e r y e f f e c t i v e i n h e l p i n g t h e M i n i s t r y o f L o c a l G o v e r n m e n t p u r s u e a p r o g r a m ( i n s t e a d o f a p r o j e c t ) o u t l o o k a n d p r o m o t e t h e p r o g r a m t o o t h e r d o n o r s , h e l p i n g t o h a r m o n i z e p r o c e d u r e s ( a n d t h e r e b y s i m p l i f y i n g d e m a n d s o n M O L G ) . A s w i l l b e n o t e d i n t h e s u p e r v i s i o n o f f i d u c i a r y / s a f e g u a r d s s e c t i o n b e l o w , s u p e r v i s i o n a p p r o a c h o n t h e s e m a t t e r s w a s a l s o v e r y e f f e c t i v e i n n o t o n l y d e v e l o p i n g p r o j e c t m e c h a n i s m s , b u t m o s t i m p o r t a n t l y f i n d i n g w a y s t o i n s t i t u t i o n a l i z e t h e i m p r o v e d p r a c t i c e s w i t h i n t h e p r o j e c t e n t i t i e s . T h e M i d - t e r m R e v i e w t o o k p l a c e a b o u t 6 m o n t h s l a t e r t h a n o r i g i n a l s c h e d u l e , b u t e v e n t h e n d i d n o t h a v e t h e r e s u l t s o f t h e c l i e n t s u r v e y i n W B n o r t h e s u r v e y o f i m p a c t o n L G U b u d g e t s . 1 . 4 P e r f o r m a n c e M o n i t o r i n g a ) E x t e n t t o w h i c h t h e t a s k t e a m m a d e u s e o f t h e k e y i n d i c a t o r s t o a s s e s s t h e p r o j e c t ’ s p e r f o r m a n c e , a s r e p o r t e d i n t h e P S R . b ) E x t e n t t o w h i c h t h e i n d i c a t o r s ( b o t h q u a n t i t a t i v e a n d q u a l i t a t i v e ) h a v e b e e n u s e d t o i d e n t i f y a n d a d d r e s s p o t e n t i a l o b s t a c l e s t o t h e a c h i e v e m e n t o f t h e D O ( a t t e n t i o n t o o u t c o m e s ) C o m m e n t s : W h i l e n o t r e p o r t e d i n t h e P S R ( c o v e r e d i n 4 . 0 b e l o w ) , t h e T a s k T e a m d i d u s e k e y i n d i c a t o r s t o a s s e s s t h e p r o j e c t . T h e s e i n c l u d e d n u m b e r o f m a n - d a y s e m p l o y m e n t a n d n u m b e r o f l o c a l g o v e r n m e n t u n i t s w o r k i n g w i t h t h e p r o j e c t . H o w e v e r i t w a s o n l y p o s s i b l e t o c o l l e c t a n e c d o t a l e v i d e n c e a b o u t t h e i m p a c t o f t h e p r o j e c t i n v e s t m e n t s o n s e r v i c e d e l i v e r y a n d L G U r e v e n u e s . 1 . 5 E f f e c t i v e u s e o f t h e C P P R o r o t h e r v e n u e s f o r p o r t f o l i o r e v i e w w i t h t h e b o r r o w e r t o r e s o l v e p r o b l e m s a f f e c t i n g t h e p r o j e c t , i n c l u d i n g c r o s s - s e c t o r a l i s s u e s ( e . g . g o v e r n a n c e , t r a n s p a r e n c y ) . C o m m e n t s : T h e T a s k T e a m e x p l a i n e d t h a t t h e i n i t i a l p r o j e c t d e s i g n h a d b e n e f i t e d f r o m a n i n f o r m a l C P P R d i a g n o s i n g p r o b l e m s w i t h p r e v i o u s e m e r g e n c y p r o j e c t s . T h e f i r s t f o r m a l C P P R w a s h e l d i n 2 0 0 3 , a n d t h e T a s k T e a m c o n s i d e r e d i t v e r y u s e f u l t o h e l p i n s t r a t e g i z i n g a b o u t c o m m o n i s s u e s a c r o s s p r o j e c t s a s w e l l a s p l a c i n g t h i s p r o j e c t i n t h e c o n t e x t o f t h e B a n k ' s o v e r a l l o b j e c t i v e s . T h e y a l s o n o t e d t h e C F A A a n d f o r t h c o m i n g C P A R s h o u l d a l s o h e l p f r a m e b e t t e r c o u n t r y l e v e l s o l u t i o n s f o r i m p l e m e n t a t i o n i s s u e s . Page 17 Q U A L I T Y O F S U P E R V I S I O N A S S E S S M E N T ( Q S A 6 ) G U I D A N C E Q U E S T I O N N A I R E 2 . S u p e r v i s i o n o f F i d u c i a r y / S a f e g u a r d A s p e c t s W i t h t h e e x p e r i e n c e o f s u p e r v i s i n g t h e p r o j e c t d u r i n g F Y 0 3 - 0 4 , a s s e s s t h e a d e q u a c y o f s u p e r v i s i o n o f : 2 . 1 P r o c u r e m e n t e . g . , P o s t r e v i e w s , q u a l i t y a n d t i m e l i n e s s o f a d v i c e a n d f o l l o w - u p a c t i o n C o m m e n t s : T h e T a s k T e a m e x p l a i n e d t h a t t h e s u p e r v i s i o n t e a m i n c l u d e s s e v e r a l l o c a l c o n s u l t a n t s w h o a r e p r o c u r e m e n t a c c r e d i t e d . T h e y h a n d l e s m a g o o d s a n d w o r k s p r o c u r e m e n t a c t i v i t i e s ( m o s t o f t h e s u b p r o j e c t s ) d i r e c t l y f r o m t h e f i e l d . T h e r e w a s a r e g u l a r p r o g r a m f o r e x p o s t r e v i e w s , i n c l u d i n g c h e c k i n g o f t h e p h y s i c a l w o r k s . T h e l a r g e T A c o n t r a c t f o r t h e M a n a g e m e n t A g e n t w a s c l o s e l y f o l l o w e d b y t h e b o t h H Q a n d F i e l d s t a f f i n t e r m s o f s u o f t h e T O R s a n d t h e c o n t r a c t i n g p r o c e s s e s , a n d f o r m a l p r o c u r e m e n t c l e a r a n c e s w e r e h a n d l e d b y p r o c u r e m e n t s p e c i a l i s t s a t H Q . 2 . 2 F i n a n c i a l M a n a g e m e n t e . g . , A c c o u n t i n g / a u d i t i n g ; f i n a n c i a l i n f o r m a t i o n ( e . g . , P M R s ) , S p e c i a l A c c o u n t R e v i e w s , S O E p r o c e s s e s C o m m e n t s : C o u n t r y o f f i c e F M S h a s p a r t i c i p a t e d i n b o t h f o r m a l s u p e r v i s i o n a n d M T R m i s s i o n s i n F Y 0 4 a n d t o t h e A M s . H e r e p o r t s t h a t h e v i s i t s t h e o n a r e g u l a r b a s i s t h u s b e i n g a b l e t o d e a l p r o m p t l y w i t h F M i s s u e s . I n a d d i t i o n , d u r i n g t h e M T R t h e m i s s i o n c o n d u c t e d f i e l d v i s i t s t o 1 2 m u n i c i p a l i t i s y s t e m a n d i t s o p e r a t i o n n o t e d a s s a t i s f a c t o r y . S o m e s m a l l a m o u n t s o f i n e l i g i b l e e x p e n d i t u r e h a v e b e e n r e s o l v e d . W o r k o n F M R s i s o n t r a c k a n d f i r s r e p o r t r e c e i v e d o n t i m e a n d a c c e p t e d . 2 . 3 L e g a l A s p e c t s e . g . , L e g a l c o m p l i a n c e ; r e l e v a n c e o f l e g a l c o v e n a n t s ; c l a r i t y / t i m e l i n e s s o f a d v i c e C o m m e n t s : 2 . 4 E n v i r o n m e n t a l A s p e c t s e . g . , E n v i r o n m e n t a l i m p a c t , s a f e g u a r d c o m p l i a n c e C o m m e n t s : T h e p r o j e c t i n v o l v e d s u b p r o j e c t s w i t h v e r y m i n o r p o t e n t i a l l y n e g a t i v e i m p a c t s . Y e t w i t h i n w h a t m u s t b e a v e r y d i f f i c u l t w o r k i n g e n v i r o n t h e T e a m e x h i b i t e d a d e g r e e o f p r o f e s s i o n a l d i l i g e n c e f o r i m p l e m e n t a t i o n o f a g r e e d u p o n e n v i r o n m e n t a l s a f e g u a r d i s s u e s t h a t h a v e n o t b e e n o b s e r v e d m a n y p r o j e c t s w i t h m u c h g r e a t e r p o t e n t i a l l y a d v e r s e i m p a c t s i n m u c h l e s s a d v e r s e w o r k i n g c o n d i t i o n s . 2 . 5 S o c i a l A s p e c t e . g . , S o c i a l i m p a c t , s a f e g u a r d c o m p l i a n c e C o m m e n t s : T T h a s d o n e a n e x c e l l e n t s u p e r v i s i o n j o b u n d e r t r y i n g c i r c u m s t a n c e s . B a s i c o u t p u t s o f i m p r o v e d s e r v i c e d e l i v e r y a n d c r i t i c a l l o c a l i n f r a s h a v e b e e n g e n e r a l l y a c h i e v e d w i t h a l m o s t 4 0 0 m u n i c i p a l i t i e s p a r t i c i p a t i n g r e p r e s e n t i n g o v e r 9 0 % o f t o t a l W B G p o p u l a t i o n . Q u a l i t a t i v e s o c i a l o u t c o m h a v e b e e n a s i m p r e s s i v e . L o c a l l e v e l p a r t i c i p a t i o n i n d e c i s i o n m a k i n g h a s w o r k e d e f f e c t i v e l y , i n c l u d i n g i n c l u s i o n o f w o m e n i n d e c i s i o n m a k i n g b o d i e h a s c o n s i d e r a b l y i m p r o v e d l o c a l g o v e r n a n c e , e s p e c i a l l y i n r e s p o n s i v e n e s s a n d a c c o u n t a b i l i t y o f l o c a l c o u n c i l s t o c i t i z e n s . M i n i s t e r o f L G i s v e r y s t r o c h a m p i o n , a n d h a s a d o p t e d l o c a l p a r t i c i p a t i o n m o d e l f o r w i d e r a p p l i c a t i o n , i s s u i n g T o R f o r a C o m m u n i t y P a r t i c i p a t i o n S p e c i a l i s t t o e x p a n d t h e a p p r o o t h e r a r e a s / s e c t o r s . T T h a s a l s o w o r k e d w e l l t o h a r m o n i z e a p p r o a c h e s o f v a r i o u s d o n o r s ( i n c l u d i n g E U , F r e n c h , I t a l i a n s , B e l g i a n s , D a n e s a n d o t h e r s g r e a t e r o r l e s s e r e x t e n t ) , s o m e o f w h o m a r e a l r e a d y m e m b e r s o f t h e S t e e r i n g C o m m i t t e e w h i c h p r o m o t e s a c o o r d i n a t e d d e v e l o p m e n t a p p r o a c h ( m o r e t o j o i n i n t h e n e a r f u t u r e ) . O v e r a l l t h e T T h a s u s e d a n i n n o v a t i v e a n d " o p p o r t u n i s t i c " a p p r o a c h t o s u p e r v i s i o n w h i c h h a s i n c l u d e d s i t e v i s i t s ( o f t e n t o Page 18 v e n u e s a t t h e l a s t m i n u t e d e p e n d i n g o n c l o s u r e s a n d c h e c k p o i n t s ) , f r e q u e n t t e l e p h o n e a n d o t h e r c o m m u n i c a t i o n s w i t h m a y o r s , p u b l i c a n d p r i v a t e s e c t o f f i c i a l s , N G O s , a n d o t h e r s w i t h w h o m s t r o n g r e l a t i o n s h i p s h a v e b e e n b u i l t , a n d e v e n i n f o r m a l v i s i t s a n d r e p o r t s b y t e a m m e m b e r s w h o l i v e i n a r e a s w h i c h t h e p r o j e c t i s b e i n g i m p l e m e n t e d . O v e r a l l , t h e s u p e r v i s i o n e f f o r t h a s l e d t o s o c i a l d e v e l o p m e n t o u t c o m e s w h i c h h a v e p o t e n t i a l i m p a c t f a r b e y o p r o j e c t i t s e l f . Page 19 Q U A L I T Y O F S U P E R V I S I O N A S S E S S M E N T ( Q S A 6 ) G U I D A N C E Q U E S T I O N N A I R E 3 . A d e q u a c y o f S u p e r v i s i o n I n p u t s a n d P r o c e s s e s W i t h t h e e x p e r i e n c e o f s u p e r v i s i n g t h e p r o j e c t d u r i n g F Y 0 3 - 0 4 , a s s e s s t h e q u a l i t y o f B a n k i n p u t s a n d p r o c e s s e s : 3 . 1 S t a f f i n g a ) S t a f f C o n t i n u i t y b ) S u p e r v i s i o n S k i l l M i x c ) D e g r e e o f C o u n t r y O f f i c e I n v o l v e m e n t a n d C o n t r i b u t i o n C o m m e n t s : T h e c u r r e n t T T L a n d m a n y o t h e r m e m b e r s o f t h e c u r r e n t T a s k T e a m w e r e p a r t o f t h e o r i g i n a l p r o j e c t p r e p a r a t i o n / a p p r a i s a l t e a m , t h e r e b y g o o d c o n t i n u i t y . T h e s k i l l m i x i s d i v e r s e . S t a f f i n t h e F i e l d O f f i c e h a v e c l o s e c o n t a c t s w i t h t h e p r o j e c t e n t i t i e s , a n d r e c e i v e g o o d b a c k u p f r o m H Q t e a m m e m b e r s . H Q F i e l d O f f i c e s t a f f a p p e a r t o h a v e d e v e l o p e d e x e m p l a r y c o o p e r a t i o n . T h e p a n e l a s c r i b e d t h i s t o t h e p r i m a c y g i v e n t o t h e n e e d s o f t h e c l i e n t , a n d n o t t t h e B a n k r e q u i r e m e n t s . E v e r y o n e i s o n t h e T e a m , a n d n o t j u s t t a k i n g c a r e o f h i s / h e r o w n b i t o f t u r f . 3 . 2 S u p e r v i s i o n A c t i v i t i e s a ) M i s s i o n P r e p a r a t i o n / T O R s , m i s s i o n f r e q u e n c y a n d t i m e s p e n t i n t h e f i e l d b ) Q u a l i t y o f i n t e r a c t i o n w i t h B o r r o w e r o u t s i d e o f f o r m a l m i s s i o n s C o m m e n t s : T h e F i e l d S t a f f l e a d t h e s u p e r v i s i o n e f f o r t . G i v e n t h e d i f f i c u l t s e c u r i t y e n v i r o n m e n t , p l a n n i n g f o r s i t e v i s i t s h a s t o b e o p p o r t u n i s t i c a n d f l e D e s p i t e t h e d i f f i c u l t i e s , t h e d e c i s i o n t o p l a c e s t a f f i n W B a n d i n G a z a h a s p a i d o f f , i n t e r m s o f a b i l i t y t o k e e p i n c l o s e t o u c h a s w e l l a s t o h a v e t h e c o o f c o u n t e r p a r t s . I n t e r a c t i o n o u t s i d e o f f o r m a l m i s s i o n s i s a l m o s t a d a i l y a f f a i r . 3 . 3 Q u a l i t y o f S u p e r v i s i o n D o c u m e n t a t i o n a n d F o l l o w - u p ( A i d e - m e m o i r e a n d f o l l o w - u p l e t t e r s w e l l o r g a n i z e d , f o c u s e d o n k e y i s s u e s a n d s o l u t i o C o m m e n t s : A i d e M e m o i r e o f M i d - t e r m r e v i e w w a s w e l l o r g a n i z e d , a n d f o c u s e d o n k e y i s s u e s . 3 . 4 E f f e c t i v e n e s s o f R e l a t i o n s h i p s a ) W i t h t h e B o r r o w e r b ) W i t h d o n o r s a n d o t h e r s t a k e h o l d e r s Page 20 C o m m e n t s : S u c c e s s i n b u i l d i n g e f f e c t i v e r e l a t i o n s h i p s c a n b e c o n s i d e r e d t h e m a j o r a c h i e v e m e n t o f t h i s s u p e r v i s i o n e f f o r t . T h e T a s k T e a m d i d a l l o w c h a n g e i n M i n i s t e r i n c r e a s e d t h e i r a c c e s s a n d o p p o r t u n i t i e s , a n d t h a t s i n c e h e c a m e o n b o a r d , t h e p r o j e c t s t a r t e d t o t a k e r o o t . T h e c o n s t r u c t i v e r e l a t i o n s h i p w i t h E C a n d s u b s e q u e n t l y w i t h o t h e r d o n o r s h a s h e l p e d t o h a r m o n i z e p r o j e c t s y s t e m s a n d r e d u c e a d m i n i s t r a t i v e b u r d e n M i n i s t r y o f L o c a l G o v e r n m e n t . 3 . 5 M a n a g e m e n t I n p u t s a ) A d e q u a c y a n d s p e e d o f m a n a g e m e n t a t t e n t i o n a n d a c t i o n s i ) M i s s i o n ’ s s t r a t e g i c f o c u s a n d p r o b l e m s o l v i n g i i ) M i s s i o n s d e b r i e f i n g i i i ) P S R a n d p o s t - m i s s i o n f o l l o w - u p ? C o m m e n t s : T h e p a n e l c o n s i d e r e d t h e r e l a t i o n s h i p o f t h e T a s k T e a m w i t h M a n a g e m e n t a n d t h e C o u n t r y T e a m t o b e v e r y g o o d . T h e l e v e l o f m u t u a l u n d e r s t a n d i n g w a s h i g h , w i t h t h e C o u n t r y D i r e c t o r c l e a r a b o u t h o w t h e p r o j e c t h e l p s t o p u r s u e t h e B a n k ' s i n s t i t u t i o n a l d e v e l o p m e n t o b j e c t i v e s w i t h t h e P a l e s t i n i a n A u t h o r i t y . T h e T a s k T e a m h a s a l s o t a k e n p a i n s t o e n s u r e t h a t a l l a r e p r o p e r l y b r i e f e d a b o u t w h a t i s h a p p e n i n g . T h e r e a l s o a p p e a r s t o b e g o o d c o h e s i o n b e t w e e n t h e N e t w o r k a n d t h e U r b a n U n i t , f a c i l i t a t i n g T a s k T e a m w o r k . T h e o n e a r e a w h e r e t h e p a n e l w o u l d f a u l t m a n a g e m e n t w a s i n n o t i n s i s t i n g t h a t t h e P S R s i n c l u d e u p d a t e d m o n i t o r i n g o f t h e o u t c o m e i n d i c a t o r s . T h e p a n e l i s a w a r e t h a t s o m e o f t h i s d a t a i s a v a i l a b l e i n o t h e r p r o j e c t d o c u m e n t s . b ) A d e q u a c y o f s u p e r v i s i o n b u d g e t ( i n c l u d i n g l e v e r a g i n g w i t h o t h e r t a s k s , d o n o r s ) A b o u t E n o u g h C o m m e n t s : T h e T a s k T e a m e x p l a i n e d t h a t a d d i t i o n a l r e s o u r c e s w e r e m a d e a v a i l a b l e f o r s u p e r v i s i o n i f a g o o d c a s e c o u l d b e m a d e . ( c ) E f f e c t i v e n e s s o f B u d g e t U s e ( i n c l u d i n g u s e o f T F s ) C o m m e n t s : T h e F Y 0 3 s u p e r v i s i o n b u d g e t o f $ 9 5 , 0 0 0 w a s u s e d e f f i c i e n t l y - - a b l e t o d r a w o n a s i g n i f i c a n t n u m b e r o f e x p e r t s i n v a r i o u s f i e l d s a n d a t c o m p a r a t i v e l y l o w u n i t c o s t s b y u s i n g l o c a l s t a f f a n d c o n s u l t a n t s . T h e b u d g e t w a s a l s o u s e d e f f e c t i v e l y - - a s i t p u t g o o d p e o p l e o n t h e g r o u n d w i t h g w h o a r e f u l l y c o m m i t t e d t o t h e e f f o r t . Page 21 Page 22 Q U A L I T Y O F S U P E R V I S I O N A S S E S S M E N T ( Q S A 6 ) G U I D A N C E Q U E S T I O N N A I R E 4 . C a n d o r a n d Q u a l i t y o f P r o j e c t P e r f o r m a n c e R e p o r t i n g ( F Y 0 3 - 0 4 ) 4 . 1 A c c u r a c y o f t h e r a t i n g s f o r D O , I P a n d o v e r a l l r i s k ? C o m m e n t s : T h e p a n e l a g r e e d t h a t t h e r a t i n g s w e r e a p p r o p r i a t e , a n d b a l a n c e d f a i r l y t h e i m p o r t a n c e a n d s t a t u s o f t h e t h r e e c o m p o n e n t s . 4 . 2 A d e q u a t e e x p l a n a t i o n o f D O , I P a n d r i s k r a t i n g s a n d o f a n y c h a n g e i n r a t i n g s ? C o m m e n t s : 4 . 3 A c c u r a c y o f s u b r a t i n g s a n d t h e i r c o n s i s t e n c y w i t h o v e r a l l D O , I P a n d r i s k r a t i n g ? C o m m e n t s : 4 . 4 E f f e c t i v e u s e o f K e y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r s , a c t u a l v s . t a r g e t , i n P S R s t o s u p p o r t e x p l a n a t i o n i n 4 . 2 a b o v e ? C o m m e n t s : I n t h i s o t h e r w i s e s t e l l a r p e r f o r m a n c e , t h e p a n e l r e g r e t s t o h a v e t o n o t e o n e a r e a w h e r e t h e T a s k T e a m m i s s e d a n o p p o r t u n i t y . T h e P S R s i n f o r m a t i o n a b o u t t h e k e y p e r f o r m a n c e i n d i c a t o r s i n t h e s t a n d a r d P S R A n n e x , a l t h o u g h s o m e m o n i t o r i n g i s d e s c r i b e d i n t h e P S R t e x t . T h e T a s k T e a m e x p l a i n e d t h a t i t w a s n o t p o s s i b l e t o m o v e f r o m t h e a n e c d o t a l e v i d e n c e a v a i l a b l e f r o m t h e p r o j e c t r e c o r d s t o a n a g g r e g a t e s e t o f n u m i n d i c a t o r s , s u c h a s s e r v i c e c o v e r a g e , i n c r e a s e d e x p e n d i t u r e s o n v a r i o u s m u n i c i p a l s e r v i c e s , o r i n c r e a s e s i n c e n t r a l g o v e r n m e n t t r a n s f e r s . T h e p a n e l s t h i s u n d e r l y i n g i s s u e s h o u l d h a v e b e e n r e p o r t e d / d i s c u s s e d w i t h m a n a g e m e n t , i n c l u d i n g m a k i n g a n e v a l u a t i o n o f w h a t o t h e r i n d i c a t o r s c o u l d b e d e v e u s e f u l t o t h e M i n i s t e r o f L o c a l G o v e r n m e n t a n d o t h e r s w i s h i n g t o p r o v i d e l e a d e r s h i p a n d g u i d a n c e t o t h e p r o j e c t . Page 23