Ministry of Justice and Public Administration   of the Republic of Serbia      Multi Donor Trust Fund   for Justice Sector Support              2012 Recipient‐Executed Annual Progress Report           prepared by  Reform Facilitation Unit  and Project Implementation Unit            December 2012    2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  TABLE OF CONTENTS    1 ROJECT BACKGROUND AND CONTEXT    1.1 MDTF Background Brief    1.2 Component Descriptions    1.3 Relevant Key Developments in the Justice Sector during 2012    2 SUB‐COMPONENT 2.1: REFORM FACILITATION UNIT     2.1 Introduction    2.2 Planned Deliverables for 2013    2.3 Institutional Capacity      2.3.1 Over‐Arching Objective      2.3.2 Description of Delivery of Activities and their Impact in Supporting         the Development Objective      2.3.3 Planned Deliverables for 2013    2.4 Strengthening Resource Management and Aid Coordination      2.4.1 Over‐Arching Objective      2.4.2 Description of Delivery of Activities and their Impact in Supporting         the Development Objective      2.4.3 Planned Deliverables for 2013    2.5 Modernization of Judicial Facilities and Infrastructure      2.5.1 Over‐Arching Objective      2.5.2 Description of Delivery of Activities and their Impact in Supporting         the Development Objective      2.5.3 Planned Deliverables for 2013    2.6 Outreach, Monitoring and Evaluation      2.6.1 Over‐Arching Objective      2.6.2 Description of Delivery of Activities and their Impact in Supporting         the Development Objective      2.6.3 Planned Deliverables for 2013    3 SUB‐COMPONENT 2.2: ACCESS TO JUSTICE     3.1 Over‐Arching Objective    3.2 Description of Delivery of Activities and their Impact in Supporting the         Development Objective    3.3 Planned Deliverables for 2013    4 DISBURSEMENTS    4.1 Overall Disbursements    4.2 Disbursements Based on Categories       4.2.1 Total Uses of Funds Based on Categories      4.2.2 Total Uses of Funds Based on Components    4.3 Projected Disbursement for Remainder of Project by Calendar Year    5 CONTRACTED AMOUNTS   2 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  ABBREVIATIONS    ACMS    Automatic Case Management System (AVP or SAPS)  ADR     Alternative Dispute Resolution    AtJ     Access to Justice    CC     Criminal Code    CEDAW   Committee on the Elimination of Discrimination against Women    CEPEJ    CoE’s European Commission for the Efficiency of Justice    CMS    Case Management System    CoE     Council of Europe  CoP    Community of Practice  EC     European Commission  EPLO    European Public Law Organization  EU     European Union    FLA     Free Legal Aid  GRECO    Group of States against Corruption   HJC  High Judicial Council  ICT     Information Communication Technology  IPA     Instruments for Pre‐Accession Assistance  JA     Judicial Academy  JRGA     Judicial Reform and Government Accountability  JUSTPAL  Justice Sector Peer‐Assisted Learning  MDTF‐JSS   Multi Donor Trust Fund ‐ Justice Sector Support  MLA    Mutual Legal Assistance  MoI     Ministry of Interior  MoJ    Ministry of Justice (until July 2012)  MoJPA     Ministry of Justice and Public Administration (since July 2012)  NJRS     National Judicial Reform Strategy  NPAA    National Programme for the Adoption of the Acquis   NPI    National Implementation Programme  PIU     Project Implementation Unit  PP     Procurement Plan   QCBS     Quality‐ and Cost‐Based Selection   RCCP    Review of Criminal Chain Process  RfP     Request for Proposal  RFU     Reform Facilitation Unit  SCC    Supreme Court of Cassation  SIC    Strategy Implementation Council  SPC     State Prosecutorial Council  THIGJ    The Hague Institute for Global Justice  ToR     Terms of Reference  UNCAC    United Nations Convention against Corruption  UNDP     United Nations Development Program  UNODC   United Nations Office on Drugs and Crime  WB     World Bank  WG     Working Group    3 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  1 PROJECT BACKGROUND AND CONTEXT      1.1 MDTF‐JSS Background Brief     The  World  Bank‐executed  Multi  Donor  Trust  Fund  for  Justice  Sector  Support  (MDTF‐JSS)  was  established  in  January  2009  at  the  request  of  donors  and  the  Serbian  Ministry  of  Justice  (now  Ministry  of  Justice  of  Justice  and  Public  Administration,  MoJPA),  to  serve  as  a  mechanism  to  pool  donor  contributions  for  financing  a  coordinated  work  program  in  support  of  the  MoJPA  and  other  justice  sector  institutions  in  achieving  the  objectives  of  the  National  Judicial  Reform  Strategy (NJRS) adopted in April 2006.   However,  after  the  launching  of  the  MDTF‐JSS  it  became  clear  that  some  of  the  MDTF‐JSS  objectives  could  be  better  met  through  the  adjustment  of  the  set‐up  of  the  Trust  Fund  to  a  jointly  executed  hybrid  Trust  Fund.  The  MoJPA,  donor  representatives  in  Belgrade  and  the  World  Bank  task  team  therefore  agreed  to  amend  the  arrangement  of  the  Trust  Fund  allowing  for Recipient‐execution of part of the Trust Fund. Consequently, there are now two parts of the  Fund, one Bank‐executed, and the other Recipient‐executed (Government‐executed).   Representatives  of  the  European  Union  have  expressed  intentions  to  contribute  to  the  Trust  Fund.  The  EU  Instrument  for  Pre‐Accession  Assistance  (IPA)  Management  Committee  will  approve  the  next  round  of  IPA  funding  for  Serbia  and  intend  to  join  the  MDTF‐JSS  through  an  IPA  funded  contribution.  The  total  funds  for  the  EU  contribution  are  anticipated  to  be  approximately USD 2.85 million.    The  process  of  restructuring  of  the  Trust  Fund  is  at  the  time  of  preparation  of  this  report  in  its  final  phase  and  all  existing  donors  should  formally  consent  to  the  Framework  Agreement  between  the  WB  and  the  EU.  The  Amendment  to  the  Grant  Agreement  between  the  WB  and  the  MoJPA  reflecting  several  changes  is  about  to  be  signed.  Modifications  include  operating  costs  as  a  new  category  of  Eligible  Expenditures  and  increase  of  eligible  expenses  financed  by  the grant funds from 80% to 100%.    This  report  covers  the  activities  implemented  by  the  Government‐executed  part  of  the  Trust  Fund in the period between the January 1st, 2012 and December 7th, 2012, namely the activities  of the Project Implementation Unit (PIU) and Reform Facilitation Unit (RFU).  The  PIU  comprising  a  PIU  director  appointed  and  funded  by  the  MoJPA,  one  procurement  specialist  and  one  financial  management  specialist  both  funded  by  the  Grant,  with  resources  and terms of reference satisfactory to the Bank, continue to be in operation. The PIU continues  to  have  responsibilities  to  carry  out  the  day  to  day  Project  implementation  and  management,  including  financial  and  procurement  management,  disbursement,  fiduciary  compliance,  and  monitoring  and  reporting  arrangements.  All  World  Bank  policies  and  processes  in  respect  of  procurement and financial management apply.    Procurement  Specialist  ‐  local  consultant  contracted  since  April  1st  2011.  This  contract  was  amended  on  December  31st  2011  to  extend  the  engagement  until  December  31st  2015.     4 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report   Financial  Management  Specialist  ‐  local  consultant  contracted  since  March  1st  2011.  This  contract  was  amended  on  December  31st  2011  to  extend  the  engagement  until  December 31st 2015.      1.2 Components     Component  1  provides  advisory  services  to  strengthen  justice  sector  reform  in  Serbia  in  the areas of: i) Institutional Capacity; ii) Resource Management and Aid Coordination; iii)  Legal  and  Institutional  Environment;  iv)  Judicial  Facilities  and  Infrastructure;  and  v)  Outreach, Monitoring and Evaluation.    Component  2  provides  technical  assistance  in  the  five  areas  from  the  Component  1  and  in the additional area of access to justice.    Component 3 funds Supervision.    Component 4 funds Trust Fund Administration.    Component 5 funds Program Management.  Component  1  is  Bank‐executed  and  provides  advisory  services  primarily  through  analytical  reports, training of relevant MoJPA staff and other relevant staff, policy dialogue and surveys.   Component 2 is Government‐executed and provides technical assistance to the MoJPA through  the support given to Reform Facilitation Unit in the Ministry of Justice.   Component  2  seeks  to  strengthen  justice  sector  reform  in  Serbia  in  the  six  areas  of:  i)  Institutional  Capacity;  ii)  Resource  Management  and  Aid  Coordination;  iii)  Legal  and  Institutional  Environment;  iv)  Judicial  Facilities  and  Infrastructure;  v)  Outreach,  Monitoring  and  Evaluation; and vi)  Access to Justice.    Component  2  has  two  sub‐components:  (2.1)  supports  the  Reform  Facilitation  Unit  in  the  Ministry of Justice; and, (2.2) strengthens access to justice.   While  some  overlap  in  deliverables  is  natural,  Sub‐Component  2.1  generally  focuses  on  the  above  described  first  five  areas,  whereas  the  Sub‐Component  2.2  is  focused  exclusively  on  the  access to justice (AtJ).  The  sub‐component  activities  are  in  line  with  the  MDTF‐JSS  overall  objectives  of  providing  support  to  the  Serbian  justice  sector  authorities  in  implementation  of  the  justice  sector  reform  agenda,  preparation  of  long‐term  reform  strategy  and  acceleration  of  Serbia's  EU  integration  pertaining  to  the  justice  sector.  The  activities  are  aligned  with  the  original  components  of  the  Trust Fund seeking to deliver on the objectives related to (i) Institutional Capacity; (ii) Resource  Management  and  Aid  Coordination;  (iii)  Legal  and  Institutional  Environment;  (iv)  Judicial  Facilities and Infrastructure; and (v) Outreach, Monitoring and Evaluation.        5 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report    1.3 Relevant Key Developments in the Justice Sector in 2012    The new Criminal Procedure Code is in implementation in organized crime and war crimes cases  since  January  2012  and  is  envisaged  to  be  applied  in  all  criminal  cases  as  of  January  2013.  It  introduces  a  new  model  of  criminal  investigation  with  the  general  aim  to  shorten  the  investigative phase and the proceedings as whole.  The new Civil Procedure Code aimed at increasing efficiency in civil procedure has been in force  since February 2012. The Law pays special attention to the principle of trial within a reasonable  time by reducing the length of civil proceedings introducing a rule for courts sets up time frame  for hearing, taking of evidence, and procedural activities together with the litigants.  During  2012,  the  Judicial  Academy  continued  organization  of  initial  and  continuous  education  and  enrolled  the  third  generation  of  students.  It  organized  numerous  trainings  courses,  initial  and continuous trainings in the area of fight against corruption, money laundering, trafficking in  human  beings  and  organized  crime.  Special  attention  has  been  devoted  to  education  of  judges  and  prosecutors  on  the  implementation  of  new  Criminal  Procedure  Code  and  Civil  Procedure  Law. Various seminars have also been dedicated to EU standards, EU jurisprudence, obligations  of judiciary in the EU integration process and human rights.  Related  to  the  expansion  of  housing  capacities,  a  new  prison  of  strictly  closed  type  in  Padinska  Skela  for  housing  of  450  inmates  was  opened  in  February  2012.  The  construction  of  3  new  facilities  financed  out  of  the  IPA  funds  is  underway  within  the  Educational‐Correctional  Institution  in  Krusevac.  The  construction  has  started  in  March  2011,  with  the  planned  deadline  for completion of 14 months.   In  March  2012  year,  the  delivery  of  ICT  equipment  has  been  agreed  (115  servers,  700  computers,  100  printers,  100  scanners)  in  order  to  strengthen  the  capacity  of  all  courts  of  general  jurisdiction  and  commercial  courts.  The  training  of  personnel  for  the  AVP  software  has  been  completed  for  the  remaining  units  of  basic  courts  (the  total  of  102  court  units).  Also,  the  training  was  conducted  for  the  work  in  AVP  software  in  the  newly  formed  court  units  of  commercial  courts  in  Serbia  (total  of  7  court  units).  Parallel  with  the  introduction  of  AVP  in  2011,  WAN  network  was  established  for  all  units  of  courts  of  general  jurisdiction  and  for  all  commercial  courts,  but  also  for  all  institutions  of  the  Administration  for  Enforcement  of  Penal  Sanctions  of  the  Ministry  of  Justice,  in  order  to  facilitate  a  smoother  transfer  of  data  between  court  seats  of  general  jurisdiction,  commercial  courts  and  109  court  units  and  all  institutions  within  the  Administration  for  the  execution  of  criminal  sanctions.  All  this  together  with  other  projects  and  program  activities  have  the  aim  to  create  an  optimal  ICT  infrastructure  environment for the implementation of system e‐Justice, which is necessary to integrate all key  stakeholders  in  the  judiciary,  starting  from  the  MOJ,  HJC,  SPC,  courts  of  general  and  special  jurisdiction, public prosecutors’ offices, and other relevant institutions and bodies.  The  European  Council  granted  the  Republic  of  Serbia  the  status  of  candidate  country  on  March  1st  2012,  on  the  basis  of  the  Commission  Opinion  on  Serbia’s  membership  application  adopted  on  October  12th    2011.  The  Council  concluded  on  December  5th  2011  that  the  opening  of  accession  negotiations  was  to  be  considered  by  the  European  Council  once  the  European    6 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  Commission  assessed  that  Serbia  has  achieved  the  necessary  degree  of  compliance  with  the  membership criteria, particularly concerning a visible and sustainable improvement of relations  with  Kosovo  and  Metohija,  in  line  with  the  conditions  of  the  Stabilization  and  Association  Process.  The priority of the Ministry of Justice is the implementation of the recommendations laid out in  the  annual  report  of  the  European  Commission,  for  it  represents  the  way  of  obtaining  the  support  for  the  European  Commission  necessary  for  continuation  of  the  reform  processes  in  Serbia,  as  well  as  the  date  of  the  negotiations  for  membership  in  the  European  Union  which,  in  accordance with the new approach of the European Commission, will begin with the opening of  Chapters 23 and 24 in the form of so‐called Screening.  The  Ministry  of  Justice  continued  its  responsibility  of  managing  the  work  of  the  Subgroup  23,  "Judiciary and Fundamental Rights" (under the Chapter 23 of the Acquis communautaire) in the  following  areas:  judiciary  (independence,  impartiality,  efficiency,  professionalism),  anti‐ corruption  policies,  including  the  financing  of  political  parties  and  "good  administration  ",  a  corpus  of  fundamental  rights  including  the  protection  of  minority  rights  and  the  protection  of  personal  data  and  the  rights  deriving  from  EU  citizenship  and  the  active  and  passive  right  of  citizens  of  member  states  of  the  European  Union.  In  addition,  the  Ministry  has  broad  responsibility  for  coordinating  and  implementing  regulations  in  24  subgroups:  "Justice,  Freedom  and  Security"  (under  the  Chapter  24  of  the  Acquis  communautaire),  managed  by  the  Ministry  of  Interior,  namely,  the  legislation  relating  to  judicial  cooperation  in  civil,  commercial  and  criminal  matters,  handling  and  judicial  co‐operation  in  the  fight  against  organized  crime,  drug  trafficking,  human  trafficking,  money  laundering,  economic  crime,  cyber  crime,  and  terrorism; the European arrest warrant, the extradition process, new regulations in the area of  confiscation  of  proceeds  of  crime,  the  importance  of  establishing  joint  investigation  teams,  as  well as cooperation with EuroJust.  On  March  15th  2012,  the  Supreme  Court  of  Cassation  assumed  responsibility  for  budget  formulation  and  execution  for  the  courts  from  the  MoJ.  One  of  the  major  issues  was  determining  which  organization  should  be  responsible  for  the  liquidation  of  the  significant  arrears  that  the  courts  accumulated  in  fiscal  year  2011  and  years  before.  The  SCC  was  of  the  opinion  that  the  responsibility  should  remain  of  the  MoJ.  This  caused  the  delay  in  the  SCC  assuming  responsibility  for  the  transfer  of  budget  formulation  and  execution  to  the  SCC.  The  agreement was reached that the MoJ would be responsible for the prior year debts.  The  Ministry  of  Justice  has  prepared  the  Draft  of  the  Law  on  Special  Measures  for  the  Prevention of the Perpetration of Criminal Offences against Sexual Freedom Committed against  Juveniles,  which  regulates  special  measures  applied  against  the  offenders  of  listed  criminal  offences  against  sexual  freedom  committed  against  juveniles.  The  Government  adopted  the  Draft Law on April 20th 2012.  The  Working  group  established  by  the  Minister  of  Justice  has  finalized  the  Draft  Law  on  Property  Rights  and  other  Real  Rights  in  line  with  the  European  standards  in  this  area.  On  April  12th 2012 the aforementioned Draft Law was sent to the Council of Europe for the expertise.    7 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  Following  hard,  complex  and  intense  activities  on  the  nomination  of  court  experts  in  the  first  half  of  2011,  activities  have  been  continued  for  the  improvement  of  the  Registry  of  Court  Experts.  The  Registry  of  the  court  experts  is  available  at  the  Internet  site  of  the  Ministry  of  Justice  http://www.mpravde.gov.rs/cr/registar.  This  represents  significant  contribution  to  the  efficiency  of  court  activities,  since  judicial  bodies  now  have  the  access  to  the  experts  database  in order to reliably and timely order the expertise in the court proceedings.  Serbia  held  parliamentary  and  local  elections  at  their  normal  term  in  beginning  of  May  2012,  together  with  provincial  elections  in  Vojvodina.  Early  presidential  elections  were  held  at  the  same  time, after  the  incumbent  resigned.  The  new  parliament  was  constituted  in  May,  and  the  new  coalition  government  took  office  in  July.  The  new  Law  on  Ministries  of  the  Republic  of  Serbia  established  the  Ministry  of  Justice  and  Public  Administration  with  much  broader  competencies  and  jurisdictions,  by  merging  the  former  Ministry  of  Justice  with  the  public  administration, as the former Ministry of Human and Minority Rights, Public Administration and  Local  Self‐Government  has  been  transformed.  The  new  Minister  of  Justice  and  Public  Administration and two State Secretaries were appointed accordingly.  The  first  private  bailiffs  were  sworn  in  and  first  public  notaries  selected  in  May  2012,  in  accordance  with  the  Laws  on  Enforcement  and  Security  and  Public  Notaries  which  are  in  effect  as  of  May  2011.  Bailiffs  are  solely  responsible  for  the  enforcement  against  debtors  related  to  authentic  documents,  concerning  utility  and  other  services.  This  will  significantly  unburden  the  courts,  which  will  significantly  reduce  the  overall  backlog  of  old  cases  in  general.  However,  the  entry into force of the Law on Public Notaries was postponed to 2013.  In  July  the  Constitutional  Court  started  issuing  decisions  revoking  all  the  decisions  of  the  High  Judicial  Council  and  the  State  Prosecutorial  Council  on  the  non‐re‐appointment  of  judges  and  prosecutors  that  had  been  appealed  and  instructed  the  Councils  to  reinstate  all  of  them  within  60 days.  To  ensure  accountability,  the  two  Councils  have  taken  steps  toward  setting  up  disciplinary  system.  The  HJC  introduced  a  disciplinary  prosecutor  and  commission,  which  handled  a  small  number  of  cases  and  delivered  a  few  final  decisions.  The  SPC  adopted  Rules  on  Disciplinary  Procedure  and  Liability  in  July  2012.  The  SPC  plans  to  set  up  disciplinary  bodies  and  establish  a  track record of investigating and imposing penalties in disciplinary cases.  New  case  management  software  has  been  introduced  in  the  Administrative  and  Appellate  Courts in Belgrade and the Supreme Court of Cassation in July 2012.  In  the  beginning  of  September  2012,  Minister  of  Justice  and  Public  Administration  decided  to  commence  with  amendments  and  supplements  of  different  laws.  Currently  27  laws  are  under  reconstruction out of which the first set of 15 laws will be submitted for government’s approval  very  soon.1  Working  Groups  and  Subgroups  have  been  established  with  the  aims  to  harmonize                                                               1   Namely:  Law  Amending  and  Supplementing  the  Criminal  Code;  Law  Amending  and  Supplementing  the  Law  on  Seizure  and  Confiscation  of  the  Proceeds  from  Crime;  Law  Amending  and  Supplementing  the  Criminal  Procedure  Code;  Law  Amending  and  Supplementing  the  Civil  Procedure  Code;  Law  Amending  and  Supplementing  the  Law  on  Enforcement  and  Security;  Law  Amending  and  Supplementing  the  Law  on  Non‐Contentious  Proceedings;  Law  Amending  and  Supplementing  the  Law  on  Mediation;  Law  Amending  and  Supplementing  the  Law  on  Public    8 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  the  legislation  with  the  Constitution  of  the  Republic  of  Serbia;  the  EC  Report  on  Monitoring  of  the  Accession  Process;  the  obtained  CoE  expertise  for  some  drafts.  In  addition,  future  plans  include amending and supplementing the Law on Public Notaries before the implementation of  the  Law  in  2013;  amending  and  supplementing  the  Laws  on  High  Judicial  Council  and  State  Prosecutors Council.  In 2011 the drafting the new National Judicial Reform Strategy for the period 2013–2018 began,  followed  by  the  Action  Plan.  Strategy  and  related  Action  Plan  should  become  simple  and  effective  instruments  for  governance  that  the  Government  will  be  able  to  rely  on  in  order  to  successfully  implement  and  measure  necessary  reforms,  but  also  to  successfully  communicate  with  the  public  about  the  achieved  results.  New  Strategy  should  help  Serbia's  judicial  system  become  responsive  to  the  needs  of  all  its  citizens.  The  four  pillars  of  the  Strategy  being:  independence, impartiality, competency, accountability, and efficiency of the judiciary. Strategy  will  precisely  define  the  body  responsible  for  its  implementation,  but  the  important  issue  of  responsibility  and  oversight  over  the  implementation  of  activities  will  be  more  clearly  determined by the following Action Plan.  The  MoJPA  also  continues  work  on  drafting  new  strategy  for  justice  sector  in  area  of  information  communication  technologies  (ICT  Strategy)  which  is  supported  through  the  activities of the Multi Donor Trust Fund for Justice Sector Support World Bank. The objective of  the  ICT  strategy  is  to  guide  the  development  and  implementation  of  ICT  policies,  ICT  Infrastructure,  Information  Systems,  and  ICT  human  capital development  in  all  segments  of  the  Justice Sector in the Republic of Serbia.  Two  more  texts  are  in  the  final  phase:  Draft  Strategy  on  Fighting  Corruption  and  Draft  Public  Administration Reform Strategy.                                                                                                                                                                                                                          Prosecutor’s Offices; Law Amending and Supplementing the Law on Courts; Law Amending and Supplementing the  Law  on  Organization  of  Court;  Law  Amending  and  Supplementing  the  Law  on  Seats  and  Territorial  Jurisdiction  of  Courts  and  Public  Prosecutor’s  Offices  (court  and  public  prosecutors  offices  network);  Law  on  Misdemeanors;  Law  on Free Legal Aid; International Private Law; Law on General Administrative Procedure.     9 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  2 Sub‐Component 2.1: Reform Facilitation Unit       2.1 Introduction    This  sub‐component  funds  the  establishment  of  a  Reform  Facility  Unit  (RFU)  for  the  Ministry  of  Justice  (at  the  time)  and  the  Judiciary.  The  RFU,  originally  set  up  to  comprise  eleven  core  support  consultants,  is  responsible  for  contributing  to  achieving  reform  goals.  The  RFU  currently  comprises  of  7  long  term  consultants.  The  team  provides  expert  advice,  recommendations  and  technical  assistance.  Tasks  include  drafting  of  technical  and  policy  notes  and  papers,  input  to  strategic  planning,  facilitation  of  aid  coordination  and  effectiveness,  project design and implementation.   This  Sub‐Component  contributes  to  the  over‐arching  objective  of  the  MDTF‐JSS,  which  is  to  support  Serbia’s  justice  sector  in  the  EU  integration  process  and  strengthen  aid  coordination  in  judiciary.  This  is  achieved  through  the  strengthening  of  the  capacity  in  the  MoJPA  and  in  the  judiciary  to  design and implement reforms in the above mentioned five areas.  Activities fall within the following five groups:  2.1.1 Institutional Capacity – to assist Serbia’s justice sector institutions towards meeting  the EU standards and criteria pertaining to justice sector;   2.1.2 Resource  Management  and  Aid  Coordination  ‐  to  facilitate  the  justice  sector  leadership to strengthen justice sector resource management and aid coordination.;  2.1.3 Legal  and  Institutional  Environment  –  to  facilitate  the  strengthening  of  the  legal  and institutional environment for the Judiciary;  2.1.4 Judicial  Facilities  and  Infrastructure  –  to  accelerate  the  systematic  modernization  of  the  court  and  prosecutorial  network;  strengthen  the  resourcing,  operations  and  management  of  the  physical  and  IT  facilities  of  courts  and  prosecutor  offices;  and  facilitate the assessment of impact on users’ access and satisfaction; and    2.1.5 Outreach,  Monitoring  and  Evaluation  ‐  to  track  and  report  progress  on  justice  sector reform progress and impact.  In  addition,  the  Trust  Fund  covered  the  procurement  and  financing  of  small  scale  projects  and  events  including  learning  events,  conferences,  public  campaigns  and  translation  services.  The  following  paragraphs  give  more  insight  into  rational  of  each  specific  event  which  was  procured/financed by the PIU through MDTF‐JSS funds.  With  the  aim  to  complete  the  judicial  reform  process,  to  become  a  candidate  country  and  to  obtain  the  date  for  opening  of  negotiations  for  accession  to  the  European  Union,  it  was  of  crucial  importance  to  finish  review  process  of  the  general  election  of  judges  and  public  prosecutors  in  2009.  Therefore,  it  was  necessary  to  translate  all  the  High  Judicial  Council  (HJC)    10 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  decisions  reached  in  the  review  process  of  decisions  of  the  first  composition  of  HJC.  These  translation services were procured and financed from the MDTF‐JSS funds.  The  MDTF‐JSS  also  supported  attendance  of  the  MoJPA  representative  at  the  plenary  meeting  of  GRECO  (Council  of  Europe’s  Group  of  States  against  Corruption)  which  was  held  in  Strasbourg  in  March  2012  to  monitor  Serbia’s  fulfillment  of  GRECO  recommendations.  At  that  time  Serbia  was  undergoing  the  Third  Evaluation  Round  which  was  dealing  with  Incriminations  (Implementation  of  Criminal  Law  Convention  against  Corruption,  its  Additional  Protocol  and  Guiding  Principle  2)  and  Financing  of  political  parties.  Serbia  got  5  recommendations  in  regards  to  Incriminations  and  10  pertaining  to  Financing  of  political  parties.  Since  most  of  the  other  member  states  were  also  participating  in  this  evaluation  round,  attending  GRECO  Plenary  meetings  was  highly  useful  for  preparation  of  Serbia’s  Report  on  Implementation  of  Recommendations.  European  Commission  (EC)  organized  meetings  in  Brussels,  in  the  period  March  25th    –  30th  2012, regarding explanatory screening for Montenegro. Meetings were organized with purpose  to present the Montenegrin representatives with relevant legal instruments within  the Chapter  23:  Judiciary  and  Fundamental  Rights,  and  Chapter  24:  Justice,  Freedom,  and  Security.  Representatives  of  the  MoJPA  were  invited  to  attend  as  observers  these  explanatory  meetings  and their presence was financed out of the MDTF‐JSS funds.  The  WB  launched  the  Justice  Sector  Peer‐Assisted  Learning  (JUSTPAL)  initiative  in  Athens  in  partnership  with  the  European  Public  Law  Organization  (EPLO).  The  JUSTPAL  objective  is  to  provide  a  platform  for  professionals  to  exchange  knowledge,  good  practices  and  peer‐driven  improvements  to  their  justice  sector  performance  and  service  delivery  through  peer‐based  Communities  of  Practice  (CoPs).  The  WB  and  The  Hague  Institute  for  Global  Justice  (THIGJ)  organized  JUSTPAL  CoP  meetings  for  Justice  Sector  Budget  professionals  to  bring  together  justice  professionals  from  European  and  Central  Asian  countries  thereby  serving  as  a  forum  for  participants to share knowledge with each other on the finances of the justice sector. Expenses  for the participation at this meeting were covered from the MDTF‐JSS funds.  The  JUSTPAL  Information  Systems  Professionals  CoP  Meetings  brought  together  justice  professionals  from  countries  where  reform  and  modernization  in  the  justice  sector  are  most  intensive,  thereby  serving  as  a  forum  for  participants  to  share  knowledge  with  each  other  on   innovative  approaches  in  the  use  of  information  technology  in  enhancing  the  efficiency  of  the  justice sector. Attendance of two participants from the MoJPA was financed from the MDTF‐JSS  funds.  The JUSTPAL Public Prosecutors CoP Meetings which dealt with the role of public prosecutors in  the  justice  process  –  corruption,  fraud  and  financial crimes,  cooperation  between  the  offices  of  the  public  prosecution  and  the  courts  –  good  practices  and  innovations,  were  attended  by  the  Deputy  Public  Prosecutor  as  participant  and  his  expenses  were  covered  from  the  MDTF‐JSS  funds.  In  September  2012,  the  Minister  of  Justice  and  Public  Administration  established  a  working  group  for  drafting  the  amendments  and  supplements  of  the  four  crucial  judicial  laws:  1)  The  Law  on  Seats  and  Territorial  Jurisdiction  of  Courts  and  Public  Prosecutors’  Offices,  2)  The  Law    11 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  on  Organization  of  Courts,  3)  The  Law  on  Judges,  and  4)  The  Law  on  Public  Prosecutors.  Four  out  of  planned  six  working  meetings  have  been  organized  during  the  reporting  period.  Refreshments  for  these  meetings  has  been  procured  and  financed  by  the  PIU  from  the  MDTF‐ JSS funds.  Another  Plenary  Meeting  of  GRECO  was  attended  by  the  MoJPA  representative  and  this  trip  was paid by the PIU from grant funds.  The European Commission organized a one day conference under the title of ’Working Together  towards  the  Eradication  of  Trafficking  in  Human  Beings:  The  way  Forward’,  in  October  2012  in  Brussels,  to  mark  the  6th  EU  Anti‐Trafficking  Day.  Conference  was  attended  by  high‐level  representatives  from  the  EU  member  states,  accession  and  candidate  countries,  as  well  as  the  rapporteurs  or  equivalent  mechanisms,  NGOs,  and  it  represented  a  great  opportunity  to  exchange  views  on  shaping  future  actions  to  strengthen  cooperation,  victim  protection  and  assistance,  prevention  and  prosecution  in  the  field  of  trafficking  in  human  beings.  The  MoJPA  was represented by one participant and her expenses were covered from the grant funds.  Prosecutors Association of Serbia asked MoJPA to finance with the support of MDTF‐JSS funds a  three‐day  working  meeting  of  the  working  group  for  amending  the  Law  on  Public  Prosecution.  For fast and successful completion of the draft Law on Public Prosecution, it was very important  to  organize  meeting  near  Belgrade  at  some  quiet  place,  where  the  WG  members  can  be  fully  dedicated to their work. PIU organized this event.   The  MoJPA  organized  the  Partners  Forum  with  the  purpose  to  engage  in  policy  dialogue  with  the  Partners  on  future  plans  and  activities  of  the  Ministry  in  relation  to  the  justice  sector.  The  Ministry, together with the representatives of selected Partners, wished to present the work of  the  several  Law  Amending  and  Supplementing  Working  Groups,  as  well  as  the  Draft  National  Justice  Sector  Reform  Strategy.  In  order  to  open  a  discussion  with  the  Partners  to  receive  comments,  advice  and  guidance  with  regards  to  these  important  issues,  the  Ministry,  through  PIU, organized this event supported by the WB.   The  MoJPA  organized  the  Public  Debate  on  working  text  of  the  Law  on  Amendments  and  Supplements  to  the  Law  on  Seats  and  Territorial  Jurisdiction  of  Courts  and  Public  Prosecutors’  Offices, in October 2012. Presentations were given about principles and criteria for the changes  of  the  network  of  courts  of  general  jurisdiction,  proposal  for  the  changes  of  the  seats  and  territorial  jurisdiction  of  courts  of  general  jurisdiction,  in  the  network  of  public  prosecutions,  in  the  network  of  Commercial  Courts,  and  were  followed  by  public  debates.  This  Debate  was  funded from the MDTF‐JSS.  The Ministry also organized the Public debate on working texts of the Law on Amendments and  Supplements  to  the  Law  on  Organization  of  Courts  and  working  text  of  the  Law  on  Amendments  and  Supplements  to  the  Law  on  Judges,  in  November  2012,  supported  by  the  MDTF‐JSS funds.           12 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report    2.2 Planned deliverables for 2013      •  New  National  Judicial  Reform  Strategy  will  be  adopted  by  the  end  of  March  2013  and  the  Action Plan for its implementation by the end of the firs half of 2013.  •  Upon adoption of the new National Judicial Reform Strategy for 2013‐2018, together with a  list of laws currently being amended and supplemented for adoption in early 2013, activities  on institutionalization of strategic communication and outreach will continue.   •  Finalization of the ICT Strategy, as a part of the project “Consultancy services to develop and  ICT  Strategy  and  Implementation  Roadmap  for  the  Justice  Sector  in  the Republic  of Serbia”.  The  identification  of  possible  ICT  projects  for  the  justice  sector,  with  defining  the  chronology of these projects and their specification.  •  The  implementation  of  the  SAPO  and  SAPA  CMS  for  the  public  prosecutor  offices  and  the  prison administration, as well as the CMS for misdemeanor courts.  •  Adoption of the Law on Free Legal Aid and structuring of the free legal aid provision system  in Serbia. Furthering activities focused on the inclusion of the FLA Working Group in drafting  bylaws associated with the FLA Law implementation.  •  The  current  Draft  Communication  Strategy  will  be  adapted  to  include  all  important  new  moments and novelties deriving from adopted legislation, as well as the introduction of the  free legal aid system in accordance with the Law on Free Legal Aid.   •  The  extensive  media  campaign  will  be  developed  accordingly  to  include  communication  on  all adopted legislation and strategic documents.  •  Upon the adoption of the FLA Law, employees of the institutions that will be responsible for  the  implementation  and  overseeing  of  the  FLA  system  will  go  through  specific  training  regarding law implementation and best practices in monitoring the free legal aid system will  be presented. In that respect, the Consultant will design the training module in cooperation  with the WB SJS.   •  The  future  providers  of  free  legal  aid  will  also  be  trained  to  implement  the  new  law,  work  effectively and utilize new technology. Upon passage of the FLA Law, preliminary support to  legal aid providers regarding standard procedures will be provided.  •  The  finalization  of  the  data  collection  aimed  at  informing  the  WB  executed  cost  analysis.  Data is obtained from the municipalities, the Bar Association and previous pilot FLA projects  such  as  the  UNDP‐led  project.  Translated  data  set  will  be  submitted  to  the  WB  for  further  cost  effectiveness  study ‐  Fiscal  Impact  Assessment.  In  line  with  MoJPA  plan  for  2013,  the  Consultant  will  perform  a  comparative  study  on  methods  of  covering  the  costs  of  mandatory defense lawyers and experts in cooperation with the WB SJS.  •  Further  analyses  of  a  new  portion  of  Acquis  upon  delivery  from  the  Serbian  European  Integration  Office  and  updating  of  list  of  all  relevant  Acquis.  In  addition,  the  list  of  all  relevant  multilateral  and  bilateral  treaties  will  be  updated  on  regular  bases  in  2013.    13 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  Occasional improvement of database with Tables of Concordance for each law or by‐aw and  will be started upon analyses of all relevant EU documents.  •  Upon  removal  of  confidentiality  seal  off  the  GRECO  Report  in  2013  and  distribution  of  the  Report to all relevant institutions, the implementation of recommendations will commence.  The Fourth Evaluation Round will also be initiated and the Consultant will provide assistance  to  the  Ministry  of  Justice  and  Public  Administration  and  other  stakeholders  in  the  preparation of responses from this Round.  •  The negotiations between the Republic of Serbia and the EUROJUST will be formally opened  in  2013  upon  which  the  support  in  preparing  relevant  documents  and  internal  coordination  of the draft Agreement will be provided.  •  The  new  National  Anti‐human  Trafficking  Strategy  will  be  adopted  by  the  end  of  2012,  and  advisory  related  to  Criminal  Code  amendments  and  supplements,  the  development  of  the  Compensation  Fund  for  victims,  and  provision  of  profound  trainings  for  judges  and  prosecutors, will be provided.  •  Upon the adoption of the new National Action Plan on Combating Violence against Women,  the  active  provision  of  inputs  for  changing  legislation,  amendment  proposals  for  the  Criminal  Procedure  Code,  the  Court  Rules  of  Procedure,  and  better  protection  of  victims  during the entire process.   •  Whit  regards  to  the  RCCP,  further  analysis  will  be  performed  on  the  waiver  of  the  right  to  counsel  in  the  beginning  of  2013.  Research  on  ECHR  case  law  on  adequate  notice  of  a  right  to  (state  paid)  counsel  will  be  finalized  and  discussed  with  relevant  stakeholders  at  the  MoJPA.                                          14 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report    2.3 Institutional Capacity        2.3.1 Over‐Arching Objective    This activity aims at:  (i) Supporting  the  Ministry  of  Justice  and,  the  Judiciary  to  design,  coordinate  and  implement judicial reform and modernization strategies, programs and projects;   (ii) Strengthen  regional  cooperation  in  the  fields  of  mutual  legal  cooperation  and  assistance, especially in issues pertaining to organized crime and anti‐corruption;   (iii) Expedite  the  adoption  of  different  International  Conventions,  and  EU  Directives  and  Resolutions in Serbia, and their inclusion into the Serbian legislation; and   (iv) Build and strengthen the strategic planning function at the Ministry of Justice.  This  is  delivered  through  outputs  provided  by  consultants  to  the  MoJPA  and  the  Judiciary,  operating  through  the  RFU;  and  implementation  of  small‐scale  projects  and  capacity‐building  activities. The following long term consultants have been contracted:     Consultant  for  EU  Integration  ‐  local  consultant  contracted  since  March  16,  2011.  The  contract  was  amended  on  December  31st  2011  to  extend  the  engagement  until  December 31st 2013.   Consultant  for  International  Cooperation ‐  local  consultant  contracted  since  March  16,  2011.  The  contract  was  amended  on  December  31st  2011  to  extend  the  engagement  until December 31st 2013.    Consultant for Justice Sector Policy ‐ local consultant contracted since July 01, 2011. The  contract  was  amended  on  December  31st  2011  to  extend  the  engagement  until  December 31st 2013.        2.3.2 Description of Delivery of Activities and their Impact in Supporting the  Development  Objective    Consultant  for  EU  integration  is  engaged  on  selected  issues  pertaining  to  Serbia’s  EU  accession  process  in  the  justice  sector,  in  close  cooperation  with  the  senior  management  of  the  Ministry  of Justice and Public Administration:   Advisory  services  related  to  application  of  different  International  Conventions  and  EU  Directives and Resolutions;    Drafting  different  reports  for  the  European  Commission  with  regards  to  Serbia's  progress in the implemented reforms;       15 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report   Facilitating  coordination  of  work  of  different  sub‐groups  that  are  subordinate  to  the  coordination  body  for  integration  of  the  Republic  of  Serbia  into  the  European  Union  (EU);    Preparing  and  updating  the  National  Programme  for  Integration  of  Republic  of  Serbia  into  European  Union  (NPI)  electronic  database  including  all  relevant  existing  and  planned portions of legislation;    Participating in a process of updating the National Judicial Reform Strategy (NJRS); and   Other  relevant  tasks  with  regards  to  the  EU  integration  and  scope  of  work  stipulated  by  the Terms of Reference.  Under  the  Activity:  Expediting  the  adoption  of  different  International  Conventions,  and  EU  Directives  and  Resolutions  in  Serbia,  and  their  inclusion  into  the  Serbian  legislation,  the  Consultant  gave  advisory  related  to  Acquis  communautaire  and  different  International  Conventions.  Within  advisory  related  to  Acquis  communautaire  and  different  International  Conventions Consultant was providing advisory to MoJPA on Acquis with coordination of a work  within  Sub‐groups  regarding  competences  with  purpose  to  define  priorities  of  the  EU  regulations  with  analyses  –  necessary  for  the  process  of  accession  of  the  RS  to  the  EU  and  harmonization  of  national  legislation  with  Acquis.  Also,  clear  overview  of  all  conventions  and  bilateral treaties with regards to the justice sector is necessary for the Republic of Serbia and its  further  steps  toward  EU  accession  and  harmonization  of  legislation,  but  also  important  for  EU  and international institutions to have a clear picture.  With  regards  to  the  process  of  harmonization  of  the  RS  legislation  in  line  with  Acquis   communautaire,  consultant  was  providing  inputs  to  this  process,  analyzing  relevant  EU  Directives  and  Regulations  and  different  International  Conventions.  Process  of  harmonization  involves  preparation  and  constant  update  of  the  List  of  priorities  what  also  include  checking  of  all  obligatory  EU  legislation  within  the  competences  of  MoJPA.  This  whole  process  is  managed  by the Serbian European Integration Office.   During  2012  an  updated  list  of  all  relevant  Acquis  within  competences  of  the  MoJPA  was  prepared  and  List  of  all  relevant  multilateral  and  bilateral  treaties  with  summary  of  each  treaty  was drafted.  Within  this  specific  activity  lists  of  all  relevant  documents  necessary  for  working  groups  established  for  drafting  additions  and  amendments  to  the  Law  on  Civil  Procedure,  Criminal  Procedure  Code,  Criminal  Code,  Law  on  seizure  and  confiscation  of  the   proceeds  from   crime,  Law   on   Enforcement  and   Security  and   the  new   Law   on  Mediation,   including   all   relevant   international  documents necessary  for  amendments of  judicial  set of  laws,  was provided.   As  officially  translated  Acquis  is  necessary  for  the  process  of  harmonization  of  national  legislation  with  Acquis,  the  Serbian  European  Integration  Office  was  several  times  during  2012  delivered  portions  of  translated  EU  regulations  to  all  relevant  institutions,  including  the  MoJPA  for  proofreading.  Last  portion  was  provided  in  October  2012  and  proofreading  was  finished  by  the end of November 2012. Consultant was actively involved in this process.    16 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  Different  reports  were  drafted  with  purpose  to  inform  the  European  Commission  on  progress  achieved  in  the  implementation  of  the  reforms  and  undertaken  steps  of  the  MoJPA  in  the  process of Serbia’s accession to the European Union.  Activities  related  to  drafting  reports  on  Serbia's  Progress  in  the  Process  of  Accession  to  the  EU  throughout  2012  with  specific  explanation  of    legislative  activities,  regional  cooperation  and  bilateral  agreements,  fight  against  corruption,  judiciary  and  basic  rights  ‐  Independence  and  impartiality  of  courts  and  prosecution,  infrastructure  and  equipment,  information  technology  and prison conditions.   With regards to the monitoring process of visa liberalization for the Western Balkans countries,  activities  related  to  updating  report  on  relevant  information  and  actions  taken  regarding  the  measures necessary to implement the guidelines set forth in the Roadmap.  Report  on  activities  in  the  area  of  anti‐corruption,  anti‐organised  crime  and  anti‐  money  laundering  was  drafted.  This  report  highlighted  legislative,  institutional  and  practical  aspects  of  progress in area of fight against organized crime and corruption from 2008 until present.  Consultant  was  drafting  Report  with  regards  to  the  implementation  of  the  Action  Plan  of  the  Government  to  meet  the  recommendations  from  the  EC  Annual  report  for  2012  on  Serbia's  progress  in  the  accession  to  the  EU  which  include  all  planned  measures  and  deadlines  for  implementation and fulfillment of the recommendations from the EC Report.  With  regards  to  issuing  Eurobond  in  the  international  financial  market,  the  MoJPA  within  its  jurisdiction  provided  its  contribution,  in  accordance  with  the  guidelines  of  the  Ministry  of  Finance,  in  preparation  of  the  document  which  provides  social  and  economic  overview  and  important  facts  for  the  Republic  of  Serbia,  in  order  to  provide  detailed  information  on  the  functioning  of  the  judicial  system  of  the  Republic  of  Serbia,  the  legal  security,  the  rule  of  law  and  the  fight  against  organized  crime  and  corruption.  This  document  is  updated  annually  and  submitting to the Ministry of Finance. Consultant was involved drafting MoJPA contribution.  Consultant  was  drafting  other  different  reports  necessary  for  the  European  Commission  for  their introduction with the stage of reform occasionally or upon request.  After  the  additions  to  the  National  Programme  for  Integration  of  Serbia  into  the  European  Union (NPI), the Government of the Republic of  Serbia adopted the Conclusion in January 2012  with regards to the preparation the National Programme for the Adoption of the Acquis (NPAA)  for  the  period  2013‐2016.  Serbian  European  Integration  Office  is  coordinator  of  the  whole  process  and  all  relevant  institutions  have  to  prepare  inputs  within  their  competences.  All  candidate  countries  for  the  membership  to  the  European  Union  are  preparing  the  same  document  as  a  next  step  to  the  fulfillment  of  their  obligations  related  to  the  candidacy  and  the  process of integration and harmonization of national legislation with the Acquis. Consultant was  actively  involved  in  the  coordination  and  process  of  drafting  the  MoJPA  part  of  the  report  on  the  activities  of  the  MoJPA  and  all  relevant  judicial  institutions  within  the  Chapter  23:  Justice  and  Fundamental  Rights  ‐  in  the  part  of  the  reform  of  the  judiciary.  Inputs  of  all  relevant  institutions  will  comprise  current  state,  achieved  results  and  planned  one  with  connection  to  the Acquis and future steps for fully harmonization of national legislation. The document has to  be  drafted  by  the  end  of  2012.  Document  will  include  the  overview  of  the  priorities  for  2013    17 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  regarding  harmonization  and  planned  legislative  activities,  administrative  capacities,  projection  for the next three years.  Consultant  was  updating  NPI  electronic  data  base  of  laws  and  by‐laws  in  accordance  with  legislative activity of the MoJPA, providing clear overview of legislation and transparent picture  of  legislation  and  phase  of  harmonization.  The  electronic  database  consists  of  separate  applications  for  each  national  law,  or  bylaw  present  or  planned,  with  comments  on  compatibility  with  relevant  EU  documents  and  is  important  for  the  process  Serbia's  integration  into  the  European  Union.  Database presents  electronic  uniform  lists  of  national  legislation  with  its  connection  with  the  EU  regulations.  In  December  2012,  the  base  has  to  be  updated  in  accordance with the NPAA.  Explanatory  meetings  are  of  crucial  importance  for  observer  countries  because  of  the  importance of information they have got during the meetings that they can use to make further  progress in the process of EU integration. Each of presented documents during the explanatory  meetings  is  particularly  important  for  the  process  of  further  harmonization  of  Serbian  legislation  with  the  EU legislation.  European  Commission  organized  meetings  in  Brussels,  in  the  period  March  25  –  30,  2012  regarding  explanatory  screening  for  Montenegro.  Meetings  were  organized  with  purpose  to  present  the  Montenegrin  representatives  relevant  legal  instruments  within  the  Chapter  23:  Judiciary  and  Fundamental  Rights  and  Chapter  24:  Justice,  Freedom  and  Security. Representatives of the Republic of Serbia and Macedonia were invited as observers to  attend these explanatory meetings.   Report  on  presented  legal  instruments  within  the  chapters  and  within  the  different  parts  of  chapters  was  drafted  and  delivered  to  all  Sectors  within  the  MoJPA  and  the  High  Judicial  Council  and  State  Prosecutorial  Council  with  purpose  to  be  adequately  prepared  for  the  future  activities regarding Serbian candidacy.  Under  Activity:  Building  and  Strengthening  the  Strategic  Planning  Function  at  the  Ministry  of  Justice,  the  Consultant  participated  in  the  process  of  drafting  the  new  National  Judicial  Reform  Strategy  (NJRS)  ‐  second  phase  of  justice  sector  reform  in  Serbia.  The  New  Strategy  for  the  period  2013 ‐  2018  will  present  important  documents  for  all  judicial  institutions  and  MoJPA  in  the  future  activities  and  in  the  next  reform  stage.  New  National  Judicial  Reform  Strategy  and  related  Action  Plan  should  become  simple  and  effective  means  of  managing  the  reform;  to  be  relied  upon  by  the  Government  ‐  with  purpose  to  successfully  implement  and  measure  necessary reforms and to successfully communicate with the public about the achieved results.  Consultant is providing  support to the process of drafting the new Strategy. All relevant judicial  institutions,  professional  organizations,  bar  associations  are  providing  their  comments  to  the  working  version  of  the  Strategy  that  was  drafted  with  support  of  the  World  Bank's  Team  of  Experts  formed  within  the  Multi  Donor  Trust  Fund  for  Justice  Sector  Support.  Draft  of  the  Strategy  was  delivered  to  the  representatives  of  the  EU  and  different  international  organizations.  Consultant  is  analyzing  several  strategic  documents  on  judicial  reform  from  countries in the region which could be useful for drafting the new Strategy.  Improved  organizational  structure  of  the  Ministry  with  improved  division  of  competences  and  tasks  will  present  a  part  of  the  new  NJRS.  During  first  half  of  2012  draft  of  the  Functional    18 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  Analyses was presented to the Ministry and Consultant was involved in the process of gathering  comments of all relevant sectors. Findings from the analyses were useful for preparation of the  new  Rule  Book  on  internal  organization  and  systematization  of  job  posts.  Upon  the  decision  of  the  MoJPA  some  of  recommendations  related  to  organizational  solutions  may  be  incorporated  in the NJRS or AP.  The  Consultant  for  International  Cooperation  assists  in  the  development  of  institutional  capacity  within  the  MoJPA  in  the  field  of  international  cooperation,  with  a  special  focus  on  strengthening  regional  initiatives  in  the  fields  of  mutual  cooperation  and  assistance  in  matters  related  to  organized  crime  and  corruption.  The  consultant  is  in  charge  of  assisting  and  advising  relevant  decision  makers  in  monitoring  of  the  work  of  international  organizations  and  associations  in  the  areas  of  competence  of  the  MoJPA,  to  assist  in  monitoring  of  implementation  of  OSCE  and  Council  of  Europe  programs  and  international  obligations  within  the  purview  of  MoJPA.  The  consultant  assists  in  the  preparation  of  reports  in  relation  to  relevant international instruments, and Serbia’s future international obligations.     The  activities  completed  in  2012  were  focused  towards  the  efficient  implementation  of  various  international  obligations  of  the  Ministry  of  Justice  and  Public  Administration.  One  of  the  goals  of  these  activities  is  to  enhance  the  role  of  the  Republic  of  Serbia  in  the  international  scene  in  order  to  secure  that  the  legal  system  of  the  Republic  of  Serbia  is  in  compliance  with  international  standards  in  the  sphere  of  suppression  of  organized  crime  and  corruption.  Also,  this should assist the Republic of Serbia in the EU accession process.   The  concrete  objectives  of  the  most  demanding  activities  which  were  carried  out  in  the  past  year were GRECO ‐ the adoption of Serbian Report for the Third Evaluation Round; UNCAC ‐  the  review  of  the  implementations  of  Chapters  3  and  4  of  UNCAC  in  Serbia;  and  EUROJUST  ‐   improving cooperation between Serbia and the EUROJUST.   One  of  the  most  important  activities  in  regards  obligations  deriving  from  the  participation  of  Serbia  in  GRECO  was  the  submission  of  the  Report  on  the  implementation  of  issued  recommendations  for  Serbia.  Serbia  got  the  total  of  15  recommendations‐  5  pertaining  to  the  area  of  Incriminations  and  10  pertaining  to  the  area  of  Financing  of  political  parties.  In  regards  to  the  Incriminations,  Ministry  of  Justice  formed  a  Working  Group  in  order  to  amend  some  articles of the Criminal Code and to align them with the mentioned recommendations. After the  adoption  of  the  draft  Law  on  amendments  to  the  Criminal  Code  in  the  Government,  the  Consultant  was  tasked  to  support  the  preparation  of  the  Report  for  GRECO  and  to  assist  in  structuring  of  the  Report.  The  report  was  submitted  to  GRECO  in  April  2012.  In  October  2012  the  Consultant  was  attending  GRECO  Plenary  meeting  together  with  the  Head  of  Delegation  of  Serbia in GRECO. The mentioned Report was discussed at the GRECO Plenary and subsequently  adopted. In this moment, the Report is still confidential.  Serbia  has  signed  UNCAC  in  2003  and  ratified  it  subsequently  in  2005.  Under  Articles  16  and  194  of  Serbia’s  2006  Constitution,  ratified  treaties  such  as  the  UNCAC  are  integral  parts  of  the  Serbian  legal  system  and  applied  directly.   The  UNCAC  is  therefore  a  key  part  of  Serbia’s  legal  order.  In  the  past  year,  Serbia  has  provided  responses  to  the  UNCAC  Self‐Assessment  checklist  using  the  software  developed  by  UNODC.  The  Consultant  was  tasked  to  coordinate  the  distribution of answers to the various relevant institutions and subsequently to provide support    19 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  in  filling  out  the  responses  in  the  Self‐Assessment  checklist.  In  June  2012  the  teleconference  was  held  in  order  to  clear  some  responses  and  provide  additional  information  to  the  experts  in  charge for the assessment.   Serbia  decided  to  invite  experts  and  the  UNODC  Secretariat  to  Belgrade,  as  one  of  the  steps  in  the  review  process,  in  order  to  provide  them  with  the  view  on  how  the  Convention  is  implemented  in  practice.  As  a  coordinator  for  the  implementation  of  UNCAC  in  Serbia,  the  Consultant was tasked to organize and coordinate the study visit held in Belgrade in September  2012.  Also,  the  Consultant  was  providing  support  in  the  preparation  of  legal  opinions  on  the  anti‐corruption  legislation,  procedures  and  measures.  Many  relevant  institutions  from  Serbia  were participants at this study visit that lasted 3 days.   As  a  contact  point  of  the  Ministry  of  Justice  and  Public  Administration,  the  Consultant  is  providing  regular  support  in  the  daily  cooperation  with  the  EUROJUST.  The  work  is  focused  on  coordination of activities with the MLA department of the Ministry of Justice in order to secure  efficient work in regards to various requests coming from the EUROJUST member states.   Among  every  day  activities  in  the  area  of  international  cooperation,  the  Consultant  was  also  tasked  to  provide  support  in  the  organization  of  the  regional  MLA  Training  held  in  November  2012  in  Serbia.  This  was  organized  in  cooperation  with  the  UNODC  office  in  Belgrade.  The  aim  of the training was to exchange ideas and good practices in the area of MLA in criminal matters  with particular emphasis on the implementation of the UN conventions. This was of importance  to  the  Ministry  of  Justice  having  in  mind  that  Serbia  is  currently  participating  in  the  abovementioned review of the implementation of UNCAC.   Under  activity  of  strengthening  regional  cooperation  in  the  fields  of  mutual  legal  cooperation  and  assistance,  especially  in  issues  pertaining  to  organized  crime  and  anti‐corruption  in  human  and  children’s  rights  aspect,  the  Consultant  for  Justice  Sector  Policy  provided  inputs  for  new  National  Anti‐Trafficking  Strategy  and  National  Action  Plan.  Development  of  the  new  National  Anti‐human  Trafficking  Strategy  was  multisectoral  activity  of  the  Government  of  Serbia.  The  Consultant  represented  the  MoJPA  in  the  Working  Group.  She  was  tasked  to  provide  advisory  and  to  organize  consultations  about  the  human  trafficking  issue  within  departments  in  the  Ministry.  The  second  phase  focused  on  determination  of  the  goals  and  objectives.  Together  with  the  Assistant  Minister  she  agreed  specific  activities  of  the  MoJPA  under  its  competencies.  Further  on,  the  Consultant  proposed  very  specific  activities  for  the  Department  of  European  Integration  and  International  Projects  to  be  implemented.  In  this  process,  the  Consultant  provided  advisory  to  colleague  public  servant  who  will  be  the  contact  person  for  the  implementation.  The  Consultant  was  providing  inputs  for  new  National  Action  Plan  on  Combating  Violence  against  Women.  She  was  actively  participating  in  development  of  this  Action  Plan  firstly  by  consultation  with  normative  department  of  the  MoJPA,  and  upon  that  assessment  by  developing  goals  activities  within  the  competency  of  the  Ministry.  This  Action  Plan  should  be  adopted by the end of the year as well.  As part of regular reporting to Council of Europe Committee and UN Committee related to Anti  Human  Trafficking  and  Violence  against  Women,  the  Consultant  prepared  comprehensive    20 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  report  to  GRETA  committee  of  the  CoE  along  with  the  colleague  from  the  Ministry  of  Interior.  This  activity  is  still  in  process.  I  collected  statistic  data  from  the  judiciary,  provided  information  of the current legislative status for  criminal act of human trafficking, described implementation  of  the  law  through  examples  from  court  practice.  The  same  procedure  was  undertaken  for  II  and III periodic CEDAW report to UN Committee to eliminate all forms of discrimination against  women.  The  Consultant  had  an  exceptional  opportunity  to  participate  in  Volunteer  Visitor  Program  organized  by  State  Department  –  Combating  Violence  against  Women.  The  program  offered  information  on  different  services  available  for  victims  with  focus  on  protection  during  the  criminal procedure. This experience enabled the Consultant to incorporate gained knowledge in  before  mentioned  action  plans  and  strategies.  Also,  the  Consultant  introduced  colleagues  from  the  Department  about  American  experience  and  modalities  to  overcome  existing  gaps.  Since  they’re going to be responsible for implementation of the future recommendations, it was very  important to transfer knowledge to public servants. This activity will continue in 2013.  In  providing  advisory  to  Assistant  Minister  regarding  CoE  Expert  Mission  on  Minorities,  the  Consultant  prepared  comprehensive  report  about  activities  from  the  domain  of  the  MoJPA  related  to  improvement  of  status  of  minorities  in  judiciary.  This  report  was  presented  during  the Expert’s Mission in July 2012.   Council  for  Minors  is  the  state  body  founded  by  Ministry  of  Justice  and  High  Judicial  Council.  The  Council  has  advisory  role.  Meetings  are  held  4  times  in  a  year.  The  Consultant  actively  participated  in  development  of  new  diversion  orders  according  to  new  Law  on  Minors.  Also,  as  a  council  member  her  tasks  included  providing  comments  and  suggestion  to  draft  laws  when  it  comes  to  minors  and  children.  One  of  them  was  new  draft  law  on  protection  of  persons  with  mental disabilities.  The Consultant provided advisory in drafting process for IPA 13 project of the Ministry of Justice  related  to  access  to  justice  for  minors,  prevention  of  juvenile  delinquency,  implementation  of  diversion  orders  and  anti‐child  trafficking.  Besides  this,  she  conducted  briefings  for  public  servants who are in charge of the presentation of project proposals.  In  the  consultation  process  of  advising  the  Department  for  Normative  Affairs  about  changing  laws  related  to  LGBT  legal  status,  the  Consultant  sought  the  best  solution  for  these  persons  especially  when  it  comes  to  gender  change  and  changing  of  the  personal  documents.  In  this  regard,  certain  solutions  will  be  provided  by  the  Law  on  Free  Legal  Aid,  while  in  some  other  cases  amendments  of  Law  on  Non‐Contentious  Proceedings  will  enable  these  persons  to  exercise their rights. The Consultant provided her inputs for changes in this Law.        2.3.3 Planned Deliverables for 2013    The  Consultant  for  EU  Integration  will  conduct  further  analyses  when  the  Serbian  European  Integration  Office  delivers  a  new  portion  of  Acquis  –  also  updating  the  list  with  all  relevant    21 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  Acquis. In addition, further proofreading when the Serbian European Integration Office delivers  a new portion of translated Acquis, will be conducted.  The  list  of  all  relevant  multilateral  and  bilateral  treaties  will  be  updated  on  regular  bases  in  2013.  Occasional  improvement  of  database  with  tables  of  concordance  for  each  law  or  by‐law  and will be started upon analyses of all relevant EU documents.   Further reports will be drafted for the period ‐ the end of 2012 and 2013 ‐ on regular bases and  upon the European Commission request.   Presentations  of  relevant  legal  instruments,  with  specific  explanations  of  each  instrument  in  different  areas  under  the  Chapters  23  and  24  will  be  useful  for  future  normative  activities  and  process of harmonization.  New  National  Judicial  Reform  Strategy  will  be  adopted  by  the  end  of  March  2013  and  the  Action Plan for its implementation by the end of the firs half of 2013.  The  GRECO  Report  is  to  have  its  confidentiality  seal  removed  in  2013,  upon  which  the  Consultant for International Cooperation will be tasked to coordinate distribution of the Report  to  all  relevant  institutions  and  to  inform  GRECO  about  the  implementation  of  recommendations.  The  Fourth  Evaluation  Round  will  also  be  initiated  in  2013  and  the  Consultant  will  provide  assistance  to  the  Ministry  of  Justice  and  other  stakeholders  in  the  preparation of responses from this Round.  The  adoption  of  the  UNCAC  Implementation  Review  Report  expected  in  2013  will  provide  inputs  and  direction  for  consideration  in  the  MoJPA.  The  Consultant  will  provide  advisory  in  regards to the possible improvement of the implementation of UNCAC.  The  negotiations  between  the  Republic  of  Serbia  and  the  EUROJUST  will  be  formally  opened  in  2013.  Support  in  preparing  relevant  documents  and  internal  coordination  of  the  draft  Agreement will be needed .  The  Consultant  for  Justice  Sector  Policy’s  advisory  role  will  continue  throughout  2013.  She  will  provide  inputs  for  laws  and  by‐laws  and  her  concrete  deliverables  will  depend  on  intensity  of  legislative activities of the Ministry.  The  new  National  Anti‐human  Trafficking  Strategy  will  be  adopted  by  the  end  of  the  current  year,  and  in  that  regard,  the  Consultant  will  provide  advisory  related  to  Criminal  Code  amendments  and  supplements,  the  development  of  the  Compensation  Fund  for  victims,  and  provision of profound trainings for judges and prosecutors.  Upon the adoption of the new National Action Plan on Combating Violence against Women, the  Consultant  will  be  active  in  providing  inputs  for  changing  legislation,  amendments  of  the  Criminal  Procedure  Code,  the  Court  Rules  of  Procedure  and  better  protection  of  victims  during  the  entire  process.  The  Consultant  will  be  engaged  in  all  implementation  phases  and  will  provide advisory to 2 delegated public servants.  When  the  CoE  experts  finish  their  analysis  of  the  Report  on  activities  from  the  domain  of  the  MoJPA  related  to  improvement  of  status  of  minorities  in  judiciary,  they  will  provide  recommendations. As agreed previously and according to planned law amendments, the MoJPA    22 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  will  start  with  implementation.  The  Consultant  will  provide  assistance  and  advisory  on  this  subject during this ongoing process.  The  Consultant  will  be  consulted  in  implementation  phase  of  the  projects  funded  out  of  IPA  13  for  the  MoJPA  related  to  access  to  justice  for  minors,  prevention  of  juvenile  delinquency,  implementation of diversion orders and anti‐child trafficking.                                              23 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report    2.3 Strengthening Resource Management and Aid Coordination        2.3.1 Over‐Arching Objective    This activity aims at:  (i) Strengthening  justice  sector  administration  pertaining  to  expenditure  and  resource  management; and   (ii) Enhancing  tracking,  coordination  and  management  of  donor‐funded  aid  in  the  justice sector.    The following long term consultant was envisaged to be engaged:    Consultant  for  Justice  Sector  Policy  and  Data  Analysis  responsible  for  providing  advisory  services  and  direct  support  to  the  senior  management  of  the  MoJPA  in  issues  related  to  strengthening  resource  management  in  the  justice  sector,  especially  in  relation  with  donor‐ funded programs in the justice sector.  The Consultant was expected to provide advice to senior  management  in  the  MoJPA  on  policies/actions  to  increase  the  effectiveness  in  the  justice  sector.  The  Consultant  was  expected  to  analyze  data,  analysis  and  provide  advice  on  the  basis  of reports/studies and surveys on issues related to resource management.   The  PIU  invited  individual  consultants  through  advertisement  in  the  newspaper,  MoJPA  and  MDTF‐JSS  site,  to  indicate  their  interest  in  providing  these  services  in  October  2011  and  the  Evaluation Committee from the MoJPA performed the evaluation in November. The WB did not  find  that  the  awarded  consultant’s  qualifications  and  the  ToR  correspond  and  proposed  that  the  position  be  re‐advertised  with  a  revised  ToR.  The  MoJPA  decided  not  to  pursue  the  recruitment of this consultancy assignment.                                    24 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report    2.4 Strengthening Legal and Institutional Environment        2.4.1 Over‐Arching Objective      This activity aims at:  (i) Supporting and expediting the ongoing prosecutorial reform process;   (ii) Supporting the State Prosecutorial Council in coordination of donor‐funded projects;   (iii) Strengthening the legal and institutional environment for the MoJPA and the Judiciary,  especially with the State Prosecutorial Council (SPC) and High Judicial Council (HJC).   The  aims  were  originally  expected  to  be  delivered  through  outputs  provided  by  consultants  operating  through  the  RFU  in  the  MoJPA;  and  implementation  of  small‐scale  projects  and  capacity‐building  activities.  The  position  of  Legal  Expert  for  the  Reform  of  the  Judiciary  was  publicly  announced  in  2011  and  no  qualified  candidates  submitted  their  CVs.  Throughout  2012  no re‐announcement of this position was made.  The  Terms  of  Reference  for  Consultant  for  Prosecutorial  Reform  have  been  prepared  and  approved  by  the  WB.  This  position  is  expected  to  be  contracted  by  the  end  of  year  or  in  early  2013.                                                   25 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report    2.5 Modernization of Judicial Facilities and Infrastructure        2.5.1 Over‐Arching Objective    This group of activities aims at:  (i)   Expediting the systematic modernization of the ICT infrastructure in the justice sector;   (ii)   Strengthening  of  the  resourcing,  operations  and  management  of  the  physical  and  IT  facilities of courts and prosecutor offices;   (iii)   Facilitating impact assessments regarding user access and satisfaction;  (iv)   Developing  of  architectural  and  engineering  designs  for  the  renovation  of  the  unified  Civil and Litigation Court in Belgrade.   The  Trust  Fund  finances  two  Judicial  Facilities  and  Infrastructure  IT  Consultants,  to  provide  key  support  to  the  MoJPA  in  managing  and  monitoring  the  ongoing  project  to  roll  out  an  Automated  Case  Management  System  to  the  courts  of  general  jurisdiction,  as  well  as  to  assist  the  MoJPA  in  preparing  an  ICT  modernization  strategy  and  provide  support  for  implementing  key  ICT‐related  initiatives  in  the  justice  sector.  The  consultants  directly  support  the  Assistant  Minister in charge of IT in the management of these activities.  Two  local  ICT  Consultants  were  originally  hired  (one  from  March  16th  and  the  other  from  July  1st), but one contract was terminated by mutual agreement in November 2011. The ToR for this  position was slightly modified and the position was announced in December 2011. The contract  was  signed  on  January  31st  2012.  Currently,  two  consultants  are  contracted  till  the  end  of  December 2013, namely:   ICT Consultant; and   ACMS Expert/IT Expert.   Due  to  an  additional  contribution  from  SIDA  (Swedish  International  Development  Cooperation  Agency)  of  approximately  USD  770,000,  made  in  December  2010,  the  originally  planned  ICT  modernization  strategy  will  be  expanded.  The  consulting  company  was  selected  following  Quality‐  and  Cost‐Based  Selection  (QCBS)  procurement  procedure  and  the  contract  was  signed  by the MoJPA on January 30, 2012. Following the request from company AAM the contract was  extended till the end of 2012.  The  Procedure  for  selection  of  consulting  company  for  Detailed  Technical  Architectural/Engineering  Designs  for  Renovation  of  Former  Office  Buildings  for  the  Civil  and  Litigation  Court  in  Belgrade  was  opened  with  preparation  of  ToR,  evaluation  of  Expressions  of  Interest  and  continued  through  contract  negotiations.  The  procedure  was  cancelled  by  the  MoJPA  because  of  unsolved  legal  and  financial  issues  on  government  level  in  the  beginning  of  2012.       26 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  2.5.2. Description of delivery of activities and their impact in supporting the  development objective    The  process  of  modernization  of  the  ICT  environment  in  the  judiciary  as  support  to  the  justice  sector  reform  process,  continued  in  the  recent  period  through  several  large  scale  ICT  projects,  both  finalizing  some  of  the  earlier  started  activities,  as  well  as  introducing  new  activities  and  projects  in  this  field.  These  activities,  as  described  further  on,  included  the  active  contribution  of the MDTF‐JSS ICT Consultant and ACMS Expert/IT Expert, as support to this process. The role  of  the  consultants  varied  from  technical  and  advisory  support  to  these  activities,  to  direct  development of outputs related to them.  A significant project of the MoJ (at the time) was the implementation of the standardized court  Case  Management  System  called  AVP  in  all  courts  of  general  jurisdiction  (basic  and  higher  courts).  After  the  implementation  of  this  CMS  in  higher  court  and  basic  court  seats  in  August  2010, the MoJ initiated the implementation of this CMS in all the court units of the basic courts.  This  process  has  been  finalized  in  January  2012.  By  achieving  that,  the  AVP  CMS  has  been  implemented  in  26  higher  courts  and  34  basic  courts  (34  court  seats  and  102  court  units  of  basic  courts)  which  included  the  provision  of  necessary  hardware,  modernization  of  the  ICT  infrastructure, development of the AVP CMS, as well as CMS user training (with over 4000 users  being trained).   In  parallel  with  the  implementation  of  the  AVP  CMS,  the  MoJ  worked  on  a  project  initiated  under  the  IPA  2007  with  the  goal  to  develop  and  implement  a  new  CMS  called  SAPS.  After  the  change  of  the  initial  set‐up  of  the  project,  it  has  been  decided  for  this  CMS  to  be  implemented  in the Supreme Court of Cassation, Administrative Court, all four courts of appeal, as well as the  Basic  Court  in  Sremska  Mitrovica  and  the  Higher  Court  in  Sremska  Mitrovica,  as  pilot  courts  for  courts of those instances. SAPS is a court CMS based on a technologically advanced platform, as  compared to AVP. This CMS has been implemented in all the expected courts, and the close‐out  of the project is expected by mid December 2012. With the realization of this project, a modern  CMS  solution  will  be  implemented  in  courts  of  highest  instances,  as  well  as  one  pilot  basic  and  higher  court,  which  should  enable  a  comparative  analysis  of  the  AVP  CMS  and  the SAPS  CMS  in  order  for  the  MoJPA  to  determine  whether  a  roll  out  of  SAPS  to  all  other  courts  of  general  jurisdiction  would  be  the  correct  strategic  direction.  Based  on  the  experience  in  implementation  of  the  AVP  CMS,  the  consultants  were  able  to  provide  support  to  the  project  and the SAPS development/implementation partner.  Besides  the  activity  dealing  with  the  implementation  of  the  court  CMS,  the  consultants  provided  support  to  the  MoJPA  in  the  activities  dealing  with  further  development  and  maintenance of the implemented CMS solution. This has been done through analysis of change  requests submitted by courts, or the conducted needs assessment of the courts and the MoJPA.  Under  these  activities  the  consultants  participated  in  the  work  of  the  Committee  for  the  standardization  of  the  business  applications,  but  also  conducted  individual  consultations  with  court  representatives  as  a  part  of  the  needs  assessment,  followed  with  development  of  specifications  of  the  needed  CMS  changes,  written  instructions  for  court  representatives  in  regard  to  different  elements  of  the  AVP  CMS,  or  organization  and  conduct  of  additional    27 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  trainings/seminars  for  court  representatives.  Some  of  the  more  significant  outputs  of  these  activities  where  i.e.  the  specification  of  the  Court  enforcer  module  as  well  as  the  Central  Register of Enforcement Debtor application in the MoJPA.   The  MoJPA  is  also  currently  involved  in  two  parallel  ICT  projects  funded  under  the  IPA  2008,  dealing  with  the  public  prosecutor  offices  and  the  prison  administration.  The  first  one  is  the  supply  of  ICT  equipment  needed  for  the  modernization  of  these  segments  of  the  judiciary  and  the support of the functioning of the CMS which is to be developed and implemented under the  second  project.  The  supply  of  equipment  is  expected  to  be  finalized  by  the  end  of  2012,  while  the  currently  set  date  of  finalization  of  the  CMS  implementation  is  September  2013.  The  applications  being  developed  for  the  prosecutor  offices  (called  SAPO)  and  the  prison  administration (SAPA) are based on the same platform as the SAPS software mentioned earlier.  For  this  reason,  a  significant  weight  has  been  put  on  achieving  interoperability  between  these  applications.  This  might  have  an  impact  on  the  assessment  whether  it  is  sensible  to  change  the  existing AVP court CMS with SAPS.   Also dealing with court CMS development, the USAID funded project JRGA (Judicial Reform and  Government  Accountability)  is  planned  to  provide  a  CMS  solution  for  the  misdemeanor  courts,  as  well  as  the  hardware  needed  to  raise  the  capacity  of  these  courts  and  to  support  the  implementation  of  the  CMS.  With  this  activity,  the  state  of  the  ICT  in  the  Serbian  judiciary  will  be  at  a  point  where  courts  of  all  instances,  as  well  as  some  of  the  prosecutor  offices  and  the  prison  administration,  will  have  an  implemented  CMS.  That  kind  of  ICT  level  raises  the  issue  of  its  sustainability  and  further  development,  as  well  as  the  capacity  of  the  MoJPA  to  handle  this  challenge, both financially and HR wise.   A project which ought to provide a clear view on the current state of the ICT in Serbian judiciary  sector  as  well  as  direction  in  which  the  ICT  should  go  is  the  “Consultancy  services  to  develop  and ICT Strategy and Implementation Roadmap for the Justice Sector in the Republic of Serbia”,  which  started  in  February  2012.  This  project  is  significant  for  the  MoJPA  for  several  reasons.  The  main  one  is  that  by  obtaining  an  five  year  ICT  Strategy,  the  MoJPA  would  be  able  to  have,  as said earlier, a clearer view on the state of the current ICT structure in the judiciary, as well as  to  have  an  assessment  of  needs  of  the  ICT  in  the  judiciary  and  definition  of  strategic  goals  and  means  to  raise  the  ICT  capacity  of  the  judiciary.  If  used  properly,  this  Strategy  can  be  a  significant  means  for  the  MoJPA  to  identify  possible  ICT  related  projects,  and  to  do  that  in  a  structured  way  in  order  to  avoid  project  overlapping,  which  would  provide  optimized  use  of  donor  agency  funds.  The  other  reason  why  this  project  bears  significance  for  the  MoJPA,  and  not  a  lesser  one,  is  that  the  management  of  this  project  has  been  entrusted  to  the  MoJPA  in  order  for  the  MoJPA  to  show  maturity  in  handling  of  this  kind  of  projects.  The  project  was  expected  to  be  finalized  by  the  end  of  2012,  but  a  project  extension  request  has  been  initialized.  The  consultants  have  been  actively  involved  in  the  project  from  its  beginning  with  specific roles, as described in the project’s Inception Report. Currently, the project is exiting the  diagnostic  phase  and  entering  the  strategy  development  phase,  where  it  will  be  necessary  for  the  MoJPA  to  take  a  standpoint  on  certain  ICT  related  issues,  in  order  to  determine  the  direction in which the final strategy should go.     28 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  The  Republic  of  Serbia  provided  in  the  previous  period  legislative  basis  for  the  introduction  of  new  judicial  professions  –  the  public  notaries  and  the  private  enforcers  (bailiffs),  of  which  the  private  enforcers  have  already  started  to  work  in  2012.  Having  in  mind  the  clear  legislative  distinction  between  the  jurisdiction  of  the  MoJPA  and  these  institutions  in  ICT  related  issues,  the MoJPA provided support to these institutions through the consultants, by developing drafts  of specifications for development of CMS for notaries and private enforcers.   Also,  the  MoJPA  relied  on  the  technical  support  of  the  consultants  in  regard  to  the  preparation  of public procurement notices dealing with maintenance services for the existing ICT structure.    2.5.3. Planned deliverables for 2013    As  indicated  previously,  in  the  upcoming  period  the  MoJPA  will  need  to  make  a  decision  whether  to  roll‐out  the  SAPS  CMS  to  all  courts  of  general  jurisdiction  in  the  Republic  of  Serbia.  In  case  that  such  a  decision  is  made,  it  will  be  necessary  to  provide  a  structured  plan  for  this  during 2013. This plan will need to cover not only the necessary training and capacity building in  the  courts  in  order  to  change  the  existing  CMS  with  a  new  one,  but  also  the  provision  of  necessary  hardware  to  support  this  implementation  and  possibly  also  the  change  to  the  ICT  network.  Another  significant  deliverable  expected  in  2013  is  the  finalized  version  of  the  ICT  Strategy,  as  part  of  the  project  “Consultancy  services  to  develop  and  ICT  Strategy  and  Implementation  Roadmap for the Justice Sector in the Republic of Serbia”. With a quality output – a five year ICT  Strategy,  it  will  be  up  to  the  MoJPA  to  plan  the  ICT  activities  of  the  MoJPA  in  alignment  to  this  document.  This  would  mean  the  identification  of  possible  ICT  projects  for  the  justice  sector,  with defining the chronology of these projects and their specification.  Other  significant  deliverables  expected  for  2013  are  the  implementation of  the  SAPO  and  SAPA  CMS  for  the  public  prosecutor  offices  and  the  prison  administration,  as  well  as  the  CMS  for  misdemeanor courts.                        29 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report    2.6 Outreach, Monitoring and Evaluation        2.6.1 Over‐Arching Objective    This  group  of  activities  aims  at  institutionalizing  strategic  communication  and  outreach  activities  as  integral  part  of  the  Serbian  judicial  system;  and  strengthening  monitoring  and  evaluation  arrangements  to  facilitate  tracking  and  reporting  on  the  progress  of  justice  sector  reform agenda in Serbia.   Small‐scale projects and capacity‐building events under this activity are expected to include the  following:   •  Improving  the  MoJPA  capacity  to  track  and  report  on  the  progress  in  justice  sector  reform processes, as well as in implementation of legislation and strategic documents;  •  Anchor  policy  dialogue  with  government  stakeholders,  non‐governmental  organizations  and the media by organizing different kinds of events intended to ensure increased visibility  of MoJPA activities.  These  activities  are  delivered  through  outputs  provided  by  consultants  to  the  MoJPA  operating  through the RFU. The following long term consultants have been hired:     Consultant  for  Monitoring  and  Evaluation,  Communication  and  Media ‐  local  consultant  contracted since July 1st 2011. The contract was amended on December 31st 2011 to extend  the engagement until December 31st 2013.   Advisor  for  Communications  and  the  Media ‐  local  consultant  was  contracted  from  July  1st 2011 till March 22nd  when it was terminated by mutual understanding.         2.6.2  Description  of  Delivery  of  Activities  and  their  Impact  in  Supporting  the  Development Objective        As  set  out  in  the  Program  Framework,  the  main  deliverable  of  the  activity  institutionalizing  strategic  communication  was  to  be  Draft  Communication  Strategy  for  the  Ministry  of  Justice.  The  first  draft  was  done  in  December  2011  by  the  Advisor  for  Communications  and  the  Media.  with  the  Consultant  for  M&E,  Media  and  Communication  and  sent  to  the  WB  for  translation.  The  second  version  was  drafted  in  January  2012.  The  comments  of  the  MoJPA  are  awaited.  Incorporation of the Law on Free Legal Aid, upon the request of the WB consultant, is currently  on hold in expectation of the adoption of the Law.   Serbian  European  Integration  Office  called  upon  the  MoJPA  to  take  part  in  commenting  Draft  IPA  Communication  Strategy  for  communicating  funds  and  projects  funded  from  Instruments  for  Pre‐Accession  to  the  wider  public.  Together  with  the  Head  of  International  Projects  Department  of  the  MoJPA,  the  Consultant  for  M&E,  Media  and  Communication  participated  at  the meetings on the Strategy and provided her comments to the Draft.     30 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  Several  outreach  activities  of  different  scale  but  with  the  similar  aim  of  increasing  professional  public  awareness  and  participation  in  the  activities  of  the  MoJPA,  were  implemented  during  2012.  In  January,  the  Ministry  gathered  stakeholders  from  all  relevant  bodies,  institutions,  organization,  and  donors  to  discuss  further  development  of  the  draft  National  Judicial  Reform  Strategy  of  the  Republic  of  Serbia,  2013‐2018.  The  two  day  retreat  in  Arandjelovac  provided  excellent inputs for WB consultants working on the Draft. The comprehensive media  campaign  communicating justice sector reform and activities, the other planned output, is to be launched  upon finalization and adoption of the NJRS and several laws and other strategic documents.   In September 2012, MoJPA was a host of visit of UNODC experts reviewing the implementation  of the UN Convention against Corruption, UNCAC. The three‐day event included meeting of the  experts  with  representatives  of  relevant  agencies,  bodies,  and  institutions  in  order  to  receive  information  and  data  regarding  the  regulations  and  mechanisms  applied  in  the  fight  against  corruption  in  the  Republic  of  Serbia.  The  expert  report  is  expected  at  the  beginning  of  the  next  year.   A  serious  of  roundtables  across  Serbia  was  organized  by  the  UNODC  in  October  on  the  subject  of  treatment  during  proceedings  of  victims  of  trafficking  in  human  beings.  Two  MoJPA  Consultants  assisted  organization  and  attended  roundtables  in  Nis,  Kragujevac,  Belgrade  and  Novi  Sad  in  order  to  monitor  the  implementation  of  the  Special  Protocol  on  Acting  of  Judicial  Bodies  in  Protection  of  Victims  of  Human  Trafficking  in  the  Republic  of  Serbia.  The  RT  gathered  legal  professionals  from  courts,  prosecutors’  offices,  as  well  as  police  and  lawyers,  to  discuss  procedural  difficulties  and  manner  to  overcome  them  when  dealing  with  victims  of  human  trafficking.  On  November  15th,  the  MoJPA,  Sector  for  European  Integration  and  International  Projects,  hosted and chaired the traditional Justice Sector Partners’ Forum with the purpose to engage in  policy  dialogue  with  partners  and  donors  on  future  plans  and  activities  of  the  Ministry  in  relation  to  the  justice  sector.  Before  more  than  50  representatives  of  donor  countries,  governmental  and  non‐governmental  organizations  and  institutions,  the  current  activities  of  the  Ministry  regarding  legislative  change  were  presented.  All  laws  in  the  process  of  being  amended and supplemented were listed, stating most important changes and novelties. Among  the  long  list  of  laws,  Assistant  Minister,  Mr.  Simic,  pointed  out  at  the  four  important  strategic  documents  in  preparation  (National  Judicial  Reform  Strategy  2013‐2018;  ICT  Strategy  and  Implementation  Roadmap  for  the  Justice  Sector;  Government  Strategy  on  Fighting  Corruption  and  Organized  Crime;  and  Public  Administration  Reform  Strategy).  Assistant  Minister,  Mr.  Backovic, gave in his presentation the overview of the key points from the Draft National Justice  Sector  Reform  Strategy  (2013‐2018):  Preparing  the  Judicial  System  for  New  Challenges.  The  second part of the meeting gave an opportunity to the invitees to comment on all said and pose  questions  to  the  State  Secretary  and  the  two  Assistant  Ministers  present.  Deputy  Head  of  Delegation  in  Serbia,  Mr.  Adriano  Martins,  on  the  behalf  of  the  EU  offered  extensive  material  and  advisory  support  to  the  Ministry  in  its  efforts  to  get  in  line  with  the  obligations  streaming  from the process of EU accession.  The  activities  on  strengthening  monitoring  and  evaluation  functions  in  the  MoJPA  to  facilitate  tracking  and  reporting  continued  in  2012  with  preparation  of  a  number  of  reports  on  different    31 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  aspects  and  sectors  of  the  judiciary.  Most  important  include:  MDTF  JSS  RFU  Annual  Progress  Report;  Progress  Report  ion  Development  of  Bailiffs  and  Deputy  Bailiffs;  Progress  Report  on  Development  of  Registry  of  Partnerships,  Registry  of  Public  Notaries;  Annual  Report  on  Courts  in  the  Republic  of  Serbia  (input  for  the  Serbia  Progress  Report  for  the  EC);  EPD  Report  inputs  (Serbia‐EU  Enhanced  Permanent  Dialogue);  report  on  the  Work  of  the  Sector  for  European  Integration and International Projects, etc.    The  work  on  the  main  output  of  this  activity,  the  Action  Plan  to  implement  the  recommendations  of  the  justice  sector  performance  survey,  was  halted,  as  the  recommendation had been included in the Draft NJRS 2013‐2018 and the following Action Plan.   The  consultant  was  also  engaged  in  evaluation  of  work  of  the  MoJPA,  Sector  for  Judiciary,  and  need  assessment.  It  resulted  in  drafting  several  project  proposals  with  budgets  for  different  calls for proposals (CoE, SIDA PROFID, MDTF, etc.), and inputs for training plan.        2.6.3 Planned Deliverables for 2013    The continuation of activities on institutionalization of strategic communication and outreach is  envisaged  for  2013,  upon  adoption  in  first  place  of  the  new  National  Judicial  Reform  Strategy  for  2013‐2018,  scheduled  for  the  end  of  March  2013,  and  a  long  list  of  laws  currently  being  amended  and  supplemented  for  adoption  in  early  2013.  The  current  Draft  Communication  Strategy  will  then  be  adapted  to  include  all  important  new  moments  and  novelties  deriving  from adopted legislation, as well as the introduction of the free legal aid system.   The  extensive  media  campaign  will  be  developed  accordingly  to  include  communication  on  all  adopted legislation and strategic documents.   Organization  of  events  and  outreach  activities  will  be  conducted  in  line  with  the  plans  and  schedule of the MoJPA for 2013.                          32 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report    3  SUB‐COMPONENT  2.2:  TECHNICAL  ASSISTANCE  TO  STRENGTHEN  THE  ACCESS  TO  JUSTICE         3.1 Introduction:     The  Program  builds  up  the  capacities  of  those  MoJPA  officials  who  are  statutorily  obligated  to  deal  with  free  legal  aid  and  access  to  justice.  Initially,  MoJPA  capacity  building  will  be  delivered  by  enlisting  the  support  and  participation  of  RFU  and  other  MoJPA  staff  in  the  various  Bank‐ executed  activities  set  out  in  Component  1,  by  engaging  staff  in  knowledge  sharing  activities,  and  through  daily  interaction  with  the  Bank’s  Senior  Justice  Specialist  (SJS)  as  well  as  other,  short‐term Bank experts.    The  program  is  being  implemented  over  a  two  to  three  year  period,  from  July  2011  to  December  2013.  Activities  in  this  component  are  executed  by  the  Serbian  Ministry  of  Justice  and  Public  Administration.  These  are  supplemented  by  the  activities  executed  by  the  World  Bank.  Considering  the  central  responsibility  of  the  MoJPA  in  ensuring  the  compliance  of  Serbia’s  justice  system  with  EU  accession  requirements,  the  Ministry  recognized  that  institutional  changes  are  instrumental  for  achieving  major  goals  in  relation  to  access  to  justice  in  the  long  term,  and  thus  desires  to  begin  the  process  of  identifying  key  enhancement  areas  within  the  MoJPA.  A  comprehensive  Strategy  for  the  provision  of  free  legal  aid  in  Serbia  was  officially  adopted by the Serbian Government in October 2010.   Initially, Access to Justice expertise in the RFU were comprised of two consultants sitting within  the  MoJPA  working  jointly  with  MoJPA  officials  and  employees  on  access  to  justice  and  free  legal aid issues.    Consultant  for  Access  to  Justice  ‐  local  consultant  contracted  since  July  1st  2011.  The  contract  was  amended  on  December  31st  2011  to  extend  the  engagement  until  December  31st  2013.   Expert for Access to Justice ‐ local consultant contracted on July 1st 2011 and terminated  by mutual understanding on April 30th 2012.  The  RFU  may  be  expanded  subject  to  need  and  availability  of  funds.  The  RFU  is  guided  by  the  framework  elaborated  in  the  Strategy,  thereby  fully  aligning  its  work  with  the  Ministry’s  vision  and  goals.  It  acts  as  a  key  research  and  coordination  resource  for  the  Strategy  Implementation  Council  (SIC)  and  it’s  FLA  Law  Working  Group  throughout  the  legislative  process  and  the  subsequent  rollout  of  the  FLA  system.  The  work  of  the  RFU  will  be  completed  with  the  understanding  that  as  the  Program  draws  to  a  close,  RFU  staff  will  be  eligible  to  compete  for  the MoJPA posts required to manage the FLA system.  According  to  the  Strategy,  the  body  ultimately  responsible  for  answering  these  questions  is  the  Strategy  Implementation  Council  (SIC).  In  June  2010,  the  government  appointed  9  expert  stakeholders  to  the  SIC,  and  also  established  a  9  member  FLA  Working  Group  comprised  of  3  SIC  members  and  10  independent  experts  and  stakeholders.  The  Working  Group  is  primarily    33 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  responsible  for  amending  the  MoJPA’s  draft  FLA  law  so  that  it  conforms  with  the  FLA  Strategy.  A  Draft  Law was  presented  for  public  consultation  in  December  2011.  More  details  are  given  in  section 3.3.  In  addition,  the  Trust  Fund  covered  the  procurement  and  financing  of  events  including  round  tables  and  conferences.  The  following  paragraphs  give  more  insight  into  rational  of  each  specific event which was procured/financed by the PIU through MDTF‐JSS funds.  World  Bank  FINSAC  conference  in  Vienna  was  attended  by  RFU  representative  who  informed  the  MoJPA  in  regards  to  the  issue  of  whether  the  draft  FLA  Law  should  cover  legal  aid  costs  of  insolvent  enterprises  under  certain  circumstances.  In  addition,  participation  at  the  conference  provided  her  with  an  opportunity  to  learn  how  other  European  governments  have handled  this  matter.  This  specific  knowledge  from  the  conference  regarding  the  creation  and  promotion  of  alternate  dispute  resolution  (ADR)  mechanisms  (i.e.  mediation)  by  governments  in  the  ECA  region  as  a  tool  to  facilitate  out‐of‐court  debt  resolution  was  brought  back  to  the  MOJPA  employees.   Attendance of Assistant Minister of the MoJPA at the round table on FLA in Zagreb in February,  2012,  represented  a  great  opportunity  for  president  of  the  WG  for  drafting  of  Law  on  FLA  to  participate  at  the  event  covering  related  topics  with  Croatian  Assistant  Minister  dealing  with  FLA and other participants.        3.2 Over‐arching objective        This  program  contributes  to  the  over‐arching  objective  of  the  MDTF‐JSS,  i.e.  to  facilitate  Serbia’s  justice  sector  EU  integration  process,  establish  justice  sector  performance  framework  and  strengthen  aid  coordination  in  Serbia’s  justice  sector.  It  does  so  by  seeking  to  improve  access  to  justice  in  Serbia  through  more  concentrated,  transparent  and  effective  legal  aid  programs  available  to  all  citizens,  including  women,  minorities  and  other  vulnerable  groups  throughout Republic of Serbia.        3.3  Description  of  delivery  of  activities  and  their  impact  in  supporting  the  development objective    The  Consultant  for  Access  to  Justice  assists  in  the  design  and  establishment  of  an  efficient  Free  Legal  Aid  system  in  Serbia,  with  a  special  focus  on  enabling  access  to  justice  to  indigent  population  in  both  civil  and  criminal  matters.  In  performing  daily  tasks,  the  Consultant  works  primarily  with  the  Assistant  Minister  Mr.  Simic  and  the  Assistant  Minister  Mr.  Backovic  and  closely  cooperates  with  the  WB  SJS.  The  consultant  assists  in  the  preparation  of  reports  in  relation to access to justice, conducts related research and provides support in the organization  of variety of events associated with MDTF activities at the MoJPA. Among every day activities in    34 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  the  area  of  access  to  justice,  the  Consultant  is  also  tasked  to  advise  relevant  working  groups  in  the areas of her competence at the MoJPA.  Under  the  Activity  Development  of  a  legislative  framework  for  free  legal  aid  based  on  the  Strategy  for  Free  Legal  Aid,  the  Draft  FLA  Law  was  prepared  by  the  Working  Group  and  presented at the public debate in December 2011. The Consultant has actively supported all the  WG  activities  throughout  the  drafting  process,  research  and  comparative  analysis.  Following  the  public  debate,  the  consultant  was  tasked  to  review  all  the  received  comments,  analyze  them and prepare the relevant ones for the WG consideration. Subsequently, the WG discussed  the  main  comments  and  included  them  in  the  Draft  accordingly.  This  new  version  of  the  Draft  FLA  Law  has  been  sent  to  the  CoE  expertise  in  February  2012.  The  roundtable  on  CoE  expertise  was  organized  in  June,  with  participation  of  diverse  stakeholders.  The  suggestions  offered  by  the  CoE  experts  were  in  line  with  the  working  group  attempts  to  determine  a  broader  group  of  FLA providers and establish an independent body deciding upon FLA requests.  The  RFU  has  sent  the  new  version  of  the  Draft  FLA  Law  including  the  comments  received  after  the public debate to all the participants of the public debate in order to timely obtain additional  comments  and  suggestions.  All  the  materials  utilized  in  the  drafting  process,  as  well  as  the  transcript  of  the  public  debate  have  been  published  at  the  MoJPA  website  and  are  therefore  publicly available and transparent.   In  order  to  address  the key  disagreements  within  the  WG,  the  Consultant  was  tasked  to  draft a  letter  for  professors  of  procedural  law  to  provide  FLA‐related  opinion  on  Art  85  of  the  Civil  Procedure Code 2011. Similar letter was drafted and sent to the professors of constitutional law  to  provide  FLA‐related  opinion  on  Art  67  of  the  Constitution  of  the  Republic  of  Serbia.   Analysis  of  the  received  letters  on  interpretation  of  Art  67  of  the  Constitution  and  Art  85  of  the  Civil  Procedure  Code  was  performed  and  the  key  concepts  of  the  WG  have  been  supported.  Consultant  remains  in  constant  communication  with  relevant  actors  who  provide  important  comments  to  the  Draft  for  the  purpose  of  further  improvements.  Moreover,  the  Consultant  performs  an  ongoing  analysis  of  the  FLA  systems  in  Europe.  As  a  part  of  this  activity,  the  latest  CEPEJ publication has been translated and distributed.    Due  to  political  changes,  the  SIC  has  not  initiated  its  active  functioning  as  the  key  institution  responsible  for  implementation  and  monitoring  of  the  FLA  system.  Moreover,  the  fact  that  law  has  not  yet  been  adopted  impacts  the  work  of  the  SIC.  Nevertheless,  during  2012,  relevant  institutions  and  stakeholders  have  been  informed  about  the  key  concept  of  the  future  Serbian  FLA  system  as  well  as  the  main  obstacles  the  MoJPA  faces  in  determining  the  final  provisions.  Conducting  the  activity  of  Building  of  institutions  responsible  for  implementation  and  overseeing  the  functioning  of  the  Free  Legal  Aid  System,  the  Consultant  has  been  providing  information  to  diverse  stakeholders  throughout  the  year,  particularly  focusing  on  the  working  groups working on the related laws such as Civil Procedure Code, Criminal Procedure Code, etc.  The  Consultant  performs  ongoing  informal  consultations  with  key  stakeholders  and  has  established  important  linkages  with  key  NGOs  providing  legal  aid,  legal  clinics  and  Bar  representatives.  As  a  part  of  the  FLA  WG  plan,  a  series  of  roundtable  discussions  with  key  stakeholders and provider groups has been organized during 2012. These meetings were mainly  hosted  at  the  providers’  premises  and  they  involved  high  level  participation  and  successful    35 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  discussion.  A  number  of  important  conclusions  aroused  following  these  roundtables.  The  Consultant was tasked to prepare relevant materials for these roundtables, organize the events,  invite  relevant  stakeholders  etc.  She  also  facilitated  discussions  with  key  stakeholder  groups  across  Serbia  on  key  results  and  challenges  and  received  input  that  was  further  elaborated  within  the  working  group.  Moreover,  the  working  group  representative  from  the  MoJPA  participated  at  the  Conference  on  legal  clinics  as  legal  aid  providers  in  Zagreb  Croatia,  in  order  to continue the activity of Building capacity of providers of Free Legal Aid.  The  Consultant  provides  ongoing  advisory  to  public  servants  at  MoJPA  regarding  drafting  of  laws  that  are  linked  to  access  to  justice  for  indigent  population  in  Serbia,  refugees  and  asylum  seekers,  Roma  and  other  vulnerable  groups,  under  the  activity  Increased  efficiency  at  the  Ministry  of  Justice.  That  is,  the  Consultant  informs  relevant  parties  of  the  provisions  of  the  FLA  Law  and  future  system  functioning.   As  a  contact  point  at  MoJPA,  the  Consultant  is  providing  regular  support  and  inputs  in  preparation  of  different  comprehensive  reports  drafted  by  the  Ministry.  The  Consultant  also  provides  information  to  the  Department  for  Normative  Affairs  in  the context of other laws being amended, and offers relevant inputs for these changes. Staff at  the  MoJPA  has  also  been  informed  about  important  changes  to  be  introduced  by  the  FLA  Law  once passed. In this line, the Consultant also performs communication with external bodies and  provides  info  on  the  current  state  of  FLA  Draft  Law.  The  Consultant  took  part  at  the  Debt  Resolution  Conference  in  Vienna  organized  by  the  World  Bank  Group  and  subsequently  informed  the  working  group  and  MoJPA  staff  on  key  conclusions  and  important  knowledge  shared  by  the  participants.  This  conference  was  particularly  focused  on  mediation  as  a  method  to  resolve  specific  debt‐related  disputes  and  it  also  addressed  the  concept  of  legal  entities  as  free  legal  aid  beneficiaries.  Compilation  of  the  report  on  FLA  activities  has  also  been  prepared  by the Consultant and submitted to the MoJPA.  Draft  Communication  Strategy  for  the  Ministry  was  prepared  during  2012  and  the  input  by  the  new  MoJPA  management  is  expected.  Incorporation  of  relevant  information  on  the  Draft  Law  on  Free  Legal  Aid  is  in  progress,  pending  on  the  timing  of  the  Law  adoption  and  publication  of  the Strategy. Greater focus on FLA in the communication Strategy has been agreed with the WB  and the Consultant performs ongoing records keeping in this regard with the aim of Creation of  monitoring and evaluation systems and capacities.  The  Consultant  has  been  following  all  the  RCCP  (Review  of  Criminal  Chain  Process)  activities,  participated  at  the  meetings  and  overall  updated  information  on  this  co‐occurring  project.  The  data  analysis  that  will  result  from  the  RCCP  work  will  be  of  great  value  for  informing  FLA  Draft  Law  on  the  key  entry  points  of  an  individual  in  the  criminal  justice  system  in  Serbia.  These  points should ideally be included in the Draft and therefore following up on data and conducted  research is one of the ongoing activities of the Consultant.  Another important aspect related to  the  criminal  justice  system  refers  to  the  amendments  to  the  Criminal  Procedure  Code  performed  in  2012.  The  Consultant  has  actively  been  following  all  the  changes  and  has  attempted  to  impact  potential  amendments  to  the  Art  77  of  the  Criminal  Procedure  Code  aiming  to  enable  broader  access  to  justice  to  indigent  population.  In  cooperation  with  WB  SJS,  research was performed on similar provisions in the EU and Council of Europe member states.      36 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report      3.3 Planned Deliverables for 2013    During  2013,  the  Consultant  will  continue  to  serve  as  a  key  research  and  coordination  resource  for  the  SIC  and  it’s  FLA  Law  Working  Group  throughout  the  legislative  process  and  the  subsequent  rollout  of  the  FLA  system.  Draft  Law  is  to  be  adopted  in  2013,  which  will  impact  other  relevant  MoJPA  activities.  The  Consultant  will  maintain  the  ongoing  information  sharing  with FLA WG on results/objectives and planned activities.   The  key  information  on  free  legal  aid  will  be  incorporated  in  the  Communication  Strategy.  In  case  the  Law  is  timely  adopted,  monitoring  capacities  in  relevant  institutions  will  be  strengthened through specialized training (e.g. joint workshops).  The  Consultant  will  engage  in  further  activities  focused  on  the  inclusion  of  the  FLA  Working  Group  in  drafting  the  bylaws  associated  with  the  FLA  Law  implementation.  Likewise,  consultations are in progress to determine the work plan for supporting the SIC.  The  consultant  will  finalize  the  data  collection  aimed  at  informing  the  WB  executed  cost  analysis.  Data  is  obtained  from  the  municipalities,  the  Bar  Association  and  previous  pilot  FLA  projects  such  as  the  UNDP‐led  project.  Translated  data  set  will  be  submitted  to  the  WB  for  further cost effectiveness study ‐ Fiscal Impact Assessment.  In  line  with  MoJPA  plan  for  2013,  the  Consultant  will  perform  a  comparative  study  on  methods  of  covering  the  costs  of  mandatory  defense  lawyers  and  experts  in  cooperation  with  the  WB  SJS.  The  institutions  that  will  be  responsible  for  the  implementation  and  overseeing  of  the  FLA  system  will  require  specialized  training  to  adequately  perform  their  tasks.  Upon  the  adoption  /passage  of  the  law,  their  staff  will  go  through  specific  training  regarding  law  implementation  and best practices in monitoring the free legal aid system will be presented. In that respect, the  Consultant  will  design  the  training  module  in  cooperation  with  the  WB  SJS.  Practical  obstacles  that  will  be  identified  during  initial  implementation  will  be  of  major  importance  for  further  adjustments of the system to increase its efficiency.  The future providers of free legal aid will be trained to implement the new law, work effectively  and  utilize  new  technology.  However,  the  planned  capacity  building  will  initiate  following  the  Draft  Law  adoption.  This  activity  is  of  major  importance  for  the  effective  establishment  of  the  FLA  system  and  will  therefore  be  the  focus  of  the  planned  actions.  Upon  passage  of  the  FLA  Law, preliminary support to legal aid providers regarding standard procedures will be provided.  The  development  of  MoJPA  internal  operating  procedures  for  the  delivery  of  competencies  established  by  the  FLA  Law  is  still  pending,  as  it  is  associated  with  a  variety  of  external  factors.  The  Annual  Training  Plan  being  developed  for  the  2013,  shall  focuse  on  the  MoJPA  staff  that  is  most  suitable  for  FLA‐related  trainings.  One  of  the  key  areas  that  will  be  sought  refers  to  capacity  building  regarding  FLA  system  maintenance.  The  Consultant  shall  identify  these  individuals,  draft  their  training  plan  and  organize  the  travel/visit  to  the  specified  location.   The  suggested  plan  may  be  subjected  to  changes  in  case  more  effective  trainings  are  available  throughout 2013.     37 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  The  Consultant  will  provide  relevant  input  regarding  Access  to  Justice  component  for  the  new  National Judicial Reform Strategy which is to be adopted by the end of March 2013.  The  Consultant  will  also  provide  info  for  the  projects  funded  out  of  IPA  2013  for  the  MoJPA  related to access to justice.  Whit  regards  to  the  RCCP,  further  analysis  will  be  performed  on  the  waiver  of  the  right  to  counsel  in  the  beginning  of  2013.  Research  on  ECHR  case  law  on  adequate  notice  of  a  right  to  (state paid) counsel will be finalized and discussed with relevant stakeholders at the MoJPA.                                                          38 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  4 DISBURSEMENTS  DISBURSED based on IFR for the period ending September 30th 2012 sent to WB                       4.1 Overall Disbursements    WB FUND  Grant Amount             $2,700,000  Disbursed                     $   646,740.90                                             *$536,980.69 Designated Account                                             *$109,760.00 Direct Payment  Undisbursed Amount $2,053,259.31    GOS   Contracted Amount   $369,996.00  Disbursed Amount     $189,520.68      4.2 Disbursements/Uses of Funds          4.2.1 Total Uses of Funds Based on Categories     (CS, TR, G) $706,567.55         4.2.2 Total Uses of Funds Based on Components    COMPONENT 2 ‐   TECHNICAL ASSISTANCE TO STRENGTHEN JUSTICE SECTOR                             REFORM  IN SERBIA (CLIENT‐EXECUTED)           Financed by WB    2.1 ‐ Technical Assistance for Establishing                $338,593.94               a Reform Facilitation Unit at the MoJPA      39 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report      2.2 ‐ Technical Assistance to Improve Access to Justice                $  92,019.96      2.3 ‐ Other                $  86,432.97     Sub‐total financed by the WB                $517,046.87           Financed by GOS    2.1 ‐ Technical Assistance for Establishing               a Reform Facilitation Unit at the MoJPA                $111,446.74       2.2 ‐ Technical Assistance to Improve Access to Justice                $  30,860.94       2.3 ‐ Other                $  47,213.00     Sub‐total financed by the GOS                $189,520.68     Total uses of funds               $706,567.55        4.3 Projected Disbursement for Remainder of Project by Calendar Year    Ending  December  31st  2012  all  outstanding  amounts  from  GOS  related  to  previous  period  related to 20% contributions will be paid.                                        40 2012 MDTF‐JSS Annual Progress Report  5 CONTRACTED AMOUNTS      Total Contracted Amount  $1,849,978.00                                  *TF $1,479,982.00                                              *GOS $369,996.00              41