FIDEREC Internationale SARL Fiduciaire Internationale d’Expertise et de Révision Comptables _______________________________________________________________________________________ Audit – Commissariat aux Comptes – Conseil juridique et fiscal – Conseil en gestion RAPPORT DE L’AUDITEUR INDEPENDANT SUR L’AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER DU PROJET DE RENFORCEMENT DES SERVICES HYDROMETEOROLOGIQUES ET CLIMATIQUES DE LA RDC (HYDROMET) DONS TF04389 et TF04390 Projet DRC Hydromet N° P159217 EXERCICE ALLANT DU 1er JUILLET AU 31 DECEMBRE 2018 Rapport définitif d’audit HYDROMET DEFINITIF ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2522 Avenue Golf du Syrte, 08 BP 11095 Ouagadougou 08 – Tél. : (+226) 25 43 14 63 – RCCM : BF OUA 2001 B 359 – N° IFU : 00005753 T – BURKINA FASO Direction des moyennes Entreprise : DME-CII - Régime fiscal : RNI - Email : fiderecinternationale@fasonet.bf – Compte bancaire : BOA N°01090230004 SOMMAIRE Sommaire :……………………………………………………………………………………..2 A.Sigle et abréviation : …………………………………………………………………………..3 B. Présentation du projet…………………………………………………………………………4 C. Lettre de présentation du rapport définitif d’audit comptable et financier de l’Hydromet , exercice 2018……………………………………………………………….12 D.Opinion des auditeurs indépendants sur la régularité et la sincérité des états financiers………………………………………………………………………13-14 PREMIERE PARTIE : Présentation des états financiers de l’Hydromet au 31/12/2018………….15 1.1. Bilan de l’Hydromet au 31/12/2018………………………………………………………..16 1.2. Tableau des sources et utilisations des fonds………………………………………………….18 1.3. Notes annexes au bilan……………………………………………………………………19-21 DEUXIEME PARTIE : Opinions spécifiques des auditeurs indépendants………………………..22 21. Opinion sur l’exactitude, l’éligibilité et le degré de fiabilité des dépenses suivant les termes de l’accord de financement……………………………………………………………………...23 2.2. Opinion sur les DRFs ou états certifiés de dépenses…………………………………………..24 2.3. Etat certifié des dépenses par composante au 31/12/2018 …………………………...……25-27 2.4. Opinion sur la conformité de l’utilisation des comptes spéciaux avec les termes de l’accord de financement…………………………………………………………………….29 2.4. Etat des transactions du compte désigné et des sous comptes au 31 décembre 2018……...30-31 TROISIEME PARTIE : Appréciation des procédures de la passation des marchés………….35-41 Lettre d’affirmation…………………………………………………………………………….43-44 2 A. SIGLES ET ABREVIATIONS USD : Dollar américain (United States Dollars) GP : Gestion de projet HYDROMET : METTELSAT : Agence Nationale de la Météorologie et de la Télédétection par Satellite (Mettelsat) RDC : République Démocratique du Congo AID : Association Internationale de Développement GFDRR : Facilité Mondiale pour la Réduction des Risques de Catastrophes et le Relèvement GEF-LDCF : Fonds pour les pays les Moins Avancés du Fonds pour l’environnement Mondial PIB : Produit Intérieur Brut GP : Gestion du Projet 3 B. PRESENTATION DU PROJET B.1. INFORMATIONS SUR LE PROJET - Nom du projet : Projet de Renforcement des Services Hydrométéorologiques et Climatiques - Instrument de prêt : Financement de Projet d’Investissement - Date de clôture : 30 juin 2022 - Coût total du projet : 8 029 452 USD - Compte Désigné : CityBank - Agence de mise en œuvre : Agence Nationale de la Météorologie et de la Télédétection par Satellite (Mettelsat) - Données financières du Projet en USD N° DESIGNATION MONTANTS 1 Fonds pour l’environnement Mondial (GEF) - LDCF Project 5 329 452 2 Dispositif Mondial de Réduction des Catastrophes et de Relèvement (GFDRR) 2 700 000 TOTAL 8 029 452 - Décaissements prévus en USD Année Fiscale 2017 2018 2019 2020 2021 Annuel 300 000 700 000 3 000 000 3 000 000 1 029 542 Cumul 300 000 1 000 000 4 000 000 7 000 000 8 029 452 B.2. PERSONNEL CLE DE LA COORDINATION DU PROJET - Coordonnateur National : MPUNDU ELONGA Jean Pierre - Expert en Gestion Financière : NDANGI Théophile - Expert en Passation de Marchés : NGENDE Philomène 4 B.3. DATES CLES Nom du Projet DRC Hydromet Projet ID : P159217 IDA Crédit/Don N° TF0A4389 et TF0A4390 Agence d’exécution METEO RD CONGO Kinshasa (METTELSAT) Date d’approbation 07 février 2017 Date de mise en vigueur : 22 février 2018 pour les deux financements Date de clôture 31 décembre 2019 pour le TF04389, 30 juin 2022 pour le TF04390 Date limite de la demande de retraits 30 avril 2020 pour le TF04389, 31 octobre 2022 pour le TF04390 Montant du Don/crédit USD 8 029 452 (2 700 000 pour le TF04389 et 5 329 452 pour le TF04390) Durée du programme 02 ans 08 mois pour le TF04389 05 ans 08 mois pour le TF04390 Temps jusqu’à la clôture 10 mois pour le TF04389 03 ans 08 mois pour le TF04390 B.4.DONNEES INSTITUTIONNELLES DU PROJET B.4.1. Domaines de Pratiques Majeures Il s’agit de : Pratique Globale Sociale, Urbaine, Rurale et Résilience. B.4.2. Domaines de Pratiques Contributifs Il s’agit de : Agriculture, Transport et Energie. B.4.3. Thèmes transversaux 1. Changement Climatique. 2. Genre. 5 B.4.4. Secteurs/Changement Climatique N° Secteur Principal Secteur % 1 Agriculture, pêche et sylviculture Secteur général de l’agriculture, 25 de la pêche et de la sylviculture 2 Administration Publique, Droit et Administration publique des 25 Justice transports 3 Information et communications Technologie de l’information 25 4 Eau, Hygiène et Protection des crues Protection des crues 25 TOTAL 100 B.4.5. Thèmes N° Thèmes principaux Thèmes % 01 Protection sociale et gestion du risque Gestion des catastrophes 40 naturelles 02 Développement Rural Services ruraux et 20 infrastructure 03 Gestion environnementale et des ressources Changement Climatique 20 naturelles 04 Gestion environnementale et des ressources Gestion des ressources en 20 naturelles eau TOTAL 100 B.5. Cadre juridique du Projet Conçu sous l’égide de la Banque Mondiale dont la stratégie est reprise dans le Rapport N° PAD1864 est institué, sous les numéros des Dons TF04389 et TF04390, au titre du Projet de Renforcement des Services Hydrométéorologiques et Climatiques signés le 19 avril 2017 entre la République Démocratique du Congo et l’Association Internationale de Développement (AID) du Groupe de la Banque Mondiale en tant qu’administrateur de la Facilité Mondiale pour la Réduction des Risques de Catastrophes et le Relèvement (GFDRR) et du Fonds pour les pays les Moins Avancés du Fonds pour l’environnement Mondial (GEF-LDCF). L’objectif général du Projet de Renforcement des Services Hydrométéorologiques et Climatiques de la RDC est l’amélioration de la qualité des services hydrométéorologiques et climatiques rendus par le Gouvernement de la RDC dans des secteurs sélectionnés. Pour atteindre ses objectifs, les principales actions du Projet sont contenues dans ses cinq (5) composantes ci-après : - Composante A : Réhabilitation institutionnel et règlementaire, renforcement des capacités et appui à l’exécution ; - Composante B : Modernisation de l’équipement, des installations et des infrastructures pour l’observation de base et la prévision ; - Composante C : Amélioration de la prestation de service d’information HYDROMET ; - Composante D : Gestion du Projet (GP). 6 B.6. CONTEXTE STRATEGIQUE B.6.1. Contexte du pays La République Démocratique du Congo, avec une population de 75 millions d’habitants, bénéficie d’importantes ressources naturelles et d’un des réseaux de voies navigables le plus développé d’Afrique. En dépit de ses richesses naturelles, la RDC a souvent été associée à l’instabilité politique et à la pauvreté. L’économie est en pleine croissance, avec une augmentation moyenne de 7 à 9 pourcent du produit intérieur brut (PIB) par an et une grande partie de l’économie est dépendante. Le pays présente un déficit évident en infrastructures. Les zones urbaines sont de plus en plus vulnérables aux inondations. B.6.2. Contexte sectoriel et institutionnel B.6.2.1. Contexte sectoriel Le changement climatique est un défi de développement prioritaire pour le développement de la RDC. Une capacité pour surveiller et prévoir les conditions hydrométéorologiques (Hydromet) et le transfert de connaissances dans l’amélioration de la prise de décision et la planification sont essentiels pour accroitre la capacité de résilience et d’adaptation de la RDC. Comprendre les risques hydrométéorologiques et climatiques aiderait à évaluer les impacts sociaux et économiques et à élaborer des réponses politiques adéquates pour soutenir le développement durable du pays. Le renforcement des services hydrométéorologiques est considéré comme un programme phare dans le cadre du Plan d’Affaire Climat de la Banque Mondiale. B.6.2.2. Contexte institutionnel Le mandat pour le service Hydromet est sous la tutelle du Ministre des Transports et Voies de Communications-MoTC et à l’Agence Nationale de Météorologie et de Télédétection par Satellite-Mettelsat. Dans l’ensemble, le réseau national d’observation est dans un état général dégradé et METTELSAT fait face à des défis importants dans la prestation de services de base aux utilisateurs (par exemple, l’aviation, la protection civile, l’agriculture, et le grand public). 7 B.6.3 Objectifs de plus haut niveau auxquels le Projet contribue La mise en œuvre du projet favorisera l’intégration de la gestion des risques de catastrophe et l’adaptation climatique dans des stratégies de développement durable au niveau supérieur, tels que : - La nécessité essentielle de renforcer la capacité Hydromet de surveiller et de prévoir en RDC, en particulier pour bâtir l’adaptation au climat et la résilience (Stratégie d’Assistance Pays de la Banque Mondiale) ; - Le financement de centrales hydrométéorologiques, de routes et d’infrastructures agricoles qui, toutes dépendent des informations hydrologiques et hydrométéorologiques adéquates (Engagement commun Nations-Unies /Banque Mondiale) ; - La contribution directe au Pilier 2 « Vulnérabilité et Résilience » de la stratégie pour l’Afrique, qui met l’accent sur la nécessité de traiter les carences en infrastructures de l’Afrique comme étant essentiel pour parvenir à une croissance durable à long terme. (Stratégie Banque Mondiale pour l’Afrique) ; - Le projet compatible avec les objectifs de la Stratégie consistant à réaliser le développement durable et l’éradication de la pauvreté grâce à la réduction des impacts sociaux, économiques et environnementaux des catastrophes. (Stratégie de Réduction des Risques de Catastrophes Naturelles Régionales en Afrique) ; - Soutenir les efforts de développement en cours tout en les rendant plus résistants aux risques climatiques et lier le développement, l’adaptation au changement climatique et la réduction des risques de catastrophe comme un programme intégré. B.4 ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU PROJET Le Projet de Renforcement des Services Hydrométéorologiques et Climatiques de la RDC (HYDROMET) dispose d’une capacité juridique et d’autonomie de fonctionnement sous la responsabilité du Ministère de Transports et Voies de Communications. L’exécution du projet est prévue pour cinq ans à dater du 22 février 2018 pour les deux financements. Les dates des clôtures ont : - 31 décembre 2019 pour le TF04389, - 30 juin 2022 pour le TF04390. B.4.1. Les organes du Projet Le Projet de Renforcement des Services Hydrométéorologiques et Climatiques a comme organes : - Le Comité National de Pilotage ; - Le Coordonnateur du Projet ; - Le Coordonnateur Adjoint du Projet ; 8 - L’Auditeur Interne ; - L’Assistante du Coordonnateur. - Pool Fiduciaire et Technique  L’Expert National en Gestion financière ;  L’Expert National en Passation des Marchés ;  L’Expert National en Suivi ;  Le Comptable ; - METTELSAT. B.4.2. Le Comité National de Pilotage (CNP) Sous la présidence du Ministre de tutelle : - Veille à la cohérence de l’exécution du projet ; - Veille à la coordination des Partenaires Techniques et Financiers ; - Approuve les programmes et les budgets annuels du projet ; - Rend compte au Gouvernement sur l’exécution des activités du projet. B.4.3. La Cellule d’exécution du Projet (CEP) La Cellule d’exécution du Projet gère au quotidien la mise en œuvre du projet. Sa gestion et ses procédures sont décrites par les Manuels des Opérations du projet qui devra être finalisé par la Banque Mondiale. La CEP est la principale interlocutrice de la Banque Mondiale de la Banque Mondiale pour la mise en œuvre du Projet. Elle est responsable de tous aspects de la gestion du projet, entre autres : - La préparation et la budgétisation des plans annuels détaillés de mise en œuvre sur la base des plans d’action approuvés par le Comité Nationale de Pilotage du Projet ; - La gestion des ressources du Projet ; - Le recrutement des auditeurs externes ; - Le suivi de l’évolution et les impacts de la mise en œuvre ;l compilation des rapports d’activités, l’évaluation, les rapports financiers et l’audit ainsi que du suivi des recommandations d’audit et des missions de supervisions effectuées par la Banque Mondiale. La Coordination Nationale est appuyée par une Pool Financière et Technique en matière de gestion financière, comptable et passation des marchés. Il est composé d’un expert national en passation des marchés, d’un expert national en gestion financière et d’un expert national en 9 suivi-évaluation et d’un comptable. Toutefois, cette Coordination Nationale est aussi appuyée par les services de Mettelsat. B.5. COUT DU PROJET ET FINANCEMENT En USD Composantes du Projet Coût GEFL-LDCF GFDRR Composante A Renforcement institutionnel et règlementaire, renforcement des 1 578 000 1 178 000 400 000 capacités et Appui à l’exécution Composante B 4 462 000 3 047 000 1 415 000 Modernisation des équipements, installation pour observation de base et la prévision Composante C 1 256 000 481 000 775 000 Renforcement de service de diffusion de l’information Composante D 733 452 632 452 110 000 Gestion du Projet COUT TOTAL DU PROJET 8 029 452 5 329 452 2 700 000 B.5. PRINCIPES ET METHODES COMPTABLES B.4.1. Principes de base La méthode utilisée pour la comptabilité de l’Hydromet est celle d’engagement (ou d’exercice) qui consiste à comptabiliser les encaissements et les décaissements dès qu'ils sont certains dans leur principe et déterminés dans leur montant, c’est-à-dire dès lors qu'ils sont engagés et cela même s’ils ne sont pas encore exécutés. Ainsi, les comptes de l’exercice clos au 31 décembre 2018 ont été arrêtés conformément aux principes du Système Comptable OHADA en tenant compte des recommandations du bailleur de fonds. B.4.2. Support informatique de la comptabilité La comptabilité est tenue avec le support informatique TOM 2 PRO qui est un logiciel de gestion financière intégrée adaptée à la comptabilité des projets. B.4.3. Acquisition des biens et amortissements Toutes les acquisitions : pour le fonctionnement, pour le renforcement des capacités sont enregistrées selon le principe de coût historique. 10 B.5. MOBILISATION DES RESSOURCES DU DON La mobilisation des ressources des Dons s’accomplissent à travers deux modes. B.5.1. Comptes Spéciaux Les demandes de retrait de fonds sont transmises à la Banque Mondiale pour la constitution du fonds de roulement dans le compte spécial. Conformément au Protocole d’Accord de Dons signés entre la République Démocratique du Congo et la Banque Mondiale, les comptes n° 000130000100300607209-72 (GFDRR) et 000130000100300607101-08 (GEF) ont été ouverts à la CityBank à cet effet. B.5.2. Paiements directs Les demandes de paiements directs sont adressées à la Banque Mondiale qui procède aux transferts de fonds directement en faveur des fournisseurs, entrepreneurs et/ou consultants à concurrence du montant des dépenses éligibles. B.6. ETATS FINANCIERS Les états financiers de l’Hydromet sont constitués du bilan, le tableau des sources et utilisations des fonds. Les états financiers sont présentés en dollars américains (USD) et établis au 31 décembre 2018. Le bilan est composé de l’actif et du passif. L’actif est constitué des ressources utilisées et contrôlées par le Projet. Le passif représente des obligations actuelles du Projet dont l’extinction se traduit par une sortie de ressources. Les actifs sont présentés selon l’ordre de disponibilité, les passifs selon l’ordre d’exigibilité. Le tableau des sources et utilisations des fonds présente les entrées (recettes ou fonds reçus) et sorties (dépenses ou paiements effectués) de trésorerie classée selon les sources de financement, les activités ou composantes du projet. Le tableau des sources et utilisations des fonds ne dégagent aucun écart pouvant être justifié par les soldes de Trésorerie ; toutes les ressources rendues disponibles de la période étant affectés dans les emplois dont compris les soldes de Trésorerie comme ressources en attente d’affectation. L’état des comptes spéciaux mettent en exergue les avances de fonds reçus de la Banque, les paiements effectués sur ces comptes et les soldes restant des comptes bancaires au 31 décembre 2018 L’état certifié des dépenses qui résume la situation de toutes les dépenses du Projet ayant servies comme base de différentes demandes de décaissements de fonds à la Banque par le Projet. Les principes d’image fidèle, de comptabilité d’exercice et des coûts historiques constituent les fondements des états financiers. 11 C. LETTRE DE PRESENTATION DU RAPPORT DEFINITIF D’AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER D’HYDROMET, EXERCICE 2018 Ouagadougou, le 18 juin 2019 Nos réf. : 2019-080/FIDEREC/DG-lo hydr A MONSIEUR LE COORDONNATEUR DU PROJET DE RENFORCEMENT DES SERVICES HYDROMETEOROLOGIQUES ET CLIMATIQUES (HYDROMET) Objet : Lettre de présentation du rapport provisoire d‘audit comptable et financier de l’HYDROMET Monsieur le Coordonnateur National, En exécution de la mission d’Audit des comptes de la période allant du 1er Juillet au 31 Décembre 2018 du Projet de renforcement des Services Météorologiques et climatiques de la RDC que vous avez bien voulu nous confier par contrat de consultance en date du 08 Mai 2019, nous vous soumettons par la Présente, les conclusions de nos travaux d’audit. Nous avons conduit nos travaux de vérification et de contrôle selon les normes internationales d’audit. Les documents financiers, comptables et techniques nécessaires à la bonne exécution de la mission ont été mis à notre disposition de même que les entretiens ont été effectués avec le personnel impliqué dans la mise en œuvre des activités du Projet. Tout en restant disponible pour toute information complémentaire et tout appui relatif au contenu du présent rapport, nous vous prions d’agréer, Monsieur le Coordonnateur National, l’expression de notre considération. Pour les Auditeurs Salam SAWADOGO Expert-comptable inscrit Au tableau De l’Ordre National des Experts comptables et Comptables Agréés du Burkina Faso (ONECCA/BF) et près les cours et tribunaux 08BP 11091 Ouagadougou 08 Tel :(226) 25 43 14 63/76613981 Email fiderec@fasonet.bf fiderecinternationale@gmail.com 12 D. OPINION DES AUDITEURS INDEPENDANTS SUR LA REGULARITE ET LA SINCERITE DES ETATS FINANCIERS A MONSIEUR LE COORDONNATEUR DU PROJET DE RENFORCEMENT DES SERVICES HYDROMETEOROLOGIQUESET CLIMATIQUES (HYDROMET) OPINION Nous avons effectué l’audit des états financiers du PROJET DE RENFORCEMENT DES SERVICES HYDROMETEOROLOGIQUES ET CLIMATIQUES (HYDROMET), qui comprennent Le bilan et le Tableau des Sources et utilisation des fonds de l’exercice clos au 31 décembre 2018 (période allant du 1 e juillet au 31dcembre 2018) . 1. Le bilan s’équilibre à Dollars 794 309,05 et ; les emplois, dans le Tableau des Sources et Utilisation des fonds des Dons, à Dollars US 255 246,55 au 31/12/2018. À notre avis, les états financiers ci-joints donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière du projet au 31 décembre 2018, ainsi que de sa performance financière et de ses flux de trésorerie pour l’exercice clos à cette date, conformément aux principes de comptabilité budgétaire basée sur la trésorerie, applicables aux entités à but non lucratif, et acceptés en République Démocratique du Congo (RDC). FONDEMENT DE L’OPINION Nous avons effectué notre audit selon les Normes internationales d’audit (ISA). Les responsabilités qui nous incombent en vertu de ces normes sont plus amplement décrites dans la section «Responsabilités de l’auditeur pour l’audit des états financiers» du présent rapport ». Nous sommes indépendants du projet conformément aux règles de déontologie qui s’appliquent à l’audit des états financiers en république démocratique du Congo (RDC) et nous nous sommes acquittés des autres responsabilités déontologiques qui nous incombent selon ces règles. Nous estimons que les éléments probants que nous avons obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion avec réserve. Autres informations La norme ISA 720 (révisée) n’est pas d’application dans le cas présent. 13 Responsabilités de la direction et des responsables de la gouvernance pour les états financiers La direction (coordination) du projet est responsable de la préparation et de la présentation fidèle des états financiers conformément aux principes de comptabilité budgétaire basée sur la trésorerie, applicables aux entités à but non lucratif, et acceptés en république démocratique du Congo (RDC), ainsi que du contrôle interne qu’elle considère comme nécessaire pour permettre la préparation d’états financiers exempts d’anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d’erreurs. Lors de la préparation des états financiers consolidés, c’est à la direction qu’il incombe d’évaluer la capacité du Projet à poursuivre ses activités, de communiquer, le cas échéant, les questions relatives à la continuité de son activité. Il incombe aux responsables de la gouvernance de surveiller le processus d’information financière du projet. Responsabilités de l’auditeur pour l’audit des états financiers Nos objectifs sont d’obtenir l’assurance raisonnable que les états financiers pris dans leur ensemble sont exempts d’anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d’erreurs, et de délivrer un rapport de l’auditeur contenant notre opinion. L’assurance raisonnable correspond à un niveau élevé d’assurance, qui ne garantit toutefois pas qu’un audit réalisé conformément aux normes ISA permettra toujours de détecter toute anomalie significative qui pourrait exister. Les anomalies peuvent résulter de fraudes ou d’erreurs et elles sont considérées comme significatives lorsqu’il est raisonnable de s’attendre à ce que, individuellement ou collectivement, elles puissent influer sur les décisions économiques que les utilisateurs des états financiers prennent en se fondant sur ceux-ci. Une description plus détaillée des responsabilités de l’auditeur pour l’audit des états financiers se trouve sur le site Web de l’IFAC, à : www.ifac.org. Cette description fait partie du présent rapport de l’auditeur. Rapport relatif à d’autres obligations légales et réglementaires Aucun rapport relatif à d’autres obligations légales et réglementaires n’est requis. Fait à Ouagadougou, le 18 Juin 2019. Salam SAWADOGO Expert-comptable inscrit Au tableau De l’Ordre National des Experts comptables et Comptables Agréés du Burkina Faso (ONECCA/BF) et près les cours et tribunaux 08BP 11091 Ouagadougou 08 Tel :(226) 25 43 14 63/76613981 Email : fiderec@fasonet.bf fiderecinternationale@gmail.com 14 PREMIERE PARTIE PRESENTATION DES ETATS FINANCIERS DE L’HYDROMET AU 31/12/2018 15 1.1.BILAN AU 31/12/2018 PROJET DE RENFORCEMENT DES SERVICES HYDROMETEOROLOGIQUE ET CLIMATIQUE – RD CONGO Bilan - Actif (1/2) Modèle : 1 Bilan - BILAN FORMATION - Etat exprimé en US DOLLAR Période du 01/01/2018 au 31/12/2018 Etat au 31/12/2018 Site : 01 Page 1/1 Exercice Exercice en cours Libellé Précédent Brut Amortissement Net Net ACTIFS NON COURANTS CHARGES 227 515,55 227 515,55 IMMOBILISEES Charges Immobilisées 227 515,55 227 515,55 IMMOBILISATIONS INCORPORELLES Etudes Spécifiques Dao Logiciel Informatiques Et Assimiles IMMOBILISATIONS 26 631,00 26 631,00 CORPORELLES Matériels Informatiques Matériels De bureau Matériel Bureautique 26 631,00 26 631,00 Matériels Roulants TOTAL ACTIFS NON 254 146,55 254 146,55 COURANTS ACTIFS COURANTS CLIENTS ET AUTRES 1 100,00 1 100,00 DEBITEURS Fournisseurs Débiteurs 1 100,00 1 100,00 Trésorerie et équivalents de 539 062,50 539 062,50 Trésorerie Compte Spécial GEF 299 235,85 538 659,00 Compte Spécial GFDRR 239 423,15 403,50 Caisse GEF Caisse GFDRR 403,50 TOTAL ACTIFS 540 162,5 540 162,50 COURANTS TOTAL GENERAL 794 309,05 794 309,056 Directeur Financier Expert en Gestion Financière Coordonnateur 16 PROJET DE RENFORCEMENT DES SERVICES HYDROMETEOROLOGIQUE ET CLIMATIQUE - RD CONGO Bilan – Passif (2/2) Modèle : 1 Bilan - BILAN FORMATION - Etat exprimé en US DOLLAR Période du 01/01/2018 au 31/12/2018 Etat au 31/12/2018 Site : 01 Page 1/1 Libellé Exercice en cours Exercice Précédent PASSIFS NON COURANTS CAPITAL 794 309,05 IDA GEF IDA GFDRR Paiement Direct GEF 302 000,00 Paiement Direct GFDRR 492 309,05 TOTAL PASSIFS NON 794 309,05 COURANTS PASSIFS COURANTS Fournisseurs Et Comptes Rattaches Fournisseurs Ordinaires Fournisseurs Equipement TOTAL PASSIFS COURANTS TOTAL GENERAL 794 309,05 Directeur Financier Expert en Gestion Financière Coordonnateur 17 TABLEAU DES SOURCES ET UTILISATION DES FONDS PROJET DE RENFORCEMENT DES SERVICES HYDROMETEOROLOGIQUE ET CLIMATIQUE - RD CONGO SOURCES ET UTILISATIONS DES FONDS (MODÈLE I) Modèle : 1 Exercice 2018 Semestre finissant le 31/12/2018 US DOLLAR (USD) Page 1/1 Prévisions 6 Désignation Semestre Cumulatif mois PAIEMENT DIRECT 302 000,00 302 000,00 GEF PAIEMENT DIRECT 492 309,05 492 309,05 GFDRR Financement Total 794 309,05 794 309,05 EMPLOIS 255 246,55 255 246,55 COMPOSANTE A 60 960,90 60 960,90 COMPOSANTE B 30 697,36 30 697,36 COMPOSANTE C COMPOSANTE D 163 588,29 163 588,29 Total des dépenses 255 246,55 255 246,55 Encaissements moins 539 062,50 539 062,50 dépenses Evolution nette de l'encaisse 539 062,50 539 062,50 Solde d'ouverture de 539 062,50 l'encaisse Banque Compte Spécial GEF Banque Compte Spécial GFDRR CAISSE GEF CAISSE GFDRR Total de l'encaisse d'ouverture Encaisse nette disponible 539 062,50 539 062,50 539 062,50 Solde de clôture de l'encaisse BANQUE COMPTE 299 235,85 299 235,85 SPECIAL GEF BANQUE COMPTE 239 423,15 239 423,15 SPECIAL GFDRR CAISSE GEF CAISSE GFDRR 403,50 403,50 Solde total de clôture de 539 062,50 539 062,50 539 062,50 l'encaisse Directeur Financier Expert en Gestion Financière Coordonnateur 18 I.4. NOTES ANNEXES AU BILAN ACTIFS NON COURANTS I.4.1. CHARGES IMMOBILISEES Les charges immobilisées représentent un montant d’USD 227 515,55. I.4.1.1. MATERIELS ROULANTS Au 31 décembre 2018, les fonds affectés aux dépenses des immobilisations corporelles dans le compte matériel roulant pour l’ensemble de son financement est d’USD 26 631,00. Au 31 décembre 2018, le détail est le suivant : N° DESIGNATION MONTANT Immobilisations corporelles 26 631,00 1 2 26 631 ,00 Matériel roulant TOTAL 2018 26 631,00 I.4.2. ACTIFS COURANTS I.4.2.1. CLIENTS ET AUTRES DEBITEURS Au 31 décembre 2018, le compte clients et autres débiteurs porte un montant total d’USD 1 100,00 relatif au fournisseur débiteurs. Le détail au31décembre 2018 se présente comme suit : N° DESIGNATION MONTANT 1 Fournisseurs ordinaires 1 100,00 TOTAL 2018 1 100,00 I.4.2.2. LA TRESORERIE T EQUIVALENTS DE TRESORERIE AU 31/12/2018 Cette rubrique enregistre un montant cumulé des soldes des comptes spéciaux GEF et GFDRR et caisses GEF et GFDRR tenus par le projet au 31 décembre 2018. 19 .Le détail par sous rubrique est le suivant : N° DESIGNATION MONTANT Compte Spécial GEF 299 235,85 1 Compte spécial GFDRR 239 423,15 Caisse GEF 0,00 2 Caisse GFDRR 403,50 TOTAL 2018 539 062,50 I.4.3. Les décaissements 2018 La rubrique comprend exclusivement le solde du financement restant à décaisser auprès du bailleur de fonds (Banque Mondiale). Le détail par sous rubrique est repris dans le tableau ci-dessous : Financement Fonds à Décaissement au Solde à décaisser au décaisser 31/12/2018 01/01/2019 Au 31/12/2018 (3) = (1) – (2) (1) (2)) Don 2 700 000 252 885,99 2 447 114,01 TF04389 Don 5 329 452 2 764,15 5 326 687,85 TF04390 TOTAL 8 029 452 255 650,14 7 773 801,86 I.4.4. Banques et Caisses Au 31 décembre 2018, les ressources disponibles sur les comptes Spéciaux des Dons IDA GEF et IDA GFDRR ainsi que le compte caisse menues GFDRR se chiffrent à un montant total d’USD 539 062,50. Le détail par sous rubrique est le suivant (cfr tableau ci-dessous): Désignation 2018 I. BANQUES Banque Compte Spécial IDA GEF 299 235,85 Banque Compte Spécial IDA GFDRR 239 423,15 II. CAISSE Caisses menues dépenses GFDRR 403,50 TOTAL DISPONIBLE 539 062,50 = (I) + (II) 20 I.4.5. PASSIF NON COURANTS I.4.5.1. Capital Cette rubrique enregistre exclusivement le montant total des paiements directs GEF et GFDRR respectivement pour les Don TF04389 et TF04390 d’une valeur totale d’USD 794 309,05 répartit comme suit : - Don TF04389 d’un montant total d’USD 302 000,00soit 38% du financement global de l’Hydromet; - Don TF04390 d’un montant total d’USD 492 309,05 soit 62% du financement global de l’Hydromet; Au 31 décembre 2018, la rubrique est détaillée ci-après par sous rubrique : N° DESIGNATION Montant (USD) 1 Paiements directs GEF 302 000,00 2 Paiements directs GFDRR 492 309,05 TOTAL 2018 794 309,05 I.4.6. PASSIFS COURANTS Au 31 décembre 2018, aucun compte des passifs courants n’a pas été mouvementé. 21 DEUXIEME PARTIE OPINIONS SPECIFIQUES DES AUDITEURS INDEPENDANTS 22 2.1. OPINION SUR L’EXACTITUDE, L’ELIGIBILITE ET LE DEGRE DE FIABILITE DES DEPENSES SUIVANT LES TERMES DE L’ACCORD DE FINANCEMENT N° TF04389 ET TF04390 A Monsieur Le Coordonnateur du Projet de Renforcement Des Services Hydrométéorologiques et Climatiques (HYDROMET) Conformément à la mission qui nous a été confiée, nous avons procédé a l’examen des fonds et l’utilisation des ressources du Projet de Renforcement des Services Hydrométéorologiques et Climatiques (Hydromet) selon les termes des accords des donsTF04389 et TF04390 du projet pour l’exercice sous revue. Ces ressources se chiffrent à un montant total Dollars à US 255 246,55 pour la période considérée. En accord avec les normes d’audit IASC édictées par la Fédération Internationale des Experts Comptables (IFAC), notre audit a comporté les vérifications par sondages que nous avons jugés nécessaires en la circonstance. . OPINION Nous sommes d’avis que les opérations financières effectuées sur ce compte sont exactes, éligibles au regard de l’accord des dons pour la période sous revue (deuxième semestre 2018) sur les Comptes Spéciaux TF04389 et TF04390 ouvert à la Citybank. Fait à Ouagadougou, le 18 juin 2019. Pour les Auditeurs Salam SAWADOGO Expert-comptable inscrit Au tableau De l’Ordre National des Experts comptables et Comptables Agréés du Burkina Faso (ONECCA/BF) et près les cours et tribunaux 08BP 11091 Ouagadougou 08 Tel :(226) 25 43 14 63/76613981 Email : fiderec@fasonet.bf fiderecinternationale@gmail.com 23 2.2. OPINION SUR LES DRFs OU ETATS CERTIFIES DE DEPENSES (ECD) A MONSIEUR LE COORDONNATEUR DU PROJET DE RENFORCEMENT DES SERVICES HYDROMETEOROLOGIQUES ET CLIMATIQUES (HYDROMET) Conformément à la mission qui nous a été confiée, nous avons procédé à l’examen des Demandes de Retrait de Fonds (DRF) du Projet pour la période allant du 1er juillet au 31 décembre 2018. Notre mission consistait à exprimer une opinion sur toutes les Demandes de Retrait de Fonds (DRFs) ayant servi à l’établissement des justifications des fonds de roulement présentées à la Banque Mondiale pour la période sous revue. Au titre de cet exercice il a été présenté à la Banque Mondiale deux (02) DRFs d’un montant total d’USD 700 000,00. OPINION A notre avis, les dépenses de l’exercice 2018 financées par les ressources de la Banque Mondiale et les ressources de contrepartie sont justifiées par des pièces justificatives probantes et conservées à l’appui des états récapitulatif des dépenses. Fait à Ouagadougou, le 18 juin 2019. Pour les Auditeurs Salam SAWADOGO Expert-comptable inscrit Au tableau De l’Ordre National des Experts comptables et Comptables Agréés du Burkina Faso (ONECCA/BF) et près les cours et tribunaux 08BP 11091 Ouagadougou 08 Tel :(226) 25 43 14 63/76613981 Email : fiderec@fasonet.bf fiderecinternationale@gmail.com 24 2.3.ETAT CERTIFIE DES DEPENSES PAR COMPOSANTE AU 31/12/2018 Budget % Budget Code Total Activités 01/07/2018 - TF0A4390 TF0A4389 ETAT 01/07/2018 - Analytique décaissement 31/12/2018 31/12/2018 Composante A - Renforcement A 181 100,00 62 110,90 62 110,90 34,30 institutionnel, réglementaire, l Sous-composante A (i) Renforcer le A1 67 100,00 25 142,00 25 142,00 37,47 cadre juridique et réglementaire Diagnostic institutionnel avec revue des A101 2 984,50 2 984,50 rôles et mandats de Atelier institutionnel sur les missions de A102 10 000,00 1 557,50 1 557,50 15,58 MettelSat et les Atelier sur l'appréciation du A103 15 000,00 recouvrement des coûts des ser Atelier de lancement du Projet A104 10 000,00 HYDROMET Soutien à la préparation des protocoles A108 15 000,00 3 500,00 3 500,00 23,33 d'accord avec 14 Ins Appui à la gestion du projet A109 17 100,00 17 100,00 17 100,00 100,00 (Rémunération Assistant) Sous-composante A (ii) Renforcer les A2 25 000,00 systèmes de gestion de Définition et mise en place d'un SGQ A205 25 000,00 pour l'aéronautique Sous-composante A (iii) Mettre en place A3 89 000,00 36 968,90 36 968,90 41,54 sur le long terme en Programme de formation nationale et A302 25 000,00 internationale (technicien 25 Formation en prévision aéronautique et A316 30 000,00 18 518,90 18 518,90 61,73 SGQ (jumelage avec l' Formation en prévision aéronautique et A317 20 000,00 18 450,00 18 450,00 92,25 SGQ (jumelage avec As A324 Formation en passation de marchés 14 000,00 B Composante B 498 627,50 30 697,36 30 697,36 6,16 Sous-composante B (i) Réseaux B1 206 127,50 d'observation hydrologiques Aménagement sites et installation des B114 158 235,50 équipements chinois Installation des stations d'observation B115 47 892,00 météorologique dans Sous-composante B (iii) Réhabilitation B3 292 500,00 30 697,36 30 697,36 10,49 des locaux et acquisition Spécifications de la réhabilitation des B301 15 000,00 bâtiments centraux d Contribution aux travaux de B304 3 000,00 3 000,00 réhabilitation et intégration te Création du site web pour la prévision, la B307 7 500,00 1 066,36 1 066,36 14,22 bureautique et la Véhicules techniques (motos et pick-up B308 270 000,00 26 631,00 26 631,00 9,86 aménagés) C Composante C 50 000,00 Sous-composante C (i) - Définition des C1 50 000,00 besoins et mécanismes Acquisition connexion internet haut débit C103 50 000,00 et serveur d'héber D Composante D 276 701,45 2 764,15 159 674,14 162 438,29 58,71 Sous-composante D (i) Coordination et D1 191 181,45 764,15 80 154,14 80 918,29 42,33 appui technique à la m D101 Comités de pilotage 4 000,00 26 D103 Logiciel comptable 30 000,00 D104 Logiciel pour le suivi et évaluation 21 360,00 Matériel informatique et bureautique D106 23 400,00 pour la CEP D107 Mobilier pour la cellule d'exécution 14 700,00 Travaux de rénovation et de sécurisation D108 8 000,00 des bureaux de la c D109 Frais de fonctionnement 89 721,45 764,15 80 154,14 80 918,29 90,19 Sous-composante D (ii) Aspects D2 85 520,00 2 000,00 79 520,00 81 520,00 95,32 administratifs, financiers, s D201 Expert en gestion financière 24 320,00 24 320,00 24 320,00 100,00 D202 Expert en passation des marchés 26 100,00 26 100,00 26 100,00 100,00 D204 Comptable 11 100,00 11 100,00 11 100,00 100,00 D205 Expert en suivi et évaluation 6 000,00 6 000,00 6 000,00 100,00 Expert en sauvegardes D206 3 000,00 environnementales et sociales D208 Audit interne 6 000,00 2 000,00 3 000,00 5 000,00 83,33 D210 Expert Institutionnel & stratégique 9 000,00 9 000,00 9 000,00 100,00 TOTAL 1 006 428,95 2 764,15 252 482,40 255 246,55 25,36 Directeur Financier Expert en Gestion Financière Coordonnateur 27 Nous notons que l’Hydromet a effectué moins des décaissements par rapport aux prévisions budgétaires annuelles notamment : - Composante A - Renforcement institutionnel, réglementaire, et réglementaire, renforcement des capacités et Appui à l’exécution a été réalisée à la hauteur d’USD 62 110,90, soit un taux d’exécution de 34,30% ; - Composante B : Modernisation des équipements, installation pour observation de base et la prévision a été de l’ordre d’USD 30 687,36, soit un taux d’exécution de 6,16% ; - Composante C : Renforcement des services de diffusion de l’information : Rien n’a été réalisé ; - Composante D : Gestion de Projet a été réalisé à la hauteur d’USD162 438,29 soit un taux d’exécution de 58,71%. Dans l’ensemble, l’Audit note que le taux d’exécution budgétaire est de 25,36% par rapport aux prévisions budgétaires. 28 2.4 OPINION SUR LA CONFORMITE DE L’UTILISATION DES COMPTES SPECIAUX AVEC LES TERMES DE L’ACCORD DE FINANCEMENT A Monsieur le Coordonnateur du Projet de Renforcement des Services Hydrométéorologiques Et Climatiques (HYDROMET) Conformément aux termes de référence de la présente mission qui nous a été confiée, nous avons procédé à l’examen de la conformité de l’utilisation des Comptes ouverts à la Citybank sous les numéros 000130000100300607101-08 et 000130000100300607209-72 pour l’exercice sous revue période. En accord avec les normes d’audit internationales ISA (International Standards on Auditing) édictées par la Fédération Internationale des Experts Comptables (IFAC - International Federation of Accountants), notre audit a comporté les vérifications par sondages que nous avons jugées nécessaires en la circonstance. L’examen des pièces justificatives y relatives n’a pas révélé d’anomalie significative. OPINION A notre avis, pour la période sous revue (du 1er Juillet au 31 décembre 2018), les ressources de la Banque ont été utilisées conformément aux dispositions de l’accord du don dans un souci d’économie et d’efficience, et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées ; 1 Les états de reconstitution des Comptes ci-joints sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle des opérations desdits comptes au cours de la période sous revue ; 2 Les Comptes sont tenus conformément aux dispositions de l’accord de don et aux règles et procédures de la Banque en matière de décaissements ; 3 Les pièces justificatives et les livres comptables se rapportant aux Comptes Spéciaux sont conservés soigneusement par l’Hydromet à son siège. Fait à Ouagadougou, le 18 juin 2019. Pour les Auditeurs Salam SAWADOGO Expert-comptable inscrit Au tableau De l’Ordre National des Experts comptables et Comptables Agréés du Burkina Faso (ONECCA/BF) et près les cours et tribunaux 08BP 11091 Ouagadougou 08 Tel :(226) 25 43 1463/76613981 Email : fiderec@fasonet.bf fiderecinternationale@gmail.com 29 2.4. ETAT DES TRANSACTIONS DU COMPTE DESIGNEAU 31 DECEMBRE 2018 1.1. Avances reçues sur le compte Désigné Le cumul des ressources mobilisées depuis le démarrage des activités du projet, via le compte désigné pour les Dons TF0A4389 et TF04390se chiffre à USD 700 000 au 31 décembre 2018. L’avance initiale (1er décaissement pour les deux Dons) est intervenue le 26 octobre 2018 pour un montant total USD 700 000. Tableau récapitulatif des avances initiales effectuées sur le compte Spécial au 31 décembre 2018. MONTANT DESIGNATION REFERENCES DECAISSE Application Type Date valeur en USD 1. DON Allocation initiale TF0A4390/TF0A4389 8 029 452,00 A.AVANCES COMPTE DESIGNE n°00013000010030060710108 26.10.2018 300 000,00 1. Initiale n°00013000010030060720972 26.10.2018 400 000,00 Total avances initiales reçues 700 000,00 Directeur Financier Expert en Gestion Financière Coordonnateur Au cours de la période sous revue, le Projet de Renforcement des Services Hydrométéorologiques et Climatiques a dressé deux (02) DRFs référencées par les n°00013000010030060710108 et n°00013000010030060720972 à l’attention de la Banque Mondiale pour un montant total d’USD 700 000 USD. 30 1.2. Reconstitution du Compte Désigné DESIGNATION MONTANT /USD Solde au 31/12/2017 0,00 Encaissements DRFs en 2018 700 000,00 TOTAL Trésorerie (A) 700 000,00 Cumul des décaissements effectués au courant 2018 (B) 161 340,51 Solde théorique disponible au 31/12/2018 (C) =(A) -(B) 538 659,49 Solde réel de trésorerie (suivant état de rapprochement) (D) 538 659 Ecart à justifier (E) = (C) – (D) 0,49 NB : écart immatériel dus aux arrondis. Contrôle très satisfaisant 31 RAPPROCHEMENT DECAISSEMENT BM ET COMPTABILITE HYDROMET AU 31/12/2018 32 Date de signature du Montant global du N° Désignation du contrat Methode PM Contractant marché contrat Recrutement d'un expert national en 1 passation du marché CI Philomène NGENDE 05/06/2018 78 300 Recrutement d'un expert en assistant du 2 Coordonnateur CI Julie MUSEME 05/06/2018 136 800 3 Recrutement d’un comptable CI Astrid ZOMWA 05/06/2018 88 800 4 Recrutement d'un auditeur Interne CI Mac NGUBI 05/06/2018 48 000 Recrutement d'un expert en assistant du 5 Coordonnateur CI Alexie MBIKAYI 11/06/2018 15 000 Recrutement d'un expert en national en 6 gestion financière CI Théophile NDANGI 13/07/2018 78 300 Recrutement d'un consultant individuel chargé de création du site web pour la prévision, la bureautique et la 7 communication CI Jenning SAWU 11/09/2018 5 000 Recrutement d'un consultant individuel chargé de l'amélioration de la connexion Wilfried 8 internet CI MUSHAGALUSA 11/09/2018 2 500 Recrutement national chargé d'élaborer les protocoles d'accord avec les 9 institutions CI Stan KALALA 11/09/2018 35 000 Recrutement d'un expert en suivi et 10 évaluation CI Enoch NZAU 11/09/2018 72 000 Recrutement d'un ingénieur civil Zephyrin KUSAKI 11 architecte CI SIMBI 06/12/2018 30 000 589 700 33 12 MARCHES DES TRAVAUX Travaux de rénovation et de sécurisation des bureaux de la cellule d'exécution du 13 projet Hydromet CF ETS TENYVA 12/12/2018 6 965 Travaux d'Aménagement et d'installation des stations météorologiques du projet 14 chinois ED LOGICOM 13/12/2018 158 236 165 201 15 MARCHES DES FOURNITURES Acquisition matériels roulants ( motos, 16 pick up) lot 1 motos CF PRODIMEX 12/10/2018 26 631 Acquisition matériels roulants ( motos, 17 pick up) lot 2 Pick up CF CFAO 17/10/2018 164 000 Acquisition du logiciel TOM PRO mono site, multi projet et formateur des 18 utilisateurs CF TOMATE 15/11/2018 32 875 Acquisition des matériels informatiques et bureau tiques pour la cellule d'exécution 19 du projet HYDROMET CF NEWS ELECTONICS 15/12/2018 23 250 Acquisition du logiciel Tom2 MONITORING ED TOMATE 12/12/2018 22 250 269 006 Expert en Gestion Financière Directeur Financier Coordonnateur 34 Troisième partie ANALYSE DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES 35 I. ANALYSE DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES L’analyse du processus de passation des marchés tirés du plan de passation des marchés approuvé par la Banque Mondiale, concernera la période allant du 1er juillet au 31 décembre 2018. Pendant la période sous revue, le processus de passation des marchés a concerné des dépenses portant sur l’exécution des marchés des travaux et des fournitures et de services de consultants. Documentation L’Audit a reçu de l’Hydromet la documentation ci-après : 1. Le Manuel des procédures administratives, comptables, financières et de passation des marchés, n’a pas encore obtenu l’avis de non objection de la Banque mondiale ; 2. Liste des marchés passés en 2018 par le projet Hydromet ; 3. L’Accord de financement; 4. Le Plan de passation des marchés 2018 ; 5. Les dossiers des marchés et contrats passés. L’examen de ces différents documents a permis à l’audit de :  s’assurer de la conformité des procédures utilisées avec celles prévues par les Directives de la Banque mondiale ainsi que les dispositions de l’Accord de Financement ;  porter un regard critique sur le contenu des différents procès-verbaux et rapports : procès-verbal d’ouverture des offres, rapports d’analyse et d’évaluation des offres et rapports d’adjudication ;  vérifier le processus de notification, de négociation et de signature des contrats ;  vérifier le respect des périodes d’exécution prévues ;  mesurer l’efficacité du projet Hydromet en matière de passation des marchés. 1) Du déroulement du processus de passation des marchés De l’examen des procédures de passation des marchés, l’audit a procédé à la vérification des documents suivants : (a) Avis d’appel à manifestation d’intérêt Il fait l’objet de publication dans la presse écrite (journaux quotidiens et périodiques). (b) Dossiers demande de cotation et de Demande de Devis Le dossier de demande de cotation ’a concerné les acquisitions de fournitures ; et la demande de devis les marchés des travaux. (c) les procès-verbaux d’ouverture des plis Ils retracent :  Le titre du marché ; 36  Le nombre de plis reçus ;  La recevabilité des offres ;  la liste des fournisseurs, entreprises ou consultants retenus ;  la liste des fournisseurs, entreprises ou consultants non retenus et les motifs;  la liste de présence des membres représentant des entreprises à l’ouverture des plis et leurs émargements ;  les noms et émargements des membres de la commission d’ouverture des plis. (d) les rapports d’évaluation des offres Ils comportent les différentes informations dont :  Remise des offres et ouverture des plis ;  Méthodologie Évaluation proprement dite :  - Vérification des éléments constitutifs de l’offre, - Vérification des bordereaux descriptifs et quantitatifs. - Vérification de la conformité aux spécifications techniques et aux délais - Vérification arithmétique  Proposition d’attribution.  .liste des membres de la commission d’analyse appuyée des signatures et de la date. (e) Procès-verbal de la commission des marchés Il reprend :  la date à laquelle le Procès-verbal est dressé ;  l’ordre du jour ;  les noms, prénoms et titres des membres de la commission ;  la décision d’attribution du marché ;  les émargements de chaque membre de la commission. (f) Notification de l’attribution du marché C’est la lettre par laquelle le premier responsable du projet informe l’adjudicataire de l’attribution du marché. (g) les avis de non objection Il s’agit des différentes correspondances de demande d’avis de non objection par l’Hydromet et les avis donnés par la Banque mondiale. 37 (h) la signature du marché C’est le contrat signé par lequel les deux parties (l’Hydromet et l’adjudicataire) conviennent d’exécuter le marché conformément à l’accord du marché et suivant le bordereau descriptif, quantitatif et estimatif y afférent. 2) De la conformité des procédures avec les directives de bailleurs de fonds ainsi que les dispositions de l’Accord de Financement Pendant la période sous revue, les marchés ont été conclus par la méthode de Consultation de Fournisseurs et entente directe. L’Audit a noté que les procédures utilisées par le projet Hydromet sont en conformité avec celles inscrites dans les directives de la Banque mondiale et dans les dispositions de l’Accord de Financement ; ce qui explique l’approbation du Don par les différents avis de non objection accordés. 3) Du contenu des différents procès-verbaux et rapports : (PV) d’ouverture des offres, rapports d’analyse et d’évaluation des offres et rapports d’adjudication De façon générale, les différents rapports d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’adjudication sont conformes aux dossiers d’appel d’offres (Demande de cotations ou de devis selon le cas). Les rapports d’ouvertures des plis ont toujours fait état de la présence des représentants des soumissionnaires au moment de l’ouverture des offres, de la lecture publique du montant des offres, de la composition de la commission d’analyse des plis (minimum. Une liste de présence est soumise pour signatures. Le rapport d’évaluation des offres est paraphé et signé par les différents membres de la commission d’analyse des offres. Ces rapports sont conformes aux normes prescrites dans les dossiers d’appel d’offres (Demande de cotations ou de devis selon le cas) et proposent l’attribution de marché selon les critères retenus (les coûts, qualité et délai.). 4) De la vérification du processus de notification, de négociation et de signature des contrats Les contrats sont signés selon les directives prescrites dans les documents de base du projet Hydromet et conservés dans les fonds de dossiers. 5) Du respect des périodes d’exécution prévues Les délais d’exécution des marchés sont indiqués dans les clauses des contrats. 7) Tableau récapitulatif des marchés et contrats signés courant la période sous revue (Résumé) Type de marché Nombre Montant % Consultants 11 589 700 USD 57,6 Travaux 02 165 201 USD 16,1 Fournitures 05 269 006 USD 26,3 Total marchés et contrats 18 1 023 907 USD 100 38 Le total des marchés et contrats passés en 2018 est d’USD 1 023 907, soit 100% qui représentent : - USD 589 700, soit 57,6% pour les contrats de consultants ; - USD 165 201, soit 16,1% pour les marchés des travaux ; - USD 269 006, soit 26,2% pour les marchés des fournitures. Ces marchés par rubriques se présentent comme suit : N° INTITULE Mode de passation Montants % 1 Recrutement d'un expert national CI 78 300 7,65 en passation des marchés 2 Recrutement d'un assistant du CI 136 800 13,36 Coordonnateur 3 Recrutement d’un comptable CI 88 800 8,67 4 Recrutement d'un auditeur Interne CI 48 000 4,69 5 Recrutement d'un expert en CI 1,47 diagnostic institutionnel 15 000 6 Recrutement d'un expert en CI 7,65 national en gestion financière 78 300 7 Recrutement d'un consultant CI 5 000 0,49 individuel chargé de création du site web pour la prévision, la bureautique et la communication 8 Recrutement d'un consultant CI 0,24 individuel chargé de l'amélioration 2 500 de la connexion internet 9 Recrutement national chargé CI 35 000 3,42 d'élaborer les protocoles d'accord avec les institutions Recrutement d'un expert en suivi 7,03 10 évaluation CI 72 000 Recrutement d'un ingénieur civil 30 000 2,93 11 architecte CI Travaux de rénovation et de 6 965 0,68 sécurisation des bureaux de la cellule d'exécution du projet 13 hydromet CF 14 Travaux d'Aménagement et ED 15,45 d'installation des stations 158 236 météorologiques du projet chinois 15 Acquisition des matériels roulants ( CF 26 631 2,6 motos, pick-up) lot 1 motos 16 Acquisition matériels roulants ( CF 164 000 16,02 motos, pick-up) lot 2 Pick-up 17 Acquisition du logiciel TOM PRO CF 32 875 3,21 mono site, multiprojet et formateur des utilisateurs 18 Acquisition des matériels CF 23 250 2,27 informatiques et bureau tiques pour 39 la cellule d'exécution du projet HYDROMET 19 Acquisition du logiciel Tom2 CF 22 250 2,17 MONITORING TOTAL 1 023 907 100 40 II. Système d’archivage des documents de passation des marchés de l’Hydromet et vérification de l’enregistrement des contrats conclus dans les livres comptables. Le système d’archivage des documents des marchés passés à l’Hydromet ne présente pas de difficulté. Il est efficace et permet une recherche rapide de la documentation. De même, les contrats conclus sont correctement enregistrés dans les livres comptables. 41 LETTRE D’AFFIRMATION 42 43 44