Ministry of Justice of the Republic of Serbia        Multi Donor Trust Fund  for Justice Sector Support    Annual Progress Report  March 2011 – February 2012      Prepared by  Reform Facilitation Unit  and Project Implementation Unit            March 2012    1        ABBREVIATIONS        AtJ   Access to Justice    CC   Criminal Code    CMS   Case Management System    CoE   Council of Europe    CPC   Civil Procedure Code    CRED   Central register of enforcement debtors  EC   European Commission  EU   European Union    FLA   Free Legal Aid  GoS   Government of the Republic of Serbia  HJC   High Judicial Council  ICT   Information Communication Technology  IDA   International Development Association  JA   Judicial Academy  JPEIR   Justice Sector Public Expenditure and Institutional Review  JSS   Justice Sector Support  MDTF    Multi Donor Trust Fund   MoI   Ministry of Interior  MoJ   Ministry of Justice  MoLSP  Ministry of Labour and Social Policy  NJRS   National Judicial Reform Strategy  PA   Instruments for Pre‐Accession Assistance  PIU   Project Implementation Unit  PP   Procurement Plan   QCBS    Quality‐ and Cost‐Based Selection  RfP   Request for Proposal  RFU   Reform Facilitation Unit  SAA   Stabilization and Association Agreement  SIDA   Swedish International Development Cooperation Agency  SPC   State Prosecutorial Council  ToR   Terms of Reference  TTL   Task Team Leader  UNDP   United Nations Development Programme  WB   World Bank  WG   Working Group          2       TABLE OF CONTENT:      PROJECT BACKGROUND AND CONTEXT  MDTF‐JSS Development  Additional EU and SDC Contributions  Closing Date Extension  Components    COMPONENT 2 : TECHNICAL ASSISTANCE TO STRENGTHEN JUSTICE SECTOR REFORM  IN SERBIA    The Sub‐Component 2.1: Reform Facilitation Unit     Objectives     2.1.1 Institutional Capacity    2.1.2 Strengthening Resource Management and Aid Coordination  2.1.3 Modernization of Judicial Facilities and Infrastructure  2.1.4 Outreach, Monitoring and Evaluation    The Sub‐Component 2.2: Access to Justice     2.2.4 Increasing Efficiency at the Ministry of Justice      3       PROJECT BACKGROUND AND CONTEXT  MDTF-JSS Development   The World Bank‐executed Multi Donor Trust Fund for Justice Sector Support (MDTF‐JSS)  was  established  in  January  2009  at  the  request  of  donors  and  the  Serbian  Ministry  of  Justice  (MoJ),  to  serve  as  a  mechanism  to  pool  donor  contributions  for  financing  a  coordinated  work  program  in  support  of  the  MoJ  and  other  justice  sector  institutions  in  achieving the objectives of the National Judicial Reform Strategy (NJRS) adopted in April  2006.     However,  ten  months  after  the  launching  of  the  MDTF‐JSS  it  became  clear  that  some  of  the  MDTF‐JSS  objectives  could  be  better  met  through  the  adjustment  of  the  set‐up  of  the  Trust  Fund  to  a  jointly  executed  hybrid  Trust  Fund.  The  MoJ,  donor  representatives  in  Belgrade  and  the  World  Bank  task  team  therefore  agreed  to  amend  the  arrangement  of  the  Trust  Fund  allowing  for  Recipient‐execution  of  part  of  the  Trust  Fund.  Consequently,  there  are  now  two  branches  of  the  Fund,  one  Bank‐executed,  and  the  other Government‐executed.     This  progress  report  covers  the  activities  implemented  by  the  Government‐executed  branch of the Trust Fund in the period between the March 16th, 2011 and February 29th,  2012,  namely  the  activities  of  the  Project  Implementation  Unit  (PIU),  the  Sub‐ component:  Reform  Facilitation  Unit  (RFU)  and  the  Sub‐component  :  Access  to  Justice  (AtJ), all formed under this branch.    Additional EU and SDC Contributions   Representatives  of  the  European  Union  have  expressed  intentions  to  contribute  to  the  Trust  Fund.  The  EU  Instrument  for  Pre‐Accession  Assistance  (IPA)  Management  Committee  will  approve  the  next  round  of  IPA  funding  for  Serbia  and  intend  to  join  the  MDTF‐JSS through an IPA funded contribution in first quarter 2012.      Preliminary  plans  for  the  Bank‐executed  activities  to  be  funded  using  this  additional  contribution  from  the  EU  are  detailed  as  proposed  activities  under  Component  1  and  will  provide  additional  ad  hoc  advisory  services  through  a  “Just  in  Time”  adaptable  facility  to  respond  to  needs  defined  by  the  MoJ.  The  total  funds  for  the  EU  contribution  are anticipated to be approximately USD 2.85 million.        4   In  addition,  the  Swiss  Agency  for  Development  and  Cooperation  increased  its  contribution to the Trust Fund by 500,000 Swiss Francs  in December 2011.       Closing Date Extension   Given  the  anticipated  additional  contribution  to  the  MDTF‐JSS,  a  delay  in  implementing  Government‐executed  activities  due  to  delays  in  establishment  of  PIU  and  RFU,  and  the  demand  for  ongoing  assistance  from  the  Serbian  Ministry  of  Justice,  it  has  been  proposed  to  extend  the closing  date  of  the  Trust  Fund  by  four  years  from  December  31,  2011,  to  December  31,  2015,  with  an  end  disbursement  date  of  April  30,  2016.  Therefore  the  implementation  of  activities  will  go  beyond  the  first  closing  date  of  December 31, 2011.       Commitments and Disbursements Consulting services, training, goods by February 29, 2012    Source of funding  Amount in USD (calculated on February, 2012)  Grant committed  1,476,609  Government committed  529,158      Project Implementation Unit   Project Implementation Unit (PIU) was established within the MoJ and it is comprising of  a  PIU  director  ‐  Assistant  Minister  for  European  Integration  and  International  Projects  appointed  and  funded  by  the  MoJ,  one  procurement  specialist  and  one  financial  management  specialist  both  funded  by  the  Government‐executed  funds.  The  PIU  had  the  responsibilities  to  carry  out  the  day  to  day  Project  implementation  and  management,  including  financial  and  procurement  management,  disbursement,  fiduciary  compliance,  preparation  of  necessary  documents  for  Ministry  of  Finance,  European  Integration  Office,  World  Bank  (specimen  of  signatures;  exemption  of  VAT,  customs  duties  and  taxes;  extension  of  MDTFJSS;  amendment  to  the  Grant  Agreement,  Program Framework, Operational Manual), etc.     Financial  specialist  and  procurement  specialist  are  local  consultants  contracted  since  March  1st  and  April  1st,  respectively.  The  consultants  have  been  performing  activities  in  accordance with their ToR and also in accordance with plans of activities of the MoJ.      5   The  Procurement  Specialist  prepared,  implemented  and  monitored  procurement  transactions  pertaining  to  the  implementation  process  in  accordance  with  the  World  Bank  Guidelines,  ensured  their  timely  delivery  and  getting  of  “No  Objections”  from  the  Bank  team.  The  Consultant  handled  all  procurement  procedures  and  implementation  and  conclusion  of  contracts.  Consultant  prepared  the  procurement  plan  for  the  Government‐executed  activities  of  the  MDTF‐JSS  and  monitored/updated  the  procurement  plan  on  regular  basis,  published  the  procurement  opportunities  in  local  newspapers  and  on  MoJ  website,  maintained  and  archived  all  the  procurement  related  records  and  documentations.  The  Consultant  finalized/updated  the  Terms  of  Reference  for  all  individual  consultant  assignments  under  the  project  with  the  MoJ  management,  invited  expressions  of  interest  (EOI)  through  advertisements  in  local  newspapers  and  MoJ  site,  coordinated  with  MoJ  members  in  the  evaluation  of  the  EOI,  prepared  all  the  evaluation  reports,  conducted  negotiations  with  consultants,  prepared  draft  negotiated  contracts  and  archived  signed  contracts.  This  also  included  preparation  of  request  for  proposal  (RFP)  documents  and  its  amendments,  preparation  of  the  list  of  short  listed  consultants,  clarifications  to  the  consultants,  minutes  of  opening  of  technical  proposals,   evaluation of the technical proposals,  preparation of technical evaluation report, public  opening of financial proposals, preparation of its minutes and the evaluation report. The  consultant  shared  mentioned  minutes  with  the  WB  and  obtained  their  No‐Objection  to  the  reports,  prepared  draft  initialed  negotiated  contract  and  minutes  of  negotiations,  provided the feedback to unsuccessful consultants, published the contract award notice  on  MoJ  site  and  Client  Connection.  The  consultant  organized  the  contract  documents  signed  by  the  winning  consultant  and  further  monitored  the  contract  management  including  timely  completion  of  the  assignment,  release  of  payment,  issuing  contract  amendments, etc.     Procurement specialist participated in collection of data related training services such as  collection  of  offers  for  bulk  supplies  for  conferences,  translation  services,  etc.,  and  checked submitted inputs.    Part  of  Procurement  Specialist  work  included  preparation  of  different  documents  and  comments/updates  for  the  relevant  institutions  in  Serbia  which  are  related  to  the  implementation  of  Project.  Procurement  plan  was  approved  by  the  World  Bank  on  October 14th, 2011, while Operations Manual was given No  Objection on November 2nd,  2011. Training plan was prepared and sent to the WB on February 1, 2012.     Components   The  objectives  and  outcomes  for  the  Trust  Fund  remain  the  same  as  for  the  original  trust fund. The components are as follows:    Component  1  provides  advisory  services  to  strengthen  justice  sector  reform  in  Serbia in the areas of: i) Institutional Capacity; ii) Resource Management and Aid    6   Coordination;  iii)  Legal  and  Institutional  Environment;  iv)  Judicial  Facilities  and  Infrastructure; and v) Outreach, Monitoring and Evaluation.    Component 2 provides technical assistance in the five areas from the Component  1 and in the additional area of access to justice.    Component 3 funds Supervision.    Component 4 funds Trust Fund Administration.    Component 5 funds Program Management.  Component  1  is  Bank‐executed  and  provides  advisory  services  primarily  through  analytical reports, training of relevant MoJ staff and other relevant staff, policy dialogue  and surveys.     Component  2  is  Government‐executed  and  provides  technical  assistance  to  the  MoJ  through the support given to Reform Facilitation Unit in the Ministry of Justice.       Component 2 : Technical Assistance to Strengthen Justice Sector Reform in  Serbia      The  objective  of  this  component  is  to  strengthen  justice  sector  reform  in  Serbia  in  the  following  areas:  i)  Institutional  Capacity;  ii)  Resource  Management  and  Aid  Coordination;  iii)  Legal  and  Institutional  Environment;  iv)  Judicial  Facilities  and  Infrastructure; v) Outreach, Monitoring and Evaluation; and vi) Access to Justice.    Component  2  has  been  amended  to  include  the  proposed  additional  EU  contribution  and has two sub‐components: (2.1) supports the Reform Facilitation Unit in the Ministry  of  Justice;  and,  (2.2)  strengthens  access  to  justice.  The  total  cost  for  this  component  is  approximately USD 5.4 million.      While  some  overlap  in  deliverables  is  natural,  Sub‐Component  2.1  generally  focuses  on  the  above  described  first  five  areas,  whereas  the  Sub‐Component  2.2  is  focused  exclusively on the access to justice (AtJ).      The Sub-Component 2.1: Reform Facilitation Unit   The  Sub‐Component  2.1  funds  the  establishment  of  a  Reform  Facility  Unit  (RFU)  for  the  Ministry  of  Justice  and  the  judiciary  as  a  whole.  The  RFU  is  responsible  for  contributing  through  advisory  services  to  the  MoJ  in  its  achievement  of  reform  goals.  The  RFU    7   consists  of  up  to  eleven  local  consultants,  namely,  long  term  consultants,  legal  experts  and  short  term  consultants.  The  team  provided  expert  advice,  recommendations  and  technical  assistance.  Tasks  include  drafting  of  technical  and  policy  notes  and  papers,  inputs  to  strategic  planning,  facilitation  of  aid  coordination  and  effectiveness,  project  design  and  implementation.  In  addition,  the  Trust  Fund  covers  the  financing  of  small  scale  projects  and  events  including  learning  events,  conferences,  and  translation  services.     Approximately USD 2.9 million is allocated to this Sub‐Component.       Objectives   This Sub‐Component contributes to the over‐arching objective of the MDTF‐JSS, which is  to  support  Serbia’s  justice  sector  in  the  EU  integration  process  and  strengthen  aid  coordination in judiciary.    This  is  achieved  through  the  strengthening  of  the  capacity  in  the  Ministry  of  Justice  and  in the judiciary to design and implement reforms in the above mentioned five areas.    Activities fall within the following five groups:  2.1.1 Institutional  Capacity  –  to  assist  Serbia’s  justice  sector  institutions  towards  meeting the EU standards and criteria pertaining to justice sector;   2.1.2 Resource  Management  and  Aid  Coordination ‐  to  facilitate  the  justice  sector  leadership  to  strengthen  justice  sector  resource  management  and  aid  coordination.;  2.1.3 Legal  and  Institutional  Environment  –  to  facilitate  the  strengthening  of  the  legal and institutional environment for the Judiciary;  2.1.4 Judicial  Facilities  and  Infrastructure  –  to  accelerate  the  systematic  modernization  of  the  court  and  prosecutorial  network;  strengthen  the  resourcing,  operations  and  management  of  the  physical  and  IT  facilities  of  courts  and  prosecutor  offices;  and  facilitate  the  assessment  of  impact  on  users’ access and satisfaction; and    2.1.5 Outreach,  Monitoring  and  Evaluation  ‐  to  track  and  report  progress  on  justice sector reform progress and impact.          8   2.1.1 Institutional Capacity   This activity aims at:  (i) Supporting  the  Ministry  of  Justice,  the  Judiciary  and  the  Ministry  of  Finance  to  design,  coordinate  and  implement  judicial  reform  and  modernization  strategies, programs and projects;   (ii) Strengthen regional cooperation in the fields of mutual legal cooperation and  assistance,  especially  in  issues  pertaining  to  organized  crime  and  anti‐ corruption;   (iii) Expedite  the  adoption  of  different  International  Conventions,  and  EU  Directives  and  Resolutions  in  Serbia,  and  their  inclusion  into  the  Serbian  legislation; and   (iv) Build  and  strengthen  the  strategic  planning  function  at  the  Ministry  of  Justice.  This  is  delivered  through  outputs  provided  by  consultants  to  the  MoJ  and  the  Judiciary,  operating  through  the  RFU;  and  implementation  of  small‐scale  projects  and  capacity‐ building activities. The following long term consultants have been contracted:     Consultant  for  EU  Integration ‐  local  consultant  contracted  since  March  16,  2011  (for detailed list of activities, see pages 10‐12);   Consultant  for  International  Cooperation  ‐  local  consultant  contracted  since  March 16, 2011 (for detailed list of activities, see pages 12‐13);   Consultant  for  Justice  Sector  Policy  ‐  local  consultant  contracted  since  July  01,  2011 (for detailed list of activities, see pages 13‐15).  Under  this  sub‐component  following  activities  have  been  organized  as  of  March  16th  2011:   Conference  ‐  Strengthen  regional  cooperation  in  the  fields  of  mutual  legal  cooperation  and  assistance,  especially  in  issues  pertaining  to  organized  crime  and anti‐corruption (Regional and Transnational Cooperation in the Fight against  Organized  Crime  in  SEE).  This  is  the  third  annual  Regional  Ministerial  Conference  organized  jointly  by  the  Ministry  of  Interior  and  the  Ministry  of  Justice  of  the  Republic  of  Serbia.  Its  aim  is  to  facilitate  the  exchange  of  experiences,  sum  up  the achievements made in the past year in the fields of fighting organized crime,  mutual  legal  assistance  and  police  cooperation  in  the  region  of  the  South  East  Europe,  identify  challenges  remaining  and  sketch  up  further  directions  and  actions.  The  participants  included  ministers  of  interior  and  justice,  public  and  state  prosecutors,  special  prosecutors  for  organized  crime  from  the  region  and  the  world,  and  representatives  from  different  international  and  regional  organizations dealing with issues of crime.      9    Retreat  for  building  and  strengthening  the  strategic  planning  function  at  the  MoJ. The aim of the Retreat for building and strengthening the strategic planning  function  at  the  MoJ  and  envisaged  activities  within  the  workshops  is  building  up  organizational  capacities  and  cross‐sector  communication  with  trainer  taking  into  account  the  review  in  the  Preliminary  Assessment  of  Formal  Organizational  Structure and Human Resources in the MoJ and its recommendations, which was  prepared  within  the  MDTF‐JSS.  The  retreat  helped  MoJ  in  its  further  activities  and  plans  whit  regards  to  the  improvement  of  the  organizational  structure  what  is  also  important  for  the  new  Justice  Sector  Strategy  (2012‐2017)  because  the  organizational structure will be one part of this Strategy. Work on the Strategy is  developing with support of the MDTF‐ JSS and the WB team.    1st meeting of the Committee of the parties to the Council of Europe Convention  on  the  Protection  of  Children  against  sexual  exploitation  and  sexual  abuse  in  Strasbourg.  This  Convention,  knows  as  ‘Lanzarote  Convention’  is  the  first  international treaty to criminalize sexual abuse with an emphasis on keeping the  best  interest  of  children  in  the  forefront.  Therefore,  MoJ  considered  it  would  be  valuable  to  have  RFU  consultant  for  Justice  Sector  Policy  on  this  meeting.  This  important  treaty  should  provide  clear  guidelines  for  amendment  of  Criminal  Code of the Republic of Serbia in the area of child protection. The criminal justice  regulations   from  the  Convention  was  provided  to  the  working  group  in  order  to  consider  potential  changes  of  CC  on  this  basis.  Beside  this,  the  committee  of  the  State  Parties  strongly  recommends  launch  of  the  campaign  'One  in  Five'  aiming  to stop sexual abuse and sexual exploitation of children. While in Strasbourg, the  consultant had a preliminary meeting regarding this issue with representatives of  CoE.  Upon  arrival  in  Belgrade,  the  consultant  presented  an  idea  of  the  campaign  to  the  Deputy  Ombudsman  for  child  rights  in  Serbia  and  had  further  discussion  with  colleagues  from  Ministry  of  Labour  and  Social  Policy.  This  activity  is  still  in  progress.   4th  session  of  the  Conference  of  the  State  Parties  to  the  UN  Convention  against  corruption  in  Marrakech.  The  MoJ  was  represented  by  the  State  Secretary  Mr.  Homen, and RFU consultant for International Cooperation who is working on this  issue  on  daily  basis.  Her  scope  of  assignment  is  assisting  in  the  development  of  institutional  capacity  within  the  MoJ  in  the  field  of  international  co‐operation,  with  a  special  focus  on  strengthening  cooperation  in  the  fields  of  mutual  cooperation and assistance in matters related to organized crime and corruption.   Activities  on  implementation  of  the  UNCAC  into  the  domestic  legislation  that  included  preparation  of  responses  in  the  process  of  finalizing  Serbia’s  self‐ assessment.  This  was  done  through  consultations  at  the  national  level  with  relevant  stakeholders  who  have  jurisdiction  in  the  issues  pertaining  to  the  Chapters III and IV which are currently being reviewed.     10 Table 1: 2.1.1 Institutional Capacity  • A concept note  Outputs  Deliverables  Key Tasks  outlining the mid‐term  provided by  priorities for cooperation  Consultant  The consultant is  1.  Advisory service with regards to preparation of answers to the EC Questionnaire  with multilateral and  for EU  engaged on selected  additional questions  provided within the Sub‐group 23: Judiciary and Fundamental  bilateral development  issues pertaining to  Rights, Sub‐group 24: Justice, Freedom and Security, Political Criteria and several  Integration  smaller sub‐groups within the jurisdiction of the MoJ and judicial institutions. Also, the  partners;  Serbia’s EU accession  whole process involved gathering relevant necessary information from different  • Monitoring reports on    process in the justice  Sectors within the MoJ and judicial institutions.  Serbia’s participation in  sector in close    2. Inputs to the process of harmonization of the RS legislation in line with Acquis  regional cooperation  cooperation with the  communautaire, analyzing relevant EU Directives and Regulations and different  pertaining to organized  senior management of  International Conventions, relevant for the process of drafting new laws or amending  crime and anti‐ the Ministry of Justice.  existing one, such as the Law on Civil Procedure, Criminal Procedure Code, Criminal  corruption;   The consultant has  Code and Law on Property.   provided advisory  3. Collection of new portion of Acquis with regards to the sub‐groups 3, 4, 10, 23, 26, 28,  • Periodic monitoring  services related to  30, 31 and 34 (Institutions); meetings with different Serbian institutions held in order  reports on  application of different  to divide competences between all of these institutions; analyzing all relevant  implementation status of  legislation determining the MoJ primary or secondary competences and connecting it  International  development  with different national laws or judicial institutions activities.  Conventions, and EU  cooperation programs in  Directives and  4. Preparation of an updated Report and preparation of all relevant information and  Serbia’s justice sector;   actions taken regarding the measures necessary to implement the guidelines set forth  Resolutions. The  • Progress reports  consultant is tasked  in the Visa Liberation Roadmap, in connection with the fight against organized crime  regarding the  with drafting reports  and corruption. Drafted Report included activities of the Republic Public Prosecutor's  Office and work of its Anti‐Corruption Department, their activities regarding  harmonization of Serbia’s  on Serbia’s reform  detecting, submitting complains, procedure and actions upon criminal complains with  legislation to EU  progress to the  results of criminal proceedings, fight against corruption and the Anti‐Corruption  standards;   European Commission  Agency, activities of the of the Prosecutor's Office for Organized Crime and  and providing critical  Directorate for management of seized and confiscated assets. Also, activities  •Implementation reports  inputs to the process  regarding the judicial cooperation in criminal maters were part of this updated report,  of the National  of harmonizing Serbia’s  but also trainings held and the situation within the filed of personal data protection.  Programme for  This process included communication with all relevant sectors of the MoJ, judicial  legislation with the  Integration of Republic of  institutions and gathering all relevant information and relevant statistical data for the  Acquis  Serbia into European  Report.  11    Union (NPI); and  Communautaire.  5. Advisory related to the relevant Acquis with regards to the field of personal data  Closely aligned with  protection. Drafted Report on current situation – adopted law, relevant by‐laws and  • Periodic  ratified conventions and relevant further steps.     Serbia’s EU integration  implementation reports  process, the consultant  6. Analyses of the EUROJUST comments and suggestions with regards to the necessary  on the Ministry of Justice  is also tasked with  amendments to the legislation on data protection in the Republic of Serbia, including  efforts and initiatives for  analyses of the Initiative prepared by the Commissioner for information of public  developing a strategic  combating corruption.  importance and personal data protection.   framework for the    second phase of justice  7.  Gathering necessary data and providing relevant information and advisory within the  sector reforms in  MoJ for the scheduled meetings of the assessment mission to the Republic of Serbia –  a verification mission in the framework of the post visa liberalization monitoring  Serbia. This entails  process April, 2011. After the mission the Report prepared by the EU expert was  drafting a strategy  analyzed, considering all suggestions and recommendations from it.  document that follows  8.  Facilitating the preparations for the meetings including communication with all  up to achievements  relevant sectors of the MoJ, judicial institutions and gathering all relevant information  accomplished during  and relevant statistical data for the Plenary session of the Enhanced Permanent  the NRJS  Dialogue (EPD) and of the sub‐EPD for Justice Freedom and Security June, 2011. The  implementation and  EPD plenary had a particular significance for the preparation of the Commission's  builds upon the  Opinion on granting the status of candidate to Serbia in October 2011. The Sub‐EPD  findings and  JLS focused on judicial reform also, human rights, the fight against corruption and  recommendations  organized crime, police and judicial cooperation and the protection of personal data.  highlighted in the  9. Drafting several reports with regards to the implementation of the Action Plan of the  Reform Status  Government to meet the recommendations from the EC Annual report for 2010 on  Assessment which is  Serbia's progress in the accession to the EU which include all planned measures and  deadlines for implementation and fulfillment of the recommendations from the EC  being realized under  Report.  the MDTF‐JSS.  10. Drafting several reports for the EC on Serbia's reform progress which included  conducted legislative activities and implemented reforms within the MoJ where it was  pointed out that one of important aspects of the reform of the judicial system of the  Republic of Serbia carried out in the previous period is improvement of the normative  framework and harmonization with European standards and EU legislation aimed at  strengthening the rule of law, democracy, legal security and protection of human and  minority rights. Also relevant data were gathered through communication with all  relevant sectors of the MoJ and judicial institutions.  11. Facilitation of the process with regards to the request from the Ministry of Finance,    12   preparing information within MoJ scope of activities necessary for the issuing the  Eurobond by the Republic of Serbia. The requested information considered judiciary  system and judicial reform, organization and judicial network, reform of the legislative  framework with regards to the fight against corruption and organized crime and  bodies competent for combating corruption and organized crime.   12. Involved in the process of preparations for the Conference and drafting the Report  from the Regional Ministerial Conference „Regional and Transnational Cooperation in  the Fight against Organized Crime in South East Europe: Challenges and  Achievements” was held in Belgrade on November 29 ‐ 30, 2011. The conference was  attended by the ministers of justice, interior and the state prosecutors from the  Region and from the European Union countries, ambassadors of the European  countries, representatives of independent regulatory bodies of the Republic of Serbia  and representatives of different international organizations as well.  13. Providing necessary information to the WB team with regards to preparation of the  Preliminary Assessment of Formal Organizational Structure and Human Resources in  the Serbian Ministry of Justice and the aim of this assessment is to review the current  structure and operations of the MoJ and to identify areas for improvements in  organization and capacity.   14. Part of the WB team involved in this process of drafting the new National Judicial  Reform Strategy for the period 2012 to 2017 and in November the first version of  narrative was prepared. Providing advisory to the MoJ on this issue. Currently the  process of inserting final comments to the narrative from the MoJ is ongoing.  15. Preparations for the Retreat in Arandjelovac, Hotel Izvor which will take place in  January 24‐25, 2012 started. Planned goals of this Retreat are: to establish priorities  within each Pillar of the new Strategy, to identify any items to be excluded, to  determine implementation timeframes, consider Ongoing Governance, discuss on  exemplary Action Plans and on development of measurable indicators. Participants of  the Retreat will be representatives of the High Judicial Council, State Prosecutorial  Council, Ministry of Justice, Supreme Court of Cassation, Commercial Appellate Court,  Judicial Academy and Serbian European Integration Office.    13     Consultant  The consultant assists  1. Providing advisory service to the MoJ in the process of drafting the responses to the  for  in the development of  Questionnaire (additional questions) of the European Commission: assisting in the  International  institutional capacity  coordination of further activities in this area, with particular emphasis on questions  Cooperation  pertaining to organized crime and corruption; communicating with relevant  within the MoJ in the  stakeholders and coordinating received responses.    field of international  co‐operation, with a  2.  Providing advisory service to the Ministry of Justice in the preparation process for    drafting the self‐assessment on the implementation of the UNCAC. Serbia has signed  special focus on  UNCAC in 2003 and ratified it subsequently in 2005. Many activities have been  strengthening regional  conducted in order to implement UNCAC into the domestic legislation.  Currently,  cooperation in the  Serbia is in the process of finalizing it self‐assessment, as a first activity in the review  fields of mutual  process. The preparation of responses was done through consultations at the national  cooperation and  level with relevant stakeholders who have jurisdiction in the issues pertaining to the  assistance in matters  two chapters which are currently being reviewed‐ Chapter III and Chapter IV.  related to organized  Nominated as a contact point of Serbia for the implementation of UNCAC, actively  engaged in providing advisory and support to the Ministry of Justice in coordinating  crime and corruption.  very detailed inputs provided by Republic Public Prosecutors Office, MLA Department  The consultant is in  of the MoJ and the Ministry of Interior; provided legal opinion on the anti‐corruption  charge of assisting and  legislation, procedures and measures; in an everyday communication with all the  advising relevant  relevant stakeholders, facilitating coordination, undertaking research, collecting  decision makers in  information and organizing meetings.  monitoring of the work  3. Advisory  to  the  WG  on  the  new  Anti‐Corruption  Strategy  regarding  comparative  of international  solutions  and  policies,  with  a  particular  emphasis  on  the  necessity  to  further  organizations and  harmonize  anti‐corruption  measures  with  the  international  standards  in  this  area  as  a  associations in the  member  of  the  Working  Group.  The  WG  has  been  meeting  regularly  since  it  was  areas of competence of  formed  in  beginning  of  summer  by  the  second  week  of  February  of  2012  and  it  is  expected that the first draft text will be finalized.  the MoJ, to assist in  monitoring of  4. Providing  support  in  drafting  Report  on  the  implementation  of  the  existing  Anti‐ corruption  Strategy  and  its  Action  plan,  covering  period  October‐December  2011.  implementation of  Coordinating  and  gathering  responses  of  different  sectors  of  the  MoJ  and  other  OSCE and Council of  relevant  institutions  (Prosecutorial  Office,  Courts).  The  report  was  submitted  to  the  Europe programs and  Anti‐corruption Agency for review.   international  5. Providing  advisory  service  to  the  MoJ  in  regards  to  the  cooperation  with  the  obligations within the  EUROJUST:  facilitating  everyday  communication  with  the  EUROJUST  and  its  member  purview of MoJ. The  countries  and  also  coordinating  the  exchange  of  information  between  the  Republic    14   consultant assists in  Prosecutors  Office  and  the  MLA  department  of  the  MoJ;  B  providing  support  to  the  the preparation of  MoJ  in  the  preparation  of  the  Fact  finding  visit  of  the  Delegation  of  the  EUROJUST  to  reports in relation to  Belgrade  aiming  to  familiarize  the  Delegation  with  the  functioning  of  the  personal  data  protection  in  the  Republic  of  Serbia,  as  well  as  to  further  promote  mutual  relevant international  cooperation;  reporting on the subject.  instruments, and  Serbia’s future  6. Involved  in  regional  and  international  cooperation  activities  in  which  the  Ministry  of  Justice  participated ‐  UNCAC  Conference  of  State  Parties  held  in  Morocco  in  October  international  2011, Regional Ministerial Conference „Regional and Transnational Cooperation in the  obligations.     Fight  against  Organized  Crime  in  South  East  Europe:  Challenges  and  Achievements”  which was held in Belgrade on November 29 ‐ 30, 2011., etc.   7. Providing  support  and  advisory  in  drafting  Serbia’s  report  for  GRECO.  One  of  the  key  tasks  is  review  of  the  latest  GRECO  activities  which  are  connected  with  the  upcoming  Third  evaluation  round  for  Serbia.  Third  evaluation  round  pertains  to  Incriminations  (Theme  I  ‐  implementation  of  the  Criminal  Law  Convention  on  Corruption)  and  financing  of  political  parties  (Theme  II).  Greco  evaluation  team  conducted  the  on  site  visit  to  Serbia  and  afterwards  gave  5  recommendations  with  to  regards  to  Theme  I  and  10  with  regards  to  Theme  II.  Serbia  is  expected  to  report  on  the  measures  taken  to implement these recommendations by the end of April 2012.   8. Involved  in  implementation  of  Serbia’s  international  obligations  deriving  from  the  fact  that  Serbia  is  a  member  state  of  the  International  Criminal  Court  (ICC):  providing  advisory  in  regards  to  participation  of  Serbian  Delegation  on  the  Assembly  of  State  Parties  of  ICC,  member  of  the  WG  for  supporting  the  representative  of  Serbia  in  the  ICC, assisting in strengthening cooperation between Serbia and ICC, etc.  Consultant  The consultant  1.  Advisory  to  the  MoJ  on  the  Action  Plan  for  Roma:  as  a  member  of  Working  Group  for  for Justice  supports selected  development  of  new  Action  plan  for  Roma  in  Serbia  according  to  Strategy  of  improvement  of  the  status  of  Roma  in  the  Republic  of  Serbia  and  Decade  of  Rome  Sector  issues pertaining to  (2005‐2015),  engaged  in  the  subgroup  responsible  for  development  of  the  activities  Policy  justice sector reform  regarding  personal  documentation  of  Roma  people;  consultation  and  and modernization  recommendations  for  normative  departments  within  MoJ  in  order  to  create    process in Serbia by  amendments   of  existing  law  aiming  to  facilitate  process  of  subsequent  birth    registration.   delivering  recommendations  2.  Advisory  to  the  MoJ  on  the  on  issues  of  persons  with  disabilities  regarding  justice  sector:  as  a  member  WG  for  drafting  initial  report  for  UN  committee  for  persons  with  and advisory services  disabilities,  including:  access  to  justice,  analysis  of  positive  laws  in  Serbia  and  their    15   to the State  implementation.  The  final  version  of  the  report  will  be  submitted  to  the  Government  Secretary of the  of Serbia for adoption.  Ministry of Justice.  3.  Advisory to the MoJ regarding the National Strategy for Prevention and Elimination of  The consultant  Violence  against  Women  in  the  Family  and  in  Intimate  Partner  Relationship:  its  implementation  in  the  domain  of  MoJ,  since  its  adoption  on  April  1st  2011,  including  supports the ongoing  activities:  changing  current legislative framework in  order to enhance status of victims  efforts by the  in  trial  process;  active  in  monitoring  developments  in  the  field  of  violence  against  Ministry to combat  women in Serbia.   corruption, in  4. Council  of  Europe  convention  on  the  protection  of  children  against  sexual  exploitation  accordance to the  and  sexual  abuse:  participated  at  the  first  meeting  of  the  CoE  Committee  that  has  been  held  on  September  21st  ‐  22nd  2011;  drafted  possible  amendments  to  be  National Strategy for  discussed  on  WG  for  the  new  Criminal  Code  of  the  Republic  of  Serbia.  Serving  as  a  Combating  member  of  Serbian  delegation  to  the  Committee  on  the  behalf  of  the  Ministry  of  Corruption, and  Justice.  Tasks  include  support  to  implementation  of  the  Committee’s  facilitate such efforts  recommendations in domain of criminal justice.  with the Ministry of  5. Safe house for women victims of human trafficking: development and realization of an  Interior and the  idea  to  provide  adequate  facility  for  HT  victims  through  Directorate  for  Management  of  Seized  Assets  giving  the  Ministry  of  Labor  and  Social  Policy  one  400  m2  house  for  Ministry of Finance.  the  use  of  Shelter  for  HT  victims.  Served  as  a  focal  point  on  behalf  of  MoJ  for  entire  process which included cooperation with MoLSP and MoI, directorate and donors.  6. Safe  house  for  autistic  adults:  I  am  engaged  in  facilitation  process  of  obtaining  a  Safe  house for adult autistic persons provided by the Directorate for Management of Seized  Assets.  Serving  as  a  person  responsible  for  internal  communication  with  Directorate,  Secretary of the MoJ and as well as with group of NGO which raised this initiative. This  case is in negotiation phase.   7. Inter‐sector  cooperation  on  minority  issues  (Croatia,  Hungary):  member  of  the  Intergovernmental  cooperation  group  for  Croatia  and  Hungary;  working  meetings  twice  a  year  where  different  minorities’  issues  are  raised  (cultural  exchange,  sport,  education,  justice).  Serving  as  a  member  of  this  inter‐sector  governmental  group  on  behalf  of  the  MoJ.  My  tasks  include  participation  on  the  group’s  meeting,  support  to  implementation  of  the  recommendations  agreed  on  the  group’s  meetings  from  domain of the MoJ.  8. The  Regional  and  Transnational  Cooperation  in  the  Fight  against  Organized  Crime  in  South  East  Europe,:  Challenges  and  Achievements,  November  29th‐30th  2011:    16   delegated as a coordinator of organization of event on behalf of MoJ. I was responsible   for  logistic and technical support, and interagency communication and coordination.  9. Draft  Law  on  Children:  participated  in  public  discussion  on  Draft  Law  on  Children,  doing comparative analysis of Draft Law and CC.  10. Participating  in  roundtables,  public  discussions  and  working  meetings  organized  by  various NGOs and government institutions.                          17 2.1.2 Strengthening Resource Management and Aid Coordination   This activity aims at:  (i) Strengthening  justice  sector  administration  pertaining  to  expenditure  and  resource management; and   (ii) Enhancing  tracking,  coordination  and  management  of  donor‐funded  aid  in  the  justice sector.      The following long term consultant is proposed to be hired in the near future:    Consultant  for  Justice  Sector  Policy  and  Data  Analysis  responsible  for  providing  advisory  services  and  direct  support  to  the  senior  management  of  the  MoJ  in  issues  related  to  strengthening  resource  management  in  the  justice  sector,  especially  in  relation  with  donor‐funded  programs  in  the  justice  sector.    The  Consultant  is  expected  to  provide  advice  to  senior  management  in  the  MoJ  on  policies/actions  to  increase  the  effectiveness  in  the  justice  sector.  The  Consultant  is  expected  to  analyze  data,  analysis  and  provide  advice  on  the  basis  of  reports/studies  and  surveys  on  issues  related  to  resource  management.     The  PIU  invited  individual  consultants  through  advertisement  in  the  newspaper,  MoJ  and  MDTFJSS  site,  to  indicate  their  interest  in  providing  these  services  in  October  2011  and  the  Evaluation  Committee  from  the  MoJ  performed  the  evaluation  in  November.  The  WB  did  not  find  that  the  awarded  consultant’s  qualifications  and  the  ToR  correspond  and  proposed  that  the  position  be  re‐advertised  with  a  revised  ToR.  The  MoJ  is  in  the  process  of reviewing a ToR in order to recruit a consultant to fill this role.        2.1.3 Strengthening Legal and Institutional Environment   This activity aims at:  (i) Supporting and expediting the ongoing prosecutorial reform process;   (ii) Supporting  the  State  Prosecutorial  Council  in  coordination  of  donor‐funded  projects; and   (iii) Strengthening  the  legal  and  institutional  environment  for  the  MoJ  and  the  Judiciary,  especially  with  the  High  Prosecutorial  Council  (HPC)  and  High  Judicial  Council (HJC).   The aims are expected to be delivered through outputs provided by consultants operating  through  the  RFU  in  the  MoJ;  and  implementation  of  small‐scale  projects  and  capacity‐ building  activities.  The  ToR  for  the  Legal  Expert  for  the  Reform  of  the  Judiciary  was  prepared  and  the  position  was  publicly  announced  however  no  qualified  candidates  18    submitted their CVs. The MoJ intends to re‐announce this position and engage Consultant  for Prosecutorial Reform as well after modification of these ToRs.      2.1.4 Modernization of Judicial Facilities and Infrastructure   This group of activities aims at:  (i)   Expediting  the  systematic  modernization  of  the  ICT  infrastructure  in  the  justice  sector;   (ii)   Strengthening  of  the  resourcing,  operations  and  management  of  the  physical  and IT facilities of courts and prosecutor offices;   (iii)   Facilitating impact assessments regarding user access and satisfaction;  (iv)   Developing  of  architectural  and  engineering  designs  for  the  renovation  of  the  unified Civil and Litigation Court in Belgrade.     The Trust Fund finances two Judicial Facilities and Infrastructure IT Consultants to provide  key  support  to  the  Ministry  of  Justice  in  managing  and  monitoring  the  ongoing  project  to  roll out an Automated Case Management System to the courts of general jurisdiction. The  consultants  directly  support  the  Assistant  Minister  of  Justice  in  charge  of  IT  in  the  management  of  this  project.  The  consultants  are  also  expected  to  assist  the  MoJ  in  preparing  an  ICT  modernization  strategy  and  provide  support  for  implementing  key  ICT‐ related initiatives in the justice sector.     Due  to  an  additional  contribution  from  SIDA  (Swedish  International  Development  Cooperation  Agency)  of  approximately  USD  770,000,  made  in  December  2010,  the  originally  planned  ICT  modernization  strategy  will  be  expanded.  The  MDTF‐JSS  is  in  the  process  of  developing  an  ICT  assessment  that  contains  a  diagnosis  of  the  needs  of  the  Judiciary  in  relation  to  Software,  Hardware  and  Personnel  requirements  and  establishes  the  Strategy,  Objective  and  an  Action  Plan  that  permits  the  development  and  implementation  of  the  systems.  This  Government‐executed  will  develop  a  5‐10  year  roadmap  that  determines  the  sequence  for  implementing  specific  information  systems,  with  the  end  goal  of  delivering  the  most  valuable  information  system  at  the  earliest  time  possible in the most cost‐effective manner.    The  consulting  company  was  selected  following  Quality‐  and  Cost‐Based  Selection  (QCBS)  procurement procedure. The World Bank cleared ToR in May and RfP in June, 2011.  Total  19  consulting  companies  and  consortiums  submitted  their  expression  of  interest  and  short  list  comprising  of  six  consulting  companies  was  prepared.  Short  list  and  Technical  Evaluation  Report  were  also  approved  by  the  World  Bank  in  June  and  October  respectively.  Two  companies  obtained  technical  scores  above  minimum  technical  score  required  to  pass  and  as  such  their  financial  proposals  were  taken  into  consideration  in    19   October, 2011. The contract was awarded to the company AAM Management Information  Consulting  Ltd  and  they  signed  contract  on  December  21,  2011.  The  contract  was  signed  by the MoJ on January 30, 2012.    Two  local  ICT  Consultants  were  originally  hired  (one  from  March  16th  and  the  other  from  July  1st),  but  one  contract  was  terminated  by  mutual  agreement  in  November  2011.  The  ToR  for  this  position  was  slightly  modified,  the  position  was  announced  in  December  2011. and the contract was signed on January 31, 2012.     The  Procedure  for  selection  of  consulting  company  for  Detailed  technical  architectural/engineering  designs  for  renovation  of  former  office  buildings  for  the  Civil  and Litigation Court in Belgrade started with preparation of ToR, evaluation of Expressions  of  Interest  and  continued  through  contract  negotiations.  The  procedure  was  cancelled  by  the MoJ because of unsolved legal and financial issues on government level.           20 Table 2: 2.1.3 Modernization of Judicial Facilities and Infrastructure  Outputs  provided by  Key Tasks  Deliverables   Development of an  ICT modernization  Automated  The Consultant supports the Ministry of  1. Implementation of automated case management system in court  strategy for the justice  Case  Justice in managing and monitoring the  units and monitoring of training related to the implementation of  sector in Serbia  Management  ongoing project to roll out an  automated CMS in court units: creation of the training concept for the  covering all justice  and justice  Automated Case Management System to  court units, monitoring of implementation progress, with special  the courts of general jurisdiction. The  emphasis on gathering and analysis of information from the MoJ  sector entities (in close  reform  Consultant is expected to directly  partner responsible for the training, in regard to the situation in the  cooperation with the  expert/Sector  support the Assistant Minister of Justice  field. The purpose of this was not only to monitor the performance of  European Commission  IT Expert  in charge of IT in the management of  the MoJ partner responsible for the training, but also the  and USAID);   this project. The Consultant is also  performance on the court staff in the court unit, as well as the court  expected to assist the Ministry in  seat.   Capacity‐building  preparing an ICT modernization strategy  events for courts and  2. Reanalyze the defined case flow and compare it to the relevant  and a medium‐term action plan for  legislative acts, analyze the organization and case flow concept of a  prosecutors' offices for  implementing key ICT‐related initiatives  particular court and compare it to the (re)defined case flow. In case of  application of new,  in the justice sector.  any aberrations that where a matter of difference in procedural  modernized IT system;   conduct of the courts, it was my task to formulate the questions of  proper procedural conduct, after which those questions where placed   Software or  to relevant bodies (i.e. the Supreme Cassation Court).  hardware interventions  for specific tasks and  3. Analysis of data gathered from the automated CMS and monitoring  of the user data entry into automated software CMS and it’s outputs,  not covered by other  recognizing deficient entries and making recommendation for  donor initiatives;   improvement: analysis of the information visible on the Portal in   Review and impact  regard to case file information, identifying improper and/or  assessment of new,  incomplete data entry and provide the MoJ with suggestions on how  to improve the information available.   modernized IT system  regarding user access  4. Organization and conduct of relevant tasks necessary for that  and satisfaction;   information to be available online (technological issues, way of  functioning of the relevant module, court staff training, additional  manuals etc.), analysis of the data available online. Incomplete and  21    incorrect data entry was found, the Sector for Justice of the MoJ was  informed, they contacted the courts and within two days all  incomplete information was updated.  5. Assistance to MoJ in creating, analyzing and evaluation reports  generated from automated CMS in Serbian courts: providing advice  on how to obtain the wanted information from the CMS in the most  effective way; provided the MoJ with information on which of the  gathered data could be of questionable quality in a way that, after the  analysis of the gathered data occasional court mistakes were found.  These mistakes were also analyzed in order to understand the reason  for which they occurred, insufficient knowledge of the court staff  regarding data entry or difference in procedural conduct among  courts, depending on which different measures where undertaken.  6. Gathering and analysis of user feedback and suggestions regarding  further development of automated CMS: gathering and analysis of  user feedback and suggestions regarding CMS development obtained  either during visits to courts and conversations with court employees,  or through questions and suggestions submitted to MoJ; qualifying  those requests with regards to their justification.  7. Preparing material for the Committee meetings (to group the  relevant questions, formulate them and give a suggestion for an  adequate solution), as well as lead the discussion on those questions  on Committee meetings.  8. Assistance in compiling of additional user manuals for updates of  automated CMS: read the manual prior to its delivery to the courts,  compare it to the actual functionality, and provide opinion whether  the manual needed any changes or updates in order to make it more  understandable or user friendly for court employees; writing  additional parts of the manual, usually preceding the technical  manual; providing insight on the legal background and legal  foundation of the new functionality (which legal act stipulates the  need for such an functionality, why such a functionality is needed and    22   what it is used for etc.).  9. Organizing of additional trainings and seminars for court  representatives regarding automated CMS: frequently visiting the  First Basic Court in Belgrade for a period of time, providing day to day  support to court employees for CMS related issues. This was  especially necessary for the criminal investigation department of the  court which had an utterly inconsistent procedural practice.  10.Technical organization of above seminars in regard to venue,  participation of third parties, preparation of hard copy and/or  electronic material (from providing the concept of the material  through drafting of text), provision and installation of necessary  equipment (laptop, projector...), and on some occasions also   participate in the seminar as moderator and/or lecturer. (ICT staff  training for the First and Second Basic Court and Higher Court in  Belgrade, Seminar on changes in enforcement case types due to  changes on the Law on Enforcement and Securities, and Seminar on  the functioning of the Central Register for Enforcement Debtors  provided for MoJ employees.)  11.Participation in legislative working groups (such as Working group  for the Law on enforcement and securities, Working group for Public  Notaries, Working group for the Court rules of procedure etc.).  12. Providing expert and independent opinion related ICT issues to the  MoJ (such as supplies of hardware for the Administration for  Enforcement of Penal Sanctions and supplies of hardware and  software for the Directorate for Management of Seized and  Confiscated Assets).  13. Writing of specification of the Public notaries application  14. Assisting in the development of the Central register of enforcement  debtors, as well as organizing and holding of seminar for court  representatives in regard to the CRED.    23   1. Preparing  specification  of  new  enforcement  case  types,  in  regard    Consultant  for  The  Consultant  supports  the  Ministry  of  to the new Law on enforcement and securities.  ICT  Justice  in  implementation  and  monitoring  the  ongoing  project  to  roll  2. Drafting  questions  for  the  Working  group  on  Court  rules  of  out  an  Automated  Case  Management  procedure,  in  regard  to  issues  raised  through  use  of  Automated  Case  System  to  the  courts  of  general  Management System.  jurisdiction.  3. Organization  and  preparation  of  materials  for  different  trainings  and seminars, such as the seminar regarding the IKD case register and  changes in enforcement case type procedures.  4. Conducting analysis of court reports.  5. Preparing  presentation  on  MoJ  achievements  in  regard  to  ICT  related issues.  6. Writing  instructions  for  Automated  CMS  users  in  regard  to  CMS  changes  regarding  legislative  changes  (such  as  the  new  Law  on  enforcement and securities).  7.  Conducting analysis and comparison of the specification for the  Court enforcer module and the regional legislative solutions  8. Preparing specifications for new reports to be implemented in the  CMS.  9. Conducting  analysis  of  court  staff  suggestions  for  CMS  development.  10. Monitoring of CMS implementation in court units of Basic courts.  11. Deployment  of  "doket  sheet"  functionality  on  the  Portal  of  Serbian courts.    24 2.1.4 Outreach, Monitoring and Evaluation    This  group  of  activities  aims  at  institutionalizing  strategic  communication  and  outreach  activities as integral part of the Serbian judicial system; and strengthening monitoring and  evaluation  arrangements  to  facilitate  tracking  and  reporting  on  the  progress  of  justice  sector reform agenda in Serbia.     Small‐scale  projects  and  capacity‐building  events  under  this  activity  are  expected  to  include the following:   •  Improving  the  MoJ  capacity  to  track  and  report  on  the  progress  in  justice  sector  reform processes, as well as in implementation of legislation and strategic documents;  •  Anchor  policy  dialogue  with  government  stakeholders,  non‐governmental  organizations  and  the  media  by  organizing  different  kinds  of  events  intended  to  ensure increased visibility of MoJ activities.    These activities are delivered through outputs provided by consultants to the MoJ and the  Judiciary,  operating  through  the  RFU.  The  following  long  term  consultants  have  been  hired:     Consultant  for  Monitoring  and  Evaluation,  Communication  and  Media  ‐  local  consultant contracted since July 1st, 2011;   Advisor for Communications and the Media ‐ local consultant contracted since July  1st, 2011.     25  Table 3: 2.1.4 Institutionalizing Outreach, Monitoring and Evaluation  • Communications  Outputs provided  Key Tasks  Deliverables  strategy for Serbia’s  by  justice sector, aiming  Consultant for  The consultant is involved in activities  1. Participated in the preparation and translation of the report done for  to increase public  Monitoring and  related to the media and public  the meeting with Deutche Bank and other consultants on the subject of  awareness of the  Evaluation,  outreach. The consultant is expected to  Eurobonds emission, arranged by the Ministry of Finance, and later in  Judiciary and  Communication  develop a communications strategy for  the meeting follow ups.  Serbia’s justice sector that aims to  strengthen  and Media  2. Organization of the Retreat for Building and Strengthening the  increase public awareness on the  cooperation and  Strategic Planning Function for the MoJ to help upgrade MoJ’s    Judiciary and all aspects of the justice  collaboration with  organizational capacities, as suggested in the Preliminary Assessment of    sector reform process and strengthen  key national  Formal Organizational Structure and Human Resources, Kopaonik,  cooperation and collaboration with key  Serbia, November 11th‐13th 2011; logistic and technical support,  stakeholders;   national stakeholders, including civil  communication and coordination including preparation of agenda. The  society, and support the  • A media campaign  Retreat was organized for the employees of the Ministry of Justice.  implementation of the strategy. In  to raise awareness of  addition, the consultant is tasked with  3. Coordination of the celebration of the European Civil Justice Day in  the justice sector  supporting the ongoing work related to  Serbia upon call for participation of the Council of Europe. The MoJ held  reform in Serbia; and  the completed justice sector  a reception at the Judicial Academy of the Republic of Serbia, for the  performance survey, prepare an action  first and second generation of students of the Academy to mark the  • Action plan to  plan to implement the survey  EDCJ. Reporting on this to the Council of Europe/European Commission  implement the  recommendations, and support the  for the Efficiency of Justice (CEPEJ) and publishing the report on their  recommendations of  World Bank team in developing  website together with press releases and other materials.  the justice sector  appropriate justice sector indicators.  4. As a part of the MoJ Organizational Subcommittee engaged in  performance survey.  organization of a high profile two day „Regional and Transnational  Cooperation in the Fight against Organized Crime in South East Europe:  • Development of set  Challenges and Achievements” held in Belgrade on November 29th – 30th  of actionable justice  2011. Regularly meeting with other OCs from the Ministry of Interior.  sector performance  Proposing media and public outreach Activities relevant for MoJ and  indicators.  judiciary.  5. Preparation of highlights of the Survey: Justice in Serbia, Sept. 2011,  done by the WB, as points of reference in drafting new National Judicial  Reform Strategy 2012‐1017.   6. Developed of the Communication Strategy with regards to the  26    Survey: Justice in Serbia and the Draft National Judicial Reform Strategy  2012‐1017 and the FLA Law, and delivered it to the Cabinet.  7. Technical support in the organization of the Public Discussion on the  Draft Law on Free Legal Aid, December 12th 2011.  8. Started developing Action Plan following the justice sector  performance survey.  9. Prepared Annual Progress Report on RFU and PIU  Advisor for  The consultant is engaged in activities  1. Developing media strategy for improvement of relationship between  Communications  related to the media and public  MoJ and the representatives of the media and civil society, related to  and the Media  outreach and will conduct research in  judicial system reform, through the analysis of daily media reports and  preparation of a communications  identification of gaps in communication with media that create    strategy for Serbia’s justice sector that  misunderstandings. Strategy aims at creation of stable system of    aims to increase public awareness on  communication which would help clear and understandable messages  the Judiciary and awareness of all  find a way to all interested parties.  aspects of the justice sector reform  2.  Organized  meetings  with  the  media  representatives  and  by  doing  so  process.   The Communications and  I  have  ensured  clear  messages  to  be  appropriately  distributed  to  the  Media advisor will collaborate with key  media.  national stakeholders, including civil  society, and support the  3.  Worked  with  the  Minister  of  Justice,  State  Secretary  and  Assistant  implementation of the  Minister  to  prepare  them  for  their  meetings  and  to  address  the  media  communications strategy and will be  properly.  responsible for advising the MoJ on  4.  Preparing  speeches  and  press  releases  for  the  Regional  Ministerial  how to support the objectives of the  Conference  „Regional  and  Transnational  Cooperation  in  the  Fight  communications strategy.  against  Organized  Crime  in  South  East  Europe:  Challenges  and  Achievements”  held  in  Belgrade  on  November  29 ‐  30,  2011.  Messages  were clear and unambiguous which proved to be successful. The media  have reported positively on all subjects.  5.  Preparation  of  press  material,  including  press  release,  press  statements  and  all  other  relevant  materials  on  several  humanitarian  actions  the  MoJ  participated  in.  According  to  the  law  of  the  MoJ  manages  the  property  seized  from  crime  and  the  houses  that  were  seized  were  used  for  accommodation  of  victims  of  human  trafficking,  parents  and  children  that  were  treated  for  cancer,  children  without    27   parental  care,  etc.  These  actions  were  appreciated  by  the  broader  public  and  media  representatives  as  a  proof  of  the  satisfaction  of  justice.     28 2.2 Sub‐Component: Technical assistance to strengthen Access to Justice       This  program  contributes  to  the  over‐arching  objective  of  the  MDTF‐JSS,  i.e.  to  facilitate  Serbia’s  justice  sector  EU  integration  process,  establish  a  justice  sector  performance  framework  and  strengthen  aid  coordination  in  Serbia’s  justice  sector.  It  does  so  by  seeking  to  improve  access  to  justice  in  Serbia  through  more  concentrated,  transparent  and effective legal aid programs available to all citizens, including women and minorities  throughout Republic of Serbia.  The  program  will  be  implemented  over  a  two  to  three  year  period  from  July  2011  to  December  2013.  Activities  outlined  in  this  component  description  will  be  executed  by  the  Serbian  Ministry  of  Justice.  These  activities  will  be  supplemented  by  activities  executed by the World Bank.  A comprehensive strategy for the provision of free legal aid in Serbia was agreed upon in  early  September  2009  by  a  government  working  group.    The  Serbian  government  officially  adopted  the  strategy  in  October  2010.    In  doing  so,  the  government  made  some  amendments  to  the  Working  Group’s  strategy  by  removing  specific  references  to  management  structure,  and  types  of  authorized  legal  aid  providers  leaving  this  to  be  decided on as part of process of drafting the free legal aid legislative framework.    According  to  the  Strategy,  the  body  ultimately  responsible  for  answering  these  questions  is  the  Strategy  Implementation  Council  (SIC).   In  June  2010,  the  government  appointed  9  expert  stakeholders  to  the  SIC,  and  also  established  a  9  member  FLA  Working  Group  comprised  of  3  SIC  members  and    10  independent  experts  and  stakeholders.   The  Working  Group  is  primarily  responsible  for  amending  the  MoJ’s  draft  FLA law so that it conforms with the FLA Strategy. A law is expected to be presented for  public  consultation  in  December  2011  and  to  be  presented  to  parliament    in  the  year  2012.  Subsequently, extensive  efforts  are  envisioned  to  facilitate  the  implementation of  the strategy.  Against  this  background,  the  child  Trust  Fund  will  deliver  technical  assistance  in  the  following areas:   1. Support  for  the  development  of  a  legislative  framework  for  free  legal  aid  based  on the Strategy for Free Legal Aid;   2. Assistance  for  establishing  an  appropriate  management  and  oversight  structure  for the Free Legal Aid System;   3. Building capacity of providers of Free Legal Aid;   4. Increasing Efficiency at the Ministry of Justice;   5. Support for public information and public awareness campaign; and   6. Creating monitoring and evaluation systems and capacities.  29    Gender,  minority  and  regional  issues  are  envisaged  to  be  mainstreamed  throughout  both components.       2.2.4 Increasing Efficiency at the Ministry of Justice    Considering  the  central  responsibility  of  the  MoJ  in  ensuring  the  compliance  of  Serbia’s  justice system with EU accession requirements, the Ministry recognizes that institutional  changes  are  instrumental  for  achieving  major  goals  in  relation  to  access  to  justice  in  the  long  term,  and  thus  desires  to  begin  the  process  of  identifying  key  enhancement  areas  within the MoJ.    The  task  of  developing  and  operating  a  state‐wide  legal  aid  system  will  require  an  exceptional level of research, coordination and, ultimately management and monitoring  on  the  part  of  MoJ  staff.  Therefore,  this  program  will  build  upon  the  RFU’s  existing  capacities  so  that  it  may  better  serve  the  FLA  WG,  and  the  SIC  in  the  short  and  medium  term, and ultimately transform itself into an advisory and training resource for the MoJ’s  FLA  management  and  oversight  body,  and  for  future  MoJ  employees  predicted  by  the  FLA legislative framework.      Initially,  Access  to  Justice  expertise  in  the  RFU  will  be  comprised  of  two  consultants  sitting  within  the  MoJ.    These  will  work  jointly  with  MoJ  officials  and  employees  on  access  to  justice  and  free  legal  aid  issues.   The  RFU  may  be  expanded  subject  to  need  and  availability  of  funds.    The  RFU  will  be  guided  by  the  framework  elaborated  in  the  Strategy, thereby fully aligning its work with the Ministry’s vision and goals.  It will act as  a  key  research  and  coordination  resource  for  the  SIC  and  it’s  FLA  Law  Working  Group  throughout the legislative process and the subsequent rollout of the FLA system.  As the  project  enters  its  second  year,  these  RFU  staff  will  support  the  hiring  of  additional  MoJ  staff  as  necessary.   The  work  of  the  RFU  will  be  completed  with  the  understanding  that  as  the  Program  draws  to  a  close,  RFU  staff  will  be  eligible  to  compete  for  the  MoJ  posts  required to manage the FLA system.     Consultant  for  Access  to  Justice ‐ local  consultant  contracted  since  July  1st,  2011;  and   Expert for Access to Justice ‐ local consultant contracted since July 1st, 2011.    The  Program  will  build  capacities  of  those  MoJ  officials  who  are  statutorily  obligated  to  deal with free legal aid and access to justice matters.  Initially, MoJ capacity building will  be delivered by enlisting the support and participation of RFU and other MoJ staff in the  various Bank‐executed activities set out in Component 1, by engaging staff in knowledge  sharing  activities,  and  through  daily  interaction  with  the  Bank’s  Senior  Justice  Sector  Specialist, as well as other, short‐term Bank experts.        30   Within this sub‐component following events were organized:     First, Second and Third Retreat of the Working Group;   Study  visit  to  Netherlands  for  the  members  of  the  FLA  Working  Group  Public  discussion on the Draft Law on Free Legal Aid.          31 Table 4: 2.2.4 Access to Justice: Increasing Efficiency at the Ministry of Justice   Capacity building for  Outputs  Key Tasks  Deliverables  the MoJ staff;     provided by   Developing a  work  Consultant  Play a key role in assisting the FLA Law  1. Engaged in every aspect of the FLA WG functioning and activities;   plan for RFU focused  for Access  Working Group in the process of  2. Conducted a thorough data collection and analysis of the provisions of  on its short and mid‐ to Justice  transferring and developing concepts set  FLA laws, including all former YU states and comparing key FLA issues as  term support to the  out in the FLA Strategy, including  determined by their laws. This material was prepared and submitted to  SIC and FLA Working  designing the necessary and adequate  all the WG members.  Group, and its long‐ legal framework. The consultant will  term implementation  initially be involved in Bank‐executed  3. Preparation of all the relevant materials for the members of the  of the FLA system  activities, and will gradually develop MoJ‐ working group for each meeting. Moreover, I assisted in preparation of  which emerges from  executed activities supporting the  the assessment instrument for collection of information from  the legislative process;  establishment of a framework to secure  municipalities regarding FLA provision.  free legal access to justice for vulnerable   RFU‐led research  4. Conducted the analysis of the provisions of regional Civil Procedure  and marginalized groups.  Codes related to exemption of payment in the court proceedings. In this  and coordination  efforts which serve  period, the process of adopting new CPC in Serbia was in progress, so the  the SIC and the FLA  provisions of the previous CPC and the Draft CPC were also included in  Working Group, and  the analysis.  which shall be the  5. Conducted the comparison of the laws on court taxes in the region and  foundation for the  prepared the material for the working group; collected data on economic  MoJ’s future FLA  indicators for FLA implementation in the region, types of cases in Serbia  research unit  that may be potentially associated with FLA requests, number of cases   Developing internal  per type in basic and higher courts in Serbia.  operating procedures  6. Prepared and translated a number of comments by the WB and the  for the delivery of all  Assistant Minister in this regard. Comments on the Art 85 CPC were  MoJ competencies  discussed within the WG and with the WB representatives, as well as  established by the FLA  with relevant NGOs.  Law or subsidiary  regulations; and,  7. Data collection and analysis of civil procedure codes in the EU states in  regards to representation by attorneys. The analysis indicated that it   Determined training  would not be beneficial to adopt the Article 85 in Serbia, considering the  requirements for MoJ  financial conditions of numerous individuals and the inability of the state  staff and RFU and  to provide free legal aid to such broad supporting that there is a  developed training  necessity to include other legal aid providers in Serbia, in order to  32    program activities.  correspond adequately to the current social conditions and utilize all the  available resources.  8. Liaison with numerous NGOs that provide legal aid to diverse  vulnerable and marginalized groups, ranging from the refugees to Roma  community, collected a number of important data in this regard and  provided the WG with this information.  9. Analysis of current FLA provision by the Bar and municipalities,  focusing mainly on the types of legal aid provided, the beneficiaries and  associated expenses. Gathered relevant data on court expenses related  to ex officio defense and had frequent information exchange with  relevant parties on key issues of the FLA Draft law.  10. Organization and preparation of reports for three WG retreats;  responsible for records keeping related to WG work, for review of the  draft FLA law changes made at each retreat, preparation of conclusions  and the reports following the retreats.  11. Organization of the study visit to Netherlands and translation of  relevant material utilized during the study visit.  12. Participated in the organization of the Ministerial conference  (organizational meetings at MoI, preparation of conclusions).  13. Draft FLA Law public debate organization, involving preparation  provision of information to the relevant institutions and potential  participants.  14. Together with the other consultant, translated the final version of  Draft FLA Law to English in order to send the text for the COE expertise  and provide the FLA expert from the Netherlands with the text.  15.  Participated  in  several  expert  debates  and  conferences,  including  the  Victimology  Society  of  Serbia  Conference  that  focused  on  the  issues  of  legal  aid  provision  to  refugees  from  former  YU  states,  victims  of  crime  and  violence;  the    Conference  on  Democracy  and  Integration  in  South  Serbia,  organized  by  the  CSS  Project  and  Partners  for  Democratic  Change  Serbia,  which  focused  on  the  provision  of  FLA  in  South  Serbia;  Expert  Debate  European  good  practices‐Advocacy  tool  in  Serbia,  organized  by  PRAXIS  and  prepared  a  brief  presentation  for  the  WGM    33   regarding the main conclusions.  16.  Meeting  RFU,  WG  representatives  with  relevant  NGOs  to  discuss  comments on the Draft Law  17.  Analysis  of  received  comments  on  the  FLA  Draft  Law;  Consultations  on inclusion of FLA issues in Communication Strategy  18.  Preparing  report  on  the  current  state  regarding  FLA  for  the  Ministry  of Human Rights  19.  Discussion  on  future  activities  of  the  WG;  Provision  of  information  to relevant stakeholders regarding FLA Draft Law and its adoption  20. Translation latest version Draft FLA Law for expertise;   21.  Training ‐  Vienna  Efficient  Debt  Resolution  Conference  (WB  Group);  Preparation  of  the  report  from  Vienna;  analysis  of  the  comments/info  from the Conference  22. Drafting FLA component of Communication Strategy;  23. Translation COE expertise to Serbian  24. Data collection on expenses of the legal aid providers  25.  Consultations  with  the  WG  president  and  WB  Senior  Justice  Consultant  on  the  work  plan  development  for  the  support  to  the  SIC  and FLA WG  26.  Consultations  with  the  WG  president  and  WB  Senior  Justice  Consultant  on  developing  future  operating  procedures  for  the  delivery  of MoJ competencies in maintaining FLA system once it is established    Expert for  Provide analytical and advisory services  Supporting Working group of the MoJ in process of drafting the Law on  Access to  on issues related to the free legal aid  Free Legal Aid by doing the following:  Justice  system reform, and contribute to  1. providing analytical and advisory inputs on free legal aid system  substantive outputs and deliverables  reform;   envisaged by the reform process. The  expert will also play a major role in  2. providing an analysis and needs assessment of current situation  designing, initiating and implementing  relating to free legal aid reform in Serbia;  learning and knowledge sharing events  3. FLA data gathering and research;  for different target audiences relevant to    34   the reform process, in close consultations  4. organizing all meetings and retreats of the FLA WG;   with relevant stakeholders.  5. almost daily communication with the FLA WG members;   6. preparing material for the Working Group, comparison of Law on FLA  an other relevant laws in the region and EU;   7. technical and legal revision of the draft FLA Law;  8. preparing  revised version of the draft FLA Law after each meeting and  retreat and sending out to all participant;  9. preparation of PowerPoint presentations for Assistant Minister at  regional conferences on Free Legal Aid and Access to Justice issues;  10. preparation of legal documents and other materials, presentations,  relevant for the work of FLA WG;   11. sending request on behalf of the MoJ to UNDP and obtaining the  database of legal aid providers and beneficiaries created during the  SIDA‐funded UNDP project in 2007‐2009;   12. liaising with relevant groups dealing with access to justice issues in  Serbia;  13. drafting questionnaire for FLA providers;  14. collecting data from municipality legal aid departments on FLA  provision;  15. conducting interviews with FLA providers;  16. Interview with the Provincial Ombudsman of Vojvodina;  17. Interview with the representative of Provincial Government of  Vojvodina, etc;  18. organizing the study tour to Netherlands;  19. organizing Public Debate on Draft Law on Free Legal Aid on  December 12th 2011;  20. drafting and sending out invitation letters to all stakeholders;  21. preparing for publication of all resource papers (analysis etc.) used    35   by the working group;  22. preparing the revised version of the draft law for publication on the  web site of the ministry along with a public statement, inviting all  interested to provide comments and suggestions;  23. collecting commentaries on the proposed Draft Law on Free Legal  Aid;  24. contributing to different substantive outputs and deliverables  envisaged by the Free Legal Aid system reform process;   25. further designing, initiating and implementing learning and  knowledge sharing events for different target audiences relevant to  the reform process.      36