SIAD: Diagnóstico da Administração da Seguridade Social (Social Insurance Administration Diagnostic) Por que o SIAD é necessário? • Os programas obrigatórios de SS administram um grande volume de dados e quantias expressivas de recursos financeiros. • A administração da Seguridade Social (SS) pode ser ineficiente e cara, gerando resultados negativos para os cidadãos. • Diagnóstico da Administração da Seguridade Social (SIAD): é uma ferramenta sistemática de avaliação dos sistemas administrativos de SS, além de uma ferramenta de apoio ao planejamento estratégico. • Foca em governança, infraestrutura e processos de negócios: sistemas, estruturas, processos, políticas e procedimentos, orçamento, planejamento, gerenciamento de riscos. • Proporciona aos diretores e administradores das Agências de Seguridade Social (ASS) uma visão "em nível de diretoria" da situação de seus sistemas e processos de prestação de serviços. • É uma ferramenta de planejamento estratégico. 2 Banco Mundial - Colaboração com a ISSA • O Banco Mundial e a Associação Internacional de Seguridade Social (ISSA) vêm colaborando para informar e ajudar as instituições de seguridade social a melhorar sua governança, administração e capacidade institucional. • O SIAD tem suas raízes na estrutura das Diretrizes sobre a Administração da Seguridade Social da ISSA. • As Diretrizes da ISSA compreendem um amplo conjunto de padrões, baseados em melhores práticas, que as ASS podem usar para medir a qualidade de seus sistemas e processos de prestação de serviços. • A estrutura de SIAD do BM está bem alinhada com as Diretrizes da ISSA, trazendo uma visão mais granular e direcionada dos processos de prestação 3 de serviços das ASS. Estrutura do SIAD Componentes: 1. Questionários Institucionais e Administrativos 2. Matriz de indicadores (quantitativos) 3. Pesquisas com as Partes Interessadas (Membros, Beneficiários e Empregadores) - opcionais, não incluídas nesta fase 4. Ferramenta para comparar os custos administrativos - opcional, não incluída nesta fase 4 Estrutura do SIAD 1. Questionário Institucional ❑ Reúne informações de alto nível sobre o ambiente institucional e a arquitetura do sistema de seguridade social ❑ Fornece uma visão geral ao Especialista e o contexto da avaliação do SIAD 2. Questionário Administrativo (estará disponível online) ❑ Concentra-se nas oito áreas e sistemas estratégicos e operacionais que possibilitam os processos de negócios do INSS, com maior aprofundamento em áreas de negócios especializadas ❑ Reúne e estrutura evidências para ajudar os diretores e gestores do INSS a avaliar e priorizar as questões ❑ Modular - áreas operacionais podem ser omitidas, questões podem ser reduzidas e informações podem ser acrescentadas. 5 Estrutura do SIAD 3. Matriz de Indicadores ❑ Fornece uma visão quantitativa de alto nível dos sistemas e processos de prestação de serviços do INSS. ❑ Agrupa os indicadores em três categorias: Institucional; Escopo do programa; Desempenho do serviço. ❑ Apresenta um panorama da situação do INSS em termos de gestão, sistemas e prestação de serviços. ❑ Sinaliza as áreas que estão prontas para uma avaliação mais detalhada e melhorias. 4. Pesquisas com as Partes Interessadas (não incluídas nesta fase) ❑ Captura as perspectivas dos usuários do sistema sobre os resultados da implementação. Modelos para: ➢ membros cobertos (colaboradores) ➢ empregadores ➢ beneficiários que recebem pagamentos ❑ Define linhas de base quantitativas e qualitativas para avaliar a percepção de reformas futuras. 5. Ferramenta de Comparação de Custos Administrativos (não incluída nesta fase) ❑ Enquadra avaliações da eficiência administrativa na prestação de serviços no âmbito dos programas públicos de seguridade social. ❑ Captura os principais elementos de variação que geram custos administrativos. 6 Matriz de Indicadores Os indicadores quantitativos são agrupados em três categorias: 1. Institucional • Recursos Humanos • Orçamento Administrativo e Encargos • Investimento de Fundos • Sistemas de TIC 2. Escopo do Programa • Cobertura: Membros, Beneficiários • Volumes de requerimentos em análise • Finanças do Programa: Receitas; Pagamento de Benefícios 3. Serviço e Desempenho • Funções da Atividade Central: Inscrição; Coleta; Processamento e Pagamentos • Comunicações: • Recursos 7 • Conformidade e controles Questionário Administrativo (QA) • Concluído online (disponível online em fevereiro de 2020). • Posiciona os sistemas de prestação de serviços da ASS no sistema mais amplo de proteção social em nível nacional. • Qual é o alinhamento das várias funções e responsabilidades? • Quem é responsável pelo quê? • Concentra-se nas áreas e sistemas estratégicos e operacionais que possibilitam os processos de negócios do INSS. • Investiga mais profundamente as áreas de negócios especializadas. • Reúne e estrutura evidências para ajudar os diretores e gestores do INSS a avaliar e priorizar as questões. • Modular - áreas operacionais podem ser omitidas e questões podem ser reduzidas ou 8 acrescentadas. Questionário Administrativo (QA) O questionário tem oito (8) módulos: I. Governança interna II. Investimento e gestão de fundos do INSS III. Políticas de dados e gestão de TIC IV. Processos da atividade principal:identificação e registro V. Processos da atividade principal: coleta de contribuições VI. Processos da atividade principal: gestão de benefícios VII. Queixas (recursos e reclamações) VIII. Comunicações: internas e externas 9 QA: Governança Interna • Ambiente legal e regulatório • Função e estrutura do Conselho Administrativo / Supervisor • Função e estrutura da alta gestão • Processo de planejamento estratégico e supervisão: desenvolvimento e aprovação da direção estratégica, plano anual, orçamento, etc. • Processo de prestação de contas (accountability) • Dados operacionais para informar as operações e o planejamento do negócio: sistemas de monitoramento e análise de dados • Sistemas para monitorar e avaliar o desempenho • Papel das auditorias internas e externas 10 QA: Investimento e Gestão dos Fundos da ASS • Gestão de reservas de BD e ativos de CD* (se for o caso) • Processo de governança para as decisões de investimento • Declarações de Política de Investimento • Alocação estratégica de ativos e limites de investimento • Processo interno vs. terceirizado de gestão de ativos e terceirização • Gestão de risco • Diretrizes sobre conflitos de interesse • Processo de relatório e revisão *BD = Benefício definido / CD = Contribuição Definida 11 QA: Políticas de Dados e Gestão de TIC • Software • Gerenciamento e interpretação de dados • Processamento e armazenamento de dados • Interações e transações com clientes e outros órgãos governamentais • Comunicação entre sistemas de software • Infraestrutura de TIC • Estrutura e plataforma • Data center e backup; Recuperação de desastres • Armazenamento de dados, incluindo serviços em nuvem • Tecnologia de comunicação interna e externa (incluindo website) • Segurança, incluindo dispositivos móveis • 12 Prevenção de ataques cibernéticos QA: Políticas de Dados e Gestão de TIC • Dados institucionais • Dados adquiridos, organizados, armazenados e gerenciados para atender às necessidades operacionais e administrativas • Políticas referentes ao uso, compartilhamento, privacidade e segurança de dados • Acesso a dados e controles relativos a usuários internos e externos • Gestão de software e hardware • Políticas de dados e TIC • Pessoal e orçamento de TIC • Políticas de atualizações de hardware e software, licenças, manutenção • Suporte para os usuários do software 13 QA: Processos da Atividade Principal • Identificação e Registro de Clientes • número de identificação junto à seguridade social, emissor, biometria, interface com a Receita e outros órgãos de governo • Processos fáceis para os empregadores e trabalhadores • Arquitetura(s) de banco de dados, nível de centralização, transmissão digital ou em papel, pontos de inserção de dados e procedimentos de verificação • Coleta de Contribuições e Aplicação das Regras (Enforcement) • Cálculos de benefícios, mecanismos de pagamento, fornecimento de software especializado ou interfaces web, verificações de controle, verificação dos valores devidos e recebidos • Administrador com poder de aplicar as regras, interface com as autoridades fiscais, 14 inspeções no local QA: Gestão de Benefícios Processos ponta-a-ponta: recebimento de solicitações, determinação da elegibilidade, concessão de benefícios, pagamento, reconciliação de pagamentos e atualização dos registros dos beneficiários. • Processamento eficiente de requisições de benefícios. • Decisões precisas e tempestivas sobre a elegibilidade dos membros ao(s) benefício(s) ou serviço(s) em questão - incluindo alterações de status (por exemplo, casamento / divórcio, morte ou recuperação de incapacidade) ou alterações de valores dos benefícios. • Os valores corretos do benefício são pagos (ou os serviços são prestados) dentro do prazo e para as pessoas certas. • Os registros dos beneficiários são mantidos atualizados, seguros e corretos. • Inclui vários tipos de benefícios e controles associados aos programas (longo prazo, curto prazo, assistência, etc.). 15 QA: Queixas - Recursos e Reclamações • Arcabouço Jurídico e Governança • Processo formal de conformidade e apelação, incluindo o papel dos tribunais e decisores terceiros • Acompanhamento de reclamações • Prazos de envio e de resposta da ASS • Método de notificação e justificativa da decisão • Reclamações e Recursos • Mecanismos, processos e pontos de acesso • Mecanismos de feedback para: • os Clientes (decisão do recurso) • os Funcionários (aprendizagem contínua) 16 QA: Comunicações - Internas e Externas • Comunicação ao público: Métodos e Processos • Parcerias: Colaboração com outros ministérios e partes interessadas • Capacitação da equipe do INSS • Internamente: Administração e funcionários do INSS, ministérios envolvidos • Uso da intranet e outros métodos de comunicação interna • Externamente: Governo, Congresso, colaboradores, beneficiários, outras partes interessadas, público geral, jornalistas • Canais e Tecnologias • Divulgação para os clientes (pesquisas, grupos focais, site externo, mídia social, call center) • Governança • Posicionamento na estrutura administrativa do INSS • Requisitos legais de divulgação de programas, operações, finanças e problemas de desempenho 17 • Plano de comunicação por escrito e vinculado às prioridades estratégicas do INSS Conclusão • O SIAD apresenta uma visão geral “em nível de diretoria” das operações do INSS e orientações sobre as áreas que precisam de mais foco. • O SIAD permite um “benchmark” inicial interessante para registrar avanços posteriores. • Possibilita à administração do INSS identificar os pontos fortes e fracos e definir um plano com prioridades e ações necessárias para avançar. • Fornece uma panorama da eficácia e eficiência dos processos e da infraestrutura institucional do órgão encarregado de implementar tais políticas. • Ajuda o INSS e os parceiros de desenvolvimento a identificar e solucionar ineficiências, reduzir o custo administrativo e ampliar a cobertura do programa. 18 Passos de Implementação do SIAD • A ASS (INSS) declara interesse em participar do SIAD. • O INSS designa um ponto focal para coordenar as respostas da Instituição. • Um Especialista é designado para interagir com o INSS e ajudar nas respostas. • A equipe do SIAD contata o representante indicado pelo INSS para dar início ao processo com uma solicitação de documentação de suporte. A documentação ainda não foi enviada. • Auto avaliação: O INSS preenche os Questionários Institucionais e Administrativos e a Matriz de Indicadores. Prazo proposto: duas a três semanas. • Os Especialistas do Banco Mundial revisam os documentos enviados pelo INSS. Prazo proposto: duas a três semanas, simultâneas com o prazo acima. • Os especialistas do Banco Mundial interagem com o INSS para receber feedback e propor um documento de resumo. Prazo proposto: uma semana. • Os Especialistas do Banco Mundial elaboram um Relatório de Resultados com conclusões e recomendações para a alta gestão do INSS. Prazo proposto: duas semanas. • Após o envio do relatório final o Banco Mundial entra em contato com o INSS para discutir os próximos passos. As informações coletadas são restritas e sua divulgação é controlada pelo INSS. 19