102662 v3 Anexo II a la Ayuda Memoria Republica de Panama Ministerio de Economia y Finanzas Proyecto de Fortalecimiento de la Eflciencia del Sector Publico Prestamo 8016-PA Misi6n del 26 al 29 de octubre de 2015 La misi6n revis6 las actividades bajo ejecuci6n, asf como las actividades planeadas y previstas a iniciarse durante el 2015-2016 en las siguientes areas del proyecto: COMPONENTE 1: 1. Planificaci6n estrategica (Autaridad Aeranautica Civil "AAC", Ministeria de/ Gabierna) La Misi6n se reuni6 con directivos de la Administraci6n de Aeronautica Civil (AAC) para discutir el alcance de la consultorfa bajo su responsabilidad. Se aprovech6 el espacio para compartir con AAC los estudios de logfstica de transporte aereo desarrollados por el Banco. Siguiendo la No Objeci6n del Banco a los TdRs para el desarrollo del Plan Estrategico Sectorial e Institucional, la AAC se encuentra en el proceso de seleccionar consultores para dicha consultorfa." La AAC informo al Banco que en paralelo a la consultorfa para desarrollar el Plan Estrategico Institucional, ellos adelantan una consultorfa, apoyada por el BID, para el disefio de una polftica de transporte aereo con el senor Andres Ricover, la cual se espera sea considerada en el ejercicio a adelantar con el Banco Mundial. El Banco ha propuesto que para los ejercicios de planificaci6n sectorial se tomen en cuenta los ejercicios de DIPRENA en programaci6n de presupuesto por resultado, y que se vinculen al proceso de planificaci6n estrategica dirigido por la DPP con el proceso de determinaci6n de los resultados para cada uno de los programa presupuestarios. Debido a que los programas presupuestarios deben incluir los gastos de funcionamiento y los de inversion, es necesario establecer buena coordinaci6n entre la DIPRENA, DPP y DPI para facilitar los insumos necesarios para la definici6n de programas. 2. Presupuesta par resultadas (par pragramas), DIPRENA El proceso de contrataci6n para un consultor a cargo de desarrollar la metodologfa y el enfoque normativo de presupuesto por programas esta en curso. Las tres consultorfas destinadas a apoyar la implementaci6n de pilotos sectoriales (Salud, Educaci6n y Transporte y Comunicaciones) siguen el curso de los procesos administrativos de adquisiciones. La misi6n tom6 nota de las actividades desarrolladas por el Programa BID en relaci6n al plan de implementaci6n de presupuesto por resultados, y el desarrollo de la Ley Organica de Presupuesto. El Banco sugiri6, junto al consultor de DIPRENA financiado por BID, la necesidad de mantener una coordinaci6n eficaz entre las actividades financiadas por ambos organismos. Siguiendo esta lfnea, la DIPRENA esta llevando a cabo un proceso de compilaci6n de trabajos previos en materia de presupuesto por programas que se han llevado a cabo en el pasado, incluyendo los analisis y propuestas que ya han sido finalizados y estan a disposici6n de la consultorfa destinada a apoyar las metodologfas de presupuesto por programa financiadas por el proyecto. La misi6n ha dejado constancia de que el Banco es consiente que la CAF adelanta una consultorfa orientada al tema de gesti6n orientada por resultados, que ha de entregar resultados en el mes de diciembre, asf como los documentos que en Presupuesto por Programas se adelantaron con el apoyo del FMI. Se propuso por parte del BM varios temas a reflexionar: a) Incluir en la circular que se emite en el mes de febrero, para las directrices de formulaci6n presupuestaria, la relaci6n de los sectores pilotos en los que se va a implementar la definici6n y cuantificaci6n de los productos en los programas presupuestarios, enfatizando que en el pr6ximo presupuesto, en estos Sectores, se presentaran y discutiran los presupuestos con este contenido. b) Modificar los plazos de elaboraci6n del presupuesto aproximandolos mas al inicio del ejercicio, como una forma de favorecer la reducci6n de los traslados nada mas iniciarse el ejercicio. c) Analizar una mayor flexibilidad en relaci6n a traslados en estos Sectores piloto. 3. Monitoreo y evaluaci611 de poUticas (programas) pitblicas, DPP Actualmente se esta avanzando en la contrataci6n del Asesor Internacional para la Elaboraci6n de una Metodologfa que incluya el Disefio, Seguimiento y Evaluaci6n de las Polfticas (y programas) Publicas para el Desarrollo. El consultor internacional, para quien el Banco ya proporcion6 su No Objeci6n a los TdRs de la consultorfa, llevara a cabo el redisefio del sistema de Monitoreo y Evaluaci6n. Durante discusiones sostenidas con el Sr. Director de la DPP y su equipo, se propuso revisar la agenda de evaluaci6n del pafs con un enfasis en los sectores Agro, PYME e Industria. El Banco se reuni6 con actores de estos sectores para definir la agenda a corto plazo, e identificar las hip6tesis para evaluaci6n previo al desarrollo de los TdRs que estarfan enfocados en apoyar esta iniciativa. En lo relacionado con la Agenda de Evaluaciones, se acord6 Los pasos siguientes: a. La DPP elaborara una propuesta de agenda de evaluaciones, en la que se incluiran las acciones que en materia de evaluaciones se adelanten en el pafs, independiente de la fuente de financiaci6n, la cual sometera a consideraci6n del senor Ministro de Economfa y Finanzas, y a traves de el, al Consejo de Gabinete. En esta propuesta de agenda, se resaltara que con el apoyo de los recursos del Credito del Banco, se apoyaran las evaluaciones en los sectores Agropecuario y Pequefia y Mediana Empresa. b. La DPP y el MIDA definiran un equipo de trabajo conjunto que tratara de identificar la tematica a evaluar en el sector 1, la cadena de valor de la misma y la hip6tesis a evaluar, lo 1 Entre las tematicas a evaluar que se han considerado se resaltan: riego agropecuario, el programa de extension agropecuaria y la articulaci6n de los diferentes subsidios agropecuarios existentes. 2 cual Jes permitira elaborar una propuesta de terminos de referencia, que se espera tener disponible para el mes de enero 2016. El Banco, por su parte, apoyara a la DPP en esta labor, de manera virtual, segun se requiera. c. La DPP y la AMPYME definiran un equipo de trabajo conjunto que tratara de identificar la tematica a evaluar en el sector2, la cadena de valor de la misma y la hipotesis a evaluar, lo cual Jes permitira elaborar una propuesta de terminos de referencia, que se espera tener disponible para el mes de enero 2016. El Banco, por su parte, apoyara a la DPP en esta labor, de manera virtual, segun se requiem. 4. Actualizaci6n de un aplicativo el Banco de Proyectos para la gesti6n de inversiones publicas, DP/. En la actualidad, la DPI con el apoyo del BID adelanta una consultorfa con el ICAP, la cual tiene por objetivo: "Fortalecer y actualizar los conocimientos de hasta trescientos cincuenta (350) profesionales y tecnicos de las diferentes instituciones para la adecuada gestion de los programas y proyectos de inversion publica en concordancia con lo que dicta el Plan Estrategico de Gobierno 2015- 2019, la elaboracion de instrumentos tecnicos (normas, procedimientos y gufa general para la formulacion y evaluacion de proyectos) para fortalecer el SINIP y desarrollar un proceso para modernizar la DPI, que incluye entre otras cosas, un diagnostico, la elaboracion de un plan de accion y la elaboracion de los terminos de referencia para contratar los servicios de consultorfa para el fortalecimiento organizacional de la DPI." La cual se espera que genere insumos e incluso los terminos de referencia para la contratacion de la actualizacion del aplicativo del Banco de Proyectos a desarrollar en el marco del Prestamo de BIRD. Al respecto, el Banco analiz6 las TdR y el Acuerdo especifico con el ICAP, resaltando las siguientes aspectos: a. El primer producto esperado con el ICAP, esta muy en funcion del trabajo que se adelanto con el contrato que en el marco de este credito se realizo con IDEA, y el cual ofrecio cerca de 2400 cupos de capacitacion en un numero cercano a 100 eventos de capacitacion; por lo que es recomendable que se consideren los resultados y las lecciones del trabajo adelantado con IDEA. b. El producto de diagnostico asociado a la DPI, deberfa considerar una vision un poco mas amplia al rol per se de la Direccion, y considerar todo el Sistema de Inversiones Publicas del Pafs, para lo cual es recomendable que el ICAP tenga presente los metodos de diagnostico utilizados por el Banco Mundial y el Fondo Monetario Internacional por los SNIPs, y que ban sido aplicados en mas de 60 pafses desde 2010. c. El producto asociado a los terminos de referencia para contratar los servicios de consultorfa para el fortalecimiento organizacional de la DPI, los cuales tienen un especial enfasis en el 2 Entre las tematicas a evaluar que se han considerado se resaltan: el fondo de capital semi Ila y el ecosistema de apoyo a la PYME. 3 desarrollo de un aplicativo computacional 3 , no entra en detalles de las caracterfsticas tecnicas, de procesos, casos de uso y reglas de negocio que se han de definir en los terminos de referencia para la compra o desarrollo de un aplicativo computacional para el manejo del Banco de Proyectos. Para lo cual es recomendable, que el ICAP tenga en cuenta los criterios utilizados para la contrataci6n de aplicativos computacionales, asf coma los estandares de terminos de referencia que en este aspecto tiene el Banco Mundial. Con el objeto de apoyar a que el trabajo que adelanta el ICAP, sirva para los prop6sitos del Prestamo, la DPI y el Banco acordaron compartir los avances de los productos de la consultorfa del ICAP y programar una Videoconferencia (tentativamente pautada para la semana del 16 de noviembre) en la que se intercambien comentarios y experiencias en los temas asociados. La DPI acord6 compartir los productos de la consultorfa llevada a cabo por ICAP, previstos a ser entregados el 15 de diciembre. A fin de potenciar estos productos, el Banco propuso llevar a cabo un taller (workshop) en el mes de enero 2016 para discutir los resultados de la consultorfa del ICAP y definir mas claramente la funcionalidad, que debera tener el desarrollo del aplicativo informatico que utilizara la DPI en el desarrollo de sus competencias. La rnisi6n recomienda que se retome la idea de contratar una consultorfa de corto plaza para desarrollar un diagn6stico de los sistemas informaticos existentes en la DPI/DPP (SISIN y SIPMEG). Dado que se estarfa retomando una recomendaci6n previa, se adjunta a la presente ayuda memoria, el borrador de TOR que se discuti6 con el gobierno, en febrero de 2015. COMPONENTE 2: 5. Ejecuci611 def sistema integrado de gesti6nfinanciera gubernamental lSTMO, DNC Fase 1. Implementaci6n en Gobierno Central Se inform6 a la misi6n del total de las 25 instituciones de gobierno central establecidas coma alcance de la primera fase del ISTMO, solamente 13 quedaran implementadas en el 2015, las restantes 12, seran implementadas entre enero 2016 y junio 2016. Aun se encuentra en definici6n cuantas entidades podran implementarse en Enero 2016 ya que este proceso no solo depende de la completitud del sistema, sino de la calidad de las cuentas de periodos anteriores. El principal problema para la incorporaci6n a ISTMO de las entidades restantes, se ha centrado en el proceso de validaci6n de las cifras financieras hist6ricas, proceso que requerira de decisiones por parte de los responsables financieros de las entidades, la DNC y la Contralorfa General, por lo que se preve que no sera un tema de soluci6n de corto plaza. Asf rnismo, se inform6 a la rnisi6n que entidades coma MINSA y MINSEC tienen algunos problemas puntuales ya que no existe clasificaci6n detallada de medicamentos y equipo militar, los cuales deben 3 El numeral 3 de lo que se espera con la consultorfa a contratar versa: "implantar un sistema o software que administre el planteamiento estrategico, tactico y operativo, de seguimiento mediante alertas y sistematice mediante un software el Sistema de Medici6n del Desempeiio individual e institucional y de rendici6n de cuentas, basado en informaci6n oportuna y accesible a la comunidad utilizando indicadores de productos y resultados" 4 definirse; para esto se ha contratado a DELOITTE, quien trabajara en la definicion de estas clasificaciones. Respecto a la incorporacion de DIPRENA como usuario rector de presupuesto dentro del ISTMO, aun sigue sin utilizarse el modulo de formulacion presupuestal por parte de DIPRENA. Segun se informo a la mision, los requerimientos pendientes de DIPRENA ya han sido incluidos en ISTMO. DIPRENA ha propuesto hacer un paralelo para validar el buen funcionamiento del ISTMO para reemplazar las actuales funcionalidades de SIPRES. La mision sugirio al asesor del Ministro de Econornia y Fianzas, que el MEF establezca que el presupuesto para el aiio 2017 sea formulado a traves del ISTMO. Se informo a la mision, que DIPRENA ha manifestado que existen aproximadamente 2,049 usuarios a nivel nacional que utilizan la plataforma actual para formular el presupuesto. La adquisicion de una cantidad similar de licencias, no es costo-eficiente, por lo que es indispensable realizar un analisis costo-beneficio del esquema y volumen de licenciamiento requerido para esta funcionalidad. Es importante resalta que esta situacion, es comun en implementaciones donde el sistema, desciende a niveles cada vez mas operativos, situaciones donde los pafses deben definir que conviene automatizar y que no, en terminos de beneficios conceptuales, funcionales, tecnicos y economicos, normalmente este tipo de ejercicio conlleva a cambios procedimentales. La mision identifica que aun existen importantes problemas de gestion del cambio que deben abordarse para consolidar el uso de ISTMO en DIPRENA. Se informo tambien a la mision que la Contralorfa ya utiliza la opcion de refrendo existente en ISTMO, lo cual es un avance importante ya que hace mas eficientes los procesos de ejecucion del gasto. Pero existen problemas con la transferencia de un rol de fiscalizador debido el proceso de aprobacion del cambio burocratico, que genera demoras. La DGCP por su porte tambien tiene como estrategia utilizar ISTMO como fuente de informacion para conocer el resultado del refrendo de contratos por CGR. Esto consolidara aun mas el ISTMO como principal herramienta de apoyo a la gestion del gasto publico. La culminacion de la Fase I e inicio de la Fase II de ISTMO ha sido dividida en dos: (i) una adenda con el Consorcio Ayesa-EI Corte Ingles para incluir los trabajos adicionales de la fase 1, identificados en el plan revisado de rollout del ISTMO al nivel de Gobierno Central, el cual debera ser remitido por el MEF al Banco Mundial para su revision en noviembre de 2015; y (ii) el MEF trabajara en definir la adenda o instrumento legal que corresponda, para contratar los servicios de ampliacion del ISTMO a nivel de las entidades descentralizadas. Los problemas identificados para completar la implementacion de ISTMO en el gobierno central han sido: (i) no se pueden emitir estados financieros hasta tanto no se realicen los ajustes a las cifras historicas contables, lo cual es previo a su inclusion al ISTMO; (ii) a la fecha, solo 3 de las 12 instituciones bajo ISTMO han podido cargar los saldos del 2014 en el sistema; (iii) hay una falta de clasificacion detallada de medicamentos a cargo del MINSA; (iv) algunos procesos especfficos de instituciones faltantes aun quedan pendientes de ser modelados en ISTMO; y (v) aun queda por definirse la cantidad de licencias que seran necesarias para continuar la implementacion de ISTMO a nivel central. Reco111endacio11es y solicitudes principales: 5 Se solicit6 a la DNC: (a). Formalizar la Adcnda al Contrato con el Consorcio para finalizar los trabajos pendientes y adicionales de fase I, y preparar la adenda o instrurnentos legales correspondientes para la implantacion de! ISTMO a nivel de entidades descentralizadas en el curso de 2016-2017. (b ). Compartir con el Banco un cuadro con la situacion de cada una de las entidades, en terminos de calidad de cifras financieras, nivel de cobertura de ISTMO a los procesos y requerimientos institucionales, otros problemas que limiten su implementacion, y la estrategia para garantizar su incorporaci6n. (c). Compartir el plan de trabajo detallado de incorporacion de las entidades centrales restantes. (d). Preparar un plan de trabajo para la ejecucion de la implementacion de ISTMO en los entes descentralizados, incluyendo los procesos administrativos de la adenda. Dicho plan debera enviarse al Banco a mas tardar la mi tad de noviembre del 2015. Este tema es de caracter urgente ya que de lo contrario se pone en riesgo la implementacion total en los entes descentralizados. (e). Agilizar la decision a nivel Ministerial, para que DIPRENA utilice de ISTMO como herramienta de formulacion presupuestal. Se recomienda establecer una fecha lfmite para este acuerdo, el cual requerira coordinaci6n de DNC y DIPRENA, asf como la decision de un alto nivel ministerial. La utilizacion de dos sistemas paralelos no es recomendable ni eficiente. (f). Preparar un informe consolidado de las principales quejas y/o debilidades aun existentes de la herramienta informatica como ta!. Junto con este informe indicar la causa de dicha debilidad, acciones tomadas para solventarlas y fechas estimadas de solucion. Se recomienda al MEF lo siguiente: (a). Dado que la depuraci6n de cifras financieras no es de corto plazo, se recomienda aplicar soluciones transitorias que permitan implementar el sistema en las entidades restantes y corregir las cifras de manera paulatina. Algunas medidas de este tipo pueden consistir en incorporar las inconsistencias en cuentas por depurar, hasta que se establezcan los saldos real es. (b). Se recomienda trabajar conjuntamente con la Contralorfa para agilizar la emisi6n de una metodologfa o normativa orientada a la depuraci6n de saldos financieros, de ta! forma que las entidades de! gobierno central cuenten con el respaldo respectivo para hacer los ajustes pertinentes y depurar las cifras en ISTMO. (c). Se recomienda establecer un plan de acci6n que permita la implementacion de MlNSA y MINSEC, no mas alla del primer trimestre del 2016, ya que de lo contrario, su implementacion sera muy compleja y poco factible durante el ano. 6 6. Implementaci6n de NICSP, CGR Con el objetivo a dar seguimiento al estatus de implementacion de las NICSP, la mision se reunio con la Direccion de Metodos y Sistemas Contables de la CGR. Se reviso los avances y proximos pasos de las siguientes actividades: (i) elaboracion del disefio de una estrategia, que facilite la implementacion de las NICSP en las entidades economicas que conforman el Gobierno General; (ii) programa de certificacion virtual en las NICSP, impartido por el Instituto de Finanzas Publicas y Contabilidad (CIPFA, por sus siglas en ingles); y (iii) preparacion de los TdR para la depuracion de cuentas contables de las entidades economicas que conforman el Gobierno General. Los principales resultados y acuerdos de la reunion fueron: (a). Actividad 1. El diseiio de ww estrategia de implemelltaci6n de las NICSP. Esta actividad se encuentra en el proceso de recepcion de propuestas tecnicas y financieras hasta el I l de noviembre. Aunque la seleccion esta sujeta a revision posterior, la mision solicito compartir de manera informal los resultados de la evaluacion tecnica para asegurarse que el consultor seleccionado sea una persona idonea para llevar a cabo esta actividad. Asumiendo el exito del proceso de seleccion, se estima que el contrato este formalizado hasta el fin del aiio en curso. El contrato estara vigente a partir del mes de enero de 2016 con cargo al presupuesto del afio en cuestion. (b). Actividad 2. Programa de Cert{ficaci6n en las NICSP. Actualmente esta actividad se encuentra en el proceso de inscripcion del CIPF A en el registro de proveedores del Tesoro Nacional. Se espera que el respectivo pago al CIPFA pueda ser administrado antes del 30 de noviembre. El Programa podra ser ejecutado durante todo el afio 2016. La mision recomendo que sea disefiados mecanismos de control y monitoreo del progreso de cada una de las personas inscritas para asegurar el impacto del Programa. (c). Actividad 3. Metodologfa de depuraci611 de cue/lfas colltables. Se discutio sobre el desarrollo de los TdR para la actividad y se acordo lo siguiente: 1. La consultorfa tendrfa los siguientes tres entregables: (i) informe de diagnostico; (ii) actualizacion de la normatividad vigente en materia de conciliaciones y depuraciones; (iii) un programa especial de conciliacion y depuracion de saldos historicos de Ios principales rubros contables, incluyendo las cuentas de activo fijo, cuentas por cobrar y por pagar, inventarios y deuda publica. 11. El alcance del diagnostico se realizarfa mediante determinacion de una muestra representativa de las entidades publicas que conforman el sector publico panamefio, tomando en especial consideracion los siguientes tres grupos de entidades: (i) 13 entidades que ya estan integrados al ISTMO; (ii) 12 entidades que estaran integrados al ISTMO en 2016; (iii) entidades descentralizadas sujetas a la integracion al ISTMO en sigu ientes eta pas. El Banco Mundial insistio en la importancia de fortalecer los canales de comunicacion y coordinacion entre la CGR y el MEF, incluyendo la DMySC, la DAEF, DNC y la DAP, asf como con el propio 7 Banco Mundial, con la finalidad de evitar retrasos y agilizar la ejecuci6n de las actividades asociados con el proceso de implementaci6n de las NICSP en general. 7. Metodologfa de Auditorfa Extema bajo las estcindares de ISSA/ Con el objetivo de dar seguimiento al estatus de implementaci6n de las Normas Internacionales de Auditorfa de la Entidades de Fiscalizaci6n Superior (ISSAis), se llevo a cabo una reunion de seguimiento con la DINAG sobre el tema de implementacion de ISSAis 4 . La reunion exploro los temas de (i) elaboracion del manual y gufas de auditorfa y (ii) desarrollo de un programa de capacitacion continua en las ISSAis. El estatus de las actividades discutidos es: (a). Los Terminos de Referencia (TdR) para la preparacion del Manual General de Auditorfa Gubemamental se encuentran en revision por parte de la DAP. Se espera que la DAP, previa aclaracion de sus comentarios por parte de la DINAG, le envfe al BM la solicitud de No Objecion a dichos TdR no mas tarde que la segunda semana de noviembre. (b). En terminos de capacitaci611 se comento que, independientemente de la actividad de desarrollo del plan de capacitaci6n, incluida en los TdR arriba mcncionados, la DINAG ha identificado la necesidad de llevar a cabo un evento de capacitacion dirigido a los auditore~ internos de las entidades publicas panameiias. El tema de capacitacion serfa la evaluacion de los sistemas de control interno e identificacion y mitigacion de riesgos. Los detalles de esta actividad serfan discutidas mas adelante. 8. Actualizaci6n de metodologfa y normativo de Auditorfa Intema, CGR La CGR decidio cancelar un proceso de seleccion de consultorfa para esta actividad y empezar la selecci6n competitiva de nuevo. La Contralorfa planea asignar su departamento de auditorfa interna para prestar un apoyo a las unidades de auditorfa interna (UAI) de las instituciones del Gobierno para desarrollar sus capacidades de acuerdo con las normas de auditorfa interna internacionales. Previamente, la responsabilidad de supervision de las UAI fue asignada al Departamento de Fiscalizacion. 9. El sistema de gesti6n financiera y administrativa de la CGR, un aplicativo de SW La CGR le proporciono al Banco el borrador de los TdRs ajustados para la consultorfa del SIAD para la revision tecnica. JO. Metodologfas de estadfsticas y censo, /NEC La mision expreso su satisfacci6n sobre los avances del INEC con la metodologfa de estadfsticas y censo. En los afios 2014-2015, gran parte de las actividades para cambiar la base de aiio y ajustar las ~ adoptadas por la CGR mediante la publicaci6n el 19 de diciembre de 2012 en la Gaceta Oficial del Decreto numero 391-DINAG 8 metodologfas de estadfsticas sectoriales fueron cumplidas. En la actualidad, el INEC publica en su sitio web los informes con el uso de los instrumentos desarrollados bajo el proyecto. 11. El sistema de cartograffa def /NEC La contratacion directa de una firma para desarrollar los aplicativos para la cartograffa esta siendo sujeta a la revision del Banco. El desarrollo de la herramienta de cartograffa contribuira al censo nacional previsto para el afio 2020. 12. El sistema de gesti6n interna def MEF a traves def sistema SIGOB En la actualidad el gobierno de Panama posee un acuerdo con el PNUD para el uso del SIGOB, el cual se centra cuatro de sus modulos: gestion documental, transparencia documental (TRANSDOC), tramites regulares estructurados (TRE) y Metas. Siendo utilizado principalmente por el Ministerio de la Presidencia y el Ministerio de Relaciones Exteriores. El MEF ha manifestado su interes por usar este aplicativo, en principio en los modulos asociados al manejo documental y de tramites, y potencialmente para el manejo de Metas. Considerando lo anterior, el Banco sostuvo reuniones con la Directora de Proyecto para la iniciativa SIGOB-PNUD. El Banco acordo dar seguimiento a la propuesta siguiendo una revision de las funcionalidades del SIGOB y los requerimientos de las entidades que han sido identificadas para el uso de los modulos parametrizables bajo dicha plataforma, asf como los analisis adelantados por esta oficina para concluir en la conveniencia de usar el SIGOB para estos fines, en comparacion con los otros instrumentos de mercado. Igualmente, se puso de manifiesto, la disposicion del Banco, para reunirse, via Videoconferencia con el equipo de PNUD encargado del SIGOB, a fin de conocer en mas detalles las funcionalidades y versatilidades actuales del SIGOB. COMPONENTE 3: 14. Fortalecimiento de la DGCP y Reforma normativa a. Reforma de la Ley 22 Se encuentra en su etapa definitiva y se estima que sera aprobada en febrero de 2016, entrando en vigencia en Junio de 2016. Los cambios principales, que buscan fortalecer los principios de economfa, transparencia y eficiencia; incluyen: ampliar su ambito de aplicacion, disminuyendo las excepciones a solo algunas compras especfficas; reduccion de tiempos en etapas especfficas; inclusion del procedimiento de emergencia; creacion de la Direccion de Apoyo Comunitario; aclaracion de los regfmenes de inhabilitacion para participar; ajustes en las condiciones aplicables a las licitaciones por mejor valor y a la subcontratacion y; priorizacion a la presentacion de ofertas por medios electronicos. Se espera que PanamaCompra considere las nuevas condiciones previstas en la Ley 22. 9 b. Temas estrategicos El programa de capacitacion y certificacion para la nueva ley Nr.22 esta siendo disefiado. Es importante mencionar que: una primera version del pensum esta lista, la Direccion de Servicio al Cliente de la DGCP estara a cargo de las capacitaciones y que se firmaran convenios con diferentes universidades para que faciliten sus instalaciones para poder hacer los entrenamientos a nivel nacional. La meta es la de entrenar un total de 8200 funcionarios, 3500 en la primera etapa. Por su parte, el entrenamiento a nuevos usuarios (descentralizacion), se iniciara en el primer trimestre del 2016. Se propuso disefiar un Plan de capacitacion que permita contar con todos los insumos listos en sitio antes del inicio de los dos Programas. Los procesos de seleccion de actividades crfticas Reingenierfa de procesos de la DGCP, Desarrollo de Documentos estandar, fluctuaciones de precios de Convenio Marco, y mobiliario, entre otras, estan en curso, en diferentes etapas. 15. Estabilizaci6n def sistema Panama Compra 2 y la actualizaci6n def sistema con funcionalidades nuevas y ampliaci6n def numero de las licencias La estrategia para la implementacion de PanamaCompra 3 ha sufrido nuevos cambios, de la propuesta de estabilizar e incluir nuevos modulos a la plataforma actual de PanamaCompra, a una nueva evaluacion para la sustitucion de la actual plataforma por un producto comercial. Este cambio es fruto del reciente hallazgo de informacion contractual por la DGCP. Respecto a la revision del borrador de TdR para la consultorfa de normalizacion de HW y SW, se revisaron los comentarios con el equipo tecnico de la DGCP yen esta semana se envfan los comentarios escritos. Como resumen, aun faltan detalles de los productos requeridos en esta consultorfa, asf como perfiles del equipo clave, entre otros. Recomendaciones: (a). Para tomar una decision definitiva el Banco solicita que la DGCP prepare un analisis detallado de las alternativas (incluyendo aspectos tecnologicos, el valor total de la inversion, implicaciones legales, funcionalidad, tiempo de implementacion, analisis de mercado, expectativas a futuro de crecimiento del sistema, etc.). (b ). Se propone a la DGCP evaluar la contratacion de un experto comercial, similar a la nueva plataforma de compras publicas; la experiencia en procesos financiados por Banco Mundial serfa una ventaja. (c). Se recomienda definir un plan de trabajo detallado de todo el proceso de implementacion de la nueva version de Panama Compras, desde la definicion de las especificaciones hasta su implementacion y capacitacion respectiva. (d). Se recomienda to mar las medidas presupuestales pertinentes para garantizar los recursos para el pago de soporte y mantenimiento anual, que normalmente oscila entre 20%-30% del costo de licenciamiento inicial. 10 13. Centro de Investigaciones del Tribunal Administrativo El Portal del Centro de lnvestigaciones y documentaci6n esta desarrollado y disponible al publico (desde el 22 de abril de 2015) y ofrece opciones de busqueda sencillas. Las actividades requeridas para lograr la sostenibilidad de la herramienta estan en curso (hosting, expertos para la administraci6n y mantenimiento). La estrategia para la difusi6n del Portal esta en disefio. Administraci6n de Proyecto: 14. El plan de adquisiciones y gesti611 de las adquisiciones La Misi6n solicita que la DAP cumpla las actividades administrativas: • Manual Operativo, capftulo de Adquisiciones: definir roles, funciones y responsabilidades claramente para cada una de las instituciones MEF, CGR, DGCP, y DAP en relaci6n a los tramites de adquisiciones y gesti6n de contratos. • Plan de Adquisiciones: incorporar nuevas actividades y mandar el Plan de Adquisiciones al Banco para aprobaci6n. • Capacitaciones en adquisiciones: las sesiones de capacitaci6n para la DAP y la CGR seran ejecutadas por el Banco en tiempos convenientes a las entidades (por Videoconferencia). 15. Gesti611 financiera, auditorfa e informes /FR El Especialista de Gesti6n Financiera del Banco realiz6 la evaluaci6n (i) de la capacidad de la recien creada DAP para asumir la responsabilidad de la gesti6n financiera del proyecto en su conjunto; (ii) de que los arreglos de gesti6n financiera siguen siendo adecuados; y (iii) de que los fondos de prestamo Pr. 8016-PA hayan sido utilizados unicamente para los fines acordados, de acuerdo con el Convenio de Prestamo y normatividad aplicable. Ademas, la misi6n dio seguimiento al plan de acci6n acordado durante la misi6n previa del septiembre 2015. La misi6n concluy6 que el proyecto mostr6 algunos avances en cumplimiento del plan de acci6n acordado durante la visita anterior. Sin embargo, aun persisten los siguientes temas crfticos: (i) incumplimiento hist6rico de las clausulas contractuales de caracter financiero, incluyendo los retrasos en la entrega al Banco Mundial de los Reportes Financieros lnterinos (IFR) y de los Informes de Auditorfa anuales, asf como la falta de implementaci6n del sistema de informaci6n financiera por parte de la DGCP; (ii) retrasos en la atenci6n a las condiciones reportadas en el primer informe de auditorfa del proyecto y aclaraciones de comentarios del Banco Mundial al lnforme de Auditorfa 2014; (iii) falta de actualizaci6n de los inventarios de activos fijos adquiridos por la DGCP con cargo al proyecto; y (iv) falta de los Planes Operativos Anuales por parte de MEF y DGCP. 11 Los controles internos de administraci6n financiera (Componente 3) siguen siendo deficientes. Los pagos realizados por DGCP estan cargados a su cuenta bancaria institucional en lugar de la cuenta designada. En este contexto, Los arreglos de gesti6n financiera del proyecto en terminos de presupuesto, contabilidad, control inferno, desembolsos, flujos de fondos, reportes financieros, auditorfa externa, personal y sistemas utilizados contimlan siendo insatisfactorios. Sin embargo, se espera que las acciones como - (i) la consolidaci6n de la funci6n fiduciario del proyecto en la DAP; (ii) envio oportuno de reportes futuros, y (iii) la atenci6n de las principales condiciones reportadas en Los dos informes de auditor{a del proyecto - permitirfan mejorar significativamente la calificaci6n del desempeiio del proyecto en terminos de gesti6n financiera. A continuaci6n, se detallan los resultados especificos, asf como el estatus de cumplimiento del plan de acci6n anterior y el plan de acci6n nuevo. Plan de acci6n Fecha # Actividad Responsable compromiso 1. Enviar al Banco Mundial el plan de cuentas del proyecto propuesto. OGCP 30/10/2015 2. Contratar al especialista de adquisiciones. OGCP 11/11/2015 Presentar la pr6xima solicitud de desembolso por un importe estimado de 3. OGCP 13/11/2015 US$408,000. 4. Refrendar el contrato del especialista en gesti6n financiera. OGCP 13/11/2015 5. Actualizar el Programa Operativo Anual para la vigencia fiscal 2015. OGCP 3011112015 Llevar a cabo la conciliaci6n entre los desembolsos y pagos realizados con cargo 6. OGCP 30/11/2015 a las tres cuentas bancarias utilizadas por la OGCP. Enviar al Banco Mundial un comunicado de aclaraci6n de comentarios a los 7. OGCP/MEF 30/11/2015 informes de auditorfa 2013 y 2014. Contratar a la firma de auditores que seni responsable de apoyar a las OAP y 8. MEF 30/11/2015 OGCP en proceso de transici6n de la funci6n fiduciaria. MEF/DGCP/ 9. Firmar el Convenio Inter-lnstitucional tripartito. 30/11/2015 CGR 10. Preparar el Programa Operativo Anual para la vigencia fiscal 2016. OGCP/MEF 31112/2015 Enviar al Banco Mundial el inventario de activos fijos adquiridos con cargo al 11. OGCP 31/12/2015 proyecto. Trasladar el presupuesto aprobado de aporte local y externo de! componente 3 12. OGCP/MEF 31/12/2015 del provecto para vigencia fiscal 2016 de la OGCP al MEF. 13. Consolidar la funci6n fiduciaria del proyecto en la OAP. MEF 31/12/2015 La misi6n destac6 actividades pendientes acordadas en el plan de la misi6n anterior (septiembre 2015) y solicit6 que la DAP siguiera al cumplimiento de dichas actividades: # Actividad Responsable Fecha compromiso Estatus Actualizar el Programa Operativo Anual para la vigencia I OGCP 30/09/2015 Pendiente fiscal 2015. Lie var a cabo la conciliaci6n entre los desembolsos 2 procesados en 2013-2014 y los pagos realizados con cargo a OGCP 30/09/2015 Pendiente las tres cuentas bancarias utilizadas por la OGCP. Enviar al Banco Mundial el inventario de activos fijos 3 OGCP 30/09/2015 Pendiente adquiridos con cargo al proyecto. 12 Enviar al Banco Mundial un comunicado con el estatus de 4 atenci6n de cada una de las condiciones reportadas por los OGCP/MEF 30/09/2015 Pendiente auditores en el primer informe de auditorfa. Enviar para la No Objeci6n del Banco Mundial las versiones Atendido 5 MEF 30/09/2015 finales del Convenio Inter-Institucional tripartito y del MOP. parcialmente Atendido 6 Contratar a los Especialistas Financiero y de Adquisiciones. OGCP 09/10/2015 parcialmente Contratar a la firma de auditores que sera responsable de 7 apoyar a las OAP y OGCP en proceso de transici6n de la MEF 09/10/2015 Pendiente funci6n fiduciaria. MEF/DGCP/ 8 Firmar el Convenio Inter-Institucional tripartito. 30/11/2015 En proceso CGR Trasladar el presupuesto aprobado de aporte local y externo 9 de! componente 3 del proyecto para vigencia fiscal 2016 de la OGCP/MEF 31/12/2015 Novencido OGCPalMEF. Enviar al Banco Mundial las aclaraciones al informe de IO OGCP/MEF 31/12/2015 Novencido auditorfa 2014. 11 Consolidar la funci6n fiduciaria del proyecto en la OAP. MEF 31/12/2015 Novencido Al formalizar los Continuar con la actualizaci6n y mantener actualizado el 12 OGCP respectivos actas de En proceso inventario de activos fijos. descarte 16. Presupuesto def Proyecto A continuaci6n se presenta el resumen de las asignaciones presupuestarias de aporte externo y local para la vigencia fiscal 2015. US$ Fuente de Financiamiento Autorizado Modificaciones Modificado Ejecutado Por ejecutar Aporte Externo MEF 8,000,000 2,000,000 10,000,000 7,564,621 2,435,379 Aporte Local MEF 460,000 460,000 11,790 448,210 Subtotal MEF 8,460,000 2,000,000 10,460,000 7,576,411 2,883,589 Aporte Externo OGCP 2,700,000 2,700,000 323,259 800,000 Aporte Local OGCP 187,500 187,500 103,970 83,530 Subtotal DGCP 2,887,500 - 2,887,500 427,229 883,530 Aporte Externo CGR 4,500,000 (2,000,000) 2,500,000 263,370 2,236,630 Aporte Local CGR 440,000 440,000 - 440,000 Subtotal CGR 4,940,000 (2,000,000) 2,940,000 263,370 2,676,630 Total 16,287,500 - 16,287,500 8,267,010 6,443,750 Al respecto durante la misi6n se coment6 lo siguiente: 13 Categoria d e & -· desembolsar # Asignado Enmienda Modificado Desembolsado Disponible desembolsar 2 desembolsos 1 semestre semestre 2015 2016 Componentes I y 1,030,000 39,030,000 17,562,391 21,467,609 661,692 6,000,000 I 2.1 8,000,000 Componentes 2.2 y 2,520,000 445,536 2,074,464 40,588 475,000 2 2.3 1,500,000 8,980,000) 12,950,000 2,871,282 10,078,718 649,328 1,500,000 3 Componente 3 5,000,000 2,050,000) 4 Componente 4 500,000 500,000 45,180 454,820 30,000 25,000 Cuenta Designada - - 639,542 - - - DA-A MEF Cuenta Designada - - 1,200,000 - - - DA-B DGCP Cuenta Designada - - 267,918 - - - DA-C CGR . 55,000,000 23,031,850 34,075,611 1,381,608 8,000,000 Total 5,000,000 (a). En relaci6n con la preparaci6n/actualizaci6n del Programa Operativo Anual (POA), se coment6 que tanto MEF como DGCP no cuentan con un POA actualizado para vigencia fiscal 2015. Al respecto, se insisti6 en la importancia de contar con un POA actualizado en todo momenta a lo largo de la ejecuci6n del proyecto, mismo que debe estar basado en el presupuesto y el Plan de Adquisiciones del proyecto aprobados. Similarmente, se solicit6 avanzar por parte de las dos entidades en la preparaci6n del POA para 2016 que deberfa quedar listo antes de que termine el afio en curso. (b ). Se confirm6 que las asignaciones presupuestarias del proyecto recomendadas por el MEF para 2016 son como siguen: Fuente de Financiamiento Monto Solicitado Aporte Externo MEF 10,500,000 Aporte Local MEF 1,000,000 Subtotal MEF 11,500,000 Aporte Externo DGCP 2,500,000 Aporte Local DGCP 150,000 Subtotal DGCP 2,650,000 Aporte Externo CGR 1,500,000 Aporte Local CGR 250,000 Subtotal CGR 1,750,000 Total 2015 15,900,000 17. Desembolsos y flujo de fondos A la fecha de la misi6n, el proyecto ha desembolsado un importe total de US$23 millones, mismo que incluye US$2. l millones correspondientes a los anticipos depositados en las tres cuentas designadas del proyecto a cargo del MEF, DGCP y CGR, lo que representa el 41.9% del monto autorizado (US$55.0 millones), como se muestra a continuaci6n: Decision Al respecto durante la misi6n se coment6 y se acord6 lo siguiente: 14 (a) La DGCP estara trabajando en una conciliaci6n entre los desembolsos procesados y los pagos realizados con cargo a las tres cuentas bancarias utilizadas por la DGCP a lo largo de la duraci6n del proyecto. Lo anterior, con la finalidad de confirmar: (i) que todos los desembolsos corresponden a pagos efectivamente procesados; (ii) fuentes de financiamiento de cada pago; (iii) la elegibilidad de gastos y la aplicaci6n correcta a sus respectivas categorfas de desembolso; (iv) el uso del metodo de desembolso correcto (reembolso vis-a-vis anticipo); (vi) la ausencia de desembolsos correspondientes a pagos duplicados, incluyendo los pagos que seran presentados en las pr6ximas solicitudes de desembolso. (b) La DGCP inform6 que todos los pagos de gastos del proyecto realizados por la entidad a la fecha de la misi6n fueron procesados con cargo a la cuenta institucional de fondos generales, realizando posteriormente trasferencias internas de la cuenta designada del proyecto a la cuenta institucional de la DGCP. En este sentido, se confirm6 que la cuenta designada nunca ha sido parametrizada en el SIAPFA para poder procesar pagos afectando directamente la cuenta de aporte externo en cuesti6n. Al respecto y tomando en consideraci6n que la funci6n fiduciaria de la DGCP sera transferida en los pr6ximos meses al MEF, se acord6 seguir utilizando este mismo mecanismo sin tener que parametrizar la cuenta designada, debido a su eminente cierre, pero solicitando futuras solicitudes de desembolsos en modalidad de justificaci6n de fondos, sin seguir solicitando anticipos nuevos. Lo anterior, para ir agotando el saldo actual de US$1.2 millones de cuenta de aporte externo y posteriormente utilizando el metodo de reembolso de fondos directamente a la cuenta institucional de la DGCP. (c) La pr6xima solicitud de desembolsos de la DGCP sera presentada antes del 13 de noviembre por un importe estimado de US$408,000 correspondiente a la diferencia reportada en la conciliaci6n del saldo de la cuenta designada. Adicionalmente, la DGCP ha efectuado pagos del proyecto adicionales por un importe aproximado de US$240,000 que seran pr6ximamente trasferidos de la cuenta designada a la cuenta institucional. (d) Los saldos de las cuentas designadas del MEF, DGCP y CGR al 30 de septiembre se presentan a continuaci6n: Cuenta Designada Client Connection Estado de Cuenta Diferencia MEF 639,542 599,539 40,003 DGCP 1,200,000 792,071 407,929 CGR 267,918 242,905 25,013 Total 2,107,460 1,634,516 472,945 15 (e) Se recordo que todas las solicitudes de desembolso deben ser enviada a la siguiente direccion de las oficinas del Banco Mundial en Brasil: Banco Mundial, Sector Comercial Norte, Quadra 02, Lore A, Edificio Corporate Finance Center, 7° andar, 70712-900, Brasilia, DF, Brazil, Attention: Loan Department. 18. Auditoria extema y reportes financieros En relacion con el proceso de conclusion de revision de los informes de auditorfa correspondientes a los afios 2013 y 2014, se acordo que el MEF, con base en la informacion proporcionada por la DGCP y los auditores externos, estara enviando al Banco Mundial una nota formal de aclaracion a los comentarios del Banco enviados al Ing. Hendrick Almanza, en su calidad del Director de Administracion de Proyectos del MEF, mediante el comunicado de fecha 13 de agosto. Dicha nota debera contener la siguiente informacion: (i) aclaraciones puntuales a los 5 comentarios del Banco Mundial al informe 2014; (ii) estatus de atencion de condiciones del informe 2014, y (iii) informe de auditores sobre el estatus de atencion de condiciones del informe 2013. En este mismo sentido, la mision solicito prestar una especial atencion al tema de actualizacion del inventario de bienes de activos fijos adquiridos por la DGCP con cargo al proyecto y formalizacion de las actas de descarte de aquellos activos perdido en el incendio. 19. Sistemas y registros contables Institucionalmente, la DAP ya utiliza ISTMO, el nuevo sistema de informacion financiera oficial del Gobierno basado en la plataforma SAP, que permite el registro contable y presupuestario de todas las operaciones del proyecto de manera consistente con los registros institucionales. Sin embargo, las principales areas de oportunidad en terminos del uso de este sistema para efectos de registro y preparacion de reportes financieros de los proyectos financiados con fondos del Banco Mundial consiste en la falta de: (i) clasificacion de registros contables a nivel de componente y categorfa de desembolso; (ii) funcionalidad de generacion automatica de reportes financieros en formatos aceptables para el Banco Mundial. Al respecto, se comento que el Banco Mundial seguira explorando la posibilidad de contemplar estas funcionalidades en las etapas posteriores de implementacion del ISTMO. Similarmente, en caso de la DGCP, las operaciones del proyecto son registrados a nivel agregado en el sistema institucional, SIAFPA, pero sin contar con un sistema de informacion financiera especffica del proyecto que permitiera llevar a cabo el registro y control mas detallado de los fuentes y uso de fondos del proyecto. Por lo que, por el momento, dichos registros se Bevan a cabo por ambas entidades a traves de archivos Excel. La rnision tambien solicito al nuevo especialista en gestion financiera de la DGCP compartir la propuesta del plan de cuentas que fue desarrollado en el marco del proyecto. 20. Arreglos de personal y proceso de tra11sici611 16 La misi6n se reuni6 con el nuevo especialista en gesti6n financiera, recien contratado por la DGCP, quien tiene amplia experiencia en el manejo de proyectos financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y cuenta con los credenciales adecuados para cumplir de manera profesional y responsable con sus funciones. Sin embargo, se coment6 que su contrato aun no ha sido refrendado por la CGR. En cuanto a la contrataci6n de un especialista en adquisiciones, se coment6 que ya se identific6 un posible candidato, mismo que podrfa quedar contratado para la semana del 11 de noviembre. Al respecto, se recomend6 compartir la hoja de vida del candidato con el especialista en adquisiciones del Banco Mundial para su visto bueno a su perfil. En relaci6n con la contrataci6n de una firma de auditores, que estarfa responsable de facilitar el proceso de integraci6n y entrega-recepci6n de los expedientes del proyecto y transici6n de la funci6n fiduciaria de la DGCP a la DAP en general, se coment6 que dicha actividad ya fue incluida en el Plan de Adquisiciones, considerando el visto bueno preliminar del Banco Mundial a una contrataci6n directa de una firma que ha desarrollado recientemente y con resultados positivos actividades similares para otro proyecto financiado con fondos del Banco Mundial hasta por un monto de US$30,000. Al respecto y con el objetivo de acelerar el proceso de transici6n, la misi6n recomend6 proceder con dicha contrataci6n a la brevedad posible. En cuento a la evaluaci6n de la posibilidad y conveniencia de contratar a un agente fiduciario que serfa responsable de la administraci6n de las cuentas bancarias y realizaci6n de pagos en nombre del proyecto, se coment6 que la DAP consider6 que dicha contrataci6n no sea conveniente en este momenta, pero podrfa ser analizada mas adelante con base en los resultados y avances en la implementaci6n del proyecto en general. En relaci6n con evaluaci6n de la forma mas practica y transparente para la apertura de la cuenta designada para el componente 3, se confirm6 que lo mas conveniente es proceder con el cierre de la cuenta actual a nombre de la DGCP y devaluaci6n del saldo remanente al Banco Mundial, asf como posteriormente proceder con la apertura respectiva de una cuenta nueva a nombre de la DAP. Por ultimo, se coment6 que el Convenio tripartita ya fue firmado por el Director General de la DGCP y actualmente se encuentra en el proceso de revision de la asesorfa legal del MEF, previa a la firma del Convenio por parte del Ministro, despues de la cual, el Convenio sera enviado para la firma del Contralor General. 21. Monitoreo de Los resultados de proyecto La misi6n recomend6 que la DAP desarrolle una matriz de seguimiento de avances del proyecto con la base en el Plan de Actividades del Proyecto y la matriz de resultados de desarrollo del Proyecto y Resultados intermedios, como aprobado durante la restructuraci6n del Proyecto. La misi6n compartira la matriz de resultados de proyecto modificados par el uso de los especialistas de seguimiento de la DAP. 22. Manual Operativo El Banco acord6 finalizarjunto a la OAP el Manual Operativo durante el mes de noviembre y aprobarlo por el MEF hasta la mitad de diciembre 2015. 17 23. Finalizar el Convenio Tripartito El Banco debera ser informado tan pronto como el Convenio Tripartito Interinstitucional finalice su proceso de revision y refrendo en la CGR. 24. Fiscalizaci6n de Los contratos bajo el prestamo par la Contraloria El Banco propuso a la CGR recuperar la figura de un fiscalizador dedicado a los proyectos implementados con prestamos de organismos internacionales a fin de facilitar (y agilizar) los procesos de contratacion. Durante la reunion con el Subdirector de Fiscalizacion de GCR, se discutieron las demoras en los refrendos para las contrataciones del Banco, una problematica que el proyecto comparte con el programa del BID. A pesar de que nose discutieron contratos especificos, se solicito considerar un mecanismo que permita acelerar la revision y correccion de contratos, a fin de que las actividades apoyadas por el credito se puedan procesar en tiempos favorables y se pueda apoyar de manera oportuna la ejecucion de actividades por los entes implementadores. Finalmente, se acordo abrir un canal de comunicacion, y a su vez extender este canal de comunicacion a otros proyectos del Banco, utilizando como enlace entre el Banco y el departamento de fiscalizacion a la Sra. Meilyn Gem de la oficina de pafs en Panama. La DAP informo el siguiente estatus de los 3 contratos, cuyo refrendo por parte de la CGR estaba pendiente a la fecha de la mision llevada a cabo en el mes de septiembre: Monto de Consultor Descripci6n Status contrato Servicio de consultorfa al Ministerio de Litza Gobierno en Planificaci6n Estrategica Refrendado el pasado 21 de septiembre. 99,534.13 Mayorga Sectorial e Institucional de la Gestion de SCAFID #0-16-0165073-2015 Metas de Gobierno y Finanzas Publicas Refrendado y en espera de la firma de la orden Liliana Marco Metodol6gico Referido a las 31,221.90 de proceder por parte de! consultor. Ortiz Estadfsticas de Cultura. SCAFID #0-16-0165576-2015 Refrendo pendiente a la presentaci6n por parte Yariela Valoraci6n Econ6mica de los Principales de! consultor de "Paz y salvo" de la Direcci6n 20,000.00 Zeballos Flujos de Agua General de Ingresos. SCAFID # 0-16-0167242-2015 Total 150,756.03 25. El sistema institucional de gesti611 del proyecto: coordi11aci611 y comu11icaci611 entre la DAP y entidades ejecutoras Se recomienda, que para facilitar la ejecucion de proyecto y cumplir con la nueva fecha de cierre del proyecto (el 31 de agosto de 2018), la DAP y las entidades ejecutoras desarrollen y acuerden entre sf un protocolo de comunicacion operativa al nivel tecnico que deberfa ser documentado en el Manual Operativo. El proposito de esta medida es asignar a los ejecutores tecnicos la responsabilidad para 18 entregar los documentos destinados para revision o no objeci6n del Banco a la DAP directamente (despues de haber recibido la aprobaci6n de la gerencia de la entidad ejecutora silo requiere el tramite administrativo interno ). El Banco sugiere que la informaci6n ligada con la ejecuci6n de las actividades financiadas por el Prestamo sea enviada por los coordinadores (enlaces) de componentes directamente a la DAP, que esta encargada de administraci6n del Proyecto por el Ministro de Economia y Finanzas y esta considerada por el Banco como entidad administrativa del Prestatario responsable por aspectos administrativos y fiduciarios. Se sugiere, que las entidades ejecutoras aprueben unas reglas internas que definen el tramite de control interno y la delegaci6n de las responsabilidades por la ejecuci6n de las actividades del Proyecto adscritas a las entidades. El Banco solicita que la DAP coordina el desarrollo de los tramites aprobados por la autoridad superior de cada una entidad responsable por la ejecuci6n del Proyecto. 19