REPUBLIQUE DU SENEGAL -----g Y h ----- Un Peuple – Un But – Une Foi -----g Y h ----- PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE -----g Y h ----- CABINET DU PRESIDENT -----g Y h ----- DELEGATION GENERALE A LA PROTECTION SOCIALE ET A LA SOLIDARITE NATIONALE (DGPSN) -----g Y h ----- MANUEL DES OPERATIONS Projet pilote de filets sociaux réactifs aux chocs Manuel opérationnel pour le projet pilote en réponse à l’insécurité alimentaire suite à la sécheresse et à l’irrégularité des pluies TABLE DES MATIERES Introduction ...................................................................................................................................... 3 Objectifs ............................................................................................................................................. 4 Principes généraux ......................................................................................................................... 4 1. Inscription dans la politique nationale du gouvernement ................................................. 4 2. Utilisation des outils et mécanismes existants ....................................................................... 4 Acteurs intérvenant dans la mise en œuvre du projet pilote .......................................... 6 Schéma opérationnel de la mise en œuvre du pilote .......................................................... 7 Etapes de mise en œuvre du pilote de filets sociaux réactifs aux chocs ....................... 8 Etape 1 : Détermination des zones d’interventions et estimation des populations en insécurité alimentaire et nutritionnelle ........................................................................................... 8 1.1 Ciblage et estimation au niveau départemental .............................................................................. 8 1.2 Ciblage et estimation au niveau communal ...................................................................................... 9 1.3 Ciblage et estimation au niveau villages/quartiers ....................................................................... 9 Etape 2 : Définition des modalités d’intervention ......................................................................... 9 2.1 Montant et fréquence des transferts monétaires ........................................................................... 9 2.2 Sélection de l’opérateur des transferts monétaires ...................................................................... 9 Etape 3 : Communication et présentation du projet pilote ....................................................... 10 3.1 Communication et présentation du pilote aux autorités aux niveaux régionaux, départementaux et communaux ...................................................................................................................... 10 3.2 Communication, présentation du pilote et formation des acteurs communautaires ... 10 Etape 4 : Identification des ménages bénéficiaires ..................................................................... 10 4.1 Détermination des variables du Registre National Unique (RNU) à utiliser pour identifier les ménages bénéficiaires .............................................................................................................. 10 4.2 Requête à la Direction du Registre National Unique (DRNU) ................................................. 10 4.3 Articulation avec les autres programmes ........................................................................................ 11 4.4 Vérification de la liste extraite du Registre National Unique et validation communautaire de la liste finale au niveau de chaque village ........................................................... 11 Etape 5: Mise en œuvre du transfert monétaire ........................................................................... 13 5.1 Carte de bénéficiaires ............................................................................................................................... 13 5.2 Transferts monétaires .............................................................................................................................. 13 5.3 Suivi et supervision ................................................................................................................................... 13 5.4 Dispositif d’information et de réclamation ..................................................................................... 14 5.5 Système d information et de gestion .................................................................................................. 14 Etape 6 : Evaluation ................................................................................................................................ 14 Chronogramme .............................................................................................................................. 15 2 INTRODUCTION Des chocs de plus en plus fréquents et la nécessité d’adapter les mécanismes de réponse Suite au changement climatique, le Sénégal est exposé à des chocs de plus en plus fréquents et sévères. Les inondations menacent particulièrement le milieu urbain et péri-urbain, alors que les sécheresses impactent principalement les zones rurales et ont des répercussions importantes sur la sécurité alimentaire du pays. Les chocs plus fréquents et plus sévères ont des impacts négatifs considérables sur les ménages pauvres de manière chronique et ceux qui sont pauvres de manière transitoire. La récurrence de chocs nécessite depuis plusieurs années une réponse annuelle fortement soutenue par les acteurs humanitaires. Or, la littérature montre qu’une réponse humanitaire traditionnelle n’est pas appropriée pour répondre à des chocs cycliques et que l’on peut anticiper, tels que la sécheresse modérée annuelle. En effet, il est moins couteux d’organiser la réponse par avance, avec des critères de déclenchement clairs en réponse aux signaux émis par le système d’alerte précoce, avec une stratégie de financement préétablie, et avec une réponse prédéfinie. Cette réponse permet des moindres coûts, mais aussi une réponse en temps plus opportuns. La protection sociale adaptative, un outil efficace de réaction aux chocs d’ampleur modérée La protection sociale adaptative est une approche intégrée basée sur les synergies entre la protection sociale, la réduction des risques de catastrophes et l’adaptation au changement climatique, visant à réduire la vulnérabilité des personnes pauvres face aux chocs. Les interventions en protection sociale adaptative soutiennent les ménages et communautés les plus vulnérables à construire leur résilience face aux chocs climatiques et autres. Les filets sociaux réactifs aux chocs sont des programmes de transferts non contributifs prévisibles permettant aux ménages vulnérables de diminuer le recours aux stratégies d’adaptation négatives lorsqu’ils sont confrontés à un choc. Un système national de protection sociale intégrant des outils tels que les filets sociaux réactifs aux chocs est susceptible de fournir des réponses aux chocs d’un meilleur rapport coût-efficacité et de manière plus rapide. Pour se faire, il est nécessaire que ce système repose sur des mécanismes préétablis : un système d’alerte précoce, un plan de réponse, un mécanisme de ciblage, des mécanismes de financements et un mécanisme de transferts monétaires. 3 OBJECTIFS Le projet pilote de filets sociaux réactifs aux chocs dans le cadre de la réponse à l’insécurité alimentaire suite à l’irrégularité et au manque de pluviométrie de l’hivernage 2016, a pour objectif de proposer et tester une approche innovante basée sur des mécanismes existants et d’apporter des évidences afin de contribuer à améliorer le système de réponse aux chocs récurrents du Sénégal. Ce manuel permet de définir les principes opérationnels de la mise en œuvre du projet pilote. Ces principes pourront être revus et précisés petit à petit au cours de la mise en œuvre. Le manuel sera révisé de façon à intégrer les leçons apprises afin de développer un programme qui a vocation à être mis à l’échelle. PRINCIPES GENERAUX 1. Inscription dans la politique nationale du gouvernement Le projet pilote de filets sociaux réactifs au choc s’inscrit dans la politique et stratégie gouvernementale. En effet, le gouvernement du Sénégal a axé sa Stratégie Nationale de Développement Economique et Social 2013-2017 (SNDES) sur l’élaboration d’un système national de filets sociaux susceptible d’assurer une riposte à la pauvreté chronique et de protéger les populations vulnérables des chocs. La définition des orientations de politiques sociales met l’accent sur l’amélioration de l’accès à des services sociaux de base, l’expansion du programme de transferts monétaires conditionnels, l’accès à une assurance universelle, le soutien aux populations vulnérables et la mise en œuvre de programmes de création d’emplois. De plus, la stratégie souligne l’importance de la coordination des programmes, de l’amélioration de leur efficience, et leur rationalisation. En parallèle, la Stratégie Nationale de Sécurité Alimentaire et de Résilience 2015-2035 (SNSAR) est bâtie entre autre sur le renforcement de la capacité de coordination, de prévention et de gestion des crises alimentaires. Une attention particulière est accordée aux risques liés au changement climatique, au développement de modèles innovants de protection des groupes vulnérables contre les chocs récurrents et de mécanismes de réponses rapides, basés sur les SAP, et articulés sur des approches plus durables, à travers une meilleure coordination entre partenaires. 2. Utilisation des outils et mécanismes existants La mise en œuvre d’une réponse aux chocs via un système de filets sociaux doit intégrer divers mécanismes : un système d’alerte précoce et un mécanisme de déclenchement, un plan de réponse, un mécanisme de ciblage, des mécanisme de financements et un mécanisme de transfert monétaire. Actuellement au Sénégal, divers outils existent, logés au sein de diverses structures. Les systèmes d’alerte précoce ont un rôle clé à jouer dans la définition d’indicateurs de déclenchement de la réponse. En effet, un mécanisme prédéfini de déclenchement permet de faciliter une réponse rapide, voire automatique en basant la décision d’intervention sur des 4 indicateurs objectifs. Ce mécanisme est défini par un ou plusieurs indicateurs et des seuils qui déclenchent une intervention. Il permet de focaliser les interventions et ressources dans les zones les plus affectées par le choc. Au Sénégal, le Système d’Alerte Précoce (SAP) est le pilier de l’évaluation des risques de la sécurité alimentaire. Les données sont mises à jour par trois enquêtes sentinelles (ERASAN) durant l’année, ainsi qu’un grand sondage tout les 2 ans (ENSAS). De plus, la collecte de données des sources secondaires sur l’agriculture, la pêche, l’élevage de bétail, l’hydraulique et sur le statut économique des ménages donne un aperçu complet de l’insécurité alimentaire, par département et par zone de moyens d’existence. Dans son fonctionnement actuel, le SAP ne définit pas de seuils pour déclencher les actions nécessaires. Le pilote 2017 n’intègre pas de déclencheurs, sa mise en œuvre ne dépend pas du dépassement d’un seuil ou d’un indicateur préétabli. Néanmoins, un mécanisme de déclenchement sera défini ultérieurement. Le Plan National de Riposte à l’insécurité alimentaire et nutritionnelle (PNR) est le mécanisme de réponse à l’impact des sécheresses et du manque de pluviométrie sur les ménages. Il est activé lorsque la situation est estimée préoccupante selon les résultats des exercices réguliers du Cadre Harmonisé qui estiment en situation actuelle et projetée, les départements et populations en insécurité alimentaire et nutritionnelle. Ces estimations reposent sur divers indicateurs fournis entre autre par le SAP mais ne définissent pas de seuils déclencheurs. Le Premier Ministre ayant déclenché le PNR cette année 2017, renommé Plan d’Urgence pour la Sécurité Alimentaire (PUSA), le pilote est intégré dans cette réponse et cible principalement les ménages les plus à risque dans les départements de Malem Hodar et Goudiry. Le SECNSA est chargé de coordonner la mise en œuvre du PUSA et la DGPSN par le biais du Commissariat à la Sécurité Alimentaire (CSA), de l’exécution de l’assistance en vivres. Le Registre National Unique (RNU), logé à la Direction Générale à la Protection Sociale et à la Solidarité Nationale (DGPSN) offre une opportunité aux réponses aux chocs pour cibler les ménages les plus pauvres et vulnérables de manière efficiente. Actuellement, le PNR se base sur un mécanisme de ciblage communautaire au quel peu de moyens sont alloués et qui nécessite beaucoup de temps. Les réponses aux chocs nécessitent une identification rapide des ménages éligibles, afin de pouvoir répondre avant que les ménages n’adoptent des stratégies d’adaptation qui impactent négativement leur économie. Le RNU constitue donc un outil clé pour identifier les ménages pauvres et vulnérables aux chocs répondant aux critères de ciblage définis par les mécanismes de réponses. Le pilote teste l’utilisation du RNU pour l’identification des ménages bénéficiaires selon les critères de ciblage définis par le SECNSA. Les financements consacrés au dispositif de réponse ne permettent pas une planification adéquate de la réponse. Entre 2010 et 2015, quatre mécanismes de réponse aux chocs n’avaient pas de budget dans la loi de finance initiale. Sur cette période, la reconstitution du stock de sécurité alimentaire (ligne sur laquelle le PNR est en partie financé) a vu son budget systématiquement augmenter dans la loi de finance rectificative, processus qui intervient après la période de soudure. Aussi, une grande partie de la réponse organisée par le PNR est prise en charge par des les acteurs humanitaires sur financement de partenaires techniques et financiers (Les ONGs internationales ont couvert 30% des besoins du PNR en 2015). Dans l’ensemble, ces pratiques ne permettent ni une planification adéquate des réponses, ni une réponse à temps. Le pilote sera suivi d’un exercice de modélisation du coût annuel de la réponse aux chocs par un système de filets sociaux et d’une réflexion sur les options de financement pérennes. 5 Les transferts monétaires sont des modalités ayant prouvé leur efficacité dans les programmes de filets sociaux réactifs aux chocs. Les expériences de transferts monétaires menées dans divers pays africains démontrent que cet instrument participe à l’efficience et à la rapidité de la réponse des filets sociaux. Les programmes de transferts monétaires plus prévisibles et réguliers permettent aux personnes les plus pauvres et vulnérables d’assurer leur consommation de base et d’augmenter leur résilience face aux chocs en protégeant leur capital productif et humain. Au Sénégal, la majeure partie des réponses aux chocs se fait encore en nature (et non en transferts monétaires), ce qui complique la mise en œuvre de la réponse et réduit son efficience (sauf dans les lieux où l’approvisionnement en denrées serait limité). L’expérience acquise depuis 4 ans à travers le PNBSF et l’amélioration de la pénétration des différentes options pour faire des transferts monétaires dans le pays (organismes financiers, organismes de transferts monétaires, téléphonie mobile) et le fonctionnement des marchés sont propices au développement de ce type de modalité au Sénégal. La réponse apportée dans le cadre de ce pilote repose sur les transferts monétaires. ACTEURS INTERVENANT DANS LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET PILOTE Les principales structures intervenant dans la mise en œuvre du pilote sont : ü Le Secrétariat Exécutif du Conseil National à la Sécurité Alimentaire (SECNSA) ü La Direction Générale à la Protection Sociale et à la Solidarité Nationale (DGPSN) ü Le Commissariat à la Sécurité Alimentaire (CSA) ü La division ciblage communautaire de la Direction du Registre National Unifié (DRNU) ü Les autorités administratives (Gouverneurs, Préfets et sous-Préfets) ü Les autorités locales (Maires et chefs de village) Les opérateurs sociaux appuyant déjà la DGPSN dans chaque région pour la mise en œuvre du RNU et de son Programme National de Bourses de Sécurité Familiale (PNBSF) ont un rôle clé dans la mise en œuvre pratique du pilote au niveau des villages. Un gestionnaire, employé par l’opérateur social (ONG), est chargé de la coordination globale. Il encadre des superviseurs terrains, qui eux-mêmes encadrent chacun 20 relais communautaires. Les relais communautaires suivent les villages de 50 bénéficiaires du PNBSF. Le gestionnaire, les superviseurs et les relais communautaires sont les acteurs clés facilitant l’identification des ménages bénéficiaires et assurant la bonne communication avec les villages lors des diverses étapes de mise en œuvre du pilote. Dans le cadre du pilote le nombre de relais ainsi que leur répartition par superviseur peuvent varier en fonction de la répartition du nombre de villages bénéficiaires par commune. 6 SCHEMA OPERATIONNEL DE LA MISE EN ŒUVRE DU PILOTE Les étapes de mise en œuvre et responsabilités de chaque structure sont schématisées ci- dessous. SECNSA CSA DGPSN Etape 1: Détermination 1. Détermine les zones des zones géographiques ciblées et d’interventions et estime le nombre d'individus estimation des vulnérables au niveau populations en départemental, communal et insécurité des quartiers/villages alimentaire et villages/quartiers nutritionnelle Etape 2: 2. Définit les montants et Définition des fréquences des transferts 3. Sélectionne l’opérateur des modalités monétaires en coordination transferts monétaires d'intervention avec les autres acteurs Etape 3 : 5. Présente le pilote et forme Communication et 4. Présentent le pilote aux autorités aux niveaux régionaux, les acteurs communautaires à présentation du départementaux et communaux la révision des listes projet pilote 6. Envoie une requête à la 7. Extrait les listes de ménages DRNU pour extraire les listes selon la requête du SECNSA et de bénéficiaires selon les la transmet au SECNSA, à la crières et quotas définis DGPSN et au CSA. 8. Supervise la vérification de la liste extraite du RNU et la validation communautaire de la liste finale au niveau de Etape 4 : chaque village , facilitée par les Identification des OS., en collaboration avec le ménages 9. L’inspecteur régional fait CSA régional bénéficiaires parvenenir la liste revue par les OS au niveau central à la DGPSN, à la DRNU, au SECNSA et au CSA 10. Le CSA au niveau central en collaboration avec la DRNU, traîte les données reçues et émet une liste sous un format final 11. Transmet l'ordre de paiement des transferts monétaires à l'opérateur des paiements Etape 5: Mise en œuvre du 12. Suit et supervise les transfert transferts monétaires, gère le monétaire système de réclamation en coordination avec les autres structures impliquées dans le pilote Etape 6: 13. Supervisent une évaluation externe Evaluation 7 ETAPES DE MISE EN ŒUVRE DU PILOTE DE FILETS SOCIAUX REACTIFS AUX CHOCS Etape 1 : Détermination des zones d’interventions et estimation des populations en insécurité alimentaire et nutritionnelle 1.1 Ciblage et estimation au niveau départemental Dans le cadre de ce pilote, la détermination des départements d’intervention se base sur les résultats de l’exercice du Cadre Harmonisé tenu en mars 2017 sur lesquels repose le Plan d’Urgence pour la Sécurité Alimentaire (PUSA). Le Cadre Harmonisé s’appuyant sur la convergence des preuves (l’utilisation d'indicateurs de résultats de la sécurité alimentaire et nutritionnelle corroborés par les facteurs contributifs pertinents et objectifs dont l’impact est évalué) permet d’évaluer et de classifier la nature et la sévérité de l’insécurité alimentaire et nutritionnelle courante et projetée. L’analyse a identifié 6 départements en phase 3 (crise) 1 , 34 départements en phase 2 (sous-pression) et 2 département en phase 1(minimale) en situation projetée sur les mois de juin, juillet et août 2017. Tableau 1 - Départements en crise et estimation des populations Régions Départements Population estimée en insécurité en phase 3 alimentaire et nutritionnelle (individus) Djourbel Bambey 67715 Kaffrine Malem Hoddar 28438 Matam Kanel 66676 Matam Matam 69833 Tambacounda Goudiry 36994 Tambacounda Tambacounda 72273 Source : PUSA 2017 Le pilote de filets sociaux réactif aux chocs est mis en œuvre uniquement dans les départements en crise évalués comme ceux dans lesquels la sécheresse ou l’irrégularité des pluies a le plus d’impact sur la sécurité alimentaire et nutritionnelle des ménages. Le pilote se greffant sur le Plan d’Urgence pour la Sécurité Alimentaire, les zones de mise en œuvre du pilote sont choisies en tenant compte des zones d’interventions des autres acteurs, des besoins par département, des taux de pauvreté, des taux de malnutrition chronique, de la préférence des bénéficiaires pour les transferts monétaires, du bon fonctionnement des marchés et des critères de sécurité nécessaires au bon déroulement de transferts monétaires. Ainsi les départements de Malem Hoddar et de Goudiry sont sélectionnés. 1 Même avec l’aide humanitaire, au moins un ménage sur cinq dans la zone se trouve dans la situation suivante ou pire: le déficits alimentaires considérables et malnutrition aiguë à des taux élevés ou supérieurs à la normale ; ou marginalement capable de couvrir le minimum de ses besoins alimentaires en épuisant les avoirs relatifs aux moyens d’existence, ce qui conduira à des déficits de consommation alimentaire. 8 1.2 Ciblage et estimation au niveau communal Dans le cadre de ce pilote, le ciblage au niveau communal se déroule lors d’une réunion de Comité Départemental de Développement (CDD) rassemblant les autorités locales et les services techniques déconcentrés, facilitée par le SECNSA. Habituellement, l’assistance est essentiellement rurale (75%) mais cela peut varier selon la situation annuelle. Selon les résultats de l’évaluation globale de la campagne agricole et pastorale précédente, le CDD décide si le pilote cible toutes les communes ou pas. La session de travail du CDD se base sur des quotas définis sur la base des données démographiques et de pauvreté. Ces quotas sont soumis durant le CDD par le SECNSA, discutés, revus et validés en fonction du contexte de chaque commune et de la prise en compte d’éventuels chocs récents (incendies, etc) pouvant renforcer la situation de vulnérabilité à l’insécurité alimentaire. 1.3 Ciblage et estimation au niveau villages/quartiers Dans chaque commune un comité communal de ciblage est convoqué pour procéder à la répartition du quota par village ou quartier sur la base d’une proposition de répartition faite par la DGPSN basée sur la taille des différents villages ou quartiers de la commune d’après les informations fournies par les maires. Etape 2 : Définition des modalités d’intervention 2.1 Montant et fréquence des transferts monétaires Le pilote se greffe sur le Plan d’Urgence pour la Sécurité Alimentaire, le montant des transferts monétaires et leur nombre au cours de la réponse ont été déterminés par le SECNSA en coordination avec les divers partenaires. Le montant des transferts monétaires s’élève à 5000 Fcfa/ personne (âgée de plus de 6 mois)/mois avec un plafond par ménage de 45000 Fcfa/mois. Les transferts se feront une fois par mois durant les mois de juillet, août et septembre.2 La femme principale du ménage sera enregistrée comme récipiendaire des paiements mensuels. Le montant est défini sur la base du prix du panier alimentaire couvrant 100% des besoins énergétiques mensuels d'un ménage très pauvre, sur une base moyenne quotidienne de 2100 kcal/jour. La valeur du panier est régulièrement mise à jour par le PAM sur base d’une ration alimentaire type (riz, légumineuse, huile, sel iodé). 2.2 Sélection de l’opérateur des transferts monétaires La DGPSN identifie un opérateur de paiements par appel d’offre pour le paiement des transferts monétaires aux bénéficiaires des départements de Malem Hoddar (région de 2 La mise en œuvre du projet ayant été retardée, les dates de transferts ont été adaptées. Ainsi, deux paiements auront lieu : (1) le premier, mi-août, regroupera les montants des deux paiements initialement prévus et s’élèvera à 10000Fcfa/ personne (âgée de plus de 6 mois) ; (2) le second se déroulera mi-septembre et s’élèvera au montant initialement prévu, soit 5000Fcfa/ personne (âgée de plus de 6 mois). 9 Kaffrine), Goudiry (région de Tambacounda) afin d’assurer un système de paiements accessible, sécurisé, efficace, transparent, économique et réplicable. Etape 3 : Communication et présentation du projet pilote 3.1 Communication et présentation du pilote aux autorités aux niveaux régionaux, départementaux et communaux Le SECNSA en partenariat avec la DGPSN développe une note expliquant les objectifs et les modalités de mise en œuvre du projet pilote. Le SECNSA partage la note et communique avec les autorités compétentes au niveau régional, départemental et communal afin que celles-ci soient informées de la mise en œuvre du pilote. Les objectifs du projet pilote et ses particularités par rapport aux interventions habituelles du Plan National de Riposte sont présentés lors d’une réunion du Comité Départemental de Développement organisée dans chacun des départements par le SECNSA en collaboration avec la DGPSN et le CSA. Les quotas départementaux et leur répartition par commune seront également précisés. Le préfet, les sous-préfets et les services déconcentrés au niveau départemental seront conviés au CDD de même que les maires, les présidents de la commission de l’action sociale des mairies, les comités communaux de ciblage du RNU. 3.2 Communication, présentation du pilote et formation des acteurs communautaires La DGPSN partage la note et communique avec les opérateurs sociaux de façon à ce que les superviseurs et relais communautaires des départements ciblés soient informés de la mise en œuvre du projet pilote, de ces objectifs, de ces détails de mise en œuvre et de ses particularités par rapport aux interventions habituelles du Plan National de Riposte mais aussi de la DGPSN (RNU, PNBSF). La DGPSN, à travers la division ciblage communautaire de la DRNU, organise une formation des superviseurs précisant la méthodologie et présentant les outils pour la vérification des listes de bénéficiaires et la validation communautaire. Les superviseurs forment ensuite les relais communautaires de leur équipe. Etape 4 : Identification des ménages bénéficiaires 4.1 Détermination des variables du Registre National Unique (RNU) à utiliser pour identifier les ménages bénéficiaires Les listes de bénéficiaires sont extraites du RNU3. Les ménages extraits sont classés selon leur score de pauvreté défini en 2016. 4.2 Requête à la Direction du Registre National Unique (DRNU) La DRNU et le SECNSA ont signé un protocole général de communication des données à caractère personnel des ménages vulnérables en novembre 2015 définissant les responsabilités de chacune des parties et le cadre du partage et de l’utilisation des données personnelles des 3 Des critères d’extraction peuvent être définis (ex : exclusion des ménages nantis et moyens selon les critères HEA) si nécessaire. 10 ménages de façon à ce que la confidentialité de ces données soit en adéquation à la législation nationale. La SECNSA envoie une requête officielle à la DRNU en spécifiant (1) la ou les communes et villages d’interventions, (2) les variables et formules d’identification, (3) les formats souhaités. Dès réception de la requête, la DRNU propose la signature d’une convention sur l’utilisation spécifique des données demandées et les protocoles de communication et de retour d’informations entre les deux institutions. La DRNU fournit les listes par village des ménages classés par ordre de pauvreté selon les formats préétablis par le SECNSA dans les 5 jours suivant la requête. En parallèle, les représentations régionales de la DGPSN et du CSA, reçoivent les listes et les formats de façon à faciliter leur révision par les relais communautaires des opérateurs sociaux au niveau de chaque village. 4.3 Articulation avec les autres programmes Si plusieurs projets sont déjà mis en œuvre dans les communes ciblées, une décision concernant la possibilité d’un ménage d’être bénéficiaire du projet de filets sociaux réactifs aux chocs doit être prise selon deux cas de figure : 1. Si le ou les projet(s) ont les mêmes objectifs que le programme (réponse aux chocs), alors une analyse doit définir si les activités sont complémentaires ou constituent un doublon. 2. Si les projets ont d’autres objectifs (lutte contre la pauvreté, programmes sociaux catégoriels…), les activités sont jugées complémentaires et le ménage bénéficiaire ne doit pas être exclu du programme de filets sociaux réactifs aux chocs. Dans le cadre pilote, les bénéficiaires du PNBSF ne sont ni exclus, ni inclus automatiquement des listes extraites du RNU. Les comités de ciblage, assistés des relais communautaires évaluent la pertinences qu’un ménage soit bénéficiaire ou pas des deux assistances. 4.4 Vérification de la liste extraite du Registre National Unique et validation communautaire de la liste finale au niveau de chaque village La division ciblage communautaire de la DRNU envoie à la représentation régionale de la DGPSN et du CSA, les listes à réviser par village précisant les quotas définis pour chaque village. Ces informations sont partagées avec les opérateurs sociaux qui les distribuent aux superviseurs et relais communautaires correspondants. Au niveau de chaque village, le relais communautaire présente le projet, organise et facilite le processus de vérification et de validation de la liste se tenant sur une journée. Les superviseurs supervisent le processus avec le support du gestionnaire de l’opérateur social et au besoin celui des coordinateurs régionaux de la DGPSN. 11 Le relais communautaire convoque le comité de ciblage local mis en place dans le cadre de la construction du RNU et s’assure que celui est représentatif de la composition du village. Le comité de ciblage vérifie les ménages les plus vulnérables repris dans la liste et correspondant au quota défini. Le comité de ciblage identifie : - les ménages ne vivant pas dans le village/quartier, - les ménages doublons, - les erreurs d’inclusions, - les erreurs d’exclusion. Après vérification, si le nombre de ménage est inférieur au quota défini, le comité de ciblage complète la liste avec d’autres ménages non présélectionnés dans la liste extraite du RNU. Ces ménages peuvent être ou non dans le SIG du RNU. La sélection des ménages est faite suivant des indicateurs de vulnérabilité à l’insécurité alimentaire définis (ratio des personnes dépendantes, possession de biens de productions, accès à la terre, etc). L’indicateur clé étant la difficulté des ménages à assurer 3 repas par jour durant et en dehors de la période de soudure. Une fois la liste des ménages finalisée, un PV est établi et le comité de ciblage convoque la communauté. La liste finale est communiquée. Le relais communautaire facilite les discussions de façon à corriger si nécessaire la liste. Lorsque la liste est validée par la communauté, les ménages sélectionnés sont convoqués et le comité de ciblage, appuyé par le relais communautaire: - confirme pour chaque ménage le nombre de membres dans le ménage âgés de plus de 6 mois, le nom du chef de ménage, le sexe du chef de ménage, le numéro de téléphone du chef de ménage et son numéro de carte nationale d’identité ; - confirme ou précise le nom de la femme récipiendaire principale du transfert, son numéro de téléphone, sa date de naissance et son numéro de carte national d’identité (si le chef de ménage est une femme le récipiendaire peut-être éventuellement un homme). Si le mécanisme de paiement a déjà été arrêté, le relais communautaire explique le fonctionnement de celui-ci aux bénéficiaires et le processus de communication des dates et lieux de paiement. Le comité de ciblage confie au relais communautaire la liste finale, le procès-verbal de la séance et la liste de présence signée par les membres. Le relais fait remonter les listes avec les procès-verbaux de réunions à son superviseur. Ce dernier s’assure que toutes les informations ont été révisées et spécifiées, qu’elles sont lisibles et que les quotas sont respectés. Une fois toutes les listes d’une même commune récupérées, le superviseur se charge du partage de ces listes et procès-verbaux à deux niveaux en parallèle afin d’accélérer le processus: 1/ Au niveau du comité communal pour compilation et vérification et ensuite, au niveau de l’autorité administrative (préfet, sous préfet) pour la validation finale. 2/ Au gestionnaire de l’opérateur social qui s’assure de la saisie des données. 12 Une fois les observations et changements saisis, les listes sont envoyées par le gestionnaire de l’opérateur social au niveau régional à la DGPSN et au CSA. Le CSA au niveau régional les fait parvenir au niveau central au CSA, au SECNSA, à la DGPSN et à la DRNU. Le CSA au niveau central, en collaboration avec la DRNU, traite les informations reçues et émet une liste sous un format final. Etape 5: Mise en œuvre du transfert monétaire 5.1 Carte de bénéficiaires Suivant le mécanisme de paiement sélectionné et les exigences imposées relatives à l’authentification des bénéficiaires, une carte de bénéficiaire est créée. Cette carte contient les données d’identification du chef de ménage et du récipiendaire principal ainsi que les montants à distribuer lors des trois transferts monétaires. La carte est tamponnée et signée par l’opérateur de paiement à chaque distribution d’argent. 5.2 Transferts monétaires L’opérateur de paiement établit et maintient un système sécurisé de paiement qui permet aux bénéficiaires de recevoir le paiement en espèce ou par virement électronique de manière fiable. Les transferts monétaires se font mensuellement durant les trois mois de soudure (juin, juillet, août)4. Les jours et lieux de paiements sont communiqués aux chefs de villages par les relais communautaires. Les points de paiement sont à proximité des récipiendaires et doivent être situés dans un rayon de 5km du lieu de résidence des récipiendaires en milieu urbain et 1 heure de transport en milieu rural. La personne recevant le transfert est la femme identifiée comme récipiendaire durant le processus de ciblage. En cas d’absence, le chef de ménage sera considéré comme suppléant. 5.3 Suivi et supervision L’inspecteur général du CSA au niveau régional est responsable du suivi. Bien que l’opérateur de paiement soit autonome et l’unique responsable contractuel du transfert monétaire, il est pertinent que les agents du CSA puissent superviser le transfert monétaire de manière à s’assurer du bon déroulement de la mise en œuvre du pilote. Les équipes du CSA peuvent accompagner l’agent payeur, superviser le processus dans son ensemble et la résolution des éventuelles réclamations. Elles n’interviennent pas dans le paiement. Après chaque session de paiement, l’opérateur des paiements partage avec le CSA un bilan du paiement incluant le détail des montants distribués, la liste des ménages non payés (et les raisons), et les principales difficultés rencontrées. 4 Suite au retard de la mise en œuvre du pilote, les transferts monétaires se feront en août et septembre. 13 Dans le cadre de ce suivi, si le CSA détecte des anomalies sur les marchés visités par les bénéficiaires, une analyse plus approfondie sera menée afin d’établir l’existence ou non des liens entre ces anomalies et le projet pilote. 5.4 Dispositif d’information et de réclamation Le CSA se charge de mettre à disposition des bénéficiaires un dispositif d’information et de réclamations et de développer un outil de communication informant les populations des zones ciblées de la possibilité et des modalités d’utilisation du dispositif. Les réclamations peuvent être faites directement aux relais communautaires, aux superviseurs et à l’équipe du CSA, mais également par téléphone au CSA. Dans tous les cas, le CSA centralise les réclamations et s’engage à apporter systématiquement une réponse appropriée à chacune d’entre elles. Le CSA collaborera avec le RNU et l’opérateur de paiement si nécessaire afin d’apporter la réponse la plus adéquate. Les appels vers le numéro de téléphone communiqué, sont soit gratuits (numéro vert), soit si ce n’est pas le cas, le CSA se charge de rappeler immédiatement la personne appelant. 5.5 Système d information et de gestion A terme, le programme de filets sociaux réactifs aux chocs s’appuiera sur un Système d’Information et de Gestion qui permettra de gérer, superviser et analyser l’ensemble des informations utiles liées aux bénéficiaires, aux transactions et aux processus. Pour le projet pilote, les informations pourront être gérées de manière ad’hoc (tableaux Excel des bénéficiaires par exemple). Etape 6 : Evaluation Les termes de référence de l’évaluation externe du pilote par un consultant sont développés conjointement par le SECNSA et le CSA. L’évaluation se déroulant pendant et après la mise en œuvre du projet pilote analyse les diverses étapes du processus : la pertinence de leur définition par rapport au contexte, le rôle et la communication entre les structures en charge de chacune des étapes, l’organisation et la mise en œuvre de chacune des étapes, la perception des bénéficiaires et l’atteinte des objectifs du PNR. Cette évaluation a pour objectif d’identifier les bonnes pratiques et les améliorations potentielles dans la définition et la mise en œuvre du projet ainsi que de proposer des pistes de réflexion pour en renforcer l’efficacité et la qualité pour une mise à échelle. Elle sert également de base pour la révision du manuel opérationnel. 14 CHRONOGRAMME Juin Juillet Aout Septembre Activités Structures responsables S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Finaliser et publier l'appel d'offre pour DGPSN/CSA les opérateurs de paiements Définir les TDR/compensations des DGPSN/DRNU superviseurs et relais communautaires Définir les TDR de l'évalation externe SECNSA/CSA Développer le format de révision des DRNU listes de bénéficiaires Développer le manuel de formation à la révision des listes pour les superviseurs DRNU et relais communautaires Développer le mécanimse de CSA réclamations et les outils liés Définir les critères d'identification des SECNSA bénéficiaires dans le RNU Définir les quotas de bénéficiaires par SECNSA village Réunion du comité départemental de développement dans les deux SECNSA/CSA départements Formation des superviseurs et des relais communautaires dans les deux DGPSN/DRNU départements Sélection de l'opérateur de paiement et DGPSN/CSA contractualisation Extraction des listes de bénéficiaires, SECNSA/DRNU vérification et validation communautaire Distribution des cartes de bénéficiaires, communication au niveau village sur les DRNU processus de paiements Transferts monétaires OPERATEUR Suivi et supervision des transferts CSA monétaires Evaluation externe Consultant 15