COMITE PERMANENT INTER-ETATS DE LUTTE CONTRE LA SECHERESSE DANS LE SAHEL AUDIT DES COMPTES DU PROJET RENFORCEMENT DE LA RESILIENCE PAR LE BIAIS DE SERVICES LIES A L'INNOVATION, A LA COMMUNICATION ET AUX CONNAISSANCES (BRICKS) Période du 1er Janvier au 31 décembre 2016 Rapport Définitif AUREC Afrique -BF Juin 2017 SOMMAIRE PAGES I. Note de synthèse et opinion 3-9 II. Notes sur les principes comptables et les Etats financiers 10-11 III. Situation financière 12-20 Annexes 21 2 I- Note de synthèse et opinion d’audit 3 Monsieur le Secrétaire Exécutif Du Comité Permanent Inter-Etats de Lutte contre La Sécheresse dans le Sahel (CILSS) 03 BP : 7049 Ouagadougou 03 Tél : (226) 25 37 41 32 Ouagadougou, le 22 juin 2017 Monsieur, Conformément à la mission qui nous a été confiée, nous vous prions de bien vouloir trouver ci-joint notre rapport d’audit des comptes du Projet "Renforcement de la résilience par le biais de services liés à l'innovation, à la communication et aux connaissances" (BRICKS) pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2016. La présente note de synthèse a pour but de résumer les principales caractéristiques de cette mission et d’exprimer notre opinion. 1 Contexte et objectifs de la mission 1.1 Contexte de la mission Le Comité permanent Inter-Etats de Lutte contre la Sécheresse dans le Sahel (CILSS) a reçu un financement de la Banque Mondiale (Grant n°TF 014804 du 13 octobre 2013 de 2.002.305 de dollars US) pour financer le projet BRICKS. Le projet « Renforcement de la résilience à travers l’innovation, la communication et les services sur les connaissances (Building Resilience through Innovation, Communication and Knowledge Services (BRICKS) » a pour objec tif d’améliorer l’accès aux meilleures pratiques et aux informations de suivi contenues dans le portefeuille du Programme Sahel et Afrique de l'Ouest (SAWAP) sur la gestion intégrée des ressources naturelles, des changements climatiques et des catastrophes naturelles. Il fournira un appui de suivi et d’évaluation et des possibilités de partage des connaissances et des bonnes pratiques entre les douze (12) projets financés par la Banque, tout en augmentant la capacité des centres d’excellence régionaux (le CILSS, l’OSS, l’UICN) à agir en partenariat avec les pays. Afin d’atteindre les résultats escomptés, le projet est structuré autour de trois (03) principaux volets opérationnels : 4 Volet 1 : Gestion des connaissances Ce premier volet technique vise à assurer un échange régulier des connaissances techniques et opérationnelles grâce à un centre d’enseignement régional qui établit un réseau entre les institutions et les personnes qui exécutent les opérations d’investissement des douze (12) pays. Ce volet est coordonné par le CILSS. Volet 2 : Suivi et évaluation Ce volet porte, d’une part, sur le déploiement et le renforcement des capacités sur les nouveaux outils de suivi des procédures et des impacts découlant du portefeuille des projets aussi bien pour le niveau national que régional, et d’autre part, sur le suivi régulier du Programme Sahel et Afrique de l'Ouest (SAWAP) par rapport à une série d’indicateurs thématiques et de processus. La coordination de la mise en œuvre de cet autre important volet incombe à l’OSS. Volet 3 : Gestion du projet La dernière composante est dédiée à la gestion du projet en appui à une prise de décision régionale efficace et effective. La coordination est assurée par le CILSS. 1.2 Objectifs de la mission L’objectif de l’audit financier et comptable est de permettre d’exprimer une opinion professionnelle sur la situation financière du projet à la fin de chaque exercice fiscal et de s’assurer que les ressources mises à la disposition du Projet sont utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées en vue de l’atteinte de l’objectif de développement du Projet. L’auditeur est responsable de la formulation d’une opinion sur les états financiers fondée sur les normes d’audit internationales ISA (International Standards on Auditing) édictées par la Fédération Internationale des Experts-Comptables, IFAC (International Federation of Accountants). Les états financiers, qui sont établis par l’Unité de Coordination du Projet (UCP) sont élaborés de manière à rendre compte des transactions financières du Projet. L’Unité de Coordination du Projet a la charge de maintenir un système de contrôle interne adéquat ainsi qu’une documentation acceptable des transactions. Le présent audit a aussi pour objectifs de permettre à l'Unité de Coordination du Projet (UCP) de mieux s’organiser afin d’améliorer leur système de gestion. En particulier, nous nous sommes assurés que : a) Toutes les ressources de la Banque ont été employées conformément aux dispositions de l'accord de financement, dans un souci d’économie et d’efficience, et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ; 5 b) Les acquisitions de biens et de services ont fait l’objet de marchés passés conformément aux dispositions de l'accord de financement de la Banque Mondiale et ont été correctement enregistrées dans les livres comptables ; c) Tous les dossiers, les comptes et les écritures nécessaires ont été tenus au titre des différentes opérations relatives au Projet (y compris les dépenses couvertes par des relevés de dépenses ou des rapports de suivi financier) ; d) Le Compte Désigné et le sous compte du Centre Régional AGRHYMET sont gérés eu égard aux dispositions de l'accord de financement ; e) Les comptes du Projet ont été tenus sur la base de l’application systématique des normes du Système Comptable OHADA et donnent une image fidèle de la situation financière du Projet à la fin de chaque exercice ainsi que des ressources reçues et des dépenses effectuées au cours de l’exercice clos à cette date ; f) La performance financière globale du Projet est satisfaisante. 2 Déroulement de la mission et travaux effectués Selon les dispositions des termes de référence, il s’agit d’une mission d’évaluation du contrôle interne et de vérification annuelle des comptes du BRICKS. Nos travaux se sont déroulés au siège du CILSS (Compte désigné) à Ouagadougou au Burkina Faso et au Centre Régional AGRHYMET (sous compte) à Niamey au Niger. Nos travaux qui ont porté sur la période du 1er janvier au 31 décembre 2016, ont été effectués selon les normes d’audit généralement admises. Ils ont comporté les principales diligences suivantes :  revue des procédures et du système de contrôle interne ;  examen des comptes. 6 3 Rapports présentés Conformément aux termes de référence, les résultats de nos travaux ont donné lieu à la présentation d’un (01) rapport d’audit et d’un (01) rapport sur la revue des procédures de contrôle interne. 4 Résultats et conclusions de la mission 4.1 Responsabilités Les états d’exécution financière arrêtés relèvent de la responsabilité de l'Unité de Coordination du Projet. Il nous appartient sur la base de notre audit, d’exprimer une opinion sur ces états d’exécution financière. Nous avons effectué notre audit selon les normes internationales d’audit I SA établies par l’IFAC (International Federation of Accountants). Ces normes requièrent de notre part de nous conformer aux règles d’éthique, de planifier et de réaliser l’audit pour obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d’anomalies significatives. Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournis dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de l’auditeur, de même que l’évaluation du risque que les états financiers contiennent des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d’erreurs. Un audit comporte également l’appréciation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et le caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de même que l’appréciation de la présentation d’ensemble des états financiers. En procédant à l'évaluation des risques, l’auditeur évalue le contrôle interne relatif à l'établissement des états financiers afin de définir des procédures d'audit appropriées en la circonstance, mais non dans le but d'exprimer une opinion sur l'efficacité du contrôle interne. Nous estimons que notre audit constitue une base raisonnable à l’opinio n exprimée ci-après. 7 4.2 Résultats 4.2.1 Contrôle interne Nos travaux ont permis de relever certaines insuffisances du système de contrôle interne et d’information de la structure auditée. Nos commentaires et suggestions sur ces questions vous sont présentés dans la lettre de recommandations. 4.2.2 Révision des Comptes a) Propositions d'ajustements acceptées Au titre des comptes soumis à vérification pour la période sous revue nos propositions d'ajustements ont été acceptées et prises en compte dans l'édition de la balance générale définitive. Ces corrections ont concerné l'engagement et la comptabilisation des frais bancaires. b) Insuffisance relevée L'analyse des opérations et l'examen des pièces justificatives ne révèlent pas d'anomalies majeures. 8 4.3 Opinion A notre avis, les états financiers du projet BRICKS qui nous ont été présentés sont sincères, réguliers et donnent une image fidèle des opérations du projet pour la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2016 conformément à l'accord de financement (Grant n°TF014804 du 15 octobre 2013). Adama ZEBA Docteur en Sciences de Gestion Associé Gérant de AUREC-Afrique-BF Expert Comptable inscrit au Tableau de L’Ordre National des Experts Comptables Et des Comptables Agréés (ONECCA-BF) 01 BP 1481 Ouagadougou 01 Tél : (226) 25 31 09 39 OUAGADOUGOU BURKINA FASO 9 II- Note sur les principes comptables et les états financiers 10 II-1 Notes sur les principes comptables Le Projet "Renforcement de la résilience par le biais de services liés à l'innovation, à la communication et aux connaissances" (Building Resilience through Innovation, Communication and Knowledge Services -BRICKS) est financé par la Banque Mondiale à travers le Grant N° TF 014804 du 15 octobre 2013 pour la somme de 2.002.305 de dollars US. Le projet est mis en œuvre par le CILSS et sa date de clôture est prévue le 30 juin 2019. Le projet BRICKS est constitué de trois (03) composantes qui sont: - Composante 1: Knowledge Management, - Composante 2: Program Monitoring support, - Composante 3: Project Management. Les comptes sont tenus selon les règles de la comptabilité d'engagement du SYSCOHADA à l'aide du logiciel comptable interne au CILSS dénommé "Integreted Mangement Informatique System". II-2 Etats financiers Le déblocage de l'avance de démarrage et le lancement effectif des activités du projet sont intervenus en mars 2014. Les rapports financiers trimestriels de l'exercice 2016 (au 31 mars, au 30 juin, au 30 septembre et au 31 décembre), élaborés conformément à l'accord de financement et à la lettre de décaissement, et régulièrement transmis au bailleur, ont été mis à notre disposition. 11 III- SITUATION FINANCIERE AU 31 DECEMBRE 2016 12 La situation financière annuelle du BRICKS pour la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2016 se présente succinctement comme suit : Situation Financière annuelle au 31 décembre 2016 EMPLOIS RESSOURCES LIBELLE MONTANT EN FCFA LIBELLE MONTANT EN FCFA Dépenses de la période 325 903 197 Solde d'ouverture (01/01/2016) 53 866 744 Dépenses effectuées 325 903 197 Banque 51 201 594 Fonds à justifier 2 665 150 Disponibilité au 31 décembre 2015 35 116 460 Virements de la période 307 152 913 Demandes de Remboursement de Disponibilité en Banque 30 216 460 307 152 913 Fonds (DRF) Fonds à justifier 4 900 000 TOTAL 361 019 657 TOTAL 361 019 657 De l'analyse de ce tableau, les commentaires suivants se dégagent: III.1 Analyse des ressources FCFA 361.019.657 Le projet BRICKS est financé entièrement par la Banque Mondiale à travers le GRANT N°TF 014804 du 15 octobre 2013. Les ressources de l'exercice 2016 sont constituées du reliquat des fonds reçus au 31 décembre 2015 de FCFA 53.866.744 et des virements de FCFA 307.152.913 effectués par le bailleur au cours de la période sous revue. III.1.1 Reliquat FCFA 53.866.744 Le reliquat des ressources de l'exercice 2015 se chiffre à FCFA 53.866.744 au 1er janvier 2016. Ce reliquat se compose de la trésorerie d'ouverture de FCFA 51.201.594 et des Fonds à Justifier de FCFA 2.665.150 au 31 décembre 2015. Le détail se présente comme suit :  Trésorerie d'ouverture Ce montant de FCFA 51.201.594 correspond à la somme des soldes des comptes bancaires au 1er janvier 2016. Le détail se présente dans le tableau ci-dessous : Montant en FCFA Libellé au 31/12/2016 Compte Désigné (CILSS/BRICKS) 19 454 574 Sous compte (Centre Régional AGRHYMET) 31 747 020 Total Trésorerie au 01/01/2016 51 201 594 La vérification des soldes d'ouverture des comptes bancaires n'a pas révélé d'anomalie. Les soldes au 1er janvier 2016 sont conformes aux soldes de clôture au 31 décembre 2015.  Fonds à Justifier à l'ouverture Les "Fonds à justifier" au 1er janvier 2016 se chiffrent à FCFA 2.665.150 et se détaillent comme suit : Projets Montant en Date Opérations Bénéficiaire Préfinancés FCFA 03/02/2015 Virement Desiré Richard COQUILLAT PRAPS 2 313 650 11/02/2015 Chèque n°2434401 SATGURU PRAPS 351 500 Total 2 665 150 Commentaire L'analyse des opérations a permis de constater que ces transactions constituent des préfinancements effectués sur le compte désigné du projet BRICKS au profit du Projet Régional Appui au Pastoralisme au Sahel (PRAPS) et non des déblocages de fonds destinés aux activités du BRICKS. Toutefois, ces fonds ont été remboursés par le PRAPS au cours de l'exercice 2016 par chèque Ecobank n°1792283 du 11/02/2016. III.1.2 Virements FCFA 307.152.913 Les virements reçus de la Banque Mondiale au cours de l'exercice 2016 s'élèvent à FCFA 307.152.913. Le détail se présente comme suit : Référence de la Demande de Dates Remboursement de Fonds (DRF) Montant en FCFA 28/04/2016 DRF N°10 46 133 256 30/05/2016 DRF N°11 26 296 850 23/06/2016 DRF N°12 63 689 400 13/10/2016 DRF N°13 4 805 050 13/10/2016 DRF N°14 64 496 653 17/11/2016 DRF N°15 74 533 642 14/12/2016 DRF N°16 27 198 062 Total 307 152 913 Diligences mise en œuvre Les principales diligences mises en œuvre pour la vérification des ressources ont consisté à: - contrôler l’intangibilité et la cohérence des soldes des situations comptables et extracomptables ; - vérifier la concordance des montants comptabilisés sur les différents supports ; - apprécier la qualité des pièces justificatives de ressources (date, calcul arithmétique, authenticité, signatures des responsables habilités) ; - rapprocher le montant des fonds reçus comptabilisé aux informations directement obtenues de la Banque Mondiale (Circularisation). La mise en œuvre des diligences n'a pas révélé d'incohérence. 15 III.2 Analyse des emplois FCFA 361.019.657 Les emplois représentent l’utilisation qui a été faite des ressources mises à la disposition de l'Unité de Coordination du projet BRICKS. Ils se composent de dépenses ou emplois définitifs de FCFA 325.903.197 et des fonds disponibles en fin de période (reliquat) ou emplois provisoires de FCFA 35.116.460. III.2.1 Emplois définitifs (dépenses) FCFA 325.903.197 Au titre de la période sous revue, les dépenses effectuées s’élèvent à FCFA 325.903.197 et se détaillent ainsi qu’il suit :  Par composante Les dépenses de la période sous revue de FCFA 325.903.197 se présentent comme suit par composante: Montant en FCFA au Libellé 31/12/2016 Composante 1: Knowledge Management 211 411 882 Composante 2: Program Monitoring support 850 000 Composante 3: Project Management 113 641 315 Total dépenses 325 903 197 16  Par rubrique budgétaire Le tableau suivant présente les dépenses de la période par rubrique budgétaire : Code Intitulé de l'Activité Bailleur Montant en FCFA Budget 1a-i.1 Consulting/Non-Consulting Services 10 703 540 1a-i.3 Operating Costs - 1a-ii.2 Consulting Services 75 833 141 1a-ii.3 Operating Costs 17 300 400 1a-iii.2 Operating Costs 133 050 053 1a-iii.3 Operating Costs 2 167 200 1c-iii.1 Consulting Services 30 200 2a-i.1 Consulting Services 850 000 3a-8i.1 Operating Costs 7 479 558 3a-i.1 Consulting/non-consulting Services 30 110 087 3a-i.2 Consulting/non-consulting Services 9 966 173 3a-i.3 Consulting/non-consulting Services 9 966 173 3a-i.4 Consulting/non-consulting Services 9 966 174 3a-i.7 Operating Costs 200 000 3a-i.8 Operating Costs 4 968 050 3a-i.9 Goods 10 572 348 3c-iii.1 Consulting Services 2 740 100 Total 325 903 197  Par nature de dépense Les dépenses se détaillent par nature comme suit : 17 Montant en FCFA Libellé au 31/12/2016 Matériel informatique 10 572 348 Frais d'envoi de courrier 157 200 Voyages et déplacements 50 984 250 Frais de communication téléphone 10 000 Frais et agios bancaires 89 090 Honoraires 98 556 005 Frais de séjour 44 445 049 Frais de missions 11 860 401 Autres dépenses d'intervention 91 145 912 Frais de personnel 18 082 942 Total 325 903 197 Diligences mises en œuvre Pour valider les catégories de dépenses soumises à notre appréciation, nous avons mis en œuvre les diligences suivantes :  contrôler la cohérence des situations comptables et extracomptables ;  vérifier la codification des pièces comptables ;  vérifier la régularité et l’exactitude des pièces justificatives ;  vérifier le respect de la procédure d'engagement des dépenses ;  vérifier que les factures réglées sont acquittées par les fournisseurs ;  vérifier que les pièces justificatives de dépenses sont toutes visées par les personnes habilitées ;  vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des enregistrements comptables;  vérifier que toutes les pièces justificatives des dépenses se rattachent à la période sous revue ;  vérifier que les achats de biens et services sont effectués conformément aux procédures du bailleur ;  vérifier l’éligibilité des dépenses conformément au budget approuvé;  vérifier l’état d’exécution budgétaire ;  vérifier que les actifs immobilisés existent, ont été correctement évalués et les droits de propriété du Projet ou des bénéficiaires sur ces actifs ont été établis en conformité avec les accords de financement ; 18  vérifier la réalisation d’un inventaire physique des actifs et s'assurer que l'inventaire est matérialisé par un Procès Verbal d'inventaire. La mise en œuvre des diligences ne révèle pas d'anomalie majeure. 1.1.2.2.2 Reliquat des ressources (emplois provisoires) FCFA 35.116.460 Les "Emplois Provisoires" s'élèvent à FCFA 35.116.460 et sont constitués à la clôture de la période sous revue des fonds disponibles dans les comptes bancaires et des fonds débloqués mais non justifiés à la clôture de l'exercice 2016. Le détail se présente comme suit : Montant en FCFA au 31/12/2016 Libellé Disponibilité en Banque 30 216 460 Avances de fonds à justifier 4 900 000 Total 35 116 460 D e l'analyse du tableau, les détails suivants se présentent :  Disponibilité en Banque Les soldes des comptes bancaires se chiffrent à FCFA 30.216.460 au 31 décembre 2016. Le détail se présente comme suit dans le tableau ci-dessous : Montant en FCFA au Libellé 31/12/2016 Compte désigné (CILSS/BRICKS) 10 409 660 Sous compte (Centre Régional AGRHYMET) 19 806 800 Total 30 216 460 19 Diligences mises en œuvre Les principales diligences mises en œuvre pour l’examen des postes ci -dessus énumérés se résument comme suit :  vérifier les états de rapprochement bancaire au cours de l’exercice sous revue ;  tester l’exactitude arithmétique des états de rapprochement bancaire;  pointer le solde du compte banque au 31 décembre 2016 avec les relevés bancaires ;  analyser les écritures en suspens au 31 décembre 2016 ;  vérifier la réalité des opérations en suspens ;  apprécier l’antériorité des suspens et analyser les montants anciens à plus de 30 jours et l’apurement postérieur des mouvements récents et importants ou inhabituels en rapprochement ;  rapprocher le procès-verbal de caisse avec la situation du compte caisse ;  conclure en remontant les anomalies relevées. Nos travaux ne révèlent pas d'anomalies sur les comptes de trésorerie au 31/12/2016. Toutefois, avec la fin des travaux (transmission du rapport final de livraison et paiement de la dernière facture du prestataire) de "Création et d'entretien du Web site" objet de la mise en place du sous compte du Centre AGRHYMET, nous suggérons la clôture de ce sous compte par le transfert du solde au 31/12/2016 de FCFA 19.806.800 sur le compte désigné.  Avances de fonds à justifier FCFA 4.900.000 Les fonds à justifier sont constitués des déblocages de fonds dont les pièces justificatives des dépenses concernées ne sont pas parvenues. Le solde se chiffre à FCFA 4.900.000. Ce montant correspond à l'avance de fonds par chèque n°2434869 du 06 décembre 2016 pour "l'atelier d'élaboration du rapport d'activités 2016, du plan de travail, du budget annuel 2017 et du plan de passation des marchés 2017" du 20 au 21 décembre 2016 à Tunis dont les pièces justificatives restent en attente à la clôture de l'exercice. L'examen des pièces justificatives de l'avance n'appelle pas d'observation de notre part. 20 1.1.3. Reconstitution du compte désigné Les fonds reçus de la Banque Mondiale sont logés dans le compte désigné Banque Atlantique du Burkina Faso n°53013400006. Ce compte fonctionne suivant le principe de la Co-signature du Secrétaire Exécutif ou du Secrétaire Exécutif Adjoint (catégorie A) et du Chef UAM/AFC ou du Gestionnaire Financier (catégorie B). La reconstitution de ce compte désigné au 31 décembre 2016 se présente comme suit : Montant en FCFA au Désignation 31/12/2016 Solde au 01/01/2016 19 454 574 Virements du baileur 307 152 913 Remboursement PRAPS 2 665 150 TOTAL RESSOURCES 329 272 637 DEPENSES EFFECTIVES 313 962 977 FONDS A JUSTIFIER 4 900 000 TOTAL EMPLOIS 318 862 977 SOLDE AUDIT AU 31/12/2016 (1) 10 409 660 SOLDE BALANCE AU 31/12/2016 (2) 10 409 660 ECART (3)=(1)-(2) - Commentaires : Nos travaux ne révèlent pas d'incohérence. Le solde du journal banque de FCFA 10.409.660 est conforme à celui du relevé bancaire au 31/12/2016. 21 Annexes 22