Inspection Genèrale des 1ju àaw aâiûi Finances x . UO . E . RAPPORT DEFINITIF N06514 RELATIF A L'AUDIT DES COMPTES DU PROGRAMME DE RENFORCEMENT DES CHAÎNES DE VALEUR AGRO-ALIMENTAIRES PROJET DE CONSTRUCTION DU MARCHÉ DE GROS DE RABAT-SALE-KENITRA PRET PROGRAMME POUR LES RESULTATS BIRD N° 88150 EXERCICE 2020 Etabli par: Zouhair ABBOURI Oussama AMOURI Inspecteur des Finances Inspecteur des Finances - SEPTEMBRE 2021 - I. APPRÉCIATION DU DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE L'appréciation du contrôle interne a été menée à travers l'analyse des procédures et circuits mis en place par la société RRA, qui portent sur les fonctions métier et support en relation avec le projet audité. La revue de ce système couvre les aspects suivants * l'environnement de contrôle: J 'évaluation des risques; * les activités de contrôle; ] l'information et la communication; * le pilotage. L1 Environnement de contrôle Lappréciation de cette composante a permis de constater ce qui suit (1) Faible implication du conseil d'administration La revue des PV du conseil d'administration fait ressortir que cet organe de gouvemance ne confère pas un intérêt considérable au projet. L'intervention et l'implication efficace du conseil d'administration peuvent se révéler extrêmement importantes au vu des contraintes et des problèmes qui entravent l'exécution du projet. t i a ru de l m iSS I misnn daudit main1 t is hwr : et prpis c qu ce duim a été étaNec sur la hawc du I>\ du con'mil dadminitrainn rcuni cn date d 12I 05 2020, 1.2 Évaluation des risques La société RRA a procédé à l'élaboration d'une « cartographie des risques » relative au projet. Ce travail a été considérablement enrichi sur la base de recommandations de la mission d'audit réalisée par 1l1GF au titre de l'exercice 2019. Les principales avancées enregistrées à ce niveau sont les suivantes : - couverture de quelques processus supplémentaires, notamment ceux relatifs à « la gestion des achats », « secrétariat et archivage » ainsi que certains processus qualifiés de « transverses »; - passage adéquat du risque inhérent au risque résiduel, suite notamment à une amélioration de la conception des dispositifs de maîtrise de risque (surtout les causes et la description des risques) ; - revue périodique de la cartographie des risques et prise en considération des nouvelles circonstances et des changements intervenus, en particulier ceux relatifs à l'état d'urgence sanitaire. Dans la perspective d'améliorer davantage l'efficacité de cette démarche, il y a lieu de souligner les remarques suivantes : (2) Non-catégorisation des risques Au niveau de la cartographie des risques, la société RRA n'a pas procédé à la classification des risques en fonction de leur nature (stratégique, opérationnel, juridique, financier... etc.). Pourtant, cela permettra de se focaliser davantage sur les mesures d'atténuation appropriées et de déterminer, sans ambiguïté, les structures chargées de l'exécution desdites mesures. (3) Caractère incomplet de certaines mesures d'atténuation Une incohérence a été constatée entre la cotation de certains risques résiduels et les mesures d'atténuation proposées. Des risques ont été priorisés et qualifiés de « vigilance » selon la terminologie adoptée par la société RRA, mais ils n'ont été assortis d'aucune mesure d'atténuation. Pour certains risques dits «non prioritaires », les mesures d'atténuation et les structures concernées n'ont pas été également explicitées. A ce niveau, la mission d'audit attire l'attention sur le fait que le caractère «non-prioritaire » n'implique pas nécessairement l'omission et la négligence des mesures d'atténuation qui s~imposent. Dans ce cas, la démarche doit être complétée pour détenniner les actions de maîtrise à prendre et les stratégies à adopter : « éviter », « transférer » voire même « accepter »... etc. 1.3 Activités de contrôle A ce niveau, il y a lieu de souligner ce qui suit: (4) Une formalisation incomplète des procédures A ce niveau, des avancées tangibles ont été réalisées à travers l'approbation formelle du manuel des procédures de la société RRA (les achats, les études, les ressources humaines, la gestion comptable et financière... etc.). Mais, certaines procédures ne sont pas encore formalisées notamment celles relatives aux activités métiers et aux processus de management. (5) Faible impact de la formalisation des procédures sur la gestion du projet La vérification des actes de gestion du projet permet de constater la faible déclinaison des procédures formalisées et approuvées. Cette insuffisance concerne en particulier les processus relatifs aux achats, à la programmation et au pilotage des études. 1 011ilttir" (lde la IflSI(i 1.4 Information et communication L'appréciation de cette composante a permis de constater les remarques suivantes (6) Insuffisance du reporting financier externe A ce niveau, des discordances ont été constatées entre létat financier du projet arrêté au 31/12/2020 et plusieurs situations présentées dans le rapport d'avancement de la mise en œuvre des activités du Programme au titre de l'exercice 2020. Ces écarts ont été détectés au niveau du total des montants engagés et payés (hors commission d'intervention RRA), comme relaté dans le tableau suivant : Tableau I Discordances entre les états financLers et le canevas de suvi financier de RRA (MAD) Engagements Paiements E Engagements Paiements Support cumulsEngagements Paiements cumulés cumulés 2019 2019 2020 2020 2020 2020 Rapport d'avancemen t) 94730512 6746305 3615600 405 759 98346 112 7 152064 Etats inanciers (2) 95475913 6746305 3 621073 1 628 194 99096986 8 374500 Ecart (1) - (2) -745 401 0 -5473 -1 222 435 -750 874 -1 222 435 Source .t a finanuen et rapport davanuemeni Les chiffres relatifs au rapport d'avancement du Programme ont été consignés dans les principales situations suivantes - le canevas global du suivi financier du Programme ventilé par structure (Tableau n°20); - le canevas global du suivi financier du Programme par domaine d'activités (Tableau n°21); - la situation des marchés lancés dans le cadre du Programme du 01/01/2018 au 31/12/2020 (Tableau n°22) ; - l'évolution des engagements et des paiements des marchés par structure du 01/01/2018 au 31/12/2020 (Tableau n°23) ; - l'état des marchés détaillés par structure du 01/01/2018 au 31/12/2020 (Annexe n°l5). Des discordances ont également été repérées au niveau des dépenses du projet. Les écarts relevés sont relatés dans le tableau suivant Tableau 2 : Discordances au niveau des engagements et des émissions annuels des dépenses du projet (MAD) Réf Rapport d'a,ancement (1) Etats financiers (2) Différence (1) - (2) Dépenses Prestation Engagement Emissin Engagement Emission 2020 2020 2020 2020 Engagement Em.s%n Publicatio, de, avis d'appeL d'offres lies à la 000 Mo 5 472.00 5025.0 -5472.60 -502560 Convenlion - Plateforie de Coîmiercial,.ation [C Creatorl d'une ploleinne \gwoalrnentaîre peur la 0.0 17 16144 0.0 0.00 0.(10 17 161.44 n v120t6 ville de Rabal er on Mmin d OêiOmtion Contrat Créaton d'une plalt-rme Agrpaltmenraire pour la 0.00 [9 122.60 00 0 0.00 0.00 19 112.6 n 142016 ville de Rabat et Regicn Mission de Dfnition C ntrai C rtion doune platefonne Arnali menaire pont la 3(1 33 47500 0.00 0.00 00 3 47508 n.41 201 1ille de kabat et tpon Maioc de [:linitionC Marche technique des tra,aux de reaaion de la C0 0 OM 20 1 0 UV 260520.75 t4 2014 plaleformn agrahmentore de rabat au niveau du quartier 11i Vouwoufia areis Vle d es emion des dessenes de Uii o,i 00 0.00 20 8010 000 -280 800.00 o L L 201 - a roa1Bentaire a l ukna dc Source :ats financiers et rapport daaocnient Enfin, la mission d'audit tient à préciser que les marchés n'04/2018 et 60/2018 relatés dans l'état financier du projet n'ont pas été consignés au niveau de l'état des marchés détaillés par structure annexé au rapport d'avancement du Programme. Les montants émis pour ces deux marchés ont atteint 745 848 MAD, ce qui représente environ 46% des émissions relatives à l'exercice 2020 (hors commission d'intervention RRA). C ommemaIIireS ut. la missonI: la mtiionîH en prendl< notte. (7) Faible communication autour du projet Sur la base des documents communiqués à la mission d'audit et aux différents entretiens menés avec la Directrice Financière et Administrative, il a été constaté que la société RRA ne dispose pas d'une stratégie formalisée de communication interne et externe dédié au projet. Cette situation ne permet pas de sensibiliser sur les principales contraintes qui pèsent sur la réalisation du projet. De même, aucun espace particulier n'est procuré au projet au niveau du site électronique de la société RRA. D'une manière globale. l'organigramme officiel de la société ne fait référence à aucune structure particulière pour « la fonction communication ». (8) Production de rapports semestriels sur l'état d'avancement dépourvus d'une approche de la performance La société RRA produit des rapports périodiques sur le projet, renseignant aussi bien sur le progrès physique que financier. Dans l'esprit des documents contractuels, il faut privilégier une analyse de performance sur l'exécution du programme en insistant sur les actions fiduciaires et les mesures d*atténuation. (9) Prédominance de l'archivage physique Il a été constaté que la société RRA recourt exclusivement à l'archivage physique des dossiers relatifs au projet. En l'absence d'un local spécifique dédié aux archives, l'organisation des archives et la multitude des intervenants risquent de rendre cette «fonction» une tâche particulièrement ardue. Ainsi, la société RRA est tenue de diffuser l'archivage électronique et d'opter pour la digitalisation des actes de gestion du projet. 1.5 Pilotage du dispositif de contrôle interne L'efficacité du contrôle interne passe nécessairement par la mise en place d'un dispositif de pilotage permanent et actif permettant d'évaluer ce système. en continu, de l'adapter et de le documenter. A ce sujet, il y a lieu de relever les principales remarques suivantes : (10) L'inactivité de la fonction d'audit interne La fonction d'audit interne au sein de la société RRA n'a pas encore atteint le stade de maturation espérée par les documents contractuels du Programme. Des mesures concrètes doivent être déployées pour établir la planification, la normalisation et lopérationnalisation de ladite fonction. I,a t1 IIS OIl Oil (I li d ni i. (11) Une capitalisation insuffisante sur les recommandations formulées par 'IGF La mission d'audit a constaté la réactivité moyenne de la société RRA, notamment à travers la mise en oeuvre de quatre recommandations sur les sept qu'avait formulées la mission précédente de PIGF. Cette situation est représentée dans le tableau suivant: Tableau 3 : Etat de mise en oeuvre des recommandations de la mission de 1'IGF au titre de l'exercice 2019 Recommandations prioritaires Etat de mise en S'uvre 1- accélérer le processus de signature de la convention de financement relative au Oui nouveau site du projet 2- renforcer l'efficacité du dispositif du contrôle hiérarchique au niveau du règlement de Non consultation des marchés d'études Autres recommandations 3- revoir la méthodologie d'évaluation des risques afin de minimiser les écarts par rapport Oui aux objectifs assignés à la conception du projet 4- metre en œuvre les procédures formalisées au niveau du projet Non 5- appuyer la fonction d'audit interne par les ressources humaines nécessaires et les outils adéquats Non 6- respecter les modalités de paiement prévues pour 1'ensemble des phases relatives aux Oui prestations d'études exécutées par voie de marchés 7- optimiser les conditions d'exécution des prestations d'études exécutées par voie de Oui bons de commande, en procédant à la définition des délais de validation des livrables Source : Rapport définitif de lIG1F n°6397 et investigations de la mission Il y a lieu de rappeler que la société RRA n'a pas présenté un plan d'action relatif aux recommandations prioritaires formulées par lIGF à l'issue de la mission d'audit des comptes du projet au titre de l'exercice 2019. olvm eîlaics dis la missioli Obhse'rx at tion aintenute, Ia is et ti 1con»firméeU. La mi fssion d'audJ iet t rappeler que le i aux d'Jémi ~inn poI uait être améclio ré reiai isemt» ii les prest atn1s. djtii exéu cuée sotl paés da ns dles délais «i acceptalts n. 4.2 Exécution physique L'appréciation de cet aspect a permis de constater ce qui suit: (27) Retard important dans le lancement des travaux de construction Ce retard est dû principalement aux deux éléments suivants: changements successifs du site du projet. L'assiette foncière de la plateforme régionale a connu deux changements avant que la décision ne soit tranchée pour un troisième site. En somme, le choix définitif du site du projet a pris un délai d'environ deux ans et 7 mois. * retard dans la signature et l'approbation de la nouvelle convention de financement Ce retard est dû essentiellement à la validation des composantes du projet sur le nouveau site et la finalisation du montage financier. I es éémejs de répOnw confirmeunI le rutard d ulvpar la misin daudiL (28) Non réalisation de l'étude d'impact social Le Manuel opérationnel du Programme (MOP) a prévu la réalisation d*une étude d'impact social, l'adoption et la mise en œuvre d'un plan d'action social pour mettre en œuvre les mesures d'atténuation nécessaires à l'acquisition du terrain, et ce avant le début des travaux de construction. Le marché n°02/2020 relatif à « l'élaboration d'un plan d'action et réinstallation et accompagnement social du projet du marché de gros » a été résilié en date du 17/08/2020. A la date d'intervention de la mission, aucune dépense n'a été encore engagée pour réaliser cette prestation. Cette situation risque d'accentuer le retard accusé dans le lancement des travaux de construction. 4.3 Eligibilité des dépenses Les dispositions relatives aux activités exclues du financement du Programme ont été précisées par le MOP et l'Accord de prêt (section Il de l'annexe 2). La déclinaison desdites dispositions sur I échantillon des dépenses examinées par la mission n'a permis de soulever aucune remarque particulière. 5 EXAMEN DE LA PROCEDURE DE DECAISSEMENTS ET DES INDICATEURS Conformément aux dispositions de la section IV de l'annexe 2 de lAccord de prêt, des retraits de fonds peuvent être opérés pour financer les dépenses du Programme sur la base des résultats atteints « Résultats Liés aux Décaissements » (RLD), évalués au regard des « Indicateurs Liés aux Décaissements » (ILD). Parmi les huit ILD prévus pour le Programme, le projet du marché du gros est représenté par ]'ILD n°04 et totalise un montant à décaisser qui s'élève à 34.5 millions USD, soit 17,5% du financement du Programme. Les conditions de décaissement, prévues pour le projet, sont relatées dans le tableau suivant : Tableau 8: Indicateurs et résultats liés aux montants à décaisser Montant à indicateurs liés aux décaissements Résultats liés aux décaissements décaisser (ILD) (RLD) (en millions USD) 4.1 La société de développement local/régional (SDLSDR). responsable de la gestion du marché de gros, a été dûment 10 créée et enregistrée. 4.2 A la suite de l'établissement et de ILD 4 : Au moins un marché de gros l'enregistrement de la SDL/SDR mentionné opérationnel et adoptant le nouveau dans le RLD 4.1, le marché de gros a été 12,5 modèle de gestion tel que défini dans le construit et est entièrement équipé, comme MOP. décrit dans le MOP. 4.3 Suite à la construction et à l'équipement complet de l'ensemble du marché visé par le RLD 4.2, le nouveau marché de gros est 12 pleinement opérationnel conformément aux termes et conditions établis dans le MOP. Source: Accord de prêt A ce niveau, il y lieu de préciser ce qui suit (29) Non-réalisation du RLD 4.1 A la date d'intervention de la mission, aucune demande de retrait na été encore soumise au bailleur de fonds. Cette situation illustre un non-respect de la cible annuelle et du calendrier prévu pour la réalisation du RLD 4.1 (avant fin 2019). Obse u itou confime' Ent er detis disposition s cotrtactcles toiteue ae ha il ker de lftîds, cetce p r&rogati c incomnube âa XX \\ iya de la Régionu. Dans ue cas li socicté pti ituformter \lornsicttr le \\ ahi IPrYsidelcu du conscil d'adminiiuaitin, pour prendre u les mesu5tire-s quIii ipusen)t CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS LUaudit des comptes du projet a permis de soulever les principales observations suivantes : • Au niveau du dispositif de contrôle interne: 1- faible implication du conseil d'administration dans la gouvernance du projet; 2- déclinaison partielle des procédures formalisées sur les actes de gestion du projet; 3- insuffisance du reporting financier externe et communication de données contradictoires à l'unité de gestion du Programme sur l'état d'avancement du projet; 4- inactivité de la fonction d'audit interne induisant un dispositif de pilotage insuffisant; 5- moyenne capitalisation sur les recommandations formulées par lIGF. e Au niveau de la gestion budgétaire et comptable : 6- inadéquation du calendrier prévisionnel de la nouvelle convention de financement avec les délais contractuels de réalisation du projet. a Au niveau de la régularité des dépenses 7- adoption d'une étape éliminatoire non-réglementaire au niveau des règlements de consultation des marchés d'études ; 8- arrêt injustifié et résiliation inexpliquée du marché1 n°02/2020 relatif à l'élaboration d'un plan d'action et réinstallation et accompagnement social du projet du marché de gros; 9- retards récurrents dans le paiement des prestations. Au cours de l'exercice 2020. le délai moyen de paiement est de 13 mois et 12 jours. * Au niveau de l'exécution des opérations: 10- retard important dans le lancement des travaux du projet; 11- faible exécution financière du projet. Les émissions cumulées ne représentent que 8.44% des crédits engagés. * En matière de décaissement et des indicateurs 12-non-réalisation du résultat lié au décaissement prévu avant la fin de l'exercice 2019. Il s'agit de la création de la société de développement appelée à gérer le projet. A la lumière de ces constatations et sur la base des principaux points de fragilité et risques identifiés, la mission de l'IGF propose les recommandations suivantes • Recommandations prioritaires : 1) instaurer un contrôle hiérarchique formalisé qui veille sur la qualité des informations financières transmises à l'unité de gestion du Programme ; 2) reprendre, dans les plus brefs délais, les travaux du marché n°148/2019 relatif au de traitement du sol et terrassements généraux de l'unité agro-alimentaire ; 3) renforcer l'efficacité du dispositif du contrôle hiérarchique au niveau du règlement de consultation des marchés d'études. La matrice des recommandations prioritaires a été partagée avec la Directrice administrative et financière de la société RRA en date du 24/05/2021 (Cf. annexe n°06). La société RRA n'a pas présenté, dans le cadre de la procédure contradictoire, un plan d'action indiquant l'échéancier et les structures chargées de la mise en oeuvre de ces recommandations. a Autres recommandations : 4) mettre en œuvre les procédures formalisées au niveau des actes du projet; 5) appuyer la fonction d'audit interne par les ressources humaines nécessaires et les outils adéquats; 6) exploiter davantage les marges d'amélioration procurées par les recommandations de l'GF ; 7) faire preuve de plus de diligence et de réactivité dans le paiement des prestations. Rabat le 15/09/2021 L'Inspecteur des Finances L'Inspecteur des Finances Zouhair ABBOURI Oussama AMOURI LISTE DES TABLEAUX Tableau 1 : Discordances entre les états financiers et le canevas de suivi financier de RRA (M A D)..................................... - - -... -- ............................................... .... ..... .... ......4 Tableau 2 : Discordances au niveau des engagements et des émissions annuels des dépenses du projet (MAA))......... ........... - - . .. ................................ ... .... ....- -............. 5 Tableau 3 : Etat de mise en ouvre des recommandations de la mission de l'IGF au titre de l'exercice 2 0 19 .. ........................................... - - - ......................................-... - 7 Tableau 4: Contributions des partenaires au financement du projet (en million de dirhams).. 8 Tableau 5: Cas de retard dans le paiement des prestations .................................... 12 Tableau 6: Honoraires des prestations prévues par les TDR du BC n° 3/2019 ................... 14 Tableau 7: Situation d'exécution financière arrêtée au 31/12/2020 ...................................... 15 Tableau 8: Indicateurs et résultats liés aux montants à décaisser ..............éca.... .............. 17 LISTE DES ANNEXES * Annexe 1 Lettre de mission " Annexe 2 Liste des contacts * Annexe 3 Etat financier du projet arrêté au 31/12/2020 " Annexe 4 Extrait du grand livre arrêté au 31/12/2020 • Annexe 5 Echantillon des dépenses examinées l Annexe 6 Matrice des recommandations prioritaires ANNEXE 1: LETTRE DE MISSION rs,( c ý i C~ ct al., QLJ de:C.!ýl tr r'- n.ý - Ci l dE | .. u 1 t nan :s , .Ua R:, Réfór ece mnsion I: l __ i 1?_'2221 Lettre de mission inspecteur iénéral des Finances : Vu Ic Dahir d i 17 ch,ouil 1379 (14 åvri 1960) reltif å vinspection (Géncrale des Firances denne miss å : Zouhair ABlBOLIRI luspecleur de Finances 0~ussam AMOLRU IR nspecieLIr des Finances pour procédcr. à partir di 08/03/2021 à : L'adit des comptes du Progranme de renforrenieni des chäînes de valeurs agraalimentaires au titre de lIxercice 2020. Nous vous inforinons qucn veru des disposifons du Dahir susvisé. les services compétents sont invités ä menre å la disposition de la mission tous les doeinments et informaions necessaires l'acconiplissemcni de la présente mission. wN ANNEXE 2: LISTE DES CONTACTS * Abderrahmane IFRASSEN Directeur Général de la Société Rabat Région Aménagement Email : aitfrassen@gmail.com Téléphone: 06.61.90.93.09 * Karima EL HAJJAJI Directrice Administrative et Financière de la Société Rabat Région Aménagement Email : elhajjajizahraa@yahoo.fr Téléphone: 06-61.95.62.47 * Mourad HAYOUN Fonction: Chef de Service des Relations avec les Acteurs. Division de l'Agrobusiness à la DDFP du MAPMDREF Email : agrobusiness09@gnail.com Téléphone : 06.57.83.17.72 * Azeddine LAKBAKBI EL Fonction: Chef de Service de la Banque YAAGOUBI Mondiale à la DB Email : elyaagoubi@db. finances .gov.ma Téléphone: 06.73.99.52.50 * Khaddouj ZEDDAOUI Fonction : Chef de Service de la Gestion de la Dette Publique à la TGR Email : khaddouj-eddaoui@tgr.gov.ma Téléphone: 06.75.38.52.17 ANNEXE 3 : ETAT FINANCIER DU PROJET ARRETE AtU 31/12/2020 SITUATION RELATIVE AUX PRO.JET Plate formo Agroolimenloire EXTRAIT DE COMPTE ALi 3I/i12/202O i I 1 dou1 I"22 - -Eei-Yr- --- K II i. u e i - 1.. ___ I ~~. a.CaC -1 0 i. aj I .,.'t e5-js o.jiiIsme,s *1 I ] - I i] ; N - - -- 2 [ I I I I -