Madagascar Projet d’Appui d’Urgence aux Services essentiels de l’Éducation, Nutrition et Santé (PAUSENS) Crédit IDA 5186-MG Volet Éducation géré par l’Unité d’Appui Technique au programme Éducation Pour Tous (UAT-EPT) Rapport d’évaluation du système de contrôle interne Exercice clos au 31 décembre 2016 Rapport Final - Mai 2017 G R O U PE ME N T 2A C – M PA N A Z A V A PAUSENS - Volet Éducation géré par l’Unité d’Appui Technique au programme Éducation Pour Tous (UAT-EPT) Audit des comptes arrêtés au 31 décembre 2016 Cabinet MPANAZAVA 2AC – Associés Audit & Conseil 11, Rue Jean ANDRIAMADY Ampandrana Ouest 9 Avenue de Paris B.P.126 – 101 ANTANANARIVO 94300 Vincennes Tél. +261 20 22 336 02 Tél. +33 1 41 74 61 81 mpanazava@moov.mg office@2ac.fr MADAGASCAR FRANCE OBJET : Rapport d’évaluation du système de contrôle interne du Volet Éducation géré par l’UAT-EPT du Projet d’Appui d’Urgence aux Services Essentiels de l’Éducation, Nutrition et santé (PAUSENS) Crédit IDA 5186 MG Exercice clos au 31 décembre 2016. Madame le Coordonnateur de l’UAT-EPT, Dans le cadre de la mission d’audit des comptes qui nous a été confiée, nous avons examiné les procédures administratives et comptables ainsi que le système de contrôle interne du Volet Éducation du Projet d’Appui d’Urgence aux Services Essentiels d’Éducation, de Santé et de Nutrition, géré par l’Unité d’Appui Technique au Programme Éducation Pour Tous (UAT-EPT). Cet examen a été effectué pour évaluer la fiabilité des enregistrements comptables et de l'information financière dans le but de déterminer la nature, l'étendue et le calendrier des travaux nécessaires à la certification des états financiers. Il ne met donc pas nécessairement en évidence toutes les améliorations qu'une étude spécifique et plus détaillée pourrait éventuellement révéler, notamment celles qui n'affectent pas de façon significative les états financiers. Il a permis cependant de déceler un certain nombre de points nécessitant des améliorations. Nos travaux ont principalement comporté : Mai 2017 2 / 12 PAUSENS - Volet Éducation géré par l’Unité d’Appui Technique au programme Éducation Pour Tous (UAT-EPT) Audit des comptes arrêtés au 31 décembre 2016 une analyse des procédures par des entretiens avec les principaux responsables concernés et l'examen des notes descriptives et des méthodes utilisées pour traiter et enregistrer les différentes transactions ; une appréciation des contrôles mis en œuvre pour assurer une maîtrise des opérations ; la réalisation de sondages pour constater l'application des contrôles jugés efficients ou pour évaluer l'incidence des insuffisances de contrôle éventuelles. Nous tenons à préciser que dans une évaluation de cette nature, les remarques formulées sont essentiellement critiques et destinées à susciter des améliorations. Nous estimons en effet qu'il n'est pas nécessaire de faire des commentaires approfondis sur les procédures qui nous paraissent satisfaisantes au regard des objectifs de contrôle interne. Les faiblesses que nous mentionnons sont celles que nous considérons comme étant les plus importantes. Nous vous résumons dans le présent rapport nos recommandations résultant de nos travaux d’évaluation du système de contrôle interne. Nous remercions tout le personnel des entités du Projet pour leur disponibilité et leur précieuse collaboration durant notre intervention, et vous prions d’agréer, Madame le Coordonateur, l’assurance de notre considération distinguée. Le 22 mai 2017 Cabinet MPANAZAVA 2AC – Associés Audit & Conseil Oliva RANDRIANONIMANDIMBY Benoît DELAHAYE Associée Président du Conseil d’Administration Mai 2017 3 / 12 PAUSENS - Volet Éducation géré par l’Unité d’Appui Technique au programme Éducation Pour Tous (UAT-EPT) Audit des comptes arrêtés au 31 décembre 2016 Sommaire 1 Suivi des recommandations précédentes 5 1.1 Répartition des charges entre différents financements. 5 1.2 Subventions des enseignants non fonctionnaires (ENF) 6 1.3 Gestion des subventions par les écoles 7 1.4 Dépenses de missions 8 1.5 Gestion des immobilisations 9 1.6 Gestion de stocks 10 1.7 Gestion des cautions 10 1.8 Gestion de la petite caisse 11 2 Nouvelles recommandations 12 Gestion de la clôture du Projet 12 Mai 2017 4 / 12 PAUSENS - Volet Éducation géré par l’Unité d’Appui Technique au programme Éducation Pour Tous (UAT-EPT) Audit des comptes arrêtés au 31 décembre 2016 1 Suivi des recommandations précédentes Rappel des constats et recommandations précédents Statut des recommandations Commentaires de l’entité 1.1 Répartition des charges entre différents financements. Suite à la mise en place du Projet PAUET, certaines charges ont Une proposition de répartition est déjà donnée Recommandation prise en été réparties entre ce projet et le PAUSENS (exemples : les lors de la mission de supervision en 2015, compte charges de personnel et les charges locatives, imputées sur cependant celle-ci n’est pas totalement PAUSENS pour le 1er semestre, et sur PAUET sur le second respectée. Un état de répartition a été établi au semestre). Toutefois il n’y a pas de documentation précise sur la titre de l’exercice 2016, cependant cet état (non méthodologie de répartition des charges ainsi que les paiements daté) ne fait que relater la répartition effective entre le financement PAUSENS et les autres financements. au cours de l’exercice, et n’a pas été utilisé comme un outil de budgétisation et de suivi des La répartition a été proposée lors de la mission de supervision charges. des projets du 26 mai au 17 juin 2015. Cette répartition prévoit la prise en charge des coûts de fonctionnement de l’exercice 2015 Compte tenu du fait que deux projets (PAUET et sur 2 mois, 9 mois et 1 mois, respectivement sur PAUSENS, AQUEM) sont en cours actuellement au sein de PAUET et AQUEM. l’UAT EPT, le projet PAUSENS étant clôturé, la recommandation constitue une leçon à tirer Dans la pratique cependant, cette répartition n’est pas respectée pour ces deux projets. car l’UAT-EPT considère que la proposition de partage de coûts de fonctionnement a été donnée à titre indicatif, et qu’en cours d’exercice les réalisations sont différentes, mais que toutefois, aucun dépassement du budget prévu dans le PTA validé n’a eu lieu. L’UAT-EPT gagnerait à formaliser les répartitions et échanges convenus. Mai 2017 5 / 12 PAUSENS - Volet Éducation géré par l’Unité d’Appui Technique au programme Éducation Pour Tous (UAT-EPT) Audit des comptes arrêtés au 31 décembre 2016 Rappel des constats et recommandations précédents Statut des recommandations Commentaires de l’entité 1.2 Subventions des enseignants non fonctionnaires (ENF) Les états envoyés par le DREN à l’UAT EPT pour paiement Selon le projet, la liste des ENF à payer n’est pas comportent des doublons (1er bimestre-2ème vague Vatovavy de la responsabilité de l’UAT-EPT, les suivis et Fitovinany, 1er bimestre 2ème vague DREN Amoron’i Mania). Ces contrôle de l’UAT-EPT se font a posteriori, et doublons n’ont cependant pas été corrigés avant les transferts de que par ailleurs, le processus de paiement fonds au DREN, mais ont été régularisés en 2014 (directement changera tel que déjà initié par le Projet PAUET. défalqués sur demande ultérieure). La recommandation est levée. Selon l’UAT-EPT, le département opérations de l’UAT-EPT est actuellement en pleine réorganisation en vue de faire face à ses charges de travail, cependant le recrutement prévu pour le renforcement de l’équipe du département opération n’a pas eu lieu courant 2014. Nous avons recommandé de renforcer le contrôle au niveau de l’UAT EPT avant les transferts, afin de détecter et d’éliminer les doublons et de corriger la liste en conséquence. A cette fin le renforcement du personnel de l’UAT EPT, l’utilisation des fonctionnalités avancées du tableur Excel sur lequel est disponible la base de données sont indiqués. Le remplissage des ASFI par les écoles sur l’exercice 2013 Pour les Cisco de Manakara, d’Ikalamavony, Recommandation prise en comporte beaucoup d’erreurs (assez fréquentes pour le CISCO d’Isandra, etc., des cas d’ASFI non signés soit compte pour l’avenir. Ambositra). Sur 2014, l’encadrement et le suivi des communautés par l’enseignant, par le facilitateur, ou par le éducatives locales par des ONG est prévu avec le recrutement directeur d’école, ou sans aucune signature ont des ONG. Lors de notre revue cependant, les erreurs de Mai 2017 6 / 12 PAUSENS - Volet Éducation géré par l’Unité d’Appui Technique au programme Éducation Pour Tous (UAT-EPT) Audit des comptes arrêtés au 31 décembre 2016 Rappel des constats et recommandations précédents Statut des recommandations Commentaires de l’entité remplissage des ASFI par le CISCO Ambositra sont encore assez été relevés. fréquentes. Sur 2015, la documentation examinée a encore La recommandation est maintenue. relevé des cas d’erreurs sur les ASFI pour les régions Vatovavy Fitovinany, Atsimo Atsinanana et Haute Matsiatra. Nous avons recommandé une meilleure vigilance des écoles dans l’établissement des ASFI. A cet effet, un suivi/ accompagnement des écoles par le CISCO, voire par l’UAT-EPT, serait bénéfique. 1.3 Gestion des subventions par les écoles La documentation examinée conduit à quelques Sur l’exercice 2013, certaines irrégularités ont été constatées : L’ONG a été recrutée pour une remarques (documents ou pièces justificatives « Vérification indépendante de le classement des pièces justificatives des dépenses est non disponibles au niveau des établissements, l’effectivité et l’éligibilité du désordonné (EPP Mizilo) ; dans certains cas, la conservation non établissement de leur FEFFI pour les écoles paiement des subventions aux des documents se fait au domicile du Directeur (EPP rattachées au CISCO Ambositra, Fandriana, ENF et écoles ». Fasimena) ; Vohibato, Lalangina). L’accompagnement des bénéficiaires n’entrait pas dans le le journal de caisse n’est pas à jour, et n’est pas signé (EPP cadre de ses Termes de Ambila), ou est signé uniquement par le Directeur de l’Ecole Une ONG a été recrutée pour la vérification de Références. (EPP Tanakidy) ; l’effectivité et l’éligibilité du paiement des il est constaté des dépassements parfois importants au niveau subventions aux ENF et des SAE, les attributions des catégories de dépenses, sans toutefois dépasser de cette ONG sont cependant très minimes en l’enveloppe de la subvention. Ces dépassements sont dus à matière d’accompagnement des bénéficiaires. une mauvaise planification du programme d’emplois (EPP Les recommandations sont partiellement Idanda). levées. La philosophie de la SAE se base sur la responsabilisation des Mai 2017 7 / 12 PAUSENS - Volet Éducation géré par l’Unité d’Appui Technique au programme Éducation Pour Tous (UAT-EPT) Audit des comptes arrêtés au 31 décembre 2016 Rappel des constats et recommandations précédents Statut des recommandations Commentaires de l’entité écoles bénéficiaires de la subvention. L’encadrement et le suivi des communautés éducatives locales par des ONG est prévu par le recrutement des ONG. Pour les cas d’irrégularités constatées, l’UAT-EPT, conjointement avec le MEN, prend les mesures adéquates. Nous avons recommandé, l’accompagnement des écoles pour faire disposer d’un système adéquat de gestion et d’archivage. 1.4 Dépenses de missions Des avances sur missions sont présentées directement en tant Les DRFs présentent encore des prévisions de Recommandation prise en que dépenses dans les DRFs du Projet, le préfinancement des dépenses et non les dépenses réelles ; la mise en compte. missions sur les fonds autres ceux du compte désigné n’a pas été place d’un compte d’avance spécifique n’est pas effectif. Or seule une partie de ces avances constituent des effective au cours de la période. dépenses réelles (après justification par le missionnaire) ; le Il en est de même pour la mise en place d’un montant non justifié étant remboursé, quelquefois par tableau de suivi qui devrait permettre la relance échelonnement, dans un compte bancaire spécifique. du reversement des reliquats par les Par ailleurs, les dépenses prévisionnelles sont présentées dans les responsables concernés. En effet le suivi se fait à DRF et non les dépenses réelles comme recommandé. partir des données comptables, et l’antériorité des soldes n’est visible qu’après exploitation des Nous avons recommandé de : grands-livres. ne présenter en DRF que les dépenses réelles ; Les recommandations précédemment formulées sont maintenues, et constituent des étudier la possibilité de préfinancer les missions sur des fonds leçons à tirer pour les futurs projets. autres que ceux du Compte Désigné ; dans la négative, de reverser systématiquement le reliquat non utilisé ; Mai 2017 8 / 12 PAUSENS - Volet Éducation géré par l’Unité d’Appui Technique au programme Éducation Pour Tous (UAT-EPT) Audit des comptes arrêtés au 31 décembre 2016 Rappel des constats et recommandations précédents Statut des recommandations Commentaires de l’entité procéder à un suivi rapproché de la justification des missions et du reversement du reliquat non justifié ; exiger le remboursement de la totalité des reliquats sur mission dès le retour de mission. 1.5 Gestion des immobilisations Durant la réalisation du test d’inventaire physique sur l’exercice Le guide d’inventaire établi en 2015 a été 2015, nous avons constaté que certaines immobilisations ne sont envoyé aux DREN et aux Chefs CISCO le 30 pas codifiées. novembre 2016, dans le cadre de la préparation de la clôture du Projet. Le PV d’inventaire au 31/12/2014, mentionne que la réalisation d’inventaire au bureau du DREN Androy n’a pas pu être effectuée La recommandation est levée. en raison de son absence bien qu’il ait été informé verbalement par téléphone. Sur l’exercice 2015, un guide d’inventaire est disponible et la codification des immobilisations a été effectuée. Par contre l’envoi effectif des instructions aux responsables dans les régions n’a pu être retracé. Nous avons recommandé: la formalisation des instructions d’inventaire et dates aux responsables dans les régions. Une note explicative devra être produite en cas d’indisponibilité et l’inventaire devra se faire à une date ultérieure. Mai 2017 9 / 12 PAUSENS - Volet Éducation géré par l’Unité d’Appui Technique au programme Éducation Pour Tous (UAT-EPT) Audit des comptes arrêtés au 31 décembre 2016 Rappel des constats et recommandations précédents Statut des recommandations Commentaires de l’entité 1.6 Gestion de stocks Les fiches individuelles de stock ne sont pas à jour. Sur la base de nos sondages, quelques fiches individuelles ne sont pas à jour, à titre Nous avons recommandé la mise à jour systématique des fiches d’illustration les fiches pour les encre toner 12A de stocks après chaque opération. et toner 85A. Par ailleurs les stocks sont Nous avons constaté un important volume de stock de toujours considérés comme entièrement fournitures de bureau et de consommable informatique, alors consommés, et les reliquats ne sont pas encore qu’aucun système en place ne permet de déterminer la valeur valorisés et constatés en comptabilité. exacte de ce stock au 31/12/2014. Les recommandations formulées sont Nous avons recommandé de mettre en place un système de partiellement levées. valorisation des stocks, soit à imputer comme charges constatés d’avance, soit à imputer comme stocks dans les comptes. 1.7 Gestion des cautions Lors des procédures de passation de marchés pour les La mise en place de tableau de suivi des Recommandation prise en acquisitions de fournitures, le projet reçoit des cautions de cautions n’est pas effective au cours de la compte. soumission ou de bonne exécution (lettres de cautionnement ou période. Certes quasiment toutes les cautions chèques de banque). Or les cautions ne font pas l’objet d’un reçues ont été restituées, cependant aucun tableau de suivi. tableau historique n’est disponible au sein de l’UAT EPT aux fins de répertoire en cas de Nous avons recommandé la mise en place de tableau de suivi des besoin. cautions pour permettre leur suivi par rapport à l’échéance, aux délais d’exécution, aux dates de livraisons effectives, aux La recommandation constitue une leçon à tirer éventuels retards etc. pour les futurs projets. Mai 2017 10 / 12 PAUSENS - Volet Éducation géré par l’Unité d’Appui Technique au programme Éducation Pour Tous (UAT-EPT) Audit des comptes arrêtés au 31 décembre 2016 Rappel des constats et recommandations précédents Statut des recommandations Commentaires de l’entité 1.8 Gestion de la petite caisse Le grand livre caisse dans la comptabilité présente un solde Aucun cas de caisse créditeur ou d’incohérence créditeur d’un montant de 319.150,00 Ariary au 23/06/15 or le entre brouillard et grand livre de caisse n’a été brouillard de caisse présente un solde débiteur de 1.750,00 relevé lors de nos sondages. Ariary à la même date. La recommandation est levée. De même au 03/11/15, le grand livre de caisse présente un solde créditeur de 41.200,00 Ariary or le brouillard de caisse présente un solde débiteur de 920.000,00 Ariary. Nous avons recommandé de veiller à la bonne tenue de la petite caisse afin que celle –ci ne présente pas un solde anormalement créditeur, et afin que le grand livre et le brouillard de caisse soient cohérents. Mai 2017 11 / 12 PAUSENS - Volet Éducation géré par l’Unité d’Appui Technique au programme Éducation Pour Tous (UAT-EPT) Audit des comptes arrêtés au 31 décembre 2016 2 Nouvelles recommandations Constats Recommandations Commentaires de l’entité Gestion de la clôture du Projet La charge d’assurance a été payée sur les fonds du projet pour Nous recommandons, pour la clôture en bonne une période allant jusqu’en 2017, soit au-delà de la date de et due forme du projet : clôture du Projet. de statuer sur le sort du reliquat du compte Le reliquat du sous-compte ouvert en MGA n’a pas encore été MGA non utilisé, reversé à l’IDA. Aucun document n’officialise le sort des immobilisations acquises d’accélérer les démarches nécessaires en vue La liste des immobilisations sur les fonds du projet et utilisées par l’UAT-EPT ; par ailleurs de la clarification du sort des immobilisations PAUSENS disponible. acquises sur les fonds du projet et utilisées aucune démarche officielle n’a été menée par l’UAT EPT dans ce par l’UAT EPT. sens. Mai 2017 12 / 12