1 © 2017 International Bank for Reconstruction and Development / The World Bank 1818 H Street NW, Washington DC 20433 Telephone: 202-473-1000; Internet: www.worldbank.org Some rights reserved 1 2 3 4 15 14 13 12 This work is the product of the staff of the World Bank with external contributions. The findings, interpretations, and conclusions expressed in this work do not necessarily reflect the views of The World Bank, its Board of Executive Directors, or the governments they represent. The World Bank does not guarantee the accuracy of the data included in this work. The boundaries, colors, denominations, and other information shown on any map in this work do not imply any judgement on the part of The World Bank concerning the legal status of any territory or the endorsement or acceptance of such boundaries. Nothing herein shall constitute or be considered to be a limitation upon or waiver of the privileges and immunities of The World Bank, all of which are specifically reserved. Rights and Permissions This work is available under the Creative Commons Attribution 3.0 IGO license (CC BY 3.0 IGO) https://creativecommons.org/licenses/ by/3.0/igo/. Under the Creative Commons Attribution license, you are free to copy, distribute, transmit, and adapt this work, including for commercial purposes, under the following conditions: Translations - If you create a translation of this work, please add the following disclaimer along with the attribution: This translation is an adaptation of an original work by The World Bank and should not be considered an official World Bank translation. The World Bank shall not be liable for any content or error in this translation. Adaptation – If you create an adaptation of this work, please add the following disclaimer along with the attribution: This is an adaptation of an original work by The World Bank. Views and opinions expressed in the adaptation are the sole responsibility of the authors of the adaptation and are not endorsed by The World Bank. Województwo Województwo świętokrzyskie podkarpackie Administration Agreement between the European Commission and the International Bank for Reconstruction and Development on the Part II Europe 2020 Programmatic Single-Donor Trust Fund Trust Fund No. TF072592 EC Contract No. CCI201 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim PODZIĘKOWANIA Autorami raportu są Maciej Drozd (Economist) i Wojciech Sacha (Consultant) przy współpracy z Tomaszem Kałużnym (Senior Consultant). Pod adresem następujących osób zespół kieruje podziękowania za ich cenne wskazówki: Arup Banerji (Country Director), Marina Wes (Country Director), Carlos Pinerua (Country), Paulo Correa (Practice Manager, Trade & Competitiveness, Europe and Central Asia-West), Isfandyar Khan (Program Leader), John Nasir (Lead Economist), Paul Kriss (Lead Urban Specialist), Marcel Ionescu-Heroiu (Senior Urban Specialist). Wnikliwymi uwagami raport opatrzyli recenzenci: Andreja Marušić (Global Lead Business Environment and Senior Private Sector Specialist) oraz Madalina Papahagi (Senior Private Sector Specialist). Dzięki Grzegorzowi Wolszczakowi (Operations Officer) działania zespołu były realizowane na czas i zgodnie z oczekiwaniami interesariuszy. Małgorzata Garlicka (Resource Management Officer), Małgorzata Bargilewicz (Resource Management Assistant) i Małgorzata Michnowska (Program Assistant) zapewniły niezbędne wsparcie organizacyjne. Zespół pragnie wyrazić wdzięczność pani komisarz Corinie Crețu za poparcie dla rozszerzenia projektu Doing Business na poziom regionalny w krajach Unii Europejskiej, a także panu ministrowi Jerzemu Kwiecińskiemu z Ministerstwa oraz panu ministrowi Łukaszowi Piebiakowi z Ministerstwa Sprawiedliwości za ich nieocenioną pomoc. Zespół docenia znakomitą współpracę ze służbami Komisji Europejskiej, kierując szczególne wyrazy wdzięczności pod adresem następujących osób: Patrick Amblard, Wolfgang Munch, Justyna Podralska, Magdalena Horodyńska oraz Karolina Tilman z DG REGIO. Wszystkim partnerom w polskim wymiarze sprawiedliwości, administracji rządowej i jednostkach samorządu terytorialnego zespół jest wdzięczny za wsparcie okazane podczas prac nad raportem, bieżącą wymianę informacji i doskonałą współpracę na każdym z etapów projektu, a także za pasję w działaniach na rzecz rozwoju polskich regionów. Szczególną rolę odegrali: Bartosz Jadam z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego; Sylwia Mucha i Kamila Kępczyńska-Kaleta z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego; Joanna Kościcka-Posiewka z Ministerstwa Rozwoju; Aneta Jakubiak-Mirończuk z Ministerstwa Sprawiedliwości; oraz następujący pracownicy sądów w Kielcach, Krakowie, Rzeszowie i Białymstoku: Tomasz Wojciechowski, Bogumiła Majcher-Gniewek, Lesław Zawada, Grażyna Gubernat, Wojciech Major, Jan Klocek, Halina Ciągło, Anna Rurarz, Justyna Bartkiewicz-Dąbek, Katarzyna Dąbrowska-Doroszczyk, Bożena Koncerewicz, Paweł Hempel i Iwona Ciborowska. Inicjatywa Regiony rozwijające się w Polsce Zadaniem polityki spójności UE jest redukowanie różnic w rozwoju i zmniejszanie nierówności pomiędzy poszczególnymi krajami członkowskimi i regionami. W tym zakresie alokowano około 454 miliardy euro z europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych, aby pomóc regionom UE poprawić konkurencyjność w okresie programowania 2014-2020. Jednak z powodu skutków kryzysu ekonomicznego z 2008 roku oraz wielu problemów strukturalnych nie wszystkie regiony UE były w stanie w pełni wykorzystać tę szansę. W rezultacie Corina Crețu, Komisarz ds. Polityki Regionalnej, wraz z grupą zadaniową ds. poprawy wdrożenia rozpoczęła Inicjatywę na rzecz regionów rozwijających się (ang. Lagging Regions Initiative). Celem Inicjatywy jest określenie czynników ograniczających wzrost w regionach słabiej rozwiniętych oraz zapewnienie ukierunkowanej pomocy i działań mających na celu odblokowanie ich potencjału rozwojowego. W ramach tego działania, regiony słabiej rozwinięte otrzymują wsparcie, w które zaangażowane jest szerokie grono interesariuszy (administracja regionalna i lokalna, instytucje edukacyjne, instytucje wsparcia biznesu, MŚP, przedsiębiorcy, inwestorzy, organizacje pozarządowe, międzynarodowe instytucje finansowe), a celem jest pomoc w znalezieniu odpowiedzi na konkretne wyzwania stojące przez regionami. Dzięki takiemu wsparciu, Inicjatywa ma pomóc zmaksymalizować wpływ inwestycji regionalnych. W UE zidentyfikowano dwa rodzaje regionów słabiej rozwiniętych: • REGIONY O NISKIM WZROŚCIE, które obejmują regiony słabiej rozwinięte i w fazie przejściowej, które nie zrównały się z unijną średnią w latach 2000-2013 w krajach członkowskich i które posiadają PKB na mieszkańca wrażonym parytetem siły nabywczej (PPS) poniżej średniej UE w 2013 roku. Do tej grupy należą prawie wszystkie regiony słabiej rozwinięte i w fazie przejściowej w Grecji, Włoszech, Hiszpanii i Portugalii. • REGIONY O NISKIM DOCHODZIE, które obejmują wszystkie regiony z PKB na mieszkańca (wyrażonym w PPS) poniżej 50% unijnej średniej w 2013 roku. Grupa ta obejmuje słabiej rozwinięte regiony Bułgarii, Węgier, Polski i Rumunii. Regiony słabiej rozwinięte w UE Źródło: DG REGIO Polska i Rumunia są pierwszymi krajami fazy pilotażowej tej Inicjatywy, z udziałem dwóch regionów w każdym z nich – województw świętokrzyskiego i podkarpackiego w Polsce oraz regionów północno-zachodniego i północno-wschodniego w Rumunii. W kwietniu 2016 roku, komisarz Corina Crețu oficjalnie otworzyła Inicjatywę na rzecz regionów rozwijających się wraz z Marszałkiem Województwa Świętokrzyskiego Adamem Jarubasem i Marszałkiem Województwa Podkarpackiego Władysławem Ortylem. Inicjatywa na rzecz regionów rozwijających się w Polsce jest programem skoncentrowanym na wdrażaniu. Ma on na celu zapewnienie wsparcia w zwiększaniu oddziaływania inwestycji unijnych i prywatnych na założone cele w określonych obszarach wybranych przez te dwa regiony. Podczas rocznej współpracy Bank Światowy zapewniał praktyczną pomoc techniczną oraz uczestniczył w koordynowaniu pięciu działań, które zostały wybrane przez województwa podkarpackie i świętokrzyskie w porozumieniu z Komisją Europejską, Ministerstwem Rozwoju oraz Bankiem. Pięć wybranych działań obejmuje: • Poprawę komercjalizacji wyników badań i rozwoju (B+R) uzyskanych przez publiczne podmioty badawcze oraz umożliwienie lepszego wykorzystania istniejących ośrodków transferu technologii w województwie podkarpackim. • • Wzmocnienie systemu kształcenia zawodowego i szkoleń w województwie świętokrzyskim, z zastosowaniem przykładów najlepszych praktyk z całego świata oraz dostosowaniem ich do kontekstu regionalnego. • Aktywowanie przedsiębiorczości w najuboższych obszarach w województwach podkarpackim i świętokrzyskim. • Określenie sposobów poprawy warunków rozpoczęcia działalności gospodarczej w województwach podkarpackim i świętokrzyskim. • Wsparcie tworzenia wewnętrznych instrumentów finansowych w województwie podkarpackim. Niniejszy raport stanowi jeden z rezultatów prac w ramach Inicjatywy na rzecz regionów rozwijających się w Polsce. Więcej wyników, w tym raport ogólny oraz raporty z poszczególnych działań dostępne są w językach angielskim i polskim w witrynie internetowej Banku Światowego. Spis treści 1. WPROWADZENIE/7 2. UPOWSZECHNIENIE E-REJESTRACJI/11 2.1. Stan obecny/12 2.2. Rekomendacje na szczeblu krajowym i regionalnym/13 3. ZMNIEJSZENIE LICZBY ZWRACANYCH WNIOSKÓW/16 3.1. Stan obecny/17 3.2. Rekomendacje na szczeblu krajowym i regionalnym/20 4. SZYBSZE ROZPATRYWANIE WNIOSKÓW/24 4.1. Stan obecny/25 4.2. Rekomendacje na szczeblu krajowym i regionalnym/29 Spis treści 5 Tabele Tabela 1. Najczęściej spotykane powody zwrotu wniosku składanego w formie papierowej/18 Tabela 2. Najczęściej spotykane powody zwrotu wniosku składanego przez internet/19 Tabela 3. Zmniejszenie liczby zwracanych wniosków – rekomendacje dotyczące portalu S24/20 Tabela 4. Pracownicy wydziałów KRS (w przeliczeniu na liczbę pełnych, obsadzonychetatów)/26 Tabela 5. Typowy przebieg procedury rejestracji spółki/28 Tabela 6. Rekomendowany przebieg procesu rejestracji spółki/32 Rysunki Rysunek 1. Liczba nowo rejestrowanych spółek prawa handlowego/8 Rysunek 2. Ułatwienia w rejestracji spółki z perspektywy analitycznej/9 Rysunek 3. Ułatwienie rejestracji spółki - szacowana oszczędność czasu i kosztów/10 Rysunek 4. Liczba sp. z o.o. zarejestrowanych w pierwszej połowie 2016 roku/25 Rysunek 5. Wpływ spraw w wydziale KRS w Białymstoku/26 Ramki Ramka 1. Promocja portalu S24 w placówkach sądowych – wyniki badania z udziałem tajemniczego klienta/12 Ramka 2. Przykładowa specyfikacja istotnych warunków zamówienia na potrzeby kampanii PPC/14 Ramka 3. E-rejestracja spółki dla obcokrajowców/15 Ramka 4. Wskazówki dotyczące rejestracji spółki – GOV.UK/22 Ramka 5. Porady udzielane przez pracowników sądu – badanie ankietowe/23 Ramka 6. Ograniczanie opóźnień spowodowanych zatorami/30 6 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim DZIAŁANIE 3 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim 1 WPROWADZENIE 7 Raport przedstawia rekomendacje na porównano warunki prowadzenia działalności temat ułatwień w uzyskiwaniu wpisu spółki gospodarczej w 18 polskich miastach, do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w tym w Rzeszowie i Kielcach, czyli stolicach w dwóch województwach: podkarpackim Podkarpackiego i Świętokrzyskiego. i świętokrzyskim. Jest zwięzłym opracowaniem przygotowanym w ramach wspólnej W 2015 roku w województwach podkarpackim inicjatywy Komisji Europejskiej, Ministerstwa i świętokrzyskim zarejestrowano około Rozwoju, przedstawicieli województw 2050 spółek prawa handlowego, z czego podkarpackiego i świętokrzyskiego oraz Banku 84% stanowiły spółki z ograniczoną Światowego. Inicjatywa ma na celu wspieranie odpowiedzialnością (sp. z o.o.). Liczba dwóch wymienionych województw zakładanych spółek prawa handlowego z roku w przygotowaniach do wdrożenia europejskich na rok rośnie: w 2014 roku zarejestrowano ich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych 1440, podczas gdy w roku 2016 rozpoczęło na lata 2014–2020 z myślą o wzroście działalność około 2460 nowych podmiotów. gospodarczym i innowacyjności. Jednym W Podkarpackiem rejestruje się około dwa z obszarów wspólnej inicjatywy jest działanie razy więcej spółek niż w S Świętokrzyskiem, 3. dotyczące przyspieszenia i uproszczenia z uwagi m.in. na blisko dwukrotnie większą procedury rejestracji spółki na bazie raportu liczbę ludności. Doing Business in Poland1. W raporcie tym Rysunek 1. Liczba nowo rejestrowanych spółek prawa handlowego 1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 2014 2015 2016 Świętokrzyskie Podkarpackie Źródło: Ministerstwo Sprawiedliwości Jak wynika ze stosowanej przez Bank między poszczególnymi regionami. Kwota Światowy metodologii Doing Business, wymaganego kapitału zakładowego jest o łatwości zakładania firmy decydują cztery taka sama na terenie całego kraju i wynosi wskaźniki, takie jak: wysokość kapitału 5000 zł. Aby zarejestrować spółkę, trzeba zakładowego wymaganego przy rejestracji, z reguły dopełnić czterech procedur. Koszt liczba procedur potrzebnych do założenia jest w założeniu ten sam niezależnie od i uruchomienia spółki, czas konieczny na województwa, ale różni się w zależności od dopełnienie tych procedur oraz związane tego, czy mamy do czynienia z procedurą z tym koszty2. Wskaźniki te są w większości papierową, czy elektroniczną (a zatem jest ustalane na szczeblu ogólnokrajowym, lecz różny w różnych województwach w zależności mimo to da się zauważyć różnice występujące od stopnia wykorzystania e-rejestracji). Jednak 1 Raport Doing Business in Poland 2015 oparty jest na danych zebranych w roku 2014. 2 Szczegółowe informacje na temat metodologii zastosowanej do obliczenia wskaźników można znaleźć na stronie: http://www. doingbusiness.org/ methodology/starting-a-business 8 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim zdecydowanie największe różnice dotyczą Na potrzeby prezentowanego raportu czasu potrzebnego na uzyskanie wpisu do KRS. zespół Banku Światowego wyodrębnił Licząc według metodologii Doing Business, dwa aspekty rejestracji spółki – czas i koszt na rejestrację sp. z o.o. w Rzeszowie/Kielcach – które charakteryzują się największym potrzeba było 36–37 dni, gdy tymczasem zróżnicowaniem między poszczególnymi w Poznaniu (pierwsze miejsce w rankingu) województwami i dają w województwie cała procedura e-rejestracji sp. z o.o. za podkarpackim i świętokrzyskim największe pośrednictwem portalu S24 trwała osiem dni. pole do poprawy (por. rysunek 2). Rysunek 2. Ułatwienia w rejestracji spółki z perspektywy analitycznej Więcej e-rejestracji E-rejestracja jest ok. 75% szybsza od tradycyjnej procedury papierowej Szybsza procedura papierowa Czas Wnioski papierowe w Gdańsku są rozpatrywane ok. 40% szybciej niż w Kielcach i Rzeszowie Łatwiejsza Mniej wniosków oddalonych rejestracja Ok. 20-30% wniosków zostaje oddalonych, spółki co wydłuża proces rejestracji spółki Więcej e-rejestracji Koszty E-rejestracja jest o 50% tańsza od tradycyjnej procedury papierowej Źródło: Bank Światowy Chcąc obniżyć koszt i skrócić czas potrzebny Firmy z województw podkarpackiego na założenie spółki, omawiane województwa i świętokrzyskiego zaoszczędziłyby też czas, muszą się zmierzyć z trzema wyzwaniami: gdyby wnioski nie były zwracane, a proces 1) upowszechnienie e-rejestracji; ich rozpatrywania przebiegałby szybciej. 2) dopilnowanie, aby wnioski były Na rysunku 3 oszacowano potencjalne wypełnianie prawidłowo i nie oszczędności czasu i pieniędzy dla firm kwalifikowały się do zwrotu ; wynikające z podjęcia wszystkich wyżej 3) przyspieszenie procesu rozpatrywania wymienionych działań, zakładając, że prawidłowo wypełnionych wniosków. sądy w województwach podkarpackim i świętokrzyskim dorównają wynikom Z tych trzech elementów to właśnie najefektywniejszych sądów w Polsce. upowszechnienie e-rejestracji jest W prezentowanym raporcie dla każdego najważniejszym działaniem, który województwa z wymienionych obszarów opracowano podkarpackie i świętokrzyskie mogą podjąć, pakiet szczegółowych zaleceń, które powstały aby rejestrację firmy uczynić łatwiejszą. po wizytach w wydziałach KRS w Kielcach/ Jak wynika z raportu Doing Business in Rzeszowie oraz w Białymstoku, który wiedzie Poland, e-rejestracja jest cztery razy szybsza prym wśród wydziałów KRS we wschodniej i dwa razy tańsza niż procedura papierowa. części kraju. 1 - WPROWADZENIE 9 W prezentowanym raporcie dla każdego mechanizm potwierdzania tożsamości z wymienionych obszarów opracowano pakiet (w postaci certyfikowanego e-podpisu lub szczegółowych zaleceń, które powstały po profilu zaufanego ) zapobiegający nadużyciom. wizytach w terenie, tj. w lokalnych placówkach MS zamierza rozbudować istniejące systemy Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) informatyczne i wprowadzić obligatoryjną w Kielcach/Rzeszowie oraz w Białymstoku, e-rejestrację, jednakże szczegóły tego planu który wiedzie prym wśród wydziałów KRS we nie zostały jeszcze ustalone. Zważywszy na wschodniej części kraju. słabe upowszechnienie silniejszych form e-uwierzytelnienia w polskim społeczeństwie W prezentowanej analizie uwzględniono (z e-podpisu lub profilu zaufanego korzysta również wnioski płynące z przeprowadzonych w Polsce niespełna 2% osób dorosłych), z przedstawicielami Ministerstwa zapowiadane zmiany doprowadzą do Sprawiedliwości (MS) spotkań, które dotyczyły zwiększenia liczby procedur, wydłużenia czasu planów legislacyjnych i informatyzacyjnych i wzrostu kosztów dla pierwszorazowych na poziomie krajowym. W sierpniu 2016 użytkowników. Można domniemywać, że roku MS zaproponowało, aby w miejsce większość wnioskodawców nie ma dostępu prostego e-uwierzytelnienia (opartego na do tego rodzaju uwierzytelnienia, co w ich numerze dowodu osobistego oraz adresie przypadku komplikuje e-rejestrację. wnioskodawcy) wprowadzić silniejszy Rysunek 3. Ułatwienie rejestracji spółki - szacowana oszczędność czasu i kosztów Hipotetyczne efekty* Priorytet Więcej e-rejestracji 1.395.000 zł Koszty E-rejestracja jest o 50% tańsza od -3.000 zł x 465 firm tradycyjnej procedury papierowej 1 Więcej e-rejestracji 13.020 dni E-rejestracja jest ok. 75% szybsza od tradycyjnej procedury papierowej - 28 dni x 465 firm Szybsza procedura papierowa 2 5.440 dni Czas Wnioski papierowe w Gdańsku są rozpatrywane ok. 40% szybciej niż -8 dni x 680 firm w Kielcach i Rzeszowie Mniej wniosków 3 3.150 dni oddalonych Ok. 20-30% wniosków zostaje oddalonych, -15 dni x 210 firm co wydłuża proces rejestracji spółki * Wielkości w skali roku przy założeniu e-rejestracji na poziomie 67% oraz udoskonalenia procesu na poziomie 50%, metodologia DB Źródło: Bank Światowy 3 W Polsce e-podpis jest oferowany przez pięć firm i kosztuje około 200 zł. Przeważnie umowę z dostawcą e-podpisu zawiera się osobiście. Profil zaufany jest bezpłatny, ale wymaga otwarcia internetowego konta oraz jednorazowej wizyty w urzędzie celem potwierdzenia tożsamości użytkownika (np. w urzędzie skarbowym albo lokalnej placówce ZUS). 10 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim DZIAŁANIE 3 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim 2 UPOWSZECHNIENIE E-REJESTRACJI 11 2.1 Stan obecny Elektroniczny system rejestracji spółek nie Usługa e-rejestracji nie jest aktywnie jest wykorzystywany na miarę swojego promowana. Aby zmienić nawyk rejestracji potencjału. Internetowa procedura jest papierowej konieczna jest systematyczna, tańsza, szybsza i pewniejsza (tzn. wniosek nie szeroko zakrojona kampania informacyjna. podlega zwrotowi), a jednak około połowa E-wniosek ma oczywiste przewagi nad wniosków rejestrowych w województwach tradycyjną formą rejestracji, ale związane z nim podkarpackim i świętokrzyskim nadal składana zalety nie zostały zareklamowane potencjalnym jest w formie papierowej. wnioskodawcom. Obecnie informacje na temat elektronicznego portalu rejestracji Ograniczone wykorzystanie procedury S24 można znaleźć na urzędowych stronach internetowej wynika z trzech powodów: 1) internetowych, ale są one trudno dostępne. niski poziom wiedzy o e-rejestracji wśród Poza tym e-rejestracja nie jest w adekwatny przedsiębiorców i prawników; 2) niska sposób promowana w placówkach sądowych przyjazność portalu S24 dla użytkownika; (por. ramka 1) ani przez izby handlowe/ 3) ograniczenia wzorca umowy spółki instytucje otoczenia biznesu. obowiązkowego w przypadku e-rejestracji. Poniżej omówiono każdy z powyższych Prawnicy, którzy z racji wykonywanego powodów. zawodu mają najczęściej do czynienia z rejestracją spółek, nie zawsze korzystają Promocja portalu S24 w placówkach sądowych – wyniki Ramka 1 z procedury internetowej. badania z udziałem tajemniczego klienta W województwach podkarpackim Portal S24 nie jest propagowany w sądach rejonowych. Przyszli wnioskodawcy i świętokrzyskim skierowano do adwokatów kontaktujący się ze stanowiskiem informacyjnym w sądzie rejonowym i radców prawnych niewiele szkoleń i działań w Rzeszowie lub Kielcach albo odwiedzający siedzibę sądu osobiście raczej informacyjnych dotyczących e-rejestracji. nie dowiedzą się o możliwości e-rejestracji. Chcąc zarejestrować spółkę, Tematykę tę uwzględniono, co prawda, przedsiębiorca otrzymuje co do zasady papierowy formularz. Pracownicy w programie aplikacji opracowanym nie są zaznajomieni z interfejsem portalu S24, dlatego nie potrafią udzielić przedsiębiorcy wskazówek przy wypełnianiu e-wniosku. Sądy nie są też przez Okręgową Izbę Radców Prawnych przygotowane do wydawania profilu zaufanego potrzebnego wnioskodawcy w Rzeszowie, ale program ten obejmuje tylko do silnego uwierzytelnienia przy e-rejestracji. osoby wchodzące do zawodu. Wyzwaniem dla upowszechnienia portalu S24 wśród Pytanie Kielce Rzeszów prawników może być także niska przystępność Czy wnioskodawca ma styczność z informacją dla użytkownika oraz ograniczenia wynikające wizualną na temat portalu S24 (plakaty, z zastosowana wzorca umowy spółki. Nie Nie ulotki, ogłoszenia) podczas wizyty w punkcie informacyjnym sądu lub w Wydziale KRS? Chcąc upowszechnić e-rejestrację, warto Gdy wnioskodawca zadaje pracownikowi sądu zadbać o przyjazność portalu S24 dla pytania: 1) jak zarejestrować spółkę oraz 2) skąd użytkownika. Portal S24 odbiega pod tym wziąć papierowe formularze potrzebne do Nie/Nie Nie/Nie względem np. od powszechnie używanych dokonania rejestracji, czy jest przez pracownika sądu aktywnie informowany o możliwości w Polsce usług bankowości elektronicznej. rejestracji przez internet? Osoby o niskich kompetencjach cyfrowych Gdy wnioskodawca zadaje pracownikowi sądu zniechęca mało przejrzysty układ graficzny Tak/ bezpośrednie pytanie o zalety e-rejestracji, czy Tak/Tak/ i dość nieprzyjazne formularze. Użytkownik Tak/ w odpowiedzi słyszy, że jest to rozwiązanie 1) Tak Nie nie może liczyć na pomocne wskazówki tańsze, 2) szybsze, 3) pewniejsze? podczas wypełniania formularza (np. wcześniej W odpowiedzi na bezpośrednio zadane pytanie, opracowany zestaw odpowiedzi na najczęściej czy pracownicy sądu udzielają informacji na temat: 1) adresu strony internetowej służącej Nie/Nie Nie/Tak zadawane pytania, wskazówki/podpowiedzi e-rejestracji oraz 2) tego, czy portal S24 może przy wypełnianiu najbardziej kłopotliwych być wykorzystywany przez cudzoziemców? rubryk, inne interaktywne rozwiązania). Źródło: Bank Światowy Formularz sprawia wiele trudności szczególnie osobom bez prawniczego wykształcenia. Zakłada się z góry, że wnioskodawca albo 12 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim ma wykształcenie prawnicze, albo dysponuje można jej dostosować do indywidualnych wsparciem profesjonalisty, a przecież potrzeb. Dlatego prawnicy często korzystają przedsiębiorcy mogą też składać wnioski z tradycyjnej procedury (zwłaszcza gdy spółka samodzielnie. ma wielu wspólników), nawet jeśli portal S24 jest im znany. W praktyce dzieje się też tak, Dodatkową barierą dla e-rejestrujących są że najpierw spółka jest rejestrowana drogą ograniczenia wynikające z zastosowanego elektroniczną, aby uniknąć ciągnącej się w portalu S24 wzorca umowy spółki. tygodniami procedury papierowej, a następnie Kieleccy i rzeszowscy prawnicy skarżą się, że od razu po uzyskaniu wpisu dokonuje się drogą dostępna w portalu S24 umowa spółki zawiera papierową zmian. jedynie podstawowe klauzule umowne i nie 2.2 Rekomendacje na szczeblu krajowym i regionalnym Zakrojona na szeroką skalę internetowa Promowanie e-rejestracji wśród kampania reklamowa jako sposób na przedsiębiorców dotarcie do potencjalnych wnioskodawców. Informacje na temat portalu S24 i jego zalet E-rejestrację należy promować przy pomocy powinny się znaleźć na jednej rządowej rozmaitych narzędzi marketingu internetowego. stronie internetowej. E-rejestracja powinna Reklamy graficzne i kampanie typu pay- być promowana na stronach internetowych per-click (PPC) pozwalają ukierunkować rządu, stanowiących bezpłatne, wiarygodne komunikację na przyszłych przedsiębiorców i praktyczne źródło informacji o zakładaniu poszukujących informacji o tym, jak założyć działalności gospodarczej. Obecnie informacje spółkę, i przekierować użytkowników do portalu zamieszczane na rządowym portalu dla firm – S24. Kampania może być ukierunkowana www.biznes.gov.pl – są trudno dostępne i nie na obszary województw podkarpackiego zachęcają do e-rejestracji. Docelowo strona i świętokrzyskiego. W ramce 2. przedstawiono poświęcona e-rejestracji na portalu dla firm przykładową specyfikację istotnych warunków powinna być bramą do wszystkich informacji zamówienia na potrzeby takiej kampanii, wraz na temat procedury rejestracji spółki i zawierać z oszacowaniem kosztów. odesłanie do portalu S24. Strona ta powinna także przedstawiać zalety e-rejestracji Przedsiębiorca odwiedzający sąd rejonowy (procedura internetowa jest dwa razy tańsza, powinien mieć łatwy dostęp do informacji cztery razy szybsza i znacznie pewniejsza). na temat e-rejestracji. Szczególną rolę do odegrania mają tutaj punkty informacyjne Przedsiębiorcy i radcowie prawni powinni w sądach rejonowych, do których często z łatwością trafić na rządową informację trafiają osoby poszukujące wiadomości drogą na temat rejestracji spółki. Internet często telefoniczną lub osobiście. Pracowników tych jest dla przedsiębiorców pierwszym źródłem punktów należy poinstruować, aby zawsze informacji. Gdy aktualnie w wyszukiwarkę informował interesantów o możliwości internetową wpisujemy frazę „jak założyć e-rejestracji i korzyściach wynikających spółkę”, od razu natrafiamy na strony z korzystania z portalu S24 przy pomocy reklamujące komercyjne usługi doradcze dla prostych haseł (np. „Taniej, szybciej, pewniej!”). potencjalnych przedsiębiorców, na których Pracownicy powinni znać od podszewki nie ma wiarygodnych informacji o przebiegu portal S24 i potrafić udzielić wskazówek całego procesu. Należy zoptymalizować strony użytkownikom. W budynkach sądów rządowe tak aby ukazywały się na wyższych warto również zainstalować stanowiska pozycjach w wyszukiwarkach internetowych. komputerowe do e-rejestracji, a sądy powinny 2 - UPOWSZECHNIENIE E-REJESTRACJI 13 Ramka 2 Przykładowa specyfikacja istotnych warunków zamówienia na potrzeby kampanii PPC • Przedmiot zamówienia (w procedurze zapytania ofertowego): internetowa kampania marketingowa mająca na celu wypromowanie usługi publicznej w zakresie elektronicznej rejestracji spółki. • Budżet kampanii: 9000 zł • Czas trwania kampanii: 3 miesiące • Grupa docelowa: osoby potencjalnie zainteresowane założeniem sp. z o.o. • Obszar: województwo podkarpackie i świętokrzyskie. • Główny przekaz: „Rejestracja spółki przez Internet – tańsza, szybsza, pewniejsza”. • Strona, na którą przekierowywany jest ruch: https://www.biznes.gov.pl/przedsiebiorcy/biznes-w-polsce/zakladam-firme/ rejestracja-dzialalnosci/rejestracja-spolki-z-o-o. • Prognoza miesięcznych kosztów internetowej kampanii reklamowej PPC. 434 - 530 Liczba Koszt Wejść wyświetleń 2.130-2.430 zł 15.000-18.300 Średnia pozycja 1,63-1,99 485,81 Wejść Województwo podkarpackie 52,0% (250,79) Województwo świętokrzyskie 48,0% (231,06) Przykład z oferty kampanii PPC przesłanej w odpowiedzi na wystosowane przez Bank Światowy zapytanie ofertowe. być przygotowane na wydawanie profilu informować o zaletach e-rejestracji i odsyłać zaufanego potrzebnego wnioskodawcom do zainteresowanych do strony biznes.gov.pl, potwierdzania swojej tożsamości. gdzie znajdą bardziej szczegółowe informacje i wskazówki. Kampania powinna przyciągać Popularyzacja portalu S24 przez uwagę pomysłowymi i prowokującymi instytucje otoczenia biznesu i organizacje sloganami, które łatwo trafiają do odbiorcy przedsiębiorców. Instytucje otoczenia (np. „Jeśli chcesz zmarnować czas i pieniądze, biznesu i organizacje przedsiębiorców często pobierz formularz papierowy. W przeciwnym są dla start-upów pierwszym źródłem razie wejdź na stronę biznes.gov.pl i poznaj informacji na temat otoczenia regulacyjnego. zalety e-rejestracji”). Powinny się orientować w korzyściach płynących z e-rejestracji i „pocztą pantoflową” E-rejestrację należy promować różnymi promować portal S24 wśród potencjalnych kanałami informacyjnymi, aby dotrzeć do wnioskodawców. Promowanie portalu S24 jak najszerszej grupy wnioskodawców. nie powinno się ograniczać do działających Urzędnicy sądowi mogą za pośrednictwem w Kielcach i Rzeszowie izb handlowych, lecz lokalnych stacji telewizyjnych i radiowych obejmować również inne instytucje, takie jak promować zalety e-rejestracji wśród inkubatory biznesu i parki technologiczne. miejscowych firm, jednocześnie budując wizerunek swojej instytucji jako miejsca Drukowane materiały informacyjne przyjaznego dla przedsiębiorców. Takie w sądach instytucjach otoczenia biznesu to podejście stanowi niejako dopełnienie kolejny sposób na promocję e-rejestracji. dla e-marketingu, ponieważ pomaga Plakaty i ulotki reklamujące portal S24 należy przełamać brak zaufania i obawy związane prezentować i udostępniać w punktach z wykorzystaniem internetowej platformy informacyjnych w sądach oraz instytucjach rejestracyjnej przez początkujących otoczenia biznesu. Materiały powinny użytkowników. 14 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim prawne oraz przepisy (np. objaśnienia Promowanie e-rejestracji w środowisku narzuconych prawem ograniczeń dotyczących radców prawnych i adwokatów nazwy spółki). W trakcie wypełniania wniosku E-rejestrację należy promować wśród przy poszczególnych rubrykach powinny prawników. Wraz z postępującą cyfryzacją się wyświetlać wskazówki z napisanymi w polskim wymiarze sprawiedliwości ważne prostym językiem podpowiedziami. Ich jest informowanie i edukowanie środowisk forma i treść mają zapobiegać popełnianiu prawniczych o zachodzących zmianach. Do najczęściej spotykanych błędów w procedurze tej grupy zawodowej można stosunkowo rejestracyjnej, które podsumowano w tabeli 2. łatwo dotrzeć za pośrednictwem okręgowych Dzięki tym zmianom zmniejszy się zarazem liczba izb radców prawnych i izb adwokackich. oddalonych wniosków (por. rozdział 3). Portal Wymienione organizacje mogłyby nie tylko S24 należy również uczynić bardziej przyjaznym rozpowszechniać informacje o portalu S24, dla przedsiębiorców z zagranicy (por. ramka 3). ale także prowadzić i organizować praktyczne szkolenia dla swoich członków, ze szczególnym Uelastycznienie wzorca umowy spółki uwzględnieniem osób o ograniczonych powinno ułatwić pełne wykorzystanie portalu kompetencjach cyfrowych. Prawnicy są dla S24. Istniejące wzorce umowy można ulepszyć przedsiębiorców wiarygodnym źródłem na wiele sposobów, na przykład: informacji, dlatego ich rola w promowaniu 1. proponując kilka różnych wzorców umowy portalu S24 jest nieoceniona. spółki do wyboru. 2. stosując więcej klauzul opcjonalnych we wzorcu głównym 3. zezwalając na złożenie dowolnej umowy Poprawa przyjazności portalu S24 dla spółki w formie elektronicznej. użytkownika Poprawa przyjazności dla użytkownika Ograniczenia istniejącego wzorca umowy powinna przyczynić się do upowszechnienia spółki skłoniły Ministerstwo Sprawiedliwości portalu S24. Na stronie głównej portalu S24 do wzbogacenia wzorca o nowe klauzule powinien się znaleźć wyczerpujący wykaz umowne. Rozwiązanie te powinno zostać informacji potrzebnych wnioskodawcy do przetestowane przed wdrożeniem portalu S24 rejestracji, a także podstawowe pojęcia jako jedynego sposobu rejestracji spółki. Ramka 3 E-rejestracja spółki dla obcokrajowców Obcokrajowców należy zachęcać do korzystania z portalu S24. W portalu S24 istnieje obecnie możliwość rejestracji zagranicznej osoby prawnej lub fizycznej jako wspólnika lub członka zarządu spółki. Tożsamość takiej osoby jest w systemie weryfikowana w oparciu o dane paszportowe zamiast numeru PESEL. Jednak sam portal oraz informacje dla użytkownika są tylko w języku polskim, co czyni je niedostępnymi dla obcokrajowców. Dodatkowo w związku ze specyfiką rejestracji spółki przez obcokrajowców. procedura ta wymaga z reguły więcej czasu i częściej kończy się niepowodzeniem. Rekomendacje na szczeblu krajowym: - W przypadku obcokrajowców powinno się wprowadzić wymóg przesyłania za pośrednictwem portalu S24 skanów paszportu oraz potencjalnie dodatkowych dokumentów, aby usprawnić kontrolę i przyspieszyć weryfikację niekaralności. Zdaniem urzędników sądowych dane podawane przez obcokrajowców w formularzu (np. numer paszportu i nazwisko, często pisane błędnie wskutek nieprawidłowej transliteracji cyrylicy na alfabet łaciński) są niewystarczające i nie pozwalają na potwierdzenie tożsamości oraz niekaralności. Bardziej szczegółowe informacje o zagranicznych wspólnikach / członkach zarządu mogłyby pomóc w sprawniejszej i szybszej rejestracji. - Potrzebne są dokładne i wiarygodne informacje na temat obowiązującej w Polsce procedury rejestracji spółki w językach obcych. Zawartość rządowej strony informacyjnej należy przetłumaczyć na języki obce. Poza tym na stronie należy umieścić informacje przydatne dla wnioskodawców z zagranicy, dotyczące m.in. wymaganych w polskim prawie dokumentów, np. w związku z koniecznością udokumentowania zasad reprezentacji zagranicznej osoby prawnej albo udowodnienia, że jedynym wspólnikiem w zakładanej spółce nie jest spółka jednoosobowa. O ile wnioski obcokrajowców stanowią niewielki odsetek ogółu spraw, błędy przez nich popełnione należą do najczęściej spotykanych przyczyn odmownego załatwienia wniosku. - Portal S24 powinien być dostępny również w innych wersjach językowych. Idąc za przykładem CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej wykorzystywanej głównie w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej), e-wniosek w portalu S24 powinien być dostępny również w językach obcych. Źródło: Bank Światowy 2 - UPOWSZECHNIENIE E-REJESTRACJI 15 DZIAŁANIE 3 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim 3 ZMNIEJSZENIE LICZBY ZWRACANYCH WNIOSKÓW 16 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim 3.1 Stan obecny Rejestracja przebiegałaby szybciej, 3. poziom tolerancji dla oczywistych pomyłek gdyby wnioski były rzadziej zwracane. w formularzu papierowym. O b e c n i e ob s e rw uje się stosunkowo Różnice w interpretacji spotykamy nie tylko w ysok i od s ete k (nawet do 35 % ) pomiędzy regionami, ale czasem także zw rotów. D l a p rzedsi ębi orcy nieudana w obrębie jednego zespołu orzekającego p ró ba roz p atrze ni a wni osku oz nacz a w tym samym wydziale KRS. Dla d w u- a l b o trz y krotni e dł uż sz y cz as przedsiębiorców skutkuje to niepewnością o c ze k i wa n i a na wpi sanie spół ki prawa. d o K RS . Z kol e i dl a sądu przekł ada się na kon i ecz ność wykonani a d o datkowe j p ra cy i z większ a z atory. Spa dek l i c z by z wrotów może się Wnioski w formie papierowej p r zycz y n i ć d o p o prawy efektywności i pr zewi d y wa l n ości procesu rejestracji . Wnioski w formie papierowej często są zwracane z powodu kilku uchybień naraz. Od lat najczęściej spotykanym (por. tabela 1). Formularze są skomplikowane, powodem zwrotów wniosków są przez co dla osoby nieposiadającej prawniczej łatwe do uniknięcia błędy popełniane wiedzy ani doświadczenia rejestracja spółki przez wnioskodawców. Formularz rejestrowy może stanowić nie lada wyzwanie. Warto jest skomplikowany, w związku z czym pomyśleć o przewodniku opracowanym wnioskodawcy popełniają liczne błędy. w oparciu o analizę najczęściej spotykanych Formularze są tak skonstruowane, że ich przyczyn nieudanej rejestracji, aby pomóc wypełnienie i skuteczne zarejestrowanie wnioskodawcom uniknąć błędów. Taki spółki wymaga w praktyce wykształcenia przewodnik można umieścić na rządowych prawniczego lub działania przez pełnomocnika. stronach internetowych i udostępnić Niemniej przedsiębiorcy w województwach pracownikom punktów informacyjnych podkarpackim i świętokrzyskim często składają w wydziałach KRS.. wnioski samodzielnie. Niespójne orzecznictwo powoduje niepewność po stronie wnioskodawców i przyczynia się do wysokiego odsetka Wnioski w formie elektronicznej zwróconych wniosków. Niektóre przepisy W przypadku wniosków składanych drogą są interpretowane i stosowane inaczej przez internetową za zwrotem stoi zazwyczaj różne wydziały KRS. Jak wynika z analizy ponad pojedynczy, trywialny i łatwy do uniknięcia 300 zwróconych i odrzuconych wniosków, błąd (por. tabela 2). Po uruchomieniu portalu pracownicy wydziałów KRS z Kielc, Rzeszowa S24 część błędów udało się wyeliminować i Białegostoku stosują odmienną wykładnię dzięki wprowadzeniu wzorca umowy spółki w takich kwestiach jak: i usunięciu licznych załączników. Jednak, 1. nazwa spółki – czy i w jakim stopniu jak wynika z analizy zwróconych wniosków może ona przypominać nazwy spółek już elektronicznych, pole do popełniania działających w tym samym województwie błędów nadal istnieje, a zapobiec im można lub poza nim, czy nazwa nie wprowadza unowocześniając i rozwijając portal S24 w błąd co do przedmiotu działalności itd. oraz dając wnioskodawcom dodatkowe wskazówki. 2. kod Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) – czy i w jakim stopniu opis słowny PKD przedstawiony we wniosku odpowiadać powinien podanemu w umowie spółki 3 - ZMNIEJSZENIE LICZBY ZWRACANYCH WNIOSKÓW 17 Tabela 1. Najczęściej spotykane powody zwrotu wniosku składanego w formie papierowej Powody zwrotu wniosków Szczegóły papierowych Wnioskodawca jest obowiązany dołączyć do wniosku i podpisać szereg 1 Brak obowiązkowego załącznika załączników. Nieprawidłowe lub niezgodne Właściwa rubryka często jest wypełniana niepoprawnie, tzn. informacje podane 2 z umową spółki zasady reprezentacji przez wnioskodawcę są niewystarczające, zbyt obszerne lub niewłaściwe. Wnioskodawca jest obowiązany z góry uiścić opłaty sądowe w wysokości 600 zł: 3 Brak uiszczonych opłat sądowych opłatę za wpis (500 zł) i opłatę za ogłoszenie (100 zł). Najczęściej brakuje drugiej z nich. Zgodnie z przepisami nazwa nowej sp. z o.o. nie może być podobna do nazw Nazwa spółki już występuje konkurentów ani nie może wprowadzać w błąd co do przedmiotu działalności 4 w rejestrze albo jest myląca spółki. Sądy rejonowe w Kielcach i Rzeszowie nie podchodzą do tego wymogu w równie rygorystyczny sposób. Często zdarza się, że wnioskodawca podaje nazwę bez formy prawnej podmiotu, a taka praktyka jest niedozwolona. Jednak czasem referendarz rozpatrujący 5 Błąd w nazwie spółki lub oddziału wniosek nie decyduje się go zwrócić, lecz zamiast tego dopisuje brakujący element ołówkiem. W niektórych przypadkach błąd dotyczy nazwy oddziału (nie wpisano słowa „oddział” albo nie dopisano jego lokalizacji, np. „w Kielcach”). Brak adresu siedziby spółki lub adres Spółka musi być zarejestrowana pod konkretnym adresem, chociaż nie ma 6 niekompletny wymogu wykazania się tytułem prawnym do danej lokalizacji. Osoby skazane za niektóre przestępstwa nie mogą piastować funkcji członka Członek zarządu widnieje w rejestrze 7 zarządu spółki. W takim przypadku wniosek zostaje oddalony, a opłaty sądowe karnym przepadają. Działalność gospodarcza w niektórych branżach (takich jak działalność ubezpieczeniowa albo ubezpieczenia społeczne) nie może być prowadzona 8 Niedopuszczalny kod PKD w formie prawnej sp. z o.o. Jeśli taka klasyfikacja działalności została wpisana w umowie spółki, wniosek zostaje oddalony. Wnioski często zawierają błędy w pisowni nazwisk, niewłaściwe numery Błąd w danych osobowych wspólnika rejestrowe, niekompletne lub brakujące adresy osób fizycznych lub prawnych 9 lub członka zarządu podanych w formularzu wniosku jako wspólnicy albo członkowie zarządu. W takim przypadku wniosku nie da się poprawić. Zgodnie z prawem kod PKD odpowiadający głównej działalności powinien być Błąd w kodzie PKD podanym podany w formularzu na poziomie podklasy (5 cyfr); poza tym maksymalnie można 10 w formularzu dodać nie więcej niż dziewięć innych obszarów działalności (na poziomie klasy lub podklasy). Wniosek w formie papierowej musi zostać złożony w ciągu sześciu miesięcy od podpisania umowy spółki. Często dochodzi do sytuacji, w której w/w termin 11 Spóźnione złożenie wniosku nie zostaje dotrzymany z powodu wielokrotnych zwrotów. W takim przypadku wnioskodawca jest zmuszony sporządzić nową umowę spółki i pokryć jeszcze raz koszty notarialne. Sąd rejestruje jedynie te spółki, których siedziba mieści się w obszarze jego Brak właściwości miejscowej sądu 12 właściwości. Wnioski niewłaściwie skierowane są przesyłane do właściwego sądu rejestrowego rejestrowego, co generuje dodatkowe obciążenia i wydłuża procedurę. Źródło: Bank Światowy; analiza decyzji zwracających wniosek złożony w formie papierowej w kieleckim i rzeszowskim wydziale KRS. Powody zwrotu uszeregowano w tabeli według częstości występowania, poczynając od tych spotykanych najczęściej. 18 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim Tabela 2. Najczęściej spotykane powody zwrotu wniosku składanego przez internet Powody zwrotu e-wniosków Szczegóły Zgodnie z przepisami nazwa nowej sp. z o.o. nie może być podobna do nazwy Nazwa spółki już występuje konkurentów ani nie może wprowadzać w błąd co do przedmiotu działalności spółki. 1 w rejestrze albo jest myląca Sądy rejonowe w Kielcach i Rzeszowie nie podchodzą do tego wymogu w równie rygorystyczny sposób. Sąd rejestruje jedynie te spółki, których siedziba mieści się w obszarze jego właściwości. Brak właściwości miejscowej 2 Wnioski niewłaściwie skierowane są przesyłane do właściwego sądu rejestrowego, co sądu rejestrowego generuje dodatkowe obciążenia i wydłuża procedurę. Wnioskodawcy często w polu dotyczącym nazwy spółki umieszczają formę prawną („sp. z o.o.”), choć została już wcześniej zdefiniowana. Gdyby taki wniosek został przyjęty, oficjalna nazwa spółki zawierałaby zdublowane określenie formy prawnej, co 3 Błąd w nazwie spółki lub oddziału jest niedozwolone. System nie pozwala na poprawienie tej pomyłki na późniejszym etapie. Czasem błąd dotyczy nazwy oddziału (tzn. nie wpisano słowa „oddział” albo nie dopisano jego lokalizacji, np. „w Kielcach”). Wnioski często zawierają błędy w pisowni nazwisk, niewłaściwe numery rejestrowe, Błąd w danych osobowych 4 niekompletne lub brakujące adresy osób fizycznych lub prawnych podanych wspólnika lub członka zarządu w formularzu. Niekiedy brakuje nazwy ulicy, choć jest podany numer budynku. Być może wynika to Brak adresu siedziby spółki lub z problemów z synchronizacją pomiędzy S24 a bazą danych TERYT. Ten oczywisty błąd 5 adres niekompletny może być niewidoczny dla wnioskodawcy przed złożeniem wniosku i nie da się go naprawić na późniejszym etapie. E-wniosek należy złożyć w ciągu siedmiu dni od podpisania umowy (dotyczy umów 6 Spóźnione złożenie wniosku opartych na standardowym wzorcu internetowym). W sytuacji, gdy wspólnikami są spółka stawiająca oraz członek jej zarządu, w/w członek Nieważna umowa spółki— zarządu nie ma prawa składać na umowie podpisu w imieniu obydwu wspólników 7 podpisana z naruszeniem zasad (umowa z samym sobą). Polskie przepisy wymagają, aby w takich okolicznościach reprezentacji spółki stawiającej spółka stawiająca była reprezentowana przez pełnomocnika mianowanego przez wszystkich wspólników. Nieprawidłowa data zawarcia Data zawarcia umowy spółki to data złożenia podpisu elektronicznego przez ostatniego 8 umowy spółki podana wspólnika. Czasem odbiega ona od daty wpisanej odręcznie w formularzu. w formularzu Działalność gospodarcza w niektórych branżach (takich jak działalność ubezpieczeniowa albo ubezpieczenia społeczne) nie może być prowadzona w formie prawnej sp. z o.o. 9 Niedopuszczalny kod PKD Jeśli taka klasyfikacja działalności została wpisana w umowie spółki, wniosek zostaje oddalony. Przed KRS można występować z pomocą dwóch rodzajów pełnomocników: profesjonalnego (radca prawny albo adwokat) lub nieprofesjonalnego, który ma z firmą 10 Nieprawidłowe pełnomocnictwo podpisaną umowę-zlecenie na czas nieokreślony. Wnioskodawcy często korzystają z pomocy tych drugich, lecz zapominają o konieczności udokumentowania trwałego charakteru relacji z pełnomocnikiem. Członek zarządu widnieje Osoby skazane za niektóre przestępstwa nie mogą piastować funkcji członka zarządu 11 w rejestrze karnym spółki. W takim przypadku wniosek zostaje oddalony. Spółki zagraniczne zainteresowane założeniem spółki zależnej często zapominają o konieczności dostarczenia dokumentów wskazujących ich zasady reprezentacji. Brak dodatkowej dokumentacji Poza tym, polskie przepisy zabraniają spółce mającej jednego wspólnika zakładania 12 od zagranicznej spółki samodzielnie kolejnej spółki z o.o.. Spółki zagraniczne, które nie zdają sobie sprawy stawiającej z istnienia takiego ograniczenia, z reguły nie dostarczają wymaganych prawem dokumentów. Źródło: Bank Światowy; analiza decyzji zwracających wniosek złożony elektronicznie w kieleckim i rzeszowskim wydziale KRS. Powody zwrotu lub odrzucenia wniosku uszeregowano w tabeli według częstości występowania, poczynając od tych spotykanych najczęściej. 3 - ZMNIEJSZENIE LICZBY ZWRACANYCH WNIOSKÓW 19 3.2 Rekomendacje na szczeblu krajowym i regionalnym będzie weryfikowanych w automatyczny Automatyczna walidacja e-wniosków sposób, bez konieczności angażowania sądu. Błędy wnioskodawców można Złotym standardem jest, że w e-formularzu wyeliminować, modyfikując portal S24. system projektuje się w taki sposób, aby sam W przypadku formularzy internetowych odrzucał źle wypełnione formularze jeszcze dobrą praktyką jest nie tylko prowadzenie przed ich złożeniem i pomagał użytkownikowi użytkownika krok po kroku podczas wypełniania prawidłowo wypełnić wniosek. W tabeli 3 formularza, ale również ograniczanie wyboru przedstawiono kilka praktycznych zaleceń i automatyzacja jak największej liczby w zakresie modernizacji portalu S24 pod kątem elementów, przez co unika się ewentualnych zapobiegania najpowszechniejszym błędom błędów. Powinno to przyspieszyć proces i pomyłkom wnioskodawców. rejestracji, ponieważ więcej elementów Tabela 3. Zmniejszenie liczby zwracanych wniosków – rekomendacje dotyczące portalu S24 Często spotykane powody Zmiany w portalu S24 pozwalającerozwiązać problem? zwrotu wniosku Formularz powinien automatycznie weryfikować nazwę spółki pod kątem podobieństwa Nazwa spółki już występuje do już istniejących, informując jednocześnie wnioskodawcę o obowiązujących przepisach. w rejestrze albo jest myląca Wymogi prawne dotyczące nazwy spółki być podane w oknie podpowiedzi pojawiającym się obok odnośnej rubryki. Brak właściwości miejscowej Portal S24 powinien automatycznie przypisać właściwy sąd według podanego adresu spółki. sądu rejestrowego Formularz powinien zawierać okna podpowiedzi ze wskazówkami, jak należy wypełniać Błąd w nazwie spółki lub kolejne rubryki (z pozytywnymi i negatywnymi przykładami). Ponadto, system mógłby oddziału automatycznie weryfikować i odrzucać pewne sformułowania (np. „sp. z o.o.”), jeśli zostaną wpisane do rubryki. Błąd w danych osobowych Na tyle, na ile to możliwe, portal S24 powinien automatycznie weryfikować dane, takie jak wspólnika lub członka zarządu adresy, nazwiska, numery rejestrowe podmiotów prawnych (PESEL, REGON, KRS). Brak adresu siedziby spółki lub Portal S24 powinien automatycznie weryfikować czy podano adres w pełnym brzmieniu, oraz adres niekompletny blokować złożenie nie do końca wypełnionego wniosku. Portal S24 powinien automatycznie weryfikować datę podpisu umowy spółki, aby Spóźnione złożenie wniosku wyeliminować wnioski spóźnione, a także instruować wnioskodawcę, w jaki sposób może naprawić błąd, jeśli już do niego doszło. Nieważna umowa spółki — Portal S24 powinien eliminować sytuacje tzw. „umowy z samym sobą”, gdy jedna i ta sama podpisana z naruszeniem zasad osoba fizyczna reprezentuje dwóch wspólników: siebie samą oraz spółkę stawiającą, poprzez reprezentacji spółki stawiającej weryfikację zawartości odpowiednich rubryk. Nieprawidłowa data Portal powinien wypełniać tę rubrykę automatycznie, wstawiając datę ostatniego sporządzenia umowy spółki elektronicznego podpisu wspólnika podana w formularzu Niedopuszczalna kod PKD Szablon umowy spółki w portalu S24 powinien wykluczać kody PKD niedostępne dla sp. z o.o. Obok rubryki powinno być menu rozwijane, z którego wnioskodawca może wybrać Nieprawidłowe odpowiedni rodzaj pełnomocnika (mając do dyspozycji ograniczony katalog). W znajdującym pełnomocnictwo się obok oknie podpowiedzi należy umieścić objaśnienie zasad wyznaczania pełnomocników. Członek zarządu widnieje Portal S24 mógłby dokonywać automatycznej weryfikacji w rejestrze karnym jeszcze przed w rejestrze karnym złożeniem wniosku, aby wyeliminować źle wypełnione wnioski. Brak dodatkowej dokumentacji Portal S24 powinien umożliwiać spółce zagranicznej załączenie wymaganej dokumentacji. od zagranicznej spółki W znajdującym się obok rubryki oknie podpowiedzi należy umieścić objaśnienie stawiającej obowiązujących przepisów. Źródło: Bank Światowy 20 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim Wskazówki dla użytkowników pozwalające Ujednolicenie interpretacji na obszarach uniknąć najczęściej popełnianych błędów województw i całego kraju Dzięki praktycznym wskazówkom na Urzędnicy podejmujący decyzje powinni temat procedury rejestracji zmniejszy się dołożyć wszelkich starań, aby unikać liczba zwrotów. Jest to szczególnie ważne, rozbieżnych interpretacji przepisów gdy mowa o przyspieszeniu tradycyjnej regulujących proces rejestracji spółki. procedury papierowej, w przypadku której W zd ecentralizowany m systemie mamy do czynienia z dużą liczbą błędów sądowniczym rozbieżności w interpretacjach i pomyłek. Jednak i w przypadku procedury będą się pojawiać w naturalny sposób. Trudno internetowej wsparcie dla przedsiębiorców temu zaradzić, ponieważ przypadki dotyczące pomoże wyeliminować błędy. rejestracji spółki rzadko trafiają do Sądu Najwyższego, który mógłby przyczynić się do Na oficjalnej stronie rządowej powinny ujednolicenia interpretacji przepisów. Jednak się znaleźć wskazówki napisane jest kilka potencjalnych rozwiązań, na przykład: prostym, zrozumiałym językiem i podane i) Organizowanie wojewódzkich w formacie przyjaznym dla użytkownika. i międzywojewódzkich narad kadry Należy uwzględnić informacje odpowiadające orzeczniczej; podczas takich spotkań na pytania sprawiające wnioskodawcom analizowano by bieżące decyzje najwięcej trudności (por. tabele 1 i 2). Wskazówki i uzgadniano jednolitą wykładnię można przedstawić w formie odpowiedzi spornych albo nowych przepisów na najczęściej zadawane pytania; w formie wykazu zawierającego spis wszystkich ii) Włączenie postępowań rejestrowych do warunków, jakie muszą być spełnione w celu programu kształcenia w Krajowej Szkole skutecznej rejestracji (dokumenty, terminy); Sądownictwa i Prokuratury (KSSiP). oraz w formie glosariusza zawierającego iii) Instrukcje i materiały pomocnicze definicje najważniejszych pojęć oraz aktów przygotowywane przez Ministerstwo prawnych (np. przepisy dotyczące nazwy firmy). Sprawiedliwości. Co prawda podjęto już próbę sformułowania takich wskazówek na rządowej stronie http:// www.biznes.gov.pl, lecz dostępne informacje są niekompletne i rozproszone na wielu stronach internetowych, które nie są ze sobą powiązane i trudno na nie trafić. Istotną rolę w ograniczaniu liczby wniosków zwracanych odgrywają biura obsługi interesanta w sądach. W trakcie bezpośredniej komunikacji z wnioskodawcą kontaktującym się z pracownikami sądu telefonicznie albo osobiście można przekazać ważne informacje i w ten sposób zminimalizować ryzyko zwrotu lub odrzucenia wniosku. Łatwo dostępne i kompetentne punkty informacyjne mogą pomóc ograniczyć ilość błędów popełnianych przez wnioskodawców i zmniejszyć obciążenie danego wydziału KRS. Wnioskodawcom należy zapewnić wsparcie doświadczonego personelu dysponującego aktualną wiedzą na temat orzecznictwa oraz zmian w przepisach. 3 - ZMNIEJSZENIE LICZBY ZWRACANYCH WNIOSKÓW 21 Ramka 4 Wskazówki dotyczące rejestracji spółki – GOV.UK Brytyjska strona www.gov.uk to przykład dobrej praktyki w przekazywaniu informacji na temat procedury rejestracji spółki. GOV. UK ma przejrzysty układ graficzny i na jednej stronie podane są linki do wszystkich materiałów informacyjnych potrzebnych do zarejestrowania spółki w Wielkiej Brytanii. Źródło: https://www.gov.uk/limited-company-formation 22 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim Ramka 5 Porady udzielane przez pracowników sądu – badanie ankietowe Praktyczne porady na temat procesu rejestracji udzielane przez doświadczonych pracowników w sądach pomogą zmniejszyć liczbę zwracanych wniosków. W Rzeszowie w holu budynku sądu rejonowego uruchomiono punkt informacyjny dla interesentów, jednak punkt ten nie obsługuje spraw z zakresu KRS. Zainteresowane osoby (czy to kontaktujące się przez telefon, czy stawiające się osobiście w sądzie) są kierowane bezpośrednio do wydziału KRS, a nie wszystkim interesentom wystarcza wytrwałości, by tam dotrzeć. W Kielcach punkt informacyjny zlokalizowany w głównym budynku sądu rejonowego również nie obsługuje spraw z zakresu KRS, ale uruchomiono specjalny punkt informacyjny KRS w budynku, w którym mieści się ten wydział. W obydwu miastach personel udzielił prawidłowych odpowiedzi na pytania dotyczące podstawowych problemów i wątpliwości pojawiających się przy wypełnianiu formularza rejestrowego. Warto zadbać o utrzymanie takiego poziomu obsługi w przyszłości, zwłaszcza że coraz częściej komunikacja z interesantami odbywa się w punktach informacyjnych, a nie w wydziałach KRS. Odpowiedź udzielona przez pracowników KRS Pytanie Kielce Rzeszów Jak należy wypełnić w formularzu rubrykę z nazwą Prawidłowa odpowiedź: Proszę wpisać pełną nazwę spółki razem spółki? Czy w rubryce nr 28 formularza KRS-W3 frazę z określeniem formy prawnej w pełnej wersji, bez skrótów, tak „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” wpisuje się samo jak to jest zapisane w umowie spółki. w pełnej formie czy wystarczy skrót „sp. z o.o.”? 4 4 Prawidłowa odpowiedź: Wniosek i wszystkie załączniki należy Czyje podpisy powinny się znaleźć na papierowym podpisać zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi wniosku i na załącznikach? w umowie spółki. 4 4 Prawidłowa odpowiedź: Proszę wybrać nie więcej niż 10 Co należy wpisać w załączniku w miejscu dot. kodu PKD, przedmiotów działalności i wpisać je w formularzu. Przynajmniej gdy w umowie spółki jest więcej niż 10 przedmiotów jedna z nich – wiodąca działalność – musi być podana na poziomie działalności, a do tego część z nich jest na poziomie klasy podklasy PKD (5 cyfr). PKD (2 cyfry), a inne podklasy PKD (5 cyfr)? 4 4 Źródło: Bank Światowy 3 - ZMNIEJSZENIE LICZBY ZWRACANYCH WNIOSKÓW 23 DZIAŁANIE 3 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim 4 SZYBSZE ROZPATRYWANIE WNIOSKÓW 24 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim 4.1 Stan obecny Polsce zarejestrowano około 22 tysiące sp. Obciążenie pracą i dostępne zasoby z o.o. W przybliżeniu 70% z nich przypada Wo j ewó d z t wa podkarpackie na Warszawę i inne główne miasta (Kraków, i świętokrzyskie obsługują dwa wydziały Łódź, Poznań, Gdańsk, Wrocław). Wydziały krajowego rejestru sądowego, a liczbę w Kielcach i Rzeszowie są niewielkich i średnich rozpatrywanych przez te wydziały spraw rozmiarów, a w pierwszej połowie 2016 roku można określić jako niewielką/średnią. zarejestrowano w nich odpowiednio około W pierwszej połowie 2016 roku w całej 300 i 750 sp. z o.o. (por. rysunek 4). Rysunek 4. Liczba sp. z o.o. zarejestrowanych w pierwszej połowie 2016 roku 8,000 2,500 2,000 1,500 1,000 500 0 le ła yn in z a k a in ce ów ów ń a e e aw lin ań dź k zc w ór to aw ic ic ru ńs ia po al ec el zt b Łó zn w liw ho os B G ak cł sz ys sz To da Lu Ki cz O ls sz o- ro to Po ze a ał Ko dg Kr oc O G G Sz ar on sk W Ka Bi R st By W el el zę Bi Zi C Źródło: Ministerstwo Sprawiedliwości Rejestracja nowych spółek to jedno z wielu uporanie się z zaległościami potrzeba nieraz zadań realizowanych przez wydziały KRS. wielu miesięcy, a rejestracja nowych firm W 2015 roku rzeszowski wydział KRS rozpatrzył przebiega mniej sprawnie. Problem ten nasila około 25 tysięcy spraw. Większość czasu się latem, kiedy pracownicy przebywają na pracy poświęcono spółkom już istniejącym, urlopach wypoczynkowych, a wpływ spraw wykonując takie obowiązki, jak aktualizacja wzrasta prawie dwukrotnie w związku danych w rejestrze, zbieranie sprawozdań z obowiązkiem składania sprawozdań finansowych czy wykreślanie podmiotów, finansowych. Na rysunku 5 zilustrowano które zakończyły działalność. W Rzeszowie problem sezonowości w oparciu o obejmujące nowe spółki odpowiadały za niecałe 10% okres pięciu lat dane pozyskane z wydziału obciążenia wydziału. Podobne proporcje KRS w Białymstoku, miasta na wschodzie spraw odnotowano w Kielcach. kraju. Sezonowe wahania zostały również potwierdzone podczas wywiadów w Kielcach Tw o r z ą c e się zatory w y n i ka j ą i Rzeszowie. z s e z o n o w e g o n a t ł o k u s p r a w. Na 4 - SZYBSZE ROZPATRYWANIE WNIOSKÓW 25 Struktura organizacyjna wydziałów wyznaczoną liczbę spraw w miesiącu. Oprócz KRS w Kielcach i Rzeszowie jest tego w każdym wydziale pracują sekretarze bardzo podobna; można w niej i urzędnicy sądowi; ich pracę nadzoruje wyróżnić cztery grupy pracowników: kierownik sekretariatu. Sekretarze i urzędnicy sędziów, referendarzy, sekretarzy również są zatrudniani na umowie o pracę, ale i urzędników sądowych 4 . Na czele nie mają wyznaczonych pułapów załatwienia wydziału stoi sędzia przewodniczący, zgodnie i obowiązuje ich 40-godzinny tydzień pracy. z ustawą – Prawo o ustroju sądówpowszechnych Sekretarze są przypisani do referendarzy z 2001 roku. Sprawy rozpatrują referendarze, i z reguły współpracują z jednym referendarzem. którzy mają wykształcenie prawnicze i mogą Z kolei urzędnicy nie są przypisani do samodzielnie podejmować decyzje, a ich referendarzy, lecz wykonują zadania wspólne zwierzchnikiem jest przewodniczący wydziału. dla całego wydziału, np. wpisując dane do Referendarze są zatrudniani na umowie Systemu Wpisów. Sędziowie przewodniczący o pracę, ale mogą korzystać z elastycznego oraz kierownicy sekretariatu mają swoich czasu pracy, pod warunkiem że zrealizują zastępców na wypadek nieobecności. Rysunek 5. Wpływ spraw w wydziale KRS w Białymstoku 2,500 2016 2,000 2015 2014 2013 1,500 2012 2011 1,000 500 Styczeń Luty Marsz Kwiecień Może Czerwiec Lipiec Sierpień Wrzesień Październik Listopad Grudzień Źródło: Sąd Rejonowy w Białymstoku Tabela 4. Pracownicy wydziałów KRS (w przeliczeniu na liczbę pełnych, obsadzonychetatów) Kielce Rzeszów 2 (w tym 1 sędzia Sędziowie 0.5 (= sędzia przewodniczący) przewodniczący) Referendarze 6 8 10 (w tym 1 kierownik Sekretarze 9 (w tym 1 kierownik sekretariatu) sekretariatu) Urzędnicy sądowi 7 5 Źródło: Bank Światowy - wywiady w sądach rejonowych w Rzeszowie i Kielcach 4 Na potrzeby niniejszego opracowania pracowników sekretariatu wydziału KRS podzielono na dwie grupy: sekretarzy, współpracujących bezpośrednio z orzecznikami, oraz urzędników sądowych, wykonujących pozostałe czynności administracyjne. 26 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim Jeśli chodzi o organizację usług w przypadku rejestracji spółki w oparciu wspólnych dla wydziałów sądu, o wniosek złożony w formie papierowej. występują pewne różnice. Wydziały Nowe wnioski o wpis do KRS są najpierw KRS korzystają zasadniczo z dwóch usług ewidencjonowane w systemie biurowości wspólnych: biura obsługi interesanta i biura (SB), którego administratorem jest resort podawczego. W Kielcach urzędnicy w biurze sprawiedliwości (kroki 1–3). W Kielcach to obsługi interesanta są pracownikami wydziału zadanie jest realizowane przez biuro podawcze. KRS. W Rzeszowie w biurze obsługi interesanta WRzeszowie natomiast zajmuje się tym urzędnik takich specjalistów brak, a zapytania są sądowy wydziału KRS. Przewodniczący kierowane wprost do wydziału KRS. W obydwu przydziela zarejestrowaną sprawę sędziemu sądach biuro podawcze obsługuje wszystkie lub referendarzowi (krok 4); to zadanie można wydziały, ale w praktyce znaczna część zadań też zautomatyzować w SB lub delegować na związanych z przyjmowaniem dokumentów kierownika sekretariatu. Pracujący z danym jest wykonywana w wydziale KRS. referendarzem sekretarz przygotowuje akta sprawy (krok 5), w skład których wchodzą Grono pracowników wydziałów KRS wniosek o wpis oraz dokumenty towarzyszące w Kielcach i Rzeszowie charakteryzuje (np. dowody zapłaty). Referendarz weryfikuje się dużym zróżnicowaniem. Reprezentowane wniosek, rekomenduje dalsze postępowania są różne grupy wiekowe—obok starszych, i zwraca akta do sekretarza (krok 6), który doświadczonych pracowników pracują osoby aktualizuje informację o sprawie w SB (krok młodsze. Wśród referendarzy zachowana jest 7). Następnie urzędnik wprowadza dane równowaga pod względem płci (natomiast dotyczące nowej spółki do systemu wpisów wśród pracowników sekretariatu większość (SW, krok 8). Po zakończeniu tego zadania stanowią kobiety). Referendarze reprezentują sekretarz wysyła elektroniczne zapytanie do różne specjalności i zainteresowania zawodowe, Krajowego Rejestru Karnego (krok 9) celem lecz mają za sobą takie samo przeszkolenie, gdyż potwierdzenia niekaralności członków zarządu. są absolwentami Krajowej Szkoły Sądownictwa Taka weryfikacja może trwać od kilku minut i Prokuratury (KSSiP). Wśród osób zatrudnionych do kilku dni, w zależności od dostępności w ostatnim czasie w KRS w Kielcach i Rzeszowie danych osobowych i stopnia skomplikowania znajdują się najlepsi absolwenci KSSiP, co sprawy. Weryfikowane są także inne istotne sugeruje, że wydziały te nie mają problemów elementy (np. czy na rynku nie funkcjonuje już z pozyskaniem wysokiej jakości kadr. inna firma o takiej samej nazwie jak ta podana we wniosku). Następnie sekretarz sporządza Dostęp do szkoleń jest dość ograniczony. projekt decyzji i przygotowuje dokumenty Co prawda KSSiP i MS regularnie organizują towarzyszące (krok 10). Dokumenty są szkolenia dla pracowników sądów rejonowych, podpisywane przez referendarza/sędziego lecz ich adresatami rzadko są wydziały KRS (krok 11). Sekretarz wprowadza decyzję do SB (a gdy takie szkolenie jest dostępne, liczba (krok 12) i zgłasza (albo prosi o to urzędnika) zgłoszeń przewyższa liczbę wolnych informacje na temat nowej spółki do centralnej miejsc). Brakuje też szerszej wymiany bazy danych (CBD) zarządzanej przez MS (krok doświadczeń między wydziałami KRS 13). Następnie sekretarz wysyła wnioskodawcy z różnych miast z całej Polski. Regularnie za decyzję listem poleconym (krok 14) oraz to odbywają się spotkania pracowników ewidencjonuje potwierdzenie odbioru decyzji na poziomie wydziału – są one okazją do (krok 15). Wreszcie referendarz, sędzia lub dzielenia się wnioskami z trudnych spraw kierownik sekretariatu potwierdza własnym i wzajemnej nauki. podpisem wpis spółki do KRS (krok 16), a asystenci przekazują akta sprawy do archiwum (krok 17). Proces rozpatrywania wniosków rejestrowych W kieleckim i rzeszowskim wydziale KRS wnioski rejestrowe rozpatrywane są w podobnej procedurze składającej się z 17 kroków, ale można zauważyć drobne różnice w organizacji pracy. W tabeli 6 przedstawiono typowy tryb postępowania 4 - SZYBSZE ROZPATRYWANIE WNIOSKÓW 27 Tabela 5. Typowy przebieg procedury rejestracji spółki Zadanie Osoba odpowiedzialna 1 Ostemplowanie wniosku. Biuro podawcze Wstępna rejestracja wniosku (data i rodzaj wniosku oraz kategoria podmiotu 2 gospodarczego zostają wprowadzone do SB, weryfikowany jest fakt Biuro podawcze / urzędnik sądowy uiszczenia opłat sądowych, sprawa otrzymuje numer). Szczegółowa rejestracja wniosku (informacje na temat załączników, 3 Biuro podawcze / Urzędnik sądowy wnioskodawców i ich pełnomocników zostają wprowadzone do SB). Kierownik sekretariatu w imieniu 4 Przydzielenie sprawy konkretnemu referendarzowi. przewodniczącego / SB 5 Przygotowanie akt sprawy. Sekretarz 6 Analiza i projekt decyzji. Sędzia/Referendarz 7 Wprowadzenie projektu decyzji do SB. Sekretarz 8 Wprowadzenie danych z wniosku do SW. Urzędnik sądowy 9 Sprawdzenie Krajowego Rejestru Karnego i innych baz danych w SB. Sekretarz Przygotowanie projektu decyzji wraz z uzasadnieniem w SB (dokumentowane są formalne przeszkody dla rejestracji, np. nieprawidłowy numer dowodu 10 Sekretarz osobistego, niewłaściwy kod PKD, nazwa już występująca w rejestrze, wpis w rejestrze karnym itp.). 11 Przegląd dokumentów i podpisanie decyzji. Sędzia/referendarz 12 Zarejestrowanie decyzji w SB. Sekretarz Przekazanie danych do CBD w celu nadania numeru identyfikacji podatkowej 13 Urzędnik sądowy / Sekretarz (NIP) i numeru REGON. Wysłanie decyzji listem poleconym, odnotowanie w SB, rejestracja 14 Sekretarz potwierdzenia odbioru. 15 Rejestracja dowodu odbioru w SB. Sekretarz Sędzia / Referendarz / Kierownik 16 Potwierdzenie wpisu spółki do KRS. sekretariatu 17 Archiwizacja akt sprawy. Kierownik sekretariatu / Sekretarz Uwaga: SB = system biurowości, SW = system wpisów, CBD = centralna baza danych KRS, NIP = numer identyfikacji podatkowej. Źródło: Bank Światowy - wywiady w sądach rejonowych w Rzeszowie i Kielcach Sam przebieg procesu jest podobny wydziału KRS są świadomi tego wymogu zarówno w przypadku rejestracji i traktują wnioski elektroniczne priorytetowo. papierowej, jak i elektronicznej. Dzieje W obydwu wydziałach wytyczne ministerstwa się tak, dlatego że wnioski elektroniczne są przestrzegane, lecz dzieje się tak kosztem są drukowane w wydziale KRS. Następnie spraw„papierowych”.Wyzwaniemwprzypadku procedura toczy się według standardowego wniosków elektronicznych jest wprowadzanie trybu opisanego wyżej. Ministerstwo informacji podanych przez przedsiębiorców Sprawiedliwości wprowadziło wymóg w e-wniosku do systemu biurowości i systemu maksymalnie trzech dni roboczych na wpisów. Po zapadnięciu decyzji powiadomienie rozpatrzenie elektronicznego wniosku o wpis jest opatrywane e-podpisami i wysyłane do do KRS. Pracownicy rzeszowskiego i kieleckiego wnioskodawców pocztą elektroniczną. 28 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim pozostaje w systemie w wersji roboczej; Obsługa wniosków przebiega sprawniej jeśli firma nie zostaje wpisana do KRS, dzięki kilku udoskonaleniom procesu robocze wpisy są usuwane. Z pozoru rejestracji, a mianowicie: mogłoby się wydawać, że taka procedura generuje zbędne zadania (wprowadzanie • Sędzia przewodniczący wydziału wpisów do SW i ich usuwanie), lecz w Kielcach upoważnił kierownika w rzeczywistości upraszcza pracę: sekretariatu do automatycznego sędziowie/referendarze nie muszą przydzielania spraw w SB, z zastosowaniem analizować sprawy dwukrotnie, prostego algorytmu. „Ręczne” a opóźnienia wynikające z częstej wymiany dekretowanie spraw jest stosowane tylko dokumentów są ograniczane do minimum. w wyjątkowych sytuacjach (np. zwolnienie lekarskie). • W białostockim wydziale KRS jedną lub dwie osoby delegowano do biura obsługi • Sekretariat rzeszowskiego wydziału KRS interesanta. Są to pracownicy mający połączyło kroki 2 i 3 (wprowadzanie dostęp do systemu zarządzania sprawami danych do SB) z krokiem 8 (wprowadzanie i mogący odpowiedzieć na zapytania ze danych do SW) w przypadku wniosków strony wnioskodawców. Dzięki temu sędzia elektronicznych. System wpisów jest przewodniczący, kierownik sekretariatu, zasilany danymi na początku procesu. referendarze, ich sekretarze oraz urzędnicy W konsekwencji nawet jeśli dany wniosek mogą się koncentrować na rozpatrywaniu zostanie zwrócony lub odrzucony, sprawa spraw bez żadnych zakłóceń. 4.2 Rekomendacje na szczeblu krajowym i regionalnym Zapobieganie powstawaniu zatorów dzięki Dodatkowo, na mocy przepisów kodeksu okresowemu delegowaniu pracowników pracy, istnieje możliwość delegowania pracowników z innych wydziałów sądu W przypadku Kielc, Rzeszowa i innych do wydziału KRS. Ponieważ sędziom polskich miast jednym z największych przysługuje dłuższy urlop wypoczynkowy wyzwań dla wydziałów KRS jest (do 38 dni) niż urzędnikom i sekretarzom zarządzanie wpływem spraw w okresie (do 26 dni), a w innych wydziałach liczba letnim. Podczas wakacji tworzą się zaległości, sędziów znacznie przewyższa liczbę sędziów które są następnie rozładowywane nawet zatrudnionych w KRS, urzędnicy i asystenci przez rok, co oznacza, że wszystkie kolejne z innych wydziałów dysponują wolnymi sprawy są rozpatrywane z opóźnieniem. zasobami i mogliby zostać przeszkoleni w celu Chcąc zaradzić problemowi, Sąd Rejonowy wsparcia wydziałów KRS w sezonie letnim. w Białymstoku wprowadził płatne praktyki Poza tym, nawet w przypadku braku wolnych dla młodych absolwentów (takze z tytułem zasobów kadrowych, przesunięcie urzędników licencjata), dając im możliwość zdobycia i sekretarzy do wydziałów borykających się pierwszych doświadczeń zawodowych, z tymczasowym lub sezonowym natłokiem a jednocześnie rozwiązując problem spraw może zmniejszyć całkowite zaległości czasowego niedoboru kadr. Praktyki są sądu (por. ramka 6). organizowane na mocy ustawy o praktykach absolwenckich z 2009 roku; inne sądy również zaczęły je wykorzystywać jako rozwiązanie problemu sezonowego natłoku spraw. 4 - SZYBSZE ROZPATRYWANIE WNIOSKÓW 29 Ramka 6 Ograniczanie opóźnień spowodowanych zatorami Rozważmy przykład dwóch wydziałów sądowych dysponujących po jednym etacie sekretarskim. Każdy z wydziałów, funkcjonując na 100% możliwości, otrzymuje i rozpatruje jedną sprawę dziennie. Zatory tworzą się w sytuacji, gdy liczba nowych spraw przekroczy liczbę spraw możliwych do rozpatrzenia. Do zatoru dojdzie na przykład wtedy, gdy w wydziale B liczba nowych spraw ulegnie potrojeniu, a posiadane zasoby nie ulegną zmianie. Taka sytuacja została przedstawiona w poniższej tabeli. Dnia 1. wydział B otrzymał do rozpatrzenia trzy sprawy, ale przy obecnych zasobach kadrowych jest w stanie rozpatrzyć tylko jeden przypadek dziennie; sprawa druga zostanie załatwiona dnia 2. (jeden dzień opóźnienia), a trzecia dnia 3. (dwa dni opóźnienia). W rezultacie sprawa, która wpłynęła dnia 2., będzie musiała poczekać na rozpatrzenie aż do dnia 4. i tak dalej. Natłok spraw złożonych dnia 1. spowodował, że opóźnienie w ich rozpatrzeniu wyniesie łącznie trzy dni (plus dodatkowo po dwa dni opóźnienia dla każdej sprawy złożonej następnego dnia oraz w każdym kolejnym dniu). Wydział A Wydział B Zaległość Zaległość na Wpływ Załatwienie na koniec Wpływ Załatwienie koniec dnia dnia Dzień 1. 1 1 0 3 1 2 Dzień 2. 1 1 0 1 1 2 Dzień 3. 1 1 0 1 1 2 1 dzień na drugą sprawę z dnia 1. 2 dni na trzecią sprawę z dnia 1. Opóźnienie 0 dni 2 dni na sprawę z dnia 2. 2 dni na sprawę z dnia 3. ŁĄCZNE OPÓŹNIENIE: 7 DNI Czy udałoby się zmniejszyć opóźnienie, gdyby jeden asystent został przeniesiony z wydziału A do wydziału B? Taki krok oczywiście musiałby wywołać zator w wydziale A, ale jednocześnie pomógłby zminimalizować liczbę dni oczekiwania przez klientów obu wydziałów. Ilustruje to poniższa tabela. Sumaryczna liczba dni opóźnienia staje się mniejsza, gdy dwie osoby pracują w wydziale mającym więcej spraw do rozpatrzenia, w porównaniu z sytuacją, gdy każda z osób pracuje na 100% swoich możliwości w swoim macierzystym wydziale. Wydział A Wydział B Zaległość Zaległość na Wpływ Załatwienie na koniec Wpływ Załatwienie koniec dnia dnia Dzień 1. 1 0 1 3 2 1 Dzień 2. 1 1 1 1 1 1 Dzień 3. 1 1 1 1 1 1 1 dzień na sprawę z dnia 1. 1 dzień na trzecią sprawę z dnia 1. Opóźnienie 1 dzień na sprawę z dnia 2. 1 dzień na sprawę z dnia 2. 1 dzień na sprawę z dnia 3. 1 dzień na sprawę z dnia 3. ŁĄCZNE OPÓŹNIENIE: 6 DNI Źródło: Bank Światowy 30 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim Grupowanie zasobów Uproszczenie procesu rejestracji poprzez integrację systemów informatycznych W chwili obecnej osoby zatrudnione i zmianę organizacji pracy w wydziałach KRS reprezentują cztery grupy pracowników (sędziowie, referendarze, Aktualnie wniosek jest rozpatrywany sekretarze, urzędnicy), ale spoczywające na w 17 krokach, z zaangażowaniem czterech nich zadania można zasadniczo pogrupować systemów IT (S24, SB, SW, CBD), które nie w dwie kategorie: są w pełni zintegrowane. Im więcej kroków, 1. wprowadzanie danych do systemu tym większe ryzyko błędów i pomyłek, informatycznego oraz wsparcie a więc także opóźnień. Dlatego też integracja kancelaryjno-biurowe; systemów informatycznych powinna uprościć 2. analiza wniosków pod kątem prawnym. proces rejestracji. Obecnie dane złożone przez wnioskodawców online nie są przekazywane O ile uznaje się powszechnie, że analizą do systemu IT wykorzystywanego przez wniosków mogą się zajmować zarówno pracowników w sądach. Poza tym niemal te referendarze, jak i sędziowie, obowiązki same dane pracownicy muszą wprowadzać pozostałych dwóch grup pracowników ręcznie do systemu biurowości jak również podzielono na dwie odrębne kategorie, do systemu wpisów. Pracownicy sądów co prowadzi do niepotrzebnych zatorów tracą także czas na mozolnym wypełnianiu i opóźnień. Obserwowany podział obowiązków formularzy.5 Warto zapewnić automatyczną jest szczególnie problematyczny w sytuacji, wymianę danych pomiędzy systemami gdy urzędnik lub sekretarz przebywa na urlopie i uczynić te systemy bardziej przyjaznymi dla lub zwolnieniu. Zaleca się przeszkolenie użytkownika. sekretarzy i urzędników w taki sposób, aby byli w stanie wykonywać wszystkie Zaleca się, aby cały przebieg procesu zadania kancelaryjno-biurowe od wpływu rejestracji spółki był oparty na wnioskach sprawy do sądu aż do jej załatwienia, składanych drogą elektroniczną, a liczba zaś przydział sekretarza do określonego kroków w procesie powinna się zmniejszyć referendarza/sprawy powinien mieć z 17 do pięciu. W tabeli 7 przedstawiono rotacyjny charakter. To ostatnie zalecenie rekomendowany przebieg procesu rejestracji można wdrożyć etapami (np. najpierw spółki. Sama integracja systemów IT może dwie osoby zostają przypisane do dwóch pomóc wyeliminować aż siedem kroków. referendarzy, następnie trzy osoby do trzech Zmotywowanie sędziów i referendarzy referendarzy itd.). do korzystania z dostępnych rozwiązań elektronicznych (takich jak automatyczny przydział spraw między referendarzy) i elektronicznego przeglądu wniosków to kolejne dwa kroki procesu mniej. Następne dwa kroki staną się zbędne, gdy decyzje o wpisie będą publikowane online, a nie wysyłane listem poleconym, a elektronicznie uwierzytelnione potwierdzenie wpisu do KRS będzie można ściągnąć przez Internet. 5 Na przykład pracownik musi na każdym projekcie decyzji złożyć odręczną adnotację stwierdzającą, że wniosek został rozpatrzony bez wysłuchania stron. W przypadku rejestracji spółki jest to czysta formalność, a jednak samo wpisanie 45 tysięcy adnotacji dla wszystkich noworejestrowanych sp. z o.o. zajmuje w skali całego kraju około 90 dni roboczych. 4 - SZYBSZE ROZPATRYWANIE WNIOSKÓW 31 Tabela 6. Rekomendowany przebieg procesu rejestracji spółki Automatyczne sprawdzenie informacji podanych we wniosku o wpis do KRS 1 Zintegrowany system IT (dane osobowe, kod PKD, nazwa spółki, rejestr karny itp.). 2 Automatyczna weryfikacja wniosku (płatność, załączniki itp.). Zintegrowany system IT 3 Analiza wniosku pod względem formalnym. Urzędnik/sekretarz 4 Rozpatrzenie sprawy Referendarz 5 Publikacja online w Krajowym Rejestrze Sądowym. Urzędnik/sekretarz Źródło: Bank Światowy Proces można uprościć bez czekania ustaloną normę. Dodatku nie należy na integrację systemów IT przez utożsamiać ze zwyczajowo stosowanymi Ministerstwo Sprawiedliwości. Gdyby w polskim sektorze publicznym premiami, proces rejestracji przeorganizować w taki ponieważ jest on bardziej przewidywalny (jest sposób, że urzędnicy i sekretarze zostaną oparty o wynegocjowane z góry wskaźniki, przeszkoleni i będą mogli weryfikować a jego finansowanie jest zabezpieczone elementy wniosku pod względem formalnym, w budżecie sądu). Okazuje się, że w takim można by wyeliminować dodatkowy krok systemie personel rozpatruje dziennie więcej i referendarze nie musieliby się zajmować spraw za ułamek wynagrodzenia, jakie wnioskiem dwukrotnie i zapamiętywać trzeba by wypłacić nowym pracownikom. (albo ponownie analizować) jego treści. Takie Zarówno personel, jak i kierownictwo chwalą rozwiązanie jest możliwe przy aktualnie ten mechanizm jako przejrzysty i efektywny dostępnych narzędziach i zasobach. sposób radzenia sobie z coraz większym natłokiem spraw w wydziałach KRS. Dodatkowo personel można motywować Oddziaływanie na motywację elastycznymi godzinami pracy. Elastyczny grafik trafia w potrzeby pracowników pracowników wydziałów KRS i jest odbierany jako sygnał zainteresowania Obecnie personel kieleckiego pracodawcy dobrem personelu. Według i rzeszowskiego wydziału KRS nie mają obecnych zasad z elastycznych godzin pracy zachęt do osiągania wyników na poziomie mogą korzystać referendarze, podczas gdy powyżej oczekiwań. Referendarze mają urzędnicy i sekretarze pracują według stałego wyznaczony miesięczny cel w postaci grafiku. Zaleca się, aby umożliwić wszystkim określonej liczby wniosków, ale nie są pracownikom wydziałów KRS korzystanie nagradzani za rozpatrzenie większej liczby z ruchomych godzin rozpoczęcia i zakończenia spraw. W przypadku urzędników i asystentów dnia pracy. brakuje zarówno celów jak i zachęt do większego wysiłku. Doświadczenia Sądu Rejonowego w Białymstoku pokazują, że wydajnościowe mechanizmy płacowe mogą być z powodzeniem stosowane w wydziałach KRS. W Białymstoku urzędnicy i sekretarze w wydziale KRS mają wyznaczone konkretne cele ilościowe dotyczące miesięcznej wydajności (liczba wniosków). Oprócz tego mogą wypracować dodatek do wynagrodzenia, jeśli przekroczą 32 Rekomendacje Dotyczące Ułatwień w Rejestracji Spółek w Województwach Podkarpackim i Świętokrzyskim