1430, Colonel EBEYA Street rd ICM building - 3 floor Kinshasa – Gombe P.O. box 16713 Kinshasa 1 Democratic Republic of Congo RCCM / 14-B-3321 N ID : 27063 B Tax ID : A 0702050 M Phone : + 243 89 89 19 645 + 243 15 146 741 E-mail : audit@strong-nkv.cd Monsieur le Coordonnateur National du Projet de Réforme et de Rajeunissement de la Fonction Publique, PRRAP A Kinshasa - Gombe Pro Objet :Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de la Fonction Publique (PRRAP) Dons IDA N° : H8970 – ZR et D1850 - ZR er 7 au 31 décembre 2017 Période du 1 janvier 2017 Monsieur le Coordonnateur, itions du contrat d’audit n° 843/CMRAP/PRRAP/COORD/EPM/06/2018 conclu entre la Suivant les dispositions Raj Coordination Nationale du Projet de Réforme et de Rajeunissement ’Administration Publique (PRRAP) de l’Administration et la firme d’audit mgiSTRONGNKV, nous avons procédé à l’audit des états financiers du PRRAP, pour la er d période allant du1 janvier au 31 décembre 2017. t de la République Démocratique du Congo et l’associ Le Gouvernement ’association Internationale de 1 octobre 2013, Développement, IDA, ont signé, en date de 19 , l’accord de financement du Don IDA H8970- en vue de la Réforme de la Fonction Publique et de l’Administration pour un coût global de 77 millions de ZRen dollars pour une durée de cinq (5) ans. er La mise en vigueur du projet était fixée au 1 mai 2014 et la date de clôture, au 30 avril 2019. L’objectif principal du PRRAP est d’améliorer la capacité des ressources humaines des Ministères ciblés et de rajeunir leur personnel. Dans le but d’amorcer le volet « Rajeunissement de l’Administration Publique », 923 agents et fonctionnaires de l’Etat ont été mis à la retraite notamment par deux Ordonnances présidentielles n° 17/026 et n° 17/027 du portant respectivement mise 10 juillet 2017portant mise à la retraite et admission à l’Eméritat des secrétaires généraux ainsi que par deux décrets du Premier ministre N°17/006 et n°17/005 du 10 juillet 2017 portant Publique et respectivement promotion et mise à la retraite des cadres supérieurs de l’Administration Pub Publique. promotion et mise à la retraite des agents de collaboration de l’administration Publique Certified Accountants  Strong Nkvsarl Member firm of MGI Worldwide (www.mgiworld.com) www.mgiworld.com ONEC/SEC/000019/17 MGI is an international network of independent audit, tax and consulting firms. Kinshasa-Bukavu-Goma-Gisenyi Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 En vue de consolider son appui à la réforme de l’Administration Publique et à la mise en œuvre de la d’accorde au PRRAPun décentralisation, la banque mondiale vient d’accorder un financement additionnel de USD 45 . Cet appui additionnel vient millions ce qui ramène le financement globaldu projet à USD 122 millions. s’ajouter à d’autres interventions de la Banque mondiale dans le secteur de la Gouvernance dont es activités du projet PROFIT Congo en cours d’exécution dans le domaine des Finances notamment les , respectivement l’année dernière et cette année. Publiques, le projet PRCG et PRCGAP qui ont été clôturés, D1850 Le financement additionnel D1850–ZR, ntré en vigueur le 25 août 2017. Il conclu le 13 juin 2017, est entré s’accompagne de la restructuration du projet et l’extension de sa durée de vie, qui passe d’Avril 2019 à Avril2021. di Dans le respect des normes internationales d'audit et des directives culières de l’ particulières l’IDA, notre mission a pour finalité de formuler une opinion sur :  ( la sincérité et la régularité des états financiers (Etat Emplois, Etat de transaction du des Ressources et Emplois , Une situation patrimoniale, les notes sur les états financiers et la liste des actifs Compte Désigné, immobilisés) ;  le respect des procédures de passation de marché suivant les « Directives pour Passation des marchés de fournitures, de travaux et services (autres que les services de consultants) par les emprunteurs de la cadre des Prêts de la BIRD et des Crédits et Dons de l’IDA », édition de Banque Mondiale dans le cadre Janvier 2011) et les directives pour sélection et emplois de Consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale dans le cadre des Prêts de la BIRD et des Crédits et Dons de l’IDA », édition de Janvier 2011) ;  la conformité de l’exécution du projet au regard des termes de financement et conformément aux tructions de la Banque Mondiale ; instructions  c’est dire la capacité de l’organi l’efficacité de la structure du système de contrôle interne c’est-à-dire l’organisation à régulière de toutes préparer les rapports financiers fiables et de maintenir une comptabilité exhaustive et réguli les transactions. Nous sommes d’avis que notre vérification constitue une base raisonnable pour l’opinion formulée dans le rapport présenté ci-après. commandations sur le contrôle interne mis en place par l’éq Nos commentaires etrecommandations l’équipe de mise en œuvre pour le suivi du projet PRRAP font l’objet d’un rapport séparé. 2 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 le de l’équipe de mise en œuvre Nous remercions Monsieur le Coordonnateur du PRRAP ainsi que l’ensemble du programme pour leur collaboration dans l’exécution de nos travaux. , l’expression de notre considération distinguée. Nous vous prions d’agréer, Monsieur le Coordonnateur, Dieudonné MAMPASI Expert-Comptable ONEC Réviseur-Comptable IRC Associate Partner Kinshasa, le 12 juillet2018. 3 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 SOMMAIRE OPINION DE L’AUDITEUR INDEPENDANT SUR LES ETATS FINANCIERS .............................. 6 ETATS FINANCIERS DU 1ER JANVIER AU 31 DECEMBRE 2017 ................................................ 10 ETATS FINANCIERS DU 1ER JANVIER 2017 AU 31 DECEMBRE 2017 ..................................... 12 ETATS FINANCIERS DU 1ER JANVIER 2017 AU 31 DECEMBRE 2017 .................................... 13 RELEVES DES DEPENSES AU 31 DECEMBRE 2017 ................................................................... 14 ETAT JUSTIFICATIF DES COMPTES DESIGNES ARRETES AU 31 DECEMBRE 2017 ........ 15 NOTES ANNEXES AUX ETATS FINANCIERS ................................................................................. 16 NOTES ANNEXES AU RELEVE DE DEPENSES ........................................................................... 32 NOTES ANNEXES A L’ETAT JUSTIFICATIF DU COMPTE DESIGNE ........................................ 33 NOTE SUR LA CONFORMITE D’EXECUTION DU PROJET ......................................................... 34 4 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 TITRE I : EXAMEN DES ETATS FINANCIERS DU PROJET DE REFORME ET DE RAJEUNISSEMENT DE L’ADMINISTRATTION PUBLIQUE. DON IDA N° H 8970-ZR ; P 122229 er Période du 1 janvier au 31 décembre 2017 5 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 OPINION DE L’AUDITEUR INDEPENDANT SUR LES ETATS FINANCIERS En exécution de la mission que vous nous avez confiée suivant contrat d’audit n° 843/CMRAP/PRRAP/COORD/EPM/06/2018 du 15 juin 2018,nous vous présentons notre rapport d’audit du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) relatif à l’exercice clos le31 décembre 2017 sur : - le contrôle des comptes annuels (Etat des Ressources et Emplois, Etat de de transaction du Compte Désigné, Une situation patrimoniale, les notes sur les états financiers et la liste des actifs immobilisés) ; - les vérifications spécifiques prévues dans les termes de référence, notamment la conformité de l’exécution des projets par rapport aux termes de l’Accord de don. I. CERTIFICATION DES ETATS FINANCIERS ANNUELS OPINION SANS RESERVE Nous avons effectué l’audit des états financiers du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) comprenant le Bilan, le Tableau des Ressources et Emplois y compris les comptes désignés, les relevés des dépenses et les notes annexes pour l’exercice clos le 31 décembre 2017. Anotre avis, les états financiers joints à ce rapport présentent sincèrement, dans tous leurs aspects significatifs, la situation financière du Projet de Réforme et Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) au 31 décembre 2017, conformément aux principes et méthodes comptables énoncés à la Note 2 du présent rapport, aux directives de l’IDA et aux termes de l’Accord de Don H8970-ZR. FONDEMENT DE L’OPINION SANS RESERVE Nous avons effectué notre audit selon les normes internationales d’audit (ISA). Les responsabilités qui nous incombent en vertu de ces normes sont plus amplement décrites dans la section « Responsabilités de l’auditeur externe relatives à l’audit des états financiers annuels » du présent rapport. Nous sommes indépendants de la société conformément au Code de déontologie des professionnels comptables du Conseil des normes internationales de déontologie comptable (le code de l’IESBA) et celles qui encadrent l’audit externe et nous avons satisfait aux autres responsabilités éthiques qui nous incombent selon ces règles. Nous estimons que les éléments probants que nous avons obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion d’audit. 6 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 OBSERVATION Sans remettre en cause l’opinion exprimée ci-dessus, nous attirons l’attention sur la note 4.2.1.1 des notes annexes aux états financiers, relative aux dépenses financées par le gouvernement. Comme indiqué dans la noteprécitée, la mission de supervision du projet de la banque effectuée du 16 août au 07 septembre 2017 a identifié des dépenses inéligibles de USD 4,483 millions. Il s’agit des sommes forfaitaires versées comme indemnités de transport pour des activités de formation à organiser en faveur des retraités en raison de 150 USD le jour et ce, pendant 30 jours. Le gouvernement ayant accepté de rembourser ce montant à la banque, une somme de USD 1,483 millions, représentant la première échéance, a été remboursée en date du 31 mars 2018. Avant la clôture de nos travaux, nous avons été informés par la coordination du remboursement de la deuxième tranche de USD 1,000 millions à l’échéance convenue, soit le 30 juin 2018. Toutefois, pour éviter au projet une rupture des financements, la coordination devrait faire le suivi auprès gouvernement pour obtenir le remboursement en temps opportun des deux autres tranches restantes. RESPONSABILITE DE LA COORDINATION RELATIVE AUX ETATS FINANCIERS Les états financiers annuels ont été établis et arrêtés par la Coordination. La Coordination Nationale est responsable de la préparation et de la présentation sincère des états financiers annuels conformément aux règles et méthodes comptables décrites à la note 2, ainsi que du contrôle interne qu'elle estime nécessaire pour permettre la préparation d'états financiers annuels ne comportant pas d'anomalies significatives, que celles-ci proviennent de fraudes ou résultent d'erreurs. Il incombe à la Coordination de surveiller le processus d’élaboration de l’information financière du Projet. RESPONSABILITE DE L’AUDITEUR INDEPENDANT RELATIVE A L’AUDIT DES ETATS FINANCIERS ANNUELS Nos objectifs sont d’obtenir l’assurance raisonnable que les états financiers annuels pris dans leur ensemble ne comportent pas d’anomalies significatives, que celles-ci proviennent de fraudes ou résultent d’erreurs, et d’émettre un rapport d’audit contenant notre opinion. L’assurance raisonnable correspond à un niveau élevé d’assurance, qui ne garantit toutefois pas qu’un audit réalisé conformément aux normes « ISA » permettra de toujours détecter toute anomalie significative existante. Les anomalies peuvent provenir de fraudes ou résulter d’erreurs et sont considérées comme significatives lorsqu'il est raisonnable de s'attendre à ce que, prises individuellement ou en cumulé, elles puissent influencer les décisions économiques que les utilisateurs des états financiers annuels prennent en se fondant sur ceux-ci. Nos responsabilités pour l’audit des états financiers annuels sont décrites de façon plus détaillée dans l’annexe 1 du présent rapport. II. VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIQUES Dans le cadre de l’audit du projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP), nous avons également procédé, conformément aux termes de référence de notre mission, à des vérifications spécifiques en vue de nous assurer de la conformité de l’exécution du projet aux termes de l’Accord de DonH8970-ZR et aux directives de l’IDA. 7 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 Nos vérifications ont porté sur les aspects ci-après : - s’assurer que toutes les ressources de la Banque ont été employées conformément aux dispositions des accords de financement applicables, dans un souci d’économie et d’efficience, et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ; - s’assurer que les acquisitions des biens et services financés ont fait l’objet des marchés passés conformément aux dispositions des accords de financement applicables, fondés sur les procédures de passation des marché de la Banque Mondiale et ont été proprement enregistrées dans les livres comptables ; - s’assurer que les actifs immobilisés du Projet sont réels et correctement évalués et le droit de propriété du Projet ou des bénéficiaires sur les actifs est établi en conformité avec l’accord de financement ; - s’assurer du respect des lois et règlement applicables en RD Congo. Sur la base de nos vérifications et à l’évidence de nos travaux, nous vous signalons le fait suivant : (1) Le projet dans sa composante 2 avait, entre autres, comme objectif « l’instauration d’un mécanisme de règlement des griefs et différends résultant de la mise à la retraite des agents de carrière des services Publics de l’Etat ». Pour se faire, un consultant a été sélectionné pour appuyer le projet dans la mise en place de ce mécanisme. Le consultant a, au terme de ses travaux, proposé l’institution de la médiation comme mode de règlement des griefs et différends. A ce jour, après plusieurs ateliers d’évaluation et de validation dudit mécanisme, les parties prenantes ont levé l’option d’introduire dansl’arsenal juridique Congolais, ce nouveau mode alternatif de règlement des litiges dans l’administration publique. Aussi, compte tenu du temps relativement long que pourraitdurer le processus de révision des Lois, en particulier la Loi n°16/013 du 15 juillet 2016 portant statut des Agents de carrière des Services Publics de l’Etat, pour y introduire ce mode alternatif de règlement des griefs et différends, le consultant et les parties prenantes ont proposé un mécanisme provisoire portant sur la mise sur pied, par arrêté du Ministre de la Fonction Publique, d’une Commission Chargée d’assister le Ministre de la Fonction Publique dans le traitement des recours des agents de carrière des services Publics de l’Etat consécutif à la mise en retraite. Au-delà de ce mécanisme provisoire, le mécanisme pérenne sera l’insertion de la médiation dans la Loi portant statut des agents de l’Etat dont l’organe sera incubé par l’inspection Générale de l’Administration Publique. L’objectif initial du projet est donc en cours d’exécution et en phase d’être atteint. (2) Le projet a démarré ses activités en 2013 et a fonctionné jusqu’en 2016 avec un système d’évaluation et de suivi des indicateurs inadéquats. A ce jour, dans le contexte de la réorientation des activités du projet, le système est en train d’être mis à jour avec la définition des objectifs SMART pour mesurer les progrès vers l’atteinte des résultats ; (3) Les immobilisations acquises par le projet pour la Coordination et pour les partenaires s’élèvent à 1,227 millions. Au 31 décembre 2017, les inventaires des biens organisés aussi bien à la coordination qu’auprès des partenaires ne sont pas matérialisés par des procès-verbaux établis en bonne et due forme. Il existe toutefois, un fichier des immobilisations de tous ces biens tenu sur le logiciel TOMPRO dont la valeur correspond à celle actée en comptabilité. 8 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 A l’exception des faits évoqués aux points (2) et (3)ci-dessus, nous n’avons pas d’autres observations à formuler sur la conformité d’exécution du Projet aux termes de l’Accord de Don n° H8970-ZRd'une part, ainsi qu'aux conditions de décaissement et de passation de marchés d'autre part. L’AUDITEUR INDEPEDANT, MGI STRONG NKV REPRESENTE PAR Dieudonné MAMPASI Expert-Comptable ONEC Réviseur-Comptable IRC Associate Partner Kinshasa, le 12 juillet 2018. 9 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 ER ETATS FINANCIERS DU 1 JANVIER AU 31 DECEMBRE 2017 PROJET REFORME RAJEUNISSEMENT ADMINISTRAT PUBLIQUE - REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE CONGO TABLEAUX DES RECETTES ET DES PAIEMENTS (MODÈLE II) Modèle : 3 Exercice 2017 Année finissant le 31/12/2017 Dollars américains (USD) Page 1/2 Désignation Année Cumulatif RESSOURCES FINANCEMENT IDA 29 435 868,57 50 729 197,45 Financement IDA Q8500 PPF 1 003 340,47 Financement IDA H8970 Compte désigné 27 500 868,57 47 790 856,98 Financement IDA H8970 Paiement direct 1 935 000,00 1 935 000,00 Financement IDA D1850 Compte désigné FINANCEMENT GOUVERNEMENT-DEPENSES NON ELIGIBLES Remboursement Dépenses Non Eligibles par le Gvt RECETTES VENTES DAO 3 300,00 11 650,50 Ventes DAO 3 300,00 11 650,50 Total RESSOURCES 29 439 168,57 50 740 847,95 Total des Fonds reçus 29 439 168,57 50 740 847,95 EMPLOIS FINANCEMENT INITIAL H8970 (dont PPF) 24 521 800,28 45 836 383,55 Appui à la Mise en Œuvre du Programme de RAP 17 079 492,18 37 213 559,46 Soutien au Processus de départ à la Retraite 7 442 308,10 8 622 824,09 FINANCEMENT ADDITIONNEL D1850-ZR Appui à la Réforme de l'AP des Ministères et Agences Ciblés Soutien au Processus de Mise à la Retraite Renforcement de Capacité à travers les Centres de Formation Appui à la Réforme de la Fonction Publique au niveau provincial Gestion de Projet et Appui aux Agences Gouvernementales FINANCEMENT GVT-DEPENSES NON ELIGIBLES 4 483 800,00 4 483 800,00 Soutien au Processus de départ à la Retraite 4 483 800,00 4 483 800,00 RECETTES VENTES DAO 1 229,62 3 045,13 Utilisation Recettes DAO 1 229,62 3 045,13 OPERATIONS EN ATTENTE 34 457,71 34 457,71 Attente 34 457,71 34 457,71 Total EMPLOIS 29 041 287,61 50 357 686,39 Total des emplois 29 041 287,61 50 357 686,39 Excédent/Déficit Fonds sur Emplois 397 880,96 383 161,56 Solde d'ouverture TRESORERIE TRESORERIE DU FINANCEMENT INITIAL-H8970 -14 719,40 ECOBANK-Compte Spécial-H8970-Financement -20 954,08 Initial ECOBANK-Compte Spécial -DAO-Financement 5 424,49 Initial Caisse H8970-Financement Initial 810,19 Caisse H8970-Recette DAO 10 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 TRESORERIE DU FINANCEMENT ADDITIONNEL BCDC-Compte Spécial-D1850-Financement Additionnel BCDC-Compte Spécial-D1850-DAO-Financement Additionnel Caisse D1850-Financement Additionnel Caisse D1850-Recettes DAO Total TRESORERIE -14 719,40 Total de l'encaisse d'ouverture -14 719,40 Montant net de l'encaisse disponible 383 161,56 383 161,56 Solde de clôture de l'encaisse ECOBANK-Compte Spécial-H8970-Financement Initial 375 495,66 375 495,66 ECOBANK-Compte Spécial -DAO-Financement Initial 7 494,87 7 494,87 Caisse H8970-Financement Initial 171,03 171,03 Caisse H8970-Recette DAO BCDC-Compte Spécial-D1850-Financement Additionnel BCDC-Compte Spécial-D1850-DAO-Financement Additionnel Caisse D1850-Financement Additionnel Caisse D1850-Recettes DAO Total des soldes de clôture 383 161,56 383 161,56 Les notes annexes font partie intégrante des états financiers. 11 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 ER ETATS FINANCIERS DU 1 JANVIER 2017 AU 31 DECEMBRE 2017 PROJET REFORME RAJEUNISSEMENT ADMINISTRAT PUBLIQUE - REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE CONGO Bilan –Actif (1/2) Modèle : 3 Bilan - Bilan au 31 décembre 2017 - Etat exprimé en Dollars américains Période du 01/01/2017 au 31/12/2017 Etat au 31/12/2017 Site : 01 Page 1/2 Exercice Exercice en cours Libellé Précédent Brut Amortissement Net Net ACTIFS IMMOBILISES 7 408 715,44 7 408 715,44 4 282 862,74 Charges immobilisées 7 408 715,44 7 408 715,44 4 282 862,74 Dépenses de fonctionnement cumulées 7 408 715,44 7 408 715,44 4 282 862,74 Etudes IMMOBILISATIONS INCORPORELLES 40 217 261,21 40 217 261,21 14 931 990,07 Services des Consultants 13 374 615,53 13 374 615,53 5 331 122,90 Formations, Séminaires et Autres 26 750 868,65 26 750 868,65 9 549 960,14 Logiciel Tompro 29 039,82 29 039,82 29 039,82 Logiciel Tecpro Autres logiciels 62 737,21 62 737,21 21 867,21 BATIMENT 1 366 724,55 1 366 724,55 1 089 022,96 Réhabilitation 1 366 724,55 1 366 724,55 1 089 022,96 MATERIELS 1 226 735,76 1 226 735,76 1 078 130,96 Matériels bureau 61 657,00 61 657,00 59 297,00 Matériels informatiques 629 124,76 629 124,76 519 894,96 Matériels bureautiques 7 820,00 7 820,00 7 820,00 Mobiliers de bureau 342 234,00 342 234,00 305 219,00 Matériels de transport 185 900,00 185 900,00 185 900,00 STOCKS TIERS DEBITEURS 172 585,54 172 585,54 22 008,16 Fournisseurs, avances et acomptes 270,00 270,00 versés Personnel, avances, acomptes et 2 500,00 2 500,00 rémunérations dues Comptes d'attentes; Débiteurs divers 169 815,54 169 815,54 22 008,16 PERSONNEL TRESORERIE 383 161,56 383 161,56 6 234,68 Compte DAO H-8970 ECOBANK 7 494,87 7 494,87 5 424,49 Compte Désigné H-8970 ECOBANK 375 495,66 375 495,66 Caisses PRRAP 171,03 171,03 810,19 TOTAL GENERAL 50 775 184,06 50 775 184,06 21 410 249,57 Les notes annexes font partie intégrante des états financiers. 12 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 ER ETATS FINANCIERS DU 1 JANVIER 2017 AU 31 DECEMBRE 2017 PROJET REFORME RAJEUNISSEMENT ADMINISTRAT PUBLIQUE - REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE CONGO Bilan – Passif (2/2) Modèle : 3 Bilan - Bilan au 31 décembre 2017 - Etat exprimé en Dollars américains Période du 01/01/2017 au 31/12/2017 Etat au 31/12/2017 Site : 01 Page 1/1 Libellé Exercice en cours Exercice Précédent BAILLEUR 50 740 847,95 21 301 679,38 Financement IDA 50 729 197,45 21 293 328,88 IDA H8970-Financement Initial 49 725 856,98 20 289 988,41 PPF IDA Q8500 Financement PPF 1 003 340,47 1 003 340,47 IDA D1850-Financement Additionnel Financement Gouvernement 11 650,50 8 350,50 Financement Gouvernement/Dépenses Non Eligibles Ventes DAO 11 650,50 8 350,50 RESULTAT Résultat TIERS CREDITEURS 31 567,00 84 847,00 Fournisseurs 31 567,00 81 447,00 Autres Créditeurs 3 400,00 Comptes d'attente; créditeurs divers Créances et dettes 2 769,11 2 769,11 Fournisseur d'inv 2 769,11 2 769,11 Retenue de garantie de bonne ex 2 769,11 2 769,11 DETTES TRESORERIE 20 954,08 Compte Désigné H-8970 ECOBANK 20 954,08 TOTAL GENERAL 50 775 184,06 21 410 249,57 Les notes annexes font partie intégrante des états financiers. 13 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 RELEVES DES DEPENSES AU 31 DECEMBRE 2017 (Montant exprimé en US Dollar) Demandes soumises Décaissements obtenus Montant sollicité Montant reçu Date de Ecart N° ord N° DRF en USD Date valeur en USD soumission (a) (b) (c)=(a)-(b) 1 09/01/2017 21 1 831 342 10/01/2017 1 831 342 0 2 01/02/2017 22 1 640 687 07/02/2017 1 640 687 0 3 02/03/2017 23 1 713 503 03/03/2017 1 713 503 0 4 22/03/2017 24 1 514 799 27/03/2017 1 514 799 0 5 12/04/2017 25 2 021 469 14/04/2017 2 021 469 0 6 11/05/2017 26 950 274 15/05/2017 950 274 0 7 24/05/2017 27 1 799 115 26/05/2017 1 799 115 0 8 07/06/2017 28 608 754 09/06/2017 608 754 0 9 16/06/2017 29 1 062 018 19/06/2017 1 062 018 0 10 20/06/2017 30 8 589 443 21/06/2017 8 589 443 0 11 21/06/2017 31 1 372 424 26/06/2017 1 372 424 0 12 23/06/2017 32 673 979 29/06/2017 673 979 0 13 14/08/2017 033 B 662 262 17/08/2017 662 262 0 14 23/08/2017 34 276 182 12/09/2017 276 182 0 15 14/09/2017 35 1 346 240 20/09/2017 1 346 240 0 16 13/11/2017 036 B 1 438 379 22/12/2017 1 438 379 0 TOTAL 27 500 869 27 500 869 Les notes annexes font partie intégrante des états financiers. 14 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 ETAT JUSTIFICATIF DES COMPTES DESIGNES ARRETES AU 31 DECEMBRE 2017 (Montants exprimés en USD) Montant Pour la période close le 31 décembre 2017 en USD Compte n°012 0533112115502 Banque de dépôt: ECOBANK Don afférent IDA H8970-ZR P1222229 Monnaie: US Dollars Solde d'ouverture au 01/01/2017 18 097,11 Montants débités (Don IDA H8970-ZR) 27 500 868,57 Total débit (a) 27 518 965,68 Paiement sur Compte Désigné (b) 26 628 338,87 Total crédit (b) 26 628 338,87 Solde théorique au 31/12/2017 (c) = (a) - (b) 890 626,81 Solde de clôture Compte Désigné ECOBANK au 31/12/2017 890 455,78 Caisse 171,03 Solde physique de clôture (d) 890 626,81 Ecart (e) = (c) - (d) - Les notes annexes font partie intégrante des états financiers. 15 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 NOTES ANNEXES AUX ETATS FINANCIERS NOTE 1. BREVE DESCRIPTION DU PROJET 1.1. CONTEXTE HISTORIQUE DU PROJET PRRAP L’Administration Publique de la République Démocratique Congo continue de souffrir d’une perte progressive en ressources humaines qualifiées et d’un vieillissement régulier de ses effectifs. Aujourd’hui, on estime à plus de la moitié des fonctionnaires congolais qui ont dépassé l’âge légal de départ à la retraite, actuellement fixé à 55 ans d’âge ou 30 ans de service. De nombreux responsables continuent de travailler jusqu’à l’âge de 70 ou 75 ans. Le manque de ressources pour régler les indemnités de sortie (allocation de fin de carrière et frais de rapatriement), associé à une faible crédibilité de l’État dans le respect de ses obligations de paiement des pensions constituent la principale explication de la situation. Celle-ci a pour conséquence non seulement que les responsables restent en poste bien au-delà de l’âge légal mais ils empêchent, dans les faits, les jeunes diplômés de faire carrière dans la Fonction Publique. 1 Comme la plupart des pays africains, la République Démocratique du Congo a adopté une loi-cadre qui réglemente tous les aspects de la carrière des fonctionnaires. Cependant depuis l’entrée en vigueur de ce Statut, le système de carrière de l’agent a subi de nombreuses tentatives de réforme qui ont largement échoué par manque de ressources matérielles et financières, notamment sur le volet retraite. Or, en dépit de ressources limitées et de la complexité de la réforme de l’administration publique dans un environnement difficile et fragile, des signes encourageants apparaissent. En effet, une Stratégie révisée de la mise en œuvre de la réforme de l’Administration Publique a été adoptée en Janvier 2013 par le Comité de Pilotage et de Coordination de la Modernisation de l’Administration Publique (CPMAP) présidé par le Premier Ministre. Conscient qu’une administration publique fonctionnelleest un des défis clés du développement pour la RDC et reconnaissant que la réforme de l’administration publique est un processus de long terme, la Stratégie révisée fournit une vision stratégique de la réforme pour la période 2012-2016. Les objectifs prioritaires comprennent, notamment, la rationalisation des missions et des structures, la maîtrise des effectifs et de la masse salariale, l’amélioration des services et le renforcement des capacités ainsi que la mise en place d’un système de sécurité sociale pour les fonctionnaires de l’État. C’est dans ce contexte que la République Démocratique du Congo a sollicité l’appui de la Banque mondiale pour l’accompagner dans la mise en œuvre de la réforme en cours. Il est attendu que l’appui de la Banque passera par le Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique. A ce titre, le Ministère de la Fonction Publique a regroupé les services en charge de la Réforme au sein de la Cellule de Mise en œuvre de la Réforme de l’Administration Publique « CMRAP » créée par arrêté n°082 CAB.MIN/FP/J-CK/GELB/FMD/GMK du 12 décembre 2012. 1 Texte de loi n°81-003 publié le 17 juillet 1981 16 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 CMRAP est le véritable « guichet unique » pour la coordination et l’harmonisation des activités de la Réforme de l’Administration Publique en République Démocratique du Congo. En rapport avec sa mission statutaire de contrôle de qualité, de suivi-évaluation des activités de mise en œuvre de la Réforme de l’Administration Publique, CMRAP est le service dédié à la mise en œuvre des projets d’appui ; notamment le Projet de « Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique » financé par la Banque mondiale. Le Gouvernement de la République Démocratique du Congo a obtenu des Dons de la Banque Mondiale pour financer le Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique 1.2. OBJECTIF DU PROJET. L’objectif principal du PRRAP est d’améliorer la capacité des ressources humaines des ministères ciblés et de rajeunir leur personnel. 1.3. DESCRIPTION DU PROJET Le projet dont le coût se chiffre à 77 millions de dollars USD sous la forme d’un Don de l’IDA vise à appuyer les aspects clés de la réforme du service public de la RDC à travers quelques ministères stratégiques. Ces ministères sont au nombre de cinq (5). Le projet s’est concentré sur deux domaines : o Le soutien au programme de réforme de l’administration publique en terme de mise en œuvre des aspects clés de suivi et coordination, tout en révisant et réformant l’organisation des ministères ciblés et des autres agences ; o Le renouvellement de l’administration publique par la gestion du processus du départ à la retraite (y compris le règlement des indemnités aux fonctionnaires partant à la retraite), associé au soutien juridique et technique à la création d’un système de retraite de la fonction publique viable et le soutien au recrutement des jeunes professionnels qualifiés qui seront intégrés dans l’administration publique. Par sa lettre n° CAB/MIN/FP/USKD/DC/01/FMM/249/GMK/007/2011 de juillet 2011, le Ministre de la fonction publique a identifié et sélectionné, lors de la mission de pré-évaluation, cinq (5) ministères sectoriels pour le démarrage du projet. Deux critères sont à la base de la sélection de ces 5 ministères notamment : - Le niveau de préparation (le degré avancé du travail préparatoire au sein des ministères retenus) ; - Les fonctions clés du Gouvernement (Gestion des Finances et des RH). Le 09 novembre 2012, le Premier Ministre confirme la proposition du Ministre de la fonction publique. Les 5 Ministères concernés sont : 1. Ministère des finances (dont 3 agences des recettes : DGI, DGRAD et DGDA) ; 2. Ministère du Budget ; 3. Ministère du Plan (dont l’Institut National de la Statistique) ; 4. Ministère de la Fonction Publique ; 5. Ministère du Portefeuille. 17 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 1.4. COMPOSANTES DU PROJET Le projet s’articule initialement autour des composantes suivantes : Composante 1 : Soutien à la mise en œuvre du programme de réforme du service public(39,7 M $US) Cette composante a pour but de soutenir le programme de réforme de l’administration publique en termes de coordination, de mise en œuvre et de suivi des avancées et de l’impact d’aspects clés de la réforme, ainsi que pour la création d’un consensus élargi autour du programme. Elle financera l’assistance technique et les diagnostics émergeant lors du processus de mise en œuvre de la réforme et des modalités d’exécution du projet. Composante 2 : Soutien au processus de départ à la retraite (30,3 M $US) En même temps que le renforcement des capacités de gestion RH des fonctionnaires actifs, il est également très important de soutenir le Gouvernement dans la gestion du « stock » de fonctionnaires ayant atteint l’âge de retraite et qui auraient déjà dû partir conformément à la loi. Cette composante a pour but de soutenir les efforts du gouvernement par : a) La préparation et la gestion du processus d’identification biométrique ; b) Le versement des indemnités du personnel éligible des ministères et agences ciblés par le biais d’une agence indépendante ; c) La création d’une caisse de retraite de la fonction publique. 1.5. MISE EN ŒUVRE DU PRRAP La responsabilité technique du projet revient au Ministère de la Fonction Publique via la cellule de mise en œuvre de la Réforme de l’Administration Publique, CMRAP, créée en Décembre 2012 par arrêté ministériel n° CAB.Min/FP/J-CK/GELB/FMD/GMK/082/2012. CMRAP est chargée de la coordination du processus de réforme de l’administration publique et des projets qui soutiennent ces réformes. Elle répond directement au ministre et est également responsable de la mise en œuvre de cette opération financée par l’IDA grâce à une équipe technique et administrative. Il ya donc : - Un Coordinateur de programme (Responsable de la CMRAP) + le service du secrétariat ; - Un Directeur de projet ; - Un Expert en finances et Administration ; - Un Expert en Passation des marchés publics ; - Un Comptable et un Trésorier. 18 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 1.6. CATEGORIES DE DEPENSES ELIGIBLES Le programme est financé à traversle Don IDA H8970-ZR pour un coût de financement Initial de 77 millions USD pour une période de 5 ans. Le 25 août 2017, un financement additionnel de USD45 millions est venu renforcer la mise en œuvre du projet en termes de restructuration et extension de la durée de vie du projet. Ce qui porte le total de financement à 122 millions de USD. En raison de ce renforcement, la date de clôture du PRRAP initialement prévue au 30 avril 2019 est prorogée 30 avril 2021. COUT DU FINANCEMENT N° Catégorie /Composante des Dépenses % PROJET IDA SOUTIEN A LA MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME DE I 39 700 000,00 39 700 000,00 100 REFORME DE LA FONCTION PUBLIQUE Renforcement des capacités pour planifier et coordonner la I.1 3 600 000,00 mise en œuvre du programme Soutien à la restructuration des ministères et institutions I.2 4 000 000,00 ciblées Renforcement des capacités pour le contrôle et la gestion I.3 4 000 000,00 des données de RH Renforcement des capacités pour instaurer un système de I.4 1 600 000,00 gestion des RH Soutien d'un programme pilote de jeunes professionnels I.5 20 800 000,00 pour rajeunir l'administration publique I.6 Soutien à la mise en œuvre et évaluation d'impact 5 700 000,00 SOUTIEN AU PROCESSUS DE DEPART A LA II 30 300 000,00 30 300 000,00 100 RETRAITE II.1 Paiement des indemnités de retraite 27 500 000,00 Instauration d'un mécanisme de règlement des griefs et II.2 1 500 000,00 différends Assistance technique à la création d'une caisse de retraite II.3 1 300 000,00 de la fonction publique · Conseils juridiques pour préparation des textes, règles et procédures juridiques pour la création de la caisse de retraite de la fonction publique (300 000 USD) · Assistance technique pour la mise en œuvre des systèmes et procédures de gestion de la caisse de retraite (1 000 000 USD) III PRIX ET IMPREVUS TECHNIQUES 7 000 000,00 7 000 000,00 100 FINANCEMENT TOTAL REQUIS 77 000 000,00 77 000 000,00 100 19 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 ETAT D’EXECUTION DU BUDGET Au 31 décembre 2017, le budget a été réalisé à près de 95% comme résumé dans le tableau ci-dessous : ALLOCATIONS TAUX N° RUBRIQUE Exécution SOLDE BUDGETAIRES D'EXECUTION 1 APPUI A LA MISE EN ŒUVRE DE LA REFORME 24 466 000,00 25 593 565,65 -1 127 565,65 105 SOUTIEN AU PROCESSUS DE DEPART A LA 2 5 632 100,00 2 927 729,40 2 704 370,60 52 RETRAIRE 3 AUTRES 3 585,05 -3 585,05 - TOTAL 30 098 100,00 28 524 880,10 1 573 219,90 95 De manière globale, le projet a été exécuté à 95% au 31 décembre 207 en dépit d'un léger dépassement de 5 % enregistré sur la ligne de la composante 1. NOTE 2. PRINCIPES ET METHODES COMPTABLES 2.1. PRINCIPES DE BASE Le système comptable est un ensemble de comptabilités informatisées et intégrées où est pratiquéela comptabilité d’engagement. Les comptes du Programme ont été arrêtés conformément aux principes du Système Comptable de l’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (SYSCOHADA) en tenant compte des recommandations de bailleurs de fonds. L’informatisation intégrale de la comptabilité du programme à partir du Logiciel de gestion comptable et financière TOM2PRO a permis la génération automatique des états financiers. Les ressources du Programme sont versées dans un « compte désigné » à Kinshasa. Le compte désigné est le compte principal ouvert au nom de PRRAP auprès de ECOBANKsous le N°0120533112115502 (USD). Il existe un compte d’opérations ouvert sous le N° 0120533112115501 (USD) destiné à recevoir les produits de ventes DAO. A la suite des difficultés financières connues par la BIAC, le Fonds a exigé à PAPAKIN d’ouvrir un deuxième Compte Désignéà ECOBANK, destiné à recevoir les paiements pour financer les opérations sous le N° 0120533112115502/USD et un deuxième compte d’opérations sous le N° 0120533112115501/ USD auprès de la même banque destiné à recevoir les ventes D.A.O. 2.2. ACQUISITIONS DES BIENS ET AMORTISSEMENTS Le Ministère est exempté de toutes taxes. Les biens et services acquis sont comptabilisés à leur prix net hors taxe. Aussi, le Projet ne pratique pas de dotations aux amortissements pour la simple raison que la constatation des charges d’amortissements ne constitue pas une information financière et comptable suffisamment pertinente pour justifier les travaux supplémentaires de calculs et de comptabilisation des amortissements. La notion de dépenses d’investissement prime sur la notion de charge. 20 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 2.3. RETRAIT DES FONDS ET COMPTES DESIGNES Les retraits des fonds se font à partir de deux modes notamment :  Compte désigné Les dépenses éligibles font l’objet des demandes de retrait de fonds transmises àl’Association Internationale de Développement pour la constitution du fonds de roulement dans le compte désigné ;  Paiements Directs Les demandes de paiement direct sont adressées à l’IDA qui procède à un transfert de fonds directement en faveur des fournisseurs et/ou consultants à concurrence du montant des dépenses éligibles. NOTE 3. RESSOURCES DU PROGRAMME La rubrique « ressources » se présente comme suit : Libellé 31.12.2017 31.12.2016 Variation Financement IDA Q8500 PPF 1 003 340 1 003 340 0 Financement IDA H8970 Compte désigné 47 790 857 20 289 988 27 500 869 Financement IDA H8970 Paiement direct 1 935 000 1 935 000 Autres (Ventes DAO) 11 651 8 351 3 300 Total Ressources 50 740 848 21 301 679 29 439 169 Au cours de la période sous revue, le décaissement effectué par l’IDA se chiffre USD 29 439 168,57. Ce montant s’établit comme suit : (i) compte désigné USD 27 500 868,57, soit 93% de l’ensemble des ressources et (ii) paiements directs USD 1 935 000,00. Les Fonds de préparation du Projet (Financement PPF, IDA-Q8500) sont élevés à USD 1 003 340,47, et ont été gérés par le Projet de Renforcement des Capacités en Gouvernance (PRCG) jusqu’en 2014. NOTE 4. EMPLOIS DU PROGRAMME Les emplois présentent une variation à la hausse USD 29 041 287,61 sur la période sous revue divisée en deux composantes comme suit : les dépenses de la ‘’composante 1’’ s’élèvent à USD 17 079 492,18 et celles de la ‘’composante 2’’ sont de l’ordre de USD 11 926 108,10 dont 37,6% sont prises en charge par le gouvernement congolais (soit USD 4 483 800,00). 21 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 4.1. COMPOSANTE 1 : SOUTIEN A LA MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME DE REFORME DU SERVICE PUBLIC La composante 1 se présente comme suit : Libellé 31.12.2017 31.12.2016 Variation 1.1 Renforcement des capacités - mise en œuvre du programme RAP 9 245 487 6 236 180 3 009 307 1.2 Appui restructuration de l’organisation & des fonctions des 8 898 029 4 285 853 4 612 175 ministères et institutions ciblés 1.3 Renforcement capacités pour le contrôle et la gestion des 715 506 469 304 246 202 données RH 1.4 Renforcement capacités pour instaurer un système de gestion des 2 116 958 1 045 014 1 071 943 RH 1.5 Soutien Programme pilote des JPO pour rajeunir le service public. 8 229 753 2 163 330 6 066 422 1.6 Soutien à la mise en œuvre et évaluation d’impact. 8 007 827 5 934 385 2 073 442 Total Composante 1 37 213 559 20 134 067 17 079 492 4.1.1. Sous composante 1.1 La sous composante 1.1. « Renforcement des capacités pour planifier et coordonner la mise en œuvre du programme gouvernemental de réforme de l’administration publique, et créer le consensus autour de celui- ci » enregistre les factures des prestataires repris ci-dessous : Montant Prestataires Prestation en USD Chargé appui Ministère Fonction Publique en renforcement capacités CCM institutionnelles et opérationnelles de l’Inspection de la Fonction Publique dans le 280 555 cadre de la réforme de l’Administration Publique. Divers Bénéficiaires Formation des leaders syndicaux à Matadi. 254 572 Divers Bénéficiaires Frais de fonctionnement de la CSPP 254 210 Links Allen Chargé du recrutement du personnel PRRAP 177 701 Travaux d’actualisation du cadre stratégique de la réforme de l’Administration Divers Bénéficiaires 146 969 publique. Assistance Technique – Appui à la CMRAP & Coaching de la mise en œuvre du WENCESLAS Rudy 143 623 PRRAP. Divers Bénéficiaires Paiement honoraires autres consultants PRRAP 111 297 Chargé de réaliser les travaux supplémentaires sur la nouvelle politique salariale IBNS 103 156 de l’Administration Publique. Assistance Technique au CPMAP et à la CMRAP dans la mise en œuvre de la ISUMBISHO Pascal 86 490 réforme de l’Administration Publique. Assistance Technique – Appui institutionnel construction large consensus autour MABAYA Jean-Paul 85 000 de la réforme de l’Administration Publique. TASK FORCE Paiement honoraires Agence de communication 81 065 ST2i Chargé de développement géo-map des investissements publics 76 836 Divers Bénéficiaires Analyse économie politique RAP: Opportunités & Challenges. 50 425 Chargé suivi mise en place décentralisation & mise en œuvre de la réforme de ILUNGA Jacob 41 400 l’Administration Publique. CIMANGA Jean-Godefroid Chargé de mise en place gestion automatisée litiges retraite. 35 680 Frais voyages & déplacements, Organisation ateliers & réunions, couverture Divers Bénéficiaires 1 080 328 médiatique, impression & reproduction documents, etc. 3 009 Total 307 22 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 La Cellule de Suivi des Projets et Programmes (CSPP) qui assure la facilitation et le suivi de la mise en œuvre du Projet en vue de l’atteinte des résultats escomptés. Les dépenses de CSPP se présentent comme suit : Montant Libellé en USD Honoraires 243 000 Carburant 8 370,00 Frais communication 2 840 Total 245 840 Les honoraires sont payés aux huit (8) Experts de CSPPqui sont : le Coordonnateur, le Coordonnateur Adjoint et les six (6) Chargés de Projets. 4.1.2. Sous composante 1.2 La sous composante 1.2. « Soutien à la restructuration des ministères et institutions ciblés » se détaille comme suit: Montant Prestataires Prestation en USD Divers Bénéficiaires Mission contrôle paie des agents et fonctionnaires de l’Etat 1 068 968 § Evaluation structures standards des 12 ministères Divers Bénéficiaires 742 060 § Prise en charge lauréats structures standards Divers Bénéficiaires Recrutement des jeunes diplômés de la quatrième promotion de l’ENA 637 088 Divers Bénéficiaires Frais de fonctionnement SENAREC 405 615 Divers Bénéficiaires Formation continue des Chefs de Division (CD) et Chefs de Bureau (CB) 283 719 Accompagnement du PRRAP dans la mise en œuvre de l’ARR en RDC pour Divers Bénéficiaires 278 733 l’année 2017. Facilitateurs des Cellules de Changement des Ministères Pilotes (Budget, Plan, Divers Bénéficiaires 226 500 Finances, Portefeuille et Fonction publiques). Divers Bénéficiaires Organisation formation renforcement des capacités de la DEP Finances 146 166 Divers Bénéficiaires Organisation diverses formations et missions, frais voyages & déplacements. 823 326 4 612 Total 175 Le Secrétariat National de Renforcement des Capacités, SENAREC, qui est chargé de coordonner un réseau d’institutions nationales et provinciales pour dispenser une formation sur les initiatives à résultats rapides et la gestion axée sur les résultats afin d’aider les institutions publiques à améliorer leur performance. Au courant de l’exercice sous revu, les dépenses en faveur de SENAREC sont engagées dans le cadre de son fonctionnement. Il s’agit essentiellement des honoraires versés à ses sept (7) Experts et à son service de nettoyage et entretien des bureaux, des frais de carburant et communication. Les dépenses en faveur de l’Ecole Nationale de l’Administration (ENA) correspondent aux frais relatifs aux activités de recrutement des jeunes diplômés de la quatrième promotion (session 2017-2018). Elles s’élèvent à USD 637 087,64 et sont composés principalement des frais de mission (soit 66,3%), d’acquisition des matériels de sensibilisation, d’achat des billets (voyage) et des honoraires des correcteurs. 23 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 4.1.3. Sous composante 1.3 La sous composante 1.3. « Renforcement des capacités pour le contrôle et la gestion des données des Ressources Humaines » enregistre les factures des prestataires repris ci-dessous : Montant Prestataires Prestation en USD Links Allen Chargé de la production des cartes sécurisées pour les agents de l’Etat. 98 750 Organisation des travaux tri, classement et archivage dossiers physiques des Divers Bénéficiaires 68 730 agents et fonctionnaires de l’Etat. Chargé du développement d’un site budgétaire de visualisation de la réforme de INALODE 25 948 l’Administration Publique. Divers Bénéficiaires Chargé de suivi et évaluation du processus SIGRH-Paie. 35 000 Divers Bénéficiaires Mise en place des cartes de service sécurisées 17 774 Total 246 202 - Les honoraires de Links Allen sont payés suivant contrat numéro 582/CMRAP/PRRAP/COORDO/EPM/07/2017 ; - Les paiements du cabinet INALODE sont faits en exécution du contrat numéro 181/CMRAP/ PRRAP/COORDO/EPM/05/2016 ; - Les honoraires sur le suivi et évaluation du processus SIGRH-Paie sont versés aux M. LUZAYAMO Jean et M. TSHIYOMBO Pierre respectivement suivant contrat numéros 388/CMRAP/PRRAP/COORDO/EPM/10/2016 et 389/CMRAP/PRRAP/COORDO/EPM/10/2016. 4.1.4. Sous composante 1.4 La sous composante 1.4. « Renforcement des capacités pour instaurer un système de gestion des Ressources Humaines» se détaille comme suit: Montant Prestataires Prestation en USD § Missions lancement mise en place guichets uniques. Divers Bénéficiaires § Missions recrutement et installation Coordonnateurs et personnel guichets 356 824 uniques. § Missions CTAD - travaux d’établissement des états des lieux des Divers Bénéficiaires administrations des nouvelles provinces. 303 932 § Frais de fonctionnement CTAD ONGA NANA Assistance technique mise en place des guichets uniques 116 500 OPANGA Venance Assistance technique mise en place des guichets uniques 45 586 SAFARI CHIMANUKA Assistance technique mise en place des guichets uniques 60 451 Assistance technique mise en œuvre des guichets uniques dans les ministères ONGA NANA 59 160 compétents Mission revue qualité étude impact bancarisation paie des agents et Divers Bénéficiaires 53 591 fonctionnaires de l’Etat Consultant chargé du suivi de la mise en place de la décentralisation TCHUMA MUSHI 41 400 administrative Mise en œuvre système intégré de la gestion des ressources humaines et paie KIZUNGU CHIHIZA 34 500 (SIGRH-Paie) Total 1 071 943 24 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 - Les dépenses de la Cellule Technique d’Appui à la Décentralisation (CTAD), qui est d’une assistance technique au Projet en vue d’effectuer des diagnostics à l’appui de la réforme de la décentralisation, sont composées principalement de frais de mission (soit USD 202 094,78) engagées dans le cadre des travaux d’établissement des états des lieux des administrations des nouvelles provinces dont le coût global est de USD283 632,30 suivant l’ANO obtenu de l’IDA en date du 11 juillet 2017. Les frais de fonctionnement comprennent les dépenses d’achat de carburant et d’abonnement internet ; - Les honoraires sont payés à M. ONGA NANA suivant les contrats numéros 426/CMRAP/ PRRAP/COORDO/EPM/01/2017 et 611/CMRAP/PRRAP/COORDO/EPM/01/2017. 4.1.5. Sous composante 1.5 La sous composante 1.5. « Soutien d’un Programme pilote des jeunes professionnels pour rajeunir l’administration publique» se détaille comme suit : Montant Prestataires Prestation en USD Divers Bénéficiaires Rémunérations des Jeunes Professionnels de trois vagues (1, 2 et 3). 5 081 600 Divers Bénéficiaires Mission de sensibilisation de recrutement de 1000 Jeunes Professionnels 335 252 Divers Bénéficiaires Paiement des indemnités de coaching des 889 agents de l’Etat retraités. 259 200 Groupement Act for Chargé de développement du programme formation initiale et stage des Jeunes Performance et le Centre professionnels et de la conception des outils pédagogiques de la formation initiale 117 125 d’études de l’Université de ces Jeunes. d’Ottawa SODEICO Chargé du recrutement de 500 Jeunes Professionnels et 50 Coaches. 83 001 Divers Bénéficiaires Paiement des indemnités de coaching des 34 Secrétaires Généraux retraités. 68 000 Divers Bénéficiaires Mission évaluation mise en œuvre des contrats des Jeunes Professionnels 32 421 BETU Thierry Chargé du suivi du programme ‘’Jeunes professionnels’’ 31 200 Autres activités connexes à la mission de sensibilisation de recrutement de 1000 Divers Bénéficiaires 58 624 Jeunes Professionnels Total 6 066 422 - Les honoraires sont payés aux Jeunes Professionnels de trois (3) vagues sur présentation du rapport d’activités mensuelles après validation du service employeur de chacun d’eux ; - La mission de sensibilisation de recrutement de 1000 Jeunes Professionnels a fait l’objet d’un avis de non objection de l’IDA en date du 10 août 2017 ; - Les paiements du Groupement Act for Performance et le Centre d’études de l’Université d’Ottawa sont effectués suivant le contrat numéro 507/CMRAP/PRRAP/COORDO/EPM/ 03/2017 ; - Les honoraires sont versés à SODEICO suivant le contrat n°484/CMRAP/PRRAP/COORDO/EPM/03/2017 ; - Les indemnités de coaching pour les 923 agents et fonctionnaires sont payées dans le cadre de paiement des indemnités de fin de carrière de ces derniers. 25 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 4.1.6. Sous composante 1.6 La sous composante 1.5. « Soutien à la mise en œuvre et évaluation d’impact » se détaille comme suit : Prestataires Prestation Montant Divers Bénéficiaires Frais de fonctionnement du PRRAP 1 466 657 Chargé des travaux de réhabilitation des bureaux de l’Inspection du Ministère de EDISON 205 862 la Fonction publique. GroupeConseil Cabinet Chargé de l’enquête de base de l’évaluation de l’impact de la réforme de BASTEELLTEE & Act for 122 093 l’Administration Publique performance Chargé d’animation et supervision de l’atelier relatif à la présentation et validation Jules DUMAS 93 900 du tableau de bord de suivi des réformes. Divers Bénéficiaires Mission états des lieux et faisabilité TBSI en provinces. 28 636 Restitution 50% garantie réception définitive des travaux réhabilitation bureaux All Trade 25 199 CMRAP & PRRAP. § Organisation divers ateliers & réunions, Divers Bénéficiaires § Acquisitions divers matériels électriques, 131 096 § Acquisitions diverses fournitures de bureau. Total 2 073 442 - Les frais de fonctionnement du PRRAP pour la période sous-revue comportent principalement les dépenses suivantes :  Honoraires payés au personnel (USD 444 571,00) ;  Divers frais bancaires (USD 227 631,13) ;  Honoraires payés aux consultants (USD 136 169,29) ;  Fournitures de bureau (USD 59 290,00) ;  Fourniture Internet : matériels + abonnement (USD 51 572,00) ;  Achat carburant (USD 22 957,00) ;  CDAS, nettoyage et entretien des bureaux (USD 21 450,00) ;  Warrior Security, gardiennage des bureaux (USD 20 592,00). - Les paiements de Act for performance se font sur base du contrat numéro 111/PRRAP/GP/ EPM/10/2015 ; - Les honoraires payés à M. Jules DUMAS suivant contrat numéro 470/CMRAP/PRRAP/ COORDO/EPM/03/2017. 4.2. COMPOSANTE 2 : SOUTIEN AU PROCESSUS DE DEPARTA LA RETRAITE La composante 2 se présent comme suit : Libellé 31.12.2017 31.12.2016 Variation 2.1 Paiement des indemnités de retraite. 11 202 694 55 321 11 147 373 2.2 Instauration d'un mécanisme de règlement des griefs et différends. 253 662 109 900 143 762 2.3 Assistance technique à la création d'une Caisse de retraite de la 1 650 268 1 015 295 634 973 fonction Total Composante 2 13 106 624 1 180 516 11 926 108 26 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 4.2.1. Sous Composante 2.1 Les dépenses enregistrées dans la sous-composante 2.1 « Indemnités de retraite » sont financées par deux sources (l’IDA et le Gouvernement Congolais) pour un montant global USD 11 147 372,96. 4.2.1.1. Dépenses Financées Par l’IDA Les dépenses financées par l’IDA se chiffrent à USD 6 663 572,96 et sont composées principalement de : Montant Prestataires Prestations en USD Collecte des données biométriques des agents et fonctionnaires des ministères pilotes ainsi que des agences des provinces en perspective de la mise à la SIMAC 2 580 000 retraite dans le cadre du PRRAP et du transfert des ressources humaines du pouvoir central aux provinces. Paiement des indemnités de fin de carrière de 889 agents et fonctionnaires de Divers Bénéficiaires 2 535 571 l’Etat des ministères pilotes Organisation des différentes commissions & sous-commissions employées aux travaux de mise à la retraite ; d’identification biométrique des retraités ; de tri des Divers Bénéficiaires dossiers des agents éligibles à la retraite ; d’examen, validation et finalisation 396 130 des listes des éligibles à la retraite ; et de calcul des indemnités de fin de carrière des éligibles. Divers Bénéficiaires Mission de sensibilisation aux opérations de recensement biométrique. 384 761 Paiement des indemnités de fin de carrière de 34 Secrétaires généraux de Divers Bénéficiaires 331 364 l’Administration Publique. Mission de sensibilisation sur la réforme et modernisation de l’Administration Divers Bénéficiaires 205 024 Publique, et le lancement du processus de la mise à la retraite. Chargé de vérification à priori et posteriori de la formule de calcul des allocations Ernest Young 90 143 de fin de carrière pour assurer sa bonne application. Organisation de l’atelier des travaux préparatoires de titularisation des agents & Divers Bénéficiaires 57 660 fonctionnaires de l’Etat. Ets Max-Ana Chargé de la production médailles et certificats des mérites civiques aux retraités 41 494 Divers Bénéficiaires Organisation de la formation de reconversion des retraités. 41 426 Total 6 663 573 - Les honoraires de SIMAC sont payés sur base du contrat n°387/CMRAP/PRRAP/ COORDO/EPM/10/2016 conclu avec le Projet en date du 25 octobre 2016 ; - Les paiements des indemnités de fin de carrière de 34 Secrétaires Généraux et 889 agents de l’Etat ont fait l’objet respectivement des ordonnances numéros 17/026, 17/027 et 17/028 du 10 juillet 2017, et des décrets 17/004, 17/005 et 17/006 du 10 juillet 2017. 4.2.1.1. Dépenses financées par le gouvernement congolais Il s’agit pour l’essentiel des frais engagés dans le cadre de paiement des indemnités de formation pour les 34 Secrétaires Généraux (USD 153 000,00) et 889 agents (USD 4 330 800,00), soit un total de USD 4 483 800,00. Ces dépenses initialement financés sur ressources de l’IDA, ont été déclarées inéligibles par la revue de banque du 16 août au 7 septembre 2017. Il s’agit des sommes forfaitaires versées comme indemnités de transport pour des activités de formation à organiser en faveur des retraités en raison de 150 USD le jour et ce, pendant 30 jours. 27 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 Par sa lettre du 25 janvier 2018, la Banque a levé l’option pour le remboursement, par la République Démocratique du Congo, des montants déclarés inéligibles. Une facture détaillant les instructions de paiement a été transmise au PRRAP. Bien plus, un délai buttoir de 4 mois a été accordé à la RDC pour assurer ce remboursement. En date du 31 mars 2018, le Gouvernement Congolais a procédé au remboursement de la première tranche de USD 1 483 800. Aussi, des dispositions sont prises pour respecter le délai de remboursement et éviter ainsi au projet la suspension des décaissements. 4.2.2. Sous composante 2.2 Les dépenses de la sous-composante 2.2. « Instauration d’un mécanisme de règlements des griefs et différends » se chiffrent à USD 143 762,00 et se détaillent comme suit : Montant Prestataires Prestation en USD Groupement KYGOULE Chargé de mettre en place un mécanisme règlement griefs & différends liés au GROUP CONSULTING & processus de retraite des fonctionnaires de l’Etat des Ministères et structures 94 200 CENACOM ciblés par le PRRAP. Groupement CRDL/ LEO Firme chargée de l’appui à la faisabilité et au déploiement d’un centre d’appel 19 979 BUSINESS de la réforme de l’Administration Publique en RDC. Organisation de l’atelier de validation du rapport produit par le Groupement Divers Bénéficiaires 29 583 KYGOULE GROUP CONSULTING & CENACOM. Total 143 762 - Les facturations ou paiements du Groupement KYGOULE GROUP CONSULTING & CENACOM sont effectuées sur base du contrat n°386/CMRAP/PRRAP/COORDO/ EPM/10/2016 signé avec le PRRAP en date du 24 octobre 2016 ; - Les honoraires du Groupement CRDL/ LEO BUSINESS sont payés sur base du contrat n°718/CMRAP/PRRAP/COORDO/EPM/09/2017 ; - L’organisation de l’atelier de validation du rapport ‘’CENACOM’’ a fait l’objet d’un avis de non objection (ANO) de l’IDA en date du 13 octobre 2017. 4.2.3. Sous composante 2.3 La Sous-composante 2.3 « Assistance technique à la création d’une caisse de retraite de la Fonction Publique » d’un montant de USD 634 973,14, est composée particulièrement des paiements relatifs aux frais de fonctionnement de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale de l’Administration Publique (CNSSAP) dans le cadre des travaux de sa création. Ces travaux se résument en une étude visant à déterminer les modalités d’instauration, de gouvernement, de financement et de gestion des fonds dans le but de garantir le paiement des pensions et leur durabilité. 28 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 Les dépenses sus évoquées sont détaillées de manière que voici : Montant Prestataires Prestation en USD Divers Bénéficiaires Paiement des honoraires des Experts. 283 578 Divers Bénéficiaires Autres frais de fonctionnement. 230 307 Links Allen Chargé du recrutement du personnel. 64 262 la diffusion (TV & radio) dudit testimonial dans le cadre de la campagne ONEDIEZ 20 081 CNSSAP. CMCT Impression, collage & location espace publicitaire sur le bus TRANSCO. 15 800 ONEDIEZ la production du testimonial dans le cadre de la campagne CNSSAP. 14 594 E – Proxy Conception graphique visuels 6 352 Total 634 973 - Les honoraires sont payés aux Experts de la CNSSAP, notamment : le Spécialiste en réforme des régimes de retraite, le Consultant National en Gestion Financière, le Consultant National en Informatique & système d’informations, l’Expert en communication et trois (3) chauffeurs ; - Les autres frais de fonctionnement sont composés essentiellement de :  acquisition des équipements & matériels informatiques, contrats numéros 378/CMRAP/PRRAP/COORDO/EPM/09/2016 et 505/CMRAP/PRRAP/COORDO/ EPM/05/2017 signés respectivement avec Standard Company (USD 57 979,00) et RADIOCOM (USD 27 744,98) ;  Organisation divers ateliers & réunions (atelier de validation du projet d’arrêté d’immatriculation de la CNSAAP, atelier de lancement de la campagne d’immatriculation, réunions avec les syndicats, atelier de renforcement des capacités INAP-CNSSAP (USD 66 433,66) ;  Frais de nettoyage et entretien des bureaux (USD 21 938,00) ;  Formation du personnel (USD 17 521,00) ;  Acquisition des consommables informatiques (USD 15 140,00) ;  Frais achat matériels et abonnement internet (USD 10 850,00) ;  chargé des études, contrôle et surveillance des travaux de réhabilitation des bureaux de la CNSSAP (USD 7 365,00) ;  Frais achat carburant (USD 5 235,00). 4.3. UTILISATION DES RECETTES DAO Il s’agit de divers frais bancaires retenus au compte des ventes DAO durant l’exercice sous examen. 4.4. OPERATION EN ATTENTE Il s’agit des avances versées aux tiers dans le cadre de l’exécution des activités du Projet. Au 31 décembre 2017 le montant des avances à justifiées se chiffrent à USD 34 457,71. Des lettres de relance ont été adressées aux différents débiteurs pour justifier les avances reçues. 29 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 4.5. TRESORERIE 4.5.1. Banque A la clôture, ces comptes présentent les soldes ci-dessous : Libellé 31.12.2017 31.12.2016 Ecobank, Compte Désigné 375 496 - Ecobank, Compte DAO 7 495 5 424 Total 382 991 5 424 Les états de rapprochement bancaire sont régulièrement produits à la fin de chaque mois et celui produit au 31 décembre 2017 révèle que certains titres de paiement ont été émis par PRRAP et n’ont pas été payés par Ecobank à la clôture de l'exercice 2017 dont le montant total s'élève à 514 960,12 USD. Ci-dessous, les détails de ces titres : N° chèque ou OP + Nom du Bénéficiaire Montant OP n°139464 Emmanuel K. 4 500,00 Chq#680405 - F. KABUYA 10 851,00 Chq#680416, Giresse MAKIESSE 500 Chq#680442, Simon LELO 4 000,00 OP#183654, Warrior Security Insight SARL 1 650,00 OP#183655, Warrior Security Insight SARL 1 650,00 OP#183656, PACTILIS 3 288,00 OP#183657, PACTILIS 2 195,00 OP#183658, Ets Dorée Media - M 52 862,00 OP#183659, NAKEZA EXPRESS 32 694,00 OP#183662, TCHUMA MUSHI 4 140,00 Chq#680444, MUSOLE Moise 8 010,00 Chq#680448, Patrick MAHESHE CHIZA 4 000,00 Chq#680459, THOMAS TSHIMANGA 5 000,00 OP#183673, Jacob Ilunga 8 280,00 OP#183674, TCHUMA MUSHI 6 210,00 OP#183675, TCHUMA MUSHI 8 280,00 OP#183681, Jules DUMAS NGUEBOU 9000 Chq#680482, Kin Achat Plus 800 Chq#680484, CONGO SERVICE 2 940,00 OP#183686, E-proxy 2 470,00 OP#183687, JefferyTravels 91 320,00 OP#183688, ACREP 44 577,12 Chq#680487, MBUNGU MBEMBA Eddy 3 000,00 Chq#680488, MBUNGU MBEMBA Eddy 3 000,00 30 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 Chq#680493, Samuel KAULU LUSANGA 3 000,00 Chq#680494, Samuel KAULU LUSANGA 3 000,00 Chq#680497, Diamant EBENE NGANGA 3 000,00 Chq#680499, OTSHULA KAMAMA Pablo 500,00 Chq#680500, Giresse MAKIESSE DEKIKO 500,00 Chq#680501, Honoré TSHIYOYO 7 000,00 Chq#680507, Thomas TSHIMANGA 5 000,00 Chq#680508, TSHIMANGA NSAPU 5 000,00 Chq#680506, TSHIMANGA NSAPU 5 000,00 Chq#680510, Electro Kelly 740,00 Chq#680511, YAV KAT 3 000,00 Chq#680512, KazadiMikambile 5 000,00 Chq#680513, KazadiMikambile 5 000,00 Chq#680514, GUY CIZUNGU BAGENDA 1 700,00 Chq#680515, Garage Sylva 196,00 Chq#680516, Garage Sylva 655,00 Chq#680517, Garage Sylva 834,00 Chq#680518, Garage Sylva 2 555,00 Chq#680519, Garage Sylva 2 946,00 Chq#680520, Garage Sylva 2 310,00 Chq#680521, Garage Sylva 2 670,00 Chq#680522, Garage Sylva 1 134,00 Chq#680523, Garage Sylva 799,00 Chq#680524, MédiaPixel 1 990,00 Chq#680525, CDAS 1 800,00 Chq#680526, CDAS 1 800,00 Chq#680527, CDAS 1 800,00 Chq#680529, CDAS 1 000,00 Chq#680531, Stany BONZA 2 009,00 Chq#680532, MI-COM 1 108,00 Chq#680533, Diamant EBENE NGANGA 3 000,00 Chq#680534, KazadiMikambile 5 000,00 Chq#680535, Simon LELO 4 000,00 Chq#680536, SPOUDAZO 2 400,00 OP#183692, ACT 93 700,00 Chq#680538, SPOUDAZO 2 100,00 OP#183688, ACREP 15 870,00 OP#183687, Amie Jaiteh 627,00 Total 514 960,12 4.5.2. Caisse Le solde du compte caisse se présente comme suit :Libellé 31.12.2017 31.12.2016 Caisse IDA 171 810 Total 171 810 31 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 NOTES ANNEXES AU RELEVE DE DEPENSES er Depuis le 1 janvier jusqu’au 31 décembre 2017, le Compte Désigné a été réapprovisionné seize (16) fois. Le détail de ces approvisionnements se présente comme suit : Demandes soumises Décaissements obtenus Montant sollicité Montant reçu en Date de Ecart N° ord N° DRF en USD Date valeur USD soumission (a) (b) (c)=(a)-(b) 1 09/01/2017 21 1 831 342 10/01/2017 1 831 342 0 2 01/02/2017 22 1 640 687 07/02/2017 1 640 687 0 3 02/03/2017 23 1 713 503 03/03/2017 1 713 503 0 4 22/03/2017 24 1 514 799 27/03/2017 1 514 799 0 5 12/04/2017 25 2 021 469 14/04/2017 2 021 469 0 6 11/05/2017 26 950 274 15/05/2017 950 274 0 7 24/05/2017 27 1 799 115 26/05/2017 1 799 115 0 8 07/06/2017 28 608 754 09/06/2017 608 754 0 9 16/06/2017 29 1 062 018 19/06/2017 1 062 018 0 10 20/06/2017 30 8 589 443 21/06/2017 8 589 443 0 11 21/06/2017 31 1 372 424 26/06/2017 1 372 424 0 12 23/06/2017 32 673 979 29/06/2017 673 979 0 13 14/08/2017 033 B 662 262 17/08/2017 662 262 0 14 23/08/2017 34 276 182 12/09/2017 276 182 0 15 14/09/2017 35 1 346 240 20/09/2017 1 346 240 0 16 13/11/2017 036 B 1 438 379 22/12/2017 1 438 379 0 TOTAL 27 500 869 27 500 869 Les autres dépenses ont fait l’objet de paiements directs pour un montant de USD1,935 millions. 32 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 NOTES ANNEXES A L’ETAT JUSTIFICATIF DU COMPTE DESIGNE NOTE 5.1. RECONSTITUTIONS OPEREES PAR LA BANQUE MONDIALE Cette rubrique enregistre les réapprovisionnements effectués par la Banque Mondiale au profit du compte désigné, au cours de la période sous revue. Le compte désigné ouvert à ECOBANK (H8970) a été réapprovisionné seize fois (16) à hauteur de USD 27,501 millions. Les détails de ces montants se présentent comme dans le tableau repris ci-dessus. NOTE 5.2. PAIEMENTS SUR COMPTE SPECIAL Le montant de 26 628 338,87 figurant dans l’état justificatif du solde du Compte Désigné ECOBANK du Don H8970-ZR représente le total des dépenses réalisées à partir du compte désigné géré par la Coordination du PRRAP. Ces dépenses ont été effectuées soit directement par Banque, soit par la caisse. 33 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 NOTE SUR LA CONFORMITE D’EXECUTION DU PROJET EXAMEN DU RESPECT DES CONDITIONS DE L'ACCORD DE DON Nous avons examiné les conditions de l'Accord de Don IDA H8970-ZR. Il s’agit de vérifier la correcte application des conditions définies dans l'accord de don au niveau du financement des activités admissibles par catégorie de dépenses ainsi qu’au niveau des clauses financières et des critères d’éligibilité. EXAMEN DU RESPECT DES REGLES ET DES PROCEDURES Il s’agit des règles et procédures consignées dans l'accord de don. Nos travaux ont consisté à vérifier :  le respect général des règles et procédures applicables généralement aux Projets de Développement financés par la Banque Mondiale ;  le respect des règles et procédures particulières stipulées dans l'accord de don. EXAMEN DU RESPECT DES CONDITIONS DE DECAISSEMENT L’objectif est de s’assurer que :  les procédures de décaissement sont correctement suivies ;  les décaissements sont appuyés par des pièces justificatives et sont correctement autorisés ;  les relevés de dépenses et les demandes de décaissement représentent les mêmes informations ;  les fonds décaissés ne sont pas utilisés à des fins autres que celles prévues par l'Accord de don. 34 Ministère de la Fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 TITRE II : ANNEXES AU RAPPORT D’AUDIT 35 Ministère de la fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 ANNEXE 1A : RECONCILIATION DES FONDS a) Par DRF A. FONDS RECUS PAR LE PRRAP B. FONDS DECAISSES PAR IDA METHODE DE ECART MONTANT en DECAISSEMENT N° N° DEMANDE BENEFICIAIRE MONTANT USD DATE VALEUR N° DEMANDE BENEFICIAIRE DATE VALEUR C=A-B USD UTILISE 1 DA-B 21 PRRAP 1 831 342 10/01/2017 DA-B 21 PRRAP 1 831 342 10/01/2017 0 Appro Compte Désigné 2 DA-B 22 PRRAP 1 640 687 07/02/2017 DA-B 22 PRRAP 1 640 687 07/02/2017 0 Appro Compte Désigné 3 DA-B 23 PRRAP 1 713 503 03/03/2017 DA-B 23 PRRAP 1 713 503 03/03/2017 0 Appro Compte Désigné 4 DA-B 24 PRRAP 1 514 799 27/03/2017 DA-B 24 PRRAP 1 514 799 27/03/2017 0 Appro Compte Désigné 5 DA-B 25 PRRAP 2 021 469 14/04/2017 DA-B 25 PRRAP 2 021 469 14/04/2017 0 Appro Compte Désigné 6 DA-B 26 PRRAP 950 274 15/05/2017 DA-B 26 PRRAP 950 274 15/05/2017 0 Appro Compte Désigné 7 DA-B 27 PRRAP 1 799 115 26/05/2017 DA-B 27 PRRAP 1 799 115 26/05/2017 0 Appro Compte Désigné 8 DA-B 28 PRRAP 608 754 09/06/2017 DA-B 28 PRRAP 608 754 09/06/2017 0 Appro Compte Désigné 9 DA-B 29 PRRAP 1 062 018 19/06/2017 DA-B 29 PRRAP 1 062 018 19/06/2017 0 Appro Compte Désigné 10 DA-B 30 PRRAP 8 589 443 21/06/2017 DA-B 30 PRRAP 8 589 443 21/06/2017 0 Appro Compte Désigné 11 DA-B 31 PRRAP 1 372 424 26/06/2017 DA-B 31 PRRAP 1 372 424 26/06/2017 0 Appro Compte Désigné 12 DA-B 32 PRRAP 673 979 29/06/2017 DA-B 32 PRRAP 673 979 29/06/2017 0 Appro Compte Désigné 13 DA-B 0 33 B PRRAP 662 262 17/08/2017 DA-B 0 33 B PRRAP 662 262 17/08/2017 0 Appro Compte Désigné 14 DA-B 34 PRRAP 276 182 12/09/2017 DA-B 34 PRRAP 276 182 12/09/2017 0 Appro Compte Désigné 15 DA-B 35 PRRAP 1 346 240 20/09/2017 DA-B 35 PRRAP 1 346 240 20/09/2017 0 Appro Compte Désigné 16 DA-B 0 36 PRRAP 1 438 379 22/12/2017 DA-B 0 36 PRRAP 1 438 379 22/12/2017 0 Appro Compte Désigné TOTAL 27 500 870 27 500 870 0 b) Par DPD A. FONDS RECUS PAR SIMAC B. FONDS DECAISSES PAR IDA METHODE DE N° N° DEMANDE BENEFICIAIRE MONTANT USD DATE VALEUR N° DEMANDE Bénéficiaire MONTANT en USD DATE VALEUR ECART DECAISSEMENT C=A-B UTILISE 1 001 SIMAC 967 500,00 13/01/2017 001 SIMAC 967 500,00 13/01/2017 0 Paiement direct 2 33 SIMAC 967 500,00 29/06/2017 33 SIMAC 967 500,00 29/06/2017 0 Paiement direct Total 1 935 000,00 1 935 000,00 0 36 Ministère de la fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 ANNEXE 1 B : VENTES D.A.O. DATE LIBELLES MONTANT USD 31/05/2017 Ventes DAO mois de mai 2017 300,00 20/06/2017 Ventes DAO mois de juin 2017 750,00 25/07/2017 Ventes DAO mois de juillet 2017 1 350,00 03/08/2017 Ventes DAO en date du 03 août 2017, M. Patrice YOKO 150,00 10/08/2017 BV#1553559, WINA Sarl - Mme Mireille MASINA/ Ventes DAO: Rafraîchissement murs extérieurs AP 150,00 11/08/2017 BV#1553686, KAVIRA/ Ventes DAO: Acquisition équipements communication 150,00 14/08/2017 BV#1605255, MAS Group Construction SA/ Ventes DAON#004/.../2017 150,00 18/08/2017 BV#1553977, ETCS Sarl - MAYALA/ Ventes DAO du 18 août 2017 150,00 22/08/2017 BV#1632077, MERJ ENTREPRISE - MAKWALA/ Ventes DAO du 22 août 2017 150,00 TOTAL 3 300,00 37 Ministère de la fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 ANNEXE 2 : LES ACTIFS IMMOBILISES N° Financement Libellé Montant ACTIV RUBR SOUS-LOCAL Site pièce Catégorie 0001 Matériels de bureau 956,00 A1602 A01 01 - 1 01UGPR 01 0001 Matériels informatiques 35 488,00 A1602 A02 01 - 1 01UGPR 01 0001 Véhicules 39 900,00 A1601 A03 01 - 1 01UGPR 01 0022 Achat fontaine d'eau pour bureau 210,00 A1601 A01 03 - 01 01UGPR 01 0054 Acompte achat 3 véhicules Projet 45 000,00 A1601 A03 03 - 01 01UGPR 01 0102 LTC/ Solde achat 3 véhicules Projet 45 000,00 A1601 A03 03 - 01 01UGPR 01 0242 Achat chaise bureau 130,00 A1601 A04 03 - 01 01UGPR 01 0242 Achat table bureau 200,00 A1601 A04 03 - 01 01UGPR 01 0034 Acquisition mobiliers de bureau CMRAP 6 181,00 A1602 A04 03 - 01 01UGPR 01 0090 Acquisition matériels informatiques du PRRAP 6 720,00 A1601 A02 03 - 01 01UGPR 01 0172 TABLES PLASTIQUES BUREAU 111,00 A1601 A04 03 - 01 01UGPR 01 0174 RETOUR CAISSE/ACHAT CHAISES BUREAU A1601 A04 03 - 01 01UGPR 01 0157 Fact. N° 009/ Acquisition de mobiliers de bureau de l'Inspection Générale du MINIFOP (Lot2) 38 180,00 A1602 A04 03 - 01 01UGPR 01 0158 Fact. N° 187/015 Acquisition des matériels et outils d'aide à la communication sur la RAP 2 685,00 A1103 A02 03 - 01 01UGPR 01 0159 Fact. 009/ Acquisition de mobiliers de bureau du PRRAP (Lot3) 32 210,00 A1602 A04 03 - 01 01UGPR 01 0215 BSC N° 0389/ Achat onduleur 145,00 A1601 A02 03 - 01 01UGPR 01 0190 Aquisitioncontenairs et chaines pour le stockage des équipement CMRAP 12 527,00 A1602 A01 03 - 01 01UGPR 01 0010 CMRAP/LFournitures bureau 1 535,00 D8888 A01 02 - 08 01FOPU 01 0255 Groupe electrogène PRRAP 37 150,00 A1601 A01 03 - 01 01UGPR 01 0270 Acquisition mobiliers de bureau de la CMRAP 76 896,00 A1602 A04 03 - 01 01UGPR 01 0307 MULTIPLICATION DEPLIANTS ET INVITATION A1103 A08 03 - 01 01FOPU 01 0332 ACHAT 2 CONTENAIRES 6 400,00 A1602 A06 03 - 01 01FOPU 01 0339 MFP/Points focaux, matériels informatiques 18 082,90 A1201 A02 03 - 01 01FOPU 01 0342 Matériels informatiques CMRAP et INSPECTION 109 796,25 A1602 A02 03 - 01 01FOPU 01 0454 Acquisition de mobiliers de bureau du PRRAP (Lot3) 17 760,00 A1602 A04 03 - 01 01UGPR 01 0474 ANNULATION ECRITURE 307 A1103 A08 03 - 01 01FOPU 01 0122 Bibiche Muteba, achat kit téléphones bureau 1 146,00 A1601 A01 03 - 01 01UGPR 01 0044 DasafiDecor, acquisition mobiliers de bureau / Inspection FP 38 180,00 A1602 A04 03 - 01 01FOPU 01 0043 Kadac, acquisition mobiliers de bureau 14 450,00 A1602 A04 03 - 01 01UGPR 01 38 Ministère de la fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 0088 Orange Computers, achat 3 imprimantes, 5 destructeurs et 5 scanners 5 135,00 A1601 B08 03 - 01 01UGPR 01 0072 Acquisition mobiliers de bureau Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSSA) 34 197,50 A2301 A04 03 - 01 01FOPU 01 0073 Standard Company, acquisition matériels informatiques CMRAP 109 796,25 A1602 A02 03 - 01 01FOPU 01 0146 Achat routeur Mikrotik 270,00 A1601 B08 03 - 01 01UGPR 01 0170 Femme Vertueuse, acquisit° mobiliers bureau (solde) CNSSA 34 197,50 A2301 A04 03 - 01 01FOPU 01 0326 Simac, acquisition 3 onduleurs protection et sécurisation Data Center 98 912,21 A1302 A02 03 - 01 01FOPU 01 0332 Cimpex, acquisition véhicule 4 x 4 PRRAP 33 600,00 A1601 B09 03 - 01 01UGPR 01 1524 Achat fontaine eau / Coordo. 200,00 A1601 A01 03 - 01 01UGPR 01 1370 Cimpex, solde acquisition véhicule 4 x 4 / Coordo. 22 400,00 A1601 B09 03 - 01 01UGPR 01 1539 Achat 2 photocopieurs 10 400,00 A1601 B08 03 - 01 01UGPR 01 1539 Achat 5 destructeurs papier 1 300,00 A1601 B08 03 - 01 01UGPR 01 1539 Achat 10 tablettes avec carte sim 5 400,00 A1601 B08 03 - 01 01UGPR 01 Acquisition matériels informatiques Caisse Nationale Sécurité Sociale de l'Adm. Publique 1540 135 284,35 A2302 A02 03 - 01 01FOPU 01 (CNSSAP) 0013 Régul. ECOB2#2069/2016: frais déplacement - installation Groupe électrogène bureaux PRRAP 2 360,00 A1601 A01 03 - 01 01UGPR 01 0317 Standard Company, solde achat matériels informatiques CNSSAP 57 979,00 A2302 A02 03 - 01 01FOPU 01 0380 Achat Kit Vsat et Routeur 20 140,00 A1601 A02 03 - 01 01UGPR 01 0480 Achat matériels informatiques Cellules changement 19 440,00 A1601 A02 03 - 01 01UGPR 01 0622 Achat 5 clés DungleTompro 1 162,80 A1601 A02 03 - 01 01UGPR 01 0872 KADAK, Acquisition des mobiliers de bureau supplémentaires du PRRAP 37 015,00 A1602 A04 03 - 01 01UGPR 01 2760 Sté Etendard, Acquisit° équipements informatiques gestion Automatisée litiges: montant contrat 10 508,00 A1601 A02 03 - 01 01UGPR 01 Total 1 226 736,76 39 Ministère de la fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 ANNEXE 3 : LETTRE D’AFFIRMATION 40 Ministère de la fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 41 Ministère de la fonction Publique Audit des comptes du Projet de Réforme et de Rajeunissement de l’Administration Publique (PRRAP) Financement : Don IDA N°H8970-ZR 31 décembre 2017 42