REPUBLIQUE DU BURUNDI MINISTERE DES DROITS DE LA PERSONNE HUMAINE, DES AFFAIRES SOCIALES ET DU GENRE PROJET D’APPUI AUX FILETS SOCIAUX « MERANKABANDI » Avenue de la JRR, No 16, Rohero I, B.P. 1031 Bujumbura merankabandi@gmail.com Manuel d´Opérations * Transferts monétaires © Décembre 2017 Page | 1 TABLE DES MATIÈRES LISTE DES FIGURES……………………………………………………….………………5 LISTE DES ABLEAUX……………………………………………………………………...5 ABREVIATIONS ET ACRONYME………………………………………………………5 SECTION 1 : INTRODUCTION ........................................................................................................ 8 1.Contexte et justification du Programme......................................................................... 8 2.Objectif du Programme ................................................................................................. 9 3.Bénéficiaires du Programme ......................................................................................... 9 4.Composantes du Programme ..................................................................................... 10 5.Contenu et usage du manuel ...................................................................................... 15 SECTION 2 : COUVERTURE DU PROGRAMME ET CIBLAGE GEOGRAPHIQUE ........... 17 6.Couverture du programme (provinces et communes) ................................................. 17 7.Nombre de collines à sélectionner par commune ........................................................ 18 8.Nombre de ménages bénéficiaires par colline............................................................. 21 9.Phasage par province et commune ............................................................................. 22 10.Processus de sélection des collines .......................................................................... 23 10.1. Sensibilisation des autorités locales, par province..................................................................... 23 10.2. Atelier réunissant les chefs de collines, par commune .............................................................. 23 10.3. Cérémonie de tirage aléatoire ................................................................................................... 23 11.Évaluation et passage de la première à la seconde phase........................................ 24 SECTION 3 : SELECTION DES BÉNÉFICIAIRES ...................................................................... 25 12.Bénéficiaires ............................................................................................................. 25 13.Processus de sélection ............................................................................................. 26 14.Établissement des comités collinaires ....................................................................... 27 14.1. Rôle ............................................................................................................................................ 27 14.2. Composition ............................................................................................................................... 27 14.3. Mise sur pied.............................................................................................................................. 28 14.4. Formation des membres et compensation ................................................................................ 28 15.Activités de communication et de sensibilisation préalables à l´enquête ................... 28 16.Sélection des variables et conception de la formule PMT ......................................... 29 17.Établissement du score PMT .................................................................................... 30 18.Déroulement de l´enquête ......................................................................................... 32 19.Journée de rattrapage pour l’enquête ....................................................................... 33 20.Affichage de la liste provisoire ................................................................................... 34 21Validation communautaire et établissement de la liste finale...................................... 34 21.1. Objectif ...................................................................................................................................... 34 21.2. Convocation de l’assemblée de validation communautaire ...................................................... 34 21.3. Déroulement de l’assemblée de validation communautaire ..................................................... 35 Page | 2 21.4. Plaintes liées au ciblage ............................................................................................................. 36 21.5. Approbation de la liste finale par l´UAP .................................................................................... 37 21.6. Affichage de la liste des bénéficiaires retenus .................................................................................. 37 21.7. Affichage de la convocation pour l’enregistrement ............................................................................ 37 21.8. Impression des feuilles d’enregistrement ......................................................................................... 38 22.Inclusion des ménages Batwa................................................................................... 38 SECTION 4 : ENREGISTREMENT................................................................................................. 40 23.Recrutement et rôle du cabinet d´enregistrement ..................................................... 40 24.Eléments fournis par l’UAP au cabinet d’enregistrement ........................................... 40 25.Document nécessaire pour l’enregistrement : la carte nationale d’identité (CNI) ....... 41 26.Établissement du plan logistique et du calendrier d´enregistrement .......................... 41 27.Formations des agents d´enregistrement .................................................................. 42 28.Activités de communication préalables à l´enregistrement ........................................ 42 29.Préparation du travail d´enregistrement sur le terrain................................................ 43 30.Vue d´ensemble du processus d´enregistrement ...................................................... 43 31.Déroulement de la journée d´enregistrement ............................................................ 45 Poste 1 : Information .......................................................................................................................... 45 Poste 2 : Enregistrement..................................................................................................................... 46 Poste 3 : Agence de paiement ............................................................................................................ 46 SECTION 5: PAIEMENTS ................................................................................................................ 47 32.Montant, nombre et fréquence des transferts ............................................................ 47 33.Recrutement et critères de sélection des agences de paiements .............................. 47 34.Cycle opérationnel des paiements et rôle des agences de paiements ...................... 47 34.1. Disponibilité de 3000 cartes SIM par l’UAP ............................................................................... 47 34.2. Formation des bénéficiaires ....................................................................................................... 48 34.3. Déclenchement des paiements aux bénéficiaires ...................................................................... 48 34.4. Rapprochement, preuves d’envoi .............................................................................................. 48 34.5. Demande de fonds ..................................................................................................................... 48 34.6. Politique de sortie du programme ............................................................................................. 49 SECTION 6 : SYSTÈME DE GESTION DES CAS SPECIAUX ET DE GESTION DES PLAINTES ........................................................................................................................................... 50 35.Traitement des cas spéciaux ..................................................................................... 50 36.Système et traitement des plaintes ........................................................................... 52 SECTION 7 : LES ACTEURS ........................................................................................................... 55 37.Le Comité de pilotage ............................................................................................... 55 38.Le Comité technique de la Commission Nationale de Protection sociale .................. 56 39Le Secrétariat Exécutif Permanent de la CNPS ......................................................... 57 40.La Direction de l’Assistance sociale et de la Solidarité nationale .............................. 57 41.L’Unité d’Appui à la mise en œuvre du Projet (UAP) ................................................. 58 41. 1. Niveau central ........................................................................................................................... 58 42.2. Niveau local ............................................................................................................................... 59 Page | 3 42.Les Comités collinaires du Projet .............................................................................. 59 43.Les Cabinets de collecte de données ........................................................................ 60 44.Les Cabinets d’enregistrement des bénéficiaires ...................................................... 61 45.Les Agences de paiement ......................................................................................... 61 SECTION 8 : SYSTEME DE SUIVI ET ÉVALUATION............................................................... 62 46.Suivi des indicateurs de résultats .............................................................................. 62 47.Indicateurs des objectifs de développement du projet ............................................... 63 48.Indicateurs de résultats intermédiaires ...................................................................... 65 49.Évaluations opérationnelles ...................................................................................... 71 49.1. Questionnaires ........................................................................................................................... 72 49.2. Contrôles inopinés ..................................................................................................................... 72 49.3. Audits externes .......................................................................................................................... 72 50.Evaluation d’impact ................................................................................................... 73 51.Suivi des performances ............................................................................................. 74 52.Rapportage des activités ........................................................................................... 75 53.Acteurs du suivi-évaluation et leur besoin en information .......................................... 76 SECTION 9 : SYSTEME DE GESTION DE L’INFORMATION................................................. 78 54.Les objectifs du Système d'information intégré de gestion du projet (MIS)................ 78 55.Les axes du MIS ....................................................................................................... 78 56.Les modules du MIS ................................................................................................. 79 57.Applications / architecture du MIS ............................................................................. 81 Annexe 1 : Questionnaire d’enquête PMT ...................................................................... 84 Annexe 2 : Modèle de feuille d’enregistrement avec la carte de bénéficiaire ................. 87 Annexe 3 : Modèle de formulaire de plainte ................................................................... 90 Annexe 4 : Formulaire de validation communautaire ..................................................... 92 Annexe 5 : TDRs Cabinet de collecte de données et d’enregistrement .......................... 93 Annexe 6 : TDRs pour Agence de paiement ................................................................ 104 Page | 4 LISTE DES FIGURES Figure 1 : Etapes de la sélection des ménages 26 Figure 2 : Schéma global du PMT 30 Figure 3 : Organisation générale de l’enregistrement 45 Figure 4 : Modules du MIS 79 Figure 5 : Architecture du MIS 82 LISTE DES TABLEAUX Tableau 1 : Provinces et communes couvertes par le programme 17 Tableau 2 : Nombres de collines à sélectionner par commune 18 Tableau 3 : Nombre de collines à sélectionner par commune et par zone 19 Tableau 4 : Nombres de ménages à sélectionner par colline 21 Tableau 5 : Phasage du programme par provinces et communes 22 Tableau 6 : Types de rapports et fréquences de diffusion 75 Tableau 7 : Rôle et besoin en information des acteurs de Suivi-Evaluation 76 ABBRÉVIATIONS ET ACRONYMES ACM Analyse en correspondance multiple AG Assemblée Générale AI Audit interne AP Agence de paiement BIF Franc burundais BM Banque Mondiale CC Comité collinaire CDFC Centre de Développement Familial et Communautaire CNCA Comité de Coordination des Aides CNPS Commission Nationale de Protection Sociale COPI Comité de pilotage CSLP Cadre Stratégique de Lutte contre la Pauvreté CT-CNPS Comité Technique de la Commission nationale de Protection Sociale DGSSN Direction Générale de l’Assistance Sociale et de la Solidarité Nationale ECVMB Enquête sur les conditions de vie des ménages au Burundi FAPS Fonds d’appui à la protection sociale IBE Indice de bien être Page | 5 IDA International Développement Association IEC Information Education Communication ISTEEBU Institut de Statistique des Etudes Economiques du Burundi MDPHASG Ministère des Droits de la Personne Humaine, des Affaires sociales et du Genre MFBP Ministère des Finances, du Budget et de la Privatisation MIS Management Information System MO Manuel d’opérations MSPLS Ministère de la Santé Publique et de la Lutte contre le Sida ODD Objectif de développement durable ODP Objectif de Développement du Projet ONG Organisations Non-Gouvernementales OT Opérateur de terrain PFE Pratiques Familiales Essentielles PIB Produit intérieur brut PMT Proxy Means Test PO/PB 4.10 Politique de la Banque mondiale sur les peuples autochtones PTBA Plan de Travail et Budget Annuels RAC Responsable des activités complémentaires RCD Responsable de la collecte des données RFS Revue des filets sociaux RP Responsable des paiements RPO Responsable provincial des opérations S&E Suivi et évaluation SCO Spécialiste charge des opérations SEP/CNPS Secrétariat Exécutif Permanent de la Commission Nationale de Protection sociale SFC Spécialiste charge de la Formation et communication sociale SIG Système d’information et de gestion SiiPS Système d’Information intégré sur la Protection Sociale SIM Subscriber Identity Module SNPS Stratégie Nationale de Protection sociale SSE Spécialiste du suivi et évaluation TDR Termes de Référence TM Transfert monétaire Page | 6 UAP Unité d’Appui à la mise en œuvre du Projet UNICEF United Nations Children’s Fund USD Dollars Américains Page | 7 SECTION 1 : INTRODUCTION 1. Contexte et justification du Programme Le Burundi se trouve confronté à la fois à un contexte d’urgence humanitaire dans certaines régions, tout en devant remédier à la vulnérabilité structurelle de ses membres les plus pauvres ; le besoin de filet social doit donc tenir compte de cette double dimension. Les bailleurs de fonds sont encore responsables du financement et de l’exécution de la plupart des interventions de filets sociaux dans le pays (autour de 80 pour cent), bien que la part de leur financement soit en baisse (elle est passée de 4,3 pour cent du PIB en 2010-2011 à 3,6 pour cent en 20131). Le financement des filets sociaux par le Gouvernement est limité. En 2013, les dépenses en assistance sociale étaient en hausse et représentaient 0,97 pour cent du PIB ; cette tendance s’est toutefois inversée en 2015, avec la réallocation des dépenses sociales à d’autres postes. Dans leur ensemble, les programmes de protection sociale ne sont pas axés sur la réduction de la pauvreté structurelle ni sur la consolidation de la résilience des ménages vulnérables et ne constituent pas un filet de protection sociale efficace. La plupart des interventions portent sur le court terme, elles sont dispersées et à petite échelle. L’alimentation scolaire ne couvre par exemple que 15 pour cent des enfants de primaire. Ces interventions emploient différentes méthodes de ciblage et leur processus de suivi et d’évaluation d’impact sont limités, c’est pourquoi il est difficile de mesurer leur contribution à la réduction de la pauvreté, mais aussi leur impact sur les résultats de développement humain. Le Burundi a besoin de réponses humanitaires et d’un système efficace de programmes à moyen et à long terme articulés autour d’objectifs nationaux ; le pays a mis en place des éléments institutionnels clés pour permettre l’instauration de ces programmes. Les objectifs nationaux ont été fixés dans le Cadre Stratégique de Lutte contre la Pauvreté (CSLP) et dans la Politique nationale de protection sociale (avril 2011). Un organe interministériel de coordination, la Commission nationale de protection sociale, a été créé en avril 2013 ; un secrétariat (SEP/CNPS) dont la mission consiste à soutenir l’exécution 1 Mise à jour Revue des Filets Sociaux, 2015 Page | 8 de la PNPS a été institué début 2014 ; en 2015, celui-ci a mis en place des structures provinciales ; en 2016, des groupes thématiques ont été constitués. Avec le soutien de la Banque mondiale et de l’UNICEF, le SEP/CNPS a développé une Stratégie nationale de protection sociale définissant les priorités du Gouvernement. Le Projet vise à aider le Gouvernement à protéger les plus vulnérables tout en mettant les mécanismes d’exécution destinés à un système de filet social de base visant à réduire les vulnérabilités structurelles et à promouvoir les moyens d’existence. Ce Projet soutiendra un programme de filet social ciblé et monétaire susceptible de contribuer à la réduction de la pauvreté à court terme et aux investissements dans le capital humain et productif pour la réduction de la pauvreté à long terme, tout en contribuant à atteindre l’ODD1. Le programme de transferts monétaires constituera également un point d’ancrage permettant de renforcer la résilience des pauvres en milieu rural. 2. Objectif du Programme L’objectif du Projet proposé consiste à fournir des transferts monétaires réguliers et prévisibles aux ménages avec des enfants vivant en situation d’extrême pauvreté et de vulnérabilité dans des zones sélectionnées tout en consolidant les mécanismes clés d’exécution en vue de l’élaboration d’un système de filet social de base. Ces mécanismes comprendront : un processus de ciblage ainsi qu’une base de données des bénéficiaires, un système de gestion des informations assorti d’un module de paiement et un système de base de suivi et d’évaluation. 3. Bénéficiaires du Programme Les bénéficiaires directs du Projet sont les ménages inscrits dans la base de données des bénéficiaires et recevant les transferts monétaires. Au sein des ménages, les femmes (à qui sont versés les transferts monétaires et qui sont ciblées par certaines des activités de promotion de changement des comportements) et les enfants de moins de 12 ans (qui constituent les cibles des activités de changement de comportements et des investissements dans le capital humain) sont censés être les principaux bénéficiaires des interventions du Projet. Les bénéficiaires directs englobent également les deux organismes d’exécution (le Secrétariat Exécutif Permanent de la Commission Nationale Page | 9 de Protection sociale et la Direction Générale de l’Assistance Sociale et de la Solidarité Nationale du MDPHASG) par le biais des activités de consolidation des capacités. Les bénéficiaires indirects incluent les ménages vivant dans les collines où le programme de transferts monétaires et ses interventions complémentaires opèrent par le biais du changement des comportements générés au niveau des collines par les activités de promotion et par le biais de l’impact des transferts monétaires sur l’économie locale. 4. Composantes du Programme Pour atteindre les objectifs de développement proposés, le Projet est articulé autour de trois composantes : la première soutiendrait le développement et l’exécution d’un programme de filet social fondé sur des transferts monétaires, le programme Merankabandi, la seconde appuierait le développement de mécanismes d’exécution clés destinés à un système de filet sociaux de base et le troisième appuierait l’exécution du Projet. Composante 1 : Soutien au programme de transferts monétaires (26,7 millions USD) La première composante sera consacrée au soutien du programme Merankabandi2de transferts monétaires qui sera mis en œuvre par étapes. Ce programme préfigurerait un programme national visant à terme à toucher les ménages les plus pauvres (premier quintile) du Burundi vivant en situation d’insécurité alimentaire (environ 300 000 ménages, soit 1,9 millions de personnes3). Le Projet proposé soutiendra la première phase du programme, qui consiste à atteindre les ménages avec enfants les plus pauvres et vulnérables vivant dans les régions du Nord et du Centre-Est (les quatre provinces abritent environ 94 000 ménages appartenant au premier quintile) (estimations de la carte de la pauvreté, 2016). Le programme de filet sociaux s’articulerait autour de deux éléments : (1) des paiements prévisibles et réguliers et (2) la promotion des fondations du capital humain, qui renvoie et se résume à l’ensemble des mesures d’information, de communication et d’éducation conçues pour inciter à l’adoption de comportements positifs en matière d’amélioration de la nutrition, de développement de la petite enfance et de fréquentation scolaire parmi les ménages et communautés bénéficiaires. 2 Merankabandi signifie « sois égal aux autres » 3 La taille moyenne des ménages du premier quintile est de 6,4 membres (ECVMB 2013/14) Page | 10 Sous-composante 1.1 : Transferts monétaires (équivalant à 19,5 millions USD) L’objectif des transferts monétaires consiste à fournir des revenus prévisibles et réguliers aux ménages en situation d’extrême pauvreté et d’insécurité alimentaire afin de leur permettre d’accroître leur consommation et d’investir dans les fondements du capital humain de leurs enfants. Les transferts monétaires réguliers constituent le premier élément fondamental du programme destiné à aider les bénéficiaires à satisfaire leurs besoins de base. Le montant et la régularité des transferts constituent également des éléments importants de l’impact économique indirect des transferts, qui passe par l’activation de l’économie locale et des investissements productifs. Le Projet proposé soutiendra le versement de transferts monétaires aux ménages bénéficiaires et les frais de financement associés, ainsi qu’un soutien permettant aux ménages bénéficiaires d’acquérir des pièces d’identité nationales. Pour des raisons opérationnelles, les paiements se feraient dans un premier temps tous les deux mois4. Une fois que le système sera bien en place et que sa fiabilité aura été avérée, ils pourront devenir mensuels afin de renforcer la fonction stabilisatrice des transferts au niveau de la consommation des ménages. Sous-composante 1.2 : Des changements comportementaux favorables à des investissements dans le capital humain (équivalant à 7,2 millions USD) Le second élément fondamental soutenu par le Projet est la promotion des investissements des ménages dans les fondements du capital humain, en particulier chez les femmes et les enfants. L’information, l’éducation et la communication (IEC) serviront à (1) expliquer les processus et objectifs du programme aux ménages bénéficiaires (1 module), (2) à encourager à l’évolution des comportements en matière de santé maternelle et infantile, de nutrition et de développement de la petite enfance au sein des ménages et des communautés vivant dans les régions sélectionnées (3 modules) et (3) encourager la participation et le maintien à l’école des enfants en âge d’être scolarisés et dispenser une éducation financière de base (2 modules). Ces sessions se poursuivront pendant six mois après la fin des transferts monétaires. 4 Le pilote de Concern a fourni des téléphones mobiles à tous les bénéficiaires comme moyen de faciliter la communication avec les bénéficiaires, l’intégration des ménages au sein de la communauté et éventuellement comme moyen de paiement. Sur la base de cette expérience et de l’étude de paiement, le premier versement bimensuel s’élèvera à 20 000 BIF et inclura la remise d’un téléphone mobile). Page | 11 Cette sous-composante soutiendra l’élaboration de la méthodologie et du programme d’IEC, mais aussi l’exécution et la supervision des activités de promotion. Trois modules de l’IEC viseront à promouvoir un meilleur état de santé et une meilleure nutrition chez les enfants et les femmes enceintes et allaitantes, mais aussi de meilleurs résultats en matière de développement de la petite enfance dans le but d’améliorer la préparation scolaire des enfants. Composante 2 : Soutien aux mécanismes d’exécution clés d’un système de filets sociaux de base (équivalant à 7,5 millions USD) La seconde composante soutiendra le développement et la mise en œuvre de quatre instruments fondamentaux pour le programme de transferts monétaires : un mécanisme de ciblage et une base de données des bénéficiaires potentiels, les modules fondamentaux d’un système de base de gestion des informations, des modules de suivi et d’évaluation et le renforcement des capacités pour l’exécution de la SNPS. Ces instruments se centreront sur le programme de transferts monétaires décrit dans la Composante 1, mais auront à plus long terme vocation à être utilisés par une plus vaste série de programmes ciblés qui contribueront à atteindre les objectifs de la SNPS. Sous-composante 2.1 : Mise en œuvre d’une base de données préalable au registre (équivalant à 2,0 millions USD) Parmi ces instruments, la base de données des bénéficiaires et le mécanisme de ciblage qui lui est associé constituent un pilier essentiel de la coordination des programmes. Ils sont également essentiels pour garantir la transparence de la sélection des bénéficiaires du programme dans le contexte burundais de fragilité récurrente et de pauvreté structurelle et profondément ancrée. Dans un premier temps, la base de données sera développée pour identifier les populations en situation d’extrême pauvreté afin de répondre aux besoins du programme de transferts monétaires et de ses activités complémentaires. Sa fonction première consiste toutefois à servir de fondation d’un Registre des ménages en situation d’extrême pauvreté à l’usage de tous les programmes ciblés de la SNPS et des interventions complémentaires ciblées des ministères membres du CNPS. Page | 12 Le développement de la base de données se fera par phases, en fonction de la disponibilité des informations en matière de pauvreté et de la mise en œuvre du programme de transferts monétaires. Sous-composante 2.2. : Modules fondamentaux du système de gestion des informations (équivalant à 1,5 million USD) Cette sous-composante soutiendra l’élaboration de modules fondamentaux d’un système de gestion de l’information destinés à soutenir les mécanismes d’exécution d’un système de filets de protection sociale de base. Ces modules seront élaborés pour le programme de transferts monétaires. Tous les modules utiliseront un numéro d’identification individuel unique pour chaque bénéficiaire. Ils incluront des indicateurs clés de programmes sociaux utilisés par le système de suivi et de contrôle du SEP/CNPS. L’utilisation de ces modules est censée favoriser une plus grande coordination future des programmes et améliorer la conception et l’exécution des programmes ainsi que le suivi et l’évaluation du système de programme de transferts monétaires, qui tiendra lieu de modèle à d’autres interventions de filets sociaux. Sur la base de données des ménages éligibles, ces modules incluront : (1) des listes des bénéficiaires des programmes et à échéance le suivi des activités complémentaires, (2) des modules de paiement (limités à la feuille de paiements et à la réconciliation des comptes du (des) fournisseur(s) de services de paiements), (3) le suivi opérationnel des programmes, (4) le suivi et l’évaluation de base, comprenant un système de rétro- alimentation et de traitement des réclamations des bénéficiaires. Le système de paiements inclura le versement bimensuel fondé sur les listes de bénéficiaires, les montants transférés à l’organisme (ou aux organismes) de paiement, les reçus des bénéficiaires et la réconciliation des comptes. Le module de suivi opérationnel fournira un tableau de bord des opérations au programme et permettra à ses administrateurs de planifier et de réaliser un suivi des activités, des ressources humaines et matérielles et d’autres contributions réalisées aux niveaux central, provincial et communal. Le système de suivi et d’évaluation permettra de réaliser un suivi des dépenses, des résultats clés des programmes (dont les indicateurs fondamentaux qui deviendraient communs aux différents programmes), des impacts et des retours des bénéficiaires, autant d’éléments utiles pour l’orientation de la gestion des programmes dans le cadre de leur exécution. L’accent sur l’engagement avec les citoyens inclut un mécanisme robuste de traitement Page | 13 des réclamations. Ce mécanisme permettra d’effectuer un suivi des réclamations liées au ciblage, à la réception des transferts et à la mise en œuvre des activités complémentaires. Sous-composante 2.3: Suivi et évaluation (équivalant à 2,8 millions USD) Étant donné que le Projet soutient des interventions et des processus nouveaux au Burundi, et dans un souci de transparence, la troisième sous-composante soutiendra des évaluations de processus clés du programme ainsi qu’une évaluation d’impact comprenant des enquêtes auprès des bénéficiaires. Les évaluations de processus se concentreront sur les processus opérationnels fondamentaux : ciblage, paiement et réalisation des activités complémentaires. L’évaluation d’impact se concentrera sur les indicateurs clés en matière de pauvreté, de bien-être et de développement humain au niveau des ménages et des communautés pour les transferts monétaires. Sous-composante 2.4. : Renforcement des capacités et analyse en vue de la mise en œuvre de la Stratégie nationale de protection sociale (équivalant à 1,2 million USD) Cette sous-composante soutiendra le renforcement des capacités des principaux acteurs responsables de la protection sociale au sein du Gouvernement central et des responsables locaux de l’exécution du programme. Cette sous-composante soutiendra également des services analytiques de base afin de constituer une base de données utilisable par le Comité technique et le SEP pour assurer le suivi de l’ensemble du système de PS et discuter de la conception des programmes. Composante 3 : Gestion du Projet (équivalant à 5,8 millions USD) La troisième composante soutiendra une Unité d’appui à la mise en œuvre, sous la tutelle du ministère des Droits de la personne humaine, des Affaires sociales et du Genre (MDPHASG) et en coordination avec le SEP/CNPS. Cette unité sera dirigée par un Coordinateur de projet et composée d’une équipe de gestion constituée de techniciens expérimentés. Elle sera responsable de la mise en œuvre technique et financière des activités du Projet, dont la passation des marchés, la Page | 14 gestion financière, le suivi et l’évaluation, l’atténuation d’éventuels impacts sociaux et environnementaux négatifs et la communication portant sur la mise en œuvre et les résultats du Projet. Cette unité sera représentée aux niveaux de la province et de la commune par un personnel assigné à la mise en œuvre locale du Projet dans les provinces et communes sélectionnées, en coordination avec des structures provinciales et communales décentralisées du SEP/CNPS et du MDPHASG. 5. Contenu et usage du manuel Le présent Manuel d´Opérations vise à fournir un ensemble de directives claires pour guider la mise en œuvre du Projet d’appui aux filets sociaux – Merankabandi, par le gouvernement de la République du Burundi sur financement de la Banque mondiale à travers le projet pilote de Filets Sociaux (P151835). Le manuel rappelle les objectifs, les composantes, l'organisation, les intervenants et la conception du programme pilote de transferts monétaires. Il détaille également les procédures et les processus qui permettront aux différents intervenants de mettre en œuvre efficacement le programme. Plus précisément, le manuel vise à : • Permettre aux intervenants de comprendre la portée, le contenu, l'organisation et les activités du projet ; • Décrire et présenter les différents processus ; • Appuyer le personnel de l’Unité d’Appui à la mise en œuvre du projet (UAP) dans l’exécution du programme. Les procédures qui guident les activités complémentaires (ou mesures d´accompagnement) font l´objet d´un manuel séparé, ainsi que les procédures qui régissent la collecte des données par un cabinet spécialisé. Le présent manuel fait donc référence au manuel de collecte de données et au manuel des activités complémentaires pour les étapes pertinentes. A l’achèvement du Projet, le document est destiné à être revu et corrigé à la lumière des leçons apprises. Il pourra servir de référence dans la définition, à l’échelle nationale, des procédures de : • Ciblage et d’enregistrement des bénéficiaires ; • Paiement et d’accompagnement des bénéficiaires. Page | 15 Ce manuel est destiné aux intervenants impliqués de manière directe ou indirecte dans la mise en œuvre, le financement et / ou les processus administratifs du Projet, y compris le personnel de l’UAP ainsi que des consultants ou des agences externes. Les usagers principaux de ce Manuel d´Opérations sont : • Le Ministère des Droits de la Personne Humaine, des Affaires sociales et du Genre ; • Le Ministère des Finances, du Budget et de la Privatisation ; • Le Secrétariat Exécutif de la Commission Nationale de Protection sociale ; • Le Comité de pilotage ; • L’Unité d’Appui à la mise en œuvre du Projet ; • Les différents Ministères impliqués dans la mise en œuvre du projet ; • Les Gouverneurs, administrateurs communaux, chefs de zones et de collines, des zones ciblées ; • Les membres des comités collinaires du Projet ; • La Banque mondiale ; • Les agences d’exécution (ONG, Cabinet d’enregistrement, Agences de paiements) ; • Les consultants externes ; • Les différents partenaires qui opèrent dans le secteur. Page | 16 SECTION 2 : COUVERTURE DU PROGRAMME ET CIBLAGE GEOGRAPHIQUE 6. Couverture du programme (provinces et communes) Le programme couvrira les 4 provinces de Ruyigi, Karusi, Gitega et Kirundo. Au sein de chacune de ces 4 provinces, 4 communes ont été sélectionnées (pour un total de 16 communes). Le tableau suivant indique les provinces et communes sélectionnées : Tableau 1 : Provinces et communes couvertes par le programme Province Communes Nbre de zones Nbre de collines Gitega Bugendana 3 22 Buraza 3 19 Gitega 4 38 Itaba 3 21 Karuzi Bugenyuzi 3 27 Gihogazi 3 21 Mutumba 2 11 Nyabikere 3 14 Kirundo Bugabira 3 12 Busoni 5 41 Kirundo 4 29 Ntega 4 37 Ruyigi Butaganzwa 2 4 39 Butezi 3 15 Bweru 4 20 Gisuru 3 43 Moyennes 3,4 25,6 Page | 17 7. Nombre de collines à sélectionner par commune Toutes les collines de chacune des communes sélectionnées sont éligibles. Le nombre total de collines à sélectionner dans chaque province a été fixé à 60. Ces 60 collines seront ensuite distribuées entre les 4 communes de la province au prorata du nombre de collines dans chaque commune. Le tableau suivant indique le nombre de collines qui seront sélectionnées de cette manière dans chaque commune. Tableau 2 : nombre de collines à sélectionner par commune Province Communes Nbre total de Nbre de collines à collines dans la sélectionner par commune commune Gitega Bugendana 22 13 Buraza 19 11 Gitega 38 23 Itaba 21 13 Total collines Gitega 100 60 Karusi Bugenyuzi 27 22 Gihogazi 21 17 Mutumba 11 9 Nyabikere 14 12 Total collines Karusi 73 60 Kirundo Bugabira 12 6 Busoni 41 20 Kirundo 29 15 Ntega 37 19 Total collines Kirundo 119 60 Ruyigi Butaganzwa 2 39 20 Butezi 15 8 Bweru 20 10 Gisuru 43 22 Total collines Ruyigi 117 60 Page | 18 Comme on veut que, dans chaque commune, toutes les zones soient couvertes par le projet, le nombre de collines à sélectionner sera distribué entre les zones de la commune de façon proportionnelle au nombre de collines dans chaque zone. Le tableau suivant indique le nombre de collines qui seront sélectionnées de cette manière dans chaque commune et chaque zone. Tableau 3 : nombre de collines à sélectionner par commune et par zone Province Communes Zones Nbre de collines Nbre de Nbre de collines à Nbre de collines à par commune collines sélectionner par sélectionner par par zone commune zone Gitega Bugendana Bugendana 22 5 13 3 Bitare 8 5 Mugera 4 2 Mutoyi 5 3 Buraza Butezi 19 8 11 5 Mahonda 11 6 Gitega Gitega C. 38 9 23 5 Urbain Gitega-Rural 11 7 Mubuga 8 5 Mungwa 10 6 Itaba Itaba 20 9 13 6 Buhevyi 4 3 Gihamagara 7 4 Karusi Bugenyuzi Bugenyuzi 26 9 22 7 Masabo 6 5 Rugazi 11 9 Gihogazi Gihogazi 21 7 17 6 Munanira 6 5 Rusamaza 8 6 Mutumba Bibara 11 5 9 4 Gisimbawaga 6 5 Nyabikere Gatonde 14 4 12 3 Maramvya 6 5 Rugwiza 4 3 Kirundo Bugabira Kigina 12 4 6 2 Kigoma 4 2 Kiyonza 4 2 Page | 19 Province Communes Zones Nbre de collines Nbre de Nbre de collines à Nbre de collines à par commune collines sélectionner par sélectionner par par zone commune zone Busoni Gatare 41 7 20 3 Gisenyi 8 5 Mukemwa 7 3 Murore 12 6 Nyagisozi 7 3 Kirundo Kirundo-Urbain 29 5 15 3 Kirundo-Rural 13 7 Cewe 3 1 Gikuyo 8 4 Ntega Ntega 37 12 19 6 Mugendo 17 9 Rushubije 8 4 Ruyigi Butaganzwa Biyorwa 39 9 20 5 Mugege 12 6 Muriza 11 6 Rugongo 7 3 Butezi Butezi 15 4 8 2 Bwagiriza 7 4 Mubira 4 2 Bweru Busoro 20 3 10 1 Kayongozi 6 3 Kirambi 4 2 Mubavu 7 4 Gisuru Gisuru 43 20 22 10 Ndemeka 11 5 Nyabitare 12 7 Page | 20 8. Nombre de ménages bénéficiaires par colline Comme le nombre total de ménages bénéficiaires a été fixé à 3000 par commune, et que le nombre de collines à répartir entre les 4 communes de chaque province est de 60, le nombre moyen de ménages bénéficiaires par colline est de 200. Cependant, ce nombre dépendra du nombre de collines sélectionnées dans chaque commune. Le tableau suivant indique le nombre de ménages bénéficiaires dans les collines sélectionnées dans chaque commune : Tableau 4 : nombre de ménages à sélectionner par colline Province Communes Nbre de collines à Nbre ménages Total de sélectionner par bénéficaires ménages commune par colline bénéficiaires Gitega Bugendana 13 231 3000 Buraza 11 273 3000 Gitega 23 130 3000 Itaba 13 231 3000 60 - 12000 Karuzi Bugenyuzi 22 136 3000 Gihogazi 17 176 3000 Mutumba 9 333 3000 Nyabikere 12 250 3000 60 - 12000 Kirundo Bugabira 6 500 3000 Busoni 20 150 3000 Kirundo 15 200 3000 Ntega 19 158 3000 60 - 12000 Ruyigi Butaganzwa 2 20 150 3000 Butezi 8 375 3000 Bweru 10 300 3000 Gisuru 22 136 3000 60 - 12000 Page | 21 S’il s’avère que le nombre total des ménages de la colline est inférieur ou trop proche du nombre fixé de ménages à sélectionner pour cette colline, des ajustements seront faits par l’UAP en recourant à la liste d’attente. 9. Phasage par province et commune La première phase du Projet commencera dans la Province de Ruyigi et dans la commune de Butaganzawa 2. Cette première phase sera donc limitée à cette commune et incluera 3000 ménages bénéficiaires. Elle permettra de tester les procédures opérationnelles décrites dans ce manuel, d´en tirer les leçons et de les ajuster pour le reste des communes. La seconde phase inclura les autres communes de la Province de Ruyigi et les communes des trois autres provinces du programme (Karusi, Gitega et Kirundo). La deuxième phase pour également comporter un certain nombre de vagues pour permettre d´inclure les communes dans le programme de façon décalée, en fonction de la capacité de tous les acteurs, et pour ne pas créer de goulots d´étranglement et en fonction des leçons apprises pendant la première phase. Le phasage prévu est pour l´instant comme suit dans le calendrier suivant, mais est susceptible d´ajustement d´un commun accord entre l´UAP et la Banque Mondiale : Tableau 5 : Phasage du programme par province et commune Phase Province Commune Dates premiers paiements 1 Ruyigi Butaganzawa 2 15 mars 2018 2 Ruyigi Butezi, Bweru, Gisuru 1er juin 2018 3 Karusi Nyabikere, Mutumba, 1er septembre 2018 Gihogazi, Bugenyuzi 4 Gitega Bugendana, Buraza, 1er décembre 2018 Itaba, Gitega Kirundo Bugabira, Busoni Kirundo, Ntega Page | 22 10.Processus de sélection des collines La sélection de collines au sein de chaque commune se fera de façon aléatoire. Cette sélection se fera publiquement, dans le cadre d’une assemblée communautaire composée de membres du personnel du programme, du gouverneur de la province, de l’administrateur de la commune, des chefs de colline de la commune, mais aussi de représentants des groupes religieux, d’autorités traditionnelles, de la société civile et des Batwa. Le tirage aléatoire se fera selon les trois étapes suivantes : 10.1. Sensibilisation des autorités locales, par province L´UAP doit inclure, dans sa stratégie de communication, des activités de sensibilisation envers les autorités locales, et qui devront avoir lieu avant la phase de sélection des collines. L´objectif sera d´expliquer le processus et les critères de sélection et de faire adhérer les autorités locales au processus de sélection aléatoire. 10.2. Atelier réunissant les chefs de collines, par commune L´UAP devra réunir tous les chefs de collines, par commune, pour un atelier de sensibilisation qui durera 2 heures maximum (les détails devront être précisés dans la stratégie de communication de l´UAP). L´atelier aura pour but d´expliquer le processus de sélection des collines, et les paramètres clés du projet. 10.3. Cérémonie de tirage aléatoire Directement après l’atelier des chefs de collines se tiendra la cérémonie publique de tirage aléatoire des collines. Rappelons que cette assemblée communautaire sera composée de membres du personnel du programme, du gouverneur de la province, de l’administrateur de la commune, des chefs de colline de la commune, mais aussi de représentants des groupes religieux, de la société civile et des Batwa. Elle se déroulera de la façon suivante : - Mot d’accueil par l’administrateur de la commune ; - Explication des objectifs et du déroulement du tirage au sort par un membre du personnel de l’UAP ; Page | 23 - Tirage au sort des collines par un enfant choisi dans ou en dehors de l’assemblée. Le tirage au sort des collines se fera jusqu’à ce que le nombre de collines déterminé pour chaque zone soit atteint. De plus, deux (2) collines seront sélectionnées de façon aléatoire pour être mises sur la liste d’attente ; - Information sur les prochaines étapes par un membre du personnel de l’UAP ; - Allocution de clôture par le gouverneur de province. 11. Évaluation et passage de la première à la seconde phase L’évaluation de processus effectuera un suivi des avantages financiers associés à cette méthode de sélection des collines plutôt qu´à une autre, afin d’évaluer les coûts opérationnels, la faisabilité et l’acceptabilité politique en vue du déploiement de la seconde phase. La sélection aléatoire des collines constitue un élément de transparence essentiel, dans la mesure où l’on ne dispose pas d’informations récentes sur le niveau de bien-être ; elle est également essentielle pour identifier les impacts du programme au moyen de l’évaluation d’impact. Page | 24 SECTION 3 : SELECTION DES BÉNÉFICIAIRES 12. Bénéficiaires L’objectif du programme de transferts monétaires consiste à soutenir le niveau de consommation des ménages en situation d’extrême pauvreté et à promouvoir les investissements dans la constitution du capital humain (nutrition, santé, développement de la petite enfance). À terme, un programme national viserait à couvrir les ménages les plus pauvres du Burundi (estimés à 300 000, soit environ 2 millions de membres5). Il bénéficiera aux ménages qui recevront des transferts monétaires et dont le niveau de consommation augmentera. Au niveau des collines sélectionnées, le nombre moyen de ménages bénéficiaires est de 200 variant selon le nombre de collines sélectionnées dans chaque commune. Au sein des ménages, un accent particulier est mis sur les femmes (réceptrices des transferts par défaut et cibles de certaines des activités de changement des comportements) et sur les enfants (cibles d’activités de changement des comportements et d’investissements dans le capital humain par le bais de la santé, la nutrition et l’éducation). Les bénéficiaires seront sélectionnés à partir des enquêtes et de leur score calculé par un Test indirect des revenus (Proxy Means Test – PMT) qui permettra de les classifier de plus pauvre à moins pauvre : le nombre de bénéficiaires par colline dépendra du quota de ménages bénéficiaires attribué à chaque colline. La liste finale des ménages éligibles au programme de transferts monétaires sera partagée avec la communauté pour procéder à sa validation, et la communauté aura la possibilité de rajouter quelques ménages bénéficiaires, dans la limite de 5% du quota (sans que cette limite ne soit communiquée à l´avance à la communauté). Chaque ménage désignera une réceptrice, qui recevra les transferts. La réceptrice est la principale personne chargée des enfants, généralement leur mère. 5 Ces estimations reposent sur l’analyse de la pauvreté issue de l’enquête 2013 -2014 auprès des ménages (Enquête sur les Conditions de Vie des Ménages Burundais, ECVMB) Page | 25 13. Processus de sélection Dans chaque colline sélectionnée par tirage aléatoire, l´ensemble des ménages résidents de la colline feront l´objet d´une enquête. Pour ce faire un cabinet de collecte de données sera recruté par l´UAP. Au sein des collines sélectionnées grâce au tirage au sort, les ménages bénéficiaires devront être ciblés en combinant plusieurs processus et critères : • Un ciblage catégoriel : seuls les ménages ayant des enfants de moins de 12 ans seront éligibles et seront donc enquêtés. • Application du filtre PMT : pour tous les ménages enquêtés, un certain nombre de données auront été collectées et permettront de calculer un score PMT et également de classifier les ménages en fonction de leur score. • Une validation communautaire aura lieu pour valider les listes des ménages présélectionnés grâce au filtre PMT. La figure ci-dessous illustre les différentes étapes de la sélection des ménages : Figure 1 – étapes de la sélection des ménages Page | 26 14. Établissement des comités collinaires Un comité collinaire du projet (« Comité Merankabandi ») sera mis en place dans chaque colline pour accompagner la mise en œuvre des différentes étapes du projet. 14.1. Rôle Le rôle de ces comités collinaires est de : • participer activement aux activités d’information et de communication autour des différents processus du projet : ciblage et enregistrement des bénéficiaires, paiement, activités complémentaires ; • servir de relai communautaire pour faire accepter et faciliter les enquêtes des ménages ; • convoquer et participer activement aux assemblées communautaires de validation de la liste des bénéficiaires ; • servir de comité des plaintes. 14.2. Composition Le comité collinaire sera composé de 7 membres, répartis comme suit : 1) le chef de colline ; 2) un représentant des groupes religieux de la colline (Caritas ou prêtre, pasteur, musulman) ; 3) un représentant du Comité de protection de l’enfance ; 4) une femme volontaire chargée des questions de violence domestique et de problématiques relatives à l’enfance, avec le soutien du MDPHASG (imboneza) ; 5) un travailleur communautaire du secteur de la santé (umuremeshakiyago) ; 6) un représentant de la communauté des Batwa (s’il n’y a pas de Batwa sur la colline ; une représentante d’association féminine de la colline) ; 7) Un agent de la Croix Rouge. Chaque comité doit avoir au moins quatre (4) femmes en son sein et une personne ressource sachant lire et écrire comme rapporteur. Le comité se choisira également un président qui ne peut pas être le chef de colline. Page | 27 14.3. Mise sur pied L´opérateur de terrain (personnel de l’UAP au niveau communal) devra visiter chaque colline sous sa responsabilité et engager les représentants de la communauté pour : • les sensibiliser sur le rôle du comité collinaire • les aider à mettre en place ce comité La liste des membres du comité collinaire (noms et prénoms, numéro de téléphone s’ils en ont) doit être transmise à l’opérateur de terrain sous forme de copie signée par le chef de colline, puis contresignée par l´opérateur de terrain. Cette même liste sera saisie sur tablette par l´opérateur de terrain et les noms ensuite enregistrés dans le SIG (ainsi que la copie scannée de la liste originale signée). 14.4. Formation des membres et compensation L´opérateur de terrain devra ensuite faire une ou plusieurs formations au comité collinaire sur : • Le programme lui même • La méthode de ciblage utilisée (le PMT, la validation communautaire) • Le rôle du comité avant et lors de la session de validation communautaire, • Le rôle du comité lors de l’enregistrement et des paiements En guise de compensation pour leur travail varié, les membres des comités collinaires recevront de l’UAP un don d’un kit promotionnel constitué de pagnes, parapluies, casquettes, etc. 15. Activités de communication et de sensibilisation préalables à l´enquête Un vaste effort sera entrepris par l’équipe du projet au niveau local pour expliquer clairement l’objectif et la méthodologie suivie pour la collecte de données et le calcul du score PMT. L’opérateur de terrain (responsable pour les collines ciblées dans la commune) mènera des campagnes de sensibilisation et d’information pour susciter l’adhésion des populations au processus et aux étapes du ciblage des ménages bénéficiaires. Page | 28 Voici les points essentiels que l´opérateur de terrain devra expliquer lors de ces campagnes de sensibilisation et d’information : • les objectifs de l’enquête PMT ; • qui doit se présenter à l’enquête ; • quel document apporter ; • comment l’enquête va se passer sur la colline ; • le calendrier de l’enquête ; • l’établissement des listes provisoires et la protection des données personnelles ; • l’affichage des listes provisoires ; • les objectifs de la validation et en quoi cela consiste ; • la composition des comités de validation communautaire (comités collinaires) ; • le déroulement de la validation communautaire ; • l’établissement des listes définitives. Lors de ces formations les participants auront droit à un déjeuner et des frais de déplacement. Ces activités de sensibilisation et de communication (messages, supports écrits produits spécifiquement sous forme de petit dépliant avec les explications clés sur les étapes du cycle opérationnel, en Kirundi, etc.) devront être conçues par le spécialiste en formation et communication sociale bien en amont du processus de validation communautaire, et les opérateurs de terrain formés à cet effet. 16.Sélection des variables et conception de la formule PMT La difficulté du processus de ciblage réside en la détermination du statut de « ménage vulnérable », ou encore, de ménage situé sous la ligne de pauvreté alimentaire. Lors de la demande d’enregistrement des ménages pour recevoir le programme Merankabandi, les gestionnaires du programme doivent sélectionner les ménages qui sont éligibles, soit les ménages en situation de pauvreté alimentaire, et les séparer des ménages moins vulnérables, soit les ménages n’étant pas en situation d’insécurité alimentaire. Dans les pays à hauts revenus, les programmes d’assistance sociale ciblant les ménages les plus pauvres utilisent la feuille d’imposition des ménages pour déterminer les ménages éligibles. Mais cette méthodologie n’est envisageable qua dans un contexte où la totalité Page | 29 des ménages remplissent une feuille d’imposition, et où les revenus sont principalement issus de l’économie formelle. Dans les pays à moyens et faibles revenus, les programmes d’assistance sociale ciblant les ménages les plus pauvres doivent procéder différemment. S’il était possible de collecter les données relatives aux dépenses de chaque ménage en termes d’alimentation et autres dépenses de base, il serait possible de déterminer directement leur statut d’éligibilité. Malheureusement, il est très coûteux en temps, en ressources humaines et financières, de procéder à la collecte de telles données auprès de tous les ménages potentiellement éligibles. Il existe donc une méthodologie, utilisée dans de nombreux pays en développement, qui consiste à approximer le niveau de revenu des ménages (impossible à déterminer) par leur niveau de consommation (long et coûteux à obtenir), lequel peut lui-même être approximé par une vingtaine de variables clefs (faciles et peu coûteuse à collecter). C’est le test indirect de revenus, ou Proxy-Means Test (PMT). Ce PMT est donc un score, qui pondère les réponses des ménages à une vingtaine de questions. Plus le score d’un ménage est faible, plus ce ménage est pauvre ; plus le score d’un ménage est élevé, plus le ménage est aisé. Le PMT est donc un instrument qui permet de classer les ménages du plus pauvre au plus riche. Figure 2 : Schéma global du PMT Revenu Consommation 20-30 variables observables 17.Établissement du score PMT Avant donc d’appliquer ce PMT, il faut déterminer quelles caractéristiques observables des ménages sont de bons prédicteurs du revenu/de la consommation. Pour ce faire, il faut utiliser une base de données représentative de la population du pays, qui collecte à la fois des données précises sur la consommation des ménages, et un certain nombre de variables observables du ménage et de ses membres. Cette base de données permet de Page | 30 corréler la consommation par tête et ces variables observables par le biais d’une régression. Ici, la base de données utilisée est l’Enquête sur les Conditions de Vie des Ménages au Burundi (ECVMB) de 2013-2014, effectuée par l’ISTEEBU. Les modèles ont été construits manuellement, et les variables observables conservées dans le modèle sont toutes significatives à une p-value de 10 pourcents maximum. Dans la pratique, pour déterminer les variables prédisant le mieux la consommation par tête, on régresse le logarithme de la consommation par tête sur un certain nombre de variables observables (composition du ménage, caractéristiques du chef de ménage, possession de biens durables, structure du logement, etc). D’un pays à l’autre, et d’une année à l’autre ces variables changent, mais ce sont souvent les mêmes caractéristiques qui sont finalement retenues dans la régression. La liste des variables utilisées pour la formule du PMT est la suivante :  nombre de membres ménage  taux de dépendance (nombre d’individus de moins de 15 ans ou de plus de 64 ans, divisé par le nombre d’individus adultes (15-64ans))  sexe, âge, éducation et activité du chef de ménage  au moins un membre du ménage employé dans l’agriculture  caractéristiques du logement : nature du toit, du sol, et des murs  source d’éclairage et source d’énergie pour la cuisine  type de toilettes  possession de biens durables : téléviseur, radio, fer-à-repasser, groupe électrogène, moto, voiture, et bétail pour labourer  région de résidence Deux modèles ont été construits : un modèle urbain et un modèle rural, avec des coefficients par variables différents, reflétant la différence entre les deux zones de résidence (par exemple, en zone urbaine on garde la possession de voiture, alors qu’en zone rurale on conserve la possession d’une moto). Le calcul de la formule PMT sera discuté et validé techniquement par l’ISTEEBU. Le questionnaire d’enquête, qui servira pour le ciblage, recueillera toutes ces variables pour Page | 31 pouvoir appliquer la formule du PMT et déterminer le classement du ménage par rapport aux autres ménages de la même colline. La version finale du questionnaire fera l’objet d’une discussion au sein d’un groupe de conseil composé de membres du personnel technique du SEP/CNPS, du MDPHASG, du MSPLS, d’autres ministères impliqués dans des interventions de filets sociaux, mais aussi de l’ISTEEBU. Elle sera ensuite disséminée auprès des différentes parties prenantes de l’assistance sociales (autorités administratives, partenaires au développement). L’analyse des données fournira un portrait statique (au moment de l’enregistrement) des populations en situation d’extrême pauvreté, et le profil ainsi esquissé permettra de guider la conception des programmes et interventions de réduction de la pauvreté afin de renforcer l’accès des personnes en situation d’extrême pauvreté aux services de base. Des protocoles d’échange d’information seront élaborés pour permettre aux programmes ciblant les plus pauvres d’accéder à ces informations, tout en assurant la sécurité de ces dernières. La méthodologie proposée sera d’abord mise en œuvre au cours de la première phase du projet, puis revue pour être mise en œuvre dans le reste des communes afin (1) d’évaluer les procédures opérationnelles de la mise en œuvre du ciblage et des processus d’inscription en matière de capacité organisationnelle et de crédibilité, de temps et de coûts, (2) de tester l’efficacité de la méthodologie PMT, étant donnée la prévalence de la pauvreté et du manque de données fiables relatives à la consommation. Les enseignements tirés de la première phase guideront le déploiement qui suivra dans les autres communes. 18.Déroulement de l´enquête La collecte de données des ménages, répondant aux critères du programme (ménages ayant des enfants de moins de 12 ans), sera réalisée en point fixe par colline par une équipe d’enquêteurs. Ce processus sera réalisé sous forme d’une procédure totalement informatisée avec l’utilisation de moyens informatiques (à priori des ordinateurs portables) en utilisant directement le MIS. Le processus de collecte des données concerne la première phase sur les trois phases nécessaires à l’enregistrement complet des bénéficiaires (phase 1 = collecte des données, phase 2 = validation des listes, phase 3 = enregistrement des bénéficiaires). Page | 32 Le processus de collecte des données doit permettre de saisir les réponses au questionnaire permettant le calcul PMT de chacun des ménages. Le MIS comportera de nombreuses fonctionnalités, et permettra, entre autres, d’afficher, d’extraire, d’exporter la liste des ménages selon un ensemble de critères (géographique, PMT, etc.). Il sera donc possible de sélectionner les ménages les plus « pauvres » par colline par exemple. Un cabinet (ou plusieurs cabinets, si nécessaire) sera recruté par l´UAP pour réaliser les phases 1 et 3 : collecte des données et enregistrement. Le rôle du cabinet sera de mobiliser des équipes d’enquêteurs, de les former, et de mener à bien les phases 1 et 3 dans les collines sélectionnées. Un manuel de collecte de données détaille les règles du dénombrement, de l´enquête et du calcul du score PMT. Les TDRs du cabinet d´enquête se trouvent en annexe du manuel. Durant cette phase, on demandera aux bénéficiaires potentiels (en majorité les femmes, les mères de famille) de venir accompagnés ou non du chef du ménage. On demandera également que les bénéficiaires apportent leur carte d’identité s’ils en possèdent une. On profitera de la collecte des données pour prendre la photographie des bénéficiaires potentiels. Pour les bénéficiaires n’ayant pas pu venir en personne au moment de la collecte des données, il sera possible de prendre la photographie le jour de l’enregistrement. 19.Journée de rattrapage pour l’enquête Pendant l’enquête des ménages sur les collines, le comité collinaire sera présent et notera les ménages avec enfants de moins de 12 ans qui ne viendront pas se faire enquêter et communiquera la liste a l’opérateur de terrain. Selon le nombre de ces ménages l’UAP organisera une journée de rattrapage pour enquêtes à la commune ou demandera à l’opérateur de terrain de faire l’enquête des ménages à leur domicile. Page | 33 20.Affichage de la liste provisoire Une fois que la liste provisoire est générée automatiquement par le MIS et imprimée par le RPO, celle-ci devra faire l’objet d’un affichage public par l’OT pour un délai de cinq (05) jours calendaires de la manière suivante : • Une version plastifiée et en gros caractères au point fixe ; • Deux versions non plastifiées remises au comité collinaire ; • Une version non plastifiée remise au chef de colline. La liste provisoire doit être établie par ordre alphabétique et non par ordre du classement par score PMT. En aucun cas le score atteint par un ménage ne doit être divulgué ni au comité de validation ni aux ménages. A l’issue de cette période d’affichage, le sixième jour sera consacré à la validation communautaire. 21.Validation communautaire et établissement de la liste finale 21.1. Objectif La validation communautaire permet à la communauté de prendre une part active dans le programme, de respecter les structures locales de gestion ; elle prend en considération les connaissances locales et ajoute une approche humaniste au processus. Ceci aide aussi à la création d’un sens de transparence et un esprit équitable. La communauté vérifie les critères en se fondant sur les informations dont elle dispose sur le ménage éligible. 21.2. Convocation de l’assemblée de validation communautaire Le comité collinaire, avec l´appui technique de l´opérateur de terrain, convoque l´assemblée générale de la communauté, en prenant soin de transmettre l´information à tous les groupes de la communauté par les canaux appropriés dans la communauté. La convocation doit avoir lieu au moins 3 jours à l´avance et fixé au sixième jour. Page | 34 L’assemblée communautaire de validation doit être faite dans un lieu ouvert, neutre et accessible à tous, et à un moment approprié pour la majorité des membres de la communauté. Il est de la responsabilité de l´opérateur de terrain de vérifier que ces conditions sont bien réunies, et le cas échéant, d´ajourner l´assemblée générale et de demander au comité collinaire de la convoquer de nouveau à une date ultérieure. 21.3. Déroulement de l’assemblée de validation communautaire Étape 1 : Validation L´opérateur de terrain commencera par expliquer à la communauté réunie en AG : • L´objectif de la validation communautaire • Les aspects clés du programme • Le rôle du comité de validation (comité collinaire) • Le déroulement de la séance. Après cette introduction, l’assemblée sera invitée à procéder à la validation en vérifiant les critères suivants selon l’information qu’elle connaît du ménage éligible : • Etre un résident de la colline : un ménage résident est un ménage qui a vécu physiquement sur la colline sélectionnée pour au moins 6 mois. ; • Etre parmi les plus pauvres selon le PMT, • Avoir des enfants entre 0 et 12 ans au moment de l’enregistrement. Pour le mettre en œuvre, un membre du comité collinaire commence à lire les noms d’une liste un par un, et demande à la communauté si le ménage répond aux critères d’éligibilité. Si tout le monde est d’accord, le responsable désigné écrit un « OUI » sous la colonne de « Validé » sur le Formulaire « Liste de Validation » (en annexe). Si quelqu’un n’est pas d’accord, le comité collinaire investigue le cas et prend une décision finale devant la communauté, en mettant un « OUI » sous la colonne « Validé » ou un «NON » si le ménage n’est pas validé. Si le ménage n’est pas validé, alors le comité collinaire, en consensus avec la communauté, fournit la raison du rejet en utilisant la mention sous la colonne prévue à cet effet. NB : Des ménages particulièrement vulnérables mais qui ne répondent pas au filtre catégoriel, notamment, avoir au moins un enfant de moins de 12 ans. Le nombre de ces Page | 35 ménages ne doit pas dépasser 5% du quota de la colline et cette possibilité d’ajouter des ménages ne doit pas être communiquée au préalable au comité collinaire ni à la communauté. Si le chef de ménage est présent, l’opérateur de terrain procède à l’enquête du ménage, sinon il le fait dans les plus brefs délais. Étape 2 : Décider quels vont être les ménages enregistrés Chaque colline a un nombre maximum de bénéficiaires autorisés par le Projet selon la disponibilité de ressources. Certaines fois, le nombre de ménages sur la liste de validation peut excéder le nombre, en prenant en compte les ménages qui ne sont pas validés par la communauté ou qui sont absents. Le nombre est écrit sur la liste de validation. Une fois que la colonne de la liste de Validation est complétée, les ménages validés son classifiés comme « à être enregistrés » selon la priorité déterminée par la communauté, jusqu’à ce que le nombre soit atteint. En d'autres termes, la communauté choisit quels ménages validés tombent sous le nombre et quels ménages validés ne tombent pas sous le nombre, un « OUI » doit être écrit sur la colonne « À être enregistré ». Pour le reste de ménages validés, un «NON » doit être écrit sur la colonne « À être enregistré ». À la fin de cette étape, les membres du comité collinaire doivent signer la liste de Validation, ce qui confirme son accord avec les résultats. La liste de validation signée est remise à l´opérateur de terrain d’acheminer immédiatement cette liste au RPO. 21.4. Plaintes liées au ciblage Les plaintes liées au ciblage peuvent être formulées : • Verbalement à un membre du comité collinaire (qui sert aussi de comité de plaintes) ou à l’opérateur de terrain. • En remplissant une fiche de plainte et en la remettant soit à un membre du comité collinaire (qui sert aussi de comité de plaintes) ou à l’opérateur de terrain, soit en la déposant dans une boite préparée à cet effet. • En utilisant le numéro vert fourni par l’UAP. Dans le cas d’une plainte verbale, le membre du comité collinaire ou l’opérateur de terrain remplit la même fiche de plaintes et la fait signer par le plaignant. Le choix de la façon de déposer la plainte est laissé à la discrétion du plaignant. Page | 36 21.5. Approbation de la liste finale par l´UAP Après la remise la liste finale par l’OT, le RPO a un délai de deux (2) jours pour rentrer les propositions d’éventuelles modifications dans le MIS, qui seront validées dans le MIS dans les 24 heures suivantes par le spécialiste chargé des opérations sous la supervision du coordonnateur. 21.6. Affichage de la liste des bénéficiaires retenus Le RPO a la responsabilité d’imprimer et de plastifier la liste définitive des bénéficiaires retenus par colline, puis de la transmettre immédiatement à l’OT qui aura la responsabilité de l’acheminer immédiatement au comité collinaire pour affichage. Les personnes retenues mais qui n’ont pas de CNI auront une semaine pour s’en procurer une afin d’être enregistrées le jour prévu. Malgré tout les personnes qui n’auront pas réussi à se procurer une CNI seront tout de même enregistrées ultérieurement par l’OT. A cet effet, l’UAP signera une entente avec le ministère de l’Intérieur grâce à laquelle l’état civil communal facilitera l’obtention gratuite par les bénéficiaires d’une CNI, l’UAP prenant en charge ces coûts. Les bénéficiaires ayant acquis une nouvelle CNI la remettront au comité collinaire, pour une remise à l’OT qui aura la responsabilité de leur acheminement au RPO. Le RPO aura alors la responsabilité, dans les 24 heures suivantes, de renseigner le MIS avec ces nouvelles informations. 21.7. Affichage de la convocation pour l’enregistrement A partir du MIS le RPO imprimera la convocation collinaire des bénéficiaires retenus possédant à ce jour une CNI, et la transmettra immédiatement à l’OT qui aura la responsabilité de son acheminement au comité collinaire pour affichage. Page | 37 21.8. Impression des feuilles d’enregistrement A partir du MIS le Spécialiste chargé des opérations de l’UAP supervisera l’impression des feuilles d’enregistrement des bénéficiaires convoqués par colline. 22. Inclusion des ménages Batwa Environ un pour cent de la population burundaise appartient au peuple batwa, reconnu comme un peuple autochtone par la Politique de sauvegarde PO/PB 4.10. Conformément à la PO/PB 4.10, le gouvernement du Burundi a préparé un Cadre de Planification pour les Peuples Autochtones, qui a fait l’objet de consultations dans les quatre provinces en septembre 2016 et divulgué dans le pays et à Infoshop le 9 novembre 2016. Selon un rapport de l’UNIPROBA, on estimait en 2008 la population Batwa à 21 314 dans les 4 provinces ciblées ; en raison de 556 à Ruyigi, 6079 à Gitega, 7947 à Kirundo et 6 732 à Karusi. A priori, tous les ménages Batwa dans les collines sélectionnées devraient être bénéficiaires en considérant les mêmes critères de vulnérabilité. À partir des expériences en matière de lutte contre les vulnérabilités et la discrimination dont souffrent les Batwa, le Projet prendra des mesures spécifiques pour garantir la participation des ménages batwa éligibles. Les ménages batwa vivant dans les collines ciblées seront invités à participer à l’enquête PMT. La liste finale de bénéficiaires sera validée publiquement. Il est à prévoir que l’accès aux pièces d’identité soit particulièrement faible dans ces communautés et le Projet aidera les bénéficiaires à obtenir leur carte nationale d’identité et leur acte de naissance. A cette fin, l’UAP sollicitera les autorités locales et provinciales pour assister les Batwa bénéficiaires dans l’obtention des documents d’identités nécessaires (voir paragraphe 25 ci-dessous). Pour mettre en œuvre le cadre de planification préparé pour le projet, des plans d’action spécifique aux 4 provinces bénéficiaires seront élaborés pour présenter de mesures visant à assurer que les Batwas bénéficiaires tirent des avantages sociaux et économiques culturellement adaptés, y compris des mesures destinées, en tant que de besoin, à renforcer les capacités des organismes chargés d’exécuter le projet. Sur chaque colline sélectionnée, les Batwas seront identifiés avec l’appui des chefs de 10 familles (Nyumbakumi). Cette identification sera désagrégée en fonction des ménages, nombre Page | 38 d’hommes, de femme et d’enfant par ménage, situation sociale (femme chef de ménage, veuf(ve), célibataire, etc). Dans la perspective de l’extension du programme d’assistance sociale, il sera nécessaire d’établir une situation de référence pour les Batwa au niveau national. Cette évaluation sociale sera préparée dans la première année du projet. Page | 39 SECTION 4 : ENREGISTREMENT Le processus de collecte des données a permis d’inscrire dans le MIS tous les ménages volontaires répondant aux critères du programmes (ménages ayant des enfants de moins de 12 ans). Le processus de validation a ensuite permis d’établir les listes des bénéficiaires potentiels sélectionnés à partir des ménages inscrits dans le MIS. Ces listes servent de convocation à l’enregistrement. Le processus d’enregistrement est la finalisation du processus attribuant définitivement le programme de transfert monétaire aux bénéficiaires. Ce processus d’enregistrement doit permettre de remettre à chacun des bénéficiaires convoqués, une feuille d’enregistrement comportant leur carte de bénéficiaire et leur carte SIM nécessaire pour recevoir leur transfert monétaire. Au cours de ce processus, les bénéficiaires recevront également un téléphone et deux formations, l’une sur le fonctionnement du programme et l’autre sur le fonctionnement du paiement mobile. Les bénéficiaires sont, sauf exception, les mères de famille, qui seront celles qui seront habilitées à toucher les paiements au nom du ménage. 23. Recrutement et rôle du cabinet d´enregistrement L´UAP procédera au recrutement d´un cabinet d´enregistrement. Le rôle du cabinet d´enregistrement sera de procéder à l´enregistrement des ménages sélectionnés et inclus dans la liste finale, et de produire et leur remettre une carte de participant au projet (comprenant les données administratives clés de la mère et sa photo). Pour la première phase, c´est le cabinet de collecte de données à qui sera confiée la responsabilité de l´enregistrement. L´efficacité et les avantages d´utiliser le même cabinet pour les deux processus seront évalués pendant la première phase. 24. Eléments fournis par l’UAP au cabinet d’enregistrement L’UAP remettra au cabinet les feuilles d’enregistrement comportant les cartes de bénéficiaires et les cartes SIM, les téléphones ainsi que les cahiers d’enregistrement. Page | 40 25. Document nécessaire pour l’enregistrement : la carte nationale d’identité (CNI) La Carte nationale d’identité est le seul document d´identité accepté pour l´enregistrement. 26. Établissement du plan logistique et du calendrier d´enregistrement Le cabinet d´enregistrement préparera un plan un plan de collecte avant les vagues d´enregistrement. Ce plan logistique sera préparé largement en amont du processus et devra être soumis pour approbation à l´UAP – cette approbation devra intervenir au moins deux semaines avant le début de la vague d´enregistrement, pour permettre de mener une campagne d´information envers les bénéficiaires et de préparer l´enregistrement. L’objectif du plan logistique est de s’assurer que les ressources et les arrangements nécessaires soient obtenus en temps opportun et que l´enregistrement se déroule dans des conditions optimales pour les bénéficiaires. Le cabinet d´enregistrement a la charge de l´enregistrement des bénéficiaires et est responsable de l’élaboration du plan logistique sur la base du : • Nombre de collines ; • Nombre de bénéficiaires par colline ; • Temps estimé d´enregistrement de chaque ménage • Nombre d´agents enregistreurs fournis par le cabinet Le plan logistique contiendra : • Le calendrier des sessions d´enregistrement, par colline, par équipe d´agents enregistreurs – y compris les dates et les horaires précis. • La liste nominative des agents enregistreurs, y compris leur affectation par équipe, et le nombre de jours d´enregistrement à effectuer (y compris les jours de voyage s´il y a lieu) • La liste précise des équipements mobilisés pour l´enregistrement (véhicules, ordinateurs, imprimantes, tablettes, etc.) • La liste des formations à effectuer, y compris les formations des agents et celles des comités collinaires • Le budget. Page | 41 27. Formations des agents d´enregistrement Les agents d´enregistrement doivent recevoir une formation spécifique sur les étapes de l´enregistrement. Ces formations sont obligatoires, et le plan logistique doit prendre en compte les délais que ces formations entrainent. Ces formations doivent porter sur : • Comment utiliser les ordinateurs portables pour enregistrer les données individuelles des bénéficiaires • Comment traiter les cas spéciaux où les titulaires n´ont pas de document d´identité • Comment prendre les photos, les imprimer, et conserver le fichier électronique pour la base de données • Comment traiter les bénéficiaires pour leur offrir le meilleur service possible au moment de l´enregistrement • Comment utiliser les générateurs, les imprimantes les ordinateurs et les appareils photo. 28. Activités de communication préalables à l´enregistrement Une fois le plan logistique approuvé par l´UAP, une campagne de communication préalable à l´enregistrement sera mise en œuvre. Cette campagne de communication ressort de la responsabilité de l´UAP, et sera conforme à la stratégie de communication du projet qui sera élaborée au tout début de la première phase. Les cibles et les messages liés à la campagne de communication préalable à l´enregistrement seront clairement identifiés dans cette stratégie. L'objectif de la campagne de communication publique est de s’assurer que les ménages sélectionnés comprennent les conditions d’enregistrement et y participent. Cette campagne ne peut commencer que lorsque le plan logistique est finalisé, puisque c´est le plan logistique qui inclut les dates précises auxquelles le cabinet d´enregistrement a prévu de se déployer dans chacun des villages. La campagne de communication est de la responsabilité de l’UAP. La campagne doit porter sur : • L´importance d´être présent et à l´heure pour l´enregistrement ; • Comment va se dérouler le processus. Combien de temps le processus durera au maximum ; Page | 42 • Qui doit aller se faire enregistrer (le titulaire) ; • Le document à apporter et quoi faire si le titulaire ne dispose pas de ce document • Présentation des différents postes d’enregistrement ; • Le lieu et l´heure de l´enregistrement pour chaque colline. 29. Préparation du travail d´enregistrement sur le terrain Le site d´enregistrement doit être repéré et préparé à l´avance par le comité collinaire, avec l’appui technique de l’opérateur de terrain. Il faut s´assurer en particulier : • qu´il y a de la place pour tout le monde ; • que les personnes peuvent attendre avec le maximum de commodité, et en particulier qu´un abri soit disponible en cas de climat extrême (pluie, soleil, etc.) ; • que les tables et chaises nécessaires sont disponibles pour poser le matériel, les fiches et les documents ; • qu´il y a de l´électricité (ou un dispositif approprié) dans le cas où le matériel (par exemple les imprimantes) nécessitent d´être branchés à une source de courant électrique. Néanmoins, les équipes seront autonomes et disposeront des matériels nécessaires : tentes, tables, chaises). L’UAP est chargée de fournir le matériel nécessaire à l´enregistrement. Il s’agit de petit matériel (stylos, correcteur liquide, porte bloc, agrafeuses, ciseaux) Les feuilles d’enregistrement seront préparées par l’UAP en amont lors du processus de validation. Néanmoins une certaine quantité de feuilles d’enregistrement pré-imprimées vierges seront remises à chacune des équipes par l’UAP. La préparation et le déploiement des équipes et du matériel sur le terrain relèvent de la responsabilité du cabinet d´enregistrement. Le processus d´enregistrement permet de distribuer les feuilles d’enregistrement aux bénéficiaires convoqués. 30. Vue d´ensemble du processus d´enregistrement L’enregistrement se déroulera de la même manière que la collecte des données, c’est-à- dire en points fixes. Page | 43 L’enregistrement consiste à distribuer les feuilles d’enregistrement comportant les cartes de bénéficiaires, les cartes SIM (permettant les paiements mobiles) et les téléphones à chacun des bénéficiaires convoqués. Durant ce processus d’enregistrement, le bénéficiaire reçoit d’un agent du cabinet, contre signature, sa feuille d’enregistrement et un téléphone. Sa signature sera conservée sous forme d’une étiquette autocollante dans le cahier d’enregistrement. L’agent du cabinet assistera le bénéficiaire pour retirer soigneusement sa carte de bénéficiaire de son support. Durant ce processus d’enregistrement, l’agence de paiement assurera l’assistance technique et la formation à l’utilisation du téléphone pour le paiement mobile. De plus, l’OT communiquera les détails du fonctionnement du programme des transferts monétaires à tous les bénéficiaires. La session d´enregistrement sera organisée selon un parcours de 3 postes : Poste 1 - Information, Poste 2 – Enregistrement, Poste 3 – Agence de paiement. Le cabinet d´enregistrement organisera les femmes bénéficiaires en petits groupes d´une quinzaine de femmes, qui passeront de poste en poste, dans un but d´efficacité et de minimisation du temps d´attente. Le déroulement du processus par poste est décrit dans les sous- sections plus bas. Page | 44 Figure 3 : Organisation générale de l’enregistrement 31.Déroulement de la journée d´enregistrement Les postes sont supervisés par au moins un agent de l’UAP et assurés par l’entreprise en charge de l’enregistrement. Le poste Formation technique est sous la responsabilité de l’opérateur de paiement mobile. Poste 1 : Information Dès l´arrivée des mères, elles seront organisées par petits groupes d´une quinzaine de femmes. Chaque groupe commencera par ce poste où l’OT donnera la bienvenue aux mères, et rappellera la nature et les conditions de participation au programme. Page | 45 L´OT expliquera également le déroulement de la session d’enregistrement poste par poste, et répondra à toutes les questions des participantes. Finalement l’OT invitera les bénéficiaires à se rendre au Poste 2. Poste 2 : Enregistrement A ce poste, le bénéficiaire reçoit d’un agent du cabinet, contre signature, sa feuille d’enregistrement et un téléphone. Sa signature sera conservée sous forme d’une étiquette autocollante dans le cahier d’enregistrement. L’agent du cabinet assistera le bénéficiaire pour retirer soigneusement sa carte de bénéficiaire de son support. Poste 3 : Agence de paiement Ce poste est sous la responsabilité de l’opérateur de paiement mobile. C’est à l’opérateur d’assurer la logistique globale de son poste (moyens matériels, etc.). Pour chacun des bénéficiaires, l’agent de l’opérateur : • détachera la carte SIM de la feuille d’enregistrement et l’insérera dans un téléphone neuf. Ce téléphone sera remis au bénéficiaire. • expliquera le fonctionnement de leur solution de paiement mobile. Enregistrement tardif A la fin de l’enregistrement des ménages sur la colline, certains ménages sélectionnés pourraient avoir manqué leur enregistrement pour diverses raisons. Le comité collinaire fera alors la liste de ces ménages et la transmettra à l’opérateur de terrain. L’UAP organisera une journée d’enregistrement de rattrapage à la commune ou procédera à l’enregistrement à domicile. Page | 46 SECTION 5: PAIEMENTS 32. Montant, nombre et fréquence des transferts Les transferts s’élèveront à 20 000 BIF (équivalents à 12 USD) par mois et par ménage pendant 30 mois, ce qui correspond environ à 19 pour cent du seuil de l’extrême pauvreté6, une valeur proche de celle des transferts versés dans des pays africains comparables. Durant toute la durée du projet, chaque ménage aura reçu un montant de 600 000 BIF (360 USD) en transferts monétaires. Pour des raisons de fonctionnement et de coûts, les paiements seront faits sur une base bimensuelle. Le nombre de paiements est donc de 15, faits tous les deux mois sur une durée de 30 mois. 33. Recrutement et critères de sélection des agences de paiements Une agence de paiements sera recrutée par l´UAP pour effectuer les paiements aux bénéficiaires tous les deux mois. Pour une première phase, limitée à quatre communes et douze mille bénéficiaires, l´UAP pourra identifier directement une agence de paiement sur la base de l´expérience de l´agence et de la pertinence et efficacité des solutions et mécanismes proposés par l´agence. Pour la deuxième phase, et grâce à l´expérience de la première phase, l´UAP procèdera à l´ajustement des TDR de l´agence de paiement et procèdera à une passation de marchés pour l´ensemble des zones du projet. 34. Cycle opérationnel des paiements et rôle des agences de paiements 34.1. Disponibilité de 3000 cartes SIM par l’UAP Au début de chaque processus de Validation, l’UAP rendra disponibles 3000 cartes SIM pour les 3000 bénéficiaires qui seront enregistrés. Ces cartes SIM seront fournies par l’opérateur de paiement mobile. A ce stade les cartes SIM sont la propriété de l’UAP et au nom de l’UAP. 6 Le seuil de l’extrême pauvreté est fixé à 28 201 BIF mensuels par adulte (ou équivalent). Page | 47 34.2. Formation des bénéficiaires L’opérateur de paiement mobile participera au processus d’enregistrement avec un stand spécial où il installera la carte SIM dans le téléphone neuf fourni par l’UAP. Il donnera toutes les explications nécessaires au bénéficiaire pour qu’il puisse être autonome pour recevoir durant les 30 prochains mois les 15 paiements par transfert mobile. 34.3. Déclenchement des paiements aux bénéficiaires Étant donné que les services de paiement mobile seront intégrés directement dans le MIS, les envois d’argent à partir du compte de l’UAP vers chacun des comptes des bénéficiaires se feront de manière automatique, aussi bien du côté de l’UAP avec le MIS que du côté de l’opérateur de paiement mobile qui aura fourni les services Web permettant cette automatisation. Les envois se feront de manière automatique, à dates fixes pour des montants fixes. Les envois se feront 6 fois par an. Au total chacun des bénéficiaires recevra 15 paiements. 34.4. Rapprochement, preuves d’envoi Pour chaque envoi d’argent, le MIS enregistre la date, l’heure, le n° de transaction interne, le n° transaction de l’opérateur, le numéro de compte du projet, le numéro du compte du bénéficiaire, le nom du bénéficiaire, le montant et le statut de la transaction. Ainsi, pour toute réclamation ou pour tout contrôle financier, il est facile de tracer l’ensemble des transactions effectuées depuis le compte du projet. 34.5. Demande de fonds Le MIS indique en permanence le statut du solde du compte du projet auprès de l’opérateur de paiement mobile. Si le solde ne permet pas la prochaine vague de paiement, alors une alerte est affichée en page d’accueil du MIS et une alerte est envoyée par email et par SMS à tous les responsables de l’UAP. Le cas échéant, le responsable des paiements envoie la demande de fonds au coordonnateur de l´UAP pour approbation et ensuite au responsable financier. Une fois approuvé, les fonds sont transférés sur le compte du projet auprès de l’opérateur de paiement mobile. Page | 48 34.6. Politique de sortie du programme Le ménage bénéficiaire quitte le Programme pour l'une des raisons suivantes : • Décision volontaire : quand le ménage décide de sa propre volonté de quitter le programme ; • Dénonciation : Quand une investigation sur un ménage dénoncé par des membres de la communauté est demandée ou après le constat fait par le personnel du Programme, elle sera réalisée pour déterminer si le ménage doit sortir du programme. Les raisons possibles d'une investigation sont : o le ménage a présenté de fausses informations : quand il est considéré que le recensement du ménage effectué n'est pas conforme ou que le ménage a présenté de fausses informations pendant la collecte des données PMT o le ménage ne remplit pas les critères d'éligibilité : quand le ménage déménage dans une colline non couverte par le programme et cesse de participer aux activités complémentaires ou le ménage n'a pas d'enfant entre 0 et 12 ans. o le ménage est disloqué : quand le ménage n'existe plus et que les membres font partie d'autres ménages. Si le résultat de l'investigation s'avère être positif alors le ménage quitte le programme. Page | 49 SECTION 6 : SYSTÈME DE GESTION DES CAS SPECIAUX ET DE GESTION DES PLAINTES 35. Traitement des cas spéciaux 1) Cas avéré de ménages qui ont déménagé hors de la zone du projet ou hors du pays. Les membres du comité de validation communautaire rédigent un procès-verbal attestant que le ménage est effectivement absent. Si un des membres du comité est absent, le chef de la colline signe en son nom. • Si le ménage a déménagé sur une colline non couverte par le projet mais dans la même commune, il continue à percevoir les bénéfices à condition qu’il continue à participer aux activités complémentaires ; • Si le ménage a déménagé dans une commune non couverte par le projet ou en dehors du pays il sort du programme L’UAP procède à son remplacement en faisant appel dans la base de données du SIG au ménage ayant obtenu le score le plus faible au cours de l’enquête PMT au sein de la même colline. 2) Cas de personnes bénéficiaires divorcées ou décédées Les personnes bénéficiaires se trouvant dans ces situations sont à remplacer : • Dans les cas où la mère de famille serait décédée dans un ménage monogame, le père de famille sera exceptionnellement habilité à être enregistré comme titulaire. • En cas de divorce, c´est la personne qui a la charge des enfants qui continuera à percevoir les transferts. Le comité rédige un procès-verbal attestant que la personne est effectivement divorcée, décédée ou définitivement absente. Si un des membres du comité de validation communautaire est absent, le chef de colline signe en son nom. Page | 50 3) Cas des déplacements temporaires des bénéficiaires Les bénéficiaires qui sont absents lors de l’enregistrement ont une dernière chance lors de l’enregistrement de rattrapage. Passé ce dernier, ils perdent leur statut de bénéficiaire. 4) Cas de personnes atteintes de maladies mentales Il y a deux cas possibles : • Si la personne malade a des moments de lucidité et que lors de l’enregistrement, son état mental lui permet de se faire enregistrer et de bénéficier d’une carte de bénéficiaire, elle est prise en compte par l’équipe d’enregistrement. • Si l’état mental de la personne ne lui permet pas de se faire enregistrer (cas de démence permanente), elle est alors remplacée par le référent proposé par la famille de la bénéficiaire et validée par le comité de validation communautaire. 5) Cas de personnes malades grabataires Si la bénéficiaire ne peut se déplacer sur le lieu d’enregistrement à cause de son âge très avancé ou son état de santé mais elle est sur la colline, l’équipe d’enregistrement, accompagnée d´un membre du comité de validation, se rend à domicile avec le nécessaire pour prendre sa photo et revient au lieu d’enregistrement pour lui établir sa carte de bénéficiaire. L’agence de paiement se rendra au domicile de la bénéficiaire pour procéder au paiement si la bénéficiaire désire faire un retrait. 6) Cas de personnes dont la date de naissance figurant dans la base de données du SIG ne concorde pas avec celle figurant sur la pièce d’identité L’équipe d’enregistrement a la possibilité de corriger sur place les erreurs de date de naissance au cours de l’opération d’enregistrement. C’est cette possibilité qui leur est laissée par le SIG pour modifier quelque chose dans la base de données. 7) Cas des ménages qui ne se sont pas présentés au point fixe pour l’enquête PMT L’UAP organise une séance d’enquête de rattrapage à la commune ou à domicile (par l’OT) si le nombre des ménages est réduit. Page | 51 8) Cas des ménages sélectionnés qui ne se sont pas présentés à l’enregistrement L’UAP organise une séance d’enregistrement tardif à la commune ou à domicile (par l’OT) si le nombre des ménages est réduit. 36. Système et traitement des plaintes 36.1. Recevabilité des plaintes Des plaintes peuvent être déposées par les ménages bénéficiaires, les ménages non bénéficiaires ou toute autre personne de la communauté. Les plaintes relatives au processus de ciblage des ménages (collecte de données, validation communautaire, etc.) ne sont pas recevables après la séance de validation communautaire. 36.2. Cas de plaintes Les plaintes peuvent concerner, entre autres, la qualité de la prestation des services et d'autres aspects du programme contre l’agence du transfert ou l’UAP, ou autres partenaires (les consultants, les ONG d’exécution, etc.) ou les autorités ou structures locales, etc...; Ces plaintes comprennent les cas suivants : • Non-attention : quand le bénéficiaire du projet ne reçoit pas le service attendu (ex: bureaux fermés ou personnel insuffisant). • Demande de paiement : quand l’opérateur de terrain exige au bénéficiaire le paiement d’une somme pour les services octroyés (fraude et corruption). • Service déficient : quand le service n’est pas adéquat/mauvaise qualité ou qu’il existe un délai excessif dans le suivi. • Recherche d’avantages matériels et non matériels : quand le personnel de l’organisation recherche des avantages matériels ou non matériels pour les services octroyés. Page | 52 • Ciblage non respectueux des critères de neutralité : quand le ciblage des ménages bénéficiaire a été réalisé dans le non- respect des critères de neutralité. • Mauvais traitements : quand le bénéficiaire sent qu’il a été offensé par le fournisseur de services. • Manque d’information sur les événements du projet : quand les bénéficiaires n’ont pas reçu l’information ou que l’information a été insuffisante sur les événements du projet tels que les événements de transfert, les activités des conditionnalités souples ou autres. • Plaintes sur l’agence de paiement qui comprennent les cas suivants : o Encaissement pour services : quand l’agence de paiement exige aux bénéficiaires le paiement de l’entretien du compte. o Service déficient : quand le récepteur du transfert reçoit un traitement inadéquat de la part du personnel de l’agence de transfert tel que service trop lent, manque d’informations suffisantes sur l’utilisation du moyen de transfert. o Mauvais traitements : quand le bénéficiaire du transfert reçoit un traitement méprisant de la part du personnel de l’agence de transfert. o Pas de monnaie suffisante : quand l’agence de transfert n’a pas suffisamment de monnaie pour remettre au bénéficiaire le montant exact qu’il désire retirer de son compte. o Ménage qui ne se trouve pas sur la liste de paiements : quand un ménage bénéficiaire n’est pas sur la liste de paiements. 36.3. Système de plainte Les plaintes peuvent être faites : • Verbalement : En s’adressant directement à un membre du comité des plaintes (comité collinaire), à l’OT ou à un autre membre de l’UAP. • Par écrit: En remplissant une fiche de plainte, et en la remettant soit au comité de des plaintes (comité collinaire) soit directement à l´OT ou en la déposant dans une boite à cet effet installée sur la colline. • Par téléphone : En utilisant un numéro vert (donc gratuit) dirigé vers le responsable provincial des opérations selon un calendrier-horaire communiqué aux bénéficiaires. Page | 53 36.4. Traitement des plaintes Toutes les plaintes doivent être rentrées dans le SIG à partir soit du formulaire de plaintes rempli par le plaignant, soit du formulaire de plaintes rempli par le comité des plaintes ou l’UAP (en cas de plainte verbale ou par utilisation du numéro vert). Le SIG attribuera automatiquement un numéro de plainte, et la résolution (y compris le temps nécessaire à cette résolution) de la plainte doit également être saisie dans le SIG le moment venu. Les procédures de plaintes doivent faire l´objet d´une communication lors de la campagne de communication avant la séance de validation communautaire (en insistant bien sur l´impossibilité de déposer des plaintes liées au ciblage après la validation communautaire), et pendant les journées de paiements. Page | 54 SECTION 7 : LES ACTEURS Cette section fournit une vue d'ensemble des institutions impliquées dans la mise en œuvre du projet, leur structure organisationnelle, leurs rôles et responsabilités. 37. Le Comité de pilotage Un Comité de pilotage a été nommé pour le Projet par Ordonnance ministérielle conjointe 540/225.01/1986 du 10 octobre 2016. Il est constitué de représentants des gouvernements central et provincial, mais aussi de la société civile suivants : 1) Le Secrétaire Permanent du Ministère des Finances, du Budget et de la Privatisation, Président ; 2) Le Secrétaire Exécutif Permanent de la Commission Nationale de Protection Sociale, Vice-président ; 3) Le coordinateur du Projet, Secrétaire ; 4) Le Directeur national de l’Assistance sociale et de la Solidarité nationale du MDPHASG, Membre ; 5) Le Directeur de la Promotion de la Santé, Hygiène et Assainissement au Ministère de la Santé publique et de la Lutte contre le SIDA ; 6) Le Directeur Général de la Coordination des ONG et de la Promotion des Libertés Publiques au Ministère de l’Intérieur et de la Formation Patriotique ; 7) Le Directeur des Organisations Internationales et des Organisations Non Gouvernementales au Ministère des Relations Extérieures et de la Coopération Internationale ; 8) Le Directeur de l’Enseignement Post-Fondamental Général et Pédagogique au Ministère de l’Éducation, Éducation Supérieure et de la Recherche ; 9) Le Directeur Général de Mobilisation pour l’Auto-développement et la Vulgarisation Agricole au Ministère de l’Agriculture et de l’Élevage ; 10) Le Conseiller au Cabinet du Ministère du Développement communal ; 11) Le Gouverneur de la Province Gitega ; 12) Le Directeur de la Structure Communication et Mobilisation des Ressources à la Croix-Rouge du Burundi. Page | 55 Le Comité de pilotage est responsable de la supervision générale du Projet et s’assure que les activités du Projet sont effectivement mises en œuvre pour atteindre les objectifs du Projet et menées conformément aux dispositions inscrites dans l’Accord de financement et dans le Manuel d’opérations. Le Comité de pilotage approuve des budgets et des plans de travail annuels et décide des principales mesures correctives, le cas échéant. Le Comité de pilotage se réunit au moins deux fois par an, sur l’invitation de son président ou de son vice-président. 38. Le Comité technique de la Commission Nationale de Protection sociale Le Comité technique de la Commission nationale de protection sociale (CT-CNPS) est présidé par le ministre des Droits de la Personne humaine, des Affaires sociales et du Genre ; son Vice-président est le chef de file du Groupe des bailleurs pour la protection sociale. Ce comité est composé des représentants des 11 ministères membres de la Commission, mais aussi de représentants des groupes religieux, des employeurs, des syndicats et des mutuelles d’assurance maladie. Ce comité est un organe de haut niveau auquel il incombe de valider les plans stratégiques de protection sociale, d’approuver des documents techniques et des études portant sur des questions de protection sociale, de suivre les programmes clés définis par la PNPS, de superviser le SEP et la gestion du Fonds d’Appui à la Protection Sociale (FAPS). Des groupes thématiques sont créées au sein du comité technique consacrés à l’assurance sociale, l’assistance sociale, l’accès au revenu et le financement de la protection sociale. Le groupe thématique pour l’assistance sociale inclut des représentants des ministères de la Solidarité Nationale, du Développement Communal, des Finances, de la Santé et du Comité National de Coordination de l’Aide, ainsi que des représentants des principaux groupes religieux. Le Comité technique a fait office de Comité de pilotage dans l’élaboration de la Stratégie nationale de protection sociale. Page | 56 39. Le Secrétariat Exécutif Permanent de la CNPS Le Secrétariat Exécutif Permanent de la CNPS facilitera la coordination technique entre l’Unité de soutien à la mise en œuvre du Projet et d’autres membres clés de la CNPS. Le SEP a été rendue opérationnelle en janvier 2014, à partir de la direction de la Protection Sociale du ministère dit à ce moment de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale de l’époque et se trouve désormais sous la tutelle du ministère des Droits de la Personne humaine, des Affaires sociales et du Genre. Le SEP coordonne des activités visant à étendre et renforcer la protection sociale ; il exécute des plans d’action destinés à renforcer la promotion et la réglementation de la PS ; il collabore avec ses représentations communales et provinciales, procède au suivi et à l’évaluation des programmes de PS, fournit des services de secrétariat au Comité technique et garantit la mise en œuvre technique des décisions du Comité et de la Commission. Le SEP a trois directions : • une Direction technique destinée à promouvoir la protection sociale ; • une Direction du contrôle, du suivi et de l’évaluation des systèmes de PS • une Direction de l’administration et des finances. Dans le cadre de sa mission consistant à étendre et à renforcer la protection sociale, le SEP facilitera la coordination technique entre les activités du Projet et d’autres agents du gouvernement relevant de la CNPS (niveau central) et du comité provincial de la CNPS (niveau provincial). Au niveau central, ces partenaires comprennent l’Institut national de statistiques (ISTEEBU), le Comité national de coordination des aides (CNCA) et les ministères clés des secteurs du développement social et local. 40. La Direction de l’Assistance sociale et de la Solidarité nationale Au sein du ministère des Droits de la Personne Humaine, des Affaires sociales et du Genre, la Direction de l’Assistance sociale et de la Solidarité nationale appuiera la mise en œuvre des activités de base du programme de transferts monétaires (Composante 1) en fonction de son expérience en matière d’assistance humanitaire aux groupes vulnérables (personnes porteuses de handicaps, orphelins, enfants de la rue, personnes âgées en situation de vulnérabilité et victimes de violences sexuelles) et sur sa présence au niveau des communes par l’intermédiaire des Centres de Développement Familial et Communautaire (CDFC). En particulier, des travailleurs sociaux des CDFC effectueront un suivi de la mise en œuvre des activités de promotion complémentaires. Page | 57 41. L’Unité d’Appui à la mise en œuvre du Projet (UAP) L’Unité d’Appui à la mise en œuvre du Projet est chargée de l’ensemble de la mise en œuvre des activités du Projet. Cette unité est placée sous la tutelle du MDPHASG et dirigée par un Coordinateur de projet qui est responsable auprès du Comité de pilotage. Son personnel est composée d’une équipe de techniciens expérimentés tant au niveau central que local. 41. 1. Niveau central Au niveau central, le Coordinateur du Projet gère les Comptes désignés du Projet. Pour contribuer à l’accélération des activités au cours de la première phase, l’Unité de mise en œuvre du Projet est au départ responsable de la mise en œuvre technique et financière des activités du Projet, dont la passation des marchés, la gestion financière, le suivi et l’évaluation, l’atténuation d’éventuels impacts sociaux et environnementaux négatifs et la communication portant sur la mise en œuvre et les résultats du Projet. Cette unité se chargera de recruter le responsable du développement du système de gestion des informations, le cabinet d’études chargé de l’enregistrement des ménages et de l’évaluation d’impact, les institutions financières chargées de verser les paiements aux ménages bénéficiaires et les ONG responsables de l’organisation des activités complémentaires. L’UAP est dotée des personnels clés suivants : 1) Coordonnateur national  2) Spécialiste en gestion financière   3) Spécialiste en passations de marchés  4) Comptable  5) Spécialiste en suivi et évaluation 6) Spécialiste en sauvegarde sociale 7) Spécialiste des TIC 8) Spécialiste en Formations et Communication Sociale 9) Responsable des activités complémentaires 10) Responsable des paiements 11) Responsable de la collecte de données 12) Auditeur Interne Page | 58 13) Autre personnel technique selon les besoins, recrutés comme consultants sur des périodes plus ou moins longues 14) Personnel d´appui (assistant du coordonnateur, assistant administratif et logistique, chauffeur, planton) 41.2. Niveau local L’Unité de soutien à la mise en œuvre comprendra également du personnel chargé de la mise en œuvre locale du Projet aux niveaux des communes et des provinces sélectionnées, en coordination avec les structures communales et provinciales décentralisées du SEP/CNPS et du MDPHASG. Au niveau des provinces, cela inclut les représentants régionaux du SEP et des CDFC ; au niveau des communes, les travailleurs sociaux et les agents communautaires de santé. Au niveau local, le Projet bénéficiera du soutien de la structure administrative des provinces (« Gouverneur »), des communes (« Administrateur communal ») et des collines (« Chefs de colline ») et des représentants existants des ministères sectoriels. La mise en œuvre du Projet reposera sur les mécanismes de coordination existants tels que le Comité provincial et communal de protection sociale et le Comité de développement collinaire. Elle reposera également sur la société civile, les organisations communautaires et les groupes religieux, ainsi que les comités existants ou les structures de suivi/résolution de conflits tels que le Comité de Protection de l’Enfance, imboneza, c’est-à-dire médiateurs chargés des questions de violences domestiques, volontaires de la Croix- Rouge. Le personnel local de l’UAP est donc composé de : 1. Responsables provinciaux des opérations (un dans chacune des quatre provinces) 2. Des opérateurs de terrain (un dans chacune des 16 communes bénéficiaires) 42. Les Comités collinaires du Projet Un comité collinaire du projet (« Comité Merankabandi ») est mis en place dans chaque colline pour accompagner la mise en œuvre des différentes étapes du projet. Page | 59 Le rôle de ces comités collinaires est de : • participer activement aux activités d’information et de communication autour des différents processus du projet : ciblage et enregistrement des bénéficiaires, paiement, activités complémentaires ; • servir de relai communautaire pour faire accepter et faciliter les enquêtes des ménages ; • convoquer et participer activement aux assemblées communautaires de validation de la liste des bénéficiaires ; • servir de comité des plaintes. Le comité collinaire est composé de 7 membres, répartis comme suit: 1. le chef de colline, 2. un représentant des groupes religieux de la colline (Caritas ou prêtre, pasteur, musulman), 3. un représentant du Comité de protection de l’enfance, 4. une imboneza (femme volontaire chargée des questions de violence domestique et de problématiques relatives à l’enfance, avec le soutien du MDPHASG), 5. un travailleur communautaire du secteur de la santé (umuremeshakiyago) 6. un représentant de la communauté des Batwa (s’il n’y a pas de Batwa sur la colline, une représentante d’association féminine de la colline) ; 7. Un agent de la Croix Rouge. Chaque comité doit avoir au moins quatre (4) femmes en son sein et une personne ressource sachant lire et écrire comme rapporteur. Le comité se choisira également un président qui ne peut pas être le chef de colline. 43. Les Cabinets de collecte de données Le cabinet de collecte des données est une structure technique externe et privée, sous contrat avec l’UAP pour réaliser la collecte de données et l’enquête PMT. Les TDRs du cabinet de collecte de données se trouvent en annexe du manuel. Page | 60 44. Les Cabinets d’enregistrement des bénéficiaires L’enregistrement des bénéficiaires du programme sera réalisé par un ou plusieurs cabinets recrutés par l’UAP. La campagne de communication en vue de l´enregistrement reste de la responsabilité de l’UAP. Le cabinet d’enregistrement peut être le même que celui de la collecte de données. 45. Les Agences de paiement Les agences de paiement sont recrutées pour le paiement de transferts monétaires aux ménages bénéficiaires. Elles signent avec l’UAP un contrat de mise en œuvre des activités de paiement. Les paiements aux bénéficiaires sont effectués tous les deux mois. L’agence soumet à l’approbation de l’UAP, un plan logistique qui peut être révisé chaque fois que de besoin. L’agent payeur se déplace dans les collines pour être plus proche des populations bénéficiaires. A la fin de chaque paiement, l’agence de paiement fait le rapprochement pour comparer les fonds transférés par l’UAP et les sommes effectivement dépensées. Un rapport est adressé au Coordonnateur de l’UAP et au spécialiste en gestion financière pour approbation. L’agence de paiement se charge de restituer le restant du montant s’il y a lieu à l’UAP qui en tiendra compte au prochain virement dans le compte dédié de l’agence. Page | 61 SECTION 8 : SYSTEME DE SUIVI ET ÉVALUATION L’objectif du Système de Suivi-Evaluation du Projet est de satisfaire les besoins en informations de toutes les parties prenantes, besoins centrés sur la mesure des performances en vue d’un bon pilotage pour l’atteinte des objectifs définis. Ce système permettra de faire une comparaison entre une situation « avant » et « après » projet, ou entre une situation « avec » et une situation « sans » projet. Il ne se résume pas à un suivi d’exécution ; il s’agit plutôt de savoir si les résultats ont été atteints et comment ils ont été atteints. Sur la base du cadre des résultats et du suivi, les informations requises pour les principales catégories d’acteurs sont les suivantes : • Le Gouvernement sur l’usage des ressources en relation avec les résultats prévus et atteints, pour ajuster et prendre les mesures correctives idoines ; • les Partenaires Techniques et Financiers (Banque Mondiale et autres partenaires), sur l’usage des ressources en relation avec les résultats prévus et atteints ; • le Comité de pilotage et l’UAP, pour ajuster la trajectoire du projet et prendre les mesures correctives idoines ; • les bénéficiaires, pour une meilleure appropriation des activités ; • le public, au titre du devoir de redevabilité et de transparence ; 46. Suivi des indicateurs de résultats Les indicateurs liés à l’objectif du développement du projet ont été élaborés afin de mesurer la performance du projet en matière d’atteinte de ses objectifs, particulièrement sur les aspects de transferts monétaires, d’activités complémentaires et d’établissement des bases d’un système de filets sociaux adaptatifs au Burundi. Les tableaux suivants présentent les indicateurs qui serviront à mesurer les résultats liés à l’objectif de développement et les résultats intermédiaires du programme. Page | 62 Objectif de Développement du Projet (ODP) Les objectifs du projet consistent à fournir des transferts monétaires réguliers aux ménages avec des enfants vivant en situation d’extrême pauvreté et de vulnérabilité dans des zones sélectionnées tout en consolidant les mécanismes clés d’exécution pour le développement d’un système de base de filets sociaux. 47. Indicateurs des objectifs de développement du projet 1) Nombre de bénéficiaires du programme de transferts monétaires soutenus par le Projet (nombre) (indicateur-clé) Description de Cet indicateur mesure le nombre d’individus bénéficiaires couverts par les l’indicateur programmes de filets sociaux appuyés par la Banque. Les programmes de filets sociaux cherchent à fournir de l’assistance sociale (en nature ou en espèces) à des individus ou des ménages pauvres et vulnérables, y compris pour faire face à des chocs économiques ou autres. Fréquence Annuelle Source des MIS du programme de transferts monétaires informations/ méthodologie Responsabilité pour Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) la collecte des données Cible Reference Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final 0 0 24 000 48 000 48 000 48 000 48 000 48 000 2) Bénéficiaires du programme de transferts monétaires de sexe féminin (nombre) (indicateur-clé) Description de Cet indicateur mesure la participation féminine aux programmes de filets l’indicateur sociaux. Il a la même définition que l’indicateur précédent mais s’appli que seulement aux femmes. Cet indicateur fournira une mesure de la couverture des filets sociaux, désagrégée par sexe. Fréquence Annuelle Source des MIS du programme de transferts monétaires informations/ méthodologie Page | 63 Responsabilité pour Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) la collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final 0 0 120.000 240.000 240.000 240.000 240000 240000 3) Nombre de bénéficiaires de programmes de filets sociaux – Transferts monétaires inconditionnels (nombre) (indicateur-clé) Description de Cet indicateur suit la classification des programmes de filets sociaux l’indicateur utilisée dans l’Atlas de PS Fréquence Annuelle Source des informations/ MIS du programme de transferts monétaires méthodologie Responsabilité pour la Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final 0 0 240.000 480 000 480.000 480.000 480.000 480.000 4) Proportion de ménages inscrits sur la liste des bénéficiaires et vivant sous le seuil de l’extrême pauvreté (pourcentage) Description de Cet indicateur mesure la proportion des ménages extrêmement pauvres l’indicateur (selon la ligne de pauvreté nationale) dans la base de données de ciblage. Cet indicateur fournira une mesure de la qualité du ciblage. Fréquence Annuelle Source des Base de données de ciblage informations/ méthodologie Responsabilité pour la Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final n/a n/a 50 60 70 70 70 70 Page | 64 48. Indicateurs de résultats intermédiaires 1) Proportion de ménages bénéficiaires dont les dépenses de consommation alimentaire ont augmenté de plus de 10% par rapport au groupe de contrôle Description de À partir de résultats obtenus par des programmes similaires en Zambie et l’indicateur des résultats de l’essai de Tubaramure dans les provinces de Cankuzo et Ruyigi (IFPRI, 2015 et 2016) Fréquence Bisannuelle Source des Evaluation de processus (qualitative) et d’impact (quantitative) informations/ méthodologie Responsabilité pour la Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final 0 n/a 25 30 30 40 40% 2) Proportion de ménages bénéficiaires vivant dans les collines bénéficiaires participant aux activités de promotion du changement des comportements Description de Cet indicateur suit la participation des bénéficiaires aux séances l’indicateur mensuelles d’IEC à travers les fiches de présence des responsables pour les sessions Fréquence Semestrielle Source des MIS du programme de transferts monétaires à partir des rapports des informations/ ONG méthodologie Responsabilité pour la Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final 0 00 50 50 70 80 80 80% 3) Proportion de bénéficiaires qui sont mères d’enfants de moins de deux ans et pratiquent l’allaitement, conformément au protocole recommandé (%) Page | 65 Description Des données de 2009 de l’OMS ont fait état d’une pratique exclusive de l’allaitement à de 6 mois dans 76% des cas et d’une poursuite de cette pratique jusqu’à 2 ans dans 87% l’indicateur des cas en milieu rural. Fréquence Bisannuelle Source des Enquête de bénéficiaires, vérifications aléatoires et évaluation d’impact informations / méthodo- logie Responsabil Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) ité pour la collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final Valeur a Reference Ref. Ref. Ref. Ref. Ref. Reference determiner +10% +10% +20% +25% +25% +25% +25% 4) Proportion de ménages bénéficiaires connaissant la date de leurs paiements et le montant exact Description de Cet indicateur mesure les connaissances élémentaires des bénéficiaires sur un l’indicateur processus-clé du programme Fréquence Bisannuelle Source des Enquête de bénéficiaires informations/ méthodologie Responsabilité Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) pour la collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final 0 0 50 70 75 75% 5) Pourcentage de membres de la communauté (dont femmes) satisfaits du processus de ciblage Description de Cet indicateur mesure la perception des membres de la communauté l’indicateur (désagrégée par sexe) sur le ciblage communautaire et par test des moyens d’existence en termes de transparence et d’efficacité Fréquence Bisannuelle Page | 66 Source des Enquête de bénéficiaires et évaluation de processus informations/ méthodologie Responsabilité pour la Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final 0 0 60 n/a 70 n/a 70 70 6) Ménages dont les informations inscrites dans le registre ont été mises à jour (depuis moins de trois ans) Description de Cet indicateur suit les dates d’enquête des ménages sélectionnés lors du l’indicateur ciblage communautaire, dans la base de données du programme. Il fournira une mesure élémentaire de la fiabilité des informations de la base de données Fréquence Annuelle Source des Base de données de ciblage informations/ méthodologie Responsabilité pour la Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final n/a n/a 100 100 100 90 90 90 7) Bénéficiaires dont les transferts sont versés conformément au calendrier fixé dans le manuel opérationnel (%) Description de Cet indicateur mesure les différences entre les dates prévues pour les l’indicateur paiements et la réception actuelle des paiements par les bénéficiaires. Il fournira une mesure de la performance des agences de paiement Fréquence Semestrielle Source des MIS Programme de transferts monétaires informations/ méthodologie Responsabilité pour la Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final Page | 67 Valeur Ref. Ref. Ref. Ref. Reference a Referen +10% +20% +25% +25% +25% deter 0 ce (au (au (au moins miner +10% moins moins 80%) 80%) 80%) 8) Développement (modules) et bon fonctionnement (production de rapports) du système de gestion des informations Description de Modules du système de gestion des informations du Registre : 1 (base de données l’indicateur des ménages), 2 (PMT), 3 (Mise à jour de la base de données des bénéficiaires), 4 (activités complémentaires). Les rapports réfèrent à la production de données dans les délais pour les quatre rapports trimestriels et un rapport annuel. Fréquence Annuelle Source des MIS Programme de transferts monétaires informations/ méthodologie Responsabilit Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) é pour la collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final Pas de Module Modul Modul Rapport Rapport Rapport Rapport module s e e s s s s s 1 et 2 4 3 9) Disponibilité et suivi annuel des dépenses publiques allouées aux programmes d’assistance sociale au Secrétariat exécutif permanent de la commission de la protection sociale. Description de Le CNCA suit les dépenses des bailleurs de fonds inscrits au Ministère des Finances. l’indicateur Le rapport utilisera le format développé pour l’évaluation des filets sociaux. La troisième année, il inclurait aussi une cartographie des interventions d’ONG et des gouvernements locaux dans les provinces où le programme de transferts monétaires opère. Page | 68 Fréquence Annuelle Source des Rapport du CNCA et système de S&E informations/ méthodologie Responsabilité Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) pour la collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final Rapp Format Inventaire Inventaire Inventaire Inventaire Rapport Rapport ort standardis des des des des du du ad e de depenses depenses depenses depenses Gouver- Gouver- hoc collecte de d’assistanc d’AS aux d’AS aux d’AS aux nement nement donnees e sociale niveaux niveaux niveaux et des et des et de (AS) dans 4 provincial provincial provincial bailleurs bailleurs rapport provinces et national et national et national 10) Connaissances de base en matière de filets sociaux et/ou de programme de transferts monétaires (théorie et pratique) des responsables de la mise en œuvre Description de Ceci serait développé sur le modèle du test de début du cours élémentaire l’indicateur sur les filets sociaux et pourrait couvrir les processus clés pertinents pour différents types d’opérateurs Fréquence Annuelle Source des informations/ Évaluations de connaissances méthodologie Responsabilité pour la Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final n/a Scores du test du Module A A A A definir A definir A de base definir definir definir definir sur les filets sociaux Page | 69 11) Mécanisme de traitement des réclamations du programme de transferts monétaire en place Description de Cet indicateur suit les étapes clés du développement du système de traitement et l’indicateur résolutions des plaintes et des réclamations sur le programme de transferts monétaires Fréquence Semestrielle Source des MIS du programme de transferts monétaires informations/ méthodologie Responsabilité Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) pour la collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final Pas de Resoluti Resolution Resolution Resolution Resolution Instruments mecanis Protocol on rapide de rapide de rapide de rapide de prets et me es rapide 25% de 30% de 40% de 40% de acteurs definís de 20% cas cas cas cas formes de cas 12) Évaluation de processus de la mise en œuvre (texte) Description de Cet indicateur suit les étapes clés du développement du système de traitement et l’indicateur résolutions des plaintes et des réclamations sur le programme de transferts monétaires Fréquence Semestrielle Source des MIS du programme de transferts monétaires informations/ méthodologie Responsabilité Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) pour la collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final n/a Ligne de Ligne de Suivi suivi suivi Au moins 12 reference reference rapports pour le pour les d’evaluation suivi ciblage et activites paiement complement des TM aires Page | 70 13) Évaluation d’impact réalisée Description de Cet indicateur suit la collecte et l’analyse des données sur les impacts du l’indicateur programme avec une ligne de référence avant le début des transferts, une ligne de mi-parcours à 24 mois et une ligne finale 6 mois après la fin des transferts. Fréquence Bisannuelle Source des MIS du programme de transferts monétaires informations/ méthodologie Responsabilité pour la Unité d’appui à la mise en oeuvre du projet (UAP) collecte des données Cible Année Année Année Année Année Année Objectif 1 2 3 4 5 6 final n/a Collecte Collecte Ensembles de Ligne de de finale de donnnees et reference donnees donnees rapports de 3 pour 2 de mi- evaluations provinces parcours 49. Évaluations opérationnelles Les évaluations opérationnelles (ou évaluations de processus) visent à suivre l’exécution du programme et à identifier des goulots d’étranglement. Elles servent à déterminer si les processus du projet sont réalisés d'une manière efficace et rentable. Elles peuvent être utilisées comme un outil supplémentaire pour voir si les stratégies de mise en œuvre choisies sont utiles, et pour identifier les domaines d'amélioration. Ces types d'évaluations déterminent si la population cible est atteinte, si les bénéficiaires reçoivent les services prévus, si le personnel est suffisamment qualifié, etc. Il tient également compte de coûts, en particulier pour les dépenses administratives et opérationnelles. L’évaluation opérationnelle permettra d'évaluer les aspects suivants : • Les relations institutionnelles et la coordination inter et intra-organisationnelle ; • L'efficacité de la collecte des données ; • L’adéquation des processus opérationnels, en particulier les transferts ; • Les perceptions des bénéficiaires et des autres des parties prenantes sur le projet; • Coût et rapport coût-efficacité des transferts ; • Les effets imprévus. Page | 71 Les principales méthodes utilisées pour la collecte de données pour l'évaluation opérationnelle sont des questionnaires, des contrôles ponctuels et des audits financiers. 49.1. Questionnaires L'objectif des questionnaires est de vérifier que toutes les activités du projet sont mises en œuvre conformément au manuel d’opérations, et exécutés de façon uniforme dans toutes les régions. Les questionnaires sont un outil systématique qui sera utilisé lors de l’évaluation des processus mis en œuvre dans le Projet. Ils comprennent : • Une liste de contrôle de chaque activité ou condition qui doit avoir lieu avant et pendant le processus • Questions auxquelles il faut répondre après que le processus en question est complet • Questions sur la productivité et la qualité • Questions pour examiner la performance des différents acteurs impliqués dans le processus • Questions sur la logistique, comme si tous les matériaux ont été disponibles à temps pour la réalisation de chaque exercice, si les horaires ont été respectés, etc. Des modèles de questionnaires spécifiques pour chaque processus sont inclus en annexe. 49.2. Contrôles inopinés L'objectif des contrôles ponctuels est de vérifier si les activités du projet sont réalisées selon le manuel d’opérations et si les informations communiquées par les acteurs impliqués sont exactes. Les contrôles ponctuels sont effectués de manière aléatoire, au cours de la mise en œuvre, et incluent la révision des activités impromptue, sans notification préalable de la gestion du projet. Les contrôles ponctuels fournissent de retours d’information pour la mise en œuvre du projet par le suivi de l'information sur les étapes du cycle du projet, sur l'exactitude et la validité. 49.3. Audits externes Un audit financier devra suivre l’utilisation des ressources financières afin de corroborer si les ressources sont fournies efficacement pour accomplir les objectifs du programme. Le Projet devra produire des états financiers annuels audités, au plus tard le 30 juin de l’exercice suivant. Un auditeur externe avec une qualification et une expérience acceptable Page | 72 pour la Banque mondiale sera recruté pour conduire des audits annuels des états financiers du projet. Conformément aux normes relatives à l’audit, l’auditeur fournira un unique avis sur les états financiers annuels. En plus des rapports d’audit, les auditeurs externes devront préparer une Lettre assortie d’observations, de commentaires et de recommandations pour l’amélioration du mécanisme de transferts monétaires, des documents comptables, des systèmes, des contrôles et de la conformité avec les clauses financières de l’Accord de financement. Le projet devra établir et maintenir un système de gestion financière, incluant de la documentation, des comptes et la préparation des rapports financiers pertinents, en accord avec les standards de comptabilité. Les états financiers du projet seront audités en accord avec les standards internationaux d’audits. De plus, l’UAP devra préparer et fournir à l’Association au plus tard 45 jours après la fin de chaque trimestre, des rapports financiers intermédiaires non-audités pour le projet. Le projet se conformera à toutes les règles et procédures requises pour les retraits des Comptes Désignés. 50. Evaluation d’impact Afin de déterminer l'impact du programme Merankabandi, une Évaluation d'Impact (EI) sera mise en place. Dans un premier temps, l’EI fournira des données sur le fonctionnement du programme, ainsi que l'impact des transferts monétaires sur (i) les conditions socio-économiques des familles bénéficiaires, et (ii) le comportement des familles (utilisation des services civiques, d’éducation, et de santé, création d’activités génératrices de revenu (AGRs)). Dans un deuxième temps, l’EI cherchera à déterminer quelle modalité de mise en œuvre du programme obtient les meilleurs résultats sur la résilience des ménages, à savoir un paquet de base (transfert monétaire seul), ou un paquet plus complexe (transfert monétaire combiné à des mesures d’accompagnement). L'évaluation sera composée de deux volets : (i) une évaluation de l'impact qui utilisera la ligne de base et de l'information en fin d'étude sur un échantillon de bénéficiaires et de ménages contrôle (enquêtes auprès des ménages de type ECVMB), et (ii) des évaluations quantitatives et qualitatives mises en place au cours de la mise en œuvre Page | 73 du projet (enquêtes communautaires et groupes de discussion). Le travail nécessaire à l’évaluation sera effectué entre le printemps 2018 et Juin 2021, et les résultats de l'évaluation fourniront des informations pour améliorer la conception du programme et l'exploitation pour les développements ultérieurs de Merankabandi. La liste des ménages qui participeront à l'enquête de l'EI sera restreinte à un échantillon de ménages de la province de Gitega. Le groupe de traitement (T) sera composé des ménages bénéficiaires des collines couvertes par le programme : soit les ménages dont le score du test indirect de revenu est inférieur au seuil d'admissibilité tel que déterminé par le test indirect de revenu appliqué à tous les ménages présélectionnés par l’enregistrement au point fixe. Le groupe de contrôle (C) sera composé des ménages identifiés comme pauvres dans les collines non éligibles, au sein des 4 mêmes communes participant. Les ménages de ces collines de contrôles seront eux aussi appelés à venir s’enregistrer dans le but de commencer la constitution d’un registre unique national. Il faudra donc veiller à bien communiquer sur cette étape, afin de répliquer au mieux le processus mis en place dans les collines de traitement, mais aussi afin de ne pas créer des attentes de la part de la population locale. Afin de déterminer l'impact des mesures d'accompagnement, le groupe de traitement sera scindé en plusieurs groupes de ménages bénéficiaires des différentes modalités : paquet basic/transfert monétaire seul (traitement 1, T1), et paquet complet/transfert monétaire et mesures d'accompagnement (traitement 2, T2). Ces modalités (T1 et T2) seront proposées aléatoirement aux collines. 51. Suivi des performances Le suivi des performances doit permettre de faire le point sur le niveau d’exécution des actions menées par le projet (Opérateurs de terrain et autre personnel), les agences de paiement et les Associations et ONG (dans le cadre des activités complémentaires). Les données collectées par chaque catégorie d’acteur devront permettre de mesurer l’atteinte des résultats du projet. Ces données doivent également permettre aux divers responsables d’élaborer leurs rapports d’avancement périodiques et annuels (réalisations physiques et financières). Les résultats du suivi d’exécution font ressortir l’écart entre les prévisions et les réalisations. Ces écarts doivent être expliqués et analysés afin d’apporter les mesures Page | 74 correctives nécessaires qui orientent vers l’atteinte des résultats escomptés. Le suivi d’exécution et de mesure des performances porte donc sur : • les taux de réalisations physiques (par rapport aux activités prévues) ; • les taux de réalisations financières (par rapport au budget prévisionnel) ; • le respect des échéances (par rapport au calendrier prévisionnel) et • les facteurs explicatifs entre les réalisations et la planification. 52. Rapportage des activités Les informations obtenues de l’analyse des données et validées seront diffusées sous forme de tableaux de bord et de rapports selon des canevas préalablement définis de façon participative par les acteurs-clés de suivi-évaluation. Plusieurs types de rapports seront produits à des fréquences dépendant des besoins de prise de décision : 1. Quatre rapports trimestriels (techniques et financiers) rendant compte des réalisations obtenues de la mise en œuvre du PTBA dans le trimestre considéré ; 2. Deux rapports semestriels (technique et financier) rendant compte des réalisations obtenues durant les deux semestres de l’année de mise en œuvre du PTBA ; 3. Un rapport annuel (technique et financier) rendant compte de tous les résultats obtenus (réalisations, effets et impacts) ; 4. Des rapports spécifiques à la demande (Ministère de tutelle, autres demandes). Le tableau ci-après résume les types de rapports à produire par les acteurs de suivi- évaluation du projet. Tableau 6 : Types de rapports et fréquences de diffusion TYPES DE RAPPORT FREQUENCE RESPONSABILITE DESTINATION Rapport trimestriel Trimestrielle SSE/SGF UAP, RPO, OT, MDPHASG, MFBP, BM Rapport annuel Annuelle SSE/SGF UAP, RPO, OT, MDPHASG, MFBP, BM technique et financier Rapport A la demande SSE/SGF UAP, MDPHASG, MFBP, COPI , BM d’avancement Rapports spécifiques A la demande SGF & SSE UAP, DGSN/ MDPHASG, MFBP, BM Page | 75 53. Acteurs du suivi-évaluation et leur besoin en information L’UAP a pour mandat d’assurer la coordination du suivi-évaluation du Projet. Elle a besoin des informations pour apprécier la performance issue de l’exécution de l’ensemble du programme en termes d’efficacité, d’efficience, d’effet et d’impact sur la base des rapports fournis par les responsables provinciaux et communaux ou obtenus des missions de suivi sur le terrain. Les responsables provinciaux des opérations ont pour mandat d’exécuter le suivi- évaluation des actions du projet à l’échelle provinciale. Ils ont besoin des informations en provenance des Opérateurs de terrain ou par voie de visites terrain pour apprécier la performance issue de la mise en œuvre du projet au niveau provincial en termes d’efficacité, d’efficience, d’effet et d’impact. Les Opérateurs de terrain ont pour rôle d’assurer le suivi-évaluation des actions du projet à la base (auto-évaluation). Ils ont besoin des informations pour apprécier la contribution des bénéficiaires et leur satisfaction relative aux retombées des transferts monétaires et aux activités complémentaires. Le tableau ci-après résume le rôle attendu des acteurs de S&E ainsi que leur besoin et sources en information. Tableau 7 : Rôle et besoin en informations des acteurs de S&E Rôle clé de Besoins en Niveau de S&E Acteurs Sources d’informations S&E informations Suivi-évaluation interne permanent S&E du projet au UAP (en Coordination du Produits, effets et - Rapports de misions de niveau central collaboration S&E du projet au impacts du projet terrain de l’UAP ; avec les niveau central au niveau national - Rapports d’activités des partenaires (Fournisseur Points focaux ; techniques) d’informations) - Rapports de différentes études ; - Rapports des agences de paiement, de Page | 76 Rôle clé de Besoins en Niveau de S&E Acteurs Sources d’informations S&E informations mission de suivi et de supervision. S&E au niveau Les Exécution du Produits - Rapports de misions de provincial responsables S&E au niveau (réalisations) du terrain ; provinciaux régional projet au niveau - Rapports d’activités des des opérations (Fournisseur provincial Opérateurs de terrain ; d’informations) - Rapports de différentes études ; - Rapports des agences de paiement. Auto-évaluation Opérateurs de Exécution du Degré de - Fiches de suivi des participative à la terrain, S&E au niveau satisfaction de la activités (transferts base (niveau agences de local mise en œuvre monétaires et activités communal) paiement, (Fournisseur et des transferts de complémentaires) ; bénéficiaires utilisateurs paiement et des - Rapports des agences d’information à la activités de paiement. base) complémentaires Suivi-évaluation externe périodique Comité de pilotage Membres du Utilisateur Etat d’exécution PTBA de l’UAP, Comité de d’information physique et Rapports techniques et pilotage pour des besoins financière global financiers de l’UAP ; d’orientation, et du projet Rapports spécifiques de la de supervision l’UAP des activités d’ensemble du projet Mission de Membres de Bailleur de fonds Conformément à Tous documents jugés supervision du la mission de et la partie leurs Termes de utiles Gouvernement et de supervision nationale référence la BM Missions Consultants Prestataires de Conformément à PTBA, Rapports d’activités, d’évaluation à mi- externes services et leurs Termes de rapports d’étude, rapports parcours et final utilisateurs référence spécifiques d’information Page | 77 SECTION 9 : SYSTEME DE GESTION DE L’INFORMATION 54.Les objectifs du Système d'information intégré de gestion du projet (MIS) Le Système d'information intégré de gestion du projet MERANKABANDI (SiiGM) est une application unique pour coordonner les différentes activités des services du projet. Le système intègre l’ensemble des processus dans une vision transversale. Le mot unique signifie que l’objectif à plus long terme, l’objectif final, est que le projet utilise seulement une, et une seule application, pour gérer l’ensemble de ses activités. Le mot transversal signifie que le système d’information recouvre plusieurs domaines d’activités du projet, voire tous les domaines, par exemple : ciblage des bénéficiaires, enregistrement des ménages, attribution des programmes sociaux, gestion des programmes sociaux, gestion des paiements, gestion des ressources humaines, etc. 55. Les axes du MIS Le Système d'information intégré de gestion du projet MERANKABANDI présente une vision selon trois axes : • Le premier axe est celui portant sur la vision unique du bénéficiaire quel que soit le service concerné du projet. • Le deuxième axe est celui portant sur l’intégration des processus opérationnels du projet. • Enfin le dernier et troisième axe est un axe technique portant sur une vision d’échange de données avec des systèmes extérieurs. On appelle cet axe technique, la couche EAI (EAI pour enterprise application integration). Il s’agit pour le MIS de permettre l’échange automatique, semi-automatique, ou manuel, de données avec des systèmes extérieurs comme les services de paiement mobile pour une possible externalisation des paiements, le service d’agrégation bancaire, etc. Le MIS permet aux différents services du projet d’avoir une vision orientée bénéficiaire, c’est-à-dire que toutes les données concernant un bénéficiaire sont dans une base de données unique et il n’existe qu’un seul identifiant par bénéficiaire permettant ainsi une Page | 78 cohérence des données partagées par les processus intégrés au MIS dans une vision transversale. 56. Les modules du MIS On le voit sur le schéma, un MIS est composé généralement de 9 modules fonctionnels et de 4 modules techniques. Les 9 modules couvrent l’essentiel fonctionnel mais d’autres modules fonctionnels peuvent évidemment s’ajouter à un MIS selon les services et prérogatives propres du projet. Le schéma présente le système avec ses modules fonctionnels et techniques autour d’une base de données unique où le bénéficiaire est au cœur du système d’information. Figure 4 : Modules du MIS En gras les modules à mettre en place tout de suite • Le module d’enregistrement permet d’enregistrer un ménage dans le MIS en collectant les données nécessaires permettant le calcul PMT. Il s’agit de collecter les données sur chacun des membres du ménage et sur les caractéristiques du foyer. Quand on inscrit un ménage dans le MIS, tous les membres du ménage sont inscrits dans le MIS. Inscrit signifie simplement qu’ils sont enregistrés dans la base de données, cela signifie qu’on les connaît. A ce Page | 79 stade, cela ne signifie pas qu’ils sont éligibles à un programme. A ce stade, tout ou une partie des membres d’un ménage peuvent être immatriculés automatiquement ou bien l’immatriculation intervient seulement au moment du processus d’attribution. • Le module de gestion des enregistrements il permet de gérer les ménages enregistrés. C’est le module qui permet de suivre et de gérer un ménage et ses membres. C’est avec ce module que l’on peut modifier des informations, comme l’adresse par exemple, c’est aussi ici que l’on peut ajouter de nouveaux membres au ménage. • Le module de gestion des attributions des programmes sociaux est lié au module précédent. Il permet d’attribuer un ou plusieurs programmes sociaux à un membre d’un ménage. L’attribution se fait selon un des trois modes. Le premier mode est le mode automatique, le système se base sur le calcul du score PMT du ménage, sur les critères paramétrés des programmes sociaux et sur les caractéristiques du ménage et de tous les membres, pour attribuer automatiquement un ou des programmes sociaux à un ou plusieurs membres du ménage. Le deuxième mode est le mode manuel, c’est l’utilisateur, le fonctionnaire du service adéquat qui attribue les programmes sociaux aux membres du ménage. Et enfin le troisième mode est un mélange des deux précédents, le fonctionnaire est guidé par le système pour attribuer les programmes sociaux mais c’est le fonctionnaire qui réalise les attributions. • Le module de gestion des programmes sociaux permet de créer des programmes sociaux et permet d’apporter au système tous les critères décrivant notamment le mode d’attribution mais aussi la durée, le mode de récurrence des paiements, le montant, etc. • Le module de gestion des plaintes permet de gérer les messages de plainte des usagers. L'équipe en charge des plaintes pourra répondre, clôturer ou même transférer la réclamation à un autre fonctionnaire ou un autre service. Les usagers sont prévenus par SMS de l'état de leur réclamation. Le module permet également d'avoir une vision détaillée du nombre de plaintes résolues / non résolues, de quel fonctionnaire résout le plus de plaintes ou encore qui génère le plus de plaintes. • Le module de gestion des paiements permet à la fois au SGF de savoir en temps et en heure le montant total qui devra être versé à tous les bénéficiaires afin de préparer les ordres de paiement administratifs pour le sous-traitant Page | 80 exécutif des paiements (par exemple le paiement mobile). Mais il permet aussi de renseigner pour chacun des bénéficiaires, la date, heure du paiement. Il est également possible d’ajouter des preuves de paiement : documents, scan, photos, vidéo du paiement. • Le module de suivi et évaluation permet de suivre l’évolution dans le temps d’un ménage où figurent des bénéficiaires. Le suivi est basé sur le score PMT dans le temps, on observe ainsi si l’état de pauvreté du ménage s’est amélioré ou non. • Le module de statistiques permet d’avoir accès à un ensemble de tableaux de statistiques. • Le module de géolocalisation permet de géolocaliser les ménages inscrits. Et les modules techniques sont : • Le module d’exportation des données permet d’exporter l’ensemble des données des ménages au format Excel. • Le module de paramétrage permet entre autre de saisir les valeurs des coefficients de la méthode de calcul PMT. • Le module d’administration permet de gérer les utilisateurs, les groupes et les droits d’utilisation associés à chacun des groupes. • et le module EAI permet l’échange de données avec d’autres systèmes extérieurs. 57. Applications / architecture du MIS Au niveau de l’architecture, on trouvera concrètement trois applications : le backoffice, et les frontoffices public et privé. Ces trois applications peuvent être utilisées en ligne sur PC, tablette ou smartphone. Page | 81 Figure 5: Architecture du MIS • Le backoffice, c’est la partie dédiée aux fonctionnaires du projet et aux sous- traitants. C’est le sous-système du MIS qui est l'unité administrative et opérationnelle du projet visant à assurer le traitement des opérations. C’est le backoffice qui sera utilisé tous les jours par les fonctionnaires du projet qui disposent d’un login et d’un mot de passe. • Le frontoffice public, c’est la partie visible par tout le monde sans restriction, sans login et sans mot de passe. C’est le site Web public du projet. On y trouve de l’information. On y trouve des statistiques. Il est possible de porter réclamation à partir du site public. Le frontoffice public peut permettre la création de compte utilisateur public. • Le frontoffice privé, c'est la partie du MIS permettant à tous les utilisateurs inscrits préalablement sur le frontoffice public ou via le backoffice, de se connecter dans leur espace privé. Cet espace privé permet de gérer le profil, de dialoguer avec le projet, de suivre les paiements, permet de demander et d'émettre des certificats et d’autres documents habituellement fournis. Le frontoffice privé permet également de porter réclamation. Page | 82 ANNEXES Page | 83 Annexe 1 : Questionnaire d’enquête PMT RÉBUBLIQUE DU BURUNDI PROGRAMME MERANKABANDI QUESTIONNAIRE D’ENREGISTREMENT DES MÉNAGES INFORMATIONS SUR LE QUESTIONNAIRE R1 Région  R2 Commune  R3 Colline  R4 Numéro séquentiel du ménage  R5 Numéro de la vague  NOM : PRÉNOM : R6 Nom du répondant ______________________________________ ____________________________ 1 – Chef de ménage 2 – Conjoint du chef de ménage 3 – Fils du chef ou de son conjoint 4 – Fille du chef ou de son conjoint R7 Lien avec le chef de ménage 5 – Père du chef ou de son conjoint 6 – Mère du chef ou de son conjoint  7 – Autre parent masculin 8 – Autre parent féminin 9 – Sans lien de parenté avec le chef ou son conjoint NOM : PRÉNOM : R8 Nom de l’enquêteur ______________________________________ ____________________________ R9 Date et heure de l’entretien DATE : J J M M Y Y Y Y HEURE : H H Min Min RENSEIGNEMENTS SUR LE CHEF DE MÉNAGE 1 – Masculin C1 Sexe du chef de ménage 2 - Féminin  C2 Âge du chef de ménage (en années révolues)   9 – 6ème ou 1er AT 10 – 5ème ou 2ème 1 – Jamais fréquenté/aucune AT 2 – Petite/moyenne section de 11 – 4ème ou 3ème maternelle AT C3 Quelle est la dernière classe suivie avec succès 3 – Grande section de maternelle 4 – CP 12 – 3ème ou 4ème  par [nom du chef de ménage] ? 5 – CE1 AT  13 – 2nde G ou T 6 – CE2 14 – 1ère G ou T 7 – CM1 15 – Terminale G 8 – CM2 ou T 16 – Université Au cours des 7 derniers jours, le chef de ménage a-t-il 1 – Oui C4 travaillé ne serait-ce qu’une heure ? 2 – Non  SECTION COMPOSITION DU MÉNAGE  1 – En travaillant dans une affaire personnelle Bien que vous ayez déclaré que le chef de ménage n’a pas 2 – En fabriquant un produit pour la vente travaillé pendant les 7 derniers jours, a-t-il réalisé l'une 3 – En travaillant à la maison pour un revenu C5 des activités suivantes pendant les 7 derniers jours, à 4 – En délivrant un service 5 – En aidant dans une entreprise familiale  domicile ou à l'extérieur, pour aider la famille ? 6 – Comme apprenti ou stagiaire rémunéré  7 – Comme apprenti ou stagiaire non [Réponses 1-10 SECTION COMPOSITION DU MÉNAGE] rémunéré 8 – Comme étudiant qui réalise un travail 9 – En travaillant pour un autre ménage Page | 84 10 – N'importe quelle autre activité pour un revenu 11 – Aucune activité de ce genre Bien que le chef de ménage n’ait pas travaillé pendant les 1 – Oui  SECTION COMPOSITION DU C6 7 derniers jours, a-t-il un emploi ? MÉNAGE 2 – Non  1 – Vacances ou jours fériés 2 – Maladie 3 – Grève Pourquoi le chef de ménage n’a pas travaillé pendant les 7 4 – Arrêt provisoire du travail C7 derniers jours ? 5 – Fin de campagne / saison agricole  6 – Congé de maternité 7 – Licenciement ou fin de contrat 8 – Autre COMPOSITION DU MÉNAGE Dressez la liste exhaustive de tous les membres du ménage, et indiquez leur âge 1 – Nom :___________________________________ Âge :  11 – Nom :___________________________________ Âge :    2 – Nom :___________________________________ Âge :  12 – Nom :___________________________________ Âge :   3 – Nom :___________________________________ Âge :  13 – Nom :___________________________________ Âge :   4 – Nom :___________________________________ Âge :  14 – Nom :___________________________________ Âge :   5 – Nom :___________________________________ Âge :  15 – Nom :___________________________________ Âge :   6 – Nom :___________________________________ Âge :  16 – Nom :___________________________________ Âge :   7 – Nom :___________________________________ Âge :  17 – Nom :___________________________________ Âge :   8 – Nom :___________________________________ Âge :  18 – Nom :___________________________________ Âge :   9 – Nom :___________________________________ Âge :  19 – Nom :___________________________________ Âge :   10 – Nom :___________________________________ Âge :  20 – Nom :___________________________________ Âge :   M1 Taille du ménage (somme de tous les membres du ménage)   M2 Avez-vous au moins un membre du ménage qui travaille dans une 1 – Oui  exploitation agricole (plantation, champs, ferme, élevage, pêche, …) ? 2 - Non CARACTÉRISTIQUES DU LOGEMENT 1 – Appartement 4 – Maison individuelle 2 – Villa moderne (traditionnelle) L1 Quel est le type de votre logement ? 3 – Maison dans une 5 – Chambrette  concession 6 – Autre (préciser) L2 Quel est le nombre total de pièces de votre logement ?   1 – Électricité 6 – Bobèche Quelle est la principale source d’éclairage de votre 2 – Groupe électrogène 7 – Énergie solaire L3 ménage ? 3 – Lampe tempête 4 – Bougie 8 – Gaz  9 – Autre (préciser) 5 – Feu de bois 0 – Ne fait pas de cuisine 5 – Pétrole Quelles est la principale source d’énergie utilisée 1 – Bois acheté 6 – Charbon L4 pour la cuisine ? 2 – Bois ramassé/reçu 3 – Gaz 7 – Déchets d’animaux  8 – Autre (préciser) 4 – Électricité 1 – 5 – Planches Béton/parpaing/briques 6 – Quel est le principal matériau des murs de votre cuites Nattes/chaume/feuille L5 logement ? 2 – Pierre de taille /végétaux  3 – Terre/briques simples 7 – Tôle ondulée 4 – Pisé/terre battue 8 – Autre (préciser) 1 – Ciment Quel est le principal matériau du toit de votre 2 – Tôle/tuiles 4 – Terre L6 logement ? 3 – 5 – Autre (préciser)  Nattes/chaume/feuille Quel est le principal matériau du sol de votre 1 – Ciment 4 – Terre L7 logement ? 2 – Carreaux 3 – Bois 5 – Autre (préciser)  L8 Quel est le type des lieux d’aisance utilisé par votre 1 – WC avec chasse d’eau 5 – Latrines publiques  Page | 85 ménage pour le WC ? 2 – Latrines à évacuation 6 – Trou ouvert 3 – Latrines améliorées à 7 – Chez le voisin ventilation 8 – Autre (préciser) 4 – Latrines traditionnelles POSSESSION DE BIENS DURABLES Votre ménage a-t-il possédé au cours des 12 derniers mois ? 1 – Oui B1 Télévision 2 – Non  B2 Radio 1 – Oui  2 – Non B3 Fer à repasser 1 – Oui  2 – Non B4 Groupe électrogène 1 – Oui  2 – Non B5 Moto 1 – Oui  2 – Non B6 Voiture 1 – Oui  2 – Non B7 Parie d’ânes/bœufs/etc… pour labourer 1 – Oui  2 – Non POSSESSION DE PAPIERS D’ETAT CIVIL 1 – Oui La mère de famille possède-t-elle une carte d’identité nationale (CNI) 2 – Non  1 – Oui Le père de famille possède-t-il une carte d’identité nationale (CNI) 2 – Non  La mère de famille possède-t-elle un extrait d’acte de naissance 1 – Oui 2 – Non  Le père de famille possède-t-il un extrait d’acte de naissance 1 – Oui 2 – Non  Page | 86 Annexe 2 : Modèle de feuille d’enregistrement avec la carte de bénéficiaire Page | 87 Veronica NIYUNGEKO l Veronica NIYUNGEKO l l Page | 88 Page | 89 Annexe 3 : Modèle de formulaire de plainte A. LE PLAIGNANT: QUI PRESENTE LA PLAINTE ? NOM PRENOM COLLINE COMMUNE PROVINCE B. L’INTIME : CONTRE QUI LA PLAINTE EST DEPOSEE ? NOM ET PRENOM ORGANISATION ADRESSE C. DANS QUEL(S) DOMAINE(S) LA PLAINTE EST FAITE ? Ne cochez (✓) que les domaines qui s’appliquent. _____ non attention _____ ciblage ne respectant pas les criteres _____ demande d’argent _____ mauvais traitement _____demande d’avantage _____ manque d’information _____ manque d’argent au moment du retrait _____ autre (explicitez) D. QUAND A EU LIEU LES FAITS ALLEGUES ? Date ou période: E. DETAILS DE LA PLAINTE Page | 90 F. SELON VOUS, QUEL SERAIT LE MEILLEUR MOYEN DE REGLER VOTRE PLAINTE ? Je déclare que les renseignements fournis dans la présente plainte sont exacts à ma connaissance. ✖ _____________________________________________________________________ __ Signature du plaignant Date (jour/mois/année) Page | 91 Annexe 4 : Formulaire de validation communautaire No Nom de la CNI Adresse Validé/rejeté Si rejeté (raison) réceptrice RAISON DU REJET : 1. Il n’est pas résident 2. Il n’a pas d’enfant de moins de 12 ans 3. Il n’est pas entre les plus pauvres Page | 92 Annexe 5 : TDRs Cabinet de collecte de données et d’enregistrement PROJET D’APPUI AUX FILETS SOCIAUX « MERANKABANDI » Termes de référence pour le recrutement d’un Cabinet ch argé de la collecte de données et de l’enregistrement des ménages bénéficiaires dans quatre (4) communes participantes de la Province de Ruyigi I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION Le Burundi se trouve confronté à la fois à un contexte d’urgence humanitaire dans certaines régions, tout en devant remédier à la vulnérabilité structurelle de ses membres les plus pauvres ; le besoin de filet social doit donc tenir compte de cette double dimension. Dans leur ensemble, les programmes de protection sociale ne sont pas axés sur la réduction de la pauvreté structurelle ni sur la consolidation de la résilience des ménages vulnérables et ne constituent pas un filet de protection sociale efficace. La plupart des interventions portent sur le court terme, elles sont dispersées et à petite échelle. L’alimentation scolaire ne couvre par exemple que 15 pour cent des enfants de primaire. Ces interventions emploient différentes méthodes de ciblage et leur processus de suivi et d’évaluation d’impact sont limités, c’est pourquoi il est difficile de mesurer leur contribution à la réduction de la pauvreté, mais aussi leur impact sur les résultats de développement humain. Le Burundi a besoin de réponses humanitaires et d’un système efficace de programmes à moyen et à long terme articulés autour d’objectifs nationaux ; le pays a mis en place des éléments institutionnels clés pour permettre l’instauration de ces programmes. Les objectifs nationaux ont été fixés dans le Cadre Stratégique de Lutte contre la Pauvreté (PRSP) et dans la Politique nationale de protection sociale (avril 2011). Un organe interministériel de coordination, la Commission nationale de protection sociale, a été créé en avril 2013 ; un secrétariat (SEP/CNPS) dont la mission consiste à soutenir l’exécution de la PNPS a été inst itué début 2014 ; en 2015, celui-ci a mis en place des structures provinciales ; en 2016, des groupes thématiques ont été constitués. Avec le soutien de la Banque mondiale et de l’UNICEF, le SEP/CNPS a développé une Stratégie nationale de protection sociale définissant les priorités du Gouvernement. Le Projet dans le lequel s’inscrit ces termes de référence vise à aider le Gouvernement à protéger les plus vulnérables tout en mettant les mécanismes d’exécution destinés à un système de filet social de base visant à réduire les vulnérabilités structurelles et à promouvoir les moyens d’existence. Ce Projet soutiendra un programme de filet social ciblé et monétaire susceptible de contribuer à la réduction de la pauvreté à court terme et aux investissements dans le capital humain et productif pour la réduction de la pauvreté à long terme, tout en contribuant à atteindre l’ODD 1. Le programme de transferts monétaire constituera également un point d’ancrage permettant de renforcer la résilience des pauvres en milieu rural. L’objectif du Projet consiste à fournir des transferts monétaires réguliers et prévisibles aux ménages avec des enfants vivant en situation d’extrême pauvreté et de vulnérabilité dans des zones sélectionnées tout en consolidant les mécanismes clés d’exécution en vue de l’élaboration d’un système de filet social de base. Ces mécanismes comprendront, entre autres : un processus Page | 93 de ciblage ainsi qu’un système d’information intégré de gestion du programme et de ses bénéficiaires, un système automatisé reposant sur des paiements mobiles et système de suivi- évaluation. II. OBJECTIFS L’objectif spécifique du travail, objet de ces termes de référence, est de fournir l’assistance nécessaire aux activités (1) de collecte des données de tous les ménages des zones sélectionnées (cf. annexe 1) dans la province de Ruyigi et (2) d’enregistrement des bénéficiaires dont les ménages ont été préalablement sélectionnés. Le Cabinet sélectionné devra travailler sous la supervision directe de l’Unité d’Appui à la mise en œuvre du Projet (UAP). III. DESCRIPTIF DES TACHES Le Cabinet organisera et exécutera les activités de collecte de données et d’enregistrement des bénéficiaires. Plus précisément il s'agit d'assurer les tâches suivantes (cf. annexe 4 pour le détail des tâches) : • Rédaction du plan de collecte des données et d’enregistrement des bénéficiaires pour les communes de Butaganzwa 2, Butezi, Bweru, Gisuru ; • Acquisition par l’entreprise des matériels nécessaires à l’exécution de ces tâches. Ces matériels devront être en partie rétrocédés à l’UAP (cf. annexe 3) ; • Exécution de la collecte des données en point fixe dans les collines sélectionnées des communes de Butaganzwa 2, Butezi, Bweru, Gisuru avec les équipes d’enquêteurs de l’entreprise ; • Enregistrement des bénéficiaires en point fixe dans les collines sélectionnées des communes de Butaganzwa 2, Butezi, Bweru, Gisuru avec les équipes d’enquêteurs de l’entreprise ; • Rédaction d’un rapport final par commune. Pour mener à bien ces tâches, l’entreprise devra se doter des moyens humains, logistiques et matériels nécessaires (ressources humaines, transport, hébergement, etc.). Les tâches mentionnées ci-dessus devront s’inscrire selon le calendrier prévisionnel (cf. annexe 2). Page | 94 IV. PROFIL DE L’ENTREPRISE Le Cabinet sera sélectionné sur la base des critères suivants : • Une compétence technique avérée et une véritable expérience, notamment dans la réalisation d’enquêtes similaires de terrain au niveau national ; • Capacité à mobiliser rapidement des spécialistes techniques appropriés pour répondre aux exigences techniques du projet ; • Capacité à mobiliser rapidement des moyens humains et matériels appropriés pour répondre aux exigences techniques du projet (cf. annexe 3) ; • Capacité à travailler dans un contexte d’adaptation et de changement ; • Aptitude vérifiée des enquêteurs proposés à l’utilisation d’outils informatiques. V. LIVRABLES • Un plan de collecte des données et d’enregistrement des bénéficiaires pour les communes de Butaganzwa 2, Butezi, Bweru, Gisuru ; • Quatre rapports finaux sur la collecte des données et l’enregistrement des bénéficiaires en point fixe dans les collines sélectionnées des communes de Butaganzwa 2, Butezi, Bweru, Gisuru (un rapport par commune). VI. MODALITES DE PAIEMENT Les paiements seront réalisés de la manière suivante : • 40% du total à la signature du contrat, • 60% au dépôt des 4 rapports (plans spécifiques) validés. VII. DIVERS Format des livrables et propriété Toute la documentation devra être fournie au format PDF et à un format compatible avec Microsoft Word. Tous les livrables fournis par le fournisseur dans le cadre de cette mission seront la propriété de l’UAP. Page | 95 Déclaration de confidentialité Toutes les données et les informations envoyées par l’UAP dans le but de cette mission doivent être traitées de manière confidentielle et ne doivent être utilisés que dans le cadre de l'exécution du présent mandat. Tous les droits de propriété intellectuelle découlant de l'exécution de ces termes de référence sont affectés à l’UAP. Le contenu des documents écrits obtenus et utilisés dans cette mission ne peuvent être communiqués à des tiers sans l'autorisation expresse écrite préalable de l’UAP. VIII. EVALUATION Une procédure en deux étapes sera adoptée pour l’évaluation des propositions. L’évaluation technique pour chaque Consultant doit être menée en premier lieu suivie d’une évaluation financière. La proposition technique sera évaluée à 70 % et 30 % pour la proposition financière. Les candidats seront classés au moyen d’un système de notation technique et financière combinée, comme indiqué ci-après. Proposition technique La commission d’évaluation désignée par le Coordonnateur évaluera les propositions au moyen des critères et chaque proposition conforme recevra une note technique (Nt). Les propositions techniques recevant une note inférieure à 70% seront rejetées et les propositions financières correspondantes seront retournées sans avoir été ouvertes aux candidats qui les ont soumises. Proposition financière Après avoir vérifié la conformité des propositions financières, la commission d’évaluation procède au classement des soumissionnaires, la proposition financière la moins disante (Fm) reçoit une note financière (Nf) de 100 points. La formule suivante servira pour le calcul des autres notes financières : Nf =100 x Fm /F. F étant le prix de la proposition financière du soumissionnaire concerné. Classement final Les propositions seront classées en fonction des notes techniques (Nt) et financières (Nf) combinées, avec l’application des pondérations indiquées ci-haut (T= poids donné à la proposition technique ; F= poids donné à la proposition financière ; T+F=1 ; pour aboutir à une note globale (Ng) ; soit : Ng = Nt x T% + Nf x F%. Page | 96 Annexe 1 : Répartition des bénéficiaires par commune et par colline La première phase du Projet commencera dans la Province de Ruyigi et concernera 12000 ménages bénéficiaires. Cette première phase sera divisée en deux sous-phases, la première sous- phase concernera la commune de Butaganzawa2 et ses 3000 ménages bénéficiaires répartis sur les 20 collines listées ci-dessous. La seconde sous-phase concernera les communes de Butezi, Bweru, Gisuru et leurs 9000 ménages bénéficiaires. La première sous-phase doit permettre de valider les procédures et les outils opérationnels afin d’en tirer les leçons po ur les autres communes. Nombre de Nombre de collines à Province Communes bénéficiaires par sélectionner par commune commune Butaganzwa2 3000 20 Butezi 3000 8 Ruyigi Bweru 3000 10 Gisuru 3000 22 Le tableau qui suit donne la liste des collines sélectionnées qui seront bénéficiaires du Projet en Province Ruyigi : PROVINCE COMMUNE ZONE COLLINE RUYIGI BUTAGANZWA 2 BIYOGWA 1. Nyamugari 2. Biyogwa 3. Rugata 4. Burenza MUGEGE 1. Musenga 2. Muhene 3. Caragata 4. Titi 5. Mpungwe MURIZA 1. Muriza 2. Gasasa Page | 97 PROVINCE COMMUNE ZONE COLLINE 3. Gishubi 4. Kanyinya 5. Kiyabu 6. Nyamiyaga RUGONGO 1. Nyange 2. Kivoga 3. Nyagashubi 4. Maramvya 5. Rugongo BUTEZI BUTEZI 1. Nkongwe 2. Sorero 3. Kirasira BWAGIRIZA 1. Bwagiriza 2. Munyinya 3. Senga MUBIRA 1. Mubira 2. Muyange BWERU BUSORO 1. Gasenyi KAYONGOZI 1. Caga 2. Nkanda 3. Kanisha KIRAMBI 1. Gatwaro 2. Ruvyagira 3. Bigombo MUBAVU 1. Mubavu 2. Gashawe Page | 98 PROVINCE COMMUNE ZONE COLLINE 3. Masama GISURU GISURU 1. Muhindo 2. Kireka 3. Kinama 4. Gahinga 5. Murehe 6. Ntende 7. Rwerambere 8. Rusange 9. Itahe 10. Rukobe NDEMEKA 1. Ndemeka 2. Kabingo 3. Bugama 4. Musha 5. Gakangaga NYABITARE 1. Nyabitare 2. Nyakivumu 3. Migende 4. Rubanga 5. Mwegereza 6. Nyabigozi 7. Nyakirunga TOTAL 60 collines Page | 99 Annexe 2 : Planning prévisionnel Les plannings qui suivent sont donnés à titre indicatif. Pour la première sous-phase concernant la commune de Butaganzawa2, le planning suivant a été avancé : Planning concernant les 20 collines de la commune de Butaganzawa2 S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 Collecte Validation Enregistrement Il est prévu que la semaine S1 commence le lundi 15 janvier 2018. La fin de la première sous-phase serait donc programmée le 9 mars 2018. Pour la seconde sous-phase concernant les communes de Butezi, Bweru et Gisuru, le planning suivant pourrait être le suivant : Planning concernant les collines des communes de Butaganzwa, Butezi, Bweru, Gisuru 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Butaganz. Collecte Validation Enrgt. Butezi Collecte Validation Enrgt. Bweru Collecte Validation Enrgt. Gisuru Collecte Validation Enrgt. La seconde sous-phase commencerait le 12 février 2018. La fin de la seconde sous-phase serait donc programmée le 1er juin 2018. Les phases de Collecte et d’Enregistrement sont sous la responsabilité de l’entreprise, la phase de validation n’est pas sous la responsabilité de l’entreprise. Page | 100 Annexe 3 : Matériels à utiliser par le Cabinet (cette liste est à titre indicatif et ne fera pas parti de l’offre du Cabinet) Pour une équipe, les matériels suivants seront utilisés : N° Désignation Quantité 1 Barnum pliant 2 2 Table pliante 2 3 Chaise pliante 15 4 Groupe électrogène 1 Pour un recenseur, les matériels suivants seront utilisés : N° Désignation Quantité 1 Ordinateur portable 1 2 Imprimante portable 1 3 Webcam externe 1 4 Sac à dos 1 5 Bloc note 1 6 Stylos 2 Page | 101 Annexe 4 : Détails des tâches à réaliser Tâche 1 - Rédaction du plan de collecte des données et d’enregistrement des bénéficiaires pour les communes de Butaganzwa2, Butezi, Bweru et Gisuru Le plan de collecte est le document permettant au travail sur le terrain de commencer. Le travail de terrain concerne la collecte des données de tous les ménages remplissant les critères ainsi que l’enregistrement proprement dit des ménages sélectionnés comme bénéficiaire. Le plan de collecte consiste globalement à : • Établir la liste des ménages remplissant les critères ; • Établir la liste des points fixes où seront convoqués les ménages pour la collecte des données et pour l’enregistrement ; • Établir le chronogramme prévisionnel ; • Établir les ordres de convocation pour la collecte et pour l’enregistrement ; • Former les équipes pour la collecte des données et pour l’enregistrement ; • Acquérir et mettre à disposition le matériel et les outils nécessaires au travail de terrain. Tout d'abord, il s’agira donc de déterminer les listes des ménages remplissant les critères afin de connaître avec exactitude les noms des chefs de ménage. Ce travail préalable doit être réalisé avec l’aide des chefs de collines. On estime que pour 3000 ménages bénéficiaires, environ 6000 ménages rempliront les critères. Ensuite, la liste des points fixes où seront réalisées les convocations pour la collecte doit être validée afin de lancer les ordres de convocation à la radio, dans les collines respectives, etc. Par ailleurs, les responsables de la collecte des données doivent être correctement préparés afin d’optimiser la fiabilité et la pertinence des données. Les responsables de la collecte des données incluent essentiellement les recenseurs chargés de recueillir les données via le système d’information intégré du projet en utilisant les fonctionnalités liées au module d'inscription et d’enregistrement. La formation devra être pertinente en vue de fournir les compétences, les ressources, les informations et le soutien nécessaires à la réalisation des objectifs de manière adéquate. Elle devra également être réalisée en temps opportun : pas trop tôt avant de finaliser la méthodologie et le matériel, ni trop tard pour apporter les éventuelles modifications nécessaires. Enfin, le matériel et les outils nécessaires seront finalisés avec la contribution des responsables de la collecte des données et au moyen d’essais sur le terrain pendant un exercice test. Page | 102 Tâche 2 – Collecte des données Pour une colline, la collecte des données consiste pour une équipe de l’entreprise à se rendre sur le lieu du point fixe déterminé dans le plan de collecte durant un certain temps (1 jour ou plus) et à une date, elle aussi, déterminée par le plan de collecte. Les équipes et leur composition doivent également être déterminées par le plan de collecte. Le travail de collecte de données consiste pour chacun des recenseurs de l’équipe à recevoir un par un les ménages de la colline dont le nom du chef de ménage a été préalablement déterminé dans le plan de collecte. Le recenseur utilisera le système d’information intégré du projet avec l’aide d’un ordinateur portable pour collecter toutes les informations demandées par le système pour ce processus de collecte. Il s’agit essentiellement d’enregistrer les noms et prénoms de tous les membres du ménage, les caractéristiques du ménage et déterminer la femme bénéficiaire du programme monétaire. Toute la procédure de collecte de données se déroulera en point fixe à l’aide de matériels comme des ordinateurs portables, des imprimantes portables, des tables pliantes, des chaises pliantes, des barnums pliants, etc. Tâche - Enregistrement La procédure est opérationnellement similaire à la procédure de collecte des données. Pour une colline, l’enregistrement consiste pour une équipe de l’entreprise à se rendre sur le lieu du point fixe déterminé dans le plan de collecte durant un certain temps (1 jour ou plus) et à une date, elle aussi, déterminée par le plan de collecte. Les équipes et leur composition doivent également être déterminées par le plan de collecte. Le travail d’enregistrement consiste pour chacun des recenseurs de l’équipe à recevoir un par un les ménages qui ont été sélectionnés comme bénéficiaire du programme lors de la phase de validation. Le recenseur utilisera le système d’information intégré du projet avec l’aide d’un ordinateur portable pour finaliser l’enregistrement du ménage bénéficiaire. Il s’agit essentiellement de valider avec le chef du ménage et la femme bénéficiaire les informations concernant leur ménage (essentiellement l’orthographe de leur nom) et d’imprimer la carte de bénéficiaire qui leur sera remise. Lors de la remise des cartes, on remettra également, avec l’aide d’un opérateur mobile et d’un opérateur de paiement mobile, un téléphone, un carte SIM qui leur permettra de recevoir les transferts monétaires tous les deux mois durant 30 mois. La procédure d’enregistrement sera l’occasion également d’apporter des informations sur le programme dont les ménages vont bénéficier et de les former, avec l’aide de l’opérateur de paiement mobile, à l’utilisation de leurs services de paiement. Toute la procédure d’enregistrement se déroulera en point fixe à l’aide des mêmes matériels que la procédure de collecte des données. Page | 103 Annexe 6 : TDRs pour Agence de paiement PROJET D’APPUI AUX FILETS SOCIAUX « MERANKABANDI » Termes de Référence pour le recrutement d’un fournisseur de solution de paiement mobile aux ménages bénéficiaires du programme de transferts monétaires dans quatre communes (4) participantes de la Province Ruyigi Le Gouvernement du Burundi démarre un projet de filets sociaux dont le principal pilier sera un programme de transferts monétaires destiné aux ménages ruraux extrêmement pauvres. Ce programme pilote appelé Merankabandi débutera dans 16 communes des 4 provinces sélectionnées sur base des indicateurs de l’extrême pauvreté et de la malnutrition chronique. Les collines seront quant à elles sélectionnées au hasard pour participer au programme. Le programme prévoit d'atteindre à terme un nombre de 48.000 ménages des provinces Ruyigi, Karusi, Gitega et Kirundo. Les ménages bénéficiaires du programme recevront des paiements mensuels de 20.000 FBU pendant 30 mois et des mesures d’accompagnement pendant 36 mois à compter de la date de leur inscription au programme. Le Projet comprend les composantes suivantes : Composante A. Appui au programme de Transferts monétaires. La première composante appuiera un programme de transfert monétaire conçu pour apporter une assistance aux Bénéficiaires en extrême pauvreté vivant dans les Régions sélectionnées afin de réduire la pauvreté chronique : (1) en testant un programme de Transferts monétaires et (2) en promouvant des mesures d’information, de communication et d’éducation conçues pour encourager notamment l’adoption de comportements positifs propices au renforcement de la nutrition, au développement de la petite enfance, à la fréquentation scolaire, à l’éducation financière et à l’obtention de cartes nationales d’identité. Composante B. Appui aux mécanismes clés d’exécution d’un système de filets sociaux de base. La deuxième composante vise le développement et la mise en œuvre d’instruments destinés à la mise en œuvre du programme de Transferts monétaires et à la coordination Page | 104 de ce programme avec d’autres programmes de filets sociaux, comprenant notamment (1) le développement d’une base de données des ménages éligibles à un programme de filets sociaux, (2) le développement de modules fondamentaux d’un système de gestion des informations destinés à appuyer les mécanismes d’exécution d’un système de filets sociaux de base, (3) le suivi et l’évaluation de processus de programmes de filets sociaux clés et la réalisation d’une évaluation d’impact comprenant des enquêtes auprès des Bénéficiaires et (4) l’organisation d’activités de renforcement des capacités et d’études visant à appuyer la mise en œuvre de la Stratégie Nationale de Protection Sociale. Composante C. Gestion du Projet. La troisième composante appuiera la gestion du projet. La mise en œuvre du programme se fera par phases. Elle accordera la priorité aux régions les plus pauvres (présentant à la fois une pauvreté monétaire et une malnutrition chronique au niveau des provinces et une pauvreté extrême au niveau des communes). Le Projet soutiendra la première phase du programme afin d’établir des processus transparents et fondés sur des règles et de permettre un perfectionnement progressif de ces processus et instruments au service du fonctionnement du programme. La sélection des ménages bénéficiaires du Projet respecte une méthode bien définie réservant un rôle à la communauté. Une fois ciblés et enregistrés, ces ménages bénéficiaires vont recevoir les transferts monétaires. Dans ce cadre, l’Unité d’appui à la mise en œuvre du Projet souhaite faire appel à prestataires de service de paiement mobile (agence de paiement) disposant d’une expérience éprouvée, de qualifications et de structures de paiement solides qui permettent de transférer efficacement les paiements mobiles au bénéfice des ménages pauvres et vulnérables bénéficiaires du Projet d’Appui aux Filets sociaux - Merankabandi, selon les modalités décrites dans les présents Termes de références. Le prestataire mettra en place un système de paiement mobile qui soit à la fois moderne, fiable, d´un bon rapport coût/qualité et sécurisé, et qui permette de limiter les divers risques liés au transfert d’argent (délais, vols, fraude, erreur, corruption, etc.). Plus spécifiquement : Page | 105 • Le mandat du Prestataire consiste à assurer le transfert d’argent par téléphonie mobile et le paiement des transferts d’argent reçus au niveau des collines de résidence des bénéficiaires du Projet auprès d’un agent de distribution conformément au calendrier défini par les deux parties (UAP et prestataire de service). • Le prestataire sera considéré comme seul responsable de la fourniture des services financiers prévus dans le contrat, une fois que les fonds lui ont été effectivement transférés. De ce fait, les agents de distribution, assurant le retrait pour les bénéficiaires, et le prestataire sont considérés comme étant une seule et même personne juridique. Le prestataire assumera l’entière responsabilité de tout(e)(s) : manquement aux obligations contractuelles, perte, négligence, faute ou actes délictueux de ses employés, sous-traitants et/ou partenaires survenant à n’importe quel stade du processus de l’exécution des prestations de transfert. • Le Prestataire de service s’engage à exécuter les services de transfert mobile et de retrait des bénéficiaires du Projet conformément aux clauses du contrat qui sera signé ultérieurement ainsi qu’aux normes comptables et financières requises. • Le Prestataire de service s’engage à fournir les cartes SIM avec un porte carte ou tout autre accessoire leur permettant de sécuriser la garde des cartes à chaque bénéficiaire. Le prestataire précisera dans son offre les modalités de remplacement des cartes SIM en cas de perte, de vol ou de défaillance. Les cartes ainsi fournies seront gardées actives jusqu’à la fin du contrat sans qu’il soit nécessaire de les recharger en crédits d’appel. 3.1 Cycle de paiements Il est prévu 6 paiements bimensuels par an soit 15 paiements pour toute la durée du projet (30 mois) pour chaque ménage bénéficiaire transférés sur son compte et retirés, si le bénéficiaire le souhaite, auprès d’un agent de distribution le jour de paiement conformément au calendrier défini par les deux parties (UAP et prestataire de service). 3.2 Modalité de transfert et de retrait en cash par les bénéficiaires 1) L’UAP fournira à l’Agence de paiement la liste exhaustive des bénéficiaires par commune, avec toutes les informations attendues par l’agence de paiement ; Page | 106 2) Sur la base de la liste précédente, l’agence de paiement ouvrira un compte pour chacun des bénéficiaires, indiquera le numéro de téléphone respectif et livrera l’ensemble des cartes SIM à l’UAP dans un délai qui sera indiqué dans le contrat ; 3) Le transfert mobile et le retrait en cash par les bénéficiaires du programme se feront périodiquement, à des dates fixes qui seront définies par l’UAP. Les bénéficiaires seront notifiés par le procédé « short message service » ou « sms » de l’effectivité du transfert. 4) Le prestataire de service offrira, pour chaque colline, et pour les trois (3) premiers transferts, une formation aux bénéficiaires sur le mode de paiement et tout le processus qui l'accompagne. 5) Au moment du retrait, le bénéficiaire devra présenter sa carte nationale d’identité (CNI) à l’agent de distribution. Celui-ci comparera les données de la CNI avec celles contenues dans le message de paiement. L’agent de distribution devra mentionner dans le registre de transaction : - Le nom et prénom du bénéficiaire ; - Le numéro de sa CNI ; - Le numéro de téléphone (numéro de compte) ; - Le montant retiré ; - Le numéro de transaction. Le bénéficiaire devra signer dans le registre pour attester qu’il a retiré le montant indiqué. 6) Le prestataire précisera dans sa méthodologie le traitement des cas suivants : • Des pertes ou usure des cartes SIM ; • Utilisation illégale des comptes ; • Non retrait d’un transfert par un bénéficiaire, • Intégration en cours de contrat de nouveaux bénéficiaires ; • Erreurs liées aux transferts telles que :  En cas de surplus ou de manque dans les fonds à être payés aux bénéficiaires ;  En cas ou le bénéficiaire qui se présente est différent de celui inscrit sur la CNI ;  En cas d’erreur sur le bénéficiaire. 7) En cas d’indisponibilité temporaire (maladie, raison professionnelle,) ou définitive (décès) du récepteur inscrit dans la liste nominative initialement fournie par l’UAP, ce dernier informera le prestataire de tout changement pour les régularisations nécessaires. La modification de la liste des bénéficiaires sera faite uniquement par l’UAP. Page | 107 8) Le retrait en cash sera sécurisé par : • Le virement bancaire entre les comptes dédiés du Projet et du prestataire de service. A ce titre, le prestataire de service doit obligatoirement ouvrir, dans une banque primaire, un compte spécifique dont l’intitulé sera : « MERANKABANDI / « nom PRESTATAIRE DE SERVICE»… Ce compte spécifique recevra uniquement et exclusivement les fonds virés par l’UAP et ne sera mouvementé que pour les activités liées aux programmes de l’UAP ; • La garantie par le prestataire de service de la disponibilité, sur les collines indiquées exhaustivement au paragraphe ci-après 3.3 : ✓ Pour le jour du retrait en cash, au moins un agent de distribution de l’agence de paiement par colline ; ✓ Pour le jour du retrait en cash, la disponibilité en cash pour l’éventuel retrait de la totalité des transferts effectués par les bénéficiaires pour chacune des collines ; ✓ Une connectivité télécom suffisante permettant aux bénéficiaires d’utiliser la solution de paiement de l’agence de paiement ; 3.3 Zones d’intervention Le prestataire de service assurera le transfert mobile et les retraits en cash dans les collines reprises ci-dessous : PROVINCE COMMUNE ZONE COLLINE NOMBRE DE MENAGES BENEFICIAIRES RUYIGI BUTAGANZWA 2 BIYOGWA 1. Nyamugari 2. Biyogwa 3. Rugata 600 4. Burenza MUGEGE 6. Musenga 7. Muhene 8. Caragata 750 9. Titi 10. Mpungwe MURIZA 7. Muriza 8. Gasasa 9. Gishubi 900 10. Kanyinya 11. Kiyabu 12. Nyamiyaga RUGONGO 6. Nyange 7. Kivoga Page | 108 8. Nyagashubi 750 9. Maramvya 10. Rugongo BUTEZI BUTEZI 4. Nkongwe 5. Sorero 1 125 6. Kirasira BWAGIRIZA 4. Bwagiriza 5. Munyinya 1 125 6. Senga MUBIRA 3. Mubira 4. Muyange 750 BWERU BUSORO 2. Gasenyi 300 KAYONGOZI 4. Caga 5. Nkanda 900 6. Kanisha KIRAMBI 4. Gatwaro 5. Ruvyagira 900 6. Bigombo MUBAVU 4. Mubavu 5. Gashawe 900 6. Masama GISURU GISURU 11. Muhindo 12. Kireka 13. Kinama 14. Gahinga 15. Murehe 1 360 16. Ntende 17. Rwerambere 18. Rusange 19. Itahe 20. Rukobe NDEMEKA 6. Ndemeka 7. Kabingo 8. Bugama 685 9. Musha 10. Gakangaga NYABITARE 8. Nyabitare 9. Nyakivumu 10. Migende 11. Rubanga 955 12. Mwegereza 13. Nyabigozi 14. Nyakirunga TOTAL 12 00 Page | 109 4.1. Le système de paiement Les paiements effectués au profit des bénéficiaires du programme sont réalisés de manière satisfaisante. Le résultat intermédiaire attendu pour l’atteinte de l’objectif projet est « la mise en disponibilité d’une interface de paiement performante, fiable, sécurisée et synchronisée avec le système d’information et de gestion du Projet ». Les prérequis et la liste des services attendus pour l’intégration du système de paiement et le système de gestion de l’information du Projet se trouvent en annexe. 4.2. La mise en œuvre du système de paiement Les paiements effectués au profit des bénéficiaires du programme se déroulent suivant le processus ci-dessous et autant pour chaque cycle de paiement : • Le jour de l’enregistrement des bénéficiaires, qui se déroulera selon un calendrier fixé par l’UAP, l’agence de paiement participera pleinement au processus d’enregistrement des bénéficiaires en leur offrant une formation et une assistance initiale à l’utilisation de leur service de paiement mobile. • L’UAP transmettra à l’agence de paiement les ordres de transferts sur une base bimensuelle et selon un calendrier fixé ; • Une fois que le transfert des fonds du compte désigné sur le compte dédié de transfert d’argent de l’Agence de paiement est effectué, il revient au service de gestion financière de l’UAP d’initier le transfert de fonds via le système d’information du Projet. Le système du Prestataire se chargera de compléter l’opération de transfert vers les comptes des bénéficiaires et informera le système du Projet du succès ou de l’échec des transferts. En cas d’échec, le système du Prestataire devra notifier tout de suite l’UAP de la liste des rejets pour traitement et réinitialisation des transferts. Chaque opération déclenchée au niveau de l’agence de paiement devra être identifiée par un numéro de transaction unique. • Sur vérification de la carte nationale d’identité (CNI), l’agent remet l’argent en cash et enregistre le retrait dans le registre des transactions. Page | 110 4.3. Supervision et audit En plus de la mission de préparation, les agents de l’UAP effectueront des missions de prise en main du prestataire et de suivi des paiements aux bénéficiaires. Le Prestataire de Service donnera libre accès aux représentants de l’UAP, de l’IDA, du Gouvernement ou à toute personne mandatée par ces derniers, pour consulter les documents concernant le paiement des bénéficiaires du Projet, en particulier aux fins d’audit pour les aspects comptables et financiers. L’Agence de paiement doit être une entité dotée de la capacité d’assurer les services et de s’acquitter des obligations décrites dans les présents termes de référence, dûment autorisée à exercer ses activités et ayant une existence légale sur le territoire de la République du Burundi. Les critères de qualification du Prestataire sont les suivants : (a) Condition de qualification de l’agence (éliminatoire) L’agence doit fournir les preuves qu’il est une Institution de transfert d’argent mobile, crédible et en règle avec l’administration et les fiscalités du pays. Sur le plan financier l’Agence de Paiement apportera les pièces nécessaires rassurant l’UAP de sa capacité financière à mener le paquet de services par rapport à sa candidature (Une ligne de crédit de 20% de l’offre est exigée, bilans des 3 dernières années certifiés). (b) Avoir une expérience de prestataire de services en transfert d’argent mobile de même nature, complexité et ampleur que les prestations de services objet de ces termes de référence (pour être admises, ces activités doivent être terminés a 100 pour cent). (c) L’agence de paiement devra disposer des services web listés en annexe. (d) Autres qualifications : Tout prestataire de service qui souhaite participer devra remplir les conditions suivantes : ✓ être basée au Burundi et constituée selon les lois et les règlements en vigueur ; ✓ avoir son siège ou une agence dans l’une des zones d’intervention du Programme ✓ ne pas être sous-administration provisoire, en état de liquidation, ni en redressement judiciaire ; ✓ avoir un réseau télécom bien structuré et bien distribué dans la zone d’intervention ; Page | 111 ✓ disposer d’états financiers annuels pour les trois (3) derniers exercices fiscaux au moins ; ✓ disposer d’un système rigoureux de suivi et de contrôle des transactions et de contrôle de qualité des opérations permettant, le cas échéant, une intervention corrective immédiate ; ✓ travailler suivant les standards professionnels de sécurité et d’éthique les plus exigeants afin de minimaliser les risques fiduciaires liés à l’activité de paiement. La sélection de l’Agence se fera par la méthode basée sur la qualité et le coût. Cette sélection se fera conformément aux procédures de la Banque mondiale pour le recrutement des consultants, intitulées « Directives : Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale dans le cadre des Prêts de la BIRD et des Crédits et Dons de l’AID », Janvier 2011, Version Révisée Juillet 2014. Une procédure en deux étapes sera adoptée pour l’évaluation des propositions. L’évaluation technique pour chaque Consultant doit être menée en premier lieu suivie d’une évaluation financière. La proposition technique sera évaluée à 70 % et 30 % pour la proposition financière. Les candidats seront classés au moyen d’un système de notation technique et financière combinée. La durée du contrat est d’une année, renouvelable sur évaluation des performances de l’Agence pour une durée totale des prestations estimée à 30 mois. Les modalités d’évaluation annuelle des performances de l’agence de paiement seront définies dans le contrat. L'évaluation se basera sur les notes de la qualité de sa prestation et le nombre de plaintes reçues. Page | 112 Annexe : Intégration des services de l’opérateur de paiement mobile Dans le cadre de la mise en place du projet MERANKABANDI, la stratégie opérationnelle choisie repose, entre autres, sur un système d’information intégré, MIS, qui sera au centre des activités du projet et sur une automatisation numérique de ces activités. Dans le contexte particulier du projet d’intégration des paiements mobiles, l’opérateur de paiement mobile qui sera choisi devra proposer un ensemble d’applications modulaires (ou services) accessibles depuis Internet via une interface standard, en général en XML ou JSON. Ces services devront permettre au MIS de piloter directement les paiements des bénéficiaires depuis le compte du projet chez l’opérateur de paiement mobile. L’ensemble d’applications modulaires pourra reposer sur la fourniture de Services Web visant à connecter des systèmes disparates hétérogènes grâce à une infrastructure et un langage universels. Dans notre cas particulier il s’agira de connecter le MIS au système d’information de l’opérateur de paiement mobile. PREREQUIS • Les comptes des bénéficiaires doivent être automatiquement ouverts et prêts à fonctionner dès l’achat des cartes SIM par le projet. • Le projet possède un compte chez l’opérateur de paiement mobile. • Le projet possède un compte « virtuel » chez l’opérateur de paiement mobile pour tester l’intégration des services. • Le projet a accès à son propre compte et aux comptes des bénéficiaires. LISTE DES SERVICES ATTENDUS return_value pay(sender_id, amount, recipient_id, ali) Description = Ce service permet d’envoyer un même montant à un ensemble de bénéficiaires. sender_id = Identifiant chez l’opérateur amount = le montant à envoyer recipient_id = tableaux des identifiants chez l’opérateur de chacun des bénéficiaires ali = pour « atomic_linearizable_indivisible », si ali = TRUE alors les paiements doivent être tous faits sans erreur ou bien rien n’est fait. SI ali=FALSE alors les paiements pouvant être faits sont faits. return_value = statut de retour Page | 113 return_value balance(recipient_id) Description = Ce service permet d’obtenir le solde d’un ensemble de comptes recipient_id = tableaux des identifiants chez l’opérateur de chacun des bénéficiaires (et du compte du projet) return_value = tableaux des soldes de chacun des comptes return_value status(recipient_id) Description = Ce service permet d’obtenir le statut d’un ensemble de comptes. On entend par statut l’état du compte : valide, fermé, non disponible, etc. recipient_id = tableaux des identifiants chez l’opérateur de chacun des bénéficiaires return_value = tableaux des statuts de chacun des comptes return_value send_message (recipient_id, type) Description = Ce service permet d’envoyer un message sous forme texte et/ou vocale à un ensemble de bénéficiaires. recipient_id = tableaux des identifiants chez l’opérateur de chacun des bénéficiaires type = peut prendre une de ces trois valeurs : TXT, VOCAL, TXT_AND_VOCAL return_value = statut de retour. Page | 114 Page | 115