PROYECTO NUMERO P173227 CONTRATO DE SERVICIOS DE ASESORÍA REEMBOLSABLES Mejoramiento de la Capacidad Sanitaria y Fitosanitaria del Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) entre INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO y BANCO INTERNACIONAL DE RECONSTRUCCIÓN Y DESARROLLO 09-Mar-2020 Fecha ______________________ 2 CONTRATO DE SERVICIOS DE ASESORÍA REEMBOLSABLES 09-Mar-2020 CONTRATO con fecha _________________________, entre el INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO (el “Cliente” o el “ICA”) y el BANCO INTERNACIONAL DE RECONSTRUCCIÓN Y DESARROLLO (el “Banco”) (conjuntamente, las Partes). CONSIDERANDO, que el Cliente ha solicitado al Banco que proporcione los Servicios de Asesoría Reembolsables (los “Servicios de Asesoría Reembolsables” o “RAS”) descritos en el Programa de este Contrato. AHORA, por lo tanto, las partes acuerdan lo siguiente: 1. Servicios de Asesoría Reembolsables. El Banco proporcionará al Cliente los servicios (“Servicios de Asesoría Reembolsables” o “RAS”) descritos en el Programa de este Contrato, de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en este Contrato, incluyendo su Anexo, el cual constituye una parte integral del mismo. 2. Contactos del Cliente. Al llevar a cabo los Servicios de Asesoría Reembolsables, el Banco trabajará de manera cercana con los funcionarios asignados por el Cliente. El Cliente le proporcionará al Banco los nombres y la información de contacto de los funcionarios asignados. 3. Tiempos. Aunque el Banco se encargará de movilizar todos los medios razonables que se encuentren a su disposición para llevar a cabo los Servicios de Asesoría Reembolsables de manera oportuna, el plan de trabajo y el calendario establecidos en el Programa de este Contrato han sido preparados de buena fe y basados en la información que el Banco actualmente tiene disponible, y han sido proporcionados de manera indicativa asumiendo que: (a) el Cliente y su personal llevarán a cabo sus respectivas tareas de manera oportuna y satisfactoria; y (b) el Cliente en todo momento actuará de manera oportuna para proporcionar información, tomar decisiones y proporcionar el apoyo necesario de acuerdo a lo establecido en el presente documento y según las solicitudes que cada cierto tiempo le haga el Banco. 4. Pago. (a) El Cliente deberá hacer al Banco un pago fijo de trescientos setenta y seis mil quinientos veintiún dólares estadounidenses (US$376,521) de acuerdo con el siguiente calendario de pago: Monto del Plazo en que el Pago es debido Evento 1. $169,435 Entrega de informe de inicio Contra entrega del informe del tercer producto al que se refiere la 2. $169,435 tabla de la Sección B del Programa de este Contrato Contra entrega del informe del cuarto producto al que se refiere la 3. $ 37,651 tabla de la Sección B del Programa de este Contrato. -2- (b) Todos los pagos al Banco aquí establecidos serán realizados de manera completa a su vencimiento, a la presentación de una factura por parte del Banco. El Pago será en Dólares de los Estados Unidos de América, en fondos inmediatamente disponibles, sin ninguna clase de deducciones por impuestos, tarifas, cargos u otras retenciones, y no obstante cualquier disputa pendiente entre las partes, a la cuenta que el Banco proporcione por escrito cada cierto tiempo. 5. Entrada en Vigor. Este Contrato entrará en vigor a partir de la fecha indicada anteriormente, una vez que haya sido debidamente firmado por ambas Partes. 6. Expiración. Este Contrato expirará el 31 de diciembre de 2020, a menos que con anterioridad haya sido renovado mediante el mutuo acuerdo expresado por escrito de las Partes. 7. Terminación. Cualquiera de las Partes puede rescindir este Contrato antes de su vencimiento con noventa (90) días de aviso por escrito a la otra Parte. Al recibir dicha notificación, las Partes tomarán todas las medidas apropiadas para terminar de manera ordenada las actividades en curso bajo los Servicios de Asesoría Reembolsables y para resolver rápidamente todas las cuestiones pendientes. 8. Cooperación. (a) El Cliente proporcionará en todo momento al Banco en forma oportuna toda la información que pueda afectar el desempeño de los Servicios de Asesoría Reembolsables, informará al Banco de cualquier desarrollo relacionado con los Servicios de Asesoría Reembolsables y tomará todas las acciones necesarias para permitir que el Personal del Banco realice los Servicios de Asesoría Reembolsables acordados en este Contrato. (b) Se acuerda y se entiende expresamente acordado con el Banco, que el mismo no asumirá ninguna responsabilidad por el retraso en el desempeño ocasionado por el incumplimiento del Cliente de proporcionar su contribución en los términos establecidos en la Sección D del Anexo de este Contrato o de cooperar de cualquier otra manera como se establece en el párrafo (a) anterior. 9. Notificación y Direcciones. (a) Todas las notificaciones requeridas o permitidas conforme a este Contrato serán realizadas por escrito y se considerarán por debidamente presentadas o ejecutadas cuando hayan sido entregadas en persona o enviadas por correo, correo electrónico o fax a los signatarios de este Contrato a sus direcciones de acuerdo a lo indicado a continuación o a cualquier otra dirección que sea notificada por cualquiera de las Partes cada cierto tiempo. Las notificaciones enviadas por correo certificado serán consideradas como entregadas al momento de entrega. Las notificaciones realizadas mediante correo electrónico o fax también serán confirmadas por correo, siendo su fecha efectiva la fecha del envío inicial. -3- (b) Se han especificado las siguientes direcciones para los propósitos de este Contrato: Para el Cliente Instituto Colombiano Agropecuario Avenida El Dorado No. 85B-09 Edificio C26 Bogotá, Colombia Teléfono:+57 1 332-3700 Deyanira Barrero Leon, Gerente General Correo electrónico: deyanira.barrero@ica.gov.co Para el Banco: Banco Internacional de Reconstrucción y Reconstrucción Y Desarrollo Dirección: 1818 H Street, NW Washington, DC 20433 USA Teléfono: (202) 477-1234 Fax: (202) 477- 6391 Ulrich Zachau, Director de País Correo electrónico: Uzachau@worldbank.org EN FÉ DE LO CUAL, las partes al presente Contrato, actuando por medio de sus representantes debidamente autorizados, han hecho que este Contrato se firme con sus respectivos nombres en el día y el año abajo indicados. INSTITUTO COLOMBIANO BANCO INTERNATIONAL DE AGROPECUARIO RECONSTRUCCIÓN Y DESARROLLO Por: ______________________ Por: _______________________ Representante Autorizado Representante Autorizado Deyanira Barrero Leon Ulrich Zachau Nombre: ______________________ Nombre: _______________________ Gerente General Country Director Posición: ______________________ Posición: _______________________ 09-Mar-2020 05-Mar-2020 Fecha: ______________________ Fecha: _______________________ -4- PROGRAMA Descripción de los Servicios de Asesoría Reembolsables A. Servicios de Asesoría Reembolsables. Excepto por lo que de otra manera acuerden las Partes, los Servicios de Asesoría Reembolsables incluirán las siguientes actividades: El objetivo de esta fase es informar futuras mejoras en las capacidades sanitarias y fitosanitarias del Instituto Colombiano Agropecuario (ICA). Se espera que tales mejoras contribuyan a mejorar el desempeño de las exportaciones agrícolas en Colombia a mediano plazo. Actividad 1. Apoyo al Fortalecimiento de los Sistemas de Información Básicos del ICA. El Banco brindará apoyo al ICA mediante el fortalecimiento de sistemas de información básicos existentes en la agencia, a través de las siguientes actividades: (a) llevar a cabo una evaluación en profundidad para determinar la eficiencia y la eficacia de los sistemas básicos informáticos existentes, e identificar lagunas, fortalezas y oportunidades para mejorarlos; (b) preparar una propuesta de plan integral e integrado para fortalecer los sistemas informáticos existentes basado en la evaluación detallada realizada en el párrafo (a) anterior; y (c) preparar recomendaciones y propuestas de planes específicos de mejoramiento para hasta seis sistemas que el ICA, con la orientación del Banco, considere que requieren atención prioritaria, en función de los resultados de la evaluación en profundidad realizada en el párrafo (a) anterior. Estos sistemas prioritarios podrán incluir inter alia, los siguientes: (i) Sistema integrado de sanidad animal de campo; (ii) Sistema integrado de sanidad vegetal; (iii) Módulos integrables de sanidad vegetal para exportación; (iv) Sistema gestión de insumos: Fármacos y alimentos animales; (v) Sistema gestión de insumos: Plaguicidas; y (vi) Gestión de exportaciones agrícolas. -5- Actividad 2. Apoyo al Mejoramiento del Manejo de los Programas Técnicos Básicos del ICA El Banco apoyará al ICA en la preparación de una propuesta de plan para mejorar la gestión de los programas técnicos básicos relacionados con servicios sanitarios y fitosanitarios que ofrece la institución, con el objetivo de aumentar su eficacia y eficiencia con base en ejemplos de mejores prácticas internacionales. Esto incluirá las siguientes actividades: (a) llevar a cabo una revisión detallada del diseño de programas técnicos seleccionados, sanitarios pecuarios, agrícolas y de cuarentena, para evaluar su efectividad y eficiencia, en función de la validez de su objetivo, el análisis de costos por unidad, la efectividad y eficiencia del flujo del proceso, procesos innecesarios, etc., y la identificación de debilidades que pueden corregirse mediante ajustes en: el diseño, procedimientos de implementación, reglas internas, sistemas informáticos o sistemas de evaluación. Los programas técnicos para su revisión por el Banco serán seleccionados y priorizados por ICA (hasta un máximo de seis), incluyendo, inter alia, los siguientes: (i) Programas de vigilancia agrícola; (ii) Programas de control de medicamentos y alimentos animales, y plaguicidas; (iii) Programa de formación y registro de sensores para vigilancia pasiva; (iv) Programa de control de viveros; (v) Programa de inspección de exportaciones en origen y puerto de salida; y (vi) Programa de identificación animal; y (b) preparar recomendaciones y una propuesta de plan para implementar los ajustes necesarios identificados en el párrafo (a) anterior, y proporcionar orientación a las unidades ICA relevantes para llevar a cabo los cambios regulatorios, de procedimientos y administrativos, respectivos para facilitar los ajustes necesarios de los programas seleccionados. Cualquier cambio en el alcance del trabajo anterior será establecido por escrito y firmado por el Cliente y el Banco, describiendo las tareas adicionales y las respectivas sumas a pagar por las mismas. B. Calendario. Excepto por lo que de otra manera acuerden el Cliente y el Banco, el Banco se encargará de realizar los Servicios de Asesoría Reembolsables de acuerdo con el siguiente calendario provisional: -6- Actividad Entregable Plazo Informe de inicio que detalle el plan de trabajo 10 días después de la 1 y el contenido de los entregables (1-3) firma del contrato Evaluación en profundidad de los actuales 2 30 de abril de 2020 sistemas de información básicos de ICA Informe que detalle la propuesta de plan para el mejoramiento de la gestión de información integrada del ICA, incluidos las 3 15 de septiembre de 2020 recomendaciones y propuestas de sub-planes específicos para la mejora / rediseño de sistemas de información prioritarios. Informe que detalle las recomendaciones y la propuesta del plan de cambios / mejoras a los 4 16 de noviembre de 2020 programas técnicos del ICA sanitarios y fitosanitarios seleccionados C. Personal del Banco. La siguiente es una lista indicativa de las personas involucradas en la ejecución de los Servicios de Asesoramiento Reembolsables: (a) Especialistas de agronegocios (b) Especialistas de agricultura (c) Especialistas de economista de agricultura D. Contrapartida e Instalaciones. El Cliente realizará las siguientes actividades y proporcionará las siguientes facilidades en apoyo de los Servicios de Asesoría Reembolsables: (a) Proporcionar apoyo al Personal del Banco facilitando reuniones, información, datos y facilitando en la medida de lo posible espacios de trabajo y de reunión. (b) Entregar al Banco, sin retraso y tan pronto sea necesario, toda la información requerida para llevar a cabo las actividades descritas en la Sección A del Programa de este Contrato. (c) Designar al personal del Cliente que actuará como contraparte del Banco. (d) Enviar notificaciones por escrito al Banco cuando un informe en la tabla de la Sección B sea considerado aceptable dentro de un plazo de 20 días hábiles. Cuando no se dé respuesta a una notificación por escrito veinte (20) días hábiles después de la entrega del informe por parte del Banco, se considerará que tal informe ha sido aprobado por el Cliente. -7- E. Registros. El Banco llevará registros adecuados de los Servicios de Asesoría Reembolsable de acuerdo con sus prácticas normales para el mantenimiento de registros y proporcionará al Cliente la información acerca de dichos Servicios de Asesoría Reembolsables de acuerdo a las solicitudes razonables del Cliente. -8- ANEXO TÉRMINOS Y CONDICIONES ESTÁNDAR 1. Estándar de Desempeño; No Exclusividad. El Banco llevará a cabo los Servicios de Asesoría Reembolsables con el mismo cuidado y diligencia que utiliza en sus demás actividades de análisis y de asesoría. El compromiso del Banco como asesor del Cliente no es exclusivo y no limitará al Cliente en cuanto al empleo de otros asesores para los mismos temas u otros relacionados. 2. Personal del Banco. El Banco, a su propia discreción, determinará la composición del personal (incluido el personal con nombramientos de consultores) (“Personal del Banco”) asignado para realizar los Servicios de Asesoría Reembolsables. El Programa de este Contrato contiene una lista indicativa del Personal del Banco que probablemente estará asignado a la implementación de los Servicios de Asesoría Reembolsables; sin perjuicio de lo anterior, el Banco mantiene en todo momento el derecho de asignar a cualquier otra persona o personas, o de sustituir cualquiera de las personas que se listan, y que el Banco considere necesarias o convenientes para el cumplimiento de sus obligaciones aquí contenidas. El Cliente podrá, si tiene motivo razonable de insatisfacción con el desempeño de cualquier Personal del Banco, solicitar al Banco que reemplace a tal(es) individuo(s). Para evitar dudas, se acuerda y entiende que este Contrato no crea ninguna relación laboral ni ninguna otra relación contractual entre el Cliente y el Personal del Banco. 3. Contribuciones del Cliente. El Cliente realizará las actividades y proporcionará las instalaciones y los otros arreglos establecidos en el Programa de este Contrato. 4. Políticas Operacionales del Banco. El Banco proporcionará su asesoría en una forma consistente con sus políticas de salvaguardas ambientales y sociales pertinentes. 5. Confidencialidad. Las Partes acuerdan que el presente Contrato y los resultados establecidos en el Programa de este Contrato, serán puestos a disposición del público después de que el Cliente haya dado su consentimiento previo por escrito para dicha divulgación. Para este propósito, el Cliente autoriza al Banco a divulgar, publicar o difundir este Contrato y los resultados establecidos en el Programa de este Contrato en su forma definitiva. Con respecto a la información de base proporcionada por el Cliente en apoyo de los Servicios de Asesoría Reembolsables, el Cliente se reserva el derecho de clasificar dicha información como confidencial. El Cliente sólo podrá publicar dicha información luego de obtener el consentimiento previo por escrito del Banco. 6. Propiedad Intelectual. Los derechos de propiedad intelectual de las Partes sobre cualquiera de sus informes, estudios, análisis u otros documentos preexistentes utilizados por el Banco en relación a los Servicios de Asesoría Reembolsables serán mantenidos por dicha Parte. Los derechos de propiedad intelectual de los nuevos materiales -9- preparados por el Banco en relación a los Servicios de Asesoría Reembolsables serán de propiedad del Cliente; sin embargo, el Banco tiene el derecho global, no exclusivo, perpetuo (por la duración de los derechos de autor), totalmente transferible y sin el pago de regalías de usar, copiar, exhibir, distribuir, publicar y crear obras derivadas de todos o partes de esos materiales y de incorporar la información allí contenida a sus investigaciones, ponencias, publicaciones, sitios en línea y otros medios sin el consentimiento del Cliente sujeto a las limitaciones sobre la divulgación de información confidencial y a los derechos de cualquier tercero como indicado en el párrafo 5 Confidencialidad de este Anexo. 7. Declaraciones sobre los puntos de vista del Banco y el uso del nombre, marca y logo del Banco. (a) El Cliente acuerda que no declarará, ni permitirán que se hagan declaraciones, sobre los puntos de vista del Banco sin el previo consentimiento por escrito del Banco. (b) Las Partes adicionalmente acuerdan que no utilizarán ni permitirá que se utilice el nombre, marcas o logos de la otra Parte en cualquier tipo de publicidad, literatura promocional o información sin el previo consentimiento por escrito de dicha Parte, y que cuando se proporcione tal consentimiento utilizará el nombre, marcas o logos estrictamente según el permiso otorgado e incluyendo los descargos de responsabilidad de uso común de las Partes. (c) Ambas partes incluirán la información apropiada sobre autoría y descargos de responsabilidad en los nuevos materiales preparados en relación con los Servicios de Asesoría Reembolsables. 8. Descargos, Responsabilidades e Indemnidad. (a) Aunque el Banco realizará esfuerzos diligentes durante el desempeño de los Servicios de Asesoría Reembolsables, el Banco no hace ninguna declaración explícita ni implícita ni tampoco otorga garantías sobre el éxito que pueda alcanzarse mediante la implementación de cualquiera de las recomendaciones otorgadas en el marco de los Servicios de Asesoría Reembolsable por o con la asistencia del Banco o Personal del Banco. (b) Sin limitar los privilegios ni las inmunidades del Banco bajo su Convenio Constitutivo o cualquier otra norma de derecho aplicable, el Banco no será responsable ante el Cliente o un tercero, por cualquier pérdida, costo, daño o responsabilidad que el Cliente incurra como resultado de los Servicios de Asesoría Reembolsables. (c) Las Partes reconocen y acuerdan que el propósito de este Contrato no es crear una sociedad, una empresa mixta o cualquier tipo de acuerdo similar por medio del - 10 - cual las Partes podrían ser consideradas como conjuntamente responsables frente a terceros o para cualquier otro propósito. 9. Exigibilidad. Los derechos y obligaciones del Banco y del Cliente bajo este Contrato serán válidos y exigibles de acuerdo a sus términos no obstante las leyes de cualquier estado o subdivisión política del mismo en sentido contrario. 10. Resolución de Disputas. Las partes intentarán resolver de buena fe cualquier diferencia o disputa bajo, o en relación con, este Contrato por medio de un acuerdo amistoso. Cualquier disputa que pueda surgir de, o en relación con este Contrato que no sea solucionada mediante el acuerdo entre las Partes, será solucionada mediante mecanismos alternativos de solución de conflictos llevado a cabo según las Normas de Arbitraje de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI) vigentes a la fecha de este Contrato. En caso de que exista un conflicto entre las Normas de Arbitraje de la CNUDMI y los términos de este Contrato, los términos de este Contrato prevalecerán. 11. Privilegios e Inmunidades; Exención de Impuestos. El Cliente reconoce y tomará todas las medidas razonables para darle efecto al estado, inmunidades y privilegios del Banco y de su Personal establecidos en el Convenio Constitutivo del Banco y en las demás normas de derecho aplicables. Las partes reconocen y acuerdan que ninguna disposición de este Contrato, ni el sometimiento al arbitraje por parte del Banco, constituye o implica de cualquier manera una renuncia, dispensa, terminación o modificación por parte del Banco a cualquier privilegio o inmunidad o exención del Banco otorgado por el Convenio Constitutivo del Banco y por cualquier otra norma del derecho aplicable. Lo anterior incluye, entre otros, la inmunidad del Banco, sus activos, ingresos y operaciones y transacciones frente a todos los impuestos y tasas de aduanas. 12. Enmiendas. Cualquier enmienda o renuncia a, o cualquier consentimiento proporcionado bajo, cualquier disposición de este Contrato será efectuada por escrito, y en el caso de una enmienda, firmada por las Partes. 13. Salvaguardia de los Derechos. Ningún trámite ni ninguna falla o demora de las Partes en el ejercicio de cualquier poder, recurso, discreción, autoridad u otro derecho bajo este Contrato impedirá, ni será entendido como una renuncia a, o un asentimiento sobre, el uso de ese o cualquier otro poder, compensación, discreción, autoridad o derecho bajo este Contrato, ni de cualquier manera excluye su ejercicio adicional o futuro. 14. Sucesores y Cesionarios; No habrá Cesión sin Consentimiento. Este Contrato obliga y beneficia a los respectivos sucesores y cesionarios de las Partes, siempre y cuando que ninguna de ellas ceda este Contrato en su totalidad o parcialmente sin el previo consentimiento de la otra Parte. - 11 - 15. Integridad del Contrato y Ejemplares. (a) El presente Contrato, junto con todos sus anexos, constituye el acuerdo completo entre las Partes y reemplaza cualquier acuerdo, entendimiento y arreglos previos, orales o escritos, entre las Partes con respecto al objeto del presente Contrato. (b) Este Contrato podrá ser firmado en varios ejemplares, cada uno de los cuales es un original, pero todos ellos constituyen el mismo Contrato. 16. Terminación. No obstante la terminación o expiración de este Contrato, las disposiciones de este Contrato relacionados con: (i) las obligaciones de confidencialidad bajo la Sección 5 de este Anexo; y (ii) las obligaciones descritas en las Secciones 6 sobre Propiedad Intelectual, y 11, sobre Privilegios e Inmunidades, de este Anexo; y (iii) la obligación del Cliente de pagar al Banco la remuneración por los Servicios de Asesoría Reembolsables realizados antes de la fecha de terminación o expiración de este Contrato, así como el reembolso por los costos razonables relacionados con la terminación de Contrato por parte del Cliente, seguirán en pleno vigor y efecto.