La République du Cameroun Mission de supervision et d’appui à la mise en œuvre de la troisième phase du Projet d’Appui au Programme National de Développement Participatif (PNDP 3), du 20 Février au 04 Mars 2017 AIDE-MEMOIRE / Banque mondiale INTRODUCTION 1. Le présent aide-mémoire fait suite à une mission conjointe d’appui de la Banque mondiale, l’Agence Française de Développement (AFD) et du gouvernement du Cameroun à la mise en œuvre de la 3ème phase du PNDP du 20 Février au 04 Mars 2017. L’équipe de la mission au niveau de la Banque mondiale comprenait Messieurs Nicolas Perrin (Spécialiste principal en Développement Social, Chargé de projet) ; Abel Bove (Spécialiste en Gouvernance, Chargé de projet) ; Kouami Messan (Spécialiste principal en Passation des Marchés); Celestin Adjalou Niamien (Spécialiste Principal en Gestion Financière) ; Cyrille Valence Ngouana Kengne (Spécialiste Environnement Senior) ; Ibrah Rahamane Sanoussi (Spécialiste Principal en Passation des Marchés) ; Alain Owono Owono (Consultant) ; Albert Francis Atangana (Consultant) ; Olivier Nkounga (Consultant) et Monique Kamga (Assistante de Projets). La mission a bénéficié du soutien stratégique de Mme Elisabeth Huybens (Directrice des Opérations pour le Cameroun). 2. L’objectif principal de la mission était : (i) de faire le point sur l’état d’avancement global du projet et de toutes ses composantes ; (ii) d’évaluer la mise en œuvre des recommandations de la dernière mission de supervision du projet ; (iii) de faire une revue de l’exécution fiduciaire du projet ; et (iv) d’identifier les principales contraintes et arrêter des mesures adéquates pour améliorer la performance du projet. 3. La mission a rencontré Monsieur Jean Tchoffo, Secrétaire Général, pour le compte du Ministre de l’Economie, de la Planification et de l’Aménagement du Territoire (MINEPAT), et le Directeur des Collectivités Territoriales Décentralisées (DCTD/MINADT), Monsieur Etienne Owono Owono. Elle a également rencontré d’autres acteurs sur le terrain, en particulier Monsieur Grégoire Mvongo, Gouverneur de la Région de l’Est. La mission remercie les autorités et l’ensemble des interlocuteurs pour leur accueil et la qualité des échanges. Elle remercie en particulier Madame le Coordonnateur National du PNDP et son équipe pour l’excellente préparation de la mission, la mise à disposition des documents et l’organisation des visites ainsi que l’ensemble des partenaires pour leur mobilisation. L’aide- mémoire de la mission comprend les 7 annexes suivants : (i) liste des personnes rencontrées ; (ii) statut des points à suivre de la mission précédente (septembre 2016) ; (iii) nombre de projets financés dans l'Extrême-nord au 31 décembre 2016 ; (iv) valeur atteinte par les indicateurs du cadre de résultat ; (v) point sur la mise en œuvre de l'engagement citoyen dans le cadre du PNDP III au 31/12/2016 ; (vi) revue des Sauvegardes ; et (vii) liste des activités à suivre. Contexte 4. Rappel de l’Objectif de Développement du Projet : renforcer la gestion des finances publiques locales ainsi que le processus participatif de développement au sein des communes en vue de garantir la fourniture des infrastructures et des services socio-économiques durables 1 et de qualité. Outre son extension à l’ensemble des 360 communes que compte le Cameroun, la 3ème phase, dite phase de consolidation, concentre plus de financement en faveur des Communes des régions septentrionales et de l’Est, confrontées à la pauvreté, à l’insécurité, à l’afflux des réfugiés et des personnes déplacées. Il leur est réservé environ 65 % des fonds de la composante A sans contrepartie de la commune. Une autre innovation concerne l’introduction de deux guichets de financement des microprojets des Communes : le guichet Equité (allocation sur la base de critères sociaux) et le guichet Performance (allocation sur la base de critères de transparence, redevabilité et appropriation de la démarche participative). La 3ème phase se distingue également par la nécessité de penser la pérennisation des acquis du projet. 5. Depuis sa mise en vigueur le 1er avril 2016, le projet de 133 millions de dollars EU (dont 70 de l’IDA, 56 de l’Etat et 7 des bénéficiaires) est bien engagé. Les taux d’engagement du budget 2017 et de décaissement de l'Accord de Crédit IDA sont respectivement de 44 % et 26.17 % à fin janvier 2017. Le taux de décaissement projeté à la fin de juin 2017 est estimé à 47 %. Pour les activités financées sur les ressources de contrepartie de l’Etat, les taux d’engagement et de décaissement sont respectivement de 5,5 % et nul par rapport au budget de 2017. La date de clôture du projet est prévue pour le 30 novembre 2019. Principales Conclusions et Recommandations de la mission 6. Etat d’avancement global du Projet. Au regard des progrès réalisés ces six derniers mois, la mission a jugé l’exécution du projet satisfaisante. Le rapport d’activités 2016 et le PTBA 2017 ont été approuvés par le Comité National d’Orientation et de Pilotage en sa session du 9 février 2017, après avoir intégré les observations de la Banque mondiale. Les taux d’engagement du budget 2017 et de décaissement de l'Accord de Crédit IDA sont respectivement de 44 % et 26,17 % à fin janvier 2017. Le taux de décaissement projeté à fin juin 2017 est estimé à 47 %. Pour les activités financées sur les ressources de contrepartie de l’Etat, les taux d’engagement et de décaissement sont respectivement de 5,5 % et nul par rapport au budget de 2017. Les performances relativement faibles en terme de décaissement de la composante 1 « appui au développement local » et de la composante 2 « Appui au processus de décentralisation » respectivement de 3,7 % et de 5,9 % à fin Janvier 2017, sont dues essentiellement à la maturation décalée des microprojets dans les six (06) régions du Centre, du Littoral, du Nord-ouest, du Sud et du Sud-ouest d’une part, et la mise en place progressive des études et des activités de renforcement des capacités des acteurs d’autre part. Ces deux composantes vont cependant connaitre au cours du second semestre 2017, une accélération avec la maturation des microprojets, le lancement des études et la réalisation des formations pour atteindre des prévisions de décaissement respectivement de 29 % et de 17 %. La composante 3 « coordination, gestion, suivi-évaluation et communication » a quant à elle connu un rythme plus soutenu (18,5 % à fin janvier 2017) en raison du caractère récurrent des activités et de l’absence de fonds propres de l’Etat appelés à financer ces activités. Le taux de décaissement sera de 34 % pour la composante 3 à fin juin 2017. Un rééquilibrage des dépenses par composantes interviendra dès 2018 avec une accélération de la maturation des microprojets et une implication plus importante des fonds de l’Etat sur la composante 3. 7. Enjeux de la phase de consolidation. En vue de la préparation de la revue à mi-parcours prévue au premier trimestre 2018, la mission s’est focalisée sur les questions de pérennisation 2 et de transférabilité aux systèmes nationaux des mécanismes mis en œuvre par le PNDP. La situation institutionnelle du PNDP au terme de la 3e phase demeure préoccupante pour les partenaires au développement. Les PTF engagés dans le développement local via les collectivités territoriales décentralisées demeurent ouverts au débat que le gouvernement a déjà initié sur la gestion des acquis de ce Programme. Un groupe de travail créé en février 2015 pour faire des propositions sur le devenir du PNDP, a remis un rapport à la Présidence de la République en décembre 2015 recommandant la création d’un Etablissement Public Administratif (EPA) prenant en charge les activités d’appui technique actuellement mises en œuvre par le PNDP. Suite à ce rapport un audit opérationnel et financier externe du PNDP a été initié par la Primature sur instruction de la Présidence de la République. La mission a pu rencontrer l’équipe de PricewaterhouseCoopers (PwC) en charge de cet audit. Le rapport d’audit finalisé est prévu pour mars 2017. La mission recommande que ce rapport soit partagé avec l’IDA et l’AFD afin d’alimenter la réflexion sur la phase de consolidation. 8. En l’état actuel, la démarche participative du PNDP pour l’élaboration des PCD reste coûteuse. Afin de faciliter le transfert de la démarche aux communes, la mission a prescrit à l’UGP d’initier une simplification de cette démarche et produire d’ici le 31 août 2017, un « Guide simplifié d’élaboration et de suivi des PCD ». Celui-ci disposera d’une partie décrivant l’élaboration et la réactualisation d’un PCD dans sa version simplifiée (à moindre coût), et de modules spécifiques pour prendre en compte les spécificités locales telles que les populations déplacées, le développement agricole, la gestion des terres (pastorales), l’intercommunalité, la résilience climatique, la planification urbaine, etc. Ces modules s’appuieront sur les expériences des phases précédentes du PNDP et permettront à la fois une capitalisation des bonnes pratiques et une adaptabilité accrue de l’approche de formulation des PCDs. 9. Cet effort de simplification opérationnelle s’accompagne du lancement prochain d’études techniques stratégiques visant à nourrir la réflexion des décideurs politiques sur la pérennisation des acquis du PNDP. Deux études sont préparées conjointement avec l’AFD pour alimenter la réflexion des décideurs politiques. La première proposera un diagnostic de l’appropriation des approches supportées par le PNDP et s’appuiera sur une collecte de données auprès des communes et des services déconcentrés pour évaluer la perception des utilisateurs (élus, fonctionnaires territoriaux) et le degré d’internalisation des mécanismes et outils proposés par le PNDP. La seconde proposera une analyse de la transférabilité institutionnelle des innovations soutenues par le PNDP à travers une cartographie exhaustive des outils et mécanismes développés par le PNDP et une analyse institutionnelle et technique de leur transférabilité à l’administration camerounaise (communes, CEFAM, FEICOM, DCTD, CVUC, CONAFIL, etc.). Cette étude proposera aussi des options de dimensionnement et de fonctionnement (mandat et business model) pour une éventuelle agence de développement local pouvant supporter techniquement les communes au-delà de la phase 3. Les TDRs seront validés par un groupe de travail crée à cet effet par le MINEPAT le 1er mars 2017. Les études sont prévues de débuter dès mai 2017 afin que les résultats préliminaires soient disponibles lors de la prochaine mission de supervision en septembre 2017 et les conclusions et recommandations en décembre 2017 (avant la revue à mi-parcours). 3 Revue par composante. 10. Le projet comporte trois composantes : (1) appui au développement local, (2) appui au processus de décentralisation ; (3) Coordination, gestion, suivi-évaluation et communication. Le résumé des points principaux est présenté ci-dessous. 11. Composante 1. Appui au développement local : Cette composante octroie des subventions aux communes pour cofinancer : (i) l’élaboration ou actualisation du Plan Communal de Développement (PCD) et les activités connexes, (ii) les études détaillées de faisabilité technique, financière, environnementale et socio-économique des microprojets à financer, et (iii) les investissements (microprojets) issus des PCD, inclut le contrôle qualité. Les taux d’engagement du budget 2017 et de décaissement de l'Accord de Crédit IDA pour cette composante sont respectivement de 73 % et 3,7 % à fin janvier 2017. Le taux de décaissement projeté à fin juin 2017 est estimé à 29 %. 12. Toutes les communes ont signé les conventions de cofinancement pour l’élaboration des PCD et la réalisation des activités connexes.1 La première vague d’actualisation des 99 PCD sur les 178 communes concernées est en cours et va s’achever en septembre 2017. Certaines de ces communes abritent des réfugiés et déplacés internes. Le lancement de la sélection des OAL pour l’actualisation des PCD de la deuxième vague de 79 communes restantes et l’élaboration des PCD de la première vague de 12 communes d’arrondissement, est prévu en fin avril 2017. Une fois le PCD livré, la prestation de l’Organisme d’Appui Local (OAL) vers les communes se poursuivra sur environ quatre mois en vue de faire le retour d’information aux populations et de suivre la mise œuvre des solutions endogènes au niveau village. La mission sur le terrain a pu constater la réalité des plans endogènes élaborés au niveau village. A l’état actuel, il n’existe d’agent dédié au suivi des activités Post-PCD dont le suivi de la mise en œuvre des solutions endogènes. 13. Sur 440 microprojets financés au démarrage du projet sur la base des PCD élaborés sous le PNDP2, 149 sont déjà achevés, 259 sont en cours de réalisation et 32 non démarrés au 31 décembre 2016. Sur l'Extrême-nord, 121 projets ont été financés dans 21 communes dont 11 projets dans 3 communes rouges (Blangoua, Makary et Mora) et 28 projets dans les communes oranges (Koza et Zina) (cf. annexe 3). 14. Le financement des communes à travers le guichet de performance est prévu de se lancer en fin mars 2017 pour la collecte des données, la communication, la formation du jury et de se terminer enfin juillet 2017 par la cérémonie de remise des prix aux meilleures communes (cat. II et cat. III) de chaque région. 15. Dans un but de capitalisation de l’expérience en cours et passée, il a été convenu que le projet allait réviser le manuel d’élaboration des PCD afin de (i) simplifier à l’essentiel la démarche participative d’identification des besoins et de programmation des investissements à l’échelle du village et de la commune, afin de réduire les coûts et faciliter l’appropriation post-projet PNDP3 ; (ii) recenser les modules additionnels à la démarche PCD, capitalisant l’expérience 1 Les activités connexes comprennent la prise en charge des couts associés aux Conseils Municipaux Elargis aux Sectoriels (COMES), à l’élaboration des études de faisabilité des microprojets, à la définition des mécanismes d’entretien des ouvrages, l’appui à la production d’un bulletin trimestriel communal, etc. 4 du PNDP.2 La mission a aussi constaté la définition du partenariat avec le MINHDU sur la révision de la méthodologie d’élaboration des PCD pour les communes d’arrondissement qui doivent prendre en compte les spécificités du milieu urbain (infrastructure en réseaux, comités de quartier), institutionnelles (partage des responsabilités Communauté Urbaine et Commune d’arrondissement) et documentaires (Plan de Développement Urbain, Plan d’Occupation des Sols). Il a été convenu de :  réviser le manuel de préparation des PCD et développer une approche modulaire afin de capitaliser sur les pilotes développés au sein du PNDP (d’ici aout 2017) ;  recruter les 79 OAL restantes (des communes de la première vague) et lancer le recrutement des OAL des communes de la second vague avant fin avril 2017 ;  lancer et finaliser le processus du Guichet Performance pour l’exercice 2017 (d’ici fin juillet 2017) ;  Elaborer une fiche de poste et profil pour un potentiel 3ème Cadre Communal chargé du suivi de la mise en œuvre des solutions endogènes dans les communautés avant fin avril 2017. Au cas où cet agent ne serait pas identifié dans le personnel communal actuel, il est envisagé de le recruter et le prendre en charge dans l’allocation de la commune. 16. Composante 2 : Appui au processus de décentralisation. Cette composante a pour objectif de renforcer les capacités des institutions qui soutiennent le processus de décentralisation. Elle consiste aussi en une assistance pour le renforcement des capacités des communes et des acteurs locaux pour qu’ils jouent pleinement un rôle d’acteurs du développement local. Les activités comprennent (a) l’appui institutionnel au processus de décentralisation, (b) le renforcement des capacités des acteurs et (c) l’appui à l’amélioration de la gestion des finances publiques locales. Les taux d’engagement du budget 2017 et de décaissement de l'Accord de Crédit IDA sont respectivement de 2 % et 5,9 % à la fin de janvier 2017. Le taux de décaissement projeté à fin juin 2017, est estimé à 17%. Les taux d’engagement et de décaissement de la contrepartie sont respectivement de 3 % et 0 % sur la même période. 17. Le Plan de Formation a été finalisé avec les autres partenaires (FEICOM, CEFAM, MINADT, MINFI, KfW, GIZ, PFSS, etc.). Le Programme de formation 2017 extrait de ce plan et contenu dans le PTBA 2017, présenté et validé par la Mission, est en cours de mise en œuvre. Les ateliers régionaux de renforcement des capacités de 99 OAL et 99 Agents communaux sur la méthodologie de planification locale intégrant la prise en compte des réfugiés, le genre et les ODD en perspective au démarrage des activités de planification dans les villages sont prévus en mars 2017 et un atelier national de formation des formateurs sur les aspects socio- environnementaux (MINEPDED, personnel du PNDP) en avril 2017. Les formations sur Sim_Ba se poursuivent : 348 communes ont été accompagnées en décembre 2016 sur l'utilisation du logiciel comptable et la consolidation de leurs comptes trimestriels et 30 agents de la Direction du Trésor ont été formés également. La formation de 28 responsables de la Chambre des Comptes et des autres institutions publiques de contrôle sur l’utilisation de 2 Par exemple : (i) prise en compte des refugies et populations déplacées ; (ii) module Gestion des Terres Agro- pastorales ; (iii) Approche Territoriale ; (iv) développement rural ; (v) adaptation en milieu urbain ; (vi) résilience climatique / REDD ; etc. 5 Sim_Ba par les communes est prévue en mars 2017 suivi du recyclage des agents communaux, receveurs municipaux et secrétaires généraux des 360 communes en avril 2017. L’AIMF a lancé la traduction des interfaces de Sim_Ba en anglais, et il a été convenu que le PNDP financerait la traduction du Manuel d’utilisation de Sim_Ba en Anglais afin de pouvoir le diffuser rapidement dans les régions anglophones. La mission a convenu que le PNDP établira une cartographie de l’offre en formations pertinentes aux acteurs de la décentralisation, y compris sur les outils d’engagement citoyens (annexe 5), afin d’identifier les formations manquantes et la capacité de l’offre, afin de définir un plan d’actions pour le renforcement de l’offre. 18. Par ailleurs, l’amélioration du progiciel PRO_ADP (qui regroupe les bases des données communales) commencera d’ici mars 2017 (contractualisation en cours) avec la migration de PRO_ADP en une version web, le développement d’un outil de collecte mobile et l’intégration du module cartographique. La signature du contrat est prévue au plus tard le 15 mars 2017. La présentation à la Direction des Infrastructures, de l’Aménagement et du Développement Rural (MINEPAT) a permis d’éviter les doublons, car la DIADR était engagée dans un projet similaire et est très intéressée par l’outil. Il a été convenu que le PNDP devrait aussi présenter PRO_ADP et le processus de consolidation des données au niveau déconcentré à la sous-direction du suivi du BIP (MINEPAT) qui devrait être très intéressé. 19. Enfin, le PNDP prévoit (i) l’élaboration d’un manuel d'entretien et de maintenance des ouvrages pour les communes, et (ii) la réalisation de l’enquête de satisfaction des usagers (ScoreCard) dans 160 communes d’ici juin 2017. 20. La mission a pu constater un nombre de groupes de travail mis en place depuis la dernière mission : (i) le groupe de travail mis en place en octobre 2016 par le MINEPAT pour proposer des modalités de prise en compte des PCD dans la programmation du Budget d’Investissement Public (BIP) ; (ii) le groupe de travail mis en place par le MINFI suite à l’instruction de la Primature pour définir les modalités de transition à un système d’affectations directes aux communes en lieu et place du système de cartons pour l’exécution du BIP décentralisé – auquel le PNDP n’est pas membre. Il a été recommandé que le PNDP propose ses services à ce dernier. 21. Par ailleurs, la mission a été informée de la validation à venir du niveau du Conseil National de la Décentralisation de la Stratégie Nationale de la Décentralisation 2017-2022. La mission a rappelé que le PNDP3 pouvait soutenir des activités de mise en œuvre de cette st ratégie et il a été suggéré que le DCTD/MINATD et le PNDP se retrouvent bimestriellement pour, non seulement assurer les synergies des activités respectives (par exemple sur le déploiement de Sim_Ba ou les formations aux CTD), mais aussi identifier les activités de soutien possibles du PNDP3 à la mise en œuvre de la stratégie. Dans ce cadre, la pertinence des études envisagées lors de la mission précédente (sur les finances publiques locales et la fonction publique territoriale) sera évaluée avec le DCTD. Il a été convenu de :  présenter PRO_ADP et le processus de consolidation des données au niveau déconcentré à la sous-direction du suivi du BIP (MINEPAT) avant fin avril 2017 ;  établir une cartographie de l’offre en formations pertinentes aux acteurs de la décentralisation afin d’identifier les formations manquantes et la capacité de l’offre, et proposer un plan d’actions pour le renforcement de l’offre (avant mi-avril 2017) ; 6  finaliser les recommandations sur la prise en compte des PCD dans la formulation du BIP (fin avril 2017) ;  finaliser la traduction en Anglais du Manuel d’utilisation SIM_BA avant mi-juin 2017 ;  lancer et finaliser les scorecards avant fin juin 2017 ;  proposer un Plan d’action Transparence Budgétaire local d’institutionnalisation de la participation citoyenne dans les finances publiques locales (information annuelle sur la budgétisation et les dépenses) avant mi-avril 2017. 22. Composante 3 : Coordination, gestion, suivi-évaluation et communication. Les taux d’engagement du budget 2017 et de décaissement de l'Accord de Crédit IDA sont respectivement de 12 % et 18.5 % à fin janvier 2017 et le taux de décaissement sera de 34 % à fin juin 2017. Pour les activités financées sur les ressources de contreparties de l’Etat, les taux d’engagement et de décaissement sont respectivement de 6 % et 0 % sur la même période. 23. Coordination et gestion. Au-delà de la coordination générale de la mise en œuvre du programme, l’UGP a pris part (i) aux travaux de réflexion sur la prise en compte des PCD dans le BIP ; (ii) à la préparation d'un projet de décision mettant en place le Groupe de Travail chargé de la pérennisation ; (iii) à l’audit opérationnel commandité par la Primature depuis septembre 2016. Par ailleurs, la session du CNOP de février a permis de valider le PTBA 2017 du PNDP. 24. Suivi-évaluation. Le cadre de résultats du projet a été mis à jour au 31 décembre 2016 (annexe 4). Concernant la gestion des doléances, huit doléances supplémentaires ont été traitées dans le cadre du mécanisme mis en place, portant à dix (10) le nombre total de doléances traitées depuis la mise en place du mécanisme. Un cabinet a été recruté pour la mise en place d'un numéro vert au Programme et sa gestion à travers un call center, et la création et gestion de la base de données de traitement des doléances. La mission a (i) sollicité la mise à jour du mécanisme pour intégrer le canal communautaire (à travers les CC ou les CCD et les langues vernaculaires) pour assurer un accès aux populations qui ont peu ou pas d’accès au téléphone, internet, courrier, etc. ; (ii) recommandé un bon archivage des doléances ; (iii) demandé le plan de communication associé au mécanisme. 25. Communication. La présélection des 10 agences de communication pour la production des bulletins trimestriels des communes est achevée. La suite de la procédure est en cours. Une autre sélection est en cours pour le recrutement des consultants pour les activités de communication contenues dans le plan de communication (charte graphique et sonore, refonte du site web, supports et outils de communication, revue de la presse quotidienne, revue mensuelle et notes conjoncturelles, etc.). Deux publications du magazine « Les Echos du PNDP » ont été produites sur l’appropriation et la mise en œuvre des solutions endogènes par quelques villages. 26. Renforcement de capacités. Les 10 formateurs régionaux du PNDP ont été formés sur l'approche de planification locale intégrant la prise en compte des réfugiés et déplacés internes, le genre et les ODD avec l'expertise du HCR et de ONU-FEMME. Le Plan de formations 2017 inclut un nombre de formations pour l’équipe du PNDP au niveau régional et national. Il a été convenu que le PNDP et la BM allait identifier une possibilité de voyage d’échange avec un projet similaire. 7 Il a été convenu de :  présenter une note expliquant la mise à jour du mécanisme de gestion des doléances intégrant les aspects communautaires et la stratégie de communication y référant avant fin avril 2017 ;  recruter un consultant spécialiste en « genre » avant fin avril 2017 ;  présenter à l’IDA et l’AFD une proposition de voyage d’échange avec un projet similaire avant Septembre 2017. 27. Gestion financière. A l’issue de la revue conduite en décembre 2016, la performance de la gestion financière est apparue modérément satisfaisante du fait principalement des difficultés rencontrées par le projet pour la mobilisation des fonds (DRF non soumises à un rythme régulier) et le non remboursement des dépenses préfinancées sous fonds C2D. De ce fait et eu égard à la nature du projet qui implique des transferts de fonds au niveau décentralisé, le risque associé a été jugé substantiel. Le rapport détaillé de la revue de gestion financière conduite par la Banque a été transmis au projet. 28. Budget. Le budget 2017 a été validé par le CNOP tenu le 9 février 2017 pour un montant de FCFA 21,6 milliards sous fonds IDA. Selon les informations fournies par la coordination, ce budget s’appuie sur une appréciation réaliste d’activités dont les préalables sont déjà remplis ou à un stade avancé. Il s’agit entre autres des projets dont les études de faisabilité sont achevées et approuvées par les COMES et dont les contributions des bénéficiaires sont déjà disponibles, des OAL dont la sélection est déjà finalisée ou en cours et des activités de formation correspondantes qui devraient se tenir sans retard. Par ailleurs, 28 véhicules ont été acquis pour le Programme et 31 motos pour les 31 nouvelles communes d'arrondissement ; ce qui devrait améliorer la mobilité des équipes sur le terrain. 29. Eu égard au faible taux de réalisation du budget 2016, la mission a invité la coordination du projet à poursuivre la mise en œuvre diligente des activités pour une exécution satisfaisante du budget 2017. Un suivi régulier du niveau d’exécution sera fait par la Banque notamment à travers les rapports de suivi financier qui devront à ce titre présenter une analyse budgétaire détaillée qui facilite la compréhension du niveau de performance budgétaire observé, de ses causes et éventuellement des mesures de redressement envisagées. 30. Paiements. Au sujet des difficultés/retards rencontrés par le service financier pour obtenir le paiement des factures par la CAA, une rencontre a été initiée entre le DGA de la CAA et le Coordonnateur National du PNDP. Cette rencontre a permis de réduire le nombre de requêtes de paiements du PNDP en attente de traitement au niveau de la CAA. Mieux, un accord a été trouvé en vue de permettre un traitement rapide plus systématique des requêtes du projet particulièrement lorsque que celles-ci revêtent un caractère d’urgence. Pour ces cas, le projet a toutefois été invité à une meilleure anticipation dans la programmation de ses activités et la soumission des requêtes de financement correspondantes. 31. Audit interne. Au cours de la mission, le projet a transmis à la Banque le rapport de l’auditeur interne portant sur la régularisation des rémunérations versées au personnel pour un montant de FCFA 435,903,787 en l’absence de contrats signés. En outre, la question du renforcement de l’équipe d’audit interne constituée du seul auditeur interne a été abordée. Une rencontre est prévue avec la Coordonnateur National, l’équipe financière et l’auditeur interne au cours du mois de mars pour en évaluer à nouveau la nécessité et les dispositions pratiques. 8 32. Passation des Marchés. La mission a fait le point sur la conduite de la passation des marchés et sur les dossiers y afférents. Au terme de la supervision du volet Passation des Marchés, la mission a conclu que la performance en Passation des Marchés est globalement satisfaisante bien que le risque soit évalué élevé. 33. Le plan de passation des marchés, actualisé sur la base des activités convenues lors de cette mission, a été transmis à la banque pour avis le 10 Mars 2017. L’organisation de la passation des marchés est conforme à l’accord de financement. Un spécialiste en passation des marchés et son assistante basés au niveau de l’UGP, supervisent toutes les activités de passation des marchés et en assurent le contrôle qualité. Un manuel de procédures existe et est appliqué. Un guide des acteurs intervenant dans le processus de la passation et de l’exécution des marchés communaux financés par le PNDP est disponible et la grande majorité des acteurs a été formée en 2016. 34. Au passage de la mission, il n’y a aucun dossier en instance au niveau de la Banque. Cependant, un dossier d’acquisition de matériels informatique est en cours de traitement entre le MINMAP et le Projet. La mission a exhorté les deux parties à se réunir dans les plus brefs délais et à convenir d’une décision finale à soumettre à l’avis de non objection de la Banque mondiale. 35. L’utilisation de STEP est effective au niveau de l’Unité de Coordination Nationale du Projet ; une formation de deux jours a eu lieu le 21 et 22 Février 2017 à l’attention des Coordinations Régionales du Projet. Les Plans de Passation des Marchés des Régions devront être saisis sur STEP et transmis pour avis de non objection de la Banque. Au cours de la mission, il a été discuté et admis par la Banque mondiale, de la nécessité d’actualiser les PPM des communes au niveau régional. 36. Une revue des marchés passés à posteriori (PPR) sera organisée d’ici au 30 juin 2017 pour les marchés passés en régions. Tenant compte du nombre de marchés passés par les différentes régions, le programme indicatif est le suivant (1) Grand Nord : mi- Avril 2017 ; (2) Ouest & Nord-Ouest – Fin Avril 2017 ; (3) Est & Sud : Mi- Mai 2017 ; (4) Centre & CNC : Fin Mai 2017. Les dates précises seront communiquées ultérieurement au Projet. 37. Sauvegardes environnementales et sociales. De façon générale, la mission a estimé que la mise en œuvre des mesures de sauvegardes environnementales et sociales est satisfaisante. Un résumé détaillé est disponible en annexe 5. Prochaines Etapes 38. La mission a établi les prochaines étapes à suivre pour améliorer les performances des composantes du projet. A cet effet, des vidéoconférences mensuelles sont prévues pour suivre la réalisation des recommandations. La liste des activités à suivre est disponible en annexe 7. 9 Annexe 1 : Liste des personnes rencontrées Noms et Prénoms Fonction Administration M Tchoffo SG MINEPAT Marie Madeleine Nga Coordonnatrice nationale PNDP Sobngwi Théophile Secrétaire Exécutif RIDEV Mvongo Grégoire Gouverneur Région Est MINATD Owono Etienne DCTD MINATD Hamad Abbo Roger SDACD/DCTD MINATD Abessolo Zamba Auguste CSF/DCTD MINATD Mout Estelle SAEF/DCTD MINATD Eboutou Evelyne Cadre MINEPAT Biwole Jean Directeur Développement Local FEICOM Ntye Daniel Elise Directeur Etudes et Coopération FEICOM Sylvie SIYAM Sous-Directeur FEICOM Onanina Caroline AFD Nathalie Bougnoux AFD Petra Zimmerman GIZ Sergio Olietta UE Maire Commune de Ngoura Maire Commune Betare Oya 1er Adjoint au Maire Commune de Dimako Chef de la Communauté Baka Commune de Dimako Chef de la Communauté Bifolone Commune de Dimako 10 Annexe 2 : Statut des points à suivre de la mission précédente (septembre 2016) Actions Statut Composante A Proposer un Plan d’action d’institutionnalisation de la participation citoyenne Reporté dans les finances publiques locales (information annuelle sur la budgétisation et les dépenses) Finaliser la méthodologie de l’élaboration des PCD pour inclure les populations Fait déplacées (dans le processus participatif et le document final) et les humanitaires (dans la validation communale) Finaliser la méthodologie de l’élaboration des PCD en commune urbaine En cours Actualiser les PCDs pour les communes de l’année 2016 En cours Actualiser la base de données PRO_ADP pour intégrer des données agrégées sur En cours les populations déplacées Participation PNDP à la formation du HCR Reporté Participation du HCR a la formation des formateurs des OAL Fait Capitaliser l’expérience HCR en évaluation rapide et participative des besoins Reporté Partage de la base de données des PCD existants avec l’UGP PFS Fait Elaborer un Plan de déploiement conjoint PNDP-PFS au niveau village et Reporté commune en vue de l’harmonisation des différents comités existants. Elaborer des TdR pour les études sur (i) les finances publiques locales ; et (ii) la Suspendu fonction publique locale Composante B Finaliser le Plan de Formation Général et planifier les formations pour le dernier Fait trimestre de 2016 Finaliser les supports de formation des OALs Fait Finaliser TdR de la formation sur SIM_BA des agents du Trésor au niveau central Fait Finaliser les TdR de la formation et recyclage sur SIM_BA des agents Fait communaux, receveurs municipaux et secrétaires généraux au niveau régional Plan d’action avec AIMF pour SIM_BA version anglaise Fait Evaluer le cout-bénéfice de l’extension du mécanisme de Guichet Unique a tous Fait les micro-projets IDA en cours Définir les modalités d’un pilote du Guichet Unique pour les paie ments des Fait décomptes des cocontractants d’un même département Finaliser des TdR du développement de PRO_ADP Fait Finaliser les TdR pour la collecte de données Scorecards Fait Note et calendrier détaillant comment le PNDP va faciliter la prise en compte des En cours PCD dans la planification du BIP Composante C Définir le pilote de partenariat PNDP-Communes-Radios Communautaires Fait Finaliser les TdR du développement du Centre d’Appel (Doléances) Fait Finaliser les TdR et organiser la première réunion du Comité interministériel Fait chargé de l’élaboration des TdR des études ‘Pérennisation des acquis du PNDP’ Elaborer les TdR des études (i) enquête auprès des maires, (ii) modalités de Fait l’internalisation des acquis du PNDP dans l’administration, (iii) modèle économique et dimensionnement de la structure envisagée Gestion Financière Prendre les dispositions pour (i) accélérer les activités du projet et (ii) recadrer le Fait futur budget 2017 après élaboration du PTBA Soumettre des DRFs sur les comptes B et C au rythme des remontées des pièces Fait 11 justificatives des dépenses effectuées à partir des comptes joints Transmettre la liste exhaustive des dépenses revue formellement par l’auditeur Fait interne en précisant la date de survenance ainsi que la nature de la dépense pour toutes les régions concernées L’avis de non objection de la Banque mondiale est attendu pour la finalisation des Fait contrats du personnel Procéder au renforcement de l’équipe de l’auditeur interne Reporté Sauvegardes environnementales et sociales Transmettre les rapports de mission et atelier avec le MINAS (juillet 2016) Fait Transmettre le Plan d’actions du PDPP mis à jour, inclut modalités de En cours représentation accrue des PP Mettre en place un mécanisme de formalisation et archivage des consultations En cours liées au screening environnemental Intégrer les indicateurs de suivi environnemental proposés dans le S&E Fait Former les sectoriels sur le screening environnemental, la classification des Reporté micro-projets, les outils de mise en œuvre. 12 Annexe 3. Nombre de projets financés dans l'Extrême-nord au 31 décembre 2016 selon la nature de la commune (Verte, Orange Rouge) N° Etat d'avancement des microprojets Commune Total Couleur commune Achevé En cours Non démarré 1. BLANGOUA 1 1 2 rouge 2. DATCHEKA 13 13 vert 3. GAZAWA 4 4 vert 4. GOBO 4 4 vert 5. GUERE 7 1 8 vert 6. GUIDIGUIS 3 8 11 vert 7. KAELE 2 2 vert 8. KAÏ-KAÏ 10 10 vert 9. KALFOU 1 1 vert 10. KAR HAY 1 1 vert 11. KOZA 4 5 9 orange 12. MAGA 3 3 vert 13. MAKARY 5 5 rouge 14. MORA 4 4 rouge 15. MOULVOUDAYE 3 3 vert 16. MOUTOURWA 2 2 vert 17. ROUA 2 4 6 vert 18. TCHATIBALI 4 4 vert 19. TOKOMBERE 6 6 vert 20. YAGOUA 3 1 4 vert 21. ZINA 11 8 19 orange Total 74 43 4 121 13 Annexe 4 : Valeur atteintes par les indicateurs du cadre de résultat Indicateur Valeurs Valeurs Valeurs de 2016 2016 référence prévues réalisées La proportion (pourcentage) des projets communaux du 65,2 % 5% 63,82 % Budget d’Investissements Publics (BIP) issus des Plans Communaux de Développement (PCD) La proportion (pourcentage) des communes ayant soumis 24,0 % 5% 29,17 % leurs états financiers à la Chambre des Comptes ; Pourcentage des microprojets pour lesquels un mécanisme 53,4 % 60 % 98,08 % d’entretien et de maintenance est mis en place ; Les nouvelles communes d’arrondissement (31) qui ont 0 329 0 élaboré un Plan Communal de Développement de qualité jugé acceptable par l’IDA ; Pourcentage des bénéficiaires qui pensent que les 91,5 % - NA investissements (microprojets) reflètent leurs besoins ; (dont le pourcentage des hommes) ND - NA (dont le nombre de femmes) ND NA Le nombre de bénéficiaires directs à 20 1 301 947 déterminer (dont le pourcentage de femmes) à 20 60,57 % déterminer Indicateurs intermédiaires Composante 1 Pourcentage des microprojets fonctionnels et pour 0% 100 % 92,65 % lesquels sont mis en œuvre des mesures d’atténuation des risques socio-environnementaux identifiés Nombre de points d’eau construits/réhabilités 1 721 1 721 74 Linéaire de routes rurales construites/réhabilitées ; 465 465 0 Nombre de salles de classes construites/réhabilitées 971 971 27 Nombre de centres de santé construits, rénovés ou équipés 38 38 2 Nombre de marchés ruraux construits 12 12 12 Nombre de magasins de stockage construits 34 34 6 Nombre de communes qui bénéficient des subventions du 328 90 360 Projet Nombre d'Emplois temporels et permanents générés - 770 Composante 2 Nombre de plans de gestion de l'utilisation des terres 91 91 0 Nombre de communes ayant mis en place un mécanisme 10 60 102 opérationel de contrôle citoyen et d'accès à l'information Nombre de communes qui publient leurs comptes 111 90 132 simplifiés Nombre de bénéficiaires formés 1 720 217 2 106 (dont le nombre de femmes) 470 14 Indicateur Valeurs Valeurs Valeurs de 2016 2016 référence prévues réalisées Composante 3 Rapports d'audit financier externe produits dans les délais OUI Yes oui et sans restrictions Audit technique sur la qualité des infrastructures conduit OUI Yes oui inopinément chaque année Rapports biannuels de suivi/évaluation produits dans les OUI Yes oui délais Pourcentage des requêtes enregistrées sur la fourniture 0 50 % 91,67 % des services qui sont traitées Nombre de communes ayant un manuel de passation des 0 81 229 marchés (incluant la planification, la budgétisation, la contractualisation et la gestion financière) 15 Annexe 5 : Point sur la mise en œuvre de l'engagement citoyen dans le cadre du PNDP III au 31/12/2016 L'exécution des activités du PNDP III a prévu un ensemble de mécanismes au niveau du Programme et au sein des communes à travers lesquels les citoyens pourront donner au quotidien ou à des périodes particulières, leurs avis sur la gestion des activités publiques. Ces mécanismes sous-tendent deux dispositifs d’échanges d’informations : l’un entre le citoyen et les unités de gestion du Programme et l’autre entre le citoyen et les CTD. Au cours de l'année 2016, des activités ont été mises en œuvre afin d'impliquer ou d'informer les citoyens sur les actions du Programme. 1. Niveau communal (i) Mise en place de la convention de collaboration Les conventions de cofinancement des activités de la première tranche ont été signées avec toutes les 360 communes cibles du Programme au cours des cérémonies organisées au niveau régional ou départemental à l'occasion des cérémonies de lancement des activités de la troisième phase. Les médias audio-visuels et la presse écrite ont permis d'assurer une diffusion de l'information à destination des populations. (ii) Planification communale Une première vague de sélection de 99 OAL a été faite au cours de l'année. Les citoyens ont été informés à travers un appel à manifestation public qui a fait l'objet d'une large diffusion à travers la presse, l'affichage au niveau régional, départemental et communal. Dans les régions du Centre et de l'Adamaoua, les activités de planification ont vu la participation des communautés au cours des séances de programmation et de validation des PCD. La mise en œuvre des solutions endogènes a permis de fédérer les populations de certaines communautés autour d'initiatives de développement avec l'accompagnement des communes. C'est le cas des communes de DEUC et Mfou dans la région du Centre. Dans le cas spécifique des populations autochtones (pygmées), des plans d'actions communautaires sont en cours d'élaboration dans les communes des régions de l'Est, du Centre et du Sud. Au cours de cette élaboration, les populations sont impliquées dans le cadre des diagnostics qui sont en cours. (iii) Mise en œuvre du PCD Les citoyens ont été impliqués au cours des activités suivantes : - l'élaboration des études de préfaisabilité des microprojets. Des descentes de terrain dans les sites des microprojets ont été faites par une équipe composée des responsables du MINEPDED, des sectoriels concernés, du PNDP et des bénéficiaires. Un PV de descente sur le terrain est dressé et signé par les participants dont les représentants des bénéficiaires ; - la réalisation des études de faisabilité à travers la participation des Comités de Concertation à la sélection des sites des microprojets et leur participation à l'étude socio-économique ; - l'exploitation de l'ouvrage à travers le Comité de gestion mis en place après la réception de l’ouvrage. 16 Le ScoreCard en cours de préparation et la mise en la mise en place des activités en rapport avec les radios communautaires seront des occasions supplémentaires d'impliquer/informer les populations sur les activités communales. 2. Description du dispositif d'engagement citoyen au niveau du Programme Parallèlement à l'engagement des citoyens au niveau des communes, les citoyens ont été impliqués au cours des activités suivantes : - le lancement des activités de la troisième phase du Programme (atelier national et ateliers régionaux) à travers la participation des organisations de la société civile, les populations autochtones et la couverture médiatique de l'évènement (télé, radio, presse) au niveau régional et national ; - la tenue de la session du Comité National d'Orientation et de Pilotage (CNOP) au sein duquel, la société civile a été représentée ; - la communication sur les activités du programme à travers les médias audiovisuels, la production et la distribution des échos du PNDP. Un plan de Communication du Programme à travers lequel le PNDP s’engage à informer le citoyen sur ses activités afin de l’amener à s’y intéresser a été élaboré et validé par la Banque mondiale ; - l'audit opérationnel avec la participation des populations au cours des descentes de terrain sur les sites des microprojets effectuées par le Cabinet PricewaterhouseCoopers. Au cours de cette activité, les populations se sont prononcées sur les changements opérés dans leurs vies et imputables spécifiquement aux activités mises en œuvre par le Programme sur une période donnée. En perspective, il est prévu de : - mettre à la disposition des citoyens un numéro vert. Le contrat avec le cabinet sera signé avant la fin de cette semaine ; - réaliser une opération de contrôle citoyen de l'action publique dans 160 communes. Situation du traitement des doléances Nombre de doléances Nombre de Nombre de doléance en enregistrées doléances traitées cours de traitement N° Unité de gestion 1 Adamaoua 1 1 0 2 Centre 0 0 0 3 Est 0 0 0 4 Extrême-nord 0 0 0 5 Littoral 2 2 0 6 Nord 0 0 0 7 Nord-Ouest 0 0 0 8 Ouest 1 1 0 9 Sud 1 1 0 17 10 Sud-Ouest 0 0 0 11 CNC 5 3 2 Total 10 8 2 18 Annexe 6 : Revue des Sauvegardes 1. Sauvegardes Environnementales Suivi des actions de la dernière mission de supervision La mise en œuvre des actions retenues lors de la dernière mission de supervision se présente comme suit : Actions Etat Observations Former les sectoriels et autres parties Non Le programme entend organiser cette prenantes sur le screening effectué formation pendant la période environnemental, la classification des d’identification des microprojets de la sous-projets, les outils de mise en prochaine phase de financement. œuvre. Mettre en place un mécanisme de En cours Le programme a défini un mécanisme qui formalisation et archivage des sera suivi lors de la prochaine phase de consultations liées au screening financement de microprojets Intégrer les indicateurs de suivi Fait Dans le cadre des rapports trimestriels ces environnemental proposés dans le S&E indicateurs sont d’ores et déjà renseignés Conclusions principales de la Mission Les conclusions principales de la mission sont, à savoir : La mission juge que la gestion des aspects de sauvegarde du programme reste globalement satisfaisante Le programme n’a pas enregistré de nouvelles requêtes de financement de microprojets, l’équipe environnementale s’attèle actuellement sur le terrain au suivi des mesures environnementales pour les micro-projets en cours d’achèvement et à la sensibilisation des communautés aux mesures d’hygiène et salubrité. La mission a noté que le screening environnemental connait quelque blocage sur le terrain du fait de la difficulté des acteurs à s’accorder sur la classification des sous-projets et la détermination des outils de mise en œuvre au regard de la nouvelle réglementation environnementale. La pratique en cours au sein du programme stipule que le programme recrute un consultant qui conduit le screening environnemental sur le terrain en présence des sectoriels (délégués Départementaux MINEPDED, MINAS, MINDCAF), du responsable environnemental régional du programme, du Cadre communal de développement et des bénéficiaires. Au terme de son évaluation, le consultant détermine la classe correspondante au microprojet et en fonction de la classe, il élabore soit un cahier de clauses environnementales, soit un plan de gestion environnemental ou des mesures environnementales à suivre lors de l’implémentation du microprojet. Au bout, le processus doit être approuvé par le point focal de l’environnement (délégué MINEPDED). La mission a passé en revue le formulaire actuel utilisé pour le screening environnemental et note qu’il ne prend pas en compte les nouveaux outils environnementaux issus de la nouvelle réglementation ce qui contribue à asseoir l’incompréhension des acteurs. La mission a 19 recommandé la mise à jour de ce formulaire de screening et qu’a l’occasion des formations qui seront organisées, qu’un accent soit mis sur le rôle du screening environnement. La mission a passé en revue quelques PGES qu’elle a jugé acceptable et a constaté que les entreprises ont également préparé dans le cadre de leur prestation des plans de gestion environnemental et social entreprise pour marquer leur engagement à la protection de l’environnement pendant les travaux. La mission a cependant déploré que les points focaux environnement (délégués départementaux MINEPDED) ne sont pas impliqués dans le suivi de la mise en œuvre des Plans de gestion environnemental et social (PGES) et/ou des mesures environnementales. La mission recommande que le programme implique les sectoriels dans le suivi des microprojets en élaborant un calendrier de suivi dès le démarrage des microprojets. La mission a été informé de ce que le programme n’a pas encore organisé l’atelier de formation des sectoriels. En effet, suite au retard enregistrés pour le démarrage de nouvelle phase de financement des microprojets, le programme a reporté la formation au mois de Mars 2017 pour les sectoriels et les maires, puis avril pour les cadres communaux de développement et les leaders des communautés. Prochaines étapes et plans d’actions : Actions Délais Responsable Former les sectoriels sur le screening environnemental, la classification des sous-projets, Mars 2017 PNDP les outils de mise en œuvre. Former les CCD et les leaders des communautés sur le screening environnemental, la classification Avril 2017 PNDP des sous-projets, les outils de mise en œuvre. Mise à jour des formulaires de screening Mars 2017 PNDP environnemental Impliquer les points focaux environnement dans le 2017 PNDP suivi des microprojets 2. Sauvegardes Sociales Peuples autochtones : La mission a noté avec satisfaction le processus de préparation et d‘élaboration des plans d’action pour les peuples autochtones (PADD) dans 37 communes localisées dans les régions du Sud, de l’Est et du Centre. Les Chef de service et d’action sociale - - qui sont en charge de la facilitation de la planification -- ont été formés sur les méthodes de consultation CLIP et MAPPAPY par INADES. Les activités de planification se dérouleront de la manière suivante : i) identification des acteurs locaux ii) organisation d’un atelier d’imprégnation desdits acteurs locaux iii) collecte des données dans un village test iv) restitution des données du village test v) Collecte des informations dans les autres villages vi) Atelier de restitution des informations au niveau de la plateforme communale vii) atelier de restitution au niveau départemental (vérification de la conformité avec le cadrage, harmonisation des idées de projets, budgétisation et planification, passation des marchés, mise en œuvre). 20 Certaines communes (les communes du Sud et du Centre) ont quasiment bouclé leur planification et sont rendus à l’étape de la restitution départementale. D’autres (les communes de l’Est) n’ont pas encore démarré le processus de planification. La mission recommande un suivi rapproché de l’élaboration des PADD par l’Unité de gestion du Projet et l’élaboration rapide d’un calendrier de leur mise en œuvre. Réinstallation involontaire : La mission a noté avec satisfaction la procédure de cession des terres pour la construction des projets d’infrastructures, basé sur la donation volontaire des terres par les communautés bénéficiaires. Ces dons -- qui représentent la contrepartie communautaire pour la construction des infrastructures -- sont faits sous procès-verbaux établis par les communes et les autorités administratives locales. La mission a également noté avec satisfaction le dédommagement – avec la facilitation de la commune -- des mises en valeur qui se trouvent sur les terrains acquis. Toutefois, la mission constate l’absence de contrôle de la qualité des procédures de compensation de la part de l’UGP qui semble laisser les communes et les administrations locales conduire ce processus. La mission recommande donc à cet effet que l’UGP suive de près toutes les procédures de donation et de compensation des terres et des biens et s’assure que les mesures appliquées sont celles fixées dans le cadre politique de réinstallation. Système collecte des plaintes et de gestion des conflits : la mission a constaté que l’UGP a mis un mécanisme de collecte des plaintes, de la base (communautés) bénéficiaires jusqu’au PNDP pour le suivi efficace de la mise en œuvre des projets. Certaines communes ont également jeté les bases d’un système de collecte des plaintes basé sur l’interaction active entre le Cadre Communal de Développement (CCD) et les comités de coordinations mis en place par le PNDP dans les villages. La mission recommande que l’UGP systématise rapidement un mécanisme basé sur l’expérience déjà observée sur le terrain et qui inclut : i) une insertion dans la description du poste du CCD, des tâches de collecte des plaintes et revendications auprès des chefferies et des comités de coordination ii) l’utilisation des chefferies traditionnelles et des comités de coordination comme points primaires de dépôt et de recueil des plaintes iii) l’incorporation de la gestion des plaintes dans le système organisationnel de la commune (processus de gestion de la plainte au sein de la commune, actions, étapes 21 Annexe 7 : Points d’action à suivre de la mission de Février 2017 Prochaines étapes / Action Délai Responsable Composante A Finaliser les TdR pour la mise à jour du Manuel d’élaboration des PCD 30/03 PNDP capitalisant l’expérience du PNDP (processus simplifie, modules additionnels Populations Déplacées, Urbain, Développement Agricole, Pastoraux/Agriculteurs, Changement Climatique, Peuples Autochtone, Dimension Genre, Cycle post-PCD d’engagement citoyen, etc) Signer convention MINDUH-MINEPAT sur l’élaboration des PCD en 15/06 MINEPAT & milieu urbain PNDP Recruter le consultant élaborant la méthodologie PCD pour les Communes 30/05 PNDP d’Arrondissement (urbain) Partage de manuel d’élaboration des PCD révisés avec la banque et 31/08 PNDP partenaires Lancer le processus du Guichet Performance 30/03 PNDP Cérémonie finale du Guichet Performance 30/07 PNDP Lancer le recrutement les 79 OAL restants (2ème vague) 30/03 PNDP Lancer le recrutement des OAL pour l'élaboration des PCD dans 12 30/04 PNDP communes d'arrondissement (1ère vague) Composante B Elaborer une cartographie de l’offre en formations pertinentes à la 15/04 PNDP décentralisation et engagement citoyen et des ‘gap’ ; proposition de plan d’action pour le renforcement d’une offre de service pour les formations identifiées PRO_ADP : présenter l‘outil a la sous-direction de suivi du BIP (MINEPAT) 15/04 PNDP (suivi plan de sensibilisation au niveau central du MINEPAT) et direction programmation du BIP (MINEPAT) Finalisation des recommandations du groupe de travail sur la prise en compte 30/04 MINEPAT des PCD dans la formulation du BIP Finaliser la traduction en Anglais du Manuel d’utilisation SIM_BA en 15/06 PNDP coordination avec AIMF Lancement de la collecte des données pour le Scorecards 01/05 PNDP Facilitation de la discussion Commune et Village sur résultats Scorecards 30/06 PNDP Elaborer une fiche de poste et profil pour un potentiel 3ieme Cadre 30/04 PNDP Communal en soutien au CCD en collaboration avec le CVUC et le MINATD – a identifier pour chaque commune pendant le diagnostic institutionnel des PCD Lancer le recrutement un consultant chargé d'élaborer un modèle d'entretien 15/05 PNDP et de maintenance des ouvrages Information partagée sur les travaux du comité MINFI sur les modalités des 31 /03 DCTD affectations directes aux communes en lieu et place des cartons suite à l’instruction du PM Proposer un Plan d’action Transparence Budgétaire local 15/04/17 PNDP d’institutionnalisation de la participation citoyenne dans les finances publiques locales (information annuelle sur la budgétisation et les dépenses) Composante C Lancement des activités du Comité interministériel chargé de l’élaboration et 31/03 MINEPAT du suivi des TdR des études ‘Pérennisation des acquis du PNDP’ Elaborer calendrier de l’activité du Comite interministériel 30/03 PNDP 22 Finaliser les TdR des études ‘Pérennisation des acquis du PNDP’ : (i) 30/03 PNDP & enquête de terrain sur l’impact des outils PNDP ; (ii) modalités de la MINEPAT pérennisation des acquis (transférabilité des mécanismes aux institutions décentralisée et administration centrale et déconcentrée et options de pour l’organisation et le fonctionnement d’une ANADEP) Contractualiser les consultants pour les études ‘Pérennisation des acquis du 30/05 PNDP PNDP’ Partage draft études pérennisation 31/08 PNDP Réviser le Mécanisme de Gestion des Plaintes et Doléances du PNDP 15/04 PNDP (inclure canal communautaire et activités de communication) et le lancer Revue du Mécanisme de Gestion des Plaintes des projets de la BM (inclut 15/05 BM PNDP) Identifier options de voyage d’échanges d’expérience de l’équipe PNDP 15/09 BM & PNDP Elaborer les TdR pour un diagnostic Genre des activités du PNDP 30/03 PNDP Contractualiser consultant du Diagnostic Genre du PNDP 30/04 PNDP Lancer réunion trimestrielle de coordination technique avec les directions 15/04 PNDP appropriées (MINEPAT, MINATD/DCTD, MINHDU, FEICOM, CVUC, SP/CND) (modalités à déterminer) Réviser Manuel d’Operations concernant (i) Mécanisme de Gestion des 15/04 PNDP Plaintes révisé ; (ii) Approche Refugies dans les PCD ; (iii) approche genre Identification d’une proposition de voyage d’échange sur pérennisation CDD 30/08 PNDP & BM LG Partager le rapport d’audit du PNDP initié par la Primature 30/03 PNDP Gestion Financière Suivi modalités avec la CAA 06/04 PNDP BM Suivi renforcement auditeur interne 24/03 PNDP BM Sauvegardes environnementales et sociales Former les sectoriels sur le screening environnemental, la classification des 15/04 sous-projets, les outils de mise en œuvre. PNDP Former les CCD et les leaders des communautés sur le screening environnemental, la classification des sous-projets, les outils de mise en 30/04 PNDP œuvre. Mise à jour des formulaires de screening environnemental 30/04 PNDP Formaliser la prise en charge des points focaux environnement MINEPDED 30/06 PNDP dans le suivi des microprojets 23