Bureau d’Expertises comptables et de Commissariat aux Comptes REPUBLIQUE DE GUINEE BISSAU MINISTERE DE L’ECONOMIE, DU PLAN ET DE L’INTEGRATION REGIONALE (MEPIR) PROJET D’URGENCE POUR L’AMELIORATION DES SERVICES D’EAU ET D’ELECTRICITÉ DE BISSAU (PUASEE) BANQUE MONDIALE (Don IDA – H956-GW & Crédit IDA H5467-GW) RAPPORT SUR L’AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE DU PUASEE (Exercice clos le 31 décembre 2016) JUIN 2017 Document de travail Dates Version provisoire 11/05/2016 X Version définitive 08/06/2017 BENIN : RCCM COTONOU N°RCCM RB/COT/07 D12 (ancien N°2005-B-0040) - N°CNSS : 06300407 – IFU N° 3200800565618 Siège :Immeuble BEC C/239 Zongo– 02 BP 1913 Cotonou Tel/(00229) 21 30 54 22 TOGO : RCCM N° TOGO- LOME 2009 B 1115 COE N° 092468 W - Siège : 136 Rue GBAGA BE KOTOKOUN CONDJI LOME – 06 BP 60535 Lomé _ Tel/(00228) 22 20 15 72 - FRANCE : 19 rue des entrepreneurs, 78420 carrières sur seine Email : bec@becsarl.com / bec_scp@yahoo.fr Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Sommaire : DEFINITIONS ................................................................................................................................................. 3 RESUME EXECUTIF ............................................................................................................................ 5 LETTRE INTRODUCTIVE ............................................................................................................... 8 OPINION SUR LES ETATS FINANCIERS DU PUASEE AU TITRE DE L’EXERCICE CLOS LE 31 DECEMBRE 2016................................................................................................................................ 10 PRESENTATION ET ORGANE DE GESTION DU PROJET PUASEE ................................................. 12 OBJECTIFS ET ETENDUE DE L’AUDIT ......................................................................................... 13 DILIGENCES MISES EN ŒUVRE PAR LES AUDITEURS ................................................................ 14 RAPPORT FINANCIER ................................................................................................................ 17 6.1. PRESENTATION DES RESSOURCES/ENCAISSEMENTS ................................................................................. 17 6.1.1. Créances 2015 encaissées en 2016 .............................................................................................. 17 6.1.2. Avances demandées et reçues en 2016 Crédit 5467 GW) .............................................................18 6.1.3. Avances demandées et reçues en 2016 (Don H956 GW) ............................................................. 19 6.1.4. Demandes de Paiement Direct (DPD) ........................................................................................ 19 6.1.5. Reversement des intérêts sur compte désigné ........................................................................... 20 6.1.6. Remboursement du PATSIE .......................................................................................................21 6.2. PRESENTATION DES EMPLOIS ...............................................................................................................21 6.3. TABLEAU DES RESSOURCES ET DES EMPLOIS ......................................................................................... 22 6.4. ETAT DE TRESORERIE ......................................................................................................................... 24 6.5. RECONCILIATION DU COMPTE DESIGNE ................................................................................................. 25 6.6. REVUE DE LA REGULARITE DES DEPENSES PRESENTEES ............................................................................ 25 6.7. APPRECIATION DE L’ETAT DES IMMOBILISATIONS POUR LA PERIODE ALLANT DU 1ER JANVIER AU 31 DECEMBRE 2016. 26 LETTRE DE CONTROLE INTERNE ............................................................................................... 28 7.1. PROCEDURES D’ACQUISITIONS (PASSATION DES MARCHES)...................................................................... 28 7.2. PROCEDURES DE DECAISSEMENT (REGLEMENTS & PAIEMENTS) ................................................................ 29 7.3. PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL ............................................................................................ 29 7.4. PROCEDURE DE GESTION DES ACTIFS/ MATERIELS (IMMOBILISATIONS) ....................................................... 29 7.5. APPRECIATION DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS DE L’AUDIT ANTERIEUR ................................ 31 ANNEXES .................................................................................................................................. 33 Page 2 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 SIGLES ET ABREVIATIONS SIGLES & ABREVIATIONS DEFINITIONS BAO Banque de l'Afrique de l'Ouest DAF Direction Administratve et Financière DPD Demande de Paiement Direct DRF Demande de Remboursement de Fonds EAGB Entreprise d'Electricité et Eau de Guinée-Bissau GW Guinée-Bissau IDA Association Internationale de Développement IFAC International Federation of Accounting ISA Normes d’Audit Internationales MEPIR Ministère de l'Economie, du Plan et de l'Intégration Régionale Projet d'Assistance Technique au Secteur des Industries PATSIE Extractives PPM Plan de Passation des Marchés Projet d'Urgence pour l'Amélioration des Services d'Eau et PUASEE d'Electricité Projet d'Urgence pour la Réhabilitation des Secteurs d'Eau et PURSEE d'Electricité PTA Programme de Travail Annuel TDR Termes de Référence UCP Unité de Coordinnation du projet TABLEAUX : Tableau n°1 : Présentation du PUASEE Tableau n°2 : Echantillon d’audit Tableau n°3 : Présentation des Ressources/encaissements Tableau n°4 : Tableau des Ressources et des Emplois Tableau n°5 : Justification du solde de trésorerie Tableau n°6 : Réconciliation du compte désigné Tableau n°7 : Présentation des emplois validés Tableau n°8 : Appréciation du degré de mise en œuvre des recommandations de l’audit précédent Page 3 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 DEFINITIONS Dépense justifiée : Il s’agit de dépense validée sur la base d’informations probantes (c’est-à- dire des informations suffisantes, adéquates, pertinentes et fiables), obtenues par les auditeurs lors de l’exécution de leur mission sur le terrain. Dépense non justifiée/dépense non validée : Il s’agit de dépense rejetée pour documentation non probante ou documentation insuffisante. Documentation non probante : Il s’agit de pièces justificatives non conformes à la réglementation du pays (notamment les exigences fixant la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics administratifs ; ainsi que les textes subséquents en la matière) et aux règles édictées par les partenaires techniques financiers notamment l’IDA (Banque Mondiale). Il s’agit par exemple de factures non originales, des photocopies de factures sans signatures, de factures sans date, de factures sans raison sociale du fournisseur concerné, de factures surchargées, de deux documents signés par la même personne ayant des signatures différentes, etc. Documentation insuffisante : Il s’agit de l’absence d’une des exigences en matière de justification des dépenses contenues dans les directives de la Banque Mondiale ou prévues par la réglementation en vigueur (facture, contrat, termes de références, requête, bon de Commande, bordereau de livraison des biens et équipements, etc.). Dans le cadre de l’exécution des activités, il peut s’agir de l’absence des ordres de mission, ou d’ordre de mission non suffisamment renseigné (ordre de mission ne comportant pas d’émargement ni de date de départ et d’arrivée dans les localités visitées.), de l’absence des rapports de supervision, etc. Dépense non éligible : Il s’agit de dépense non conforme au PTB ou PTA, ou qui n’entre pas dans le champ d’intervention de l’IDA (Banque Mondiale). Fraude : En matière de dépenses, il s’agit de tout acte ou omission intentionnel ou par ignorance, relatif : o à l’utilisation ou à la présentation de déclarations ou de documents faux, inexacts ou incomplets, ayant pour effet la perception, l’engagement irrégulier d’activités sur les fonds de l’IDA/BANQUE MONDIALE ou la rétention indue de fonds provenant du financement accordé par l’IDA/BANQUE MONDIALE ; o au détournement de la destination des fonds à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été octroyés. Décaissement non justifié : Il s’agit des cas où un prélèvement de fonds n’a pas donné lieu à la présentation de justificatif. Il s’agit de la différence entre le montant prélevé en banque par le projet et mis à la disposition des tiers et le montant des justificatifs présentés par le projet. Page 4 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 RESUME EXECUTIF Dans le cadre de l’avenant n°1 au contrat n°001/CE/UI-PUASEE/2017 du 05 avril 2017, nous avons été mandatés pour l’audit financier et comptable du Projet d’Urgence pour l´Amélioration des Services d’Eau Et d’Electricité (PUASEE) au titre de l’exercice clos au 31.12.2016. Notre mission s’est déroulée du 25 avril au 10 mai 2017 et a pour principal objectif d’exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur la situation financière du PUASEE pour la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2016 et sur l’utilisation rationnelle des ressources financières mises à la disposition du projet conformément à l’accord de financement. Pour atteindre cet objectif qui nous a été assigné par les Termes de référence, nous avons mis en œuvre une approche méthodologique conforme aux standards internationaux (Normes ISA) et aux exigences desdits termes de référence et qui se résume aux diligences ci-après : Prise de connaissance générale de l’entité (accord de financements, divers document de référence, etc.) Contrôle des états financiers (état des Ressources et des Emplois, situation patrimoniale, état détaillé des dépenses, etc...) : Contrôle et justification de la trésorerie. Pour la mise en œuvre de ces diligences ci-dessus citées, un certain nombre de documents a été demandé et obtenu. Nos contrôles ont porté sur l’ensemble des dépenses initiées et effectuées par l’unité de coordination du projet et ont concerné un échantillon de pièces représentatif des dépenses effectuées par le projet à hauteur de 93% en valeur et 22% en volume. Les conclusions issues de nos travaux se présentent comme suit : Au niveau des contrôles de cohérence et de vraisemblance des informations : Le test de cohérence et de vraisemblance des informations financières est satisfaisant. Aucun écart n’a été constaté par les auditeurs. Au niveau de la situation financière du projet L’audit a relevé que certaines opérations devant être comptabilisées comme des ressources, l’ont été plutôt en diminution des emplois (comptabilisation dans les emplois avec un signe moins). Il s’agit notamment des intérêts créditeurs sur le compte désigné et du remboursement de l’avance faite en 2015 au projet PATSIE. Commentaire de l’audité : Section 6.1.5. Reversement des Intérêts sur compte désigné : Malheureusement on ne peut pas adopter ces recommandations de comptabiliser comme ressources du projet les intérêts sur le compte désigné de la Banque Mondiale ; parce que selon les normes de la BM elle Page 5 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 ne permet pas de gérer ces Financements avec d’autres ressources, pour cela on a créé un compte spécifique, RECEITAS DIVERSAS, pour toutes ces opérations hors le compte désigné. Depuis le début de reversement de ces gains, on a fait des lettres à notre Banque BAO pour restituer ces sommes dans un compte indiqué à part, mais comme le système est automatique, ceci figure toujours dans nos relevés mensuels, pour cette raison constamment nous sommes obligés de rétablir la lettre de transfert pour créditer ces montants dans notre Compte indiqué ci-dessus. Ces intérêts calculés par la banque et virés sur compte désigné sont comptabilisés par un compte de ressources ou produits 7784 (gains s/ des instruments de trésorerie) et non sur un compte de subvention, voir point nº 6.17 du Manuel de Procédure de la BM. Ces gains ne sont pas reversés à la Banque Mondiale ce ne sont pas ces subventions, ces gains sont gérés par le Projet dans un compte différent « RECEITAS DIVERSAS », selon les normes internes de notre pays. Section 6.1.6.Remboursement du PATSIE : L’avance faite au Projet PATSIE en 2015 et remboursée en 2016 pour un montant de 35.707.010 FCFA. Ça ne peut être considéré une ressource réelle par le Projet ; les fonds sortis, ont été réintégrés postérieurement. Lors du remboursement, on considère ces montants comme une diminution des dépenses, on débite la banque par le crédit du compte 47. Cette écriture a été approuvée par le Gestionnaire de la Banque Mondiale. La situation financière du PUASEE sur la période du 1er janvier au 31 décembre 2016 se présente comme suit : N° d'ordre Eléments Montant présenté Montant validé Montant non validé Observations 1 Solde de la trésorerie à l'ouverture (1) 554 389 452 554 389 452 - Solde cértifié par l'audit antérieur 2 Avances reçues (Financement IDA) (2) 1 783 697 733 1 783 697 733 - RAS Produits financiers générés par le compte 3 13 109 413 13 109 413 - RAS désigné (3) 4 Autres ressources (4) 35 707 010 35 707 010 - RAS 5 Total des ressources (5=2+3+4) 1 832 514 156 1 832 514 156 - RAS 6 Dépenses/Décaissements présentés (6) 1 707 159 068 1 707 159 068 - Solde théorique de la trésorerie à la clôture 7 679 744 540 679 744 540 - RAS (7=1+5-6) Solde physique de la trésorerie à la clôture 8 680 016 631 680 016 631 - (8) L’écart correspond d’une part au solde du compte FUNDO MANEIO PATSIE de 271.912 F CFA (86.082 F CFA au 30 avril Ecart entre soldes théorique et physique (7- 9 272 091 N/A - 2016 et 185.830 F CFA au 27 septembre 8) 2016) transféré sur le compte FUNDO MANEIO PUASEE et aux arrondis de 179 F CFA. Page 6 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Au niveau du contrôle interne L’évaluation du système de contrôle interne a révélé certaines non-conformités pour lesquelles des recommandations ont été formulées. Enfin, les auditeurs ont apprécié la mise en œuvre des recommandations de l’audit antérieur. A l’issue de cet examen, il est noté que toutes les recommandations formulées par l’audit antérieur sur le système de contrôle interne ont été mises en application. Toutefois, nous avons déploré le défaut d’un plan d’action (feuille de route) de mise en application des recommandations des audits antérieurs. Page 7 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 LETTRE INTRODUCTIVE Au Projet d’Urgence pour l’Amélioration des Services d’Eau et d’Electricité (PUASEE) Rue Justino, Lopes N74-A ; BISSAU Tél : +245 320 72 86 Att. : Monsieur le Coordonnateur Monsieur le Coordonnateur, Conformément à l’avenant n°1 au contrat n°001/CE/UI-PUASEE/2017 du 05 avril 2017 portant sur l’audit financier et comptable des états financiers du PUASEE au titre de l’exercice clos au 31.12.2016, nous avons démarré les travaux du terrain du 25 avril au 10 mai 2017 au siège du PUASEE. Les travaux de synthèse et de rédaction du présent rapport ont été effectués au siège de notre cabinet. Nous avons démarré notre mission par une séance de briefing avec la coordination du projet le 25 avril 2017. Ensuite, nous nous sommes entretenus sur les modalités de réalisation des activités du projet et le niveau de mise en œuvre des recommandations issues de l’audit de l’exercice antérieur. Au cours de cette séance, une liste de documents (préalablement demandés) nécessaires à l’exécution de la mission a été obtenue (cf. annexe 3). Au cours de la mission, il importe de noter que diverses personnes ressources ont été rencontrées (Cf. annexe 1). Notre démarche méthodologique qui est en adéquation avec les termes de référence (TDR) est aussi en accord avec les normes internationales d'audit ISA (International Standards on Auditing) édictées par l’IFAC (International Federation of Accountants). Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d’obtenir l’assurance raisonnable que les états financiers annuels ne comportent pas d’anomalies ou d’irrégularités significatives. Nous tenons à préciser que nos procédures d’audit ont pour objet essentiel de nous permettre de donner une opinion sur les états financiers soumis à notre appréciation. Les résultats de nos travaux sont matérialisés par la présentation de ce rapport composé des deux (02) parties ci-après : - Partie I : Un rapport d’audit sur les comptes exposant clairement nos opinions sur : (i) les états financiers annuels du Projet ; ii) l’utilisation du compte désigné, l’éligibilité et la justification des dépenses débitées de ce compte et (iii) les cas de non conformité par rapport à l’Accord de Crédit ; - Partie II : Une lettre de contrôle interne faisant état des insuffisances dans le système de contrôle interne mis en place accompagnées des recommandations pour l’amélioration des pratiques observées, du degré de mise en application des recommandations de l’audit antérieur. Page 8 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Veuillez agréer, Monsieur le Coordonnateur, l'expression de notre parfaite collaboration. Cotonou, le 08 juin 2017 Serge MENSAH Associé Gérant Expert-comptable diplômé Page 9 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 OPINION SUR LES ETATS FINANCIERS DU PUASEE AU TITRE DE L’EXERCICE CLOS LE 31 DECEMBRE 2016 Opinion favorable : Nous avons effectué l’audit des états financiers du Projet d´Urgence pour l´Amélioration des Services d’Eau et d’Electricité (PUASEE), qui comprennent : i) un état des ressources (fonds reçus de l’IDA) et des emplois (dépenses engagées au cours de l’exercice), ii) un état des transactions du Compte Désigné, iii) une situation patrimoniale indiquant les fonds cumulés du projet, les soldes bancaires, et les engagements, iv) les notes sur les états financiers décrivant les principes comptables utilisés. A notre avis, les états financiers annuels ci-joints du Projet d´Urgence pour l´Amélioration des Services d’Eau et d’Electricité (PUASEE) traduisent fidèlement et sincèrement, dans tous leurs aspects significatifs la réalité des opérations sur la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2016, ainsi que de la situation financière du projet à la fin de cet exercice. Fondement de l’opinion Nous avons effectué notre audit selon les Normes internationales d’audit (ISA). Les responsabilités qui nous incombent en vertu de ces normes sont plus amplement décrites dans la section « Responsabilités de l’auditeur pour l’audit des états financiers » du présent rapport. Nous sommes indépendants de la Coordination du Projet conformément aux règles de déontologie qui s’appliquent à l’audit des états financiers en Guinée-Bissau et nous nous sommes acquittés des autres responsabilités déontologiques qui nous incombent selon ces règles. Nous estimons que les éléments probants que nous avons obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion d’audit. Observations ─ Référentiel comptable et restriction à la diffusion et à l’utilisation Nous attirons l’attention sur la note sur les états financiers, qui décrit le référentiel comptable appliqué. Les états financiers ont été préparés pour permettre au PUASEE de se conformer aux dispositions en matière d’information financière stipulées dans l’accord de Don n° H956-GW et dans l’accord de crédit n° H5467-GW. En conséquence, il est possible que les états financiers ne puissent se prêter à un usage autre. Notre rapport est destiné uniquement à l’IDA/ Banque Mondiale et ne devrait pas être diffusé à d’autres parties ou utilisé par d’autres parties. Notre opinion n’est pas modifiée à l’égard de ce point. Responsabilité de la direction et des responsables de la gouvernance pour les états financiers L’Unité de Coordination du Projet (UCP) est responsable de la préparation des états financiers conformément aux dispositions en matière d’information financière stipulées dans l’accord de Don n° H956-GW et dans l’accord de crédit n° H5467-GW, ainsi que du contrôle interne qu’elle considère comme nécessaire pour permettre la préparation d’états financiers exempts d’anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d’erreurs. Il incombe aux responsables de la gouvernance de surveiller le processus d’information financière du projet. Page 10 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Responsabilités de l’auditeur pour l’audit des états financiers Nos objectifs sont d’obtenir l’assurance raisonnable que les états financiers pris dans leur ensemble sont exempts d’anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d’erreurs, et de délivrer un rapport de l’auditeur contenant notre opinion. L’assurance raisonnable correspond à un niveau élevé d’assurance, qui ne garantit toutefois pas qu’un audit réalisé conformément aux normes ISA permettra toujours de détecter toute anomalie significative qui pourrait exister. Les anomalies peuvent résulter de fraudes ou d’erreurs et elles sont considérées comme significatives lorsqu’il est raisonnable de s’attendre à ce que, individuellement ou collectivement, elles puissent influer sur les décisions économiques que les utilisateurs des états financiers prennent en se fondant sur ceux-ci. Dans le cadre d’un audit réalisé conformément aux normes ISA, nous exerçons notre jugement professionnel et faisons preuve d’esprit critique tout au long de cet audit. Nous avons communiqué à l’UCP notamment le calendrier prévu des travaux d’audit et nos constatations importantes, y compris toute déficience importante du contrôle interne que nous aurions relevée au cours de notre audit. Cotonou, le 08 juin 2017 Serge MENSAH Associé-Géant Expert-comptable diplômé Page 11 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 PRESENTATION ET ORGANE DE GESTION DU PROJET PUASEE Le tableau ci-après donne une présentation sommaire du projet PUASEE : Tableau n°1 : Présentation du PUASEE Numéro du Don IDA H956-GW Numéro du Crédit IDA H5467-GW Projet d´Urgence pour l´Amélioration des Services d’Eau et d’Electricité Dénomination (PUASEE) Année de création 2014 Année de clôture 2018 Localisation Bissau (Guinée Bissau) Partenaire financier Banque Mondiale Budget (USD) 22.500.000 USD Ministère de tutelle Ministère de L’Economie, du Plan et de l’Intégration Régionale (MEPIR) Adresse Rua Justino, Lopes N.74-A BP : 229 Bissau Courriel berttogomes@yahoo.com.br Site Web Néant L’objectif du Projet d’Urgence pour l’Amélioration des Services d’Eau et d’Électricité de Bissau (PUASEE) est d’appuyer le programme de réhabilitation de l’infrastructure urbaine de la ville de Bissau mis en place par le gouvernement. Une partie de ce programme concernera particulièrement la réforme de l’Entreprise Publique d’Electricité et d‘Eau Missions et objectifs du (EAGB) et l’amélioration de la production et de la distribution d’eau et PUASEE d’électricité à Bissau. Le PUASEE est constitué de trois (03) composantes à savoir : composante- 1 : Eau ; composante-2 : Electricité ; composante-3 : Appui à la mise en œuvre du projet et à EAGB. Le PUASEE est géré par une Unité de Coordination qui est sous la tutelle du Organes de gestion Ministère de l’Economie, du Plan et de l’Intégration Régionale (MEPIR). Page 12 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 OBJECTIFS ET ETENDUE DE L’AUDIT Les objectifs de notre mission se résument comme suit : Objectif principal : L’objectif de l’audit financier et comptable est de permettre d’exprimer une opinion professionnelle sur la situation financière du Projet à la fin de l’exercice clos au 31.12.2016 et s’assurer que les ressources mises à la disposition du Projet sont utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées en vue de l’atteinte de l’objectif de développement du Projet. Objectifs spécifiques : S’assurer que : toutes les ressources mises à la disposition du projet sont utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées ; les états financiers qui sont établis par l’Unité de Coordination du Projet (UCP) sont élaborés de manière à rendre compte des transactions financières du projet ; le Compte Désigné du Projet est géré eu égard aux dispositions des accords de financement ; les dépenses inéligibles dans les demandes de remboursement de fonds identifiées lors de l’audit ont été remboursées au Compte Désigné respectif. Ces dépenses feront l’objet d’une note séparée dans le rapport d’audit (le cas échéant) ; le système de contrôle interne mis en place permet de produire des informations fiables d’une part et la sécurisation & la protection du patrimoine du projet d’autre part. L’audit portera sur les dépenses engagées par l’unité de coordination du projet au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2016. Page 13 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 DILIGENCES MISES EN ŒUVRE PAR LES AUDITEURS En exécution de notre mandat et pour atteindre les objectifs fixés, nous avons mis en œuvre les diligences ci-après : Prise de connaissance générale de l’entité (accord de financements, divers document de référence, etc.) Sur les états financiers (état des Ressources et des Emplois, situation patrimoniale, état détaillé des dépenses, etc..) : - Demande et obtention des états financiers (engagements et règlements effectués au cours de la période sous revue) ; - Evaluation des procédures (procédures d’acquisitions/consultations, procédures de gestion financière (règlements & paiements), procédures de voyage et formation, procédures d’inventaire des actifs, et procédures de gestion des biens durables et consommables) ; - Contrôle de conformité des dépenses avec le budget approuvé ; - Contrôle des flux financiers et physiques à partir des pièces obtenues ; - Contrôle de l’exhaustivité des dépenses. Sur la trésorerie - Assurance que les rapprochements bancaires ont été régulièrement établis et visés par les différents responsables ; - Vérification des dénouements des suspens ; - Vérification de la tenue correcte de la caisse (absence de solde créditeur, …) ; - Contrôle et validation du solde de trésorerie ; - Confirmation des soldes bancaires auprès des banques ; - Reconstitution du compte désigné ; - Appréciation des intérêts générés sur le compte désigné. Pour mettre en œuvre ces diligences, nous avons demandé des pièces ci-après : Informations Financières Les rapports financiers trimestriels de l’exercice 2016 ; L’état des avances reçues au titre de l’exercice 2016 ; L’état des dépenses ou règlements effectués au titre de l’exercice 2016 ; L’état des actifs & équipements acquis au 31 décembre 2016 ; La liste du personnel ; L’état de trésorerie au 31 décembre 2016 ; L’attestation du solde bancaire à la clôture de l’exercice 2016 ; Les chronos des pièces justificatives des dépenses au titre de l’exercice 2016. Page 14 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Informations Programmatiques Budget/PTA (Programme de travail annuel) ; Rapports narratifs d’activité et d’avancement du projet. Informations Contractuelles/Conventionnelles Protocoles d’accord ou Convention de financement ; Manuel de procédures ; Document de projet ; Tout autre document utile. Echantillonnage : Taux de couverture des vérifications de l’auditeur, justification et description de la méthode d’échantillonnage. A partir de la population totale représentant l’ensemble des emplois du PUASEE au titre de l’exercice audité, nous avons procédé à la sélection d’un échantillon assez représentatif, c’est-à-dire un échantillon dont la taille est d’au moins 90% en valeur de la population totale des emplois et d’au moins 20% en volume de la population totale des emplois. La méthode d’échantillonnage utilisée est l’échantillonnage aléatoire simple (échantillonnage probabiliste). Les diligences mises en œuvre à ce niveau se décrivent comme suit : o Obtention du détail du tableau ressources / emplois issu du système comptable (HIPROJET) et traitement (classement par composante, élimination des totaux partiels et élimination des lignes sur lesquelles il n’y a aucune donnée) ; o Tri par ordre décroissant (du plus grand montant au plus petit) ; o Sélection de l’échantillon d’audit à partir du haut du tri, des dépenses de façon à obtenir au moins 90% en valeur et 20% en volume. Il ressort de la mise en œuvre de cette diligence, un échantillon d’audit communiqué (au démarrage de la mission) à l’agent comptable pour les contrôles de régularité et de conformité. Le tableau ci-après nous donne une idée sur le pourcentage en valeur et en volume de l’échantillon ayant fait l’objet de revue de régularité des dépenses et de conformité des procédures. Tableau n°2 : Echantillon d’audit Tableau emplois & Selection des auditeurs Pourcentage de contrôle Composante ressources Valeur Volume Valeur Volume % (Valeur) % (Volume) Composante 1 (Eau) 1 088 594 157 54 1 088 266 178 52 100% 96% Composante 2 (Electricité) 519 272 006 40 474 025 584 20 91% 50% Composante 3 (Appui à la mise 457 815 429 763 349 207 566 116 76% 15% en œuvre du projet et à EAGB) TOTAL 2 065 681 592 857 1 911 499 328 188 93% 22% Page 15 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 RAPPORT FINANCIER Page 16 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 RAPPORT FINANCIER 6.1. Présentation des ressources/encaissements Les ressources/encaissements du projet sont constitués principalement des financements reçus de l’Association International de Développement (IDA) sous forme de dons et de crédit d’une part et d’autre part les DPD. Au titre de l’exercice 2016, nous avons relevé d’autres rentrées de fonds à savoir : - Les reversements par la Banque des intérêts créditeurs sur le compte désigné ; - Le remboursement d’une avance faite au projet PATSIE courant 2015. Les fonds reçus sont comptabilisés lors de leur encaissement dans le compte désigné ouvert à BAO au nom de MEF PUASEE. Ainsi, sur la base des informations obtenues, les encaissements enregistrés par le PUASEE au titre de l’exercice 2016 s’élèvent à deux milliards cent-quatre-vingt-dix millions trois cent quatre-vingt- quatre mille sept cent quarante-un (2.190.384.741) F CFA et sont constituées de : Tableau n°3 : Présentation des Ressources /encaissements N°d'ordre Eléments Montant Ressources principales Créances de 2015 encaissées en 2016 (Don H956 1 35 972 216 GW IDA) Créances de 2015 encaissées en 2016 (Crédit IDA 2 114 373 974 5467/GW/PROJ/PUASEE) 3 Subventions reçues en 2016 (Don H956 GW IDA) 384 336 990 Subventions reçues en 2016 (Crédit IDA 4 1 249 014 553 5467/GW/PROJ/PUASEE) 5 Demande de Paiement Direct 357 870 585 Total des ressources principales (1) 2 141 568 318 Autres ressources 6 Reversement des intérêts sur compte désigné 13 109 413 7 Reversement de l'avance à PATSIE 35 707 010 Total des autres ressources (2) 48 816 423 TOTAL (1+2) 2 190 384 741 Les détails de chaque encaissement se présentent comme suit : 6.1.1. Créances 2015 encaissées en 2016 Don IDA H956 GW N° Dates Montants Montants Dates de demande Référence Ecart d'ordre d'encaissement demandés encaissés 1 18/12/2015 07/01/2016 RSA n° 10-B 35 972 216 35 972 216 - TOTAL 35 972 216 35 972 216 - Page 17 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Crédit IDA 5467 GW Dates de Dates N° d'ordre Référence Montants demandés Montants encaissés Ecart demande d'encaissement 1 18/12/2015 07/01/2016 RSA n° 10-A 114 373 974 114 373 974 - TOTAL 114 373 974 114 373 974 - 6.1.2. Avances demandées et reçues en 2016 Crédit 5467 GW) Au titre de la période sous revue, le PUASEE a demandé douze (12) DRF/RSA sur le crédit 5467 GW pour un montant total de 1.529.790.300 F CFA mais n’a pu encaisser que onze (11) pour un montant de 1.249.014.553 F CFA. La seule demande non satisfaite d’un montant de 280.775.747 F CFA a été imputée sur l’avance initiale en crédit n° 5467 GW (1.000.000.000 F CFA). Le point des DRF/RSA demandées et obtenues sur le crédit 5467 GW est présenté dans le tableau ci- après : Ecart/Montant retenu en Dates de Dates Montants Montants N° d'ordre Référence remboursement de l'avance demande d'encaissement demandés encaissés initiale) 1 21/01/2016 07/03/2016 RSA n° 11-A 342 963 141 342 963 141 - 2 17/03/2016 07/04/2016 RSA n° 12-A 114 807 867 114 807 867 - 3 21/03/2016 07/04/2016 RSA n° 13-A 88 144 459 88 144 459 - 4 13/04/2016 28/04/2016 RSA n° 14-A 12 702 953 12 702 953 - 5 13/06/2016 N/A RSA n° 15-A 280 775 747 0 280 775 747 6 14/06/2016 28/06/2016 RSA n° 16-A 155 545 170 155 545 170 - 7 14/07/2016 02/08/2016 RSA n° 17-A 187 584 394 187 584 394 - 8 06/09/2016 06/10/2016 RSA n° 18-A 49 576 006 49 576 006 - 9 22/09/2016 14/10/2016 RSA n° 19-A 10 004 741 10 004 741 - 10 13/10/2016 22/11/2016 RSA n° 20-A 100 434 031 100 434 031 - 11 23/11/2016 16/12/2016 RSA n° 21-A 110 735 297 110 735 297 - 12 07/12/2016 21/12/2016 RSA n° 22-A 76 516 494 76 516 494 - TOTAL 1 529 790 300 1 249 014 553 280 775 747 Commentaire : Le total des financements sous forme de crédit reçus en DRF/RSA pour la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2016 s’élève à Un milliard deux cent quarante-neuf millions quatorze mille cinq cent cinquante-trois (1.249.014.553) F CFA. Page 18 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 6.1.3. Avances demandées et reçues en 2016 (Don H956 GW) Au titre de la période sous revue, le PUASEE a demandé douze (12) DRF/RSA sur le Don H956 GW pour un montant total de 469.631.317 F CFA mais n’a pu encaisser que onze (11) pour un montant de 384.336.990 F CFA. La seule demande non satisfaite d’un montant de 85.294.327 F CFA a été imputée sur l’avance initiale en Don n° H956 GW (200.000.000 F CFA). Le point des DRF/RSA demandées et obtenues sur le Don H956 GW est présenté dans le tableau ci- après : Montant retenu en Dates de Dates Montants N° d'ordre Référence Montants encaissés remboursement de demande d'encaissement demandés l'avance initiale 1 18/12/2015 07/01/2016 RSA n° 11-B 107 868 412 107 868 412 0 2 21/01/2016 07/03/2016 RSA n° 12-B 36 104 023 36 104 023 0 3 17/03/2016 14/04/2016 RSA n° 13-B 26 776 609 26 776 609 0 4 21/03/2016 07/04/2016 RSA n° 14-B 3 858 915 3 858 915 0 5 13/06/2016 N/A RSA n° 15-B 85 294 327 0 85 294 327 6 14/06/2016 28/06/2016 RSA n° 16-B 47 251 661 47 251 661 0 7 14/07/2016 02/08/2016 RSA n° 17-B 56 984 394 56 984 394 0 8 06/09/2016 06/10/2016 RSA n° 18-B 15 060 248 15 060 248 0 9 22/09/2016 14/10/2016 RSA n° 19-B 3 039 251 3 039 251 0 10 13/10/2016 22/11/2016 RSA n° 20-B 30 509 950 30 509 950 0 11 23/11/2016 16/12/2016 RSA n° 21-B 33 639 275 33 639 275 0 12 07/12/2016 21/12/2016 RSA n° 22-B 23 244 252 23 244 252 0 TOTAL 469 631 317 384 336 990 85 294 327 Commentaire : Le total des financements sous forme de Don reçus en DRF/RSA pour la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2016 s’élève à Trois cent quatre-vingt-quatre millions trois cent trente-six mille neuf cent quatre-vingt-dix (384.336.990) F CFA. 6.1.4. Demandes de Paiement Direct (DPD) N° Dates Eléments Montants Observations d'ordre DPD sur crédit 5467 GW pour la facture 1 28/04/2016 274 486 643 Facture 2B: situation des travaux n°1 N°7/02-0001-02/16 du 29/02/16 du Contrat n°001/T/UI- de ASCON LDA PUASEE/2015 relatif à la réalisation et DPD sur Don H956 l'équipement de Forages dans la ville de GW pour la facture 2 20/10/2016 83 383 942 Bissau N°7/02-0001-02/16 de ASCON LDA TOTAL 357 870 585 Page 19 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Commentaire : Les demandes de paiement direct effectuées au titre de la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2016 s’élève à trois cent cinquante-sept millions huit cent soixante-dix mille cinq cent quatre- vingt-cinq (357.870.585) F CFA dont 274.486.643 F CFA sur crédit et 83.383.942 F CFA sur Don. 6.1.5. Reversement des intérêts sur compte désigné Il s’agit des intérêts calculés par la banque BOA et reversés mensuellement sur le compte désigné du PUASEE. Cependant, nous n’avons pas pu obtenir les informations (convention) pouvant nous permettre d’apprécier la correcte application des termes de ladite convention dont notamment le taux. Il faut également noter qu’aucune note spécifique n’encadre la gestion des ressources virées en termes d’intérêts. Selon le manuel de décaissement de la Banque Mondiale, les intérêts produits sont laissés à la libre gestion du PUASEE. C’est d’ailleurs pour cette raison que les intérêts ne sont pas comptabilisés comme une ressource par la coordination du PUASEE. Au titre de la période sous revue, la banque a reversé comme intérêt créditeur sur le compte de PUASEE, un montant total de 13.109.413 F CFA. Le détail des intérêts reversés sur le compte désigné se présente comme suit : N° d'ordre Date Eléments Montants Observations 1 31/01/2016 1 042 617 2 29/02/2016 788 000 3 31/03/2016 1 480 310 4 30/04/2016 1 628 115 5 31/05/2016 1 373 929 compte MEF 6 30/06/2016 573 967 Intérêts créditeurs PUASEE à la BAO 7 31/07/2016 935 348 8 31/08/2016 1 311 331 9 30/09/2016 1 220 814 10 31/10/2016 941 716 11 30/11/2016 857 682 12 31/12/2016 955 584 TOTAL 13 109 413 Source : Relevés bancaires mensuels Commentaire : Le total des intérêts générés par le compte désigné au titre de la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2016 s’élève à treize millions cent neuf mille quatre cent treize (13.109.413) F CFA. Recommandation : Afin d’avoir une image fidèle et réelle de la situation financière du projet, nous recommandons que les intérêts soient comptabilisés comme une ressource du projet même si la Banque Mondiale n’y s’intéresse pas. Commentaire de l’audité : Malheureusement on ne peut pas adopter ces recommandations de comptabiliser comme ressources du projet les intérêts sur le compte désigné de la Banque Mondiale ; parce que selon les normes de la BM elle Page 20 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 ne permet pas de gérer ces Financements avec d’autres ressources, pour cela on a créé un compte spécifique, RECEITAS DIVERSAS, pour toutes ces opérations hors le compte désigné. Depuis le début de reversement de ces gains, on a fait des lettres à notre Banque BAO pour restituer ces sommes dans un compte indiqué à part, mais comme le système est automatique, ceci figure toujours dans nos relevés mensuels, pour cette raison constamment nous sommes obligés de rétablir la lettre de transfert pour créditer ces montants dans notre Compte indiqué ci-dessus. Ces intérêts calculés par la banque et virés sur compte désigné sont comptabilisés par un compte de ressources ou produits 7784 (gains s/ des instruments de trésorerie) et non sur un compte de subvention, voir point nº 6.17 du Manuel de Procédure de la BM. Ces gains ne sont pas reversés à la Banque Mondiale ce ne sont pas ces subventions, ces gains sont gérés par le Projet dans un compte différent « RECEITAS DIVERSAS », selon les normes internes de notre pays. 6.1.6. Remboursement du PATSIE Il s’agit d’une avance faite au Projet PATSIE en 2015 et remboursée en 2016 pour un montant de trente-cinq millions sept cent sept mille dix (35.707.010) F CFA. Ce remboursement n’a pas été pris en compte par PUASEE comme une entrée de fonds mais a été comptabilisé en diminution des emplois de l’exercice 2016. Recommandation : Afin d’avoir une image fidèle et réelle de la situation financière du projet, nous recommandons que ce remboursement soit comptabilisé comme une ressource du projet au titre de l’exercice. Commentaire de l’audité : L’avance faite au Projet PATSIE en 2015 et remboursée en 2016 pour un montant de 35.707.010 FCFA. Ça ne peut être considéré une ressource réelle par le Projet ; les fonds sortis, ont été réintégrés postérieurement. Lors du remboursement, on considère ces montants comme une diminution des dépenses, on débite la banque par le crédit du compte 47. Cette écriture a été approuvée par le Gestionnaire de la Banque Mondiale. 6.2. Présentation des emplois Les emplois du PUASEE sont répartis en trois (03) composantes à savoir : - Composante 1 : Eau ; - Composante 2 : Electricité ; - Composante 3 : Appui à la mise en œuvre du projet et à EAGB. La valeur globale des Emplois présentés au titre de la période du 1er janvier au 31 décembre 2016 par le PUASEE est de Deux milliards seize millions huit cent soixante-cinq mille cent soixante-neuf (2.016.865.169) F CFA. Le détail par composante des emplois est présenté comme suit : Page 21 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Emplois présentés N° Composantes Volume d'ordre Valeur d'écritures 1 Eau 54 1 088 594 157 2 Electricité 40 519 272 006 Appui à la mise en œuvre du projet et 3 788 408 999 006 à l'EAGB Total des Emplois/dépenses 882 2 016 865 169 Cependant, les diligences mises en œuvre nous ont permis de constater qu’en réalité les emplois effectifs de l’exercice 2016 sont de Deux milliards seize millions huit cent soixante-cinq mille cent soixante-neuf (2.065.681.592) F CFA. Cette situation s’explique par le fait que certaines opérations devant être comptabilisées comme des ressources, l’ont été plutôt en diminution des emplois (comptabilisation dans les emplois avec un signe moins). Il s’agit notamment des intérêts créditeurs sur le compte désigné et du remboursement de l’avance faite en 2015 au projet PATSIE. Les Emplois du projet (2.065.681.592 F CFA) PUASEE au titre de l’exercice 2016 se décomposent en : - Dépenses effectuées par le projet pour un montant de 1.707.811.012 F CFA ; - Dépenses effectuées directement par l’IDA pour le compte du projet (DPD) pour un montant de 357.870.585 F CFA. Ils se décomposent comme suit : Emplois présentés N° Composantes Volume d'ordre Valeur d'écritures 1 Eau 54 1 088 594 157 2 Electricité 40 519 272 006 Appui à la mise en œuvre du projet et 3 763 457 815 429 à l'EAGB Total des Emplois/dépenses 857 2 065 681 592 6.3. Tableau des Ressources et des Emplois Le tableau ressources-emplois après analyse des informations financières obtenues et traitées par les auditeurs, se présente comme suit : Page 22 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Tableau n°4 : Tableau des Ressources et des Emplois TABLEAU RESSOURCES-EMPLOIS Cumul projet au 31.12.2015 Cumul projet au Eléments 2016 (Source Rapport 31.12.2016 audit 2015) FONDS DE RESSOURCES Avance initiale IDA Crédit 5467 GW 1 000 000 000 - 280 775 747 719 224 253 Avance initiale IDA Don H956 GW 200 000 000 - 85 294 327 114 705 673 Fonds du Gouvernement (DPD) 229 559 922 357 870 585 587 430 507 Financement IDA Crédit 5467 GW et Don H956 GW 2 735 402 247 2 149 767 807 4 885 170 054 Autres - 48 816 423 48 816 423 TOTAL FINANCEMENT 4 164 962 169 2 190 384 741 6 355 346 910 MOINS DEPENSES PAR COMPOSANTE - 1- Eau 276 088 403 1 088 594 157 1 364 682 560 2-Electricité 1 757 416 587 519 272 006 2 276 688 593 3-Appui à la mise en œuvre du PUASEE et à l'EAGB 377 067 727 457 815 429 834 883 156 TOTAL DEPENSES 2 410 572 717 2 065 681 592 4 476 254 309 FINANCEMENT MOINS DEPENSES 124 703 149 1 879 092 601 Evolution nette de l'encaissement Solde d'ouverture de l'encaisement Compte du Gouvernement - Compte Banque Mondiale 554 389 452 - Autre compte bancaire (FUNDO MANEIO) - - PEQUENA CAIXA - - Total de l'encaisse d'ouverture 554 389 452 - Evolution nette de l'encaissement 124 703 149 Solde de clôture de l'encaisse 679 092 601 Compte du Gouvernement - Compte Banque Mondiale 679 092 601 Autre compte bancaire (FUNDO MANEIO) 693 856 Caisse (PEQUENA CAIXA) 230 000 Solde total de clôture de l'encaisse (2) 680 016 457 Solde physique de l'encaisse Relevé bancaire CD 679 092 775 PV (FUNDO MANEIO) 693 682 PV d'inventaire de caisse (PEQUENA CAIXA ) 230 000 Solde total physique au 31.12.2016 (1) 680 016 457 Ecart (1)-(2) - Commentaire : Le rapprochement du solde de clôture de l’encaisse (680.016.457) F CFA et le solde physique ou réel (680.016.457) F CFA n’a relevé aucun écart. Page 23 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 6.4. Etat de trésorerie La trésorerie du PUASEE est composée de deux (02) comptes bancaires et d’une caisse. Il s’agit de : - compte Désigné (COMPTE N°GW096 01001 109544.01.01.73 13 ouvert à la BAO) ; - compte FUNDO MANEIO (compte de fonctionnement ouvert à la BAO dans le cadre du projet PRMI et utilisé pour PUASEE après clôture de PMRI) ; - Caisse PEQUENA CAIXA. En nous référant aux chiffres ci-dessus « Ressources et Emplois », la situation de la trésorerie au 31.12.2016 du PUASEE se présente comme suit : Tableau n°5 : Justification du solde de trésorerie IDA CREDIT N° 5467 GW ET DON H6 GW COMPTE N°GW096 01001 109544.01.01.73 13 à BAO au 31 DECEMBRE 2016 DETAIL CUMUL Solde au 01.01.16 A 554 389 452 BANQUE BANCAIRE DU GOUVERNEMENT - COMPTE BANQUE MONDIALE/BAO (compte désigné) 554 389 452 AUTRE COMPTE BANCAIRE (FUNDO MANEIO) - CAISSE (PEQUENA CAIXA) - Plus ressources de la période B 1 832 514 156 1 832 514 156 Créance 2015 sur Financement IDA CREDIT 5467 GW 114 373 974 Créance 2015 sur Financement IDA DON H956 GW 35 972 216 Financement IDA CREDIT 5467 GW 1 249 014 553 Financement IDA DON H956 GW 384 336 990 Autres ressources 48 816 423 Total des fonds disponibles (A+B) C 2 386 903 608 2 386 903 608 Moins Décaissements effectifs de l'exercice (D=E+F+G+H) D 1 707 159 068 1 707 159 068 Décaissements comptabilisés (Compte désigné) E 1 825 230 279 FUNDO MANEIO F 40 096 Caisse (PEQUENA CAIXA) G 938 584 Décaissements annulés par extourne sur le compte désigné H - 119 049 891 Solde Théorique au 31.12.16(C-D) I 679 744 540 Solde physique au 31.12.16 J 680 016 631 BANQUE BANCAIRE DU GOUVERNEMENT - COMPTE BANQUE MONDIALE/BAO (compte désigné) 679 092 775 FUNDO MANEIO 693 856 Caisse (PEQUENA CAIXA) 230 000 Ecart à justifier (G-H) K - 272 091 Commentaire : Le solde théorique de la trésorerie au 31.12.2016 est de 679.092.596 F CFA. Le solde cumulé des relevés bancaires des différents comptes et du PV d’inventaire de caisse est de 680.016.631 F CFA. Page 24 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 L’écart de (272.091) F CFA entre le solde théorique de clôture de l’encaisse (679.744.540) F CFA et le solde physique ou réel (680.016.631) F CFA correspond d’une part au solde du compte FUNDO MANEIO PATSIE de 271.912 F CFA (86.082 F CFA au 30 avril 2016 et 185.830 F CFA au 27 septembre 2016) transféré sur le compte FUNDO MANEIO PUASEE et aux arrondis de 179 F CFA. Le solde du compte désigné (679.092.775 F CFA) a été confirmé par correspondance n° 046/UI- PUASEE72017 du 03 mai 2017 par la BAO. 6.5. Réconciliation du compte désigné Tableau n°6 : Réconciliation du compte désigné IDA CREDIT N° 5467 GW ET DON H6 GW COMPTE N°GW096 01001 109544.01.01.73 13 à BAO au 31 DECEMBRE 2016 Eléments Montant (F CFA) Solde physique au 31.12.16 (A) 679 092 775 Récupération sur l'avance initiale en crédit 280 775 747 Récupération sur l'avance initiale en Don 85 294 327 Récupération globale sur l'avance initiale (B) 366 070 074 Intérêt transféré sur le compte Recettes diverses inclus dans les emplois mais non demandé en 23 949 496 remboursement à l'IDA (C) DRF non encore remboursées par IDA (D) 10 540 755 IGV non encore remboursé par BAO (E) 269 654 DRF non encore demandées en remboursement sur le 92 099 248 crédit 5467 GW DRF non encore demandées en remboursement sur le 27 977 998 Don H956 GW DRF non encore demandées en remboursement (F) 120 077 246 Total G= (A+B+C+D+E+F) 1 200 000 000 Avance initiale en crédit 1 000 000 000 Avance initiale en Don 200 000 000 Montant avance initiale (H) 1 200 000 000 Ecart (G-H) - 6.6. Revue de la régularité des dépenses présentées Nous avons examiné la régularité des dépenses qui nous ont été présentées. Au terme de notre contrôle, l’audit n’a relevé aucune irrégularité dans l’exécution des dépenses. Toutes les dépenses ont été donc validées. Page 25 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Tableau n°7 : Présentation des emplois validés N° Composantes Emplois présentés Emplois validés Emplois non validés d'ordre 1 Eau 1 088 594 157 1 088 594 157 - 2 Electricité 519 272 006 519 272 006 - Appui à la mise en œuvre du projet 3 457 815 429 457 815 429 - et à l'EAGB Total des Emplois/dépenses 2 065 681 592 2 065 681 592 - Commentaire : Sur un montant total des emplois présentés de 2.065.681.592 F CFA, l’audit n’a rejeté aucun emploi. 6.7. Appréciation de l’état des immobilisations pour la période allant du 1er Janvier au 31 décembre 2016 Le projet PUASEE a communiqué aux auditeurs un état des immobilisations à la clôture de l’exercice 2016. L’état des immobilisations est constitué des biens acquis depuis 2014 jusqu’en 2016. Au titre de l’exercice audité, nous avons noté de nouvelles acquisitions de biens (01 véhicule) pour une valeur de vingt-sept millions cinq cent-cinquante mille (27.550.000 F CFA). Le montant total des immobilisations au 31 décembre 2016 s’élève à Soixante-deux millions cinq cent quatre-vingt- treize mille huit cent quarante-six (62.593.846) F CFA. Les diligences mises en œuvre ont porté sur la vérification des coûts d’acquisition de la période couverte par l’audit d’une part et d’autre part nous nous sommes assurés par sondage de l’existence physique des immobilisations. Au terme de notre revue, nous n’avons pas observation à formuler sur l’état des immobilisations au 31 décembre 2016. Page 26 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 LETTRE DE CONTROLE INTERNE Page 27 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 LETTRE DE CONTROLE INTERNE Nous avons procédé à l’audit financier et comptable au titre de l’exercice clos au 31.12.2016 du PUASEE. A la suite de notre mission et conformément aux termes de référence, nous devons présenter une lettre de contrôle interne. Le rapport sur le contrôle interne a pour objet de synthétiser les constats relevés sur le système de contrôle interne mis en place. Le PUASEE dispose d’un manuel de procédures décomposé en modules qui a servi de référence aux diligences mises en œuvre dans le cadre de l’appréciation du système de contrôle interne du projet. Les insuffisances décelées, sont accompagnées de recommandations pertinentes dont leur mise en application permettra d’améliorer la qualité de l’information financière d’une part, la maitrise des différentes opérations et la protection/sauvegarde du patrimoine de l’entité d’autre part. L’appréciation du système de contrôle interne du PUASEE est présentée à travers les procédures de gestion ci-après : la procédure d'achats (passation des marchés) ; la procédure liée au décaissement (règlement) ; la procédure de gestion des actifs/matériels (immobilisations) ; la procédure de gestion du personnel. Concomitamment à la vérification des procédures ci-dessus énumérées, la mission a vérifié la correcte application des normes et principes comptables, identifié les anomalies et risques associés à la mise en œuvre des procédures. A chaque constat relevé, nous avons attribué un niveau de risque selon les degrés d’importance ci- après : - Elevé : L’enjeu est particulièrement important. La mise en œuvre de la recommandation est jugée impérative pour sécuriser les opérations au sein du projet. - Moyen : L’enjeu est important. La mise en œuvre de la recommandation est jugée nécessaire pour éviter des risques sérieux. - Faible : L’enjeu est moins important que les précédents mais mérite néanmoins d’être examiné. La mise en œuvre de la recommandation est jugée souhaitable et devrait assurer un contrôle plus strict ou une meilleure utilisation des fonds engagés. 7.1. Procédures d’acquisitions (passation des marchés) Les procédures de passations des marchés utilisées par le PUASEE sont celles éditées par la Banque Mondiale (version 2011). Au titre de l’exercice 2016, nous avons constaté que plusieurs marchés (prestations intellectuelles et fournitures) ont été passés. Page 28 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Les auditeurs ont noté que ces marchés ont été prévus dans le PPM (plan de passation des marchés). Les avis de non objection ont été donnés par la Banque Mondiale aussi bien sur le PPM que sur les procédures de passation des marchés. Au terme de notre contrôle, nous n’avons pas d’observation à formuler. 7.2. Procédures de décaissement (règlements & paiements) Nous avons examiné les procédures d’exécution des dépenses du projet au titre de l’exercice clos au 31.12.2016. Au terme de notre examen, nous avons fait le constat ci-après : Constat 1 : Existence des factures adressées aux projets PURSE & PATSIE gérés par la même unité de coordination. Il faut noter qu’à la date de notre mission les projets PURSE & PATSIE sont clôturés. Il s’agit notamment de : Montant en Data Numero Descrição Rubrica Observation XOF ORANGE BISSAU Avença les factures 04/05/2016 100 mensal Internet mes de BM0101310101 345 150 portent les noms ORANGE BISSAU des projets Despesas Internet mês de PURSE, PATSIE et 01/06/2016 154 Maio 2016 BM0101310101 345 150 PUASEE Risque : Double comptabilisation Niveau du risque : Moyen Recommandation 1 : La mission recommande à la coordination que toute facture soit adressée en bonne et due forme au projet. Toute dérogation devra faire l’objet d’une note explicative annexée au dossier. 7.3. Procédures de gestion du personnel L’audit a passé en revue les procédures de gestion du personnel. Nous avons noté que l’ensemble du personnel dispose d’un contrat de prestation de services. Ils sont donc traités comme des consultants. Nous avons également noté l’existence de factures mensuelles adressées au projet par chaque personnel. Une retenue à la source est directement prélevée par la banque lors du virement et reversée aux impôts. Au terme de notre contrôle, nous n’avons pas d’observation à faire. 7.4. Procédure de gestion des actifs/ matériels (immobilisations) Le projet PUASEE a communiqué aux auditeurs un état des immobilisations à la clôture de l’exercice 2016. L’état des immobilisations est constitué des biens acquis depuis 2014 jusqu’en 2016. Page 29 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Nous avons examiné les procédures de gestion des immobilisations mises en œuvre au sein du projet. A l’issue de notre examen, nous avons fait les constats ci-après Constat 2 : L’audit a noté la codification et l’étiquetage des immobilisations du PUASEE. Toutefois, il a été constaté que les codes figurant sur l’état des immobilisations issu de la base comptable HIPROJET sont différents des codes figurant sur l’état extra comptable des immobilisations. A titre d’exemple nous pouvons citer les cas ci-après : Code figurant sur l'état des Codes figurant sur l'état des Intitulé des immobilisations immobilisations extrait de la immobilisations extra base comptable comptable Scaner Jet HP 5590 2014/244-003/0001 PUASEE/M.I/10/01/BM/2014 Switch de 16 PORTAS 2014/244-003/0002 PUASEE/M.I/05/02/BM/2014 Router 2015/24-002/0013 PUASEE/M.I/12/29/BM/2015 HP LASER JET PRO MFP M127 2015/24-002/0007 PUASEE/M.I/01/13/BM/2015 VIATURA FORD RANGER CABINE DUPLA 2016/245-001/0021 PUASEE/M.T/02/01/BM/2016 VIATURA TOYOTA LAND CRUISER PRADO 150TX7 2016/245-001/0020 PUASEE/M.T/02/02/BM/2016 NB: Les codes figurant sur les équipements sont ceux de l'état extra comptable Risque : Confusion des équipements. Niveau du risque : Moyen Recommandation 2 : L’audit recommande à la coordination d’harmoniser les codes des équipements du projet afin d’éviter toute confusion. Commentaire de l’audité : Les codifications issues de la Comptabilité HIPROJET ne sont pas totalement différentes, simplement il y a une partie dans la fiche comptable qu’il fallait compléter (référence interne) pour que les données soient harmonisées avec la fiche extra comptable. Ce travail supplémentaire est déjà fait. Constat 3 : L’audit a constaté le défaut d’un inventaire physique des immobilisations au 31/12/2016 matérialisé par un Procès-Verbal d’inventaire. Risque : Perte, vol ou substitution des actifs. Niveau du risque : Elevé Recommandation 3 : L’audit recommande à la coordination de procéder au moins une fois l’année à l’inventaire physique de toutes les immobilisations du projet. Un Procès-verbal doit être élaboré et signé à l’issue de cet inventaire. Page 30 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Commentaire du cabinet : Nous avons obtenu l’inventaire des immobilisations mais cela n’est pas accompagné d’un PV en bonne et due forme. 7.5. Appréciation de la mise en œuvre des recommandations de l’audit antérieur L’appréciation du degré de mise en œuvre des recommandations de l’audit antérieur devrait être faite au moyen d’un plan d’action (feuille de route) de mise en application des recommandations des audits précédents, élaboré par le PUASEE et préalablement transmis aux auditeurs. Ce plan doit normalement décrire entre autres, les personnes responsables des mises en œuvre des recommandations et les échéances y afférentes. Les consultants n’ayant pas obtenu cet outil du projet ont néanmoins examiné le degré de mise en œuvre des recommandations de l’audit antérieur à travers le tableau ci-après : Tableau n°8 : Appréciation du degré de mise en œuvre des recommandations de l’audit précédent Recommandations Mise en œuvre Intitulé des insuffisances Commentaires de l’auditeur antérieures Oui Non N/A Selon les TDR reçus, les états Les états financiers présentés financiers des projets devraient par le PUASEE au titre de comprendre un état des transactions l’exercice clos le 31 décembre des comptes désignés, une situation 2016 répondent aux exigences patrimoniale indiquant les fonds du bailleur (IDA/Banque cumulés de PUASEE, les soldes Mondiale). bancaires, les autres actifs et passifs Présenter les états X des deux projets et les autres financiers engagements, le cas échéant ; conformément aux Les notes sur les états financiers règles et principes décrivant les principes comptables comptables utilisés et utilisés et présentant une analyse aux accords de détaillée et expliquée des principaux financement signés comptes. entre les parties Nous avons obtenu les notes sur les états financiers décrivant les principes comptables utilisés mais qui sont incomplets et ne présentent pas une analyse détaillée des principaux comptes. Page 31 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Nous avons noté que le manuel de A la date de notre passage (mai procédures comptable et financière 2017), nous avons noté des du projet ne précise pas les schémas Préciser les schémas schémas types d’écritures types d’écritures comptables à types d’écritures proposés par l’agent utiliser lors de la comptabilisation comptables à utiliser comptable en complément du X manuel de procédures des opérations notamment les plus pour la spécifiques. La description des comptabilisation des existant. schémas types d’écritures opérations du projet. permettrait au personnel comptable de s’y référer en cas de besoin. Nous recommandons RAS au projet de procéder Nous avons relevé que les biens à la codification de acquis dans le cadre de l’exécution du l’ensemble des biens X projet ne comportaient pas de acquis dans le cadre numéro d’identification. de l’exécution du projet. N/A = Non applicable Commentaire : A l’issue de notre revue, nous avons noté que toutes les recommandations de l’audit de l’exercice antérieur ont été mises en application. Par ailleurs, l’audit recommande au projet l’élaboration d’un plan d’action (feuille de route) de mise en application des recommandations des audits précédents. Ce plan doit normalement décrire entre autres, les personnes responsables des mises en œuvre des recommandations et les échéances y afférentes. Page 32 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 ANNEXES Page 33 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 ANNEXE 1 : LISTE DES PERSONNES RENCONTREES Noms et prénoms Fonctions 1 LUIS A. GOMES Coordonnateur/PUASEE 2 EMA SUZETTE Directrice Administrative et Financière/PUASEE 3 MARIA JOSE PAQUETTE DA SILVA Comptable/PUASEE 4 GERMANO FERREIRA Spécialiste en passation des marchés Page 34 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 ANNEXE 2 : Etats financiers au 31.12.2016 Page 35 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Tableau Ressources-Emplois Page 36 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Situation de trésorerie Page 37 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Reconstitution du compte désigné Page 38 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Confirmation de solde de l’IDA Page 39 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 40 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 41 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 42 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 43 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 44 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 45 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 46 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 47 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 48 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 49 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 50 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 51 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Tableau des immobilisations Page 52 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 53 sur 54 Rapport définitif Audit financier et comptable du PUASEE _ Période du 1er janvier au 31 décembre 2016 Page 54 sur 54 Rapport définitif