102662 v1 REPUBLICA DE PANAMA Proyecto de Asistencia Tecnica al Mejoramiento de la Eficiencia del Sector PUblico (Prestamo BIRD Nr.8016- PA) Misi6n de apoyo a la implementaci6n del Proyecto Ciudad de Panama, 26 al 30 de octubre del 2015 Ayuda Memoria 1. Una Misi6n del Banco Mundial (la Misi6n) visit6 la ciudad de Panama del 26 al 30 de octubre del 2015 con el prop6sito de impulsar las tareas definidas en el documento de restructuraci6n de proyecto, el cual ya cuenta con la aprobaci6n y firma de la gerencia del Banco, y que ha sido subsecuentemente presentado al MEF para su revision y contrafirma. Los objetivos de la Misi6n fueron: (i) conocer en detalle el estado de avance de los compromisos asumidos por el MEF, CGR y DGCP durante misiones anteriores y durante la presente implementaci6n del proyecto; y (ii) discutir y acordar con los oficiales de las distintas direcciones las acciones a futuro, siguiendo los lineamientos establecidos en el documento de restructuraci6n. Los nombres de los funcionarios y los consultores del Banco que integraron la Misi6n se detallan en el Anexo I. 2. El documento de reestructuraci6n de Proyecto es el fruto de extensas discusiones entre la DAP, los entes implementadores del proyecto y el equipo de seguimiento de proyecto del Banco. Los objetivos de reestructuraci6n fueron los siguientes: alinear el Proyecto con las prioridades de politica del Gobierno documentadas en el Plan Estrategico del Gobierno; responder a las necesidades institucionales de los entes implementadores; eliminar la duplicidad con proyectos de otros organismos internacionales; y adecuar el alcance del Proyecto con la disponibilidad de recursos, del tiempo y del personal id6neo comprometido a los objetivos del Proyecto. El Banco y los entes implementadores redefinieron el alcance de diferentes actividades con la finalidad de articularlas con los objetivos e indicadores modificados durante la reestructuraci6n, y que difieren de como originalmente quedaban establecidos en el Convenio de Prestamo y el Documento de Evaluaci6n del Proyecto (PAD). 3. Como resultado de la restructuraci6n del proyecto, la fecha de cierre del credito ha sido prolongada por un periodo de 23 meses, siendo la nueva fecha de cierre el dfa 31 de agosto del 2018. 4. Durante la misi6n se ratificaron los planes de implementaci6n de acuerdo con el Plan Operativo Anual (POA) y el Plan de Adquisiciones (PA) aprobado por el Banco el 19 de octubre de 2015. Al mismo tiempo, el Banco comend6 los esfuerzos desarrollados por la DAP para finalizar el acuerdo tripartito que regira los mecanismos operativos del Proyecto a partir del primero de enero de 2016. Finalmente, el Banco y la DAP se ban comprometido en unir esfuerzos para definir el Manual Operativo del Proyecto que regira al mismo hasta la fecha de cierre. 5. La Mision destaco la valiosa cooperacion recibida por parte de las autoridades y equipos tecnicos del MEF, CGR, DGCP y DAP, asf como los representantes del Consorcio IECI A YESA-Corte Ingles, encargados de las labores relacionadas a la implementacion del sistema para la lntegraci6n y Soluciones Tecnol6gicas def Modelo de Gesti6n Operativa - "ISTMO". 6. Las actividades prioritarias para el alcance del objetivo del proyecto son dos: (i) la implementacion del sistema ISTMO, y (ii) la actualizacion de la plataforma de Panama Compras. Ambas actividades brindaran informacion oportuna al Estado para la toma de decisiones y la gestion eficiente de los recursos gubernamentales. 7. La ejecucion del ISTMO experimenta retrasos en el despliegue del sistema en entidades del Gobierno Central. Actualmente, solo 13 de las 25 entidades centrales usan el ISTMO para la ejecucion del presupuesto. La integracion de las entidades restantes presenta un reto desde el punto de vista de depuracion y reconciliacion de las cuentas institucionales (cuentas por pagar, cuentas por cobrar e inventarios). La Direccion Nacional de Contabilidad (DNC), quien esta a cargo de la ejecucion del sistema, espera la integracion al ISTMO de otras 6 a 8 entidades al ISTMO para inicios del afio 2016, con las entidades restantes integrandose en el curso del 2016, debido al gran volumen de cuentas por revisar y reconciliar. Esto requerira la extension y adenda del contrato actual con el Consorcio para incluir los trabajos adicionales de la fase 1, identificados en el plan revisado de rollout del ISTMO al nivel de Gobierno Central. El Banco espera que el MEF envfe dicha adenda para su revision en noviembre de 2015. Al mismo tiempo, el MEF trabajara en definir la adenda o instrumento legal que corresponda, para contratar los servicios de ampliacion del ISTMO a nivel de las entidades descentralizadas. Se espera que la segunda fase del ISTMO empiece en 2016, en paralelo con la finalizacion de fase 1. Para que la ejecucion de ambas fases del ISTMO sea exitosa, el MEF fortalecio el grupo de gestion de cambio y proporciono gufas para las entidades centrales a fin de apoyarles con la depuracion y conciliacion de cuentas. 8. La actualizacion de Panama Compras se encuentra en la definicion de la estrategia, que incluye la estabilizacion de la plataforma tecnologica, y actualizacion del software con el fin de ampliar su funcionalidad de acuerdo con los nuevos lineamientos incluidos en la modificacion a La Ley No. 22 de Contrataciones publicas. Al momento, la DGCP se encuentra evaluando dos alternativas para la version 3 de Panama Compra: (i) la adquisicion de un paquete comercial; y (ii) modificaciones al sistema actual con el mismo desarrollador o con terceros, dependiendo de la propiedad del codigo fuente y de otros aspectos relacionados con las garantfas de funcionamiento del sistema. El Banco recomienda que el Gobierno de Panama haga una evaluacion integral comparativa de los impactos y beneficios de las dos opciones de actualizacion de Panama Compra desde el punto de vista tecnologico, economico, legal, funcional y de implementacion. En caso de la adquisicion de un paquete de gestion de compras de mercado, se requerira el apoyo profesional con conocimientos en compras publicas y la experiencia en la preparacion de documentos de licitacion bajo las Normas de adquisiciones del Banco Mundial. Para poder avanzar con la ejecucion de Panama Compra version 3, el Banco solicita, que la DGCP en coordinacion con el MEF (Prestatario), tomen la decision final sobre el alcance de la ejecucion de Panama Compra y la compartan con el Banco Mundial a mas tardar el 1 de diciembre de 2015. -2- 9. La misi6n destac6 las actividades de la DAP y DGCP para fortalecer la gesti6n financiera del proyecto. La DGCP continuara ejecutando su propia gesti6n financiera hasta el fin del afio 2015, y la DAP asumira la responsabilidad por la gesti6n financiera de todo el prestamo a comienzos del 2016. En el periodo interino, la DGCP contara con un especialista de gesti6n financiera de los recursos asignados para el componente 3. Al mismo tiempo, una firma contadora sera empleada por la DGCP para actualizar los expedientes relacionados con los gastos incurridos bajo el componente 3 desde los inicios del proyecto, y tambien levantara el registro de inventario adquirido con los recursos del prestamo. 10. La modificaci6n del Convenio de Prestamo durante la presente reestructuraci6n preve que el Convenio Tripartito Interinstitucional entre las entidades ejecutoras, incluyendo el MEF, la Contralorfa General de la Republica, y la DGCP, sera revisado para reflejar los cambios en el sistema organizacional de ejecuci6n del proyecto. La misi6n destac6 el esfuerzo del MEF, la DGCP y la CGR en preparar una version nueva del Convenio Tripartito lnterinstitucional y espera que dicho Convenio Tripartito sea firmado por todas las instituciones y refrendado antes del fin de 2015. La DAP revisara el Manual Operativo del Proyecto en el cual reflejara en detalle las obligaciones de las entidades ejecutoras en la ejecuci6n de las actividades bajo su responsabilidad, presentando los roles de cada una en los procesos de adquisiciones (como preparaci6n de terminos de referencia, participaci6n en la evaluaci6n tecnica de la ofertas y monitoreo de ejecuci6n de las actividades de acuerdo con los contratos para cada una de las actividades). 11. La misi6n hizo la evaluaci6n de la capacidad de gesti6n financiera de la recien creada Direcci6n de Administraci6n de Proyectos (DAP) y los arreglos de gesti6n financiera del Proyecto. Aunque el proyecto logr6 algunos avances en cumplimiento del plan acordado durante la misi6n financiera de septiembre 2015, aun existen aspectos crfticos en los controles internos financieros, en la entrega oportuna de los Reportes Financieros lnterinos, asf como la falta de cumplimiento de las recomendaciones del lnforme de Auditorfa externa, situaci6n que es explicada principalmente por los controles internos de administraci6n financiera deficientes encontrados en el Componente 3 (DGCP) y que impacta en la ejecuci6n del proyecto. Por eso la calificaci6n de desempefio del proyecto en terminos de gesti6n financiera sigue siendo insatisfecha. La evaluaci6n de gesti6n financiera esta detallada en parrafos 19-20 de Anexo II. 12. Los hallazgos recopilados y las recomendaciones mas importantes de la Misi6n han sido incluidas en el Anexo II a esta Ayuda Memoria. Los acuerdos y entendimientos alcanzados con relaci6n al Proyecto, asf como los pr6ximos pasos propuestos por los especialistas del Banco en las distintas areas del Proyecto han sido detallados para su consideraci6n. 13. La pr6xima m1s10n del Banco Mundial sera acordada con las autoridades, tentativamente para los meses de marzo-abril de 2016. El equipo del Banco continuara siguiendo la ejecuci6n del proyecto por medio de videoconferencias, llamadas telef6nicas y correos electr6nicos. -3- 14. Pr6ximos Pasos: Actividades claves Fecha de Ente Responsable resolucion Finalizar la extension y adenda al contrato actual 30 de DAP con insumos con el Consorcio para incluir los trabajos noviembre de la DNC adicionales de la fase 1 2015 Depurar y reconciliar las cuentas institucionales de 31 de El proceso liderado las 6-8 entidades del Gobiemo Central para diciembre par la DNC y integrarlas al ISTMO 2015 coordinado con la CGR Preparar y compartir con el Banco Mundial una 1 de LaDGCPen Estrategia de desarrollo (de actualizaci6n) de! diciembre coordinaci6n con el sistema Panama Compra (desarrollo "in house" vs 2015 MEF (Prestatario) soluci6n "off-the-shelf") Finalizar y enviar al Banco Mundial el Manual 30 de LaDAP Operati vo del Proyecto noviembre 2015 Mandar al Banco Mundial el Convenio Tripartito 22 de LaDAP Interinstitucional firmado por todas las diciembre instituciones y refrendado por CGR 2015 Contratar un especialista de gesti6n financiera con 20 de LaDGCP los recursos asignados para el componente 3 noviembre 2015 ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA SOBRE EL PROYECTO En virtud de las normas de acceso a la informaci6n del Banco Mundial, vigentes a partir del 1 de julio de 2010, la presente Ayuda Memoria sera de acceso publico. Ciudad de Panama, a 4 de novie SP~ Svetlana Proskurovska, Lfder de Equipo -4- Especialista Senior de Sector Unidad Coordinadora de los Programas Publico P0-2568/0C-PN Fortalecimiento de la Banco Mundial Gesti6n Fiscal y 80160-PA Mejora de la Eficiencia del Sector Publico Anexos I. Autoridades/funcionarios visitados y personal tecnico de la Misi6n. II. Hallazgos, recomendaciones y pr6ximos pasos. Ill. Terminos de Referenda para la EV ALUACION DEL SISTEMA INFORMATICO PARA EL REGISTRO DE LOS PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA -5-